Inkoopcontract

SAP Best Practices

© 2013 SAP AG. All rights reserved. 2

Doel, Voordelen en Belangrijke Processtappen

Doel Dit scenario heeft betrekking op het gebruik van contracten bij inkoopactiviteiten

Voordelen Lagere verwervingskosten Veiligstelling van benodigdheden Transparantie van overeenkomsten met leveranciers

Belangrijke Processtappen Basisovereenkomst (hoeveelheidscontract) creëren Aanvraag tot bestellen creëren Aanvraag tot bestellen toewijzen en bestelling creëren Bestellingen goedkeuren Contract controleren Goederenontvangst Factuurontvangst per post Uitgaande betaling

© 2013 SAP AG. All rights reserved. 3

Vereiste SAP Toepassingen en Gebruikersrollen

Vereiste SAP Toepassingen Enhancement package 6 voor SAP ERP 6.0

Gebruikersrollen Hoofd inkoop Inkoper Magazijnmedewerker Medewerker crediteurenadministratie

© 2013 SAP AG. All rights reserved. 4

Gedetailleerde Procesbeschrijving

Inkoopcontract

Dit scenario heeft betrekking op het gebruik van contracten bij inkoopactiviteiten. Contracten zijn overeenkomsten met de leverancier voor de levering van artikelen of services onder afgesproken voorwaarden en binnen een bepaalde periode.

Contracten worden als volgt onderverdeeld:

Hoeveelheidscontract: een overeenkomst dat een klant een bepaalde hoeveelheid van een product bestelt binnen een gespecificeerde periode.

Waardecontract: een contract waarin de aanschaf van goederen of services tot een totaalwaarde is afgesproken.

Bij aanschafbronbetaling vervangen contracten de inkoopinforecords en kunnen deze worden toegewezen aan de bronlijst als de vaste bron voor MRP.Doelgroepen zijn inkoopmanagers en inkopers Aanvragen tot bestellen en bestellingen worden na het contract gecreëerd, als deze nog niet bestaan.

© 2013 SAP AG. All rights reserved. 5

Process Flow DiagramInkoopcontract

Ge

be

ur

ten

is

Inkoopcontract creëren

Door MRP gegenereerde verwervings-

behoeften

Waarde van rapport met

hoeveelheids-contracten

Behoefte aan artikel wordt vastgesteld

Contracten bewaken

Aanvraag tot bestellen toewijzen

aan contract en bestelling creëren

MRP = Material Requirements Planning, PO = Purchase Order

Aanvraag tot bestellen

Behoefte aan contract

Inkoopcontract Totale nettobestel-

waarde > drempel

(bijv. EUR 500)

Ho

ofd

a

an

ko

per

Bestelling goedkeuren

Aankomst artikelen aan de

poort van de vestiging

Vrijgegeven PO

Goederenontvangsten met

verwijzing naar

bestellingen

Aa

nk

op

er

Ma

ga

zijn

med

ew

erk

er

Ja

Vrijgegeven PO

Nee

Med

ewer

ker

cred

iteu

ren

adm

inis

trat

ie GR/IRPPV leverancier Factuur-

ontvangst

AP = Accounts Payable

(158)

© 2013 SAP AG. All rights reserved. 6

Legenda

Symbool Omschrijving Opmerkingen over gebruik

Bereik: Identificeert een gebruikersrol, zoals Accounts Payable Clerk of Sales Representative. Dit bereik kan ook een organisatorische eenheid of groep identificeren, in plaats van een specifieke rol.

De andere procesflowsymbolen in deze tabel horen in deze rijen. U hebt net zoveel rijen als nodig zijn voor alle rollen in het scenario.

Rolbereik bevat taken die bij deze rol horen.

Externe events: bevat events die het scenario starten of beëindigen, of de volgorde van events in het scenario beïnvloeden.

Flowlijn (ononderbroken): lijn geeft de normale volgorde weer van de stappen en de richting van de flow in het scenario.Flowlijn (onderbroken): lijn geeft de flow weer van zelden gebruikte of conditionele taken in een scenario. Lijn kan ook verwijzen naar documenten die bij de procesflow horen.

Verbindt twee taken in een scenarioproces of een event buiten de stappen.

Bedrijfsactiviteit/event: identificeert een actie die naar binnen of buiten het scenario leidt of een extern proces dat tijdens het scenario plaatsvindt.

Komt niet overeen met een taakstap in het document.

Eenheidsproces: identificeert een taak die stap voor stap wordt beschreven in het scenario.

Komt overeen met een taakstap in het document.

Procesreferentie: als het scenario verwijst naar een ander scenario in zijn geheel, vul dan hier het scenarionummer en de scenarionaam in.

Komt overeen met een taakstap in het document.

Subprocesreferentie: als het scenario verwijst naar een deel van een ander scenario, vul dan hier het nummer, de naam en de stapnummers van dat scenario in.

Komt overeen met een taakstap in het document.

Procesbeslissing: identificeert een beslissing/vertakkingspunt waarvoor de eindgebruiker een keuze moet maken. Lijnen geven verschillende keuzes weer die afkomstig zijn van verschillende delen van de diamant.

Komt normaal niet overeen met een taakstap in het document, maar geeft een keuze weer die na de uitvoering van de stap moet worden gemaakt.

Symbool Omschrijving Opmerkingen over gebruik

Naar volgend/van vorig diagram: leidt naar de volgende/vorige pagina van het diagram.

Stroomschema wordt vervolgd op de volgende/vorige pagina.

Afdruk/document: identificeert een afgedrukt document, rapport of formulier.

Komt niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan wordt het gebruikt om een document weer te geven dat door een taakstap is gegenereerd. Deze vorm heeft geen uitgaande flowlijnen.

Werkelijke financiën: geeft een financieel boekingsdocument weer.

Komt niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan wordt het gebruikt om een document weer te geven dat door een taakstap is gegenereerd. Deze vorm heeft geen uitgaande flowlijnen.

Budgetplanning: geeft een budgetplanningsdocument weer.

Komt niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan wordt het gebruikt om een document weer te geven dat door een taakstap is gegenereerd. Deze vorm heeft geen uitgaande flowlijnen.

Handmatig proces: een taak die handmatig wordt uitgevoerd.

Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. Het wordt in plaats daarvan gebruikt om een taak weer te geven die handmatig wordt uitgevoerd, zoals het uitladen van een vrachtwagen in een magazijn, en die de processtroom beïnvloedt.

Bestaande versie/gegevens: dit blok geeft gegevens weer die vanuit een extern proces komen.

Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in een document. In plaats daarvan geeft deze vorm gegevens weer die afkomstig zijn van externe bron. Deze stap bevat geen inkomende flowlijnen.

Systeembeslissing geslaagd/mislukt: dit blok geeft een automatische beslissing van de software weer.

Komt normaal gezien niet overeen met een taakstap in het document. In plaats daarvan wordt het gebruikt voor het weergeven van een automatische beslissing die is genomen nadat een stap is uitgevoerd.

Bedrijfsactivi-teit/event

Eenheidspro-ces

Subproces-referentie

Proces-beslis-sing

<F

unct

ie>

Ext

ern

n

aar

SA

P

Processo unità

Afdruk/docu-ment

Werkelijke financiën

Budgetplan-ning

Handma-tig

proces

Bestaande versie/

gegevens

Systeem-beslis-sing geslaagd/m

islukt

Diagramverbinding

© 2013 SAP AG. All rights reserved. 7

© 2013 SAP AG. All rights reserved.

No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice.

Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors.

National product specifications may vary.

These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies ("SAP Group") for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty.

SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Please see http://www.sap.com/corporate-en/legal/copyright/index.epx#trademark for additional trademark information and notices.