Inkoop PvE Accountantsdiensten gemeente Moerdijk getekend/2010/16 dece… · Inkoop PvE...

Inkoop PvE “Accountantsdiensten” gemeente Moerdijk Met kenmerk CI 125123

Pagina 2 van 34

Inhoudsopgave 1. Inleiding ........................................................................................................................................... 3 2. Inhoudelijke eisen en randvoorwaarden opdracht ............................................................................. 4

2.1 Uitgangspunten ........................................................................................................................ 4 2.2 Aard van de te leveren diensten................................................................................................ 4 2.2.1 De algemene certificerende functie ....................................................................................... 4 2.2.2 Advisering ten aanzien van de speerpunten .......................................................................... 5 2.2.3 De natuurlijke adviesfunctie .................................................................................................. 5 2.3 Specifieke eisen en randvoorwaarden opdracht ........................................................................ 5 2.4 Gegevens met betrekking tot de gemeente ............................................................................... 7

2.4.1 Algemene gegevens ......................................................................................................... 7 2.4.2 Financiële gegevens ......................................................................................................... 8

3. Contractuele randvoorwaarden opdracht ........................................................................................ 10 3.1 Contractvorm en -duur ............................................................................................................ 10 3.2 Financiële bepalingen ten aanzien van de opdracht ................................................................ 10

3.2.1 Tarieven.......................................................................................................................... 10 3.2.2 Indexering tarieven ......................................................................................................... 10 3.2.3 Betalingscondities ........................................................................................................... 11

3.3 Meer- / minderwerk................................................................................................................. 11 3.4 Aansprakelijkheid, verzekering en overmacht.......................................................................... 11 3.5 Geschillen .............................................................................................................................. 12

4. Aanbestedingsprocedure................................................................................................................ 13 4.1 Aanbestedingsprocedure ........................................................................................................ 13 4.2 Inschrijvingsprocedure............................................................................................................ 13 4.3 Procedure nota van inlichtingen .............................................................................................. 14 4.4 Beoordelingsprocedure inschrijvingen..................................................................................... 14

4.4.1 Stap 1: Beoordeling voorwaarden inschrijvingsprocedure en compleetheid inschrijving ... 14 4.4.2 Stap 2: Beoordeling selectiecriteria inschrijvers ............................................................... 15 4.4.3 Stap 3: Beoordeling gunningscriteria inschrijvingen ......................................................... 16

4.5 Overeenkomst onder opschortende voorwaarde ..................................................................... 18 4.6 Gestanddoeningstermijn ......................................................................................................... 18

Bijlage 1: Eigen verklaring NAW gegevens ..................................................................................... 19 Bijlage 2: Eigen verklaring omstandigheden ................................................................................... 20 Bijlage 3: Eigen verklaring conformiteit van inschrijving .................................................................. 21 Bijlage 4a: Inschrijfbiljet ................................................................................................................ 23 Bijlage 4b: Inschrijfbiljet ................................................................................................................ 24 Bijlage 5: Organisatieschema gemeente Moerdijk........................................................................... 25 Bijlage 6: Concept overeenkomst ................................................................................................... 26 Bijlage 7: Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot diensten gemeente Moerdijk ............... 33 Bijlage 8: Eigen verklaring referenties............................................................................................. 34 Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en / of openbaar gemaakt op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van de samenstellers.


Pagina 3 van 34

1. Inleiding

De gemeente Moerdijk (verder genoemd de gemeente) heeft de intentie een overeenkomst aan te gaan voor accountantsdiensten. Momenteel heeft de gemeente, voor de uitvoering van deze dienstverlening, een overeenkomst met Berk Accountants en belastingadviseurs, vestiging Rotterdam. Deze overeenkomst loopt dit jaar af. Voor de komende periode wordt deze dienst opnieuw aanbesteed. Er zal met één (1) accountantskantoor een overeenkomst worden afgesloten. De aanbesteding vindt plaats door middel van een meervoudig onderhandse aanbesteding. De gemeente zal, conform het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid, vier (4) accountantskantoren uitnodigen een inschrijving te doen. Om de aanbestedingsprocedure op een objectieve en transparante manier te doorlopen en kandidaten de mogelijkheid te geven op een zo goed mogelijke wijze mee te dingen naar een opdracht, heeft de gemeente dit onderliggende inkoop programma van eisen (inkoop PvE) opgesteld. De gemeente heeft het voornemen de nieuwe overeenkomst aan te gaan voor een contractperiode van 48 maanden lopende vanaf 01 september 2011 tot en met 31 augustus 2015. In hoofdstuk 2 van het inkoop PvE zijn de inhoudelijke eisen en randvoorwaarden van de gevraagde dienstverlening opgenomen. Hoofdstuk 3 bevat de contractuele randvoorwaarden ten aanzien van de tussen de gemeente en de opdrachtnemer af te sluiten overeenkomst. In hoofdstuk 4 is tenslotte een beschrijving opgenomen van de te doorlopen aanbestedingsprocedure. De gunning van de dienstverlening geschiedt aan de kandidaat met de economisch meest voordelige inschrijving na een volledige beoordeling van de ontvangen stukken door de gemeente. Dit wil zeggen dat de gemeente bij de beoordeling van de binnengekomen inschrijvingen naast prijs ook kwalitatieve gunningscriteria zal hanteren. De opening van de binnengekomen offertes is niet openbaar voor inschrijvers.


Pagina 4 van 34

2. Inhoudelijke eisen en randvoorwaarden opdracht

2.1 Uitgangspunten Door de overheid zijn eisen opgesteld waaraan de accountant bij het uitvoeren van zijn controle moet voldoen. De eisen voor gemeenten zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. In het Platform rechtmatigheid provincies en gemeenten worden afspraken vastgelegd over de toepassing van genoemd besluit. In het platform zijn onder andere de gemeenten, de griffiers en het NIVRA vertegenwoordigd. Omdat verwacht mag worden dat deze eisen bij de accountant bekend zijn, wordt hier verder geen gedetailleerde informatie over verstrekt. 2.2 Aard van de te leveren diensten De opdracht heeft betrekking op de volgende aspecten van dienstverlening welke de accountant dient te verrichten: 1. de algemeen certificerende functie; 2. advisering ten aanzien van de speerpunten van de gemeenteraad; 3. de natuurlijke adviesfunctie. 2.2.1 De algemene certificerende functie In het kader van de algemene certificerende functie brengt de accountant de volgende rapportages uit: 1. Accountants- en rechtmatigheidverklaring (verder kortweg accountantsverklaring) bij de jaarrekening

van de gemeente. Deze verklaring geeft aan of :

- de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten in het verslagjaar als de grootte en samenstelling van het vermogen aan het einde van het verslagjaar;

- de baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen; - de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de wettelijke vereisten

2. Verklaring bij de zogenaamde deelverantwoordingen in het kader van Single information en single audit voor zover deze wettelijk zijn vereist (Verder genoemd: Sisaverklaringen),

3. Rapport van bevindingen van de controle van de jaarrekening aan de gemeenteraad met een afschrift aan het college van B&W; Het rapport van bevindingen bevat in ieder geval de bevindingen over:

- de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording in de jaarrekening mogelijk maken en

- eventuele onrechtmatigheden in de jaarrekening 4. Managementletter met bevindingen omtrent de administratieve organisatie en interne beheersing aan

de gemeenteraad met een afschrift aan het college van B&W; De managementletter bevat in ieder geval bevindingen over:

- de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en;

- eventuele onrechtmatigheden in de administratie Bij zijn werkzaamheden houdt de accountant de volgende planning aan: periode Omschrijving Oktober / november: Interim controle 30 november: Managementletter bij opdrachtgever December: Evaluatie interim-controle door accountant, concerncontroller en de

rekeningcommissie April / mei: Controle jaarrekening 31 mei: Rapport van bevindingen en accountantsverklaring bij opdrachtgever Begin juli: Eindevaluatie door accountant en concerncontroller


Pagina 5 van 34

Alvorens de managementletter en het rapport van bevindingen aan de raad te sturen vindt in het kader van hoor en wederhoor overleg plaats met de directie en eventueel het college. De accountant verstrekt een toelichting op de managementletter en het rapport van bevindingen aan de gemeenteraad. Deze toelichting wordt gegeven tijdens de vergaderingen van de Rekeningcommissie (maximaal driemaal per jaar) en, indien gewenst, van de commissie Bestuur & Middelen (éénmaal per jaar). 2.2.2 Advisering ten aanzien van de speerpunten Jaarlijks stelt de gemeenteraad een aantal speerpunten op (maximaal 3) waarbij aan de accountant om een deskundige visie wordt gevraagd. Deze speerpunten richten zich met name op de activiteiten van de gemeente die een relatie hebben met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controlemaatregelen, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, de uitvoering van subsidies, fiscale zaken, risico’s en dergelijke. De accountant dient in staat te zijn om binnen twee (2) weken na verzoek van de gemeenteraad de benodigde adviescapaciteit te leveren, danwel een oplossing aan te dragen voor de invulling van de benodigde adviescapaciteit. 2.2.3 De natuurlijke adviesfunctie Naast de speerpunten voorziet de accountant in de natuurlijke adviesfunctie, d.w.z. hij adviseert de gemeenteraad. De accountant geeft deze adviezen gevraagd en ongevraagd. Er kunnen naast de speerpunten adviezen gevraagd worden van beperkte omvang: - die een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; - die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages; - die betrekking hebben op ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe

procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; - die voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; - die voortvloeien uit informatie op het gebied van weten regelgeving. Gezien het karakter van de natuurlijke adviesfunctie dient de accountant in staat te zijn om binnen twee (2) weken na verzoek van de gemeenteraad de benodigde adviescapaciteit te leveren, danwel een oplossing aan te dragen voor de invulling van de benodigde adviescapaciteit. 2.3 Specifieke eisen en randvoorwaarden opdracht De accountant wordt door de contactpersonen, zijnde de griffier en de concerncontroller, van de gemeente op de hoogte gebracht van de ontwikkelingen binnen de gemeente. Bij ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer, administratieve organisatie en interne beheersing wordt van de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol verwacht. In dit licht moet de accountant gezien worden als een ‘sparringpartner’ die ideeën kan en wil leveren over verbetering van instrumenten en daarbij tevens oog heeft voor de organisatorische- en beheersconsequenties. Dit betekent dat de opdrachtnemer een uitgewerkte visie heeft ten aanzien van het ‘wat’ en ‘hoe’ van een moderne gemeente. De inschrijver geeft een beschrijving van zijn visie met betrekking tot de samenwerking met de gemeente, zoals: - rol en taak van de accountant; - omgang met de gemeenteraad als opdrachtgever; - omgang met College van B&W als gecontroleerde; - controlevisie (met inbegrip van aangeven van prioriteitstelling in de aanpak, scheiding van relevante

structurele zaken en incidentele minder belangrijke zaken, diepgang van de te verrichten werkzaamheden, etc.);


Pagina 6 van 34

- ‘partnership’, d.w.z. betrokkenheid bij de organisatie (invoelingsvermogen, meedenken, halen van deadlines, etc.);

- de ‘natuurlijke adviesfunctie’; Deze beschrijving is een onderdeel van de gunningsbeslissing (zie ook paragraaf 4.4.3.) De inschrijver maakt een beschrijving en voegt deze bij zijn inschrijving van welke activiteiten er binnen zijn organisatie worden ondernomen om kennis te verwerven en vast te leggen hetgeen ondersteunend kan zijn aan het behalen van de doelstellingen van de gemeente. Gedacht kan worden aan interne kennisbanken met relevante vergelijkende gegevens, specifiek op de gemeente gerichte specialismen, informatie en publicaties van de gemeentelijke sector en van relevante weten regelgeving, etc. Uit dit document dient duidelijk naar voren te komen op welke wijze de accountant denkt toegevoegde waarde te kunnen leveren, onder meer via de kwaliteit van zijn controlerapportages en de daarin vervatte adviezen. Deze beschrijving is een onderdeel van de gunningsbeslissing (zie ook paragraaf 4.4.3.) De inschrijver geeft een beschrijving van de samenstelling en de vakbekwaamheid van het dienstverleningsteam. Deze beschrijving is een onderdeel van de gunningsbeslissing (zie ook paragraaf 4.4.3.). Hierin besteedt hij aandacht aan: - materiekennis (o.a. van bij gemeenten in gebruik zijnde administratieve pakketten.) - ondersteunend vermogen; - ervaring; - vaardigheden; - diploma’s. De inschrijver dient zijn vakbekwaamheid aan te tonen door de eigen verklaring referenties (bijlage 8) bij te voegen welke in elk geval drie (3) referentie opdrachten moet bevatten die naar de aard in verhouding staan met de gevraagde dienstverlening. Dit houdt in dat aan de referentieopdrachten de volgende eisen worden gesteld: - deze zijn uitgevoerd voor de non-profitsector, bij voorkeur een overheidsinstelling, - het balanstotaal van elk van de opgegeven referenties is in orde van grootte van € 100 mln. -

€ 150 mln., - het totaal van de exploitatierekening van elk van de opgegeven referenties is in orde van grootte van

€ 80 mln. - € 110 mln. per jaar, - de grootte van de organisatie van de opdrachtgevers ligt tussen de 250 – 350 fte.(fulltime equivalent) - deze zijn uitgevoerd door één of meerdere van de in te zetten teamleden. In de beschrijving besteedt de accountant verder aandacht aan de waarborgen die hij getroffen heeft om de gevolgen van het verloop van de teamleden te beperken. Het regelmatig introduceren en inwerken van nieuwe medewerkers legt een zwaar beslag op de organisatie van de opdrachtgever en moet dan ook zoveel mogelijk worden voorkomen. In dat kader dient de accountant tevens aan te geven welke maatregelen hij heeft getroffen om kennisoverdracht binnen het team te waarborgen. Tenslotte dient de samenstelling van het team zodanig te zijn dat de voor een adequate dienstverlening benodigde specialismen zo goed mogelijk in het team zijn vertegenwoordigd. Binnen het team vervult een controleleider de spilfunctie. Onder controleleider wordt verstaan de functionaris die belast is met de dagelijkse leiding van het controleteam. Deze functionaris zal de persoon zijn die voor de organisatie van de opdrachtgever het eerste aanspreekpunt is. Bij wisseling van de controleleider vindt vooraf een kennismakingsgesprek plaats met vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever zal in het uiterste geval zijn bedenkingen kenbaar maken. Naast de controleleider is de partner/vennoot van het accountantskantoor dat de opdracht krijgt een belangrijk aanspreekpunt voor de gemeente. De partner is binnen het accountantskantoor de beslissingsbevoegde functionaris die de eindverantwoordelijkheid draagt voor deze opdracht. De werkzaamheden worden, zoveel mogelijk, uitgevoerd ten kantore van de gemeente te Zevenbergen.


Pagina 7 van 34

2.4 Gegevens met betrekking tot de gemeente 2.4.1 Algemene gegevens De gemeente Moerdijk is in haar huidige vorm op 1 januari 1997 ontstaan door een fusie tussen de vijf gemeenten Fijnaart en Heijnigen, Klundert, Standdaarbuiten, Willemstad en Zevenbergen. De hoofdkernen van de gemeente Moerdijk zijn: Zevenbergen, Klundert, Fijnaart, Willemstad en Standdaarbuiten. Daarnaast is er nog een aantal kleinere dorpen en buurtschappen. Qua oppervlakte is Moerdijk de grootste gemeente van Noord-Brabant. Er is een grote agrarische gemeenschap en het industrieterrein Moerdijk herbergt het leeuwendeel van de industrie. In de toekomst wordt in de oksel van de A16 en A17 een logistiek park gerealiseerd. Het toerisme is gebundeld rondom het cultuurhistorische erfgoed en het water van Willemstad. Omvang gemeente De gemeente telt per 1 januari 2010: - 36.537 inwoners; - 15.963 woonruimten en; - 18.399 ha land en water. Bestuurlijke organisatie De gemeenteraad van Moerdijk heeft 25 leden en staat onder voorzitterschap van de burgemeester. De raad wordt ondersteund door een raadsgriffier. Het college van B&W bestaat uit de burgemeester, 4 wethouders en de gemeentesecretaris. Organisatiemodel De gemeente Moerdijk werkt sinds 2006 formeel met een directiemodel, waarbij sinds april 2009 gewerkt wordt volgens het besturingsmodel ‘Samen werken’. Volgens dit besturingsmodel wordt nagestreefd dat er door een bedrijfsmatige aanpak een extern gerichte, slagvaardige en flexibele organisatie gevormd wordt. Een organisatie die in balans is en kwalitatief goede producten voortbrengt. Producten die optimaal aansluiten bij de behoeften van bewoners, verenigingen, bedrijven en instellingen. Dat vraagt om een goede, maar ook zo transparant mogelijke bedrijfsvoering. Goede bedrijfsvoering draagt er tevens aan bij dat (financiële, personele, juridische en technische) risico's beheerst kunnen worden. Een goede en transparante bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de lijnorganisatie zich zoveel mogelijk kan richten op de ontwikkeling van de organisatie en de samenleving. Directie De directie bestaat uit een gemeentesecretaris tevens algemeen directeur en een directeur bedrijf en dienstverlening. Ambtelijke organisatie De ambtelijke organisatie bestaat uit 6 afdelingen en een beperkte staf. Als bijlage 5 treft u een organogram van de organisatie aan. In 2010 bedroeg de toegestane formatie 271,4 fte’s (fulltime-equivalent). Deze formatie werd op 1 januari 2010 ingevuld door 312 personeelsleden. De afdelingen worden aangestuurd door een manager en de teams binnen de afdeling door teamhoofden. De managers concentreren zich op de procesmatige kwaliteit van producten en diensten van de afdelingen en de samenhang daarin. De teamhoofden waarborgen de inhoudelijke kwaliteit en de samenhang tussen de producten en diensten van de teams binnen en buiten de afdelingen. Van de managers en de teamhoofden wordt verwacht dat ze resultaatgericht zijn en dat ze de samenwerking en afstemming binnen teams, tussen teams en met relevante partners bevorderen.


Pagina 8 van 34

Financiële organisatie Als integrale managers zijn de managers verantwoordelijk voor de budgetten binnen hun afdeling. De managers worden ondersteund door de afdeling Financiën Personeels- en Juridische zaken (FPJ). Het taakveld Financiën is verantwoordelijk is voor het opstellen van de begroting, de jaarrekening en voor de financiële administratie. Concerncontrol De concerncontroller is als hoofd van de stafafdeling Concerncontrol (2,5 fte) organisatorisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris en heeft een ondersteunende en adviserende rol richting het college, de gemeentesecretaris, het directieteam en de griffier. De concerncontroller heeft geen hiërarchische relatie met de managers en is geheel onafhankelijk in zijn adviserende en toetsende taak. De concerncontroller kan, indien nodig, rechtstreeks rapporteren richting het college of de gemeenteraad. Administratieve Organisatie (AO) / Interne Beheersing (IB) De AO van de gemeente Moerdijk is vastgelegd in de Verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet die bij raadsbesluit van 27 oktober 2005 is vastgesteld. De afdeling Concerncontrol speelt een centrale rol op het gebied van de IB. Jaarlijks stelt het college een intern controle plan vast. Dit plan wordt opgesteld door Concerncontrol in overleg met de accountant. Voor de wijze waarop de administratieve organisatie en de interne beheersing zijn geborgd wordt kortheidshalve naar de in paragraaf 2.4.2. opgenomen passages hieromtrent verwezen. 2.4.2 Financiële gegevens Totalen jaarrekening 2009 De totalen van de exploitatierekening 2009: Lasten (excl. stortingen in reserves) € 87.531.000,-- Baten (excl. onttrekkingen aan reserves) € 80.609.000,-- Resultaat voor bestemming €- 6.922.000,-- Saldo toevoeging /onttrekking aan reserves

€ 7.131.000,--

Resultaat na bestemming € 209.000,-- Balanstotalen per 31 december 2009: Activa Passiva Vaste activa € 104.337.000,-- Eigen vermogen € 79.296.000,-- Voorraden (incl. onderh. werken)

€ 11.540.000,-- Voorzieningen € 20.235.000,--

Vlottende activa € 4.434.000,-- Langlopende schulden € 7.315.000,-- Vlottende passiva € 13.465.000,-- Totaal € 120.311.000,-- Totaal 120.311.000,--

Planning & Controlcyclus Jaarlijks wordt er een kadernota en een begroting voor het komende jaar opgesteld alsmede een meerjarenraming voor de daaropvolgende drie jaar. Het raadsprogramma 2010 - 2014, in combinatie met de coalitieverklaring, vormt de basis voor de op te stellen begrotingen voor 2011 en volgende jaren. De programmabegroting wordt vastgesteld door de raad en de productbegroting wordt vastgesteld door het college. Twee keer per jaar wordt er een bestuursrapportage opgesteld waarin het college de raad informeert over de voortgang van de begroting. Aan het eind van het boekjaar legt het college middels de jaarrekening en het jaarverslag verantwoording af aan de raad. In de huidige raadsperiode vindt een nadere oriëntatie op de huidige planning en controlcyclus plaats.


Pagina 9 van 34

De afdelingen werken op basis van jaarlijks op te stellen afdelingsplannen. De managers rapporteren de directeur bedrijf en dienstverlening 2-maandelijks over de uitvoering van de afdelingsplannen middels zogenaamde dashboards. Financieel beleid Doel van het financieel beleid is het realiseren van een evenwichtige financiële positie op de lange termijn. Hierbij horen een sluitende begroting, een meerjarenbegroting en een goedgekeurde jaarrekening. Verder hoort hierbij dat de voorzieningen en de bestemmingsreserves op voldoende peil zijn en dat de algemene reserve voldoet aan de provinciale minimumnorm en voldoende is om de risico’s in financiële zin af te kunnen dekken. De komende jaren staat de gemeente voor een grote financiële taakstelling. In 2010 heeft dat er reeds toe geleid dat de budgetten kritisch tegen het licht zijn gehouden en lucht uit de begroting is gehaald. Verder is er reeds een aantal bezuinigingsmaatregelen doorgevoerd. Voor 2011 en daaropvolgende jaren zullen er nog verdergaande, forse maatregelen nodig zijn, waarbij principiële keuzes gemaakt zullen moeten worden over de taken, het gewenste kwaliteitsniveau en de belastingdruk. Financiële administratie Sinds 2005 wordt gewerkt met het financieel pakket Coda. Het pakket is op maat ingericht naar de wensen van de gemeente ter ondersteuning van de budgethouders en budgetbeheerders bij de uitvoering van hun managementtaken. Er wordt nog niet gewerkt met een verplichtingenadministratie. Uren worden verantwoord met behulp van het uren-verantwoordingssysteem Sagitta. Rechtmatigheid Over de jaren 2007 en 2008 heeft de gemeente geen goedkeurende verklaring op de rechtmatigheid ontvangen. De oorzaak was gelegen in het niet op orde hebben van het inkoopproces. Dit heeft geleid tot verbeteracties in de organisatie. Deze verbeteringen hebben er voor gezorgd dat over het boekjaar 2009 door de accountant wel een goedkeurende verklaring omtrent de rechtmatigheid kon worden afgegeven. Interne controle Uitgangspunt van de interne controles is dat deze de verantwoordelijkheid zijn van de lijnafdeling. De afdeling Concerncontrol toetst vervolgens middels de verbijzonderde interne controle of de organisatie voldoende waarborgen in de reguliere bedrijfsprocessen heeft ingebouwd. De (verbijzonderde) interne controles worden sinds 2008 uitgevoerd volgens het door het college vastgesteld interne controleplan. Dit plan wordt jaarlijks geactualiseerd. Punten die bij deze toetsing naar voren komen worden teruggekoppeld naar de betreffende afdeling en zullen het jaar daarop extra aandacht krijgen. De borging van de interne controle bij de lijnafdelingen heeft de afgelopen jaren veel aandacht gehad. Vanaf 2010 is de interne controlefunctie bij alle afdelingen geborgd. De komende jaren krijgt het planmatig uitvoeren van de (verbijzonderde) interne controles, het verbeteren van de IC-rapportages, de projectbeheersing en het proces rondom de zogenaamde Sisa-verantwoording meer aandacht. Risicomanagement In 2008 is het risicomanagement georganiseerd binnen de organisatie. De risico’s zijn geïnventariseerd en worden periodiek geactualiseerd. De gemeenteraad heeft de bandbreedte van de weerstandratio vastgesteld op 1,4 – 2,0. Ultimo 2009 bedroeg de weerstandsratio 2,03.


Pagina 10 van 34

3. Contractuele randvoorwaarden opdracht

3.1 Contractvorm en -duur De gemeente is voornemens één (1) overeenkomst af te sluiten voor de levering van “Accountantsdiensten” Op deze aanbestedingsprocedure en de af te sluiten overeenkomst zijn de algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot diensten van toepassing. Deze voorwaarden zijn bijgevoegd in bijlage 7. Algemene (leverings)voorwaarden van de opdrachtnemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. De overeenkomst zal worden aangegaan voor een periode van vier (4) jaar. Deze overeenkomst zal geen opties tot verlenging kennen. De ingangsdatum van de overeenkomst voor het leveren van “accountantsdiensten” is 01 september 2011. De overeenkomst loopt daarmee tot en met 31 augustus 2015. De overeenkomst heeft derhalve betrekking op de boekjaren: 2011, 2012, 2013 en 2014. 3.2 Financiële bepalingen ten aanzien van de opdracht 3.2.1 Tarieven De inschrijver dient zijn inschrijving onder andere te baseren op de huidige situatie van de Administratieve Organisatie / Interne Beheersing alsmede de werking daarvan in de praktijk. Voor het opgeven van de tarieven dient de inschrijver gebruik te maken van het inschrijfbiljet zoals opgenomen in bijlage 4 van dit inkoop PvE. In bijlage 4 dient inschrijver op te geven: 1. Kosten producten:

- Een tarief voor de verschillende onderdelen zijnde, het opstellen van de interimcontrole, eindejaarscontrole en Sisaverklaringen;

- Een totaalprijs voor de hierboven beschreven onderdelen. 2. Uren producten:

- Een indicatie van de benodigde tijd per discipline per onderdeel. 3. Eenheidsuurtarieven

- Eenheidsuurtarieven per discipline. De totaalprijs wordt bepaald door een optelling te maken van de tarieven voor de verschillende onderdelen zijnde, het opstellen van de interim-controle, eindejaarscontrole en Sisaverklaringen. Er wordt bij de Sisaverklaringen uitgegaan van het aantal verklaringen in 2009 dat voor de gemeente Moerdijk op 16 uitkwam. In het geval er meer verklaringen worden gevraagd mag opdrachtnemer meer verklaringen in rekening brengen. Het eenheidstarief is hierbij leidend. In het tarief ten behoeve van de controle van de jaarrekening & deelverantwoordingen zijn uitdrukkelijk inbegrepen de werkzaamheden die de opdrachtnemer verricht uit hoofde van de certificerende functie, de natuurlijke adviesfunctie en de speerpunten. De tarieven dienen te worden opgegeven in Euro’s en exclusief b.t.w. Echter de tarieven dienen inclusief alle logischerwijs bij de dienst behorende kosten zijn. 3.2.2 Indexering tarieven De aangeboden tarieven (de eenheidstarieven voor de producten als wel de eenheidsuurtarieven voor de diverse functies) zijn gedurende het eerste jaar van de overeenkomst vast. De opdrachtnemer heeft het recht de tarieven jaarlijks aan te passen m.i.v. 31 augustus 2012. De aanpassing van de tarieven kan plaats vinden tot het maximum conform het CBS-prijsindexcijfer voor zakelijke dienstverlening, onderdeel accountantscontrole. De basis hiervoor vormt de stijging van dit prijsindexcijfer over 12 maanden voorafgaand aan de maand mei van het afgelopen jaar (tariefaanpassing per 31 augustus 2012 wordt dus berekend over mei 2011 t/m april 2012, respectievelijk 31 augustus 2013 over mei 2012 t/m april 2013, respectievelijk 31 augustus 2014 over mei 2013 t/m april 2014).


Pagina 11 van 34

De prijsaanpassing kan alleen plaatsvinden per 31 augustus en dient uiterlijk op 1 juli daaraan voorafgaand schriftelijk aan de opdrachtgever kenbaar te worden gemaakt. Indien van overheidswege de (uitvoering van) de opdracht gewijzigd dient te worden, zullen opdrachtnemer en gemeente in overleg treden om te bepalen of en zo ja in welke vorm de prijzen aangepast moeten worden. 3.2.3 Betalingscondities Bij de facturering wordt rekening gehouden met de omvang van de werkzaamheden ten behoeve van het af te leveren product. Dit betekent dat bij de oplevering van de Managementrapportage naar aanleiding van de interim-controle 40 % van de totaalprijs in rekening gebracht wordt en bij oplevering van het Rapport van Bevindingen naar aanleiding van de controle op de jaarrekening 60 % van de totaalprijs. Indien de op te leveren rapportages aan de in hoofdstuk 2 van het programma van eisen gestelde eisen voldoen, zal betaling, door gemeente, binnen 30 dagen na datum van de ontvangst van de factuur geschieden op de door opdrachtnemer aangegeven bankrekening. Als datum van betaling wordt aangemerkt de datum, waarop de verschuldigde bedragen van de bankrekening van de gemeente zijn afgeschreven. 3.3 Meer- / minderwerk Meer- / minderwerk wordt door opdrachtnemer alleen dan uitgevoerd wanneer de gemeenteraad daarvoor schriftelijk opdracht heeft gegeven. De gemeente zal vooraf aan opdrachtnemer een kostenopgave vragen. De kosten zullen worden bepaald aan de hand van de inzet van tijd en de geldende uurtarieven per discipline. Meer- / minderwerk dient apart en achteraf (na afronding van de werkzaamheden) gefactureerd te worden. 3.4 Aansprakelijkheid, verzekering en overmacht Aansprakelijkheid De opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle schade aan zaken en eigendommen van de gemeente en derden, welke te wijten zijn aan nalatigheid, onvoorzichtigheid, of verkeerd handelen van de opdrachtnemer of van degene voor wie hij verantwoordelijk is. Verzekering De opdrachtnemer draagt zorgt voor het afsluiten van voldoende verzekeringen ter afdekking van haar aansprakelijkheden. Overmacht De gemeente en opdrachtnemer, verder genoemd partijen, zijn niet aansprakelijk in geval van overmacht. Onder overmacht wordt niet gerekend het niet of niet tijdig nakomen door een derde van de verplichting die deze jegens een der partijen op zich heeft genomen, tenzij deze zich kan beroepen op overmacht, in welk geval de nalatige contractpartij de overmacht van de desbetreffende derde dient aan te tonen. Partijen kunnen zich alleen op overmacht beroepen, indien de desbetreffende partij de andere partij zo spoedig mogelijk onder overlegging van de nodige bewijsstukken schriftelijk van een dergelijk beroep in kennis stelt. Over de periode dat de opdrachtnemer door overmacht niet in staat is zijn verplichtingen na te komen is de gemeente aan opdrachtnemer geen vergoeding verschuldigd.


Pagina 12 van 34

Tenzij anders wordt overeengekomen, kan, indien de overmachtperiode langer dan drie maanden heeft geduurd, of zodra vaststaat dat deze tenminste drie maanden zal duren, elk van beide partijen het contract, voor het gedeelte waarop de overmacht betrekking heeft, per aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang beëindigen, zonder dat partijen over en weer tot schadevergoeding zijn gehouden. Bij gedeeltelijke nakoming zal de wederpartij een evenredige prestatie verschuldigd zijn. 3.5 Geschillen Op het op te stellen contract is het Nederlands recht van toepassing. Voor elk geschil betreffende de totstandkoming, de uitleg of de uitvoering van de op te stellen overeenkomst, alsmede elk ander geschil, ter zake van of in verband met de opdracht, hetzij juridisch, hetzij feitelijk, geen uitgezonderd, zal indien het een geschil betreft dat tot de competentie van de Rechtbank behoort, de rechtbank te Breda steeds bevoegd zijn.


Pagina 13 van 34

4. Aanbestedingsprocedure

4.1 Aanbestedingsprocedure Keuze aanbestedingsprocedure De aanbesteding vindt plaats volgens een meervoudig onderhandse aanbesteding. Voor het doen van een inschrijving worden 4 kandidaten gevraagd een inschrijving te doen. De gemeente hanteert een strikte toepassing van de grondbeginselen transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Varianten en alternatieven Varianten zijn door de gemeente niet beschreven. Alternatieven van de inschrijvers worden niet in beschouwing genomen en als niet gedaan beschouwd. Communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure De gemeente zal de contacten laten verlopen met de kandidaat / inschrijver via een vaste contactpersoon van de kandidaat / inschrijver. Deze dient een volledige beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn namens kandidaat / inschrijver te kunnen optreden. Voor het opgeven van de contactgegevens dient de inschrijver gebruik te maken van de “Eigen verklaring NAW gegevens” welke is toegevoegd in bijlage 1. Geen voorwaarden De inschrijver mag geen voorwaarden verbinden aan zijn inschrijving. Een inschrijving waaraan voorwaarden van de inschrijver zijn verbonden is ongeldig. Vertrouwelijkheid gegevens Kandidaten worden geacht de aan hen in het kader van deze aanbestedingsprocedure verstrekte gegevens vertrouwelijk te behandelen en slechts aan diegene te tonen die voor het uitbrengen van de inschrijving van de inhoud daarvan kennis moeten nemen. Kandidaten dienen de vertrouwelijkheid ook te bewaren wanneer de inschrijving niet tot de totstandkoming van een overeenkomst leidt. Alle door de inschrijvers ingediende inschrijvingen zullen door de gemeente met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid worden behandeld. Gedurende de looptijd van de aanbestedingsprocedure is het niet toegestaan andere medewerkers van de gemeente dan de in paragraaf 4.2. genoemde contactpersoon te benaderen. Elke beïnvloeding, op welke manier dan ook, van de bij de aanbestedingsprocedure betrokken medewerkers van de gemeente leidt tot uitsluiting van deelname. 4.2 Inschrijvingsprocedure Indiening van de inschrijving De inschrijving kunt u, uitsluitend schriftelijk, indienen tot woensdag 02 maart 2011 uiterlijk 11:00 uur via persoonlijke indiening op het onderstaande bezoekadres of per post via het onderstaande postadres. Inschrijvingen dienen gericht te zijn aan de heer Frank T.M. Kropman, onder vermelding van “Aanbesteding Accountantsdiensten”. Bezoekadres: Pastoor van Kessellaan 15 4761 BJ Zevenbergen Postadres: Postbus 4 4760 AA Zevenbergen


Pagina 14 van 34

De inschrijver ontvangt desgewenst bij een persoonlijke overhandiging van de inschrijving een inschrijvingsbewijs van de gemeente. Het gemeentehuis is in principe geopend op de volgende dagen en tijdstippen: - Maandag t/m donderdag van 08.30 - 17.00 uur; - Donderdagavond van 18.00 - 20.00 uur; - Vrijdag van 08:30 – 12:00 uur. 4.3 Procedure nota van inlichtingen De gemeente biedt houders van het inkoop PvE de mogelijkheid vragen te stellen. Vragen kunnen, uitsluitend schriftelijk, ingediend worden tot woensdag 02 februari 2011 uiterlijk 12.00 uur via het emailadres: [email protected] ter attentie van de heer Frank T.M. Kropman onder vermelding van “nota van inlichtingen aanbesteding Accountantsdiensten”. De antwoorden op alle relevante vragen worden op schrift gesteld en opgestuurd aan alle houders van het inkoop PvE in de vorm van een nota van inlichtingen. De gemeente meent dat op deze wijze iedere kandidaat, op elk willekeurig tijdstip, beschikt over dezelfde informatie. Verwacht wordt de nota van inlichtingen op woensdag 09 februari 2011 aan alle houders van het inkoop PvE te kunnen toezenden. 4.4 Beoordelingsprocedure inschrijvingen 4.4.1 Stap 1: Beoordeling voorwaarden inschrijvingsprocedure en compleetheid inschrijving De eerste stap in de beoordelingsprocedure is de toetsing of de inschrijvingen voldoen aan de voorwaarden met betrekking tot de inschrijvingsprocedure en de compleetheid van de inschrijving. De inschrijving dient aan alle onderstaande voorwaarden te voldoen: - De inschrijving dient tijdig te worden ingediend. De kandidaat is zelf verantwoordelijk voor het tijdig

aanwezig zijn van de inschrijving; - De inschrijving dient in de Nederlandse taal geschreven te zijn; - De inschrijving kan uitsluitend per post of persoonlijk ingediend worden. Uitgesloten worden

inschrijvingen per fax of e-mail; - De inschrijving dient in tweevoud (1 origineel en 1 kopie) worden ingediend; - Tevens dient de inschrijving in een digitaal formaat te worden ingeleverd (op een digitale

gegevensdrager echter niet per e-mail); - De inschrijving dient rechtsgeldig ondertekend te zijn waarbij dit te controleren is aan de hand van het

uittreksel van de Kamer van Koophandel of handelsregister; - De inschrijving heeft betrekking op alle aspecten van de dienstverlening; - De inschrijving moet een gestanddoeningstermijn hebben van tenminste 3 maanden; - Op de aanbesteding en de overeenkomst zijn de algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot

diensten, gemeente Moerdijk, van toepassing (zie bijlage 7). De inschrijving moet alle onderstaande onderdelen bevatten: - Alle in paragraaf 4.4.2. van dit inkoop PvE gevraagde bewijsstukken ten aanzien van de

selectiecriteria; - Een specificatie van de tarieven zoals gevraagd in dit inkoop PvE, waarbij gebruik gemaakt wordt van

de in bijlage 4 bijgevoegde inschrijfbiljet; - Een eigen verklaring waarin wordt bevestigd dat de inschrijving is gedaan conform de eisen in het

inkoop PvE. Hiervoor moet gebruik worden gemaakt van het model zoals opgenomen in bijlage 3. - De visie van de accountant over de samenwerking met de gemeente Moerdijk (zie paragraaf 2.3); - De beschrijving van welke activiteiten er binnen zijn / haar organisatie worden ondernomen om kennis

te verwerven en vast te leggen (zie paragraaf 2.3); - De beschrijving van de samenstelling van het dienstverleningsteam (zie paragraaf 2.3); - Bijlage 8 Eigen verklaring referenties.


Pagina 15 van 34

Indien niet wordt voldaan aan één of meerdere van de bovenstaande voorwaarden met betrekking tot de inschrijvingsprocedure en de compleetheid van de inschrijving, kan dit feit leiden tot directe uitsluiting in de verdere beoordelingsprocedure. 4.4.2 Stap 2: Beoordeling selectiecriteria inschrijvers De tweede stap in de beoordelingsprocedure is de beoordeling van de inschrijver aan de hand van de gestelde selectiecriteria. Het niet voldoen aan één of meerdere van onderstaande selectiecriteria op het moment van inschrijving leidt tot directe uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Uitsluitingsgronden De inschrijver dient aan te tonen dat geen van de omstandigheden op hem van toepassing zijn, door de eigen verklaring omstandigheden in bijlage 2 volledig en waarheidsgetrouw in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. 1. Inschrijvers op wie één van de volgende algemene uitsluitingsgronden van toepassing is, worden

uitgesloten van de verdere procedure: a. degene die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn

gestaakt, jegens wie een surséance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de nationale wet- of regelgeving;

b. degene wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surséance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voortkomt in de nationale wet- of regelgevingen, aanhangig is gemaakt;

c. degene jegens wie een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de wetgeving van het land is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels;

d. degene die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende diensten aannemelijk kunnen maken;

e. degene die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst;

f. degene die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst;

g. degene jegens wie bij een onherroepelijk vonnis een veroordeling om een of meer van de hierna volgende redenen is uitgesproken: deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude en witwassen van gelden;

h. degene die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van voormelde inlichtingen.

Op eerste verzoek van de gemeente verstrekt de inschrijver binnen zeven (7) kalenderdagen na dat verzoek de onderstaande aanvullende bewijsstukken met betrekking tot de uitsluitingsgronden. Deze bewijsstukken zijn niet eerder gedateerd zijn dan 6 maanden voor de aanbestedingsdatum. Indien zich in de tussentijd wijzigingen hebben voorgedaan, dient een verklaring te worden ingediend waarin die wijzigingen zijn verwerkt.


Pagina 16 van 34

De nummering verwijst met dezelfde nummering naar de voorgaande uitsluitingsgronden: a. Verklaring van griffie van de rechtbank; b. Verklaring van griffie van de rechtbank; e. Verklaring van Inspecteur der Belastingen; f. Verklaring van Inspecteur der Belastingen;

Wijzigingen, voorbehouden en/of voorwaarden in de eigen verklaring maken deze eigen verklaring ongeldig, hetgeen leidt tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure.

2. Een onderzoek naar de integriteit van inschrijvers kan deel uitmaken van de

aanbestedingsprocedure. Inschrijvers verklaren door ondertekening van de eigen verklaring omstandigheden geen bezwaar te hebben tegen een dergelijk onderzoek.

3. Inschrijver moet zijn ingeschreven in het beroepsregister volgens de eisen van de wetgeving van het

land waar hij is gevestigd. Voor Nederland is dat het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Ten bewijze van die inschrijving in het beroepsregister moet de inschrijver een bewijs van inschrijving c.q. uittreksel van het beroepsregister in haar inschrijving opnemen.

Het bewijs van inschrijving moet de meest recente stand van zaken met betrekking tot de onderneming weergeven. De gemeente zal het bewijs van inschrijving gebruiken om te verifiëren wie vertegenwoordigingsbevoegd is en wat de omvang van die bevoegdheid is en welke groeps-, concern- en holdingrelaties er zijn. Het bewijs van inschrijving c.q. uittreksel van het beroepsregister mag niet ouder zijn dan 6 maanden. Indien zich na de datum van afgifte wijzigingen hebben voorgedaan, dient een uittreksel te worden ingediend waarin die wijzigingen zijn verwerkt.

4.4.3 Stap 3: Beoordeling gunningscriteria inschrijvingen De derde stap in de beoordelingsprocedure is de beoordeling van de inschrijvingen. De inschrijvingen worden allereerst getoetst op basis van minimumeisen gesteld in het inkoop PvE. Indien een inschrijver niet voldoet aan de gestelde minimumeisen, zal dit feit tot uitsluiting van de verdere gunningsprocedure leiden. Vervolgens worden de inschrijvingen beoordeeld op basis van het gunningscriterium “economisch meest voordelige inschrijving” (e.m.v.i.). De gemeente hanteert hierbij de volgende gunningscriteria, met vermelding van de te hanteren wegingsfactoren per hoofdcriterium en sub-critera: Criterium Weging 1. Gunningscriterium Prijs van de dienstverlening 60% 2. Gunningscriterium Kwalitatieve van de dienstverlening, waaronder: 40% Sub-gunningscriterium: beschrijving visie Sub-gunningscriterium: beschrijving vergaring en vastlegging van kennis Sub-gunningscriterium: de samenstelling van het (project)team Sub-gunningscriterium: de verhouding tijdsverdeling uitvoeren dienstverlening De beoordeling van de binnengekomen inschrijvingen zal worden gedaan door een team van beoordelaars. Dit team bestaat uit een afvaardiging van de Rekeningcommissie, de ambtelijke deskundigen en de inkoopadviseur.


Pagina 17 van 34

Uit bovenstaande beoordeling volgt een ranking van de binnengekomen inschrijvingen. Het team van beoordelaars zal de drie best scorende inschrijvers uit deze ranking uitnodigen voor het houden van een presentatie. De presentatie zelf zal geen deel uit maken van de beoordeling maar zal enkel gebruikt worden om het beeld dat is verkregen uit de inschrijving ter volmaken. De gemeente verwacht dat deze presentatie gegeven wordt door een lid van het voorgestelde (project)team, per definitie is dit de controleleider of de partner/vennoot, zoals gedefinieerd in paragraaf 2.3. De gemeente heeft het voornemen de opdracht te gunnen aan de hoogst scorende in deze ranking. Ad 1 Gunningscriterium prijs (60%): De door de inschrijver aangeboden prijzen tellen voor 60% mee in de totaalbeoordeling. Bij de beoordeling van dit gunningscriterium wordt er uit gegaan van de aangeboden eenheidsprijs en de (indicatief) aangegeven hoeveelheid. Voor dit gunningscriterium wordt het rekenkundige gemiddelde van de aangeboden prijzen (van alle inschrijvingen) gewaardeerd met het cijfer 6. Vervolgens zal voor iedere inschrijving de procentuele afwijking ten opzichte van dit gemiddelde worden bepaald. Daarna zal een inschrijving een cijfer krijgen ter grootte van 6 +/- de procentuele afwijking van het gemiddelde. De uitkomst hiervan wordt ten slotte vermenigvuldigd met de wegingsfactor. De uitkomst van dit gunningscriterium wordt afgerond op twee cijfers achter de komma. De schaal van deze uitkomst wordt niet beperkt, ofwel scores kunnen dus (theoretisch) boven het cijfer 10 en onder het cijfer 0 voorkomen. De uitkomst vormt de score voor het gunningscriterium ‘’Prijs aspect van de levering”. Ad 2 Gunningscriterium kwaliteit (40%): Een team van beoordelaars bepaalt aan de hand wat is opgeschreven per sub-gunningscriterium één cijfer. Hierbij worden de volgende punten toegekend:

4 ruim onvoldoende; 5 onvoldoende; 6 voldoende; 7 ruimvoldoende; 8 uitstekend.

Vervolgens wordt er per sub-gunningscriterium vastgesteld wat de gemiddelde mate is waarin de inschrijvingen aan de kwalitatieve wensen voldoen. Dit wordt gedaan door de behaalde scores te middelen. Dit gemiddelde wordt berekend op twee decimalen achter de komma. Net als bij het gunningscriterium prijs zal een gemiddelde score gewaardeerd worden met het cijfer 6. De uiteindelijk te behalen score wordt per sub-gunningscriterium berekend aan de hand van het behaalde cijfer en de gemiddeld behaalde score van alle inschrijvers. Sub-gunningscriterium: Beschrijven visie De accountant geeft een schriftelijke beschrijving van zijn visie over de samenwerking met de gemeente, zoals de: - rol en taak van de accountant; - omgang met de gemeenteraad als opdrachtgever; - omgang met College van B&W als gecontroleerde; - controlevisie (met inbegrip van aangeven van prioriteitstelling in de aanpak, scheiding van relevante

structurele zaken en incidentele minder belangrijke zaken, diepgang van de te verrichten werkzaamheden, etc.);

- ‘partnership’, d.w.z. betrokkenheid bij de organisatie (invoelingsvermogen, meedenken, halen van deadlines, etc.);

- de ‘natuurlijke adviesfunctie’;


Pagina 18 van 34

Sub-gunningscriterium: De samenstelling van het team Binnen het in te zetten team zijn de voor gemeenten relevante disciplines vertegenwoordigd. De opdrachtnemer zorgt er voor dat binnen het team kennis en ervaring van voldoende niveau aanwezig is waardoor de opdrachtgever gevrijwaard blijft van extra werkzaamheden, die te wijten is aan onvoldoende kennis van zaken binnen het team. Bij dit criterium moet u ook aangeven op welke wijze u de continuïteit binnen het team waarborgt. Sub-gunningscriterium: Beschrijving vergaring en vastlegging van kennis In de inschrijving komt tot uitdrukking op welke wijze de accountant de binnen het team noodzakelijke kennis en vaardigheden op peil houdt. Het gaat daarbij zowel om vakinhoudelijke kennis, als om kennis van de lokale situatie. Sub-gunningscriterium: de verhouding tijdsverdeling uitvoeren dienstverlening Dit onderdeel is van belang om een oordeel te kunnen vellen over de mate waarin de diverse leden van het in te zetten team bij het werk voor de gemeente zijn betrokken. De verschillende sub-gunningscriteria worden even zwaar gewogen. 4.5 Overeenkomst onder opschortende voorwaarde Nadat de gemeente de beslissing heeft genomen met welke inschrijver een overeenkomst wordt aangegaan (aan wie een overeenkomst wordt gegund) wordt daarmee een overeenkomst gesloten onder de opschortende voorwaarde dat er binnen een periode van 15 dagen na dagtekening van deze brief geen kort geding is aangespannen tegen de gunningbeslissing en onder de opschortende voorwaarde dat er geen ander rechtsmiddel (waaronder bijvoorbeeld hoger beroep of cassatie) is ingezet tegen de aanbesteding. Voor het geval binnen de voornoemde termijn van 15 dagen een kort geding wordt aangespannen of indien er een ander rechtsmiddel wordt ingezet, wordt de overeenkomst tevens aangegaan onder de opschortende voorwaarde dat de uitspraak in kort geding, hoger beroep of cassatie inhoudt dat de gunning niet onrechtmatig is. Afgewezen inschrijvers die bezwaar maken tegen de voorgenomen gunning dienen een civiel kort geding aanhangig te maken tegen de gunningbeslissing voor verstrijken van de bezwaartermijn van 15 dagen. Het kort geding dient aanhangig gemaakt te worden bij de arrondissementsrechtbank Breda. In het belang van een goede en snelle voortgang wordt iedere inschrijver dringend verzocht om de gemeente tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van dit rechtsmiddel, bij voorkeur door het overleggen van een kopie dagvaarding. Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan degene met wie de overeenkomst gesloten wordt, zullen de afgewezen inschrijvers van die beslissing in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een brief met een (korte) motivering voor de reden van de afwijzing, de verschillen ten opzichte van de uitgekozen inschrijving en de naam van de begunstigde. Door iedere afgewezen inschrijver kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de gemeente. 4.6 Gestanddoeningstermijn In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing een rechtsmiddel wordt ingesteld, dient de inschrijver de inschrijving, aanvullende op de gestanddoeningstermijn in paragraaf 4.4.1, in ieder geval gestand te doen tot na afloop van de hiervoor genoemde termijn van 15 dagen. Voorts dient hij / zij voor het geval er een rechtsmiddel wordt ingesteld, de inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee weken nadat de uitspraak onherroepelijk is geworden.


Pagina 19 van 34

Bijlage 1: Eigen verklaring NAW gegevens

Bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam: …………………………………………………………………………………………….. Rechtsvorm: ………………………………………………………………………………………………… Vestigingsgegevens: Adres: ………………………………………………………………………………………………………. Postcode + Plaats: ………………………………………………………………………………………. Correspondentiegegevens: Adres: ……………………………………………………………………………………………………… Postcode + Plaats: ………………………………………………………………………………………. Contactpersoon tijdens (inkoop)traject: Naam: …………………………………………………………………………………………………….. Functie: …………………………………………………………………………………………………… Telefoonnummer: ……………………………………………………………………………………….. Faxnummer: ………………………………………………………………………………………………… e-mail adres: ………………………………………………………………………………………………. Internet : ..........................................................................................................................................


Pagina 20 van 34

Bijlage 2: Eigen verklaring omstandigheden

Naam kandidaat: ………………………………………………………………….. Adres: …………………………………………………………………………………….. Postcode - woonplaats: …………………………………………………………………. Inschrijvers op wie één van de volgende algemene uitsluitingsgronden van toepassing is, worden uitgesloten van de verdere procedure:

a. Degene die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surséance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de nationale wet- of regelgeving;

b. Degene wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surséance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voortkomt in de nationale wet- of regelgevingen, aanhangig is gemaakt;

c. Degene jegens wie een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de wetgeving van het land is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels;

d. Degene die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende diensten aannemelijk kunnen maken;

e. Degene die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst;

f. Degene die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst;

g. Degene jegens wie bij een onherroepelijk vonnis een veroordeling om een of meer van de hierna volgende redenen is uitgesproken: deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude en witwassen van gelden;

h. Degene die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van voormelde inlichtingen.

Door ondertekening van deze verklaring verklaart de inschrijver eveneens dat:

• Hij / zij in staat is op eerste verzoek van de gemeente Moerdijk binnen zeven (7) kalenderdagen na dat verzoek de aanvullende bewijsstukken te overleggen zoals beschreven in paragraaf 4.4.2.

• Hij / zij geen bezwaar heeft tegen een onderzoek naar de integriteit van de inschrijver. Wijzigingen, voorbehouden of voorwaarden die de inschrijver stelt met betrekking tot de eigen verklaring, maken deze verklaring ongeldig en kunnen leiden tot uitsluiting. Aldus naar waarheid ingevuld en ondertekend, Plaats: ………………………………………………………………………………………. Datum: ………………………………………………………………………………………. Naam: ………………………………………………………………………………………… Functie: ……………………………………………………………………………… Ondertekening: …………………………………………………………………….


Pagina 21 van 34

Bijlage 3: Eigen verklaring conformiteit van insch rijving

Naam kandidaat: ……………………………………………………………………….. Adres: ………………………………………………………………………………………….. Postcode - woonplaats: ………………………………………………………………………. De inschrijver verklaart met de ondertekening van deze eigen verklaring conformiteit van inschrijving dat hij / zij de inschrijving heeft gedaan conform de eisen gesteld in het inkoop PvE “Accountantsdiensten” met kenmerk CI 125123 Paragraaf Omschrijving Opmerking gemeente.

Bij bevestiging verklaart inschrijver

Conformiteit Opmerkingen inschrijver

1. Inleiding 2. Inhoudelijke eisen en randvoorwaarden

2.1 Uitgangspunten Uitgangspunten begrepen zijn en daarna wordt gehandeld

2.2 Aard van de te leveren diensten

Inschrijving alle aspecten omvat

2.2.1 De algemene certificerende functie

Inhoud wordt begrepen en zo wordt uitgevoerd

2.2.2 Advisering ten aanzien van de speerpunten


2.2.3 De natuurlijke adviesfunctie


2.3 Specifieke eisen en randvoorwaarden opdracht

Specifieke eisen en randvoorwaarden begrepen zijn en daarna wordt gehandeld

2.4 Gegevens met betrekking tot de gemeente 2.4.1 Algemene gegevens Gegevens gemeente

begrepen zijn

2.4.2 Financiële gegevens gemeente

Gegevens gemeente begrepen zijn

3. Contractuele randvoorwaarden van de opdracht 3.1 Contractvorm en –duur Contractvorm en –duur

begrepen zijn

3.2 Financiële bepalingen ten aanzien van de opdracht 3.2.1 Tarieven Tarieven zijn

aangeboden en gebaseerd op beschrijving

3.2.2 Indexering tarieven Indexering tarieven begrepen is

3.2.3 Betalingscondities Betalingscondities begrepen zijn


Pagina 22 van 34

4. Aanbestedingsprocedure

4.1 Aanbestedingsprocedure Aanbestedingsprocedure begrepen is.

4.2 Inschrijvingsprocedure Inschrijvingsprocedure begrepen is.

4.3 Procedure nota van inlichtingen

Procedure begrepen is.

4.4 Beoordelingsprocedure inschrijvingen 4.4.1 Stap 1: Beoordeling voorwaarden inschrijvingsprocedure en compleetheid inschrijving 4.4.2 Stap 2: Beoordeling selectiecriteria inschrijvers 4.4.3 Stap 3: Beoordeling

gunningscriteria inschrijvingen

Procedure begrepen is

4.5 Overeenkomst onder opschortende voorwaarden

Procedure begrepen is

4.6 Gestanddoeningstermijn Procedure begrepen is

De inschrijver dient in de kolom “conformiteit” aan te geven of datgene wat is aangeboden in overeenstemming is met het gestelde in het inkoop programma van eisen. In de kolom “opmerkingen inschrijver” kan er een verduidelijking worden opgenomen. Aldus naar waarheid ingevuld en ondertekend, Plaats: …………………………………………………………………………………………… Datum: ……………………………………………………………………………………………. Naam: …………………………………………………………………………………………….. Functie: …………………………………………………………………………………….. Ondertekening: ………………………………………………………………………………


Pagina 23 van 34

Bijlage 4a: Inschrijfbiljet

Naam kandidaat: ……………………………………………………………………………… Adres: ………………………………………………………………………………………………… Postcode - woonplaats: ……………………………………………………………………….. Voor het doen van een inschrijving dient de inschrijver uitsluitend gebruik te maken van dit inschrijfbiljet. Door invulling en ondertekening van dit inschrijfbiljet verklaart de inschrijver:

• Zich bereid en in staat de dienstverlening te verrichten conform de eisen gesteld in het inkoop PvE “Accountantsdiensten” gemeente Moerdijk met kenmerk CI 125123;

• Dat de opgegeven tarieven inclusief alle logischerwijs tot de opdracht behorende onderdelen en/of zaken zijn;

• Dat de aangeboden tarieven in Euro’s zijn exclusief b.t.w.; • Dat de inschrijfstaat volledig en rechtsgeldig ondertekend is.

I. Kosten producten Onderdeel Eenheden Tarief per

eenheid (€) Tarief (€)

Interimcontrole (incl. man.letter) 1 € € Eindejaarscontrole (incl. acc.verkl. / rapp. v. bev.) 1 € € Sisaverklaringen 16 € € Totaal Euro € II. Uren producten

Ond

erde

el

Par

tner

/ ve

nnoo

t

Con

trol

e le

ider

/ R

A

Acc

ount

ant

Ass

iste

nt

acco

unta

nt

Ass

iste

nt

acco

unta

n i.o

.

Tot

aal

Interimcontrole Eindejaarscontrole Sisaverklaringen Totaal Uren Aldus naar waarheid ingevuld en ondertekend, Plaats: ……………………………………………………………………………………………. Datum: …………………………………………………………………………………………… Naam: ……………………………………………………………………………………………. Functie: …………………………………………………………………………………. Ondertekening: ………………………………………………………………………………….


Pagina 24 van 34

Bijlage 4b: Inschrijfbiljet

Naam kandidaat: ……………………………………………………………………………… Adres: ………………………………………………………………………………………………… Postcode - woonplaats: ……………………………………………………………………….. Voor het doen van een inschrijving dient de inschrijver uitsluitend gebruik te maken van dit inschrijfbiljet. Door invulling en ondertekening van dit inschrijfbiljet verklaart de inschrijver:

• Zich bereid en in staat de dienstverlening te verrichten conform de eisen gesteld in het inkoop PvE “Accountantsdiensten” gemeente Moerdijk met kenmerk CI 125123;

• Dat de opgegeven tarieven inclusief alle logischerwijs tot de opdracht behorende onderdelen en/of zaken zijn;

• Dat de aangeboden tarieven in Euro’s zijn exclusief b.t.w.; • Dat de inschrijfstaat volledig en rechtsgeldig ondertekend is.

III. Eenheidsuurtarieven ten behoeve van meer- / minderwerk (zie ook par. 3.3) Functieniveau Uurtarieven (€) Opmerkingen Partner / Vennoot Controleleider / RA Accountant Assistent accountant Assistent accountant i.o. Aldus naar waarheid ingevuld en ondertekend, Plaats: ……………………………………………………………………………………………. Datum: …………………………………………………………………………………………… Naam: ……………………………………………………………………………………………. Functie: …………………………………………………………………………………. Ondertekening: ………………………………………………………………………………….


Pagina 25 van 34

Bijlage 5: Organisatieschema gemeente Moerdijk


Pagina 26 van 34

Bijlage 6: Concept overeenkomst

Overeenkomst

Inzake de levering van Accountantsdiensten

tussen Gemeente Moerdijk

en <naam opdrachtnemer>

Met kenmerk CI 125123: Datum : dd mm jjjjj


Pagina 27 van 34

Ondergetekenden: Gemeente Moerdijk, gevestigd te Zevenbergen, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door <invullen naam>, hierna te noemen: opdrachtgever: en <naam opdrachtnemer>, gevestigd te <plaats>, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door <invullen naam en functie>, hierna te noemen: opdrachtnemer; Opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk genoemd: partijen Nemen in aanmerking dat:

• Opdrachtgever een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure is gestart voor een overeenkomst voor de leveren van accountantsdiensten , hierna te noemen “de dienstverlening”;

• De aanbesteding is doorlopen; • Naar aanleiding van deze aanbestedingsprocedure kwam opdrachtnemer als de inschrijver met

de economisch meest voordelige inschrijving naar voren; • Opdrachtnemer voldoet aan alle door opdrachtgever gestelde eisen en criteria; • Opdrachtnemer verzorgt de dienstverlening die de opdrachtgever wenst; • Opdrachtnemer bereid en in staat is om de dienstverlening te verrichten; • De voorwaarden waaronder de dienstverlening plaatsvindt wensen partijen vast te leggen in een

overeenkomst. Voorts overwegende dat:

• Partijen, met betrekking tot het leveren van accountantsdiensten een duurzame relatie wensen op te bouwen;

• Partijen, in de onderhavige overeenkomst voorwaarden wensen vast te leggen die op de door opdrachtnemer aan de opdrachtgever te leveren diensten van toepassing zullen zijn;

Partijen komen overeen:

Artikel 1 Algemeen 1.1 Van deze overeenkomst maakt integraal onderdeel uit hetgeen is gesteld en geregeld in de bij

deze overeenkomst behorende documenten, te weten: • Het inkoop PvE “Accountantsdiensten” gemeente Moerdijk met kenmerk CI 125123 de

dato dd mm jjjj; • De Nota van Inlichtingen de dato dd mm jjjj; • De inschrijving van opdrachtnemer met kenmerk …………… de dato dd mm jjjj; • Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot diensten gemeente Moerdijk.

1.2 Voor zover deze overeenkomst afwijkt van het gestelde in één of meer van de hierboven

beschreven documenten, prevaleert het in deze overeenkomst bepaalde. Voor zover deze bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn geldt de navolgende rangorde waarbij het hoger genoemde document prevaleert boven het lager genoemde:

1. De overeenkomst; 2. De nota van inlichtingen; 3. Het programma van eisen; 4. De inschrijving.

1.3 Indien echter op grond van een lager gerangschikt document hogere eisen worden gesteld,

gelden steeds de hogere eisen, tenzij in het hoger gerangschikte document is aangegeven dat, en ten aanzien van welk specifiek onderdeel, van het lager gerangschikt document wordt afgeweken.


Pagina 28 van 34

1.4 Naast hantering van de in de van toepassing zijnde algemene inkoopvoorwaarden met betrekking

tot diensten van de gemeente Moerdijk gedefinieerde definities wordt onder de navolgende definities verstaan:

• Inkoopvoorwaarden: De Inkoopvoorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Breda op 1 november 2004 onder nummer: CRM-1442 (zie bijlage 1);

• Bijlage: Aanhangsel bij de overeenkomst welke integraal onderdeel uitmaakt van de overeenkomst;

• Aanbesteding: het inkoop PvE “accountantsdiensten” gemeente Moerdijk met kenmerk CI125123 waarin beschreven staat hoe de dienstverlening verricht moet worden;

• Nota van inlichtingen: Overzicht van gestelde vragen en antwoorden de dato dd mm jjjj; • Inschrijving: de aanbieding van opdrachtnemer met kenmerk …………. de dato dd mm jjjj; • Overeenkomst: Deze overeenkomst waarin de voorwaarden zijn vervat op grond waarvan

de dienstverlening wordt uitgevoerd.

Artikel 2 Onderwerp van deze overeenkomst 2.1 De opdracht heeft betrekking op de volgende aspecten van dienstverlening welke de accountant

dient te verrichten: 1. de algemeen certificerende functie; 2. advisering ten aanzien van de speerpunten; 3. de natuurlijke adviesfunctie.

Artikel 3 Duur van de overeenkomst 3.1 De overeenkomst heeft een looptijd van vier (4) jaar, betreffende de verslagjaren 2011, 2012,

2013 en 2014.

Artikel 4 Tussentijdse beëindiging van de overeenko mst 4.1 Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst vindt plaats per aangetekende brief. Opzegging

van de overeenkomst is niet nodig wanneer de looptijd van de overeenkomst is afgelopen. 4.2 Beëindiging van deze overeenkomst laat onverlet de verplichting tot levering van prestaties die op

het moment van beëindiging van de overeenkomst opeisbaar zijn. 4.3 Opdrachtnemer kan de rechten en plichten uit deze overeenkomst slechts overdragen aan derden

na verkregen schriftelijke toestemming van de gemeente Moerdijk. 4.4 Deze overeenkomst wordt geacht met onmiddellijke ingang te zijn ontbonden wanneer

opdrachtnemer surséance van betaling aanvraagt dan wel verkrijgt of in staat van faillissement is verklaard.

4.5 Opdrachtgever kan deze overeenkomst met onmiddellijke ingang opzeggen, indien

opdrachtnemer tekortschiet in de nakoming van deze overeenkomst, nadat de opdrachtgever, opdrachtnemer schriftelijk in de gelegenheid heeft gesteld om haar verplichtingen alsnog deugdelijk na te komen, onverlet het recht van de opdrachtgever om nakoming dan wel schadevergoeding te vorderen.


Pagina 29 van 34

Artikel 5 Niet nakomen van de verplichtingen

5.1 Indien opdrachtnemer te kort schiet in de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van de

overeenkomst is opdrachtnemer zonder ingebrekestelling in verzuim en is opdrachtgever gerechtigd alle kosten te vorderen die voortvloeien uit het niet nakomen van de verplichtingen.

5.2 De opdrachtgever kan de accountantsdiensten opdragen aan een andere partij indien

opdrachtnemer na sommatie, niet in staat is de accountantsdiensten binnen een redelijke termijn te leveren.

Artikel 6 De algemene certificerende functie

6.1 In het kader van de algemene certificerende functie brengt de accountant de volgende rapportage

uit: • Accountants- en rechtmatigheidverklaring (verder kortweg accountantsverklaring) bij de

jaarrekening van de gemeente; • Verklaring bij de zogenaamde deelverantwoordingen in het kader van Single information en

single audit voor zover deze wettelijk zijn vereist (Verder genoemd: Sisaverklaringen), • Rapport van bevindingen van de controle van de jaarrekening aan de gemeenteraad met

een afschrift aan het college van B&W; • Managementletter met bevindingen omtrent de administratieve organisatie en interne

beheersing aan de gemeenteraad met een afschrift aan het college van B&W; 6.2 Bij zijn werkzaamheden houdt de accountant de volgende planning aan:

• de interim-controle vindt plaats in de periode oktober / november; • de managementrapportage is uiterlijk 30 november beschikbaar; • de jaarr ekeningcontrole vindt plaats in de periode april/mei; • de rapportage is uiterlijk 31mei beschikbaar; • naar aanleiding van de interim-controle van de accountant vindt in december een

evaluatie plaats door de accountant, de concerncontroller en de rekeningcommissie, • naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole vindt een eindevaluatie plaats begin juli van

elk jaar; 6.3 Alvorens de managementletter en het rapport van bevindingen aan de raad te sturen vindt in het

kader van hoor en wederhoor overleg plaats met de directie en eventueel het college. De accountant verstrekt een toelichting op de managementletter en het rapport van bevindingen aan de gemeenteraad. Deze toelichting wordt gegeven tijdens de vergaderingen van de Rekeningcommissie (maximaal driemaal per jaar) en, indien gewenst, van de commissie Bestuur & Middelen (éénmaal per jaar).

Artikel 7 Advisering ten aanzien van de speerpunten

7.1 Jaarlijks stelt de gemeenteraad een aantal speerpunten op (maximaal 3) waarbij aan de

accountant om een deskundige visie wordt gevraagd. Deze speerpunten richten zich met name op de activiteiten van de gemeente die een relatie hebben met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controlemaatregelen, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, de uitvoering van subsidies, fiscale zaken, risico’s en dergelijke. De accountant dient in staat te zijn om binnen twee (2) weken na verzoek van de gemeenteraad de benodigde adviescapaciteit te leveren, danwel een oplossing aan te dragen voor de invulling van de benodigde adviescapaciteit.


Pagina 30 van 34

Artikel 8 De natuurlijke adviesfunctie

8.1 Naast de speerpunten voorziet de accountant in de natuurlijke adviesfunctie, d.w.z. hij adviseert

de gemeenteraad. Deze adviezen kunnen zowel gevraagd, als ongevraagd door de accountant worden aangegeven. Er kunnen naast de speerpunten adviezen gevraagd worden van beperkte omvang:

• die een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; • die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde

rapportages; • die betrekking hebben op ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van

nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie;

• die voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; • die voortvloeien uit informatie op het gebied van weten regelgeving.

8.2 Gezien het karakter van de natuurlijke adviesfunctie dient de accountant in staat te zijn om binnen

twee (2) weken na verzoek van de gemeenteraad de benodigde adviescapaciteit te leveren, danwel een oplossing aan te dragen voor de invulling van de benodigde adviescapaciteit.

Artikel 9 Geheimhouding

9.1 De opdrachtgever en opdrachtnemer zijn over en weer verplicht tot geheimhouding van alle

informatie die zij in het kader van het sluiten en uitvoeren van deze overeenkomst hebben verkregen.

9.2 Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat door de medewerkers die worden ingezet voor de

dienstverlening aan de opdrachtgever een geheimhoudingsverklaring wordt ondertekend. De ondertekening van deze verklaring dient plaats te vinden vóór de aanvang van de werkzaamheden ten behoeve van de opdrachtgever. Opdrachtnemer archiveert deze geheimhoudingsverklaringen. Desgewenst kan de opdrachtgever deze verklaringen opvragen.

9.3 Alle informatie die aan opdrachtnemer ter beschikking komt bij of naar aanleiding van haar

werkzaamheden, wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Artikel 10 Tarieven 10.1 In onderstaande tabel worden de tarieven weergegeven die betaald worden voor de levering van: <Invoegen tabel> 10.2 De totaal prijs wordt bepaald door een optelling te maken van de tarieven voor de verschillende

onderdelen zijnde, het opstellen van de interim-controle, eindejaarscontrole en Sisaverklaringen. Er wordt bij de Sisaverklaringen uitgegaan van het aantal verklaringen in 2009 dat voor de gemeente Moerdijk op 16 uitkwam. In het geval er meer verklaringen worden gevraagd mag opdrachtnemer meer verklaringen in rekening brengen. Het eenheidstarief is hierbij leidend.

10.3 In het tarief ten behoeve van de controle van de jaarrekening & deelverantwoordingen zijn

uitdrukkelijk inbegrepen de werkzaamheden die de opdrachtnemer verricht uit hoofde van de certificerende functie, de natuurlijke adviesfunctie en de speerpunten.

10.4 De tarieven dienen te worden opgegeven in Euro’s en exclusief b.t.w. Echter de tarieven dienen

inclusief alle logischerwijs bij de dienst behorende kosten zijn.


Pagina 31 van 34

Artikel 11 Facturering en betaling

11.1 Bij de facturering wordt rekening gehouden met de omvang van de werkzaamheden ten behoeve

van het af te leveren product. Dit betekent dat bij de oplevering van de Managementrapportage naar aanleiding van de interim-controle 40 % van de totaal prijs in rekening gebracht wordt en bij oplevering van het Rapport van Bevindingen naar aanleiding van de controle op de jaarrekening 60 % van de totaal prijs.

11.2 Indien de op te leveren rapportages aan de in hoofdstuk 2 van het programma van eisen gestelde

eisen voldoen, zal betaling, door gemeente, binnen 30 dagen na datum van de ontvangst van de factuur geschieden op de door opdrachtnemer aangegeven bankrekening. Als datum van betaling wordt aangemerkt de datum, waarop de verschuldigde bedragen van de bankrekening van de gemeente zijn afgeschreven.

11.3 Meer- / minderwerk wordt door opdrachtnemer alleen dan uitgevoerd wanneer door of namens de

gemeenteraad daarvoor schriftelijk opdracht is gegeven. De gemeente zal vooraf aan opdrachtnemer een kostenopgave vragen. De kosten zullen worden bepaald aan de hand van de inzet van tijd en de geldende uurtarieven per discipline. Meer- / minderwerk dient apart en achteraf (na afronding van de werkzaamheden) gefactureerd te worden.

Artikel 12 Indexering tarieven

12.1 De Tarieven zoals vermeld in artikel 9 van deze overeenkomst gelden voor de controle van de

boekjaren 2011, 2012, 2013 en 2014. De tarieven zijn exclusief omzetbelasting (b.t.w.). 12.2 De aangeboden tarieven zijn gedurende het eerste jaar van de overeenkomst vast. De

opdrachtnemer heeft het recht de tarieven jaarlijks aan te passen per 31 augustus 2012. De aanpassing van de tarieven kan plaats vinden tot het maximum conform het CBS-prijsindexcijfer voor zakelijke dienstverlening, onderdeel accountantscontrole. De basis hiervoor vormt de stijging van dit prijsindexcijfer over 12 maanden voorafgaand aan de maand mei van het afgelopen jaar (tariefaanpassing per 31 augustus 2012 wordt dus berekend over mei 2011 t/m april 2012, respectievelijk 31 augustus 2013 over mei 2012 t/m april 2013, respectievelijk 31 augustus 2014 over mei 2013 t/m april 2014). De prijsaanpassing kan alleen plaatsvinden per 31 augustus en dient uiterlijk op 1 juli daaraan voorafgaand schriftelijk aan de opdrachtgever kenbaar te worden gemaakt.

12.3 Indien van overheidswege de (uitvoering van) de opdracht gewijzigd dient te worden, zullen

opdrachtnemer en opdrachtgever in overleg treden om te bepalen of en zo ja in welke vorm de prijzen aangepast moeten worden.

Artikel 13 Aansprakelijkheid, verzekering en overma cht

13.1 Aansprakelijkheid De opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle schade aan zaken en eigendommen van de gemeente en derden, welke te wijten zijn aan nalatigheid, onvoorzichtigheid, of verkeerd handelen van de opdrachtnemer of van degene voor wie hij verantwoordelijk is. 13.2 Verzekering De opdrachtnemer draagt zorgt voor het afsluiten van voldoende verzekeringen ter afdekking van haar aansprakelijkheden.


Pagina 32 van 34

13.3 Overmacht De gemeente en opdrachtnemer, verder genoemd partijen, zijn niet aansprakelijk in geval van overmacht. Onder overmacht wordt niet gerekend het niet of niet tijdig nakomen door een derde van de verplichting die deze jegens een der partijen op zich heeft genomen, tenzij deze zich kan beroepen op overmacht, in welk geval de nalatige contractpartij de overmacht van de desbetreffende derde dient aan te tonen. Partijen kunnen zich alleen op overmacht beroepen, indien de desbetreffende partij de andere partij zo spoedig mogelijk onder overlegging van de nodige bewijsstukken schriftelijk van een dergelijk beroep in kennis stelt. Over de periode dat de opdrachtnemer door overmacht niet in staat is zijn verplichtingen na te komen is de gemeente aan opdrachtnemer geen vergoeding verschuldigd. Tenzij anders wordt overeengekomen, kan, indien de overmachtperiode langer dan drie maanden heeft geduurd, of zodra vaststaat dat deze tenminste drie maanden zal duren, elk van beide partijen het contract, voor het gedeelte waarop de overmacht betrekking heeft, per aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang beëindigen, zonder dat partijen over en weer tot schadevergoeding zijn gehouden. Bij gedeeltelijke nakoming zal de wederpartij een evenredige prestatie verschuldigd zijn.

Artikel 14 Geschillen 14.1 Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. 14.2 Voor elk geschil betreffende de totstandkoming, de uitleg of de uitvoering van de op te stellen

overeenkomst, alsmede elk ander geschil, ter zake van of in verband met de opdracht, hetzij juridisch, hetzij feitelijk, geen uitgezonderd, zal indien het een geschil betreft dat tot de competentie van de Rechtbank behoort, de rechtbank te Breda steeds bevoegd zijn.

Aldus opgemaakt en getekend in tweevoud. namens Opdrachtgever: namens Opdrachtnemer: ---------------------------------------- De heer drs. W. Denie (naam) ----------------------------------------- Burgemeester (functie) ---------------------------------------- Gemeente Moerdijk <naam opdrachtnemer> Plaats …………………………………. Plaats ………………………………………… Datum …………………………………. Datum ………………………………………… Bijlage 1 Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot diensten gemeente Moerdijk


Pagina 33 van 34

Bijlage 7: Algemene inkoopvoorwaarden met betrekki ng tot diensten gemeente Moerdijk

- separaat toegevoegd -


Pagina 34 van 34

Bijlage 8: Eigen verklaring referenties

Naam kandidaat: ……………………………………………………………………….. Adres: ………………………………………………………………………………………….. Postcode - woonplaats: ………………………………………………………………………. De inschrijver verklaart met de ondertekening van deze eigen verklaring referenties dat hij / zij de referenties waarheidsgetrouw heeft weergegeven. Indien een inschrijver meer dan 3 referenties wil opgeven, kan dit formulier meerdere malen gebruikt worden. Referentie 1 Naam referentie: …………………………………………………………………….. Contactpersoon referentie: …………………………………………………………… Telefoon referentie: …………………………………………………………………….. referentie behoort tot non-profitsector, bij voorkeur een overheidsinstelling: JA / NEE (door halen wat niet van toepassing is) balanstotaal in orde van grootte van € 100 mln. - € 150 mln.: JA / NEE (door halen wat niet van toepassing is) totaal exploitatierekening in orde van grootte van € 80 mln. - € 110 mln. per jaar: JA / NEE (door halen wat niet van toepassing is) omvang organisatie 250 – 350 fte.(fulltime equivalent): JA / NEE (door halen wat niet van toepassing is) Referentie 2 Naam referentie: …………………………………………………………………….. Contactpersoon referentie: …………………………………………………………… Telefoon referentie: …………………………………………………………………….. referentie behoort tot non-profitsector, bij voorkeur een overheidsinstelling: JA / NEE (door halen wat niet van toepassing is) balanstotaal in orde van grootte van € 100 mln. - € 150 mln.: JA / NEE (door halen wat niet van toepassing is) totaal exploitatierekening in orde van grootte van € 80 mln. - € 110 mln. per jaar: JA / NEE (door halen wat niet van toepassing is) omvang organisatie 250 – 350 fte.(fulltime equivalent): JA / NEE (door halen wat niet van toepassing is) Referentie 3 Naam referentie: …………………………………………………………………….. Contactpersoon referentie: …………………………………………………………… Telefoon referentie: …………………………………………………………………….. referentie behoort tot non-profitsector, bij voorkeur een overheidsinstelling: JA / NEE (door halen wat niet van toepassing is) balanstotaal in orde van grootte van € 100 mln. - € 150 mln.: JA / NEE (door halen wat niet van toepassing is) totaal exploitatierekening in orde van grootte van € 80 mln. - € 110 mln. per jaar: JA / NEE (door halen wat niet van toepassing is) omvang organisatie 250 – 350 fte.(fulltime equivalent): JA / NEE (door halen wat niet van toepassing is) Aldus naar waarheid ingevuld en ondertekend, Plaats: …………………………………………………………………………………………… Datum: ……………………………………………………………………………………………. Naam: …………………………………………………………………………………………….. Functie: …………………………………………………………………………………….. Ondertekening: ………………………………………………………………………………

Inkoop PvE Accountantsdiensten gemeente Moerdijk getekend/2010/16 dece… · Inkoop PvE...

Documents

Transcript of Inkoop PvE Accountantsdiensten gemeente Moerdijk getekend/2010/16 dece… · Inkoop PvE...