Inhoudsopgave - lauradebruijn.files.wordpress.com · Offerte cultuur historisch diner Eventum 4...

Offerte cultuur historisch diner Eventum 1


Inhoudsopgave

Kerngegevens ........................................................................................................................3

Inleiding ..................................................................................................................................4

Doelstelling & Doelgroep ........................................................................................................5

Project inhoud ........................................................................................................................6

Praktische informatie ..............................................................................................................7

Teaser & relatiegeschenk .....................................................................................................10


Kerngegevens

Contactgegevens groepsleden Blogspot: eventumevent.blogspot.nl Algemeen e-mail adres: [email protected] Jeffrey Warmerdam 06-15578117 Justin Peters 06-24366719 Laura de Bruijn 06-20228440 Bodile van de Sande 06-57578276

Contactgegevens opdrachtgever Organisatie: De Boschboom Naam opdrachtgever: Wiet van Gent Tel. 073 6127080 06-nummer: 06 51040214 E-mail: [email protected]

Datum 8 November 2012 (18:00 – 22:00/22:30)

Locatie De Mensa, Koning Willem l College te ’s-Hertogenbosch.

Het evenement Het is een cultuur historisch diner, mede om alle leden bij elkaar te krijgen zodat ze elkaar ook (beter) leren kennen.

Verwacht aantal uitvoeringen en deelnemers

Het evenement wordt 1x per jaar gehouden, maar wij voeren nu eenmalig de opdracht uit. Het verwachte aantal deelnemers: +/- 100.

Projecteisen In de stijl van het thema helden

Binnen het budget blijven

Rekening houden met de doelgroep

In de stijl van de jaren 1500 t/m 1700

Te maken hebben met Jeroen Bosch

Een relatiegeschenk bedenken

Een digitale en tastbare teaser ontwerpen

mailto:[email protected]




Inleiding Onze opdrachtgever van de Boschboom, heeft ons een project gegeven om uit te voeren. Het gaat om een cultuur historisch diner voor max. 100 leden van de Bossche Boom. De aanleiding van dit historisch diner is om een bijeenkomst voor alle leden te organiseren zodat ze elkaar wat beter leren kennen. Het is aan ons de taak om de decoratie op de locatie te verzorgen in het thema helden en historie. Het concept wat wij hebben bedacht moet vooral veel warmte en gezelligheid uitstralen. We willen de leden eventjes terug brengen in de tijd van de 15e en 17e eeuw. Dit willen wij bereiken door veel oude materialen te gebruiken om de sfeer van die tijd naar voren te brengen. In dit initiatiefrapport kunt u de kerngegevens van het project vinden, wat de doelstelling en

de doelgroep van het evenement is, een tijdschema van het evenement met alle

uitwerkingen van dien, praktische informatie, ons communicatieplan en natuurlijk al onze

ideeën voor het concept.

Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en u er wat aan zult hebben. Er is

natuurlijk maar een manier om daar achter te komen en dat is snel verder te bladeren naar

de volgende bladzijde.

Veel leesplezier!


Doelstelling & Doelgroep Het is de bedoeling dat wij voor de organisatie van de Boschboom de decoratie verzorgen in de stijl van de 15de en 17de eeuw en in het thema helden. Het moet ongeveer binnen een budget blijven van +/- € 350,- Ook hebben wij de taak gekregen om een relatiegeschenk te bedenken die de leden aan het eind van de avond als aandenken ontvangen en een digitale en tastbare teaser om de leden te bereiken.

Doelgroep

Het zijn ouderen, actieve en enthousiaste mannen en vrouwen rond de 55 jaar. Komen voornamelijk uit ‘s-Hertogenbosch en omstreken. Het inkomens en opleidingsniveau zal verschillen tussen hoog en laag en de werkbranche kan ook veel variëren. De meeste zullen van Nederlandse nationaliteit zijn. Een groot deel is met pensioen, weet weinig af van de nieuwe media en de meeste hebben geen email adres. De doelgroep is geïnteresseerd in historie, Den Bosch, cultuur en natuur. Hier hebben ze ook aardig wat kennis van. Ze houden ervan om leuke uitjes te maken en meer te weten te komen over dit onderwerp. De doelgroep heeft een goede relatie met de organisatie en veel vertrouwen, ze zullen daarom ook iets verwachten wat ze zeker zal verbazen.

Doelstelling

Hoofddoel

Door middel van historische decoratie ervoor zorgen dat 100 leden van de Bosch Boom op 8 november 2012 bij het historisch diner in de Mensa op het Koning Willem I College te ’s-Hertogenbosch meegenomen worden in de sfeer van de 15de en 17de eeuw. Subdoel 1

Door middel van de digitale en tastbare teaser ervoor zorgen dat minimaal 90% van de leden zin krijgen in het cultuur historisch diner op 8 november 2012 in de Mensa op het Koning Willem I College te ‘s-Hertogenbosch. Subdoel 2

Door middel van verschillende materialen ervoor zorgen dat alle 100 leden duidelijk het thema helden naar voor zien komen tijdens het cultuur historisch diner op 8 november 2012 in de Mensa op het Koning Willem I College te ‘s-Hertogenbosch.


Project inhoud

Tijdschema

Tijd

Omschrijving

18:00 - 18:30 Aanvang gasten + Welkomsdrankje evt. foto in de fotohoek

18:30 - 19:00 Voorgerecht

19:00 - 19:15 Amusement

19:15 - 19:45 Hoofdgerecht

19:45 - 20:00 Amusement

20:00 - 20:30 Nagerecht

20:30 - 21:00 Relatiegeschenk word uitgedeeld.

Verhuurbedrijf

Wij zijn in contact gekomen met het bedrijf ’Jan verhuur’ in Utrecht. Dit bedrijf verhuurt verschillende materialen in verschillende thema’s. Zei hebben laten weten dat ze graag iets voor ons zouden willen betekenen en hebben daarom ook een aantal foto’s en de prijzen van alle materialen die zei hebben in het thema historisch naar ons gemaild. Hieronder in het moodboard kunt u een beetje zien wat de sfeer is van hun thema.


Praktische informatie Het evenement vind plaats in de Mensa, Koning Willem I College te ’s-Hertogenbosch. De catering en het personeel word geregeld in samenwerking met de Mensa zelf. Alle voorzieningen die nodig zijn zoals toiletten en een garderobe zijn allemaal aanwezig in de Mensa. Wij mogen hier uiteraard gebruik van maken.

Draaiboek van de dag Tijd Wat Wie

15:00 - 16:00 uur Zaal ombouwen Justin, Jeffrey

15:00 - 16:00 uur Fotohoek in ontvangstruimte klaarzetten

Laura, Bodile

16:00 - 16:30 uur Ruimte decoreren met overige materialen

Justin, Jeffrey

16:00 - 16:15 uur Vaandels ophangen Laura, Bodile

16:15 - 17:00 uur Ingang in orde maken Laura, Bodile

16:30 - 17:00 uur Ruimte voor relatiegeschenk in orde maken

Justin, Jeffrey

17:00 - 18:00 uur Nalopen of alles goed staat Laura, Bodile, Justin, Jeffrey

18:00 - 18:30 uur Ontvangst gasten (welkomsdrankje)

Laura, Bodile

18:00 - 18:30 uur Foto’s maken bij de fotohoek Justin, Jeffrey

18:30 - 21:00 uur Relatiegeschenk in elkaar zetten

Laura, Bodile, Justin, Jeffrey

21:00 - 21:30 uur Uitdelen relatiegeschenk aan de gasten

Laura, Bodile, Justin, Jeffrey

22:00 - 00:00 uur Afbreken en opruimen ruimte Laura, Bodile, Justin, Jeffrey


Begroting

Locatie en inrichting

Inhuur inrichting/meubilair (tafels, stoelen)

Rode kerkbank (2,60m of 4m) € 125

Lage tafel € 100

Oude tafel € 100

Oude stoel € 44

Thonet stoel (per stuk) € 6

Inhuur decoratie / bloem- en groendecoratie

Vaandels (per stuk) € 12,50

Wijnrek € 30

Tonnen in verschillende maten € 20 - €31

Wagenwiel in verschillende maten (per stuk) €12,50 - € 17,50

Losse decoratie in pakketprijs € 50

__________

€ 467,50

Drukwerk en promotie

Tastbare teaser

Papier (per 10 stuks € 2,00) € 4,00

Brievenbuskoker (per stuk € 0,42) € 8,40

Postzegels (per stuk € 0,50) € 10,00

Rode lint € 1,20

__________

€ 23,60

Diversen

Relatiegeschenk (rode rozen) € 150,00

Papier € 4,00

Vervoer van goederen (bezine kosten) € 21,66

__________

€ 175,66

Onvoorzien

post onvoorzien, in beginfase 10% van totale begroting € 66,68

__________

Totaal begroting € 733,44

Budget € 350,00

Verschil € 383,44


Voorbereidingsdraaiboek

Wanneer Wat Wie

Week 41 Overleg met opdrachtgever Laura, Bodile, Jeffrey &

Justin

Week 42 Herfstvakantie Laura, Bodile, Jeffrey &

Justin

Week 43

Contact opnemen met Jan

Verhuur/datum vaststellen

decoratie

Laura

Papier, brievenbuskokers,

postzegels en linten halen Jeffrey & Justin

Vervoer regelen decoratie Bodile

Tastbare teaser afdrukken Laura

Randjes tastbare teaser

afbranden Jeffrey

Postzegels plakken Justin

Lintjes vastbinden Bodile

Week 44

Toetsweek Relatiegeschenk ophalen Jeffrey & Justin

Opslagplaats decoratie

materialen zoeken Laura & Bodile

Week 45 Extra check voor start van

evenement

Laura, Bodile, Jeffrey &

Justin

Decoratie ophalen Laura, Bodile, Jeffrey &

Justin


Teaser & relatiegeschenk

Tastbare teaser Als tastbare teaser hebben wij gekozen voor een perkament. De tekst die op het perkament komt te staan wordt afgedrukt op papier en vervolgens worden de randjes afgebrand zodat het lijkt alsof het net echt is. Het wordt verstuurd in een brievenbuskoker met een rood lintje eromheen.

Digitale teaser Voor de digitale teaser hebben wij eigenlijk hetzelfde idee als de tastebare teaser alleen dan voor op de website als banner. Als je met je muis er dan overheen gaat rolt het perkament zich vanzelf uit en komt de tekst tevoorschijn. Eventueel kan er misschien ook nog een kort geluidseffect bijkomen.

Relatiegeschenk Als relatiegeschenk willen wij aan het eind van de avond de gasten een mooi verpakte roos meegeven met een kaartje eraan waarop staat:

Bedankt voor uw komst! De Boschboom

Inhoudsopgave - lauradebruijn.files.wordpress.com · Offerte cultuur historisch diner Eventum 4...

Documents

Transcript of Inhoudsopgave - lauradebruijn.files.wordpress.com · Offerte cultuur historisch diner Eventum 4...