Inhoud in vogelvlucht - managementboek.nl · x Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies _____ Het...

Inhoud in vogelvlucht

Inleiding .............................................................................................. 1

Deel I: Hoe PRINCE je kan helpen ......................................................... 5Hoofdstuk 1: Wat is een projectmatige aanpak en waarom zou ik zoiets gebruiken? ....... 7Hoofdstuk 2: De structuur van PRINCE2 in grote lijnen ...................................................... 15Hoofdstuk 3: PRINCE2 doeltreffend gebruiken .................................................................... 25

Deel II: Het gehele project doorlopen ................................................... 33Hoofdstuk 4: Het idee controleren voor je van start gaat .................................................. 35Hoofdstuk 5: Het projectplan opstellen: de Initiatiefase .................................................... 55Hoofdstuk 6: De voorbereiding van een projectfase ........................................................... 75Hoofdstuk 7: Een fase beheersen en de producten opleveren ........................................... 89Hoofdstuk 8: Het project afsluiten ....................................................................................... 107Hoofdstuk 9: Doeltreffende Stuurgroepen .......................................................................... 119

Deel III: Hulp bij projectmatig werken met PRINCE ............................ 139Hoofdstuk 10: De Businesscase ontwikkelen en actualiseren .......................................... 141Hoofdstuk 11: De rollen en verantwoordelijkheden bepalen ........................................... 157Hoofdstuk 12: De planning van project, fasen en werkpakketten .................................... 177Hoofdstuk 13: Effectieve beheersinstrumenten ................................................................. 205Hoofdstuk 14: Projectrisicobeheer ...................................................................................... 221Hoofdstuk 15: Kwaliteitsbeheer in het project .................................................................. 235Hoofdstuk 16: Versies beheren: Confi guratiebeheer ......................................................... 247Hoofdstuk 17: Wijzigingsbeheer ........................................................................................... 259

Deel IV: Het deel van de tientallen .................................................... 269Hoofdstuk 18: Tien manieren om doeltreffend met PRINCE te werken .......................... 271Hoofdstuk 19: Tien tips voor een goede Businesscase ..................................................... 277Hoofdstuk 20: Tien tips voor succesvolle Projectborging ................................................ 283

Deel V: Bijlagen ............................................................................... 287Bijlage A: Een overzicht van de PRINCE-kwalifi caties ....................................................... 289Bijlage B: Woordenlijst van de belangrijkste PRINCE2-termen ........................................ 293Bijlage C: Overzicht PRINCE2-processen ............................................................................ 307

Index ............................................................................................... 311

00-Prince2VrDum-boek.indb v00-Prince2VrDum-boek.indb v 08-11-17 12:3308-11-17 12:33

Inleiding .............................................................................................. 1

Deel I: Hoe PRINCE je kan helpen ......................................................... 5

Hoofdstuk 1: Wat is een projectmatige aanpak en waarom zou ik zoiets gebruiken? ..................... 7De achtergrond van PRINCE2 .............................................................................................. 8Enkele feiten over projecten ............................................................................................... 8

Feit 1: Veel projecten gaan fout ...................................................................................... 8Feit 2: We weten waarom projecten fout gaan ............................................................ 10Feit 3: We weten hoe we de meeste dingen kunnen voorkomen .............................. 11Feit 4: PRINCE is gratis .................................................................................................. 12

Je leven vergemakkelijken met PRINCE2 ......................................................................... 12Enkele misverstanden over PRINCE ophelderen ............................................................ 13Het hele project doorwerken ............................................................................................ 14

Hoofdstuk 2: De structuur van PRINCE2 in grote lijnen ........................................................................ 15Het procesmodel leren kennen ......................................................................................... 15

Het project in gang zetten ............................................................................................. 17Val zo nodig in herhaling ............................................................................................... 18Afsluiten van een project (AP) of Closing a project (CP) .......................................... 19

Inleiding tot het componentenmodel ............................................................................... 20De vier basiscomponenten ........................................................................................... 21De keuzecomponenten gebruiken ............................................................................... 22

Mag ik even voorstellen: drie PRINCE-technieken ......................................................... 23

Hoofdstuk 3: PRINCE2 doeltreffend gebruiken ....................................................................................... 25Inzicht in de problemen ..................................................................................................... 25Vergeet niet dat PRINCE een hulpmiddel is ..................................................................... 26Doeltreffend worden: aanpassing ..................................................................................... 27

Subprocessen achterwege laten .................................................................................. 28In welke mate gebruik je subprocessen? .................................................................... 28De volgorde van subprocessen in een primair proces veranderen ......................... 29Subprocessen naar een ander primair proces verplaatsen ...................................... 29PRINCE gebruiken als je haast hebt – parallelle initiatie .......................................... 30Het project zonder projectplan en alleen met faseplannen uitvoeren .................... 31

PRINCE serieus nemen: een professionele instelling ..................................................... 31

Deel II: Het gehele project doorlopen ................................................... 33

Hoofdstuk 4: Het idee controleren voor je van start gaat ..................................................................... 35Inzicht in het OP-proces .................................................................................................... 35Waarom je gewoon niet zonder opstartfase kunt ........................................................... 36De Opstartfase snel afronden ........................................................................................... 37

Inhoud

00-Prince2VrDum-boek.indb vii00-Prince2VrDum-boek.indb vii 08-11-17 12:3308-11-17 12:33

viii Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies ____________________

Starten met het opstarten – het Projectmandaat ........................................................... 37Projectrollen invullen ......................................................................................................... 38

De eerste twee sleutelmensen benoemen .................................................................. 38Meer rollen in de Stuurgroep toewijzen ...................................................................... 39Over de resterende rollen beslissen ............................................................................ 41

Nagaan of het project levensvatbaar is ........................................................................... 43Het Projectvoorstel schrijven ........................................................................................... 44Alle delen van het Projectvoorstel opstellen .................................................................. 45

Het Risicologboek en het Dagelijks Logboek openen ................................................ 50Belangrijke informatie verzamelen ................................................................................... 50

Een doordachte Projectaanpak .................................................................................... 50De planning plannen: de Initiatiefase ............................................................................... 52Het besluit nemen om van start te gaan – of niet ........................................................... 53

Hoofdstuk 5: Het projectplan opstellen: de Initiatiefase ...................................................................... 55Hoe pak je IP aan? ............................................................................................................... 56Waarom je plannen nodig hebt ......................................................................................... 56Projectkwaliteit ................................................................................................................... 57

Blijf realistisch – niet ieder project is ‘safety-critical’ ............................................... 58Een Projectkwaliteitsplan schrijven ............................................................................ 58Het Kwaliteitslogboek .................................................................................................... 61

Je project plannen .............................................................................................................. 61De Managementfasen ......................................................................................................... 62Aan de Businesscase en het Risicologboek werken ....................................................... 63

De Businesscase opstellen ............................................................................................ 63De risico’s analyseren .................................................................................................... 64

De bevoegdheden en beheersinstrumenten bepalen .................................................... 65Projectcommunicatie .................................................................................................... 65Praten is goed ................................................................................................................. 66

Een archief opzetten .......................................................................................................... 67Spullen bewaren… ......................................................................................................... 68... en ze weer terugvinden ............................................................................................. 68De Aandachtspuntenlijst en het Leerpuntenlogboek ................................................ 69

De voorbereiding voor de eerste specialistische fase ................................................... 69Het PID samenstellen ......................................................................................................... 70

Waarom heeft het PID ‘concepten’? ............................................................................. 71Hoe gebruik je het PID? ................................................................................................. 71

De Stuurgroep vragen om zich voor het gehele project vast te leggen ....................... 72

Hoofdstuk 6: De voorbereiding van een projectfase ............................................................................. 75Het MF-proces – Managen van faseovergangen .............................................................. 75Aan het einde van de fase belangrijke informatie geven ............................................... 76Het einde van een fase inluiden ........................................................................................ 78

Faseplanning bij opstarten en initiatie ........................................................................ 78Meer over afwijkingen en fasen .................................................................................... 79

Een Faseplan opstellen voor de volgende fase ............................................................... 79Productplanning gedetailleerder gebruiken ............................................................... 79De Controlelijst producten ........................................................................................... 80Meer over kwaliteit ........................................................................................................ 80De Projectorganisatie actualiseren .............................................................................. 81

Een Afwijkingsplan opstellen ............................................................................................ 81

00-Prince2VrDum-boek.indb viii00-Prince2VrDum-boek.indb viii 08-11-17 12:3308-11-17 12:33

ix______________________________________________________Inhoud

Projectdocumenten en -plannen actualiseren ................................................................ 82Het Projectplan actualiseren ........................................................................................ 82Het Projectkwaliteitsplan actualiseren ....................................................................... 83De Projectaanpak actualiseren ..................................................................................... 83

De Businesscase controleren ............................................................................................ 83Risicobeoordeling ............................................................................................................... 84Een Fase-eindrapport schrijven ........................................................................................ 86De handtekening voor de volgende fase .......................................................................... 88

Hoofdstuk 7: Een fase beheersen en de producten opleveren ............................................................ 89Het BF- en MP-proces begrijpen ....................................................................................... 89De fase beheersen – de Projectmanager .......................................................................... 91

De stroom werk naar teams beheersen ...................................................................... 91Problemen en andere aandachtspunten ..................................................................... 96De voortgang bewaken en verslag uitbrengen ........................................................... 98

Een fase corrigeren of een Afwijking rapporteren ........................................................ 101De Fase corrigeren ....................................................................................................... 101

Het perspectief van de Teammanager ........................................................................... 101Het Werkpakket tot stand brengen ................................................................................. 102

Het Werkpakket aannemen ......................................................................................... 102De producten ontwikkelen .......................................................................................... 102Afgeronde producten opleveren ................................................................................ 104

Hoofdstuk 8: Het project afsluiten .......................................................................................................... 107Het Afsluiten van een project (AP) ................................................................................. 108Ervoor zorgen dat je alles gedaan hebt ......................................................................... 108

Controleren op handtekeningen en acceptaties ...................................................... 109De werkomgeving controleren ................................................................................... 109Het projectarchief ........................................................................................................ 110De bedrijfsvoordelen ................................................................................................... 111

Wat doe je na het project? ............................................................................................... 113Het Risicologboek en de Aandachtspuntenlijst afsluiten ....................................... 114Vervolgacties bepalen ................................................................................................. 114

Hoe is het project gegaan? .............................................................................................. 115In geval van voortijdige afsluiting .................................................................................. 117

Hoofdstuk 9: Doeltreffende Stuurgroepen ............................................................................................. 119Inleiding tot het DP-proces .............................................................................................. 119De vijf sleutelprincipes van een Stuurgroep ................................................................. 120

De eigenaar van het project ........................................................................................ 121Niet werken, maar managen ....................................................................................... 121Voor voldoende bevoegdheden zorgen .................................................................... 121Beschikbaarheid controleren ..................................................................................... 121Kleine Stuurgroepen benoemen ................................................................................. 122

Zelf verantwoordelijkheid nemen ................................................................................... 123Organisatieperspectief – de Opdrachtgever ............................................................ 123Gebruikersperspectief – de Senior gebruiker(s) ...................................................... 123Leveranciersperspectief – de Senior leverancier(s) ............................................... 124

Gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen .................................................................... 124Besluiten nemen zonder over de schreef te gaan .................................................... 124Naar de Projectmanager luisteren ............................................................................. 125

00-Prince2VrDum-boek.indb ix00-Prince2VrDum-boek.indb ix 08-11-17 12:3308-11-17 12:33

x Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies ____________________

Het beheersingsniveau kiezen ........................................................................................ 125De bevoegdheid van de Projectmanager bepalen ................................................... 125De managementfasen bepalen .................................................................................... 127Het niveau van risicoacceptatie bepalen .................................................................. 127De hoofdpunten rapporteren ..................................................................................... 127Projectborging .............................................................................................................. 129

Desgevraagd advies geven .............................................................................................. 130Op specifi eke momenten betrokken raken .................................................................... 131

Opstarten ...................................................................................................................... 132Initiëren van het project .............................................................................................. 132Bij een projectfase betrokken raken .......................................................................... 133Een fase beëindigen ..................................................................................................... 134

Het project beëindigen ..................................................................................................... 135

Deel III: Hulp bij projectmatig werken met PRINCE ............................ 139

Hoofdstuk 10: De Businesscase ontwikkelen en actualiseren ......................................................... 141Wie is verantwoordelijk voor de Businesscase? ........................................................... 142Het project verantwoorden ............................................................................................. 142

Verplichte projecten .................................................................................................... 142Het pad effenen voor andere projecten .................................................................... 142Voordeelgerichte projecten ........................................................................................ 143Hybride rechtvaardigingen ......................................................................................... 144

De Businesscase actueel houden: een ‘levend document’ .......................................... 145Hulp krijgen als het ingewikkeld wordt ......................................................................... 145Een Businesscase schrijven ............................................................................................ 146

Best case versus worst case ....................................................................................... 149Gevoelig zijn ................................................................................................................. 150

Controleren of een voordeel ook echt een voordeel is ................................................ 151Zeker weten dat je kunt leveren ..................................................................................... 152

Geen voordelen noemen die niet bestaan ................................................................ 152Op je tellen passen ....................................................................................................... 152Vermijden dat de voordelen ‘besmet’ raken ............................................................. 153

Met de fi nanciële procedures in de organisatie omgaan ............................................. 154

Hoofdstuk 11: De rollen en verantwoordelijkheden bepalen ............................................................ 157De juiste mensen erbij betrekken ................................................................................... 157Inzicht in de PRINCE-organisatie .................................................................................... 158

Rollen, geen banen ....................................................................................................... 158Blijf vasthouden aan kleine Stuurgroepen ................................................................ 159Het project vanuit drie perspectieven zien .............................................................. 160De Stuurgroep als centraal orgaan ............................................................................. 161Een stabiele Projectorganisatie .................................................................................. 161

De organisatie van PRINCE2 structureren ..................................................................... 162Het Projectmanagementteam bij PRINCE ...................................................................... 162De Stuurgroep onder de loep nemen ............................................................................. 163

De drie Stuurgroeprollen ............................................................................................. 163Een blik op Projectborging .............................................................................................. 168

Let op: projectborging is niet optioneel .................................................................... 168De aanpak van Projectborging ................................................................................... 169

00-Prince2VrDum-boek.indb x00-Prince2VrDum-boek.indb x 08-11-17 12:3308-11-17 12:33

xi______________________________________________________Inhoud

Met de Projectmanager werken in plaats van hem tegen te werken ..................... 169De alarmklok luiden ..................................................................................................... 170

De Projectmanager leren kennen .................................................................................... 170Teammanager(s) ............................................................................................................... 172Hulp van Projectondersteuning ...................................................................................... 173

Een Projectbureau opzetten ....................................................................................... 174Een Confi guratiebeheerder aanstellen ...................................................................... 175

Hoofdstuk 12: De planning van project, fasen en werkpakketten .................................................... 177Het procesmodel voor de planning (PL) ....................................................................... 177Planning: nodig en nuttig ................................................................................................. 178De planning plannen ......................................................................................................... 179

De organisatie-eisen in beschouwing nemen ........................................................... 179Over geld nadenken ..................................................................................................... 179

Productplanning ............................................................................................................... 180Planningsproblemen .................................................................................................... 181Richt je eerst op wat het project moet opleveren ................................................... 181Wat zijn de producten van het project? .................................................................... 182Een productstroomdiagram gebruiken ..................................................................... 183Productbeschrijvingen ................................................................................................ 185De Productdecompositiestructuur ............................................................................ 189

Volgende stap: activiteitenplanning ............................................................................... 192Schatten: het gemakkelijkste deel .................................................................................. 193Scheduling en resourcing ................................................................................................ 194

Activiteitennetwerken en precedence netwerken ................................................... 195Activiteiten met Gantt-grafi eken ................................................................................ 198Activiteiten en resource levelling .............................................................................. 199

Projectrisico’s controleren .............................................................................................. 200Het plan uitleggen ............................................................................................................. 201

Extra uitleg voor wie het plan leest ........................................................................... 201Financiële planning ...................................................................................................... 201

Planning op drie niveaus ................................................................................................. 202Het Projectplan ............................................................................................................. 203Het Faseplan ................................................................................................................. 203Teamplannen ................................................................................................................ 203

Hoofdstuk 13: Effectieve beheersinstrumenten .................................................................................... 205Controle op verschillende niveaus ................................................................................. 205Rapportage: de tijdgerichte beheersinstrumenten ...................................................... 206

Hoofdpunten rapporteren .......................................................................................... 206Voortgangsrapportage ................................................................................................ 207

Evenementgerichte beheersinstrumenten gebruiken ................................................. 207Het project beheersen door middel van fasen ......................................................... 207Op vier sleutelmomenten besluiten nemen .............................................................. 209

Opdracht tot projectafsluiting ........................................................................................ 209‘Op basis van afwijkingen’ managen .......................................................................... 210

Grenzen stellen: toleranties ............................................................................................ 210Tolerantiegrenzen hoeven niet gelijk te zijn ............................................................. 211Waken voor wensdenken – tolerantielijnen .............................................................. 212De zes tolerantietypen ................................................................................................ 213

00-Prince2VrDum-boek.indb xi00-Prince2VrDum-boek.indb xi 08-11-17 12:3308-11-17 12:33

xii Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies ____________________

Overschrijding van de toleranties melden: Afwijking .................................................. 215Een Afwijkingsrapport indienen ................................................................................. 215Bepalen wat je eraan gaat doen ................................................................................. 215De plannen bijstellen ................................................................................................... 216

Tolerantie op verschillende niveaus .............................................................................. 217De voortgang bewaken en projecten beheersen .......................................................... 217

De teams beheersen met Werkpakketten ................................................................. 217De voortgang meten met behulp van de Controlelijst producten ......................... 218‘Percentage afgerond’ vermijden ............................................................................... 218De beheersinstrumenten vastleggen ......................................................................... 218De kwaliteit op peil houden ........................................................................................ 219Naar fi nanciële controle streven ................................................................................ 219

Hoofdstuk 14: Projectrisicobeheer ......................................................................................................... 221Bij het begin beginnen: wat is risico? ............................................................................. 221De risicocyclus van PRINCE gebruiken .......................................................................... 222Risico’s analyseren ........................................................................................................... 223

Risico’s opsporen ......................................................................................................... 223Risico’s beoordelen ..................................................................................................... 225De ‘voor of na’-beslissing nemen ............................................................................... 229Geschikte oplossingen voor risico’s .......................................................................... 229

Risicobeheer ..................................................................................................................... 231Planning en resources ................................................................................................. 231Bewaking en rapportage ............................................................................................. 232

Risicobeoordelingen actueel houden ............................................................................ 232Iets in het Risicologboek vastleggen ......................................................................... 232

Risicobeheer veilig achterwege laten ............................................................................ 234

Hoofdstuk 15: Kwaliteitsbeheer in het project ..................................................................................... 235Productplanning met ingebouwde kwaliteit ................................................................. 236Neem kwaliteit serieus, heel serieus .............................................................................. 236

De juiste kwaliteit leveren ........................................................................................... 237Voor kwaliteit blijven gaan .......................................................................................... 237

Het Projectkwaliteitsplan schrijven ............................................................................... 238Het kwaliteitsplan op faseniveau (en teamniveau) ...................................................... 242Kwaliteitscontrole en -audit ............................................................................................ 242

Auditing en het Kwaliteitslogboek ............................................................................. 243Ervoor zorgen dat de borging effectief is .................................................................. 244

Producten controleren met een Kwaliteitsbeoordeling .............................................. 244Rollen bij de kwaliteitsbeoordeling ........................................................................... 245Fouten opsporen, niet corrigeren .............................................................................. 245‘Egoloos’ blijven ........................................................................................................... 246Je handtekening zetten: de drie opties ..................................................................... 246

Hoofdstuk 16: Versies beheren: Confi guratiebeheer ........................................................................... 247Met de procedures voor Confi guratiebeheer werken .................................................. 248Confi guratiebeheer, maar hoeveel? ................................................................................ 249

Managementproducten beheersen ............................................................................ 249Nu wordt het ingewikkeld ........................................................................................... 249

Een plan opstellen voor Confi guratiebeheer ................................................................ 250

00-Prince2VrDum-boek.indb xii00-Prince2VrDum-boek.indb xii 08-11-17 12:3308-11-17 12:33

xiii______________________________________________________Inhoud

Wist je dat Confi guratiebeheer een soort beheersinstrument is? .............................. 252Confi guratiebeheerinformatie over producten bewaren ........................................ 252Aanvullende informatie ............................................................................................... 256

Een Confi guratiebeheerder benoemen .......................................................................... 256

Hoofdstuk 17: Wijzigingsbeheer .............................................................................................................. 259Veranderingen mogelijk maken, maar zonder scope creep ........................................ 260

De touwtjes in handen nemen .................................................................................... 260Een veranderingsstop vermijden ............................................................................... 260

De defi nitie van een Projectaandachtspunt .................................................................. 261Aandachtspunten in categorieën indelen ...................................................................... 261

Algemeen aandachtspunt ........................................................................................... 262Wijzigingsverzoek ........................................................................................................ 262Afwijking van specifi catie ............................................................................................ 263Toegeven aan een concessie ...................................................................................... 263

Een aandachtspunt afhandelen ...................................................................................... 264Het aandachtspunt in de lijst opnemen .................................................................... 264De gevolgen analyseren ............................................................................................... 266Wat ga je eraan doen? .................................................................................................. 266

De Stuurgroep bij Projectaandachtspunten betrekken ............................................... 268

Deel IV: Het deel van de tientallen .................................................... 269

Hoofdstuk 18: Tien manieren om doeltreffend met PRINCE te werken ............................................ 271Flexibel blijven: PRINCE anders gebruiken ................................................................... 271De documentatie beperkt houden .................................................................................. 272Van PRINCE een standaard maken ................................................................................. 273Erop aandringen dat PRINCE gebruikt wordt ............................................................... 273Mensen in PRINCE trainen ............................................................................................... 274De Post-projectbeoordeling ............................................................................................ 275Productplanning bijhouden ............................................................................................ 275De Controlelijst producten .............................................................................................. 276De plannen actueel houden ............................................................................................. 276

Hoofdstuk 19: Tien tips voor een goede Businesscase ....................................................................... 277Ervoor zorgen dat je voordelen kunt meten ................................................................. 277Welke projecten leveren geen voordelen op? ............................................................... 278

De Businesscase regelmatig herzien ......................................................................... 279Voorzichtig zijn ................................................................................................................. 279Voorzichtig zijn (2) ........................................................................................................... 279Eigenaar zijn van de Businesscase ................................................................................. 280De Businesscase op de bedrijfseisen afstemmen ......................................................... 280Op de cijfers hameren ...................................................................................................... 280De Businesscase tijdens de fasen bijwerken ................................................................. 281Denk aan de Businesscase als je aandachtspunten afhandelt .................................... 281

Hoofdstuk 20: Tien tips voor succesvolle Projectborging .................................................................. 283Zorg ervoor dat je het doet ............................................................................................. 283Blijf fl exibel ........................................................................................................................ 284Kies ervaren mensen ........................................................................................................ 284

00-Prince2VrDum-boek.indb xiii00-Prince2VrDum-boek.indb xiii 08-11-17 12:3308-11-17 12:33

xiv Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies ____________________

Mijd lijstjesafvinkers ........................................................................................................ 285Loop met een boog om muggenzifters heen ................................................................. 285Werk samen ....................................................................................................................... 285Verwar Kwaliteitsborging niet met ondersteuning ...................................................... 285Wees voorzichtig als je andere Projectmanagers gebruikt ......................................... 286Zorg ervoor dat de Stuurgroep eigenaar blijft van het project ................................... 286Wees duidelijk over Kwaliteitsborging ........................................................................... 286

Deel V: Bijlagen ............................................................................... 287

Bijlage A: Een overzicht van de PRINCE-kwalifi caties ...................................................................... 289

Bijlage B: Woordenlijst van de belangrijkste PRINCE2-termen ....................................................... 293

Bijlage C: Overzicht PRINCE2-processen .............................................................................................. 307

Index ............................................................................................... 311

00-Prince2VrDum-boek.indb xiv00-Prince2VrDum-boek.indb xiv 08-11-17 12:3308-11-17 12:33

Inleiding

Al heel lang doen mensen projecten en al heel lang laten sommige mensen hun projecten in het honderd lopen. Er zijn wel goede

benaderingen en technieken, maar de meeste mensen zijn zich daar gewoon niet van bewust.

Gelukkig raakt PRINCE2 steeds meer bekend als een gestructureerde methode die een duidelijke, maar zeer fl exibele benadering van project-management biedt, met dingen die echt werken. PRINCE2 helpt je bij de uitvoering van een project en zorgt ervoor dat het niet mislukt. Of je nu een zeer ervaren projectmanager bent of nog nooit van PRINCE gehoord hebt, je zult onder de indruk zijn van wat PRINCE allemaal kan. Mis-schien word je wel net zo’n dolenthousiaste PRINCE-fan als ik. Nou ja, hopelijk word je niet net zo fanatiek, maar in ieder geval enthousiast! Dit werkt namelijk echt!

Je hebt wellicht negatieve dingen over PRINCE gehoord; PRINCE zou een berg papier opleveren, alleen geschikt zijn voor heel grote projecten en zou alleen bij erg formele projecten passen. Daar klopt helemaal niets van en als je dit boek leest, zul je snel zien waarom niet. Als het goed wordt toegepast, is PRINCE, een methode die al dertig jaar wordt gebruikt, uiterst doeltreffend en nuttig om projecten succesvol af te ronden.

Over dit boekDit boek is gebaseerd op de praktijk. Je zult aardig wat technische inhoud vinden, maar die is ondergeschikt aan het inzicht in de logica en drijvende kracht van PRINCE2. Als je de logica eenmaal door hebt, wor-den de technische details heel simpel. Raadpleeg de PRINCE-handleiding (Managen van succesvolle projecten met PRINCE2) van het Britse Offi ce of Government Commerce (OGC), uitgegeven door The Stationary Offi ce, voor details over alle PRINCE-documenten. Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies kan het handboek niet vervangen, maar is een praktische aanvulling die de belangrijkste principes en structuur veel levendiger uitlegt en een groot aantal praktische adviezen en voorbeel-den geeft.

PRINCE is een procesgerichte methode en de processen lopen van net voor aanvang van het project tot aan de afsluiting. In ieder hoofdstuk in deel II over deze processen staat een diagram: een procesmodel. Ik waar-schuw je van tevoren: deze kunnen er ingewikkeld uitzien, maar de truc is om je er niet meteen blind op te staren. Kijk er even naar om het idee als geheel te overzien en lees dan het hoofdstuk. Kijk aan het einde van

00-Prince2VrDum-boek.indb 100-Prince2VrDum-boek.indb 1 08-11-17 12:3308-11-17 12:33

2 Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies ____________________

het hoofdstuk nogmaals naar het procesmodel; dan zul je het zien als een simpele landkaart voor dat deel van het project. Alle puzzelstukjes vallen op hun plek!

PRINCE heeft een ongeloofl ijk effectieve manier om een project te plan-nen: productgerichte planning. Als je nog niet veel projectervaring hebt, wees dan blij. Je zult waarschijnlijk net zo snel aan deze methode wen-nen als aan mayonaise bij je frietjes. Als je echter al veel ervaring met projectplanning hebt, zul je de PRINCE-methode wellicht iets moeilijker vinden. Geef het echter niet op, want alles zal ineens op zijn plek vallen. Het heeft een tijdje geduurd voordat ik productplanning door had, maar nu is het appeltje-eitje. Blijf er dus aan werken. Productplanning is uiterst doeltreffend en even doorzetten loont.

VeronderstellingenIk ga ervan uit dat je:

� nog helemaal niets over PRINCE2 weet. Als je al wel iets weet, is dat meegenomen;

� een projectmethode wilt waarmee je succesvolle projectresultaten behaalt, niet een methode waarbij je je onder een stapel papier begraaft;

� pragmatisch bent ingesteld en bereid bent het werk fl exibel aan te pakken;

� de methode echt verstandig wilt gebruiken om eruit te halen wat erin zit.

Indeling van dit boekDit boek volgt ruwweg de structuur van de PRINCE2-methode, waarbij eerst naar de processen wordt gekeken (wanneer je iets doet) en vervol-gens naar de componenten (wat je doet).

In deze paragraaf krijg je een idee van wat er zoal aan bod komt.

Deel I: Hoe PRINCE je kan helpenAls je twijfels hebt over het gebruik van een methode, krijg je in dit deel te zien dat je bijna ongemerkt al methoden toepast en dat deze in het dagelijks leven heel goed van pas komen. In deel I wordt ook uitgelegd hoe je het maximale uit PRINCE haalt; het is dus een prima deel om met-een in te duiken.


3____________________________________________________ Inleiding

Deel II: Het hele project doorlopenDeel II is volledig gewijd aan de processen en loopt het hele project door, vanaf de opstartfase tot en met de afsluiting van het project. De proces-sen in dit deel stellen voor wanneer je iets het beste kunt doen.

Deel III: Hulp bij projectmatig werken met PRINCEIn deel III komen de zogeheten PRINCE-componenten aan de orde. Deze gaan over wat je doet, zoals risicobeheer. In dit deel komt ook de plan-ning aan de orde.

Deel IV: Het deel van de tientallenHier vind je een aantal handige lijstjes met kort en bondig advies over hoe PRINCE werkt, hoe je een goede Businesscase schrijft en hoe je de Projectborging (projectauditing) het beste kunt organiseren.

Deel V: BijlagenHier vind je enige informatie over PRINCE-kwalifi caties en een handige verklarende woordenlijst met belangrijke PRINCE-termen in het Neder-lands en Engels, zodat je snel een term kunt opzoeken. In bijlage C staat een overzicht van de PRINCE2-processen, in het Nederlands en Engels. Natuurlijk kun je de termen ook uit je hoofd leren en met je vakkennis indruk maken tijdens een etentje met vrienden. Of overdrijf ik nu weer?

Pictogrammen die in dit boek gebruikt worden

Laat je door deze pictogrammen leiden. Ze vergroten bepaalde belang-rijke punten uit.

De informatie naast dit pictogram helpt je om iets beter te begrijpen en verwijst vaak naar een bestaand project.

De PRINCEipes zijn werkelijk de kern van deze methode, dus zorg ervoor dat je deze informatie onthoudt.

Hier krijg je een duidelijke defi nitie van PRINCE-termen (je kunt ook de verklarende woordenlijst in bijlage B raadplegen).

VO

ORBEELD

SLEU

TELP

RINCE-IPE

PRIN

CE-LINGO


4 Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies ____________________

Dit pictogram geeft je een belangrijke aanwijzing om in gedachten te hou-den.

Houd je verre van deze zaken. Het zijn korte verhaaltjes over wat er alle-maal mis kan gaan, soms met details van hoe dat anderen al is ‘gelukt’. Lach erom, maar stoot je niet aan dezelfde steen!

Hoe je dit boek gebruiktHet geweldige aan een Voor Dummies-boek is dat je het niet van begin tot eind hoeft te lezen. Je kunt gewoon naar het gedeelte bladeren dat je inte-ressant vindt. Met de inhoudsopgave en index kun je alles vinden. Als gestructureerde methode heeft PRINCE natuurlijk een structuur, maar zelfs dat hoeft je er niet van te weerhouden om van het ene naar het andere hoofdstuk te springen. Als je met een project van start gaat, wil je wellicht naar hoofdstuk 4 voor alle projectideeën hierover. Maar ver-volgens kun je meteen door naar de componenten voor de Business case (hoofdstuk 10) en het Risicobeheer (hoofdstuk 14) om je bij dat werk te helpen.

PA

S OP!


Hoofdstuk 1

Wat is een projectmatige aanpak en waarom zou ik

zoiets gebruiken?In dit hoofdstuk:

� Wat een projectmatige aanpak is en hoe deze werkt

� Hoe je met PRINCE2 geslaagde projecten krijgt

� Begrijpen wat een methode is en snappen dat het niet moeilijk is er een te gebruiken

� Hoe het komt dat PRINCE bij verkeerd gebruik een slechte naam kan krijgen

Je hebt vast wel eens in de krant gelezen over projecten die mislukten, waardoor geld en kansen verloren gingen en mensen werden teleur-

gesteld. De grote vraag is: ‘Is het nu werkelijk nodig dat het met projecten zo gaat?’ Het korte antwoord is een resoluut ‘NEE!’ Gezien de schaal en complexiteit van sommige projecten is dat een tamelijk gewaagde uitspraak. Maar het feit blijft dat de onderliggende oorzaken van mislukte projecten over het algemeen bij iedereen bekend zijn, en interessant genoeg weten we ook met welke strategieën deze problemen voorkomen kunnen worden, en projecten doeltreffender gepland en gestuurd kunnen worden.

Als iemand nu eens al die informatie uit die enorme hoeveelheid ervaring bij het plannen en sturen van projecten verzamelde. Als die informatie nu eens zo werd verpakt dat ze echt bruikbaar was en als je nu eens door een project heen geloodst zou kunnen worden, zodat je de bekende val-kuilen kunt vermijden en tools hebt waar je echt iets mee kunt op basis van al die jaren ervaring met wat wel en niet werkt. Als, als, als. Nou, lees vooral verder, want dit boek heeft heel goed nieuws voor je.

In hoofdstuk 2 wordt de algehele structuur van PRINCE uitgelegd, maar in dit hoofdstuk geef ik alvast wat context en bekijken we waarom een methode zoals PRINCE2 je bij projecten echt van pas kan komen. We den-ken ook na over bepaalde projectproblemen en hoe je ze kunt vermijden.


8 DEEL I: Hoe PRINCE je kan helpen _______________________________

De achtergrond van PRINCE2PRINCE staat eigenlijk voor PRojects IN Controlled Environments (‘projec-ten onder gecontroleerde omstandigheden’), maar daar zou ik me geen zorgen over maken; ze moesten het beestje gewoon een naam geven. PRINCE is nu al aan zijn tweede versie toe, vandaar PRINCE2. Van tijd tot tijd vinden er kleine veranderingen en ontwikkelingen plaats, en die wor-den in nieuwe uitgaven van de PRINCE2-handleiding gepubliceerd.

PRINCE is een projectmatige aanpak en toevallig best een goede, omdat PRINCE het resultaat is van jaren hard werk door veel mensen die prak-tische ideeën hebben aangedragen. Je kunt PRINCE2 voor bijna elk pro-jecttype en -grootte gebruiken, van heel grote tot superkleine.

Als je het woord ‘methode’ eng vindt, dan snap ik dat wel . Alleen al door eraan te denken dat ze een methode moeten gebruiken breekt bij som-mige mensen het angstzweet uit en worden ze weer herinnerd aan hun ergste nachtmerrie, waarin ze zich door een eindeloze wirwar aan admi-nistratieve procedures worstelen en een berg papier produceren. Een senior manager in een grote organisatie vroeg ons wat PRINCE2 was; ze had erover gehoord en vroeg zich af wat het was. Maar zodra ze hoorde dat PRINCE2 een methode is, wilde ze er geen woord meer over horen.

Maar methoden hoeven geen bureaucratische nachtmerries te zijn . Als ze op de juiste manier worden gebruikt, zijn methoden logisch, nuttig, productief en simpel. In feite gebruik je ze al en ben je er blij mee.

Je hebt ongetwijfeld wel eens een legpuzzel gemaakt. Hoe ga je daarbij het liefst te werk? Begin je bij de rand of leg je eerst de hoeken? Misschien voeg je eerst de puzzelstukjes samen die duidelijk hetzelfde patroon heb-ben. Of misschien begin je liever met de lucht. Je hebt, hoe dan ook, een eh… methode. Een methode is een benadering die helpt enigszins struc-tuur te geven bij wat je aan het doen bent en de klus geklaard te krijgen .

Projectmatig werken is anders, omdat het niet de benadering van één per-soon is: heel veel mensen leveren een bijdrage aan het bepalen van een goede manier om het werk gedaan te krijgen. Als veel ervaren mensen denken dat een bepaalde benadering een goede manier is om iets te doen, zoals bij PRINCE2, zit het er heel dik in dat jij er ook baat bij zult hebben.

Enkele feiten over projectenPRINCE2 werkt goed bij alle typen projecten . In deze paragraaf bekijken we hoe je met PRINCE2 problemen kunt oplossen.

Feit 1: Veel projecten gaan foutProjecten mislukken vaak . Het project kan bijvoorbeeld in zijn geheel ten onder gaan, of er kan iets fout gaan bij een of meer onderdelen. De


9___________________ Hoofdstuk 1: Wat is een projectmatige aanpak...?

meeste mensen maken zich druk over tijd en geld. Eigenlijk zouden ze zich over heel andere zaken druk moeten maken: kwaliteit met name. Maar vooruit, ik ga even uit van de meest voorkomende ergernissen: pro-jecten zijn bijna altijd te laat en te duur. En veel organisaties verwachten ook niet anders, hoe sneu dat ook klinkt.

Eén PRINCE-projectmanager veroorzaakte een groot probleem toen hij zijn project op de afgesproken dag afl everde. De afdeling die de project-resultaten zou overnemen voor de ingebruikname was nog niet klaar. De projectmanager snapte er niets van, aangezien hij het geplande einde van het project nog had bevestigd. De verantwoordelijke senior manager antwoordde dat ze de datum niet hadden geloofd, omdat projecten nooit op tijd af waren.

Over de term ‘mislukking’ wordt veel gediscussieerd. Stel dat een project het budget slechts vijf procent overschrijdt, maar wel aan alle eisen vol-doet; is het project dan echt mislukt? Nog meer aandacht in de discussie gaat uit naar de vraag wiens fout iets is. Toen een tijdschrift voor de IT-sector een artikel publiceerde waarin werd voorgesteld om IT-ers te ont-slaan als ze er niet in slaagden de goederen te leveren, reageerden mensen uit de IT-wereld kwaad en zeiden dat het mislukken van een project niet alleen op hen neerkwam. Ze hadden gelijk; een IT-project hangt van veel meer af dan alleen de bekwaamheid van het IT-personeel. Als het bedrijf geen vakkundig personeel levert om de IT-ers te vertellen waar een nieuw computersysteem aan moet voldoen, moet men niet steil achterover vallen van verbazing als het geleverde systeem niet naar wens werkt.

Met dit boek kun je mislukkingen voorkomen, of dat nu bij IT-projecten is waar mislukking wel vaak in een bepaalde mate wordt gemeten, of bij bedrijfsprojecten waar de mislukking meestal niet eens aan het licht komt.

Na een groot onderzoek waarin een groot aantal mislukte IT-projecten boven water was gekomen, zei Bryan Cruickshank, hoofd informatie-risicobeheer bij KPMG in Groot-Brittannië: ‘Een blinde toepassing van methodologieën werkt meestal niet goed en is zeker niet iets wat je moet doen als je net van de universiteit komt.’

Daar ben ik het helemaal mee eens. Zo’n ‘blinde toepassing’ komt angstwekkend vaak voor, meestal doordat mensen domweg pagina voor pagina de handleiding volgen alsof elk project hetzelfde is, of door slechte cursussen waarbij je alleen het ‘wat’ van PRINCE leert en hoe je voor de PRINCE-examens slaagt.

In Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies ligt de nadruk op een praktische uitleg van de methode, met niet alleen het ‘wat’, maar ook het ‘hoe’ en ‘waarom’. Hiermee kun je de methode goed, met inzicht en dus succesvol toepassen. Voor de precieze details over het ‘wat’ moet je investeren in een PRINCE2-handleiding. Lees verder als je wilt weten hoe je PRINCE goed en constructief bij je projecten kunt toepassen.

VO

ORBEELD



Feit 2: We weten waarom projecten fout gaanIk geef hier een aantal belangrijke redenen waarom projecten mislukken . Zoals je ziet, is de lijst een beetje een open deur. Zie je dat we uit mede-dogen het woord ‘ze’ gebruiken in plaats van ‘je’? Jij hebt immers niets met deze problemen in jouw organisatie te maken, toch?

� Geen duidelijke doelen. Ze wisten niet precies waar het project over ging.

� Onrealistische fi nanciën. Ze konden zo’n groot project nooit met zo’n laag budget doen.

� Onrealistische bezetting. Ze konden zo’n groot project nooit met zo weinig personeel doen. Of misschien hadden ze genoeg personeel, maar realiseerden ze zich niet dat iedereen ook andere verantwoor-delijkheden had en maar tien procent van de tijd voor het project beschikbaar was; het projectteam was in feite maar een tiende van de verwachte grootte.

� Slechte communicatie. Niemand wist wat er van hem werd ver-wacht of wat er van de anderen werd verwacht, en niemand wist precies aan wie hij moest rapporteren en wie beslissingen mocht nemen.

� Slechte planning. Eigenlijk is dat nog zacht uitgedrukt. Bij veel pro-jecten is eigenlijk een totaal gebrek aan planning het probleem. Dan stuiten ze bij het project op problemen die ze tijdens de planning hadden kunnen ontdekken en oplossen.

� Geen doeltreffende voortgangsbewaking. Het project ontspoorde, maar niemand merkte het op, laat staan dat er iets aan gedaan werd.

� Onduidelijke scope. Niemand wist precies wat er wel of niet bij het project hoorde. Toen ze belangrijke zaken ontdekten waarover nog niet was gesproken, moesten ze deze erin opnemen. Omdat die niet in het oorspronkelijke plan zaten, liep het project uit en werd het budget overschreden.

� Geen wijzigingsbeheer. Ze voegden allerlei zaken toe en deden geen enkele moeite om te controleren of dat wel verstandig was of betaald kon worden, of de moeite of de kosten waard was. Dit staat bekend als ‘scope creep’. Soms wordt een project overbelast en om zeep geholpen door een opeenstapeling van oncontroleerbare, kleine veranderingen.

� Geen risicobeheer. Het project werd om zeep geholpen door iets wat ze duidelijk niet hadden voorzien, onder controle hadden of zelfs maar hadden kunnen voorkomen.

� Het project was niet echt een goed idee. Een manager zei dat hij het wilde, maar niemand besefte dat het veel meer zou kosten dan besparen.



Feit 3: We weten hoe we de meeste dingen kunnen voorkomenHet is jammer (of goed, als je vanuit PRINCE2 kijkt) dat problemen meestal heel simpel kunnen worden voorkomen. Dat veronderstelt weer dat PRINCE tamelijk simpel is, en dat is eigenlijk ook zo. Sommige onder-delen zijn wel behoorlijk gedetailleerd, omdat je met de methode ook heel grote zaken kunt aanpakken, maar echt moeilijk is het nooit. Mis-schien denk je nu: als het zo gemakkelijk is, waarom is niemand er dan eerder mee gekomen? Goede vraag. Maar gelukkig doet iemand dat nu.

Je kunt me hier van simplisme beschuldigen, maar als dat de ergste bele-diging is die ik ooit voor de voeten geworpen krijg, heb ik wel een heel gemakkelijk leven. Er zijn oplossingen voor de volgende problemen :

� Gebrek aan planning. Doe iets aan planning. PRINCE heeft hier een wat andere, maar echt doeltreffende aanpak voor. Verheug je maar vast op echt nuttige informatie in het hoofdstuk over planning (hoofdstuk 5).

� Gebrek aan duidelijke doelen. Stel duidelijke doelen vast. Sterker nog, laat het project niet van start gaan voordat de doelen helemaal duidelijk zijn én iedereen zich erin kan vinden.

� Gebrek aan risicobeheer. Doe iets aan risicobeheer. Nogmaals, in de methode zitten echt nuttige en eenvoudige technieken. Mis-schien heb je wel meer risicobeheer nodig dan deze methode aan-reikt, maar dan nog blijft het feit overeind dat het een uitstekende basis is.

� Gebrek aan een businesscase of projectverantwoording. Begin pas met het project tot uit de businesscase duidelijk blijkt dat het de moeite waard is. O ja, en schrijf dan ook echt een businesscase.

� Gebrek aan wijzigingsbeheer. Doe iets aan wijzigingsbeheer… Oké, je snapt het al.

Het probleem is dat hoewel de meeste mensen de meeste antwoorden zelf wel kunnen bedenken, ze lijken te denken dat ze dergelijke project-disciplines niet op ‘dit project’ hoeven toe te passen. Bij ‘dit project’ kunnen ze wel zonder. Fout, want alle mislukte projecten zijn ooit voor iemand ‘dit project’ geweest. Voor de grootste kans op projectsucces moeten deze handelingen een automatisme worden; het moet de manier worden waarop jouw organisatie projecten nu eenmaal doet.

Door de PRINCE-methode over te nemen en deze verstandig te gebrui-ken, kweek je een gewoonte en geniet je automatisch van de bescher-ming van een benadering waarmee je bekende projectproblemen kunt omzeilen. Eén bezwaar kan zijn dat de methode te veel tijd in beslag neemt – en tijd is van levensbelang bij ‘dit project’. Laat je daardoor niet uit het veld slaan. Je kunt PRINCE heel snel toepassen, maar hierop, en op nog veel meer problemen, gaan we in het deel van de tientallen verder in, het vierde deel van dit boek.



Feit 4: PRINCE is gratisEen ontstellend groot aantal organisaties zegt dat ze hun eigen stan-daard hebben om projecten te plannen en te sturen. Maar waarom zou je het wiel opnieuw uitvinden? Waarom zou je een eigen projectstandaard opstellen als er al een bewezen methode bestaat? Het echt goede nieuws is dat PRINCE in wezen gratis is . Wellicht wil je een handboek kopen en een (goede) cursus volgen, maar je hoeft niet te betalen om de methode te kunnen gebruiken. Je hoeft niemand om toestemming te vragen of geld te betalen om PRINCE te mogen gebruiken; je gebruikt het gewoon. Goed hè? Er zijn echter wel beperkingen op het gebruik van de naam en het logo en ook mag je de basisprincipes van de methode niet aan andere dingen toevoegen (het juridische mijnenveld van intellectueel eigendom en auteursrecht!), dus kijk uit.

Je leven vergemakkelijken met PRINCE2Ik geef veel PRINCE-cursussen. Eén van de dingen die ik vaak aan het begin van de cursus zeg is: ‘Waarom zou je aan PRINCE beginnen als je je projecten niet beter, sneller en gemakkelijker kunt plannen en sturen? Doe dan maar gewoon wat je zonder PRINCE zou doen.’

En daar gaat het om. Elke methode moet zich bewijzen, en dat lukt met deze zeker, mits met inzicht en verstandig gebruikt. PRINCE2 kan je leven om een heleboel redenen gemakkelijker maken, waarvan er veel later in dit boek worden onthuld. Maar hier zijn er al vast enkele.

Misschien heb je wel eens een prijsvraag gezien waarbij je een zin moest afmaken. Nou, hier is een zin met wat pakkende verkooppunten voor de PRINCE-methode.

PRINCE2 kan me helpen mijn projecten te plannen en te sturen omdat :

� ik een ‘controlelijstbenadering’ krijg om ervoor te zorgen dat ik op dit moment in het project aan alles heb gedacht;

� het een doeltreffende en logische benadering biedt bij het plannen, waardoor ik niets over het hoofd zie en het plan volledig is;

� het echt duidelijke rollen en verantwoordelijkheden vastlegt, wat goed van pas komt bij het voorkomen van misverstanden en com-municatieproblemen;

� het op belangrijke momenten managers inzet om duidelijke beslis-singen over het project te nemen, zoals of het wel moet doorgaan;

� ik dankzij PRINCE2 op bepaalde momenten bewust moet beslissen om door te gaan met het project, zodat ik niet maar gewoon op de automatische piloot doorga, ondanks dat het fout gaat;



� het een uiterst doeltreffend beheersinstrument heeft voor de voort-gangsbewaking van projecten. Dit instrument is op feiten gebaseerd, niet op schattingen van hoeveel procent van de activiteiten af zijn;

� risicobeheer hier standaard deel uitmaakt van het projectmanage-ment, zodat ik het niet vergeet;

� het ervoor zorgt dat het project wordt aangestuurd door een goed-gekeurde businesscase met meetbare voordelen;

� de businesscase regelmatig wordt bijgewerkt, dus als de omstandig-heden veranderen, bekijk ik alles opnieuw en zet ik misschien zelfs het project stop;

� het ervoor zorgt dat alle partijen met belangen in het project betrokken zijn bij het management ervan, dus de gebruikers én de leveranciers spelen een rol: iedereen die het projectwerk uitvoert;

� het ervoor zorgt dat één persoon uiteindelijk het project leidt, zodat het werk wordt gedaan en er niet om beslissingen heen wordt gedraaid;

� projectauditing is ingebouwd om ervoor te zorgen dat alles goed loopt en dat de managementinformatie over het project klopt;

� het kwaliteitsbeheer paart aan resultaten om het specifi ek en meet-baar te houden;

� het enorm fl exibel is en aangepast kan worden aan de grootte en het type van het project, en aan verschillende projectomgevingen. Het is geen ‘standaardaanpak’, aangezien projecten ook niet standaard zijn.

De lijst is nog veel langer. In het kort komt het erop neer dat PRINCE2 prima van pas komt bij je project, of het nu groot, klein of iets daartus-senin is, zolang je PRINCE maar begrijpt en verstandig gebruikt. PRINCE is echt doeltreffend en helpt je het werk te klaren als je het juist toepast. En het gebruik ervan hoeft niet veel meer te kosten dan de prijs van dit boek, dus het schrijven van je eigen methode blijft je bespaard!

In al die jaren dat ik PRINCE2 heb onderwezen, zowel aan zeer ervaren projectwerkers als aan volledig onervaren mensen, is er eigenlijk maar één persoon geweest die beweerde dat hij het niet nuttig vond. Ach ja, je kunt niet alles hebben!

Enkele misverstanden over PRINCE ophelderen

Als organisaties toch hun eigen projectmethode ontwikkelen, kan dat zijn vanwege misverstanden over PRINCE2, zoals :



� PRINCE is alleen voor grote projecten. Nee, in feite is het heel goed in te korten voor heel kleine projecten. Door zijn ontwerp kun je het bijvoorbeeld heel informeel gebruiken, dus alle rapporten kunnen mondeling worden uitgebracht.

� PRINCE is een methode die door de overheid is ontworpen voor overheidsprojecten. Dit betekent op zich nog niet dat je de methode niet ook voor niet-overheidsprojecten kunt gebruiken, maar eigen-lijk klopt deze bewering helemaal niet. De PRINCE-methode werd aanvankelijk door een bedrijf ontworpen en door de Britse overheid gekocht voor projectmanagement. Ook heeft PRINCE2 bij bedrijven de meeste ontwikkeling doorgemaakt, hoewel de overheid er wel voor heeft gezorgd dat het ook geschikt bleef voor overheidsprojec-ten.

� PRINCE brengt hoge overheadkosten met zich mee en is erg bureaucratisch. Nee en nee. Tenzij je het natuurlijk verkeerd toe-past. Als de mensen in het project het ‘bureaucratisch’ noemen, is dat in feite een van de eerste tekenen dat de methode fout wordt gebruikt . Als je aan een project werkt en je de woorden ‘PRINCE’ en ‘bureaucratie’ in één zin hoort, moet je je zorgen gaan maken.

� We hebben geen tijd voor PRINCE. Jawel hoor. Er is altijd tijd voor projectmanagement, of je moet graag de mist in willen gaan. Men-sen die dit zeggen, weten gewoon niet hoe ze de methode snel kun-nen toepassen.

Het hele project doorwerkenNet als een methode voor legpuzzels je helpt om een puzzel van begin tot eind te leggen, ‘loodst’ een methode voor projectmatig werken je door het project heen door je eraan te herinneren waar je op elk moment aan moet denken. PRINCE begint daar zelfs mee voordat het project start en gaat door tot en met het einde. Bij PRINCE worden acht processen gebruikt: nuttige controlelijsten voor wat je op acht beslismomenten moet doen (deze komen in deel II aan de orde; het planningsproces wordt in hoofdstuk 12 beschreven). Dit is heel nuttig, mits je iets in je achterhoofd houdt wat in dit boek telkens weer op verschillende manie-ren wordt benadrukt: een controlelijst betekent niet dat je ook alles moet doen. Vaak is dat wel zo, maar als je iets bij een bepaald project niet nodig hebt, gebruik dan in hemelsnaam je verstand en sla het over.


Inhoud in vogelvlucht - managementboek.nl · x Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies _____ Het...

Documents

Transcript of Inhoud in vogelvlucht - managementboek.nl · x Projectmanagement met PRINCE2 voor Dummies _____ Het...