Infovergadering 11-01-2013Structuur

Wettelijke Verplichtingen vzw

Voorzitter

Werner Keersmaekers

Ondervoorzitter

Danny De Coster

Secretaris

Tom Straetman

Penningmeester

Wim De Coster

Optioneel bestuurder (max

11)Rene Weckx

Volgens de statuten: minstens 4 en maximum 15 bestuurders

Functies• Voorzitter• Ondervoorzitter• Secretaris • Penningmeester

Deze raad van bestuur stelt een dagelijks bestuur aan.

Wettelijke Verplichtingen KBVB

Drie houders blauwe kaart

• Werner Keersmaekers• Danny De Coster• Tom Straetman

Eén verplichte functie:Gerechtigd Correspondent

Tom Straetman

Huidig dagelijks bestuur• Werner Keersmaekers

– Voorzitter– Financiën– Sponsoring

• Danny De Coster– Ondervoorzitter– Kantine– Evenementen

• Tom Straetman– GC/Secretaris – Algemene administratie– Evenemente– Kledij

• Wim De Coster– Samenwerking Jeugd– Paastornooi

• Dirk Palstermans– Sportief

Dagelijks bestuur

Functies / Taken• Voorzitter• Secretaris (Administratie)• Financiën• Kantine• Sport• Jeugd• Sponsoring• Niet-sportieve activiteiten• Sportmateriaal• Infrastructuur

Ideale structuur dagelijks bestuurVoorzitter

Ondervoorzitter Sportief

Jeugd Sport Sportmateriaal & Kledij

Ondervoorzitter Extra Sportief

Administratie Kantine Extrasportieve activiteiten

Sponsoring & PR Financiën Infrastructuur

Mogelijkheid tot oprichten tijdelijke werkgroepen zoals voor Paastornooi, renovaties etc…

Werkgroep Jeugd

Verantwoordelijke Jeugd

Jeugdcoördinator Jeugdsecretaris

• Aanstellen jeugdtrainers• Ondersteunen en opvolgen trainers• Organiseren trainingen• Opvolgen jeugdspelers isw met

trainers

• Aanstellen en opvolgen afgevaardigden

• Aansluiting jeugdspelers• Wedstrijdadministratie

• Speelkalenders• Kleedkamerverdeling• Wedstrijdbladen

• Interactie dagelijks bestuur• Recrutering• Interactie, opvolging en organisatie samenwerking

Werkgroep Sport

• Scouting– Intern, eigen jeugd– Extern

• Transfers• Aanwerven technische staf• Evaluatie trainerstaf en spelersgroep

Werkgroep Sportkledij & Matriaal

• Aanschaf kledij• Zorgen dat kledij aanwezig is wanneer nodig• Inventaris bijhouden• Contact wasserij • Aanschaf en beheer trainingsmateriaal• Aanschaf en beheer wedstrijd en trainingsballen• Beheer sleutels allerhande

Werkgroep Administratie• Algemene Administratie KBVB

– Wedstrijdformulieren– Ongevalformulieren– Transfers– Aansluitingen– Afschrijvingen– Trainerslijsten– ...

• Ledenadminstratie– Ledenlijsten– Lidgelden– Contactenbeheer

• Verslag vergadering• Archief documenten• Verzekeringen buiten KBVB• Opmaken facturen• Algemene Administratie• Correspondentie

Werkgroep Kantine

• Contacteren vrijwilligers• Opstellen werkschema’s• Beheer beschikbaarheid kantine• Bestellen bij leveranciers• Prijszetting• Stockopname• Onderhoud kantine

Werkgroep Extrasportieve activiteiten• Wat?

– Eetfestijnen– Feesten– Deelname aan braderijen, kerstmarkten...– ...

• Vaststellen kalender ES activiteiten• Algemene organisatie ES activiteiten

– Recruteren vrijwilligers– Opstellen werkschema’s– Communicatie (flyers, posters, facebook, mailings...) ism WG PR.– Evaluatie activiteiten

Werkgroep Sponsoring & PR• Sponsoring

– Bepalen prijzen sponsoring– Bepalen aard aangeboden sponsoring– Zoeken sponsors– Contact sponsors

• Contact met Pers• Contact met gemeente • Contact met andere verenigingen (Chiro, VHVH, scholen...)• Website & sociale medie (facebook, ...)• Externe communicatie (kalenders, activiteiten)

Werkgroep Financiën• Beheer van de inkomende en uitgaande financiën

– Opvolgen en betalen facturen leveranciers– Verzamelen en storten inkomende gelden (tap, inkom, activiteiten)– Opvolgen uitgaande facturen

• In samenspraak met andere werkgroepen opstellen begroting• Controle begroting• Boekhouding• BTW & Belastingsaangifte• Aangifte verdiensten spelers en trainers ism Sociaal Secretariaat• Rapportering aan dagelijks bestuur• Verdere administratie ivm financiën (neerleggen begroting bij

gemeente,...)

Werkgroep Infrastructuur• Onderhoud speelvelden• Onderhoud kleedkamers• Onderhoud domein• Speelklaar maken van speelvelden

– Gras maaien– Gras zaaien– Veld belijnen– Veld egaal maken– Veld bemesten– ...

• Herstelling infrastructuur• Aankoop onderhoudsmaterialen

Algemene taken dagelijks bestuur• Samenroepen vergadering• Communicatie van genomen beslissingen• Evaluatie en bijsturing van de algemene werking vd club en de

werkgroepen.• Beslissingen van zaken voorgesteld door werkgroepen of van

zaken die boven de bevoegdheid van de werkgroepen gaat• Afspraken maken van de autonome bevoegdheden van de

werkgroepen.

Samenstelling Dagelijks Bestuur• Voorzitter• Penningmeester (werkgroep financiën)• Gerechtigd correspondent (werkgroep administratie)• Verantwoordelijken overige werkgroepen

Toekomst Verbroedering Hofstade• Wat is er nodig om de club voort te zetten

– Mensen die verantwoordelijkheid willen nemen in het bestuur– Mensen die zich op regelmatige basis willen inzetten voor de club

• Toekomstperspectief– Is er nog een draagvlak: recrutering spelers, verderzetting A-ploeg met

eigen spelers?– Infrastructuur: door de financieel minder gunstige positie in de

voorbije jaren is de infrastructuur verouderd. Hier zijn inspanningen nodig, zal hiervoor de nodige financiële ruimte zijn?

Toekomst Verbroedering Hofstade• Wat is er nodig voor een fusie?

– Een degelijke fusiepartner.– Medewerkers die mee in de fusie willen stappen– Medewerkers die bepaalde taken uitvoeren op onze terreinen:

• Tappen• Onderhoud infrastructuur• Onderhoud velden

Toekomst Verbroedering Hofstade• Wat is er nodig om de club te beëindigen?

– Overleg met de gemeente over infrastructuur/velden– Vereffening vzw– Schrappen club bij de KBVB