Informatievoorziening van toezichthouders

PO-Raad/VTOI 3 maart 2011Harry van de Kant (bestuurder)

Achtergrond organisatie

Stichting (katholiek en interconfessioneel PO), per 1 januari 2009 ontstaan uit fusie van twee schoolbesturen regio Gouda

24 scholen (waaronder SBO en Leonardo) in 10 gemeenten

5.800 leerlingen en 570 personeelsleden (370 fte)

Eigen SWV WSNS en eigen expertisecentrum (+)

Omzet 28,5 mln. euro (inclusief 1 mln. WSNS)

Van 1 januari 2009 tot 1 januari 2011 toezichthoudend bestuur (7) en algemene directie (2)

Vanaf 1 januari 2011 Raad van Toezicht (5) en College van Bestuur (2)

Besturingsfilosofie: verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie leggen

Informatiekolom

Raad van Toezicht

College van Bestuur

School(omgeving)

Vragen als bestuurder

Welk bestuursmodel hanteren we (executief – toezichthoudend)?

Welke informatie heb ik nodig om de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de organisatie waar te maken?

Van wie heb ik die informatie nodig?

Welke informatie is relevant voor de toezichthouder?

Hoe voorkom ik dat de toezichthouder te afhankelijk is/wordt van mijn informatie (‘organiseer je eigen weerstand’)

Hoe voorkom ik dat er rolvervaging ontstaat tussen bestuur en toezichthouder?

Informatie naar CvB

Vanuit de school:

-Alle beleidsstukken van de school, jaarplan, jaarverslag, enquêtes, imago-

onderzoeken, resultaten, exploitatie, ken-/stuurgetallen, onderzoeken, et cetera

-gesprekken met personeel, bijwonen teamvergadering, MR, schoolbezoek

-Twee keer per jaar dagdeel rapportage directie – CvB

Rondom de school:

-ouders, Inspectie, BSO, partners brede school, ambulant begeleiders,

gemeente, SBD, Arbo Unie, voortgezet onderwijs, et cetera

Rondom de organisatie:

-Administratiekantoor, accountant, DUO, OCW, regionale partners, landelijke

organisaties, et cetera

Vragen toezichthouder

Welke informatie heb ik nodig om adequaat toezicht uit te kunnen oefenen op de organisatie (informatie achteraf / vooruitblik op

ontwikkelingen)?

Van wie heb ik die informatie nodig?

Frequentie van informatievoorziening en vorm waarin dit verstrekt wordt?

Hoe houden we de rolverdeling tussen bestuur en toezichthouder scherp?

Houvast: toezichtkader

In beeld brengen van de domeinen/objecten van toezicht (bijvoorbeeld aan de hand van vragen en informatiebronnen)

Formuleren van prestatie-indicatoren, ken- en stuurgetallen

Bepalen van de frequentie van informatieverstrekking en de wijze waarop/door wie dit verstrekt wordt

Bepalen van de wijze waarop de informatie intern en extern verspreid wordt

Informatie naar RvT

Bestuursrapportage (per kwartaal) waarin alle domeinen, overlegorganen en externe ontwikkelingen aan de orde komen

Begroting, jaarverslag, accountantsrapportage

Strategisch beleidsplan (uitwerking in jaarplan)

Ontwikkelingen (inrichten expertisecentrum, passend onderwijs, omgaan met krimp, dagarrangementen, et cetera)

Actuele ontwikkelingen (sluiting school, conflicten, scholen in de media)

Onderwijsresultaten en kwaliteitskaart scholen

Nieuwsbrief (wekelijks), personeelsblad, website (download)

Toezichtkader : ontbreekt informatie/is aanpassing nodig?

Interne informatiebronnen

Bestuur (openheid, vertrouwen, integriteit)

Directeuren/middenmanagement (gesprek 1x per jaar)

Medezeggenschapsorga(a)n(en) (gesprek 1x per jaar)

Personeel (enquêtes)

Schoolbezoeken

Stafmedewerkers (waaronder controller)

Uit bovenstaande geledingen wordt ook informatie verzameld voor het functionerings-/beoordelingsgesprek met bestuursleden

Externe informatiebronnen

Accountant (jaarrekening: mondelinge toelichting op rapportage)

Administratiekantoor (mondelinge toelichting begroting/jaarrekening)

DUO

Inspectie van het onderwijs (1x per twee jaar)

Ouders (enquêtes)

Regionale partners (onderwijs, gemeenten, welzijn, SBD)

Media

Spanningsvelden (gesprekspunten)

Toezichthouder verzamelt informatie bij anderen in afwezigheid van het bestuur

Toezichthouder wordt benaderd buiten het bestuur om

Toezichthouder verzamelt informatie over het functioneren van het bestuur (vanuit de werkgeversrol/

het toezichtkader)

Karakter van advies (is duidelijk wat wel/niet geaccepteerd wordt?)

De Groeiling, stichting voor katholiek en interconfessioneel primair onderwijs

Aalberseplein 5 te Gouda

Postbus 95, 2800 AB Gouda

Telefoon: 0182 – 670051

E-mail: secretariaat@degroeiling.nl

Website: www.degroeiling.nl