Pure implementatie Tilburg University

Jola G.B. Prinsen, project manager Library & IT Services

4 april 2014

2

Inhoudsopgave

• Opmerkingen vooraf

• Implementatieproject

o Synchronisatie van organisatie- en personeelsdata

o Legacy import

o In productie

o Andere zaken

• Atira en Pure

• Leerpunten

3

Tilburg University

• Tilburg University

o 5 schools: economics and management, law, social and behavioral sciences, humanities, catholic theology

o Graduate schools en een business school

o 1.200 wetenschappers

4

• Huidige landschap

• Metis

• Repository in ARNO

• Bevat alle Metis publicaties

• Plus handmatig ingevoerd materiaal

• Contract met Atira

• Implementatie

• Standard portal

• Onderhoudscontract

Vooraf…

Toekomstige landschap

5

SAP HR Puremedewerkers

Web of Science

publicatie dataDAI/NTA

NARCIS

NOD (KNAW)

onderzoekers nummers

publicaties

projecten

Datawarehouse

nnb

WCL

publicaties

WCL - World Cat LocalE & E - Experts en Expertise

DAI – Digitale Auteur IdentifierNOD - Nederlandse Onderzoekers Databank

NTA - Nederlandse Thesaurus van AuteursnamenKNAW - Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen

DRIVER - Digital Repository Infrastructure Vision for European Research.

DRIVER

E&E (Webwijs)

publicaties

6

Implementatieproject

7

Organisatie

• Stuurgroep

• Executive: directeur LIS

• Een senior user van elke faculteit; soms directeur

• Projectgroep

• Functioneel beheerder Metis

• Technisch projectleider

• DBA legacy import

• Tweewekelijks overleg met de facultaire Metis-beheerders

8

Projectplanning

Project initialisatie

4/2013-6/2013

Installatie

6/2013-7/2013

Sync en import

7/2013-2/2014

Output services

11/2013-3/2014

Productie, voorlichting, organisatie

3/2014

Go live, afbouwen en einde project

4/2014

9

Synchronisatie organisatie- en personeelsdata

10

Organisatie- en personeelsdata

IDM

PGPRD

PGPRD = Oracle tabellen van waaruit enkele applicaties geprovisioned worden

Sync van organisatiedata

• Via views (volgens format Atira)

• Selectie

• Organisatieonderdelen waar WP aan verbonden is

• Uitdagingen

• Goede mapping Metis - SAP-HR

• Uit de pas lopen van organogram SAP-HR en Metis

• Naamswijzigingen in SAP-HR

• Historie van organisatie

11

Sync van personeelsdata – selectie

• Uit SAP-HR:

• Alle WP in loondienst

• Subgroepen van WP niet in loondienst, bijv.

• Externe en beurspromovendi, emeriti, bijzonder en onbezoldigd hoogleraren, gastonderzoekers

• Uit Metis/oud P-bestand:

• WP-ers die niet in SAP-HR zitten, bijvoorbeeld

• Oud-werknemers, externe en beurspromovendi

• Combi – niet gedaan, moet handmatig

12

Sync van personeelsdata – uitdagingen

• Selectie – trial and error

• Nieuwe PNIL subcodes in SAP-HR

• WP-ers uitzendbureau

• Gedetacheerde WP-ers

• Universiteits-brede wijzigingen workflow HR

• Externe en beurspromovendi

• Nieuwe subcodes

• Voorvoegsels – is Pure niet op ingericht

• Voorkeursnamen – wel in Metis, niet altijd in SAP-HR

13

14

Legacy import

Soorten legacy import

• Publicaties -> uit ARNO (repository)

• Activiteiten -> uit Metis, via ARNO

• Projecten -> uit Metis

• Onderzoeksgroepen -> uit Metis

Niet ingelezen, moet handmatig

• Weinig voorkomende activiteiten

• Weinig voorkomende documenttypen

15

16

• Bronbestand is ARNO

• Mapping en geen views

• Uitdaging

• Externe publicaties

• Kon Pure nog niet mee omgaan (nu wel)

• Juridische annotaties

• Heeft Pure geen data model voor

Legacy import – publicaties (1)

Click icon to add picture

17

Legacy import – publicaties (2)

• Uitdagingen (vervolg)

• Overeenstemming met RUG over publicatiecategorieën SEP – allebei water bij de wijn

• Correctie bronbestanden

• Lege verplichte velden

• Inconsequente invoer

• Creatief gebruik van velden

• Mapping

18

Legacy import – activiteiten

• Via views (volgens format Atira)

• Uitdagingen

• Activity/event data model Pure uitgebreider dan Metis

• Verplichte data ontbreekt

• Mapping is extra lastig

• Veel handmatige correcties

• Veel activiteiten handmatig invoeren

• Metis activiteiten nog niet in ARNO

• Aanvullende conversie Metis -> ARNO

19

Legacy import – oz-groepen en projecten (1)

• Analyse: oz-codes representeren in Metis

• Departementen – uit SAP-HR via sync

• Onderzoeksgroepen – legacy import vanuit Metis

• Projecten – legacy import vanuit Metis

20

Legacy import – oz-groepen en projecten (2)

• Hoeveelheid mapping werk

• Eerst: lopende oz-groepen/projecten

• Daarna: afgesloten oz-groepen/projecten

• SAP-HR parents bepalen

• Niet altijd consequent ingevoerd in Metis

• Begin-/einddatum van oz-groepen niet in Metis

• Bepaald o.b.v. beslisregels

21

In productie

22

Uitrol in de schools

• Instructie en voorlichting

• Handleiding, FAQ, website, nieuwsberichten gereed

• Eerste show & tell sessie is projectactiviteit; daarna in de lijn

• Invoeren na go live

• Theologen – alle wp-ers gaan invoeren vanaf go live

• Geesteswetenschappen – wp -ers bij twee van de drie departementen gaan zelf invoeren vanaf go live

• Rechten – wp-ers gaan zelf invoeren vanaf oktober 2014

• Economen – early adopters mogen zelf invoeren, rest invoer gebeurt door secretaresses en studentassistenten

• Gedragswetenschappen – invoer door de Pure coördinator

23

• Veel werk!

• Niet ingelezen activiteiten en projecten invoeren

• Records corrigeren

• Duplicates mergen

Dagelijkse stand-up meetings

Activiteiten tussen in productie en go live

24

Andere zaken

25

Output services en rapportages

• Output services

• OAI-PMH output voor WorldCat

• DIDL-MODS (NL-DIDL) voor NARCIS (samen met RUG)

• Pure web services voor

• Publicatielijsten op TiU’s website

• RSS

• Rapportages

• Rapportdefinities voor SEP en andere rapportages

• Workaround voor input FTE – SharePoint en Excel

26

Toekomst – vervolgproject(en)

• Eerste prioriteit

• Organisatie synchronisatie verbeteren

• Advanced portal en biblimetrics module implementeren

• Nog meer WP-ers gaan invoer zelf doen

• Eventueel

• Press clippings door TiU communicatieteam

• Door Atira te ontwikkelen

• SEP module

• Graduate module

• Goede oplossing voor input FTE

• Documenttype voor juridische annotaties

27

Atira en Pure

28

Atira – het bedrijf en de implementatie

• Veel ervaring – 100+ eerdere implementaties

• Implementatieproject zeer goed georganiseerd

• Start-up workshop

• Views en handleidingen via wiki

• JIRA voor issues

• Duidelijke error logs

• Iteratieve methode (maar botst soms met Prince 2 methode)

• Prettige samenwerking

• Vaste projectmanager en IT-er

• Tweewekelijks overleg

• Snelle reactie

• Eerlijk

29

Pluspunten• Zeer gebruikersvriendelijk

• Goede faciliteiten voor data beheer

• Workflow

• Extra modules, bijvoorbeeld voor metrics

• Applicatiebeheer uit te besteden

• Goedkoper dan Metis voor Tilburg als kleine universiteit

Minpunten• Vergt zware dedicated

machine

• Gaat niet efficiënt om met database

• Geen faciliteiten voor input FTE

• Customizen reports (SEP) nog niet mogelijk

Pure – het systeem

30

Metis• Nationaal

• Ouderwetse Windows interface

• Geen makkelijke invoer

Pure• Internationaal

• Moderne web interface

• Eenvoudige invoer d.m.v.

• Automatisch aanvullen van ingevoerde tekst

• Titels ontlenen aan en profielen in WoS, PubMed, etc.

• Identificeren van dubbele titels

• Inlezen van RIS/TeX files

Verschillen Metis en Pure (1)

31

Metis• Geen check copyright fulltext

in SHERPA/RoMEO

• Geen externe publicaties

• Geen web services

• Geen portal

• Standaard publicatielijsten uit de TiU repository

• Faciliteiten input FTE

• Uitbesteden beheer duur

• Kostenverdeelmodel ongunstig voor kleine universiteit

Pure• Wel check copyright fulltext in

SHERPA/RoMEO

• Wel externe publicaties

• Wel web services

• Wel portal

• Maatwerk publicatielijsten rechtstreeks uit Pure

• Geen faciliteiten input FTE

• Uitbesteden beheer betaalbaar

• Jaarlijkse kosten zijn lager

Verschillen Metis en Pure (2)

32

Leerpunten

33

Leerpunten (1)

• Standard portal is ECHT standaard

• Planning in offerte Atira is te optimistisch

• Verkeerd gecalculeerde aantal users leidt tot hogere structurele kosten

• Volg de hardware-eisen van Atira

• Goede HR planning in project loont

• Goede afbakening scope loont

• Maak bewuste keuze tussen een zorgvuldige analyse en trial and error (iteratieve methode Atira)

34

Leerpunten (2)

• Corrigeer bronbestanden vóór legacy import

• Test systematisch. Testers hebben sturing nodig

• Groepsgewijs bespreken openstaande issues kost tijd, maar werkt

• Voer geen last minute wijzigingen door in mapping/sync/import

• Accepteer werk na go live

• Trek samen op met andere Nederlandse Pure universiteiten

35

Jola Prinsen

Project manager

Tilburg University

Library & IT Services

jola.prinsen@tilburguniversity.edu

Vragen? Meer informatie?