IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA …

IMPLEMENTACIOacuteN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA EMCICOS

LUIS ALEJANDRO RUIZ PINILLA

VIVIAN YASNITH ESCOBAR OLAYA

YUDIS YANEHT PALACIOS VALVERDE

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIOacuteN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTAacute DC - 2018

II

Implementacioacuten SAP Business One





Trabajo de grado para obtener el tiacutetulo de Especialistas en Gerencia de Proyectos

Asesor ING MARIacuteA CRISTINA ZAPATA O





III


Nota de aceptacioacuten

_________________________________

_________________________________

_________________________________

_________________________________

Asesor de Proyecto de Grado

_________________________________

Jurado

_________________________________

Jurado

Bogotaacute D C Junio de 2018

IV


Contenido

1 Antecedentes 22

11 Descripcioacuten organizacioacuten fuente del problema o necesidad 22

111 Descripcioacuten general ndash marco histoacuterico de la organizacioacuten 22

112 Direccionamiento estrateacutegico de la organizacioacuten 23

113 Objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten 25

114 Poliacuteticas institucionales 26

1141 Clientes 26

1142 Accionistas 26

1143 Talento humano 26

1144 Proveedores 26

1145 Estado 27

1146 Medio ambiente 27

1147 Gestioacuten del riesgo y seguridad 27

1148 Seguridad y salud en el trabajo 27

1149 Responsabilidad social 28

115 Misioacuten Visioacuten y Valores 28

1151 Misioacuten 28

1152 Visioacuten 29

1153 Valores 29

V


116 Estructura organizacional 29

117 Mapa estrateacutegico 30

118 Cadena de valor de la organizacioacuten 31

12 Caso de negocio (Business Case) 32

121 Antecedentes del problema 33

122 Descripcioacuten del problema (Problema de Negocio) - Aacuterbol de problemas 34

123 Objetivos del proyecto (General y Especiacuteficos) - Aacuterbol de Objetivos 35

1231 Objetivo General 35

1232 Objetivos Especiacuteficos 35

1233 Aacuterbol de objetivos 37

124 Descripcioacuten de alternativas 38

1241 SAP Business One 39

1242 EPICOR - Business Management Software to Fit Your Industry 40

1243 Microsoft Dynamics 42

125 Criterios de seleccioacuten de alternativas 44

126 Anaacutelisis de alternativas 45

127 Seleccioacuten de alternativa 49

128 Justificacioacuten del proyecto 51

13 Marco metodoloacutegico para realizar trabajo de grado 52

131 Tipos y meacutetodos de investigacioacuten 52

132 Herramientas para la recoleccioacuten de informacioacuten 53

VI


133 Fuentes de informacioacuten 55

134 Supuestos y restricciones para el desarrollo del trabajo de grado 55

1341 Supuestos 55

1342 Restricciones 55

135 Marco conceptual referencial (ldquomarco teoacuterico relacionado con proceso o bien o

producto o resultado del proyecto formuladordquo) 56

2 Estudios y evaluaciones 68

21 Estudio de Mercado 68

211 Poblacioacuten 68

212 Dimensionamiento demanda 70

213 Dimensionamiento oferta 71

214 Competencia - Precios 72


2142 EPICOR 73


215 Punto equilibrio oferta ndash demanda 74

22 Estudio Teacutecnico 74

221 Disentildeo conceptual del proceso o bien o producto 74

222 Anaacutelisis y descripcioacuten del proceso o bien o producto o resultado que se desea obtener o

mejorar con el desarrollo del proyecto 82

2221 Alcance de la solucioacuten 82

VII


2222 Beneficios 84

2223 Funcionalidades SAP on HANA 86

223 Anaacutelisis ciclo de vida del producto o bien o servicio o resultado (EcoIndicador 99 ISO

1404044TR14047 y PAS 2050) 88

224 Definicioacuten de Tamantildeo y Localizacioacuten del proyecto 89

225 Requerimiento para el desarrollo del proyecto (equipos Infraestructuras personal e

insumos) 90

226 Mapa de procesos de la organizacioacuten con el proyecto implementado 92

227 Teacutecnicas de prediccioacuten (cuantitativa cualitativa) para la produccioacuten de bien y la oferta

de servicios generados por el proyecto 94

23 Estudio econoacutemico y financiero 96

231 Estimacioacuten de los Costos de Inversioacuten del Proyecto 96

232 Definicioacuten de Costos de Operacioacuten y Mantenimiento del Proyecto 97

233 Flujo de Caja del Proyecto Caso 97

2331 Flujos de Caja para Cuota Fija para Capital 97

2332 Flujos de Caja para Leasing 98

234 Determinacioacuten del costo de capital fuentes de financiacioacuten y uso de fondos 98

235 Evaluacioacuten Financiera del proyecto (indicadores de rentabilidad o de beneficio-costo o

de anaacutelisis de valor o de opciones reales) 99

2351 Anaacutelisis Beneficio Costo 100

236 Anaacutelisis de sensibilidad 100

VIII


24 Estudio Social y Ambiental 101

241 Descripcioacuten y categorizacioacuten de impactos ambientales 102

2411 Anaacutelisis de Entorno 102

2412 Ciclo de Vida del Producto 103

2413 Matriz PESTLE 105

2414 Anaacutelisis Matriz RAM 110

2415 Matriz RAM de Sostenibilidad Ambiental 118

2416 Conclusiones del Anaacutelisis de Entorno 118

242 Flujo de Entradas y Salidas 119

243 Matriz P5 120

244 Caacutelculo de la Huella de Carbono 120

245 Caacutelculo de la Hiacutedrica 120

246 Conclusiones del Anaacutelisis de Impacto 120

247 Estrategias de Mitigacioacuten de Impacto Ambiental 121

2471 Objetivos 123

2472 Metas 123

2473 Indicadores de Sostenibilidad 126

2474 Seguimiento 127

3 Inicio y planeacioacuten del proyecto 129

31 Aprobacioacuten del proyecto (Project Charter) 129

32 Identificacioacuten de los Interesados 135

IX


33 Plan de Gestioacuten de Alcance 137

331 Project Scope Statement (Acta de Declaracioacuten de Alcance) 139

332 Matriz de Trazabilidad de Requisitos 146

333 Acta de Cierre 148

334 Liacutenea Base de Alcance 153

3341 Estructura Desglosada de Trabajo ndash EDT 153

335 Diccionario de la EDT 156

34 Plan de Gestioacuten del Cronograma 172

341 Listado de Actividades y Liacutenea Base de Tiempo 175

342 Diagrama de Red 176

343 Cronograma 177

344 Nivelacioacuten de recursos y uso de recursos 177

35 Plan de Gestioacuten de Costo 178

351 Liacutenea base de costos ndash liacutenea base 180

352 Presupuesto por Recursos y Fases 181

353 Estructura de desagregacioacuten de recursos ReBS y Estructura de Desagregacioacuten de

Costos CBS 183

354 Indicadores de medicioacuten de desempentildeo 183

355 Aplicacioacuten teacutecnica del valor ganado con curvas S avance 184

36 Plan de Gestioacuten de Calidad 185

361 Especificaciones teacutecnicas de requerimientos 188

X


3611 Poliacutetica de calidad 188

3612 Objetivos de calidad del proyecto 189

3613 Alcance del Plan de Calidad 189

3614 Planificacioacuten de la Calidad 190

362 Herramientas de mejora y aseguramiento de los criterios de calidad 196

363 Formato Inspecciones 200

364 Formato Auditorias 200

365 Listas de verificacioacuten de entregables 201

37 Plan de Gestioacuten de Recursos Humanos 206

371 Definicioacuten de Roles y Responsabilidades 208

372 Matriz de Asignacioacuten de Responsabilidades (RACI) 210

373 Histograma y Horario de Recursos 214

374 Plan de Capacitacioacuten y Desarrollo del Equipo 215

375 Esquema de contratacioacuten y liberacioacuten de personal 216

376 Definicioacuten de indicadores de desempentildeo del equipo y esquema de incentivos y

recompensas 217

3761 Indicadores de Gestioacuten 217

3762 Esquema de incentivos y recompensas 218

38 Plan de Comunicaciones 218

381 Sistema de informacioacuten de comunicaciones 221

3811 Documentacioacuten del Proyecto 226

XI


3812 Canales de Comunicacioacuten 227

3813 Control del Proyecto y Manejo de Inquietudes 228

382 Matriz de comunicaciones 230

39 Plan de Gestioacuten del Riesgo 233

391 Identificacioacuten de riesgos y determinacioacuten de umbral 234

392 Risk Breakdown Structure -RiBS 237

393 Anaacutelisis de riesgos del proyecto (cualitativo y cuantitativo) debe evidenciarse la

aplicacioacuten y caacutelculo del valor Econoacutemico esperado 237

3931 Cualitativo 237

3932 Cuantitativo 238

394 Matriz de riesgos 239

395 Plan de respuesta a riesgo 239

310 Plan de Gestioacuten de Adquisiciones 240

3101 Definicioacuten y criterios de valoracioacuten de proveedores 242

31011 Definicioacuten de las Adquisiciones 246

31012 Criterios de Decisioacuten 248

3102 Seleccioacuten y tipificacioacuten de contratos 250

3103 Criterios de contratacioacuten ejecucioacuten y control de compras y contratos 251

31031 Registro de Riesgos de las Adquisiciones 252

31032 Determinacioacuten de Costos 252

31033 Documentacioacuten Normalizada 253

XII


31034 Restricciones de las Adquisiciones 254

31035 Proceso de Aprobacioacuten 255

31036 Gestioacuten del Vendedor 256

31037 Meacutetricas de desempentildeo 259

3104 Cronograma de compras con la asignacioacuten de responsable 260

311 Plan de Gestioacuten de Interesados 260

3111 Identificacioacuten y categorizacioacuten de interesados 262

3112 Matriz de interesados (Poder ndashInfluencia Poder ndash impacto) 265

3113 Matriz dependencia ndash influencia 274

3114 Matriz de temas y respuestas 275

3115 Formato para la resolucioacuten de conflictos y gestioacuten de expectativas 281

31151 Resolucioacuten de Conflictos 281

4 Referencias 284

XIII


Lista de Tablas

Tabla 1 Comparacioacuten de empresas consultoras 45

Tabla 2 Presupuesto SAP Business ONE 72

Tabla 3 Presupuesto EPICOR 73

Tabla 4 Presupuesto Microsoft Dynamics 73

Tabla 5 Detalle de costos fijos y variables 74

Tabla 6 Especificaciones teacutecnicas de servidores 90

Tabla 7 Usuarios involucrados con el producto 91

Tabla 8 Estudio de variables anaacutelisis cualitativo 94


Tabla 10 Matriz PESTLE 106

Tabla 11 Identificacioacuten de Amenazas - Matriz RAM de Sostenibilidad Ambiental 110

Tabla 12 Probabilidad de Ocurrencia de Amenazas - Matriz RAM de Sostenibilidad

Ambiental 111

Tabla 13 Identificacioacuten de Riesgos ndash Fase de Alcance 112

Tabla 14 Identificacioacuten de Riesgos ndash Fase de Ejecucioacuten 113

Tabla 15 Valoracioacuten de la Vulnerabilidad del Riesgo 114

Tabla 16 Valoracioacuten de Riesgos ndash Fase de Alcance 114

Tabla 17 Valoracioacuten de Riesgos ndash Fase de Ejecucioacuten 115

XIV


Tabla 18 Acciones de Tratamiento del Riesgo ndash Fase de Alcance 116

Tabla 19 Acciones de Tratamiento del Riesgo ndash Fase de Ejecucioacuten 117

Tabla 20 Estrategias de Sostenibilidad por Aacutereas 122

Tabla 21 Indicadores de Sostenibilidad 126

Tabla 22 Actividades de Seguimiento 127

Tabla 23 Matriz de Trazabilidad de Requisitos 146

Tabla 24 Tiempo mensual de dedicacioacuten empleado en el proyecto 177

Tabla 25 Liacutenea Base de Costos 180

Tabla 26 Costo por Recursos 181

Tabla 27 Costo por Fases 182

Tabla 28 Rol de los Interesados 190

Tabla 29 Procedimientos para la Calidad de Entregables 192

Tabla 30 Meacutetricas de Calidad 194

Tabla 31 Liacutenea Base de Calidad 195

Tabla 32 Listas de Verificacioacuten de Entregables 201

Tabla 33 Rol y Responsabilidades de los Interesados 208

Tabla 34 Matriz de Asignacioacuten de Responsabilidades (RACI) 211

Tabla 35 Plan de Capacitacioacuten 215

Tabla 36 Esquema de contraccioacuten y liberacioacuten de personal 216

Tabla 37 Indicadores de Recursos Humanos 217

XV


Tabla 38 Plan de Gestioacuten de Comunicaciones 221

Tabla 39 Cronograma de Comunicaciones 230

Tabla 40 Identificacioacuten de riesgos 235

Tabla 41 Determinacioacuten de umbral 237

Tabla 42 Tabla de Impacto 238

Tabla 43 Definicioacuten de las Adquisiciones 246

Tabla 44 Criterios de Decisioacuten 248

Tabla 45 Gestioacuten del Vendedor 256

Tabla 46 Meacutetricas de Desempentildeo 259

Tabla 47 Cronograma de Compras 260

Tabla 48 Categorizacioacuten de Interesados 262


Tabla 50 Identificacioacuten de interesados 265

Tabla 51 Matriz dependencia - influencia 274

Tabla 52 Respuesta Organizacional 275

Tabla 53 Madurez del Tema 276

Tabla 54 Matriz de Temas y Respuestas 277

Tabla 55 Estrategia Seguacuten Impacto Soporte y Bloqueo 278

Tabla 56 Formato para la Resolucioacuten de Conflictos 283

XVI


Lista de Figuras

Figura 1 Ciclo Gestioacuten ndash Demanda 23

Figura 2 Ciclo Abastecimiento 24

Figura 3 Ciclo Servicios Posventa 25

Figura 4 Estructura organizacional de EMCICOS 30

Figura 5 Mapa estrateacutegico de EMCICOS 31

Figura 6 Cadena de valor de EMCICOS 32

Figura 7 Aacuterbol de problemas 34

Figura 8 Aacuterbol de objetivos 37

Figura 9 Efectos en la productividad empresarial a partir de la incorporacioacuten de ERPacutes 38

Figura 10 Objetivos y estrategias del negocio 40

Figura 11 Proceso de negocio EMCICOS 49

Figura 12 Cadena de valor 51

Figura 13 Ejemplo formatos de alcances 55

Figura 14 Segmentos de la industria SAP Business One 69

Figura 15 Posicionamiento de SAP Business One a nivel Mundial 70

Figura 16 Ciclo de Vida del Producto 89

Figura 17 Diagrama infraestructura servidores 90

Figura 18 Equipo de trabajo 91

XVII


Figura 19 Proceso de negocio EMCICOS con implementacioacuten SAP Business One -

abastecimiento 93

Figura 20 Proceso de Negocio EMCICOS con implementacioacuten SAP Business One ndash

Demanda 93

Figura 21 Proceso de negocio EMCICOS con implementacioacuten SAP Business One - Servicios 94

Figura 22 Flujos para Cuota Fija para Capital 97

Figura 23 Flujos de Caja para Leasing 98

Figura 24 Definicioacuten y Anaacutelisis del Entorno 104

Figura 25 Definicioacuten del Entorno por Niveles 105

Figura 26 Fases a Evaluar en el Anaacutelisis de Matriz RAM 112

Figura 27 Flujo de Entradas y Salidas del Proyecto 119

Figura 28 EDT Implementacioacuten SAP Business One 153

Figura 29 Fases de Preparacioacuten y Alcance 154

Figura 30 Fase Realizacioacuten 154

Figura 31 Fase Final 155

Figura 32 Fase Salida en Vivo 155

Figura 33 Diagrama de Red Proyecto Implementacioacuten de SAP Business One 176

Figura 34 Estructura de desagregacioacuten de recursos 183

Figura 35 Curva S de Avance 184

Figura 36 Flujograma del Procesos de Recoleccioacuten de Informacioacuten Fase de Alcance 198

XVIII


Figura 37 Roles y Responsabilidades por Fase del Ciclo de Vida del Proyecto 210

Figura 38 Histograma de Recursos Humanos 214

Figura 39 Canales de Comunicacioacuten 228

Figura 40 Proceso de Aprobacioacuten de Adquisiciones 255

Figura 41 Matriz de Temas y Respuestas 277

Figura 42 Etapas de la resolucioacuten de Conflictos 282

Figura 43 Resolucioacuten de Conflictos 282

XIX


Lista de Anexos

Anexo A - Matriz RAM de Sostenibilidad Ambiental 290

Anexo B - Matriz P5 293

Anexo C - Caacutelculo de la Huella de Carbono 295

Anexo D - Caacutelculo de la Hiacutedrica 297

Anexo E - Lista de Actividades Implementacioacuten SAP Business One 298

Anexo F - Diagrama de Gantt 304

Anexo G - Project Implementacioacuten SAP Business One 310

Anexo H - Indicadores de desempentildeo 316

Anexo I - Formatos de Auditoria Interna 317

Anexo J - Risk Breakdown Structure -RiBS 324

Anexo K - Matriz de riesgos 326

20


Resumen

El presente proyecto de grado tiene como principal objetivo presentar la implementacioacuten de

una solucioacuten de integral software (un sistema ERP - Planeacioacuten de Recursos Empresariales) para

suplir las necesidades de la organizacioacuten en todo el proceso de negocio que lo ayude a alcanzar

sus metas La implementacioacuten un ERP de SAP Business One en la Empresa EMCICOS busca la

integracioacuten de procesos y mejora continua de todas las actividades involucradas en la ejecucioacuten

diaria de sus labores para ofrecer productos y servicios con altos estaacutendares de calidad para

lograr asiacute la satisfaccioacuten de sus clientes Los elementos y herramientas que se han tenido en

cuenta para la elaboracioacuten de este trabajo son el estudio del mercado en empresas de tecnologiacutea

en desarrollo instalacioacuten y comercializacioacuten de software el estudio teacutecnico el estudio

econoacutemico ndash financiero y el estudio social y ambiental junto con el anaacutelisis y desarrollo de los

planes de gestioacuten de alcance del cronograma del costo de calidad de recursos humanos de

comunicaciones del riesgo de adquisiciones y de interesados

Palabras calves

Implementacioacuten Integracioacuten Procesos Productividad Informacioacuten

21


Abstract

The present project of degree has as main objective to present the solution of a solution of

integral software for the needs of the organization in all the business process that help him to

reach his goals The implementation of an ERP of SAP Business One in the Company

EMCICOS seeks the integration of processes and continuous improvement of all the activities

involved in the daily execution of its services for products and services with high quality

standards thus the customer satisfaction The elements and tools that have been taken into

account for the preparation of this work are the study of the market in technology companies in

development installation and marketing of software technical study economic-financial study

and social and environmental study together with the analysis and development of management

plans scope schedule cost quality human resources communications risk procurement and

stakeholders

Keywords

Implementation Integration Processes Productivity Information

22


1 Antecedentes

11 Descripcioacuten organizacioacuten fuente del problema o necesidad

La siguiente informacioacuten se tomoacute de la paacutegina web de la Empresa Comercializadora de

Instrumentos consumible y software Ltda ndash EMCICOS (wwwemcicoscomco)

111 Descripcioacuten general ndash marco histoacuterico de la organizacioacuten

EMCICOS es una compantildeiacutea familiar con maacutes de 20 antildeos experiencia en la comercializacioacuten

de instrumentos consumibles software de soporte teacutecnico y analiacutetico para laboratorios de

diferentes sectores

Las herramientas destinadas a brindar soluciones integrales a usuarios de productos

analiacuteticos son referencia para un desempentildeo confiable consistente y conveniente para el

laboratorio

En EMCICOS se entiende que hay una necesidad creciente por la validacioacuten de procesos

meacutetodos y el cumplimiento de conformidad El soporte y el servicio al cliente son prioridad asiacute

que se ofrecen procesos de Calificacioacuten de la Instalacioacuten y Calificacioacuten Operativa de manera

integral para los clientes que deseen incluir evidencias de conformidad en sus aplicaciones

analiacuteticas

Los procesos de IQOQ estaacuten disentildeados para cada configuracioacuten y le brindan una solucioacuten

eficiente para lograr y mantener la conformidad de sus sistemas

Ademaacutes de que el grupo de Ingenieros de Servicio exclusivos han sido debidamente

entrenados para completar los procedimientos de Calificacioacuten tambieacuten se les facilita la

documentacioacuten relacionada aseguraacutendole evidencias adecuadas de conformidad

23


112 Direccionamiento estrateacutegico de la organizacioacuten

El direccionamiento estrateacutegico es la orientacioacuten que permite planear hacer verificar y

actuar con pensamiento y criterio como Empresa de Caraacutecter Mundial Es donde estaacuten

depositados los principios y valores que guiacutean la conducta eacutetica de EMCICOS

En EMCICOS se busca incrementar la rentabilidad del negocio en equilibrio con el entorno

donde se desarrollan los procesos propios de la empresa al igual que contribuir con el desarrollo

del paiacutes

Para ello se enfoca en el desarrollo de una estrategia de eficiencia operacional que se

concreta en el mapa estrateacutegico (ver numeral 117) que contiene los objetivos de gestioacuten al igual

que la misioacuten visioacuten y valores (ver numeral 115) con esto se asegura la prestacioacuten de un

servicio con altos estaacutendares de calidad disponibilidad y seguridad

Figura 1 Ciclo Gestioacuten ndash Demanda

24


Fuente SAP Business One (2015)

De acuerdo a la planeacioacuten estrategias de EMCICOS se pretende mejorar el relacionamiento

con el cliente aumentar la satisfaccioacuten de lealtad mejorar los maacutergenes operativos de la

compantildeiacutea y un mejor flujo de caja (Ver figura 1)

Para el abastecimiento de EMCICOS la implementacioacuten busca mejorar los tiempos de

respuesta de los proveedores reducir los costos control y gestioacuten el inventario para lograr la

eficiencia en su proceso de compras (ver Figura 2)

Figura 2 Ciclo Abastecimiento


Para los servicios postventa se pretende controlar las garantiacuteas de los equipos trazabilidad

de los procesos de posibles negocios aumentando su eficiencia operativa logrando mejorar su

rentabilidad (ver Figura 3)

25


Figura 3 Ciclo Servicios Posventa


113 Objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten

Ofrecer productos y servicios que satisfagan al cliente utilizando herramientas de calidad

con un costo adecuado para obtener utilidades a corto mediano o largo plazo

Liderar el mercado de equipos de calibracioacuten y productos relacionados del sector con

cobertura a nivel nacional

Tener buenas praacutecticas en todos los procesos y con todos los grupos de intereacutes

Ser una compantildeiacutea liacuteder en Colombia en la prestacioacuten de servicios teacutecnicos ambientales de

laboratorio

Ser liacuteder mundial en ciencia y tecnologiacutea de punta

Brindar soluciones integrales con altos estaacutendares de calidad

26


Ofrecer y garantizar estabilidad motivacioacuten seguridad oportunidades de crecimiento y

desarrollo a las personas que trabajan en EMCICOS en un excelente ambiente laboral

114 Poliacuteticas institucionales

1141 Clientes

Satisfacer competitivamente a los clientes de EMCICOS suministrando productos y

servicios que respondan a sus necesidades y expectativas en teacuterminos de Calidad a traveacutes de un

mejoramiento continuo aseguramiento de los recursos y el cumplimiento legal normativo y

reglamentario en el contexto de la libre competencia

1142 Accionistas

Maximizar el valor de su inversioacuten mediante el manejo prudente y eficiente de los recursos

1143 Talento humano

Profesionalizar y desarrollar integralmente las competencias requeridas en el talento humano

de EMCICOS buscando un alto nivel de desempentildeo la dignificacioacuten a traveacutes del trabajo y la

satisfaccioacuten y compromiso en la realizacioacuten de las labores para el logro de los resultados

1144 Proveedores

Asegurar la calidad y oportunidad requerida de los insumos materiales equipos software y

servicios

27


1145 Estado

Cumplir con la legislacioacuten rigente y mantener buenas relaciones con los organismos

reguladores y entes de control

1146 Medio ambiente

Incorporar la gestioacuten ambiental integral en las actividades empresariales que generan o

pueden generar impactos ambientales dando cumplimiento a los compromisos legales y

complementarios

1147 Gestioacuten del riesgo y seguridad

Administrar un Sistema de Control del Riesgo y Seguridad Integral de los Procesos de

EMCICOS con el compromiso permanente de los Trabajadores Clientes y Proveedores que

permita promover que las operaciones esteacuten libres de praacutecticas riesgosas e iliacutecitas

1148 Seguridad y salud en el trabajo

Establecer y mantener un sistema de Gestioacuten de Seguridad y Salud en el Trabajo mediante

un proceso de mejora continua identificando los riesgos peligros y los respectivos controles

asociados a los lineamientos de la Organizacioacuten permitiendo asiacute la prevencioacuten de accidentes

lesiones y enfermedades laborales de los trabajadores proveedores y personas que de forma

directa o indirecta se puedan ver afectadas por las actividades propias de EMCICOS De igual

manera garantizar el cumplimiento legal normativo reglamentario y los demaacutes compromisos y

convenios que en materia Seguridad y Salud en el Trabajo previniendo las lesiones y

enfermedades y mejorando el desempentildeo

28


1149 Responsabilidad social

Ostenta una visioacuten integral enmarcada en un conjunto de praacutecticas principios y valores que

implican un compromiso de la Compantildeiacutea en tener un comportamiento eacutetico y contribuir al

desarrollo y calidad de vida de sus grupos de intereacutes entendiendo que el crecimiento econoacutemico

y la productividad estaacuten asociados a los progresos de calidad de vida de la sociedad y las

instituciones garantes de las libertades y los derechos humanos Las praacutecticas de la

Responsabilidad Social Empresarial (RSE) se orientan baacutesicamente hacia los siguientes aspectos

Procesos comerciales y de servicios con un fin social

Promueve el desarrollo del talento humano asegurando su salud y seguridad

Protege y promueve los derechos humanos

Contribuye con el desarrollo de sus proveedores y las PYME

Acciones concretas para la proteccioacuten ambiental

Transparencia valores y praacutecticas de anti-corrupcioacuten

115 Misioacuten Visioacuten y Valores

1151 Misioacuten

Proporcionamos a nuestros clientes un excelente servicio en el suministro de productos y

equipos para laboratorios de investigacioacuten y de ensayo representado a los mejores proveedores

a nivel mundial con altos estaacutendares de calidad ofreciendo atencioacuten personalizada a traveacutes de

una gestioacuten optima de recursos con nuestro competente equipo

29


1152 Visioacuten

Ofrecer soluciones a traveacutes de sistemas de consultoriacutea altamente especializado con enfoque

costo-beneficio de equipo de laboratorio personal y obtener incrementos en eficiencia y

productividad de las actividades en la produccioacuten

1153 Valores

La empresa cuenta con los siguientes valores

Experiencia y Honestidad

Confiabilidad

Talento Humano

Eacutetica y Profesionalismo

Espiacuteritu de Servicio

Acompantildeamiento y Asesoriacutea Permanente a Nuestros Clientes

116 Estructura organizacional

La estructura organizacional de EMCICOS se basa en una estructura funcional definiendo

las actividades que permiten el oacuteptimo funcionamiento de la Empresa donde cada aacuterea

involucradas en el proceso responde ante un jefe inmediato o Gerente Funcional quien a su vez

responde al Gerente General En la Figura 4 se muestra la Estructura Organizacional

30


Figura 4 Estructura organizacional de EMCICOS

Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

117 Mapa estrateacutegico

El mapa estrateacutegico de EMCICOS es una completa representacioacuten visual de la estrategia

propia de la organizacioacuten describe el proceso de creacioacuten de valor mediante una serie de

relaciones de causa efecto permitiendo un proceso de mejoramiento continuo En la Figura 5 se

muestra el Mapa estrateacutegico de la empresa

31


Figura 5 Mapa estrateacutegico de EMCICOS


118 Cadena de valor de la organizacioacuten

La cadena de valor es la herramienta estrateacutegica que utiliza EMCICOS para analizar las

actividades propias de la empresa con la cual identifica sus ventajas competitivas A

continuacioacuten se observa la cadena de valor de la organizacioacuten

32


Figura 6 Cadena de valor de EMCICOS

Fuente Rauacutel Pulido Pintildeero (2016)

12 Caso de negocio (Business Case)

En la actualidad las empresas requieren una mayor la integracioacuten de todas las operaciones

de la compantildeiacutea de forma sencilla y faacutecil de adoptar ofreciendo una visioacuten en tiempo real de todo

el negocio ayudando a los usuarios para puedan realizar sus funciones de una mejor forma y con

mayor organizacioacuten disminuyendo los reprocesos en la compantildeiacutea

En este momento la empresa cuenta con un sistema Ofimaacutetico que no cumple con la

integracioacuten de todos sus departamentos especialmente con el proceso de mantenimiento de

equipos ofrecido a los clientes se ve la necesidad de adquirir de terceros un software

especializado para poder registrar toda la de informacioacuten de la compantildeiacutea

SAP Business One es una solucioacuten tecnoloacutegica que ayuda a la automatizacioacuten de los

procesos logrando unificar las aacutereas ganando competitividad en la medida en que se optimizan e

33


integran las operaciones de la compantildeiacutea mejorando el desempentildeo puesto que cuenta con

informacioacuten ordenada y disponible en tiempo real garantizando la satisfaccioacuten del cliente

El reconocimiento con el que cuenta SAP y su exitosa innovacioacuten en un gran nuacutemero de

compantildeiacuteas fueron algunos de los factores por lo que se selecciona como software de

implementacioacuten para la compantildeiacutea del presente estudio

121 Antecedentes del problema

La empresa EMCICOS implemento el programa Ofimaacutetica el cual no cumple con todos los

requerimientos necesarios para el oacuteptimo funcionamiento de la organizacioacuten la falta de

integracioacuten de sus procesos y no contar con datos actualizados en tiempo real generan

desconfianza de la informacioacuten con la que se cuenta

El crecimiento acelerado de la organizacioacuten ha ocasionado la falta de control en la

informacioacuten por los grandes voluacutemenes que se manejan y tambieacuten falta de planificacioacuten y

seguimiento en el manteamiento de los equipos ya instalados en sus clientes

Igualmente al no contar con las Normas Internacionales de Informacioacuten Financiera (NIIF)

ocasioacuten que la compantildeiacutea no sea vista en el marco internacional por posibles clientes potenciales

o inversionistas

El no contar con una herramienta que permita llevar el control adecuado de inventarios

genera reprocesos en las diferentes aacutereas dado que se debe revisar la informacioacuten manualmente

encontrando inconsistencias en los datos peacuterdidas de tiempo y gastos econoacutemicos

34


122 Descripcioacuten del problema (Problema de Negocio) - Aacuterbol de problemas

A continuacioacuten se presenta el aacuterbol de problemas que presenta la Empresa EMCICOS que permite analizar los factores

involucrados que presenta la organizacioacuten por su alto nivel de desintegracioacuten de procesos

Desintegracioacuten de los procesos de la compantildeiacutea

Deficiente

proceso de

compras

Deficiente

proceso de

ventas

Deficiente

proceso de

Inventarios

Deficiente

proceso de

Produccioacuten

Deficiente

Proceso de

Contabilidad

Deficiente

proceso de

CRM

Demora en

aprobacioacuten de

descuentos

Demoras en la

generacioacuten de

ofertas

Falta de

informacioacuten

de clientes

Falta de listas

de precios de

venta

Desconocimiento de

su ciclo comercial

No permite

el envioacute de

correo

Demoras

en la

generacioacuten

de facturas

Falta de

cronograma

de visitas

Aumento

de cartera

Mala

planeacioacuten de

pedidos

Falta de listas

de precios de

compra

Sobrecostos

de productos

Falta de trazabilidad y

seguimiento de las

operaciones de inventario

Bajo abastecimiento

de inventario

No se cuenta

con informes

para anaacutelisis

de compras

Bajo control de

entregas totales y

parciales a clientes

y proveedores

Falta de

alertas sobre

stocks de

inventario

Deficiente

planeacioacuten

Demora en la

entrega del

servicio y equipos

Desconocimiento

de la demanda

del producto

Mala causacioacuten

de los registros

Deficiente

trazabilidad de

las transacciones

Mala generacioacuten

de Informes

Financieros

Disminucioacuten de los

ingresos

Perdida de

clientes

Aumento

devoluciones de

producto

Baja competitividad en el sector

Sobreprecio

Productos

Aumento de stock

en inventario

Perdida de

proveedores

Altos costos de

almacenamiento

Disminucioacuten de

stock en inventario

Demoras en entrega de

productos al consumidor

Insatisfaccioacuten

del cliente

Demoras en pago

a proveedores

Falta de flujo

de efectivoSanciones

Tributarias

Bajo intereacutes del

mercado

internacionel

Baja captacioacuten de

nuevos clientes

Deficientes campantildeas

de mercadeo

Figura 7 Aacuterbol de problemas


35


123 Objetivos del proyecto (General y Especiacuteficos) - Aacuterbol de Objetivos

1231 Objetivo General

Realizar la implementacioacuten de un ERP de SAP Business One que permita administracioacuten

integral de su EMCICOS con tecnologiacutea de punta que incorpore las mejores praacutecticas

internacionales de negocio permitiendo a empleados clientes y socios de negocio colaborar con

la gestioacuten empresarial apoyando el crecimiento de la compantildeiacutea y aumento de los resultados

1232 Objetivos Especiacuteficos

Desarrollar e implementar el moacutedulo de Administracioacuten que permita personalizar y realizar

copias de seguridad de los datos definir tipos de cambio de divisas configurar permisos y

alertas y acceder a informacioacuten procedente de software externo a SAP

Desarrollar e implementar el moacutedulo de Contabilidad Financiera con el cual se pueda

administrar todas las transacciones financieras incluyendo el libro mayor general

configuracioacuten y mantenimiento de cuentas asientos en el diario ajustes en divisa extranjera

y presupuestos

Desarrollar e implementar el moacutedulo de Ventas y Distribucioacuten que ayude a crear

presupuestos grabar pedidos de clientes configurar entregas actualizar balances de

inventario y administrar todas las facturas y cuentas por cobrar

Desarrollar e implementar el moacutedulo de Compras permitiendo administrar y mantener los

contratos y transacciones de proveedores incluyendo la emisioacuten de oacuterdenes de compra la

actualizacioacuten de los datos del stock el caacutelculo del valor de los artiacuteculos importados la

administracioacuten de devoluciones y creacuteditos y el procesamiento de pagos

36


Desarrollar e implementar el moacutedulo de Administracioacuten de Almaceacuten el cual se ocupa de

los niveles de stock la administracioacuten de artiacuteculos las listas de precios los acuerdos de

precios especiales las transferencias entre almacenes y las transacciones de stocks

Desarrollar e implementar el moacutedulo de Elaboracioacuten de Reportes que permita crear

informes necesarios en la empresa incluyendo deudas de clientes y proveedores ventas

flujo de efectivo resuacutemenes de contactos con clientes contabilidad stocks en almaceacuten

balances financieros caacutelculo de precios actividad de los clientes entre otros

Capacitar al personal en las mejores praacutecticas del mercado

Capacitar al personal en la utilizacioacuten de los moacutedulos implementados

37


1233 Aacuterbol de objetivos

A continuacioacuten se presenta el aacuterbol de objetivos que presenta la Empresa EMCICOS que permite identificar los requerimientos

necesarios para la solucioacuten del problema de desintegracioacuten de procesos

Figura 8 Aacuterbol de objetivos


38


124 Descripcioacuten de alternativas

En la economiacutea actual las empresas deben desarrollar estrategias que ayuden a satisfacer las

necesidades de clientes los cuales son cada vez maacutes exigentes anticipando sus requerimientos y

ofreciendo un trato personalizado a cada uno Para ello la EMCICOS busca implementar nuevas

herramientas tecnoloacutegicas que maneje e integre todas las aacutereas primordiales del negocio

permitiendo la optimizacioacuten de procesos operativos reduciendo costos y siendo maacutes eficientes

lo que redundaraacute en un mejor posicionamiento frente a la competencia y la atraccioacuten o

conservacioacuten de clientes

Al identificar las necesidades puntuales de la organizacioacuten se podraacute evaluar cuaacutel es la mejor

alternativa de solucioacuten seleccionando sistema que se va a implementar para ello se ha analizado

que los sistemas de ERP forman parte fundamental de las estrategias de las empresas que quieren

tener gran proyeccioacuten hacia el futuro

Figura 9 Efectos en la productividad empresarial a partir de la incorporacioacuten de ERPacutes

Fuente Mincomercio Industria y Turismo (2017)

39


Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) integran los procesos relevantes de una

empresa consta de varias aplicaciones cuya integracioacuten soportan las operaciones (compras

ventas inventarios finanzas CRM) de manera que se pueda tener un control de todas las

actividades En la figura siguiente se puede evidenciar el aumento en la productividad

empresarial cuando se implementa un ERP

1241 SAP Business One

SAP Business One es un software de administracioacuten empresarial accesible y faacutecil de usar

desarrollado especiacuteficamente para optimizar las operaciones de las organizaciones Igualmente

permite al usuario controlar funciones criacuteticas en las diferentes aacutereas como por ejemplo

compras ventas distribucioacuten finanzas gestioacuten de relaciones con clientes (CRM) produccioacuten

planeacioacuten de recursos empresariales (ERP) todo dentro de un sistema administrativo integrado

Con la implementacioacuten de SAP Business One las organizaciones mejoran su productividad

y adquieren el control de las operaciones maacutes criacuteticas de la empresa De una manera sencilla se

puede tener y acceder a la informacioacuten completa de la empresa estando actualizada y asiacute

responder maacutes raacutepidamente a los clientes para aumentar la competitividad del mercado (Ver

Figura 10)

A diferencia de los demaacutes productos que se ofrecen la facilidad de uso integracioacuten con

herramientas Office sencillez y los bajos costos de mantenimiento de SAP Business One lo

hacen sin ninguna duda la mejor opcioacuten en sistemas de informacioacuten empresarial para las

organizaciones puesto que es una sola solucioacuten que elimina la necesidad de instalaciones

separadas y la complicada integracioacuten de varios moacutedulos

40


Figura 10 Objetivos y estrategias del negocio

Fuente Sap Business One Colombia (2016)

1242 EPICOR - Business Management Software to Fit Your Industry

EPICOR es un software contable administrativo para micro pequentildeas y medianas empresas

que estaacute basado en una base de datos relacional en plataforma SQL SERVER la cual permite

sistematizar y apoyar todos los procesos relacionados con informacioacuten y administracioacuten de

informacioacuten nacional financiera de la compantildeiacutea permite

Anaacutelisis de cifras

Revisar la Historia del indicador para descubrir si el problema es del momento

El tablero del Balanced Scorecard proporciona indicadores contables y administrativos que

mediante la tecnologiacutea de semaforizacioacuten (Rojo Amarillo Verde) permite comparar las metas y

la ejecucioacuten de las variables claves de cada negocio

41


Cotiza y vende por internet

Revisar ventas y cotizaciones desde el moacutevil

Los vendedores enviaraacuten las cotizaciones con fotos y videos daacutendoles a sus clientes mayor

informacioacuten posicionando la imagen de la empresa y ahorrando el costo de la impresioacuten

empaque y envioacute fiacutesico de la cotizacioacuten

Vende y recauda en segundos

A los clientes se les ofreceraacute opcionalmente muacuteltiples formas de pago

Mejora el seguimiento de cobranza el cobrador enviaraacute por internet detallada de cada una de

las facturas el cliente comentaraacute viacutea chat sus observaciones y tendraacute la opcioacuten inmediata de

pagar en liacutenea

Liquida noacutemina desde casa

Ahora hacer tu nomina es extremadamente faacutecil

Descubre por queacute la noacutemina nube EPICOR es lo mejor para tu empresa Se puede ahorrar

tiempo calcular automaacuteticamente en todo momento espectacularmente faacutecil de parametrizar

enviar comprobantes de noacutemina por internet y lo mejor estaacute en la nube

NIIF en todo momento

Ayuda a usted y a las empresas que asesoras a implementar de manera completa raacutepida y

efectiva

Al final el que se queda con la experiencia y la certificacioacuten para asesorar a maacutes empresas

usted Con una empresa maacutes que asesores recuperas tu inversioacuten Si no lo toma perderaacute mucho

tiempo averiguando y probando coacutemo implementar las NIIF

Toda la contabilidad y algo maacutes

Cuente con acompantildeamiento para eso de las NIIF

42


Programa el enviacuteo automaacutetico de indicadores cartera recaudo y utilidad entre otros en las

fechas que ellos necesiten Disentildea los informes a su gusto y enviacutealos por e-mail al tener los

datos en Excel lo creas una sola vez y lo actualiza con un soacutelo clic

1243 Microsoft Dynamics

Microsoft Dynamics NAV es la opcioacuten ideal para negocios y organizaciones que requieren

un software de gestioacuten empresarial global que recopile todos sus procesos organizativos en un

sistema totalmente integrado que le ayude a mejorar la eficiencia y proporcionar un servicio

diferenciado a un precio competitivo

Raacutepido de implementar y sencillo de configurar esta aplicacioacuten de gestioacuten estaacute dotada de

estrechos lazos funcionales y visuales con el resto de productos Microsoft proporcionando una

interfaz familiar sencilla e intuitiva de cara al usuario final

Podraacute simplificar la gestioacuten de su negocio y aumentar la rentabilidad gracias a la conexioacuten y

la integracioacuten de este software de gestioacuten con todas sus aplicaciones empresariales existentes

Actualmente maacutes de 45000 compantildeiacuteas en 42 paiacuteses han apostado por Microsoft Dynamics

NAV lo cual es una garantiacutea de calidad para futuros clientes que quieran hacer crecer su

negocio

Ventajas competitivas

Integracioacuten Microsoft Dynamics NAV es un software de gestioacuten empresarial que recopila

las funciones de su empresa en un sistema integrado La conexioacuten y la integracioacuten con todas

sus aplicaciones empresariales existentes simplifica la gestioacuten de su negocio ayuda a su

personal a centrarse en lo que es importante y hace que su trabajo sea eficaz y agradable

43


Flexibilidad Software de gestioacuten sencillo de personalizar y raacutepido de adaptar al aacutembito de

su negocio Independientemente del grado de especializacioacuten de su empresa o el lugar del

mundo en el que se encuentre Microsoft Dynamics NAV puede cubrir las necesidades de su

organizacioacuten

Centro de Funciones Con Microsoft Dynamics NAV cada usuario trabaja en su propia

ldquopaacutegina de iniciordquo adaptada a su estilo denominado Centro de funciones donde puede

organizar sus paacuteginas caracteres accesos directos y empezar a trabajar casi sin ninguna

formacioacuten

Adaptabilidad Seguacuten evoluciona el negocio Microsoft Dynamics NAV proporciona una

plataforma de crecimiento fiable ayudando a sus empleados a ser maacutes eficaces y a su

empresa a ser competitiva

Integracioacuten con Ofimaacutetica Con estrechos lazos funcionales y visuales con el resto de

aplicaciones Microsoft es faacutecil de aprender sencillo de usar y raacutepido de implementar Si ha

trabajado con Microsoft Office reconoceraacute el aspecto y las principales funciones

inmediatamente

Aacutembito Internacional Microsoft Dynamics Nav le permite gestionar varios idiomas y

divisas cuando requiera hacer negocios fuera de sus fronteras

Facilidad Faacutecil de usar implementar y mantener A corto plazo podraacute conectarse con sus

aplicaciones empresariales existentes y ver el incremento de productividad A largo plazo

dispondraacute de una solucioacuten de gestioacuten empresarial innovadora con un coste de propiedad

reducido

44


125 Criterios de seleccioacuten de alternativas

EMCICOS ha realizado un trabajo de revisioacuten de sus procesos y ha tomado la decisioacuten de

implementar un sistema ERP y sabe que aacutereas estaraacuten involucradas e impactadas por el cambio

por lo anterior es necesario tener un proceso de seleccioacuten y luego la generacioacuten del plan general

de trabajo del proyecto

La compra de un sistema ERP representa para EMCICOS una gran inversioacuten no solo

econoacutemica sino tambieacuten de otros recursos como son el tiempo esfuerzo de sus empleados la

migracioacuten de informacioacuten de un sistema a otro con los riesgos que este proceso implica

Este proceso de seleccioacuten de la empresa consultora para la implementacioacuten de la ERP busca

que EMCICOS pueda escoger la que mejor cumpla con sus requisitos basaacutendose en cuestiones

que no sean solo econoacutemicas El proceso apunta a encontrar el producto adecuado en el mercado

evaluando aspectos funcionales teacutecnicos factores de capacitacioacuten servicios de mantenimiento y

da algunas pautas de la planificacioacuten general del proyecto y la puesta en marcha del mismo

Como se puede observar los criterios a tener en cuenta para la seleccioacuten de la empresa a

proveer la solucioacuten es la que incluya en el desarrollo de la ERP los siguientes factores

Su adaptacioacuten inicial a los requerimientos de la empresa

El menor impacto en los empleados y menor tiempo de adaptacioacuten

Que nos garantice una continuidad de futuro

Desarrollado sobre tecnologiacutea estaacutendar

El impacto econoacutemico

El tiempo a la hora de la implantacioacuten

45


126 Anaacutelisis de alternativas

En la siguiente tabla comparamos los diferentes ERPs ofrecidos por las empresas

consultoras para la implementacioacuten en EMCICOS observado el nivel de adaptacioacuten inicial a la

empresa

Tabla 1 Comparacioacuten de empresas consultoras

REQUERIMIENTOS SAP BUSINESS ONE EPICOR MICROSOFT DYNAMICS

1 Requerimientos

Adquisicioacuten de licencias SI SI SI

Traspaso de datos SI SI SI

Formacioacuten de usuarios SI SI SI

Puesta en marcha SI SI SI

Mantenimiento y actualizaciones Si NO SI

Moacutedulo tesoreriacutea SI SI SI

Moacutedulo de gestioacuten de inventarios SI SI SI

Moacutedulo de gestioacuten de personal SI SI SI

Moacutedulo de gestioacuten de comercial SI SI SI

Moacutedulo de gestioacuten Compras SI SI SI

Moacutedulo de gestioacuten SAMM - Aplicacioacuten

especializada para el manejo de

mantenimiento de equipos

SI NO NO

Moacutedulo de gestioacuten de ventas SI SI SI

Moacutedulo de gestioacuten de noacutemina y finanzas SI SI SI

2 Requerimientos generales

Instalacioacuten y mantenimiento SI SI SI

Requerimientos de hardware y software SI SI SI

Documentacioacuten SI SI SI

Compatibilidad con MS Office SI SI SI

3 Requerimientos documentales

Documentos nuevos y plantillas SI SI SI

Sistemas de almacenamiento guardado

y buacutesqueda (repositorio)

SI SI SI

4 Requerimientos contabilidad y gestioacuten econoacutemica

Tiempo real SI SI SI

Descentralizado SI SI SI

Validacioacuten y confiabilidad de

transacciones

SI SI SI

Extraccioacuten de datos SI SI SI

Carga de datos externos SI SI SI

Mecanismos de seguridad y autonomiacutea

en caiacutedas de sistema

SI SI SI

Moacutedulos contables

Caja SI SI SI

Gastos SI SI SI

Endeudamiento SI SI SI

Gestioacuten presupuestaria SI SI SI

Registro Facturas SI SI SI

46



Tesoreriacutea SI SI SI

Informes SI SI SI

Cierre ejercicio SI SI SI

Administracioacuten del sistema SI SI SI

Backup SI SI SI

5 Requerimientos de creacioacuten

registro y seguimiento de

pedidos

SI SI SI

6 Requerimientos de

mantenimiento de datos

SI SI SI

7 Requerimientos de gestioacuten de inventarios

Inventario de los Ingenieros SI NO NO

Inventario de los clientes SI SI SI

Inventario por seriales de cada equipo SI SI SI

Control de documentos de inventarios

Salidas Entradas Traslados

SI SI SI

8 Requerimientos de gestioacuten de

personal

NO NO NO

9 Requerimientos de gestioacuten Comercial

Proceso de venta directa SI NO SI

Implementacioacuten de CRM SI NO SI

Manejo de informacioacuten de los clientes SI NO NO

Creacioacuten de actividades comerciales SI NO NO

Seguimiento de ofertas comerciales por

vendedor por liacuteneas de negocio

SI NO NO

manejo de muacuteltiples listas de precio

descuentos ofertas

SI NO SI

10 Requerimientos de gestioacuten de ventas y recaudo

Trazabilidad al proceso de ventas SI NO SI

Facturacioacuten SI NO SI

Anaacutelisis de ventas por liacutenea de producto SI NO NO

informe de previsiones en ventas SI NO NO

11 Requerimientos de gestioacuten compras

informacioacuten actualizada del negocio SI NO NO

planeacioacuten de pedidos y de stock de

inventarios

SI NO SI

control y trazabilidad de los documentos

de compra

SI NO SI

manejo de anticipos a proveedores SI NO NO

12 Requerimientos de gestioacuten SAMM

Servicio de mantenimiento planeacioacuten

de equipos

SI NO NO

Asignacioacuten el equipo de trabajo y los

recursos fiacutesicos

SI NO NO

Imputacioacuten o registros de tiempos a un

proyecto

SI NO NO

Informes para la planeacioacuten de las

compras

SI NO NO

13 Requerimientos de gestioacuten de noacutemina y finanzas

Manejo de centros de costo SI SI SI

Manejo de bancos tesoreriacutea SI SI SI

Contabilizacioacuten de las importaciones SI SI SI

Control de costo real del inventario SI SI SI

Depreciaciones y amortizacioacuten SI SI SI

47



TOTAL 98 66 79 Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

EMCICOS adelanta un proyecto estrateacutegico para establecer una visioacuten gerencial integrada a

traveacutes de una nueva plataforma tecnoloacutegica ERP apoyados en la seleccioacuten de la herramienta

SAP Business One

El proyecto a implementar debe contar con el liderazgo ejecutivo de alto nivel por el cambio

cultural que implica Seraacute liderado por un equipo conformado por profesionales EMCICOS y por

los consultores expertos Heinsohn quienes seguiraacuten un plan de trabajo metodoloacutegico siguiendo

mejores praacutecticas internacionales en gestioacuten de proyectos

Heinsohn ofrece la implementacioacuten de SAP Business One para la administracioacuten integral de

EMCICOS con tecnologiacutea de punta que incorpora mejores praacutecticas internacionales de negocio

Al permitir a empleados clientes y socios de negocio colaborar con la gestioacuten empresarial este

potente software apoya el crecimiento de su empresa y mejores resultados netos

Los principales objetivos de EMCICOS para el proyecto de implementacioacuten de SAP

Business One son

Controlar el proceso comercial que se realiza por medio de cotizacioacuten directa para las liacuteneas

de servicios que hoy se manejan como lo son Venta de equipos insumos y repuestos y

servicios de instalacioacuten mantenimiento y software

Asociar las ventas de los clientes a un Proyecto centro de costo determinado para identificar

penamente el proyecto a nivel financiero PampG

Identificacioacuten plena de los iacutetems de inventarios ubicaacutendolos en la bodega principal y las

bodegas (clientes) e Ingenieros y servicios (Instalacioacuten configuracioacuten Mantenimiento de

equipos)

48


Planeacioacuten de las compras basadas en los pedidos hechos por cada aacuterea de servicios y en el

stock de inventarios de manera encadenada al proceso de ventas

Implementacioacuten proceso de produccioacuten para ensamblar los equipos

Control de proyectos por fases y control financiero Se podraacute registrar informacioacuten

correspondiente a cada fase para tener el control del proyecto adicional en cada documento

causado y relacionado se podraacute asignar el proyecto para efecto de informes financieros

Implementacioacuten de herramientas como alertas y autorizaciones en temas puntuales como

Autorizaciones ventas Facturacioacuten Cartera donde se requiera dejar la trazabilidad sobre la

gestioacuten ejecutada o condicioacuten importante de cada proceso

Gestioacuten de actividades dentro de un negocio por parte de las personas hacen parte del aacuterea

de Cartera Tesoreriacutea y servicio al cliente

Integracioacuten a la aplicacioacuten SAMM especializada en mantenimiento de equipos y planeacioacuten

de estos servicios en 3 puntos de encuentro clave (Maestro de terceros Iacutetems de Inventarios

Compras) en dos viacuteas

Actualizacioacuten en liacutenea a contabilidad de todas las transacciones del negocio

Implementacioacuten de NIIF y Activos fijos modelo basado en modelo Heinsohn para NIIF

A continuacioacuten se detalla el ciclo de vida de un proceso financiero desde el CRM hasta el

recaudo de cartera

49


Figura 11 Proceso de negocio EMCICOS

Fuente Heinsohn Business Technology (2017)

127 Seleccioacuten de alternativa

El proyecto SAP Business One representa importantes beneficios operativos para

EMCICOS entre los cuales se destacan

Estructurar las ventas corporativas definiendo el ciclo comercial en (CRM) basados en el

proceso comercial que hoy se lleva en EMCICOS venta directa y licitacioacuten




Implementar el proceso de logiacutestica de facturacioacuten de los servicios que presta EMCICOS

Planificar adecuadamente de las compras de insumos que se requieren para cada uno de los

servicios prestados por EMCICOS

50


Implementar el proceso de produccioacuten para el ensamble de los equipos que vende

EMCICOS

Administracioacuten y creacioacuten de alertas permisos y autorizaciones para facturacioacuten compras

ventas inventarios y comercial

Administracioacuten de los inventarios teniendo en cuenta el stock maacuteximo y miacutenimo de los

Iacutetems para cada una de las bodegas tanto principal como los iacutetems de inventarios que hay

encada cliente

Implementacioacuten y manejo de las importaciones

Visioacuten centralizada detallada de cada cliente incluyendo actividades tanto para la venta el

recaudo y la compra

Control total a nivel Financiero de todo el negocio

Implementacioacuten de Normas Internacionales para EMCICOS

Soportar sus operaciones sobre un Software liacuteder a nivel global que permita a EMCICOS

tener un mejor posicionamiento comercial y competitividad

Informacioacuten centralizada y actualizada de toda la operacioacuten de forma aacutegil y segura

En la Figura 12 se muestra el flujo del proceso orientado desde a integracioacuten con nomina

hasta la generacioacuten de reportes que permiten llevar a cabo el control de la operacioacuten en viacutea de las

estrategias de la organizacioacuten

51


Figura 12 Cadena de valor


128 Justificacioacuten del proyecto

En la actualidad las empresas tienen como meta ser competitivas en su sector para ello

buscan tener una fuerte estructura organizacional que les permita el control de todas las aacutereas de

la compantildeiacutea lo que facilite tener la informacioacuten actualizada y en tiempo real para la toma de

decisiones

EMCICOS en su buacutesqueda de ser unas de las empresas con mayor proyeccioacuten en el paiacutes ha

encontrado en su organizacioacuten la desintegracioacuten de sus aacutereas presentando desconfianza en la

informacioacuten actual y duplicidad de esta igualmente algunos procesos se realizan en forma

manual generando demoras en la prestacioacuten de sus servicios e inconformidad de sus clientes y

proveedores

52


SAP Business One es una herramienta que optimiza todos los procesos de la empresa es

accesible y faacutecil de usar permite el control de las aacutereas criacuteticas contando con un sistema

integrado con una estructura orientada a procesos mejorando la productividad teniendo la

informacioacuten a tiempo garantizando una efectiva toma de decisiones dando respuesta aacutegil y

oportuna a los clientes generando alta credibilidad y confianza

EMCICOS realizoacute una alianza estrateacutegica con Heinsohn Business Technology el cual

cuanta con alto reconocimiento en el sector y las mejores praacutecticas de implementacioacuten de ERPacutes

para desarrollar un proyecto de implementacioacuten de SAP Business One que supla todas las

falencias que se presentan actualmente en el desarrollo de sus actividades diarias

13 Marco metodoloacutegico para realizar trabajo de grado

131 Tipos y meacutetodos de investigacioacuten

El tipo de la investigacioacuten se cataloga como proyecto factible De acuerdo a la UPEL

(2006) ldquoEl proyecto factible consiste en la investigacioacuten elaboracioacuten y desarrollo de una

propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas requerimientos o

necesidades de organizaciones o grupos sociales puede referirse a la formulacioacuten de poliacuteticas

programas tecnologiacuteas meacutetodos o procesos El Proyecto debe tener apoyo en una investigacioacuten

de tipo documental de campo o un disentildeo que incluya ambas modalidadesrdquo (UPEL 2006 p 21)

El proceso metodoloacutegico bajo el cual se abordoacute el presente trabajo se consideroacute el criterio

de Hurtado (2000) que de acuerdo a las caracteriacutesticas de la investigacioacuten que se desarrolla el

disentildeo seleccionado fue el mixto (documental y de campo) desde lo conceptual y la fuente la

recoleccioacuten de informacioacuten se fundamentoacute en las observaciones en realizadas en las diferentes

aacutereas de EMCICOS y en un anaacutelisis documental

53


De otra parte Laudon y Laudon (Laudon y otros 2001) define implantacioacuten como ldquotodas

las actividades institucionales que operan para la adopcioacuten administracioacuten y rutinizacioacuten de una

innovacioacutenrdquo Y Sarker (Sarker 2000) alineaacutendose a las tecnologiacuteas de la informacioacuten lo define

como ldquotodo lo que debe ser realizado por una determinada organizacioacuten para que pueda utilizar

las capacidades de una particular tecnologiacutea de informacioacuten seguacuten lo previstordquo

En este caso particular se observaraacuten las actividades diarias y la ejecucioacuten de procesos para

su anaacutelisis y definicioacuten de estrategias de mejoras junto con su resultado final

132 Herramientas para la recoleccioacuten de informacioacuten

Las herramientas utilizadas para la recoleccioacuten de la informacioacuten son los siguientes

Formato Master Process V05 ndash Heinsohn

Poliacuteticas de la Compantildeiacutea ndash EMCICOS

Instructivos de la Compantildeiacutea ndash EMCICOS

Contrato de Implementacioacuten

Actas de avance de Implementacioacuten

Formatos Alcances de Procesos (Heinsohn)

- Alcance Proceso de Compras

- Alcance Proceso de Ventas

- Alcance Proceso de Inventario

- Alcance Proceso de Maestros

- Alcance Proceso de Finanzas

- Alcance Proceso de Produccioacuten

- Alcance Proceso de Ubicaciones

54


- Alcance Proceso de CRM Ventas y Servicios

A continuacioacuten se muestra un ejemplo del proceso de captura de informacioacuten sobre

plantillas de alcance utilizadas para la implementacioacuten de SAP Business One

55


Figura 13 Ejemplo formatos de alcances


133 Fuentes de informacioacuten

Documentos en Heinsohn Business Technology

Documentos en Empresa Comercializadora de Instrumentos consumible y software Ltda ndash

EMCICOS

wwwheinsohncomco

wwwemcicoscomco

wwwsapcompartnerhtml

134 Supuestos y restricciones para el desarrollo del trabajo de grado

1341 Supuestos

No se va a cambiar el software a implementar dentro de la organizacioacuten

El proyecto se ejecutaraacute y terminaraacute en las fechas establecidas

Los participantes del presente trabajo estaraacuten disponibles en horario y tiempo para el

levantamiento de informacioacuten en campo

1342 Restricciones

Por razones de confidencialidad de la empresa en la que se va a realizar la implementacioacuten

de SAP Business One se cambia el nombre de esta

Acceso por parte de los participantes del presente trabajo a la informacioacuten detallada de la

empresa a realizar la implementacioacuten

56


Acceso por parte de los participantes del presente trabajo a la informacioacuten de la

implementacioacuten por parte de Heinsohn

Baja calidad y confiabilidad de la informacioacuten proporcionada por las empresas

El desarrollo de la implementacioacuten no se realice en los tiempos establecidos y acordes con el

tiempo de entrega el trabajo final


producto o resultado del proyecto formuladordquo)

ERP - Enterprise Resource Planning (Planificacioacuten de recursos empresariales)

Son sistemas de gestioacuten de informacioacuten que automatizan muchas de las praacutecticas de negocio

asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa baacutesicamente es una

arquitectura de software para empresas que facilita e integra la informacioacuten entre las funciones

de manufactura logiacutestica finanzas y recursos humanos de una empresa En la mayoriacutea de los

negocios online esto hace referencia a todo el tema de la facturacioacuten gestioacuten de pedidos y

enviacuteos asiacute como datos de los clientes del personal distribuidores y otros Actualmente un ERP

se ha convertido en un aspecto fundamental en la elaboracioacuten y gestioacuten de una estrategia

empresarial (CONSISA 2018)

SAP Business One

Es una solucioacuten de planeacioacuten de recursos empresariales (ERP) para pequentildeas y medianas

empresas asiacute como subsidiarias de empresas grandes

SAP Business One le ayuda a gestionar cada aspecto de su sociedad al proporcionarle

acceso a informacioacuten empresarial en tiempo real a traveacutes de un uacutenico sistema Esta aplicacioacuten se

divide en varios moacutedulos cada uno de los cuales abarca una funcioacuten empresarial diferente

57


SAP Business One estaacute disentildeado para ser una solucioacuten flexible y extensible La aplicacioacuten

estaacute disponible de forma local o por demanda con interfaces estaacutendares a las fuentes de datos

internas y externas dispositivos moacuteviles y otras herramientas de anaacutelisis

Debido a que cada vez maacutes clientes solicitan inteligencia empresarial (BI) SAP presentoacute la

tecnologiacutea SAP High-Performance Analytical Appliance (HANA) para SAP Business One La

tecnologiacutea SAP HANA se vale de una memoria principal para el almacenamiento de datos

informaacuteticos lo que proporciona un rendimiento maacutes raacutepido y predecible que los sistemas de

gestioacuten de bases de datos que emplean un mecanismo de almacenamiento en disco (SAP HELP

2018)

Moacutedulos a implementar

Finanzas

Este moacutedulo

- Incluye todas las funciones e informes necesarios para las operaciones contables y

financieras de la empresa

- Incluye todos los informes relacionados con impuestos de acuerdo con las normas de

cada paiacutes

- Permite documentar todas las transacciones relacionadas con la contabilidad y las

finanzas

Oportunidades de ventas

El moacutedulo Oportunidades de ventas permite realizar un seguimiento y un anaacutelisis de las

oportunidades pendientes seguacuten el progreso de actividades como reuniones negociaciones y

otros procedimientos del pipeline de ventas

58


Los meacutetodos integrales de previsioacuten permiten proyectar beneficios potenciales y establecer

prioridades para las actividades de ventas

Mediante las diferentes fichas de la ventana Oportunidades de ventas se puede procesar una

oportunidad de ventas desde la creacioacuten y configuracioacuten de campos la actualizacioacuten y gestioacuten de

informes hasta el cierre

Ciertas funciones de este moacutedulo incluyen la opcioacuten de realizar lo siguiente

- Enlazar una variedad de documentos

- Designar un propietario para una oportunidad de ventas

- Seleccionar un propietario diferente para cada etapa de una oportunidad de ventas

- Determinar el acceso del empleado del departamento de ventas a la informacioacuten

incluida

- Generar informes de graacuteficos y tablas a fin de brindar distintos formatos para el anaacutelisis

El anaacutelisis se puede realizar por etapa o por usuario o a un nivel alto de resumen

que se visualiza en el informe de estadiacutesticas

Los informes pueden filtrarse seguacuten paraacutemetros como socio de negocios empleado

del departamento de ventas y periacuteodo de tiempo

Ventas Clientes

Este moacutedulo cubre el proceso de ventas entero desde la creacioacuten de ofertas para clientes y

partes interesadas hasta la facturacioacuten creacioacuten de documentos preliminares e impresioacuten SAP

Business One proporciona un amplio rango de documentos de ventas cada uno de los cuales

pertenece a una etapa diferente del proceso de ventas

Se pueden personalizar los documentos para cumplir con requisitos especiales de la

siguiente forma

59


- Combine diferentes clases de contenido en un documento de ventas mediante las

parametrizaciones apropiadas en la ventana Parametrizaciones de formulario

- Realice el procesamiento en lotes de documentos de destino mediante el Asistente de

creacioacuten de documentos

- Cree cartas mediante el Asistente de reclamacioacuten para notificar a los clientes sobre las

facturas pendientes y recordarles sobre los pagos vencidos

- Antildeada texto predefinido a un documento con el editor de texto incorporado

Ademaacutes puede generar informes en varios niveles de detalle que le proporcionen una

imagen de las actividades de ventas de su empresa

Compras - Proveedores

SAP Business One permite gestionar todo el proceso de compras desde los pedidos hasta la

gestioacuten de las facturas de proveedores Ademaacutes es posible crear diferentes informes para

analizar informacioacuten de compras por ejemplo anaacutelisis del volumen de compras informacioacuten

sobre determinacioacuten de precios antiguumledad de saldos de proveedores etc

Alcance de la funcioacuten

SAP Business One admite los siguientes documentos de compras

- Ofertas de compras

Para obtener maacutes informacioacuten consulte Solicitud de ofertas

- Pedido

- Pedido de entrada de mercanciacuteas

- Devolucioacuten de mercanciacuteas

- Factura de anticipo de proveedores

- Factura de proveedores

60


- Nota de creacutedito proveedores

- Factura reserva de Proveedores

- Precios de entrega

Para obtener maacutes informacioacuten consulte Caacutelculo de los precios de entrega de las mercanciacuteas

importadas

Un documento de compras puede basarse en otro y asiacute copiar todos los datos relevantes en el

nuevo documento Por ejemplo se comienza con el pedido y el pedido de entrada de mercanciacuteas

se basa en ese pedido Luego se procede con la factura de proveedores y eacutesta se basa en el

pedido de entrada de mercanciacuteas

A excepcioacuten de los pedidos todos los documentos de compras son documentos legalmente

vinculantes puesto que se crea una relacioacuten contractual con el proveedor La primera y maacutes

importante finalidad del pedido es funcionar como fuente de informacioacuten en SAP Business One

Todos los documentos de compras se pueden configurar en funcioacuten de las necesidades

especiacuteficas del usuario Para obtener maacutes informacioacuten consulte Parametrizaciones de

documento Liacutenea de texto Liacutenea de subtotal y ventana Parametrizaciones de formulario

Socios de negocios

El moacutedulo Socios de negocios gestiona toda la informacioacuten relevante para las relaciones con

sus clientes proveedores y clientes potenciales ademaacutes de realizar y revisar las reconciliaciones

internas para los socios de negocios

Socios de negocios y cuentas SAP Business One hace una distincioacuten entre socios de

negocios y cuentas de mayor

- Los socios de negocios son todos los clientes proveedores y clientes potenciales de la

empresa

61


- Las cuentas de mayor son todas las entidades definidas en el plan de cuentas de la

empresa por ejemplo gastos ingresos activos y obligaciones

SAP Business One realiza conexiones entre los socios de negocios y las cuentas de mayor a

traveacutes de cuentas asociadas definidas durante la inicializacioacuten del sistema que pueden variar en

los distintos socios de negocios

Todas las transacciones de compras y ventas se contabilizan en la cuenta asociada

apropiada De esta forma se accede al saldo global de clientes y de proveedores de una cuenta

de mayor Ademaacutes se puede acceder al saldo de un cliente o proveedor especiacutefico

Gestioacuten de bancos

Utilice este componente para realizar todas las transacciones monetarias relacionadas con

cuentas bancarias entre ellas

- Creacioacuten manual y automaacutetica de pagos recibidos y efectuados para varios medios de

pago

- Realizacioacuten manual y automaacutetica de reconciliaciones internas y externas

- Depoacutesitos con fecha posterior al diacutea de emisioacuten y en efectivo de cheques y documentos

de tarjetas de creacutedito

- Impresioacuten de lotes de cheques y de cheques individuales

Inventario

Utilice el moacutedulo Inventario para optimizar la gestioacuten de stocks incluido lo siguiente

- Gestioacuten de registros de datos maestros de artiacuteculos

- Operaciones con nuacutemeros de serie y lote

- Gestioacuten de listas de precios que incluye descuentos por periacuteodo y cantidad y precios

especiales

62


- Gestioacuten de operaciones de stock que incluye entradas de mercanciacuteas salidas de

mercanciacuteas traslados de stocks parametrizaciones de cantidad inicial de artiacuteculos y

recuentos de inventario

- Operaciones con el proceso de picking y embalaje

- Generacioacuten de informes relacionados con el inventario

Puede definir las parametrizaciones para el moacutedulo Inventario en Gestioacuten Definiciones

Inventario Para obtener maacutes informacioacuten sobre estas parametrizaciones de inventario consulte

Inventario

Recursos

El moacutedulo Recursos sirve como una extensioacuten del moacutedulo Produccioacuten juntos proporcionan

una plataforma base para gestionar procesos de fabricacioacuten ligera en SAP Business One

Al utilizar la funcionalidad de recursos es posible realizar las siguientes funciones comerciales

clave

- Administrar capacidad de produccioacuten

- Controlar costos de fabricacioacuten estaacutendar completos

- Analizar desviaciones de fabricacioacuten reales

- Simplificar gestioacuten de lista de materiales

- Usar oacuterdenes de fabricacioacuten con maacutes flexibilidad

Un recurso es una mercanciacutea una maacutequina la mano de obra etc que se utiliza para

producir bienes y servicios A diferencia de los artiacuteculos los recursos tienen capacidad

disponible a lo largo de un periacuteodo de tiempo que puede consumirse en un proceso de

fabricacioacuten Puede definir la capacidad diaria de los recursos para cada diacutea por separado o para

un periacuteodo de tiempo y a continuacioacuten puede asignar la capacidad a las oacuterdenes de fabricacioacuten

63


El consumo de recursos en un proceso de produccioacuten contribuye a los costos de produccioacuten

generales y puede dividirse en elementos de costos subyacentes para otros fines contables

Produccioacuten

Use el moacutedulo Produccioacuten de SAP Business One para crear y actualizar lo siguiente

- Lista de materiales (BOM) especifica las cantidades de componentes que constituyen

un producto

- Oacuterdenes de fabricacioacuten es un conjunto de instrucciones para planificar y montar un

artiacuteculo de produccioacuten Monitoriza todas las transacciones de material y los costos que

participan en el proceso de produccioacuten asiacute como los costos adicionales tales como los

gastos generales de mano de obra

SAP Business One admite los siguientes tres tipos de oacuterdenes de fabricacioacuten

- Estaacutendar para la produccioacuten normal Los componentes se copian desde la lista de

materiales del artiacuteculo

- Especial para producir artiacuteculos o realizar actividades en el aacuterea de fabricacioacuten que no

se basan en la lista de materiales Estaacutendar

- Desmontaje para informar sobre el desmontaje de un artiacuteculo con una lista de

materiales de produccioacuten Los componentes se copian desde la lista de materiales del

artiacuteculo

Un producto terminado puede ser el resultado de un proceso de produccioacuten completo o de

una coleccioacuten de artiacuteculos que se venden como unidad pero que no son el resultado de un

proceso de fabricacioacuten o de montaje

MRP

64


El moacutedulo Planificacioacuten de necesidades de material (MRP Material Requirements Planning)

permite realizar planificaciones de necesidades de material para un proceso de fabricacioacuten o

aprovisionamiento basaacutendose en la reevaluacioacuten de los inventarios las demandas y los

suministros existentes y en la modificacioacuten de los paraacutemetros de planificacioacuten (como la

determinacioacuten del tiempo de entrega las decisiones de fabricacioacuten o compra y la planificacioacuten de

vacaciones)

MRP calcula la necesidad bruta para el nivel maacutes elevado de la lista de materiales basaacutendose

en el inventario existente los pedidos de cliente los pedidos las oacuterdenes de fabricacioacuten las

previsiones etc Calcula la necesidad bruta de los niveles maacutes bajos de la lista de materiales

bajando las demandas netas de niveles superiores de la estructura de la lista de materiales Los

niveles dependientes pueden tener sus propias necesidades seguacuten los pedidos de cliente y las

previsiones

Los resultados de la ejecucioacuten de MRP son los informes y las recomendaciones para

satisfacer las necesidades brutas teniendo en cuenta los niveles de inventario los pedidos y las

oacuterdenes de fabricacioacuten existentes La ejecucioacuten de MRP tambieacuten tiene en cuenta las reglas de

planificacioacuten predefinidas como Pedido muacuteltiple Intervalo de pedido Cantidad miacutenima de

pedido Nivel de stock etc

Servicio

Si su empresa brinda servicios de soporte a sus clientes o recibe servicios de soporte de sus

proveedores puede gestionar todas las actividades relacionadas con dichos servicios mediante el

componente de servicio

Por ejemplo puede

- Gestionar la interaccioacuten entre los representantes de servicio y los socios comerciales

65


- Actualizar la informacioacuten de los contratos de servicio artiacuteculos y nuacutemeros de serie asiacute

como reclamaciones y consultas de los clientes

- Supervisar y gestionar las actividades de su departamento de servicio mediante informes

estaacutendar y personalizados que brindan asistencia a los gerentes y personal de soporte en

su trabajo diario

- Optimizar el potencial de los departamentos de servicio y ventas y generar ingresos

adicionales al brindar soporte para funciones de negocios como

Operaciones de servicio

Gestioacuten de contratos de servicio

Planificacioacuten del servicio

Seguimiento de las actividades de interaccioacuten de clientes

Soporte de clientes

Gestioacuten de oportunidades de ventas

- Cree una base de datos de conocimientos de soluciones para los problemas planteados

por sus clientes Puede gestionar esta base de datos de conocimientos de acuerdo con los

artiacuteculos por lo tanto cuando vuelve a presentarse un problema especiacutefico puede

reducir el tiempo necesario para solucionarlo al buscar soluciones por artiacuteculo

Para brindar soporte a las operaciones de servicio trabaje con los siguientes objetos en SAP

Business One

- Una llamada de servicio permite resolver reclamaciones o consultas y tratar problemas

relacionados con los artiacuteculos

- Las tarjetas de equipo forman la base de datos que contiene todos los artiacuteculos de

nuacutemero de serie para los que se puede proporcionar servicio fiacutesico

66


- Un contrato de servicio es un acuerdo formal o legalmente vinculante que define los

servicios que se intercambian por un pago Permite a los socios comerciales recibir

servicio por artiacuteculos y nuacutemeros de serie especiacuteficos

- Una cola de servicio permite categorizar y gestionar llamadas de servicio Por ejemplo

puede definir colas de servicio para socios comerciales individuales categoriacuteas de

artiacuteculos o equipos en su departamento de servicio

- La base de datos de conocimientos de soluciones incluye soluciones clave para diversos

problemas y situaciones Ayuda a agilizar el servicio y mejorar el rendimiento de los

representantes de servicio

- Los informes le permiten visualizar y analizar datos relacionados con contratos de

servicio tarjetas de equipo y llamadas de servicio Puede comprobar las llamadas de

servicio de representantes de ventas individuales o bien las presentadas por

determinados clientes Puede evaluar la eficacia y el rendimiento de las operaciones de

servicio de su empresa

Informes

SAP Business One contiene un moacutedulo Informes integrado y ampliado en el que se incluyen

informes de los siguientes moacutedulos

- Finanzas

- Oportunidades de ventas

- Compras y ventas

- Socios de negocios

- Gestioacuten de bancos

- Inventario

67


- Produccioacuten

- MRP

- Servicio

- Recursos Humanos

Puede compilar informes praacutecticamente en cualquier configuracioacuten para que se adapten a las

necesidades de su sociedad

SAP Business One incluye varios informes predefinidos que se pueden analizar de distintas

formas mediante las funciones de seleccioacuten y clasificacioacuten Al desplazarse por un informe podraacute

acceder a su informacioacuten detallada subyacente

Asimismo podraacute exportar todos los informes a Microsoft Excel y algunos de ellos a

documentos de Microsoft Word Esta capacidad permite acceder a los datos desde fuera de SAP

Business One (SAP HELP 2018)

68


2 Estudios y evaluaciones

21 Estudio de Mercado

211 Poblacioacuten

Colombia esta solucioacuten se ha posicionado como la aplicacioacuten maacutes eficiente para

ldquomicroindustrias de sectores de servicios profesionales retail manufactura distribucioacuten al por

mayor y productos de consumo hoy en diacutea han logrado representar el 38 por ciento del PIB

colombiano representado en las pequentildeas y medianas empresas (pymes)

Asiacute lo indicoacute la multinacional SAP en la celebracioacuten de sus diez antildeos con el programa

Business One que a la fecha ha brindado soluciones a cerca de mil pymes en unos 120

municipios del paiacutes

Seguacuten la multinacional este programa permite a las compantildeiacuteas tener un acceso raacutepido a la

tecnologiacutea y les brinda ldquoa las compantildeiacuteas en crecimiento obtener una visibilidad y control sobre

su funcionamiento con el fin de simplificar su camino hacia el desarrollo rentablerdquo explicoacute la

empresa

ldquoMaacutes de 20000 usuarios hacen parte de la comunidad de Business One Comenzamos hace

diez antildeos y los socios que hacen parte de esto han adoptado capacidades de innovacioacuten que antildeo

a antildeo han llegado al mercado Hemos hecho entender a las empresas de diferentes tamantildeos por

queacute adoptar estas necesidades de rentabilidad y de competitividadrdquo dijo a EL TIEMPO Ceacutesar

Ayala director de SAP Business One para Latinoameacutericardquo (El Tiempo 2016)

69


Tras la adquisicioacuten de SAP Business One muchas empresas han logrado tener una

herramienta maacutes confiable y sencilla que les permite consolidar sus procesos internos y

mejorarlos (ver Figura 14)

Figura 14 Segmentos de la industria SAP Business One


ldquoA nivel mundial es utilizada por maacutes de 50000 empresas de 150 paiacuteses Dentro de las

caracteriacutesticas funcionales que maacutes resaltan las empresas que han implementado SAP Business

One se encuentran soluciones de integracioacuten simplificacioacuten e innovacioacuten para sus negocios

informacioacuten analizada y reportada en tiempo real sobre la plataforma SAP HANA entre otras

que ayudan a las organizaciones a tomar decisiones maacutes acertadas y acelerar su rentabilidadrdquo

(Unipymes 2016)

70


Figura 15 Posicionamiento de SAP Business One a nivel Mundial


212 Dimensionamiento demanda

El desarrollo de software a la medida en Colombia es un servicio tecnoloacutegico de alta

demanda hoy en diacutea impulsado por el incremento del uso de computadoras e internet por parte

de las organizaciones y a la digitalizacioacuten de los datos y procesos de las empresas

La implementacioacuten de software especializado se ha convertido en una herramienta

indispensable para todas las empresas en la medida en que les ayuda a organizar y hacer maacutes

eficiente sus procesos tener mayor control obtener estadiacutesticas en tiempo real para conocer

coacutemo van sus indicadores poder predecir eventos futuros o actuar raacutepidamente frente a

potenciales riesgos

La construccioacuten e software a la medida ha marcado la tendencia en las empresas

colombianas que diacutea a diacutea demanda servicios personalizados ya que las necesidades y los

requerimientos variacutean constantemente

71


Por lo anterior EMCICOS siguiendo sus lineamientos estrateacutegicos ha decidido la

implementacioacuten de un ERP que permita modelar sus procesos de acuerdo a sus necesidades y a

los cambios que el mercado requiera

213 Dimensionamiento oferta

De acuerdo al grado de estandarizacioacuten el Software se clasifica en dos tipos Software

empaquetado y Software a la medida (FEDESOFT 2008) En el tema de servicios se encuentran

la consultoriacutea e integracioacuten de sistemas desarrollo de software outsourcing de sistemas servicio

de procesamiento educacioacuten y capacitacioacuten mantenimiento y soporte de equipo y de software

consultoriacutea e integracioacuten y administracioacuten de redes En Colombia se han identificado de acuerdo

a la actividad a la que se dedican 162 empresas de Instalacioacuten y Comercializacioacuten 146 empresas

de Consultoriacutea de Tecnologiacuteas de Informacioacuten 133 empresas se dedican al desarrollo de

software a la medida 133 empresas a implementacioacuten de software y 127 empresas se dedican a

prestar servicios de soporte (FEDESOFT 2009)

Se han reportado maacutes de 700 empresas registradas en aacutereas de tecnologiacutea en Colombia de

las cuales el 92 eran Pequentildea y Micro empresas soacutelo el 1 eran grandes por lo tanto la

composicioacuten empresarial denota una fuerte motivacioacuten emprendedora de los programadores

colombianos al apostar con una plataforma empresarial para la autogestioacuten del empleo

En lo referente al mercado de desarrollo de software se tiene un gran porcentaje del

mercado ya que como se mencionoacute anteriormente las empresas colombianas estaacuten optado por

el desarrollo a la medida para la satisfaccioacuten de sus necesidades con aplicaciones que sean de

faacutecil adaptabilidad a los cambios del mercado

72


214 Competencia - Precios

A continuacioacuten se mostraraacuten las ofertas econoacutemicas de las empresas consultoras interesadas

en el desarrollo de la ERP para EMCICOS


Tabla 2 Presupuesto SAP Business ONE

CONCEPTO VALOR

UNITARIO CANTIDAD TOTAL

BASE DE DATOS

HANA engine (hasta 64 GB memoria) U$16000 2 U$32000

LICENCIAS

Usuario Profesional on HANA U$21200 4 U$84800

Usuario Limitado SAP (opcioacuten de

funcionalidad CRM limitado o financiero) U$11200 20 U$224000

SUBTOTAL

U$308800

SUBTOTAL PESOS

$904784000

SERVICIOS PROFESIONALES SAP BUSINESS ONE

CONCEPTO CANTIDAD TIPO TOTAL

Valor Implementacioacuten SAP Business One

(COP$) Incluye Activos Fijos y

parametrizacioacuten NIIF seguacuten modelo

Heinsohn

1 PREMIUM $107000000

SUBTOTAL PESOS COLOMBIANOS

$107000000

CONTRATO DE MANTENIMIENTO 2017 SAP BUSINESS ONE

CONCEPTO VALOR


Mantenimiento Licencias SAP U$6691 12 U$73597

Mantenimiento Localizacioacuten SAP

Colombia U$933 12 U$10267

SUBTOTAL DOacuteLARES

U$83864

SUBTOTAL PESOS

$245721520

TOTAL PROYECTO SAP (Licencias implementacioacuten y mantenimiento

resto antildeo 2017)

$1257505520


73


2142 EPICOR

Tabla 3 Presupuesto EPICOR

CONCEPTO VALOR


BASE DE DATOS

SERVIDOR BD U$10000 2 U$20000

LICENCIAS

Usuario Limitado U$1800 20 U$36000

SUBTOTAL U$56000

SUBTOTAL PESOS $166880000

SERVICIOS PROFESIONALES

CONTRATO DE MANTENIMIENTO 2017

CONCEPTO VALOR


Mantenimiento U$7000 12 U$84000

SUBTOTAL DOacuteLARES U$84000


TOTAL PROYECTO EPICOR (Licencias Implementacioacuten y mantenimiento

antildeo 2017) $41720000



Tabla 4 Presupuesto Microsoft Dynamics

CONCEPTO VALOR


BASE DE DATOS


LICENCIAS

Usuario Limitado (opcioacuten de funcionalidad

CRM limitado o financiero) U$15000 20 U$300000

SUBTOTAL U$350000

SUBTOTAL PESOS COLOMBIANOS $1043000000


CONCEPTO VALOR



Mantenimiento Localizacioacuten Colombia U$1000 12 U$12000



TOTAL PROYECTO DYNAMICS (Licencias Implementacioacuten y

mantenimiento antildeo 2017) $1436360000


74


215 Punto equilibrio oferta ndash demanda

Para EMCICOS su feedback seraacute la optimizacioacuten de los procesos disminuyendo los tiempos

de soporte y respuesta a sus clientes mejorando la productividad automatizacioacuten de pedidos

reduccioacuten de costos de procesos el control de sus consumos mejorando su flujo de caja entre

otros

A continuacioacuten (Tabla 5) se muestran el punto de equilibrio del proyecto de

implementacioacuten

Tabla 5 Detalle de costos fijos y variables

Costos Fijos Costos Variables

Iacutetem Valor (mes) Iacutetem Valor (mes)

Servidor $60000000 Servicios Puacuteblicos $10800000

Implementacioacuten ERP $1257505520

Total Costo Fijo $1317505520 Total Costo Variable $10800000

Precio Implementacioacuten = $1500000000

Costos Fijos Totales $1317505520

PE = ------------------------------------ = -------------------------------------- = 088

Precio ndash Costo Variable 1500000000 ndash $10800000

El porcentaje de las ventas totales de EMCICOS que seraacute empleado para cubrir los costos

fijos y variables del proyecto de implementacioacuten del ERP es del 88

22 Estudio Teacutecnico

221 Disentildeo conceptual del proceso o bien o producto

El siguiente es la cadena de valor de la compantildeiacutea que se desea reflejar en la del ERP

(Planeacioacuten de recursos empresariales) de una forma fluida y organizada (CRM Ventas

75


Compras Inventario Soporte Teacutecnico) adicional se revisaraacute (Finanzas Nomina Inteligencia de

Negocios Reportes Mobile Software)

Generalidades de la implementacioacuten

Inicialmente la implementacioacuten se realizaraacute en 8 Pasos evaluando los puntos criacuteticos de la

operacioacuten de EMCICOS estaacute compuesta por una descripcioacuten (del proceso) un ejemplo y unos

entregables (Imaacutegenes) los puntos 9 y 10 deben ser completados por el proveedor

Puntos iniciales de la Implementacioacuten

PUNTO 1 CRM ndash Gestioacuten de clientes marketing comercial y postventa a traveacutes de

seguimiento indicadores y reportes

DESCRIPCIOacuteN Mostrar las generalidades del CRM nativo del ERP o CRM especializado

con los siguientes procesos generales

- Gestioacuten de clientes (Creacioacuten de un contacto hasta convertirlo a cliente)

- Gestioacuten de marketing (Creacioacuten de campantildeas hasta el resultado de la misma)

- Gestioacuten comercial (Seguimiento de las actividades comerciales)

- Gestioacuten Postventa (Control sobre atencioacuten a PQRS)

ENTREGABLE Visualizacioacuten e imagen del seguimiento indicadores y reportes de los

siguientes procesos

- Gestioacuten de clientes

- Gestioacuten de marketing

- Gestioacuten comercial

- Gestioacuten Postventa

76


PUNTO 2 PYG Inicial de ingresos y egresos estimados del proyecto

DESCRIPCIOacuteN

- EMCICOS necesita la estimacioacuten inicial del proyecto (Estudio de negocio) a traveacutes de

un PYG inicial de ingresos y egresos puede usar los moacutedulos del ERP que estime

conveniente para realizarlo (Ej Proyectos Presupuesto etc)

- PYG Inicial debe permanecer guardado en el sistema para despueacutes compararse con el

PYG Final

- Crear un proyecto o dimensioacuten para que todas las operaciones de ventas compras y

soporte teacutecnico que queden atadas contablemente para generar el PYG Final y poder

hacer el comparativo de variacioacuten econoacutemica y actividades iniciales vs finales

ENTREGABLE Visualizacioacuten e imagen del PYG Inicial

PUNTO 3 Gestioacuten del proceso de ventas y compras

DESCRIPCIOacuteN Realizar las siguientes actividades de ventas compras e inventario

VENTAS

- Creacioacuten y seguimiento de forecast tanto por productos como por valor

- Cotizacioacuten (productos con el valor total proyecto) Ver archivo Excel (Cotizacioacuten

OVenta OCompra)

- Orden de venta (productos con el valor total proyecto) Ver archivo Excel (Cotizacioacuten

OVenta OCompra)

COMPRAS

- Manejo de seriales del equipo

77


- Orden de compra a partir de la orden de venta para evitar transcripciones por el usuario

Ver archivo Excel (Cotizacioacuten OVenta OCompra)

- Seguimiento de la importacioacuten

- Recepcioacuten (seriales) y facturacioacuten de los productos

- Cargos a producto por nacionalizacioacuten por valor

- Cargos a producto por fletes por valor

INVENTARIOS

- Validacioacuten del inventario y costo con cargos a producto

- Entrega de producto al cliente sin facturar

- Facturacioacuten de los productos

ENTREGABLE

- Forecast

- Cotizacioacuten

- Orden de Venta

- Orden de Compra

- Factura de Cargos a producto

- Distribucioacuten del costo total y costo unitario

PUNTO 4 Soporte teacutecnico estructura del moacutedulo de mantenimiento maestro de equipos

subpartes ingenieros actividades gestioacuten de horas e inventario (en garantiacutea) reportes

DESCRIPCIOacuteN

- Explicacioacuten de la arquitectura del moacutedulo de soporte teacutecnico de EMCICOS que el

proveedor defina para la solucioacuten del proceso (Ej Mantenimiento Soporte Teacutecnico

Servicios Proyectos CRM etc) a nivel de maestros procesos conexioacuten con otros

78


moacutedulos en gestioacuten y contablemente flujo de la informacioacuten planeacioacuten programacioacuten

ejecucioacuten y control de la operacioacuten ventajas clientes implementados (completara esta

informacioacuten en el Paso 10)

- Describir el maestro de equipos subpartes (Niveles de subpartes 2 3hellip) seriales datos

generales del cliente ciudad fechas de compra fecha de instalacioacuten fecha uacuteltimo

mantenimiento tipo de uacuteltimo mantenimiento (correctivo preventivo diagnostico etc)

fecha garantiacutea estatus del equipo (activo inactivo obsoleto etc) historial de

mantenimiento contratos etc

- Crear y configurar el equipo principal y las subpartes Ej Equipos principal

(Cromatoacutegrafo) subpartes (Generador de hidrogeno Detector - Corona Software -

Chromeleon 70 licencia Hardware - Computador Dell) herramientas (Ej Multiacutemetro)

productos (Ej consumibles estaacutendares repuestos etc)

- Describir el maestro de ingenieros datos generales capacitaciones liacuteneas de

competencias etc

- Crear liacutenea de competencia e ingenieros y hacer la relacioacuten para poderlo planear

programar y ejecutar

- Crear procedimientos estandarizados por tipo de actividades (Mantenimiento preventivo

o correctivo calificaciones capacitacioacuten diagnostico)

- Crear las oacuterdenes de servicio que tenga un equipo un ingeniero un procedimiento

estandarizado ciudad fecha inicial Ver archivo Excel (OSoporte)

- Crear unas cotizaciones de oacuterdenes de servicio que generen contratos o servicio a

demanda

79


- Crear un contrato de soporte teacutecnico que generen actividades para la planeacioacuten con

clientes por un periodo de tiempo (1 antildeo 2 visitas teacutecnicas)

- Facturacioacuten de los servicios de soporte cotizados por contrato o a demanda

ENTREGABLE

- Crear y configurar el equipo principal y las subpartes

- Crear Ingenieros y sus datos baacutesicos

- Crear las liacuteneas de competencia y hacer la relacioacuten con los ingenieros

- Crear procedimientos estandarizados por tipo de actividades

- Crear las oacuterdenes de servicio (Equipo Ingeniero Ciudad Procedimiento Horas)

- Crear unas cotizaciones de oacuterdenes de servicio

- Crear un contrato de soporte teacutecnico

- Facturacioacuten de los servicios de soporte

PUNTO 5 Planeacioacuten Programacioacuten Ejecucioacuten y Control de las actividades de soporte

teacutecnico

DESCRIPCIOacuteN

- Planeacioacuten Replicar las actividades del Paso anterior 4 veces para quedar con un total

de 50 actividades en los mismos periodos de tiempo (meses) que tenga atada un

ingeniero una ciudad una liacutenea (GC) una actividad horas planeadas fecha planeada

- Planeacioacuten Visualizacioacuten de las cargas de trabajo por ingeniero o por ciudad o por liacutenea

o por actividad

- Planeacioacuten Visualizacioacuten de los calendarios de diacuteas haacutebiles y festivos para la

programacioacuten de actividades

80


- Programacioacuten Programacioacuten de las 50 actividades por prioridad de actividad

(correctivo) por antildeo por mes por ciudad por liacuteneas por equipo y por ingenieros

(Interface graacutefica) Sugerimos que a las actividades les ponga las fechas programadas ya

que nuestro intereacutes es ver la interface graacutefica

- Programacioacuten Visualizacioacuten de las cargas de trabajo por ingeniero o por ciudad o por

liacutenea o por actividad

- Ejecucioacuten Ejecucioacuten de la actividad sobre el equipo sea mantenimiento preventivo o

correctivo seguacuten procedimiento estandarizado Estatus del equipo reporte de horas

reales de servicio y generacioacuten del reporte de servicio estaacutendar del sistema

- Control Evaluacioacuten de actividades seguacuten estatus de las actividades

ENTREGABLE

- Planeacioacuten Ver todas las actividades creadas (50)

- Planeacioacuten Ver las cargas de trabajo por ingeniero o liacutenea o ciudad o de las actividades

antes de la programacioacuten

- Planeacioacuten Ver los calendarios de diacuteas laborales y no laborales para la programacioacuten de

actividades

- Programacioacuten de actividades con las fechas que se encuentran en el archivo Excel

(Interface graacutefica)

- Programacioacuten Ver las cargas de trabajo por ingeniero o liacutenea o ciudad o de las

actividades despueacutes de la programacioacuten

- Ejecutar la actividad seguacuten procedimiento ingreso de horas reales generar el reporte de

servicio o descripcioacuten del mantenimiento y queda atado al historial del equipo y la

contabilizacioacuten que despueacutes se veraacute reflejada en el PYG Final

81


- Control de las actividades pendientes por ejecutar

PUNTO 6 PYG Final de ingresos y egresos reales del proyecto

DESCRIPCIOacuteN

- EMCICOS necesita un PYG final del proyecto o dimensioacuten cuando termine la

operacioacuten de garantiacutea (Venta Compras Soporte teacutecnico) para validar la rentabilidad

del negocio

- Importante que se pueda comparar las variaciones econoacutemicas y actividades no

contempladas en el (Estudio de negocio) en los PYG inicial Vs final

ENTREGABLE Visualizacioacuten e imagen del PYG Final

PUNTO 7 Finanzas Nomina

DESCRIPCIOacuteN

- Mostrar raacutepidamente el moacutedulo financiero y nomina este punto seraacute evaluado con maacutes

detalle en la siguiente etapa del proceso por el aacuterea administrativa

- Finanzas Localizacioacuten Colombia y NIIF

- Nomina Modulo de nomina

ENTREGABLE Visualizacioacuten e imagen del moacutedulo de finanzas y Nomina

PUNTO 8 Inteligencia de negocios Reportes Mobile Software

DESCRIPCIOacuteN

- Mostrar las herramientas que tiene de inteligencia de negocios reportes y Mobile

nativas o externas al ERP

- Inteligencia de negocios Indicadores de gestioacuten Interno o Externo

- Reportes Reportiador Interno o Externo

- Mobile Funcionalidades de Mobile

82


ENTREGABLE Visualizacioacuten e imagen del moacutedulo de inteligencia de negocios

Reportiador y movilidad

PUNTO 9 Informacioacuten Teacutecnica del sistema

DESCRIPCIOacuteN Cumplir con los temas de funcionalidad usabilidad portabilidad

mantenibilidad y plataforma tecnoloacutegica

PUNTO 10 Experiencia

DESCRIPCIOacuteN Enviar formato el listado de clientes que tienen implementado el moacutedulo

de soporte teacutecnico con los cuales se pueda hacer la comprobacioacuten de la experiencia con la

solucioacuten

222 Anaacutelisis y descripcioacuten del proceso o bien o producto o resultado que se desea

obtener o mejorar con el desarrollo del proyecto

2221 Alcance de la solucioacuten

SAP Business One permite a directivos y empleados procesar informacioacuten con mayor

efectividad de forma que puedan tomar decisiones de negocio bien fundamentadas Esta

solucioacuten cubre las principales operaciones para gestioacuten de empresas en diversos sectores la

funcionalidad cubre

Administracioacuten Herramientas que permiten personalizar y realizar copias de seguridad de

los datos definir tipos de cambio de divisas configurar permisos y alertas y acceder a

informacioacuten procedente de software externo a SAP

Contabilidad Financiera Administra todas las transacciones financieras incluyendo el libro

mayor general configuracioacuten y mantenimiento de cuentas asientos en el diario ajustes en

divisa extranjera y presupuestos

83


Ventas y Distribucioacuten Ayuda a crear presupuestos grabar pedidos de clientes configurar

entregas actualizar balances de inventario y administrar todas las facturas y cuentas por

cobrar

Compras Administra y mantiene contratos y transacciones de proveedores incluyendo la

emisioacuten de oacuterdenes de compra la actualizacioacuten de los datos del stock el caacutelculo del valor de

los artiacuteculos importados la administracioacuten de devoluciones y creacuteditos y el procesamiento de

pagos

Socios de Negocio Controla toda la informacioacuten sobre sus clientes distribuidores y

proveedores incluyendo perfiles resumen de contactos saldos de cuentas y anaacutelisis de las

oportunidades de ventas

Transacciones Bancarias Facilita la gestioacuten sobre todas las actividades financieras como

recibos en efectivo emisioacuten de cheques depoacutesitos anticipos pagos con tarjeta de creacutedito y

conciliaciones bancarias

Administracioacuten de Almaceacuten Se ocupa de los niveles de stock la administracioacuten de

artiacuteculos las listas de precios los acuerdos de precios especiales las transferencias entre

almacenes y las transacciones de stocks

Produccioacuten Ofrece herramientas de administracioacuten de productos que definen la lista de

materiales a muacuteltiples niveles y crean oacuterdenes de trabajo al tiempo que le permiten verificar

e informar sobre la disponibilidad de cualquier producto o materia Prima

Costos Permite definir centros de beneficios y reglas de reparto de gastos generales asiacute

como generar informes de peacuterdidas y ganancias para cada centro

Elaboracioacuten de Reportes Crea valiosos informes para casi cualquier aspecto de su empresa

incluyendo deudas de clientes y proveedores ventas flujo de efectivo resuacutemenes de

84


contactos con clientes contabilidad stocks en almaceacuten balances financieros caacutelculo de

precios actividad de los clientes y mucho maacutes

2222 Beneficios

SAP Business One posibilita la incorporacioacuten continua de mejores praacutecticas de negocio

internacionales en los procesos de su compantildeiacutea Gracias a un exitoso historial que comprende

maacutes de 120000 instalaciones alrededor del planeta SAP es el liacuteder mundial en el suministro de

soluciones de software de negocios Aprovechando las experiencias vividas con maacutes de 18

millones de usuarios con el propoacutesito de proporcionar las mejores praacutecticas que su compantildeiacutea

necesita para cumplir con sus objetivos de negocios tanto hoy como en los antildeos por venir

SAP Business One es una solucioacuten de gran poder sus sofisticadas herramientas de anaacutelisis

ofrecen un control total de administracioacuten tanto de la informacioacuten como de las actividades de la

empresa Entre los beneficios empresariales ofrecidos se incluyen

Totalmente Integrado ndash La solucioacuten considera en una sola aplicacioacuten toda la funcionalidad

para Contabilidad Compras Ventas Almaceacuten e Inventarios CRM y Socios de Negocios

(Proveedores) Bancos Produccioacuten Costos y Generador de Reportes

Faacutecil de Implementar ndash SAP Business One es faacutecil de utilizar ofrece una navegacioacuten

intuitiva un entorno familiar basado en Microsoft Windows y muacuteltiples herramientas de

personalizacioacuten lo que facilita una raacutepida implementacioacuten

Mayor productividad ndash La sencilla interfaz de usuario permite trabajar con rapidez y

eficacia

85


Administracioacuten de oportunidades ndash CRM Integrado ndash La solucioacuten ofrece a las empresas las

herramientas esenciales para administrar sus oportunidades de ventas incluyendo una

conectividad completa con informacioacuten sobre beneficios brutos y stocks

Decisiones de negocio mejores y maacutes raacutepidas ndash Para tomar las decisiones maacutes adecuadas los

directivos pueden obtener informacioacuten estrateacutegica de una forma raacutepida y efectiva a partir de

cada uno de los aspectos de la compantildeiacutea

Robusto y Seguro ndash Maneja un soacutelido esquema de seguridad sobre una arquitectura de datos

robusta

Amplia escalabilidad ndash La tecnologiacutea flexible y abierta permite cambiar y adaptar su

solucioacuten a medida que su negocio crece

Alcance global ndash Las transacciones empresariales pueden realizarse y contabilizarse en

muacuteltiples divisas y la solucioacuten ya estaacute localizada en diversas geografiacuteas

Control de costos ndash Facilita un control de costos maacuteximo aumentando la productividad de

los empleados y mejorando la eficacia de todas las operaciones

Mayores ingresos ndash Un acceso raacutepido y sencillo a informacioacuten en tiempo real de cualquier

punto del sistema ayuda a identificar nuevas oportunidades de ventas a lanzar nuevos

productos al mercado con rapidez y a proporcionar al cliente niveles de soporte y servicio

que generan negocio

Facilidad para integrarse a otras aplicaciones ndash SAP Business One maneja estaacutendares

abiertos que le permiten interactuar con otras aplicaciones

Versatilidad en reportes ndash Su funcionalidad Drag amp Relate permite a los usuarios mediante

un simple arrastre de campos vinculados obtener informacioacuten de almacenes diferentes de

datos para generar informacioacuten relacionada sobre la cual puede ademaacutes aplicar filtros y

86


hacer consultas especiacuteficas con gran facilidad Esta capacidad hace que el anaacutelisis de

informacioacuten sea una tarea simple

2223 Funcionalidades SAP on HANA

Percepcioacuten Contaraacute con una uacutenica plataforma para la parte Transaccional y la parte

Analiacutetica ademaacutes de contar con informes predefinidos en tiempo real como lo es Flujo de

Caja Proyectado entre otros procesos

Desempentildeo Empoderar a los usuarios con la funcionalidad de Buacutesqueda de Informacioacuten

Avanzada (tipo Google) y las herramientas de anaacutelisis interactivo que los puede ayudar a ser

maacutes eficientes e independientes del departamento de Tecnologiacutea gracias a que Excel estaacute

conectado directamente a los Datos Maestros y los Datos Transaccionales de HANA como

motor de Base de Datos

Valor Mantener un entorno simplificado en cuanto a TI con una solucioacuten de costo asequible

para las PYMES el cual estaacute disentildeado para ser escalable en la medida que la organizacioacuten lo

requiera

KPI Faacutecil construccioacuten de indicadores sin necesidad de tener conocimiento de las tablas de

la base de datos y su dependencia gracias a los modelos HANA pre-construidos

Anaacutelisis Interactivo Con SAP Business One sobre HANA obtendraacute cinco (5) cubos

predefinidos de BI Anaacutelisis por Centro de Costo Contabilidad de Costos vs Contabilidad

Financiera Anaacutelisis de Ingresos por Ventas Anaacutelisis de Oportunidades de Ventas y Anaacutelisis

de Presupuesto los cuales estaacuten conectados a Excel para realizar la extraccioacuten y el anaacutelisis

de la informacioacuten por medio de Tablas Dinaacutemicas

87





funcionalidad cubre









cobrar




pagos







88














223 Anaacutelisis ciclo de vida del producto o bien o servicio o resultado (EcoIndicador 99

ISO 1404044TR14047 y PAS 2050)

Con este anaacutelisis se estudia y evaluacutea el impacto ambiental del producto durante todas las

etapas del ciclo de vida con lo que se busca conseguir el desarrollo sostenible del mismo

Para el anaacutelisis de la Implementacioacuten SAP Business One en la Empresa EMCICOS se hace

necesario la identificacioacuten del ciclo de vida el producto desde su idea inicial la obtencioacuten de

capital econoacutemico la fase de planificacioacuten su ejecucioacuten pruebas hasta su disposicioacuten final

89


Figura 16 Ciclo de Vida del Producto


224 Definicioacuten de Tamantildeo y Localizacioacuten del proyecto

Se propone una implementacioacuten por fases de la siguiente manera

Fase I Preparacioacuten Se estructura el equipo de trabajo y se realiza el levantamiento del

Alcance de cada uno de los procesos que se manejaran dentro de SAP Business One

Fase II Alcance Esta fase comprende todas las actividades necesarias para poner en Marcha

SAP Business One teniendo en cuentas las especificaciones enmarcadas en el documento de

alcance junto con la personalizacioacuten establecida

Fase III Realizacioacuten del Proyecto Estas actividades estaacuten orientadas a la validacioacuten

operativa del Alcance es decir a comprobar la operatividad de cada uno de los

procedimientos definidos y que se ejecutan con el soporte de SAP Business One Esta fase

90


tambieacuten contempla la capacitacioacuten a los usuarios liacutederes de proceso y usuarios de perfil

teacutecnico 3 liacutederes por proceso

Fase IV Preparacioacuten Final Se inicia con la operacioacuten del sistema en vivo para lo cual

HEINSOHN realiza un Acompantildeamiento sobre la operacioacuten del sistema

La propuesta incluye instalacioacuten del software en la Sede Principal ubicada Carrera 28 No

42-42 de la cuidad de Bogotaacute DC Se realizaraacuten capacitaciones en la misma sede principal


insumos)

En las siguientes figuras se presentan los requerimientos para la oacuteptima implementacioacuten de

SAP Business One

Figura 17 Diagrama infraestructura servidores


Tabla 6 Especificaciones teacutecnicas de servidores

91


SERVIDOR RAM (GB) PROCESADOR (CORE) DISCO (GB)

Servidor SAP 28 4 300

Servidor Terminal 23 4 300

Servidor SQL 21 4 500

TOTAL 72 GB 12 Core 1100 GB


Requerimientos de comunicaciones

Si el cliente tiene operacioacuten en diferentes puntos geograacuteficos y desea trabajar de forma

remota el aplicativo debe proveer toda la infraestructura necesaria y adecuada para el correcto

funcionamiento del aplicativo para lo cual debe asesorarse de su Vendedor de Hardware La

asesoriacutea sobre estos temas no es parte integral de esta propuesta

Figura 18 Equipo de trabajo


Tabla 7 Usuarios involucrados con el producto

92


No CARGO AacuteREA PROCESO TIPO DE

LICENCIA

1 Gerente General Gerencia General Consulta

2 Sub-gerente Gerencia Financiera Consulta

3 Director de Mercadeo Gerencia Ventas Consulta

4 Ejecutiva de Ventas Comercial Ventas Consulta


7 Ejecutivo de Ventas Comercial Ventas Consulta

8 Ejecutivo de Ventas Comercial Ventas Lectura

9 Ejecutiva de Ventas Comercial Ventas Lectura

6 Ejecutiva de Ventas - Liacutenea

Consumibles Comercial Ventas Consulta

10 Asistente de Ventas Comercial Ventas Concurrente

11 Liacuteder Unidad de Cromatografiacutea

Espectrometriacutea de masas Comercial Ventas Consulta

12 Liacuteder Unidad de Espectrometriacutea Comercial Ventas Consulta

13 Liacuteder Unidad de Anaacutelisis Elemental Comercial Ventas Consulta

14 Liacuteder Unidad de LIMS Comercial Ventas Consulta

15 Director de Soporte Teacutecnico Soporte Teacutecnico Soporte Lectura

16 Coordinador de Soporte Teacutecnico Soporte Teacutecnico Soporte Concurrente

17 Asistente de Soporte Teacutecnico Soporte Teacutecnico Soporte Consulta

18 Ingeniero de Soporte Teacutecnico Soporte Teacutecnico Soporte Consulta




22 Quiacutemico de Aplicaciones Soporte Teacutecnico Soporte Consulta



25 Directora Administrativa y Financiera Administrativa Financiera Consulta

26 Asistente Administrativa Administrativa Financiera Consulta

27 Recepcionista Administrativa Financiera Lectura

28 Contadora Administrativa Financiera Concurrente

29 Revisor Fiscal Administrativa Financiera Lectura

30 Auxiliar Contable Administrativa Financiera Concurrente

31 Auxiliar Contable Administrativa Financiera Consulta

32 Jefe de Compras Administrativa Compras Concurrente

33 Asistente de Compras Administrativa Compras Consulta

34 Almacenista Administrativa Compras Consulta

35 Asistente de Subgerencia Administrativa Financiera Lectura

36 Auxiliar Administrativo Administrativa Soporte Lectura

37 Administrador del sistema Administrativa General Lectura Fuente Heinsohn Business Technology (2017)

226 Mapa de procesos de la organizacioacuten con el proyecto implementado

93


En las siguientes figuras se muestran los procesos de abastecimiento demanda y servicios

con la implementacioacuten de SAP Business One en EMCICOS


abastecimiento

Fuente SAP Business One Colombia (2016)

Figura 20 Proceso de Negocio EMCICOS con implementacioacuten SAP Business One ndash Demanda


94


Figura 21 Proceso de negocio EMCICOS con implementacioacuten SAP Business One - Servicios


227 Teacutecnicas de prediccioacuten (cuantitativa cualitativa) para la produccioacuten de bien y la

oferta de servicios generados por el proyecto

Anaacutelisis Cualitativo

La segmentacioacuten del mercado es el primer paso que se debe tener en cuenta para realizar un

anaacutelisis predictivo

El anaacutelisis cualitativo se enfoca en las variables de la funcionalidad de la empresa y seguacuten

su importancia se le asigna un porcentaje

Tabla 8 Estudio de variables anaacutelisis cualitativo

ESTUDIO DE

VARIABLES PORCENTAJE DESCRIPCIOacuteN

Integracioacuten 20 Trazabilidad de informacioacuten

Soporte Local 10 Soporte teacutecnico a la ERP en la misma ciudad

Capacitacioacuten 15 Induccioacuten y capacitacioacuten en la implementacioacuten

95


ESTUDIO DE


Moacutedulos 30 Contar con los moacutedulos requeridos

Consulta e

informes 5

La generacioacuten de informes no requiera mucho tiempo y

contenga una herramienta de consulta directa

Produccioacuten 5 Tener produccioacuten con costos reales ficha teacutecnica del

producto y orden de servicio

Ventas 5

Herramientas de apoyo para los vendedores y facilitar

una mejor atencioacuten al cliente cumpliendo con las metas

comerciales y cumpliendo con la evaluacioacuten y

desempentildeo requerido

Contabilidad 5 Plataforma que facilite las transferencias contables

Nomina 5

Conservar los registros de los empleados permitir de

manera detallado datos de las vacaciones primas de

servicio cesantiacuteas parafiscales planilla de aportes

entre otros Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

Otra de las teacutecnicas que se utiliza es la de Decisiones por Conceso se reuniraacute a los

stakeholders del proyecto para la toma de decisiones en el modo operandi de la aplicacioacuten

aunque no todos hallan dado el aval para su aprobacioacuten

Anaacutelisis Cuantitativo

Anaacutelisis de Markov es una forma de analizar el movimiento actual de alguna variable a fin

de pronosticar el movimiento futuro de la misma Este meacutetodo ha comenzado a usarse en los

uacuteltimos antildeos como instrumento de investigaciones de mercadotecnia para examinar y

pronosticar el comportamiento de los clientes desde el punto de vista de su lealtad a una marca y

de sus formas de cambio a otras marcas la aplicacioacuten de esta teacutecnica ya no solo se limita a la

mercadotecnia sino que su campo de accioacuten se ha podido aplicar en diversos campos

(httpinduoperacionesdosblogspotcompanalisis-de-markovhtml)

96


Dentro de la implementacioacuten SAP para el control y seguimiento de este meacutetodo a utilizar se

llevaraacuten a cabo constantes revisiones de cronograma

Se debe discriminar el costo de la implementacioacuten en el cual debe ir incluido los viaacuteticos

costo por hora de la visita teacutecnica que se realiza y cuando es requerida por el usuario Tomar en

cuanto los costos a mediano y largo plazo de esta manera los cuales se pueden soportar mediante

una poacuteliza

23 Estudio econoacutemico y financiero

231 Estimacioacuten de los Costos de Inversioacuten del Proyecto

La inversioacuten requerida para la puesta en marcha de la propuesta de implementacioacuten de un

ERP para EMCICOS se encuentra en funcioacuten del plan estrateacutegico de la compantildeiacutea Ademaacutes de un

capital inicial que permita soportar todo el costo del proyecto a traveacutes de la adquisicioacuten de un

leasing empresarial

Los valores de la inversioacuten inicial se detallan en la siguiente tabla


CONCEPTO VALOR ($)

Base de Datos 96000000

Licencias 926400000

Servicios Profesionales Implementacioacuten ERP 107000000

Mantenimiento Licencias SAP 222000000

Mantenimiento Localizacioacuten SAP Colombia 31500000

TOTAL 1382900000


97


232 Definicioacuten de Costos de Operacioacuten y Mantenimiento del Proyecto

Los costos de operacioacuten en los que incurriraacute la compantildeiacutea EMCICOS solo estaacuten referidos al

mantenimiento de las Licencias SAP y el mantenimiento de Localizacioacuten SAP Colombia por un

costo anual de $250000000

233 Flujo de Caja del Proyecto Caso

Se presentan los flujos de caja de acuerdo a las siguientes alternativas de apalancamiento

Cuota Fija para Capital y Leasing

2331 Flujos de Caja para Cuota Fija para Capital

En la siguiente figura se muestran los Flujos netos de caja para un periodo de 1 antildeo con

apalancamiento de cuota fija para capital

Figura 22 Flujos para Cuota Fija para Capital

Fuente Elaboracioacuten propia Basado en Trabajo Final Maestriacutea Chircal autor Jorge Luis Segura (2017)

0 1 2 3 4 5 6

219584253 231584253 231584253 231584253 231584253 231584253

98


2332 Flujos de Caja para Leasing


apalancamiento de leasing

Figura 23 Flujos de Caja para Leasing


234 Determinacioacuten del costo de capital fuentes de financiacioacuten y uso de fondos

Para la implementacioacuten de SAP Business One en la empresa EMCICOS los inversionistas

no esperan tener ninguacuten utilidad ni recuperacioacuten de inversioacuten reflejado en dinero lo que se busca

con este proyecto es la optimizacioacuten de los procesos disminucioacuten en los tiempos de soporte y

respuesta a sus clientes mejora en la productividad y asiacute lograr ser una organizacioacuten maacutes

reconocida y competitivas del mercado

La obtencioacuten de activos fijos a traveacutes de compra directa utilizando recursos propios puede

afectar el flujo de caja de EMCICOS por esta razoacuten los recursos para la implementacioacuten se

obtendraacuten a traveacutes de la modalidad del leasing financiero en donde el desembolso de efectivo se

haraacute una vez haya sido aprobado

Al utilizar el leasing financiero como alternativa de financiamiento del 100 para la el pago

de la implementacioacuten le permitiraacute a la empresa obtener mayores beneficios comparados en vez

0 1 2 3 4 5 6

1317505520 60000000

99


de realizar la compra con recursos propios ya que puede presentar iliquidez para su operacioacuten

diaria

235 Evaluacioacuten Financiera del proyecto (indicadores de rentabilidad o de beneficio-

costo o de anaacutelisis de valor o de opciones reales)

Las soluciones integrales y especializadas de Software parten de respuestas a una

problemaacutetica concreta en la organizacioacuten El desarrollo de un aplicativo de software incluye un

conjunto de actividades donde su primera decisioacuten es la de un proyecto de desarrollo de

software o la adquisicioacuten de uno terminado

La teacutecnica de anaacutelisis costo beneficio se fundamenta en brindar una comparacioacuten de los

costos de realizar un proyecto con los beneficios esperados por el mismo Por lo general los

costos suelen ser cuantificados y estimados en unidades econoacutemicas pero los beneficios no los

cuales pueden ser tangibles o intangibles como es el caso de una implementacioacuten de software

El eacutexito de la implementacioacuten de un sistema de ERP en la empresa EMCICOS radica en el

aseguramiento de la calidad y optimizacioacuten de todos los procesos vitales para la organizacioacuten

Para la obtencioacuten de beneficios es necesaria una completa integracioacuten operacional y retorno de la

inversioacuten el cual se ve reflejado en la oacuteptima utilizacioacuten de los moacutedulos su funcionalidad

mejora del desempentildeo y el impacto en los procesos actuales del negocio lo que conlleva a la

utilizacioacuten de una metodologiacutea documentada que contiene todos los detalles de los procesos

estrateacutegicos permitiendo alcanzar una eficiencia organizacional y mejora continua logrando

ventaja competitiva en el mercado actual

100


2351 Anaacutelisis Beneficio Costo

Costos El costo total de la implementacioacuten es de $1500000000 los cuales comprenden

desarrollo e implementacioacuten de software hardware (servidor) capacitacioacuten a usuarios

finales licenciamiento mesa de servicio provisioacuten de riesgos

Beneficios El total de beneficios que se esperan a largo plazo y despueacutes de la terminacioacuten

del proyecto calculo que se basa en estudio de Mincomercio (2017) juicios de expertos y

desarrollos en otras organizaciones es de $1725000000 que incluyen mejora de procesos

informacioacuten detallada en tiempo real para la toma de decisiones incremento de la

productividad mejora en la calidad de productos y servicios incremento de ventas

mejoramiento de la imagen corporativa satisfaccioacuten del cliente entre otros

$1725000000

BC = ------------------------ = 115

$1500000000

Se acepta la ejecucioacuten del proyecto debido a que los beneficios obtenidos durante el ciclo

de vida del proyecto mejoran en margen de utilidad en un 15 lo que nos dice que por cada peso

invertido en la implementacioacuten se estaacute obteniendo una ganancia de $15

236 Anaacutelisis de sensibilidad

Al realizar el anaacutelisis econoacutemico hacia el futuro siempre existe un alto grado de

incertidumbre que hacen difiacutecil la toma de decisiones para facilitar esta toma de decisiones se

debe realizar un anaacutelisis de sensibilidad el cual debe indicar las variables que afectan el beneficio

econoacutemico de un proyecto y cuaacuteles son las variables que tienen poca influencia en el resultado

final

101


Para el caso especiacutefico de proyecto de implementacioacuten de un ERP SAP Business One

EMCICOS no realizoacute anaacutelisis de sensibilidad puesto que no espera recuperar la inversioacuten

reflejado en dinero sino en optimizacioacuten de los procesos disminucioacuten en los tiempos de soporte

y respuesta a sus clientes mejora en la productividad y asiacute lograr ser una organizacioacuten maacutes


24 Estudio Social y Ambiental

El presente plan de gestioacuten ambiental se desarrolla en la Empresa EMCICOS con el

objetivo principal de realizar la implantacioacuten de los moacutedulos ERP SAP Business One para la

gestioacuten de los procesos operacionales en la empresa de una manera sostenible a traveacutes de la

documentacioacuten de procesos el ciclo de mejora continua e implementando acciones

medioambientales para poder llegar a ser una compantildeiacutea sostenible y socialmente responsable

La eleccioacuten de nuevas herramientas informaacuteticas es este caso SAP Business One va a

permitir a EMCICOS hacer un seguimiento medioambiental de sus procesos principales y el

establecimiento de objetivos y metas concretas para desarrollar su actividad econoacutemica de una

manera ambientalmente sostenible

Para realizar el Plan de Gestioacuten Ambiental del proyecto de implementacioacuten de ERP SAP

Business One se han seleccionado herramientas que permiten identificar el ciclo de vida del

producto su entorno las amenazas los riesgos probabilidad de ocurrencia acciones de

tratamiento como son la Matriz Pestle y la Matriz RAM las cuales proporcionen el anaacutelisis

necesario para toma de decisiones definicioacuten de estrategias y objetivos que permitan que la

empresa mejore todos sus procesos controlando la emisioacuten de partiacuteculas ahorro de agua y

102


energiacutea que la lleve a cumplir con la legislacioacuten ambiental vigente siendo eficientes y a la vez

respetuosos con el medio ambiente

241 Descripcioacuten y categorizacioacuten de impactos ambientales

2411 Anaacutelisis de Entorno

El proyecto de la Implementacioacuten SAP Business One Ese desarrollaraacute en un entorno en que

se desarrollaraacute presenta un podo de resistencia al cambio por el tiempo en que los colaboradores

han venido realizando sus actividades sus costumbres y formas manuales de realizar sus

operaciones diarias el temor porque una nueva herramienta tecnoloacutegica los pueda llegar a

reemplazar se siente en el ambiente laborar

De otra parte entienden y evidencian la necesidad de modernizar los procesos de EMCICOS

para lograr ser competitivos en el mercado puesto que en muchas ocasiones no han estado

preparados para cumplir con las exigencias de los clientes no por la calidad de sus productos

sino por el tiempo que se necesita para el procesamiento de pedidos facturacioacuten y manejo de

inventarios Por lo anterior se ha generado una expectativa de mejora de la empresa que permita

sostener y expandir la posicioacuten en el entorno socioeconoacutemico creado y ejecutando iniciativas de

nuevos negocios y a su vez el mejoramiento del clima laboral en la compantildeiacutea

La alta gerencia de EMCICOS ha venido realizado varias campantildeas de divulgacioacuten del

proyecto mostrando sus beneficios a corto y largo plazo lo que ha permitido un cambio positivo

de pensamiento y mejora de la imagen del proyecto en todas las aacutereas de la empresa creando

103


buenas expectativas y aceptacioacuten del mismo con ello creando poca resistencia a la entrega de la

informacioacuten y documentacioacuten necesaria para llevar a cabo la ejecucioacuten de la implementacioacuten de

SAP

2412 Ciclo de Vida del Producto



capital econoacutemico la fase de planificacioacuten su ejecucioacuten pruebas hasta su disposicioacuten final (Ver

numeral 223)

Definicioacuten y Anaacutelisis del Entorno

A continuacioacuten se presenta la identificacioacuten del entorno que puede incidir positiva o

negativamente en el desarrollo del proyecto de Implementacioacuten SAP Business One en la empresa

EMCICOS

104


Figura 24 Definicioacuten y Anaacutelisis del Entorno


Definicioacuten del Entorno por Niveles

En la siguiente figura se detalla le definicioacuten de factores que afectan de manera general

especiacutefico y organizacional el entono del proyecto

105


Figura 25 Definicioacuten del Entorno por Niveles


2413 Matriz PESTLE

En la matriz de factores Poliacuteticos Econoacutemicos Sociales y Tecnoloacutegicos Legales y

Ecoloacutegicos - Pestle se identifican los de mayor relevancia que afectan el entorno del producto

106


Tabla 10 Matriz PESTLE

Factor Descripcioacuten del factor en el

entorno del proyecto

Fase Nivel de incidencia iquestDescriba coacutemo incide en el

proyecto iquestalguna

recomendacioacuten inicial PG GRF PR AL EJ EN PV DF Mn N I P Mp

Cultura

Organizacional

Se puede evidenciar que gran

parte de los trabajadores no

manejan conceptos ni buenas

praacutecticas laborales tienen poca

o nula comunicacioacuten con las

otras aacutereas de la empresa solo

se preocupan por desarrollar su

trabajo La mayoriacutea de las

decisiones se toman de manera

centralizada a traveacutes de la

gerencia general con la poca

informacioacuten que le pueden

brindar los jefes de aacuterea

X X

X

X

X

Al lograr la integracioacuten de

personal de la organizacioacuten se

puede evidenciar que estas

participan activamente en la

generacioacuten de nuevas ideas

identificando oportunidades

que viabilicen la posibilidad de

implementar proyectos de

mejora o creacioacuten de nuevos

servicios generando un mayor

valor agregado para sus

clientes internos o externos lo

cual se traduce en

competitividad y prosperidad

para EMCICOS

Procesos

Actuales de

EMCICOS

En EMCICOS se puede

evidenciar que cada aacuterea

trabaja como una ldquoislardquo

independiente no tienen

comunicacioacuten activa ni en

tiempo real entre ellas se

generan duplicados de

informacioacuten lo cual retrasa los

informes y toma de decisiones

No se presenta integracioacuten de

datos no se tiene control de las

ventas facturas cuentas por

pagar y cobrar por los procesos

manuales que se realizan

X X X X

X

X

La implementacioacuten de un ERP

que permita la integracioacuten de

todas las aacutereas criacuteticas de la

organizacioacuten permite la

consolidacioacuten y optimizacioacuten

de los recursos generando un

impacto positivo en el

mejoramiento de EMCICOS

estableciendo aspectos que

garanticen la estabilidad

econoacutemica y financiera

buscando la competitividad de

la empresa y reduciendo costos

de operacioacuten

Resistencia al

Cambio

Algunas personas de

EMCICOS se resisten al

cambio por temor a perder sus

X X X

X

X

La resistencia al cambio puede

generar por problemas en la

ejecucioacuten del proyecto al no

107







rutinas y haacutebitos en la manera

en que desarrollan su trabajo

el miedo a enfrentar nuevas

tecnologiacuteas y el no lograr

alcanzar los resultados

esperando en cuanto a su uso

se refiere generan

incertidumbre en su estabilidad

laboral

entregar la informacioacuten

necesaria para definir los

alcances de cada moacutedulo Se

deben realizar actividades de

socializacioacuten capacitacioacuten y

convencimiento de las

bondades del cambio que traeraacute

la implementacioacuten del

software la cual favoreceraacute el

desarrollo de las tareas de

manera eficiente y eficaz

logrando beneficios tanto nivel

personal como de la empresa

en general

Caracterizacioacuten

del Personal

Se evidencia en EMCICOS

trabajadores de hace maacutes de 10

antildeos en la organizacioacuten

acostumbrados a realizar sus

actividades de manera manual

estaacuten orientados hacia el

cumplimiento de sus funciones

sin tener intereacutes en los demaacutes

procesos de la organizacioacuten

X

X X

X

Al existir un arraigo en la

manera de realizar sus

actividades genera resistencia

al cambio al introducir nuevas

tecnologiacuteas puede generar

problemas en la ejecucioacuten del

proyecto se deben realizar

capacitaciones entrenamiento

conferencias presentando

objetivos claros logrando la

aceptacioacuten y trasformacioacuten

cultural

Infraestructura

EMICOS cuenta con unos

pocos computadores que son

utilizados para llevar algunos

procesos de manera manual

utilizan en paquete de Office y

un programa baacutesico de

contabilidad

X

X

X

X

Para la instalacioacuten de Software

es necesario contar con la

siguiente infraestructura

Servidores con licencias con el

sistema operativo sugerido y la

Base de Datos SQL Server

2008 licencias de SAP

Business One licencias de

mantenimiento

Viacuteas de Acceso En la actualidad EMCICOS

X

X

X

Por su facilidad de acceso no

108







cuenta con viacuteas de acceso

secundaria de capa asfaacuteltica en

su totalidad y relativamente en

buen estado las viacuteas

principales cercanas son la

Diagonal 42 y Carrera 24

se presentaraacuten retrasos en las

reuniones que se programen

para avances e

implementaciones

Servicios

Por el sector donde se

encuentra ubicada EMCICOS

cuenta con todos los servicios

puacuteblicos (agua luz teleacutefono

gas natural) la sentildeal de

telecomunicaciones es buena

no se presentan cortes

continuamente

X

X X

X

X

Por ser un proyecto de

tecnologiacutea el servicio de

energiacutea eleacutectrica y las

telecomunicaciones son

considerado aspectos muy

importantes para su desarrollo

Seguridad (fiacutesica

y de datos)

Ya que la actividad de

EMCICOS se desarrolla en un

entorno urbano y por la clase

de servicios que presta cuenta

con vigilancia privada las 24

horas En este momento no

cuenta con un sistema de

seguridad de informacioacuten fuera

de su entidad realiza backuprsquos

en CD o memorias USB que

son almacenadas por poco

tiempo Para el acceso a la

internet cuenta con Fireworks

que no representan una buena

proteccioacuten

X

X X

X

X

Al no contar con un sistema

adecuado de seguridad de

informacioacuten puede generar

dificultades para la

implementacioacuten de software

ya que se puede presentar

fugas de informacioacuten que

perjudiquen el desarrollo de la

actividad empresarial de

EMCICOS

Legislacioacuten

Nacional

Por el tipo de organizacioacuten se

debe cumplir con todas las

normas tributarias que rigen en

Colombia para la presentacioacuten

de informes a las diferentes

entidades

X X

X


adecuado de informacioacuten

puede generar dificultades para

la implementacioacuten de software

ya que se puede presentar falta

de informacioacuten que perjudica

el desarrollo de generacioacuten de

109







informes tributarios en la

empresa de EMCICOS

Tasa de Cambio

al Alza

Por ser SAP un Software de

casa Matriz Europea todo el

proyecto es negociado con

Moneda Doacutelar

X

x

X

El no establecer una tasa de

cambio fija para el proyecto

ocasiona variaciones en el

valor de la implementacioacuten y

servicio postventa en la

organizacioacuten

Tasa de Cambio

a la Baja




Moneda Doacutelar

X

x

X






organizacioacuten Fase Nivel de incidencia

PG Plan de Gerencia Mn Muy negativo

GRF Gestioacuten de Recursos Financieros N Negativo

PR Preparacioacuten I Indiferente

AL Alcance P Positivo

EJ Ejecucioacuten Mp Muy positivo

EN Entrega

PV Postventa

DF Disposicioacuten Final

Fuente Elaboracioacuten propia (2017) Basado en Formato de Matriz Pestle

110


2414 Anaacutelisis Matriz RAM

Identificacioacuten de las Amenazas

Para el desarrollo del proyecto de implementacioacuten se realiza la siguiente identificacioacuten de

los riesgos que se pudieran presentar antes durante y despueacutes teniendo en cuenta la opinioacuten del

personal con experiencias previas grupo de expertos verificacioacuten en campo y un anaacutelisis teacutecnico

de las actividades

Tabla 11 Identificacioacuten de Amenazas - Matriz RAM de Sostenibilidad Ambiental

Fenoacutemenos Amenaza

Fenoacutemenos

bioloacutegicos

Ausentismo de personal por enfermedades virales

Ausentismo de personal por Alergias

Ausentismo de personal enfermedades profesionales

Enfermedades respiratorias croacutenicas

Fenoacutemenos de

Origen Humano

Resistencia de los usuarios a realizar la implementacioacuten

Uso inadecuado del moacutedulo

Falta de suministro de servicios vitales para la operacioacuten

Retiro de personal vital para el proyecto

Vandalismo

Fenoacutemenos de

Origen Tecnoloacutegico

Sobrecarga en los servidores

Demoras en la instalacioacuten de infraestructura tecnoloacutegica

Fallas en la infraestructura de comunicaciones

Fallas en el mantenimiento de los equipos

Malas poliacutetica de copias de seguridad

Cambios bruscos y frecuentes de temperatura

Agotamiento de la visioacuten por inadecuada iluminacioacuten

Fenoacutemenos de

Origen Natural

Movimiento teluacuterico en la ciudad

Inundaciones de las edificaciones por lluvias torrenciales

Dantildeos en los equipos por inundaciones Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

Probabilidad de Ocurrencia

En la siguiente tabla se puede observar la probabilidad de ocurrencias de las amenazas en la

implementacioacuten del proyecto de Implementacioacuten de SAP Business One

111


Tabla 12 Probabilidad de Ocurrencia de Amenazas - Matriz RAM de Sostenibilidad Ambiental

Amenazas Probabilidad de Ocurrencia

Ausentismo de personal por enfermedades virales Medio

Ausentismo de personal por Alergias Bajo

Ausentismo de personal enfermedades profesionales Bajo

Enfermedades respiratorias croacutenicas Bajo

Resistencia de los usuarios a realizar la implementacioacuten Alto

Uso inadecuado del moacutedulo Medio

Falta de suministro de servicios vitales para la operacioacuten Alto

Retiro de personal vital para el proyecto Bajo

Vandalismo Bajo

Sobrecarga en los servidores Baja

Demoras en la instalacioacuten de infraestructura tecnoloacutegica Alto

Fallas en la infraestructura de comunicaciones Medio

Fallas en el mantenimiento de los equipos Medio

Malas poliacutetica de copias de seguridad Medio

Cambios bruscos y frecuentes de temperatura Bajo

Agotamiento de la visioacuten por inadecuada iluminacioacuten Bajo

Movimiento teluacuterico en la ciudad Bajo

Inundaciones de las edificaciones por lluvias torrenciales Medio

Dantildeos en los equipos por inundaciones Medio Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

Escenario de Riesgo

A continuacioacuten se presen la identificacioacuten de las fases maacutes relevantes para la evaluacioacuten de

la ocurrencia de riesgos en la ejecucioacuten del proyecto

Fases a Evaluar

Las fases a evaluar en el presente anaacutelisis son las de Alcance y Ejecucioacuten

112


Figura 26 Fases a Evaluar en el Anaacutelisis de Matriz RAM


Identificacioacuten de Escenario de Riesgo

Fase de Alcance

Tabla 13 Identificacioacuten de Riesgos ndash Fase de Alcance

Criterio Riesgo

Escenario de riesgo por

fenoacutemenos bioloacutegicos

Demoras en la entrega de informacioacuten vital por inasistencia de

personal por enfermedades generan atrasos en el cronograma


fenoacutemenos de Origen

Humano

Atrasos en la definicioacuten de los alcances de cada moacutedulo por la

resistencia de los usuarios a realizar la implementacioacuten causan

demoras en la definicioacuten de estos

El retiro de personal vital para el proyecto causan retrasos en el

cronograma por tiempo de contratacioacuten de nuevo personal y

reinduccioacuten del mismo



Tecnoloacutegico

Fallas en el suministro eleacutectrico generan retrasos en las reuniones

de definicioacuten de alcances generando retrasos en el cronograma

La inadecuada iluminacioacuten del lugar de trabajo causa agotamiento

de la visioacuten de los profesionales generando atrasos en el

cronograma

113


Criterio Riesgo



Natural

Un evento teluacuterico en Bogotaacute puede comprometer la infraestructura

fiacutesica de EMCICOS ocasionando suspensioacuten del proyecto

Las fuertes lluvias en la ciudad pueden generar inundaciones de las

edificaciones y dantildeos a equipos ocasionado atraso en el

cronograma y costos Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

Fase de Ejecucioacuten

Tabla 14 Identificacioacuten de Riesgos ndash Fase de Ejecucioacuten

Criterio Riesgo



Demoras en la entrega de implementacioacuten inasistencia de




Humano

La resistencia de los usuarios a realizar la implementacioacuten

genera atrasos en el cronograma

El uso inadecuado de los moacutedulos causa perdida de

informacioacuten generando reprocesos

El retiro de personal vital para el proyecto causan retrasos en

el cronograma por tiempo de contratacioacuten de nuevo personal y




Tecnoloacutegico

Por fallas en el suministro eleacutectrico se pueden presentar

sobrecarga en los servidores generando incendios y perdidas

de informacioacuten



Tecnoloacutegico

No contar con la infraestructura tecnoloacutegica y la de

telecomunicaciones causan retrasos en el inicio de la

implementacioacuten

Las malas poliacutetica de copias de seguridad generan peacuterdidas de

informacioacuten vital de la organizacioacuten

Los cambios bruscos y frecuentes de temperatura generan

fallas en el funcionamiento de los servidores

La inadecuada iluminacioacuten del lugar de trabajo causa

agotamiento de la visioacuten de los profesionales generando

atrasos en la realizacioacuten de las pruebas de moacutedulos



Natural

Un evento teluacuterico en Bogotaacute puede comprometer la

infraestructura fiacutesica de EMCICOS ocasionando retrasos en

la implementacioacuten de moacutedulos

Las fuertes lluvias en la ciudad pueden generar inundaciones

de las edificaciones y dantildeos a equipos ocasionado atrasos en

la implementacioacuten de moacutedulos y realizacioacuten de pruebas Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

114


Vulnerabilidad del Riesgo

Tabla 15 Valoracioacuten de la Vulnerabilidad del Riesgo

Fenoacutemenos Vulnerabilidad

Fenoacutemenos bioloacutegicos Medio

Fenoacutemenos de Origen Humano Alta

Fenoacutemenos de Origen Tecnoloacutegico Alto

Fenoacutemenos de Origen Natural Medio


Nivel de Riesgo

Fase de Alcance

Tabla 16 Valoracioacuten de Riesgos ndash Fase de Alcance

Riesgo Probabilidad

de Ocurrencia

Demoras en la entrega de informacioacuten vital por inasistencia de personal por

enfermedades generan atrasos en el cronograma Media

Atrasos en la definicioacuten de los alcances de cada moacutedulo por la resistencia de

los usuarios a realizar la implementacioacuten causan demoras en la definicioacuten de

estos

Alta

El retiro de personal vital para el proyecto causan retrasos en el cronograma

por tiempo de contratacioacuten de nuevo personal y reinduccioacuten del mismo Baja

Fallas en el suministro eleacutectrico generan retrasos en las reuniones de

definicioacuten de alcances generando retrasos en el cronograma Baja

La inadecuada iluminacioacuten del lugar de trabajo causa agotamiento de la

visioacuten de los profesionales generando atrasos en el cronograma Media

Un evento teluacuterico en Bogotaacute puede comprometer la infraestructura fiacutesica de

EMCICOS ocasionando suspensioacuten del proyecto Baja


edificaciones y dantildeos a equipos ocasionado atraso en el cronograma y

costos

Media


115



Tabla 17 Valoracioacuten de Riesgos ndash Fase de Ejecucioacuten

Riesgo Probabilidad de

Ocurrencia

Demoras en la entrega de implementacioacuten inasistencia de personal por


La resistencia de los usuarios a realizar la implementacioacuten genera

atrasos en el cronograma Alta

El uso inadecuado de los moacutedulos causa perdida de informacioacuten

generando reprocesos Media




Baja

Por fallas en el suministro eleacutectrico se pueden presentar sobrecarga en

los servidores generando incendios y perdidas de informacioacuten Baja


telecomunicaciones causan retrasos en el inicio de la implementacioacuten Alta


informacioacuten vital de la organizacioacuten Media

Los cambios bruscos y frecuentes de temperatura generan fallas en el

funcionamiento de los servidores Baja

La inadecuada iluminacioacuten del lugar de trabajo causa agotamiento de

la visioacuten de los profesionales generando atrasos en la realizacioacuten de

las pruebas de moacutedulos

Baja


fiacutesica de EMCICOS ocasionando retrasos en la implementacioacuten de

moacutedulos

Baja


edificaciones y dantildeos a equipos ocasionado atrasos en la

implementacioacuten de moacutedulos y realizacioacuten de pruebas

Media


116


Acciones de Tratamiento

Fase de Alcance

Tabla 18 Acciones de Tratamiento del Riesgo ndash Fase de Alcance

Riesgo Accioacuten de Tratamiento

Demoras en la entrega de informacioacuten vital

por inasistencia de personal por

enfermedades generan atrasos en el

cronograma

En caso de presentarse se adelantariacutean los

temas con los demaacutes liacutederes de procesos y en

una siguiente sesioacuten se retomariacutean los temas

pendientes

Atrasos en la definicioacuten de los alcances de

cada moacutedulo por la resistencia de los

usuarios a realizar la implementacioacuten

causan demoras en la definicioacuten de estos

Realizar reuniones de concientizacioacuten de la

importancia del proyecto en la compantildeiacutea

Proporciona videos de otras empresas con la

implementacioacuten del software

El retiro de personal vital para el proyecto

causan retrasos en el cronograma por tiempo

de contratacioacuten de nuevo personal y


Se debe documentar los procesos con claridad

para que al momento de presentarse este riesgo

la persona que llegue al equipo pueda

documentarse y seguir el proceso raacutepidamente

Motivar a los stakeholders con bonos de avance

en la definicioacuten de alcances

Fallas en el suministro eleacutectrico generan

retrasos en las reuniones de definicioacuten de

alcances generando retrasos en el

cronograma

La empresa dispondraacute de una planta ecleacutectica

que supla los cortes de energiacutea

La inadecuada iluminacioacuten del lugar de

trabajo causa agotamiento de la visioacuten de

los profesionales generando atrasos en el

cronograma

Se buscaraacuten salas con adecuada iluminacioacuten de

ser posible con luz natural Se realizan pausas

activas para evitar el cansancio por la jornada

Un evento teluacuterico en Bogotaacute puede

comprometer la infraestructura fiacutesica de

EMCICOS ocasionando suspensioacuten del

proyecto

En la organizacioacuten se realizaraacuten simulacros

para preparacioacuten de personal

Las fuertes lluvias en la ciudad pueden

generar inundaciones de las edificaciones y

dantildeos a equipos ocasionado atraso en el

cronograma y costos

La empresa realizaraacute evaluaciones de la

infraestructura fiacutesica y realizaraacute las

reparaciones necesarias


117



Tabla 19 Acciones de Tratamiento del Riesgo ndash Fase de Ejecucioacuten


Demoras en la entrega de implementacioacuten

inasistencia de personal por enfermedades

generan atrasos en el cronograma

En caso de presentarse se adelantariacutean los temas

con los demaacutes liacutederes de procesos y en una

siguiente sesioacuten se retomariacutean los temas pendientes

La resistencia de los usuarios a realizar la

implementacioacuten genera atrasos en el cronograma


importancia de la implementacioacuten del proyecto en

la compantildeiacutea

El uso inadecuado de los moacutedulos causa perdida

de informacioacuten generando reprocesos

Se documentaraacute y entregaran videos con la

definicioacuten y manejo de los procesos definidos por la

organizacioacuten para el uso del ERP SAP Business

One


causan retrasos en el cronograma por tiempo de

contratacioacuten de nuevo personal y reinduccioacuten

del mismo

Se debe documentar los procesos de ejecucioacuten con

claridad para que al momento de presentarse este

riesgo la persona que llegue al equipo pueda


Motivar a los stakeholders con bonos de avance en

la ejecucioacuten e implementacioacuten de los moacutedulos

Por fallas en el suministro eleacutectrico se pueden

presentar sobrecarga en los servidores

generando incendios y perdidas de informacioacuten

Se contrataraacute una empresa especializada en el

manejo de infraestructura Cloud la cual

suministraraacute las mejores condiciones para el

funcionamiento del servidor y contaraacute con

respaldos del mismo para continuar con la

operacioacuten

No contar con la infraestructura tecnoloacutegica y la

de telecomunicaciones causan retrasos en el

inicio de la implementacioacuten

Se contrataraacute una empresa especializada en tema de

tecnologiacutea y telecomunicaciones que suplan las

necesidades de la empresa

Las malas poliacutetica de copias de seguridad

generan peacuterdidas de informacioacuten vital de la

organizacioacuten


manejo de infraestructura Cloud la se encargaraacute de

realizar backups de servidor y bases de datos

Los cambios bruscos y frecuentes de

temperatura generan fallas en el funcionamiento

de los servidores






operacioacuten

La inadecuada iluminacioacuten del lugar de trabajo

causa agotamiento de la visioacuten de los

profesionales generando atrasos en la

realizacioacuten de las pruebas de moacutedulos

Se buscaraacuten salas con adecuada iluminacioacuten de ser

posible con luz natural Se realizan pausas activas

para evitar el cansancio por la jornada



EMCICOS ocasionando retrasos en la

implementacioacuten de moacutedulos

En la organizacioacuten se realizaraacuten simulacros para

preparacioacuten de personal

Las fuertes lluvias en la ciudad pueden generar La empresa realizaraacute evaluaciones de la

118



inundaciones de las edificaciones y dantildeos a

equipos ocasionado atrasos en la

implementacioacuten de moacutedulos y realizacioacuten de

pruebas

infraestructura fiacutesica y realizaraacute las reparaciones

necesarias


2415 Matriz RAM de Sostenibilidad Ambiental

La Matriz de Evaluacioacuten de Riesgos es una herramienta que permite evaluar una evaluacioacuten

cualitativa de los riesgos lo cual facilita la clasificacioacuten de las amenazas e identificacioacuten siendo

muy uacutetil para que los Gerentes de Proyectos puedan enmarcarse dentro de las poliacuteticas procesos

y objetivos estrateacutegicos de la organizacioacuten y poder tomar las acciones necesarias para mitigar o

prevenir los riesgos que se presenten en la ejecucioacuten del Proyecto En el Anexo A se puede

observar el anaacutelisis de la Matriz RAM para la Implementacioacuten de SAP Business One

2416 Conclusiones del Anaacutelisis de Entorno

Para el proyecto de Implementacioacuten de SAP Business One se puede observar que el entorno

es favorable puesto que genera un ambiente agradable con muy buenas relaciones

interpersonales que fortalezcan el trabajo equipo que integre a la compantildeiacutea A pesar que en este

proyecto se presentaraacute resistencia por parte de los usuarios que al llevar mucho tiempo en la

compantildeiacutea han generado haacutebitos de trabajo y se sienten amenazados por la nueva herramienta

Al contar con procesos desintegrados EMCICOS no cuenta con todas las herramientas e

informacioacuten que la lleve a ser una empresa reconocida y poco competitiva en su sector El

compromiso de los liacutederes ante el nuevo proyecto que se va a desarrollar en la organizacioacuten da fe

de los retos que estaacuten dispuestos a afrontar promueven a organizacioacuten a buscar crecimiento y ser

119


mejores profesionales en su trabajo con la certeza que la informacioacuten que dispone no cumple

muchas veces con los requisitos y expectativas de sus clientes internos y externos

242 Flujo de Entradas y Salidas

Figura 27 Flujo de Entradas y Salidas del Proyecto

120



243 Matriz P5

En la matriz P5 (Ver Anexo B) se evidencia el comportamiento en los impactos sociales y

ambientales maacutes representativas para la EMCICOS

244 Caacutelculo de la Huella de Carbono

El caacutelculo de la Huella de Carbono permite determinar la cantidad de emisiones de Gases de

Efecto Invernadero que produce el proyecto de implementacioacuten de SAP Business One lo cual

permite analizar cuan contaminante es y crear estrategias de mitigacioacuten

Despueacutes de analizar todos los factores que intervienen en el desarrollo del proyecto se

observar que el proyecto contribuye a la contaminacioacuten por Emisioacuten por Consumo de

Combustible en un 543116 KgCO2eq (ver archivo de caacutelculo de huella de carbono Anexo C)

Por Emisioacuten por Consumo de Energiacutea proyecto contribuye en 517841 KgCO2eq

245 Caacutelculo de la Hiacutedrica

El caacutelculo de la Huella de Hiacutedrica permite definir el volumen de agua necesaria usada y

contaminada para la ejecucioacuten del proyecto de Implementacioacuten de SAP Al analizar las fases que

se ejecutaran en el proyecto el total de agua utilizada seraacute de 4998 m3 (ver archivo de caacutelculo de

huella de hiacutedrica Anexo D)

246 Conclusiones del Anaacutelisis de Impacto

Durante la implementacioacuten de este proyecto se presentaraacute resistencia por parte de los

usuarios que al llevar mucho tiempo en la compantildeiacutea han generado haacutebitos de trabajo y se

121


sienten amenazados por la nueva herramienta pero a largo plazo se generaraacute una nueva cultura

organizacional fortaleciendo el ldquomuacutesculo financierordquo de la organizacioacuten hacieacutendolo maacutes

competitivo y referente frente a sus competidores directos

La posibilidad de optimizar los tiempos de repuesta de los diferentes procesos de la

organizacioacuten garantizaraacute la disminucioacuten de consumo de energiacutea papel agua y el esfuerzo de las

personas por tener datos certeros y en tiempo real para la generacioacuten de informes mejorando su

calidad de vida

El proyecto por ser de tipo tecnoloacutegico tiene un gran uso de energiacutea eleacutectrica lo que hace

necesario la adopcioacuten de estrategias que permitan reducir las emisiones de estos equipos tratado

de mejorar las instalaciones para la utilizacioacuten de energiacutea natural en las oficinas y la utilizacioacuten

de paneles solares lo que disminuiraacute el consumo de energiacutea eleacutectrica

Otra estrategia a adoptar es la posibilidad de que los colaboradores que tienen vehiacuteculos

puedan acercar a otros que vivan cerca de su hogar para evitar el uso de 2 o maacutes vehiacuteculos para

llegar a las oficinas de EMCICOS

247 Estrategias de Mitigacioacuten de Impacto Ambiental

Optimizar el tiempo empleado en la generacioacuten de reportes disminuyendo el consumo de

energiacutea de los equipos utilizados para estos

Incentivar a los usuarios creando actividades de integracioacuten familiar

Proponer sesiones de teletrabajo

Instalacioacuten de paneles solares para el consumo de energiacutea de equipos de coacutemputo y luces

LED

Suministrar botellas de agua reutilizables para disminuir el consumo de vasos desechables

122


Generar campantildeas de uso responsable de papel

Campantildeas de reciclaje de tintas y cartuchos

Capacitaciones en procesos de cambio de la era digital

Implementar los moacutedulos de logiacutesticas de inventarios en el ERP SAP Business One

Recolectar aguas lluvias para el mantenimiento de zonas comunes y bantildeos

Desarrollar acciones de prevencioacuten de factores de riesgo en la salud

Crear un comiteacute ambiental en la organizacioacuten para las capacitaciones y manejo de residuos

que se generan durante el ciclo de vida del producto

Promover la cultura de compartir el uso del vehiacuteculo

Recoleccioacuten de tapas plaacutesticas y pilas para apoyo a fundaciones

Tabla 20 Estrategias de Sostenibilidad por Aacutereas

Aacuterea Estrategia

Sostenibilidad

Administrativa y

operativa

Posicionamiento del moacutedulo en el mercado

Creacioacuten de mecanismos de seguimiento y evaluacioacuten

Definicioacuten de la estructura organizacional

Seguimiento a los moacutedulos instalados

Involucrar a todo el personal de EMCICOS en las actividades

Integrar los puntos de vista de los Stakeholders en los

procesos

Sostenibilidad Financiera La instalacioacuten del moacutedulo debe ser asequible al cliente

Eficiencia y eficacia en la ejecucioacuten de los moacutedulos

Sostenibilidad Ambiental

Uso adecuado de recursos renovables

Salvaguardar la informacioacuten de modo magneacutetico para no

perder la informacioacuten de cada aacuterea

Sostenibilidad

Tecnoloacutegica

Eleccioacuten de la tecnologiacutea apropiada para la instalacioacuten del

moacutedulo

Adecuacioacuten al entorno de trabajo

Adquirir los equipos necesarios que tengan la capacidad de

soportar los programas Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

123


2471 Objetivos

Disminuir el consumo de agua en el proyecto

Aumentar la calidad de vida de los usuarios

Capacitar al personal en al cambio de la era digital

Incentivar el consumo responsable de los recursos

Cumplir con toda la norma legal vigente

Mantener el buen trato y respeto entre los stakeholders

Disminuir el consumo de combustible

Optimizar los procesos de abastecimiento y control de inventario

Mejorar las condiciones de salud de los usuarios

Buscar mitigar los riesgos

Buscar las condiciones legales favorables para el desarrollo del proyecto

Flexibilidad y adaptacioacuten al cambio y a nuevos retos

Que el proyecto sea viable econoacutemico y financieramente

Reconocimiento y credibilidad ante los clientes y la competencia

2472 Metas

Traslado al trabajo y automoacuteviles corporativos Mejorar los efectos de los automoacuteviles

corporativos y el viaje al trabajo de los empleados mediante vehiacuteculos eleacutectricos el uso de

vehiacuteculos compartidos para trasladarse al trabajo el incremento en el uso del transporte

puacuteblico y la implementacioacuten de medidas como las tarjetas de combustible carbono neutral

Instalaciones Usar electricidad 100 renovable en todas nuestras instalaciones y centros

de datos a fin de incorporar normas de edificios sostenibles como las certificaciones LEED

124


(Leadership in Energy amp Environmental Design) y reducir el uso de energiacutea el uso de agua

y la generacioacuten de residuos

Iniciativas ecoloacutegicas en TI Reducir y reutilizar el hardware de TI y disentildear productos y

servicios utilizados por clientes que sean tan eficientes desde el punto de vista ambiental

como sea posible

Contratos Relacionarse con los proveedores para reducir los efectos de los productos y

servicios que adquirimos

La participacioacuten de los empleados

Sobre la base de los logros alcanzados por SAP desde el punto de vista corporativo en

cuanto a la sostenibilidad ambiental SAP invita a sus empleados a participar y cumplir su parte

Para ellos SAP brinda varias herramientas como las siguientes

Panel de sostenibilidad Todo comienza con la transparencia Una mirada en el panel de

sostenibilidad ayuda a los gerentes y empleados a descubrir doacutende estaacuten las principales

palancas Muestra coacutemo le estaacute yendo a su oficina local o liacutenea de negocios en comparacioacuten

con otras en cuanto a emisiones vuelos participacioacuten de los empleados mujeres en puestos

gerenciales iacutendice de cultura de salud empresarial y otros indicadores de rendimiento no

financieros

Tecnologiacutea de colaboracioacuten virtual Lo bueno de trabajar para una empresa internacional

en el siglo XXI es que la tecnologiacutea puede hacer que los colegas de oficinas ubicadas en

otras ciudades sean cercanos Las reuniones en persona son cruciales pero no siempre es

necesario volar a destinos internacionales SAP ha instalado salas de reunioacuten virtuales

videoconferencias telepresencia y otras opciones de reuniones virtuales para tener reuniones

125


cara a cara sin necesidad de estresar a los empleados ni de subir los niveles de emisioacuten con

viajes Estas opciones tambieacuten reducen los costos operativos de SAP lo cual es maacutes

sostenible desde el punto de vista financiero para la empresa

Viajar y trasladarse al trabajo de manera sostenible Desde una amplia variedad de

automoacuteviles eleacutectricos de la empresa esquemas especiales de transporte puacuteblico y ofertas de

bicicletas hasta la aplicacioacuten para compartir vehiacuteculos para viajar al trabajo Two Go SAP

ofrece una gama de formas de viajar y trasladarse al trabajo de manera sostenible

Generalmente no es solo bueno para el ambiente sino tambieacuten maacutes saludable y menos

estresante para los empleados

Incorporar la sostenibilidad en las tareas diarias En nuestras redes sociales y en la

intranet de la empresa compartimos ideas y consejos para que los empleados puedan

incorporar la sostenibilidad en las tareas diarias Para los empleados de Marketing de

Eventos ofrecemos un conjunto de herramientas para eventos a fin de organizar eventos

sostenibles Para los desarrolladores tenemos un curso de programacioacuten ecoloacutegica Y

tenemos ejemplos especiacuteficos para cada rol Ademaacutes los empleados pueden participar como

campeones de sostenibilidad que ayudan a promulgar la sostenibilidad mediante la

implementacioacuten de iniciativas en diferentes locaciones del mundo y en distintas liacuteneas de

negocio

SAP los invita a todos empresarios y ciudadanos a unirse para celebrar el Diacutea Internacional

del Medio Ambiente para hacer algo que ayude a cuidar el planeta Juntos podemos ayudar a

garantizar un futuro mejor en un ambiente limpio

126


2473 Indicadores de Sostenibilidad

Tabla 21 Indicadores de Sostenibilidad

Aspecto Actividad Objetivos Meta Indicador ambiental

Agua Consumo de

agua

Utilizar eficientemente

el agua que se consume

en EMCICOS Ahorrar el 2

del agua

consumida en

el mes

m3 consumido en el mes

---------------------------------------

Nuacutemero de personas

Evaluar y mantener en

oacuteptimas condiciones las

instalaciones hiacutedricas de

EMCICOS

Energiacutea

Eleacutectrica

Consumo de

energiacutea

eleacutectrica

Reducir el consumo de

energiacutea eleacutectrica Ahorrar el 2

de energiacutea

eleacutectrica en el

mes

Kw consumido en el mes

---------------------------------------


Mantener las

instalaciones eleacutectricas

en buenas condiciones

Cliente

Mantener el

nuacutemero de

clientes

satisfechos

Mediante una encuesta

de satisfaccioacuten evaluar

el rango de satisfaccioacuten

del servicio ofrecido

cumplimiento

del 90

Nuacutemero de clientes satisfechos

---------------------------------------

Nuacutemero de clientes total

Aprendizaje

y crecimiento

Competencias

estrateacutegicas

mediante capacitaciones

a todo el personal

evaluar la competencia

y desempentildeo para el

aacuterea asignada

cumplimiento

del 90

Nuacutemero de capacitaciones

realizadas

----------------------------------------


programadas

Papel Ahorro de

papel

Reducir el consumo del

uso de papel

Ahorrar el

10 de papel

durante el

mes

Evaluar alternativas de

consumo de papel

Actividades Plan de trabajo Establecer actividades

en el plan de trabajo

cumplimiento

del 90

Nuacutemero de actividades

ejecutadas

----------------------------------------


programadas

Equipos Mantenimiento

de equipos

Establecer un

cronograma para

realizar el

mantenimiento de los

equipos de coacutemputo y

demaacutes

cumplimiento

del 90

Nuacutemero de mantenimiento

ejecutado

----------------------------------------


programado

Normatividad Cumplimiento

normativo

verificar el

cumplimiento de la

norma

Cumplimiento

normativo 90

Nuacutemero de mediciones que

cumplen con la norma

----------------------------------------

Nuacutemero de total de mediciones

realizadas Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

127


2474 Seguimiento

Tabla 22 Actividades de Seguimiento

Actividad Objetivos Seguimiento

Consumo de

agua

Fortalecer un eficiente ahorro

de agua en EMCICOS

eliminando consumos

excesivos y desperdicios de la

misma

Observar el consumo registrado en las

facturas y crear un formato para

reportar el consumo del agua mensual

Consumo de

energiacutea

Mantener las instalaciones

eleacutectricas en buenas

condiciones

Apagar las luces de la oficina cuando no

se estaacute en ella apagar la pantalla del

computador cundo no se esteacute usando

Mantener el

nuacutemero de

clientes

satisfechos

Mediante una encuesta de

satisfaccioacuten evaluar el rango de

satisfaccioacuten del servicio

ofrecido

Cada vez que se presente un servicio de

mantenimiento a un cliente realizar

pruebas delante del cliente y verificar

que todo esteacute funcionando mediante lo

acordado

Competencias

estrateacutegicas

mediante capacitaciones a todo

el personal evaluar la

competencia y desempentildeo para

el aacuterea asignada

Realizar un cronograma de capacitacioacuten

a todos los colaboradores de

EMCICOS y despueacutes de cada

capacitacioacuten dejar el registro mediante

un listado de asistencia y una

evaluacioacuten del tema visto

Ahorro de papel Reducir el consumo del uso de

papel

Con la creacioacuten de los moacutedulos se

permite tener menos documentacioacuten en

fiacutesico lo cual permite mantener la

informacioacuten en archivos magneacuteticos y

asiacute poder modificar el documento cada

vez que sea necesario

Plan de trabajo Establecer actividades en el

plan de trabajo

Programar reuniones mensuales que

permitan saber coacutemo va el avance del

proyecto que mejoras se deben realizar

y el funcionamiento como tal del

moacutedulo

Mantenimiento

de equipos

Establecer un cronograma para

realizar el mantenimiento de

los equipos de coacutemputo y

demaacutes

Cronograma mensual para realizar

mantenimiento de los equipos de

computo

Cumplimiento

normativo

verificar el cumplimiento de la

norma

Mantener informados y actualizaciones

de las normas aplicables en el proceso

128



129


3 Inicio y planeacioacuten del proyecto

31 Aprobacioacuten del proyecto (Project Charter)


ACTA DE INICIO DEL PROYECTO

PROYECTO No DEL

PROYECTO

TIPO DE

PROYECTO

IMPLEMENTACIOacuteN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA

EMCICOS SAP-230 ERP

NOMBRE DEL CLIENTE No DEL

CLIENTE

INICIOFIN

PLANIFICADO

EMCICOS 230 ABRIL 2017 -

AGOSTO 2017

ORGANIZACIOacuteN

EJECUTANTE

RESPONSABLE DEL

PROYECTO (EJECUTANTE)

RESPONSABLE DEL

PROYECTO (CLIENTE)

HEINSOHN BUSINESS

TECHNOLOGY

LUIS ALEJANDRO RUIZ

PINILLA ROBERTO DIAZ PENtildeA

OBJETIVO DEL PROYECTO

Implementacioacuten del ERP SAP Business One que permita administracioacuten integral de EMCICOS

con tecnologiacutea de punta que incorpore las mejores praacutecticas internacionales de negocio permitiendo a

empleados clientes y socios de negocio colaborar con la gestioacuten empresarial apoyando el crecimiento

de la compantildeiacutea y aumento de los resultados

JUSTIFICACIOacuteN

En la actualidad las empresas tienen como meta ser competitivas en su sector para ello buscan

tener una fuerte estructura organizacional que les permita el control de todas las aacutereas de la compantildeiacutea

lo que facilite tener la informacioacuten actualizada y en tiempo real para la toma de decisiones



informacioacuten actual y duplicidad de esta igualmente algunos procesos se realizan en forma manual

130


generando demoras en la prestacioacuten de sus servicios e inconformidad de sus clientes y proveedores

SAP Business One es una herramienta que optimiza todos los procesos de la empresa es accesible

y faacutecil de usar permite el control de las aacutereas criacuteticas contando con un sistema integrado con una

estructura orientada a procesos mejorando la productividad teniendo la informacioacuten a tiempo

garantizando una efectiva toma de decisiones dando respuesta aacutegil y oportuna a los clientes generando

alta credibilidad y confianza

REQUERIMIENTOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

Desarrollar e implementar el moacutedulo de Administracioacuten que permita personalizar y realizar copias

de seguridad de los datos definir tipos de cambio de divisas configurar permisos y alertas y

acceder a informacioacuten procedente de software externo a SAP

Desarrollar e implementar el moacutedulo de Contabilidad Financiera con el cual se pueda administrar

todas las transacciones financieras incluyendo el libro mayor general configuracioacuten y

mantenimiento de cuentas asientos en el diario ajustes en divisa extranjera y presupuestos

Desarrollar e implementar el moacutedulo de Ventas y Distribucioacuten que ayude a crear presupuestos

grabar pedidos de clientes configurar entregas actualizar balances de inventario y administrar

todas las facturas y cuentas por cobrar

Desarrollar e implementar el moacutedulo de Compras permitiendo administrar y mantener los contratos

y transacciones de proveedores incluyendo la emisioacuten de oacuterdenes de compra la actualizacioacuten de

los datos del stock el caacutelculo del valor de los artiacuteculos importados la administracioacuten de

devoluciones y creacuteditos y el procesamiento de pagos

Desarrollar e implementar el moacutedulo de Administracioacuten de Almaceacuten el cual se ocupa de los niveles

de stock la administracioacuten de artiacuteculos las listas de precios los acuerdos de precios especiales las

transferencias entre almacenes y las transacciones de stocks

Desarrollar e implementar el moacutedulo de Elaboracioacuten de Reportes que permita crear informes

necesarios en la empresa incluyendo deudas de clientes y proveedores ventas flujo de efectivo

131


resuacutemenes de contactos con clientes contabilidad stocks en almaceacuten balances financieros caacutelculo

de precios actividad de los clientes entre otros

ORGANIZACIONES INVOLUCRADAS EN EL PROYECTO

EMCICOS Organizacioacuten que recibiraacute la implementacioacuten de la solucioacuten SAP Business One

HEINSOHN BUSINESS TECHNOLOGY Organizacioacuten que prestara los servicios de consultoriacutea

en la implementacioacuten de la solucioacuten SAP Business One

ALCANCE DEL PROYECTO

Estaacute contemplado dentro del Alcance del proyecto lo siguiente

Administracioacuten Herramientas que permiten personalizar y realizar copias de seguridad de los

datos definir tipos de cambio de divisas configurar permisos y alertas y acceder a informacioacuten

procedente de software externo a SAP

Contabilidad financiera Administra todas las transacciones financieras incluyendo el libro mayor

general configuracioacuten y mantenimiento de cuentas asientos en el diario ajustes en divisa extranjera y

presupuestos

Ventas y distribucioacuten Ayuda a crear presupuestos grabar pedidos de clientes configurar entregas

actualizar balances de inventario y administrar todas las facturas y cuentas por cobrar

Compras Administra y mantiene contratos y transacciones de proveedores incluyendo la emisioacuten

de oacuterdenes de compra la actualizacioacuten de los datos del stock el caacutelculo del valor de los artiacuteculos

importados la administracioacuten de devoluciones y creacuteditos y el procesamiento de pagos

Socios de negocio Controla toda la informacioacuten sobre sus clientes distribuidores y proveedores

incluyendo perfiles resumen de contactos saldos de cuentas y anaacutelisis de las oportunidades de ventas

Transacciones bancarias Facilita la gestioacuten sobre todas las actividades financieras como recibos en

efectivo emisioacuten de cheques depoacutesitos anticipos pagos con tarjeta de creacutedito y conciliaciones

bancarias

Administracioacuten de almaceacuten Se ocupa de los niveles de stock la administracioacuten de artiacuteculos las

132


listas de precios los acuerdos de precios especiales las transferencias entre almacenes y las

transacciones de stocks

Produccioacuten Ofrece herramientas de administracioacuten de productos que definen la lista de materiales

a muacuteltiples niveles y crean oacuterdenes de trabajo al tiempo que le permiten verificar e informar sobre la

disponibilidad de cualquier producto o materia Prima

Costos Permite definir centros de beneficios y reglas de reparto de gastos generales asiacute como

generar informes de peacuterdidas y ganancias para cada centro

Elaboracioacuten de reportes Crea valiosos informes para casi cualquier aspecto de su empresa

incluyendo deudas de clientes y proveedores ventas flujo de efectivo resuacutemenes de contactos con

clientes contabilidad stocks en almaceacuten balances financieros caacutelculo de precios actividad de los

clientes

Realizar la migracioacuten de datos y cargues iniciales de datos e informacioacuten

No estaacute contemplado dentro del Alcance del proyecto lo siguiente

Importaciones a nivel documentario y operativo la funcionalidad estaacutendar del sistema soacutelo maneja

el registro de los costos de importacioacuten con su respectivo componente tributario

Exportaciones a nivel operativo ndash la funcionalidad estaacutendar del sistema soacutelo maneja el registro de la

factura con su respectivo componente tributario

Consolidacioacuten Legal de diferentes compantildeiacuteas de un mismo grupo econoacutemico

Warehouse Management o Gestioacuten avanzada de logiacutestica

Control de piso a nivel de produccioacuten

Mantenimiento de Maacutequinas

Logiacutestica de transporte de mercanciacutea

Liquidacioacuten de comisiones

Manejo avanzado de proyectos

Sizing del hardware

133


Seleccioacuten de Hardware

Prueba de redes Prueba de Performance

Extraccioacuten Limpieza y homologacioacuten de datos

Soporte y Administracioacuten Hardware Sistema Operativo Base de Datos Redes y Pc de los

ambientes de desarrollo y produccioacuten

Monitoreo y tuning de performance

Cargue de movimientos o datos histoacutericos

Soporte a procesos operativos de paralelos entre SAP Business One y otros sistemas

RESPONSABLES DEL PROYECTO Y RESPONSABILIDADES ASOCIADAS

ROBERTO DIacuteAZ PENtildeA Responsable de Proyecto por parte de EMCICOS con las siguientes

atribuciones

Aprobar la ejecucioacuten y avance del proyecto (patrocinador)

Aprobar la ejecucioacuten

Aprobar el Project Charter

Aprobar los recursos econoacutemicos

Aprobar el Plan de Proyecto

Aprobar el cierre del proyecto

LUIS ALEJANDRO RUIZ PINILLA Responsable de Proyecto por parte de HEINSOHN

BUSINESS TECHNOLOGY con las siguientes atribuciones

Ejecucioacuten configuracioacuten del ERP SAP Business One en la compantildeiacutea

Diagnoacutesticos de los sistemas de gestioacuten de EMCICOS

Implementacioacuten para la puesta en marcha de SAP Business One

Formacioacuten a los clientes en el uso e implantacioacuten

Soporteacompantildeamiento al cliente durante todo el ciclo de vida de su proyecto

134


Elaboracioacuten de informes de la situacioacuten de los proyectos y del estado general del proceso

Prestacioacuten de un servicio que garantice la satisfaccioacuten de los clientes

EQUIPO DE TRABAJO

Por parte de EMCICOS estaacute prevista la dedicacioacuten de 1 Gerente de Proyecto 1 Contador 1

Gerente de Ventas 1 Gerente de Compras 1 Auxiliar de Bodega 1 Ingeniero de Sistemas y 1

Gerente General

Por parte de HEINSOHN BUSINESS TECHNOLOGY estaacute prevista la dedicacioacuten de 1 Consultor

Senior de Implementacioacuten

PLAZOS DE TIEMPO DEL PROYECTO

Se estima una duracioacuten total del proyecto de 4-5 meses

Para asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto eacuteste se abordaraacute mediante 5 fases

presentadas a continuacioacuten

Fases Horas Fecha Inicio Fecha Fin

Preparacioacuten 135 horas lun 17-04-17 mar 17-04-

18

Alcance 84 horas mar 17-04-18 mieacute 17-05-

03

Realizacioacuten 246 horas mieacute 17-05-03 jue 17-06-15

Fase Final 154 horas jue 17-06-15 mieacute 17-07-

12

Salida en

Vivo

145 horas mieacute 17-07-12 lun 17-08-07

SUPUESTOS DEL PROYECTO

A continuacioacuten se enumera los principales supuestos detectados para el presente proyecto

Recursos Se debe contar con los recursos humanos y teacutecnicos que soporten el proyecto

EMCICOS proporcionaraacute la infraestructura de hardware (servidores y equipos de coacutemputo)

requerida para la implementacioacuten de los moacutedulos SAP Business One dentro de los 10 diacuteas haacutebiles

siguientes a la fecha de firma del contrato

Logiacutestica Se debe tener la infraestructura necesaria para el desarrollo del proyecto en la

135


disponibilidad de recursos fiacutesicos y humanos de acuerdo al cronograma que se defina

El servidor recomendado debe estar disponible a maacutes tardar 10 diacuteas haacutebiles una vez firmado los

contratos de licencias soporte y mantenimiento Los servidores deben ser entregados al equipo

consultor de Heinsohn con la instalacioacuten del sistema operativo sugerido y la Base de Datos HANA

Conversioacuten de datos La transformacioacuten y calidad de los datos suministrados para el cargue de

datos esta responsabilidad es del cliente

RIESGOS A ALTO NIVEL DEL PROYECTO

A continuacioacuten se enumera los principales riesgos detectados para el presente proyecto

Los liacutederes de procesos seleccionados no cuenten con el suficiente conocimiento y liderazgo en sus

equipos de trabajo puede acarrear demoras en la toma de decisiones ocasionando baja calidad en la

parametrizacioacuten del sistema y demoras en cronograma del proyecto

No realizar la capacitacioacuten detallada a los usuarios finales genera desconocimiento del uso del

sistema ocasionando sobrecostos y demoras en los ciclos de pruebas

Mayor complejidad en la definicioacuten de alcances de acuerdo a lo esperado por falta de detalle en los

procesos

Estos riesgos seraacuten gestionados a lo largo del proyecto El detalle de coacutemo se identificaraacute se

priorizaraacute y se controlaraacute los riesgos del proyecto se halla establecido en el Plan de Proyecto

JOSEacute CORTES MENDOZA

ROBERTO DIacuteAZ PENtildeA

32 Identificacioacuten de los Interesados

A continuacioacuten se presentan los interesados identificados para el desarrollo del proyecto de

implementacioacuten SAP Business One en la empresa EMCICOS

Gerente de Proyecto

136


- Coordinar y controlar el proyecto

- Elaboracioacuten de informes sobre el estado del proyecto

- Discutir temas relevantes para ser decididos

- Asegurar que los recursos esteacuten disponibles para el proyecto

- Responsable de la inspeccioacuten final y la aprobacioacuten de todos los resultados de proyecto

- Es el uacuteltimo nivel para el manejo de los conflictos

Liacutederes de Proceso

- Documenta Procesos de su aacuterea

- Elabora revisa aprueba el Alcance

- Responsable de coordinar la realizacioacuten de las pruebas

- Responsables de la Prueba Integral

- Documenta Procesos y procedimientos del negocio

- Ejecucioacuten de plan de salida en vivo

- Apoyan y lideran al usuario final

Liacuteder Teacutecnico

- Valida Requerimientos Teacutecnicos

- Lidera la migracioacuten de datos

- Instala Producto

- Administra Base de Datos y Redes

- Administra y crea Usuarios vs Licencias

- Responsable por Copias de Seguridad

- Apoya a Liacutederes y usuarios finales

Consultor de Implementacioacuten

137


- Diagnoacutesticos de los sistemas de gestioacuten de EMCICOS

- Implementacioacuten para la puesta en marcha de SAP Business One

- Formacioacuten a los clientes en el uso e implantacioacuten

- Soporteacompantildeamiento al cliente durante todo el ciclo de vida de su proyecto

- Elaboracioacuten de informes de la situacioacuten de los proyectos y del estado general del

proceso

- Prestacioacuten de un servicio que garantice la satisfaccioacuten de los clientes

33 Plan de Gestioacuten de Alcance

PLAN DE GESTIOacuteN DE ALCANCE

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL

PROYECTO IMPLEMENTACIOacuteN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA EMCICOS ISAPBOEE

PROCESO DE DEFINICIOacuteN DE ALCANCE

La definicioacuten del Alcance del proyecto para la implementacioacuten de SAP Business One en la

Empresa EMCICOS (ISBAPOEE) se desarrollaraacute mediante reuniones con el Gerente de Proyectos y

los involucrados en donde mediante lluvia de ideas entrevistas diagramas de flujo entre otros se

deberaacuten obtener los siguientes resultados

Implementar SAP Business One como la herramienta para integrar todos los procesos de la

compantildeiacutea esto incluye

- Definicioacuten de los procesos estrateacutegicos

- Establecimiento de la ruta criacutetica de los proyectos

- Implementacioacuten SAP Business One

Medicioacuten a los profesionales de la direccioacuten de proyectos en donde se incluye

- Capacitacioacuten usuarios finales SAP Business One

138


- Alineamiento de la estructura organizacional

PROCESO PARA ELABORACIOacuteN DE EDT

Los pasos que se realizaron para la elaboracioacuten del EDT son los siguientes

La EDT del proyecto seraacute desarrollada de forma jeraacuterquica al inicio del proyecto que permita

controlar de la mejor manera la totalidad de la ejecucioacuten seraacute orientada a los entregables de cada

una de las fases y a la direccioacuten del proyecto y debe ser comunicada y entendida por cada uno de

los miembros del equipo

Al desarrollar e identificar los paquetes de trabajo los cuales se desarrollaraacuten mediante Fases de

proyecto donde en cada una de ellas se procederaacute a desglosar cada uno de ellos en las actividades

correspondientes para lograr alcanzar los objetivos planteados

Para la elaboracioacuten de la EDT el equipo de EMCICOS utilizaraacute la herramienta WBS Tool y para

el seguimiento y control de las actividades desarrolladas se emplearaacute Microsoft Project la EDT se

construiraacute por fases tomando en cuenta todos los procesos que lo componen

PROCESO PARA ELABORACIOacuteN DEL DICCIONARIO EDT

Previo a este proceso la EDT del proyecto debe haber sido elaborado revisado y aprobado por

parte del Gerente del Proyecto y el equipo de EMCICOS

A partir de la informacioacuten de la EDT se elaboraraacute el Diccionario WBS para lo cual se realizaraacuten

los siguientes pasos

Se identifican cada una de las actividades a desarrollar en cada paquete de trabajo de la EDT

Se describen cada una de las actividades a desarrollar para la elaboracioacuten del entregable en el

diccionario de datos

Se asignan las responsabilidades de quienes responden apoyan participan revisan aprueban y

dan informacioacuten en cada uno de los paquetes de trabajo

139


PROCESO PARA VERIFICACIOacuteN DE ALCANCE

Al obtener el producto completo de cada fase este debe ser presentado al liacuteder responsable de cada

una de ellos el cual realizaraacute la supervisioacuten validacioacuten aprobacioacuten o realizaraacute las observaciones

pertinentes y ordenaraacute los ajustes si son necesarios Cuando sea aprobado por el liacuteder de procesos seraacute

enviado al gerente de proyecto quien haraacute

Cuando el entregable cumpla con los objetivos del alcance y sea aprobado por el Gerente de

Proyectos seraacute enviado a la Alta Gerencia para su aprobacioacuten final

Para la aprobacioacuten de los entregables se realizaraacute una reunioacuten de aprobacioacuten y se firmaraacute un acta

de aceptacioacuten de entregables por parte de la Alta Gerencia Director del Proyecto Liacuteder del Procesos (o

procesos) correspondiente y el Consultor de Implementacioacuten

PROCESO PARA CONTROL DE ALCANCE

Se debe analizar que el alcance cumpla con las necesidades y requisitos del patrocinador y este

alineado con la liacutenea base del alcance

Por ser un proyecto de tecnologiacutea de bene tener muy bien documentados las solicitudes de

cambio cuaacuteles han sido o no aprobadas y las que se han efectuado Para esto el equipo de trabajo

las deben hacer al liacuteder de proceso muy bien documentada luego son entregadas al Gerente de

Proyectos quien evaluacutea su viabilidad para por uacuteltimo ser aprobadas por la Alta Gerencia

mediante un acta de aceptacioacuten de cambios

Por medio del Microsoft Project se haraacute un control de las fechas de los entregables su porcentaje

de ejecucioacuten cuaacuteles son las actividades que requieren maacutes atencioacuten

331 Project Scope Statement (Acta de Declaracioacuten de Alcance)

DECLARACIOacuteN DE ALCANCE

PROYECTO IMPLEMENTACIOacuteN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA

EMCICOS

GERENTE ROBERTO DIacuteAZ PENtildeA -

SUBGERENTE

FECHA 01042017

140


PREPARADO POR ROBERTO DIacuteAZ PENtildeA -

SUBGERENTE

FECHA 01042017

APROBADO POR JOSEacute CORTES MENDOZA -

GERENTE GENERAL

FECHA 01042017

ALINEAMIENTO DEL PROYECTO

OBJETIVOS ESTRATEacuteGICOS DE LA

ORGANIZACIOacuteN PROPOacuteSITO DEL PROYECTO

Ofrecer productos y servicios que satisfagan

al cliente utilizando herramientas de calidad

con un costo adecuado para obtener utilidades

a corto mediano o largo plazo

Contar con un Sistema de Informacioacuten de

vanguardia que permita agilizar los procesos

Liderar el mercado de equipos de calibracioacuten

y productos relacionados del sector con


Mejorar la Veracidad Confiabilidad y

Celeridad en la obtencioacuten de Informacioacuten

Tener buenas praacutecticas en todos los procesos

y con todos los grupos de intereacutes

Permitir que la plataforma tecnoloacutegica que

adquieran sea para uso en el largo plazo

Ser una compantildeiacutea liacuteder en Colombia en la

prestacioacuten de servicios teacutecnicos ambientales

de laboratorio

Contar con una uacutenica visioacuten que integre las

operaciones criacuteticas del negocio comercial

produccioacuten ventas compras inventarios y

finanzas

Ser liacuteder mundial en ciencia y tecnologiacutea de

punta

Adquirir una solucioacuten de software segura y

robusta que soporte el negocio a medida que

la organizacioacuten lo requiera

Brindar soluciones integrales con altos

estaacutendares de calidad

Ofrecer y garantizar estabilidad motivacioacuten

seguridad oportunidades de crecimiento y

desarrollo a las personas que trabajan en

EMCICOS en un excelente ambiente laboral

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Desarrollar e implementar el moacutedulo de Administracioacuten que permita personalizar y

realizar copias de seguridad de los datos definir tipos de cambio de divisas configurar

permisos y alertas y acceder a informacioacuten procedente de software externo a SAP



141



configuracioacuten y mantenimiento de cuentas asientos en el diario ajustes en divisa

extranjera y presupuestos

















DESARROLLO DE LA PROPUESTA

El Proyecto de Implementacioacuten desarrollado por el equipo de trabajo tiene establecida una

metodologiacutea normalizada estaacutendar que se ajusta de conformidad con las caracteriacutesticas del

142



proyecto y las condiciones particulares Los procedimientos son planificados ejecutados y

documentados sobre los estaacutendares de Aseguramiento de la Calidad

El objetivo de la IMPLEMENTACIOacuteN es modelar los procesos de negocio de la

empresa de manera tal que se permita su operacioacuten con SAP Business One Debe tenerse en

consideracioacuten que el enfoque de la Implementacioacuten seraacute de ldquoadhesioacutenrdquo en el sentido que se

modelaraacuten los procesos de manera estaacutendar de acuerdo con las mejores praacutecticas que incluye

SAP Business One

En esta labor de implementacioacuten el proveedor debe contar con personal calificado y de

gran experiencia que brinda el soporte y la asesoriacutea que se requiera en el Proyecto Es de vital

importancia que los usuarios involucrados en el Plan de Implementacioacuten dominen por

completo los aspectos conceptuales y de operacioacuten de las aacutereas que estaacuten bajo su

responsabilidad

El ciclo de implementacioacuten estaacute estructurado en fases dentro de las cuales se desarrollan

una serie de actividades que se llevan a cabo de acuerdo con el cronograma definido para su

Compantildeiacutea en donde se describen las fases los objetivos y las principales actividades que se

deben desarrollar en cada una de las etapas necesarias para la puesta en marcha del Sistema

DE ENTREGABLES EN EL PROYECTO

ENTREGABLE DESCRIPCIOacuteN

PREPARACIOacuteN

Acta de Inicio

Se define el equipo del proyecto el cronograma de implementacioacuten

y se planea la adherencia de la empresa al proyecto

143




Definicioacuten del equipo del proyecto y planeacioacuten del cronograma

ANAacuteLISIS DE PROCESOS

Documento de Definicioacuten de

Alcance Firmado

Se realiza el anaacutelisis de los procesos de la compantildeiacutea enmarcados en

los procesos soportados en SAP Business One determinando los

entregables por cada uno de los procesos Ventas Compras -

Inventarios CRM Ventas - Servicios Finanzas Produccioacuten

INSTALACIOacuteN Y CONFIGURACIOacuteN DE MAQUINAS

Servidor y Equipos Instalados Se instala el software en el servidor y en los equipos cliente

CONFIGURACIOacuteN DEL SISTEMA

Base de Datos configurada

De acuerdo con el anaacutelisis de los procesos se realiza la

parametrizacioacuten del sistema y la definicioacuten general de cada uno de

los procesos

Se definen las tablas del usuario los informes los formatos de

impresioacuten y el alistamiento adicional que se requiera en cada

proceso

CARGUE DE TABLAS Y SALDOS

Cargue de informacioacuten

Preliminar

Se hace el cargue de tablas maestras y de saldos iniciales

provisionales para pruebas

CAPACITACIOacuteN

Personal capacitado en los

diferentes moacutedulos del ERP

Capacitacioacuten sobre navegacioacuten baacutesica del sistema y operativa de

cada uno de los procesos a los liacutederes funcionales

PRUEBAS

Acta de Pruebas firmada Se realizan pruebas unitarias e integrales sobres los diferentes

144




procesos Ventas Compras - Inventarios CRM Ventas - Servicios

Finanzas Produccioacuten

PRE-SALIDA EN VIVO


definitiva

Comienzo de operacioacuten del sistema revisioacuten configuracioacuten y

cargue de saldos iniciales Lista de Chequeo salida a operacioacuten

ACOMPANtildeAMIENTO

Aprobacioacuten cierre de proyecto

Acompantildeamiento en la operacioacuten del sistema de acuerdo con lo

estipulado en el cronograma

POSTVENTA

Ingreso plataforma de servicio

Se realiza entrega del proyecto al departamento de soporte en donde

se suministran los datos del portal de Ayuda Ftp y Chat de soporte

CONTEXTO DEL PROYECTO

SUPUESTOS


Logiacutestica- Se debe tener la infraestructura necesaria para el desarrollo del proyecto en la


El servidor recomendado debe estar disponible a maacutes tardar 10 diacuteas haacutebiles una vez

firmado los contratos de licencias soporte y mantenimiento Los servidores deben ser

entregados al equipo consultor de Heinsohn con la instalacioacuten del sistema operativo

sugerido y la Base de Datos HANA

145


Conversioacuten de datos - La transformacioacuten y calidad de los datos suministrados para el

cargue de datos esta responsabilidad es del cliente

RESTRICCIONES

El proveedor debe contar con dos certificaciones de implementacioacuten en los moacutedulos

Ventas Compras - Inventarios CRM Ventas - Servicios Finanzas Produccioacuten que se

hayan realizado en Colombia debe ser en empresas de tecnologiacutea o proyectos

especificando fecha de inicio y fecha fin de la implementacioacuten

El consultor o personal asignado a la implementacioacuten debe estar certificado por el

fabricante o experiencia certificada de 3 antildeos en implementacioacuten de los moacutedulos

ofrecidos

El director de proyecto de implementacioacuten debe tener certificacioacuten PMP o con

especializacioacuten en Gerencia de proyectos

La inversioacuten del proyecto no debe superar el valor $ 1600000000

146


332 Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Tabla 23 Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Nombre del proyecto IMPLEMENTACIOacuteN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA EMCICOS

Descripcioacuten del

proyecto

Realizar la Implementacioacuten del ERP SAP Business One que permita administracioacuten integral de

EMCICOS con tecnologiacutea de punta que incorpore las mejores praacutecticas internacionales de negocio

permitiendo a empleados clientes y socios de negocio colaborar con la gestioacuten empresarial apoyando

el crecimiento de la compantildeiacutea y aumento de los resultados

ID Descripcioacuten del Requisito Objetivo(s) del

proyecto

Componente de la EDT que

lo resuelve Fuente

Estado

Actual ()

ISAPBOEE01 Integracioacuten Capacidad de homologar datos

entre una aplicacioacuten y otras

Cumplir con el

alcance del proyecto

1311 Instalacioacuten Servidor

Base de Datos de Aplicaciones EMCICOS Ap

ISAPBOEE02

Movilidad Permitir conexiones fuera de la

organizacioacuten mediante navegadores

celulares o paacutegina web

Cumplir con el




ISAPBOEE03 Roadmap Trazabilidad de procesos desde

el inicio hasta el final

Cumplir con el


1411 Entrenamiento a

moacutedulo ERP EMCICOS Ap

ISAPBOEE04

Desarrollos propios de cliente Poder

trabajar desarrollo dentro de la aplicacioacuten

disentildeados por la compantildeiacutea

Cumplir con el


1324 Personalizaciones

Configuradas EMCICOS As

ISAPBOEE05 Informes Generacioacuten de reportes dentro del

sistema de forma nativa permitiendo la

Cumplir con el


123 Revisioacuten de alcance

1324 Personalizaciones EMCICOS Ap

147



proyecto


lo resuelve Fuente

Estado

Actual ()

extraccioacuten raacutepida y oportuna de

informacioacuten

ISAPBOEE06 Seguridad Garantizar la no manipulacioacuten

de datos por parte de los usuarios finales

Cumplir con el


1423 Cierre de Pruebas

1523 Cierre Salida en Vivo EMCICOS As

ISAPBOEE07

Crecimiento El programa debe estar en la

capacidad de parametrizarse con el fin de

soportar nuevos procesos o modelos dentro

de la organizacioacuten

Cumplir con el


1413 Cierre Entrenamiento

153 Cierre EMCICOS Ap

ISAPBOEE08

Actualizaciones El programa debe estar en

capacidad de modificar los cambios de ley

y ajustes de acuerdo a la normatividad

colombiana

Cumplir con el


1312 Equipos de Clientes

Instalados EMCICOS Ap

ISAPBOEE09

Normas Internacionales - NIIF El sistema

debe estar en la capacidad de presentar

estados financieros en formato NIIF de

acuerdo a los estaacutendares internacionales

Cumplir con el



1421 Moacutedulo ERP Probado EMCICOS Ap

ISAPBOEE10

Capacitaciones El sistema debe disponer

de videos y documentacioacuten que facilite el

uso y entendimiento del software

Cumplir con el


141 Entrenamiento y

Capacitaciones EMCICOS Ap

ISAPBOEE11

Migracioacuten El software deberaacute disponer de

plantillas que permitan la homologacioacuten de

datos del programa actual al nuevo ERP

Cumplir con el


1324 Cargue Preliminar de

Datos EMCICOS Ap

ISAPBOEE12

Mantenimiento La empresa contratada

deberaacute contar con equipo de consultores de

primera mano que den respuesta a fallas o

inconvenientes con el sistema

Cumplir con el

alcance del proyecto 153 Cierre EMCICOS Ap

ISAPBOEE13

Nivel de Servicio Disponer de prioridades

(alta media baja) con nivel de respuesta no

menor a 36 horas

Cumplir con el


() V=vigente A=Aplazado Ap=aprobado C=Cancelado As=Asignado


148


333 Acta de Cierre

Informacioacuten del Proyecto

Proyecto SAP

Gerentes de Proyecto

Producto SAP Business One

Aacuterea SAP

Cliente

Versioacuten SAP BO 88 SP00 PL 12

Filial Bogotaacute

Fecha de registro

Responsable de registrar

Fecha inicio proyecto

Fecha Salida en Vivo

Fecha Cierre Proyecto

Distribucioacuten

Nombre Cargo Entidad

Gerente Proyecto

Gerente Proyecto Heinsohn

Consultor Liacuteder Heinsohn

Alcance

Parametrizar capacitar e implementar SAP Business One Add-on Proyectos para el

desarrollo y operacioacuten de los Procesos de la Compantildeiacutea EMCICOS sobre el Sistema de

149


Informacioacuten de acuerdo al alcance definido seguacuten documento de Alcance firmado por las partes

y con las limitaciones de personalizacioacuten definidas en el contrato y acta de inicio

Entregables

1 Acta de Inicio

2 Documento de Alcance

3 Actas de Reuniones

4 Actas de capacitacioacuten de cada uno de los procesos

5 Acta de Instalacioacuten

6 Acta de Configuracioacuten

7 Entrega de Consultas Buacutesquedas Formateadas Campos Definidos por el Usuario y Reportes

que apoyan el Resultado de los Procesos

8 Entrega de Videos de capacitaciones

Comentarios

1 El Proyecto se desarrolloacute a traveacutes de un Equipo de Trabajo (Gerentes de Proyecto Liacutederes

de Procesos y Usuarios) comprometidos para la salida en Septiembre de 2017

2 Se destaca la aplicacioacuten y solucioacuten de todos los Procesos definidos en el Alcance del

Proyecto sobre SAP Business One

3 El compromiso de las directivas de la Compantildeiacutea para el apoyo y el cumplimiento de los

objetivos trazados en el Proyecto fue el adecuado

4 Se realizoacute un Acompantildeamiento en la Salida en Vivo de la Compantildeiacutea de acuerdo a lo

previsto

150


5 Se capacito al Personal de EMCICOS para realizar una Administracioacuten Eficiente del

Sistema (Backup Capacitacioacuten Usuarios Liacutederes y Gerente del Proyecto y Documentacioacuten

de los Procesos)

6 Estaacute pendiente el desarrollo de la personalizacioacuten de tres reportes y tres alertas

Relacioacuten de personalizaciones realizadas y personalizaciones pendientes

Formatos (Se realizaron cuatro y no queda pendiente ninguna)

Se realizoacute dos formatos de facturas (Factura de venta con detalle y factura de venta

empaquetada)

Se realizoacute formato de comprobante de egreso

Se realizoacute formato de remisiones

Alertas (se realizoacute una quedan pendientes tres)

Remisiones pendientes por facturar

Informes (se realizoacute uno quedan pendientes tres)

Informe de existencias y remisiones

SP (Informacioacuten Obligatoria) (Se debiacutean realizar dos se realizaron 29 no queda pendiente

ninguno)

Informacioacuten Obligatoria en el dato maestro del cliente

Condicioacuten de pago

Teleacutefono 1

Fax

Correo electroacutenico

Direccioacuten

Persona de contacto

151


Informacioacuten Obligatoria en el dato maestro del articulo

Descripcioacuten del articulo

Fabricante

Informacioacuten Obligatoria en la factura de venta

Vendedor

Centro de costo

Proyecto

Informacioacuten Obligatoria en la cotizacioacuten y pedido de venta

Centro de costo

Proyecto

Autorizacioacuten gerente de unidad

Modificaciones si ya estaacute autorizado

Bodega debe ser igual al centro de costo

Obligatorio estar autorizado para ser despachado y facturado

Informacioacuten Obligatoria pedido de venta

Proveedor

Centro de costo y codigo de proyecto obligatorio el los siguientes documentos

Orden de compra

Entrada de mercanciacutea

Factura de proveedor

Nota Creacutedito

Devolucioacuten de compra y venta

Nota debito de compra y venta

152


Entrega o remisioacuten

Entradas directas

Salidas directas

Traslados de inventarios

Revalorizaciones de inventarios

Historia de Cambios

Fecha Versioacuten Descripcioacuten Autor

24112010 lt10gt Creacioacuten Documento

Aprobaciones

Se da por cerrado el proyecto y recibido a satisfaccioacuten por el cliente hoy

Fecha Nombre Firma

153


334 Liacutenea Base de Alcance

3341 Estructura Desglosada de Trabajo ndash EDT

Figura 28 EDT Implementacioacuten SAP Business One


154


Para mejor detalle y visualizacioacuten de la Estructura Desglosada de Trabajo para la

Implementacioacuten de SAP Business One se presentan las siguientes figuras por cada fase del

proyecto

Fases de Preparacioacuten y Alcance

Figura 29 Fases de Preparacioacuten y Alcance


Fase Realizacioacuten

Figura 30 Fase Realizacioacuten


155


Fase Final

Figura 31 Fase Final


Fase Salida en Vivo

Figura 32 Fase Salida en Vivo


156


335 Diccionario de la EDT

1 IMPLEMENTACIOacuteN SAP BUSINESS ONE

Descripcioacuten Implementar un ERP con el fin de optimizar tiempos de respuesta asiacute

como el eficiente uso de la informacioacuten logrando de esta manera tomar las

mejores decisiones en los procesos de la compantildeiacutea

Actividades Optimizar cada uno de los moacutedulos permitiendo que la tarea de cada

proceso sea maacutes aacutegil

Responsable Equipo del proyecto

11 PREPARACIOacuteN

Descripcioacuten

Se define el alcance del proyecto en cuanto a requerimientos funcionales

moacutedulos requeridos supuestos restricciones

Actividades

Definir los requerimientos del proyecto

Definir los moacutedulos a implementar del proyecto

Definir los fueras de Alcance

Definir el equipo de trabajo


111 GERENCIA DEL PROYECTO

Descripcioacuten

Se define metas prioridades y toma de decisiones para el control

ejecucioacuten y cierre del proyecto

Actividades Definir los entregables del proyecto

157


Definir el cronograma del proyecto

Dar a conocer el estado en el cual se encuentra el proyecto

Documentar las estrategias de la organizacioacuten y el alcance del proyecto

Realizar el cierre del proyecto cumpliendo con todos los objetivos

planeado durante la puesta en marcha del proyecto


12 ALCANCE

Descripcioacuten

Se realiza el anaacutelisis de los procesos de la compantildeiacutea enmarcados en los

procesos soportados en SAP Business One determinando los entregables por

cada uno de los procesos

Actividades

Disentildear el documento para los requerimientos de los usuarios en cada

proceso

Documentar los procesos con los usuarios

Analizar las respuestas de los usuarios

Firmar acuerdos de alcance


121 ANAacuteLISIS ALCANCE FASE 1

Descripcioacuten

Se documenta los moacutedulos a implementar por proceso por parte de la

empresa EMCICOS

Actividades Documentar los procesos con los usuarios

158


Analizar los procesos de los usuarios

Asignar Tareas a los usuarios

Responsable

Gerente del proyecto Liacuteder Compras Liacuteder Ventas Liacuteder Inventarios

Liacuteder Teacutecnico Liacuteder Financiero


Descripcioacuten

Se documenta y responde los documentos preliminares de alcance

alimentados por la empresa EMCICOS por parte de Heinsohn

Actividades

Documentar procesos con las mejores praacutecticas de ERP

Analizar alternativas de funcionamiento en el ERP

Listar personalizaciones a ejecutar en el sistema

Responsable Consultor de Implementacioacuten

123 REVISIOacuteN FINAL Y CIERRE DE ALCANCE

Descripcioacuten

Se definen los requerimientos finales de cada proceso a partir de la

retroalimentacioacuten obtenida con los usuarios y consultor de implementacioacuten

Actividades

Definir los flujogramas por proceso

Definir las personalizaciones a realizar por Heinsohn

Firmar documento de Alcance

Entregar Template

Elaborar reporte del estado del proyecto


159


13 REALIZACIOacuteN

Descripcioacuten

Se configuran los moacutedulos a implementar y se integran al ERP SAP

Business One

Actividades

Configurar Base de Datos

Instalar Equipos

Parametrizar los moacutedulos

Cargue de Informacioacuten


131 INSTALACIOacuteN

Descripcioacuten Se instala el software en el servidor y en los equipos cliente

Actividades

Instalar Software en el servidor y equipos cliente

Solicitar Licencias

Establecer conexiones al software

Responsable Consultor de Implementacioacuten Liacuteder Teacutecnico

1311 INSTALACIOacuteN SERVIDOR BASE DE DATOS Y APLICACIONES

Descripcioacuten

Se instala el software en el servidor de Base de datos y se configura la

aplicacioacuten en el servidor de aplicaciones

Actividades

Instalar Software en el servidor

Capacitar al personal en la instalacioacuten

Establecer conexiones entre los servidores

160



1312 INSTALACIOacuteN EQUIPOS CLIENTE

Descripcioacuten

Se instala el software SAP Business One en los equipos de los usuarios

finales y se configura la aplicacioacuten para su ingreso

Actividades

Instalar Software en los equipos clientes

Establecer conexioacuten con el servidor

Configurar el ingreso

Firmar Acta de Instalacioacuten

Responsable Consultor de Implementacioacuten Liacuteder Teacutecnico Gerente de Proyecto

132 CONFIGURACIOacuteN

Descripcioacuten

De acuerdo con el anaacutelisis de los procesos se realiza la parametrizacioacuten

del sistema y la definicioacuten general de cada uno de los procesos

Actividades

Definir usuarios

Crear Base de Datos

Configurar Moacutedulos ERP

Cargar Informacioacuten

Disentildear plan de mantenimiento Base de Datos


161


1321 CONFIGURACIOacuteN GLOBAL BASE DE DATOS

Descripcioacuten

De acuerdo con el anaacutelisis de los procesos se realiza la parametrizacioacuten de

la Base de Datos que seraacute utilizada por sistema

Actividades

Crear Base de Datos


Parametrizar Base de Datos



1322 CONFIGURACIOacuteN MOacuteDULOS ERP

Descripcioacuten


los moacutedulos que seraacuten implementados en la empresa EMCICOS

Actividades


Parametrizar moacutedulos (Compras Ventas Inventario Produccioacuten

Proyectos Contabilidad)

Disentildear flujo de proceso por modulo


1323 CIERRE CONFIGURACIOacuteN

Descripcioacuten

Afinamiento de las parametrizaciones realizadas en Base de datos y

Moacutedulos del ERP

Actividades Afinar Parametrizaciones

162


Firmar Acta de Configuracioacuten



1324 CONFIGURACIOacuteN PERSONALIZACIONES

Descripcioacuten


especiacutefica de tablas alertas y campos definidos por el usuario Se definen las

tablas del usuario los informes los formatos de impresioacuten y el alistamiento

adicional que se requiera en cada proceso

Actividades

Crear Buacutesquedas Formateadas

Crear Bloqueos Base de Datos

Crear Tablas y Campos de usuario

Configurar alertas y autorizaciones


1325 CARGUE DE DATOS PRELIMINARES

Descripcioacuten

Se hace el cargue de tablas maestras y de saldos iniciales provisionales

para pruebas

Actividades

Cargar Datos Maestros Preliminares

Cargar Saldos Iniciales de Balance Cuentas por Cobrar y Cuentas por

Pagar Preliminares

Validar Templates

163



1326 CIERRE

Descripcioacuten

Se confirma la aceptacioacuten de las configuraciones y personalizaciones

creadas en la Base de datos de la compantildeiacutea

Actividades

Revisar Personalizaciones

Firmar Acta Configuracioacuten Final



14 FASE FINAL

Descripcioacuten

Se inicia con la operacioacuten del sistema en ambiente de pruebas y

acompantildeamiento sobre los procesos

Actividades

Capacitar a los usuarios

Planear la ejecucioacuten de las pruebas

Documentar los procesos

Afinar el sistema


141 ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIONES

Descripcioacuten

Capacitacioacuten sobre navegacioacuten baacutesica del sistema y operativa de cada uno

de los procesos a los usuarios funcionales

164


Actividades

Capacitar a los usuarios en los diferentes moacutedulos

Documentar procesos

Realizar videos


1411 ENTRENAMIENTO MOacuteDULOS ERP

Descripcioacuten

Capacitacioacuten en la navegacioacuten y uso de cada uno de los procesos a los

usuarios funcionales

Actividades

Capacitar a los usuarios en los moacutedulos (Ventas Compras Inventario

Produccioacuten Contabilidad)

Realizar video de los procesos

Documentar el Proceso

Firmar documento de capacitacioacuten


1412 ENTRENAMIENTO TEacuteCNICO

Descripcioacuten

Capacitacioacuten en la Administracioacuten configuracioacuten y mantenimiento de

cada uno de los procesos y base de datos

Actividades

Capacitar a liacuteder teacutecnico

Documentar Manuales de administracioacuten y uso del sistema

Realizar video


165



1413 CIERRE ENTRENAMIENTO

Descripcioacuten

Se confirma la aceptacioacuten de las capacitaciones teacutecnicas y de procesos

implementados en ERP SAP Business One

Actividades

Analizar y determinar los ajustes necesarios

Ejecutar Planes de Mantenimiento

Firmar Acta de Pruebas de cada proceso



142 PRUEBAS

Descripcioacuten

Se realizan pruebas unitarias e integrales sobres los diferentes procesos

Ventas Compras - Inventarios CRM Ventas - Servicios Finanzas

Produccioacuten Teacutecnico

Actividades

Disentildear plantillas para documentar las pruebas

Definir estaacutendares de calidad del sistema

Asignar tareas a los usuarios


Recopilar solicitudes de mejora

Realizar evaluacioacuten del proyecto


166


1421 PRUEBAS MODULO ERP

Descripcioacuten

Se definen pruebas en la navegacioacuten y uso de cada uno de los procesos a

los usuarios funcionales

Actividades

Ejecutar pruebas de los moacutedulos (Ventas Compras inventario


Realizar ciclos de pruebas


Firmar documento de pruebas

Analizar el proceso

Evaluar a los usuarios


1422 PRUEBAS TEacuteCNICAS

Descripcioacuten

Se definen pruebas en la Administracioacuten configuracioacuten y mantenimiento

de cada uno de los procesos y base de datos

Actividades

Ejecutar pruebas de (Crystal Report Administracioacuten Instalacioacuten

Componente de integracioacuten)




Analizar el proceso


167



1423 CIERRE DE PRUEBAS

Descripcioacuten

Se confirma la aceptacioacuten de las pruebas teacutecnicas y de procesos


Actividades





Actualizar Repositorio de informacioacuten


15 SALIDA EN VIVO

Descripcioacuten

Comienzo de operacioacuten del sistema revisioacuten configuracioacuten cargue de

saldos iniciales y acompantildeamiento en la operacioacuten del sistema

Actividades

Cargar Templates Maestros

Cargar Saldos Iniciales Inventario Balance Cuentas por Cobrar y

Cuentas por Pagar

Analizar Informacioacuten

Elaborar reporte el estado del proyecto



168


151 CARGUE DE DATOS DEFINITIVOS

Descripcioacuten

Se hace el cargue de tablas maestras y de saldos iniciales al ERP SAP

Business One

Actividades

Entregar Template



Cuentas por Pagar



1511 CARGUE DATOS MAESTROS

Descripcioacuten

Se hace el cargue de tablas maestras de Proveedores Clientes Plan de

Cuentas y Artiacuteculos

Actividades

Entregar Template (Clientes Proveedores Plan de Cuentas y Artiacuteculos)

Cargar Templates Maestros (Clientes Proveedores Plan de Cuentas y

Artiacuteculos)

Actualizar repositorio de informacioacuten



1512 CARGUE SALDOS INICIALES

Descripcioacuten

Se hace el cargue de los saldos iniciales de Inventario Balance Cuentas

por Cobrar y Cuentas por Pagar

169


Actividades

Entregar Template (Saldos iniciales de Inventario Balance Cuentas por

Cobrar y Cuentas por Pagar)

Cargar Templates Maestros (Saldos iniciales de Inventario Balance

Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar)




1513 ANAacuteLISIS CARGUE DE INFORMACIOacuteN

Descripcioacuten

Se hace validacioacuten de los datos maestro y saldos iniciales de Inventario

Balance Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar que se cargaron en el

sistema

Actividades

Generar Reportes


Actualizar Maestros



1514 CIERRE CARGUE DE INFORMACIOacuteN

Descripcioacuten

Se confirma la aceptacioacuten de cargue de datos maestros y saldos iniciales

en la Base de Datos

Actividades Analizar y determinar los ajustes necesarios

170



Firmar Acta de cargue de Datos Maestros

Firmar Acta de cargue Saldos Iniciales




152 SALIDA EN VIVO

Descripcioacuten Comienzo de operacioacuten del sistema en productivo

Actividades

Apoyar usuarios en los diferentes Moacutedulos

Acompantildear usuarios en la ejecucioacuten de procesos


Ajustar procesos


1521 ACOMPANtildeAMIENTO MOacuteDULOS ERP

Descripcioacuten Acompantildeamiento en la operacioacuten del sistema en los diferentes moacutedulos

Actividades

Ejecutar moacutedulos (Ventas Compras Inventario Produccioacuten

Contabilidad)

Realizar ciclos productivos


Analizar el proceso

171




1522 ACOMPANtildeAMIENTO TEacuteCNICO

Descripcioacuten

Acompantildeamiento en la Administracioacuten configuracioacuten y mantenimiento


Actividades

Ejecutar reportes (Crystal Report Componente de integracioacuten)

Ejecutar Mantenimiento Base de Datos

Crear campos y tablas de usuario


Analizar el proceso



1523 CIERRE SALIDA EN VIVO

Descripcioacuten

Se confirma la aceptacioacuten de la implementacioacuten de todos los moacutedulos en

el ERP SAP Business One

Actividades

Definir actividades pendientes de implementacioacuten

Disentildear el documento Acta de Cierre

Firmar Acta de Cierre

Actualizar repositorio de Informacioacuten


172


153 CIERRE

Descripcioacuten

Se hace entrega de los documentos del proyecto y entrega del acta de

Bienvenida al aacuterea de servicio de Heinsohn

Actividades

Firmar Acta de entrega Mesa de Ayuda Heinsohn

Asignar usuario responsable de las solicitudes

Validar datos de ingreso

Actualizar Repositorio de Informacioacuten

Responsable Gerente del Proyecto Consultor de Implementacioacuten

34 Plan de Gestioacuten del Cronograma

PLAN GESTIOacuteN DEL CRONOGRAMA

PROYECTO IMPLEMENTACIOacuteN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA EMCICOS

PREPARADO POR ROBERTO DIacuteAZ PENtildeA - SUBGERENTE FECHA 11042017

APROBADO POR JOSEacute CORTES MENDOZA - GERENTE

GENERAL FECHA 01042017

Persona(s) autorizada (s) a solicitar cambios en el Cronograma

Nombre Cargo Ubicacioacuten

Roberto Diacuteaz Pentildea Subgerente EMCICOS

Joseacute Cortes Mendoza Gerente General EMCICOS

Luis Alejandro Ruiz Pinilla Consultor SAP Heinsohn Business Technology

Persona(s) que aprueba (n) requerimiento cambio de Cronograma



173



Razones aceptables para cambios en cronograma del Proyecto

1 Retraso por disponibilidad de usuarios Liacutederes del proceso

2 Acelerar el cronograma para recuperar retrasos

3 Modificaciones en la definicioacuten de Alcance del Proyecto

4 Cambio por mejoras propuestas por los liacutederes de proceso

5 Retraso en el proceso de aprobacioacuten

6 Retraso por disponibilidad de los servidores

7 Retraso en la entrega de documentacioacuten por los liacutederes de proceso

8 Ampliacioacuten en el alcance del proyecto

9 Retraso en las pruebas funcionales de procesos

10 Cambio de liacuteder en el proceso (Compras Ventas Inventario Finanzas Teacutecnico)

Describir coacutemo calcular y reportar el impacto en el proyecto por el cambio en cronograma

Para la identificacioacuten y caacutelculo del impacto se tendraacute en cuenta los siguientes pasos

Identificar las razones y el efecto de modificar el cronograma

Describir y analiza el problema indicando la prioridad que puede conllevar a que los

objetivos finales del proyecto no se cumplan en los plazos establecidos

Elaborar alternativa o propuesta de la modificacioacuten del Cronograma indicando las fechas de

modificacioacuten

Descripcioacuten de la propuesta de solucioacuten detallando el impacto que tendraacute dentro del

proyecto

Para la verificacioacuten y aceptacioacuten de la propuesta solicitada se tendraacute en cuenta lo siguiente

La documentacioacuten para una modificacioacuten debe ser presentada a las personas autorizadas

174


comunicando las causas impacto y consecuencias que tendraacute dentro del cronograma para

que proceda a evaluar y aprobar el cambio

El anaacutelisis del impacto deberaacute contemplar el tiempo invertido por los recursos el costo

asociado y el impacto que tendraacute en de la calidad de los entregables en el proyecto

El informe seraacute entregado al Gerente del Proyecto el cual seraacute analizado en reunioacuten con el

equipo de trabajo en donde se tomaraacute la decisioacuten de la mejor propuesta que se ajuste a sus

necesidades

Describir coacutemo los cambios al cronograma seraacuten administrados

Los cambios al cronograma se denominaraacuten aumento o disminucioacuten de plazo seguacuten sea el

caso

La persona que necesite solicitar cambios en el cronograma deberaacute enviar al aprobador la

sustentacioacuten de las razones y causas detalladas que motivan el cambio propuesto

El procedimiento a seguir para aprobar un aumento o disminucioacuten del plazo seraacute el

siguiente

Dentro de los 8 diacuteas calendario posterior al teacutermino de la modificacioacuten solicitada la

persona que solicita cambios en el cronograma deberaacute sustentar los motivos indicando las

causas que originaron el aumento o la disminucioacuten del plazo solicitado indicando las fechas

de modificacioacuten Esta documentacioacuten deberaacute ser presentada a la persona autorizada para

aprobar el cambio propuesto

La persona autorizada para aprobar el cambio propuesto dentro de los 3 diacuteas calendarios

posteriores a la recepcioacuten de la solicitud deberaacute analizar el pedido y de encontrarlo

conforme en forma total o parcial deberaacute emitir la orden de proceder autorizando el cambio

al cronograma

175


341 Listado de Actividades y Liacutenea Base de Tiempo

Ver Anexo E - Lista de Actividades Implementacioacuten SAP Business One

176


342 Diagrama de Red

Figura 33 Diagrama de Red Proyecto Implementacioacuten de SAP Business One

Fuente Elaboracioacuten propia (2017) en Microsoft Project

177


343 Cronograma

El diagrama de Gantt (ver Anexo F) es una herramienta que muestra graacuteficamente la

duracioacuten prevista para las actividades del proyecto de Implementacioacuten SAP Business One

ademaacutes las secuencias establecidas en la planificacioacuten mostrando de duracioacuten total del proyecto

Para mayor detalle ver Anexo G- Project Implementacioacuten SAP Business One

344 Nivelacioacuten de recursos y uso de recursos

De acuerdo al diagrama y planeacioacuten del proyecto se observa que no es necesario hacer la

nivelacioacuten de recursos dado que las personas que participan podraacuten cumplir con los entregables

en el tiempo y plazo acordado

De acuerdo a anaacutelisis el tiempo total para la implementacioacuten es de 584 horashombre el cual

equivale a 37 meses tiempo empleado para la ejecucioacuten incluyendo desarrollo

implementacioacuten capacitacioacuten y pruebas De acuerdo al anaacutelisis de Project no se evidencia

sobrecarga de recursos

Tabla 24 Tiempo mensual de dedicacioacuten empleado en el proyecto

Recurso Tiempo

Ejecucioacuten (hh)

Dedicacioacuten

(hm)

Tiempo

Planeado

Alta Gerencia 83 2274 80

Gerente de Proyecto 417 11425 120

Liacuteder de Administracioacuten y Finanzas 171 4685 80

Liacuteder Ventas CRM 126 3452 80

Liacuteder Compras 100 2740 80

Liacuteder Almaceacuten Inventario 141 3863 80

Liacuteder Teacutecnico 401 10986 80

Consultor de Implementacioacuten 584 16000 160

178



35 Plan de Gestioacuten de Costo

PLAN GESTIOacuteN DEL COSTO


GERENTE ROBERTO DIacuteAZ PENtildeA - SUBGERENTE FECHA 11042017


APROBADO POR JOSEacute CORTES MENDOZA - GERENTE GENERAL FECHA 12042017

Persona(s) autorizada (s) a solicitar cambios en el costo


Luis Alejandro Ruiz Pinilla Consultor de Implementacioacuten SAP Heinsohn

Persona(s) que aprueba (n) requerimiento cambio de costo

Alta Gerencia y Gerente de Proyecto

La empresa EMCICOS integra los procesos y la informacioacuten de la organizacioacuten busca que

se mejore la atencioacuten al cliente agilidad en el proceso automatizar los requerimientos de los

clientes realizar de forma oacuteptima el inventario sin riesgo a que se pueda generar peacuterdidas o

reprocesos y una mejor toma de decisiones para competir en el mercado

LIacuteNEA BASE DE COSTO

Nombre o Rol Costo real Costo Liacutenea Base Variacioacuten de

costo Comienzo Duracioacuten

Gerencia del

proyecto $125750552000 $125750552000 $- 11042017 475 horas

Anaacutelisis Alcance

Fase I $- $- $- 19042017 36 horas


Fase II $- $- $- 25042017 36 horas

Revisioacuten Final y

Cierre $- $- $- 2052017 12 horas

Instalacioacuten $6000000000 $6000000000 $- 3052017 28 horas

Configuracioacuten $- $- $- 9052017 216 horas

Pruebas $- $- $- 28062017 81 horas

Cargue de datos

definitivo $- $- $- 12072017 68 horas

179


Salida en vivo $- $- $- 24072017 50 horas

Cierre $- $- $- 2082017 27 horas

DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

La empresa EMCICOS al iniciar la idea de la implementacioacuten de un ERP pretendiacutea la

integracioacuten de todos los procesos e informacioacuten de la organizacioacuten mejoras en la atencioacuten a

clientes gestioacuten de proyectos y contar con una herramienta de inteligencia empresarial que

facilite la toma de decisiones que les permita crecer dentro del mercado actual siendo maacutes

competitivos raacutepidos aacutegiles y eficientes

Por lo anterior la inversioacuten a realizar no seraacute recuperada econoacutemicamente su beneficio es

Intangible lo cual se reflejaraacute en

Mejora en la productividad

Automatizado de pedidos

180


Control de Inventario

Informacioacuten veriacutedica en tiempo real

Mejora en respuesta a clientes

Mejoramiento en los procedimientos de calidad

Reduccioacuten de costos en reprocesos

Mejoras en la planificacioacuten y toma de decisiones

351 Liacutenea base de costos ndash liacutenea base

Durante la ejecucioacuten del proyecto de implementacioacuten de SAP Business One en la empresa

EMCICOS estaacute conformada por 5 grandes fases en donde la inversioacuten se veraacute afectada en la

fase de preparacioacuten en donde se cargan los costos de licenciamiento implementacioacuten Al

momento de la fase realizacioacuten se cargaraacute el costo de alquiler del servicio en infraestructura

Cloud

Tabla 25 Liacutenea Base de Costos

Nombre Costo Restante Costo Real Costo CRTR CPTR CPTP

Implementacioacuten

SAP Business One $1317505520 $0 $1317505520 $0 $0 $0

Preparacioacuten $ 1257505520 $0 $1257505520 $0 $0 $0

Alcance $0 $0 $0 $0 $0 $0

Realizacioacuten $60000000 $0 $60000000 $0 $0 $0

Fase Final $0 $0 $0 $0 $0 $0

Salida en Vivo $0 $0 $0 $0 $0 $0

181


352 Presupuesto por Recursos y Fases

A continuacioacuten presentamos el costo por recursos a utilizar en el desarrollo de la Implementacioacuten de SAP Business One

Tabla 26 Costo por Recursos

Nombre Costo Real Costo Restante Costo Costo de Liacutenea

Base

Variacioacuten

de Costo Comienzo

Gerente General $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Subgerente $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Contador $0 $0 $0 $0 $0 mieacute 17-04-12

Gerente de Ventas $0 $0 $0 $0 $0 mieacute 17-04-12

Gerente de Compras $0 $0 $0 $0 $0 mieacute 17-04-12

Auxiliar de Bodega $0 $0 $0 $0 $0 mieacute 17-04-12

Ingeniero de Sistemas $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Consultor Senior $0 $0 $0 $0 $0 lun 17-04-17

Celular $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Computador $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Impresora $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Servicio de Internet $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Servidor $0 $60000000 $60000000 $60000000 $0 mieacute 17-05-03

Video Beam $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Papeleriacutea $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Implementacioacuten ERP $0 $107000000 $107000000 $107000000 $0 mar 17-04-18

Licenciamiento de Software $0 $904784000 $904784000 $904784000 $0 mar 17-04-18

Licencia y Mantenimiento $0 $245721520 $245721520 $245721520 $0 mar 17-04-18

El desglose de los costos por actividad se describe en la siguiente tabla

182


Tabla 27 Costo por Fases

Nombre Costo

Fijo

Costo

Real Costo restante Costo

Costo de

Liacutenea Base

Variacioacuten

de Costo Comienzo

Duracioacuten

Programada Id

Gerencia del

Proyecto $0 $0 $1257505520 $1257505520 $1257505520 $0 mar 17-04-11 465 horas 3

Anaacutelisis

Alcance Fase I $0 $0 $0 $0 $0 $0 mieacute 17-04-19 36 horas 14

Anaacutelisis

Alcance Fase

II

$0 $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-25 36 horas 24

Revisioacuten Final

y cierre de

Alcance

$0 $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-05-02 12 horas 34

Instalacioacuten $0 $0 $60000000 $60000000 $60000000 $0 mieacute 17-05-03 28 horas 40

Configuracioacuten $0 $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-05-09 216 horas 49

Entrenamiento

y

Capacitaciones

$0 $0 $0 $0 $0 $0 jue 17-06-15 73 horas 109

Pruebas $0 $0 $0 $0 $0 $0 mieacute 17-06-28 81 horas 134

Cargue de

Datos

Definitivos

$0 $0 $0 $0 $0 $0 mieacute 17-07-12 68 horas 160

Salida en Vivo $0 $0 $0 $0 $0 $0 lun 17-07-24 50 horas 182

Cierre $0 $0 $0 $0 $0 $0 mieacute 17-08-02 27 horas 199

El presupuesto total del proyecto es de $1500000000 el costo de implementacioacuten es de $1317505520 el valor restante

$182494480 se destinaraacuten para contingencias

183



Costos CBS

Figura 34 Estructura de desagregacioacuten de recursos


354 Indicadores de medicioacuten de desempentildeo

EMCICOS ha disentildeado indicadores de desempentildeo los cuales estaacuten catalogados por la

eficacia y efectividad con la que se supervise e interactuacutea cada proceso Ver Anexo Hndash

Indicadores de desempentildeo

184


355 Aplicacioacuten teacutecnica del valor ganado con curvas S avance

Figura 35 Curva S de Avance


185


36 Plan de Gestioacuten de Calidad

Bajo la premisa de su plan estrateacutegico empresarial EMCICOS busca ofrecer sus productos

y servicios con altos estaacutendares de calidad demandando constantemente la excelencia Por lo

anterior sus esfuerzos se canalizan en alcanzar la satisfaccioacuten del cliente incluyendo la

integracioacuten de procesos y mejora continua de todos los procesos involucrados en la ejecucioacuten

diaria de sus labores

El Plan de Gestioacuten de Calidad de la compantildeiacutea involucra todos los procesos de planificacioacuten

ejecucioacuten control y seguimiento fomentando el compromiso de sus empleados y proveedores

hacia la calidad y la mejora continua logrando con ello garantizar las ventajas competitivas

frente al mercado actual

A continuacioacuten se presenta el Plan de Gestioacuten de Calidad para la implementacioacuten de una

solucioacuten de software para suplir las necesidades de la organizacioacuten en todo el proceso de

negocio que lo ayude a alcanzar sus objetivos (Un sistema ERP - Planeacioacuten de Recursos

Empresariales)

PLAN DE GESTIOacuteN DE CALIDAD


PROYECTO


EMCICOS ISAPBOEE

POLIacuteTICA DE CALIDAD

Comprometidos con el cliente con el fin de satisfacer plenamente sus necesidades de

manera oportuna y eficiente con los maacutes altos estaacutendares de calidad con personal altamente

186


calificado trabajando con la tecnologiacutea adecuada ayudando con la mejora continua en el

sistema de gestioacuten de calidad para alcanzar las metas dispuesta por EMCICOS

OBJETIVO DE CALIDAD

Definir las actividades para el desarrollo del plan de implementacioacuten del ERP SAP

Business One que cumpla con los requisitos de calidad de EMCICOS dentro del presupuesto y

tiempo establecido logando la satisfaccioacuten de los stakeholders

MEacuteTRICAS DE CALIDAD

Factor de

Calidad

Relevante

Objetivo de

Calidad Meacutetrica a Usar

Frecuencia y Momento de

Medicioacuten

Frecuencia y

Momento de Reporte

Implementacioacuten

del Proyecto CPIgt= 095

CPI = Iacutendice de

Desempentildeo de

Costos

Acumulado

Frecuencia quincenal Frecuencia

mensual

Medicioacuten viernes en la

tarde en las instalaciones

del cliente

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto SPI gt= 095

SPI= Iacutendice de

Desempentildeo del

Cronograma

Acumulado


mensual



del cliente

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

Aprobacioacuten

de

Entregables

Cantidad de

Entregables (5)

Frecuencia Cada vez que

se haga la entrega de un

moacutedulo

Frecuencia

Mensual

Medicioacuten tres diacuteas

despueacutes de la entrega en

las instalaciones del cliente

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

Ejecucioacuten

de Pruebas

Calificacioacuten de 1

a 5



moacutedulo

Frecuencia

Mensual




Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Satisfaccioacuten de

los

Stakeholders

Nivel de

Satisfaccioacuten

gt= 40

Nivel de

Satisfaccioacuten =

Promedio entre 1

a 5 de 7 factores

sobre

Funcionalidad

Confiabilidad

Usabilidad

Eficiencia

Mantenibilidad

Portabilidad

Frecuencia una encuesta

en cada fase de la

implementacioacuten del

proyecto

Frecuencia

mensual

Medicioacuten al diacutea siguiente

del cierre de la fase

Reporte a los 5

diacuteas del cierre de la

fase

187


Fiabilidad

PLAN DE MEJORA DEL PROCESO

El Plan de Calidad debe definir los procesos de seguimiento y control en donde se

evidencie de forma objetiva los resultados de la conformidad con las necesidad expuesta para

lo cual debe presentar un plan de mejoramiento continuo en cada uno de los procesos que

contenga la siguiente informacioacuten moacutedulos a evaluar fecha de ejecucioacuten de seguimiento y

control aplicado a procesos y etapas de aprobacioacuten caracteriacutesticas de calidad en cuanto a la

parametrizacioacuten del software y usabilidad por parte del usuario procedimientos y criterios de

aceptacioacuten plantillas utilizadas inspecciones y pruebas presenciales con liacuteder de proceso

fechas previstas de pruebas y ensayos sobre las capacitaciones en los diferentes moacutedulos

puesta en marcha El Plan de Calidad debe controlar la integracioacuten de los procesos de

EMCICOS

ROLES PARA LA GESTIOacuteN DE CALIDAD

Alta Gerencia Aprobar la ejecucioacuten y avance del proyecto (patrocinador)

Gerente de Proyecto Liderar la ejecucioacuten del proyecto

Liacuteder de Administracioacuten y

Finanzas

Estandarizacioacuten del proceso contable y financiero aplicacioacuten y

evaluacioacuten de la estandarizacioacuten

Liacuteder Ventas CRM Estandarizacioacuten del proceso de ventas y CRM aplicacioacuten y


Liacuteder Compras Estandarizacioacuten del proceso de Compras aplicacioacuten y evaluacioacuten

de la estandarizacioacuten

Liacuteder Almaceacuten Inventario Estandarizacioacuten del proceso de Inventarios aplicacioacuten y


Liacuteder Teacutecnico Estandarizacioacuten del proceso de infraestructura y comunicaciones

aplicacioacuten y evaluacioacuten de la estandarizacioacuten

188


Consultor de Implementacioacuten Ejecucioacuten configuracioacuten del ERP SAP Business One en la

compantildeiacutea

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Auditorias de calidad

El Plan de Calidad desarrollado para EMCICOS debe definir las auditoriacuteas que se deben

llevar a cabo dentro del Proyecto en un plan de auditoriacuteas con un cronograma definido

personas responsables que se va a auditar y como seraacuten analizados y utilizados dichos

resultados Estas pueden ser internas externas yo a proveedores

Anaacutelisis de procesos

El proceso que se llevaraacute a cabo para el desarrollo del proyecto de implementacioacuten de ERP

SAP Business One en la Empresa EMCICOS es el siguiente

Reunioacuten Kick -Off (inicio) Acta de Inicio Definicioacuten de Alcance de ventas Definicioacuten de

Alcance de compras Definicioacuten de Alcance Finanzas Definicioacuten de Alcance Produccioacuten

Definicioacuten de Alcance CRM y Ventas Firma de alcances Entrega de Templates Acta de

Instalacioacuten Acta de Configuracioacuten Capacitacioacuten Ventas e Inventario Capacitacioacuten de

compras Capacitacioacuten Finanzas Capacitacioacuten Produccioacuten Capacitacioacuten CRM y Ventas

Capacitacioacuten Teacutecnica Acta de Pruebas Entrega de Templates Acta de salida en vivo Acta de

Cierre

361 Especificaciones teacutecnicas de requerimientos

3611 Poliacutetica de calidad

Comprometidos con el cliente con el fin de satisfacer plenamente sus necesidades de manera

oportuna y eficiente con los maacutes altos estaacutendares de calidad con personal altamente calificado

189


trabajando con la tecnologiacutea adecuada ayudando con la mejora continua en el sistema de gestioacuten

de calidad para alcanzar las metas dispuesta por EMCICOS

3612 Objetivos de calidad del proyecto

Objetivo general

Definir las actividades para el desarrollo del plan de implementacioacuten del ERP SAP Business

One que cumpla con los requisitos de calidad de EMCICOS dentro del presupuesto y tiempo

establecido logando la satisfaccioacuten de los stakeholders

Objetivos especiacuteficos

Optimizar los procesos de respuesta en los procesos de compras ventas y despachos

Generacioacuten de informes en tiempo real que minimicen la carga operativa de los liacutederes de

procesos

Integracioacuten con muacuteltiples plataformas de desarrollo

Medir y optimizar la generacioacuten de Lead por los comerciales para conocer el avance de cada

una de las etapas que se han realizado con los potenciales clientes

Estandarizar los procesos de la organizacioacuten con las buenas praacutecticas que actualmente rigen

el mercado

3613 Alcance del Plan de Calidad

El Plan de Calidad de EMCICOS tiene en cuenta la legislacioacuten pertinente aplicable a la

Implementacioacuten del ERP SAP Business One acompantildeado de los requisitos teacutecnicos como son

las especificaciones generales integracioacuten de procesos plan de capacitacioacuten al personal entre

otros Por lo anterior el Plan de Calidad de la empresa contempla las actividades en todas las

190


fases del Proyecto donde se definen los procedimientos manuales formatos metodologiacuteas y

controles necesarios para la puesta de marcha de la herramienta tecnoloacutegica SAP Business One

El Plan de Calidad elaborado deberaacute ser un documento que oriente al Gerente de Proyectos

en la manera que debe seguir los lineamientos establecidos en cada una de las fases de la

ejecucioacuten del proyecto lo que lleva a cumplir con la triple restriccioacuten (Alcance Tiempo y

Costo) alcanzando altos estaacutendares de calidad buscando satisfacer las necesidades de los

stakeholders Durante la ejecucioacuten del proyecto todos los documentos necesarios para este deben

estar correctamente diligenciados actualizados y de ser necesario aprobados con la

identificacioacuten tanto de las acciones correctivas como las preventivas

3614 Planificacioacuten de la Calidad

A continuacioacuten se presenta la planificacioacuten de la calidad al igual que los roles y

responsabilidades procedimientos de calidad de entregables y meacutetricas de calidad

Roles y responsabilidades de calidad

Tabla 28 Rol de los Interesados

Interesados A C Rol Responsabilidades

Alta Gerencia X X

Aprobar la ejecucioacuten y

avance del proyecto

(patrocinador)






Gerente de

Proyecto X X

Liderar la ejecucioacuten del

proyecto

Coordinar y controlar el proyecto

Elaboracioacuten de informes sobre el

estado del proyecto

Discutir temas relevantes para ser

decididos

Asegurar que los recursos esteacuten

disponibles para el proyecto

Responsable de la inspeccioacuten final y

la aprobacioacuten de todos los resultados

de proyecto

191



Es el uacuteltimo nivel para el manejo de

los conflictos

Liacuteder de

Administracioacuten y

Finanzas

X X

Estandarizacioacuten del

proceso contable y

financiero

Aplicacioacuten y evaluacioacuten

de la estandarizacioacuten Documenta Procesos de su aacuterea

Elabora revisa aprueba el Alcance

Responsable de coordinar la

realizacioacuten de las pruebas

Responsables de la Prueba Integral

Documenta Procesos y

procedimientos del negocio

Ejecucioacuten de plan de salida en vivo

Apoyan y lideran al usuario final

Liacuteder Ventas

CRM X


proceso de ventas y CRM



Liacuteder Compras X X


proceso de Compras



Liacuteder Almaceacuten

Inventario X


proceso de logiacutestica



Liacuteder Teacutecnico X


proceso de infraestructura

y comunicaciones



Valida Requerimientos Teacutecnicos

Lidera la migracioacuten de datos

Instala Producto

Administra Base de Datos y Redes

Administra y crea Usuarios vs

Licencias

Responsable por Copias de

Seguridad

Apoya a Liacutederes y usuarios finales

Consultor de

Implementacioacuten X X

Ejecucioacuten configuracioacuten

del ERP SAP Business

One en la compantildeiacutea

Diagnoacutesticos de los sistemas de

gestioacuten de EMCICOS

Implementacioacuten para la puesta en

marcha de SAP Business One

Formacioacuten a los clientes en el uso e

implantacioacuten

Soporteacompantildeamiento al cliente

durante todo el ciclo de vida de su

proyecto

Elaboracioacuten de informes de la

situacioacuten de los proyectos y del

estado general del proceso

Prestacioacuten de un servicio que

garantice la satisfaccioacuten de los

clientes Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

Procedimientos para la calidad de entregables

192


A continuacioacuten se describen los procedimientos de calidad para cada uno de los entregables

en el proyecto de Implementacioacuten de ERP SAP Business One en la empresa EMCICOS

Tabla 29 Procedimientos para la Calidad de Entregables

Fase Sub-Fase Objetivo Actividades Procedimiento

Fa

se I

Pre

pa

raci

oacuten

11 Preparacioacuten

Se define el equipo del

proyecto el cronograma de

implementacioacuten y se planea la

adherencia de la empresa al

proyecto

Verificar que la propuesta econoacutemica

contenga todas las necesidades

plasmadas por el cliente Este

documento debe ser aprobado por el

Sponsor

111

Definicioacuten del equipo del

proyecto y planeacioacuten del

cronograma

Verificar que el cronograma y el

equipo de trabajo esteacuten alineados de

acuerdo a las fechas determinadas en el

Plan de Gestioacuten Cronograma

Fa

se I

I

Alc

an

ce (

Bu

sin

ess

Blu

epri

nt)

21 Anaacutelisis de

Procesos

Se realiza el anaacutelisis de los

procesos de la compantildeiacutea

enmarcados en los procesos

soportados en SAP Business

One determinando los

entregables por cada uno de los

procesos

Verificar que los documentos

contengan de forma detallada y precisa

la descripcioacuten de cada proceso y la

forma de implementarse dentro de la

herramienta SAP Business One

Este documento debe ser aprobado por

cada uno de los liacutederes de proceso

luego seraacute impreso en tamantildea carta en

libro empastado

Ventas Compras - Inventarios

CRM Ventas - Servicios


22 Instalacioacuten y

Configuracioacuten de

Maquinas

Se instala el software en el

servidor y en los equipos cliente

Verificar que el documento contenga

toda la descripcioacuten del proceso

ejecutado para la instalacioacuten de la

aplicacioacuten

Este debe ser aprobado por el liacuteder

teacutecnico a traveacutes de un acta de

instalacioacuten

Fa

se I

II

Rea

liza

cioacute

n d

el P

roy

ecto

31 Configuracioacuten

del Sistema

De acuerdo con el anaacutelisis de

los procesos se realiza la

parametrizacioacuten del sistema y la

definicioacuten general de cada uno

de los procesos

Verificar el documento que contiene

todas las entradas y salida de la

definicioacuten de alcance de cada uno de

los procesos el documento debe

contener toda la descripcioacuten de las

configuraciones efectuadas en el

sistema


el Gerente del Proyecto junto con el

Sponsor de EMCICOS a traveacutes de un

Acta de Configuracioacuten

311 Inicializacioacuten del sistema

312 Definiciones

32 Personalizacioacuten

Se definen las tablas del

usuario los informes los

formatos de impresioacuten y el

alistamiento adicional que se

requiera en cada proceso




33 Cargue de

Tablas y Saldos

Se hace el cargue de tablas

maestras y de saldos iniciales


Verificar que el documento contiene

toda la informacioacuten necesaria de los

datos maestros para el cargue de tablas

193



331 Cargue de tablas maestras y saldos iniciales

Se debe controlar y monitorear todas

las variables que intervienen en el

proceso y formalizar a traveacutes de un

Acta de Cargue de maestros la cual

seraacute firmada por Gerente del Proyecto

y el Sponsor de EMCICOS

332 Cargue de saldos iniciales

Fa

se I

V

Pre

pa

raci

oacuten

Fin

al

41 Capacitacioacuten

Capacitacioacuten sobre navegacioacuten

baacutesica del sistema y operativa

de cada uno de los procesos a

los liacutederes funcionales

Verificar el documento de capacitacioacuten

y realizar la documentacioacuten necesaria

para cada proceso

Comprobar que el documento contenga

todas las pautas para hacer seguimiento

en la Gestioacuten de Alcance


el Gerente de Proyectos y cada uno de

los liacutederes de proceso a traveacutes de un

Acta de Capacitacioacuten

411 Navegacioacuten Baacutesica

412 Procesos de Negocio

42 Pruebas

Se realizan pruebas unitarias e

integrales sobres los diferentes

procesos

Verificar el documento y realizar la

check list de las pruebas y validaciones

efectuadas en cada uno de los procesos




Acta de Pruebas




43 Pre-Salida en

Vivo

Comienzo de operacioacuten del

sistema revisioacuten configuracioacuten

y cargue de saldos iniciales

Verificar que el documento que

contenga toda la descripcioacuten de los

procesos para proceder a formalizar la

puesta en marcha del producto




Acta de Cargue

Lista de Chequeo

Cargue de saldos definitivos

Salida a operacioacuten

V

sali

da

Acompantildeamiento

Acompantildeamiento en la

operacioacuten del sistema de

acuerdo con lo estipulado en el

cronograma

Verificar que el documento contenga la

descripcioacuten detallada de las actividades

ejecutadas y monitorear las soluciones

proporcionadas a problemas

encontrados

Esta debe estar firmado por Gerente de

Proyectos

Al finalizar las sesiones de

acompantildeamiento se daraacute aprobacioacuten al

cierre del proyecto con la firma de un

Acta de Cierre por parte del Gerente

de Proyectos y el Sponsor de

EMCICOS Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

Meacutetricas de calidad (objetivo factor de calidad variable meacutetodo de medicioacuten frecuencia

de medicioacuten meta etc)

194


En la siguiente tabla se presentan las Meacutetricas de calidad utilizadas para la evaluacioacuten del

proyecto de Implementacioacuten de ERP SAP Business One

Tabla 30 Meacutetricas de Calidad

Factor de Calidad Relevante Implementacioacuten del Proyecto SAP Business One

Definicioacuten del Factor de

Calidad

La Implementacioacuten del Proyecto se define como el

cumplimiento del cronograma y del presupuesto establecido

para el proyecto Este factor de calidad es relevante pues

permitiraacute al equipo de trabajo lograr el cambio de plataforma

tecnoloacutegica en EMCICOS caso contrario la organizacioacuten no

podriacutea ser competitiva en el mercado actual De otra parte

el incumplimiento en las entregas de las fases previamente

definidas puede ocasionar demoras en la ejecucioacuten de

actividades en el proyecto aumentando los costos y

poniendo en riesgo la calidad del producto configurado

Propoacutesito de la Meacutetrica

La meacutetrica se desarrolla para monitorear la implementacioacuten

del proyecto en cuanto a cumplimiento del cronograma

presupuesto establecido y satisfaccioacuten del cliente para asiacute

poder tomar las acciones preventivas o correctivas que se

requieran durante la ejecucioacuten del proyecto

Definicioacuten Operacional

El Gerente de Proyecto actualizaraacute el cronograma de

actividades en el MS Project los lunes en la mantildeana cada

quince diacuteas y calculara el CPI (Cost Performance Index -

Iacutendice de Desempentildeo de Costos) y el SPI (Schedule

Performance Index - Iacutendice de Desempentildeo del Cronograma)

en las oficinas de EMCICOS obteniendo de esta forma los

indicadores de la implementacioacuten del proyecto los cuales se

tendraacuten disponibles al diacutea siguiente

En caso de ser lunes festivo esta programacioacuten se ejecutaraacute

al siguiente diacutea haacutebil

Indicador de Entregables Se recopilaraacute la informacioacuten

entregada por el cliente a una fecha de corte y se compararaacute

con el cronograma para definir la eficiencia de avance de

alcance

Ejecucioacuten de Pruebas Se definiraacuten procesos dentro del

sistema programacioacuten de procesos para ser ejecutado por el

usuario y se ponderaraacute el entregable de estas al finalizar cada

ciclo de prueba

Meacutetodo de Medicioacuten

Se recopilaraacute la informacioacuten de avances reales de cada

fase fechas de inicio y fin de ejecucioacuten trabajo

realizado y costo generado los cuales se ingresaraacuten en

el MS Project

195



El MS Project calcularaacute los iacutendices de CPI SPI

igualmente se tendraacute en cuenta el indicador de

entregables y de pruebas

Estos iacutendices se trasladaraacuten al Informe Mensual del

Proyecto

Se revisaraacute el informe con el Sponsor de EMCICOS y

se tomaraacuten las acciones correctivas yo preventivas

pertinentes

Se informaraacute a los stakeholders de dichas acciones de

ser el caso

Resultado Deseado

Para el CPI se desea un valor acumulado no menor de

095

Para el SPI se desea un valor acumulado no menor de

095

Indicador de Entregables 5 Alcances uno por cada

moacutedulo 100 de satisfaccioacuten

Ejecucioacuten de pruebas 1 Prueba por cada moacutedulo

puntuacioacuten de 1 a 5 deseado de 4 a 5 Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

Liacutenea Base de Calidad

A continuacioacuten se presenta la liacutenea base calidad del proyecto de Implementacioacuten de ERP

SAP Business One

Tabla 31 Liacutenea Base de Calidad

Factor de

Calidad

Relevante

Objetivo de


Frecuencia y

Momento de

Medicioacuten

Frecuencia y

Momento de

Reporte

Implementacioacuten



Desempentildeo de

Costos Acumulado

Frecuencia

quincenal

Medicioacuten viernes

en la tarde en las

instalaciones del

cliente

Frecuencia

mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

SPI gt= 095

SPI= Iacutendice de

Desempentildeo del

Cronograma

Acumulado

Frecuencia

quincenal


en la tarde en las

instalaciones del

Frecuencia

mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

196


Factor de

Calidad

Relevante

Objetivo de


Frecuencia y

Momento de

Medicioacuten

Frecuencia y

Momento de

Reporte

cliente

Implementacioacuten

del Proyecto

Aprobacioacuten de

Entregables

Cantidad de

Entregables (5)

Frecuencia Cada

vez que se haga la

entrega de un

moacutedulo


despueacutes de la

entrega en las

instalaciones del

cliente

Frecuencia

Mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

Ejecucioacuten de

Pruebas

Calificacioacuten de 1 a

5

Frecuencia Cada

vez que se haga la

entrega de un

moacutedulo


despueacutes de la

entrega en las

instalaciones del

cliente

Frecuencia

Mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes


los Stakeholders

Nivel de

Satisfaccioacuten

gt= 40

Nivel de

Satisfaccioacuten =

Promedio entre 1 a

5 de 7 factores

sobre Funcionalidad

Confiabilidad

Usabilidad

Eficiencia

Mantenibilidad

Potabilidad

Fiabilidad

Frecuencia una

encuesta en cada

fase de la


proyecto

Medicioacuten al diacutea

siguiente del cierre

de la fase

Frecuencia

mensual

Reporte a los 5

diacuteas del cierre

de la fase


362 Herramientas de mejora y aseguramiento de los criterios de calidad






197





- Reunioacuten Kick -Off (inicio)

- Acta de Inicio

- Definicioacuten de Alcance de ventas

- Definicioacuten de Alcance de compras

- Definicioacuten de Alcance Finanzas

- Definicioacuten de Alcance Produccioacuten

- Definicioacuten de Alcance CRM y Ventas

- Firma de alcances

- Entrega de Templates

- Acta de Instalacioacuten

- Acta de Configuracioacuten

- Capacitacioacuten Ventas e Inventario

- Capacitacioacuten de compras

- Capacitacioacuten Finanzas

- Capacitacioacuten Produccioacuten

- Capacitacioacuten CRM y Ventas

- Capacitacioacuten Teacutecnica

- Acta de Pruebas


- Acta de salida en vivo

198


- Acta de Cierre

Figura 36 Flujograma del Procesos de Recoleccioacuten de Informacioacuten Fase de Alcance


Mejoramiento

Plan de mejoras


evidencie de forma objetiva los resultados de la conformidad con las necesidad expuesta para lo

199


cual debe presentar un plan de mejoramiento continuo en cada uno de los procesos que contenga

la siguiente informacioacuten moacutedulos a evaluar fecha de ejecucioacuten de seguimiento y control

aplicado a procesos y etapas de aprobacioacuten caracteriacutesticas de calidad en cuanto a la


aceptacioacuten plantillas utilizadas inspecciones y pruebas presenciales con liacuteder de proceso fechas

previstas de pruebas y ensayos sobre las capacitaciones en los diferentes moacutedulos puesta en

marcha El Plan de Calidad debe controlar la integracioacuten de los procesos de EMCICOS (Ver

Anexo I- Procedimiento y Formatos de Calidad)

Acciones correctivas y preventivas

Correctivas

- Ajustes en el cronograma en caso de imprevistos dados por demoras en la entrega de

informacioacuten

- En caso que no se cumpla con los objetivos se contrataraacute temporalmente a un analista de

procesos diferente al de la consultora

- Si no se cumple el estaacutendar de calidad se deberaacute reevaluar el proveedor del servicio de

consultoriacutea

Preventivas

- Como parte de la capacitacioacuten brindar a los usuarios finales videos instructivos que le

permitan utilizar de manera maacutes eficiente cada uno de los moacutedulos aprovechando todas las

funcionalidades implementadas minimizado el nuacutemero de incidentes por los usuarios y

tener un alto nivel de satisfaccioacuten del cliente

- Recopilacioacuten de informacioacuten histoacuterica de duracioacuten y secuencia de actividades para

implementacioacuten del SAP Business One

200


- Uso de fuentes de informacioacuten adecuadas como los procesos y operaciones de trabajo que

afecten la calidad del producto resultados de auditoriacuteas registros de la calidad informes de

servicio al usuario e insatisfacciones del usuario para detectar analizar disminuir yo

eliminar las causas potenciales de las no conformidades Dentro de las no conformidades se

pueden identificar hallazgos (desviacioacuten de las meacutetricas de calidad o requisitos) para lo cual

se debe realizar el anaacutelisis y determinar la causa luego proponer la accioacuten correctiva

- Solicitar certificados de calidad a proveedores y de implementaciones

- Informacioacuten de reuniones perioacutedicas de coordinacioacuten para verificacioacuten del control y avance

363 Formato Inspecciones

El formato de auditoria interna muestra en el Anexo I ndash Formato de Auditoria Interna

364 Formato Auditorias


201


365 Listas de verificacioacuten de entregables

A continuacioacuten se describe la lista de verificacioacuten y aprobacioacuten de los entregables en la ejecucioacuten del proyecto de implementacioacuten

de ERP SAP Business One en la Empresa EMCICOS

Tabla 32 Listas de Verificacioacuten de Entregables

Entregable Estaacutendar de Calidad Aplicable Actividades de Prevencioacuten Actividades de Control

111 Reunioacuten de Pre - Kick Off Metodologiacutea de Gestioacuten de

Proyectos de EMCICOS Negociacioacuten Detallada Aprobacioacuten por el Sponsor

112 Reunioacuten de Kick Off Metodologiacutea de Gestioacuten de

Proyectos de EMCICOS Aprobacioacuten por los Stakeholders

1211 Alcance Ventas ndash

Inventarios

Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One

Aprobacioacuten por el Gerente de

Proyectos y Liacuteder de Proceso

1212 Alcance Compras ndash

Inventarios


SAP Business One



1213 Alcance Finanzas Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One



1214 Alcance Produccioacuten Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One



1215 Alcance de CRM -

Ventas y Servicio


SAP Business One




Inventarios


SAP Business One

Revisioacuten detallada del

proceso


Proyectos Liacuteder de Proceso y



Inventarios


SAP Business One


proceso




202




SAP Business One


proceso





SAP Business One


proceso





Ventas y Servicio


SAP Business One


proceso




1231 Entrega Documento de

Alcance


SAP Business One


proceso

Aprobacioacuten por el Sponsor Gerente

de Proyectos y Consultor de

Implementacioacuten

1232 Entrega de Templates de

informacioacuten


SAP Business One

Revisioacuten de formatos y

plantillas

Aprobacioacuten por cada Liacuteder de

Proceso y Liacuteder Teacutecnico

1311 Instalacioacuten Servidor SAP Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One Revisioacuten de prerequisitos

Aprobacioacuten Liacuteder Teacutecnico y


1312 Instalacioacuten Localizacioacuten Metodologiacutea de Implementacioacuten




1313 Instalacioacuten Equipos

Cliente





1314 Instalacioacuten Componente

de Integracioacuten





1315 Acta de Instalacioacuten Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One

Aprobacioacuten Gerente de Proyecto

Liacuteder Teacutecnico y Consultor de

Implementacioacuten

1321 Configuracioacuten General

Base de Datos


SAP Business One



1322 Configuracioacuten Finanzas Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One Revisioacuten alcance de proceso

Aprobacioacuten Gerente de Proyectos y

Liacuteder de Proceso

1323 Configuracioacuten Compras

ndash Logiacutestica





1324 Configuracioacuten Ventas ndash

Inventarios





203




Produccioacuten






Componente de Integracioacuten





1327 Configuracioacuten CRM -

Ventas y Servicio





1331 SP y Buacutesquedas Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One Revisioacuten alcance de proceso Aprobacioacuten Gerente de Proyecto

1332 Tablas y Campos

definidos por el Usuario



1333 Alerta ndash 1 Metodologiacutea de Implementacioacuten








1337 Autorizaciones - 1 Metodologiacutea de Implementacioacuten








13311 Formatos de Impresioacuten

ndash 1




ndash 2




ndash 3



13314 Informes ndash 1 Metodologiacutea de Implementacioacuten


204







1341 Cargue datos Maestros Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One


plantillas

Aprobacioacuten Consultor de

Implementacioacuten

1342 Cargue de Saldos

Iniciales


SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten

1351 Pruebas de Consultor Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten

1352 Actas de Configuracioacuten Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One


plantillas

Aprobacioacuten Gerente de Proyecto y


1411 Entrenamiento Ventas ndash

Inventarios


SAP Business One

Revisioacuten de formato de

capacitacioacuten


Liacuteder de Proceso y Consultor de

Implementacioacuten

1412 Entrenamiento Compras

ndash Inventarios


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten

1413 Entrenamiento Finanzas Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten

1414 Entrenamiento Finanzas

2


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten

1415 Entrenamiento

Produccioacuten


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten

1416 Entrenamiento CRM -

Ventas y Servicio


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten

1417 Entrenamiento Teacutecnico Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten

205



1418 Entrenamiento

Componente


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten

1419 Capacitacioacuten Crystal

Report


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten

1421 Pruebas Ventas ndash

Inventarios


SAP Business One


pruebas


Liacuteder de proceso

1422 Pruebas Compras ndash

Inventarios


SAP Business One


pruebas



1423 Pruebas Finanzas Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One


pruebas



1424 Pruebas Produccioacuten Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One


pruebas



1425 Pruebas Componente

Integracioacuten


SAP Business One


pruebas



1426 Pruebas CRM - Ventas y

Servicio


SAP Business One


pruebas



1511 Cargue Datos Maestros

Definitivos


SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten


Iniciales Definitivos


SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten

521 Salida en Vivo Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One Aprobacioacuten todos los Stakeholders

1522 Acompantildeamiento Salida

en Vivo


SAP Business One Aprobacioacuten Gerente de Proyecto

1531 Acta de Cierre Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One

Negociacioacuten Detallada -

Revisioacuten de Modelo

Aprobacioacuten Sponsor Gerente de

Proyecto y Consultor de

Implementacioacuten

1532 Acta Entrega Soporte Metodologiacutea de Implementacioacuten

SAP Business One Revisioacuten de Modelo


Consultor de Implementacioacuten Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

206


37 Plan de Gestioacuten de Recursos Humanos

PLAN DE GESTIOacuteN DE RECURSOS HUMANOS

NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO


EMCICOS

ISAPBOEE

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Ver Matriz RAM

207


ADQUISICIOacuteN DE PERSONAL DEL PROYECTO

Rol Tipo de

Adquisicioacuten

Fuente de

adquisicioacuten

Modalidad de

Adquisicioacuten

Fecha de inicio

de

reclutamiento

Fecha

requerida de

disponibilidad

de personal

Costo ($)1

Alta Gerencia Interna Gerencia

EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 4500000

Gerente de

Proyecto Interna

Gerencia

EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 2000000

Liacuteder de


Finanzas

Interna Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 2000000

Liacuteder Ventas

CRM Interna

Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 1800000

Liacuteder Compras Interna Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 1700000


Inventario Interna

Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 1400000

Liacuteder Teacutecnico Interna Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 2000000

Consultor de

Implementacioacuten Adquisicioacuten

Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 3500000

1 Estos costos no se incluyen dentro del presupuesto del proyecto ya que van incluidos en la remuneracioacuten de personal

interno de la organizacioacuten

HISTOGRAMAS DE TRABAJO DE PERSONAL DEL PROYECTO

208


CAPACITACIOacuteN ENTRENAMIENTO MENTORING REQUERIDO

Ver numeral 374 - Plan de Capacitacioacuten y Desarrollo del Equipo

SISTEMA DE RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS

Para la implementacioacuten del sistema la empresa a dispuesto los siguientes incentivos

Desayuno de equipo de trabajo al avanzar cada fase

Usuario maacutes comprometido con el proceso bono en dinero en efectivo

Personas que cumplan antildeos en la ejecucioacuten del proyecto recibiraacuten un diacutea de descanso

Mayor nota en el examen de capacitacioacuten tendraacute una cena para dos

Teletrabajo u horario flexible para las operaciones que involucren maacutes tiempo de dedicacioacuten

para el anaacutelisis de templates para ser cargados en el sistema

Reunioacuten de cierre al terminar el proyecto

371 Definicioacuten de Roles y Responsabilidades

A continuacioacuten se presentan lo roles y responsabilidades para los interesados en el

desarrollo del proyecto de implementacioacuten SAP Business One en la empresa EMCICOS

Tabla 33 Rol y Responsabilidades de los Interesados

Interesados Rol Responsabilidades

Gerente General Alta Gerencia

Aprobar la ejecucioacuten y avance del proyecto

(patrocinador)




Aprobar el plan de proyecto


Subgerente Gerente de

Proyecto

Liderar la ejecucioacuten del proyecto


209



Elaboracioacuten de informes sobre el estado del

proyecto

Discutir temas relevantes para ser decididos

Asegurar que los recursos esteacuten disponibles para el

proyecto

Responsable de la inspeccioacuten final y la aprobacioacuten

de todos los resultados de proyecto

Es el ultimo nivel para el manejo de los conflictos

Contador

Liacuteder de

Administracioacuten

y Finanzas

Estandarizacioacuten del proceso bajo su

responsabilidad

Documenta procesos de su aacuterea


Responsable de coordinar la realizacioacuten de las

pruebas

Responsables de la prueba integral

Documenta procesos y procedimientos del negocio



Gerente de Ventas Liacuteder Ventas

CRM

Gerente de

Compras Liacuteder Compras

Auxiliar de

Bodega


Inventario

Ingeniero de

Sistemas Liacuteder Teacutecnico

Estandarizacioacuten del proceso de infraestructura y

comunicaciones

Aplicacioacuten y evaluacioacuten de la estandarizacioacuten

Valida requerimientos teacutecnicos


Instala producto


Administra y crea Usuarios vs Licencias

Responsable por copias de seguridad

Apoya a liacutederes y usuarios finales

Consultor Senior Consultor de

Implementacioacuten

Ejecucioacuten configuracioacuten del ERP SAP Business


Diagnoacutesticos de los sistemas de gestioacuten de

EMCICOS

Implementacioacuten para la puesta en marcha de SAP

Business One


Soporteacompantildeamiento al cliente durante todo el

ciclo de vida de su proyecto

Elaboracioacuten de informes de la situacioacuten de los

proyectos y del estado general del proceso

Prestacioacuten de un servicio que garantice la

satisfaccioacuten de los clientes Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

210


Para la implementacioacuten de SAP Business One se han definido las etapas necesarias para el

desarrollo del proyecto en donde para cada una ellas se definen los stakeholders que estaraacuten a

cargo del desarrollo de las diferentes las actividades a ejecutar

Figura 37 Roles y Responsabilidades por Fase del Ciclo de Vida del Proyecto


372 Matriz de Asignacioacuten de Responsabilidades (RACI)

A continuacioacuten se presenta la matriz de asignacioacuten de responsabilidades para los

interesados del proyecto de implementacioacuten SAP Business One en la empresa EMCICOS en

cada una de las etapas del mismo

211


Tabla 34 Matriz de Asignacioacuten de Responsabilidades (RACI)

Actividad

Alt

a G

eren

cia

Ger

ente

de

Pro

yec

to

Liacuted

er d

e

Ad

min

istr

aci

oacuten

y

Fin

an

zas

Liacuted

er V

enta

s C

RM

Liacuted

er C

om

pra

s

Liacuted

er A

lmaceacute

n

Inven

tari

o

Liacuted

er T

eacutecn

ico

Con

sult

or

de

Imp

lem

enta

cioacuten

11 Preparacioacuten 111 Reunioacuten de Pre - Kick Off A R C C C C C I

112 Reunioacuten de Kick Off AC R I I I I I I

12 Alcance

1211 Alcance Ventas ndash Inventarios

RA

C

C

I

1212 Alcance Compras ndash Inventarios

RA

C C

I

1213 Alcance Finanzas

RA C

I

1214 Alcance Produccioacuten

RA

C

I

1215 Alcance de CRM - Ventas y Servicio

RA

C

I

122 Alcance Fase

II

1221 Alcance Ventas ndash Inventarios A C

I

I

R

1222 Alcance Compras ndash Inventarios A C

I I

R

1223 Alcance Finanzas A C I

R

1224 Alcance Produccioacuten A C

I

R

1225 Alcance de CRM - Ventas y Servicio A C

I

R

123 Finalizacioacuten

Alcance

1231 Entrega Documento de Alcance A R I I I I I C

1232 Entrega de Templates de informacioacuten I A C C C C C R

131 Instalacioacuten

1311 Instalacioacuten Servidor SAP I A

C R

1312 Instalacioacuten Localizacioacuten I A

C R

1313 Instalacioacuten Equipos Cliente I A I I I I C R

1314 Instalacioacuten Componente de Integracioacuten I A

C R

1315 Acta de Instalacioacuten I A

C R

132

Configuracioacuten

1321 Configuracioacuten General Base de Datos I A

C R

1322 Configuracioacuten Finanzas A C I

R

212


Actividad

Alt

a G

eren

cia

Ger

ente

de

Pro

yec

to

Liacuted

er d

e

Ad

min

istr

aci

oacuten

y

Fin

an

zas

Liacuted

er V

enta

s C

RM

Liacuted

er C

om

pra

s

Liacuted

er A

lmaceacute

n

Inven

tari

o

Liacuted

er T

eacutecn

ico

Con

sult

or

de

Imp

lem

enta

cioacute

n

1323 Configuracioacuten Compras ndash Logiacutestica A C

I

R

1324 Configuracioacuten Ventas ndash Inventarios A C

I

I

R

1325 Configuracioacuten Produccioacuten A C

I

R

1326 Configuracioacuten Componente de

Integracioacuten A C

I R

1327 Configuracioacuten CRM - Ventas y Servicio A C

I

R

133

Configuracioacuten

Personalizaciones

1331 SP y Buacutesquedas A C

I R

1332 Tablas y Campos definidos por el

Usuario A C I I I I I R

1333 Alerta - 1 A C I I I I I R




1337 Autorizaciones - 1 A C I I I I I R




13311 Formatos de Impresioacuten - 1 A C I I I I I R



13314 Informes - 1 A C I I I I I R



134 Cargue de

datos

1341 Cargue datos Maestros I A C C C C C R

1342 Cargue de Saldos Iniciales I A C C C C C R

135 Finalizacioacuten 1351 Pruebas de Consultor I A C C C C C R

213


Actividad

Alt

a G

eren

cia

Ger

ente

de

Pro

yec

to

Liacuted

er d

e

Ad

min

istr

aci

oacuten

y

Fin

an

zas

Liacuted

er V

enta

s C

RM

Liacuted

er C

om

pra

s

Liacuted

er A

lmaceacute

n

Inven

tari

o

Liacuted

er T

eacutecn

ico

Con

sult

or

de

Imp

lem

enta

cioacute

n

Configuracioacuten 1352 Actas de Configuracioacuten A C I I I I I R

141

Entrenamiento

1411 Entrenamiento Ventas - Inventarios I C

A

R

1412 Entrenamiento Compras - Inventarios I C

A

R

1413 Entrenamiento Finanzas I C A

R

1414 Entrenamiento Finanzas 2 I C A

R

1415 Entrenamiento Produccioacuten I C

A

R

1416 Entrenamiento CRM - Ventas y

Servicio I C

A

R

1417 Entrenamiento Teacutecnico I C

A R

1418 Entrenamiento Componente I C

A R

1419 Capacitacioacuten Crystal Report I C

A R

142 Pruebas

1421 Pruebas Ventas - Inventarios I C

R

R

A

1422 Pruebas Compras - Inventarios I C

R R

A

1423 Pruebas Finanzas I C R

A

1424 Pruebas Produccioacuten I C

R

A

1425 Pruebas Componente Integracioacuten I C

R A

1426 Pruebas CRM - Ventas y Servicio I C

R

A

151 Cargue de

Datos Definitivos

1511 Cargue Datos Maestros Definitivos I A C C C C C R

1512 Cargue de Saldos Iniciales Definitivos I A C C C C C R

152 Salida en

Vivo

1521 Salida en Vivo A C I I I I I R

1522 Acompantildeamiento Salida en Vivo I A C C C C C R

153 Cierre 1531 Acta de Cierre A C I I I I I R

1532 Acta Entrega Soporte A C I I I I I R Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

214


373 Histograma y Horario de Recursos

En la siguiente figura se puede observar los interesados con el tiempo que estaraacuten en el desarrollo del proyecto

Figura 38 Histograma de Recursos Humanos


215


374 Plan de Capacitacioacuten y Desarrollo del Equipo

Tabla 35 Plan de Capacitacioacuten

Tema Nuacutemero de

Personas

Tiempo

(Horas) Modalidad

Fecha

Inicial Fecha Final Proveedor Presupuesto

(1)

Entrenamiento Ventas - Inventarios 5 4 Presencial jue 17-06-15 jue 17-06-15 Heinsohn $510000

Entrenamiento Compras - Inventarios 5 4 Presencial jue 17-06-15 vie 17-06-16 Heinsohn $540000

Entrenamiento Finanzas 3 4 Presencial vie 17-06-16 vie 17-06-16 Heinsohn $510000

Entrenamiento Finanzas 2 3 4 Presencial vie 17-06-16 lun 17-06-19 Heinsohn $540000

Entrenamiento Produccioacuten 4 4 Presencial lun 17-06-19 lun 17-06-19 Heinsohn $510000

Entrenamiento CRM - Ventas y Servicio 3 2 Presencial lun 17-06-19 lun 17-06-19 Heinsohn $270000

Entrenamiento Teacutecnico 2 4 Presencial lun 17-06-19 mar 17-06-20 Heinsohn $540000

Entrenamiento Componente 2 8 Presencial mar 17-06-20 mieacute 17-06-21 Heinsohn $1020000

Capacitacioacuten Crystal Report 2 4 Presencial mieacute 17-06-21 mieacute 17-06-21 Heinsohn $510000

Entrenamiento Hana 2 8 Presencial mieacute 17-06-21 jue 17-06-22 Heinsohn $1020000

Entrenamiento Instalacioacuten 3 2 Presencial jue 17-06-22 vie 17-06-23 Heinsohn $300000

Entrenamiento Proyectos 4 2 Presencial vie 17-06-23 vie 17-06-23 Heinsohn $270000

Entrenamiento Dispositivos Moacuteviles 2 2 Presencial vie 17-06-23 vie 17-06-23 Heinsohn $270000

Entrenamiento Indicadores 2 2 Presencial vie 17-06-23 vie 17-06-23 Heinsohn $270000

Entrenamiento Vistas Analiacuteticas 2 4 Presencial vie 17-06-23 lun 17-06-26 Heinsohn $540000

Entrenamiento DTW 5 4 Presencial lun 17-06-26 lun 17-06-26 Heinsohn $510000

Entrenamiento Datos Maestros 7 4 Presencial lun 17-06-26 mar 17-06-27 Heinsohn $540000

Entrenamiento Administracioacuten SAP 3 4 Presencial mar 17-06-27 mar 17-06-27 Heinsohn $510000

Total Capacitaciones $8940000

(1) $130000 hora Promedio participante + $30000 Refrigerios por cada diacutea de capacitacioacuten


216


375 Esquema de contratacioacuten y liberacioacuten de personal

Tabla 36 Esquema de contraccioacuten y liberacioacuten de personal

Rol Tipo de

Adquisicioacuten

Fuente de

Adquisicioacuten

Modalidad de

Adquisicioacuten

Fecha de

Inicio de

Reclutamiento

Fecha

Requerida de

Disponibilidad

de Personal


EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017

Gerente de Proyecto Interna Gerencia

EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017

Liacuteder de Administracioacuten y Finanzas Interna Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017

Liacuteder Ventas CRM Interna Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017

Liacuteder Almaceacuten Inventario Interna Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017

Consultor de Implementacioacuten Adquisicioacuten Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


217



recompensas

3761 Indicadores de Gestioacuten

Tabla 37 Indicadores de Recursos Humanos


Aprendizaje y

crecimiento

Competencias

estrateacutegicas

Mediante

capacitaciones a

todo el personal

evaluar la

competencia y

desempentildeo para el

aacuterea asignada

Cumplimiento

del 90

Nuacutemero Usuarios

evaluados con resultado

igual o superior a 4

---------------------------------

Nuacutemero de usuarios

capacitados

Actividades Plan de trabajo

Establecer

actividades en el

plan de trabajo

Cumplimiento

del 90


ejecutadas

---------------------------------


programadas

Rotacioacuten de

Personal

Todo el

proyecto

Identificar queacute

proceso requeriraacute

maacutes atencioacuten por la

salida de un usuario

funcional de la

aplicacioacuten

Maacuteximo 5

Nuacutemero de usuarios que se

han retirado del proyecto

---------------------------------

Personal al inicio del

proyecto

Satisfaccioacuten

del Proyecto

Fase de

Alcance

Ejecucioacuten y

Cierre

Conocer el grado

de aceptacioacuten del

nuevo sistema

implementado en la

organizacioacuten

Cumplimiento

del 90

Nuacutemero de usuarios con

satisfaccioacuten superior a 4

---------------------------------

Total de usuarios afectados

por el proyecto

Competencias

en la

aplicacioacuten

Ejecucioacuten

Verificar el

conocimiento de los

usuarios en los

diferentes moacutedulos

implementados

Cumplimiento

del 95




---------------------------------

Total Personal Evaluado

Respuesta de

PQR

Ejecucioacuten y

Cierre

Medir el tiempo de

respuesta que el

proceso utiliza para

dar respuesta a los

PQR

Cumplimiento

del 90

Nuacutemero de requerimientos

cerrados

---------------------------------


ingresados Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

218


3762 Esquema de incentivos y recompensas






Teletrabajo u horario flexible para las operaciones que involucren maacutes tiempo de

dedicacioacuten para el anaacutelisis de templates para ser cargados en el sistema


38 Plan de Comunicaciones

PLAN DE COMUNICACIONES

NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO

IMPLEMENTACIOacuteN SAP BUSINESS ONE EN LA

EMPRESA EMCICOS

ISAPBOEE

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLEacuteMICAS

Cuando se presente alguna clase de conflictos se deben tratar siguiendo el conducto

de establecido en el proyecto (ver numeral 3115) dependiendo del nivel de complejidad

del conflicto se tomaraacuten las medidas correspondientes si es bajo se haraacute llamado de

atencioacuten verbal medio llamado de atencioacuten escrito y si es alto o falta es muy grave se

presentaraacute al jefe inmediato a rendir descargos y podraacute suceder la liquidacioacuten del contrato

219


PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIOacuteN DE

COMUNICACIONES

El Plan de Gestioacuten de las Comunicaciones deberaacute ser revisado yo actualizado cada

vez que se presenten

Solicitudes de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto

Acciones correctivas que impacte los requerimientos o necesidades de informacioacuten de

los interesados

Ingresos o salidas de personal asignado al proyecto

Solicitudes de informes o reportes adicionales a los establecidos inicialmente

Quejas sugerencias comentarios o evidencias de requerimientos de informacioacuten no

Satisfechos

Evidencias de deficiencias de comunicacioacuten en el proyecto

La actualizacioacuten del Plan de Gestioacuten de las Comunicaciones se haraacute de la siguiente

manera

Identificacioacuten y clasificacioacuten de Interesados

Requerimientos de informacioacuten

Elaboracioacuten de la Matriz de Comunicaciones

Actualizacioacuten del Plan de Gestioacuten de las Comunicaciones

Aprobacioacuten del Plan de Gestioacuten de las Comunicaciones

Publicacioacuten del nuevo Plan de Gestioacuten de las Comunicaciones

220


GUIacuteAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIOacuteN

Al contar con fechas establecidas para las reuniones de Kick -Off definicioacuten de

alcance de cada uno de los procesos aprobacioacuten de alcances Entrega de Templates

reuniones de instalacioacuten y configuracioacuten capacitaciones etc se hace necesario el contar

con medidas de comunicacioacuten claras y eficaces que permitan la asignacioacuten de tiempo del

personal requerido en cada una de ellas Se citaraacuten los involucrados por medio de correos

electroacutenicos donde se especifique

Fecha hora y lugar

Objetivos de la reunioacuten

Tiempo estimado

En cada reunioacuten se deberaacute levantar un acta de reunioacuten que seraacute dada a conocer a cada

uno de los participantes

GUIacuteAS PARA LA DOCUMENTACIOacuteN DEL PROYECTO

Los documentos que se generen dentro del desarrollo del proyecto se deben organizar

y archivar en medio fiacutesicos o magneacuteticos debidamente rotulada y marcada

De debe guardar una copia de los videos entregados de las capacitaciones en cada uno

de los moacutedulos a implementar debidamente rotulados y marcados

221


381 Sistema de informacioacuten de comunicaciones

En la siguiente tabla se muestra la gestioacuten de comunicaciones de la empresa EMCICOS para el proyecto de implementacioacuten de

ERP SAP Business One

Tabla 38 Plan de Gestioacuten de Comunicaciones

Stakeholder Information Method Timing or

Frequency Sender

Fase Preparacioacuten

Alta Gerencia

Gerente de Proyecto

Liacutederes de Administracioacuten y

Finanzas CRM y Ventas de

Compras de Almaceacuten e

Inventario y Teacutecnico






proyecto



cronograma

Documento Impreso Acta de

inicio

Documento en PDF Escaneado

en el repositorio asignado para el

proyecto


Presentacioacuten en PowerPoint del

equipo de trabajo

Inicio del

proyecto

Consultor de

Implementacioacuten

Gerente de

Proyecto

Fase de Alcance

Gerente de Proyecto













procesos


Alcance impreso firmado por

cada uno de los stakeholders

Copia del mismo en PDF

Escaneado en el repositorio

asignado para el Proyecto


Reunioacuten con cada liacuteder de

proceso

Dos (2)

reuniones

con cada

liacuteder de

proceso

para un

total de 10

reuniones

Gerente de

Proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten

INSTALACIOacuteN Y Acta de Instalacioacuten firmada por el Una (1) Consultor de la

222



Frequency Sender

CONFIGURACIOacuteN DE

MAQUINAS


servidor y en los equipos

cliente

Consultor de la implementacioacuten y

Liacuteder teacutecnico





vez en el

proyecto

Implementacioacuten


Fase Realizacioacuten del

Proyecto

Gerente de Proyecto


CONFIGURACIOacuteN DEL

SISTEMA



parametrizacioacuten del sistema y

la definicioacuten general de cada

uno de los procesos

Inicializacioacuten del Sistema

Definiciones

PERSONALIZACIOacuteN






Acta de Configuracioacuten impresa

firmada por el gerente de

proyectos y consultor de

implementacioacuten





Una (1)

vez en el

proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten


Proyecto

Gerente de Proyecto



CARGUE DE TABLAS Y

SALDOS




Cargue de tablas maestras

Cargue de saldos iniciales

Acta de Cargue impresa firmada

por el gerente de proyectos

consultor de implementacioacuten y

liacuteder teacutecnico





Una (1)

vez en el

proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten


Fase Preparacioacuten Final CAPACITACIOacuteN Acta de Capacitacioacuten impresa Una (1) Gerente de

223



Frequency Sender

Gerente de Proyecto










Navegacioacuten Baacutesica

Procesos de Negocio

firmada por todos los interesados





Reunioacuten con cada uno de los

interesados procesos

(administracioacuten y finanzas

compras ventas inventario

teacutecnico)

Video en formato WMV de cada

una de las capacitaciones de los

procesos (compras ventas

administracioacuten y finanzas

inventario teacutecnico)

vez en el

proyecto

Proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten

Fase Preparacioacuten Final

Gerente de Proyecto





PRUEBAS



procesos

PRE-SALIDA EN VIVO




Lista de Chequeo



Acta de pruebas y Acta de

Cargues impresas firmada por

cada liacuteder de proceso





Copia de la base de datos con la

parametrizacioacuten definida para el

Proyecto y archivada en el

repositorio

Una (1)

vez en el

proyecto

Gerente de

proyectos

Cada uno de los

Liacutederes de

Procesos

Fase Salida en Vivo

Gerente de Proyecto



ACOMPANtildeAMIENTO




Acta de cierre impreso firmado

por cada uno de los stakeholders



Una (1)

vez en el

proyecto

Gerente de

Proyectos

Consultor de

Implementacioacuten

224



Frequency Sender




cronograma asignado para el Proyecto


SUPUESTOS

RESTRICCIONES

El cliente no cambiaraacute las fechas programadas para el

desarrollo del Proyecto

Tiempo liacutemite para desarrollar el Proyecto

Los liacutederes de proceso contaran con el tiempo necesario para

atender al consultor de implementacioacuten

Se trabaja de lunes a viernes de 8 am a 6 pm

Recursos - Se debe contar con los recursos humanos y

teacutecnicos que soporten el proyecto

Soporte a procesos operativos de paralelos SAP Business

One y otros sistemas

Logiacutestica- Se debe tener la infraestructura necesaria para el

desarrollo del proyecto en la disponibilidad de recursos fiacutesicos y

humanos de acuerdo al cronograma que se defina

no realiza reingenieriacutea de procesos los consultores

implementan mejores praacutecticas basada en la experiencia de los

consultores SAP BO

Conversioacuten de datos - HEINSOHN no es responsable de la

transformacioacuten y calidad de los datos suministrados para el


Si el cliente tiene operacioacuten en diferentes puntos

geograacuteficos y desea trabajar de forma remota el aplicativo

debe proveer toda la infraestructura necesaria y adecuada para

225


SUPUESTOS

RESTRICCIONES

El (los) servidor(es) recomendado(s) deben estar disponibles

a maacutes tardar 10 diacuteas haacutebiles una vez firmado los contratos de

licencias soporte y mantenimiento con SAP Andina y del Caribe

y el contrato de implementacioacuten con HEINSOHN BUSINESS

TECHNOLOGY Los servidores deben ser entregados al equipo

consultor de Heinsohn con la instalacioacuten del sistema operativo

sugerido y la Base de Datos SQL Server 2008

el correcto funcionamiento del aplicativo para lo cual debe

asesorarse de su Vendedor de Hardware La asesoriacutea sobre

estos temas no es parte integral de esta propuesta

226


Glossary of Terms or Acronyms

Base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados

sistemaacuteticamente para su posterior uso

Formato PDF (sigla del ingleacutes Portable Document Format laquoformato de documento

portaacutetilraquo) es un formato de almacenamiento para documentos digitales independiente de

plataformas de software o hardware Este formato es de tipo compuesto (imagen vectorial mapa

de bits y texto)

Formato WMV s un archivo de video en el formato Windows Media Video (WMV por

sus siglas en ingleacutes) Es uno de los formatos maacutes utilizados y maacutes antiguo disponible para video

digital Los archivos WMV son ampliamente compatibles crean archivos de video relativamente

pequentildeos y preservan la calidad mejor que muchos otros formatos de video de alta compresioacuten

Parametrizacioacuten es la organizacioacuten y estandarizacioacuten de la informacioacuten que se ingresa en

un sistema De esta forma es posible realizar distintos tipos de consulta y obtener resultados

fiables

3811 Documentacioacuten del Proyecto

Directorio de Proyecto

Guardar en el directorio del proyecto la documentacioacuten Lo no guardado en el directorio del

proyecto se clasifica como no existente

Miembros del Proyecto

Cada miembro del proyecto tiene la obligacioacuten de reunir activamente la informacioacuten

necesaria Los Canales de comunicacioacuten que estaraacuten presentes dentro del desarrollo del proyecto

son 171 (19 Usuarios)

227


Convenciones

La documentacioacuten tiene que seguir convenciones de denominacioacuten

Formatos Heinsohn

Uniformidad en la documentacioacuten del proyecto proporcionada en los formatos a ser

utilizados

3812 Canales de Comunicacioacuten

Los Canales de comunicacioacuten que estaraacuten presentes dentro del desarrollo del proyecto de

implementacioacuten de SAP Business One en EMCICOS son 171 (19 Usuarios) de los cuales 28

Canales efectivos

228


Figura 39 Canales de Comunicacioacuten


3813 Control del Proyecto y Manejo de Inquietudes

Presentacioacuten de Informes

El tiempo laborado por los consultores es una actividad que se debe registrar en el informe

que se entrega al cliente una vez por semana para firmar

Reunioacuten de Comiteacute

En las reuniones del comiteacute del proyecto se presenta el avance del proyecto

Inquietudes y Sugerencias

De Usuarios Finales se canalizan en los Liacutederes de los Procesos

De los Liacutederes se deben canalizar con el Gerente de Proyecto

Del Gerente de Proyecto se canalizan con el Consultor Implementacioacuten

Resolucioacuten de Conflictos

En la ejecucioacuten de un proyecto de implementacioacuten genera frecuentemente conflictos entre

los participantes (agentes externos y empresa) como consecuencia de las dificultades de

comunicacioacuten entre ellos para lo cual se hace necesario tener definida como va a ser el

tratamiento y resolucioacuten de estos conflictos El tratamiento de los conflictos se desarrolla

dependiendo del grado de complejidad del mismo para los de menor complejidad se acude al

liacuteder de proceso para los de mediana al gerente del proyecto y lo maacutes graves se acude al grupo

compuesto por el Gerente de proyecto y el consultor de implementacioacuten

229


230


382 Matriz de comunicaciones

A continuacioacuten se presenta el plan de comunicaciones de la empresa EMCICOS para el proyecto de implementacioacuten de ERP SAP

Business One

Tabla 39 Cronograma de Comunicaciones

Nombre del Proyecto Director del

Proyecto

Fecha uacuteltima

actualizacioacuten Versioacuten

PLAN DE IMPLEMENTACIOacuteN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA

EMCICOS

ALEJANDRO

RUIZ PINILLA 22072017 1

Informe

Reunioacuten Frecuencia iquestPara quieacuten

iquestCuaacutendo iquestDoacutende Responsable

Fecha Hora

1 Reunioacuten Kick -

Off (inicio) 1 Todos los Stakeholders 03042017 1000 a 1200

Instalaciones de

EMCICOS

Gerente del Proyecto -

Consultor de

Implementacioacuten

2 Acta de Inicio 1


Consultor de

Implementacioacuten

05042017 830 a 1030 Instalaciones de

EMCICOS Gerente del Proyectos

3 Alcance de

ventas 2

Liacuteder de Ventas - Liacuteder

Teacutecnico - Consultor de

Implementacioacuten

Seccioacuten 1

14042017

Seccioacuten 2

21042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de

EMCICOS Liacuteder de Ventas

4 Alcance de

compras 2

Liacuteder de Compras -

Liacuteder Teacutecnico -

Consultor de

Implementacioacuten

Seccioacuten 1

17042017

Seccioacuten 2

24042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de

EMCICOS Liacuteder de Compras

5 Alcance Finanzas 2

Liacuteder Financiero -

Consultor de

Implementacioacuten

Seccioacuten 1

18042017

Seccioacuten 2

25042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de

EMCICOS Liacuteder Financiero

231



Proyecto

Fecha uacuteltima



EMCICOS

ALEJANDRO


Informe



Fecha Hora

6 Alcance

Produccioacuten 2

Liacuteder Almaceacuten e

Inventario - Consultor de

Implementacioacuten

Seccioacuten 1

19042017

Seccioacuten 2

26042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de

EMCICOS


Inventario

7 Alcance CRM y

Ventas 2

Liacuteder de Ventas CRM -

Consultor de

Implementacioacuten

Seccioacuten 1

20042017

Seccioacuten 2

28042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de

EMCICOS Liacuteder Ventas

8 Firma de

alcances 1


Consultor de

Implementacioacuten



9 Entrega de

Templates 1 Todos los Stakeholders 10052017 230 a 430

Instalaciones de

EMCICOS Liacuteder Teacutecnico

10 Acta de

instalacioacuten 1 Todos los Stakeholders 17052017 830 a 1230

Instalaciones de


11 Acta de

Configuracioacuten 1 Todos los Stakeholders 08082017 830 a 1230

Instalaciones de


12

Capacitacioacuten

Ventas e

Inventario

1



Implementacioacuten



13 Capacitacioacuten de

compras 1



Consultor de

Implementacioacuten




Finanzas 1


Consultor de

Implementacioacuten




Produccioacuten 1


Inventario - Consultor de 17082017 830 a 1230

Instalaciones de

EMCICOS


Inventario

232



Proyecto

Fecha uacuteltima



EMCICOS

ALEJANDRO


Informe



Fecha Hora

Implementacioacuten


CRM y Ventas 1


Consultor de

Implementacioacuten




Teacutecnica 1


Consultor de

Implementacioacuten



18 Acta de Pruebas 1


Consultor de

Implementacioacuten


EMCICOS Gerente del Proyecto

19 Entrega de


Instalaciones de


20 Acta de salida en

vivo 1 Todos los Stakeholders 01102017 830 a 1030

Instalaciones de


21 Acta de Cierre 1 Todos los Stakeholders 10112017 830 a 1030 Instalaciones de



233


39 Plan de Gestioacuten del Riesgo

PLAN DE GESTIOacuteN DEL RIESGO

NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO


EMPRESA EMCICOS

ISAPBOEE

METODOLOGIacuteA


Procesos Roles Responsabilidades

Planificacioacuten de los

Riesgos

Gerente de proyecto Elaboracioacuten del plan de riesgos

Identificacioacuten de los

Riesgos

Liacutederes de proceso Identificacioacuten de riesgos en cada

proceso

Anaacutelisis de los Riesgos Gerente de proyecto Liacutederes de proceso Liacuteder teacutecnico

Evaluacioacuten de la probabilidad de

ocurrencia de los riesgos

Planificacioacuten de Respuesta

a los Riesgos

Gerente de proyecto Liacutederes de proceso Liacuteder teacutecnico


ocurrencia y elaborar

documentacioacuten de los riesgos

234


PERIOCIDAD

Procesos Momento de Ejecucioacuten Periocidad


Riesgos Inicio de proyecto Una vez


Riesgos

Inicio de proyecto

Reunioacuten de definicioacuten de

alcance de cada proceso

Reunioacuten de Configuracioacuten

Una vez

En cada reunioacuten de

definicioacuten de alcance y de

configuracioacuten

Anaacutelisis de los Riesgos

Inicio de proyecto




Una vez



configuracioacuten


a los Riesgos

Inicio de proyecto




Una vez



configuracioacuten

IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS

Ver numeral 391

ANAacuteLISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO

Ver numeral 393

PLAN DE RESPUESTA AL RIESGO

Ver numeral 395

391 Identificacioacuten de riesgos y determinacioacuten de umbral

A continuacioacuten se identifican los riesgos y su categoriacutea junto con su disparador para luego

poder identificar e implementar acciones de respuesta o control de los riesgos

235


Tabla 40 Identificacioacuten de riesgos

Descripcioacuten del Riesgo Categoriacutea Disparador

No cumplir con el alcance estipulado

en el proyecto el cual afecta dar

comienzo al proyecto generando retrasos

en el cronograma y sobrecostos

Gerencia del

proyecto

No tener definido el


Negativa de los usuarios a realizar la

implementacioacuten lo cual afecta la

duracioacuten del proyecto e incrementa los

costos

De la

organizacioacuten

Falta de conocimiento

por parte del usuario en el uso

de la aplicacioacuten

No contemplar las peticiones de los

usuarios lo cual hace que se incremente el

cronograma y las actividades ya

programadas da un retraso en la entrega

del proyecto

De la

organizacioacuten

No recibir todos los

requerimientos necesarios de

los usuarios para poder darle

buen uso a la plataforma

Demora en la instalacioacuten por

problemas teacutecnicos el cual hace que se

exceda el tiempo estimado de entrega del

proyecto

Teacutecnicos

No tener los equipos

necesarios para realizar la

instalacioacuten del ERP

Falta de comunicacioacuten efectiva la

cual lleva a que se presenten demoras en

el cronograma y este a su vez genere

mayores costos

Gerencia del

proyecto

Mediante las reuniones o

por correo electroacutenico dejar

claro lo que se espera recibir

al final de la implementacioacuten

del ERP

Desacuerdo entre los involucrados

con respecto a las entregas que se deben

realizar el cual afecta la oportuna

culminacioacuten en los entregables

Externos de

la

organizacioacuten

No se estipulo desde el

comienzo como se iba a hacer

entrega de los paquetes de

trabajo

Problemas o quejas con el nuevo

software no se realizan las pruebas Teacutecnico

Al no realizar las pruebas

necesarias cuando se instaloacute

236



correspondientes lo cual ocasiona retraso

en las entregas y aumento en el

cronograma

el ERP este ocasiono fallas

en el servidor

Brindar capacitacioacuten al personal que

va a usar la aplicacioacuten la falta de

conocimiento ocasiona dantildeos al software

y sobre costos

De la

organizacioacuten


para el uso de la plataforma

Configuracioacuten personalizada no

hacerlas implica desorden en las

diferentes dependencias de la compantildeiacutea

Teacutecnico No tener determinado los

ajuste

No realizar las pruebas de los

moacutedulos en los tiempos adecuados

implica retraso en el cronograma e

incrementos en el proyecto

Teacutecnico

No tener determinado los

ajustes necesarios para el

mantenimiento de los equipos

No tener definida la ruta para el

cargue de datos generara sobre costos en

el proyecto

Teacutecnico No tener el Disentildeo de la

Aplicacioacuten

No realizar el anaacutelisis cargue de

informacioacuten Implica que se pueden

generar errores en los moacutedulos los cuales

pueden ocasionar retraso en la entrega

Teacutecnico

No Implementar la

recoleccioacuten de la informacioacuten

que se va a cargar

No tener documentado el cierre de

salida en vivo implica desconfianza en lo

que se estaacute recibiendo por parte del

equipo implementador

Externo No tener seleccionado el

equipo de trabajo

En la siguiente tabla se definen los umbrales con las variaciones permitidas en el proyecto

relacionadas a los objetivos de costos calidad cronograma y alcance

237


Tabla 41 Determinacioacuten de umbral

Interesado Calidad Alcance Tiempo Costo

EMCICOS

No se admiten

variaciones en calidad

No se admiten

variaciones en alcance

0 - 1

semanas

05 - 1

Gerente del

proyecto

No se admiten


No se admiten


0 - 1

semanas

05 - 1

Liacutederes de

procesos

No se admiten


No se admiten


0 - 2

semanas

1 - 3


No se admiten


No se admiten


0 - 2

semanas

1 - 3


392 Risk Breakdown Structure -RiBS

En el Anexo J se puede observar la estructura de desglose del riesgo del proyecto de

Implementacioacuten SAP Business One en la empresa EMCICOS


aplicacioacuten y caacutelculo del valor Econoacutemico esperado

3931 Cualitativo

Forma de medir la importancia o prioridad de cada riesgo los cuales se pueden definir por

medio de

1 Juicio de expertos

238


2 Tablas de impacto

3 Matrices de probabilidad e impacto

4 Agrupacioacuten por causas

5 Agrupacioacuten por prioridad temporal

Tabla 42 Tabla de Impacto

ESCALA DE IMPACTO DE RIESGO

Objetivo del

Proyecto

Muy Bajo

5 Bajo 10 Medio 20 Alto 50

Muy alto

80

Costo

Aumento de

costo

insignificante

Aumento lt

10 Aumento 20

Aumento 20 -

50

Aumento

gt50

Tiempo

Aumento de

tiempo

insignificante

Aumento lt 5 Aumento 10 Aumento 10 -

20

Aumento

gt20

Alcance Disminucioacuten

del alcance

Aacuterea de alcance

levemente

afectada

Aacuterea de

alcance

afectada

Reduccioacuten

del alcance

inaceptable

para el

patrocinador

Resultados

del

proyecto

(fracaso)

Calidad

Apenas

perceptible la

calidad en el

proyecto

Los procesos se

ven afectados

en cuanto a

calidad

Se reduce la

calidad la cual

requiere

aprobacioacuten por

el patrocinador

Reduccioacuten de

calidad

inaceptable

para el

patrocinador

Resultados

del

proyecto

(fracaso)


La tabla anterior indica que la organizacioacuten debe tener muy bien definido la planificacioacuten en

la gestioacuten de riesgos e impacto para tener un desarrollo de manera adecuada y oportuna

3932 Cuantitativo

Cuantificar de forma precisa impacto y probabilidad de ocurrencia de un riesgo a

continuacioacuten se destacan ejemplos por los cuales se puede definir

239


1 Obtencioacuten de datos estadiacutesticos

2 Distribuciones de probabilidad



5 Anaacutelisis de valor esperado + aacuterbol de decisiones

6 Modelado y simulacioacuten Montecarlo

394 Matriz de riesgos

En el Anexo K se observan los riesgos a que se encuentra expuesto el proyecto de


395 Plan de respuesta a riesgo

El objetivo del plan de respuesta al riesgo es atenuar la probabilidad o impacto del riesgo

mediante actividades y recursos en la planificacioacuten del proyecto

Se deben priorizar los riesgos para asiacute mismo poder actuar y saber cuaacutel seriacutea la respuesta

maacutes indicada las respuestas al riesgo deben ser apropiadas ejecutables financiadas se deben

descubrir a tiempo

Eliminar Explotar

Mitigar Mejorar

Transferir Compartir

Aceptar

Durante la planeacioacuten del riesgo se identifica

Riesgos

240


Las tolerancias del riesgo el cual debe tener un nivel de aceptacioacuten por la organizacioacuten

Procesos del riesgo es identificar aquellos procesos que se considera que se van a necesitar

en el proyecto

310 Plan de Gestioacuten de Adquisiciones

PLAN DE GESTIOacuteN DE ADQUISICIONES

NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO

IMPLEMENTACIOacuteN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA EMCICOS ISAPBOEE

PROCEDIMIENTOS ESTAacuteNDAR A SEGUIR

EMCICOS tiene estimado para la implementacioacuten de la ERP definir por medio de un

contrato en el cual se dejaraacute estipulado los paraacutemetros que necesita la empresa tiempo de inicio y

los tiempos de demora para la instalacioacuten de cada moacutedulo se realizara un contrato por cada

moacutedulo los cuales son

Implementacioacuten

Licenciamiento

Infraestructura

Mantenimiento

Despueacutes de la instalacioacuten de los moacutedulos se requiere capacitar al personal los cuales van a

estar a cargo del uso de cada moacutedulo recibiraacuten capacitacioacuten por parte de Heinsohn quienes

explicaraacuten el uso adecuado de la herramienta

EMCICOS realizara convocatoria con el fin de recibir propuestas de los posibles

241


proveedores la seleccioacuten del oferente maacutes adecuado y la posterior adjudicacioacuten del contrato En

este proceso el equipo recibiraacute ofertas y propuestas y aplicaraacute criterios de seleccioacuten previamente

establecidos a fin de seleccionar el proveedor mejor calificado para efectuar la implementacioacuten

del ERP seleccionado

Teacuterminos y condiciones para la firma de contrato los cuales pueden ser

Contrato Termino Fijo

Contrato Prestacioacuten de servicios

SUPUESTOS Y RESTRICCIONES

Las restricciones yo supuestos que han sido identificados pueden afectar las adquisiciones

como

Solicitud de cambio en el presupuesto

Cambio de proveedor

Modificacioacuten en el cronograma el cual implica replantear el contrato con el proveedor

RIESGOS

ID Descripcioacuten del Riesgo

Pro

ba

bilid

ad

Imp

acto

Imp

ort

an

cia

Estr

ate

gia

de

Resp

ue

sta

Pri

ori

da

d

Accioacuten

R001

Que los liacutederes de procesos seleccionados no cuenten con el suficiente conocimiento y liderazgo en sus equipos de trabajo puede acarrear demoras en la toma de decisiones ocasionando baja calidad en la parametrizacioacuten del sistema y demoras en cronograma del proyecto

3 5 15 Transferir Alta Contratar outsourcing que brinde capacitacioacuten sobre liderazgo y manejo de grupo

R002 Inadecuada ejecucioacuten de las tareas de parametrizacioacuten configuracioacuten y cargue de informacioacuten por desconocimiento de los procesos

1 5 5 Transferir Alta Elaboracioacuten de un manual para que el personal de un buen uso a la herramienta

R003 La informacioacuten recibida sobre los avances del proyecto no se recibe de manera adecuada afecta el ambiente de trabajo de las personas

2 3 6 Mitigar Medio

Programar reuniones y poner al tanto a los involucrados sobre los avances y mejoras del proyecto

242


R004

No realizar la capacitacioacuten detallada a los usuarios finales genera desconocimiento del uso del sistema ocasionando sobrecostos y demoras en los ciclos de pruebas

3 3 9 Transferir Alta Contratar outsourcing que brinde capacitacioacuten sobre sistemas de informacioacuten


Pro

ba

bilid

ad

Imp

acto

Imp

ort

an

cia

Estr

ate

gia

de

Resp

ue

sta

Pri

ori

da

d

Accioacuten

R005 Desconocimiento de los nuevos procedimientos administrativos dar a conocer a toda la compantildeiacutea o involucrados los cambios y actualizacioacuten del sistema

2 5 10 Mitigar Medio

Elaboracioacuten de procedimientos e instructivos de los procesos de la empresa y darlos a conocer a todo el personal de la compantildeiacutea


4 3 12 Transferir Alta Capacitar al personal de la compantildeiacutea en el uso de la nueva herramienta

R007

Difusioacuten del proyecto y formacioacuten de usuarios dar a conocer de manera general a todos los de la organizacioacuten en que consiste el proyecto a realizar y a la vez brindarles capacitacioacuten adecuada Si no se realiza esto acarrea demoras en el proceso confusioacuten en el manejo de los moacutedulos

4 2 8 Transferir Alta Informar a todos acerca del proyecto que se desea implementar

MEacuteTRICAS

La medicioacuten de las meacutetricas es la satisfaccioacuten del cliente las cuales se obtendraacuten por medio

de una Encuesta de Satisfaccioacuten con el fin de saberla aceptacioacuten del producto

3101 Definicioacuten y criterios de valoracioacuten de proveedores

Para realizar el Plan de Gestioacuten de las Adquisiciones es necesario seguir los siguientes

procesos

Planificar las Adquisiciones

Las cuales tendraacuten como entrada la Liacutenea Base del Alcance Estructura Desglosada del

Trabajo (EDT) los entregables y criterios de aceptacioacuten de los mismos al igual que la

documentacioacuten de Requisitos factores ambientales de la empresa las condiciones del mercado

la disponibilidad de proveedores la ubicacioacuten del proyecto los activos de la organizacioacuten junto

con los procedimientos establecidos para adquisiciones de productos y servicios oacuterdenes de

compra registro de proveedores entre otros

243


Para la realizacioacuten del Plan de Adquisiciones es necesario la utilizacioacuten de las siguientes

Teacutecnicas y Herramientas

- Anaacutelisis de Hacer o Comprar Este anaacutelisis se utiliza para determinar si un

productoservicio puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o

debe ser adquirido a fuentes externas a fin de cumplir con los compromisos establecidos en

el cronograma Se tendraacute en cuenta factores claves como Capacidad del recurso propio

Experiencia de la organizacioacuten Limitaciones del presupuesto costos relacionados tanto

directos como indirectos Plazo de entrega del productoservicio final

- Juicio de Expertos Se contaraacute con el juicio experto del Equipo Teacutecnico del Proyecto y el

asesoramiento de los responsables de ingenieriacutea del proyecto para definir o aclarar los

aspectos teacutecnicos del ERP a adquirir Ademaacutes se contaraacute con el apoyo de los departamentos

de Administracioacuten y Finanzas y el de Compas para garantizar el cumplimiento de los

requerimientos de las propuestas de los proveedores junto con el respectivo asesoramiento

juriacutedico para la definicioacuten de queacute tipo de contrato y la verificacioacuten de los teacuterminos y

condiciones

- Clasificacioacuten y Tipos de Contrato La contratacioacuten de la Implementacioacuten de la solucioacuten de

software (ERP) se realizaraacute a traveacutes de cuatro (4) contratos principales Implementacioacuten

Licenciamiento Infraestructura y el de Licencia y Mantenimiento cada uno deberaacute contener

en forma clara y precisa los requerimientos al detalle necesarios para la definicioacuten del objeto

y alcance del mismo

Efectuar las Adquisiciones

Es el proceso que consiste en obtener propuestas de los posibles proveedores la seleccioacuten

del oferente maacutes adecuado y la posterior adjudicacioacuten del contrato En este proceso el equipo

244


recibiraacute ofertas y propuestas y aplicaraacute criterios de seleccioacuten previamente establecidos a fin de

seleccionar el proveedor mejor calificado para efectuar la implementacioacuten del ERP seleccionado

Se utilizaraacute la siguiente informacioacuten como datos de entrada Plan de la Gestioacuten de

Adquisiciones Estructura Desglosada del Trabajo (EDT) lista de entregables y los criterios de

aceptacioacuten documentos de la adquisicioacuten y criterios de seleccioacuten de proveedores los activos de

los procesos el Departamento de Compras apoyaraacute al proyecto con informacioacuten de posibles

proveedores y sus respectivos antecedentes comerciales

Para Efectuar las Adquisiciones se hace necesaria la utilizacioacuten de las siguientes Teacutecnicas y

Herramientas

- Reunioacuten con los Proveedores Se convocaraacute a los proveedores preseleccionados para

resolver dudas sobre los alcances del producto y las condiciones de la adquisicioacuten

- Teacutecnicas de Evaluacioacuten de Propuestas Se definiraacute un proceso formal de revisioacuten y se

evaluaraacuten las propuestas en base a los criterios de evaluacioacuten de los proveedores seguacuten las

poliacuteticas de adquisicioacuten de la empresa EMCICOS

- Publicidad Se realizaraacuten anuncios en la paacutegina web de EMCICOS y en perioacutedicos con los

requerimientos y especificaciones del ERP a contratar con fechas de resolucioacuten de

inquietudes y aclaraciones entrega de propuestas y asignacioacuten del proveedor

La salida del proceso consistiraacute en seleccioacuten del proveedor mejor calificado para la

implementacioacuten del ERP en la Empresa EMCICOS para la adjudicacioacuten de los contratos de

requeridos con las especificaciones necesarias

Administrar las Adquisiciones

Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones controlar el

desempentildeo de la ejecucioacuten del contrato y efectuar cambios y correcciones seguacuten sea necesario

245


Se debe asegurar que ambas partes cumplan con sus respectivas obligaciones contractuales y que

sus propios derechos legales se encuentren protegidos

La informacioacuten de entrada de los documentos de adquisiciones el Plan de Gestioacuten del

Proyecto los contratos con el proveedor informes de desempentildeo Solicitudes de Cambio

Aprobadas

Las teacutecnicas y herramientas para desarrollar este proceso son

- Sistema de control de cambio del contrato

- Revisioacuten del desempentildeo de la adquisicioacuten

- Inspecciones y auditorias

- Informes de desempentildeo

- Sistemas de pago de la empresa

- Administracioacuten de reclamaciones

- Sistemas de gestioacuten de registros

La salida del proceso consistiraacute en la preparacioacuten de la documentacioacuten del contrato

solicitudes de cambio si fuese requerido y actualizaciones del plan de gestioacuten del proyecto

Cerrar las Adquisiciones

Es el proceso de finalizar la adquisicioacuten del proyecto implica verificar la totalidad de la

ejecucioacuten de los contratos y de los entregables Este utilizaraacute el Plan de Gestioacuten del Proyecto y la

documentacioacuten de adquisicioacuten registrada

La teacutecnica para desarrollar este proceso seraacute la auditoria de la adquisicioacuten del proceso de la

adquisicioacuten y si fuera necesario se efectuaraacute acuerdos negociados para resolucioacuten de conflictos

246


31011 Definicioacuten de las Adquisiciones

Tabla 43 Definicioacuten de las Adquisiciones

Id Sow Justificacioacuten Tipo de

Contrato

Documentacioacuten

de la

Adquisicioacuten

Presupuesto

($)

de

Partici-

pacioacuten

1

Implementacioacuten del ERP SAP

Business One para los moacutedulos

de

Administracioacuten y Finanzas

Ventas CRM

Compras

Almaceacuten e Inventario

Teacutecnico

El ERP SAP Business One brinda una visioacuten

completa de lo que ocurre en la empresa en

Tiempo Real que le ayuda a gestionar las

operaciones integrando la administracioacuten del

negocio con automatizar el CRM (incorpora los

procesos de preventa soporte y atencioacuten al

cliente) MRP los inventarios y la parte

financiera es de raacutepida implementacioacuten

aminora el riesgo presenta alta adaptabilidad

Por Eso EMCICOS tomoacute la decisioacuten de

implementar un ERP para logar cumplir con las

metas y objetivos empresariales

Precio

Fijo RFP 107000000 7

2 Licenciamiento de Software

SAP Business One

Al tener software licenciado se adquiere

beneficios que ayudan a mejorar la eficiencia de

los procesos internos como son las

actualizaciones permanentes y soporte teacutecnico

inmediato todo ello para el nuacutemero de usuarios

seleccionados Adicionalmente cumple con las

leyes de legalidad en cuanto al uso de Software

Precio

Fijo RFP 904784000 60

3

Infraestructura que contempla

lo siguiente

Servidores para

Alojamiento SAP Business

One (aplicacioacuten y base de

datos)

Definicioacuten de la solucioacuten Tecnoloacutegica que cubra

las necesidades de infraestructura con un

modelo de servidores virtuales en un ambiente

de infraestructura compartida que permita

soportar la oacuteptima operacioacuten de las herramientas

de desarrollo que se implementaraacute en la

Precio

Fijo RFQ 60000000 4

247



Contrato

Documentacioacuten

de la

Adquisicioacuten

Presupuesto

($)

de

Partici-

pacioacuten

Acceso remoto

Backup y mantenimiento de

la base de datos

Actualizaciones de versioacuten

SAP Business One


Localizacioacuten

Monitoreo y soporte de los

servidores

Licenciamiento sistema

operativo

Firewall

Disponibilidad de servicio

7x24

Empresa EMCICOS

4 Licencia y Mantenimiento

Asesoriacutea del Uso de Software SAP Business

One comprendiendo las mejores praacutecticas en

Colombia relacionado con asuntos tributarios y

legales operando por el producto SAP Business

One sobre la base de datos HANNA asiacute como

cualquier nueva versioacuten del Software en

Colombia

Mantenimiento Incluye la entrega de nuevas

Emisiones Versiones Niveles de Correccioacuten

Paquetes de Actualizacioacuten yo Correccioacuten al

Software y Soporte

Precio

Fijo RFP 245721520 16

TOTAL ADQUISICIONES 1317505520 88

TOTAL PROYECTO 1500000000 100


248


31012 Criterios de Decisioacuten

Tabla 44 Criterios de Decisioacuten

Identificacioacuten Nombre Descripcioacuten Escala de

Calificacioacuten Ponderacioacuten

A Precio Valor monetario del producto 1 - 10 30

B Soporte y garantiacutea

Tiempos de respuesta del aacuterea de soporte para atender

las solicitudes escaladas de acuerdo a la criticidad

establecida en la solicitud

Indicar herramientas a utilizar liacutenea de atencioacuten

soporte virtual tiempos de respuesta horarios de

atencioacuten tanto de requerimientos como incidentes

1 - 5 15

C Infraestructura

Listar en detalle los requerimientos de Hardware

comunicaciones y dispositivos que se requieran para

que la solucioacuten ofrecida trabaje correctamente con el

software de infraestructura recomendado en la seccioacuten

anterior Indicar exactamente la configuracioacuten

requerida para el buen funcionamiento de la solucioacuten

(Sizing para el dimensionamiento solicitado)

1 - 10 10

D

Cumplimiento de las

especificaciones y

requisitos del

producto

Indicar procesos de actualizacioacuten de versioacuten cambios

normativos y otros 1 - 5 5

249




E Funcionalidad

Arquitectura Funcional del Producto o Familia

(Suite) de Productos indicando los principales

Moacutedulos y sus funcionalidades Componentes o

funcionalidades adicionales si bien pueden no

necesitarse inicialmente

1 - 10 10

F Implementacioacuten

Indicar cuaacuteles son las actividades en las diferentes

fases del proyecto y cuaacuteles son los entregables (si es

un documento indicar su nombre y alcance si es

software indicar en queacute consiste y coacutemo se entrega)

1 - 10 10

G Migracioacuten de

informacioacuten

Indicar metodologiacutea de capacitacioacuten funcional de

parametrizacioacuten y migracioacuten de informacioacuten

dedicacioacuten de tiempo material didaacutectico plataforma

virtual otros

1 - 10 10

H Valor Hora de

consultoriacutea Valor monetario por hora de consultoriacutea 1 - 5 5

I Valor Hora de

desarrollo Valor monetario por hora de desarrollo 1 - 5 5


250


3102 Seleccioacuten y tipificacioacuten de contratos

Existen muchos tipos diferentes de contratos que se pueden utilizar para adquirir productos

yo servicios en un proyecto El gerente de adquisiciones va a elegir el tipo de contrato

basaacutendose en Queacute se estaacute adquiriendo (un producto o un servicio) el enunciado del trabajo

capacidad para gestionar al proveedor la economiacutea etc

Las tres grandes categoriacuteas de contratos son

Precio fijo (FP)

Tiempo y materiales (TampM)

Costos reembolsables (CR)

En el caso particular EMCICOS las adquisiciones se haraacuten bajo la contratacioacuten a Precio Fijo

para el desarrollo de la Implementacioacuten de un ERP SAP Business One

Precio fijo (FP o cantidad fija precio fijo cerrado)

Un contrato de precio fijo se utiliza para adquirir productos o servicios con requisitos o

especificaciones bien definidos y cuando existe suficiente competencia para determinar un

precio fijo justo y razonable antes de que el proyecto inicie

Este es el tipo de contratacioacuten maacutes comuacuten de comprar bienes (productos fiacutesicos) en un

proyecto estableciendo un presupuesto cerrado Si el costo del trabajo es mayor a la cantidad que

se acuerda el proveedor debe asumir los valores adicionales si por el contrario si cuesta menos

es tambieacuten eacutel quien aumenta sus beneficios por lo tanto el comprador tiene el menor riesgo El

proveedor se preocupa maacutes por el enunciado del trabajo de las adquisiciones (SOW) en un

contrato de precio fijo

- Ventajas

251


Implica menos trabajo de gestioacuten para el comprador (comparado con otras tipologiacuteas de

contrato) una vez redactado el alcance del proyecto

El proveedor se ve incentivado para reducir los costos aumentando asiacute su beneficio

Es un contrato muy habitual y conocido que cualquiera estaacute dispuesto a firmar (siempre y

cuando el trabajo a realizar esteacute adecuadamente especificado y el precio esteacute en mercado)

El comprador conoce el precio desde inicio (que no variaraacute por lo que el presupuesto global

del proyecto siempre estaraacute bajo control)

- Desventajas

El comprador (el que va a subcontratar un trabajo) deberaacute realizar maacutes trabajo para redactar

el alcance del trabajo

Un trabajo subcontratado mediante este tipo de contrato puede resultar finalmente maacutes caro

si el alcance estaacute poco claro ya que el vendedor incluiraacute contingencias por riesgos

(previendo todos los cambios que el cliente le pediraacute sobre el alcance inicial)

Si el comprador (el cliente el que subcontrata) negocia un precio fuerte a la baja el

vendedor buscaraacute beneficios en oacuterdenes de cambio

En caso de que incurra en peacuterdidas el vendedor con el precio acordado eacuteste puede no

completar partes de trabajo o reducir calidades

3103 Criterios de contratacioacuten ejecucioacuten y control de compras y contratos

A continuacioacuten se muestra el anaacutelisis que se realiza para realizar las adquisiciones en para

el proyecto de implementacioacuten de SAP Business One

252


31031 Registro de Riesgos de las Adquisiciones

Realizar la matriz de riesgo de las adquisiciones

Estimar el Impacto del Riesgo en las adquisiciones

Elaborar el Registro de los Riesgos

31032 Determinacioacuten de Costos

La compantildeiacutea para la estimacioacuten de costos de implementacioacuten de un ERP realizoacute un RFP

(Request For Proposals ndash Requerimiento de Propuestas) en el cual aplicaron tres soluciones

tecnoloacutegicas que permiten la integracioacuten de los procesos funcionales se realiza reunioacuten con cada

uno de estos en las instalaciones de la organizacioacuten en donde se muestran las principales

funciones del producto acorde a las exigencias presentadas en el RFP

Se reciben las propuestas econoacutemicas por cada uno de ellos en donde se evidencia el valor

de licenciamiento mantenimiento e implementacioacuten del ERP con sus respectivos descuentos y

negociaciones comerciales

En cuanto a la infraestructura empleada para la instalacioacuten del ERP la organizacioacuten opto por

manejar plataforma Cloud por lo cual se solicita RFC a diversos proveedores tecnoloacutegicos en

donde se recibe la informacioacuten del valor mensual estimado para la cantidad de usuarios que

tendraacuten ingreso a la infraestructura y el mantenimiento a la base de datos de la empresa

Estimacioacuten del costo una vez terminado el anterior ejercicio se procede a construir la

estimacioacuten del valor del servicio asiacute

Se consolida la informacioacuten obtenida de las Guiacutea para la estructuracioacuten de estudios de costos

para la contratacioacuten

Se analiza y despueacutes se realiza la sumatoria de la totalidad de valores establecidos

253


El valor resultante corresponde al valor del servicio que serviraacute de referencia para la

contratacioacuten

31033 Documentacioacuten Normalizada

Para la seleccioacuten del proveedor para la Implementacioacuten del ERP en la Empresa EMCICOS

se realizaraacute por solicitud de propuestas

Una propuesta es un documento preparado por un proveedor cuando existen diferentes

enfoques para satisfacer las necesidades del comprador

Solicitud de propuesta (RFP - Request For Proposals)

Es un tipo de documento de adquisicioacuten que se utiliza para solicitar propuestas de posibles

proveedores de productos o servicios para el proyecto Son un componente vital en la

administracioacuten de proyectos exitosos ya que en eacutel se definen claramente los entregables del

proyecto y define la ejecucioacuten del mismo Idealmente los RFP estipulan los requisitos de la

empresa que estaacute comprando y las condiciones bajo las cuales contratariacutea por lo que un RFP

debe contener

- Antecedentes de la organizacioacuten

- Especificacioacuten del producto o servicio requerido con el mayor detalle posible Propoacutesito del

RFP Requerimientos baacutesicos Entorno de hardware y software

- Descripcioacuten del proceso de solicitud de propuestas Informacioacuten que se requiere del

oferente como el valor las personas que lideraraacuten el proyecto responsabilidades que

asumiraacute un cronograma y la experiencia de la empresa en el aacuterea

- Criterios para seleccioacuten o descalificacioacuten de proponentes

254


- Estado del trabajo e informacioacuten del cronograma Fechas relevantes incluyendo las de

apertura y cierre del proceso Fechas para entrevistas y visitas si las hay

- Cualquier requerimiento de confidencialidad

- Elementos legales de la posible contratacioacuten

- Posibles apeacutendices

Descripcioacuten general del sistema actual

Requerimientos del sistema

Volumen y tamantildeo de datos

Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP

Ejemplo del contrato

31034 Restricciones de las Adquisiciones

Las restricciones del proceso de Adquisiciones para la implementacioacuten de un ERP en

EMCICOS son

El costo real de cada adquisicioacuten en el proyecto no debe excederse al monto contractual

Cantidad limitada de proveedores especializados en soluciones de software

Cantidad limitada de proveedores que la infraestructura necesaria

Cantidad limitada de proveedores de licencias de software especializado y certificaciones

necesarias

Se debe desarrollar el proyecto en el tiempo programado

Procedimiento de adquisiciones y pagos de la Organizacioacuten Ejecutante

255


31035 Proceso de Aprobacioacuten

Figura 40 Proceso de Aprobacioacuten de Adquisiciones


256


31036 Gestioacuten del Vendedor

Tabla 45 Gestioacuten del Vendedor

Fases Reuniones Informacioacuten Meacutetodo Frecuencia


Alta Gerencia

Gerente de Proyecto


Finanzas CRM y Ventas

Compras Almaceacuten e







proyecto



cronograma

Documento Impreso Acta de inicio

Documento en PDF Escaneado en el

repositorio asignado para el proyecto


Presentacioacuten en PowerPoint del equipo

de trabajo

Inicio del proyecto

Fase de Alcance

Gerente de Proyecto










soportados en SAP Business One

determinando los entregables por


Documento de Definicioacuten de Alcance

impreso firmado por cada uno de los

stakeholders

Copia del mismo en PDF Escaneado


Proyecto


Reunioacuten con cada liacuteder de proceso

Dos (2) reuniones

con cada liacuteder de

proceso para un

total de 10

reuniones

INSTALACIOacuteN Y


MAQUINAS



Acta de Instalacioacuten firmada por el





Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto

257




Proyecto

Gerente de Proyecto



SISTEMA

De acuerdo con el anaacutelisis de los

procesos se realiza la


definicioacuten general de cada uno de

los procesos


Definiciones


Se definen las tablas del usuario

los informes los formatos de

impresioacuten y el alistamiento

adicional que se requiera en cada

proceso


firmada por el gerente de proyectos y

consultor de implementacioacuten



Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto


Proyecto

Gerente de Proyecto



CARGUE DE TABLAS Y

SALDOS






Acta de Cargue impresa firmada por

el gerente de proyectos consultor de

implementacioacuten y liacuteder teacutecnico



Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto


Gerente de Proyecto






CAPACITACIOacuteN


baacutesica del sistema y operativa de

cada uno de los procesos a los

liacutederes funcionales


Procesos de Negocio

Acta de Capacitacioacuten impresa




Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto

258




interesados procesos (administracioacuten y

finanzas compras ventas inventario

teacutecnico)

Video en formato WMV de cada una

de las capacitaciones de los procesos

(compras ventas administracioacuten y

finanzas inventario teacutecnico)


Gerente de Proyecto





PRUEBAS



procesos

PRE-SALIDA EN VIVO


sistema revisioacuten configuracioacuten y

cargue de saldos iniciales

Lista de Chequeo



Acta de pruebas y Acta de Cargues

impresas firmada por cada liacuteder de

proceso



Proyecto




Proyecto y archivada en el repositorio

Una (1) vez en el

proyecto

Fase Salida en Vivo

Gerente de Proyecto






ACOMPANtildeAMIENTO

Acompantildeamiento en la operacioacuten

del sistema de acuerdo con lo


Acta de cierre impreso firmado por




Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto


259


31037 Meacutetricas de desempentildeo

Tabla 46 Meacutetricas de Desempentildeo

Meacutetricas de Desempentildeo Descripcioacuten Escala de

Calificacioacuten

Puntos

Otorgados

Calidad especificada del producto

yo servicio

El servicio prestado cumplioacute con todas las especificaciones

y normas teacutecnicas establecidas en el contrato 1-5

Oportunidad de entrega o prestacioacuten

del servicio acordado

El tiempo de entrega de los documentos para ejecutar el

proyecto fue menor o igual al tiempo establecido en el

cronograma

1-10

Entrega de la compra yo servicio

con el personal adecuado

El personal asignado fue suficiente y teniacutea las competencias

necesarias para ejecutar todas las actividades del contrato 1-5

Instalacioacuten del producto comprado

o mantenimiento prestado

El servidor y equipos clientes fueron instalados acorde a lo

estipulado en el contrato 1-10

Documentacioacuten de los procesos

Durante la ejecucioacuten se entregaron (informes constancias

licencias) y la documentacioacuten postcontractual (manuales

protocolos de pruebas informacioacuten teacutecnica) de acuerdo a lo

programado

1-5


260


3104 Cronograma de compras con la asignacioacuten de responsable

Tabla 47 Cronograma de Compras

Nombre Costo Comienzo Fin

Gerencia del Proyecto $125750552000 mar 110417 mieacute 190417

Anaacutelisis Alcance Fase I $000 mieacute 190417 mar 250417

Anaacutelisis Alcance Fase II $000 mar 250417 mar 20517

Revisioacuten Final y cierre de Alcance $000 mar 20517 mieacute 30517

Instalacioacuten $6000000000 mieacute 30517 mar 90517

Configuracioacuten $000 mar 90517 jue 150617

Entrenamiento y Capacitaciones $000 jue 150617 mieacute 280617

Pruebas $000 mieacute 280617 mieacute 120717

Cargue de Datos Definitivos $000 mieacute 120717 lun 240717

Salida en Vivo $000 lun 240717 mieacute 20817

Cierre $000 mieacute 20817 lun 70817

311 Plan de Gestioacuten de Interesados


NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO


IDENTIFICACIOacuteN DE LOS STAKEHOLDERS

En la siguiente figura se pueden observar la identificacioacuten de los interesados para el

Proyecto de implementacioacuten de un ERP SAP Business One Para mayor detalle ver numeral

3111

261


GESTIOacuteN DE LAS EXPECTATIVAS DE LOS STAKEHOLDERS

Interesados Estrategia

Alta Gerencia

Identificar entregables claves del proyecto para ser

comunicados en reportes gerenciales que permitan conocer el

estado del proyecto Justificar claramente las necesidades de la

utilizacioacuten de cada uno de los recursos que seraacuten involucrados en

el proyecto

Gerente de Proyecto

Manejar de cerca para asegurarse de que se satisfacen sus

necesidades se debe mantener comunicado del avance del

proyecto y hacer partiacutecipe de los riesgos que se pueden generar

sobre el proyecto al realizar alguacuten cambio en este

Liacuteder de


Finanzas

Manejar muy de cerca y mantenerse plenamente involucrados

en el proyecto enviando informacioacuten y cumpliendo los

compromisos pactados Se debe hacer los mayores esfuerzos para

satisfacer sus necesidades

Liacuteder Ventas CRM

Comunicar con regularidad para asegurar que no surjan

incidentes mayores Cumplir con las fechas importantes

entregando informacioacuten clave que mostrara los beneficios de la

implementacioacuten y cambio del proceso de ventas en la compantildeiacutea

Liacuteder Compras




implementacioacuten y cambio del proceso de compras en la compantildeiacutea


Inventario

Monitorear para asegurar que su condicioacuten no cambia a traveacutes

del proyecto deben ser debidamente informados del avance del

proyecto y su importancia en este enviar documentacioacuten clave del

proceso de inventarios y las bondades que se obtendraacuten en el

manejo y control del inventario con la implementacioacuten del

proyecto en la compantildeiacutea

262


3111 Identificacioacuten y categorizacioacuten de interesados



Tabla 48 Categorizacioacuten de Interesados

Interesados Responsabilidad Categoriacutea

Gerente de Proyecto



proyecto



proyecto




Interno


Documenta Procesos de su aacuterea



pruebas


Documenta Procesos y procedimientos del negocio



Interno




Instala Producto



Responsable por Copias de Seguridad

Apoya a Lideres y usuarios finales

Interno

Consultor de

Implementacioacuten


EMCICOS


Business One

Formacioacuten a los usuarios en el uso e implantacioacuten

Externo

263



Soporteacompantildeamiento al usuario durante todo el

ciclo de vida del proyecto

Elaboracioacuten de informes de la situacioacuten del proyecto

y el estado general del proceso


satisfaccioacuten de los usuarios Fuente Elaboracioacuten propia (2017)

A cada uno de los interesados se les asignoacute un rol especiacutefico dentro del proyecto asiacute


INTERESADOS ROL

Alta Gerencia Aprobar la ejecucioacuten la ejecucioacuten y avance del proyecto

(patrocinador)



Finanzas

Estandarizacioacuten del proceso contable y financiero


Liacuteder Ventas CRM Estandarizacioacuten del proceso de ventas y CRM


Liacuteder Compras Estandarizacioacuten del proceso de Compras


Liacuteder Almaceacuten Inventario Estandarizacioacuten del proceso de logiacutestica




comunicaciones


Consultor de Implementacioacuten Ejecucioacuten configuracioacuten del ERP SAP Business One en



264


265


3112 Matriz de interesados (Poder ndashInfluencia Poder ndash impacto)

Tabla 50 Identificacioacuten de interesados

Nombre del Proyecto

Plan de Implementacioacuten SAP Business One en la Empresa

EMCICOS

Director del Proyecto

Alejandro Ruiz Fecha uacuteltima actualizacioacuten

2017 ndash 05 - 15 Versioacuten

1

Interesado

Compromiso

Pod

er

Infl

uen

cia

Inte

reacutes

Estrategia Expectativas Necesidades Intereses

Des

con

oce

Se

resi

ste

Neu

tral

Ap

oya

Liacuted

er

Alta Gerencia X D A A

Gestionar de cerca

Enviar informes

generales perioacutedicos con

bajo nivel de detalle

Ser una

empresa maacutes

competitiva

Expansioacuten de

negocios a

nivel mundial

Aumentar la

utilidad del

negocio y

satisfaccioacuten del

cliente

Gerente de

Proyecto X A A

Gestionar de cerca

Monitoreo constante

envioacute de informacioacuten

detallados del avance de

cada etapa del proyecto

Estandarizacioacuten

de Procesos en


Integrar todas

las aacutereas

involucradas

en la

organizacioacuten

Integracioacuten de

todos los

procesos de la

compantildeiacutea

Liacuteder de

Administracioacuten

y Finanzas

X D A A

Gestionar de cerca

Enviar informacioacuten

detallada de las

parametrizaciones y

cambios realizados en el

proyecto

Optimizar los

tiempos de

generacioacuten de

reportes

Disponer de

informacioacuten

veriacutedica y

confiable en

tiempo real

Mejorar

procesos

inherentes al

departamento

266


Interesado

Compromiso

Pod

er

Infl

uen

cia

Inte

reacutes


Des

con

oce

Se

resi

ste

Neu

tral

Ap

oya

Liacuted

er

Liacuteder Ventas

CRM X D A B

Mantener satisfecho

Cumplir con todos los

compromisos y

expectativa definidas en

el alcance del proyecto

Conocer al

detalle todas las

transacciones

de cada cliente

Controlar en

tiempo real el

proceso de

ventas

Captar nuevos

clientes y

aumentar los

ingresos de la

compantildeiacutea

Liacuteder Compras X D A B

Monitorear

Asegurar que se

comunique de manera

adecuada la informacioacuten

del proyecto Asignar

responsabilidades para la

implementacioacuten y

seguimiento

Optimizar la

Seleccioacuten de

proveedores y

mejorar el

procedimiento

de

abastecimiento

Disminuir los

tiempos de

validacioacuten de

proveedores

e inventario

Controlar

eficazmente el

presupuesto de

compras

garantizando el

valor de la

inversioacuten


Inventario X D B A

Informar

Asegurar que se

comunique de manera


que sea de valor para los

interesados y asiacute preparar

un informe de forma

apropiada

Manejar

informes

consolidados de

compras y

entrada de

mercanciacutea por

proveedor

Controlar

Stock

maacuteximos y

miacutenimos con

sus puntos de

reorden

Controlar y

hacer

seguimiento a

la operacioacuten de

los almacenes

Liacuteder Teacutecnico X D A A

Gestionar de cerca

Identificar las

implicaciones operativas

y estrateacutegicas de los

avances del proyecto

Administrar de

forma eficiente

la informacioacuten

de la compantildeiacutea

Integrar todas

las aacutereas

involucradas

en la

organizacioacuten

Contar con un

sistema

integrado que

facilite la

administracioacuten

de la

informacioacuten

267


Interesado

Compromiso

Pod

er

Infl

uen

cia

Inte

reacutes


Des

con

oce

Se

resi

ste

Neu

tral

Ap

oya

Liacuted

er

Consultor de

Implementacioacuten X A A

Gestionar de cerca

Establecer buena relacioacuten

con los demaacutes

interesados facilitar la

gestioacuten que permita

mejorar de productos y

procesos para la

compantildeiacutea

Cumplir con los

requisitos

Contar con la

definicioacuten de

alcances de

cada proceso

Entregar las

mejores

praacutecticas para

cada proceso

Entregar el

proyecto en la

fecha

establecida

Notas

X Actual D deseado

A Alto B Bajo

Estrategias Gestionar de cerca (A-A) Mantener satisfecho (A-B) Informar (B-A) Monitorear (B-B)

Fuente Elaboracioacuten Propia (2017) basado en las plantillas de Pablo Lledoacute - Project Management

STAKEHOLDER MANAGEMENT PLAN

Project Title


EMCICOS Date Prepared AGOSTO 9 DE 2017

268


Stakeholder Unaware Resistant Neutral Supportive Leading

Alta Gerencia C D

Gerente de Proyecto C


Finanzas

C D

Liacuteder Ventas CRM C D

Liacuteder Compras C D

Liacuteder Almaceacuten Inventario C D

Liacuteder Teacutecnico C D

Consultor de

Implementacioacuten

C

C = Current level of engagement D = Desired level of engagement


Frequency


Alta Gerencia

Gerente de Proyecto

Liacuteder Administracioacuten y

Finanzas

Liacuteder CRM y Ventas

Liacuteder de Compras

Liacuteder de Almaceacuten e

Inventario





proyecto

Definicioacuten del equipo del proyecto

y planeacioacuten del cronograma






de trabajo

Inicio del

proyecto

269



Frequency



Fase de Alcance

Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario












stakeholders

Copia del mismo en PDF Escaneado en

el repositorio asignado para el Proyecto



Dos (2)

reuniones

con cada

liacuteder de

proceso

para un total

de 10

reuniones

INSTALACIOacuteN Y


MAQUINAS




Consultor de la implementacioacuten y Liacuteder

teacutecnico




Una (1) vez

en el

proyecto


Proyecto

Gerente de Proyecto



SISTEMA





los procesos


Definiciones






proceso

Acta de Configuracioacuten impresa firmada

por el gerente de proyectos y consultor

de implementacioacuten




Una (1) vez

en el

proyecto

270



Frequency


Proyecto

Gerente de Proyecto



CARGUE DE TABLAS Y

SALDOS






Acta de Cargue impresa firmada por el

gerente de proyectos consultor de





Una (1) vez

en el

proyecto


Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario



CAPACITACIOacuteN






Procesos de Negocio

Acta de Capacitacioacuten impresa firmada

por todos los interesados




Reunioacuten con cada uno de los interesados

procesos (administracioacuten y finanzas

compras ventas inventario teacutecnico)

Video en formato WMV de cada una de

las capacitaciones de los procesos



Una (1) vez

en el

proyecto


Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario


PRUEBAS



procesos

PRE-SALIDA EN VIVO




Lista de Chequeo





proceso







Una (1) vez

en el

proyecto

271



Frequency

Fase Salida en Vivo

Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario



ACOMPANtildeAMIENTO









Una (1) vez

en el

proyecto

Pending Stakeholder Changes

Alta Gerencia

Liacuteder Administracioacuten y Finanzas



Liacuteder de Almaceacuten e Inventario


272



Stakeholder Relationships

Dentro del Proyecto los canales de comunicacioacuten de mayor importancia se centralizan a traveacutes del Gerente de proyectos quien

transmitiraacute las conclusiones necesidades inquietudes expectativas y demaacutes al Consultor de Implementacioacuten

Las inquietudes y Sugerencias de parte de

Usuarios Finales se canalizan en los Liacutederes de los Procesos

Liacutederes se deben canalizar con el Gerente de Proyecto

Gerente de Proyecto se canalizan con el Consultor Implementacioacuten

Stakeholder Engagement Approach

Stakeholder Approach

Alta Gerencia

Permitir la combinacioacuten de recursos (conocimiento personas econoacutemicos y tecnologiacutea) que

resuelva los problemas y alcance los objetivos de la organizacioacuten EMCICOS

Gerente de Proyecto

Promover acciones que conlleven a establecer objetivos metas de acuerdo a alcance definido

para el desarrollo del Proyecto

273




Finanzas

Identificar las implicaciones operativas y estrateacutegicas de los resultados obtenidos en la

definicioacuten del alcance


Suministrar la informacioacuten necesaria para el desarrollo del Proyecto No destinaraacute mucho

tiempo para la ejecucioacuten





Aprovechar el soporte tecnoloacutegico de la empresa para promover las buenas praacutecticas de

control y gestioacuten de inventarios


Permitir que los grupos de intereacutes aprendan del proceso de implementacioacuten lo que genera

mejoras en los procesos y productos


Documentar todo el proceso definido por los stakeholders y almacenarlos en el repositorio del

proyecto lo que permite asegurar el cumplimiento del alcance del proyecto

274


3113 Matriz dependencia ndash influencia

En la siguiente tabla se muestra la dependencia Influencia que tienen los stakeholders del

proyecto de implementacioacuten ERP SAP Business One los cuales tienen la capacidad de influir

sobre la ejecucioacuten definicioacuten aceptacioacuten o cualquier otro aspecto baacutesico del proyecto

Tabla 51 Matriz dependencia - influencia

Dependencia

Bajo Alto

Infl

uen

cia

Alto

Alta Gerencia

Gerente de Proyecto

Liacuteder de Administracioacuten y Finanzas


Liacuteder Compras



Bajo Liacuteder Almaceacuten Inventario


Como se puede identificar la mayor parte de los interesados tienen alta influencia en el

proyecto interfieren activa y directamente en la toma de decisiones En este caso de deben

gestionar de cerca para mantenerlos interesados y satisfacer las necesidades y requerimientos

realizados siempre y cuando esteacuten establecidos en el alcance definido

275


3114 Matriz de temas y respuestas

La matriz de temas y respuestas es utilizada para comparar la forma en que EMCICOS trata

un tema con la madurez del debate sobre facturacioacuten electroacutenica en la sociedad De esta manera

ayuda a identificar los temas en los que ocupa una posicioacuten de liderazgo ya que el tratamiento de

este por parte de la empresa supera los requerimientos de la sociedad y aquellos que se

encuentran en situacioacuten de riesgo

Tabla 52 Respuesta Organizacional

Sin relacioacuten No hay relacioacuten con el tema

Exploratoria

Relacioacuten ad hoc con los stakeholders cuando se presentan

oportunidades o desafiacuteos se trata de explorar y aprender sobre el tema

en general depende del compromiso individual

En desarrollo

Se establecen procesos de relacioacuten de buena calidad con cierta

atencioacuten al disentildeo y a las necesidades de los stakeholders pero los

sistemas de gestioacuten son desparejos el impacto de estas relaciones en los

procesos operativos de decisioacuten no resulta claro y no hay objetivos de

desempentildeo definidos para el abordaje de este tema

Integrada

Los procesos participativos de alta calidad alimentan el proceso

operativo de toma de decisiones y estaacuten integrados a los sistemas

baacutesicos de gestioacuten Las relaciones se sistematizan para asegurar un

tratamiento adecuado del tema

Estrateacutegica

Las relaciones de alta calidad forman parte de los procesos de

gestioacuten y gobierno y se vinculan a la estrategia de negocio Los temas se

tratan en profundidad a menudo con el objetivo de lograr cambios

sisteacutemicos a nivel global y local

Fuente AccountAbility United Nations Environment Programme Stakeholder Research Associates Canada Inc (2006)

276


Tabla 53 Madurez del Tema

Madurez del tema Evidencia Concienciacioacuten Expectativas

Latente

Poca

evidencia

concreta o

cientiacutefica

Algunas comunidades

de activistas y ONGs son

conscientes del tema La

comunidad empresarial no

tiene mucha consciencia del

tema

No hay normas ni

paraacutemetros reconocidos

para las empresas

Emergente

Ya hay

investigaciones

sobre el tema

pero auacuten no

hay consenso

en relacioacuten a

las

conclusiones

Tema central de

campantildeas de ONGs y de

creciente atencioacuten poliacutetica y

mediaacutetica Las empresas

liacutederes prueban distintos

enfoques para gestionar el

tema

Los liacutemites de la

Responsabilidad

empresarial son objeto

de debate puacuteblico

En consolidacioacuten Evidencia

fuerte

Alto nivel de

consciencia general del

tema en los organismos

relevantes de empresas

sociedad civil y sector

puacuteblico

Creciente

promocioacuten y

reconocimiento de las

mejores praacutecticas

relacionadas con el

tema

Se estableen

normas voluntarias y

hay propuestas de

legislacioacuten

Institucionalizado

Menor

eacutenfasis en la

evidencia el

tema ya se ha

aceptado

Afrontar el tema es

parte natural de un modelo

de excelencia empresarial

Establecimiento de

legislacioacuten o estrictas

normas empresariales


277


Tabla 54 Matriz de Temas y Respuestas

Tema Facturacioacuten

Electroacutenica Interesados Principales Madurez del Tema

Respuesta

Organizacional

1 Alta Gerencia Institucionalizado En desarrollo

2 Gerente de Proyecto En consolidacioacuten Integrada

3 Liacuteder de Administracioacuten

y Finanzas Institucionalizado Estrateacutegica

4 Liacuteder Ventas CRM Latente Exploratoria

5 Liacuteder Teacutecnico Emergente Exploratoria


Figura 41 Matriz de Temas y Respuestas

Fuente Elaboracioacuten propia modificado de (Accountability et Al 2006)

Para llevar una trazabilidad en el proyecto de los diferentes temas y fortalecer la capacidad

de repuesta de la organizacioacuten se utilizaraacute la matriz de impacto soporte y bloqueo (ver tabla 54)

ESTRATEGICA

INTEGADA

EN DESARROLLO

EXPLORATORIA

LATENTE EMERGENTE CONSOLIDADO INSTITUCIONALIZADO

1

2

3

4

5

278


Tabla 55 Estrategia Seguacuten Impacto Soporte y Bloqueo

ESTRATEGIA SEGUacuteN IMPACTO SOPORTE Y BLOQUEO

Nombre del

interesado Rol

Impacto

(A M

B)

Soporte

(A M

B)

iquestCoacutemo puede bloquear

al proyecto Estrategia

Alta Gerencia


la ejecucioacuten y avance

del

proyecto(patrocinador)

A B

Retrasos en la

aprobacioacuten de entrega de

recursos para la ejecucioacuten

del proyecto

Identificar entregables claves

del proyecto para ser comunicados

en reportes gerenciales que permitan

conocer el estado del proyecto

Justificar claramente las

necesidades de la utilizacioacuten de

cada uno de los recursos que seraacuten

involucrados en el proyecto

Gerente de

Proyecto

Liderar la ejecucioacuten

del proyecto A A

Cambios en las

actividades fase y etapas

del cronograma del

proyecto demoras en la

entrega de informacioacuten

requerida para el avance

del proyecto

Manejar de cerca para

asegurarse de que se satisfacen sus

necesidades se debe mantener

comunicado del avance del proyecto

y hacer partiacutecipe de los riesgos que

se pueden generar sobre el proyecto

al realizar alguacuten cambio en este

Liacuteder de


Finanzas


proceso contable y

financiero A M

Generar

desconfianza del proceso

Financiero bajo

compromiso con tareas

asignadas

Manejar muy de cerca y

mantenerse plenamente


enviando informacioacuten y cumpliendo

los compromisos pactados Se

debe hacer los mayores esfuerzos

para satisfacer sus necesidades

Aplicacioacuten y

evaluacioacuten de la

estandarizacioacuten

279



Nombre del

interesado Rol

Impacto

(A M

B)

Soporte

(A M

B)





proceso de ventas y

CRM

M B

Resistencia al

cambio no se visualiza

las mejoras del proceso

generado de la

implementacioacuten del aacuterea

involucrada

Comunicar con regularidad

para asegurar que no surjan

incidentes mayores Cumplir con las

fechas importantes entregando

informacioacuten clave que mostrara los

beneficios de la implementacioacuten y

cambio del proceso de ventas en la

compantildeiacutea

Aplicacioacuten y



Liacuteder Compras


proceso de Compras

M B

Resistencia al



generado de la


de Compras







cambio del proceso de compras en


Aplicacioacuten y




Inventario



M A

Compara el sistema

actual contra el que se

desea implementar en la

compantildeiacutea demoras en la



del proyecto

Monitorear para asegurar que

su condicioacuten no cambia a traveacutes del

proyecto deben ser debidamente

informados del avance del proyecto

y su importancia en este enviar

documentacioacuten clave del proceso de

inventarios y las bondades que se

obtendraacuten con el manejo y control

del inventario con la

implementacioacuten del proyecto en la

compantildeiacutea

Aplicacioacuten y



280



Nombre del

interesado Rol

Impacto

(A M

B)

Soporte

(A M

B)





proceso de

infraestructura y

comunicaciones

M A

Desconocimiento de

las herramientas

tecnoloacutegicas que necesita

la compantildeiacutea restringir el

acceso local y remoto a

los equipos clientes no

dar respuesta oportuna a

las solicitudes de los

usuarios

Manejar de cerca para asegurar

de que se satisfacen sus

necesidades Suministrar manuales

teacutecnicos de uso y funcionalidad de

la herramienta a implementar

mantener plenamente involucrado

en el proyecto

Aplicacioacuten y



Consultor de

Implementacioacuten

Ejecucioacuten

configuracioacuten del ERP

SAP Business One en


A A

Demoras en la



del proyecto falta de

documentacioacuten en los

alcances de cada proceso

bajo intereacutes con tareas

asignadas


mantener plenamente involucrados

en el proyecto enviando

informacioacuten y cumpliendo los

compromisos pactados Programar

reuniones de seguimiento para dar a


Definir los canales de

comunicacioacuten efectivos para la

gestioacuten del proyecto

281


3115 Formato para la resolucioacuten de conflictos y gestioacuten de expectativas










31151 Resolucioacuten de Conflictos




tratamiento y resolucioacuten de estos conflictos

En del desarrollo del Proyecto de Implementacioacuten de SAP Business One en la Empresa

EMCICOS el tratamiento de los conflictos se desarrolla dependiendo del grado de complejidad

del mismo para los de menor complejidad se acude al liacuteder de proceso para los de mediana al

gerente del proyecto y lo maacutes graves se acude al grupo compuesto por el Gerente de proyecto y

el consultor de implementacioacuten

282


Figura 42 Etapas de la resolucioacuten de Conflictos

Fuente Espinoza Y (2014)

Figura 43 Resolucioacuten de Conflictos


283


Tabla 56 Formato para la Resolucioacuten de Conflictos

FORMATO PARA RESOLUCIOacuteN DE CONFLICTOS

Fecha

Verificador del Conflicto

Cargo

Involucrado 1

Involucrado 2

Causa

Conflicto Descripcioacuten Solucioacuten

Control Poleacutemica

(SN) Responsable Fecha

Observaciones

Compromisos

_______________________

Verificador

_______________________

Involucrado 1

_______________________

Involucrado 2

Cargo Cargo Cargo

284


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290


ANEXOS

Anexo A

Matriz RAM de Sostenibilidad Ambiental

ESTIMADO DE

COSTOS ($COP)$ 130000000000

DURACIOacuteN (DIacuteAS) 240

CATEGORIacuteA RIESGO PERSO NASDANtildeO S A

INSTALACIO NESAMBIENTAL

ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S

VALO RACIOacute N

IMPACTO

PRO BABILIDAD

VALO RACIOacute N

GLO BAL

PLAN DE

RESPUESTAACCIOacuteN DE TRATAMIENTO PERSO NAS

DANtildeO S A


ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S

Fase de Alcance

Fenoacutemenos

Bioacutelogicos

Demoras en la entrega de

informacioacuten vital por inasistencia de

personal por enfermedades generan

atrasos en el cronograma

3C 0 2C 2C 3C 0 0 18 M Aceptar



siguiente sesioacuten se retomariacutean los temas

pendientes

18 0 13 13 18 0 0

Atrasos en la definicioacuten de los

alcances de cada moacutedulo por la

resistencia de los usuarios a realizar

la implementacioacuten causan demoras

en la definicioacuten de estos

4D 0 0 4D 4D 0 0 25 H Mitigar





25 0 0 25 25 0 0

El retiro de personal vital para el

proyecto causan retrasos en el

cronograma por tiempo de

contratacioacuten de nuevo personal y


2D 0 0 3D 2D 0 0 19 M Mitigar







14 0 0 19 14 0 0

Fallas en el suministro eleacutectrico

generan retrasos en las reuniones

de definicioacuten de alcances generando

retrasos en el cronograma

2D 2D 2D 2D 2D 0 0 14 L MitigarLa empresa dispondraacute de una planta ecleacutectica

que supla los cortes de energiacutea14 14 14 14 14 0 0

La inadecuada iluminacioacuten del lugar

de trabajo causa agotamiento de la

visioacuten de los profesionales

generando atrasos en el cronograma

3D 2D 2D 3D 3D 0 0 19 M Evitar




19 14 14 19 19 0 0


comprometer la infraestructura fiacutesica

de EMCICOS ocasionando

suspensioacuten del proyecto

2C 2C 2C 3C 3C 0 0 18 M AceptarEn la organizacioacuten se realizaraacuten simulacros para

preparacioacuten de personal13 13 13 18 18 0 0

Las fuertes lluvias en la ciudad

pueden generar inundaciones de las

edificaciones y dantildeos a equipos

ocasionado atraso en el cronograma

y costos

3C 3C 2C 3C 3C 0 0 18 M Aceptar



necesarias

18 18 13 18 18 0 0

VH ge 28

H 24 - 27

M 17 - 23

L 6 - 16

N 1 - 5PLAN DE TRATAMIENTO A LOS RIESGOS

VALORACIOacuteN DE IMPACTO Y PROBABILIDAD

PROYECTO

IMPLEMENTACIOacuteN SAP

BUSINESS ONE EN LA

EMPRESA EMCICOS

GERENCIA DEL PROYECTO

Luis Alejandro Ruiz Pinilla

Vivian Yasnith Escobar Olaya

Yudis Yaneht Palacios Valverde

Fenoacutemenos de Origen

Humano


Natural


Tecnoloacutegico

291




ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S

VALO RACIOacute N

IMPACTO

PRO BABILIDAD

VALO RACIOacute N

GLO BAL

PLAN DE


DANtildeO S A


ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S


Fenoacutemenos

Bioacutelogicos


implementacioacuten inasistencia de



3C 0 0 2C 2C 0 0 18 M Aceptar




pendientes

18 0 0 13 13 0 0

La resistencia de los usuarios a

realizar la implementacioacuten genera


4D 2D 2D 4D 4D 0 0 25 H Mitigar


importancia de la implementacioacuten del proyecto

en la compantildeiacutea

25 14 14 25 25 0 0

El uso inadecuado de los moacutedulos

causa perdida de informacioacuten

generando reprocesos



definicioacuten y manejo de los procesos definidos

por la organizacioacuten para el uso del ERP SAP

Business One

25 14 14 25 25 0 0






2D 2D 2D 2D 2D 0 0 14 L Mitigar

Se debe documentar los procesos de ejecucioacuten

con claridad para que al momento de presentarse

este riesgo la persona que llegue al equipo

pueda documentarse y seguir el proceso

raacutepidamente


en la ejecucioacuten e implementacioacuten de los

moacutedulos

14 14 14 14 14 0 0

Por fallas en el suministro eleacutectrico

se pueden presentar sobrecarga en

los servidores generando incendios

y perdidas de informacioacuten

2D 2D 2D 2D 2D 0 0 14 L Transferir


manejo de infraestructura Clound la cual




operacioacuten

14 14 14 14 14 0 0

No contar con la infraestructura

tecnoloacutegica y la de

telecomunicaciones causan

retrasos en el inicio de la

implementacioacuten

4D 4D 4D 4D 4D 0 0 25 H Transferir

Se contrataraacute una empresa especializada en tema

de tecnologiacutea y telecomunicaciones que suplan

las necesidades de la empresa

25 25 25 25 25 0 0

Las malas poliacutetica de copias de

seguridad generan peacuterdidas de


3D 2D 2D 3D 3D 0 0 19 M Transferir


manejo de infraestructura Clound la se

encargaraacute de realizar backups de servidor y

bases de datos

19 14 14 19 19 0 0

Los cambios bruscos y frecuentes

de temperatura generan fallas en el

funcionamiento de los servidores







14 14 14 14 14 0 0




generando atrasos en la realizacioacuten

de las pruebas de moacutedulos





14 14 14 14 14 0 0



de EMCICOS ocasionando retrasos

en la implementacioacuten de moacutedulos






ocasionado atrasos en la

implementacioacuten de moacutedulos y

realizacioacuten de pruebas




necesarias

18 18 13 18 18 0 0


PLAN DE TRATAMIENTO A LOS RIESGOSVALORACIOacuteN DE IMPACTO Y PROBABILIDAD


Natural


Humano


Tecnoloacutegico

292


A B C D E

lt1 1-5 5-25 25-50 gt50

Insignificante Bajo Medio Alto Muy Alto

Catastroacuteficagt10

Programa Ejecucioacuten

10 o maacutes 240

Grave6-gt10


8 144

Severo2-gt6


5 48

Importante1-gt2


4 24

Marginallt1


2 00

Ninguna0


0 0


EJERCICIO ACADEMICOMATRIZ DE EVALUACIOacuteN SEMI-CUANTITATIVA (IMPACTO Y PROBABILIDAD) DE RIESGOS PARA PROYECTOS

PROBABILIDAD DE OCURRENCIAESTIMADO DE

COSTOS ($COP)$ 2000000000 PROGRAMA DE EJECUCIOacuteN 240


CONSECUENCIASOTRA

SEVERIDAD

HSE y SEG FIacuteSICA ALCANCE

IMAGEN Y

CLIENTESOTRA

Pers

on

as

Dantilde

os a

insta

lacio

nes

Am

bie

nte

ECONOacuteMICOS

(COSTO) ($)

Programacioacuten (diacuteas

cronograma)

23 26 27 29 30

Ocurre en

1 cada 2

proyectos

5 Muy AltoUna o mas

fatalidades

Dantildeo

Total

Contaminacioacuten

Irreparable

Impacto

Internacional

Ocurre en

1 de 100

proyectos

Ocurre en

1 de 20

proyectos

Ocurre en

1 cada 4

proyectos

Ocurre

en 1 de 3

proyectos

24

25 28

3 MedioIncapacidad

temporal (gt1 diacutea)

Dantildeo

Localizado

Contaminacioacuten

Localizada

Impacto

Regional

Impacto

Nacional20 21 224 Alto

Incapacidad

permanente

(parcial o total)

Dantildeo

Mayor

Contaminacioacuten

Mayor

15 16 18 19

3 4 9 10 11

14 17

1 Insignificante

Lesioacuten leve

(primeros

auxilios)

Dantildeo

leve

Efecto

LeveImpacto Interno

Impacto Local 5 12 132 BajoLesioacuten menor

(sin incapacidad)

Dantildeo

Menor

Efecto

Menor

7 8Ninguacuten Impacto 1 2 60 NuloNinguacuten

Incidente

Ninguacuten

Dantildeo

Ninguacuten

Efecto

293


Anexo B

Matriz P5

Proyecto IMPLEMENTACIOacuteN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA EMCICOS

Fecha de

elaboracioacuten18112017

Elaborado

por

Versioacuten 01

IndicadoresCategoriacuteas de

sostenibilidadSub Categoriacuteas Elementos Fase 1 Justificacioacuten

Beneficios financieros directos -1Con la implementacioacuten de la herramienta SAP Business One se optimiza el flujo de efectivo al poder consultar en

tiempo real las entradas y salidas de dinero en la compantildeiacutea

Valor presente neto -1El proyecto seraacute apalancado con Leasing Operativo por el 100 de las licencias servicios de implementacioacuten y

el mantenimiento a la firma del contrato esto sin comprometer la capacidad de endeudamiento de la organizacioacuten

Proceso Impactos FlexibilidadOpcioacuten en el proyecto -3

La solucioacuten considera en una sola aplicacioacuten toda la funcionalidad para Contabilidad Compras Ventas Almaceacuten

e Inventarios CRM y Socios de Negocios (Proveedores) Bancos Produccioacuten Costos y Generador de

Reportes con tecnologiacutea flexible y abierta que permite cambiar y adaptar su solucioacuten a medida que su negocio

crece

Flexibilidad creciente del negocio -2

Modernizar el software empresarial puede aportar ventaja competitiva a las compantildeiacuteas al permitirles acelerar los

ciclos de lanzamiento de los productos y su puesta en el mercado asiacute como reducir los costes de mantenimiento

e incrementar el rendimiento general del negocio y los ingresos

Impacto local econoacutemico -1Soportar las operaciones sobre un Software liacuteder a nivel global permite tener un mejor posicionamiento

comercial y de competitividad con el cual se generaraacute un alto impacto econoacutemico en el sector

Beneficios indirectos -1

Soportar las operaciones sobre un Software liacuteder a nivel global permite tener un mejor posicionamiento

comercial y de competitividad con el cual se podraacute aplicar en nuevos mercados y contar con estados financieros

acorde a las normas internacionales (NIIF) generando nuevos ingresos a la organizacioacuten

Proveedores locales -2Para asistir a las instalaciones de las compantildeiacuteas implicadas en el proyecto se utilizaraacute como medio de transporte

(SITP Taxi Automoacutevil Transmilenio) los cuales seraacute prestados por proveedores locales

Comunicacioacuten digital -3Se dispondraacute un directorio virtual en donde se almacenara toda la informacioacuten relevante al proyecto las

comunicaciones se realizaraacute por correo electroacutenico y celular entre los stakeholders

Viajes 0 No es necesario realizar desplazamientos largos

Transporte 2El vehiacuteculo mas utilizado para la movilizacioacuten en el proyecto no cuenta con las condiciones adecuadas para

realizar los desplazamiento

Energiacutea usada 3Para la ejecucioacuten del proyecto el suministro vital seraacute la energiacutea eleacutectrica el cual permite el funcionamiento de los

equipos utilizados para el uso del software

Emisiones CO2 por la energiacutea usada 3De acuerdo al anaacutelisis de huella de carboacuten el consumo de energiacutea durante el ciclo de vida del producto es

517841 KgCO2eq el cual es un valor muy alto de emisioacuten

Retorno de energiacutea limpia 3 No se cuenta con planes para el retorno de energiacutea limpia

Reciclaje -1En la compantildeiacutea se recibioacute capacitacioacuten al personal para la disposicioacuten de materiales reciclables y se cuenta con

canecas sentildealizadas para la disposicioacuten final de estos

Disposicioacuten final -1En la compantildeiacutea se recibioacute capacitacioacuten al personal para la disposicioacuten de materiales reciclables y se cuenta con


Reusabilidad 2 En la Organizacioacuten no se cuenta con planes o estrategias para el manejo residual que se genera en la operacioacuten

Energiacutea incorporada 3De acuerdo al anaacutelisis de huella de carboacuten el consumo de energiacutea durante el ciclo de vida del producto es


Residuos 1En la compantildeiacutea se recibioacute capacitacioacuten al personal para la disposicioacuten de materiales reciclables y se cuenta con


Calidad del agua -1

En la organizacioacuten para el agua consumida por el personal se contrata con Postoboacuten el suministro de botellones

de agua potable que garantiza la calidad del producto el acueducto en el sector cuenta con redes de distribucioacuten

domiciliarias antiguas

Consumo del agua 1De acuerdo al anaacutelisis de huella hiacutedrica el consumo de agua durante el ciclo de vida del producto es

49 98 m3

Producto Objetivos y metas

Madurez del proceso

Eficiencia y estabilidad del

proceso

Transporte

Residuos

Vida uacutetil del producto

Servicio posventa del

producto




Energiacutea

Agua

Integradores del P5

Sostenibilidad econoacutemica

Sostenibilidad ambiental

Estimulacioacuten econoacutemica

Agilidad del negocio

Retorno de la inversioacuten

294




Empleo -1

Al contar con una uacutenica visioacuten que integre las operaciones criacuteticas del negocio comercial Operacioacuten Transporte

ventas compras inventarios y finanzas permite el crecimiento de la organizacioacuten aumentando la cantidad de

ofertas laborales en el sector

Relaciones laborales -2En la organizacioacuten cuenta con el departamento de Talento humano que promueve la integracioacuten de los equipos de

trabajo promoviendo un buen clima laboral y mejorando las relaciones laborales

Salud y seguridad -2En la organizacioacuten se cuenta con el departamento de Talento humano el cual se encarga de realizar afiliaciones y

cambios de seguridad se cuentan con la certificacioacuten OHSAS 18001

Educacioacuten y capacitacioacuten -2La organizacioacuten cuenta con convenios con el Sena y proveedores de software en donde el personal tiene la

oportunidad de asistir a variedades de cursos y capacitaciones de acuerdo a su intereacutes

Aprendizaje organizacional -2La organizacioacuten cuenta con convenios con el Sena y proveedores de software en donde el personal tiene la


Diversidad e igualdad de oportunidades -2Se cuenta con poliacuteticas para promover modelo de sociedad donde no exista ninguacuten tipo de discriminacioacuten ya sea

por raza sexo religioacuten discapacidad psiacutequica o fiacutesica u origen social

No discriminacioacuten -2Se cuenta con poliacuteticas para promover modelo de sociedad donde no exista ninguacuten tipo de discriminacioacuten ya sea


Libre asociacioacuten 0 La empresa cumpliraacute con todas las leyes y regulaciones en negociaciones colectivas y libertad de asociacioacuten

Trabajo infantil 0 Dentro de las poliacuteticas de la empresa esta prohibido contratar menores de edad

Trabajo forzoso y obligatorio 0En la organizacioacuten cada uno de los empleados en su manual de funciones se indica las labores a realizar y los diacuteas

en los cuales labora en caso de requerirse apoyo en horas adicionales estas son contadas como horas extras

Apoyo de la comunidad -2

Dentro de las poliacuteticas de responsabilidad social en la organizacioacuten ostenta una visioacuten integral enmarcada en un

conjunto de praacutecticas principios y valores que implican un compromiso de la Compantildeiacutea en tener un

comportamiento eacutetico y contribuir al desarrollo y calidad de vida de sus grupos de intereacutes

Poliacuteticas puacuteblicas cumplimiento -2




Salud y seguridad del consumidor -1

Dentro de la organizacioacuten se proporciona a los clientes un excelente servicio en el suministro de productos y

equipos para laboratorios de investigacioacuten y de ensayo representado a los mejores proveedores a nivel mundial

con altos estaacutendares de calidad ofreciendo atencioacuten personalizada a traveacutes de una gestioacuten optima de recursos

con nuestro competente equipo

Etiquetas de productos y servicios -2

Todos los productos son marcados al momento de realizar la venta en donde contiene la siguiente informacioacuten

nombre de a organizacioacuten nombre del producto cantidad y numero de serie con los cuales se realiza

seguimiento en caso de presentarse garantiacuteas

Mercadeo y publicidad 1En la organizacioacuten no se cuenta con un departamento encargado de mercadeo y publicidad el gerente comercial

enviacutea correo a los clientes informando lanzamiento de nuevos productos o promociones

Privacidad del consumidor -3

Dentro de la organizacioacuten con cada cliente se firma una clausula de confidencialidad en donde se indica que

ninguna informacioacuten pertinente al contenido o a los temas contemplados en la presente propuesta o en alguna de

sus partes podraacute ser suministrada o divulgada de cualquier manera a alguacuten tercero sin el previo consentimiento

por escrito

Practicas de inversioacuten y abastecimiento 1

Se cuenta con procedimientos deficientes en el almacenamiento transporte y distribucioacuten adecuada de materiales

y productos que son objeto despueacutes del proceso de fabricacioacuten de manera que estos conserven la naturaleza y

calidad deseadas cuando lleguen al consumidor final

Soborno y corrupcioacuten 0Las empresa no aceptan ni promueve operaciones iliacutecitas y dentro de sus poliacuteticas se establece un firme

compromiso con llevar a cabo los negocios en forma trasparente sin recurrir a este tipo de praacutecticas

Comportamiento anti eacutetico -2




TOTAL -23

+3 Impacto negativo alto

+2 Impacto negativo medio

+1 Impacto negativo bajo

0 No aplica o Neutral

-3 Impacto positivo alto

-2 Impacto positivo medio

-1 Impacto positivo bajo


Esta matriz estaacute basada en el The GPM Global P5 Standard for Sustainability in Project Management ISBN9781631738586

Green Project Management GPMreg is a Licensed and Registered Trademark of GPM Global Administered in the United

States P5 is a registered 1048576 copyright in the United States and with the UK Copyright Service

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license visit httpcreativecommonsorglicensesby40deeden_US

Sociedad y

consumidores

Comportamiento eacutetico

Practicas laborales y

trabajo decente

Derechos humanos

Integradores del P5

Valoracioacuten

Sostenibilidad social

295


Anexo C

Caacutelculo de la Huella de Carbono

Alcance 1 Emisioacuten por Consumo de Combustible

Fase Fuente C

an

tid

ad

Ca

nti

da

d

Km

Ca

nti

da

d

Diacutea

s

Su

bto

tal

Km

Rendimiento

(KMgal)

Galoacuten

Gasolina

Factor Emisioacuten

(KgCO2eqgal)

Huella de

Carbono

(KgCO2eq)

Plan de Gerencia Vehiacuteculos 2 32 10 640 40 16 815 13040

Gestioacuten de Recursos

Financieros Vehiacuteculos 5 32 5 800 40 20 815 16300

Preparacioacuten Vehiacuteculos 8 32 5 1280 40 32 815 26080

Alcance Vehiacuteculos 8 32 22 5632 40 1408 815 114752

Ejecucioacuten Vehiacuteculos 8 32 44 11264 40 2816 815 229504

Entrega Vehiacuteculos 8 32 20 5120 40 128 815 104320

Postventa Vehiacuteculos 2 32 30 1920 40 48 815 39120

TOTAL

543116


Alcance 2 Emisioacuten por Consumo de Energiacutea

Fase Fuente

Ca

nti

da

d

Ho

ras

Uso

Ca

nti

da

d

Diacutea

s Consumo

Kwh

Subtotal

Kwh

Factor Emisioacuten

(KgCO2eqKwh)

Huella de

Carbono

(KgCO2eq)

Plan de

Gerencia

Computador 1 4 2 0035 028 0136 0038

Celular 2 1 2 0005 001932 0136 0003

Impresora 1 05 2 0010 001 0136 0001

Video Beam 1 4 2 0220 176 0136 0239

Iluminacioacuten 1 4 2 0020 016 0136 0022

Router 1 4 2 0006 0048 0136 0007

Subtotal

0310

Gestioacuten de

Recursos

Financieros

Computador 1 2 6 0035 042 0136 0057

Celular 5 05 3 0005 0036225 0136 0005

Impresora 1 05 3 0010 0015 0136 0002

Video Beam 1 1 3 0220 066 0136 0090


Router 1 2 6 0006 0072 0136 0010

Subtotal

0196

Preparacioacuten Computador 1 4 5 0035 07 0136 0095

296


Fase Fuente

Ca

nti

da

d

Ho

ras

Uso

Ca

nti

da

d

Diacutea

s Consumo

Kwh

Subtotal

Kwh

Factor Emisioacuten

(KgCO2eqKwh)

Huella de

Carbono

(KgCO2eq)

Celular 4 05 3 0005 002898 0136 0004

Impresora 1 05 2 0010 001 0136 0001

Video Beam 1 4 2 0220 176 0136 0239


Router 1 4 5 0006 012 0136 0016

Subtotal

0411

Alcance

Computador 8 8 11 0035 2464 0136 3351

Celular 8 1 11 0005 042504 0136 0058

Impresora 1 05 2 0010 001 0136 0001

Video Beam 1 4 16 0220 1408 0136 1915


Router 1 8 22 0006 1056 0136 0144

Subtotal

5947

Ejecucioacuten

Computador 29 2 22 0035 4466 0136 6074

Servidor 2 24 44 0700 14784 0136 201062

Celular 8 1 20 0005 07728 0136 0105

Impresora 1 05 10 0010 005 0136 0007

Video Beam 1 4 10 0220 88 0136 1197


Router 1 8 44 0006 2112 0136 0287

Subtotal

216392

Entrega

Computador 29 8 20 0035 1624 0136 22086

Servidor 2 24 20 0700 672 0136 91392

Celular 8 1 5 0005 01932 0136 0026

Impresora 5 3 20 0010 3 0136 0408

Video Beam 1 8 2 0220 352 0136 0479


Router 2 8 20 0006 192 0136 0261

Subtotal

118134

Postventa

Computador 29 8 30 0035 2436 0136 33130

Servidor 2 24 30 0700 1008 0136 137088

Celular 2 1 6 0005 005796 0136 0008

Impresora 5 3 30 0010 45 0136 0612


Router 2 8 30 0006 288 0136 0392

Subtotal

176452

TOTAL 517841


297


Anexo D

Caacutelculo de la Hiacutedrica

Fase Fuente Cantidad Cantidad

Diacuteas

Consumo

Promedio

(ldiacutea)

Subtotal

(m3)

Plan de Gerencia Personas 2 10 60 - 80 120


Financieros Personas 5 5 60 - 80 150

Preparacioacuten Personas 8 5 60 - 80 240

Alcance Personas 8 22 60 - 80 1056

Ejecucioacuten Personas 8 44 60 - 80 2112

Entrega Personas 8 20 60 - 80 960

Postventa Personas 2 30 60 - 80 360

TOTAL

4998


298


Anexo E

Lista de Actividades Implementacioacuten SAP Business One

Nombre Comienzo Fin Nombres de los recursos Id Duracioacuten

programada

Plan Direccioacuten

del Proyecto mar 17-04-11 mieacute 17-04-12

Celular[1] Computador[1] Gerente General Impresora[1] Ingeniero de Sistemas

Papeleriacutea[1] Servicio de Internet[1] Subgerente Video Beam[1] 4 10 horas

Informes de

Desempentildeo mieacute 17-04-12 mieacute 17-04-12


Papeleriacutea[1] Servicio de Internet[1] Subgerente Video Beam[1]Auxiliar de

Bodega Contador Gerente de Compras Gerente de Ventas

5 4 horas

Reuniones de

seguimiento jue 17-04-13 vie 17-04-14




6 15 horas

Cierre del

proyecto vie 17-04-14 lun 17-04-17



Reunioacuten de Pre

- Kick Off lun 17-04-17 lun 17-04-17

Celular[1] Computador[1] Gerente General Papeleriacutea[1] Servicio de Internet[1]

Subgerente Video Beam[1] 8 2 horas

Reunioacuten de

Kick Off lun 17-04-17 mar 17-04-18


Subgerente Video Beam[1] Consultor Senior Contador Gerente de Compras

Gerente de Ventas Ingeniero de Sistemas Auxiliar de Bodega

9 35 horas

Entrega de

Comercial a

Consultoriacutea

mar 17-04-18 mar 17-04-18 Computador[1] Gerente General Consultor Senior Servicio de Internet[1]


Definicioacuten del

Cronograma mar 17-04-18 mar 17-04-18 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Subgerente 11 4 horas

Acta de Inicio mar 17-04-18 mieacute 17-04-19

Gerente General Papeleriacutea[1] Subgerente Computador[1] Implementacioacuten

ERP[$10700000000] Impresora[1] Licencia y Mantenimiento

[$24572152000] Licenciamiento de Software [$ 90478400000] Consultor

Senior

12 2 horas

Alcance Ventas

- Inventarios mieacute 17-04-19 mieacute 17-04-19

Celular[1] Computador[1] Gerente de Ventas Subgerente Video Beam[1]

Ingeniero de Sistemas Consultor Senior Auxiliar de Bodega 15 4 horas

Alcance

Compras -

Inventarios

mieacute 17-04-19 jue 17-04-20 Celular[1] Computador[1] Gerente de Compras Subgerente Video Beam[1]


Alcance

Finanzas jue 17-04-20 jue 17-04-20

Celular[1] Computador[1] Contador Subgerente Video Beam[1] Ingeniero de

Sistemas Consultor Senior 17 4 horas

Alcance

Activos Fijos jue 17-04-20 vie 17-04-21



Alcance

Produccioacuten vie 17-04-21 vie 17-04-21

Celular[1] Computador[1] Subgerente Video Beam[1] Ingeniero de Sistemas

Consultor Senior Auxiliar de Bodega 19 4 horas

Alcance Datos

Maestros vie 17-04-21 lun 17-04-24


Consultor Senior Contador Gerente de Compras Gerente de Ventas 20 4 horas

Alcance

Componente de

Integracioacuten

lun 17-04-24 lun 17-04-24 Celular[1] Computador[1] Subgerente Video Beam[1] Ingeniero de Sistemas

Consultor Senior Servicio de Internet[1] 21 4 horas

Alcance

Teacutecnico lun 17-04-24 mar 17-04-25



Alcance de

CRM - Ventas

y Servicio

mar 17-04-25 mar 17-04-25 Celular[1] Computador[1] Gerente de Ventas Subgerente Video Beam[1]

Ingeniero de Sistemas Consultor Senior 23 4 horas

Alcance Ventas

- Inventarios mar 17-04-25 mieacute 17-04-26



Alcance

Compras -

Inventarios

mieacute 17-04-26 mieacute 17-04-26 Celular[1] Computador[1] Gerente de Compras Subgerente Video Beam[1]


Alcance

Finanzas mieacute 17-04-26 jue 17-04-27



Alcance

Activos Fijos jue 17-04-27 jue 17-04-27



Alcance

Produccioacuten jue 17-04-27 vie 17-04-28



Alcance Datos

Maestros vie 17-04-28 vie 17-04-28


Consultor Senior Contador Gerente de Compras Gerente de Ventas Auxiliar de

Bodega

30 4 horas

Alcance

Componente de

Integracioacuten

vie 17-04-28 lun 17-05-01 Celular[1] Computador[1] Subgerente Video Beam[1] Ingeniero de Sistemas


Alcance

Teacutecnico lun 17-05-01 lun 17-05-01



299



programada

Alcance de

CRM - Ventas

y Servicio

lun 17-05-01 mar 17-05-02 Celular[1] Computador[1] Gerente de Ventas Subgerente Video Beam[1]


Entrega

Documento de

Alcance

mar 17-05-02 mar 17-05-02

Auxiliar de Bodega Computador[1] Consultor Senior Contador Gerente de

Compras Gerente de Ventas Ingeniero de Sistemas Papeleriacutea[1] Servicio de

Internet[1] Subgerente Impresora[1]

35 4 horas

Firma de

Alcances mar 17-05-02 mar 17-05-02


Compras Gerente de Ventas Gerente General Impresora[1] Ingeniero de

Sistemas Papeleriacutea[1] Servicio de Internet[1] Subgerente

36 2 horas

Entrega de

Templates de

informacioacuten

mar 17-05-02 mieacute 17-05-03


Compras Gerente de Ventas Gerente General Ingeniero de Sistemas Servicio de

Internet[1] Subgerente Video Beam[1]

37 4 horas

Explicacioacuten de

Templates mieacute 17-05-03 mieacute 17-05-03




38 2 horas

Instalacioacuten

Servidor SAP mieacute 17-05-03 jue 17-05-04

Celular[1] Computador[1] Ingeniero de Sistemas Servicio de Internet[1]

Servidor[$ 6000000000] Consultor Senior 42 8 horas

Instalacioacuten

Localizacioacuten jue 17-05-04 vie 17-05-05 Celular[1] Computador[1] Ingeniero de Sistemas Servicio de Internet[1] Servidor 43 4 horas

Instalacioacuten

Componente de

Integracioacuten

vie 17-05-05 vie 17-05-05 Celular[1] Computador[1] Ingeniero de Sistemas Servicio de Internet[1]

Servidor Consultor Senior 44 4 horas

Configuracioacuten

General Base de

Datos

mar 17-05-09 jue 17-05-11 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 51 20 horas

Configuracioacuten

Componente de

Integracioacuten

jue 17-05-11 vie 17-05-12 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 52 8 horas

Configuracioacuten

Teacutecnica vie 17-05-12 lun 17-05-15 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 53 8 horas

Configuracioacuten

Compras -

Logiacutestica

lun 17-05-15 mar 17-05-16 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 55 4 horas

Configuracioacuten

Ventas -

Inventarios

mar 17-05-16 mar 17-05-16 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 56 4 horas

Configuracioacuten

Datos Maestros mar 17-05-16 mieacute 17-05-17 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 57 4 horas

Configuracioacuten

Produccioacuten mieacute 17-05-17 mieacute 17-05-17 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 58 4 horas

Configuracioacuten

Finanzas mieacute 17-05-17 jue 17-05-18 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 59 8 horas

Configuracioacuten

CRM - Ventas

y Servicio


Configuracioacuten

Activos Fijos vie 17-05-19 vie 17-05-19 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 61 4 horas

Configuracioacuten

Proyectos vie 17-05-19 lun 17-05-22 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 62 4 horas

Acta

Configuracioacuten lun 17-05-22 lun 17-05-22

Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor Gerente

General Impresora[1] Papeleriacutea[1] Subgerente Ingeniero de Sistemas 64 2 horas

Buacutesquedas

Formateas lun 17-05-22 mar 17-05-23 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 67 10 horas

SP Bloqueo

Base de datos mar 17-05-23 mieacute 17-05-24 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 68 8 horas

Tablas y

Campos

definidos por el

Usuario

mieacute 17-05-24 jue 17-05-25 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 69 8 horas

Alerta - 1 jue 17-05-25 jue 17-05-25 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 71 2 horas

Alerta - 2 jue 17-05-25 vie 17-05-26 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 72 2 horas

Alerta - 3 vie 17-05-26 vie 17-05-26 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 73 2 horas


Autorizaciones

- 1 vie 17-05-26 lun 17-05-29 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 75 4 horas

Autorizaciones

- 2 lun 17-05-29 lun 17-05-29 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 76 4 horas

Autorizaciones

- 3 lun 17-05-29 mar 17-05-30 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 77 4 horas

Autorizaciones

- 4 mar 17-05-30 mar 17-05-30 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 78 4 horas

Formatos de

Impresioacuten - 1 mar 17-05-30 mieacute 17-05-31 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 80 4 horas

Formatos de

Impresioacuten - 2 mieacute 17-05-31 mieacute 17-05-31 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 81 4 horas

Formatos de

Impresioacuten - 3 mieacute 17-05-31 jue 17-06-01 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 82 4 horas

Formatos de jue 17-06-01 jue 17-06-01 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 83 4 horas

300



programada

Impresioacuten - 4

Formatos de

Impresioacuten - 5 jue 17-06-01 vie 17-06-02 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 84 4 horas

Formatos de

Impresioacuten - 6 vie 17-06-02 vie 17-06-02 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 85 4 horas

Browser Get

Keper vie 17-06-02 lun 17-06-05 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 87 4 horas

Dispositivos

Moacuteviles lun 17-06-05 lun 17-06-05

Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor Celular[1]

Ingeniero de Sistemas 88 4 horas

Acta

Personalizacion

es

lun 17-06-05 lun 17-06-05 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor Gerente


Cargue datos

Maestros

Inventario

lun 17-06-05 mar 17-06-06 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor Auxiliar de

Bodega Impresora[1] Papeleriacutea[1] Subgerente Ingeniero de Sistemas Celular[1] 93 4 horas

Cargue datos

Maestros

Proveedores

mar 17-06-06 mar 17-06-06

Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor Contador

Impresora[1] Papeleriacutea[1] Subgerente Ingeniero de Sistemas Celular[1] Gerente

de Compras

94 4 horas

Cargue datos

Maestros

Clientes

mar 17-06-06 mieacute 17-06-07



de Ventas

95 4 horas

Cargue Maestro

Plan de Cuenta mieacute 17-06-07 mieacute 17-06-07


Impresora[1] Papeleriacutea[1] Subgerente Ingeniero de Sistemas Celular[1] 96 4 horas

Cargue de

Saldos Iniciales

Inventario

mieacute 17-06-07 jue 17-06-08 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor Auxiliar de


Cargue de

Saldos Iniciales

de Balance

jue 17-06-08 vie 17-06-09 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor Contador


Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Cobrar

vie 17-06-09 lun 17-06-12



de Ventas

100 4 horas

Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Pagar

lun 17-06-12 lun 17-06-12



de Compras

101 4 horas

Pruebas de

Consultor lun 17-06-12 mar 17-06-13 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 103 8 horas

Presentacioacuten

Configuracione

s

mar 17-06-13 mieacute 17-06-14



Sistemas Papeleriacutea[1] Servicio de Internet[1] Servidor Subgerente Video

Beam[1]

104 4 horas

Actas de

Configuracioacuten

Final

mieacute 17-06-14 mieacute 17-06-14 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor Gerente


Reunioacuten de

Seguimiento mieacute 17-06-14 mieacute 17-06-14

Celular[1] Computador[1] Consultor Senior Gerente General Servicio de

Internet[1] Servidor Subgerente Video Beam[1] 106 3 horas

Acta de reunioacuten mieacute 17-06-14 jue 17-06-15 Celular[1] Computador[1] Consultor Senior Gerente General Servicio de

Internet[1] Servidor Subgerente Video Beam[1] Impresora[1] Papeleriacutea[1] 107 1 hora

Entrenamiento

Ventas -

Inventarios

jue 17-06-15 jue 17-06-15


Ingeniero de Sistemas Consultor Senior Auxiliar de Bodega Servidor Servicio de

Internet[1]

111 4 horas

Entrenamiento

Compras -

Inventarios

jue 17-06-15 vie 17-06-16

Celular[1] Computador[1] Gerente de Compras Subgerente Video Beam[1]

Ingeniero de Sistemas Consultor Senior Auxiliar de Bodega Servicio de

Internet[1] Servidor

112 4 horas

Entrenamiento

Finanzas vie 17-06-16 vie 17-06-16


Sistemas Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 113 4 horas

Entrenamiento

Finanzas 2 vie 17-06-16 lun 17-06-19



Entrenamiento

Produccioacuten lun 17-06-19 lun 17-06-19


Consultor Senior Auxiliar de Bodega Servicio de Internet[1] Servidor 115 4 horas

Entrenamiento

CRM - Ventas

y Servicio

lun 17-06-19 lun 17-06-19 Celular[1] Computador[1] Gerente de Ventas Subgerente Video Beam[1]


Entrenamiento



Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor 118 4 horas

Entrenamiento

Componente mar 17-06-20 mieacute 17-06-21



Capacitacioacuten

Crystal Report mieacute 17-06-21 mieacute 17-06-21



Entrenamiento

Hana mieacute 17-06-21 jue 17-06-22



Entrenamiento

Instalacioacuten jue 17-06-22 vie 17-06-23



Entrenamiento

Proyectos vie 17-06-23 vie 17-06-23

Celular[1] Computador[1] Consultor Senior Contador Gerente de Ventas

Gerente General Servicio de Internet[1] Servidor Video Beam[1] Subgerente 123 2 horas

Entrenamiento vie 17-06-23 vie 17-06-23 Celular[1] Computador[1] Subgerente Video Beam[1] Ingeniero de Sistemas 124 2 horas

301



programada

Dispositivos

Moacuteviles

Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor

Entrenamiento

Indicadores vie 17-06-23 vie 17-06-23


Gerente General Servicio de Internet[1] Servidor Video Beam[1]Auxiliar de

Bodega Gerente de Compras Ingeniero de Sistemas Subgerente

125 2 horas

Entrenamiento

Vistas

Analiacuteticas

vie 17-06-23 lun 17-06-26




126 4 horas

Entrenamiento

DTW lun 17-06-26 lun 17-06-26



Entrenamiento

Datos Maestros lun 17-06-26 mar 17-06-27

Auxiliar de Bodega Celular[1] Computador[1] Consultor Senior Contador

Gerente de Compras Gerente de Ventas Ingeniero de Sistemas Servicio de

Internet[1] Servidor Subgerente Video Beam[1]

128 4 horas

Entrenamiento

Administracioacuten

Sap

mar 17-06-27 mar 17-06-27 Celular[1] Computador[1] Subgerente Video Beam[1] Ingeniero de Sistemas


Acta de

Entrenamiento

Procesos

mar 17-06-27 mar 17-06-27

Gerente General Papeleriacutea[1] Subgerente Computador[1] Implementacioacuten ERP

Impresora[1] Licencia y Mantenimiento Licenciamiento de Software Auxiliar de

Bodega Consultor Senior Contador Gerente de Compras Gerente de Ventas

Ingeniero de Sistemas

131 1 hora

Acta de

Entrenamiento

Tecnico

mar 17-06-27 mieacute 17-06-28 Gerente General Papeleriacutea[1] Subgerente Computador[1] Implementacioacuten ERP

Impresora[1] Licencia y Mantenimiento Licenciamiento de Software 132 1 hora

Acta de

Entrenamiento

DTW

mieacute 17-06-28 mieacute 17-06-28 Gerente General Papeleriacutea[1] Subgerente Computador[1] Implementacioacuten ERP


Pruebas Ventas




Internet[1]

136 4 horas

Pruebas

Compras -

Inventarios

mieacute 17-06-28 jue 17-06-29




137 4 horas

Pruebas




Pruebas

Finanzas 2 jue 17-06-29 vie 17-06-30



Pruebas




Pruebas CRM -

Ventas y

Servicio

vie 17-06-30 lun 17-07-03 Celular[1] Computador[1] Gerente de Ventas Subgerente Video Beam[1]


Pruebas




Pruebas

Componente lun 17-07-03 mar 17-07-04



Capacitacioacuten

Crystal Report mar 17-07-04 mar 17-07-04



Pruebas Hana mar 17-07-04 mieacute 17-07-05 Celular[1] Computador[1] Subgerente Video Beam[1] Ingeniero de Sistemas


Pruebas

Instalacioacuten mieacute 17-07-05 jue 17-07-06



Pruebas

Proyectos jue 17-07-06 jue 17-07-06



Pruebas

Dispositivos

Moacuteviles

jue 17-07-06 vie 17-07-07 Celular[1] Computador[1] Subgerente Video Beam[1] Ingeniero de Sistemas


Pruebas





150 4 horas

Pruebas Vistas

Analiacuteticas vie 17-07-07 lun 17-07-10




151 4 horas

Pruebas DTW lun 17-07-10 lun 17-07-10 Celular[1] Computador[1] Subgerente Video Beam[1] Ingeniero de Sistemas


Pruebas Datos

Maestros lun 17-07-10 mar 17-07-11




153 4 horas

Pruebas

Administracioacuten

SAP



Acta de Pruebas

Procesos mar 17-07-11 mieacute 17-07-12




156 1 hora

Acta de Pruebas

Teacutecnico mieacute 17-07-12 mieacute 17-07-12


Impresora[1] Licencia y Mantenimiento Licenciamiento de Software Ingeniero de

Sistemas

157 1 hora

Acta de Pruebas

DTW mieacute 17-07-12 mieacute 17-07-12


Impresora[1] Licencia y Mantenimiento Licenciamiento de Software Ingeniero de 158 1 hora

302



programada

Sistemas

Cargue datos

Maestros

Inventario



Cargue datos

Maestros

Proveedores

jue 17-07-13 jue 17-07-13



de Compras

163 4 horas

Cargue datos

Maestros

Clientes

jue 17-07-13 vie 17-07-14



de Ventas

164 4 horas

Cargue Maestro

Plan de Cuenta vie 17-07-14 vie 17-07-14



Cargue de

Saldos Iniciales

Inventario

vie 17-07-14 lun 17-07-17 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor Auxiliar de


Cargue de

Saldos Iniciales

de Balance

lun 17-07-17 mieacute 17-07-19 Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1] Servidor Contador


Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Cobrar

mieacute 17-07-19 jue 17-07-20



de Ventas

169 8 horas

Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Pagar

jue 17-07-20 vie 17-07-21



de Compras

170 8 horas

Validacioacuten

Cargue Datos

Maestros

vie 17-07-21 vie 17-07-21


Compras Gerente de Ventas Ingeniero de Sistemas Servicio de Internet[1]

Servidor Subgerente

172 2 horas

Validacioacuten

Cargue

Financiero

vie 17-07-21 vie 17-07-21 Computador[1] Consultor Senior Contador Servicio de Internet[1] Servidor

Subgerente 173 2 horas

Validacioacuten

Cargue

Logiacutestico

vie 17-07-21 vie 17-07-21 Auxiliar de Bodega Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1]

Servidor Subgerente 174 2 horas

Validacioacuten

Cargue Cartera vie 17-07-21 lun 17-07-24

Computador[1] Consultor Senior Contador Servicio de Internet[1] Servidor

Subgerente Gerente de Compras Gerente de Ventas 175 2 horas

Validacioacuten

Impresioacuten de

Formatos

lun 17-07-24 lun 17-07-24


Subgerente Gerente de Compras Gerente de Ventas Impresora[1] Ingeniero de

Sistemas Papeleriacutea[1]

176 1 hora

Acta de Cargue

Datos Maestros lun 17-07-24 lun 17-07-24



Servidor Subgerente

178 2 horas

Acta de Cargue

Financiero lun 17-07-24 lun 17-07-24


Subgerente 179 1 hora

Acta de Cargue

Logiacutestica lun 17-07-24 lun 17-07-24

Auxiliar de Bodega Computador[1] Consultor Senior Servicio de Internet[1]

Servidor Subgerente 180 1 hora

Acta de Cargue

Cartera lun 17-07-24 lun 17-07-24


Subgerente Gerente de Compras Gerente de Ventas 181 1 hora

Salida en Vivo lun 17-07-24 mar 17-07-25


Gerente de Compras Gerente de Ventas Gerente General Impresora[1] Ingeniero

de Sistemas Papeleriacutea[1] Servicio de Internet[1] Servidor Subgerente

184 4 horas

Acompantildeamien

to Ventas -

Inventarios

mar 17-07-25 mar 17-07-25



Internet[1]

185 4 horas

Acompantildeamien

to Compras -

Inventarios

mar 17-07-25 mieacute 17-07-26




186 4 horas

Acompantildeamien

to Finanzas mieacute 17-07-26 mieacute 17-07-26



Acompantildeamien

to Activos Fijos mieacute 17-07-26 jue 17-07-27



Acompantildeamien

to Produccioacuten jue 17-07-27 jue 17-07-27



Acompantildeamien

to CRM -

Ventas y

Servicio

jue 17-07-27 vie 17-07-28 Celular[1] Computador[1] Gerente de Ventas Subgerente Video Beam[1]


Acompantildeamien

to Teacutecnico vie 17-07-28 vie 17-07-28



Acompantildeamien

to Componente vie 17-07-28 lun 17-07-31



Acompantildeamien

to Proyectos lun 17-07-31 lun 17-07-31



Acompantildeamien

to Hana lun 17-07-31 mar 17-08-01



Acta

Acompantildeamienmar 17-08-01 mar 17-08-01

Gerente General Impresora[1] Ingeniero de Sistemas Papeleriacutea[1] Servicio de

Internet[1] Subgerente Video Beam[1] Computador[1] Consultor Senior 197 4 horas

303



programada

to

Reunioacuten

Seguimiento mar 17-08-01 mieacute 17-08-02

Computador[1] Consultor Senior Gerente General Impresora[1] Papeleriacutea[1]

Servicio de Internet[1] Subgerente Video Beam[1] 198 4 horas

Reunioacuten de

Precierre mieacute 17-08-02 mieacute 17-08-02



Definicioacuten

Pendientes

Implementacioacuten

mieacute 17-08-02 jue 17-08-03



Servidor Subgerente

201 4 horas

Preliminar Acta

de Cierre jue 17-08-03 jue 17-08-03

Celular[1] Computador[1] Consultor Senior Impresora[1] Papeleriacutea[1] Servicio

de Internet[1] Subgerente 202 3 horas

Reunioacuten Acta




Acta Entrega

Soporte jue 17-08-03 vie 17-08-04



Reunioacuten

Soporte vie 17-08-04 vie 17-08-04



Ingreso

Plataforma de

Soporte

vie 17-08-04 vie 17-08-04 Celular[1] Computador[1] Subgerente Ingeniero de Sistemas Servicio de

Internet[1] 207 1 hora

Ingreso Chat de

Soporte vie 17-08-04 vie 17-08-04

Celular[1] Computador[1] Subgerente Ingeniero de Sistemas Servicio de


Ingreso Ftp vie 17-08-04 vie 17-08-04 Celular[1] Computador[1] Subgerente Ingeniero de Sistemas Servicio de


Acta

Asignacioacuten Post

Venta

vie 17-08-04 lun 17-08-07

210 4 horas

Fuente Elaboracioacuten propia (2017) en el Programa Microsoft Project

304


Anexo F

Diagrama de Gantt

305


306


307


308


309



310


Anexo G

Project Implementacioacuten SAP Business One

311


312


313


314


315


316


Anexo H


Semestral Trimestral Mensual

Creacioacuten de reportesRecibir los reportes generados

por los usuarios

de

CumplimientoX 100

Creacioacuten de programas

Crear programacioacuten de

innovacioacuten que permita a los

usuarios familiarizarse de una

forma mas optima con la

plataforma

de

CumplimientoX 95

Consultor de

implementacioacuten

Soporte a usuarios

Brindar soporte oportuno a los

usuarios que hacen uso de la

plataforma

de

CumplimientoX 95 Lider Teacutecnico

CapacitacionesBrindar capacitacioacuten oportuna al

personal de la compantildeiacutea

de

CumplimientoX 100 Gerente de proyecto

Alcance

Tener definido el alcance para

saber que se espera obtener en

el proceso

de

Cumplimiento100 cumplimiento en el alcance X 100 Gerente de proyecto

Revisioacuten final y cierre de

alcance

Cumplir con lo estipulado al inicio

del proceso y hacer el

respectivo seguimiento

de


Especificaciones del

producto o servicio

Medir el grado de cumplimiento

con las especificaciones del

producto o servicio que se va a

implementar

de


Seguridad

Verificar permisos del software

que se va a instalar para evitar

que se presenten perdidas de

informacioacuten

de

CumplimientoX 100

Consultor de

implementacioacuten

Fecha de entrega

Cumplimiento de las fechas

programadas dentro del tiempo

pactado

de



META RESPONSABLE

INDICADORES DE DESEMPENtildeO

FRECUENCIAACTIVIDAD OBJETIVO INDICADOR FORMULA DE CALCULO

100

100

100

100

100

100

100

100

317


Anexo I

Formatos de Auditoria Interna

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

Nordm AUDITORIA

EMPRESA AUDITADA

NORMA DE REFERENCIA

ALCANCE DE LA AUDITORIA

EQUIPO AUDITOR

FECHAS DE REALIZACIOacuteN

NUacuteMERO DE HOJAS

FECHA DEL INFORME

318


DEPARTAMENTO AacuteREA O PROCESO

AUDITADO

Nordm

HOJA

ISO 90012015 Requisitos generales y Gestioacuten

de la documentacioacuten

1

ASPECTOS A VERIFICAR (NOTES INICIALES DEL AUDITOR) Nordm Auditoria

Requisitos de la documentacioacuten y los registros proceso de

aprobacioacuten controles documentales (edicioacuten fecha identificacioacuten

distribucioacutenhellip) proteccioacuten (copias de seguridad digitales privilegios

de accesohellip) tiempo de retencioacutenhellip

Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores

OBSERVACIONES NOTES COMENTARIOS DEL AUDITOR

NO CONFORMIDADES (INDICAR LAS EVIDENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO)

COacuteDIGO (nuacutemero) CALIFICACIOacuteN(1)

PUNTO NORMA

DESCRIPCIOacuteN NO CONFORMIDAD Y EVIDENCIAS

--- --- --- ---

(1) Calificar NC seguacuten CALIFICACIOacuteN TOTAL

NC

(Auditores)

1 Desviacioacuten menor afecta poco al resultado de los

procesos

2 Desviacioacuten moderada En ciertas condiciones puede

afectar a los procesos

3 Desviacioacuten importante Puede provocar defectos o errores

que afecten a la satisfaccioacuten del cliente

319


DEPARTAMENTO AacuteREA O PROCESO AUDITADO Nordm HOJA

Procesos de gestioacuten de los recursos humanos y

gestioacuten del ambiente de trabajo 2

ASPECTOS A VERIFICAR (NOTAS INICIALES DEL AUDITOR) Nordm Auditoria

Gestioacuten de los RRHH definicioacuten de la competencia necesaria

proceso de seleccioacuten de personal gestioacuten de la formacioacuten y su

evaluacioacuten registros de formacioacuten y competencia

Gestioacuten del ambiente de trabajo

Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


-- -- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





320



Planificacioacuten de la realizacioacuten del servicio y procesos

relacionados con el cliente 3


Planificacioacuten del servicio procesos de atencioacuten al cliente

determinacioacuten de sus requisitos revisioacuten y canales de comunicacioacuten

informacioacuten sobre productos precios y atencioacuten de las reclamaciones

Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


-- -- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





321



ISO 90012015 Procesos de gestioacuten de los recursos

de infraestructura y control de los equipos de medicioacuten 4


Gestioacuten de la infraestructura inventario definicioacuten del

mantenimiento plan de mantenimiento registros del mantenimiento

histoacuterico de intervenciones verificacioacuten y control de los equipos de

medicioacuten

Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


-- -- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





322



ISO 90012015 Medicioacuten anaacutelisis y mejora 5


Gestioacuten de la satisfaccioacuten del cliente auditorias internas

mantenimiento de indicadores de gestioacuten (seguimiento de procesos y

productos del sistema de gestioacuten) gestioacuten de productos no conformes

acciones correctivas y acciones preventivas

Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


--- --- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





323



Procesos responsabilidad de la direccioacuten 6


Compromiso de la Direccioacuten Poliacutetica de Calidad Objetivos

Definicioacuten de la estructura organizativa definicioacuten de responsabilidades

y autoridades para cada puesto de trabajo Figura del representante de la

Direccioacuten Revisioacuten del sistema por la Direccioacuten Procesos de

comunicacioacuten interna Orientacioacuten al cliente por parte de la Direccioacuten

Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


--- --- ---


NC

(Auditores)


procesos





324


Anexo J

Risk Breakdown Structure -RiBS

Fecha

ID Descripcioacuten del Riesgo Disparador

Pro

ba

bil

ida

d

Imp

acto

Imp

ort

an

cia

Ca

teg

oriacute

a

Estrategia de

Respuesta

iquestEn queacute consiste la

estrategia de respuesta Plan de Contingencia

Est

ad

o

Se

gu

imie

nto

1

No cumplir con el alcance

estipulado en el proyecto el cual

afecta dar comienzo al proyecto

generando retrasos en el

cronograma y sobrecostos

No tener definido el alcance del

proyecto60 8 5

Gerencia del

proyectoMitigar

Tener definido desde el

comienzo lo que se desea y

hacia donde va encaminado

el proyecto

Definicioacuten del alcance del

proyecto

Cerrado-ya

no ocurriraacute

2

Negativa de los usuarios a realizar

la implementacioacuten lo cual afecta

la duracioacuten del proyecto e

incrementa los costos

falta de conocimiento por parte del

usuario en el uso de la aplicacioacuten60 8 5 De la organizacioacuten Mitigar

Explicar al usuario de una

manera facil y dinamica el

uso de la aplicacioacuten y las

ventajas que tiene el poder

implementarla

Darle a conocer las ventajas que

tiene la implementacioacuten de un

ERP

En

seguimiento

3

No contemplar las peticiones de

los usuarios lo cual hace que se

incremente el cronograma y las

actividades ya programadas da un

retraso en la entrega del proyecto

No recibir todos los requerimientos

necesarios de los usuarios para

poder darle buen uso a la

plataforma

50 5 3 De la organizacioacuten Mitigar

Tener en cuenta desde el

comienzo todas las

peticiones y sugerencias

dadas por los usuarios

Brindar mayor apoyo a las

necesidades de los usuarios

En

seguimiento

4


problemas teacutecnicos el cual hace

que se exceda el tiempo estimado

de entrega del proyecto

No tener los equipos necesarios

para realizar la instalacioacuten del ERP50 5 3 Teacutecnicos Aceptar

Adquirir los equipos

servidores licencias y

personal capacitado para la


Cumplir con el cronograma

establecido para la instalacioacuten

de la ERP

Requiere

Respuesta

En

seguimiento

5


cual lleva a que se presenten

demoras en el cronograma y este a

su vez genere mayores costos

Mediante las reuniones o por

correo electronico dejar claro lo

que se espera recibir al final de la

implementacioacuten del ERP

30 3 1Gerencia del

proyectoMitigar

Por medio de un acta dejar

definido cada punto que se

tome en la reunioacuten las

tareas a realizar como

conclusioacuten a la reunioacuten

Concluir las reuniones dejando

claro lo que se espera obtener y

las tareas a realizar

En

seguimiento

6


con respecto a las entregas que se

deben realizar el cual afecta la

oportuna culminacioacuten en los

entregables

No se estipulo desde el comienzo

como se iba a hacer entrega de los

paquetes de trabajo

30 3 1Externos de la

organizacioacutenMitigar

Desde el acta de constitucioacuten

dejar definido como se va a

hacer la entrega de los

paquetes de trabajo

Entregar en los tiempos

programados cada paquete de

trabajo

En

seguimiento

Registro de Riesgos

Proyecto

Gerente de Proyecto

325



Pro

ba

bil

ida

d

Imp

act

o

Imp

ort

an

cia

Ca

teg

oriacute

a

Estrategia de

Respuesta



Est

ad

o

Seg

uim

ien

to

7


software no se realizan las

pruebas correspondientes lo cual

ocasiona retraso en las entregas y

aumento en el cronograma


necesarias cuando se instalo el

ERP este ocaciono fallas en el

servidor

50 5 3 Teacutecnico AceptarBrindar soporte oportuno a

la plataforma

Por medio de un buzoacuten de

sugerencias se recibiran todas

las quejas y reclamos Y por

medio de escritorio remoto se

brindara soporte a los usuarios

En

seguimiento

8

Brindar capacitacioacuten al personal

que va a usar la aplicacioacuten la falta

de conocimiento ocasiona dantildeos al

software y sobre costos

Falta de conocimiento para el uso

de la plataforma50 8 4 De la organizacioacuten Mitigar

Brindar capacitacioacuten al

personal

Realizar un cronograma de

capacitacioacuten para todo el

personal que les permita tener

mayor familiarizacioacuten con la

plataforma

En

seguimiento

9

Configuracioacuten personalizadas no


diferentes dependecias de la

compantildeiacutea

No tener determinado los ajuste 30 3 1 Teacutecnico Evitar

Se debe hacer configuracioacuten

personalizada debido a que

cada areacutea maneja una

funcioacuten diferente

Hacer instalacioacuten por modulos

separados

En

seguimiento

10


modulos en los tiempos adecudos



No tener determinado los ajustes

necesarios para el mantenimiento

de los equipos

50 5 3 Teacutecnico Evitar

Crear un cronograma de

mantenimiento para los

equipos que estan

involucrados en la

implementacioacuten


establecido para el


En

seguimiento

11No tener definida la ruta para el

cargue de datos generara sobre

costos en el proyecto

No tener el Disentildeo de la Aplicacioacuten 50 5 3 Teacutecnico Mitigar

Se debe hacer el cargue de la

informacioacuten cada vez que se

instala un modulo

Cargar toda la informacioacuten

cuando se instalan los modulos

En

seguimiento

12

No realizar el analisis cargue de

informacioacuten Implica que se

pueden generar errores en los

modulos los cuales pueden

ocasionar retraso en la entrega

No Implementar la recoleccioacuten

de la informacioacuten que se va a

cargar


Antes de hacer el envio de la

informacioacuten se debe realizar

una revisioacuten para verificar

que todo cumpla con los

estandares

Verificacioacuten de la informacioacuten

que se va a suministrar a los

modulos util izados por los

usuarios

En

seguimiento

12

No tener acompantildeamiento teacutecnico

genera en los usuarios un mal uso

hacia la aplicacioacuten la cual puede

generar dantildeo en ella y sobrecostos

en la entrega

No tener seleccionado el

equipo de trabajo30 3 1 Externo Evitar

Se debe ener definido el

personal que va a estar

haciendo el

acompantildeamiento durante la


Brindar a los usuarios toda la

informacioacuten requerida para que

hagan buen uso de los modulos

En

seguimiento

13


salida en vivo implica

desconfianza en lo que se esta

recibiendo por parte del equipo

implementador

No generar el acta de cierre de

salida en vivo necesaria para

hacer una entrega efectiva


Despues de instalar los

modulos se debe verificar

que toda la informacioacuten se

encuentre documentada

Todos los modulos deben estar

instalados en cada uno de los

equipos con la informacioacuten

necesaria para que el usuario la

entienda y haga buen uso de la

herramienta

En

seguimiento

326


Anexo K

Matriz de riesgos

RIESGOMUY

BAJO 1

BAJO

2

MEDIO

3

ALTO

4

MUY

ALTO 5

No cumplir con el alcance estipulado en el

proyecto el cual afecta dar comienzo al

proyecto generando retrasos en el


60 8 480 Importante

MUY ALTA 5 5 10 15 20 25


implementacioacuten lo cual afecta la duracioacuten

del proyecto e incrementa los costos

60 8 480 Importante

ALTA 4 4 8 12 16 20

No contemplar las peticiones de los usuarios

lo cual hace que se incremente el


programadas da un retraso en la entrega del

proyecto

50 5 250 Importante

MEDIA 3 3 6 9 12 15

Demora en la instalacioacuten por problemas

teacutecnicos el cual hace que se exceda el

tiempo estimado de entrega del proyecto

50 5 250 Importante

BAJA 2 2 4 6 8 12

Falta de comunicacioacuten efectiva la cual lleva a

que se presenten demoras en el cronograma

y este a su vez genere mayores costos

30 3 90 Importante

MUY BAJA 1 1 2 3 4 5

Desacuerdo entre los involucrados con

respecto a las entregas que se deben



30 3 90 Importante

Problemas o quejas con el nuevo software

no se realizan las pruebas correspondientes

lo cual ocasiona retraso en las entregas y


50 5 250 Importante

Brindar capacitacioacuten al personal que va a

usar la aplicacioacuten la falta de conocimiento

ocasiona dantildeos al software y sobre costos

50 8 400 Importante

Configuracioacuten personalizadas no hacerlas

implica desorden en las diferentes

dependecias de la compantildeiacutea

30 3 90 Importante

No realizar las pruebas de los modulos en

los tiempos adecudos implica retraso en el

cronograma e incrementos en el proyecto

50 5 250 Importante

No tener definida la ruta para el cargue de

datos generara sobre costos en el proyecto50 5 250 Importante

No realizar el analisis cargue de informacioacuten

Implica que se pueden generar errores en los

modulos los cuales pueden ocasionar retraso

en la entrega

30 3 90 Importante

No tener documentado el cierre de salida en

vivo implica desconfianza en lo que se esta


implementador

50 3 150 Importante

0 Marginal

MATRIZ DE RIESGOS LEYENDA

GRAVEDAD (IMPACTO)

APARICIOacuteN

(probabilidad)

Riesgo muy grave Requiere medidas preventivas urgentes No se debe

iniciar el proyecto sin la aplicacioacuten de medidas preventivas urgentes y sin acotar soacutelidamente el riesgo

Riesgo importante Medidas preventivas obligatorias Se deben controlar

fuertemente las variables de riesgo durante el proyecto

Riesgo apreciable Estudiar econoacutemicamente si es posible introducir medidas

preventivas para reducir el nivel de riesgo Si no fuera posible mantener las variables controladas

Riesgo marginalSe vigilaraacute aunque no requiere medidas preventivas de

partida

Aparicioacutenprobabilidad

Gravedad(Impacto)

Valor del Riesgo

Nivel de Riesgo

II






Trabajo de grado para obtener el tiacutetulo de Especialistas en Gerencia de Proyectos

Asesor ING MARIacuteA CRISTINA ZAPATA O





III



_________________________________

_________________________________

_________________________________

_________________________________


_________________________________

Jurado

_________________________________

Jurado


IV


Contenido

1 Antecedentes 22






1141 Clientes 26

1142 Accionistas 26


1144 Proveedores 26

1145 Estado 27






1151 Misioacuten 28

1152 Visioacuten 29

1153 Valores 29

V























VI




1341 Supuestos 55











2142 EPICOR 73








VII


2222 Beneficios 84



1404044TR14047 y PAS 2050) 88



insumos) 90















VIII











243 Matriz P5 120





2471 Objetivos 123

2472 Metas 123






IX












343 Cronograma 177






Costos CBS 183





X

















recompensas 217






XI























XII














4 Referencias 284

XIII


Lista de Tablas













Ambiental 111






XIV






















XV





















XVI


Lista de Figuras



















XVII



abastecimiento 93


Demanda 93

















XVIII









XIX


Lista de Anexos












20


Resumen













Palabras calves


21


Abstract











stakeholders

Keywords


22


1 Antecedentes







diferentes sectores



laboratorio





analiacuteticas






23








del paiacutes






24














25











laboratorio



26





1141 Clientes





1142 Accionistas


1143 Talento humano




1144 Proveedores


servicios

27


1145 Estado



1146 Medio ambiente



complementarios














28
















1151 Misioacuten





29


1152 Visioacuten




1153 Valores



Confiabilidad

Talento Humano









30









31








32















33

















o inversionistas




34






Deficiente

proceso de

compras

Deficiente

proceso de

ventas

Deficiente

proceso de

Inventarios

Deficiente

proceso de

Produccioacuten

Deficiente

Proceso de

Contabilidad

Deficiente

proceso de

CRM

Demora en

aprobacioacuten de

descuentos

Demoras en la

generacioacuten de

ofertas

Falta de

informacioacuten

de clientes

Falta de listas

de precios de

venta

Desconocimiento de

su ciclo comercial

No permite

el envioacute de

correo

Demoras

en la

generacioacuten

de facturas

Falta de

cronograma

de visitas

Aumento

de cartera

Mala

planeacioacuten de

pedidos

Falta de listas

de precios de

compra

Sobrecostos

de productos


seguimiento de las


Bajo abastecimiento

de inventario

No se cuenta

con informes

para anaacutelisis

de compras

Bajo control de

entregas totales y


y proveedores

Falta de

alertas sobre

stocks de

inventario

Deficiente

planeacioacuten

Demora en la

entrega del

servicio y equipos

Desconocimiento

de la demanda

del producto

Mala causacioacuten

de los registros

Deficiente

trazabilidad de

las transacciones


de Informes

Financieros


ingresos

Perdida de

clientes

Aumento

devoluciones de

producto


Sobreprecio

Productos

Aumento de stock

en inventario

Perdida de

proveedores

Altos costos de

almacenamiento

Disminucioacuten de

stock en inventario



Insatisfaccioacuten

del cliente

Demoras en pago

a proveedores

Falta de flujo


Tributarias


mercado

internacionel


nuevos clientes


de mercadeo



35















y presupuestos








36











37







38
















39

















Figura 10)






40














41











pagar en liacutenea








efectiva






42

















negocio






43





organizacioacuten




formacioacuten







inmediatamente






reducido

44























45





empresa



1 Requerimientos














SI NO NO












SI SI SI





transacciones

SI SI SI





SI SI SI


Caja SI SI SI

Gastos SI SI SI




46




Informes SI SI SI



Backup SI SI SI



pedidos

SI SI SI

6 Requerimientos de


SI SI SI







SI SI SI


personal

NO NO NO








SI NO NO


descuentos ofertas

SI NO SI









inventarios

SI NO SI


de compra

SI NO SI




de equipos

SI NO NO



SI NO NO


proyecto

SI NO NO


compras

SI NO NO







47






SAP Business One










Business One son








equipos)

48



















recaudo de cartera

49















50



EMCICOS





encada cliente



recaudo y la compra









51








decisiones





proveedores

52
























53
























54





55







EMCICOS

wwwheinsohncomco

wwwemcicoscomco



1341 Supuestos





1342 Restricciones





56


















SAP Business One






57










2018)


Finanzas

Este moacutedulo




cada paiacutes


finanzas





58












incluida






Ventas Clientes






siguiente forma

59




















- Pedido





60






importadas











Socios de negocios







empresa

61














pago





Inventario





especiales

62









Inventario

Recursos




clave











63




Produccioacuten



un producto












artiacuteculo




MRP

64







vacaciones)






previsiones






Servicio




Por ejemplo puede


65






su trabajo diario







Soporte de clientes







Business One





66
















Informes



- Finanzas


- Compras y ventas



- Inventario

67


- Produccioacuten

- MRP

- Servicio

- Recursos Humanos









68




211 Poblacioacuten











empresa






69












(Unipymes 2016)

70












potenciales riesgos




71























72







CONCEPTO VALOR


BASE DE DATOS


LICENCIAS




SUBTOTAL

U$308800

SUBTOTAL PESOS

$904784000






Heinsohn

1 PREMIUM $107000000


$107000000


CONCEPTO VALOR






U$83864

SUBTOTAL PESOS

$245721520



$1257505520


73


2142 EPICOR


CONCEPTO VALOR


BASE DE DATOS


LICENCIAS


SUBTOTAL U$56000




CONCEPTO VALOR






antildeo 2017) $41720000




CONCEPTO VALOR


BASE DE DATOS


LICENCIAS



SUBTOTAL U$350000



CONCEPTO VALOR









74






otros


implementacioacuten









PE = ------------------------------------ = -------------------------------------- = 088








75


















siguientes procesos





76



DESCRIPCIOacuteN





PYG Final







VENTAS



OVenta OCompra)


OVenta OCompra)

COMPRAS


77








INVENTARIOS




ENTREGABLE

- Forecast

- Cotizacioacuten

- Orden de Venta

- Orden de Compra





DESCRIPCIOacuteN




78















competencias etc








demanda

79





ENTREGABLE










teacutecnico

DESCRIPCIOacuteN





o por actividad



80












ENTREGABLE





actividades








81




DESCRIPCIOacuteN



del negocio





DESCRIPCIOacuteN







DESCRIPCIOacuteN






82










solucioacuten







funcionalidad cubre







83




cobrar




pagos

















84




2222 Beneficios

















eficacia

85









robusta










que generan negocio






86















requiera








87





funcionalidad cubre









cobrar




pagos







88















ISO 1404044TR14047 y PAS 2050)






89














90









insumos)


SAP Business One




91
















92



LICENCIA









































93





abastecimiento




94












ESTUDIO DE





95


ESTUDIO DE



Consulta e

informes 5





Ventas 5






Nomina 5
















96







una poacuteliza






leasing empresarial



CONCEPTO VALOR ($)


Licencias 926400000




TOTAL 1382900000


97














0 1 2 3 4 5 6

219584253 231584253 231584253 231584253 231584253 231584253

98



















0 1 2 3 4 5 6

1317505520 60000000

99



diaria



















100












$1725000000

BC = ------------------------ = 115

$1500000000









final

101























102





















103




SAP





numeral 223)




EMCICOS

104







105




2413 Matriz PESTLE



106








Cultura

Organizacional














X X

X

X

X













cual se traduce en


para EMCICOS

Procesos

Actuales de

EMCICOS

En EMCICOS se puede














X X X X

X

X














de operacioacuten

Resistencia al

Cambio

Algunas personas de



X X X

X

X




107













se refiere generan


laboral














en general


del Personal










X

X X

X












cultural

Infraestructura







contabilidad

X

X

X

X









mantenimiento


X

X

X


108















para avances e

implementaciones

Servicios








continuamente

X

X X

X

X








y de datos)















proteccioacuten

X

X X

X

X










EMCICOS

Legislacioacuten

Nacional






entidades

X X

X








109








empresa de EMCICOS

Tasa de Cambio

al Alza




Moneda Doacutelar

X

x

X






organizacioacuten

Tasa de Cambio

a la Baja




Moneda Doacutelar

X

x

X












EN Entrega

PV Postventa



110







de las actividades



Fenoacutemenos

bioloacutegicos





Fenoacutemenos de

Origen Humano





Vandalismo

Fenoacutemenos de









Fenoacutemenos de

Origen Natural







111












Vandalismo Bajo











Escenario de Riesgo



Fases a Evaluar


112





Fase de Alcance


Criterio Riesgo







Humano









Tecnoloacutegico





cronograma

113


Criterio Riesgo



Natural








Criterio Riesgo







Humano










Tecnoloacutegico



de informacioacuten



Tecnoloacutegico



implementacioacuten










Natural







114










Nivel de Riesgo

Fase de Alcance


Riesgo Probabilidad

de Ocurrencia





estos

Alta











costos

Media


115





Ocurrencia










Baja












Baja



moacutedulos

Baja




Media


116



Fase de Alcance






cronograma




pendientes






















cronograma






cronograma







proyecto






cronograma y costos





117





















One




del mismo















operacioacuten









organizacioacuten






de los servidores






operacioacuten















118






pruebas


necesarias



















119






120



243 Matriz P5



















121








calidad de vida














LED


122














Sostenibilidad

Administrativa y

operativa







procesos







Sostenibilidad

Tecnoloacutegica


moacutedulo




123


2471 Objetivos















2472 Metas







124






como sea posible












financieros






125



















negocio




126





Agua Consumo de

agua




del agua

consumida en

el mes


---------------------------------------





EMCICOS

Energiacutea

Eleacutectrica

Consumo de

energiacutea

eleacutectrica



de energiacutea


mes


---------------------------------------


Mantener las



Cliente

Mantener el

nuacutemero de

clientes

satisfechos





cumplimiento

del 90


---------------------------------------


Aprendizaje

y crecimiento

Competencias

estrateacutegicas


a todo el personal



aacuterea asignada

cumplimiento

del 90


realizadas

----------------------------------------


programadas

Papel Ahorro de

papel


uso de papel

Ahorrar el

10 de papel

durante el

mes


consumo de papel



cumplimiento

del 90


ejecutadas

----------------------------------------


programadas


de equipos

Establecer un

cronograma para

realizar el



demaacutes

cumplimiento

del 90


ejecutado

----------------------------------------


programado


normativo

verificar el

cumplimiento de la

norma

Cumplimiento

normativo 90



----------------------------------------



127


2474 Seguimiento



Consumo de

agua


de agua en EMCICOS

eliminando consumos


misma




Consumo de

energiacutea



condiciones




Mantener el

nuacutemero de

clientes

satisfechos




ofrecido





acordado

Competencias

estrateacutegicas












papel








plan de trabajo





moacutedulo

Mantenimiento

de equipos




demaacutes



computo

Cumplimiento

normativo


norma



128



129






PROYECTO No DEL

PROYECTO

TIPO DE

PROYECTO


EMCICOS SAP-230 ERP


CLIENTE

INICIOFIN

PLANIFICADO


AGOSTO 2017

ORGANIZACIOacuteN

EJECUTANTE

RESPONSABLE DEL


RESPONSABLE DEL

PROYECTO (CLIENTE)

HEINSOHN BUSINESS

TECHNOLOGY

LUIS ALEJANDRO RUIZ







JUSTIFICACIOacuteN







130



























131















presupuestos










bancarias


132












clientes














Sizing del hardware

133












atribuciones














134




EQUIPO DE TRABAJO



Gerente General









18


03



12

Salida en

Vivo









135
















procesos








Gerente de Proyecto

136



















- Instala Producto






137







proceso


















138

























139

























EMCICOS


SUBGERENTE

FECHA 01042017

140



SUBGERENTE

FECHA 01042017


GERENTE GENERAL

FECHA 01042017





















de laboratorio




finanzas


punta
















141
























142









SAP Business One





responsabilidad







PREPARACIOacuteN

Acta de Inicio



143







Alcance Firmado











los procesos



proceso



Preliminar



CAPACITACIOacuteN





PRUEBAS


144






PRE-SALIDA EN VIVO


definitiva



ACOMPANtildeAMIENTO




POSTVENTA





SUPUESTOS








145




RESTRICCIONES







ofrecidos




146






proyecto






proyecto


lo resuelve Fuente

Estado

Actual ()



Cumplir con el




ISAPBOEE02




Cumplir con el






Cumplir con el




ISAPBOEE04




Cumplir con el






Cumplir con el




147



proyecto


lo resuelve Fuente

Estado

Actual ()


informacioacuten



Cumplir con el




ISAPBOEE07





Cumplir con el




ISAPBOEE08




colombiana

Cumplir con el




ISAPBOEE09





Cumplir con el




ISAPBOEE10




Cumplir con el


141 Entrenamiento y


ISAPBOEE11




Cumplir con el



Datos EMCICOS Ap

ISAPBOEE12





Cumplir con el


ISAPBOEE13



menor a 36 horas

Cumplir con el




148


333 Acta de Cierre


Proyecto SAP



Aacuterea SAP

Cliente


Filial Bogotaacute

Fecha de registro





Distribucioacuten


Gerente Proyecto



Alcance



149




Entregables

1 Acta de Inicio









Comentarios








previsto

150




de los Procesos)





empaquetada)








ninguno)



Teleacutefono 1

Fax


Direccioacuten

Persona de contacto

151




Fabricante


Vendedor

Centro de costo

Proyecto


Centro de costo

Proyecto






Proveedor


Orden de compra



Nota Creacutedito



152



Entradas directas

Salidas directas



Historia de Cambios



Aprobaciones


Fecha Nombre Firma

153






154




proyecto







155


Fase Final



Fase Salida en Vivo



156










11 PREPARACIOacuteN

Descripcioacuten



Actividades







Descripcioacuten




157








12 ALCANCE

Descripcioacuten




Actividades


proceso






Descripcioacuten


empresa EMCICOS


158




Responsable




Descripcioacuten



Actividades






Descripcioacuten



Actividades




Entregar Template



159


13 REALIZACIOacuteN

Descripcioacuten


Business One

Actividades


Instalar Equipos






Actividades


Solicitar Licencias




Descripcioacuten



Actividades




160




Descripcioacuten



Actividades







Descripcioacuten



Actividades

Definir usuarios

Crear Base de Datos





161



Descripcioacuten



Actividades

Crear Base de Datos






Descripcioacuten



Actividades







Descripcioacuten




162






Descripcioacuten





Actividades







Descripcioacuten


para pruebas

Actividades



Pagar Preliminares

Validar Templates

163



1326 CIERRE

Descripcioacuten



Actividades





14 FASE FINAL

Descripcioacuten



Actividades




Afinar el sistema



Descripcioacuten



164


Actividades


Documentar procesos

Realizar videos



Descripcioacuten



Actividades








Descripcioacuten



Actividades



Realizar video


165




Descripcioacuten



Actividades






142 PRUEBAS

Descripcioacuten




Actividades








166



Descripcioacuten



Actividades






Analizar el proceso




Descripcioacuten



Actividades






Analizar el proceso


167




Descripcioacuten



Actividades







15 SALIDA EN VIVO

Descripcioacuten



Actividades



Cuentas por Pagar





168



Descripcioacuten


Business One

Actividades

Entregar Template



Cuentas por Pagar




Descripcioacuten



Actividades



Artiacuteculos)





Descripcioacuten



169


Actividades









Descripcioacuten



sistema

Actividades

Generar Reportes


Actualizar Maestros




Descripcioacuten


en la Base de Datos


170








152 SALIDA EN VIVO


Actividades




Ajustar procesos




Actividades


Contabilidad)



Analizar el proceso

171





Descripcioacuten



Actividades





Analizar el proceso




Descripcioacuten



Actividades






172


153 CIERRE

Descripcioacuten



Actividades




















173




















modificacioacuten


proyecto



174








necesidades



caso




siguiente









al cronograma

175




176


342 Diagrama de Red



177


343 Cronograma














Recurso Tiempo

Ejecucioacuten (hh)

Dedicacioacuten

(hm)

Tiempo

Planeado









178





















Gerencia del

proyecto $125750552000 $125750552000 $- 11042017 475 horas


Fase I $- $- $- 19042017 36 horas


Fase II $- $- $- 25042017 36 horas


Cierre $- $- $- 2052017 12 horas



Pruebas $- $- $- 28062017 81 horas

Cargue de datos


179



Cierre $- $- $- 2082017 27 horas











180













Cloud



Implementacioacuten

SAP Business One $1317505520 $0 $1317505520 $0 $0 $0


Alcance $0 $0 $0 $0 $0 $0


Fase Final $0 $0 $0 $0 $0 $0

Salida en Vivo $0 $0 $0 $0 $0 $0

181






Base

Variacioacuten

de Costo Comienzo


Subgerente $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11







Celular $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Computador $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Impresora $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11



Video Beam $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11






182



Nombre Costo

Fijo

Costo


Costo de

Liacutenea Base

Variacioacuten

de Costo Comienzo

Duracioacuten

Programada Id

Gerencia del


Anaacutelisis


Anaacutelisis

Alcance Fase

II

$0 $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-25 36 horas 24

Revisioacuten Final

y cierre de

Alcance

$0 $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-05-02 12 horas 34



Entrenamiento

y

Capacitaciones

$0 $0 $0 $0 $0 $0 jue 17-06-15 73 horas 109


Cargue de

Datos

Definitivos

$0 $0 $0 $0 $0 $0 mieacute 17-07-12 68 horas 160





183



Costos CBS







184





185















Empresariales)



PROYECTO


EMCICOS ISAPBOEE




186




OBJETIVO DE CALIDAD





Factor de

Calidad

Relevante

Objetivo de



Medicioacuten

Frecuencia y

Momento de Reporte

Implementacioacuten



Desempentildeo de

Costos

Acumulado


mensual



del cliente

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten


SPI= Iacutendice de

Desempentildeo del

Cronograma

Acumulado


mensual



del cliente

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

Aprobacioacuten

de

Entregables

Cantidad de

Entregables (5)



moacutedulo

Frecuencia

Mensual




Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

Ejecucioacuten

de Pruebas


a 5



moacutedulo

Frecuencia

Mensual




Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes


los

Stakeholders

Nivel de

Satisfaccioacuten

gt= 40

Nivel de

Satisfaccioacuten =

Promedio entre 1

a 5 de 7 factores

sobre

Funcionalidad

Confiabilidad

Usabilidad

Eficiencia

Mantenibilidad

Portabilidad


en cada fase de la


proyecto

Frecuencia

mensual



Reporte a los 5


fase

187


Fiabilidad











EMCICOS





Finanzas











188



compantildeiacutea
















Cierre





189





Objetivo general







procesos





el mercado






190

















Alta Gerencia X X


avance del proyecto

(patrocinador)






Gerente de

Proyecto X X


proyecto



estado del proyecto


decididos





de proyecto

191




los conflictos

Liacuteder de


Finanzas

X X


proceso contable y

financiero











Liacuteder Ventas

CRM X







proceso de Compras




Inventario X








y comunicaciones





Instala Producto



Licencias


Seguridad


Consultor de










implantacioacuten



proyecto








192






Fa

se I

Pre

pa

raci

oacuten

11 Preparacioacuten





proyecto





Sponsor

111



cronograma





Fa

se I

I

Alc

an

ce (

Bu

sin

ess

Blu

epri

nt)

21 Anaacutelisis de

Procesos







procesos









libro empastado






Maquinas






aplicacioacuten



instalacioacuten

Fa

se I

II

Rea

liza

cioacute

n d

el P

roy

ecto


del Sistema





de los procesos







sistema






312 Definiciones










33 Cargue de

Tablas y Saldos







193











Fa

se I

V

Pre

pa

raci

oacuten

Fin

al








para cada proceso










42 Pruebas



procesos







Acta de Pruebas




43 Pre-Salida en

Vivo











Acta de Cargue

Lista de Chequeo



V

sali

da

Acompantildeamiento




cronograma





encontrados


Proyectos









194







Calidad































alcance




ciclo de prueba





el MS Project

195







Proyecto



pertinentes


ser el caso

Resultado Deseado


095


095







SAP Business One


Factor de

Calidad

Relevante

Objetivo de


Frecuencia y

Momento de

Medicioacuten

Frecuencia y

Momento de

Reporte

Implementacioacuten



Desempentildeo de

Costos Acumulado

Frecuencia

quincenal


en la tarde en las

instalaciones del

cliente

Frecuencia

mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

SPI gt= 095

SPI= Iacutendice de

Desempentildeo del

Cronograma

Acumulado

Frecuencia

quincenal


en la tarde en las

instalaciones del

Frecuencia

mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

196


Factor de

Calidad

Relevante

Objetivo de


Frecuencia y

Momento de

Medicioacuten

Frecuencia y

Momento de

Reporte

cliente

Implementacioacuten

del Proyecto

Aprobacioacuten de

Entregables

Cantidad de

Entregables (5)

Frecuencia Cada

vez que se haga la

entrega de un

moacutedulo


despueacutes de la

entrega en las

instalaciones del

cliente

Frecuencia

Mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

Ejecucioacuten de

Pruebas


5

Frecuencia Cada

vez que se haga la

entrega de un

moacutedulo


despueacutes de la

entrega en las

instalaciones del

cliente

Frecuencia

Mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes


los Stakeholders

Nivel de

Satisfaccioacuten

gt= 40

Nivel de

Satisfaccioacuten =

Promedio entre 1 a

5 de 7 factores

sobre Funcionalidad

Confiabilidad

Usabilidad

Eficiencia

Mantenibilidad

Potabilidad

Fiabilidad

Frecuencia una

encuesta en cada

fase de la


proyecto



de la fase

Frecuencia

mensual

Reporte a los 5


de la fase








197






- Acta de Inicio






- Firma de alcances










- Acta de Pruebas



198


- Acta de Cierre



Mejoramiento

Plan de mejoras



199











Correctivas


informacioacuten




consultoriacutea

Preventivas







200














201












Inventarios


SAP Business One




Inventarios


SAP Business One




SAP Business One




SAP Business One




Ventas y Servicio


SAP Business One




Inventarios


SAP Business One


proceso





Inventarios


SAP Business One


proceso




202




SAP Business One


proceso





SAP Business One


proceso





Ventas y Servicio


SAP Business One


proceso





Alcance


SAP Business One


proceso



Implementacioacuten


informacioacuten


SAP Business One


plantillas












Cliente






de Integracioacuten






SAP Business One



Implementacioacuten


Base de Datos


SAP Business One














Inventarios





203




Produccioacuten












Ventas y Servicio




























ndash 1




ndash 2




ndash 3





204








SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten


Iniciales


SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten


SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten


SAP Business One


plantillas




Inventarios


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


ndash Inventarios


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


2


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten

1415 Entrenamiento

Produccioacuten


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


Ventas y Servicio


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten

205



1418 Entrenamiento

Componente


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


Report


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


Inventarios


SAP Business One


pruebas




Inventarios


SAP Business One


pruebas




SAP Business One


pruebas




SAP Business One


pruebas




Integracioacuten


SAP Business One


pruebas




Servicio


SAP Business One


pruebas




Definitivos


SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten




SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten




en Vivo




SAP Business One





Implementacioacuten





206




NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO


EMCICOS

ISAPBOEE



Ver Matriz RAM

207



Rol Tipo de

Adquisicioacuten

Fuente de

adquisicioacuten

Modalidad de

Adquisicioacuten

Fecha de inicio

de

reclutamiento

Fecha

requerida de

disponibilidad

de personal

Costo ($)1


EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 4500000

Gerente de

Proyecto Interna

Gerencia

EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 2000000

Liacuteder de


Finanzas

Interna Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 2000000

Liacuteder Ventas

CRM Interna

Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 1800000


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 1700000


Inventario Interna

Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 1400000


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 2000000

Consultor de


Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 3500000




208




















(patrocinador)







Proyecto



209




proyecto



proyecto




Contador

Liacuteder de

Administracioacuten

y Finanzas


responsabilidad




pruebas






CRM

Gerente de


Auxiliar de

Bodega


Inventario

Ingeniero de



comunicaciones




Instala producto






Implementacioacuten




EMCICOS


Business One








210











211



Actividad

Alt

a G

eren

cia

Ger

ente

de

Pro

yec

to

Liacuted

er d

e

Ad

min

istr

aci

oacuten

y

Fin

an

zas

Liacuted

er V

enta

s C

RM

Liacuted

er C

om

pra

s

Liacuted

er A

lmaceacute

n

Inven

tari

o

Liacuted

er T

eacutecn

ico

Con

sult

or

de

Imp

lem

enta

cioacuten



12 Alcance


RA

C

C

I


RA

C C

I


RA C

I


RA

C

I


RA

C

I

122 Alcance Fase

II


I

I

R


I I

R


R


I

R


I

R


Alcance





C R


C R



C R


C R

132

Configuracioacuten


C R


R

212


Actividad

Alt

a G

eren

cia

Ger

ente

de

Pro

yec

to

Liacuted

er d

e

Ad

min

istr

aci

oacuten

y

Fin

an

zas

Liacuted

er V

enta

s C

RM

Liacuted

er C

om

pra

s

Liacuted

er A

lmaceacute

n

Inven

tari

o

Liacuted

er T

eacutecn

ico

Con

sult

or

de

Imp

lem

enta

cioacute

n


I

R


I

I

R


I

R



I R


I

R

133

Configuracioacuten

Personalizaciones


I R

















134 Cargue de

datos




213


Actividad

Alt

a G

eren

cia

Ger

ente

de

Pro

yec

to

Liacuted

er d

e

Ad

min

istr

aci

oacuten

y

Fin

an

zas

Liacuted

er V

enta

s C

RM

Liacuted

er C

om

pra

s

Liacuted

er A

lmaceacute

n

Inven

tari

o

Liacuted

er T

eacutecn

ico

Con

sult

or

de

Imp

lem

enta

cioacute

n


141

Entrenamiento


A

R


A

R


R


R


A

R


Servicio I C

A

R


A R


A R


A R

142 Pruebas


R

R

A


R R

A


A


R

A


R A


R

A

151 Cargue de

Datos Definitivos



152 Salida en

Vivo





214






215




Tema Nuacutemero de

Personas

Tiempo

(Horas) Modalidad

Fecha


(1)






















216




Rol Tipo de

Adquisicioacuten

Fuente de

Adquisicioacuten

Modalidad de

Adquisicioacuten

Fecha de

Inicio de

Reclutamiento

Fecha

Requerida de

Disponibilidad

de Personal


EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


217



recompensas




Aprendizaje y

crecimiento

Competencias

estrateacutegicas

Mediante

capacitaciones a

todo el personal

evaluar la

competencia y


aacuterea asignada

Cumplimiento

del 90




---------------------------------


capacitados


Establecer

actividades en el

plan de trabajo

Cumplimiento

del 90


ejecutadas

---------------------------------


programadas

Rotacioacuten de

Personal

Todo el

proyecto





funcional de la

aplicacioacuten

Maacuteximo 5



---------------------------------


proyecto

Satisfaccioacuten

del Proyecto

Fase de

Alcance

Ejecucioacuten y

Cierre

Conocer el grado


nuevo sistema

implementado en la

organizacioacuten

Cumplimiento

del 90



---------------------------------


por el proyecto

Competencias

en la

aplicacioacuten

Ejecucioacuten

Verificar el

conocimiento de los

usuarios en los


implementados

Cumplimiento

del 95




---------------------------------


Respuesta de

PQR

Ejecucioacuten y

Cierre

Medir el tiempo de

respuesta que el


dar respuesta a los

PQR

Cumplimiento

del 90


cerrados

---------------------------------



218













NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO


EMPRESA EMCICOS

ISAPBOEE







219



COMUNICACIONES





los interesados




Satisfechos



manera







220









Fecha hora y lugar


Tiempo estimado








221







Frequency Sender


Alta Gerencia

Gerente de Proyecto










proyecto



cronograma


inicio



proyecto



equipo de trabajo

Inicio del

proyecto

Consultor de

Implementacioacuten

Gerente de

Proyecto

Fase de Alcance

Gerente de Proyecto













procesos









proceso

Dos (2)

reuniones

con cada

liacuteder de

proceso

para un

total de 10

reuniones

Gerente de

Proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten


222



Frequency Sender


MAQUINAS



cliente







vez en el

proyecto

Implementacioacuten



Proyecto

Gerente de Proyecto



SISTEMA





uno de los procesos


Definiciones










implementacioacuten





Una (1)

vez en el

proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten


Proyecto

Gerente de Proyecto



CARGUE DE TABLAS Y

SALDOS














Una (1)

vez en el

proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten



223



Frequency Sender

Gerente de Proyecto











Procesos de Negocio










teacutecnico)






vez en el

proyecto

Proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten


Gerente de Proyecto





PRUEBAS



procesos

PRE-SALIDA EN VIVO




Lista de Chequeo













repositorio

Una (1)

vez en el

proyecto

Gerente de

proyectos

Cada uno de los

Liacutederes de

Procesos

Fase Salida en Vivo

Gerente de Proyecto



ACOMPANtildeAMIENTO








Una (1)

vez en el

proyecto

Gerente de

Proyectos

Consultor de

Implementacioacuten

224



Frequency Sender






SUPUESTOS

RESTRICCIONES
















consultores SAP BO







225


SUPUESTOS

RESTRICCIONES











226








de bits y texto)







fiables









227


Convenciones


Formatos Heinsohn


utilizados




Canales efectivos

228






















229


230




Business One



Proyecto

Fecha uacuteltima



EMCICOS

ALEJANDRO


Informe



Fecha Hora



Instalaciones de

EMCICOS


Consultor de

Implementacioacuten

2 Acta de Inicio 1


Consultor de

Implementacioacuten



3 Alcance de

ventas 2



Implementacioacuten

Seccioacuten 1

14042017

Seccioacuten 2

21042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de


4 Alcance de

compras 2



Consultor de

Implementacioacuten

Seccioacuten 1

17042017

Seccioacuten 2

24042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de




Consultor de

Implementacioacuten

Seccioacuten 1

18042017

Seccioacuten 2

25042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de


231



Proyecto

Fecha uacuteltima



EMCICOS

ALEJANDRO


Informe



Fecha Hora

6 Alcance

Produccioacuten 2



Implementacioacuten

Seccioacuten 1

19042017

Seccioacuten 2

26042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de

EMCICOS


Inventario

7 Alcance CRM y

Ventas 2


Consultor de

Implementacioacuten

Seccioacuten 1

20042017

Seccioacuten 2

28042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de


8 Firma de

alcances 1


Consultor de

Implementacioacuten



9 Entrega de


Instalaciones de


10 Acta de


Instalaciones de


11 Acta de


Instalaciones de


12

Capacitacioacuten

Ventas e

Inventario

1



Implementacioacuten




compras 1



Consultor de

Implementacioacuten




Finanzas 1


Consultor de

Implementacioacuten




Produccioacuten 1



Instalaciones de

EMCICOS


Inventario

232



Proyecto

Fecha uacuteltima



EMCICOS

ALEJANDRO


Informe



Fecha Hora

Implementacioacuten


CRM y Ventas 1


Consultor de

Implementacioacuten




Teacutecnica 1


Consultor de

Implementacioacuten





Consultor de

Implementacioacuten



19 Entrega de


Instalaciones de




Instalaciones de





233




NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO


EMPRESA EMCICOS

ISAPBOEE

METODOLOGIacuteA




Riesgos



Riesgos


proceso





a los Riesgos





234


PERIOCIDAD





Riesgos

Inicio de proyecto




Una vez



configuracioacuten


Inicio de proyecto




Una vez



configuracioacuten


a los Riesgos

Inicio de proyecto




Una vez



configuracioacuten


Ver numeral 391


Ver numeral 393


Ver numeral 395




235








Gerencia del

proyecto






costos

De la

organizacioacuten








del proyecto

De la

organizacioacuten








proyecto

Teacutecnicos







mayores costos

Gerencia del

proyecto





del ERP





Externos de

la

organizacioacuten




trabajo





236





cronograma


en el servidor




y sobre costos

De la

organizacioacuten







ajuste





Teacutecnico






el proyecto


Aplicacioacuten





Teacutecnico

No Implementar la


que se va a cargar






equipo de trabajo



237




EMCICOS

No se admiten


No se admiten


0 - 1

semanas

05 - 1

Gerente del

proyecto

No se admiten


No se admiten


0 - 1

semanas

05 - 1

Liacutederes de

procesos

No se admiten


No se admiten


0 - 2

semanas

1 - 3


No se admiten


No se admiten


0 - 2

semanas

1 - 3







3931 Cualitativo


medio de


238


2 Tablas de impacto






Objetivo del

Proyecto

Muy Bajo


Muy alto

80

Costo

Aumento de

costo

insignificante

Aumento lt

10 Aumento 20

Aumento 20 -

50

Aumento

gt50

Tiempo

Aumento de

tiempo

insignificante


20

Aumento

gt20


del alcance


levemente

afectada

Aacuterea de

alcance

afectada

Reduccioacuten

del alcance

inaceptable

para el

patrocinador

Resultados

del

proyecto

(fracaso)

Calidad

Apenas

perceptible la

calidad en el

proyecto

Los procesos se

ven afectados

en cuanto a

calidad

Se reduce la

calidad la cual

requiere

aprobacioacuten por

el patrocinador

Reduccioacuten de

calidad

inaceptable

para el

patrocinador

Resultados

del

proyecto

(fracaso)




3932 Cuantitativo



239
















descubrir a tiempo

Eliminar Explotar

Mitigar Mejorar


Aceptar


Riesgos

240




en el proyecto



NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO







Implementacioacuten

Licenciamiento

Infraestructura

Mantenimiento





241











como


Cambio de proveedor


RIESGOS


Pro

ba

bilid

ad

Imp

acto

Imp

ort

an

cia

Estr

ate

gia

de

Resp

ue

sta

Pri

ori

da

d

Accioacuten

R001






2 3 6 Mitigar Medio


242


R004




Pro

ba

bilid

ad

Imp

acto

Imp

ort

an

cia

Estr

ate

gia

de

Resp

ue

sta

Pri

ori

da

d

Accioacuten






R007



MEacuteTRICAS





procesos








243
















condiciones





y alcance del mismo




244










Herramientas















245






Aprobadas

















246





Contrato

Documentacioacuten

de la

Adquisicioacuten

Presupuesto

($)

de

Partici-

pacioacuten

1



de


Ventas CRM

Compras


Teacutecnico













Precio

Fijo RFP 107000000 7


SAP Business One








Precio

Fijo RFP 904784000 60

3


lo siguiente

Servidores para



datos)







Precio

Fijo RFQ 60000000 4

247



Contrato

Documentacioacuten

de la

Adquisicioacuten

Presupuesto

($)

de

Partici-

pacioacuten

Acceso remoto


la base de datos


SAP Business One


Localizacioacuten


servidores


operativo

Firewall


7x24

Empresa EMCICOS








Colombia




Software y Soporte

Precio

Fijo RFP 245721520 16




248














1 - 5 15

C Infraestructura








1 - 10 10

D

Cumplimiento de las

especificaciones y

requisitos del

producto



249




E Funcionalidad






1 - 10 10






1 - 10 10

G Migracioacuten de

informacioacuten




virtual otros

1 - 10 10

H Valor Hora de


I Valor Hora de



250








Precio fijo (FP)















- Ventajas

251









- Desventajas













252
























253



contratacioacuten












debe contener








254














EMCICOS son





necesarias



255





256






Alta Gerencia

Gerente de Proyecto










proyecto



cronograma






de trabajo

Inicio del proyecto

Fase de Alcance

Gerente de Proyecto















stakeholders



Proyecto



Dos (2) reuniones


proceso para un

total de 10

reuniones

INSTALACIOacuteN Y


MAQUINAS








Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto

257




Proyecto

Gerente de Proyecto



SISTEMA





los procesos


Definiciones






proceso






Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto


Proyecto

Gerente de Proyecto



CARGUE DE TABLAS Y

SALDOS











Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto


Gerente de Proyecto






CAPACITACIOacuteN






Procesos de Negocio





Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto

258






teacutecnico)






Gerente de Proyecto





PRUEBAS



procesos

PRE-SALIDA EN VIVO




Lista de Chequeo





proceso



Proyecto





Una (1) vez en el

proyecto

Fase Salida en Vivo

Gerente de Proyecto






ACOMPANtildeAMIENTO








Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto


259





Calificacioacuten

Puntos

Otorgados


yo servicio







cronograma

1-10













programado

1-5


260


















NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO





3111

261




Alta Gerencia





el proyecto

Gerente de Proyecto





Liacuteder de


Finanzas










Liacuteder Compras






Inventario







262







Gerente de Proyecto



proyecto



proyecto




Interno





pruebas





Interno




Instala Producto





Interno

Consultor de

Implementacioacuten


EMCICOS


Business One


Externo

263











INTERESADOS ROL


(patrocinador)



Finanzas











comunicaciones





264


265




Nombre del Proyecto


EMCICOS




1

Interesado

Compromiso

Pod

er

Infl

uen

cia

Inte

reacutes


Des

con

oce

Se

resi

ste

Neu

tral

Ap

oya

Liacuted

er


Gestionar de cerca

Enviar informes



Ser una

empresa maacutes

competitiva

Expansioacuten de

negocios a

nivel mundial

Aumentar la

utilidad del

negocio y


cliente

Gerente de

Proyecto X A A

Gestionar de cerca

Monitoreo constante





de Procesos en


Integrar todas

las aacutereas

involucradas

en la

organizacioacuten

Integracioacuten de

todos los

procesos de la

compantildeiacutea

Liacuteder de

Administracioacuten

y Finanzas

X D A A

Gestionar de cerca


detallada de las

parametrizaciones y


proyecto

Optimizar los

tiempos de

generacioacuten de

reportes

Disponer de

informacioacuten

veriacutedica y

confiable en

tiempo real

Mejorar

procesos

inherentes al

departamento

266


Interesado

Compromiso

Pod

er

Infl

uen

cia

Inte

reacutes


Des

con

oce

Se

resi

ste

Neu

tral

Ap

oya

Liacuted

er

Liacuteder Ventas

CRM X D A B

Mantener satisfecho


compromisos y



Conocer al

detalle todas las

transacciones

de cada cliente

Controlar en

tiempo real el

proceso de

ventas

Captar nuevos

clientes y

aumentar los

ingresos de la

compantildeiacutea


Monitorear

Asegurar que se

comunique de manera





seguimiento

Optimizar la

Seleccioacuten de

proveedores y

mejorar el

procedimiento

de

abastecimiento

Disminuir los

tiempos de

validacioacuten de

proveedores

e inventario

Controlar

eficazmente el

presupuesto de

compras

garantizando el

valor de la

inversioacuten


Inventario X D B A

Informar

Asegurar que se

comunique de manera




un informe de forma

apropiada

Manejar

informes

consolidados de

compras y

entrada de

mercanciacutea por

proveedor

Controlar

Stock

maacuteximos y

miacutenimos con

sus puntos de

reorden

Controlar y

hacer

seguimiento a


los almacenes


Gestionar de cerca

Identificar las




Administrar de

forma eficiente

la informacioacuten


Integrar todas

las aacutereas

involucradas

en la

organizacioacuten

Contar con un

sistema

integrado que

facilite la

administracioacuten

de la

informacioacuten

267


Interesado

Compromiso

Pod

er

Infl

uen

cia

Inte

reacutes


Des

con

oce

Se

resi

ste

Neu

tral

Ap

oya

Liacuted

er

Consultor de


Gestionar de cerca


con los demaacutes




procesos para la

compantildeiacutea

Cumplir con los

requisitos

Contar con la

definicioacuten de

alcances de

cada proceso

Entregar las

mejores

praacutecticas para

cada proceso

Entregar el

proyecto en la

fecha

establecida

Notas

X Actual D deseado

A Alto B Bajo




Project Title



268



Alta Gerencia C D



Finanzas

C D





Consultor de

Implementacioacuten

C



Frequency


Alta Gerencia

Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario





proyecto








de trabajo

Inicio del

proyecto

269



Frequency



Fase de Alcance

Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario












stakeholders





Dos (2)

reuniones

con cada

liacuteder de

proceso

para un total

de 10

reuniones

INSTALACIOacuteN Y


MAQUINAS





teacutecnico




Una (1) vez

en el

proyecto


Proyecto

Gerente de Proyecto



SISTEMA





los procesos


Definiciones






proceso







Una (1) vez

en el

proyecto

270



Frequency


Proyecto

Gerente de Proyecto



CARGUE DE TABLAS Y

SALDOS












Una (1) vez

en el

proyecto


Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario



CAPACITACIOacuteN






Procesos de Negocio













Una (1) vez

en el

proyecto


Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario


PRUEBAS



procesos

PRE-SALIDA EN VIVO




Lista de Chequeo





proceso







Una (1) vez

en el

proyecto

271



Frequency

Fase Salida en Vivo

Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario



ACOMPANtildeAMIENTO









Una (1) vez

en el

proyecto


Alta Gerencia






272












Alta Gerencia



Gerente de Proyecto



273




Finanzas


















274







Dependencia

Bajo Alto

Infl

uen

cia

Alto

Alta Gerencia

Gerente de Proyecto



Liacuteder Compras









275










Exploratoria




En desarrollo






Integrada





Estrateacutegica






276




Latente

Poca

evidencia

concreta o

cientiacutefica

Algunas comunidades





tema

No hay normas ni


para las empresas

Emergente

Ya hay

investigaciones

sobre el tema

pero auacuten no

hay consenso

en relacioacuten a

las

conclusiones

Tema central de






tema


Responsabilidad




fuerte

Alto nivel de





puacuteblico

Creciente

promocioacuten y



relacionadas con el

tema

Se estableen


hay propuestas de

legislacioacuten

Institucionalizado

Menor

eacutenfasis en la

evidencia el

tema ya se ha

aceptado

Afrontar el tema es



Establecimiento de




277





Respuesta

Organizacional












ESTRATEGICA

INTEGADA

EN DESARROLLO

EXPLORATORIA


1

2

3

4

5

278




Nombre del

interesado Rol

Impacto

(A M

B)

Soporte

(A M

B)



Alta Gerencia



del


A B

Retrasos en la



del proyecto









Gerente de

Proyecto


del proyecto A A

Cambios en las


del cronograma del




del proyecto








Liacuteder de


Finanzas


proceso contable y

financiero A M

Generar


Financiero bajo


asignadas








Aplicacioacuten y



279



Nombre del

interesado Rol

Impacto

(A M

B)

Soporte

(A M

B)





proceso de ventas y

CRM

M B

Resistencia al



generado de la


involucrada








compantildeiacutea

Aplicacioacuten y



Liacuteder Compras


proceso de Compras

M B

Resistencia al



generado de la


de Compras









Aplicacioacuten y




Inventario



M A

Compara el sistema






del proyecto











compantildeiacutea

Aplicacioacuten y



280



Nombre del

interesado Rol

Impacto

(A M

B)

Soporte

(A M

B)





proceso de

infraestructura y

comunicaciones

M A

Desconocimiento de

las herramientas







usuarios







en el proyecto

Aplicacioacuten y



Consultor de

Implementacioacuten

Ejecucioacuten


SAP Business One en


A A

Demoras en la







asignadas











281






















282






283




Fecha


Cargo

Involucrado 1

Involucrado 2

Causa




Observaciones

Compromisos

_______________________

Verificador

_______________________

Involucrado 1

_______________________

Involucrado 2

Cargo Cargo Cargo

284


4 Referencias





Bellaterra






pdfsequen ce=1









285





Calidad





carbonoV2CASTpdf







for-proposal




emcicoscom



286
























287






Editorial Sypal



















288













financehtml







-en-crecimiento



289





290


ANEXOS

Anexo A


ESTIMADO DE

COSTOS ($COP)$ 130000000000




ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S

VALO RACIOacute N

IMPACTO

PRO BABILIDAD

VALO RACIOacute N

GLO BAL

PLAN DE


DANtildeO S A


ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S

Fase de Alcance

Fenoacutemenos

Bioacutelogicos









pendientes

18 0 13 13 18 0 0






4D 0 0 4D 4D 0 0 25 H Mitigar





25 0 0 25 25 0 0






2D 0 0 3D 2D 0 0 19 M Mitigar







14 0 0 19 14 0 0















19 14 14 19 19 0 0











y costos




necesarias

18 18 13 18 18 0 0

VH ge 28

H 24 - 27

M 17 - 23

L 6 - 16



PROYECTO


BUSINESS ONE EN LA

EMPRESA EMCICOS






Humano


Natural


Tecnoloacutegico

291




ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S

VALO RACIOacute N

IMPACTO

PRO BABILIDAD

VALO RACIOacute N

GLO BAL

PLAN DE


DANtildeO S A


ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S


Fenoacutemenos

Bioacutelogicos





3C 0 0 2C 2C 0 0 18 M Aceptar




pendientes

18 0 0 13 13 0 0








25 14 14 25 25 0 0








Business One

25 14 14 25 25 0 0











raacutepidamente



moacutedulos

14 14 14 14 14 0 0











operacioacuten

14 14 14 14 14 0 0





implementacioacuten





25 25 25 25 25 0 0








bases de datos

19 14 14 19 19 0 0










14 14 14 14 14 0 0










14 14 14 14 14 0 0
















necesarias

18 18 13 18 18 0 0




Natural


Humano


Tecnoloacutegico

292


A B C D E

lt1 1-5 5-25 25-50 gt50




10 o maacutes 240

Grave6-gt10


8 144

Severo2-gt6


5 48

Importante1-gt2


4 24

Marginallt1


2 00

Ninguna0


0 0






CONSECUENCIASOTRA

SEVERIDAD


IMAGEN Y

CLIENTESOTRA

Pers

on

as

Dantilde

os a

insta

lacio

nes

Am

bie

nte

ECONOacuteMICOS

(COSTO) ($)


cronograma)

23 26 27 29 30

Ocurre en

1 cada 2

proyectos

5 Muy AltoUna o mas

fatalidades

Dantildeo

Total

Contaminacioacuten

Irreparable

Impacto

Internacional

Ocurre en

1 de 100

proyectos

Ocurre en

1 de 20

proyectos

Ocurre en

1 cada 4

proyectos

Ocurre

en 1 de 3

proyectos

24

25 28

3 MedioIncapacidad


Dantildeo

Localizado

Contaminacioacuten

Localizada

Impacto

Regional

Impacto


Incapacidad

permanente

(parcial o total)

Dantildeo

Mayor

Contaminacioacuten

Mayor

15 16 18 19

3 4 9 10 11

14 17

1 Insignificante

Lesioacuten leve

(primeros

auxilios)

Dantildeo

leve

Efecto

LeveImpacto Interno


(sin incapacidad)

Dantildeo

Menor

Efecto

Menor


Incidente

Ninguacuten

Dantildeo

Ninguacuten

Efecto

293


Anexo B

Matriz P5


Fecha de


Elaborado

por

Versioacuten 01











crece
































Calidad del agua -1





49 98 m3


Madurez del proceso


proceso

Transporte

Residuos



producto




Energiacutea

Agua

Integradores del P5






294




Empleo -1











































por escrito











TOTAL -23














Sociedad y

consumidores



trabajo decente

Derechos humanos

Integradores del P5

Valoracioacuten


295


Anexo C



Fase Fuente C

an

tid

ad

Ca

nti

da

d

Km

Ca

nti

da

d

Diacutea

s

Su

bto

tal

Km

Rendimiento

(KMgal)

Galoacuten

Gasolina

Factor Emisioacuten

(KgCO2eqgal)

Huella de

Carbono

(KgCO2eq)









TOTAL

543116



Fase Fuente

Ca

nti

da

d

Ho

ras

Uso

Ca

nti

da

d

Diacutea

s Consumo

Kwh

Subtotal

Kwh

Factor Emisioacuten

(KgCO2eqKwh)

Huella de

Carbono

(KgCO2eq)

Plan de

Gerencia

Computador 1 4 2 0035 028 0136 0038

Celular 2 1 2 0005 001932 0136 0003

Impresora 1 05 2 0010 001 0136 0001

Video Beam 1 4 2 0220 176 0136 0239


Router 1 4 2 0006 0048 0136 0007

Subtotal

0310

Gestioacuten de

Recursos

Financieros

Computador 1 2 6 0035 042 0136 0057

Celular 5 05 3 0005 0036225 0136 0005

Impresora 1 05 3 0010 0015 0136 0002

Video Beam 1 1 3 0220 066 0136 0090


Router 1 2 6 0006 0072 0136 0010

Subtotal

0196


296


Fase Fuente

Ca

nti

da

d

Ho

ras

Uso

Ca

nti

da

d

Diacutea

s Consumo

Kwh

Subtotal

Kwh

Factor Emisioacuten

(KgCO2eqKwh)

Huella de

Carbono

(KgCO2eq)

Celular 4 05 3 0005 002898 0136 0004

Impresora 1 05 2 0010 001 0136 0001

Video Beam 1 4 2 0220 176 0136 0239


Router 1 4 5 0006 012 0136 0016

Subtotal

0411

Alcance

Computador 8 8 11 0035 2464 0136 3351

Celular 8 1 11 0005 042504 0136 0058

Impresora 1 05 2 0010 001 0136 0001

Video Beam 1 4 16 0220 1408 0136 1915


Router 1 8 22 0006 1056 0136 0144

Subtotal

5947

Ejecucioacuten

Computador 29 2 22 0035 4466 0136 6074

Servidor 2 24 44 0700 14784 0136 201062

Celular 8 1 20 0005 07728 0136 0105

Impresora 1 05 10 0010 005 0136 0007

Video Beam 1 4 10 0220 88 0136 1197


Router 1 8 44 0006 2112 0136 0287

Subtotal

216392

Entrega

Computador 29 8 20 0035 1624 0136 22086

Servidor 2 24 20 0700 672 0136 91392

Celular 8 1 5 0005 01932 0136 0026

Impresora 5 3 20 0010 3 0136 0408

Video Beam 1 8 2 0220 352 0136 0479


Router 2 8 20 0006 192 0136 0261

Subtotal

118134

Postventa

Computador 29 8 30 0035 2436 0136 33130

Servidor 2 24 30 0700 1008 0136 137088

Celular 2 1 6 0005 005796 0136 0008

Impresora 5 3 30 0010 45 0136 0612


Router 2 8 30 0006 288 0136 0392

Subtotal

176452

TOTAL 517841


297


Anexo D



Diacuteas

Consumo

Promedio

(ldiacutea)

Subtotal

(m3)









TOTAL

4998


298


Anexo E



programada

Plan Direccioacuten




Informes de





5 4 horas

Reuniones de





6 15 horas

Cierre del




Reunioacuten de Pre

- Kick Off lun 17-04-17 lun 17-04-17



Reunioacuten de

Kick Off lun 17-04-17 mar 17-04-18




9 35 horas

Entrega de

Comercial a

Consultoriacutea



Definicioacuten del






Senior

12 2 horas

Alcance Ventas




Alcance

Compras -

Inventarios



Alcance




Alcance




Alcance




Alcance Datos




Alcance

Componente de

Integracioacuten



Alcance




Alcance de

CRM - Ventas

y Servicio



Alcance Ventas




Alcance

Compras -

Inventarios



Alcance




Alcance




Alcance




Alcance Datos




Bodega

30 4 horas

Alcance

Componente de

Integracioacuten



Alcance




299



programada

Alcance de

CRM - Ventas

y Servicio



Entrega

Documento de

Alcance

mar 17-05-02 mar 17-05-02




35 4 horas

Firma de





36 2 horas

Entrega de

Templates de

informacioacuten

mar 17-05-02 mieacute 17-05-03




37 4 horas

Explicacioacuten de





38 2 horas

Instalacioacuten




Instalacioacuten


Instalacioacuten

Componente de

Integracioacuten



Configuracioacuten

General Base de

Datos


Configuracioacuten

Componente de

Integracioacuten


Configuracioacuten


Configuracioacuten

Compras -

Logiacutestica


Configuracioacuten

Ventas -

Inventarios


Configuracioacuten


Configuracioacuten


Configuracioacuten


Configuracioacuten

CRM - Ventas

y Servicio


Configuracioacuten


Configuracioacuten


Acta




Buacutesquedas


SP Bloqueo


Tablas y

Campos

definidos por el

Usuario






Autorizaciones


Autorizaciones


Autorizaciones


Autorizaciones


Formatos de


Formatos de


Formatos de



300



programada

Impresioacuten - 4

Formatos de


Formatos de


Browser Get


Dispositivos




Acta

Personalizacion

es



Cargue datos

Maestros

Inventario



Cargue datos

Maestros

Proveedores

mar 17-06-06 mar 17-06-06



de Compras

94 4 horas

Cargue datos

Maestros

Clientes

mar 17-06-06 mieacute 17-06-07



de Ventas

95 4 horas

Cargue Maestro




Cargue de

Saldos Iniciales

Inventario



Cargue de

Saldos Iniciales

de Balance



Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Cobrar

vie 17-06-09 lun 17-06-12



de Ventas

100 4 horas

Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Pagar

lun 17-06-12 lun 17-06-12



de Compras

101 4 horas

Pruebas de


Presentacioacuten

Configuracione

s

mar 17-06-13 mieacute 17-06-14




Beam[1]

104 4 horas

Actas de

Configuracioacuten

Final



Reunioacuten de






Entrenamiento

Ventas -

Inventarios

jue 17-06-15 jue 17-06-15



Internet[1]

111 4 horas

Entrenamiento

Compras -

Inventarios

jue 17-06-15 vie 17-06-16




112 4 horas

Entrenamiento




Entrenamiento

Finanzas 2 vie 17-06-16 lun 17-06-19



Entrenamiento




Entrenamiento

CRM - Ventas

y Servicio



Entrenamiento




Entrenamiento




Capacitacioacuten




Entrenamiento




Entrenamiento




Entrenamiento





301



programada

Dispositivos

Moacuteviles


Entrenamiento





125 2 horas

Entrenamiento

Vistas

Analiacuteticas

vie 17-06-23 lun 17-06-26




126 4 horas

Entrenamiento

DTW lun 17-06-26 lun 17-06-26



Entrenamiento





128 4 horas

Entrenamiento

Administracioacuten

Sap



Acta de

Entrenamiento

Procesos

mar 17-06-27 mar 17-06-27





131 1 hora

Acta de

Entrenamiento

Tecnico



Acta de

Entrenamiento

DTW



Pruebas Ventas




Internet[1]

136 4 horas

Pruebas

Compras -

Inventarios

mieacute 17-06-28 jue 17-06-29




137 4 horas

Pruebas




Pruebas

Finanzas 2 jue 17-06-29 vie 17-06-30



Pruebas




Pruebas CRM -

Ventas y

Servicio



Pruebas




Pruebas




Capacitacioacuten






Pruebas




Pruebas




Pruebas

Dispositivos

Moacuteviles



Pruebas





150 4 horas

Pruebas Vistas





151 4 horas



Pruebas Datos





153 4 horas

Pruebas

Administracioacuten

SAP



Acta de Pruebas





156 1 hora

Acta de Pruebas




Sistemas

157 1 hora

Acta de Pruebas




302



programada

Sistemas

Cargue datos

Maestros

Inventario



Cargue datos

Maestros

Proveedores

jue 17-07-13 jue 17-07-13



de Compras

163 4 horas

Cargue datos

Maestros

Clientes

jue 17-07-13 vie 17-07-14



de Ventas

164 4 horas

Cargue Maestro




Cargue de

Saldos Iniciales

Inventario



Cargue de

Saldos Iniciales

de Balance



Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Cobrar

mieacute 17-07-19 jue 17-07-20



de Ventas

169 8 horas

Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Pagar

jue 17-07-20 vie 17-07-21



de Compras

170 8 horas

Validacioacuten

Cargue Datos

Maestros

vie 17-07-21 vie 17-07-21



Servidor Subgerente

172 2 horas

Validacioacuten

Cargue

Financiero



Validacioacuten

Cargue

Logiacutestico



Validacioacuten




Validacioacuten

Impresioacuten de

Formatos

lun 17-07-24 lun 17-07-24




176 1 hora

Acta de Cargue




Servidor Subgerente

178 2 horas

Acta de Cargue




Acta de Cargue




Acta de Cargue

Cartera lun 17-07-24 lun 17-07-24







184 4 horas

Acompantildeamien

to Ventas -

Inventarios

mar 17-07-25 mar 17-07-25



Internet[1]

185 4 horas

Acompantildeamien

to Compras -

Inventarios

mar 17-07-25 mieacute 17-07-26




186 4 horas

Acompantildeamien




Acompantildeamien




Acompantildeamien




Acompantildeamien

to CRM -

Ventas y

Servicio



Acompantildeamien




Acompantildeamien




Acompantildeamien




Acompantildeamien

to Hana lun 17-07-31 mar 17-08-01



Acta




303



programada

to

Reunioacuten




Reunioacuten de




Definicioacuten

Pendientes

Implementacioacuten

mieacute 17-08-02 jue 17-08-03



Servidor Subgerente

201 4 horas

Preliminar Acta




Reunioacuten Acta




Acta Entrega

Soporte jue 17-08-03 vie 17-08-04



Reunioacuten

Soporte vie 17-08-04 vie 17-08-04



Ingreso

Plataforma de

Soporte



Ingreso Chat de

Soporte vie 17-08-04 vie 17-08-04





Acta


Venta

vie 17-08-04 lun 17-08-07

210 4 horas


304


Anexo F

Diagrama de Gantt

305


306


307


308


309



310


Anexo G


311


312


313


314


315


316


Anexo H




por los usuarios

de

CumplimientoX 100






plataforma

de

CumplimientoX 95

Consultor de

implementacioacuten

Soporte a usuarios



plataforma

de




de


Alcance



el proceso

de



alcance




de



producto o servicio




implementar

de


Seguridad




informacioacuten

de

CumplimientoX 100

Consultor de

implementacioacuten

Fecha de entrega



pactado

de



META RESPONSABLE



100

100

100

100

100

100

100

100

317


Anexo I



Nordm AUDITORIA

EMPRESA AUDITADA

NORMA DE REFERENCIA


EQUIPO AUDITOR



FECHA DEL INFORME

318



AUDITADO

Nordm

HOJA



1






Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


--- --- --- ---


NC

(Auditores)


procesos





319










Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


-- -- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





320









Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


-- -- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





321









medicioacuten

Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


-- -- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





322









Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


--- --- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





323










Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


--- --- ---


NC

(Auditores)


procesos





324


Anexo J


Fecha


Pro

ba

bil

ida

d

Imp

acto

Imp

ort

an

cia

Ca

teg

oriacute

a

Estrategia de

Respuesta



Est

ad

o

Se

gu

imie

nto

1







proyecto60 8 5

Gerencia del

proyectoMitigar




el proyecto


proyecto

Cerrado-ya

no ocurriraacute

2











implementarla



ERP

En

seguimiento

3









plataforma



comienzo todas las





En

seguimiento

4













de la ERP

Requiere

Respuesta

En

seguimiento

5









30 3 1Gerencia del

proyectoMitigar









En

seguimiento

6





entregables



paquetes de trabajo






paquetes de trabajo



trabajo

En

seguimiento

Registro de Riesgos

Proyecto

Gerente de Proyecto

325



Pro

ba

bil

ida

d

Imp

act

o

Imp

ort

an

cia

Ca

teg

oriacute

a

Estrategia de

Respuesta



Est

ad

o

Seg

uim

ien

to

7









servidor


la plataforma






En

seguimiento

8








personal





plataforma

En

seguimiento

9




compantildeiacutea







separados

En

seguimiento

10







de los equipos




equipos que estan

involucrados en la

implementacioacuten


establecido para el


En

seguimiento







instala un modulo



En

seguimiento

12








cargar






estandares




usuarios

En

seguimiento

12





en la entrega





haciendo el






En

seguimiento

13





implementador














herramienta

En

seguimiento

326


Anexo K

Matriz de riesgos

RIESGOMUY

BAJO 1

BAJO

2

MEDIO

3

ALTO

4

MUY

ALTO 5





60 8 480 Importante

MUY ALTA 5 5 10 15 20 25




60 8 480 Importante

ALTA 4 4 8 12 16 20





proyecto

50 5 250 Importante

MEDIA 3 3 6 9 12 15




50 5 250 Importante

BAJA 2 2 4 6 8 12




30 3 90 Importante

MUY BAJA 1 1 2 3 4 5





30 3 90 Importante





50 5 250 Importante




50 8 400 Importante




30 3 90 Importante




50 5 250 Importante






en la entrega

30 3 90 Importante




implementador

50 3 150 Importante

0 Marginal


GRAVEDAD (IMPACTO)

APARICIOacuteN

(probabilidad)








partida


Gravedad(Impacto)

Valor del Riesgo

Nivel de Riesgo

III



_________________________________

_________________________________

_________________________________

_________________________________


_________________________________

Jurado

_________________________________

Jurado


IV


Contenido

1 Antecedentes 22






1141 Clientes 26

1142 Accionistas 26


1144 Proveedores 26

1145 Estado 27






1151 Misioacuten 28

1152 Visioacuten 29

1153 Valores 29

V























VI




1341 Supuestos 55











2142 EPICOR 73








VII


2222 Beneficios 84



1404044TR14047 y PAS 2050) 88



insumos) 90















VIII











243 Matriz P5 120





2471 Objetivos 123

2472 Metas 123






IX












343 Cronograma 177






Costos CBS 183





X

















recompensas 217






XI























XII














4 Referencias 284

XIII


Lista de Tablas













Ambiental 111






XIV






















XV





















XVI


Lista de Figuras



















XVII



abastecimiento 93


Demanda 93

















XVIII









XIX


Lista de Anexos












20


Resumen













Palabras calves


21


Abstract











stakeholders

Keywords


22


1 Antecedentes







diferentes sectores



laboratorio





analiacuteticas






23








del paiacutes






24














25











laboratorio



26





1141 Clientes





1142 Accionistas


1143 Talento humano




1144 Proveedores


servicios

27


1145 Estado



1146 Medio ambiente



complementarios














28
















1151 Misioacuten





29


1152 Visioacuten




1153 Valores



Confiabilidad

Talento Humano









30









31








32















33

















o inversionistas




34






Deficiente

proceso de

compras

Deficiente

proceso de

ventas

Deficiente

proceso de

Inventarios

Deficiente

proceso de

Produccioacuten

Deficiente

Proceso de

Contabilidad

Deficiente

proceso de

CRM

Demora en

aprobacioacuten de

descuentos

Demoras en la

generacioacuten de

ofertas

Falta de

informacioacuten

de clientes

Falta de listas

de precios de

venta

Desconocimiento de

su ciclo comercial

No permite

el envioacute de

correo

Demoras

en la

generacioacuten

de facturas

Falta de

cronograma

de visitas

Aumento

de cartera

Mala

planeacioacuten de

pedidos

Falta de listas

de precios de

compra

Sobrecostos

de productos


seguimiento de las


Bajo abastecimiento

de inventario

No se cuenta

con informes

para anaacutelisis

de compras

Bajo control de

entregas totales y


y proveedores

Falta de

alertas sobre

stocks de

inventario

Deficiente

planeacioacuten

Demora en la

entrega del

servicio y equipos

Desconocimiento

de la demanda

del producto

Mala causacioacuten

de los registros

Deficiente

trazabilidad de

las transacciones


de Informes

Financieros


ingresos

Perdida de

clientes

Aumento

devoluciones de

producto


Sobreprecio

Productos

Aumento de stock

en inventario

Perdida de

proveedores

Altos costos de

almacenamiento

Disminucioacuten de

stock en inventario



Insatisfaccioacuten

del cliente

Demoras en pago

a proveedores

Falta de flujo


Tributarias


mercado

internacionel


nuevos clientes


de mercadeo



35















y presupuestos








36











37







38
















39

















Figura 10)






40














41











pagar en liacutenea








efectiva






42

















negocio






43





organizacioacuten




formacioacuten







inmediatamente






reducido

44























45





empresa



1 Requerimientos














SI NO NO












SI SI SI





transacciones

SI SI SI





SI SI SI


Caja SI SI SI

Gastos SI SI SI




46




Informes SI SI SI



Backup SI SI SI



pedidos

SI SI SI

6 Requerimientos de


SI SI SI







SI SI SI


personal

NO NO NO








SI NO NO


descuentos ofertas

SI NO SI









inventarios

SI NO SI


de compra

SI NO SI




de equipos

SI NO NO



SI NO NO


proyecto

SI NO NO


compras

SI NO NO







47






SAP Business One










Business One son








equipos)

48



















recaudo de cartera

49















50



EMCICOS





encada cliente



recaudo y la compra









51








decisiones





proveedores

52
























53
























54





55







EMCICOS

wwwheinsohncomco

wwwemcicoscomco



1341 Supuestos





1342 Restricciones





56


















SAP Business One






57










2018)


Finanzas

Este moacutedulo




cada paiacutes


finanzas





58












incluida






Ventas Clientes






siguiente forma

59




















- Pedido





60






importadas











Socios de negocios







empresa

61














pago





Inventario





especiales

62









Inventario

Recursos




clave











63




Produccioacuten



un producto












artiacuteculo




MRP

64







vacaciones)






previsiones






Servicio




Por ejemplo puede


65






su trabajo diario







Soporte de clientes







Business One





66
















Informes



- Finanzas


- Compras y ventas



- Inventario

67


- Produccioacuten

- MRP

- Servicio

- Recursos Humanos









68




211 Poblacioacuten











empresa






69












(Unipymes 2016)

70












potenciales riesgos




71























72







CONCEPTO VALOR


BASE DE DATOS


LICENCIAS




SUBTOTAL

U$308800

SUBTOTAL PESOS

$904784000






Heinsohn

1 PREMIUM $107000000


$107000000


CONCEPTO VALOR






U$83864

SUBTOTAL PESOS

$245721520



$1257505520


73


2142 EPICOR


CONCEPTO VALOR


BASE DE DATOS


LICENCIAS


SUBTOTAL U$56000




CONCEPTO VALOR






antildeo 2017) $41720000




CONCEPTO VALOR


BASE DE DATOS


LICENCIAS



SUBTOTAL U$350000



CONCEPTO VALOR









74






otros


implementacioacuten









PE = ------------------------------------ = -------------------------------------- = 088








75


















siguientes procesos





76



DESCRIPCIOacuteN





PYG Final







VENTAS



OVenta OCompra)


OVenta OCompra)

COMPRAS


77








INVENTARIOS




ENTREGABLE

- Forecast

- Cotizacioacuten

- Orden de Venta

- Orden de Compra





DESCRIPCIOacuteN




78















competencias etc








demanda

79





ENTREGABLE










teacutecnico

DESCRIPCIOacuteN





o por actividad



80












ENTREGABLE





actividades








81




DESCRIPCIOacuteN



del negocio





DESCRIPCIOacuteN







DESCRIPCIOacuteN






82










solucioacuten







funcionalidad cubre







83




cobrar




pagos

















84




2222 Beneficios

















eficacia

85









robusta










que generan negocio






86















requiera








87





funcionalidad cubre









cobrar




pagos







88















ISO 1404044TR14047 y PAS 2050)






89














90









insumos)


SAP Business One




91
















92



LICENCIA









































93





abastecimiento




94












ESTUDIO DE





95


ESTUDIO DE



Consulta e

informes 5





Ventas 5






Nomina 5
















96







una poacuteliza






leasing empresarial



CONCEPTO VALOR ($)


Licencias 926400000




TOTAL 1382900000


97














0 1 2 3 4 5 6

219584253 231584253 231584253 231584253 231584253 231584253

98



















0 1 2 3 4 5 6

1317505520 60000000

99



diaria



















100












$1725000000

BC = ------------------------ = 115

$1500000000









final

101























102





















103




SAP





numeral 223)




EMCICOS

104







105




2413 Matriz PESTLE



106








Cultura

Organizacional














X X

X

X

X













cual se traduce en


para EMCICOS

Procesos

Actuales de

EMCICOS

En EMCICOS se puede














X X X X

X

X














de operacioacuten

Resistencia al

Cambio

Algunas personas de



X X X

X

X




107













se refiere generan


laboral














en general


del Personal










X

X X

X












cultural

Infraestructura







contabilidad

X

X

X

X









mantenimiento


X

X

X


108















para avances e

implementaciones

Servicios








continuamente

X

X X

X

X








y de datos)















proteccioacuten

X

X X

X

X










EMCICOS

Legislacioacuten

Nacional






entidades

X X

X








109








empresa de EMCICOS

Tasa de Cambio

al Alza




Moneda Doacutelar

X

x

X






organizacioacuten

Tasa de Cambio

a la Baja




Moneda Doacutelar

X

x

X












EN Entrega

PV Postventa



110







de las actividades



Fenoacutemenos

bioloacutegicos





Fenoacutemenos de

Origen Humano





Vandalismo

Fenoacutemenos de









Fenoacutemenos de

Origen Natural







111












Vandalismo Bajo











Escenario de Riesgo



Fases a Evaluar


112





Fase de Alcance


Criterio Riesgo







Humano









Tecnoloacutegico





cronograma

113


Criterio Riesgo



Natural








Criterio Riesgo







Humano










Tecnoloacutegico



de informacioacuten



Tecnoloacutegico



implementacioacuten










Natural







114










Nivel de Riesgo

Fase de Alcance


Riesgo Probabilidad

de Ocurrencia





estos

Alta











costos

Media


115





Ocurrencia










Baja












Baja



moacutedulos

Baja




Media


116



Fase de Alcance






cronograma




pendientes






















cronograma






cronograma







proyecto






cronograma y costos





117





















One




del mismo















operacioacuten









organizacioacuten






de los servidores






operacioacuten















118






pruebas


necesarias



















119






120



243 Matriz P5



















121








calidad de vida














LED


122














Sostenibilidad

Administrativa y

operativa







procesos







Sostenibilidad

Tecnoloacutegica


moacutedulo




123


2471 Objetivos















2472 Metas







124






como sea posible












financieros






125



















negocio




126





Agua Consumo de

agua




del agua

consumida en

el mes


---------------------------------------





EMCICOS

Energiacutea

Eleacutectrica

Consumo de

energiacutea

eleacutectrica



de energiacutea


mes


---------------------------------------


Mantener las



Cliente

Mantener el

nuacutemero de

clientes

satisfechos





cumplimiento

del 90


---------------------------------------


Aprendizaje

y crecimiento

Competencias

estrateacutegicas


a todo el personal



aacuterea asignada

cumplimiento

del 90


realizadas

----------------------------------------


programadas

Papel Ahorro de

papel


uso de papel

Ahorrar el

10 de papel

durante el

mes


consumo de papel



cumplimiento

del 90


ejecutadas

----------------------------------------


programadas


de equipos

Establecer un

cronograma para

realizar el



demaacutes

cumplimiento

del 90


ejecutado

----------------------------------------


programado


normativo

verificar el

cumplimiento de la

norma

Cumplimiento

normativo 90



----------------------------------------



127


2474 Seguimiento



Consumo de

agua


de agua en EMCICOS

eliminando consumos


misma




Consumo de

energiacutea



condiciones




Mantener el

nuacutemero de

clientes

satisfechos




ofrecido





acordado

Competencias

estrateacutegicas












papel








plan de trabajo





moacutedulo

Mantenimiento

de equipos




demaacutes



computo

Cumplimiento

normativo


norma



128



129






PROYECTO No DEL

PROYECTO

TIPO DE

PROYECTO


EMCICOS SAP-230 ERP


CLIENTE

INICIOFIN

PLANIFICADO


AGOSTO 2017

ORGANIZACIOacuteN

EJECUTANTE

RESPONSABLE DEL


RESPONSABLE DEL

PROYECTO (CLIENTE)

HEINSOHN BUSINESS

TECHNOLOGY

LUIS ALEJANDRO RUIZ







JUSTIFICACIOacuteN







130



























131















presupuestos










bancarias


132












clientes














Sizing del hardware

133












atribuciones














134




EQUIPO DE TRABAJO



Gerente General









18


03



12

Salida en

Vivo









135
















procesos








Gerente de Proyecto

136



















- Instala Producto






137







proceso


















138

























139

























EMCICOS


SUBGERENTE

FECHA 01042017

140



SUBGERENTE

FECHA 01042017


GERENTE GENERAL

FECHA 01042017





















de laboratorio




finanzas


punta
















141
























142









SAP Business One





responsabilidad







PREPARACIOacuteN

Acta de Inicio



143







Alcance Firmado











los procesos



proceso



Preliminar



CAPACITACIOacuteN





PRUEBAS


144






PRE-SALIDA EN VIVO


definitiva



ACOMPANtildeAMIENTO




POSTVENTA





SUPUESTOS








145




RESTRICCIONES







ofrecidos




146






proyecto






proyecto


lo resuelve Fuente

Estado

Actual ()



Cumplir con el




ISAPBOEE02




Cumplir con el






Cumplir con el




ISAPBOEE04




Cumplir con el






Cumplir con el




147



proyecto


lo resuelve Fuente

Estado

Actual ()


informacioacuten



Cumplir con el




ISAPBOEE07





Cumplir con el




ISAPBOEE08




colombiana

Cumplir con el




ISAPBOEE09





Cumplir con el




ISAPBOEE10




Cumplir con el


141 Entrenamiento y


ISAPBOEE11




Cumplir con el



Datos EMCICOS Ap

ISAPBOEE12





Cumplir con el


ISAPBOEE13



menor a 36 horas

Cumplir con el




148


333 Acta de Cierre


Proyecto SAP



Aacuterea SAP

Cliente


Filial Bogotaacute

Fecha de registro





Distribucioacuten


Gerente Proyecto



Alcance



149




Entregables

1 Acta de Inicio









Comentarios








previsto

150




de los Procesos)





empaquetada)








ninguno)



Teleacutefono 1

Fax


Direccioacuten

Persona de contacto

151




Fabricante


Vendedor

Centro de costo

Proyecto


Centro de costo

Proyecto






Proveedor


Orden de compra



Nota Creacutedito



152



Entradas directas

Salidas directas



Historia de Cambios



Aprobaciones


Fecha Nombre Firma

153






154




proyecto







155


Fase Final



Fase Salida en Vivo



156










11 PREPARACIOacuteN

Descripcioacuten



Actividades







Descripcioacuten




157








12 ALCANCE

Descripcioacuten




Actividades


proceso






Descripcioacuten


empresa EMCICOS


158




Responsable




Descripcioacuten



Actividades






Descripcioacuten



Actividades




Entregar Template



159


13 REALIZACIOacuteN

Descripcioacuten


Business One

Actividades


Instalar Equipos






Actividades


Solicitar Licencias




Descripcioacuten



Actividades




160




Descripcioacuten



Actividades







Descripcioacuten



Actividades

Definir usuarios

Crear Base de Datos





161



Descripcioacuten



Actividades

Crear Base de Datos






Descripcioacuten



Actividades







Descripcioacuten




162






Descripcioacuten





Actividades







Descripcioacuten


para pruebas

Actividades



Pagar Preliminares

Validar Templates

163



1326 CIERRE

Descripcioacuten



Actividades





14 FASE FINAL

Descripcioacuten



Actividades




Afinar el sistema



Descripcioacuten



164


Actividades


Documentar procesos

Realizar videos



Descripcioacuten



Actividades








Descripcioacuten



Actividades



Realizar video


165




Descripcioacuten



Actividades






142 PRUEBAS

Descripcioacuten




Actividades








166



Descripcioacuten



Actividades






Analizar el proceso




Descripcioacuten



Actividades






Analizar el proceso


167




Descripcioacuten



Actividades







15 SALIDA EN VIVO

Descripcioacuten



Actividades



Cuentas por Pagar





168



Descripcioacuten


Business One

Actividades

Entregar Template



Cuentas por Pagar




Descripcioacuten



Actividades



Artiacuteculos)





Descripcioacuten



169


Actividades









Descripcioacuten



sistema

Actividades

Generar Reportes


Actualizar Maestros




Descripcioacuten


en la Base de Datos


170








152 SALIDA EN VIVO


Actividades




Ajustar procesos




Actividades


Contabilidad)



Analizar el proceso

171





Descripcioacuten



Actividades





Analizar el proceso




Descripcioacuten



Actividades






172


153 CIERRE

Descripcioacuten



Actividades




















173




















modificacioacuten


proyecto



174








necesidades



caso




siguiente









al cronograma

175




176


342 Diagrama de Red



177


343 Cronograma














Recurso Tiempo

Ejecucioacuten (hh)

Dedicacioacuten

(hm)

Tiempo

Planeado









178





















Gerencia del

proyecto $125750552000 $125750552000 $- 11042017 475 horas


Fase I $- $- $- 19042017 36 horas


Fase II $- $- $- 25042017 36 horas


Cierre $- $- $- 2052017 12 horas



Pruebas $- $- $- 28062017 81 horas

Cargue de datos


179



Cierre $- $- $- 2082017 27 horas











180













Cloud



Implementacioacuten

SAP Business One $1317505520 $0 $1317505520 $0 $0 $0


Alcance $0 $0 $0 $0 $0 $0


Fase Final $0 $0 $0 $0 $0 $0

Salida en Vivo $0 $0 $0 $0 $0 $0

181






Base

Variacioacuten

de Costo Comienzo


Subgerente $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11







Celular $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Computador $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Impresora $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11



Video Beam $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11






182



Nombre Costo

Fijo

Costo


Costo de

Liacutenea Base

Variacioacuten

de Costo Comienzo

Duracioacuten

Programada Id

Gerencia del


Anaacutelisis


Anaacutelisis

Alcance Fase

II

$0 $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-25 36 horas 24

Revisioacuten Final

y cierre de

Alcance

$0 $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-05-02 12 horas 34



Entrenamiento

y

Capacitaciones

$0 $0 $0 $0 $0 $0 jue 17-06-15 73 horas 109


Cargue de

Datos

Definitivos

$0 $0 $0 $0 $0 $0 mieacute 17-07-12 68 horas 160





183



Costos CBS







184





185















Empresariales)



PROYECTO


EMCICOS ISAPBOEE




186




OBJETIVO DE CALIDAD





Factor de

Calidad

Relevante

Objetivo de



Medicioacuten

Frecuencia y

Momento de Reporte

Implementacioacuten



Desempentildeo de

Costos

Acumulado


mensual



del cliente

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten


SPI= Iacutendice de

Desempentildeo del

Cronograma

Acumulado


mensual



del cliente

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

Aprobacioacuten

de

Entregables

Cantidad de

Entregables (5)



moacutedulo

Frecuencia

Mensual




Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

Ejecucioacuten

de Pruebas


a 5



moacutedulo

Frecuencia

Mensual




Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes


los

Stakeholders

Nivel de

Satisfaccioacuten

gt= 40

Nivel de

Satisfaccioacuten =

Promedio entre 1

a 5 de 7 factores

sobre

Funcionalidad

Confiabilidad

Usabilidad

Eficiencia

Mantenibilidad

Portabilidad


en cada fase de la


proyecto

Frecuencia

mensual



Reporte a los 5


fase

187


Fiabilidad











EMCICOS





Finanzas











188



compantildeiacutea
















Cierre





189





Objetivo general







procesos





el mercado






190

















Alta Gerencia X X


avance del proyecto

(patrocinador)






Gerente de

Proyecto X X


proyecto



estado del proyecto


decididos





de proyecto

191




los conflictos

Liacuteder de


Finanzas

X X


proceso contable y

financiero











Liacuteder Ventas

CRM X







proceso de Compras




Inventario X








y comunicaciones





Instala Producto



Licencias


Seguridad


Consultor de










implantacioacuten



proyecto








192






Fa

se I

Pre

pa

raci

oacuten

11 Preparacioacuten





proyecto





Sponsor

111



cronograma





Fa

se I

I

Alc

an

ce (

Bu

sin

ess

Blu

epri

nt)

21 Anaacutelisis de

Procesos







procesos









libro empastado






Maquinas






aplicacioacuten



instalacioacuten

Fa

se I

II

Rea

liza

cioacute

n d

el P

roy

ecto


del Sistema





de los procesos







sistema






312 Definiciones










33 Cargue de

Tablas y Saldos







193











Fa

se I

V

Pre

pa

raci

oacuten

Fin

al








para cada proceso










42 Pruebas



procesos







Acta de Pruebas




43 Pre-Salida en

Vivo











Acta de Cargue

Lista de Chequeo



V

sali

da

Acompantildeamiento




cronograma





encontrados


Proyectos









194







Calidad































alcance




ciclo de prueba





el MS Project

195







Proyecto



pertinentes


ser el caso

Resultado Deseado


095


095







SAP Business One


Factor de

Calidad

Relevante

Objetivo de


Frecuencia y

Momento de

Medicioacuten

Frecuencia y

Momento de

Reporte

Implementacioacuten



Desempentildeo de

Costos Acumulado

Frecuencia

quincenal


en la tarde en las

instalaciones del

cliente

Frecuencia

mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

SPI gt= 095

SPI= Iacutendice de

Desempentildeo del

Cronograma

Acumulado

Frecuencia

quincenal


en la tarde en las

instalaciones del

Frecuencia

mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

196


Factor de

Calidad

Relevante

Objetivo de


Frecuencia y

Momento de

Medicioacuten

Frecuencia y

Momento de

Reporte

cliente

Implementacioacuten

del Proyecto

Aprobacioacuten de

Entregables

Cantidad de

Entregables (5)

Frecuencia Cada

vez que se haga la

entrega de un

moacutedulo


despueacutes de la

entrega en las

instalaciones del

cliente

Frecuencia

Mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

Ejecucioacuten de

Pruebas


5

Frecuencia Cada

vez que se haga la

entrega de un

moacutedulo


despueacutes de la

entrega en las

instalaciones del

cliente

Frecuencia

Mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes


los Stakeholders

Nivel de

Satisfaccioacuten

gt= 40

Nivel de

Satisfaccioacuten =

Promedio entre 1 a

5 de 7 factores

sobre Funcionalidad

Confiabilidad

Usabilidad

Eficiencia

Mantenibilidad

Potabilidad

Fiabilidad

Frecuencia una

encuesta en cada

fase de la


proyecto



de la fase

Frecuencia

mensual

Reporte a los 5


de la fase








197






- Acta de Inicio






- Firma de alcances










- Acta de Pruebas



198


- Acta de Cierre



Mejoramiento

Plan de mejoras



199











Correctivas


informacioacuten




consultoriacutea

Preventivas







200














201












Inventarios


SAP Business One




Inventarios


SAP Business One




SAP Business One




SAP Business One




Ventas y Servicio


SAP Business One




Inventarios


SAP Business One


proceso





Inventarios


SAP Business One


proceso




202




SAP Business One


proceso





SAP Business One


proceso





Ventas y Servicio


SAP Business One


proceso





Alcance


SAP Business One


proceso



Implementacioacuten


informacioacuten


SAP Business One


plantillas












Cliente






de Integracioacuten






SAP Business One



Implementacioacuten


Base de Datos


SAP Business One














Inventarios





203




Produccioacuten












Ventas y Servicio




























ndash 1




ndash 2




ndash 3





204








SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten


Iniciales


SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten


SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten


SAP Business One


plantillas




Inventarios


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


ndash Inventarios


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


2


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten

1415 Entrenamiento

Produccioacuten


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


Ventas y Servicio


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten

205



1418 Entrenamiento

Componente


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


Report


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


Inventarios


SAP Business One


pruebas




Inventarios


SAP Business One


pruebas




SAP Business One


pruebas




SAP Business One


pruebas




Integracioacuten


SAP Business One


pruebas




Servicio


SAP Business One


pruebas




Definitivos


SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten




SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten




en Vivo




SAP Business One





Implementacioacuten





206




NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO


EMCICOS

ISAPBOEE



Ver Matriz RAM

207



Rol Tipo de

Adquisicioacuten

Fuente de

adquisicioacuten

Modalidad de

Adquisicioacuten

Fecha de inicio

de

reclutamiento

Fecha

requerida de

disponibilidad

de personal

Costo ($)1


EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 4500000

Gerente de

Proyecto Interna

Gerencia

EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 2000000

Liacuteder de


Finanzas

Interna Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 2000000

Liacuteder Ventas

CRM Interna

Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 1800000


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 1700000


Inventario Interna

Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 1400000


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 2000000

Consultor de


Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 3500000




208




















(patrocinador)







Proyecto



209




proyecto



proyecto




Contador

Liacuteder de

Administracioacuten

y Finanzas


responsabilidad




pruebas






CRM

Gerente de


Auxiliar de

Bodega


Inventario

Ingeniero de



comunicaciones




Instala producto






Implementacioacuten




EMCICOS


Business One








210











211



Actividad

Alt

a G

eren

cia

Ger

ente

de

Pro

yec

to

Liacuted

er d

e

Ad

min

istr

aci

oacuten

y

Fin

an

zas

Liacuted

er V

enta

s C

RM

Liacuted

er C

om

pra

s

Liacuted

er A

lmaceacute

n

Inven

tari

o

Liacuted

er T

eacutecn

ico

Con

sult

or

de

Imp

lem

enta

cioacuten



12 Alcance


RA

C

C

I


RA

C C

I


RA C

I


RA

C

I


RA

C

I

122 Alcance Fase

II


I

I

R


I I

R


R


I

R


I

R


Alcance





C R


C R



C R


C R

132

Configuracioacuten


C R


R

212


Actividad

Alt

a G

eren

cia

Ger

ente

de

Pro

yec

to

Liacuted

er d

e

Ad

min

istr

aci

oacuten

y

Fin

an

zas

Liacuted

er V

enta

s C

RM

Liacuted

er C

om

pra

s

Liacuted

er A

lmaceacute

n

Inven

tari

o

Liacuted

er T

eacutecn

ico

Con

sult

or

de

Imp

lem

enta

cioacute

n


I

R


I

I

R


I

R



I R


I

R

133

Configuracioacuten

Personalizaciones


I R

















134 Cargue de

datos




213


Actividad

Alt

a G

eren

cia

Ger

ente

de

Pro

yec

to

Liacuted

er d

e

Ad

min

istr

aci

oacuten

y

Fin

an

zas

Liacuted

er V

enta

s C

RM

Liacuted

er C

om

pra

s

Liacuted

er A

lmaceacute

n

Inven

tari

o

Liacuted

er T

eacutecn

ico

Con

sult

or

de

Imp

lem

enta

cioacute

n


141

Entrenamiento


A

R


A

R


R


R


A

R


Servicio I C

A

R


A R


A R


A R

142 Pruebas


R

R

A


R R

A


A


R

A


R A


R

A

151 Cargue de

Datos Definitivos



152 Salida en

Vivo





214






215




Tema Nuacutemero de

Personas

Tiempo

(Horas) Modalidad

Fecha


(1)






















216




Rol Tipo de

Adquisicioacuten

Fuente de

Adquisicioacuten

Modalidad de

Adquisicioacuten

Fecha de

Inicio de

Reclutamiento

Fecha

Requerida de

Disponibilidad

de Personal


EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


217



recompensas




Aprendizaje y

crecimiento

Competencias

estrateacutegicas

Mediante

capacitaciones a

todo el personal

evaluar la

competencia y


aacuterea asignada

Cumplimiento

del 90




---------------------------------


capacitados


Establecer

actividades en el

plan de trabajo

Cumplimiento

del 90


ejecutadas

---------------------------------


programadas

Rotacioacuten de

Personal

Todo el

proyecto





funcional de la

aplicacioacuten

Maacuteximo 5



---------------------------------


proyecto

Satisfaccioacuten

del Proyecto

Fase de

Alcance

Ejecucioacuten y

Cierre

Conocer el grado


nuevo sistema

implementado en la

organizacioacuten

Cumplimiento

del 90



---------------------------------


por el proyecto

Competencias

en la

aplicacioacuten

Ejecucioacuten

Verificar el

conocimiento de los

usuarios en los


implementados

Cumplimiento

del 95




---------------------------------


Respuesta de

PQR

Ejecucioacuten y

Cierre

Medir el tiempo de

respuesta que el


dar respuesta a los

PQR

Cumplimiento

del 90


cerrados

---------------------------------



218













NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO


EMPRESA EMCICOS

ISAPBOEE







219



COMUNICACIONES





los interesados




Satisfechos



manera







220









Fecha hora y lugar


Tiempo estimado








221







Frequency Sender


Alta Gerencia

Gerente de Proyecto










proyecto



cronograma


inicio



proyecto



equipo de trabajo

Inicio del

proyecto

Consultor de

Implementacioacuten

Gerente de

Proyecto

Fase de Alcance

Gerente de Proyecto













procesos









proceso

Dos (2)

reuniones

con cada

liacuteder de

proceso

para un

total de 10

reuniones

Gerente de

Proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten


222



Frequency Sender


MAQUINAS



cliente







vez en el

proyecto

Implementacioacuten



Proyecto

Gerente de Proyecto



SISTEMA





uno de los procesos


Definiciones










implementacioacuten





Una (1)

vez en el

proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten


Proyecto

Gerente de Proyecto



CARGUE DE TABLAS Y

SALDOS














Una (1)

vez en el

proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten



223



Frequency Sender

Gerente de Proyecto











Procesos de Negocio










teacutecnico)






vez en el

proyecto

Proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten


Gerente de Proyecto





PRUEBAS



procesos

PRE-SALIDA EN VIVO




Lista de Chequeo













repositorio

Una (1)

vez en el

proyecto

Gerente de

proyectos

Cada uno de los

Liacutederes de

Procesos

Fase Salida en Vivo

Gerente de Proyecto



ACOMPANtildeAMIENTO








Una (1)

vez en el

proyecto

Gerente de

Proyectos

Consultor de

Implementacioacuten

224



Frequency Sender






SUPUESTOS

RESTRICCIONES
















consultores SAP BO







225


SUPUESTOS

RESTRICCIONES











226








de bits y texto)







fiables









227


Convenciones


Formatos Heinsohn


utilizados




Canales efectivos

228






















229


230




Business One



Proyecto

Fecha uacuteltima



EMCICOS

ALEJANDRO


Informe



Fecha Hora



Instalaciones de

EMCICOS


Consultor de

Implementacioacuten

2 Acta de Inicio 1


Consultor de

Implementacioacuten



3 Alcance de

ventas 2



Implementacioacuten

Seccioacuten 1

14042017

Seccioacuten 2

21042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de


4 Alcance de

compras 2



Consultor de

Implementacioacuten

Seccioacuten 1

17042017

Seccioacuten 2

24042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de




Consultor de

Implementacioacuten

Seccioacuten 1

18042017

Seccioacuten 2

25042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de


231



Proyecto

Fecha uacuteltima



EMCICOS

ALEJANDRO


Informe



Fecha Hora

6 Alcance

Produccioacuten 2



Implementacioacuten

Seccioacuten 1

19042017

Seccioacuten 2

26042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de

EMCICOS


Inventario

7 Alcance CRM y

Ventas 2


Consultor de

Implementacioacuten

Seccioacuten 1

20042017

Seccioacuten 2

28042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de


8 Firma de

alcances 1


Consultor de

Implementacioacuten



9 Entrega de


Instalaciones de


10 Acta de


Instalaciones de


11 Acta de


Instalaciones de


12

Capacitacioacuten

Ventas e

Inventario

1



Implementacioacuten




compras 1



Consultor de

Implementacioacuten




Finanzas 1


Consultor de

Implementacioacuten




Produccioacuten 1



Instalaciones de

EMCICOS


Inventario

232



Proyecto

Fecha uacuteltima



EMCICOS

ALEJANDRO


Informe



Fecha Hora

Implementacioacuten


CRM y Ventas 1


Consultor de

Implementacioacuten




Teacutecnica 1


Consultor de

Implementacioacuten





Consultor de

Implementacioacuten



19 Entrega de


Instalaciones de




Instalaciones de





233




NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO


EMPRESA EMCICOS

ISAPBOEE

METODOLOGIacuteA




Riesgos



Riesgos


proceso





a los Riesgos





234


PERIOCIDAD





Riesgos

Inicio de proyecto




Una vez



configuracioacuten


Inicio de proyecto




Una vez



configuracioacuten


a los Riesgos

Inicio de proyecto




Una vez



configuracioacuten


Ver numeral 391


Ver numeral 393


Ver numeral 395




235








Gerencia del

proyecto






costos

De la

organizacioacuten








del proyecto

De la

organizacioacuten








proyecto

Teacutecnicos







mayores costos

Gerencia del

proyecto





del ERP





Externos de

la

organizacioacuten




trabajo





236





cronograma


en el servidor




y sobre costos

De la

organizacioacuten







ajuste





Teacutecnico






el proyecto


Aplicacioacuten





Teacutecnico

No Implementar la


que se va a cargar






equipo de trabajo



237




EMCICOS

No se admiten


No se admiten


0 - 1

semanas

05 - 1

Gerente del

proyecto

No se admiten


No se admiten


0 - 1

semanas

05 - 1

Liacutederes de

procesos

No se admiten


No se admiten


0 - 2

semanas

1 - 3


No se admiten


No se admiten


0 - 2

semanas

1 - 3







3931 Cualitativo


medio de


238


2 Tablas de impacto






Objetivo del

Proyecto

Muy Bajo


Muy alto

80

Costo

Aumento de

costo

insignificante

Aumento lt

10 Aumento 20

Aumento 20 -

50

Aumento

gt50

Tiempo

Aumento de

tiempo

insignificante


20

Aumento

gt20


del alcance


levemente

afectada

Aacuterea de

alcance

afectada

Reduccioacuten

del alcance

inaceptable

para el

patrocinador

Resultados

del

proyecto

(fracaso)

Calidad

Apenas

perceptible la

calidad en el

proyecto

Los procesos se

ven afectados

en cuanto a

calidad

Se reduce la

calidad la cual

requiere

aprobacioacuten por

el patrocinador

Reduccioacuten de

calidad

inaceptable

para el

patrocinador

Resultados

del

proyecto

(fracaso)




3932 Cuantitativo



239
















descubrir a tiempo

Eliminar Explotar

Mitigar Mejorar


Aceptar


Riesgos

240




en el proyecto



NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO







Implementacioacuten

Licenciamiento

Infraestructura

Mantenimiento





241











como


Cambio de proveedor


RIESGOS


Pro

ba

bilid

ad

Imp

acto

Imp

ort

an

cia

Estr

ate

gia

de

Resp

ue

sta

Pri

ori

da

d

Accioacuten

R001






2 3 6 Mitigar Medio


242


R004




Pro

ba

bilid

ad

Imp

acto

Imp

ort

an

cia

Estr

ate

gia

de

Resp

ue

sta

Pri

ori

da

d

Accioacuten






R007



MEacuteTRICAS





procesos








243
















condiciones





y alcance del mismo




244










Herramientas















245






Aprobadas

















246





Contrato

Documentacioacuten

de la

Adquisicioacuten

Presupuesto

($)

de

Partici-

pacioacuten

1



de


Ventas CRM

Compras


Teacutecnico













Precio

Fijo RFP 107000000 7


SAP Business One








Precio

Fijo RFP 904784000 60

3


lo siguiente

Servidores para



datos)







Precio

Fijo RFQ 60000000 4

247



Contrato

Documentacioacuten

de la

Adquisicioacuten

Presupuesto

($)

de

Partici-

pacioacuten

Acceso remoto


la base de datos


SAP Business One


Localizacioacuten


servidores


operativo

Firewall


7x24

Empresa EMCICOS








Colombia




Software y Soporte

Precio

Fijo RFP 245721520 16




248














1 - 5 15

C Infraestructura








1 - 10 10

D

Cumplimiento de las

especificaciones y

requisitos del

producto



249




E Funcionalidad






1 - 10 10






1 - 10 10

G Migracioacuten de

informacioacuten




virtual otros

1 - 10 10

H Valor Hora de


I Valor Hora de



250








Precio fijo (FP)















- Ventajas

251









- Desventajas













252
























253



contratacioacuten












debe contener








254














EMCICOS son





necesarias



255





256






Alta Gerencia

Gerente de Proyecto










proyecto



cronograma






de trabajo

Inicio del proyecto

Fase de Alcance

Gerente de Proyecto















stakeholders



Proyecto



Dos (2) reuniones


proceso para un

total de 10

reuniones

INSTALACIOacuteN Y


MAQUINAS








Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto

257




Proyecto

Gerente de Proyecto



SISTEMA





los procesos


Definiciones






proceso






Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto


Proyecto

Gerente de Proyecto



CARGUE DE TABLAS Y

SALDOS











Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto


Gerente de Proyecto






CAPACITACIOacuteN






Procesos de Negocio





Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto

258






teacutecnico)






Gerente de Proyecto





PRUEBAS



procesos

PRE-SALIDA EN VIVO




Lista de Chequeo





proceso



Proyecto





Una (1) vez en el

proyecto

Fase Salida en Vivo

Gerente de Proyecto






ACOMPANtildeAMIENTO








Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto


259





Calificacioacuten

Puntos

Otorgados


yo servicio







cronograma

1-10













programado

1-5


260


















NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO





3111

261




Alta Gerencia





el proyecto

Gerente de Proyecto





Liacuteder de


Finanzas










Liacuteder Compras






Inventario







262







Gerente de Proyecto



proyecto



proyecto




Interno





pruebas





Interno




Instala Producto





Interno

Consultor de

Implementacioacuten


EMCICOS


Business One


Externo

263











INTERESADOS ROL


(patrocinador)



Finanzas











comunicaciones





264


265




Nombre del Proyecto


EMCICOS




1

Interesado

Compromiso

Pod

er

Infl

uen

cia

Inte

reacutes


Des

con

oce

Se

resi

ste

Neu

tral

Ap

oya

Liacuted

er


Gestionar de cerca

Enviar informes



Ser una

empresa maacutes

competitiva

Expansioacuten de

negocios a

nivel mundial

Aumentar la

utilidad del

negocio y


cliente

Gerente de

Proyecto X A A

Gestionar de cerca

Monitoreo constante





de Procesos en


Integrar todas

las aacutereas

involucradas

en la

organizacioacuten

Integracioacuten de

todos los

procesos de la

compantildeiacutea

Liacuteder de

Administracioacuten

y Finanzas

X D A A

Gestionar de cerca


detallada de las

parametrizaciones y


proyecto

Optimizar los

tiempos de

generacioacuten de

reportes

Disponer de

informacioacuten

veriacutedica y

confiable en

tiempo real

Mejorar

procesos

inherentes al

departamento

266


Interesado

Compromiso

Pod

er

Infl

uen

cia

Inte

reacutes


Des

con

oce

Se

resi

ste

Neu

tral

Ap

oya

Liacuted

er

Liacuteder Ventas

CRM X D A B

Mantener satisfecho


compromisos y



Conocer al

detalle todas las

transacciones

de cada cliente

Controlar en

tiempo real el

proceso de

ventas

Captar nuevos

clientes y

aumentar los

ingresos de la

compantildeiacutea


Monitorear

Asegurar que se

comunique de manera





seguimiento

Optimizar la

Seleccioacuten de

proveedores y

mejorar el

procedimiento

de

abastecimiento

Disminuir los

tiempos de

validacioacuten de

proveedores

e inventario

Controlar

eficazmente el

presupuesto de

compras

garantizando el

valor de la

inversioacuten


Inventario X D B A

Informar

Asegurar que se

comunique de manera




un informe de forma

apropiada

Manejar

informes

consolidados de

compras y

entrada de

mercanciacutea por

proveedor

Controlar

Stock

maacuteximos y

miacutenimos con

sus puntos de

reorden

Controlar y

hacer

seguimiento a


los almacenes


Gestionar de cerca

Identificar las




Administrar de

forma eficiente

la informacioacuten


Integrar todas

las aacutereas

involucradas

en la

organizacioacuten

Contar con un

sistema

integrado que

facilite la

administracioacuten

de la

informacioacuten

267


Interesado

Compromiso

Pod

er

Infl

uen

cia

Inte

reacutes


Des

con

oce

Se

resi

ste

Neu

tral

Ap

oya

Liacuted

er

Consultor de


Gestionar de cerca


con los demaacutes




procesos para la

compantildeiacutea

Cumplir con los

requisitos

Contar con la

definicioacuten de

alcances de

cada proceso

Entregar las

mejores

praacutecticas para

cada proceso

Entregar el

proyecto en la

fecha

establecida

Notas

X Actual D deseado

A Alto B Bajo




Project Title



268



Alta Gerencia C D



Finanzas

C D





Consultor de

Implementacioacuten

C



Frequency


Alta Gerencia

Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario





proyecto








de trabajo

Inicio del

proyecto

269



Frequency



Fase de Alcance

Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario












stakeholders





Dos (2)

reuniones

con cada

liacuteder de

proceso

para un total

de 10

reuniones

INSTALACIOacuteN Y


MAQUINAS





teacutecnico




Una (1) vez

en el

proyecto


Proyecto

Gerente de Proyecto



SISTEMA





los procesos


Definiciones






proceso







Una (1) vez

en el

proyecto

270



Frequency


Proyecto

Gerente de Proyecto



CARGUE DE TABLAS Y

SALDOS












Una (1) vez

en el

proyecto


Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario



CAPACITACIOacuteN






Procesos de Negocio













Una (1) vez

en el

proyecto


Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario


PRUEBAS



procesos

PRE-SALIDA EN VIVO




Lista de Chequeo





proceso







Una (1) vez

en el

proyecto

271



Frequency

Fase Salida en Vivo

Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario



ACOMPANtildeAMIENTO









Una (1) vez

en el

proyecto


Alta Gerencia






272












Alta Gerencia



Gerente de Proyecto



273




Finanzas


















274







Dependencia

Bajo Alto

Infl

uen

cia

Alto

Alta Gerencia

Gerente de Proyecto



Liacuteder Compras









275










Exploratoria




En desarrollo






Integrada





Estrateacutegica






276




Latente

Poca

evidencia

concreta o

cientiacutefica

Algunas comunidades





tema

No hay normas ni


para las empresas

Emergente

Ya hay

investigaciones

sobre el tema

pero auacuten no

hay consenso

en relacioacuten a

las

conclusiones

Tema central de






tema


Responsabilidad




fuerte

Alto nivel de





puacuteblico

Creciente

promocioacuten y



relacionadas con el

tema

Se estableen


hay propuestas de

legislacioacuten

Institucionalizado

Menor

eacutenfasis en la

evidencia el

tema ya se ha

aceptado

Afrontar el tema es



Establecimiento de




277





Respuesta

Organizacional












ESTRATEGICA

INTEGADA

EN DESARROLLO

EXPLORATORIA


1

2

3

4

5

278




Nombre del

interesado Rol

Impacto

(A M

B)

Soporte

(A M

B)



Alta Gerencia



del


A B

Retrasos en la



del proyecto









Gerente de

Proyecto


del proyecto A A

Cambios en las


del cronograma del




del proyecto








Liacuteder de


Finanzas


proceso contable y

financiero A M

Generar


Financiero bajo


asignadas








Aplicacioacuten y



279



Nombre del

interesado Rol

Impacto

(A M

B)

Soporte

(A M

B)





proceso de ventas y

CRM

M B

Resistencia al



generado de la


involucrada








compantildeiacutea

Aplicacioacuten y



Liacuteder Compras


proceso de Compras

M B

Resistencia al



generado de la


de Compras









Aplicacioacuten y




Inventario



M A

Compara el sistema






del proyecto











compantildeiacutea

Aplicacioacuten y



280



Nombre del

interesado Rol

Impacto

(A M

B)

Soporte

(A M

B)





proceso de

infraestructura y

comunicaciones

M A

Desconocimiento de

las herramientas







usuarios







en el proyecto

Aplicacioacuten y



Consultor de

Implementacioacuten

Ejecucioacuten


SAP Business One en


A A

Demoras en la







asignadas











281






















282






283




Fecha


Cargo

Involucrado 1

Involucrado 2

Causa




Observaciones

Compromisos

_______________________

Verificador

_______________________

Involucrado 1

_______________________

Involucrado 2

Cargo Cargo Cargo

284


4 Referencias





Bellaterra






pdfsequen ce=1









285





Calidad





carbonoV2CASTpdf







for-proposal




emcicoscom



286
























287






Editorial Sypal



















288













financehtml







-en-crecimiento



289





290


ANEXOS

Anexo A


ESTIMADO DE

COSTOS ($COP)$ 130000000000




ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S

VALO RACIOacute N

IMPACTO

PRO BABILIDAD

VALO RACIOacute N

GLO BAL

PLAN DE


DANtildeO S A


ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S

Fase de Alcance

Fenoacutemenos

Bioacutelogicos









pendientes

18 0 13 13 18 0 0






4D 0 0 4D 4D 0 0 25 H Mitigar





25 0 0 25 25 0 0






2D 0 0 3D 2D 0 0 19 M Mitigar







14 0 0 19 14 0 0















19 14 14 19 19 0 0











y costos




necesarias

18 18 13 18 18 0 0

VH ge 28

H 24 - 27

M 17 - 23

L 6 - 16



PROYECTO


BUSINESS ONE EN LA

EMPRESA EMCICOS






Humano


Natural


Tecnoloacutegico

291




ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S

VALO RACIOacute N

IMPACTO

PRO BABILIDAD

VALO RACIOacute N

GLO BAL

PLAN DE


DANtildeO S A


ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S


Fenoacutemenos

Bioacutelogicos





3C 0 0 2C 2C 0 0 18 M Aceptar




pendientes

18 0 0 13 13 0 0








25 14 14 25 25 0 0








Business One

25 14 14 25 25 0 0











raacutepidamente



moacutedulos

14 14 14 14 14 0 0











operacioacuten

14 14 14 14 14 0 0





implementacioacuten





25 25 25 25 25 0 0








bases de datos

19 14 14 19 19 0 0










14 14 14 14 14 0 0










14 14 14 14 14 0 0
















necesarias

18 18 13 18 18 0 0




Natural


Humano


Tecnoloacutegico

292


A B C D E

lt1 1-5 5-25 25-50 gt50




10 o maacutes 240

Grave6-gt10


8 144

Severo2-gt6


5 48

Importante1-gt2


4 24

Marginallt1


2 00

Ninguna0


0 0






CONSECUENCIASOTRA

SEVERIDAD


IMAGEN Y

CLIENTESOTRA

Pers

on

as

Dantilde

os a

insta

lacio

nes

Am

bie

nte

ECONOacuteMICOS

(COSTO) ($)


cronograma)

23 26 27 29 30

Ocurre en

1 cada 2

proyectos

5 Muy AltoUna o mas

fatalidades

Dantildeo

Total

Contaminacioacuten

Irreparable

Impacto

Internacional

Ocurre en

1 de 100

proyectos

Ocurre en

1 de 20

proyectos

Ocurre en

1 cada 4

proyectos

Ocurre

en 1 de 3

proyectos

24

25 28

3 MedioIncapacidad


Dantildeo

Localizado

Contaminacioacuten

Localizada

Impacto

Regional

Impacto


Incapacidad

permanente

(parcial o total)

Dantildeo

Mayor

Contaminacioacuten

Mayor

15 16 18 19

3 4 9 10 11

14 17

1 Insignificante

Lesioacuten leve

(primeros

auxilios)

Dantildeo

leve

Efecto

LeveImpacto Interno


(sin incapacidad)

Dantildeo

Menor

Efecto

Menor


Incidente

Ninguacuten

Dantildeo

Ninguacuten

Efecto

293


Anexo B

Matriz P5


Fecha de


Elaborado

por

Versioacuten 01











crece
































Calidad del agua -1





49 98 m3


Madurez del proceso


proceso

Transporte

Residuos



producto




Energiacutea

Agua

Integradores del P5






294




Empleo -1











































por escrito











TOTAL -23














Sociedad y

consumidores



trabajo decente

Derechos humanos

Integradores del P5

Valoracioacuten


295


Anexo C



Fase Fuente C

an

tid

ad

Ca

nti

da

d

Km

Ca

nti

da

d

Diacutea

s

Su

bto

tal

Km

Rendimiento

(KMgal)

Galoacuten

Gasolina

Factor Emisioacuten

(KgCO2eqgal)

Huella de

Carbono

(KgCO2eq)









TOTAL

543116



Fase Fuente

Ca

nti

da

d

Ho

ras

Uso

Ca

nti

da

d

Diacutea

s Consumo

Kwh

Subtotal

Kwh

Factor Emisioacuten

(KgCO2eqKwh)

Huella de

Carbono

(KgCO2eq)

Plan de

Gerencia

Computador 1 4 2 0035 028 0136 0038

Celular 2 1 2 0005 001932 0136 0003

Impresora 1 05 2 0010 001 0136 0001

Video Beam 1 4 2 0220 176 0136 0239


Router 1 4 2 0006 0048 0136 0007

Subtotal

0310

Gestioacuten de

Recursos

Financieros

Computador 1 2 6 0035 042 0136 0057

Celular 5 05 3 0005 0036225 0136 0005

Impresora 1 05 3 0010 0015 0136 0002

Video Beam 1 1 3 0220 066 0136 0090


Router 1 2 6 0006 0072 0136 0010

Subtotal

0196


296


Fase Fuente

Ca

nti

da

d

Ho

ras

Uso

Ca

nti

da

d

Diacutea

s Consumo

Kwh

Subtotal

Kwh

Factor Emisioacuten

(KgCO2eqKwh)

Huella de

Carbono

(KgCO2eq)

Celular 4 05 3 0005 002898 0136 0004

Impresora 1 05 2 0010 001 0136 0001

Video Beam 1 4 2 0220 176 0136 0239


Router 1 4 5 0006 012 0136 0016

Subtotal

0411

Alcance

Computador 8 8 11 0035 2464 0136 3351

Celular 8 1 11 0005 042504 0136 0058

Impresora 1 05 2 0010 001 0136 0001

Video Beam 1 4 16 0220 1408 0136 1915


Router 1 8 22 0006 1056 0136 0144

Subtotal

5947

Ejecucioacuten

Computador 29 2 22 0035 4466 0136 6074

Servidor 2 24 44 0700 14784 0136 201062

Celular 8 1 20 0005 07728 0136 0105

Impresora 1 05 10 0010 005 0136 0007

Video Beam 1 4 10 0220 88 0136 1197


Router 1 8 44 0006 2112 0136 0287

Subtotal

216392

Entrega

Computador 29 8 20 0035 1624 0136 22086

Servidor 2 24 20 0700 672 0136 91392

Celular 8 1 5 0005 01932 0136 0026

Impresora 5 3 20 0010 3 0136 0408

Video Beam 1 8 2 0220 352 0136 0479


Router 2 8 20 0006 192 0136 0261

Subtotal

118134

Postventa

Computador 29 8 30 0035 2436 0136 33130

Servidor 2 24 30 0700 1008 0136 137088

Celular 2 1 6 0005 005796 0136 0008

Impresora 5 3 30 0010 45 0136 0612


Router 2 8 30 0006 288 0136 0392

Subtotal

176452

TOTAL 517841


297


Anexo D



Diacuteas

Consumo

Promedio

(ldiacutea)

Subtotal

(m3)









TOTAL

4998


298


Anexo E



programada

Plan Direccioacuten




Informes de





5 4 horas

Reuniones de





6 15 horas

Cierre del




Reunioacuten de Pre

- Kick Off lun 17-04-17 lun 17-04-17



Reunioacuten de

Kick Off lun 17-04-17 mar 17-04-18




9 35 horas

Entrega de

Comercial a

Consultoriacutea



Definicioacuten del






Senior

12 2 horas

Alcance Ventas




Alcance

Compras -

Inventarios



Alcance




Alcance




Alcance




Alcance Datos




Alcance

Componente de

Integracioacuten



Alcance




Alcance de

CRM - Ventas

y Servicio



Alcance Ventas




Alcance

Compras -

Inventarios



Alcance




Alcance




Alcance




Alcance Datos




Bodega

30 4 horas

Alcance

Componente de

Integracioacuten



Alcance




299



programada

Alcance de

CRM - Ventas

y Servicio



Entrega

Documento de

Alcance

mar 17-05-02 mar 17-05-02




35 4 horas

Firma de





36 2 horas

Entrega de

Templates de

informacioacuten

mar 17-05-02 mieacute 17-05-03




37 4 horas

Explicacioacuten de





38 2 horas

Instalacioacuten




Instalacioacuten


Instalacioacuten

Componente de

Integracioacuten



Configuracioacuten

General Base de

Datos


Configuracioacuten

Componente de

Integracioacuten


Configuracioacuten


Configuracioacuten

Compras -

Logiacutestica


Configuracioacuten

Ventas -

Inventarios


Configuracioacuten


Configuracioacuten


Configuracioacuten


Configuracioacuten

CRM - Ventas

y Servicio


Configuracioacuten


Configuracioacuten


Acta




Buacutesquedas


SP Bloqueo


Tablas y

Campos

definidos por el

Usuario






Autorizaciones


Autorizaciones


Autorizaciones


Autorizaciones


Formatos de


Formatos de


Formatos de



300



programada

Impresioacuten - 4

Formatos de


Formatos de


Browser Get


Dispositivos




Acta

Personalizacion

es



Cargue datos

Maestros

Inventario



Cargue datos

Maestros

Proveedores

mar 17-06-06 mar 17-06-06



de Compras

94 4 horas

Cargue datos

Maestros

Clientes

mar 17-06-06 mieacute 17-06-07



de Ventas

95 4 horas

Cargue Maestro




Cargue de

Saldos Iniciales

Inventario



Cargue de

Saldos Iniciales

de Balance



Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Cobrar

vie 17-06-09 lun 17-06-12



de Ventas

100 4 horas

Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Pagar

lun 17-06-12 lun 17-06-12



de Compras

101 4 horas

Pruebas de


Presentacioacuten

Configuracione

s

mar 17-06-13 mieacute 17-06-14




Beam[1]

104 4 horas

Actas de

Configuracioacuten

Final



Reunioacuten de






Entrenamiento

Ventas -

Inventarios

jue 17-06-15 jue 17-06-15



Internet[1]

111 4 horas

Entrenamiento

Compras -

Inventarios

jue 17-06-15 vie 17-06-16




112 4 horas

Entrenamiento




Entrenamiento

Finanzas 2 vie 17-06-16 lun 17-06-19



Entrenamiento




Entrenamiento

CRM - Ventas

y Servicio



Entrenamiento




Entrenamiento




Capacitacioacuten




Entrenamiento




Entrenamiento




Entrenamiento





301



programada

Dispositivos

Moacuteviles


Entrenamiento





125 2 horas

Entrenamiento

Vistas

Analiacuteticas

vie 17-06-23 lun 17-06-26




126 4 horas

Entrenamiento

DTW lun 17-06-26 lun 17-06-26



Entrenamiento





128 4 horas

Entrenamiento

Administracioacuten

Sap



Acta de

Entrenamiento

Procesos

mar 17-06-27 mar 17-06-27





131 1 hora

Acta de

Entrenamiento

Tecnico



Acta de

Entrenamiento

DTW



Pruebas Ventas




Internet[1]

136 4 horas

Pruebas

Compras -

Inventarios

mieacute 17-06-28 jue 17-06-29




137 4 horas

Pruebas




Pruebas

Finanzas 2 jue 17-06-29 vie 17-06-30



Pruebas




Pruebas CRM -

Ventas y

Servicio



Pruebas




Pruebas




Capacitacioacuten






Pruebas




Pruebas




Pruebas

Dispositivos

Moacuteviles



Pruebas





150 4 horas

Pruebas Vistas





151 4 horas



Pruebas Datos





153 4 horas

Pruebas

Administracioacuten

SAP



Acta de Pruebas





156 1 hora

Acta de Pruebas




Sistemas

157 1 hora

Acta de Pruebas




302



programada

Sistemas

Cargue datos

Maestros

Inventario



Cargue datos

Maestros

Proveedores

jue 17-07-13 jue 17-07-13



de Compras

163 4 horas

Cargue datos

Maestros

Clientes

jue 17-07-13 vie 17-07-14



de Ventas

164 4 horas

Cargue Maestro




Cargue de

Saldos Iniciales

Inventario



Cargue de

Saldos Iniciales

de Balance



Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Cobrar

mieacute 17-07-19 jue 17-07-20



de Ventas

169 8 horas

Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Pagar

jue 17-07-20 vie 17-07-21



de Compras

170 8 horas

Validacioacuten

Cargue Datos

Maestros

vie 17-07-21 vie 17-07-21



Servidor Subgerente

172 2 horas

Validacioacuten

Cargue

Financiero



Validacioacuten

Cargue

Logiacutestico



Validacioacuten




Validacioacuten

Impresioacuten de

Formatos

lun 17-07-24 lun 17-07-24




176 1 hora

Acta de Cargue




Servidor Subgerente

178 2 horas

Acta de Cargue




Acta de Cargue




Acta de Cargue

Cartera lun 17-07-24 lun 17-07-24







184 4 horas

Acompantildeamien

to Ventas -

Inventarios

mar 17-07-25 mar 17-07-25



Internet[1]

185 4 horas

Acompantildeamien

to Compras -

Inventarios

mar 17-07-25 mieacute 17-07-26




186 4 horas

Acompantildeamien




Acompantildeamien




Acompantildeamien




Acompantildeamien

to CRM -

Ventas y

Servicio



Acompantildeamien




Acompantildeamien




Acompantildeamien




Acompantildeamien

to Hana lun 17-07-31 mar 17-08-01



Acta




303



programada

to

Reunioacuten




Reunioacuten de




Definicioacuten

Pendientes

Implementacioacuten

mieacute 17-08-02 jue 17-08-03



Servidor Subgerente

201 4 horas

Preliminar Acta




Reunioacuten Acta




Acta Entrega

Soporte jue 17-08-03 vie 17-08-04



Reunioacuten

Soporte vie 17-08-04 vie 17-08-04



Ingreso

Plataforma de

Soporte



Ingreso Chat de

Soporte vie 17-08-04 vie 17-08-04





Acta


Venta

vie 17-08-04 lun 17-08-07

210 4 horas


304


Anexo F

Diagrama de Gantt

305


306


307


308


309



310


Anexo G


311


312


313


314


315


316


Anexo H




por los usuarios

de

CumplimientoX 100






plataforma

de

CumplimientoX 95

Consultor de

implementacioacuten

Soporte a usuarios



plataforma

de




de


Alcance



el proceso

de



alcance




de



producto o servicio




implementar

de


Seguridad




informacioacuten

de

CumplimientoX 100

Consultor de

implementacioacuten

Fecha de entrega



pactado

de



META RESPONSABLE



100

100

100

100

100

100

100

100

317


Anexo I



Nordm AUDITORIA

EMPRESA AUDITADA

NORMA DE REFERENCIA


EQUIPO AUDITOR



FECHA DEL INFORME

318



AUDITADO

Nordm

HOJA



1






Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


--- --- --- ---


NC

(Auditores)


procesos





319










Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


-- -- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





320









Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


-- -- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





321









medicioacuten

Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


-- -- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





322









Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


--- --- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





323










Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


--- --- ---


NC

(Auditores)


procesos





324


Anexo J


Fecha


Pro

ba

bil

ida

d

Imp

acto

Imp

ort

an

cia

Ca

teg

oriacute

a

Estrategia de

Respuesta



Est

ad

o

Se

gu

imie

nto

1







proyecto60 8 5

Gerencia del

proyectoMitigar




el proyecto


proyecto

Cerrado-ya

no ocurriraacute

2











implementarla



ERP

En

seguimiento

3









plataforma



comienzo todas las





En

seguimiento

4













de la ERP

Requiere

Respuesta

En

seguimiento

5









30 3 1Gerencia del

proyectoMitigar









En

seguimiento

6





entregables



paquetes de trabajo






paquetes de trabajo



trabajo

En

seguimiento

Registro de Riesgos

Proyecto

Gerente de Proyecto

325



Pro

ba

bil

ida

d

Imp

act

o

Imp

ort

an

cia

Ca

teg

oriacute

a

Estrategia de

Respuesta



Est

ad

o

Seg

uim

ien

to

7









servidor


la plataforma






En

seguimiento

8








personal





plataforma

En

seguimiento

9




compantildeiacutea







separados

En

seguimiento

10







de los equipos




equipos que estan

involucrados en la

implementacioacuten


establecido para el


En

seguimiento







instala un modulo



En

seguimiento

12








cargar






estandares




usuarios

En

seguimiento

12





en la entrega





haciendo el






En

seguimiento

13





implementador














herramienta

En

seguimiento

326


Anexo K

Matriz de riesgos

RIESGOMUY

BAJO 1

BAJO

2

MEDIO

3

ALTO

4

MUY

ALTO 5





60 8 480 Importante

MUY ALTA 5 5 10 15 20 25




60 8 480 Importante

ALTA 4 4 8 12 16 20





proyecto

50 5 250 Importante

MEDIA 3 3 6 9 12 15




50 5 250 Importante

BAJA 2 2 4 6 8 12




30 3 90 Importante

MUY BAJA 1 1 2 3 4 5





30 3 90 Importante





50 5 250 Importante




50 8 400 Importante




30 3 90 Importante




50 5 250 Importante






en la entrega

30 3 90 Importante




implementador

50 3 150 Importante

0 Marginal


GRAVEDAD (IMPACTO)

APARICIOacuteN

(probabilidad)








partida


Gravedad(Impacto)

Valor del Riesgo

Nivel de Riesgo

IV


Contenido

1 Antecedentes 22






1141 Clientes 26

1142 Accionistas 26


1144 Proveedores 26

1145 Estado 27






1151 Misioacuten 28

1152 Visioacuten 29

1153 Valores 29

V























VI




1341 Supuestos 55











2142 EPICOR 73








VII


2222 Beneficios 84



1404044TR14047 y PAS 2050) 88



insumos) 90















VIII











243 Matriz P5 120





2471 Objetivos 123

2472 Metas 123






IX












343 Cronograma 177






Costos CBS 183





X

















recompensas 217






XI























XII














4 Referencias 284

XIII


Lista de Tablas













Ambiental 111






XIV






















XV





















XVI


Lista de Figuras



















XVII



abastecimiento 93


Demanda 93

















XVIII









XIX


Lista de Anexos












20


Resumen













Palabras calves


21


Abstract











stakeholders

Keywords


22


1 Antecedentes







diferentes sectores



laboratorio





analiacuteticas






23








del paiacutes






24














25











laboratorio



26





1141 Clientes





1142 Accionistas


1143 Talento humano




1144 Proveedores


servicios

27


1145 Estado



1146 Medio ambiente



complementarios














28
















1151 Misioacuten





29


1152 Visioacuten




1153 Valores



Confiabilidad

Talento Humano









30









31








32















33

















o inversionistas




34






Deficiente

proceso de

compras

Deficiente

proceso de

ventas

Deficiente

proceso de

Inventarios

Deficiente

proceso de

Produccioacuten

Deficiente

Proceso de

Contabilidad

Deficiente

proceso de

CRM

Demora en

aprobacioacuten de

descuentos

Demoras en la

generacioacuten de

ofertas

Falta de

informacioacuten

de clientes

Falta de listas

de precios de

venta

Desconocimiento de

su ciclo comercial

No permite

el envioacute de

correo

Demoras

en la

generacioacuten

de facturas

Falta de

cronograma

de visitas

Aumento

de cartera

Mala

planeacioacuten de

pedidos

Falta de listas

de precios de

compra

Sobrecostos

de productos


seguimiento de las


Bajo abastecimiento

de inventario

No se cuenta

con informes

para anaacutelisis

de compras

Bajo control de

entregas totales y


y proveedores

Falta de

alertas sobre

stocks de

inventario

Deficiente

planeacioacuten

Demora en la

entrega del

servicio y equipos

Desconocimiento

de la demanda

del producto

Mala causacioacuten

de los registros

Deficiente

trazabilidad de

las transacciones


de Informes

Financieros


ingresos

Perdida de

clientes

Aumento

devoluciones de

producto


Sobreprecio

Productos

Aumento de stock

en inventario

Perdida de

proveedores

Altos costos de

almacenamiento

Disminucioacuten de

stock en inventario



Insatisfaccioacuten

del cliente

Demoras en pago

a proveedores

Falta de flujo


Tributarias


mercado

internacionel


nuevos clientes


de mercadeo



35















y presupuestos








36











37







38
















39

















Figura 10)






40














41











pagar en liacutenea








efectiva






42

















negocio






43





organizacioacuten




formacioacuten







inmediatamente






reducido

44























45





empresa



1 Requerimientos














SI NO NO












SI SI SI





transacciones

SI SI SI





SI SI SI


Caja SI SI SI

Gastos SI SI SI




46




Informes SI SI SI



Backup SI SI SI



pedidos

SI SI SI

6 Requerimientos de


SI SI SI







SI SI SI


personal

NO NO NO








SI NO NO


descuentos ofertas

SI NO SI









inventarios

SI NO SI


de compra

SI NO SI




de equipos

SI NO NO



SI NO NO


proyecto

SI NO NO


compras

SI NO NO







47






SAP Business One










Business One son








equipos)

48



















recaudo de cartera

49















50



EMCICOS





encada cliente



recaudo y la compra









51








decisiones





proveedores

52
























53
























54





55







EMCICOS

wwwheinsohncomco

wwwemcicoscomco



1341 Supuestos





1342 Restricciones





56


















SAP Business One






57










2018)


Finanzas

Este moacutedulo




cada paiacutes


finanzas





58












incluida






Ventas Clientes






siguiente forma

59




















- Pedido





60






importadas











Socios de negocios







empresa

61














pago





Inventario





especiales

62









Inventario

Recursos




clave











63




Produccioacuten



un producto












artiacuteculo




MRP

64







vacaciones)






previsiones






Servicio




Por ejemplo puede


65






su trabajo diario







Soporte de clientes







Business One





66
















Informes



- Finanzas


- Compras y ventas



- Inventario

67


- Produccioacuten

- MRP

- Servicio

- Recursos Humanos









68




211 Poblacioacuten











empresa






69












(Unipymes 2016)

70












potenciales riesgos




71























72







CONCEPTO VALOR


BASE DE DATOS


LICENCIAS




SUBTOTAL

U$308800

SUBTOTAL PESOS

$904784000






Heinsohn

1 PREMIUM $107000000


$107000000


CONCEPTO VALOR






U$83864

SUBTOTAL PESOS

$245721520



$1257505520


73


2142 EPICOR


CONCEPTO VALOR


BASE DE DATOS


LICENCIAS


SUBTOTAL U$56000




CONCEPTO VALOR






antildeo 2017) $41720000




CONCEPTO VALOR


BASE DE DATOS


LICENCIAS



SUBTOTAL U$350000



CONCEPTO VALOR









74






otros


implementacioacuten









PE = ------------------------------------ = -------------------------------------- = 088








75


















siguientes procesos





76



DESCRIPCIOacuteN





PYG Final







VENTAS



OVenta OCompra)


OVenta OCompra)

COMPRAS


77








INVENTARIOS




ENTREGABLE

- Forecast

- Cotizacioacuten

- Orden de Venta

- Orden de Compra





DESCRIPCIOacuteN




78















competencias etc








demanda

79





ENTREGABLE










teacutecnico

DESCRIPCIOacuteN





o por actividad



80












ENTREGABLE





actividades








81




DESCRIPCIOacuteN



del negocio





DESCRIPCIOacuteN







DESCRIPCIOacuteN






82










solucioacuten







funcionalidad cubre







83




cobrar




pagos

















84




2222 Beneficios

















eficacia

85









robusta










que generan negocio






86















requiera








87





funcionalidad cubre









cobrar




pagos







88















ISO 1404044TR14047 y PAS 2050)






89














90









insumos)


SAP Business One




91
















92



LICENCIA









































93





abastecimiento




94












ESTUDIO DE





95


ESTUDIO DE



Consulta e

informes 5





Ventas 5






Nomina 5
















96







una poacuteliza






leasing empresarial



CONCEPTO VALOR ($)


Licencias 926400000




TOTAL 1382900000


97














0 1 2 3 4 5 6

219584253 231584253 231584253 231584253 231584253 231584253

98



















0 1 2 3 4 5 6

1317505520 60000000

99



diaria



















100












$1725000000

BC = ------------------------ = 115

$1500000000









final

101























102





















103




SAP





numeral 223)




EMCICOS

104







105




2413 Matriz PESTLE



106








Cultura

Organizacional














X X

X

X

X













cual se traduce en


para EMCICOS

Procesos

Actuales de

EMCICOS

En EMCICOS se puede














X X X X

X

X














de operacioacuten

Resistencia al

Cambio

Algunas personas de



X X X

X

X




107













se refiere generan


laboral














en general


del Personal










X

X X

X












cultural

Infraestructura







contabilidad

X

X

X

X









mantenimiento


X

X

X


108















para avances e

implementaciones

Servicios








continuamente

X

X X

X

X








y de datos)















proteccioacuten

X

X X

X

X










EMCICOS

Legislacioacuten

Nacional






entidades

X X

X








109








empresa de EMCICOS

Tasa de Cambio

al Alza




Moneda Doacutelar

X

x

X






organizacioacuten

Tasa de Cambio

a la Baja




Moneda Doacutelar

X

x

X












EN Entrega

PV Postventa



110







de las actividades



Fenoacutemenos

bioloacutegicos





Fenoacutemenos de

Origen Humano





Vandalismo

Fenoacutemenos de









Fenoacutemenos de

Origen Natural







111












Vandalismo Bajo











Escenario de Riesgo



Fases a Evaluar


112





Fase de Alcance


Criterio Riesgo







Humano









Tecnoloacutegico





cronograma

113


Criterio Riesgo



Natural








Criterio Riesgo







Humano










Tecnoloacutegico



de informacioacuten



Tecnoloacutegico



implementacioacuten










Natural







114










Nivel de Riesgo

Fase de Alcance


Riesgo Probabilidad

de Ocurrencia





estos

Alta











costos

Media


115





Ocurrencia










Baja












Baja



moacutedulos

Baja




Media


116



Fase de Alcance






cronograma




pendientes






















cronograma






cronograma







proyecto






cronograma y costos





117





















One




del mismo















operacioacuten









organizacioacuten






de los servidores






operacioacuten















118






pruebas


necesarias



















119






120



243 Matriz P5



















121








calidad de vida














LED


122














Sostenibilidad

Administrativa y

operativa







procesos







Sostenibilidad

Tecnoloacutegica


moacutedulo




123


2471 Objetivos















2472 Metas







124






como sea posible












financieros






125



















negocio




126





Agua Consumo de

agua




del agua

consumida en

el mes


---------------------------------------





EMCICOS

Energiacutea

Eleacutectrica

Consumo de

energiacutea

eleacutectrica



de energiacutea


mes


---------------------------------------


Mantener las



Cliente

Mantener el

nuacutemero de

clientes

satisfechos





cumplimiento

del 90


---------------------------------------


Aprendizaje

y crecimiento

Competencias

estrateacutegicas


a todo el personal



aacuterea asignada

cumplimiento

del 90


realizadas

----------------------------------------


programadas

Papel Ahorro de

papel


uso de papel

Ahorrar el

10 de papel

durante el

mes


consumo de papel



cumplimiento

del 90


ejecutadas

----------------------------------------


programadas


de equipos

Establecer un

cronograma para

realizar el



demaacutes

cumplimiento

del 90


ejecutado

----------------------------------------


programado


normativo

verificar el

cumplimiento de la

norma

Cumplimiento

normativo 90



----------------------------------------



127


2474 Seguimiento



Consumo de

agua


de agua en EMCICOS

eliminando consumos


misma




Consumo de

energiacutea



condiciones




Mantener el

nuacutemero de

clientes

satisfechos




ofrecido





acordado

Competencias

estrateacutegicas












papel








plan de trabajo





moacutedulo

Mantenimiento

de equipos




demaacutes



computo

Cumplimiento

normativo


norma



128



129






PROYECTO No DEL

PROYECTO

TIPO DE

PROYECTO


EMCICOS SAP-230 ERP


CLIENTE

INICIOFIN

PLANIFICADO


AGOSTO 2017

ORGANIZACIOacuteN

EJECUTANTE

RESPONSABLE DEL


RESPONSABLE DEL

PROYECTO (CLIENTE)

HEINSOHN BUSINESS

TECHNOLOGY

LUIS ALEJANDRO RUIZ







JUSTIFICACIOacuteN







130



























131















presupuestos










bancarias


132












clientes














Sizing del hardware

133












atribuciones














134




EQUIPO DE TRABAJO



Gerente General









18


03



12

Salida en

Vivo









135
















procesos








Gerente de Proyecto

136



















- Instala Producto






137







proceso


















138

























139

























EMCICOS


SUBGERENTE

FECHA 01042017

140



SUBGERENTE

FECHA 01042017


GERENTE GENERAL

FECHA 01042017





















de laboratorio




finanzas


punta
















141
























142









SAP Business One





responsabilidad







PREPARACIOacuteN

Acta de Inicio



143







Alcance Firmado











los procesos



proceso



Preliminar



CAPACITACIOacuteN





PRUEBAS


144






PRE-SALIDA EN VIVO


definitiva



ACOMPANtildeAMIENTO




POSTVENTA





SUPUESTOS








145




RESTRICCIONES







ofrecidos




146






proyecto






proyecto


lo resuelve Fuente

Estado

Actual ()



Cumplir con el




ISAPBOEE02




Cumplir con el






Cumplir con el




ISAPBOEE04




Cumplir con el






Cumplir con el




147



proyecto


lo resuelve Fuente

Estado

Actual ()


informacioacuten



Cumplir con el




ISAPBOEE07





Cumplir con el




ISAPBOEE08




colombiana

Cumplir con el




ISAPBOEE09





Cumplir con el




ISAPBOEE10




Cumplir con el


141 Entrenamiento y


ISAPBOEE11




Cumplir con el



Datos EMCICOS Ap

ISAPBOEE12





Cumplir con el


ISAPBOEE13



menor a 36 horas

Cumplir con el




148


333 Acta de Cierre


Proyecto SAP



Aacuterea SAP

Cliente


Filial Bogotaacute

Fecha de registro





Distribucioacuten


Gerente Proyecto



Alcance



149




Entregables

1 Acta de Inicio









Comentarios








previsto

150




de los Procesos)





empaquetada)








ninguno)



Teleacutefono 1

Fax


Direccioacuten

Persona de contacto

151




Fabricante


Vendedor

Centro de costo

Proyecto


Centro de costo

Proyecto






Proveedor


Orden de compra



Nota Creacutedito



152



Entradas directas

Salidas directas



Historia de Cambios



Aprobaciones


Fecha Nombre Firma

153






154




proyecto







155


Fase Final



Fase Salida en Vivo



156










11 PREPARACIOacuteN

Descripcioacuten



Actividades







Descripcioacuten




157








12 ALCANCE

Descripcioacuten




Actividades


proceso






Descripcioacuten


empresa EMCICOS


158




Responsable




Descripcioacuten



Actividades






Descripcioacuten



Actividades




Entregar Template



159


13 REALIZACIOacuteN

Descripcioacuten


Business One

Actividades


Instalar Equipos






Actividades


Solicitar Licencias




Descripcioacuten



Actividades




160




Descripcioacuten



Actividades







Descripcioacuten



Actividades

Definir usuarios

Crear Base de Datos





161



Descripcioacuten



Actividades

Crear Base de Datos






Descripcioacuten



Actividades







Descripcioacuten




162






Descripcioacuten





Actividades







Descripcioacuten


para pruebas

Actividades



Pagar Preliminares

Validar Templates

163



1326 CIERRE

Descripcioacuten



Actividades





14 FASE FINAL

Descripcioacuten



Actividades




Afinar el sistema



Descripcioacuten



164


Actividades


Documentar procesos

Realizar videos



Descripcioacuten



Actividades








Descripcioacuten



Actividades



Realizar video


165




Descripcioacuten



Actividades






142 PRUEBAS

Descripcioacuten




Actividades








166



Descripcioacuten



Actividades






Analizar el proceso




Descripcioacuten



Actividades






Analizar el proceso


167




Descripcioacuten



Actividades







15 SALIDA EN VIVO

Descripcioacuten



Actividades



Cuentas por Pagar





168



Descripcioacuten


Business One

Actividades

Entregar Template



Cuentas por Pagar




Descripcioacuten



Actividades



Artiacuteculos)





Descripcioacuten



169


Actividades









Descripcioacuten



sistema

Actividades

Generar Reportes


Actualizar Maestros




Descripcioacuten


en la Base de Datos


170








152 SALIDA EN VIVO


Actividades




Ajustar procesos




Actividades


Contabilidad)



Analizar el proceso

171





Descripcioacuten



Actividades





Analizar el proceso




Descripcioacuten



Actividades






172


153 CIERRE

Descripcioacuten



Actividades




















173




















modificacioacuten


proyecto



174








necesidades



caso




siguiente









al cronograma

175




176


342 Diagrama de Red



177


343 Cronograma














Recurso Tiempo

Ejecucioacuten (hh)

Dedicacioacuten

(hm)

Tiempo

Planeado









178





















Gerencia del

proyecto $125750552000 $125750552000 $- 11042017 475 horas


Fase I $- $- $- 19042017 36 horas


Fase II $- $- $- 25042017 36 horas


Cierre $- $- $- 2052017 12 horas



Pruebas $- $- $- 28062017 81 horas

Cargue de datos


179



Cierre $- $- $- 2082017 27 horas











180













Cloud



Implementacioacuten

SAP Business One $1317505520 $0 $1317505520 $0 $0 $0


Alcance $0 $0 $0 $0 $0 $0


Fase Final $0 $0 $0 $0 $0 $0

Salida en Vivo $0 $0 $0 $0 $0 $0

181






Base

Variacioacuten

de Costo Comienzo


Subgerente $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11







Celular $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Computador $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11

Impresora $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11



Video Beam $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-11






182



Nombre Costo

Fijo

Costo


Costo de

Liacutenea Base

Variacioacuten

de Costo Comienzo

Duracioacuten

Programada Id

Gerencia del


Anaacutelisis


Anaacutelisis

Alcance Fase

II

$0 $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-04-25 36 horas 24

Revisioacuten Final

y cierre de

Alcance

$0 $0 $0 $0 $0 $0 mar 17-05-02 12 horas 34



Entrenamiento

y

Capacitaciones

$0 $0 $0 $0 $0 $0 jue 17-06-15 73 horas 109


Cargue de

Datos

Definitivos

$0 $0 $0 $0 $0 $0 mieacute 17-07-12 68 horas 160





183



Costos CBS







184





185















Empresariales)



PROYECTO


EMCICOS ISAPBOEE




186




OBJETIVO DE CALIDAD





Factor de

Calidad

Relevante

Objetivo de



Medicioacuten

Frecuencia y

Momento de Reporte

Implementacioacuten



Desempentildeo de

Costos

Acumulado


mensual



del cliente

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten


SPI= Iacutendice de

Desempentildeo del

Cronograma

Acumulado


mensual



del cliente

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

Aprobacioacuten

de

Entregables

Cantidad de

Entregables (5)



moacutedulo

Frecuencia

Mensual




Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

Ejecucioacuten

de Pruebas


a 5



moacutedulo

Frecuencia

Mensual




Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes


los

Stakeholders

Nivel de

Satisfaccioacuten

gt= 40

Nivel de

Satisfaccioacuten =

Promedio entre 1

a 5 de 7 factores

sobre

Funcionalidad

Confiabilidad

Usabilidad

Eficiencia

Mantenibilidad

Portabilidad


en cada fase de la


proyecto

Frecuencia

mensual



Reporte a los 5


fase

187


Fiabilidad











EMCICOS





Finanzas











188



compantildeiacutea
















Cierre





189





Objetivo general







procesos





el mercado






190

















Alta Gerencia X X


avance del proyecto

(patrocinador)






Gerente de

Proyecto X X


proyecto



estado del proyecto


decididos





de proyecto

191




los conflictos

Liacuteder de


Finanzas

X X


proceso contable y

financiero











Liacuteder Ventas

CRM X







proceso de Compras




Inventario X








y comunicaciones





Instala Producto



Licencias


Seguridad


Consultor de










implantacioacuten



proyecto








192






Fa

se I

Pre

pa

raci

oacuten

11 Preparacioacuten





proyecto





Sponsor

111



cronograma





Fa

se I

I

Alc

an

ce (

Bu

sin

ess

Blu

epri

nt)

21 Anaacutelisis de

Procesos







procesos









libro empastado






Maquinas






aplicacioacuten



instalacioacuten

Fa

se I

II

Rea

liza

cioacute

n d

el P

roy

ecto


del Sistema





de los procesos







sistema






312 Definiciones










33 Cargue de

Tablas y Saldos







193











Fa

se I

V

Pre

pa

raci

oacuten

Fin

al








para cada proceso










42 Pruebas



procesos







Acta de Pruebas




43 Pre-Salida en

Vivo











Acta de Cargue

Lista de Chequeo



V

sali

da

Acompantildeamiento




cronograma





encontrados


Proyectos









194







Calidad































alcance




ciclo de prueba





el MS Project

195







Proyecto



pertinentes


ser el caso

Resultado Deseado


095


095







SAP Business One


Factor de

Calidad

Relevante

Objetivo de


Frecuencia y

Momento de

Medicioacuten

Frecuencia y

Momento de

Reporte

Implementacioacuten



Desempentildeo de

Costos Acumulado

Frecuencia

quincenal


en la tarde en las

instalaciones del

cliente

Frecuencia

mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

SPI gt= 095

SPI= Iacutendice de

Desempentildeo del

Cronograma

Acumulado

Frecuencia

quincenal


en la tarde en las

instalaciones del

Frecuencia

mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

196


Factor de

Calidad

Relevante

Objetivo de


Frecuencia y

Momento de

Medicioacuten

Frecuencia y

Momento de

Reporte

cliente

Implementacioacuten

del Proyecto

Aprobacioacuten de

Entregables

Cantidad de

Entregables (5)

Frecuencia Cada

vez que se haga la

entrega de un

moacutedulo


despueacutes de la

entrega en las

instalaciones del

cliente

Frecuencia

Mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes

Implementacioacuten

del Proyecto

Ejecucioacuten de

Pruebas


5

Frecuencia Cada

vez que se haga la

entrega de un

moacutedulo


despueacutes de la

entrega en las

instalaciones del

cliente

Frecuencia

Mensual

Reporte uacuteltimo

viernes de cada

mes


los Stakeholders

Nivel de

Satisfaccioacuten

gt= 40

Nivel de

Satisfaccioacuten =

Promedio entre 1 a

5 de 7 factores

sobre Funcionalidad

Confiabilidad

Usabilidad

Eficiencia

Mantenibilidad

Potabilidad

Fiabilidad

Frecuencia una

encuesta en cada

fase de la


proyecto



de la fase

Frecuencia

mensual

Reporte a los 5


de la fase








197






- Acta de Inicio






- Firma de alcances










- Acta de Pruebas



198


- Acta de Cierre



Mejoramiento

Plan de mejoras



199











Correctivas


informacioacuten




consultoriacutea

Preventivas







200














201












Inventarios


SAP Business One




Inventarios


SAP Business One




SAP Business One




SAP Business One




Ventas y Servicio


SAP Business One




Inventarios


SAP Business One


proceso





Inventarios


SAP Business One


proceso




202




SAP Business One


proceso





SAP Business One


proceso





Ventas y Servicio


SAP Business One


proceso





Alcance


SAP Business One


proceso



Implementacioacuten


informacioacuten


SAP Business One


plantillas












Cliente






de Integracioacuten






SAP Business One



Implementacioacuten


Base de Datos


SAP Business One














Inventarios





203




Produccioacuten












Ventas y Servicio




























ndash 1




ndash 2




ndash 3





204








SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten


Iniciales


SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten


SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten


SAP Business One


plantillas




Inventarios


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


ndash Inventarios


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


2


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten

1415 Entrenamiento

Produccioacuten


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


Ventas y Servicio


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten

205



1418 Entrenamiento

Componente


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


Report


SAP Business One


capacitacioacuten



Implementacioacuten


Inventarios


SAP Business One


pruebas




Inventarios


SAP Business One


pruebas




SAP Business One


pruebas




SAP Business One


pruebas




Integracioacuten


SAP Business One


pruebas




Servicio


SAP Business One


pruebas




Definitivos


SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten




SAP Business One


plantillas


Implementacioacuten




en Vivo




SAP Business One





Implementacioacuten





206




NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO


EMCICOS

ISAPBOEE



Ver Matriz RAM

207



Rol Tipo de

Adquisicioacuten

Fuente de

adquisicioacuten

Modalidad de

Adquisicioacuten

Fecha de inicio

de

reclutamiento

Fecha

requerida de

disponibilidad

de personal

Costo ($)1


EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 4500000

Gerente de

Proyecto Interna

Gerencia

EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 2000000

Liacuteder de


Finanzas

Interna Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 2000000

Liacuteder Ventas

CRM Interna

Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 1800000


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 1700000


Inventario Interna

Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 1400000


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 2000000

Consultor de


Equipo de

Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017 3500000




208




















(patrocinador)







Proyecto



209




proyecto



proyecto




Contador

Liacuteder de

Administracioacuten

y Finanzas


responsabilidad




pruebas






CRM

Gerente de


Auxiliar de

Bodega


Inventario

Ingeniero de



comunicaciones




Instala producto






Implementacioacuten




EMCICOS


Business One








210











211



Actividad

Alt

a G

eren

cia

Ger

ente

de

Pro

yec

to

Liacuted

er d

e

Ad

min

istr

aci

oacuten

y

Fin

an

zas

Liacuted

er V

enta

s C

RM

Liacuted

er C

om

pra

s

Liacuted

er A

lmaceacute

n

Inven

tari

o

Liacuted

er T

eacutecn

ico

Con

sult

or

de

Imp

lem

enta

cioacuten



12 Alcance


RA

C

C

I


RA

C C

I


RA C

I


RA

C

I


RA

C

I

122 Alcance Fase

II


I

I

R


I I

R


R


I

R


I

R


Alcance





C R


C R



C R


C R

132

Configuracioacuten


C R


R

212


Actividad

Alt

a G

eren

cia

Ger

ente

de

Pro

yec

to

Liacuted

er d

e

Ad

min

istr

aci

oacuten

y

Fin

an

zas

Liacuted

er V

enta

s C

RM

Liacuted

er C

om

pra

s

Liacuted

er A

lmaceacute

n

Inven

tari

o

Liacuted

er T

eacutecn

ico

Con

sult

or

de

Imp

lem

enta

cioacute

n


I

R


I

I

R


I

R



I R


I

R

133

Configuracioacuten

Personalizaciones


I R

















134 Cargue de

datos




213


Actividad

Alt

a G

eren

cia

Ger

ente

de

Pro

yec

to

Liacuted

er d

e

Ad

min

istr

aci

oacuten

y

Fin

an

zas

Liacuted

er V

enta

s C

RM

Liacuted

er C

om

pra

s

Liacuted

er A

lmaceacute

n

Inven

tari

o

Liacuted

er T

eacutecn

ico

Con

sult

or

de

Imp

lem

enta

cioacute

n


141

Entrenamiento


A

R


A

R


R


R


A

R


Servicio I C

A

R


A R


A R


A R

142 Pruebas


R

R

A


R R

A


A


R

A


R A


R

A

151 Cargue de

Datos Definitivos



152 Salida en

Vivo





214






215




Tema Nuacutemero de

Personas

Tiempo

(Horas) Modalidad

Fecha


(1)






















216




Rol Tipo de

Adquisicioacuten

Fuente de

Adquisicioacuten

Modalidad de

Adquisicioacuten

Fecha de

Inicio de

Reclutamiento

Fecha

Requerida de

Disponibilidad

de Personal


EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


EMCICOS

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


Implementacioacuten

Requerimiento

del proyecto 17042017 7082017


217



recompensas




Aprendizaje y

crecimiento

Competencias

estrateacutegicas

Mediante

capacitaciones a

todo el personal

evaluar la

competencia y


aacuterea asignada

Cumplimiento

del 90




---------------------------------


capacitados


Establecer

actividades en el

plan de trabajo

Cumplimiento

del 90


ejecutadas

---------------------------------


programadas

Rotacioacuten de

Personal

Todo el

proyecto





funcional de la

aplicacioacuten

Maacuteximo 5



---------------------------------


proyecto

Satisfaccioacuten

del Proyecto

Fase de

Alcance

Ejecucioacuten y

Cierre

Conocer el grado


nuevo sistema

implementado en la

organizacioacuten

Cumplimiento

del 90



---------------------------------


por el proyecto

Competencias

en la

aplicacioacuten

Ejecucioacuten

Verificar el

conocimiento de los

usuarios en los


implementados

Cumplimiento

del 95




---------------------------------


Respuesta de

PQR

Ejecucioacuten y

Cierre

Medir el tiempo de

respuesta que el


dar respuesta a los

PQR

Cumplimiento

del 90


cerrados

---------------------------------



218













NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO


EMPRESA EMCICOS

ISAPBOEE







219



COMUNICACIONES





los interesados




Satisfechos



manera







220









Fecha hora y lugar


Tiempo estimado








221







Frequency Sender


Alta Gerencia

Gerente de Proyecto










proyecto



cronograma


inicio



proyecto



equipo de trabajo

Inicio del

proyecto

Consultor de

Implementacioacuten

Gerente de

Proyecto

Fase de Alcance

Gerente de Proyecto













procesos









proceso

Dos (2)

reuniones

con cada

liacuteder de

proceso

para un

total de 10

reuniones

Gerente de

Proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten


222



Frequency Sender


MAQUINAS



cliente







vez en el

proyecto

Implementacioacuten



Proyecto

Gerente de Proyecto



SISTEMA





uno de los procesos


Definiciones










implementacioacuten





Una (1)

vez en el

proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten


Proyecto

Gerente de Proyecto



CARGUE DE TABLAS Y

SALDOS














Una (1)

vez en el

proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten



223



Frequency Sender

Gerente de Proyecto











Procesos de Negocio










teacutecnico)






vez en el

proyecto

Proyecto

Consultor de la

Implementacioacuten


Gerente de Proyecto





PRUEBAS



procesos

PRE-SALIDA EN VIVO




Lista de Chequeo













repositorio

Una (1)

vez en el

proyecto

Gerente de

proyectos

Cada uno de los

Liacutederes de

Procesos

Fase Salida en Vivo

Gerente de Proyecto



ACOMPANtildeAMIENTO








Una (1)

vez en el

proyecto

Gerente de

Proyectos

Consultor de

Implementacioacuten

224



Frequency Sender






SUPUESTOS

RESTRICCIONES
















consultores SAP BO







225


SUPUESTOS

RESTRICCIONES











226








de bits y texto)







fiables









227


Convenciones


Formatos Heinsohn


utilizados




Canales efectivos

228






















229


230




Business One



Proyecto

Fecha uacuteltima



EMCICOS

ALEJANDRO


Informe



Fecha Hora



Instalaciones de

EMCICOS


Consultor de

Implementacioacuten

2 Acta de Inicio 1


Consultor de

Implementacioacuten



3 Alcance de

ventas 2



Implementacioacuten

Seccioacuten 1

14042017

Seccioacuten 2

21042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de


4 Alcance de

compras 2



Consultor de

Implementacioacuten

Seccioacuten 1

17042017

Seccioacuten 2

24042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de




Consultor de

Implementacioacuten

Seccioacuten 1

18042017

Seccioacuten 2

25042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de


231



Proyecto

Fecha uacuteltima



EMCICOS

ALEJANDRO


Informe



Fecha Hora

6 Alcance

Produccioacuten 2



Implementacioacuten

Seccioacuten 1

19042017

Seccioacuten 2

26042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de

EMCICOS


Inventario

7 Alcance CRM y

Ventas 2


Consultor de

Implementacioacuten

Seccioacuten 1

20042017

Seccioacuten 2

28042017

Seccioacuten 1

830 a 1230

Seccioacuten 2

830 a 1230

Instalaciones de


8 Firma de

alcances 1


Consultor de

Implementacioacuten



9 Entrega de


Instalaciones de


10 Acta de


Instalaciones de


11 Acta de


Instalaciones de


12

Capacitacioacuten

Ventas e

Inventario

1



Implementacioacuten




compras 1



Consultor de

Implementacioacuten




Finanzas 1


Consultor de

Implementacioacuten




Produccioacuten 1



Instalaciones de

EMCICOS


Inventario

232



Proyecto

Fecha uacuteltima



EMCICOS

ALEJANDRO


Informe



Fecha Hora

Implementacioacuten


CRM y Ventas 1


Consultor de

Implementacioacuten




Teacutecnica 1


Consultor de

Implementacioacuten





Consultor de

Implementacioacuten



19 Entrega de


Instalaciones de




Instalaciones de





233




NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO


EMPRESA EMCICOS

ISAPBOEE

METODOLOGIacuteA




Riesgos



Riesgos


proceso





a los Riesgos





234


PERIOCIDAD





Riesgos

Inicio de proyecto




Una vez



configuracioacuten


Inicio de proyecto




Una vez



configuracioacuten


a los Riesgos

Inicio de proyecto




Una vez



configuracioacuten


Ver numeral 391


Ver numeral 393


Ver numeral 395




235








Gerencia del

proyecto






costos

De la

organizacioacuten








del proyecto

De la

organizacioacuten








proyecto

Teacutecnicos







mayores costos

Gerencia del

proyecto





del ERP





Externos de

la

organizacioacuten




trabajo





236





cronograma


en el servidor




y sobre costos

De la

organizacioacuten







ajuste





Teacutecnico






el proyecto


Aplicacioacuten





Teacutecnico

No Implementar la


que se va a cargar






equipo de trabajo



237




EMCICOS

No se admiten


No se admiten


0 - 1

semanas

05 - 1

Gerente del

proyecto

No se admiten


No se admiten


0 - 1

semanas

05 - 1

Liacutederes de

procesos

No se admiten


No se admiten


0 - 2

semanas

1 - 3


No se admiten


No se admiten


0 - 2

semanas

1 - 3







3931 Cualitativo


medio de


238


2 Tablas de impacto






Objetivo del

Proyecto

Muy Bajo


Muy alto

80

Costo

Aumento de

costo

insignificante

Aumento lt

10 Aumento 20

Aumento 20 -

50

Aumento

gt50

Tiempo

Aumento de

tiempo

insignificante


20

Aumento

gt20


del alcance


levemente

afectada

Aacuterea de

alcance

afectada

Reduccioacuten

del alcance

inaceptable

para el

patrocinador

Resultados

del

proyecto

(fracaso)

Calidad

Apenas

perceptible la

calidad en el

proyecto

Los procesos se

ven afectados

en cuanto a

calidad

Se reduce la

calidad la cual

requiere

aprobacioacuten por

el patrocinador

Reduccioacuten de

calidad

inaceptable

para el

patrocinador

Resultados

del

proyecto

(fracaso)




3932 Cuantitativo



239
















descubrir a tiempo

Eliminar Explotar

Mitigar Mejorar


Aceptar


Riesgos

240




en el proyecto



NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO







Implementacioacuten

Licenciamiento

Infraestructura

Mantenimiento





241











como


Cambio de proveedor


RIESGOS


Pro

ba

bilid

ad

Imp

acto

Imp

ort

an

cia

Estr

ate

gia

de

Resp

ue

sta

Pri

ori

da

d

Accioacuten

R001






2 3 6 Mitigar Medio


242


R004




Pro

ba

bilid

ad

Imp

acto

Imp

ort

an

cia

Estr

ate

gia

de

Resp

ue

sta

Pri

ori

da

d

Accioacuten






R007



MEacuteTRICAS





procesos








243
















condiciones





y alcance del mismo




244










Herramientas















245






Aprobadas

















246





Contrato

Documentacioacuten

de la

Adquisicioacuten

Presupuesto

($)

de

Partici-

pacioacuten

1



de


Ventas CRM

Compras


Teacutecnico













Precio

Fijo RFP 107000000 7


SAP Business One








Precio

Fijo RFP 904784000 60

3


lo siguiente

Servidores para



datos)







Precio

Fijo RFQ 60000000 4

247



Contrato

Documentacioacuten

de la

Adquisicioacuten

Presupuesto

($)

de

Partici-

pacioacuten

Acceso remoto


la base de datos


SAP Business One


Localizacioacuten


servidores


operativo

Firewall


7x24

Empresa EMCICOS








Colombia




Software y Soporte

Precio

Fijo RFP 245721520 16




248














1 - 5 15

C Infraestructura








1 - 10 10

D

Cumplimiento de las

especificaciones y

requisitos del

producto



249




E Funcionalidad






1 - 10 10






1 - 10 10

G Migracioacuten de

informacioacuten




virtual otros

1 - 10 10

H Valor Hora de


I Valor Hora de



250








Precio fijo (FP)















- Ventajas

251









- Desventajas













252
























253



contratacioacuten












debe contener








254














EMCICOS son





necesarias



255





256






Alta Gerencia

Gerente de Proyecto










proyecto



cronograma






de trabajo

Inicio del proyecto

Fase de Alcance

Gerente de Proyecto















stakeholders



Proyecto



Dos (2) reuniones


proceso para un

total de 10

reuniones

INSTALACIOacuteN Y


MAQUINAS








Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto

257




Proyecto

Gerente de Proyecto



SISTEMA





los procesos


Definiciones






proceso






Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto


Proyecto

Gerente de Proyecto



CARGUE DE TABLAS Y

SALDOS











Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto


Gerente de Proyecto






CAPACITACIOacuteN






Procesos de Negocio





Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto

258






teacutecnico)






Gerente de Proyecto





PRUEBAS



procesos

PRE-SALIDA EN VIVO




Lista de Chequeo





proceso



Proyecto





Una (1) vez en el

proyecto

Fase Salida en Vivo

Gerente de Proyecto






ACOMPANtildeAMIENTO








Proyecto


Una (1) vez en el

proyecto


259





Calificacioacuten

Puntos

Otorgados


yo servicio







cronograma

1-10













programado

1-5


260


















NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL

PROYECTO





3111

261




Alta Gerencia





el proyecto

Gerente de Proyecto





Liacuteder de


Finanzas










Liacuteder Compras






Inventario







262







Gerente de Proyecto



proyecto



proyecto




Interno





pruebas





Interno




Instala Producto





Interno

Consultor de

Implementacioacuten


EMCICOS


Business One


Externo

263











INTERESADOS ROL


(patrocinador)



Finanzas











comunicaciones





264


265




Nombre del Proyecto


EMCICOS




1

Interesado

Compromiso

Pod

er

Infl

uen

cia

Inte

reacutes


Des

con

oce

Se

resi

ste

Neu

tral

Ap

oya

Liacuted

er


Gestionar de cerca

Enviar informes



Ser una

empresa maacutes

competitiva

Expansioacuten de

negocios a

nivel mundial

Aumentar la

utilidad del

negocio y


cliente

Gerente de

Proyecto X A A

Gestionar de cerca

Monitoreo constante





de Procesos en


Integrar todas

las aacutereas

involucradas

en la

organizacioacuten

Integracioacuten de

todos los

procesos de la

compantildeiacutea

Liacuteder de

Administracioacuten

y Finanzas

X D A A

Gestionar de cerca


detallada de las

parametrizaciones y


proyecto

Optimizar los

tiempos de

generacioacuten de

reportes

Disponer de

informacioacuten

veriacutedica y

confiable en

tiempo real

Mejorar

procesos

inherentes al

departamento

266


Interesado

Compromiso

Pod

er

Infl

uen

cia

Inte

reacutes


Des

con

oce

Se

resi

ste

Neu

tral

Ap

oya

Liacuted

er

Liacuteder Ventas

CRM X D A B

Mantener satisfecho


compromisos y



Conocer al

detalle todas las

transacciones

de cada cliente

Controlar en

tiempo real el

proceso de

ventas

Captar nuevos

clientes y

aumentar los

ingresos de la

compantildeiacutea


Monitorear

Asegurar que se

comunique de manera





seguimiento

Optimizar la

Seleccioacuten de

proveedores y

mejorar el

procedimiento

de

abastecimiento

Disminuir los

tiempos de

validacioacuten de

proveedores

e inventario

Controlar

eficazmente el

presupuesto de

compras

garantizando el

valor de la

inversioacuten


Inventario X D B A

Informar

Asegurar que se

comunique de manera




un informe de forma

apropiada

Manejar

informes

consolidados de

compras y

entrada de

mercanciacutea por

proveedor

Controlar

Stock

maacuteximos y

miacutenimos con

sus puntos de

reorden

Controlar y

hacer

seguimiento a


los almacenes


Gestionar de cerca

Identificar las




Administrar de

forma eficiente

la informacioacuten


Integrar todas

las aacutereas

involucradas

en la

organizacioacuten

Contar con un

sistema

integrado que

facilite la

administracioacuten

de la

informacioacuten

267


Interesado

Compromiso

Pod

er

Infl

uen

cia

Inte

reacutes


Des

con

oce

Se

resi

ste

Neu

tral

Ap

oya

Liacuted

er

Consultor de


Gestionar de cerca


con los demaacutes




procesos para la

compantildeiacutea

Cumplir con los

requisitos

Contar con la

definicioacuten de

alcances de

cada proceso

Entregar las

mejores

praacutecticas para

cada proceso

Entregar el

proyecto en la

fecha

establecida

Notas

X Actual D deseado

A Alto B Bajo




Project Title



268



Alta Gerencia C D



Finanzas

C D





Consultor de

Implementacioacuten

C



Frequency


Alta Gerencia

Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario





proyecto








de trabajo

Inicio del

proyecto

269



Frequency



Fase de Alcance

Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario












stakeholders





Dos (2)

reuniones

con cada

liacuteder de

proceso

para un total

de 10

reuniones

INSTALACIOacuteN Y


MAQUINAS





teacutecnico




Una (1) vez

en el

proyecto


Proyecto

Gerente de Proyecto



SISTEMA





los procesos


Definiciones






proceso







Una (1) vez

en el

proyecto

270



Frequency


Proyecto

Gerente de Proyecto



CARGUE DE TABLAS Y

SALDOS












Una (1) vez

en el

proyecto


Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario



CAPACITACIOacuteN






Procesos de Negocio













Una (1) vez

en el

proyecto


Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario


PRUEBAS



procesos

PRE-SALIDA EN VIVO




Lista de Chequeo





proceso







Una (1) vez

en el

proyecto

271



Frequency

Fase Salida en Vivo

Gerente de Proyecto


Finanzas




Inventario



ACOMPANtildeAMIENTO









Una (1) vez

en el

proyecto


Alta Gerencia






272












Alta Gerencia



Gerente de Proyecto



273




Finanzas


















274







Dependencia

Bajo Alto

Infl

uen

cia

Alto

Alta Gerencia

Gerente de Proyecto



Liacuteder Compras









275










Exploratoria




En desarrollo






Integrada





Estrateacutegica






276




Latente

Poca

evidencia

concreta o

cientiacutefica

Algunas comunidades





tema

No hay normas ni


para las empresas

Emergente

Ya hay

investigaciones

sobre el tema

pero auacuten no

hay consenso

en relacioacuten a

las

conclusiones

Tema central de






tema


Responsabilidad




fuerte

Alto nivel de





puacuteblico

Creciente

promocioacuten y



relacionadas con el

tema

Se estableen


hay propuestas de

legislacioacuten

Institucionalizado

Menor

eacutenfasis en la

evidencia el

tema ya se ha

aceptado

Afrontar el tema es



Establecimiento de




277





Respuesta

Organizacional












ESTRATEGICA

INTEGADA

EN DESARROLLO

EXPLORATORIA


1

2

3

4

5

278




Nombre del

interesado Rol

Impacto

(A M

B)

Soporte

(A M

B)



Alta Gerencia



del


A B

Retrasos en la



del proyecto









Gerente de

Proyecto


del proyecto A A

Cambios en las


del cronograma del




del proyecto








Liacuteder de


Finanzas


proceso contable y

financiero A M

Generar


Financiero bajo


asignadas








Aplicacioacuten y



279



Nombre del

interesado Rol

Impacto

(A M

B)

Soporte

(A M

B)





proceso de ventas y

CRM

M B

Resistencia al



generado de la


involucrada








compantildeiacutea

Aplicacioacuten y



Liacuteder Compras


proceso de Compras

M B

Resistencia al



generado de la


de Compras









Aplicacioacuten y




Inventario



M A

Compara el sistema






del proyecto











compantildeiacutea

Aplicacioacuten y



280



Nombre del

interesado Rol

Impacto

(A M

B)

Soporte

(A M

B)





proceso de

infraestructura y

comunicaciones

M A

Desconocimiento de

las herramientas







usuarios







en el proyecto

Aplicacioacuten y



Consultor de

Implementacioacuten

Ejecucioacuten


SAP Business One en


A A

Demoras en la







asignadas











281






















282






283




Fecha


Cargo

Involucrado 1

Involucrado 2

Causa




Observaciones

Compromisos

_______________________

Verificador

_______________________

Involucrado 1

_______________________

Involucrado 2

Cargo Cargo Cargo

284


4 Referencias





Bellaterra






pdfsequen ce=1









285





Calidad





carbonoV2CASTpdf







for-proposal




emcicoscom



286
























287






Editorial Sypal



















288













financehtml







-en-crecimiento



289





290


ANEXOS

Anexo A


ESTIMADO DE

COSTOS ($COP)$ 130000000000




ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S

VALO RACIOacute N

IMPACTO

PRO BABILIDAD

VALO RACIOacute N

GLO BAL

PLAN DE


DANtildeO S A


ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S

Fase de Alcance

Fenoacutemenos

Bioacutelogicos









pendientes

18 0 13 13 18 0 0






4D 0 0 4D 4D 0 0 25 H Mitigar





25 0 0 25 25 0 0






2D 0 0 3D 2D 0 0 19 M Mitigar







14 0 0 19 14 0 0















19 14 14 19 19 0 0











y costos




necesarias

18 18 13 18 18 0 0

VH ge 28

H 24 - 27

M 17 - 23

L 6 - 16



PROYECTO


BUSINESS ONE EN LA

EMPRESA EMCICOS






Humano


Natural


Tecnoloacutegico

291




ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S

VALO RACIOacute N

IMPACTO

PRO BABILIDAD

VALO RACIOacute N

GLO BAL

PLAN DE


DANtildeO S A


ECO NOacute MICO S

(CO STO S)TIEMPO

IMAGEN Y

CLIENTESO TRO S


Fenoacutemenos

Bioacutelogicos





3C 0 0 2C 2C 0 0 18 M Aceptar




pendientes

18 0 0 13 13 0 0








25 14 14 25 25 0 0








Business One

25 14 14 25 25 0 0











raacutepidamente



moacutedulos

14 14 14 14 14 0 0











operacioacuten

14 14 14 14 14 0 0





implementacioacuten





25 25 25 25 25 0 0








bases de datos

19 14 14 19 19 0 0










14 14 14 14 14 0 0










14 14 14 14 14 0 0
















necesarias

18 18 13 18 18 0 0




Natural


Humano


Tecnoloacutegico

292


A B C D E

lt1 1-5 5-25 25-50 gt50




10 o maacutes 240

Grave6-gt10


8 144

Severo2-gt6


5 48

Importante1-gt2


4 24

Marginallt1


2 00

Ninguna0


0 0






CONSECUENCIASOTRA

SEVERIDAD


IMAGEN Y

CLIENTESOTRA

Pers

on

as

Dantilde

os a

insta

lacio

nes

Am

bie

nte

ECONOacuteMICOS

(COSTO) ($)


cronograma)

23 26 27 29 30

Ocurre en

1 cada 2

proyectos

5 Muy AltoUna o mas

fatalidades

Dantildeo

Total

Contaminacioacuten

Irreparable

Impacto

Internacional

Ocurre en

1 de 100

proyectos

Ocurre en

1 de 20

proyectos

Ocurre en

1 cada 4

proyectos

Ocurre

en 1 de 3

proyectos

24

25 28

3 MedioIncapacidad


Dantildeo

Localizado

Contaminacioacuten

Localizada

Impacto

Regional

Impacto


Incapacidad

permanente

(parcial o total)

Dantildeo

Mayor

Contaminacioacuten

Mayor

15 16 18 19

3 4 9 10 11

14 17

1 Insignificante

Lesioacuten leve

(primeros

auxilios)

Dantildeo

leve

Efecto

LeveImpacto Interno


(sin incapacidad)

Dantildeo

Menor

Efecto

Menor


Incidente

Ninguacuten

Dantildeo

Ninguacuten

Efecto

293


Anexo B

Matriz P5


Fecha de


Elaborado

por

Versioacuten 01











crece
































Calidad del agua -1





49 98 m3


Madurez del proceso


proceso

Transporte

Residuos



producto




Energiacutea

Agua

Integradores del P5






294




Empleo -1











































por escrito











TOTAL -23














Sociedad y

consumidores



trabajo decente

Derechos humanos

Integradores del P5

Valoracioacuten


295


Anexo C



Fase Fuente C

an

tid

ad

Ca

nti

da

d

Km

Ca

nti

da

d

Diacutea

s

Su

bto

tal

Km

Rendimiento

(KMgal)

Galoacuten

Gasolina

Factor Emisioacuten

(KgCO2eqgal)

Huella de

Carbono

(KgCO2eq)









TOTAL

543116



Fase Fuente

Ca

nti

da

d

Ho

ras

Uso

Ca

nti

da

d

Diacutea

s Consumo

Kwh

Subtotal

Kwh

Factor Emisioacuten

(KgCO2eqKwh)

Huella de

Carbono

(KgCO2eq)

Plan de

Gerencia

Computador 1 4 2 0035 028 0136 0038

Celular 2 1 2 0005 001932 0136 0003

Impresora 1 05 2 0010 001 0136 0001

Video Beam 1 4 2 0220 176 0136 0239


Router 1 4 2 0006 0048 0136 0007

Subtotal

0310

Gestioacuten de

Recursos

Financieros

Computador 1 2 6 0035 042 0136 0057

Celular 5 05 3 0005 0036225 0136 0005

Impresora 1 05 3 0010 0015 0136 0002

Video Beam 1 1 3 0220 066 0136 0090


Router 1 2 6 0006 0072 0136 0010

Subtotal

0196


296


Fase Fuente

Ca

nti

da

d

Ho

ras

Uso

Ca

nti

da

d

Diacutea

s Consumo

Kwh

Subtotal

Kwh

Factor Emisioacuten

(KgCO2eqKwh)

Huella de

Carbono

(KgCO2eq)

Celular 4 05 3 0005 002898 0136 0004

Impresora 1 05 2 0010 001 0136 0001

Video Beam 1 4 2 0220 176 0136 0239


Router 1 4 5 0006 012 0136 0016

Subtotal

0411

Alcance

Computador 8 8 11 0035 2464 0136 3351

Celular 8 1 11 0005 042504 0136 0058

Impresora 1 05 2 0010 001 0136 0001

Video Beam 1 4 16 0220 1408 0136 1915


Router 1 8 22 0006 1056 0136 0144

Subtotal

5947

Ejecucioacuten

Computador 29 2 22 0035 4466 0136 6074

Servidor 2 24 44 0700 14784 0136 201062

Celular 8 1 20 0005 07728 0136 0105

Impresora 1 05 10 0010 005 0136 0007

Video Beam 1 4 10 0220 88 0136 1197


Router 1 8 44 0006 2112 0136 0287

Subtotal

216392

Entrega

Computador 29 8 20 0035 1624 0136 22086

Servidor 2 24 20 0700 672 0136 91392

Celular 8 1 5 0005 01932 0136 0026

Impresora 5 3 20 0010 3 0136 0408

Video Beam 1 8 2 0220 352 0136 0479


Router 2 8 20 0006 192 0136 0261

Subtotal

118134

Postventa

Computador 29 8 30 0035 2436 0136 33130

Servidor 2 24 30 0700 1008 0136 137088

Celular 2 1 6 0005 005796 0136 0008

Impresora 5 3 30 0010 45 0136 0612


Router 2 8 30 0006 288 0136 0392

Subtotal

176452

TOTAL 517841


297


Anexo D



Diacuteas

Consumo

Promedio

(ldiacutea)

Subtotal

(m3)









TOTAL

4998


298


Anexo E



programada

Plan Direccioacuten




Informes de





5 4 horas

Reuniones de





6 15 horas

Cierre del




Reunioacuten de Pre

- Kick Off lun 17-04-17 lun 17-04-17



Reunioacuten de

Kick Off lun 17-04-17 mar 17-04-18




9 35 horas

Entrega de

Comercial a

Consultoriacutea



Definicioacuten del






Senior

12 2 horas

Alcance Ventas




Alcance

Compras -

Inventarios



Alcance




Alcance




Alcance




Alcance Datos




Alcance

Componente de

Integracioacuten



Alcance




Alcance de

CRM - Ventas

y Servicio



Alcance Ventas




Alcance

Compras -

Inventarios



Alcance




Alcance




Alcance




Alcance Datos




Bodega

30 4 horas

Alcance

Componente de

Integracioacuten



Alcance




299



programada

Alcance de

CRM - Ventas

y Servicio



Entrega

Documento de

Alcance

mar 17-05-02 mar 17-05-02




35 4 horas

Firma de





36 2 horas

Entrega de

Templates de

informacioacuten

mar 17-05-02 mieacute 17-05-03




37 4 horas

Explicacioacuten de





38 2 horas

Instalacioacuten




Instalacioacuten


Instalacioacuten

Componente de

Integracioacuten



Configuracioacuten

General Base de

Datos


Configuracioacuten

Componente de

Integracioacuten


Configuracioacuten


Configuracioacuten

Compras -

Logiacutestica


Configuracioacuten

Ventas -

Inventarios


Configuracioacuten


Configuracioacuten


Configuracioacuten


Configuracioacuten

CRM - Ventas

y Servicio


Configuracioacuten


Configuracioacuten


Acta




Buacutesquedas


SP Bloqueo


Tablas y

Campos

definidos por el

Usuario






Autorizaciones


Autorizaciones


Autorizaciones


Autorizaciones


Formatos de


Formatos de


Formatos de



300



programada

Impresioacuten - 4

Formatos de


Formatos de


Browser Get


Dispositivos




Acta

Personalizacion

es



Cargue datos

Maestros

Inventario



Cargue datos

Maestros

Proveedores

mar 17-06-06 mar 17-06-06



de Compras

94 4 horas

Cargue datos

Maestros

Clientes

mar 17-06-06 mieacute 17-06-07



de Ventas

95 4 horas

Cargue Maestro




Cargue de

Saldos Iniciales

Inventario



Cargue de

Saldos Iniciales

de Balance



Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Cobrar

vie 17-06-09 lun 17-06-12



de Ventas

100 4 horas

Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Pagar

lun 17-06-12 lun 17-06-12



de Compras

101 4 horas

Pruebas de


Presentacioacuten

Configuracione

s

mar 17-06-13 mieacute 17-06-14




Beam[1]

104 4 horas

Actas de

Configuracioacuten

Final



Reunioacuten de






Entrenamiento

Ventas -

Inventarios

jue 17-06-15 jue 17-06-15



Internet[1]

111 4 horas

Entrenamiento

Compras -

Inventarios

jue 17-06-15 vie 17-06-16




112 4 horas

Entrenamiento




Entrenamiento

Finanzas 2 vie 17-06-16 lun 17-06-19



Entrenamiento




Entrenamiento

CRM - Ventas

y Servicio



Entrenamiento




Entrenamiento




Capacitacioacuten




Entrenamiento




Entrenamiento




Entrenamiento





301



programada

Dispositivos

Moacuteviles


Entrenamiento





125 2 horas

Entrenamiento

Vistas

Analiacuteticas

vie 17-06-23 lun 17-06-26




126 4 horas

Entrenamiento

DTW lun 17-06-26 lun 17-06-26



Entrenamiento





128 4 horas

Entrenamiento

Administracioacuten

Sap



Acta de

Entrenamiento

Procesos

mar 17-06-27 mar 17-06-27





131 1 hora

Acta de

Entrenamiento

Tecnico



Acta de

Entrenamiento

DTW



Pruebas Ventas




Internet[1]

136 4 horas

Pruebas

Compras -

Inventarios

mieacute 17-06-28 jue 17-06-29




137 4 horas

Pruebas




Pruebas

Finanzas 2 jue 17-06-29 vie 17-06-30



Pruebas




Pruebas CRM -

Ventas y

Servicio



Pruebas




Pruebas




Capacitacioacuten






Pruebas




Pruebas




Pruebas

Dispositivos

Moacuteviles



Pruebas





150 4 horas

Pruebas Vistas





151 4 horas



Pruebas Datos





153 4 horas

Pruebas

Administracioacuten

SAP



Acta de Pruebas





156 1 hora

Acta de Pruebas




Sistemas

157 1 hora

Acta de Pruebas




302



programada

Sistemas

Cargue datos

Maestros

Inventario



Cargue datos

Maestros

Proveedores

jue 17-07-13 jue 17-07-13



de Compras

163 4 horas

Cargue datos

Maestros

Clientes

jue 17-07-13 vie 17-07-14



de Ventas

164 4 horas

Cargue Maestro




Cargue de

Saldos Iniciales

Inventario



Cargue de

Saldos Iniciales

de Balance



Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Cobrar

mieacute 17-07-19 jue 17-07-20



de Ventas

169 8 horas

Cargue de

Saldos Iniciales

Cuentas Por

Pagar

jue 17-07-20 vie 17-07-21



de Compras

170 8 horas

Validacioacuten

Cargue Datos

Maestros

vie 17-07-21 vie 17-07-21



Servidor Subgerente

172 2 horas

Validacioacuten

Cargue

Financiero



Validacioacuten

Cargue

Logiacutestico



Validacioacuten




Validacioacuten

Impresioacuten de

Formatos

lun 17-07-24 lun 17-07-24




176 1 hora

Acta de Cargue




Servidor Subgerente

178 2 horas

Acta de Cargue




Acta de Cargue




Acta de Cargue

Cartera lun 17-07-24 lun 17-07-24







184 4 horas

Acompantildeamien

to Ventas -

Inventarios

mar 17-07-25 mar 17-07-25



Internet[1]

185 4 horas

Acompantildeamien

to Compras -

Inventarios

mar 17-07-25 mieacute 17-07-26




186 4 horas

Acompantildeamien




Acompantildeamien




Acompantildeamien




Acompantildeamien

to CRM -

Ventas y

Servicio



Acompantildeamien




Acompantildeamien




Acompantildeamien




Acompantildeamien

to Hana lun 17-07-31 mar 17-08-01



Acta




303



programada

to

Reunioacuten




Reunioacuten de




Definicioacuten

Pendientes

Implementacioacuten

mieacute 17-08-02 jue 17-08-03



Servidor Subgerente

201 4 horas

Preliminar Acta




Reunioacuten Acta




Acta Entrega

Soporte jue 17-08-03 vie 17-08-04



Reunioacuten

Soporte vie 17-08-04 vie 17-08-04



Ingreso

Plataforma de

Soporte



Ingreso Chat de

Soporte vie 17-08-04 vie 17-08-04





Acta


Venta

vie 17-08-04 lun 17-08-07

210 4 horas


304


Anexo F

Diagrama de Gantt

305


306


307


308


309



310


Anexo G


311


312


313


314


315


316


Anexo H




por los usuarios

de

CumplimientoX 100






plataforma

de

CumplimientoX 95

Consultor de

implementacioacuten

Soporte a usuarios



plataforma

de




de


Alcance



el proceso

de



alcance




de



producto o servicio




implementar

de


Seguridad




informacioacuten

de

CumplimientoX 100

Consultor de

implementacioacuten

Fecha de entrega



pactado

de



META RESPONSABLE



100

100

100

100

100

100

100

100

317


Anexo I



Nordm AUDITORIA

EMPRESA AUDITADA

NORMA DE REFERENCIA


EQUIPO AUDITOR



FECHA DEL INFORME

318



AUDITADO

Nordm

HOJA



1






Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


--- --- --- ---


NC

(Auditores)


procesos





319










Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


-- -- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





320









Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


-- -- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





321









medicioacuten

Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


-- -- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





322









Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


--- --- -

-- ---


NC

(Auditores)


procesos





323










Fecha inicio

Hora inicio

Fecha final

Hora final

Auditores




PUNTO NORMA


--- --- ---


NC

(Auditores)


procesos





324


Anexo J


Fecha


Pro

ba

bil

ida

d

Imp

acto

Imp

ort

an

cia

Ca

teg

oriacute

a

Estrategia de

Respuesta



Est

ad

o

Se

gu

imie

nto

1







proyecto60 8 5

Gerencia del

proyectoMitigar




el proyecto


proyecto

Cerrado-ya

no ocurriraacute

2











implementarla



ERP

En

seguimiento

3









plataforma



comienzo todas las





En

seguimiento

4













de la ERP

Requiere

Respuesta

En

seguimiento

5









30 3 1Gerencia del

proyectoMitigar









En

seguimiento

6





entregables



paquetes de trabajo






paquetes de trabajo



trabajo

En

seguimiento

Registro de Riesgos

Proyecto

Gerente de Proyecto

325



Pro

ba

bil

ida

d

Imp

act

o

Imp

ort

an

cia

Ca

teg

oriacute

a

Estrategia de

Respuesta



Est

ad

o

Seg

uim

ien

to

7









servidor


la plataforma






En

seguimiento

8








personal





plataforma

En

seguimiento

9




compantildeiacutea







separados

En

seguimiento

10







de los equipos




equipos que estan

involucrados en la

implementacioacuten


establecido para el


En

seguimiento







instala un modulo



En

seguimiento

12








cargar






estandares




usuarios

En

seguimiento

12





en la entrega





haciendo el






En

seguimiento

13





implementador














herramienta

En

seguimiento

326


Anexo K

Matriz de riesgos

RIESGOMUY

BAJO 1

BAJO

2

MEDIO

3

ALTO

4

MUY

ALTO 5





60 8 480 Importante

MUY ALTA 5 5 10 15 20 25




60 8 480 Importante

ALTA 4 4 8 12 16 20





proyecto

50 5 250 Importante

MEDIA 3 3 6 9 12 15




50 5 250 Importante

BAJA 2 2 4 6 8 12




30 3 90 Importante

MUY BAJA 1 1 2 3 4 5





30 3 90 Importante





50 5 250 Importante




50 8 400 Importante




30 3 90 Importante




50 5 250 Importante






en la entrega

30 3 90 Importante




implementador

50 3 150 Importante

0 Marginal


GRAVEDAD (IMPACTO)

APARICIOacuteN

(probabilidad)








partida


Gravedad(Impacto)

Valor del Riesgo

Nivel de Riesgo

IMPLEMENTACIÓN SAP BUSINESS ONE EN LA EMPRESA …

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