ibziFederale Overheidsdienst Binnenlandse ZakenAlgemene Directie Instellingen en Bevolking

Bevolking

Aan het College van Burgemeester enSchepenen van de gemeenteSint-Martens-Latem

Dorp 1

9830 SINT-MARTENS-LATEM

I N

inkomende Post

2 8 MEI 2018[si_nt-martens-mtfm

Uw contactpersoon TK. De Smedt 09 265 91 20

E-mail F

kristien.desmedt@rrn.faov.be 09 265 91 39

Uw referentie

Onze referentie

III.21/723.1/503/18

Inspectle van de bevolkingsreglsters en de bevolklngsdienst.

Bijiage(n)1

Brussel

-05- 2018

Geachte mevrouwen en heren.

Overeenkomstig Hoofdstuk V. artlkel 22 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende debevolkingsreglsters en het vreemdelingenregister werden deze registers alsmede de bevolklngsdienstop 23 april 2018 In uw gemeente geinspecteerd,

Als bijlage vindt u het gedetallleerde verslag van deze inspectie. Ik nodig u uit om aandachtig kenniste nemen van de conclusles. Met het oog op een betere dienstverlening aan de burgers van uwgemeente ben ik ervan overtuigd dat u nauwgezet rekening zult houden met de diverse opmerkingendie erin geformuleerd zijn.

Hoogachtend,

T. BOLS

Adviseur

Park Atrium

Koionienstraat 11 T 02 518 21 31 callcenter.rrn@rrn.fgov.be1000 Brussel F 02 518 26 31 www.ibz,rrn.fgov.be

Parking voorbehouden voor bezoekers : Warandeberg (midden in de straat). Bel om de poort te openen.Het gaat om de plaatsen 'RESERVED IBZ" (nr. 11 17, 21 tot 26, 29 tot 44, 50 tot 52, 55 tot 56) op -1.

In geval van problemen, gelieve 02 518 20 01 te bellen.

www.ibz.be .be

• I ^I 1^ ̂ V Federaie Overheidsdiensl\\J L 1 Binnenlandse Zdken

► INSPECTIE VAN DE BEVOLKINGSREGISTERS (*)

Gemeente Sint-Martens-Latem

Aanlelding tot het inspectiebezoek controle bevoikingsregisters - cpdracht departement

Datum van het inspectiebezoek 23 april 2018

Gesprekspartner(s)(naam + functie + tel + email)

Mevr. Kimberley ViaeneAdministratief hoofdmedewerkerDienst BurgerzakenTel.: 09 282 17 60Fax: 09 282 17 11kimberiev.viaeneOsint-martens-iatem.be

C) °De Minister van Binnenlandse Zaken kan ambtenaren van zijn departement afvaardigen om de registers le inspecleren enom de instruclies belreffende de veranderlngen van verbiijfplaats mondeling aan le vullen. Daze ambtenaren, voor zover zi)gemachtigd zijn tot loegang tot het Rijksregister van de natuurlijks personen, controieren tijdens hun Inspectles of de gegevensvan het Rijksregister van de natuuriljke personen en van de registers overeenstemmen." Art. 22 van het KB van 16 juli 1992betreffende de bevoikingsregisters en het vreemdeiingenregister)

1 I P a g e

• i

IDZ^ Federale OverheidsdienstBinneniandse Zaken

Informatie betreffende de gemeente.

Aantal inwoners 8.470 inwoners (op 01.01.2018)

Ad res Dorp 1, 9830 Sint-Wlartens-Latem

Tel. 09 282 17 00

Fax 09 282 17 11

E-mail gemeente@sint-martens-latem.be

Websitewww.sint-martens-latem.be

Burgemeester Mevr. Agnes Lannoo - Van Wanseele

Gemeentesecretaris Dhr. Jef Van den Heede

Ambtenaar van de burgerlijke stand Mevr. Agnes Lannoo - Van Wanseele

Velllgheidsconsulent Dhr. Ben Verhasselt (provlncie)

21Page

11^ "y V Federale OverheidsdienstWJ L 1 Binnenlandse Zaken

Inhoud

Informatie betreffende de gemeente. 2

1. Algemeenheden 4

2. Bevolkingsregisters 6

3. Onderzoeken inzake de hoofdverblijfplaats 15

4. Conclusie van het inspectiebezoek. 18

31 P a g e

ibzi Federale Overheidsdienst

Binnenlandse Zaken

1.1.

1. Algemeenheden

informatie betreffende de dienst burgerzaken.

Adres (indlen

Tel. 09 282 17 60

Fax 09 282 1711

E-mail burgerzaken@sint-martens-latem.be

Werkuren front-office (loket)

maandag tot vrijdag: 8u30 - 12u+ woensdagnamlddag: 13u30- 16u+ zaterdagvoormiddag: 9u - 11u45

Er wordt op afspraak gewerkt voor opstart dossiersvreemdeiingen (op maandagvoormiddag.woensdagnamlddag en vrijdagvoormiddag)

Werkuren back-officeeike werkdag (behalve op woensdagnamlddag)13u -17u

Siuitlngsdag geen

Aanta! personeeisleden werkzaam op dedienst burgerzaken (VTE)

6 personen (= 3,5 VTE)

Organisatie en taken van debevolkingsdienst

Zie verder: organisatie burgerzaken

Is er een gedecentraliseerde dienstverlenlng?Zo ia. adresisenl en taken

Diensthoofd Burgerzaken Mevr. Kimberiey Vlaene

Contactpersoon adreswijzigingen Mevr. Nathalie Decruyenaere

Contactpersoon bijwerkingen Rijksregister

ledereen (maar voornamelijk mevr. AnnemieGoedgebuer, mevr, Nathalie Decruyenaere en mevr.Eva Van den Brande - afhankelljk van welke infomoet worden verwerkt)

Contactpersoon Identiteitsdocumenten Mevr. Nathalie Decruyenaere

Contactpersoon verkiezingen Mevr. Kimberiey Viaene

Contactpersoon identiteitsfraude Mevr. Kimberiey Viaene

Beschrijf de organisatie van de dienstburgerzaken.

Mevr. Kimberlev Viaene fvoltiids): diensthoofd,begraafplaatsen, concessies, back-up voorvreemdelinqen, burqerlijke stand, adreswijziqingen,

4 I P a g e

• I

IDZ1Federale Overheidsdienst

Binnenlandse Zaken

identiteitsdocumenten, SPOC identiteitsfraude.

Mevr. Eva Van den Brande (voltiids): rijbewijzen,vreemdelingen, strafregister, back-up burgerlijkestand,

Mevr. Katrien Roos (halftiids): strafregister, back-uprijbewijzen, invoeren overlijdens.

Mevr. Nathalie Decruvenaere (halftiids): afleveren en

opvolgen identiteitskaarten, verwerkingadreswijzigingen (ambtshalve afvoeringen eninschrijvlngen, niet-inschrijvingen, afschrijvingen naarbuitenland, ...).

Mevr. Annemie Goedaebuer (halftiidsV burgerlijkestand, opvolging nationaliteitsaanvragen.

ledereen doet daarnaast ook loketdienst.

1.2. Informatie betreffende de bevolkingsregisters.

Basiswetgeving:wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaartenen de verbiijfsdocumenlen en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeiing van eenRijksregister van de natuurlijke personen.fhttD://www. ibz.rrn.faov.be/nl/bevolkina/realementerina/wetaevina/)

Voor de voiledige reglementering (wetgeving. onderrichtlngen, omzendbrieven, formulieren) zle:htlD;//www.ibz.rrn.faDV.be/nl/bevolklna/realementerina/onderrichtinaen/

htlD://www. ibz.rrn.faov.be/nl/riiksreaister/realementerina/

Welk informatlcasysteem wordt er gebrulkt ?Weike programme's ?

Bevolking ? Burgerlijke stand ?

Cevi

Webbv (bevolking)Winabs (burgerlijke stand)

Is de gemeente vrljgesteld van het materleel houden van eenbevolkingsregister op papier (bevolklngsfiches model 1) 7(K.B. betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, dd.16juli 1992- artikei 15)

Zle overzichtslabel op\\RRNCOM2\UserFolders\DIP Docum\PoDEicNDisoenses-Vriistellina

a) Indien jaWanneer werd de vrljstelling verleend ?Is het informatlcasysteem zoals hel bestond op het moment van devrijstefling, sindsdien gewijzigd ?Zijn de wiiziolnqen meeqedeeld aan ADIB 7

6 april 2001

b) Indien neenHoe worden de bevolklngsfiches bijgehouden ?Werd de vrijstelling gevraagd ? nvt

5 I P a g e

ibz^ Federale Overheldsdienst

Binnenlandse Zaken

2. Bevolkingsregisters

2.1.Registratfe van de akten van de burgerlijke stand:1T100 (geboorten), IT120 (huwelijken) en IT150 (overlijden)

Omzendbrief van 22 december 2014

Onderrichtingen voor het bijhouden van informatiegegevens in het Rijksreglster van denatuurlijke personen.Opname in het Rijksreglster door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de In de aktenvan burgerlijke stand opgenomen gegevens.

Beschrijf de interne procedure die wordt gevoigd cm de aktes burgerlijke stand teregistreren in de bevolkingsregisters (WIe? Wat? Hoe vaak ? ...}

De aktes burgerlijke stand worden opgemaakt door mevr, Annemie Goedgebuer. Zij doet ook deverdere opvolging en zorgt voor de registratle In het RR. De nodige Informatle wordt via hetprogramma burgerlijke stand automatlsch doorgestuurd naar het programma bevolklng. Deverwerking gebeurt vrljwel onmiddellljk na de opmaak van de akte.Na de registratle is er nazicht van de gezlnssituatie.

Hoe wordt, indlen van toepassing, de gemeente van verblijf gemformeerd ?

Gebrulk model 7 - gebeurt automatlsch via het programma van Cevi.

Omzendbrief van 1 augustus 2005 (zie ook recentere verduidelijkingen)Het bijhouden van de bevolkingsregisters en van het Rijksreglster van de natuurlijkepersonen. - Eventuele vertragingen in de bijwerkingen van sommige belangrljkeInformatles. - SLA.

Statistische gegevens voor de inspectle zie\\RRNCOI\/l2\UserFolders\DIP Docum\ExtRel\PRP\SLA Statistieken

Bevlndingen:De vastgestelde vertragingen bij de registratle van de huwelijken en de overlljdens zljnhoofdzakelijk kleine vertragingen (registratle binnen de 8 dagen l.p.v. registratle binnen de 6 dagenzoals vooropgesteld In de SLA).

Voorgesteld actieplan:Rekening houden met de termijnen In de SLA.

Onderzochte

maarKl(en)IT 100 (geboren in gemeente)

« gemeente werkl goed Indian minstens 85 %wordt geregistreerd binnen de 20 dagen »

<20 20-30 >30

% % # % #

januari 2018 / / / / /

februarl 2018 / / / /

maart 2018 / / / / /

Bevlndingen (speclfiek):NVT - geen geboorten binnen de gemeente.

6 1 P a g e

ibzi Federale Overheidsdienst

Binnenlandse Zaken

Onderzochte

maand{en)

IT 120 (huwelijk in gemeente)« gemeente werkt goed indien minstens 70 %

wordt geregistreerd binnen de 6 dagen »

<7 7--30 >30

% # % # % #

januari 2016 67% 2 33% 1 0% 0

februari 2018 100% 1 0% 0 0% 0

maart 2018 / / / / /

Bevlndingen (speciffek);In januari 2018 werd 1 huwelijk mel een kleine vertraging (binnende 8 dagen) geregistreerd - daardoor werd het streefpercentagevan 70% geregistreerd binnen de 6 dagen niel gehaald.

Onderzochte

niaand(en)

IT 150 (overiijden In gemeente)« gemeente werkt goed indien minstens 70 %

wordt geregistreerd binnen de 6 dagen »

<7 7--30 >30

% # % # % #

Januari 2018 40% 2 60% 3 0% 0

februari 2018 33% 1 67% 2 0% 0

maart 2018 86% 6 14% 0% 0

Bevlndingen (speclfiek):In Januari 2018 en februari 2018 werd het vooropgesteldepercentage van 70% geregistreerd binnen de 6 dagen nietbehaald. De meeste overlijdens warden met een kleine vertraginggeregistreerd - binnen een lermljn van 8 dagen, 66n overlljdenwerd met een grotere vertraging pas binnen de 19 dagengeregistreerd.

2.2. Ontbrekende informatietypes (sterlijst)

Wet tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, dd.8 augustus 1983 - artikels3 en 4 + K.B. betreffende de toegang door sommige openbare overheden tot het Rijksregistervan de natuurlijke personen, alsmede betreffende het bijhouden en de controle van deInformatles, dd.3 aprti 1984-art.6§3):

Statlstische gegevens voor de Inspectle kunnen worden opgezocht op\\Rrncom2\UserFolders\DIP Docum\ExtRel\PRP\CONTROLE

Bevlndlngen: De sterlijst werd behandeld - de ontbrekende informatie werd geregistreerd.

Voorgesteid actieplan: geen.

7 I P a g e

'n2.3. Achterstand bij de inbreng van gegevens

W Federale Overheidsdienst

MVJL y Binneniandse Zaken

K.B. betreffende de toegang door sommlge openbare overheden tot het Rijksreglster van denatuurlijke personen, alsmede betreffende het bijhouden en de controie van de Informatles,dd.3 april1984-art.6§3

Statlstische gegevens voor de Inspectle zie\\RRNCOM2\UserFolders\DIP Docum\ExtRel\PRP\Stat Ludo\Statistiques q6n^raies MAJ par commune

Bevindingen: De gemeente Sint-Martens-Latem haalt in de afgelopen maanden {januari 2018, februarl2018 en maart 2018) een gemiddeide van 89% van de gegevens tijdig geregistreerd in het RR - zeergoede werking van de gemeente.

Voorgesteld actieplan: geen

2.4. Anomaiiedn : externe vragen om nazicht.

Externe anomalieen vastgesteld door KS2, DECLAR, FOD FIN,...

Statlstische gegevens voor de inspectie zie mails anomalledn KSZ, DECLAR, FOD Fin,

Bevindingen:Mevr. Kimberley Viaene en mevr. Eva Van den Brande hebben toegang tot de applicatle.Bij een nieuwe aanvraag worden zij venwittigd via automatische mail.Meldingen worden nagekeken en zo vlug mogelijk verwerkt.

Voorgesteld actieplan: geen

Anomalieen : interne vragen om nazichtinterne anomalieen (vb. controielijsten 1T120-140/141)

Statlstische gegevens voor de inspectie zie controielijsten ad hoc

Bevindingen:Er is in Sint-Martens-latem 1 adres waar er meer dan 6dn referentiepersoon Ingeschreven staat.

Voorgesteld actieplan:De wijkinspecteur zal voor nazicht aan het desbetreffend adres worden langs gestuurd. Al naargelang de bevindingen ter plaatse zal het dossier worden aangepast (is er sprake van d6n gezin ofvan meerdere gezinnen).

8 1 P a g e

I V Federale OverheidsclienstI L V Binncniandse Zakcn

2.5. Verkrijgen van informatie uit de registers

K.B. betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevoikingsregisters en het vreemdelingenregister,dd. 16 juli 1992, gewijzigd bij KB van 22 april 2005 ?

Wie beoordeeit de vragen om gegevens uit een specifiek dossier ? Zijn er interne richtlijnen ?

De aanvragen worden door de mensen in frontoffice behandeld. De meeste aanvragen gebeuren viamail. Er wordt niet ingegaan op telefonische aanvragen. De reden van de aanvraag dient steedsvermeld te worden. De regelgeving wordt strikt toegepast.

Wie beoordeeit de vragen om lijsten van personen met een bepaald kenmerk 7 Zijn er internerichtlijnen ?

Er is een algemeen collegebesiuit voor lijsten aan de Stedelijke Academie voor Muziek, Woord enDans.

Aan de scholen op het gemeentelijk grondgebied worden lijsten verstrekt wanneer dit kadert in debeleidsdoelstellingen van het bestuur, andere aanvragen (werving leerlingen bv) worden geweigerd,Vragen om lijsten i.h.k.v. Plechtige Communie en Vormsel worden jaarlijks voorgelegd aan het college.Er worden ook etiketten verstrekt aan de Seniorenraad en aan de Bibliotheek (eerste leesboekje voorbeginnende lezertjes).

Wordt, indien het een aanvraag betreft aangaande een voormalige inwonervan de gemeente, de actuele verblljfplaats (= Opvraging '49') meegedeeld 7

Bewaart de bevolkfngsdienst deze aanvragen gedurende vijf jaar 7

Opvraging 49 nietgekend. Er wordtdoorverwezen

naar andere

gemeente.

Ja

9 1 P a g a

ibzi Federale Overheidsdienst

Binnenlandse Zaken

2.6. Elektronische Identiteitsdocumenten

Vigerende reglementering:Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaart, gecobrdineerde verslevan 2 met 2017.

Algemene Onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitsdocumenten voorkinderenonder de twaalfjaar- "Kids-iD" - gecoordineerde versie van 2 mei 2017.Algemene instructies overde elektronische vreemdelingenkaarten en bepaaideverblijfsdocumenten (DVZ), versie van 1 augustus 2017.

Procedure aanvraag elD

Maakt u gebruik van de oprcepingslijsten uitBelpic en weike ambtenaren hebbentoegang tot het menu 'Convocatielijsten'?

Ja.

Nathalie en Kimberley hebben toegang tot het menu'Convocatielijsten'.

Maakt u gebruik van de oproeplngskaartenvan het Rijksregister ?

Worden de uitnodigingen op maandelijksebasis verstuurd ?

Binnen weike termijn dient de burger zichaan te bieden ?

Worden er herinneringsbrieven verstuurdindien de burger niet reageert

voor het aanvragen van zijnkaart?

voor het afhalen van zijn kaart ?

Wanneerwordtde kaart geannuleerd ?

Ja, de gemeente benadrukt zelf nog eens de geldendefotocriteria.

De gemeente opteert om de termijn tussen convocatle envervaldatum Identiteitskaart korterte houden. De

uitnodiging wordt ongeveer 6^7 weken v66r devervaldatum van de huidige kaart verstuurd. Degemeente verkrijgt op deze manier een beter resultaat:door de kortere termijn wordt het zich aanbieden nietuitgesteld; meer burgers bieden zich binnen devooropgestelde termijn aan voor het hernieuwen van dekaart.

De burger krijgt 2^3 weken om zich aan te bieden.

Een standaard hernieuwing is gratis voor de burger.

Ja. op basis van de lijsten uit Beipic. Aangezien determijn tussen oproeping en vervaldatum korter is, is dekaart bij het versturen van de r herinnering vaak a!vervallen. Niettemin wordt nog een 2° en 3® herinneringverstuurd.

Neen.

In beide situaties wordt de kaart niet geannuleerd.De kaart wordt soms niet afgehaald omdat de pin/puk-codes niet per post zijn toegekomen. In dat gevai neemtde burger vaak zelf het initiatief om contact op te nemenmet het gemeentebestuur.

10 1 P a g e

ibzi Federale OverheidsdienstBinnenlandse Zaken

Wijkt bovenstaande procedure af voorkinderen die hun eerste eiD moeten

cntvangen ?

Weike procedure past u toe voor rusthuizenof andere instellingen en voor personen diezich niet kunnen verplaatsen ?

Aangeraden cm voor burgers die zich niet tijdigaanmelden voor het vervangen van hun kaart, in derappets op te nemen dat de kaart za! wordengeannuieerd en om annulering dan ook effectief uit tevoeren zodra de kaart vervallen is.

Burgers die hun kaart niet komen afhalen, worden bestschriftelijk aangespoord om dit asap in orde te brengen.

Neen

Een familielid komt langs met een foto. Op dat momentwordt bijiage 35 opgemaakt. Dit document wordt met hetfamiiielid meegegeven om de handtekening te latenregistreren. Kan de betrokken burgerzelf niet meertekenen, dient een medisch attest te worden voorgelegd.Nieuwe foto en handtekening worden nadien doordegemeente vergeteken met die van de vorige kaartalvorens het eBD wordt aangemaakt.

Meegedeeld dat ook voor burgers die zich niet kunnenverplaatsen een correcte identificatie dient te gebeuren.Hiervoor is het nodig dat iemand van de gemeente ofiemand die hiertoe wordt gemachtigd, ter plaatse gaat.

Procedure aanvraag kids-ID

Wordt bij de aanvraag van een kids-ID deidentiteit van de aanvragergecontroleerd ?

Wordt de aanwezigheid van het kind vereistbij aanvraag ?bij afhalen ?

De identiteit wordt soms niet gecontroleerd maar enkelwanneer de ambtenaar zeker is dat de persoon hetouderiyk gezag over het betrokken kind heeft.

In principe vraagt de gemeente de aanwezigheid van hetkind bij de aanvraag. Deze regel wordt niet altijd stiptgevolgd maar in ieder geval wel voor de aliereersteaanvraag van een kids-ID, Bij het afhalen moet het kindniet aanwezig zijn.Indien er eerder al een kids-ID werd aangevraagd,gebeurt de identificatie van het kind soms ook via eenvergelijking van de aangeleverde foto met die van devorige kids-ID.

Meegedeeld dat een correcte identificatie van het kindten alien tijde moet gebeuren en dat mede daarom het

11 1 P a g e

1 r\ ̂ W Federale Overheidsdjenst1 Binnenlandse Zaken

kind bij de aanvraag van de kids-ID aanwezig moetzljn.Deze procedure dient strikt te worden toegepast.

Algemene procedures

ZETES EXPRESS

tot welke groep behoort uwgemeente ? Groep A of B ?is de levering afgestemd op deopeningsuren van uwgemeente ?

B

Ja, geen problemen te slgnaleren

Op welke manier wordt de burgerge'fnformeerd over de mogelijkespoedprocedures ?

Via de site + In tweemaandelijks magazine'Dorpsmagaz/ne'+ mondeling aan het loket

Biedt u elk type van spoedkaart aan ?(zeer dringend / drlngend / zeer dringendmet centrale levering /gereduceerd tarief voor meerdere kids-ID's)

Ja

Als standaardleveringstermijn wordt aan de burger tweeweken gecommuniceerd.

Welke procedure past u toe ingevalverlies/diefstal (samenwerking met lokalepolitie) ?

De lokale politie stuurt, in overleg met de gemeente, deburger steeds naar de gemeente voor de opmaak vanbijiage 12. Bij diefstal raadt de gemeente de burger aancm zich ook tot de politie te wenden.Deze regei wordt vrij strikt toegepast. De burger gaatzeiden eerst naar de politie, ook omdat de openingsurenv/d politie overeenkomen met die van de gemeente.Op zaterdag is enkel de gemeente open en wordt deburger ingeval diefstal gevraagd om naar hetpoiitiekantoor in de naburige gemeente De Pinte te gaanof op maandag terug te keren naar SMLatem.Er is een goede samenwerking met de lokale politie.

Wordt de toepassing DocStop gepromoot bijhet publiek ?

De burger wordt niet stelselmatig doorverwezen naarDocStop. De burger gaat meestal naar de gemeente ofpolitie.

Welke procedure past u toe Ingeval eenlosgekomen chip / kaart met defecte chip ?

Bijiage 12 wordt uitgereikt.In princIpe wordt bij een defecte kaart de analyse van dehetpdesk afgewacht alvorens een nieuwe elD wordtaangevraagd.Heeft de burger de kaart nodig om te reizen, betaalt hijuit eigen zak een spoedkaart omdat de gemeente hetprincipe hanteert dat men bij dergelijke kaart nog perfectkan reizen.

12 1 P a g e

||^"y V Federale OverheidsdienstiU ̂ V Binnenlandse Zaken

Aangeraden om met HD contact op te nemen als blljktdat de burger toch meteen een nieuwe kaart nodig heeften niet zelf wil betalen voor een spoedkaart.

Hoe worden de kaarten vernietigd ? Maakt uhiervan een lijst op ?

De kaarten worden met een sealbag met rode stickeraan Zetes meegegeven voor vernietiging. Ze worden nieteerst door de gemeente doorknipt.Er wordt geen lijst opgemaakt.

Aangeraden om de te vernietigen kaarten eerst zelf teknippen conform de AO en ze ook op te lijsten.

Maakt u gebruik van bijiage 33 en in weikegevallen ?

Neen.

Vervallen kaarten worden meestal teruggegeven aan deburger voor de periods waarin de nieuwe kaart wordtgeproduceerd. Dit Is vooral om discussles met de burgerte vermijden.

Wie beheert de toegangen tot Belpic ?R2/R3

Kimberley als R2.Mogelljks heeft de secretaris ook toegang.

Wie doet de opvolglng van de geweigerdebasisdocumenten ?

Nathalie

WeIke ambtenaren hebben toegang tot hetmenu 'Geweigerde kaarten' ?

Kimberley en Nathalie,

Gebeurt er een controle op de geleverdekaarten (nazicht gegevens, kwallteit, ...) ?

Na levering van de kaarten gebeurt een controle opbasis van de verzendnota (weike kaart werd nog nietgeleverd ?). Ook de foto wordt nagekeken en er gebeurteen controle op eventuele zlchtbare gebreken.

Controle ter plaatse : zle tabelEID_LST_ControleKwaliteit_20180423

- zwartheid bedrukking verschillend dochbinnen de vooropgestelde normgeen foto's met zwarte lijngeen foto's metwitte boord (kids-ID)

Via welk algemeen adres ontvangt ucommunicaties vanuit de helpdesk ADIB ?

buraerzakenfSsint-martens-latem.be

Wie werd aangesteld als gemeentelljkeSPOC Fraude ?

Kimberley; voorlopig geen back-up voorzien.

Meegedeeld dat back-up kan worden aangevraagd viamail aan Helpdesk Fraude.

13 I P a g e

ibzi Federale Overheidsdienst

Binnenlandse Zaken

Opvolgingsstatistieken

Intern aereaistreerd OD\\Rrncom2\userfolders\DIP Docum\ADD!ic\Prolets\CIE\Sulvi mensuelLijsten 09/04/2018

Adreswijziging NOK

BIj aangifle van de adreswijziging wordt gsm-nummer ofmaiiadres aan de burger gevraagd. Zodra het adres isaangepast in het RR wordt de burger gecontacteerd engevraagd om asap langs te komen. Nadien gebeurt ergeen verdere opvolging.Pas als de burger ze!f problemen ondervindt, komt hijlangs voor het aanpassen van zijn adres.

Kaarten 'gemeld alsverloren/gestolen' langer dan 7kalenderdagen

Aangezien in samenwerking met de politie werdgeopteerd om de burger steeds near de gemeente doorte verwijzen, wordt de burger a! meteen geinformeerddat de melding verlies/diefstal gedurende maximum 7kalenderdagen na melding kan worden ingetrokken ennadien de kaart ongeldig wordt. De burger krijgt dekeuze om direct een nieuwe kaart aan te vragen.Aangezien de burger op dat ogenblik alle nodigeinformatie krijgt. wordt er geen opvolging meer gedaan.De kaart wordt pas geannuleerd op het moment dat deburger zich aanbiedt. Burgers worden nietaangeschreven om hun kaart te vernieuwen.

Aangeraden om de burgers toch minstens 1x aan teschrijven met de mededeling dat de kaart isgeannuleerd en dus moet worden vervangen.

Vervallen kaarten

De gemeente annuleert de kaart pas als de burger zichaanbiedt.

Aangeraden om de vervallen kaarten op regeimatigebasis te annuleren.

Niet afgehaalde kaarten

In principe worden de kaarten niet geannuleerd. Opbasis van de lijst zal de gemeente de dossiers nakijkenen trachten om de burgers te contacteren met de vraagom de kaart te komen afhalen.

Kaarten waarvan activering nietvoiledig is afgerond

Er is 66n dossier waarbij de activering niet voiledig isafgerond. De gemeente kijkt dit na.

Rejected BDGeen rejects voor 2018-cijfers t/m maart 2018.Over het algemeen zijn er geen problemen met de foto'ste melden.

De lokale fotoqraaf levert prima werk. Hii nam zelf het

14 1 P a g e

ibz Federale Overheldsdienst

Binnenlandse Zaken

initiatief om testen met foto's van kinderen te komen

doen in de gemeente bij de veralgemening van de ICAO-normen.

Veel foto's worden geweigerd omwilie van het felt dat hetdezelfde foto is als van de vorige kaart.

Voorgesteld actieplan

In de herinneringsbrief of -brieven aan de burger om de elD te hernieuwen opnemen dat dekaart zai worden geannuleerd zodra ze vervalt en deze actie ook effectief uitvoeren. Op diemanier Is een striktere opvolging van de vervallen kaarten mogelijk.Burgers die hun kaart niet komen afhalen, schriftelijk uitnodigen.De procedure aanvraag kids-ID en aanvraag voor personen die zich niet kunnenverplaatsen aanpassen zodat een correcte identificatie wordt gegarandeerd.De te vernietigen kaarten eerst zelf doorknippen conform de Instructies en eventueeloplijsten alvorens mee te geven aan Zetes Express.Betere opvolging van lijst 'aanglfte'; kaarten annuleren en burgers schriftelijk uitnodigenvoor hetaanvragen van een nieuwe kaart

3. Onderzoeken inzake de hoofdverblijfplaats

Analyse van de recentste controlelijst IT005-019 (zie\\Rrncom2\UserFolders\DIP Docum\ExtRel\PRP\CONTROLE)

Totaal aantal dossiers met IT019 > 3 maand geen

Aantal IT019 metvermelding voorstelambtshalve schrapping > 6 maand

geen - voorstel ambtshalve schrapping wordtvoortaan vermeid in IT003 - wordt toegepast.

Aantal 1T019 met vermelding adres buiteniandvoor een vreemdeling

geen

Analyse van de recentste controlelijst IT024 (zie\\Rrncom2\UserFolders\DIP Docum\ExtRel\PRP\CONTROLE)

Lljst met 6 inschrijvingen onder referentleadres In Sint-Martens-Latem: voornamelijkdiplomatiek/consulair personeel.In 66n dossier onduidelijkheid over de reden van de inschrljving onder referentieadres {sinds 2011).Er dient nagegaan te worden of betrokkene nog in aanmerking komt voor een Inschrijvlng onderreferentieadres (navraag reden/categorie, voorleggen van bewijsstukken).

Onder weike politiezone vail de wijkpolltle ?

PZ Schelde-Leie:Sint-Martens-Latem,

De Pinte, Nazareth,Gavere

15 1 P a g e

ibzi Federale Overheidsdienst

Binnenlandse Zaken

Beschrijf de procedure bij een interne / externe aanvraag totadreswijzlging ? Omschrijf de eventuele uitzonderingen.

Aanvraag adreswijziging kan via loket, e-loket of e-mail. Er wordt een model2 afgeleverd. De aanvraag adrescontrole wordt meestal de dag zelf nogovergemaakt aan de politie.Inschrijving in rusthuizen: directie van het rusthuis of familietid doet deaangifte - er wordt momenteel nog controle ter plaatse gedaan door depolitie. Vanaf 1 juli 2018 zai er in rusthuizen geen controle ter plaatse meergebeuren.

Heeft de gemeenteraad bij verordening de nadere regels bepaaldvolgens weike het onderzoek Inzake de hoofdverblijfplaats wordtingesteld en het verslag wordt opgesteld ? (K.b. betreffende debevolkingsregisters en het vreemdelingenregisler, dd. 16 juli 1992 - art.10). Zo ja, van wanneerdateert het ? Kopie vragen.

Er is een verordeningopgemaakt door deverschillende

gemeenten binnende PZ Schelde-Leie.Deze moet nog

voorgelegd wordenaan de verschillende

gemeenteraden.

Bestaat er een gemeentelljk reglement die de toekenning vanhuisnummers aan wonlngen en appartementen regelt ?

Men is bezig met deopmaak van eennieuw gemeentelljkreglement.

Indien niet, worden dan de rlchtlljnen gevolgd zoais bepaald Inde Algemene Onderrichtingen betreffende het houden van debevolkingsregisters. Deei 1, nr. 19, b ?

Deze richtiijnen worden gevolgd.

Steekproefcontrole van de aanvragen tot adreswijziging :duur van de procedure (herinnering ?), deugdelijkheid van hetverslag (modeiverslag ?). venwerking van het resuitaat(communicatie ?), ...fK.B. betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, dd. 16juli 1992 - art. 7§S)

• Gebruik van het

modeiverslag.• Politie zitnaastdedeur,

aanvragen adreswijzlgingenworden dagelijksdoorgegeven - afgewerkteverslagen worden dagelijksbezorgd.

• Woonstcontroles worden

door de politie normaalbinnen de 16 dagenafgewerkt.

• Verwerking vanadreswijzigingen in het RRgebeuren vrijwei onmiddeiiijkna ontvangst verslag.

Afgehandelde posltieve onderzoekenOK, geen opmerkingen.

Afgehandelde negatleve onderzoekenWeinig negatleve verslagen.Zijn meer gemotiveerd (belangrljkvoor bewijskracht).

16 I P a g e

ibz Federale Overheidsdlenst

Binnenlandse Zaken

Wordt er gebruik gemaakt van de verschillende modellBn zoals opgenomen in dereglementering ?

Modellen 2 en 2bis (ontvangstbewijs van de aangifte van adreswijzlging)Model 3 (kennisgeving van Inschrljving aan de betrokken persoon)Mode! 4 {attest van niet-lnschrljving)Modellen 5 en 5bis (overmaken van persoonlljk dossier)Model 6 (om verzending model 3 te vragen)Model 7 (zle infra)

- Model 8 / 8 bis {bewijs van afvoering - controls vertrek)Model 9 (beslissing van niet-inschrljving)

Beschrijf de procedure bIJ een ambtshalve afvoering I Inschrljving.(K.B. belreffende de bevolklngsregisters en het vreemdelingenregister. dd. 16juli 1992~arL 8en9)

Procedure ambtshalve afvoerinq:

1) Procedure wordt normaal gestart n.a.v. een melding van de lokale politie. Er volgt eengrondig onderzoek en een uitgebreid versiag van de politie. Als er een nieuw adresgekend is, zai altijd eerst een model 6 gestuurd worden naar de vermoedelijkegemeente van verblijf.De burger wordt vooraf niet ingelicht dat hij/zij ambtshalve zai geschrapt worden.CBS besllst tot ambtshalve schrapping,Aan betrokkene wordt na de ambtshalve schrapping geen kennisgeving gestuurd van debeslissing van het CBS.

Er waren 13 ambtshalve schrappingen in 2017.In 2018 waren er tot op heden nog geen ambtshalve schrappingen.

Er zijn de laatste jaren geen ambtshalve inschrijvingen gebeurd in Sint-Martens-Latem.

Wordt de procedure van voorloplge Inschrijving toegepast wanneer de permanentebewoning van de gebouwen niet Is toegelaten om reden van de velligheid, degezondheld, het urbanlsme of de rulmtelijke ordening (K.B. betreffende debevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, dd. 16juli. 1992 - artikel 16§2) ?

De voorlopige inschrijving wordt toegepast, Momenteel 1 dossier.

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

171 P a g e

ibzi Federale Overheidsdienst

Binnenlandse Zaken

4. Conclusie van het inspectiebezoek.

Goede items:

Bijwerkingen in het RR: Sint-Martens-Latem haait een gemiddelde van 89% van degegevens tijdig geregistreerd - goede werking van de gemeente;Adreswijzigingen verlopen viot;Er Is een goede samenwerking met lokale politie;Het personeel is op de hoogte van de procedures m.b.t. bevolkingsreglementering enelD/klds-!D;Er gebeurt een visuele controle van de geleverde identiteitskaarten;Zeer goede beoordeling foto die resulteert in prima cijfers inzake het aantai geweigerdebasisdocumenten.

Te verbeteren items:

Bij een ambtshalve afvoering de burger hiervan in kennis stellen - deze kennisgeving isessentieel om de rechten van de burger te vrijwaren;Inschrijvlngen onder referentieadres: bij nieuv/e aanvragen steeds be\wijsstukken vragen,bij bestaande inschrljvingen regelmatig Gaariijks) nagaan of nog aan de voorwaardenvoldaan is;elD: opvoiging van lijst 'aangifte' en iijst vervallen kaarten.

Specifieke bemerkingen:Het diensthoofd is back-up van zowat atle taken binnen de dienst behalve voorrijbewijzen en strafrecht. Zij neemt alie info en procedures door en maakt praktischewerkdocumenten voor het personeel. Deze manier van werken komt ten goede van dealgemene werking van de dienst en van de dienstverlening naar de burger.

Dank aan mevrouw Kimberley Viaene en haar team voor de ontvangst en de goede samenwerking.

Gent, 3 mei 2018

De bevolkingslnspecteur

n De Smedt

De assistent-coOrdinator-elD

Susie Cremers

Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken

Rijksregister - Bevolking - VerkiezingenRegionale afvaardiging Oost-VlaanderenSavaanstraat 11/001

9000 Gent

18 ] P a g e