Hoogste Tijd Voor Anders Aanbesteden 210211 Jv D

NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd

1

Hoogste tijd voor anders aanbesteden

NEVI CPD 1 maart 2011Joop van Duren


2

Wat we gewend zijn…. (1)

• In de voorbereiding:– Ontwerp en bestek laten maken– Dan zoeken naar partij die het werk tegen de

laagste prijs kan maken• Tijdens de uitvoering:– Veel (meerwerk) discussies– Veel overschrijdingen van planningen en

budgetten– Veel ‘gedoe’, controles, disputen


3

Wat we gewend zijn…. (2)

• Na oplevering:– Lijst met opleverpunten– Onhandigheden ontdekken en daarmee leren

leven…….– Gebruikswaarde? Toekomstbestendigheid?

Duurzaamheid?

Nieuws…..

• 28 september 2009; NOS journaal– Metrostation R’dam is opgeleverd binnen planning– Nagenoeg binnen budget– Tevredenheid met resultaat alom!

• Opmerkelijk; – Dit haalt “het journaal”….– komt alleen in de bouw voor….

NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd 4

Change of strategy

“We can’t solve problems by using the same kind of thinking we used when we created them”

we need a different perspectiveWe need a different mindset


Weeffouten traditioneel aanbesteden!

• Strikte scheiding tussen bedenken en maken• Laagste prijsklem• Reputatie mechanisme te geringe rol• Te weinig aandacht voor riskmanagement• Te weinig aandacht voor samenwerken


Hoe moet het dan wel? (1)

Aannemers/leveranciers vroeger betrekken– Zodat ze waarde kunnen toevoegen

Gunnen op waarde– Onderscheidend vermogen in kwaliteit v/d oplossing

Meer aandacht voor samenwerkingsvermogen– “de vent is belangrijker dan de tent”

Kwaliteit moet lonen– Past performance van invloed op kansen nieuw werk;

dus professionaliseert!



8

Hoe moet het dan wel? (2)

• NIE**: Organiseer een aanbesteding zo dat– De neiging tot het vertonen van opportunistisch

gedrag na gunning wordt gereduceerd– Onzekerheid voor OG en ON wordt gereduceerd– Voldoende rekening wordt gehouden met

‘bounded rationality’**NIE = New Institutional Economics• Transaction Costs Economics• Principal Agency Theory• Property Rights Theory

Heeft Kashiwagi het antwoord?

• PiPS:– Performance– Information– Procurement– System

• www.pbsrg.com


Innovatieve elementen (1)

• Functionele specificatie i.p.v. uitgebreide technische specificaties– Geeft leveranciers ‘de ruimte’– Om meest recente ervaringen en knowhow in te

brengen– Voorkomt strikte scheiding tussen ontwerpen en

maken– Aannemer staat voor zijn oplossing i.p.v. dat hij

zich verschuilt achter die van anderen!


** Voorbeeld van een oplossingsvrije vraagspecificatie

• Doe een voorstel voor een parkeervoorziening voor minstens 630 auto’s

• Op perceel “x” • Houd rekening met bebouwingsvoorschriften

“y” • En ondergrondse infrastructuur “z” • Blijf binnen het budget van 4,2 miljoen euro



• Vertel welk budget je maximaal aanwendt!!– Als OG ben je dan volledig transparant : “dit is wat

ik wil, en zoveel geld geef ik er maximaal aan uit” – ‘High performer’ is in staat dit te vertalen naar

‘maximum value for money’– Te dure oplossingen worden meteen terzijde

gelegd



• Past performance Information (PPI)– Prestaties uit het verleden mee laten tellen in de

selectiefase– Wel helder vooraf aangeven hoe deze informatie

countable kan worden gemaakt! – Als huidige prestaties de kans op toekomstig werk

beinvloeden, triggert dat professionaliteit



• Interview sleutelfunctionarissen als onderdeel van het aanbestedingsproces– Mensen make het verschil!– Kennis en kunde van een projectleider is immers

cruciale factor voor projectsucces en kwaliteit samenwerking



• Risk Assessment Plan (RAP)– Welke risico’s zie je?– Prioriteer ze!– Leg uit hoe je ze gaat managen• Hiertoe zijn alleen ‘high performers’ in staat!• Dit geeft veel informatie over kennis en ervaring• Bevat voorspellend vermogen

– Deze stap maakt echt onderscheid!!



• Risico overdracht – Kansen eneffecten van risico’s zijn al gereduceerd

• Geen laagste prijsklem• Leverancier heeft mee kunnen denken• Commitment met zijn oplossing• RAP!

– Draag resterende risico’s over aan die partij die het best in staat is ze te managen (‘ownership matters’!!)

– Durf los te laten– Laat de aannemer wel rapporteren over zijn eigen

performance



• Gun op waarde en op prijs– Bijvoorbeeld in een 70 – 30 verhouding– Geldt zeker als ook onderhoud, beheer onderdeel

van de opdracht uitmaakt– Leveranciers kunnen zich onderscheiden met de

kwaliteit van de oplossing, en niet alleen op laagste prijs


BVP animation


Filter 2RAVA &

Financial bid

Filter 4Identify

Best Value

Filter 5Pre-award stage

Filter 6Weekly risk

reports

Tijd

Nu

mb

er

of

part

icip

an

ts

Filter 3Interview

key personnel

opdr

acht

1

n

Filter 1

Past performance

Selection StageFilter 1

Awarding stageFilter 2 t/m 4

ManagementBy risk

minimazationFilter 5 en 6

PiPS en Europees Aanbesteden (1)PiPS element Applicable?

Functional scope

Sharing information about max budget

Past performance information

Risk assessment plan

Interviewing key personnel

Value/price ratio

Risk transfer

Monitoring performance

Post construction rating NEVI CPD 1 maart 2011 j.van.duren@hszuyd

19

Wat mag je verwachten van het toepassen van deze innovatieve elementen?

• Meer projecten binnen planning • Meer projecten binnen budget• Meer tevredenheid bij OG en ON• Betere samenwerking• Minder tijd aan inspecties, controles• Lagere transactiekosten • Stimuleert innovatie• Lagere risico’s• Meer ‘waarde’ voor OG• Beter resultaat voor ON



21

Geschikte projecten…..?

• Bevatten voldoende uitdaging• Hebben voldoende omvang• Zijn op enige afstand te managenÉn…• Er is sprake van OG en ON• In economisch verkeer• Die afhankelijk van elkaar zijn• Waarbij gedane beloftes waar gemaakt moeten

worden


22

Een voorbeeld……..

PiPS projectLand van Rode

Tendering “Holzstraat, Kerkrade”


23

Waarom PiPS toepassen?

• Woningstichting Land van Rode heeft een traditie in de traditionele aanpak

• En heeft meermaals ervaren dat: – De samenwerking niet goed verliep– Vertragingen en budgetoverschrijdingen veel

voorkwamen– Meerwerkdiscussies eerder regel dan uitzondering

waren– Er een negatieve atomsfeer rond projecten ontstond – Transactie kosten hoog waren


24

Over het project

• 7 nieuwbouw appartementen• Met op belendende percelen:– Bestaande bebouwing – Waaraan renovatiewerkzaamheden uitgevoerd

moetsen worden– Appartementen die aangesloten dienden te

worden op nieuwe liftkoker en galerijen• Maximum budget 1.520.000,- euro


25

The PiPS aanpak

• 6 geschikte aannemers werden uitgenodigd• Zijn geinformeerd over de PiPS aanpak• Ze wilden allen meedoen. • We hebben toegepast:– PPI om de ‘top 3’ te bepalen– Kwaliteit (70%):

• RAP (25%) • Optimalisaties (30%)• Planning (15%)• Interviews (30%)

– Prijs (30%)


26

Selectie op basis van PPI (1)

• Lever PPI in van 3 relevante projecten:– > 1.000.000,-– Commuinicatie en afstemming met de omgeving– Beperken van hinder en borgen veilige doorgang

en toegang– Aanpassen bestaande constructies– Samenvoegen bestaande bouw en nieuwbouw


27


• 10 vragen per project :1. Project informatie (om verificatie mogelijk te maken)2. Opgeleverd binnen budget?3. Opgeleverd binnen planning?4. Naar klantverwachting?5. Hoe invulling gegeven aan coordinatie en communicatie met

omgeving?6. Hoe om gegaan met beperken overlast? 7. Hoe om gegaan met uitdagingen bouwplaatslogistiek? 8. Hoe om gegaan met samenvoegen bestaand en nieuw? 9. Hoe omgegaan met aanpassen en aasluiten galerijen/lift? 10. Welke optimalisaties ingebracht met welke impact?


28


• PPI info is beoordeeld (anoniem) door 5 personen

• Maximaal 3 A4’s per project• Results:

Contractor Score % score ranking

1 202,0 86% 4

2 222,4 95% 3

3 165,6 71% 6

4 234,4 100% 1

5 225,8 96% 2

6 175,2 75% 5


29

Gunnings fase: 3 aannemers

• Anonieme beoordeling van:– RAP’s– Optimalisaties– Project planning

• Results:

contractor RAP Opt Planning

1 1,33 1,96 0,94

2 1,66 1,99 1,10

3 1,84 2,28 1,10


30

Interviews (1)

• Apart geinterviewd:– De Projectleider– De uitvoerder

• De belangrijkste vragen:– Geef een toelichting bij de ingediende documenten– Maak inzichtelijk dat en hoe dit allemaal bij elkaar past– Over welke mandaten beschik je? – Hoe ga je om met interne conflicten? – Hoe kun je medewerkers motiveren en stimuleren? – Wat is het belangrijkste risico? Waarom? Hoe ga je dat aanpakken? – Vragen over samenwerkingsvermogen


31

Interviews (2)

• Results:

Interview Score Q Ranking

1 2,08 3

2 2,18 2

3 2,17 1


32

Eindresultaat van deze aanbesteding

Contractor Q (70%) Price (30%) Final score

1 44,13 2,08 21,18

2 48,54 2,50 19,40

3 51,73 2,21 23,36


33

Korte terugblik

• Transparent proces voor alle betrokkenen• Efficient proces voor OG en ON• Waarde weegt zwaarder dan prijs• Geringer risico vanwege PPI, RAP’s en

interviews• ‘Commitment’ van de aannemer• Er wordt gestart met veel vertrouwen in elkaar

en dit project


34

Begeleiding?

• Aannemers informeren• Procesontwerp• Maken aanbestedingsleidraad• Maken beoordelingsformulieren• Mee beoordelen• Bewaken procesverloop en objectiviteit

• [email protected]

Hoogste Tijd Voor Anders Aanbesteden 210211 Jv D

Documents

Transcript of Hoogste Tijd Voor Anders Aanbesteden 210211 Jv D