Het verhaal van de berg – Deel 3

Het belang van goed management voor een organisatie of bedrijf.

In deel 1 en deel 2 van het “Verhaal van de Berg” lees je hoe je een organisatie of bedrijf

kunt vergelijken met een berg. In deel 3 wil ik deze metafoor gebruiken om het belang van

goed management aan te tonen en te laten zien wat goed management kan inhouden.

Management zorgt voor structuur, door middel van processen en procedures. Daarbij is

management onder meer verantwoordelijk voor beheer, vorming en opvolging van het

personeel. Het heeft daardoor een directe en zeer belangrijke impact op het functioneren en

presteren van organisaties en bedrijven.

Management is in deze context de functie die in staat voor de organisatie en beheer op onze

berg. Je zou kunnen zeggen dat management te vergelijken is met de infrastructuur die we

op onze berg aantreffen. Deze infrastructuur bepaalt in grote mate de “bruikbaarheid” van

onze berg. Stel dat je een steile piek hebt, die helemaal begroeid is met dicht struikgewas en

bomen, dan spreekt het voor zich dat daar weinig activiteit kan plaatsgrijpen. Management

moet hier nog zijn intrede doen.

De eerste indicaties van infrastructuur die je op je berg zult aantreffen bestaan uit sporen en

paden die op een natuurlijke wijze ontstaan. Wanneer deze paden vaak genoeg betreden

worden ontstaat er een netwerk van bospaden, die activiteiten op de berg mogelijk maken.

Wanneer dit een klein heuveltje betreft, met geringe activiteit, is dit waarschijnlijk de meest

aangepaste infrastructuur. Meer moet het dan niet zijn. Op een kale berg heb je niet meer

nodig, tenminste als je activiteit beperkt blijft tot schaapherders die er hun schapen hoeden.

Wanneer je echter meer “verkeer” op je berg krijgt, is dit duidelijk niet meer voldoende. Als

de juiste infrastructuur ontbreekt ontstaan er valse sporen, worden mensen van het pad

geleid en kunnen diegenen die niet helemaal vertrouwd zijn met de berg verdwalen. Het is

daarom belangrijk om je infrastructuur aan te passen aan de grootte van je berg en aan het

verkeer dat je er op aan treft. Als je ambitie er uit bestaat om je berg te laten groeien en veel

verkeer aan te trekken, zal je ongetwijfeld moeten investeren in infrastructuur.

Een goed beheerd bedrijf of organisatie kun je aldus vergelijken met een berg, waar je een

aangepaste infrastructuur vindt voor het verkeer dat er plaatsgrijpt, met de nodige ruimte

om extra infrastructuur aan te brengen als er meer verkeer is. Mooi aangelegde wandel en

fietspaden, gladde wegen en vlotte autostrades kunnen het plaatje vervolledigen afhankelijk

van wat je wenst te bereiken. Uiteraard moeten al deze wegen en paden logisch bij elkaar

aansluiten. Niemand heeft iets aan een brug over een riviertje, waar geen weg of pad op

aansluit!

Wie verkeer zegt, zegt ook verkeersregels. Uiteraard zijn er voor kronkelende bospaadjes

geen verkeersregels nodig, maar eens je een meer ambitieuze infrastructuur neerplant en er

zich het nodige verkeer op bevindt, zijn verkeersregels noodzakelijk. Processen en

procedures zijn deze verkeersregels en je kunt ze maar beter aangepast hebben aan wat je

doelstellingen zijn, anders kan dit leiden tot een verkeerschaos.

Verkeersregels doen je misschien ook wel denken aan verkeersopvoeding. Het volstaat

immers niet om de verkeersregels te implementeren, alvorens deze ook goed uit te leggen

aan de deelnemers in het verkeer. Een regel waar wel eens tegen gezondigd wordt!

Wanneer je verkeer een zekere omvang heeft, is het zelfs aangewezen om je

verkeersopvoeding te evalueren en te bekronen met rijbewijzen, desnoods van verschillend

niveau en even belangrijk kan het zijn om er goed over te waken dat de verkeersregels wel

gevolgd worden, het heeft namelijk geen zin om regels uit te vaardigen die zonder gevolg

blijven.

Hoe dikwijls gebeurt het niet dat men een nieuw systeem invoert dat niet rendeert, omdat

de juiste procedures en processen onvoldoende gedefinieerd, aangeleerd en gekend zijn of

omdat ze niet gevolgd worden?

Een manager moet zich ook goed op de hoogte houden van wat er allemaal gebeurt in “het

verkeer”. Meten is weten en de noodzaak aan degelijke informatie kan je vergelijken met

het belang van verkeersstatistieken. De kennis die hierdoor bekomen wordt, laat je toe om

je infrastructuur aan te passen waar het nodig is. Zo kan het zijn dat je een kruispunt moet

omvormen tot een rond punt, omdat er teveel ongevallen gebeuren bij kruisend verkeer. De

juiste metingen, gekoppeld aan goede statistieken, laten toe dat de manager een

doorgedreven analyse maakt van de situatie. Dit helpt hem om verstandige beslissingen te

nemen, waardoor de “infrastructuur” en de “verkeersregels” op een correcte manier

aangepast worden.

Tot slot is er nog het belang van goed communiceren. Zoals in deel 2 werd vermeld, zorgt

een goede communicatie voor een mooi en zonnig klimaat op de berg. Ideaal met de zon in

het zenit, zodat niemand verblind wordt door een laagstaande zon. Wanneer communicatie

afwezig blijft, zal iedereen op de berg in het duister verzeilen en zijn ongelukken niet ver

weg. Nog erger is onduidelijke en verwarrende communicatie. In de mist heb je een groot

risico om je weg kwijt te raken en kunnen er zich kettingbotsingen en andere catastrofes

voordoen. Ook hier helpt het om de juiste infrastructuur te voorzien om met mist te kunnen

omgaan. Verlichte paden en wegen, goede verkeersregels, die de snelheid drastisch

verminderen als er mist optreedt en dies meer, zijn allemaal maatregelen die men op

voorhand kan treffen teneinde met een gebrek aan, of aanwezigheid van onjuiste

communicatie om te gaan.

Peter Blokland

Zaakvoerder BYZ bvba