Het Utrechts Archief als toezichthouder

bij de gemeente, de provincie

en in de regio

Digitaal informatieboekje voor de

Utrechtse Informatiemarkt

11 april 2018

Wat kunt u vinden in dit digitale boekje?

U kent Het Utrechts Archief vooral van onze exposities en als instelling voor

historisch, wetenschappelijk of genealogisch onderzoek in onze studiezaal en op het

internet. Naast het beheren en beschikbaar stellen van bronnen voor onderzoek

hebben wij een tweede wettelijke taak.

Bij Het Utrechts Archief werken de gemeentearchivaris van de gemeenten Utrecht

en Nieuwegein en de provinciearchivaris van de provincie Utrecht. Zij moeten

volgens de Archiefwet 1995 toezicht houden op het informatiebeheer bij deze

gemeenten en de provincie, en een aantal gemeenschappelijke regelingen. Dit

toezicht speelt zich steeds meer af in het digitale domein en is ook in groeiende

mate gericht op netwerkorganisaties en keteninformatisering. Het toezicht wordt

uitgevoerd door het team Inspectie van Het Utrechts Archief.

In dit digitale boekje vindt u informatie over onze wettelijke toezichttaak

Waar komt onze taak vandaan en welke andere partijen zijn hierbij betrokken?

Hoe vullen wij die taak in, en op welke organisaties moeten wij toezicht houden?

Wat zijn de actuele ontwikkelingen in informatiebeheer, nu en in de komende jaren?

En welke archiefinstelling in de provincie Utrecht werkt voor uw bestuur?

In dit boekje vindt u handige links naar online bronnen, bijvoorbeeld van de

gemeente en provincie Utrecht, overheidsorganen in onze regio, en een aantal

producten van de VNG Adviescommissie Archieven. Dit is een ambtelijke

adviescommissie van de bestuurlijke Commissie Dienstverlening en Informatiebeleid.

De Adviescommissie Archieven heeft voor college- en raadsleden ook een

Raadgever Archieven opgesteld, waarin u een bondige schets vindt van de

belangrijkste aandachtspunten vanuit de Archiefwet.

Als u nóg meer wilt weten dan vindt u als afsluiter van dit digitale boekje een

‘long read’ over de toezichtrol van de gemeentearchivaris van Utrecht, en de

ambities van Het Utrechts Archief als toezichthouder in de regio. De voorgaande

paragrafen in dit boekje zijn daar voor een deel in verwerkt.

Onze wettelijke toezichtfunctie

Volgens de Archiefwet 1995 moeten de gemeentearchivaris en de provinciearchivaris

toezicht houden op het beheer van de ‘archiefbescheiden’ van de gemeenten Utrecht

en Nieuwegein, en de provincie Utrecht. Met de term ‘archiefbescheiden’ bedoelt de

wet: informatie die ontstaat tijdens de taken die de gemeente of provincie uitvoert.

Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van verordeningen en beleidsregels, het

verstrekken van subsidies, het behandelen van vergunningaanvragen en het

uitvoeren van ruimtelijke en sociale projecten. De vorm van die informatie maakt voor

de Archiefwet niet uit: e-mails, websiteformulieren, brieven, digitale tekeningen,

opnames van vergaderingen, of records in databases… ze kunnen allemaal

archiefbescheiden zijn.

De archivaris moet toezicht houden op het informatiebeheer, tenzij de

archiefbescheiden al zijn overgebracht naar de zgn. ‘archiefbewaarplaats’. Het

toezicht- en controlestelsel als geheel ziet er als volgt uit, van onder naar boven en

vanaf het ontstaan van archiefbescheiden (van links naar rechts):

Archiefbescheiden worden op termijn vernietigd (onderste lijn) of ‘overgebracht’ voor

permanente bewaring en historisch onderzoek (bovenste lijn). Dit hangt af van de

overheidstaak waar een archiefstuk vandaan komt. Tot de vernietiging of

overbrenging:

1. voert de organisatie zelf interne controle uit, bijvoorbeeld o.b.v. KPI’s;

2. voert de archivaris ambtelijk toezicht uit o.b.v. de Archiefwet.

Over het gehele stelsel, dus ook voor het beheer van de archiefbewaarplaats:

3. voert de gemeenteraad of algemeen bestuur (of Provinciale Staten voor de

provincie) de wettelijke controletaak uit;

4. voeren Gedeputeerde Staten het interbestuurlijke toezicht uit.

Wilt u meer weten over het interbestuurlijk toezicht (IBT) van de provincie?

Op deze webpagina van de provincie Utrecht vindt u een nadere toelichting op alle

toezichtonderwerpen, een inleidende video en de IBT-kaart. Interbestuurlijk toezicht

staat op de Informatiemarkt in de Drakensteynzaal (vergaderzaal 1).

Hoe vult Het Utrechts Archief zijn toezichtfunctie in?

De meeste mensen kennen de landelijke inspecties: voor het onderwijs, jeugd- en

gezondheidszorg, leefomgeving en transport, enzovoort. Inspectie is ook een team

van Het Utrechts Archief, dat werkt voor de gemeentearchivaris en de

provinciearchivaris. Het Utrechts Archief vult de toezichtfunctie in met de volgende

werkprocessen:

1. Integrale nulmeting: Wij lichten een hele organisatie door op het

informatiebeheer. Wij doen dit aan de hand van het INK-model met

informatiebeheer als ‘resultaatgebied’ en beoordelen hierbij de rechtmatigheid,

doelmatigheid en doeltreffendheid (net als een rekenkamer). Een nulmeting

ligt aan de basis van onze andere toezichtprocessen.

2. Thema-inspectie: Wij onderzoeken het informatiebeheer binnen een specifiek

onderwerp, bijvoorbeeld een werkproces of een ICT-applicatie. Dit kan zich

bijvoorbeeld voordoen bij een wijziging in regelgeving, of omdat de

hoofdverantwoordelijke zorgpunten hierover met ons heeft besproken.

3. Follow-up: Na een nulmeting of thema-inspectie stelt de organisatie een

verbeterplan op, o.b.v. de aanbevelingen in onze rapportage. Na enige tijd

voeren wij een follow-up uit, om te kijken hoe invulling is gegeven aan het

verbeterplan.

4. Formele advisering: De archivaris is als toezichthouder adviesplichtig bij

besluiten of verklaringen die ingrijpende gevolgen hebben voor het

informatiebeheer. Dit betekent dat wij een voorgenomen besluit moeten

toetsen op rechtmatigheid en risico’s.

5. Toetsing / informele advisering: Inrichtingsplannen voor applicaties of

werkprocessen die geen formeel besluit in zich dragen, kunnen door de

archiefinspectie worden getoetst op rechtmatigheid, doelmatigheid en

doeltreffendheid.

6. Toetsing van vernietigingslijsten: Vernietiging van informatie is een

onomkeerbaar proces, dat met de nodige zorgvuldigheid moet worden

uitgevoerd en verantwoord. Wij toetsen de rechtmatigheid van de overzichten

die voor de verantwoording worden opgesteld.

7. Voorlichting over informatiebeheer: We geven voorlichting door regionale

bijeenkomsten en trainingen te organiseren. Bijvoorbeeld in:

- 2015: bijeenkomst over Kwaliteitssysteem gemeente Utrecht

- 2017: regionale training over nieuwe formele lijst met bewaartermijnen voor

informatie (de VNG Selectielijst 2017)

- 2018: regionale cursus Archiefrecht en kwaliteitszorg voor

gemeenschappelijke regelingen

8. Strategisch informatieoverleg (SIO): Dit is een wettelijk voorgeschreven

overleg, waarin met name bewaartermijnen en verantwoordelijkheid binnen

informatieketens centraal staat. Wij voeren dit overleg in de regel met de

algemeen directeur en de ‘chief information officer’ (CIO). Zie voor meer

informatie de Handreiking SIO van de VNG.

9. Tactisch informatieoverleg (TIO): Dit overleg met informatieadviseurs is

meer inhoudelijk en dient ter voorbereiding en nadere uitwerking van het SIO.

10. Jaarverslag archivaris als toezichthouder: Volgens de

Archiefverordeningen van onze opdrachtgevers moet de archivaris elk jaar

verslag uitbrengen over het toezicht. Dit jaarverslag wordt gebruikt bij de

jaarlijkse verantwoording van B&W, GS of dagelijks bestuur op de Archiefwet.

Zie bijvoorbeeld het jaarverslag over 2016 voor gemeente Nieuwegein.

Wilt u meer weten over deze werkprocessen? Op deze webpagina van Het Utrechts

Archief staan ze uitgeschreven in de zgn. ‘producten- en dienstencatalogus’ voor het

toezicht. Wij gebruiken dit overzicht om met de overheidsorganen af te stemmen

welke aanpak het meest passend voor hen is in de komende jaren.

Actuele ontwikkelingen in het informatiebeheer

Wat zijn de vraagstukken die wij veel tegenkomen bij ons toezicht en die (landelijk en

lokaal) van invloed zijn op het informatiebeheer? Dat zijn er natuurlijk heel veel, maar

hieronder lichten we de belangrijkste eruit.

Investeringen in de Basis op Orde

Meerdere overheidsorganen waarop wij toezicht houden, doen investeringen in de

bedrijfsvoering onder de noemer ‘Basis op Orde’. Als het gaat om informatiebeheer,

dan wordt dit veelal gezien als een verantwoordelijkheid van de manager

Bedrijfsvoering. Die benadering is te smal. In de formele advisering van de archivaris

komt steeds het volgende aandachtspunt terug: investering in informatiebeheer raakt

de hele organisatie. Dat moet het organisatie brede management zich realiseren.

Het belang van afspraken en ‘kwaliteitsmanagement’

Iedereen bij de overheid heeft een eigen mailbox, een gedeelde schijf en meerdere

applicaties om in te werken. De ‘centrale postkamer’ bestaat in de digitale praktijk al

lang niet meer. Wil een overheidsorgaan de bedrijfsvoering op acceptabel niveau

houden, dan zijn duidelijke afspraken nodig over inrichting en controle van het

informatiebeheer. Die afspraken maak je in een ‘kwaliteitssysteem’. Voorbeelden zijn

het kwaliteitssysteem van Utrecht (zie het volgende hoofdstuk) en het

Kwaliteitssysteem KIDO van de VNG, IPO en UvW.

Informatieketens en bestuurlijk zorgdragerschap

Digitale overheidsinformatie wordt steeds meer beheerd en uitgewisseld in ketens en

met gedeelde voorzieningen. Denk bijvoorbeeld aan het Digitaal Stelsel

Omgevingswet en de Generieke Digitale Infrastructuur. Samenwerking is daarbij

cruciaal, maar ook helderheid over wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel in de

keten. Volgens de Archiefwet moet duidelijk zijn welk overheidsorgaan

verantwoordelijk ‘zorgdrager’ is voor het ontstaan en beheer van archiefbescheiden.

Dit kan vaak wringen met de verantwoordelijkheid voor stelselvoorzieningen, zoals

blijkt uit het advies Het puberbrein van de overheid van de Raad voor het openbaar

bestuur en de Raad voor Cultuur.

Van papier naar digitaal: vervanging

De afgelopen tien jaar willen steeds meer overheidsorganen hun

informatiehuishouding volledig digitaal gaan inrichten. Het omzetten van de papieren

archiefbescheiden naar gescande exemplaren wordt ‘vervanging’ genoemd (of ook

wel ‘substitutie’). Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht hebben

eind 2016 een besluit tot vervanging genomen. Zie daarover ook dit artikel in

Binnenlands Bestuur. Een voorname randvoorwaarde voor betrouwbare vervanging

is dat de digitale beheeromgeving duurzaam is ingericht. Deze randvoorwaarde is

verwoord in het Standpunt digitale vervanging van Het Utrechts Archief.

Beheer, beveiliging en privacy

De informatiehuishouding van overheden kent verschillende vormen van toezicht en

kwaliteitszorg. Naast de archivaris die toezicht houdt op naleving van de Archiefwet,

hebben steeds meer organisaties een manager voor de informatiebeveiliging (CISO)

en een functionaris voor de gegevensbescherming (FG). Met bijbehorende

beleidskaders, zoals voorbeeld de Privacyverordening van de gemeente Utrecht.

Wij zoeken in ons toezicht samenwerking met deze interne auditors. Meer over de

samenhang van Beschermen, Beveiligen en Beheren vindt u in de ‘long read’

achterin dit boekje.

Open data, big data en het belang van ‘herkomst’

Een actief openbare overheid is een kernwaarde voor een gezonde samenleving.

Actieve openbaarheid, open data en datagedreven sturing zijn nu al enige jaren ‘hot

topics’ binnen de Nederlandse overheid. Zie bijvoorbeeld de open data portalen van

gemeente Utrecht en gemeente Nieuwegein.

Authenticiteit en integriteit van data zijn daarbij belangrijke randvoorwaarden. Voor

Het Utrechts Archief is het van wezenlijk belang dat de overheidsorganen in onze

regio ook voor de langere duur kunnen verantwoorden waar deze gegevens vandaan

komen, en dat zij met behoud van hun ontstaanscontext kunnen worden verwerkt

voor nieuwe toepassingen.

Wat is een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer?

Informatiebeheer bij de gemeente Utrecht werkt volgens het Kwaliteitssysteem

Documentaire Informatie. Dit Kwaliteitssysteem wordt vastgesteld door de

Directieraad. De organisatieonderdelen van de gemeente stellen een

informatiebeheerplan op volgens de eisen van het Kwaliteitssysteem. Op basis

hiervan richten zij hun eigen informatiebeheer in.

U vindt het Kwaliteitssysteem van de gemeente Utrecht op deze webpagina, onder

‘Kwaliteitssysteem op orde’. De voorschriften van het Utrechtse Kwaliteitssysteem

zijn uitgewerkt in twaalf leidraden:

1. Wetgeving en beleid: de wettelijke eisen voor het informatiebeheer zijn

vertaald naar duidelijke kwaliteitseisen, die ook worden toegepast.

2. Informatie- en archiefmanagement: er zijn duidelijke regels voor de

inrichting van het informatiebeheer binnen de werkprocessen.

3. Organisatie informatiebeheer: de gehele organisatie voor het

informatiebeheer (en gerelateerde beleidsvelden) wordt meegenomen in de

inrichting van het informatiebeheerplan.

4. Opleidingen informatiebeheer: iedereen wordt voldoende voorzien in de

behoefte aan kennis omtrent het informatiebeheer, met organisatiebrede en

taakspecifieke opleidingsprogramma’s.

5. Organisatieverandering: bij veranderingen in de structuur of taken van de

organisatie zijn de gevolgen voor het informatiebeheer op voorhand

meegenomen.

6. Metagegevens: voor elk werkproces is duidelijk welke specifieke eisen

worden gesteld aan de ‘metadata’ van informatie, en hoe deze eisen worden

verwerkt in automatisering of werkinstructies.

7. Classificatie: voor iedereen is duidelijk hoe de informatie is geordend, dus

waar die staat en waar zij hun informatie kunnen plaatsen.

8. Informatietoegang: voor iedereen is kenbaar hoe zij informatie beschikbaar

maken en zoeken, en of zij toegang tot de informatie mogen hebben.

9. Vervanging en scanning: er zijn duidelijke eisen voor het scannen en

vervolgens vernietigen van papieren originelen.

10. Conversie en migratie: er is een duidelijke procedure voor het verplaatsen

van digitale informatie tussen applicaties, of het omzetten naar een ander

bestandsformaat.

11. Vernietigen en bewaren: er is een duidelijk stappenplan voor het rechtmatig

vernietigen van (digitale) informatie, of overbrenging naar Het Utrechts Archief

voor permanente bewaring.

12. Programmatuur: er zijn duidelijke functionele eisen voor informatiebeheer in

applicaties, en er is getoetst of deze applicaties aan die eisen voldoen.

Elk overheidsorgaan moet een dergelijk managementsysteem voor het

informatiebeheer in werking hebben.

Deze verplichting is geregeld in artikel 16 van de Archiefregeling. In het kwaliteits-

systeem kunt u terugvinden hoe uw bestuur de eisen rond het informatiebeheer heeft

gedefinieerd. Uw bestuur kiest idealiter de opzet die het beste bij de organisatie past.

Dit kan op verschillende manieren. (Zie onder ‘Actuele ontwikkelingen in het

informatiebeheer.)

Op welke organisaties moet Het Utrechts Archief toezicht houden?

Het Utrechts Archief houdt toezicht op het informatiebeheer bij de gemeenten Utrecht

en Nieuwegein, en de provincie Utrecht. Daarnaast houden we toezicht bij een aantal

gemeenschappelijke regelingen. Stuk voor stuk organisaties die zich vol inzetten

voor de publieke zaak; waarbij wij opletten of hun informatiebeheer goed werkt.

Welke archiefinstelling in de provincie Utrecht werkt voor u?

Er zijn in totaal negen archiefinstellingen actief in de provincie Utrecht, in

verschillende organisatievormen. In onderstaand overzicht vindt u de

archiefinstellingen en hun deelnemers (per april 2018).

Gemeenten De Bilt, De Ronde Venen,

Stichtse Vecht, Weesp.

Aanwezig op Informatiemarkt in zaal 9!

Gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Lopik,

Montfoort, Oudewater, Woerden,

IJsselstein; Hoogheemraadschap

De Stichtse Rijnlanden.

Aanwezig op Informatiemarkt in zaal 9!

Gemeenten Amersfoort, Baarn,

Bunschoten, Eemnes, Leusden,

Renswoude, Soest, Woudenberg.

Gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen,

Utrechtse Heuvelrug, Vianen,

Wijk bij Duurstede.

Gemeentearchief Zeist

Gemeente Zeist

Gemeentearchief Veenendaal Gemeente Veenendaal

Archiefdienst Waterschap Amstel,

Gooi en Vecht

Waterschap Amstel, Gooi en Vecht (met

werkingsgebied in noordwest-Utrecht)

Gelders Archief

Waterschap Vallei en Veluwe (met

werkingsgebied in oost-Utrecht)

Welke samenwerkingsverbanden zijn er in de provincie Utrecht?

Een aantal overheidstaken is belegd bij gemeenschappelijke regelingen. Ook zij

hebben een archivaris die toezicht moet houden, en een algemeen bestuur dat

controle uitoefent. U vindt de ‘verbonden partijen’ van uw bestuur in de Jaarrekening.

Voor de Archiefwet is dit begrip wat breder: dit zijn alle organisaties die taken van uw

bestuur uitvoeren. Dit is ook voor de controlerende taak van belang.

Welke gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden dit zijn, vindt u

in het onderstaande overzicht. (Per april 2018, mogelijk niet uitputtend en zonder de

archiefinstellingen.)

Samenwerkingsverbanden in provincie Utrecht Vestigingsplaats

Afvalverwijdering Utrecht (AVU) Utrecht (kantoor in Soest)

BEL Combinatie Eemnes

Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU)

Utrecht

Coöperatie ParkeerService Amersfoort

Ferm Werk Woerden

Gasdistributie Zeist en Omstreken Zeist

Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht (GGDrU) Utrecht

Instituut voor Sociale Werkvoorziening Zuid-Oost Utrecht (IW4) Veenendaal

Welstandsstichting MooiSticht Bunnik

Natuur- en Milieu Educatie BuitenWijs Nieuwegein

Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU) Zeist

Regio Amersfoort Amersfoort

Regionaal Sociaal Werkvoorzieningsschap Amersfoort e.o. (RWA/Amfors)

Amersfoort

Regionale administratie Leerplicht en RMC Lekstroom Nieuwegein

Regionale backoffice zorginkoop Lekstroomgemeenten Houten

Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug Zeist

Regionale ICT-dienst Utrecht (RID) Doorn (Utrechtse Heuvelrug)

Regionale inkoop Wmo - Zorg om tafel Zeist

Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) Utrecht

Reinigingsbedrijf Midden Nederland Soest

Recreatie Midden Nederland (en verbonden recreatieschappen) Utrecht

Samenwerking Werk en Inkomen Baarn, Bunschoten en Soest Soest

Utrecht 10 (U10) Utrecht

Veiligheidsregio Utrecht Utrecht

Water Innovatienetwerk WINNET Houten

Het Waterschapshuis Amersfoort

Werk en Inkomen Lekstroom Houten (kantoor in Nieuwegein)

Long read: De archivaris als toezichthouder en kennispartner in de

Utrechtse informatieketen

Er is in de afgelopen jaren het nodige veranderd in de invulling van de toezichtfunctie

van Het Utrechts Archief (HUA) in onze regio. Dit artikel toont u wat deze verandering

inhoudt. Dit is een bewerking van een artikel in het mei-nummer van het

Archievenblad van 2018.

De nadruk ligt eerst op de gemeente Utrecht, omdat daar de meeste interne

veranderingen hebben plaatsgevonden die invloed hebben op het informatiebeheer

en de positie van de gemeentearchivaris als toezichthouder. De volgende stap voor

HUA is het stimuleren van kennisuitwisseling en samenwerking in onze regio en de

informatieketen.

Een nieuw kantoor, een nieuwe organisatie

Als u de afgelopen jaren met de trein via Utrecht Centraal bent gereisd, dan zal dit

imposante gebouw u waarschijnlijk niet zijn ontgaan: het Utrechtse Stadskantoor.

Met veel glas, een verticale tuin, datagestuurde balies en liften, open verdiepingen

en genderneutrale toiletten is het Stadskantoor meer dan alleen de behuizing voor

een paar duizend ambtenaren; het staat symbool voor een dynamische gemeente in

een continu veranderende samenleving. Daarnaast staat het gebouw symbool voor

de organisatieverandering die de gemeente heeft doorgemaakt. De gemeentelijke

organisatie transformeerde van een sturingsmodel met afzonderlijke diensten, ook

wat locaties in de stad betreft, naar één huis onder een concernmodel.1

Een van de onderdelen van

de concernorganisatie is

Concern Informatie- en

Procesmanagement (CIPM),

waarvan de concernmanager

o.a. de kaders en het

investeringsprogramma voor

informatievoorziening onder

haar hoede heeft.2 Elk

organisatieonderdeel heeft

een informatie- en

procesmanager, ondersteund

door een aantal adviseurs en

1 Het plan voor de organisatie-inrichting luidde Via B, opgevolgd door Verder Via B. Meer over de doorontwikkeling van het organisatiesturingsmodel vindt u op de website Public Papers Utrecht. 2 Het ‘Investeringsprogramma modernisering processen en informatievoorzieningen’ omvatte ook het ‘Verbeterplan informatie- en archiefbeheer 2012-2014’. Zie de raadscommissie Mens en Samenleving van 7 februari 2012, agendapunt 13.

Het Utrechtse Stadskantoor (foto: DUIC).

projectmanagers. Zij werken in lijn met de kaders en voorzieningen van CIPM aan de

informatiseringsfunctie van de gemeente. Na vaststelling van een nieuwe

Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer in 2014 kregen de bestuurlijke

kaders een facelift, met o.a. de inrichting van een strategisch informatieoverleg (SIO)

en een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer.3 Tevens zijn alle hoofden van de

organisatieonderdelen onder het Besluit Informatiebeheer direct verantwoordelijk

gemaakt voor het eigen informatiebeheer, inclusief een jaarlijks per onderdeel vast te

stellen informatiebeheerplan.

Utrecht Integraal Digitaal en ‘the dawn of recordmanagement’

Met de gang naar het Stadskantoor in oktober 2014 heeft Utrecht afscheid genomen

van de klassieke functie van documentaire informatievoorziening (DIV). Deze

bedrijfsfunctie is vervangen door de digitale tegenhanger: recordmanagement, een

van de beleidsvelden binnen IPM.4 Daarvoor is eerst op concernniveau het Kennis-

en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie (KKCD) opgericht: een team van

experts op inhoudelijk en organisatievlak. Alle IPM-teams per organisatieonderdeel

zijn aangevuld met een of meer recordmanagers.

Binnen veel onderdelen van de organisatie werd de behoefte om digitaal te werken

prominent – een handje geholpen door het feit dat voor het Stadskantoor de kasten

leeg moesten en de vaste werkplekken verleden tijd zijn geworden. En men wilde

graag ‘substitutie’ of ‘vervanging’. Wat dit precies was wist niet iedereen: het was iets

met digitaal werken, en ook iets waar we met z’n allen voor willen gaan.

Ondertussen was het SIO van Utrecht in volle ontwikkeling. In dit overleg tussen

gemeentesecretaris, concernmanager IPM en gemeentearchivaris werd het plan

gesmeed om het ‘vervangingsbesluit’ te gebruiken als stimulans voor de

organisatieonderdelen om te investeren in digitaal informatiebeheer. Het KKCD had

inmiddels het Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie opgesteld (zie onder

‘Kwaliteitssysteem op orde’), dat een basis ging vormen voor de investeringen in

mensen, middelen en procedures. Het voornemen van het SIO mondde uit in het

programma Utrecht Integraal Digitaal (UID). De gemeentearchivaris startte in 2015

een cyclus van nulmetingen bij alle organisatieonderdelen. Het KKCD zette een

regelmatige monitoring op, om de voortgang van recordmanagement onder het

Kwaliteitssysteem te volgen. Eind 2016 was het vervangingsbesluit een feit. (Zie ook

het bijbehorende artikel in Binnenlands Bestuur.)

3 Het SIO heeft een eigen vastgesteld reglement in verband met de wettelijke functie en bevoegdheden van dit overleg. 4 Wat de kaders betreft heeft de concernmanager IPM ook de verantwoordelijkheid voor recordmanagement onder zich gekregen in de Utrechtse Organisatieregeling (zie artikel 4 lid 2).

Sindsdien gaat Utrecht verder met het vervolg, gericht op verdere ‘continue

verbetering’ en doorgroei naar keteninformatisering.5 Waaronder de keten naar de

digitale archiefbewaarplaats bij HUA; en daarmee ook voor de langere termijn naar

de onderzoeker en burger.

Wat verandert dit voor de toezichthouder?

Tot en met 2014 was er in

Utrecht eigenlijk alleen

sprake van tweedelijns

toezicht door de

gemeentearchivaris, de

controlerende rol van de

gemeenteraad en

interbestuurlijk toezicht door

de provincie. De gemeente

Utrecht beweegt zich nu al

een paar jaar in de richting

van meerdere controlelijnen,

elk met een eigen rol:

eerstelijns wordt (nog in groeiende mate) kwaliteitszorg bij de

organisatieonderdelen zelf ingericht door de recordmanagers,

gedocumenteerd in hun informatiebeheerplan;

tweedelijns richt het KKCD zich op doorontwikkeling van interne monitoring

enerzijds, en advisering en beleidsontwikkeling anderzijds;

derdelijns neemt de gemeentearchivaris de positie in van

systeemtoezichthouder;6

de gemeenteraad houdt controle via de jaarlijkse verantwoordingscyclus;

interbestuurlijk houdt de provincie Utrecht de vorderingen in de gaten via de

jaarlijkse verantwoording van B&W.

5 Het gaat hier voornamelijk over afspraken over informatiebeheer in processen, waarbij meerdere onderdelen van de organisatie of meerdere organisaties betrokken zijn. Zie onder andere het thema ‘Ketensturing’ van de Nederlandse Overheid Referentiearchitectuur (NORA). 6 Toelichting over deze positionering als beleidsdoel vindt u onder het speerpunt ‘Kennispartner in de regio’ in het meerjarenbeleidsplan van HUA voor 2017-2020.

Kwaliteitszorg op informatiebeheer in Utrecht (Kwaliteitssysteem 2.0, Inleiding, p. 2).

CIPM stuurt en controleert met een strategische agenda op de verbeterpunten en

aanbevelingen uit de bovenstaande lijnen. Het toezicht in de derde lijn krijgt nadere

invulling en wordt afgestemd in het SIO. Hierin wordt tevens vorm gegeven aan een

volgende stap: de relatie van controle en toezicht onder de Archiefwet met de andere

beleidsvelden in de portefeuille van CIPM. Tezamen vormen zij de vier B’s:7

Beschermen: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG),

de Privacyverordening en de functionaris voor de gegevensbescherming.

Beveiligen: de Baseline Informatiebeveiliging en de information security

officers (centraal en per organisatieonderdeel).

Beheren: de Archiefwet, het Kwaliteitssysteem en recordmanagement.

Beschikbaar stellen: actieve openbaarheid, de Utrechtse

informatiecommissaris en Publieksdienstverlening (PDV).

Ondertussen bij Het Utrechts Archief…

HUA vervult niet alleen het toezicht onder de Archiefwet voor de gemeente Utrecht.

De gemeente Nieuwegein heeft in 2011 de archiefbewaarplaats bij HUA belegd. In

2018 heeft de provincie Utrecht tevens de functie van provinciearchivaris belegd bij

HUA. Dit alles zorgt ervoor dat HUA een toezichtrol heeft ten aanzien van alle

gemeenschappelijke regelingen gevestigd in Utrecht of Nieuwegein, of waaraan de

provincie deelneemt. De schaal wordt daardoor steeds groter: de veiligheidsregio, de

bovenregionale GGD, de regionale uitvoeringsdienst, de samenwerkende

recreatieschappen, de belastingsamenwerking en Werk en Inkomen Lekstroom. In

totaal tien organisaties

inclusief HUA zelf, maar de

andere samenwerkingsvormen

nog niet meegerekend. En het

einde van deze netwerkgroei is

nog niet in zicht. Bij de grotere

organisaties moet HUA

bovendien rekening houden

met zes collega-

archiefinstellingen in de

provincie Utrecht. De vraag

dient zich aan hoe HUA al

deze organisaties met passend

toezicht kan ondersteunen als

aanvankelijk tweedelijns

toezichthouder.

7 Het begrip ‘de vier B’s’ komt niet oorspronkelijk uit Utrecht, maar is ‘goed gejat’ uit het Information Governance Framework van de gemeente Almere.

Netwerk van overheidsorganen met een toezichtplicht voor HUA.

Structurele verbeteringen in de regio zijn nodig om als toezichthouder een derdelijns

positie in te kunnen nemen. Een aantal organisaties is daar ook mee bezig.

Gemeente Nieuwegein investeert bijvoorbeeld in het kader van haar I-Strategie (zie

agendapunt 14b). Een aantal gemeenschappelijke regelingen zoals de RUD heeft

overeenkomstige investeringen gepland (zie de begrotingswijziging). HUA houdt

hierop toezicht met op te zetten SIO’s, inspecties, formele adviezen, jaarverslagen en

voorlichting, tot het rendement van dien aard is dat de derdelijns positie in beeld

komt. Een van de doelen van deze inspanning is om de overheidsorganen in onze

regio te stimuleren tot onderlinge kennisuitwisseling en samenwerking.

De volgende stap: kennispartner in de informatieketen

In de wettelijke toezichtfunctie van HUA is in de afgelopen jaren au fond niets

veranderd. Wel zijn de werkprocessen van onze toezichtfunctie in kaart gebracht (zie

onder ‘Producten- en dienstencatalogus’), waardoor dit toezicht effectiever en

transparanter wordt. Inspecties volgens het INK-model blijven hier een onderdeel

van. HUA gaf in voorgaande jaren ook al voorlichting. Dit speelt nu een meer

prominente rol, evenals het SIO en formele advisering.

Wat met name verandert is de digitale informatiefunctie in de ketens van

overheidsorganen. Het is in die verandering cruciaal dat de betrokken organisaties

dezelfde ‘taal’ spreken als het gaat om informatiebeheer en gegevensuitwisseling.

We moeten allemaal voldoen aan dezelfde eisen onder de Archiefwet. De truc is om

net als de centrumgemeente, via het SIO deze eisen zodanig in te zetten dat zij

bijdragen aan hun eigenlijke doel: een duurzame informatiehuishouding, zowel

binnen overheidsorganen als in de keten die zij samen vormen.

Landelijk is kennisontwikkeling o.a. georganiseerd in het Kennisnetwerk Informatie

en Archief. Het Utrechts Archief zet zich onder andere via het toezicht in om de

kennisfunctie in regionaal verband te versterken.