Het omzetten van Reference-Manager citaties in RefWorks-citaties in uw Word-document (mét print) Met ingang van 30-06-2011 loopt de licentie van Reference Manager af en zal de applicatie niet meer beschikbaar zijn binnen het netwerk van het UMCG. Een persoonlijk Refworks account kunt U aanmaken via -> http://www.refworks.com.proxy-ub.rug.nl/refworks Uw Reference Manager database(s) kunnen worden geïmporteerd in RefWork -> http://www.rug.nl/bibliotheek/locaties/bibCMB/Handleidingen/refworks/overzetten Een Word-document met RefMan-citaties kunt u stap voor stap omzetten in een document met Refworks-citaties door gebruik te maken van de referentienummers in uw RefMan library.

Wat houdt het in? In het kort:

U neemt uw ReFIDs van Reference Manager mee in uw nieuwe RefWorks database

U haalt de RefMan codes uit het Word document, en zet de nieuwe RefWork citaties er met de hand in. Een print-versie die de locatie van de oude citaties aangeeft helpt U daarbij.

Let wel: Lees nauwkeurig onderstaande stappen hoe U dit kunt uitvoeren!

Zowel Reference Manager als RefWorks plaatsen bij het invoegen van citaties een zogenaamde ‘placeholder’ in het Word-document, met daarin onder andere het unieke nummer van de betreffende referentie in uw library of database. Bij het opmaken van het Word-document worden via dit nummer de bijbehorende gegevens opgehaald en verwerkt in de tekst en in de referentielijst. Neemt u de RefMan-refentienummers mee naar uw RefWorks database dan kunt u deze nummers zélf gebruiken om op betrekkelijk eenvoudige wijze RefMan-citaties in uw Worddocumenten te vervangen door RefWorks-citaties. Let wel: het meenemen van de unieke REFMAN-nummers naar RefWorks gaat niet automatisch. Hoe werkt het?

Stap 1: RefMan-referentienummers meenemen naar RefWorks 1) Open uw RefMan library en selecteer als Output Style de ‘RefMan (RIS) Export

‘style 2) Exporteer uw library met deze style als *.txt bestand 3) Open het gemaakte bestand, bijvoorbeeld in Kladblok/Notepad, en vervang in alle

records (via Zoek-Vervang) de tekst “ID -“ (dus de tekens I, D, twee spaties, streepje) door de tekst “U1 -“ (dus de tekens U, 1, twee spaties, streepje)

4) Sla het bestand op onder een andere naam 5) Log in bij RefWorks en selecteer References > Import 6) Kies als Import filter ‘Desktop Biblio Mgt Software’ en als Database ‘RIS import

format’ 7) Blader naar de aangepaste textfile, selecteer deze, en klik ‘Import’ 8) Uw RefMan-referenties zijn nu ingelezen in RefWorks, mét het RefMan

referentienummer (XXX) in het veld “User 1” 9) Optioneel: sorteer en/of markeer de zojuist ingelezen RefMan-referenties, dat

vergemakkelijkt het (eventueel later!) uitvoeren van stap B: o Plaats de uit RefMan afkomstige referenties in een eigen folder via

Folders > Create new folder > naam: YYY, en vervolgens Folders > Last Imported > ● All in list > Put in folder…: YYY

o Voeg aan de uit RefMan afkomstige referenties een annotatie toe via Folders > Last Imported (of YYY) > Global Edit > ● All in list > Choose field > User 2 > annotatie: ZZZ > Add. In het veld “User 2” staat nu uw annotatie

Stap 2: RefMan-citaties in Word-document verwijderen en RefWorks-citaties invoegen 1) Zorg dat u een kopie maakt van het huidige Word-document met een andere naam

opgeslagen. 2) Gebruik de “Revert to Original text” functie in de RefMan Werkbalk. Hiermee

komen de Refman-citaties als “Temporary Citations”terug in de tekst van uw

document terug in de tekst MET de REFMAN IDs zichtbaar verdwijnen alle RefMan codes opgeslagen in het document en verdwijnt de Bibliography

3) Maak een PRINT van dit Word-document en gebruik de print om te zien waar de RefWork-citaties geplaatst moeten worden. In totaal moet u werken met 3 schermen/windows op uw computer en steeds daar tussen switchen (Write-N-Cite, de RefWorks database én het Word-document) (Als u het handig of overzichtelijker lijkt om dit zonder PRINT-versie te doen, volg dan de Handleiding Systematisch omzetten …)

4) Verwijder de RefMan-citaties uit uw Word-document als volgt: Kies Edit> Find en klik op 'More' ; zet een vinkje bij 'Use wildcards' Type achter ‘Find what’ de tekst: \{*\} (dus backslash, vierkant haakje,

asterisk, backslash, vierkant haakje). Klik ‘Replace’ maar laat het invulveld hier leeg.

Klik op ‘Replace all’ 5) Zoek van de eerste citatie in uw Word-document – met behulp van het RefMan

nummer (XXX) in de placeholder – de overeenkomstige referentie op in uw RefWorks database via Search > Advanced > Search Field: “User 1” for: XXX

6) Open Write-N-Cite en ga naar de overeenkomstige referentie. U vindt deze eenvoudig door in Write-N-Cite achter Search RefWorks de in stap B-2 gevonden titelgegevens

te plakken. NB: in Write-N-Cite kunt u niet specifiek zoeken op het RefMan-nummer of sorteren op het veld “User 1”! Hebt u stap A-9 ook uitgevoerd dan kunt u de benodigde referentie ook snel vinden door te bladeren in de subset van uit RefMan afkomstige referenties via View > Folder > YYY, of via Search RefWorks: ZZZ

7) Plaats de RefWorks-citatie in het Word-document op de juiste plaats, conform de ‘oude”PRINT versie.

Herhaal stap 5, 6 en 7 voor alle citaties Hulp : Refman@med.umcg.nl Info: cmb@med.umcg.nl en http://www.rug.nl/bibliotheek/locaties/bibcmb/handleidingen/refworks/index (Gebaseerd op UU Bibliotheek RefWorks handleiding, http://www.uu.nl/university/library/NL/informatie/Refworks/Documents/RefWorks-FAQ_Omzetten-EndNotecitaties-naar-RefWorkscitaties.pdf)