Adviesrapport Olympic Moves Regionale Finale...
65
Adviesrapport Olympic Moves Regionale Finale Assen SportVibes & Company Jonathan Heuvelmans Stijn Nooteboom Hanze hogeschool, Instituut voor Sportstudies
Transcript of Adviesrapport Olympic Moves Regionale Finale...
Adviesrapport Olympic
Moves Regionale
Finale Assen
SportVibes & Company
Jonathan Heuvelmans
Stijn Nooteboom
Hanze hogeschool, Instituut voor
Sportstudies
1
Voorwoord
Voor u ligt het adviesrapport van de Olympic Moves Regionale Finale Assen. Een rapport dat tot
stand is gekomen na het organiseren van de regionale finale in Assen op 8 april 2014. Na afloop van
het evenement is er hard gewerkt om een zo goed mogelijk adviesrapport te schrijven waarmee
Olympic Moves in de komende jaren zich verder kan door ontwikkelen.
We(Jonathan Heuvelmans en Stijn Nooteboom) kijken met plezier terug op het evenement en de
samenwerking met alle partijen. Daarnaast hebben we goede evaluaties kunnen verrichten. Hier zijn
we dan ook alle mensen die ons hebben geholpen met het organiseren van de Olympic Moves
Regionale Finale Assen zeer dankbaar voor.
Hierbij willen wij de volgende mensen even apart benoemen omdat wij hen zeer dankbaar zijn hun
getoonde ondersteuning. De MBO studenten van het Alfa College en DrentheCollege die de sport
specifieke taken op zich hebben genomen; Ilse Ambergen voor het coördineren van de
Wedstrijdzaken en Locatiemanagement, Koos Feiken voor het binnenhalen van de sponsoring van de
gezonde lunch; Alle sponsoren die het evenement mogelijk hebben gemaakt; Anneke Kromhout van
der Meer voor de ondersteuning vanuit het Instituut voor Sportstudies; Marina Bogaard voor de
coördinatie vanuit Olympic Moves/ SportVibes en natuurlijk elkaar voor de ondersteuning door het
volledige proces.
Wij zijn SportVibes & Company dankbaar voor deze mooie kans. We hopen dan ook dat dit
aanbevelingenrapport kan leiden tot het nog verder doorgroeien van Olympic Moves
We wensen u plezier met het lezen van dit rapport.
Met sportieve groet,
Namens het Olympic Moves Lokaal Organisatie Comité Assen.
Jonathan Heuvelmans en Stijn Nooteboom
2
Managementsamenvatting
Olympic Moves ,de grootste schoolsportcompetitie van Nederland, heeft ook dit jaar weer
plaatsgevonden. The School Final op 13 juni 2014 in Amsterdam was weer een groot succes. Circa
6000 leerlingen hadden een plekje voor deze landelijke finale weten te veroveren via de Regionale
Finales. De grootste van deze acht regionale finales wordt in Assen georganiseerd.
Om de Olympic Moves Regionale Finale Assen verder door te ontwikkelen is dit adviesrapport
opgesteld. Mede omdat de regionale finale in deze vorm nog maar twee keer is georganiseerd zijn er
nog veel ontwikkelingen mogelijk. Zo is er vanuit SportVibes & Company de volgende
onderzoeksvraag opgesteld: Welke handvaten zijn nodig om de Olympic Moves Regionale Finale
Assen kwalitatief door te ontwikkelen?
Om voldoende informatie te vergaren voor dit onderzoek is er een kwalitatief onderzoek uitgevoerd.
De methoden die hiervoor zijn gehanteerd zijn:
Evaluaties met de betrokken partijen- Team Sport Gemeente Assen, Ilse Ambergen (verantwoordelijke voor de wedstrijdzaken), De Alfa college studenten, Drenthe College Studenten;
observaties door het OMLOC (Stijn Nooteboom en Jonathan Heuvelmans) zowel van het evenement in Assen als de andere regionale finales georganiseerd in Nijmegen, Apeldoorn en Hoogeveen
Draaiboek van de doorlopen stappen, de organisatie, de vormgeving en de afspraken met alle betrokken partijen zijn hier in terug te vinden.
Desk research, door middel van Desk research is het theoretische kader opgesteld.
Vanuit deze methoden is de volgende conclusie getrokken:
Ondanks de gemengde gevoelens over de dag kan er terug gekeken worden op een succesvol
evenement. Er was een uitgebreide opening, er waren veel side-events en de nodige topsporters
kwamen langs om leerlingen aan te moedigen. Ruim 2000 middelbare scholieren en begeleiders
hebben een hele dag samen het plezier van sport kunnen beleven. Een van de doelstellingen van
Olympic Moves. Helaas klopte het evenement niet tot op detailniveau waardoor er ook zeker de
nodige aanbevelingen gedaan konden worden. De wethouders en afgevaardigde vanuit NOC*NSF
waren echter zeer positief.
Groot punt van kritiek zijn de wedstrijdzaken. Achteraf zijn er dan ook de nodige klachten bij de KVLO
binnen gekomen. Hoofdoorzaken waren hiervoor het laat afmelden van verscheidene teams en het
begeleiden van de MBO-studenten. Hier moet in de toekomst dan ook kritisch naar gekeken worden.
Qua locatiemanagement was alles in grote lijnen voor elkaar. De branding hing in de meeste gevallen
zeer strak ondanks dat de buitenlocaties door het noodweer van de dag ervoor pas ’s ochtends
opgebouwd konden worden. Wel zijn de locatiekratjes in sommige gevallen te laat rondgebracht. De
locaties waren goed genoeg om alle wedstrijden te huisvesten. Jammer was alleen dat vier van de
acht locaties ver van het hoofdterrein af lagen.
Op communicatief gebied verliep vooral de communicatie tussen het OMLOC en Ilse Ambergen erg
moeizaam. Informatiedeling vond niet tot weinig plaats waardoor er veel onduidelijkheden
3
ontstonden en daarmee fouten in de organisatie slopen. Tussen Jonathan en Stijn verliep dit echter
vanzelfsprekend. Mede doordat ze heel vaak samen zijn en alle documenten met elkaar delen via
dropbox.
De externe communicatie met de pers verliep erg goed. Zo zijn er meerdere radio interviews
geweest. Daarnaast is er op de nodige sites iets geplaatst over de Olympic Moves Regionale Finale.
De communicatie met andere betrokken partijen verliep over het algemeen erg goed. Een punt van
aandacht is echter de communicatie met de scholen. Vaak ontbraken hier de juiste contactgegevens
van.
Ondanks dat er veel tijd is besteedt aan de Wedstrijdzaken en Locatiemanagement waren er de
nodige sponsoren die het evenement mogelijk hebben gemaakt. Bubblevoetbal, het drukwerk en de
lunch waren hier voorbeelden van. Daarnaast waren de nodige topsporters aanwezig. Deze
topsporters hadden meer in het voortraject meegenomen kunnen worden.
Om de onderzoeksvraag: Welke handvaten zijn nodig om de Olympic Moves Regionale Finale Assen kwalitatief door te ontwikkelen? te beantwoorden zijn er vanuit de evaluaties en de observaties de volgende aanbevelingen opgesteld:
Omzetten structuur wedstrijdzaken
Consequentie bij laat afmelden
Vooraf individuele communicatie met scholen
Werken volgens een projectmatige structuur
Consequent delen van informatie binnen de organisatie
Deze vijf aanbevelingen verdienen de meeste aandacht, omdat ze de grootste aanpassingen (in een
vroeg stadium) vragen. Daarentegen zijn er nog de nodige ondersteunende aanbevelingen die in het
vervolg zeker meegenomen kunnen worden.
Ondersteunende aanbevelingen
- Less is more - Voorkeur geven aan duo dat elkaar kent/
vertrouwd - Topsporters meer betrekken - Ambtenaar bij de opening is overbodig - Eerder aandacht besteden aan een sport
op het Alfa – en Drenthe College. - Duidelijke projectleider - Gezamenlijke bijeenkomsten er in houden,
teambijeenkomsten - Shirts blijven gebruiken - Koppeling met andere regionale finales
verder verbeteren
4
Inhoud Voorwoord .............................................................................................................................................. 1
Managementsamenvatting ..................................................................................................................... 2
Inleiding ................................................................................................................................................... 6
2. Doelstelling en vraagstelling ................................................................................................................ 7
2.1 Doelstelling .................................................................................................................................... 7
2.2 Onderzoeksvraag ........................................................................................................................... 7
2.3 Deelproducten ............................................................................................................................... 7
2.4 Definities ........................................................................................................................................ 8
2.5 Conceptueel model ....................................................................................................................... 9
3. Theoretisch Kader.............................................................................................................................. 10
3.1 Olympic Moves ............................................................................................................................ 10
3.2 Olympic Moves Regionale Finale Assen ...................................................................................... 13
3.3 Projectmatig werken ................................................................................................................... 14
3.4 Wedstrijdzaken ............................................................................................................................ 14
3.5 Locatiemanagment ...................................................................................................................... 14
3.6 Communicatie en PR ................................................................................................................... 14
3.7 Sponsoring ................................................................................................................................... 14
3.8 Financiën ..................................................................................................................................... 15
3.3 Draaiboek .................................................................................................................................... 15
3.4 Evaluatie ...................................................................................................................................... 15
3.5 Conclusie, aanbeveling ................................................................................................................ 15
4. Methoden .......................................................................................................................................... 16
5. Draaiboek .......................................................................................................................................... 17
6. Urenregistratie .................................................................................................................................. 17
7. Evaluatie Rapport .............................................................................................................................. 18
8. Observatie OMLOC ............................................................................................................................ 25
9. Conclusie/ aanbevelingen ................................................................................................................. 27
Bibliografie ............................................................................................................................................ 32
11. Bijlage .............................................................................................................................................. 34
Draaiboek Olympic Moves Regionale Finale Assen. .......................................................................... 34
Evaluatie met Team Sport Gemeente Assen 08-05........................................................................... 45
Evaluatie Jenny Wanning .................................................................................................................. 49
Evaluatie Ilse Ambergen .................................................................................................................... 50
5
Evaluatie Drenthe College studenten ................................................................................................ 52
Evaluatie studenten Alfa-College ...................................................................................................... 58
6
Inleiding Olympic Moves, de grootste schoolsportcompetitie van Nederland, heeft ook dit jaar weer
plaatsgevonden. The School Final op 13 juni 2014 in Amsterdam was weer een groot succes. Circa
6000 leerlingen hadden een plekje voor deze landelijke finale weten te veroveren via de Regionale
Finales.
Deze regionale finales vinden per sport plaats ergens in de regio. Echter zijn dit jaar acht
verschillende grote Regionale Finales verspreid over het. De grote regionale finales die op één dag
meerdere sporten herbergen zijn ervoor bedoeld om de kwaliteit te verbeteren en de beleving bij de
deelnemers te vergroten. De organisatie van deze Regionale Finales ligt, vanuit SportVibes, in handen
van Marina Bogaard. Zij stuurt de directe organisatie die in handen van HBO studenten en de scholen
of gemeenten uit de regio ligt aan.
De grootste van deze acht regionale finales wordt in Assen georganiseerd. Om de Olympic Moves
Regionale Finale Assen verder door te ontwikkelen is dit adviesrapport opgesteld. Mede omdat de
regionale finale in deze vorm nog maar twee keer is georganiseerd zijn er nog veel ontwikkelingen
mogelijk.
Vanuit SportVibes & Company is de volgende onderzoeksvraag opgesteld: Welke handvaten zijn
nodig om de Olympic Moves Regionale Finale Assen kwalitatief door te ontwikkelen? Hierbij word er
gekeken naar vier verschillende hoofdaspecten, Wedstrijdzaken, Locatiemanagement,
Communicatie/PR en sponsoring en financiën. De uitkomst op deze vraag is gebaseerd op evaluaties
die zijn uitgevoerd met verschillende betrokkenen, de observaties van de HBO studenten en een
interne analyse over het evenement.
Het document is logischerwijs ingedeeld en werkt toe naar de conclusie en uiteindelijke
aanbevelingen. Eerst wordt er ingegaan op de doelstellingen, de onderzoeksvraag, de deelproducten,
enkele begrippen en wordt het conceptueel model uitgelegd. Daarna volgt het theoretisch kader
waarin uitgebreid wordt verteld wat Olympic Moves precies inhoud, hoe de organisatie van
regionale finale in Assen wordt ingevuld.
Daarnaast is er een uitleg over de belangrijke aspecten en specifieke informatie over producten en
theorieën die worden gebruikt in de loop naar de aanbevelingen. Hieropvolgend komen de gebruikte
methode aan bod – het draaiboek, de evaluaties en observaties.
Tot slot beschrijft dit adviesrapport hetgeen waar het allemaal om draait namelijk de conclusie en
aanbevelingen met betrekking tot de Olympic Moves Regionale Finale Assen.
7
2. Doelstelling en vraagstelling
2.1 Doelstelling
Vanuit de aanleiding om de Olympic Moves Regionale Finale Assen verder door te ontwikken, is de
volgende doelstelling geformuleerd: “Aan het eind van het onderzoek kunnen er onderbouwde
aanbevelingen aan de organisatie van de Olympic Moves Regionale Finale Assen worden gegeven die
de kwaliteit van het evenement in de toekomst bevorderen”
Het onderzoek levert ten eerste een uitgebreid verslag van alle evaluaties die zijn gehouden met de
betrokkenen van het evenement. Vervolgens wordt er een overzicht gemaakt van de interne en
externe analyse van het evenement. Door dit te analyseren kunnen de aanbevelingen op een
onderbouwde manier worden beschreven.
Op deze manier krijgt de organisatie van de Olympic Moves Regionale Finale Assen duidelijke
aanbevelingen die van toepassing zijn voor de regionale finale in Assen. Hierdoor kan er kritisch
gekeken worden naar de manier huidige manier van organiseren en daarbij ook een blik op de
toekomst werpen en mogelijke aanpassingen doorvoeren. De doelstelling zoals hierboven
geformuleerd dient als leidraad van het onderzoek en vormt daarmee de basis voor het verdere
onderzoek.
2.2 Onderzoeksvraag
Welke handvaten zijn nodig om de Olympic Moves Regionale Finale Assen kwalitatief door te ontwikkelen?
2.3 Deelproducten
De onderzoeksvraag wordt beantwoord door het aanleveren en uitwerken van verschillende
producten. Zo dient er een gedetailleerd draaiboek te komen die bruikbaar is voor de organisatie van
volgend jaar. Bovendien moeten er verschillende adviesrapportages t.b.v. de organisatie van de
Olympic Moves Regionale Finale Assen opgesteld worden. Dit dient gedaan te worden aan de hand
van evaluaties met alle betrokken partijen. Tot slot dient er een overdrachtsdocument te komen met
daarin onder andere een urenrapportage die duidelijk laat zien welke periodes druk zijn.
De adviesrapportage is t.b.v. van de organisatie van de Olympic Moves Regionale Finales. Deze adviesrapportage is gericht op de domeinen: Wedstrijdzaken, Locatiemanagement, Communicatie/PR en sponsoring en financiën van de Regionale Finale Assen. Hieruit zal een toekomstvisie ontstaan die aanbevelingen geeft voor volgende Regionale Finales. Ook wordt de organisatiestructuur, het beleid etc. voor deze facetten omschreven en geëvalueerd. De adviesrapportage omvat de in ieder geval de volgende punten: • Evaluatie op proces: organisatiestructuur, begeleiding etc. • Evaluatie op handelen omtrent Wedstrijdzaken, Locatiemanagement, Communicatie/PR en
sponsoring en financiën • Toekomstvisie (aanbevelingen) Het uiteindelijke resultaat is een adviesrapport met daarin alle hierboven vermelde documenten. Dit evaluatieverslag moet ertoe dienen dat de organisatoren van volgend jaar een vliegende start
8
kunnen maken. Daarnaast moeten de aanbevelingen ervoor zorgen dat de kwaliteit van Olympic Moves Assen als evenement door groeit naar een hoger niveau.
2.4 Definities
Onderstaand staan de definities van de verschillende begrippen die zoals ze in het onderzoek
gehanteerd zullen worden.
Wedstrijdzaken
Bij Olympic Moves staat het spelen van wedstrijden centraal en een strakke organisatie van de
wedstrijden en begeleiding hiervan is essentieel. ‘Wedstrijdzaken’ zijn alle wedstrijdtechnische
aspecten die dienen te worden voldaan zodat de wedstrijden vlekkeloos verlopen. Hiermee is
wedstrijdzaken het aanspreekpunt voor de deelnemende scholen en instrueert de scholen met
betrekking tot alle relevante zaken rondom de wedstrijden, zoals data, tijden, wedstrijdschema, enz.
Locatiemanagment
Een Olympic Moves regionale finale kan niet georganiseerd worden zonder goede
sportaccommodatie(s) en locatiemanagement. Locatiemanagement houdt in dat de locaties volledig
klaar zijn om de wedstrijden etc. te organiseren, de branding goed hangt en reserveringen gemaakt
zijn etc..
Communicatie, PR en sponsoring
Onder ‘Communicatie, PR en sponsoring’ valt de communicatie richting de scholen, leerlingen en ook
naar de pers. Goede PR leidt mogelijk tot media-aandacht in regionale en lokale kranten, radio en
wellicht op televisie. Media-aandacht/promotie is goed voor de deelnemers, gemeente, vereniging,
organisatie en natuurlijk is het goed voor de bekendheid van Olympic Moves. Sponsoring is het
leveren van goederen of diensten tegen een kosteloos/ gereduceerd tarief of een ruildeal.
Financiën
Het begrip financiën omvat de financiële geldstromen die zich binnen het evenement bevinden.
Hieronder vallen organisatorische kosten zoals de aanschaf van materiaal. Daarnaast zijn er de
evenement kosten. De declaraties van de EHBO en scheidsrechters zijn hier voorbeelden van.
Olymic Moves Lokaal Organisatie Comité Assen (OMLOC)
Het Olympic Moves Lokaal organisatie Comité bestaande uit Stijn Nooteboom en Jonathan
Heuvelmans, zijn verantwoordelijk voor de organisatie van de Olympic Moves Regionale Finale
Assen.
9
2.5 Conceptueel model
Het conceptueel model vormt de basis van het theoretisch kader. Het sluit aan bij de doelstelling om
een aanbeveling te kunnen geven aan de organisatie van de Olympic Moves Regionale Finales. Er
wordt gekeken naar de meest belangrijke aspecten van de deelproducten. De belangrijkste
deelproducten/handvaten die er zijn het draaiboek, de evaluaties en de conclusie. Tevens wordt er
gekeken naar de interne analyse om neer te kunnen zetten wat de huidige situatie is van de Olympic
Moves Regionale Finale Assen. Deze handvaten leiden tot de aanbevelingen voor een gewenste
situatie van de Olympic Moves Regionale Finale Assen.
10
3. Theoretisch Kader
3.1 Olympic Moves
Olympic Moves, voorheen Mission Olympic, is in de afgelopen tien jaar uitgegroeid tot de grootste
schoolsportcompetitie van Nederland! Het is een jaarlijkse competitie tussen scholen uit het
voortgezet onderwijs, waarbij jongeren elkaar eerst regionaal en daarna nationaal uitdagen om het
nationale kampioenschap voor scholen. Amsterdam is Hosting City van Olympic Moves The School
Final en ontvangt de finalisten in en rondom het Olympisch Stadion.
Het doel van Olympic Moves is om jongeren tussen de 12 en 19 jaar binnen de schoolomgeving
kennis te laten maken met diverse vormen van sport en het plezier van samen sporten te laten
beleven. Via selectieprocedures op middelbare scholen en de regionale kampioenschappen nemen
circa 150.000 leerlingen van 300 middelbare scholen, dit is bijna de helft van de scholen, deel aan
Olympic Moves.
Olympic Moves wordt in Nederland georganiseerd door NOC*NSF, de Koninklijke Vereniging voor
Lichamelijke Opvoeding (KVLO), Coca-Cola en Achmea. (OlympicMoves, 2014)
Interne analyse
Zoals eerder vermeld is, is Olympic Moves de grootste schoolsportcompetitie van Nederland voor het
voortgezet onderwijs. Om een goed beeld te krijgen van de organisatie waarin stage gelopen gaat
worden is een interne analyse gemaakt. Deze analyse, aan de hand van het 7-S model beschrijft de
verschillende processen, de cultuur en strategieën binnen de organisatie. (7s model)
Afbeelding 2, Het 7 S model vana McKinsley
Structuur
Het management van Olympic moves bestaat uit veel verschillende lagen. Helemaal bovenaan staat
de directeur van SportVibes. Hij geeft de ‘go’s’ en ‘no go’s’ over het evenement. Hij wordt deels
gestuurd door de grote sponsoren en samenwerkingsverbanden waarvoor Olympic Moves een
activatie is. Onder hem staat het organisatie team van “The School Final” en het organisatieteam van
de Regionale Finales. The School Final wordt georganiseerd door de KVLO en SportVibes. Zij worden
11
ondersteund door verschillende middelbare scholen die verantwoordelijk zijn voor het organiseren
van een sport.
Bij de Regionale Finales is de structuur in de basis hetzelfde. Marina Bogaard is vanuit SportVibes
verantwoordelijk voor het aansturen van de Regionale Finales. Onder Marina staan de OMLOC’s
(Olympic Moves Lokaal Organisatie Comité), veelal gevormd door studenten. Er zijn dit jaar acht
grote regionale finales waar meerdere sporten op één dag op dichtbij elkaar gelegen locaties worden
georganiseerd. Daarnaast zijn er ook veel sporten die een aparte regionale finale hebben. Deze
organisatie wordt volledig verzorgd door één of meerdere docenten.
De OMLOC’s zijn verantwoordelijk voor het organiseren van elk een regionale finale. Ze zijn
voornamelijk verantwoordelijk voor het toevoegen van het ‘Olympic Moves’ gevoel en
kwaliteitsverbetering. Dat betekent dat ze voor het evenement onder andere de side-event, de
scheidsrechters, de branding en topsporters moeten. De wedstrijdzaken voor de Regionale Finales
worden bij de meeste Regionale Finales georganiseerd door de plaatselijke middelbare scholen. Vaak
worden de middelbare scholen ondersteund door HBO of MBO studenten (dit verschilt per Regionale
Finale). Ook de gemeente speelt bij de meeste Regionale Finales een belangrijke rol. De gemeente is
meestal verantwoordelijk voor het regelen van de locaties en de nodige vergunningen.
In Assen is de structuur op regionaal niveau iets anders. Hier staat de gemeente op de plek van de
middelbare school, wat inhoudt dat zij de wedstrijdzaken organiseren. Daarbij hebben zij gekozen
om tweedejaars studenten van het Alfa College en Drenthe college verantwoordelijk te stellen voor
het organiseren van de wedstrijd specifieke taken.
Systeem
De communicatie vanuit de regionale finales gaat via e-mail en de telefoon. Elke regionale finale
heeft een eigen e-mailaccount en een mobiele telefoon. Via het e-mailadres wordt contact
gehouden met de KVLO, de sponsoren, de deelnemende scholen, SportVibes, enzovoort. Bij
uitgaande communicatie, zoals naar sponsoren en deelnemende scholen, is het van belang dat
gebruik word gemaakt van een goed taalgebruik die past bij de positionering van Olympic Moves. De
belangrijke e-mails worden nagekeken door Marina Bogaard.
Voor de Regionale Finales worden, zoals eerder vermeld, de wedstrijdzaken georganiseerd door de
middelbare scholen. De middelbare scholen krijgen de reglementen en deelnemerslijsten van de
KVLO. Als zij een kleine wijziging willen aanbrengen in de reglementen bij hun Regionale Finale dan
moeten ze dit aanvragen en aangeven bij de KVLO.
Als het OMLOC een sponsor heeft gevonden of een side-event hebben geregeld dan moet dit eerst
goed worden gekeurd door Marina Bogaard en de directeur van SportVibes. Verder worden de
OMLOC’s aangestuurd door SportVibes.
Voor het gebruik van ICT en dergelijken zijn weinig protocollen. Wat wel van belang is, is het
regelmatig bijwerken van de account op Facebook.
12
Strategie
De hoofddoelstelling van Olympic Moves is om jongeren tussen de 12 en 19 jaar binnen de
schoolomgeving kennis te laten maken met diverse vormen van sport en het plezier van samen
sporten te laten beleven. Daarnaast is in tien jaar tijd de competitie uitgegroeid tot circa 150.000
deelnemers. Omdat in “The school Final” met bijna 6.000 deelnemende middelbare scholieren en
een spectaculaire opening en sluitingsshow weinig groei meer zit, is er voor gekozen de regionale
finales meer als evenement weg te zetten. Om die reden zijn er nu acht grote regionale finales. Het
streven is om de kwaliteit van deze regionale finales te verbeteren en daar waar mogelijk beleving
toe te voegen.
Sleutelvaardigheden
Sleutelvaardigheden om een Olympic Moves (Regionale) Finale goed te kunnen organiseren moet je
een allround organisator zijn. De organisatie krijgt van alle kanten van het evenement iets mee. De
organisatie moet goed kunnen communiceren, managen, aansturen, plannen, financiële orde
houden en overzicht houden over het totaalplaatje.
‘The School Final en de begeleiding van de regionale finales word gedaan door de medewerkers van
SportVibes, dit zijn allemaal sportprofessionals. De organisatie per Regionale Finale zijn
sportprofessionals uit de gemeente en HBO studenten van de sportstudies.
Stijl
Tijdens de organisatie van de regionale finale wordt een zeer vrije vorm van aansturing gehanteerd.
De basis van het evenement en het gevraagde werk moet in orde zijn, maar daaromheen hebben de
studenten veel vrijheid om het evenement vorm te geven. Dit gebeurt wel altijd in samenspraak met
de leidinggevende om de Olympic Moves-waarde te bewaren en botsende belangen te voorkomen.
Daarnaast wordt de externe communicatie gecontroleerd door het hoofdkantoor van SportVibes, om
de kwaliteit hiervan te waarborgen.
Staff/personeel
De OMLOC’s bestaan uit 3e jaars HBO studenten van de verschillende sportopleidingen,
Hanzehogeschool Groningen, HAN Arnhem Nijmegen, Fontys Eindhoven en HvA Amsterdam
De verdere aansturing wordt gedaan door personeel van SportVibes, die allen fanatiek
sportliefhebber zijn. Het personeel dat binnen Olympic Moves werkt zijn ijverige en sociale mensen.
In het algemeen zijn het studenten die in de evenementenbranche willen werken.
Organisatie cultuur
Er is een sterke band tussen de verschillende OMLOC’s, waarbij ze elkaar waar nodig ondersteunen.
Bijvoorbeeld tijdens de uitvoering van het evenement. Desalnietemin heerst er een competitieve
sfeer, wat ervoor zorgt dat iedereen het beste uit zijn of haar Regionale Finale wil halen.
Hieronder worden de de sterktes en zwaktes van de organisatie genoemd. Dit zijn de meest
opvallende punten uit de hierboven staande interne analyse
13
3.2 Olympic Moves Regionale Finale Assen
Bij de regionale finale in Assen doen circa 2000 deelnemers mee in 7 verschillende sporten. Dit zijn
de sporten: Voetbal (jongens en meisjes), Volleybal, Veldloop, Basketbal, Streetdance, Hockey,
Atletiek. Deze sporten vinden op acht verschillende locaties plaats door de stad. Hiervan bevinden
zich er vier zeer dichtbij elkaar gelegen rond het Asserbos (OlympicMovesAssen, 2014).
De organisatie de Olympic Moves Regionale Finale is opgesplitst. De wedstrijdzaken zijn in handen van Team Sport gemeente Assen. De aangestelde persoon hiervoor is Ilse Ambergen. Zij krijgt hierbij ondersteuning vanuit MBO studenten van het ALFA College en Drenthe College. De communicatie, financiën, PR en sponsoring zijn in handen van Stijn Nooteboom en Jonathan Heuvelmans, twee derdejaars sportmanagementstudenten aan de Hanzehogeschool Groningen. Jonathan, Stijn en Ilse zullen nauw samenwerken om tot een goed eindresultaat te komen.
Afbeelding 1. Organogram van de organisatie van Olympic Moves in Assen.
Afbeelding 1 geeft de organisatie van Olympic Moves weer, specifiek voor de regionale finale in
Assen. Coca Cola, NOC*NSF en Achmea staan hierin bovenaan. Deze partijen bepalen uiteindelijk wat
er gebeurt met Olympic Moves en het beschikbare budget. Direct onder hen staat Hans-Willem
Dicke, directeur van SportVibes. Hij zal een ‘go’ of een ‘no-go’ geven voor grote en belangrijke
beslissingen omtrent Olympic Moves. Marina Bogaard en Evert Mindera zijn verantwoordelijken
onder Hans-Willem. Marina neemt kleinere beslissingen en overlegt met Hans-Willem over grotere
beslissen (over bijvoorbeeld regionale finales). Evert is de verantwoordelijke vanuit de KVLO
(Koninklijke Vereniging voor Lichamelijke Opvoeding. Hij stelt reglementen op en verzorgt de
inschrijvingen van de scholen. Daaronder staan Ilse, Jonathan en Stijn. Ilse is de medewerkster van
TeamSport gemeente Assen. Zij is voornamelijk verantwoordelijk voor de wedstrijdzaken. Ilse staat
wordt onder andere aangestuurd door teamsport Assen. Jonathan en Stijn zijn Sportmanagement
studenten van de Hanzehogeschool. Zij zijn verantwoordelijk voor het toevoegen van beleving aan
het evenement. De volgende laag in de organogram vestaat uit de locatiemanager en de
14
wedstrijdmanager. Dit zijn de personeelsleden van TeamSport Assen en de MBO studenten. Zij
sturen op de dag van de finale de vrijwilligers en de scheidsrechters aan (Nooteboom & Heuvelmans,
2014).
3.3 Projectmatig werken
Projectmatig werken is een combinatie van routinewerk (werk dat vaak word gedaan) en improvisatie werk. Bij evenementen waar een projectmatige aanpak wordt gebruikt gaat het voornamelijk om projecten die relatief nieuw zijn voor de organisatie of die een éénmalig of tijdelijk karakter hebben. Het zijn werkzaamheden die redelijk voorspelbaar zijn. Om ervoor te zorgen dat de voorspelbaarheid toeneemt, wordt er planmatig gewerkt. Dit planmatige werken zorgt ervoor dat de te volgen weg duidelijk is. Dit zorgt ervoor dat de organisatie genoeg tijd heeft om na te denken over het te bereiken doel. Het belangrijkste aan projectmatig werken is dat er in fasen wordt gewerkt. Door op deze manier te werken naar het einddoel kan er in de tussentijd makkelijker een aspect worden aangepast zonder dat dit gigantische gevolgen heeft (Grit, 2011).
3.4 Wedstrijdzaken
Wedstrijdzaken is de basis van een sporttoernooi. Wedstrijdzaken zijn alle wedstrijd technische aspecten die dienen te worden voldaan zodat het toernooi vlekkeloos verloopt, dit zijn dus de relevante zaken rondom de wedstrijden. Dit houdt in dat wedstrijdzaken onder andere de volgende taken verricht: data verwerking, tijden bijhouden, wedstrijdschema’s maken, scheidsrechters regelen, ontvangen en aansturen, vrijwilligers regelen en aansturen en op de dag van het evenement moet de organisatie van de wedstrijdzaken goed aanspreekbaar zijn (SportVibes, 2012).
3.5 Locatiemanagment In de basis is het locatiemanagement verantwoordelijk voor het regelen van de locaties om te sporten. ‘Locatiemanagement’ regelt de huur van de locaties, bekijkt de geschiktheid, regelt vergunningen, de locaties verkennen en indelen, bereikbaarheid van de locatie, een logistiek plan schrijven, EHBO regelen en ontvangen, branding/signage-plan maken en ophangen en een calamiteitenplan (SportVibes, 2012).
3.6 Communicatie en PR
De persoon die de communicatie en PR verzorgd gaat over alle uitgaande communicatie met betrekking tot het evenement. Hierbij moet er rekening worden gehouden met het beeld dat het evenement uitstraalt. ‘Communicatie en PR’ houdt bij wie er op welk moment geïnformeerd moet worden en op welke manier dat moet gebeuren. Er zijn verschillende groepen waar meer mee moet worden gecommuniceerd. De grootste hierbij zijn, de pers en de deelnemende scholen. Voor de pers moeten verschillende persberichten geschreven worden, zowel vooraf aan het evenement als achteraf. Als de mogelijkheid er is doet ‘communicatie en PR’ ook enkele interviews met radio en tv. De scholen moeten op de hoogte worden gehouden over het verloop van de organisatie en belangrijke aspecten over het evenement die de scholen moeten weten. Op gebied van PR moet ‘communicatie en PR’ ervoor zorgen dat er een optimale beleving is van het merk, Olympic Moves. Dit wordt bereikt door de manier van communicatie, de sponsoren, de branding, een openingsshow en activiteiten over de dag verdeeld. (SportVibes, 2012)
3.7 Sponsoring
Sponsoring houdt in dat er een bedrijf of organisatie is die financiële goederen of diensten levert aan een ander bedrijf of organisatie met als tegenprestatie een reclame uiting (D'Amico, 2004-2005). Bij een evenement waarbij maar weinig budget is zijn sponsoren van groot belang
15
Onder ‘Communicatie, PR en sponsoring’ valt de communicatie richting de scholen, leerlingen en ook naar de pers. Goede PR leidt mogelijk tot media-aandacht in regionale en lokale kranten, radio en wellicht op televisie. Media-aandacht/promotie is goed voor de deelnemers, gemeente, vereniging, organisatie en natuurlijk is het goed voor de bekendheid van Olympic Moves. Sponsoring is het leveren van goederen of diensten tegen een kosteloos/ gereduceerd tarief of een ruildeal.
3.8 Financiën
Het begrip financiën omvat de geldstromen met betrekking tot het evenement. Hieronder vallen organisatorische kosten zoals de aanschaf van materiaal. Daarnaast zijn er de evenementskosten. Denk hierbij aan de kosten van de EHBO, scheidsrechters, afspraken met sponsoren en reiskosten. (SportVibes, 2012)
3.3 Draaiboek
Een draaiboek is van groot belang voor een evenement dat vaker word georganiseerd. Het is van
belang dat in een draaiboek alles staat vermeld dat van invloed kan zijn op en wie er betrokken is bij
het evenement. In dit draaiboek worden de verschillende onderdelen van het evenement vermeld,
de verantwoordelijke persoon beschreven, gebruikte plattegronden ingevoegd, de taken vernoemd,
de tijden vastgelegd en de afspraken die zijn gemaakt genoteerd. (knkv, 2009)
3.4 Evaluatie Een evaluatie is het verzamelen, interpreteren en presenteren van informatie en meningen over de
verloop van het evenement. Aan de hand van een evaluatie wordt gekeken of het evenement een
succes was. Hierbij dienen alle aspecten van het evenement aan bod te komen. Zo moet er worden
gekeken naar de verschillende periodes van de organisatie en het evenement. Denk hierbij aan de
aanloop periode naar het evenement toe, de voorbereidingen, de uitvoering van het evenement en
de nazorg van het evenement, het opruimen en bedanken van de betrokkenen en deelnemers.
Binnen deze verschillende periodes zijn er verschillende aspecten die van belang kunnen zijn, denk
hierbij aan communicatie, taakverdeling, organisatiestructuur, etc. Dit kan per evenement
verschillen. (Evaluatie en Afwikkeling)
3.5 Conclusie, aanbeveling
De toekomstvisie ontstaat uit de conclusies die wordt gevormd aan de hand van de gebruikte
methoden – de evaluatie en het draaiboek. Een goede conclusie laat zien wat de informatie en
problemen zijn die naar voren zijn gekomen. Er staat geen nieuwe informatie, ideeën of details in de
conclusie, alleen informatie die voorheen al is gegeven. Uit deze conclusie ontstaan de
aanbevelingen voor het evenement. (Wetenschap info, 2012)
16
4. Methoden Om voldoende informatie te vergaren voor dit onderzoek zal er een kwalitatief onderzoek worden
verricht. Dit houdt in dat er uitgebreid onderzoek is gedaan bij een kleine groep betrokken i.t.t. een
grote massa bij een kwantitatief onderzoek.
Een kwalitatief onderzoek is een onderzoek dat aanneemt dat de werkelijkheid subjectief is, en deze eigen meningen en ervaringen blootlegt door woorden en uitgebreide beschrijving in plaats van metingen en statistische analyse. Er wordt dus dieper in gegaan op de meningen van de ondervraagde. In het geval van dit onderzoek betekend dat er met verschillende partijen die betrokken zijn geweest bij de organisatie van de Olympic Moves Regionale Finale Assen evaluaties zijn gehouden. Deze evaluaties vinden zowel individueel als in groepsverband plaats om de effectiviteit te vergroten. Voorbeelden van betrokken waarmee geëvalueerd wordt zijn: Team Sport gemeente Assen, de MBO studenten en Ilse Ambergen.
Daarnaast wordt er gebruikt gemaakt van observaties. Dit zowel tijdens de voorbereiding op het
evenement alsmede tijdens de uitvoering en de nazorg fase. Deze observaties worden gedaan door
het Olympic Moves Lokaal Organisatie Comité. Deze observaties en ervaringen komen binnen dit
onderzoek terug in de vorm van een draaiboek. Naast de observaties van het eigen evenement wordt
er ook gekeken naar de organisatie van de andere regionale finales. Zo vindt de regionale in
Nijmegen voorafgaande aan het evenement plaats. Op die manier kunnen de leerervaringen nog in
de voorbereiding meegenomen worden (lees draaiboek). Daarnaast zijn er ook na afloop van het
evenement ook andere regionale finales bezocht.
Over het algemeen is het onderzoek zeer betrouwbaar te noemen. Dit omdat er veel betrokken
partijen aan bod komen. Daarnaast zijn de onderzoekers onafhankelijk van het resultaat en kijken
vanuit daar met een eigen blik op de resultaten. Kritisch punt op de betrouwbaarheid van het
onderzoek is dat er gewerkt wordt met een kwalitatief onderzoek en er dus gekeken wordt vanuit
een ieders perspectief. Daarentegen worden veel verschillende opinies meegenomen wat de
betrouwbaarheid ten goede komt.
De evaluaties en observaties hebben allen betrekking op de organisatie van de Olympic Moves
Regionale Finale. Ze dragen bij aan een goede analyse en mogelijkheden voor de volgende jaren op
die manier is het onderzoek valide te noemen.
17
5. Draaiboek In de bijlage is het draaiboek van het evenement te vinden. Dit draaiboek bestaat uit: een
uitgebreide contactenlijst, een voorbeeld van het programma, een uitleg van de sporten, de
verantwoordelijke, de locaties, kort een uitleg van de communicatie, een korte financiële uitleg en
een overzicht van de sponsoren. Dit draaiboek geeft het doorlopen proces weer. Een belangrijk punt
uit het draaiboek is de urenregistratie. Hierin staat vernoemd waar de drukke periodes liggen.
6. Urenregistratie
In de tabel hierboven ziet u een illustratie van het gemiddeld aantal uur per week dat de
organisatoren in het evenement gestoken hebben.
Week 7 staat op 80 uur omdat hier het aantal uur dat voorafgaande aan die aanhet evenement is
besteed ook is genomen. De stage bij de Hanzehogeschool begint officieel pas vanaf week 7. Vanaf
week 8 tot en met week 13 is het de bestede tijd redelijk gemiddeld. Ongeveer 45 uur per week. Dit
is meer dan officieel zou moeten maar omdat er maar twee maanden zijn voor de organisatie is het
van belang dat er vooraf veel meer tijd in word gestoken dan volgens de uren moet. De twee weken
vooraf zijn het drukst deze weken worden er ongeveer 60 uur in het evenement gestoken. Dit hoeft
natuurlijk niet zo veel te zijn als er veel vooraf goed geregeld is. Dit was dit jaar niet volledig de
situatie dus is er in de laatste paar weken veel ingehaald.
Na het evenement wordt het natuurlijk weer rustiger. Wel is het van belang dat de nazorg goed word
afgehandeld. Daar ben je zeker nog 2 weken 40 uur mee bezig, denk hierbij aan de branding
schoonmaken en goed ophangen, spullen van sponsoren terugbrengen, bedankmails schrijven etc.
Wij hebben vervolgens een kleine meivakantie gehouden. Het is wel van belang dat je in deze tijd de
mail bij blijft houden en erop reageert. Vervolgens moet je weer aan de slag en dat betekent dus
even dat je weer alles op moet pakken. Er is op dit moment veel tijd om aan de documenten te
werken die vanuit SportVibes en opleiding worden gevraagd. Ook zullen in deze tijd de evaluaties
plaatsvinden.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
We
ek 7
We
ek 8
We
ek 9
We
ek 1
0
We
ek 1
1
We
ek 1
2
We
ek 1
3
We
ek 1
4
We
ek 1
5
We
ek 1
6
We
ek 1
7
We
ek 1
8
We
ek 1
9
We
ek 2
0
We
ek 2
1
We
ek 2
2
We
ek 2
3
Februari Maart April Mei Juni
Uren
18
7. Evaluatie Rapport Om tot een goed aanbevelingenrapport te komen zijn er met de meeste betrokken partijen evaluaties gehouden. Hierin is gekeken naar de vier aspecten binnen de organisatie die vanuit Olympic Moves worden gehanteerd – Wedstrijdzaken, locatiemanagement, communicatie sponsoring en pr en financiën. Hier is een extra punt aan toegevoegd namelijk de projectorganisatie structuur. Dit omdat dit een overkoepelend geheel is. Al deze punten zijn hierin zowel in het voortraject, de dag zelf als het na traject besproken. Daarnaast is dit ook altijd gedaan met een blik op de toekomst. Welke handvaten zijn nodig om de Olympic Moves Regionale Finale Assen kwalitatief door te ontwikkelen op het gebied van wedstrijdzaken en locatiemanagement/ communicatie, pr, sponsoring en financiën? Voor de uitgewerkte evaluaties met de verschillende betrokken partijen kunt u terecht in de bijlage. Wedstrijdzaken wedstrijdschema’s Het maken van de wedstrijdschema’s was in handen van tweedejaars MBO studenten van het Alfa-College en het Drenthe College. Door gebrek aan expertise op het gebied van atletiek hebben beide opleidingen aangegeven dit niet op zich te willen nemen. Om die reden heeft de plaatselijke atletiekvereniging AAC’61 de organisatie hiervan op zich genomen. De MBO studenten gaven vrijwel allemaal aan dat het maken van de wedstrijdschema’s goed binnen hun mogelijkheden viel. Graag hadden ze wel iemand gehad die per sport hulp en begeleiding bood. Dit jaar werden de studenten ondersteund door het Olympic Moves Lokaal Organisatie Comité en Ilse Ambergen. In eerste instantie was dit alleen de verantwoordelijkheid van Ilse Ambergen. Echter bleek dat deze taak haar alleen niet gingen lukken. Ook in de evaluatie bleek dat de controle op 8 verschillende sporten voor een persoon teveel bleek. Om die reden hebben Stijn Nooteboom en Jonathan Heuvelmans dit op zich genomen. Hier ging echter veel tijd in zitten waardoor de eigenlijke taak van Stijn en Jonathan daaronder te lijden had. Verder vonden de MBO studenten de betrokkenheid en persoonlijke aandacht vanuit de organisatie erg fijn. De deadline voor de MBO studenten om deze wedstrijdschema’s volledig klaar te hebben was op 1 maart 2014 gesteld. Echter werd deze ver overschreden. De laatste wedstrijdschema’s waren pas een dag voor het evenement klaar. Dit kwam door de vele wijzigingen die nog doorgevoerd moesten worden vanwege het afmelden van veel teams/ scholen. Ruim een week van te voren zijn de definitieve wedstrijdschema’s naar de scholen gestuurd. Helaas kwamen naar aanleiding van deze wedstrijdschema’s alsnog de nodige afmeldingen. Veel voorkomende redenen hiervoor waren incomplete teams, uitwisselingen, tentamenweken en blessures. De studenten en Ilse Ambergen gaven aan dat hier de komende jaren iets aan gedaan moest worden. Daarnaast kwamen op de dag zelf ook een aantal teams niet opdagen. Vooral bij volleybal en basketbal was dit het geval. Op de dag van het evenement bleken mede door deze redenen de nodige fouten in de wedstrijdschema’s zijn te geslopen. Bij sporten als voetbal werd dit heel snel opgelost door een Team Sport Medewerker. Bij een sport als volleybal liep dit echter gedeeltelijk in de soep omdat de organisatie daar zelf in eerste instantie niet de wedstrijdschema’s in handen had en daarom de wedstrijdschema’s niet konden aanpassen. Daarnaast was het voor hen moeilijk het overzicht te bewaren. Mede doordat docenten onredelijk werden en zich met de wedstrijdzaken gingen bemoeien. Ondanks de kritiek op de wedstrijdschema’s waren veel docenten wel te spreken over de sfeer die er hing en de opzet van het evement. De formats waarin gewerkt werd, waren zeer traag door de vele logo’s. Op die manier koste het aanpassen van de wedstrijdschema’s onnodig veel tijd.
19
Een ander punt is het vooraf aanmelden met deelnemersgegevens bij atletiek. Als dit gedaan wordt is de verwerking van de uitslagen een stuk makkelijker. Dit omdat de startnummers gekoppeld kunnen worden aan namen en daarmee teams. Dit jaar waren niet alle gegevens beschikbaar wat de efficiëntie op de dag niet ten goede kwam. Ondanks de kritiek op de wedst Scheidsrechters De verantwoordelijkheid voor het regelen van bondsscheidsrechters lag in eerste instantie bij het OMLOC (Stijn en Jonathan). Ilse Ambergen en Koos Feiken van Team Sport gemeente Assen gaven aan dat ze al veel contacten hadden en dat de scheidsrechters praktisch al geregeld waren. Om die reden is dit uit handen gegeven. Na tientallen keren navragen bleek dit nog niet te zijn gebeurd, ook was er geen overzicht van welke scheidsrechters wel hadden toegezegd plus contactgegevens. Om die reden zijn scheidsrechters veel te laat, en niet officieel door het Olympic Moves Lokaal Organisatie Comité uitgenodigd. Zo kregen de volleybal scheidsrechters pas de donderdag voor het evenement (evenement was op een dinsdag) te horen dat ze moesten fluiten. Ook bij andere sporten als basketbal was dit het geval. In het geval van volleybal leidde dit op de wedstrijddag tot veel problemen. Het late contact en de onduidelijkheid leidde er bij volleybal mede toe dat de scheidsrechters tijdens hun evenement een eigen plan gingen trekken. Zo gingen scheidsrechters eigen wedstrijdtijden bepalen en eigen regels hanteren. Hierdoor ontstond er veel onduidelijkheid bij de deelnemers. Ook in de nazorg leverde het ontbreken van contactgegevens problemen op. Zo was het versturen van de declaratieformulieren een stuk moeilijker. Op een aantal locaties lagen al declaratieformulieren klaar. Deze hoefde alleen nog ondertekend en in gescand te worden. Dit was wel een makkelijke manier om in één keer te verwerken. Omdat dit verschilde per locatie kwam hier onduidelijkheid over. Door vooraf de procedure mede te delen kan dit proces soepeler verlopen. Het vinden van bondsscheidsrechters bleek erg lastig, dit omdat er vaak grote afstanden gereisd moeten worden en er geen extra reiskosten vergoedt kunnen worden. Via de verschillende sportclubs in de regio bleek dit echter een stuk makkelijker. Ook werd er veel gewerkt met studenten. Hiervoor zijn studenten die een keuzevak in die sport uitermate geschikt. Sporten als streetball zijn echter een stuk moeilijker om te fluiten. Hier was dan ook een zeer groot verschil tussen de kwaliteit van fluiten tussen de aangestelde studenten en de bondsscheidsrechters. Studenten die echter de regels van binnen en buiten kennen leverden geen problemen op. Een docent van het Drenthe College heeft aangegeven dat er sportspecifieke lessen aan de te organiseren sporten besteed kunnen worden als dit op tijd gecommuniceerd wordt. Atletiek zat t.o.v. de andere sporten iets anders in elkaar. Hier werd alles geregeld, dus ook de juryleden, door de vereniging. De juryleden waren goed op de hoogte en kennen de club van binnen en buiten. Wel hadden ze meer ondersteunende studenten kunnen gebruiken bij de diverse onderdelen. Ook hadden ze geen ervaring met een dergelijk evenement waardoor een chronoloog van andere regionale finales zeer nuttig bleken te zijn. EHBO De EHBO is geregeld bij de plaatselijke verenigingen. Op elke locaties waren twee EHBO’ers aanwezig met uitzondering van de hoofdlocatie, hier waren er zes personen op vier sporten. Dit aangezien het allemaal heel dicht bij elkaar zit
20
Locatiemanagement Bij de evaluatie van het locatiemanagement word er ingegaan op wat er bij de verschillende locaties goed en slecht is gegaan. Tevens zijn er een paar punten die in het algemeen gebeurde dus bij verschillende locaties. Bij veel locaties waren de materiaalkratten te laat. Er was per locatie één locatiekratje met daarin de shirts voor de vrijwilligers, de snackpakketten, enveloppen voor de scholen, etc. Bij de locaties die niet in de buurt waren van de centrale locatie waren ze allemaal eigenlijk iets te laat. Dit kwam doordat Ilse deze te laat rond ging reiden om de kratten op de locatie te brengen. Voor volgende jaren moeten deze minimaal een dag van te voren aanwezig zijn. Op de hoofdlocatie waren veel vuilcontainers aanwezig. Deze vuilcontainers waren echter niet goed verdeeld over het terrein. Zo stonden er bij de Atletiekvelden niet genoeg vuilcontainers maar bij het wielerhome stonden er erg weer juist te veel waardoor ze niet gebruikt werden. Ook waren op veel locaties de medewerkers van de locatie niet volledig op de hoogte. Het is hierbij niet volledig duidelijk of het komt door de interne communicatie binnen het bedrijf of de doorgegeven informatie vanuit de gemeente. Op veel locaties was er gedoe met de kleedkamers en de indeling hiervan. Bij Hockey was het voorval met de vernieling in de kleedkamers en bij de hoofdlocatie de verwarring van de kleedkamers in de stadsbroekhal. Tevens was er bij bijna alle locaties te weinig toezicht op de kleedkamers waardoor er geen overzicht was op wat er gebeurde. Onder andere daardoor is niet aan kunnen geven wie de vernieling heeft aangericht bij HvA. De branding hing op de binnensportlocaties erg strak. Hier kond de dag voorafgaande aan het evenement dan ook al opgebouwd worden. Door de storm op maandag kon helaas op de buitensportlocaties de doeken nog niet opgehangen worden. Hierdoor moest dit op de ochtend van het evenement gebeuren. Om die reden was er niet echt toezicht of de doeken allemaal even goed hingen. Gelukkig was dit op de meeste locaties wel het geval. Bij de voetballocatie van ACV deed de geluidsinstallatie het niet. Het is onduidelijk waardoor dit kwam. Er was namelijk een nieuwe geluidsinstallatie aanwezig. De verwachting is dat de geluidsinstallatie nog niet goed was ingesteld/aangesloten of dat ACV niet wilde dat de geluidsinstallatie gebruikt werd, ondanks dat dit wel was afgesproken. Het was daarom erg jammer dat er geen muziek gedraaid kon worden bij het jongensvoetbal. Het omroepen van het eind van de wedstrijden werd goed opgelost doormiddel van het aanmaken van een Whats-app groepsgesprek met daarin alle veldcoördinatoren en scheidsrechters. Zoals al eerder verteld konden de kleedkamers in de stadsbroekhal niet gebruikt worden door de voetballers omdat er geen noppen in de kleedkamers mochten. Om die reden moesten de jongens in de kleedkamers die eigenlijk voor atletiek bedoeld waren. Dit zorgde voor veel verwarring maar uiteindelijk liep het. Doordat er weinig toezicht was bij de kleedkamers is er ook bij ACV een spiegel gesneuveld. Hier heeft ACV verder niks over gezegd. Verder ging alles goed op de locatie van ACV de velden lagen er goed bij ondanks de regen. Zoals al eerder vermeld zijn er een paar vernielingen aangericht bij HvA. Er zijn met schoenen en hockeysticks tegen de muren aangeslagen waardoor er deuken ontstonden. Ook zijn de kleedkamers zeer vies gemaakt. Dit leidde tot een schadevergoeding van €6000,-. Deze kosten zal moeten worden vergoed door de scholen die bij hockey mee deden. De kleedkamers die ook vies zijn gemaakt zijn gewoon schoongemaakt door de vrijwilligers. Omdat de locatie gloednieuw was en er voorzichtig om moest worden gegaan kon niet alle branding worden opgehangen op de plek waar bedoeld was.
21
Tevens was nog niet alles volledig afgerond aan de locatie waardoor het er op sommige plekken erg rommelig uit zag . Bij de Spreng waren aan het begin grote problemen want door de storm van de dag ervoor stond de zaal blank met water. Gelukkig is dit snel opgelost en was de zaal wel gewoon bruikbaar. Ook stonden de MBO studenten die verantwoordelijk waren voor basketbal om 07:00 uur voor de deur maar er was niet goed gecommuniceerd dat ze er al zo vroeg zou zijn dus werd de deur niet voor hen open gedaan. Het duurde nog ongeveer een half uur voor ze naar binnen kon waardoor ze lichtelijk in tijdsnood kwam. In het Asserbos en op de wielerbaan ging in principe alles goed. Het parcours opzetten ging goed en de start en finish opbouwen ook. Wel was het jammer dat het geluid van de boxen die bij de start stonden te zacht waren en te laat klaar stonden. Ook was door het gedoe met de kleedkamers in de stadsbroekhal veel verwarring over welke kleedkamers wel en niet voor de veldlopers waren. Gelukkig is uiteindelijk duidelijk geworden dat de veldlopers de kleedkamers in de stadsbroekhal konden gebruiken. Bij de timp waren een paar kleine probleempje met de locatie maar deze waren goed op te lossen dankzij de hulp van de medewerkers van Alescon. Zo paste het volleybalnet in de kleine zaal niet. Door creatief denken was dit snel opgelost. Jammer genoeg was de ruimte tussen de velden, in de kleine zalen, erg krap waardoor er vaak ballen naar de andere velden vlogen en er niet veel ruimte was voor de tellers en scheidsrechters. In de grote zaal was alles qua locatie goed in orde behalve dat de wedstrijdleiding op de verkeerde plek zaten. Ze zaten bovenin de zaal op de tribune. Waardoor ze het overzicht over de zaal hadden maar wel erg ontoegankelijk waren voor spelers, coaches, scheidsrechters en veldcoördinatoren. Bij de locatie bij FC Assen was vrijwel alles goed in orde. De kantine en het gebouw zagen er goed uit. Helaas stonden er wat bouwhekken om het gebouw heen vanwege een renovatie. Ook was er één veld niet beschikbaar door de storm van de dag ervoor. Dit was vooraf al aangegeven door de toezichthouder van FC Assen. Hier was dan ook een back-up plan voor gemaakt. Zoals al een paar keer aangegeven was er veel verwarring met de kleedkamers bij de hoofdlocatie. Ook de deelnemers bij AAC’61 hadden er last van. Deze deelnemers waren toegezegd dat ze de kleedkamers op de wielerbaan konden gebruiken, maar doordat deze bezet waren door de voetballers moesten ze ergens anders een kleedkamer vinden. De kleedkamers bij de atletiekbaan bleken namelijk te klein. Tevens wat het zeer verwarrend voor de afdeling onderhoud die bij de wielerbaan en atletiekbaan moesten werken omdat zij niet te horen hadden gekregen dat er een evenement zou plaatsvinden In de stadsbroekhal stonden de geluidsinstallaties en mix tafel om 09:00 nog niet. Wat ervoor zorgde dat er nog veel opgebouwd moest worden toen de deelnemers al gingen omkleden. Ook was de aankleding in de zaal niet echt uitmuntend. Er hingen een paar banners van Olympic Moves maar geen podium wat erg jammer was omdat dat veel zal hebben toegevoegd aan de beleving. Bij het podium is er een misschatting gemaakt met de sterkte van de boxen voor de opening. Het geluid was te zacht om duidelijk te horen vanuit de achterkant van het publiek. Tevens begon de opening te laat doordat het podium te laat was. Algemeen - Materiaalkrat was vaak erg laat op locatie - Er waren te weinig vuilcontainers.
- Niet alle locaties waren volledig op de hoogte
- Een kleedkamer indelingen klopte niet overal
22
- Er was te weinig toezicht bij de kleedkamers
ACV - Geluidsinstallatie bij ACV werkte niet. - De kleedkamers in de stadsbroekhal
waren niet beschikbaar. - Bij ACV is een glas in de kleedkamer
gesneuveld. - Velden lagen er goed bij HvA - Branding kon niet op de gewenste plek - Locatie was niet helemaal af. De Spreng - De hal stond blank. - Om 07:00 kon de organisatie er niet in. Asserbos/wielerbaan - Het geluid van de boxen, bij veldloop en
de opening, was niet goed. - Het geluid van de start (veldloop) stond
pas laat klaar. - Geen kleedkamers
De Timp - Het net in de kleine zaal paste niet. - Wedstrijdleiding zat op de verkeerde plek. - Te weinig ruimte tussen velden kleine
zaal. FC Assen - Velden niet beschikbaar. AAC’61 - Onduidelijkheid over kleedkamers bij
AAC’61/wielerbaan - Afdeling onderhoud wist bij AAC’61 niet
dat er een evenement was. Stadsbroekhal - Om 09:00 uur stond het geluid van
streetdance nog niet. - Aankleding was matig Wielerhome/podium
- Geluid zacht - Podium stond te laat.
Communicatie - interne communicatie De interne communicatie is onder te verdelen in verschillende groepen. Binnen het OMLOC (Stijn en Jonathan) verliep deze communicatie zeer soepel. Zij kennen elkaar door en door, en zijn naast partners tijdens deze stage ook zeer goede vrienden. Hierdoor wisten ze wat ze aan elkaar hadden en konden elkaar makkelijk aanspreken. Dit zorgde ervoor dat er in de korte organisatietijd (minder dan 2 maanden) niet eerst nog een teamvormingsproces hoefde te doorlopen. Daarnaast zaten ze voortdurend bij elkaar op het kantoor waardoor ze rechtstreeks konden communiceren. Ook werken ze beiden op twee verschillende manieren waardoor ze elkaar aanvullen. Wat voor dit duo ook goed werkte is het op maandagochtend maken van een weekplanning. Vervolgens werd er elke ochtend en soms ook ’s middags naar de voortgang hierop gekeken. Dit was met zijn tweeën erg goed te doen, omdat er voortdurend samen in één ruimte gewerkt werd. Daarnaast werd er binnen de organisatie samen gewerkt met Ilse Ambergen van Team Sport gemeente Assen. De communicatie tussen haar en het OMLOC verliep een stuk moeizamer. In het begin kwam dit voornamelijk omdat de verantwoordelijkheden niet duidelijk waren. Echter na een gezamenlijk overleg met Marina Bogaard (vanuit SportVibes verantwoordelijk voor alle regionale finales) zijn deze helder gemaakt. De informatiedeling die tussen Stijn en Jonathan vanzelfsprekend was, gebeurde met Ilse Ambergen weinig. Er is in het begin gekozen om met dropbox te werken waardoor alle voortgangen en documenten voor iedereen inzichtbaar waren. Echter werkte Ilse vooral op papier waardoor het OMLOC hier geen inzicht in had. Voortgangen werden wel besproken. Echter bleek Ilse zelf weinig inzicht te willen/ kunnen in hoe alles ervoor stond. Achteraf bleek dat dingen vaak niet gedaan waren. Hier werd ze wel op aan gesproken door zowel Jonathan en Stijn als Marina Bogaard. Het
23
OMLOC is niet naar haar afdelingsleider Jenny Wanning toe gestapt, iets wat achteraf wellicht wel gedaan had moeten worden. Ook is er de communicatie tussen het OMLOC en de MBO studenten die verantwoordelijk zijn voor de wedstrijdzaken. Er was met hen een wekelijks overleg over de voortgang van de wedstrijdtechnische zaken. Daarnaast werden documenten gedeeld via dropbox en is er de laatste weken een whats-app groep aangemaakt om algemeenheden te bespreken. Deze communicatie verliep zeer goed. De MBO studenten hebben aangegeven dat ze het prettig vonden hoe het OMLOC hen aanstuurde. Zo vonden ze het fijn dat er snel onduidelijkheden werden weggenomen en dat er persoonlijke aandacht was. Wel baalden ze ervan dat Ilse Ambergen slecht bereikbaar was en geen duidelijkheid kon geven. Vooral een docent op het Drenthe College was hier niet over te spreken. De studenten van het ALFA-College gaven aan dat ze merkte dat de afstemming tussen het OMLOC en Ilse niet goed vonden waardoor ze af en toe twee verschillende verhalen te horen kregen. - externe communicatie Pers De pers is bereikt naar aanleiding van medialijsten van Teamsport Gemeente Assen en die van Olympic Moves/ Coca Cola. Vooraf was er een opzet voor de persuitnodiging en is er in samenspraak met Marina Bogaard een datum afgesproken deze te sturen. Dit verliep volgens de planning. Hier valt dan ook weinig om aan te merken. Daarnaast zijn er lokale mediapartijen contact hebben opgenomen met de organisatie. Zowel voorafgaande aan het persuitnodiging alsmede naar aanleiding van deze persuitnodiging. Het persbericht is de dag na het evenement gestuurd. Idealiter was dit op de dag zelf nog gebeurd. Echter is dit door de afbouw etc. niet meer gelukt. Wat ook een gemis is dat er niet de kwalitatief goede foto’s zijn meegestuurd omdat deze nog niet tot de beschikking waren. Ook had er vooraf meer contact gezocht kunnen worden met de buitenwereld door de komst van topsporters etc. in het voortraject te gebruiken. Scholen Om een goed overzicht te hebben van alle scholen, deelnemende teams en contactgegevens is er aan het begin van de stage (februari) een overzicht gemaakt waarin al deze gegevens staan. Een overzicht per sport was er wel maar niet duidelijk genoeg. Om die reden duurde het langer als een mail gestuurd moest worden naar een sportspecifieke groep. Ook dient dit overzicht voortdurend bijgewerkt te worden na het aan of afmelden van een team. Hetgeen gedurende de organisatie van het evenement naar voren kwam, was dat scholen per sport verschillende contactpersonen hadden. Echter waren in veel gevallen alleen de contactgegevens van de persoon die de aanmelding heeft verzorgd, bekend. Informatie uitwisseling verliep op die manier vrij stroef. Binnen de sectie bleek sommige informatie niet te zijn doorgespeeld. Om die reden os een overzicht per sport waarin de contactgegevens van voor de desbetreffende persoon is staan dan ook zeker een aanrader. Het is voor de communicatie naar de scholen belangrijk dat er duidelijk is wat er van hen wordt verwacht. Er zijn nog vaak onduidelijkheden ontstaan bij de scholen welke informatie van het verwacht werd. Aan het begin van de stage hebben we de docenten niet gebeld. Achteraf was dat misschien wel handiger geweest. Sponsoren Er moet goed gebruik worden gemaakt van de koppeling met de gemeente. Er zijn veel bedrijven die hier erg veel belang bij hebben. Dit omdat de gemeente een grote klant voor de plaatselijke bedrijven kan zijn. Vanuit de gemeente wordt dan ook gevraagd om de sponsoren ook zo dicht mogelijk uit de buurt te halen.
24
Het is belangrijk om een brainstorm moment in te voeren. Dit is door het OMLOC ook gedaan maar niet efficiënt. Het is van belang dat je met het hele team bij elkaar gaat zitten en nagaat waar in het netwerk zich een sponsor bevindt. Stijn en Jonathan hebben dit alleen samen gedaan waardoor ze alleen in hun eigen netwerk keken en niet ver daarbuiten. Hierdoor is het netwerk binnen de muren van de gemeente Assen maar klein. Daarom is het van belang dat er meerdere mensen om tafel gaan zitten. Een tip voor volgende studenten is om te kijken waar de mede studenten stagelopen. Wat bovendien handig bleek, is om een vooraf een lijst te maken met het soort producten/ diensten die nodig zijn voor het organiseren van een succesvol evenement. Op die manier kan er gericht gezocht worden naar mogelijke sponsoren en heb je tegelijkertijd een goed verhaal naar de sponsoren. Communicatie met de sponsoren is erg belangrijk. Er moet goed worden gecommuniceerd wat er van de beide kanten wordt verwacht. Er zijn in de voorbereiding van het evenement bij sommige sponsoren wat onduidelijkheden ontstaan waardoor de samenwerking niet volledig soepel verliep. Daarbij is de nazorg van de sponsoren nog belangrijker. Vooraf dien je af te spreken wanneer materieel weer moet worden ingeleverd en hoe je de afronding gaat doen. Binnen de organisatie moet hierover ook vooraf nagedacht worden. Bijvoorbeeld in de vorm van een bedankje. Facebook Facebook is tijdens de voorbereiding te weinig gebruikt. Omdat het OMLOC veel bezig was met de wedstrijdzaken is hier minder tijd in gestoken. Het is van groot belang dat de sponsoren ook betrokken worden in het traject naar het evenement toe. De Facebook pagina is hier een uistekend middel toe. Op deze manier zal de Facebook pagina ook meer waarde krijgen voor de sponsoren en voor de deelnemers. Financiën Er was aan het begin veel onduidelijkheid over de verschillende budgeten. Er zijn namelijk verschillende potjes voor scheidsrechters en side-events. Dit was voor Jonathan en Stijn aan het begin niet duidelijk, dit kwam deels doordat Ilse iets anders zei dan dat Jonathan en Stijn dachten. Kijkend naar de grote van het evenement en het budget dat je hebt voor side-events is er niet veel mogelijk. Daarom is het van groot belang om sponsoren te vinden en om af te wegen wat er wel en niet nodig is. Zo hebben Stijn en Jonathan de afweging genomen om geen extra geluidsinstallatie te huren voor de opening. Achteraf bleek dit een redelijk gemis omdat de boxen die er waren te klein waren voor de ruimte en de hoeveelheid publiek. Wel werkt het goed om sponsoren te werven met de gedachtegang dat er geen geld is om te besteden. Hierdoor zet je hoog in bij sponsoren en heb je de mogelijkheid veel dingen kosteloos voor elkaar te krijgen. Waar ook tegen aangelopen werd is dat Ilse Ambergen vanuit Team Sport gemeente Assen financiële afspraken maakten met betrokken partijen zonder dat het OMLOC hiervan op de hoogte was. Dit is uiteindelijk opgelost doordat de gemeente Assen deze uitgaven bekostigd. In de toekomst kan dit voorkomen worden door vooraf zeer duidelijk te hebben wie er over de kosten gaat.
25
8. Observatie OMLOC Eigen Regionale Finale Organisatie Kijkend naar de organisatie vooraf aan het evenement ging er veel mis. De voornaamste reden hiertoe was naar onze mening dat er veel mis communicatie was tussen ons en Ilse Ambergen. We kwamen laat bij het evenement en er waren al een paar dingen afgesproken. Deze dingen werden niet duidelijk doorgegeven aan ons. Ook was de structuur niet duidelijk. Er was afgesproken dat wij ons niet hoefden te bemoeien met de organisatie van het toernooi zelf. Denk hierbij aan de sport specifieke wedstrijdzaken. Dit zorgde voor veel verwarring en ergernis. Mede hierdoor hadden wij op de dag van uitvoering veel gemengde gevoelens over het evenement omdat we ons verantwoordelijk voelde voor de uitvoering van de wedstrijdzaken. De samenwerking binnen het OMLOC was uitstekend. We vulden elkaar goed aan en maakten goede plannen. Ook verdeelden we de taken die er waren goed en als er iets bij kwam (wat jammer genoeg vaak gebeurde) vingen we dit goed op. We merken dat het van groot belang is om via een projectmatige structuur te werken. Door dit duidelijk en overzichtelijk te houden voor alle betrokkenen zullen er minder communicatie problemen ontstaan. In het voortraject en dan vooral in de laatste weken voor het evenement melden veel scholen zich af. Dit is zeer storend voor de personen die de wedstrijdschema’s maken. Wij vinden daarom dat er een consequentie verbonden moet zijn aan het te laat afmelden van een team. We hebben gemerkt dat het lastig is om te communiceren met de scholen. Er wordt vaak één docent doorgegeven als contactpersoon terwijl er soms drie verschillende zijn. Daarom vinden wij het voor de aankomende jaren van belang dat er vooraf contact wordt gezocht met de scholen. In dit contact moet het OMLOC vragen of de gegevens kloppen en wie er verantwoordelijk is voor welke sport zodat er per sport een duidelijk overzicht met contactgegevens gemaakt kan worden. Het is vaak voorgekomen dat Ilse Ambergen het overzicht kwijt raakte over de sporten. Ze haalde verschillende sporten door elkaar of vergat bepaalde punten. Daarom is het van belang dat er per sport (of per twee sporten) één verantwoordelijke is. Dit zorgt ervoor dat elke sport organisatie optimale ondersteuning krijgt. We vonden de gezamenlijke bijeenkomsten in Den Haag leuk en interessant. Het zorgde voor een goede band binnen de OMLOC’s. Dit zal ervoor zorgen dat de kwaliteit van de Regionale Finales omhoog zal gaan omdat de OMLOC’s elkaar willen overtreffen. Dag van uitvoeren We hebben gemengde gevoelens over de dag van uitvoeren. Dit komt vooral omdat wij ons erg veel hebben bemoeid met de wedstrijdzaken. Dit was officieel niet de bedoeling maar doordat wij van mening waren dat Ilse het niet aankon hebben we ons er wel mee bemoeid. Bij de opening gingen ook wat dingen mis. De mannen van het podium waren er veel te laat waardoor de dj’s veel te laat klaar stonden. Ook waren de boxen die we tot onze beschikking hadden van te slechte kwaliteit en waren het er te weinig waardoor het geluid veel te zacht stond. Ook was er vooraf onvoldoende communicatie geweest met de presentatoren. Maar het geen waar wij het meest mee zitten is dat de interesse bij de deelnemers wegviel. Er waren te veel acts en het duurde veel te lang. Ook was de ambtenaar niet aan de opening deel moet nemen. Dit is niet interessant voor de deelnemers. De communicatie op de dag zelf ging moeilijk. Er werd geen gebruik gemaakt van portofoons en iedereen was veel aan het bellen waardoor er vaak geen contact gevonden werd met de goede persoon. Ilse Ambergen stond niet op de plek waar ze moest staan waardoor er op die plek veel mis ging en er geen goede steun werd geboden.
26
Verder kijkend naar de aspecten die wij als OMLOC’s moesten regelen was alles wel goed. Maar de aspecten die Ilse Ambergen en de MBO studenten moesten regelen gingen nog al eens mis. Andere Regionale finales We zijn bij drie andere regionale finales geweest en daar hebben we veel dingen gezien die anders gingen dan bij ons die naar onze mening beter waren. Nijmegen Bij Nijmegen stonden we bij het veldlopen. Hier hadden we veel aan omdat deze regionale finale ver voor onze eigen regionale finale was. Dit zorgde ervoor dat we hier informatie konden opdoen voor deze sport specifiek. Hier waren één gym docent en twee ALO studenten verantwoordelijk voor de organisatie. Ze hadden alles goed geregeld en hadden veel overzicht. De geluidsinstallatie was goed en overal te horen. Een aandachtspuntje dat wij mee hadden genomen was de omgang met de vrijwilligers. Het moment van de briefing was laat en pas toen alle deelnemers er waren. Dit zorgde voor veel verwarring. Apeldoorn Apeldoorn was na onze eigen regionale finale dus qua organisatie hadden we hier niet heel veel aan maar voor de evaluatie was dit wel erg handig. In Apeldoorn hadden ze een erg mooie locatie. Alle sporten lagen dicht bij elkaar in de buurt. Elke sport werd georganiseerd door een andere school waardoor er per sport een verantwoordelijke was die verstand had van het organiseren van een toernooi. Ook hoefde het OMLOC zich niet met de wedstrijdzaken te bemoeien en konden ze zich volledig focussen op het ontvangen van de sponsoren en side-events. Er was een voorval met een jongen die naar het ziekenhuis moest waar niet optimaal gehandeld werd door de EHBO. Hoogeveen In Hoogeveen waren ook alle locaties dicht bij elkaar in de buurt. Hier hadden ze bij de voetbalvelden een erg goede geluidsinstallatie. Dit zorgde voor een zeer goede sfeer bij het voetbal. Ook hadden ze leuke bekers voor de winnaars. Verder springen er niet veel dingen uit. De organisatie was erg strak en er waren voor een deelnemer geen fouten te bekennen.
27
9. Conclusie/ aanbevelingen Ondanks de gemengde gevoelens over de dag kan er terug gekeken worden op een succesvol
evenement. Er was een uitgebreide opening, er waren veel side-events en de nodige topsporters
kwamen langs om leerlingen aan te moedigen. Ruim 2000 middelbare scholieren en begeleiders
hebben een hele dag samen het plezier van sport kunnen beleven. Een van de doelstellingen van
Olympic Moves. Helaas klopte het evenement niet tot op detailniveau waardoor er ook zeker de
nodige aanbevelingen gedaan konden worden. De wethouders en afgevaardigde vanuit NOC*NSF
waren echter zeer positief.
Groot punt van kritiek zijn de wedstrijdzaken. Achteraf zijn er dan ook de nodige klachten bij de KVLO
binnen gekomen. Hoofdoorzaken waren hiervoor het laat afmelden van verscheidene teams en het
begeleiden van de MBO-studenten. Hier moet in de toekomst dan ook kritisch naar gekeken worden.
Qua locatiemanagement was alles in grote lijnen voor elkaar. De branding hing in de meeste gevallen
zeer strak ondanks dat de buitenlocaties door het noodweer van de dag ervoor pas ’s ochtends
opgebouwd konden worden. Wel zijn de locatiekratjes in sommige gevallen te laat rondgebracht. De
locaties waren goed genoeg om alle wedstrijden te huisvesten. Jammer was alleen dat vier van de
acht locaties ver van het hoofdterrein af lagen.
Op communicatief gebied verliep vooral de communicatie tussen het OMLOC en Ilse Ambergen erg
moeizaam. Informatiedeling vond niet tot weinig plaats waardoor er veel onduidelijkheden
ontstonden en daarmee fouten in de organisatie slopen. Tussen Jonathan en Stijn verliep dit echter
vanzelfsprekend. Mede doordat ze heel vaak samen zijn en alle documenten met elkaar delen via
dropbox.
De externe communicatie met de pers verliep erg goed. Zo zijn er meerdere radio interviews
geweest. Daarnaast is er op de nodige sites iets geplaatst over de Olympic Moves Regionale Finale.
De communicatie met andere betrokken partijen verliep over het algemeen erg goed. Een punt van
aandacht is echter de communicatie met de scholen. Vaak ontbraken hier de juiste contactgegevens
van.
Ondanks dat er veel tijd is besteedt aan de Wedstrijdzaken en Locatiemanagement waren er de
nodige sponsoren die het evenement mogelijk hebben gemaakt. Bubblevoetbal, het drukwerk en de
lunch waren hier voorbeelden van. Daarnaast waren de nodige topsporters aanwezig. Deze
topsporters hadden meer in het voortraject meegenomen kunnen worden.
Om de onderzoeksvraag: Welke handvaten zijn nodig om de Olympic Moves Regionale Finale Assen kwalitatief door te ontwikkelen? op het gebied van communicatie, pr, sponsoring en financiën? te beantwoorden zijn er vanuit de evaluaties en de observaties de volgende aanbevelingen opgesteld:
Omzetten structuur wedstrijdzaken
Zoals hierboven aangegeven was het grootste kritiekpunt op de organisatie de problemen met de
wedstrijdzaken. Op dit moment is de eigenlijke structuur dat de tweedejaars MBO studenten de
wedstrijdzaken voor hun rekening nemen en verantwoordelijk zijn voor hun sport op de dag zelf.
Hierbij worden ze begeleidt door Ilse Ambergen van Team Sport gemeente Assen.
28
Echter bleek dat dit te veel was voor één persoon waardoor ze moeilijk bereikbaar was voor de
studenten en dat ze zelf ook het overzicht kwijt raakte. Hierdoor kwamen op de wedstrijddag de
nodige fouten aan het ligt. Een aanbeveling is dan ook om deze structuur om te gooien. Zeker omdat
bij de andere regionale finales een andere opzet wordt gehanteerd en dit tot minder problemen
leidt.
Bij de andere regionale finales wordt een sport georganiseerd door LO-secties van de verschillende
middelbare scholen in de omgeving. Niet alleen zit er dan een professionele sectie op de dag zelf.
Ook kennen de docenten lichamelijke opvoeding vaak elkaar waardoor de stap om als deelnemende
school contact te zoeken bij klachten of onduidelijkheden kleiner wordt.
Deze structuur zou idealiter ook toegepast kunnen worden in Assen. De tweedejaars MBO studenten
hebben aangegeven dat ze graag naar een dergelijke structuur toe willen waarbij ze begeleidt of
ondersteund worden in het gehele traject door een vast persoon. Zodat zij hun schema’s na kunnen
kijken en verantwoordelijkheden uit handen kunnen nemen. Vanuit de docenten van deze MBO
opleidingen is aangegeven dat een dergelijke structuur goed zou zijn. Dit conflicteert niet met de
opdrachten die de studenten moeten afronden.
Team Sport gemeente Assen geeft echter aan dat ze dit bij de scholen hebben neergelegd en dat
middelbare scholen hier geen tijd/ energie in kunnen steken. Uiteraard dient dit door de organisatie
van Olympic Moves zelf gecontroleerd te worden. Een andere optie is om vanuit Team Sport
gemeente Assen meerdere medewerkers uren te geven om aan dit project te besteden waardoor ze
in een vroegtijdig traject kunnen inhaken en de MBO studenten kunnen bijsturen.
Consequentie bij laat afmelden
Een andere oorzaak voor de problemen met de wedstrijdzaken is het laat afmelden en niet op komen
dagen van scholen. Hierdoor moesten de wedstrijdschema’s voortdurend aangepast worden en nam
de kans op fouten toe. Bovendien leverde het niet opkomen dagen van verscheidene teams op de
wedstrijddag voor problemen. Reden voor de afmeldingen waren veelal vooraf te voorkomen.
Bijvoorbeeld tentamenweken en uitwisselingen.
Een advies voor de organisatie van de toekomstige Olympic Moves Regionale Finales is dan ook om
hier scholen bij de aanmelding op te wijzen. “Controleer voor het aanmelden van een team op het
jaarrooster” zou in het aanmeldformulier kunnen staan. Daarnaast is aan te raden om een maand
voorafgaande aan het evenement de definitieve wedstrijdschema’s op te sturen. Hierop mag dan
nog een week/ twee weken op gereageerd worden. Daarna sluit de deadline en is er aan de
afmelding een consequentie verbonden. Wat deze consequentie inhoudt kan nog ingevuld worden.
Bijvoorbeeld het inhouden van een bedrag op de borg.
Vooraf individuele communicatie met scholen
Ondanks dat het veel tijd kost is het van belang dat er met alle scholen individueel contact is
geweest, het liefst telefonisch en bij de scholen in Assen zelfs persoonlijk. Uit de evaluaties bleek dat
contactgegevens van scholen vaak niet kloppen en of niet volledig zijn. Door vooraf contact te
hebben met de scholen en te controleren of alle gegevens kloppen, levert dit in de verdere
29
organisatie minder problemen op. Daarop win je er veel tijd mee wat je in de laatste fase goed kan
gebruiken. Daarnaast is het een middel om fouten en of onduidelijkheden in een later stadium op te
vangen. Tijdens dit contact kan er meteen gecontroleerd worden of alle gegevens kloppen.
In het eerste gesprek dienen de volgende punten in ieder geval aan bod te komen: Voorstellen
organisatie, controleren contactgegevens, controleren aanmeldingen en onduidelijkheden
bespreken.
Belangrijk is dat er aan de hand van deze bespreekpunten een overzicht gemaakt wordt met alle
contactgegevens van de scholen en de opgegeven teams (zie dropbox Olympic Moves Regionale
Finale Assen). Hierbij zou een overzicht per sport ideaal zijn omdat er af en toe sportspecifieke
mededelingen gedaan worden. Op deze manier wordt automatisch de juiste persoon aangesproken.
Contact voordat er met de verdere organisatie begonnen wordt, heeft niet alleen een
communicatieve functie maar helpt ook om een band op te bouwen tussen de deelnemers en
organisatie. Hierdoor is de kans groter dat scholen een ondersteunende rol willen spelen omdat ze
zich meer betrokken voelen.
Op dit moment is dit contact er wel maar dit kan nog een stuk beter vorm gegeven worden.
Werken volgens een projectmatige structuur
Een vierde aanbeveling is het werken via een projectmatige structuur. Op die manier is de kans groot
dat het evenement succesvol wordt en dat voor iedereen de taken en verantwoordelijkheden
duidelijk zijn. Omdat er in fases gewerkt wordt en de te volgen weg in kaart is gebracht zijn
problemen eerder te signaleren en kunnen deze worden opgevangen. Belangrijks is dat de
organisatie op wie dit betrekking heeft allemaal aanwezig zijn.
Werken met een projectmatige structuur houdt in dat er aan het begin van de organisatie tezamen
een plan van aanpak wordt gemaakt. Zie het boek projectmanagement van Roel Gritt. Hierin moeten
de doelstellingen en resultaten naar voren komen. De activiteiten moeten in kaart worden gebracht
aan de hand van een Work Breakdown Structure. Hierbij moet een planning en een taakverdeling
worden gemaakt.
Het belangrijkste is hierbij dat er ook bewaking plaats vind van het traject. Een manier om dit te doen
is om elke week een moment bijvoorbeeld de maandagochtend vrij te plannen om de week te
doorlopen en taken te verdelen en op vrijdagmiddag deze voortgang te controleren. Dit kan bij een
kleine organisatie ook kort elke ochtend/ middag even.
Consequent delen van informatie binnen de organisatie
Zoals vaak in de evaluatie is teruggekomen is dat de communicatie niet volledig soepel verliep tussen
de OMLOC en de gemeente. Hierin schortte het vooral in het delen van informatie. Stijn en Jonathan
zijn in een later stadium in de organisatie gerold waardoor de nodige afspraken al gemaakt waren. Ze
zijn echter nooit volledig op de hoogte gebracht over wat er allemaal geregeld was en wat niet. Dit
heeft tot meerdere problemen geleid.
Een belangrijke aanbeveling is dan ook om alles te rapporteren en op te slaan op een plek waar
iedereen bij kan. In het geval van de regionale in 2014 is dit gedaan met een dropbox. Dit werkte erg
30
goed. Een ander platform zoals Google Drive is ook een optie. Wel is belangrijk dat iedereen zijn of
haar documenten daarin zet. Tijdens de huidige organisatie werkte Ilse Ambergen en Koos Feiken op
papier waardoor het alleen voor hen inzichtelijk was.
Aansluitend bij de aanbeveling om te werken met een projectmatige structuur kan er op deze wijze
beter controle worden gehouden op de voortgang. Hiermee kunnen problemen en mogelijke kansen
eerder worden gesignaleerd.
Ondersteunende aanbevelingen
Onderstaand vind u nog meer aanbevelingen voor de organisatie van de Olympic Moves Regionale
Finale Assen. Dit zijn aanbevelingen die minder aanpassingen binnen de algehele organisatie
behoeven maar door een volgende organisatie zeker meegenomen kunnen worden.
- Less is more Dit heeft vooral betrekking op de opening van het evenement. In Assen hadden we vooral een opening met veel verschillende acts. Kijkend naar de aandacht curve van de leerlingen en de flitsheid van de show is het aan te raden om de opening om één a twee hoofdacts te laten draaien. Bij de andere regionale finales en bij The School Final was dit wel het geval. Hierbij is een goede geluidsinstallatie van belang.
- Voorkeur geven aan duo dat elkaar kent/ vertrouwd Er moet veel gebeuren in een zeer korte tijd. Als in deze periode het OMLOC ook nog een kennismakingsperiode moet doorlopen. Wordt deze tijd alleen maar korter. Ook zal het OMLOC meer voor elkaar kunnen krijgen als ze elkaar al kennen omdat ze daardoor een sterker team zijn en elkaar vertrouwen.
- Topsporters meer betrekken De topsporters die aanwezig zijn bij de Regionale Finale moeten meer betrokken worden bij de Regionale Finale. Meer aankondigingen op de Facebook en wellicht een activatie net als “show your move” van de landelijke organisatie. Ook moeten er vooraf duidelijke plannen worden gemaakt over wat er van de topsporters wordt verwacht. Het is erg leuk als ze interactief zijn met de deelnemers, dus een wedstrijdje tegen ze spelen.
- Ambtenaar bij de opening is overbodig Het is van groot belang dat de ambtenaar aanwezig is op het evenement om te zien hoe mooi/groot/goed het is maar de ambtenaar hoeft niet betrokken te worden bij de opening omdat dit niet interessant is voor de deelnemers. Dit geldt overigens voor alle speeches, interviews. De opening dient vooral actief en spectaculair te zijn.
- Eerder aandacht besteden aan een sport op het Alfa – en Drenthe College. Dit is een punt aangegeven door de DrentheCollege docent. Door eerder de sporten door te geven aan de opleiding kunnen zij hier lessen op aanpassen zodat de vrijwilligers/scheidsrechters meer verstand van de sport hebben.
- Duidelijke projectleider Het is van belang dat er een duidelijke projectleider aangesteld wordt die controle houd op de voortgang en hier ook de anderen op bijstuurt. Ook is behoefte aan vanuit Team Sport gemeente Assen.
- Gezamenlijke bijeenkomsten er in houden, teambijeenkomsten De gezamenlijke bijeenkomsten zijn gezellig en leerzaam. Het zorgt voor een band tussen de OMLOC’s. Doordat deze band ontstaat, gaan mensen zich verantwoordelijker voelen voor de
31
gehele Olympic Moves organisatie. Hierdoor is men geneigd elkaar te helpen daar waar kan en nodig is. Bovendien zorgt deze band voor plezier in de organisatie, wat weer zeer goed is voor de motivatie. Iets dat cruciaal is voor de organisatie van een Olympic Moves Regionale Finale.
- Shirts waren goed Als iedereen hetzelfde shirt heeft straalt dit eenheid uit. Dit heeft niet alleen een functie ter uitstraling van het evenement. Ook is dit qua communicatie zeer handig. Voor de deelnemers en begeleiders is het zo makkelijk te zien wie hen kan helpen. Mede door de verschillende shirts (crew en manager) en vesten is te zien wie men moet hebben. Daarnaast is het ook een leuk aandenken voor vrijwilligers. Hiermee is de kans groot dat ze zich op de dag zelf en na afloop van het evenement extra inzetten.
- Koppeling met andere regionale finales Er is al een redelijke koppeling tussen de regionale finales. Maar een grotere koppeling zal nog beter zijn. Denk hierbij aan, vaker samen iets doen, bestanden uitwisselen, elkaars kracht gebruiken. Hierdoor kan de kwaliteit van de regionale finales verbeterd worden. Men kan tijd extra tijd en energie in activiteiten stoppen doordat er de nodige voorbeelden zijn. Daarnaast kunnen elkaars sterke punten beter gebruikt worden.
32
Bibliografie 7s model. (sd). Opgehaald van 7s model: http://7smodel.nl/
Bestuur, B. (2013, April). Binnelands Bestuur. Opgehaald van
http://www.binnenlandsbestuur.nl/financien/nieuws/gemeenten-maken-zich-op-voor-extra-
bezuinigingen.9013780.lynkx
CBS. (2008). Sportaccommodaties; inrichting en gebruik naar type accommodatie. Opgeroepen op
maart 7, 2013, van CBS:
http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/?VW=T&DM=SLNL&PA=7193skcr&D1=1-4,8-
10,18-25,39,41-43,49-54&D2=a&HD=110303-1434&HDR=G1&STB=T
CBS. (2012, December). Sterfte; geslacht, leeftijd (op 31 december), burgerlijke staat en regio.
Opgeroepen op maart 7, 2013, van CBS:
http://statline.cbs.nl/StatWeb/publication/default.aspx?VW=T&DM=SLNL&PA=03747&LA=N
L
Cris Gratton, I. J. (2010). Onderzoeksmethoden voor sportstudies. Routledge.
De Groot, I., & Bruggink, J.-W. (2012, juli). Steeds meer overgewicht. Opgeroepen op Maart 6, 2013,
van Centraal Bureau voor de Statistiek: http://www.cbs.nl/nl-NL/menu/themas/gezondheid-
welzijn/publicaties/artikelen/archief/2012/2012-3651-wm.htm
Evaluatie en Afwikkeling. (sd). Opgeroepen op mei 27, 2014, van Events: http://www.events.nl/over-
de-branche/evenementenadvies/hfdstk-22.html
Gemeente Lelystad. (2013). Sportbeleid 2013-2016.
Gratton, C., & Jones, I. (2010). Onderzoeksmethoden voor sportstudies. Routledge.
Heuvelmans, S. N. (2014). Plan van aanpak stage specifieke Opdracht Sportvibes. Groningen.
Hoekman. (2011). Een veld voor de helft: over sociale tarieven en subsidies. S'hertogenbosch: mullier
instituut.
Hoekman, r. r. (2011). Een veld voor de helft: over sociale tarieven en subsidies. S'hertogenbosch:
mullier instituut .
Index Mundi. (2012). Index Mundi, levensverwachting. Opgeroepen op maart 7, 2013, van
http://www.indexmundi.com/g/g.aspx?c=nl&v=30&l=nl
knkv. (2009, 06 18). Het opstellen van een draaiboek. Opgeroepen op mei 27, 2014, van KNKV:
http://www.knkv.nl/bestuurders/kennisbank/leden-en-activiteiten/het-opstellen-van-een-
draaiboek/
Ligtenbarg, M. (2006). Privatisering en commercialisering van sportaccomodaties. twente:
Universiteit Twente/Enschede/Amsterdam.
NISB. (2011, Augustus). Kennisplein vrije tijd. Opgehaald van http://www.kennispleinvrijetijd.nl/een-
op-de-vijf-gemeenten-heeft-geen-sportbeleid/
NISB. (2013). Oorzaken obesitas. Opgeroepen op Maart 6, 2013, van Website van het NISB:
http://www.nisb.nl/kennisplein-sport-bewegen/dossiers/bewegen-en-
overgewicht/oorzaken-obesitas.html
Nooteboom, S., & Heuvelmans, J. (2014). Orientatieverslag. Groningen.
OlympicMoves. (2014). OlympicMovesNL. Opgeroepen op Mei 27, 2014, van Facebook:
https://www.facebook.com/OlympicMovesNL?fref=ts
OlympicMovesAssen. (2014). Olympic Moves Assen. Opgeroepen op Mei 27, 2014, van Facebook:
https://www.facebook.com/OlympicMovesAssen?fref=ts
Poel. (2010). Visie op de rol van de gemeente in de realisatie Nederland sportland. Oosterbeek:
Vereniging Sport en Gemeente.
33
Poel, H. v. (2010). Visie op de rol van de gemeente in de realisatie Nederland sportland. Oosterbeek:
Vereniging Sport en Gemeente.
raadsinformatie. (2014). Opgeroepen op april 2014, van gemeenteraad assen:
http://gemeenteraad.assen.nl/raadsinformatie/raad_223/
Rijksoverheid. (2012, 01 02). www.rijksoveheid.nl. Opgeroepen op 04 17, 2013, van
www.rijksoveheid.nl: http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/sport/bewegen-en-
gezondheid
Rijksoverheid. (2013, 01 01). rijksbegroting. Opgeroepen op 03 03, 2013, van www.rijksbegroting.nl:
http://www.rijksbegroting.nl/2013/voorbereiding/begroting,kst173930_11.html
Rijksoverheid. (2013). Rijksbegroting.
Rutte, M. (2012). Bruggen slaan. Den Haag.
stamos. (sd). scholen en instellingen. Opgeroepen op april 2014, van stamos:
http://www.stamos.nl/index.rfx?verb=showitem&item=5.24&view=graph
Tiessen-Raaphorst, A., & Van den Dool, R. (2012). Ontwikkeling van de sportparticipatie,
verenigingslidmaatschap en vrijwilligerswerk in de sport na 2007. Sociaal Cultureel
Planbureau.
weerstatistiek. (sd). maandgemiddelde. Opgeroepen op april 2014, van weerstatistiek:
http://www.weerstatistieken.nl/
Wetenschap info. (2012, 02 02). Opgeroepen op mei 27, 2014, van Conclusie schrijven:
http://wetenschap.infonu.nl/onderzoek/91902-conclusie-schrijven.html
wouters. (1984). Gemeentelijk sportbeleid en de gevolgen van een economische crisis. Venlo:
Vrijeuniversiteit.
Wouters. (1984). Gemeentelijk sportbeleid en de gevolgen van een economische crisis. Venlo:
Vrijeuniversiteit.
34
11. Bijlage Uitgewerkte evaluaties
Draaiboek Olympic Moves Regionale
Finale Assen.
35
Inhoudsopgave Voorwoord .............................................................................................................................................. 1
Managementsamenvatting ..................................................................................................................... 2
Inleiding ................................................................................................................................................... 6
2. Doelstelling en vraagstelling ................................................................................................................ 7
2.1 Doelstelling .................................................................................................................................... 7
2.2 Onderzoeksvraag ........................................................................................................................... 7
2.3 Deelproducten ............................................................................................................................... 7
2.4 Definities ........................................................................................................................................ 8
2.5 Conceptueel model ....................................................................................................................... 9
3. Theoretisch Kader.............................................................................................................................. 10
3.1 Olympic Moves ............................................................................................................................ 10
3.2 Olympic Moves Regionale Finale Assen ...................................................................................... 13
3.3 Projectmatig werken ................................................................................................................... 14
3.4 Wedstrijdzaken ............................................................................................................................ 14
3.5 Locatiemanagment ...................................................................................................................... 14
3.6 Communicatie en PR ................................................................................................................... 14
3.7 Sponsoring ................................................................................................................................... 14
3.8 Financiën ..................................................................................................................................... 15
3.3 Draaiboek .................................................................................................................................... 15
3.4 Evaluatie ...................................................................................................................................... 15
3.5 Conclusie, aanbeveling ................................................................................................................ 15
4. Methoden .......................................................................................................................................... 16
5. Draaiboek .......................................................................................................................................... 17
6. Urenregistratie .................................................................................................................................. 17
7. Evaluatie Rapport .............................................................................................................................. 18
8. Observatie OMLOC ............................................................................................................................ 25
9. Conclusie/ aanbevelingen ................................................................................................................. 27
Bibliografie ............................................................................................................................................ 32
11. Bijlage .............................................................................................................................................. 34
Draaiboek Olympic Moves Regionale Finale Assen. .......................................................................... 34
Evaluatie met Team Sport Gemeente Assen 08-05........................................................................... 46
Evaluatie Jenny Wanning .................................................................................................................. 50
Evaluatie Ilse Ambergen .................................................................................................................... 51
36
Evaluatie Drenthe College studenten ................................................................................................ 53
Evaluatie studenten Alfa-College ...................................................................................................... 59
37
Algemeen
1.1 Contactgegevens
Functie Naam tel.nummer email
Olympic Moves Marina Bogaard 0638828988 [email protected]
Olympic Moves lokaal organisatie Comité
N.N.B [email protected]
,, ,, PR, communicatie, marketing, financiën en sponsoring Stijn Nooteboom (0)620924131 [email protected]
,, ,, Wedstrijdzaken en locatiemanagement Jonathan Heuvelmans (0)644132330 [email protected]
Team Sport Assen
Teamleider Jenny Waning [email protected]
Organisatie Olympic Moves, ondersteuning VO Ilse Ambergen 0629043011 [email protected]
,, ,, (Gezonde Leefstijl) Koos Feiken 0620310987 [email protected]
Sportbuurtwerker Tim Beijleveldt [email protected]
Sportbuurtwerker Rick Horst [email protected]
sportbuurtwerker Rutger Mulder [email protected]
Sportbuurtwerker Club Extra/MRT Elly Buursema [email protected]
Sportbuurtwerker Club Extra Trienke Eisses [email protected]
Verenigingsondersteuner Rita Buikema [email protected]
Vernigingsondersteuner Warrie Lammerts
Medewerker Sportbus Jan Verhagen
Alfa-college Studenten
Volleybal Daniël Zonderman 0629899963 [email protected]
Veldloop Pascal van Achteren 0653104241 [email protected]
Voetbal meisjes Janine Slager 0619996630 [email protected]
38
Drenthe College Studenten
Hockey Max du Pon 0650236288 [email protected]
Hockey Mike Loman 0655760301 [email protected]
Basketbal Jasper Warringa 0621437876 [email protected]
Basketbal Joel Werkman 0631388011 [email protected]
Basketbal Joanne van Sleen 0615590580 [email protected]
Jongens voetbal Nino Tingen 0657101278 [email protected]
Jongens voetbal Pelle Koetze 0614170023 [email protected]
Jongens voetbal Melissa Steen 06-81888622 [email protected]
Docent Ronald Betting 0613160089
Locaties
HvA
ACV Franc de Wals (kantine beheerder ACV)
Bernard Scholten
0654262477 0616022587
AAC’61 Ginus Geuzinge (meteriaal beheerder) 0613509784 [email protected]
Wielerhome (0592-354893) Geert Jan Joke Lucas Bruins
0613384076 0625043163
Timp
Spreng
Stadsbroekhal Jan Karssens 0651359280 [email protected]
FC Assen Henk Matthezing (veld-/materiaal beheer) Roelof Gol (beheerder sportvelden)
0610155805 0655746537
Logistiek & planning afvalbeheer Gemeente Assen Anja Hollander (intern) 6288 [email protected]
Sponsoren
Drukkerij Koops Harry Koops [email protected]
Indoor Soccer Noord Martijn Alssema [email protected]
Van Urk Catering
39
Mercurius Catering
Abiant Lycurgus Willem Frieling (team Manager) Arjan Taaij (trainer/coach)
[email protected] [email protected]
Gasterra Flames Erwin Takens (stagiar) Sandro Lisci (hoofd management)
[email protected] [email protected]
FC Groningen, FC Groningen in de Maatschappelijk Mick Duzzing [email protected]
40
1.2 programma Hieronder staat een korte variant van het programma en de dagplanning. In de dropbox is een uitgebreide variant van de dagplanning te vinden met daarin alle grotere gebeurtenissen. De planningen van de sporten (wedstrijdschema’s) zijn ook in dropbox te vinden bij wedstrijdzaken en dan bij sporten. 07:30 – ontvangst vrijwilligers/start opbouw 07:30 – 08:45 Opbouw 08:30 – 08:50 Ontvangen artiesten 08:45 – 09:00 Ontvangst leerlingen/begeleiders 09:00 – 09:15 Gezamenlijke spectaculair openings feest 09:15 – 10:00 Naar locatie toe gaan/aanmelden op locatie en bij sport/omkleden 10:00 – 17:00 toernooi 17:00 – 18:00 Opruimen Het is van belang dat het toernooi niet te vroeg begint, er zijn namelijk scholen die mee doen die grote afstanden moeten reizen. Ook daarom is het van belang dat het toernooi niet te lang duurt omdat deze scholen ook nog terug moeten reizen.
1.3 sporten Vanaf oktober is bekend dat de onderstaande sporten in assen georganiseerd zullen worden: - Veldloop - Atletiek - Voetbal Jongens - Voetbal Meisjes - Basketbal/streetball - Volleybal - Hockey - Streetdance (kwam rond februari erbij) In principe blijven de sporten die er zijn er maar er kunnen aanpassingen worden gedaan om een beter evenement neer te kunnen zetten.
1.4 locaties De locaties worden gefaciliteerd door de gemeente. De gemeente zorgt ervoor dus voor dat de locaties beschikbaar zijn op de dag van het evenement en dat de personen die over deze locatie gaan worden ingelicht. ACV Kortbossen 1, 9405 BM Assen Hier werd Voetbal Jongens georganiseerd. AAC’61, Oranjewoudbaan Achterpad 1, 9405 BN Assen Hier werd atletiek georganiseerd. Sporthal de Timp Thorbeckelaan 2, 9402 ER Assen Hier werd volleybal georganiseerd
Stadsbroekhal Kortbossen 3, 9405 BM Assen Hier werd streetdance georganiseerd Sporthal de Spreng Vredeveldseweg 57 , 9404 CC Hier werd streetball georganiseerd. HvA, Mineruisweg 3, 9408 KA Hier werd hockey georganiseerd
41
Wielerhome Stadsbroek 11, 9405 BK Hier werd onder andere gegeten met de lunch.
Wedstrijdzaken De verantwoordelijkheid voor het organiseren van de sport specifieke zaken lag in handen van de MBO studenten, sport en bewegen jaarlaag 2. Volleybal, Voetbal Meisjes en Veldloop werden georganiseerd door studenten van het Alfa College. Voetbal Jongens, Basketbal en Hockey lagen in de handen van het DrentheCollege. Atletiek werd georganiseerd door de atletiekvereniging (AAC’61). Streetdance werd door Ilse Ambergen zelf georganiseerd. De sport specifieke organisatoren waren verantwoordelijk voor een reeks verschillende aspecten. Zo waren ze verantwoordelijk voor het maken van de wedstrijdschema’s, maken van een plattegrond van de locatie, verdeling van de velden en kleedkamers, werven van vrijwilligers. Tevens waren ze eindverantwoordelijk op de dag voor de desbetreffende sport. Hierbij moesten ze de vrijwilligers aansturen, EHBO’ers ontvangen, scheidsrechters ontvangen en begeleiden. Dit zijn de grootste belangrijkste taken die de sport specifieke organisatoren hebben. Er komen in de loop van de tijd altijd nog wat kleine taken bij maar dit zijn de belangrijkste.
2.1 Volleybal Volleybal vond plaats in de Timp. In de grote zaal waren vier velden en in de kleine zaal waren drie velden. De kantine was gewoon open en werd gebruikt voor de catering. De kleedkamers waren verdeeld over de scholen. De wedstrijdschema’s zijn te vinden in de dropbox (Wedstrijdzaken Sporten Volleybal) dit zijn de wedstrijdschema’s dat is gebruikt op het evenement. Jammer genoeg klopte ze nog niet volledig.
2.2 Basketbal/streetball Basketbal vond plaats in de Spreng. Er waren vier streetball velden. De kleine zaal werd gewoon gebruikt door een basisschool. Er waren zes kleedkamers voor de deelnemers. De wedstrijdschema’s zijn te vinden in de dropbox (Wedstrijdzaken Sporten Basketbal/Streetball). Dit zijn de wedstrijdschema’s dat is gebruikt op het evenement.
2.3 Voetbal Jongens Voetbal Jongens vond plaats bij ACV en op de velden binnen de wielerbaan. De wedstrijdschema’s zijn te vinden in de dropbox (Wedstrijdzaken Sporten Voetbal Jongens). Dit zijn de wedstrijdschema’s dat is gebruikt op het evenement.
2.4 Voetbal Meisjes Voetbal Meisjes vond plaats bij FC Assen. Alle velden mochten gebruikt worden als het goed weer was. Op het hoofdveld mocht ook gespeeld worden maar alleen de belangrijke wedstrijden. De wedstrijdschema’s zijn te vinden in de dropbox (Wedstrijdzaken Sporten Voetbal Meisjes) dit zijn de wedstrijdschema’s dat is gebruikt op het evenement. Jammer genoeg klopte ze nog niet volledig.
42
2.5 Hockey Hockey vond plaats op de nieuwe velden van HvA. De wedstrijdschema’s zijn te vinden in de dropbox (Wedstrijdzaken Sporten Hockey) dit zijn de wedstrijdschema’s dat is gebruikt op het evenement. Jammer genoeg klopte ze nog niet volledig.
2.6 Atletiek Hockey vond plaats op de atletiek baan van AAC’61. De wedstrijdschema’s zijn te vinden in de dropbox (Wedstrijdzaken Sporten Atletiek) dit zijn de wedstrijdschema’s dat is gebruikt op het evenement.
2.7 Veldloop Volleybal vond plaats in het Asserbos. Er was een grote ronde en een kleine ronde. De wedstrijdschema’s zijn te vinden in de dropbox (Wedstrijdzaken Sporten Veldloop) dit zijn de wedstrijdschema’s dat is gebruikt op het evenement. Jammer genoeg klopte ze nog niet volledig.
2.8 Streetdance Streetdance vond plaats in de stadsbroekhal, in de eerste twee delen van de zaal. De wedstrijdschema’s zijn te vinden in de dropbox (Wedstrijdzaken Sporten Streetdance.) dit zijn de wedstrijdschema’s dat is gebruikt op het evenement. Jammer genoeg klopte ze nog niet volledig.
Locatiemanagement In dit hoofdstuk staat alle relevante informatie per locatie, behalve de contactgegevens. In dit hoofdstuk zijn basale afspraken terug te vinden die zijn gemaakt en de aankleding van de locatie. Het volledige branding plan is te vinden in de Dropbox (Locatiemanagement branding) Op elke locatie was afgesproken dat de kantine dicht zou zijn voor het verkopen van snacks etc. Ook was er bij elke kantine de afspraak dat er thee en koffie beschikbaar is voor de scheidsrechters en begeleiders.
3.1 Wielerbaan Op de wielerbaan wat de start van de veldloop en op het grasveld binnen de wielerbaan speelde de scholenteams van voetbal jongens.
3.2 Asser bos In het Asserbos kun je de paden niet blokkeren omdat het een openbare ruimte is. Werk met afzetlint zodat de wandelaars gewoon door het bos kunnen wandelen zonder veel gedoe. Zorg ervoor dat het parcours aan één kant van de ‘grote’ weg blijft.
3.3 Atletiekbaan
43
De afspraak met AAC’61 is dat zij de wedstrijdzaken van atletiek op zich nemen dus ook het klaarzetten van de locatie, op de branding na. Dit betekend ook dat alles van de vereniging gewoon gebruikt kan worden
3.4 ACV Bij ACV mogen alle velden gebruikt worden, behalve het hoofdveld. Alle kleedkamers en ruimtes in het clubhuis zijn beschikbaar.
3.5 FC Assen Afspraken - Alle zes de kleedkamers zijn beschikbaar gesteld. - Al het materiaal is beschikbaar. (ballen, hesjes, fluitjes) - Kantine is open, keuken dicht. - 2 BHV/EHBO medewerkers bij de vereniging. - Uitgiftepunt op het centrale gebied tussen de velden - Er is een geluidsinstallatie. - Het hoofdveld mag gebruikt worden. - Voor alsnog zijn er geen kosten. - De avond ervoor kan alles al klaargezet worden.
3.6 De Timp De Timp kan volledig gebruikt worden. Alle kleedkamers zijn tot onze beschikking en de toezichthouders van Alescon vinden het erg leuk om samen te kunnen werken.
3.7 Stadsbroekhal De Stadsbroek is nog een geval apart. Er mogen maar weinig balsporten worden gehouden. Dit jaar word er Streetdance gehouden in de eerste twee zalen en staat er een bossaballveld in de derde zaal, als side-event.
3.8 Hockeyvelden Zoals wel bekend is, is het toernooi op het gloednieuwe terrein van HvA. Dit brengt natuurlijk wel wat extra regels met zich mee zoals het extra voorzichtig met de locatie omgaan en dat niet alle branding kan hangen waar de bedoeling is. Ook is het nadeel dat nog niet alles aan het gebouw volledig klaar is.
3.9 De Spreng Bij de Spreng komen de regels overeen met de regels bij de Timp. Alleen kunnen hier niet alle zalen worden gebruikt en niet alle kleedkamers omdat dit wordt gebruikt door een basisschool uit de buurt.
3.10 Wielerhome. Het wielerhome wordt gezien als het evenementen terrein. Hier is de uitgifte van de lunch voor de vier sporten die hier in de buurt gehouden werden. Ook was dit het ontvangstadres voor de sprekers, presentatoren en artiesten voor de opening, de ontvangstplaats voor de delegatie van de gemeenteraad. Tevens stond het podium naast de wielerhome.
44
Communicatie Het toernooi staat of valt omtrent de communicatie. Omdat er veel verschillende partijen betrokken zijn is het van groot belang. Communicatie binnen de organisatie is van groot belang dat alles soepel verloopt en er in de loop van de organisatie geen verassingen ontstaan. Communicatie met de scholen is van groot belang om ervoor te zorgen dat de docenten en deelnemers op het goede moment op de goede locatie zijn. Er is een document gemaakt met alle contactgegevens van de docenten. (dropboxprojectmanagementAlgemeencontactgegevens scholen) Dit document is gesorteerd op school. Onze aanbeveling is om dit per sport te doen. Dat zorgt ervoor dat je bij het versturen van de programmaboekjes etc. niet erg lang hoeft te zoeken. De meeste communicatie is gedaan via de Olympic Moves email. Wel wordt er nog vaak gemaild naar de medewerker van de gemeente die verantwoordelijk is voor de wedstrijdzaken. Dit kan zorgen voor verwarring en onduidelijkheid. Er is een duidelijk manier van communiceren en laat Marina (sportvibes) alle belangrijke documenten nakijken.
Financiën Er zijn een paar verschillende potjes aan geld. De gemeente heeft een potje met geld voor het evenement. Er wordt geld ter beschikking gesteld vanuit SportVibes voor het OMLOC en er is een potje voor de scheidsrechters. Let wel op dat duidelijk is hoe veel geld je voor bepaalde aspecten van de organisatie hebt. Het is duidelijk dat er een bepaald budget is dat de OMLOC kan gebruiken. Als er plannen zijn die over dit budget heen stijgen moet er, doormiddel van sponsoren, extra geld binnen gehaald worden.
5.1 sponsoring Er zijn veel sponsoren dit jaar. Hieronder is een lijst te zien met alle sponsoren. Deze sponsoren zijn zowel door het OMLOC geworven als door de gemeente. - Vital4Skool - Van Urk catering - Mercurius catering - IndoorSoccerNoord - Drukkerij Koops - GasterraFlames - FC Groningen in de maatschappij - Lycurgus - Wesly videoproducties - Sligro - Run2Day Hieronder een korte omschrijving wat de verschillende sponsoren hebben gesponsord. Vital4Skool, Van Urk catering en Mercurius catering verzorgde de gezonde maaltijd. Ze verzorgde voor ruim 2500 deelnemers een gezonde sportersmaaltijd. IndoorSoccerNoord leverde een aantal bumperz voorhet bumpervoetbal en een doek van goalshot. Als side event voor op de hoofdlocatie en bij voetbal meisjes.
45
Drukkerij koops leverde alle af te drukken producten. Waarbij de programmaboekjes en de signage het belangrijkst waren. GasterraFlames komt langs met twee spelers en stelde vier levensgrote borden van Gasterra spelers ter beschikking. De sporters waren onderdeel van de centrale opening en verzorgde een korte opening bij het Basketbal/Streetball. FC Groningen in de maatschappij heeft een jubileumshirt ter beschikking gesteld. Dit shirt zal worden verloot onder de deelnemers. Wesly videoproducties heeft de aftermovie gemaakt. Als tegenprestatie voor de standaard communicatierechten gaf hij een korting van €150,- De Sligro stelde 160 “snackpakketjes” met daarin een stuk fruit, een Between Reep, Flesje Frisdrank en een flesje water ter beschikking. Dit snackpakket is voor de vrijwilligers en scheidsrechters. Run2Day leverde een elektronische tijdwaarneming voor alle deelnemers aan de veldloop. Daarnaast zorgde ze voor geluidsinstallatie en tenten. Hiervoor vroegen ze een tegenprestatie van €1,- per deelnemer
Vrijwilligers Vrijwilligers zijn van groot belang voor het evenement omdat deze personen het evenement dragen op de dag zelf. Ze moeten goed geïnformeerd worden en er moet voor hun duidelijk zijn wat er op welk moment moet gebeuren. Er zijn dit jaar veel vrijwilligers. Er is veel gebruik gemaakt van eerstejaars studenten van het Alfa College en het DrentheCollege. Ook is er een gromarus college BSM klas die niet mee doen aan het toernooi. En enkele studenten van de Hanzehogeschool voor sportstudies.
46
Evaluatie met Team Sport Gemeente Assen 08-05
Voorbereiding
Rutger o Eerder geïnstrueerd
Briefing Weekje eerder
o Fouten in de wedstrijdschemas
Barrie o Instructies eerder. o En duidelijker
Rick o Met mbo studenten willen zitten o Mbo studenten namen pas laat contact op met teamsport o Briefing moest strakker.
Donderdagavond scheidsrechters pas geïnformeerd
Voetbal Jongens,
Pluspunten o Alle studenten waren er, optijd o Iedereen werd goed geinstrueert, Melissa (dikke complimenten) o Alles ging goed
Verbeterpunten o Geluidsinstalattie, er zou een nieuwe komen oid. Opgelost door een
watssappgroep aan te maken o Kleedkamers niet beschikbaar
Over de hele dag liep alles goed. Tot een school naar huis wilde. Dit heeft rutger opgelost en wat schematische probleempjes
o School moest een eind rijden
Jasper (docent DC) was constant aanwezig.
Koos: Declaratie scheidsrechter. o Als er pas laat wordt betaald zullen ze volgend jaar niet meer komen. o Of op de dag zelf of binnen 2 weken.
Basketbal
Crew was goed. Joanne, jasper & joel hebben goed hun best gedaan.
Bij de kwartfinale ging het mis. o Wedstrijdbriefjes waren kwijt o Student is in aanvaring geweest met de docent
Student was eigenwijs o In de voorbereiding meer nadenken over plannen
Docent van drenthecollege was aanwezig, dat was goed.
Veel wisselende gevoelens bij de deelnemers.
Het wedstrijdschema aanhouden.
6 vrijwilligers afwezig.
Materiaalkrat was laat. Neem die vooraf mee. Laat de verantwoordelijke dit zelf regelen.
Lunchpakketjes waren prima
47
Pasta was goed, optijd, er was veel over.
Gasterra Flames o Leuk dat ze er waren. Maar niet echt een toevoeging o Meer een opening van maken. o Meer interactie.
Scheidsrechters o Moeten mensen zijn die op basketbal zitten! o Heel belangrijk dat de scheidsrechters de regels kennen o Alleen maar scheidsrechters van de club/bond o Er was geen koffie etc.
Voetbal Meisjes Hockey Veldloop
Communicatie slecht. Maandag avond om 22:00 gebelt.
geluid van de boxen was niet goed (opening en bij start)
heel weinig duidelijkheid
Geluid bij de start eerder neerzetten Atletiek
Er moesten 20 studenten zijn. Er waren er maar 10.
Geen koppeling tussen startnummers en namen.
Studenten die er waren hadden begeleiding moeten hebben.
Materiaalkrat werd laat bezorgd
Onduidelijkheid kleedkamers.
Onderhoud wist niet dat er een evenement was.
Weinig vuilcontainers
Volleybal
Eind van de dag was niet positief
Dit concept is wel het goede concept! o Past bij het VO
Competitie Beleving Netwerken tussen docenten
Het net paste niet o Gelukkig waren er nog andere netten
Vrijwilligers wisten niet wat ze moesten doen
Schedsrechters o Zijn heel vervelend o Een maximaal aantal muntjes
Lunchpakketen kwamen te laat
Goede samenwerking met Daniel
Er moet iemand zijn die de thuis is in de sport.
In kleine zaal. o Gestoord aan de tellers.
48
o Prijsuitreiking van lycurgus heel leuk! o Ging allemaal goed
Grote zaal o Heel competatief o Docenten die bijna op de fuist gingen o Reglementen zijn onduidelijk omdat er veel uitzonderingen zijn. o Puntentelling ging fout o Wedstrijdleiding zat boven in het hokje.
Moet in de zaal zijn o Coördinatoren wisten niet wat ze moesten doen. o Geen poule indelingen o Scheidsrechters hadden geen schema’s o Uitslagen waren niet zichtbaar
Leraren heel onbeschoft en onredelijk
Scheidsrechters en coaches maakten eigen regels.
Kortom veel protesten.
Grootste verbeterpunt: aansturing studenten
Lycurgus is een gemiste kans. Streetdance
Voor anouk geen leuke dag geweest.
Hektisch
Goed ontvangen door Jonathan o Kreeg ik mijn kratje mee
In de zaal waren ze nog aan het schoonmaken
In het kratje alleen enveloppen voor de teams o Niks voor de jury
Jury was door de hektiek erg ontevreden
Veel gezeur van de beheerder. (over bossabal en verder gebruik)
Het geluid stond er om 9 uur nog niet
Veel positieve reacties van de voorstelling
Het geluid was wel slecht o Vonden feel your moves ook
Feel your moves is gebleven om te helpen
Aankleding was minder
De deelnemers vonden de jury heel spannen/leuk
Veel gezeur van de begeleiders o Slecht geregeld o Reglementen niet goed gelezen.
Bij een danswedstrijd altijd 3 juryleden!! Lunch
Basketbal o goed geregeld o Was wel lekker o Er was te veel
Voetbal jongens o Het was eetbaar
49
o Best lekker
Atletiek o Was goed o Er was een pauze voor.
Streetdance o 100% gebruikt
Volleybal o Niet iedereen?
Algemeen
Rita: vincent van gogh organisatie was niet goed.
Deelnemers wijzen op het feit dat ze te gast zijn en netjes om moeten gaan met het spul.
Omvang van het toernooi te groot.
Een mooie happening
Vrijwilligers en organisatie moeten samenkomen
Niet goed nagedacht over de details.
Evenementen los van elkaar organiseren!!!!!!
Regels goed door nemen. Eenvoudiger maken
Heel kwalijk dan Jenny mensen weg zet. Achteraf
Rutger: tevreden
Aanpak volgend jaar
Per sport één verantwoordelijke. Vanuit teamsport als mogelijk.
HBO studenten houden
2e jaars MBO studenten kunnen geen eindverantwoordelijke zijn
De scholen moeten duidelijk worden gemaakt dat ze moeten opletten.
Een vast moment van de regionale finale Assen
50
Evaluatie Jenny Wanning (teamleider Team Sport Gemeente Assen)
Terugblik op Olympic Moves.
Voorbereiding
- Communicatie. Ilse en Jenny o Ilse afspraken niet nagekomen.
- Werkplek - Taakverdeling
o Stijn en Jonathan hebben de wedstrijdzaken grotedeels overgenomen. - Organisatiestructuur - Ons Handelen
o Binnen de mogelijkheden alles gedaan wat we konden o Jonathan is eigenwijs o In de combi heel veel aan elkaar gehad. o Begeleiding van de gemeente belabberd. Daarin hebben wij ons goed
gered.
Uitvoering
- Haar ervaring o Goede dag. o Anouk werd voor het blok gezet maar heeft het heel goed opgelost. o Voetbal en basketbal ging goed.
- Ervaring binnen de gemeente o Jolig over de situatie. o Positief beeld over Olympic Moves.
- Onze ervaring - Geluiden vanuit de scholen - Ons handelen
Afhandeling
- HvA - Ilse
Afspraak volgende week
- Maandag of woensdag - Toekomstbeeld van Olympic Moves Regionale Finale Assen bespreken - Aanpak gesprek Ilse
51
Evaluatie Ilse Ambergen
(verantwoordelijke vanuit Team Sport Gemeente Assen) Wedstrijdzaken
- Scheidsrechters o Ilse: als je het goed wil aanpakken moet je het bij de vereniging
wegzetten. o Te laat contact opgenomen. o Ilse: 2 maanden van tevoren de scheidsrechters informeren. o Bij basketbal moeten het wel mensen van de bond zijn. o Studenten beter inlichten.
- Wedstrijdschema’s o Veel fouten, maar niet overal. o Er moeten gekeken worden naar de grote van de poule.
Is het nog rendabel als er een poule van 2 is. o Werken voor langere wedstrijden, dit geeft meer rust. o Schema’s waren veel te laat klaar. o Anderhalve maand van tevoren stuur je de schema’s op om de docenten
na te laten kijken. Hier kunnen ze nog op reageren tot een maand van tevoren. Daarna geen wijzigingen meer toestaan.
o 1 poule op 1 veld houden. o Wedstrijdschema’s groot (A3) in de zaal ophangen o Schema’s eerder in het format zetten o Standaard wedstrijdschema’s maken/aanleveren. o Koppel de sporten aan een vereniging.
- Begeleiding MBO studenten o Per sport moet er 1 iemand zijn die verantwoordelijk is. o MBO studenten niet begeleid laten worden door TeamSport oid maar
door de organiserende partij. Als het een vereniging is door de vereniging en een docent als het een school is.
- Poule indelingen o Niet te groot. o
- Afmeldingen o Te veel afmeldingen op het laatste moment. o Afmeldingen meteen doorsturen naar de eindeverantwoordelijke van de
sport. Dit gebeurde nu niet, waardoor het overzicht weg liep. - Vooraf moeten de namen van Atletiek worden doorgegeven.
Locatiemanagement
- Informeren Locaties o Er is wel geïnformeerd maar binnen de locatie is het fout gegaan.
- Locaties waren goed voor wat er is. - Kleedkamer is van belang. - Toezicht wel van belang niet echt mogelijk.
Sporsoring/PR
- Binnengehaalde sponsoren
52
o Tevreden over de samenwerking. Met ISN geen positieve afronding Gasterra was niet enthousiast.
- Communicatie naar docenten deelnemende scholen o Een briefing op de dag zelf moet gebeuren. o Contactgegevens van de docenten.
Moeten up to date zijn. o Vooraf duidelijk een mail sturen o Bij opgave aangeven dat ze moeten nakijken of het niet samenvalt met
andere evenementen. o Duidelijk communiceren wat er is
Oorzaak dat het niet goed gelezen word? o Alle docenten bellen zorgt voor meer duidelijkheid o Contactlijst per sport maken.
53
Evaluatie Drenthe College studenten
Voortraject Hockey Basketbal Voetbal Jongens
- Communicatie - Tussen max en mike ging goed. Elke dinsdag mee bezig geweest.
- Met Stijn en Jonathan was prima, reageerde snel
- Met Ilse… nam vaak der telefoon niet op. Communicatie ging moeizaam. Vaak te laat. Afspraken niet nakomen
- Ilse moet een voorbeeld functie zijn. Als zij nalatig is en aspecten niet goed geregeld zijn. (voorbeeld scheidsrechters.)
- Mails wordt niet op gereageerd.
- Duidelijk hebben wanneer iemand bereikbaar is voor Olympic Moves. Vaste tijden beschikbaar.
- In het team goed. - Taken goed verdeelt. Alles
werd goed doorgestuurd. - Communicatie was prima,
alleen ilse bereiken was lastig. - Niet gecommuniceerd naar de
scholen dat de studenten er om 7:00 zijn.
- Als Ilse altijd bij de vrijdag was geweest zou het veel beter zijn geweest.
- Problemen met melissa. Ze was er nooit. Wij hebben meer haar moeten begeleiden dan zij ons.
- Afspraken maken met Ilse. Afspraak om 17:00 vergeten af te belden.
- Taakverdeling - Taken waren duidelijk en het was te doen. Vervelend dat de teams zo vaak afgemeld moeten worden.
- Meer gebruik maken van
- Het werd moeilijk gemaakt door het af en aanmelden van de teams.
-
- Melissa rond grote opdrachten hiermee af en wij (nino, pelle) kleinere opdrachten.
- Melissa
54
mensen die bij de club betrokken zijn of contact hebben met sponsoren.
- Duidelijk de taken verdelen.
- Ilse taken uitvoeren die niet aan haar besteed zijn en andersom.
o Nagekeken o Aan het eind taken
uitgedeeld die al af waren
o Geen leidende rol o Veel samen of Nino
en Pelle laten doen. -
- Organisatie - Af en aanmeldingen. - Structuur is goed. Er moet
een rechtere lijn tussen de categorieën.
- Één persoon die het hele project meeloopt. Kan handig zijn maar is niet perse mogelijk.
- Onduidelijk wie ons aanspreekpunt was.
- Één grote gekte.
- Uiteindelijk is het allemaal goed gekomen.
- Er was een moeizame start - Structuur was goed en
afspraken waren redelijk duidelijk.
- Tips - Niks aan Allard gehad. Bij een klein puntje als wedstrijdzaken.
- Dropbox handig. Alleen het deed het niet.
- Er moet duidelijk zijn wat er gebruikt moet worden.
- Verder van tevoren laten weten wie er op de dag aanwezig is.
- Alles al een keer neerzetten. Branding. Doelen. Tafels.
- Dropbox vervelend - Per sport mensen neerzetten.
- Voetbal was vele malen beter dan vorig jaar.
- Één groep hebben om te organiseren.
55
Vroegtijdig communiceren welke sporten, nu te laat. Dan kun je nog oefenen met scheidsen. Opdracht met docenten is omvattend binnen het Drenthe.
Op de dag zelf
- Opbouw - Prima. Alles hing. - Braning moest aangepast
worden
- Kist was er pas om 09:00 - Opbouw was al klaar.
- Wielerhome was niet bewust van het feit dat ze kwamen. Als schoolteams.
- Branding moest op het laatste moment. Waardoor het niet volledig netjes hing.
- Wedstrijdschema’s klopte niet volledig.
- Afbouw - Kleedkamers schoongemaakt door de vrijwilligers.
- Prima, alles schoon binnen een uurtje klaar. ACV was tevreden.
- Weinig meewerking van de studenten.
- Wedstrijdzaken - EHBO niet optimaal gehandeld. Niet goed de organisatie geïnformeerd.
- Enveloppen niet duidelijk. - Verkeerde
wedstrijdbriefjes - Fout door scheidsrechter
dat er een verkeerde wedstrijd was gespeeld.
- Uitslagen zijn kwijtgeraakt. Joel heeft de uitslagen overgenomen.
- Schema’s waren in orde tot er scholen niet op kwamen dagen.
- Docent heeft gezegt dat er aanpassingen moesten worden gemaakt in het schema.
- Er zat een fout in het wedstrijdschema. Er miste een halve wedstrijdronde.
- Melissa kwam erachter dat er geen voetballen waren.
- De ballen waren zacht. - De hesjes waren te laat.
- Locatie - Kleedkamers binnen een half uur schoon.
- Jammer dat de locatie niet volledig af was.
-
- Hal stond blank. - Om 07:00 was de deur dicht.
De hal wist niet dat studenten kwamen.
- Was goed, iedereen was er. - Kleedkamers niet goed
geregeld. - Velden lagen er goed bij
- Vrijwilligers - Communicatie was goed. - Studenten moeten geen - Deden het goed. Groot
56
Alles was voor elkaar. Taken duidelijk verdeeld. Wordt er ineens een vrijwilliger weggehaald waardoor het voor ons moeilijk wordt.
- Vrijwilligers hebben het goed gedaan.
scheidsrechters zijn. er moeten scheidsrechters zijn.
- Vrijwilligers werkte niet goed en niet goed mee.
- 5 afmeldingen van vrijwilligers.
aantal meiden, die niks van voetbal snapte.
- Uiteindelijk goed opgelost. Meiden zijn gaan coordineren.
- 1 vrijwilliger trad als knvb scheids op.
- Organisatie - Ilse is amper bij ons op de locatie geweest.
- Één groep was vroeg klaar en de ene docent wilde nog een keer om punten spelen.
- Allard vroeg weg. - Docent was er wel
- Fijn dat rik er was. Hij hoefte tot aan de kruisfinales niks te doen.
- 1 leider vanuit de studenten. - Uiteindelijk is alles goed
gekomen.
- Rutger was niet nodig. Maar hij was er wel. Want alles liep prima.
- Geluid deed het niet dus ze hebben het opgelost met watss app
- Geen centrale afsluiting. Omdat er niemand voor was.
- Structuur werkte goed.
- Communicatie - Verliep goed. - -
- Side-events - Dj was vet. - Installatie was hard
genoeg. -
- Gasterra was kort. - De borden waren wel leuk.
- Bubble voetbal werd niet gebruikt als voetbal maar als botsauto.
- - - -
- Lunch - Niks van mee gekregen. - Geen reactie gehoord. - Alles was snel op (?)
- Er werd weinig gegeten. - Het stonk. - Was niet echt lekker.
- Geen vlees. - Voetbaljongens hebben bijna
niks gehad (?) -
- - Pasta met witte saus is per definitie niet gezond. - Kwaliteit was slecht. - Één portie was te weinig.
57
Na het evenement
- Communicatie - - -
Ilse - Afspraken wel nakomen - Geef duidelijke
taakverdeling - De dingen die geregeld
werden waren redelijk goed geregeld. Behalve de scheidsrechters
- Communicatie moet beter - Kom je beloftes na. - Onvoldoende gepresteerd - Er is door alle
bovenstaande punten veel ruis ontstaan.
-
Stijn & Jonathan - Communicatie een stuk beter.
- Een stuk meer betrokken. - Wedstrijdbriefjes. Waren
de verkeerde. -
- -
Extra tips of opmerkingen:
- Wedstrijdzaken niet bij Ilse in handen te leggen. - Er moet per locatie één verantwoordelijke zijn vanuit de gemeente oid. - Ilse afspraak is afspraak nakomen. - Enveloppen klopte niet. Enveloppen per sport zelf inpakken. - Groepsapp is belangrijk en handig.
58
Volgend jaar
- Per onderdeel een budget. Zodat er duidelijk is wat er geregeld kan worden. - Per sport een verantwoordelijke. - Eerder de sporten doorgeven. - Iedereen altijd aanwezig zijn. - alles op 1 locatie. -
59
Evaluatie studenten Alfa-College
Voortraject Daniël Pascal Janine
Communicatie In het begin goede communicatie Hoe dichter bij de dag hoe slechter de communicatie. Onduidelijkheid tussen Ilse en OMLOC. Meer onduidelijkheid toen Ilse en OMLOC er beiden waren Meer aansturing. Meer deadlines. Duidelijke opdracht App was fijn
Communicatie opzic goed Communicatie tussen Ilse en Omloc niet goed, verwarrend Qua taken goed verdeeld duidelijk
Tussen Stijn, Jonathan en Ilse.
Taakverdeling Goede taakverdeling Niet heel moeilijk, meer focussen op één schema Makkelijk te verdelen Zeker een uitdaging, nog geen kennis van aansturen
Route Goed te verdelen
Duidelijk Veel steun gekregen Fictieve begroting
Organisatie Organisatie stond wel, communicatie tussen team sport en Ilse Eerder deadline gesteld worden, scheidsrechters pas drie dagen van te voren Per sport een aanspreekpunt, per sport. Een team sport medewerker of vakdocent als verantwoordelijke Dag doorspreken was handig. Op
Niet zo veel last van gehad Veldloop, vanuit een punt aangestuurd Vakdocent verantwoordelijkheid voor een sport
De steun was fijn Samenwerking tussen stijn, Ilse en Jonathan.
60
papier doorlopen en zelf in laten vullen
Tips Goed wekelijks overleg, vaste tijd Deadline aanmelden minstens maand Wedstrijdschema’s eerder klaar Vooraf jaarrooster bekijken
Goed wekelijks overleg, vaste tijd Sinds OMLOC er bij kwam meer duidelijkheid en structuur
Studenten waren laks Helpen bij het aan het werk zetten van de studenten die onder haar staan.
Op de dag zelf
Opbouw Alle vrijwilligers waren op tijd Goede briefing, niet alles er uit gebruikt Badminton net ‘paste niet Tape Volleybal doeken
Opbouw ging goed Vrijwilligers te laat geen gezamenlijke briefing Tijd genoeg voor start en finish Veld genoeg tijd
Het was zo opgebouwd Veldcoördinatoren Geen plek voor goalshot opbouw duurde uurtje
Afbouw Kleine zaal ging snel, alleen vrijwilligers gingen weg Niet duidelijk waar ik de spullen moest laten
Ging snel Vooraf takenlijst maken i
Na prijsuitreiking snel afgebouwd Niet waar op te slaan
Wedstrijdzaken Aanvangstijd/ aanmelden eerder. Nu 5 min van te voren pas aanmeldingen waardoor je chaos krijgt Geen wedstrijdschema’s op kunnen hangen Stond niet goed in het reglement of er een libero Mensen gingen zelf bepalen of ze
Veel te weinig afzetlint (4 rollen) Tape plakt niet Fijn dat de doeken er al hingen Warmlopers liepen in de weg Jongens team sport goed Duidelijkheid bij overschrijding over reglement. Naar wie moeten we toe. Docenten en leerlingen schelden
Programma begon later vanwege uitgelopen opening Scheidsrechters eigen plan, Door slechte weer Scheidsrechters gingen van speelhelft wisselen vanwege harde wind Niet besproken met wedstrijdleiders, wordt niet naar
61
door gingen Niet duidelijk wanneer welke wedstrijd. Reserve schema’s + ophangen Wedstrijdtafel duurde lang Scheidsrechters trokken eigen plan. Geen rekening met tijdschema. Lieten inspelen. Scheidsrechters werden boos, niet luisteren. Reageerde niet op Wedstrijdtafel poules gescheiden houden plus duidelijk overzicht Duidelijkere regels vanuit Amsterdam
geluisterd. Niet zelf contact gezocht met scheidsrechter Eerstejaars zitten tweedeklassers. Duidelijkere reglementen
Locatie Prima zalen, beheerder top Kleine zaal afstand tussen velden Wedstrijdtafel rustige plek Een aanspreekpunt
Fijne locatie Alleen kleedkamers was puntje, leerlingen geen klachten
Locatie was goed, genoeg velden. Wel met aangepast schema. Kantine hartstikke mooi Bestuurskamer gebruiken
Vrijwilligers Uiteindelijk genoeg Stonden in voor elkaar Vorig jaar was dat minder, alleen stage uren staan er tegen over
Wel genoeg, vervelend dat iemand wordt weggehaald en niemand terug Deden goed hun werk
Genoeg mede door Buiten gewoon goede inzet Door gezelligheid, lekker chill tegen ze zijn hielp bij motivativeren
Organisatie Organisatie liep goed Fijn iemand boven je te hebben Strakkere lijnen Een iemand die het hele traject aanspreekpunt is Leuke prijzen, is een meerwaarde
Prijsuitreiking was onduidelijk Duidelijke taak al aan Team Sport Goede leerervaring
Liep goed. Op deze manier ging het wel goed. Op de dag zelf niet echt ondersteuning van school of hoofdorganisatie. Het voelde niet zo dat bas en stefanie er als hulp waren.
Communicatie Veldcoordinatoren en Diskwalificatie Fijn dat er gebeld kon worden.
62
wedstrijdtafelbeter communiceren bijvoorbeeld door vooraf betrekken en porto’s Grote zaal de boxen niet heel goed
Iedereen telefoon
Side-events Lycurgus, misschien vooraf inplannen Duidelijkere communicatie over side events Pasta goed geregeld
Run2Day Duidelijker kunnen zeggen wat er nog meer was
Qua ruimte ging het niet lukken om een side event te doen. Vrouwen SC Heereveen was leuk geweest maar zou niet veel meerwaarde hebben. Geen muziek, was een gemis. In de kantine was wel muziek. Toernooisfeer miste een beetje.
Plattegrond hooflocatie
Na het evenement
Communicatie Evaluatie eerder, 2 dagen erna Na het evenement napraten over bevindingen
Blijft er meer hangen Ei kwijt kunnnen, fijn geweest als ilse er ook bij was geweest
Goed achter de broek aan. Lekker dat het een weekje later is.
Ilse Communicatie naar OMLOC – Communicatie naar coördinatoren Motiverend + Minder aanwezig, weinig begeleiding – Kennis +
Communicatie – Motiverend + Geinteresseerd over
De afspraken die tijdens een overleg werden gemaakt (zoals scheidsrechters) niet volledig nagekomen en zeer onduidelijk. Maandag was prettig Als zij er niet is waren s&J er wel. ’s Avonds bellen Liever niet.
Stijn & Jonathan Veel aanwezig Positief aanwezig, willen doen voor ons, kennis dropen. Dankbaar Communicatie tussen ilse en ons
Er wordt gezegd dat er scheidsrechters zijn geregeld maar dat blijkt niet zo te zijn. Veel van jullie geleerd qua organisatie.
63
Taken en vragen + Eerder deadlines Eigen fiets
Goede aansturing. Fijne communicatie. Zowel groeps als persoonlijk. Ook aandacht voor de persoon
Extra tips of opmerkingen: Daniel: Scorebord grote zaal, briefing scheidsrechters, teams halfuur van te voren laten komen , olympic moves week. Toernooi opsplitsen in categorien, scholen langs bellen, vrijwilligers maat shirt doorgeven, eerder inschrijven. Meerdere aanspreekpunten. Bij aanmelding klassenlijst meesturen. Duidelijkheid over diskwalificaties Evenement kleiner maken, scheidsrechters verkeerde stand doorgeven vanwege belang Teams schorsen na wangedrag coach leerlingen Voorlichting voor de coaches Lunchpakketten meteen meegeven bij aankomst Strakke regels voor vrijwilligers en teams Teams eigen bal Eigen vak op tribune, ook voor wedstrijdleiding Muziek in grote zaal Porto’s in de zaal Pascal: Ilse aardiger kunnen zijn Pizza eten Gezamenlijk iets doen met alle vrijwilligers Porto’s in het bos Communiceren hoe start moet worden opgebouwd Prijsuitreiking Goede bewegwijzering kleedkamers
64
Basis was goed, de route Vrijdag mocht duidelijker Aardige vrouw, maar meer willen zien, meer van der verwacht Ilse Pascal zelf Planning maken voor cido en melvin, Duidelijk beeld schetsen Goed overleggen bij probleem Regels vrijwilligers Janine: Tevrede over de locatie en ook over mijn locatie De sfeer moet anders. Enthousiaster. DJ inhuren, lekker weer,
