Het elektronisch stageboekje

M. RuyffelaertDindag 24 maart 2009

Inleiding

• Op 1 juli 2007 werd het online stageboekje ingevoerd.

• Gebruik van het online stageboekje is verplicht voor al wie zijn/haar opleiding is gestart na 1 juli 2007. Voor hen is een outprint van de rapporten die via het stageboekje worden gegenereerd het enige geldige document voor de erkenningscommissie!!

Registratie op de VVOG website• Indien u nog niet geregistreerd bent op de VVOG website, moet u

eerst toegang tot de website aanvragen– http://www.vvog.be/toegang-aanvragen– U mag zelf een login en paswoord naar eigen keuze aanmaken

alvorens verder al uw gegevens in te vullen. – Bij beroep vinkt u ‘Gyn Ass’ aan.– Uw verzoek tot registratie wordt (meestal) binnen de drie dagen

gevaloriseerd. Pas dan kunt u het stageboekje inkijken en gebruiken.

• Indien u reeds geregistreerd bent, gelieve dan uw gegevens na te kijken en eventueel te wijzigen– http://www.vvog.be/gegevens-aanpassen– Vergeet ook niet een foto van uzelf op te laden.

• Indien u uw login en paswoord vergeten bent– http://www.vvog.be/paswoord-vergeten

Toegang tot uw electronisch

stageboekje (1)• Wie heeft toegang?

• De leden van de Erkenningscommissie• Uw co-ordinerende stagemeester• Uw lokale stagemeester• Uw supervisoren

• Hoe?• VVOG-website• Rechts boven op het scherm verschijnt nadat u ingelogd hebt een

supplementaire toets “Mijn stageboekje” die u toegang geeft tot het stageboekje.

• Als uw stagemeester of supervisor inlogt, verschijnt een bijkomende toets “Mijn GSO’s”. Aanklikken van deze toets geeft toegang tot het stageboekje.

Toegang tot uw electronisch stageboekje (2)

• Supervisor toegang geven Stuur zijn co-ordinaten naar info@vvog.be– Naam– Voornaam– Titel– Naam van het ziekenhuis– Stad– Land– Zijn emailadres– Zijn telefoon in het ziekenhuis

• Het VVOG-secretariaat zal het nodige doen

• De Erkenningscommissie verwacht dat de GSO bij het begin van het stagejaar contact opneemt met de stagemeester en/of supervisoren en hen de procedure van toegang tot het stageboekje uitlegt alsook de procedure van goedkeuring van uw geleverde prestaties.

De taak van de stagemeester (1)

• De stagemeester dient met zijn/haar “eigen” paswoord in te loggen op de VVOG-website om toegang te krijgen tot uw stageboekje. Onder zijn/haar login verschijnt dan een bijkomende toets “Mijn GSO’s”. Hiermee kan hij/zij een overzicht krijgen op de stageboekjes die hij/zij superviseert. Bij het aanklikken van de foto van een bepaalde GSO, kan hij/zij alle onderdelen van het betreffende stageboekje bekijken en eventueel goedkeuren of aanpassen.

• Het is aangeraden al uw activiteiten dagelijks in te vullen en uw ingrepen zo vlug mogelijk te laten valideren door het staflid die aanwezig was bij uw activiteit.

Taak van de stagemeester (2)

• Indien u niet altijd toegang hebt tot internet, dan kunt u vanuit de website een werklijst uitprinten, die u door de supervisor kunt laten paraferen. Indien uw stagemeester of supervisor uw activiteiten niet online valideert, dient u deze werklijsten bij te houden om de objectiviteit van uw activiteiten te staven.

• Op het einde van het stagejaar moet uw stagemeester in uw aanwezigheid het luik “Rapporten” invullen. Dit kan hij/zij alleen als hij met zijn eigen login en paswoord op onze website is ingelogd.

Hoe vult u uw stageboekje in?

• Het electronisch stageboekje bevat zes luiken – Administratie– Afwezigheid wegens vakantie of ziekte– Wetenschappelijke activiteiten– Het weekschema– Chirurgische prestaties– Een rapport van de klinische activiteiten

Administratie• Gelieve het administratief gedeelte VOLLEDIG (ook retrograad) in te

vullen vanaf het begin van uw eerste stagejaar. ALLE jaren dienen ingevuld te zijn zoals op het document dat u aan de Erkenninscommissie hebt opgestuurd. Alleen uw coördinerende stagemeester kan deze webpagina valideren.

• Het is belangrijk onderaan de lijst in te vullen van de stafleden die uw activiteiten in het lopende jaar superviseren.

• Vergeet ook niet het vakje “Huidig stagejaar” aan te vinken wanneer u overgaat naar een volgend stagejaar, zoniet worden uw activiteiten in een verkeerd stagejaar geregistreerd.

Afwezigheden

• Bij opgave van ziekteperiodes en zwangerschapsverlof kunt u zich beperken tot het invullen van begin- en einddatum

• Voor vakantieperiodes kunt u ook het aantal effectieve dagen van afwezigheid ingeven (u mag dus feest- en weekenddagen binnen deze periode in mindering brengen)

Activiteiten

• In dit luik kunt u uw congressen en verplichte cursussen bijhouden, alsook uw publicaties, voordrachten en studiewerk.

CTG (1 dag)Endoscopie (CHT – 5 dagen)

Echografie (1 dag) Colposcopie (1 dag)

Het weekoverzicht• Uw aanwezigheid op de raadpleging, in de

operatiezaal, etc wordt uitgedrukt in uren per dag. Vul alleen in wat van toepassing is, de andere velden mogen blanco gelaten worden. De som per dag hoeft niet steeds 8 uur te zijn.

• In de rechter kolom van het weekblad, verschijnt cumulatief het “gemiddeld” aantal prestaties per week die u sinds het begin van het huidige stagejaar voor een bepaalde activiteit hebt doorgevoerd.

Chirurgische prestaties (1)• Iedere ingreep moet in het stageboekje worden genoteerd. Het is

aanbevolen uw deelname aan elke ingreep door uw supervisor te laten attesteren. U moet hiertoe bij het einde van iedere interventie zelf het initiatief nemen en met de supervisor tot een consensus komen over zijn beoordeling.

• Dit gebeurt bij voorkeur kort na de ingreep zodat u van de gelegenheid gebruik kunt maken om uw deelname aan de ingreep te bespreken.

• Indien mogelijk voert de supervisor zijn/haar goedkeuring online door. Indien u niet vlot over internettoegang beschikt, kunt u een werklijst vanuit de website afdrukken en uw interventielijst met de beoordeling door de supervisor laten paraferen.

• U bewaart deze outprints van de operatieprogramma's en bijhorende beoordeling ter controle.

Chirurgische prestaties (2)

• Beoordeling participatiegraad aan de ingreep– Passief = P (10 punten)

• Niet steriel aanwezig in operatiezaal of als tweede assistent– Passief = P (25 punten)

• Actief assisteren als eerste assistent– Actief = A (50 punten)

• Wanneer u een gedeelte van de ingreep zelf hebt uitgevoerd – Zelfstandig = Z (75 punten)

• Wanneer u een groot gedeelte van de operatie zelfstandig hebt uitgevoerd met tussenkomst van de supervisor

– Zelfstandig = Z (100 punten)

Chirurgische prestaties (2)

• Ontdubbeling ingrepen– Ingrepen waar verschillende prestatietypes

gecombineerd worden, dienen elk afzonderlijk ingebracht en beoordeeld te worden, bvb: • laparoscopische sterilisatie + operatief laparoscopische

chocolade-kyste = 3 ingrepen– diagnostische laparoscopie + operatieve laparoscopie

sterilisatie + operatieve laparoscopie chocoladekyste

• sectio + sterilisatie = twee ingrepen

Prestaties in het stageboekje valideren (1)

• Om een prestatie in het stageboekje goed te keuren, moet de supervisor met zijn eigen login en paswoord op de website inloggen.

• Nadat de supervisor ingelogd is op onze website, verschijnt voor hem een bijkomende

toets 'Mijn GSO's'

• Bij het aanklikken van deze toets krijgt de supervisor zicht op de GSO' s die onder zijn leiding werken.

• Nu kan hij ofwel het volledig stageboekje openen ofwel alleen de prestaties opvragen die hij moet goedkeuren.

• Het is de lokale stagemeester die beslist wie wat goedkeurt, maar het lijkt voor de Erkenningscommissie evident dat iedere supervisor zelf de activiteiten goedkeurt die hij zelf heeft bijgewoond en gesuperviseerd en dat hij dit liefst zo snel mogelijk doet. Iets goedkeuren dat maanden geleden plaats vond verliest aan geloofwaardigheid.

Prestaties in het stageboekje valideren (2)

• De erkenningscommissie laat twee manieren van goedkeuren of valideren van het stageboekje toe – de supervisor valideert uw activiteit online – u maakt na iedere 15 interventies (dit is één vol computerscherm) een print-out die wordt door iedere supervisor

geparafeerd en gedateerd. u bewaart deze werkbladen en stuurt een copie mee in bijlage bij uw stageboekje.

• De objectiviteitswaarde van de validering wordt bepaald door de termijn die ligt tussen de datum van de akte en de datum van de validering– binnen de 2 weken : hoge objectiviteit– 2w - 1m na de interventie : matige objectiviteit– meer dan 1m na de interventie : zwakke objectiviteit

• Let wel op het onderscheid tussen een supervisor en de stagemeester. De supervisor is de gynaecoloog die uw activiteit "gezien" heeft ook al heeft hij niet de titel van "stagemeester"

• Als u een ingreep doorgevoerd hebt zonder supervisie, dient dit als dusdanig ingevuld te worden. Hiervoor kunt u in de gynaecologenlijst het record "Supervisor niet aanwezig" kiezen

• Online validering door iemand anders dan de werkelijk aanwezige supervisor is NIET toegelaten ! Ook niet op het einde van het stagejaar

Print-out van het online stageboekje

• Aan de hand van de ingebrachte gegevens kunt op het einde van het stagejaar een uitgeprint rapport kunnen genereren dat het vroegere stageboekje vervangt.

• Let er op dat in het ADMIN-gedeelte niet alleen het huidige stagejaar is opgegeven, maar ook alle andere jaren. Uw coördinerende stagemeester is niet uw lokale stagemeester maar de universitaire stagemeester die u heeft aangenomen.

• Zorg er ook voor dat in het ADMIN-gedeelte in het vakje “Huidig Stagejaar” het jaar is ingevuld dat u wil uitprinten

• Deze print-out moet op elk blad door uw stagemeester geparafeerd worden en op

de laatste pagina worden ondertekend en afgestempeld. Op dit laatste blad kan uw stagemeester ook andere informatie toevoegen die hij belangrijk vindt voor de Erkenningscommissie en voor uw opleiding.