Het einde van de Prince 2 hype nabij? Wie vacatures voor Projectmanagers en de aanvragen voor tijdelijke krachten in de sfeer van overheid, semi-overheid en de IT sector naleest krijgt bijna de indruk dat het vak projectmanagement vooral bestaat uit het kennen en kunnen toepassen van de methode Prince2.

Echter niets is minder waar en je zou de stelling kunnen verdedigen dat juist bij de overheid en juist in de IT sector zoveel projecten mis gaan door een te groot vertrouwen in deze methodiek. Voor sommigen misschien een boute uitspraak maar recent is wetenschappelijk onderzoek beschikbaar gekomen dat ook in die richting wijst. Laten we eerst even kijken wat er zoal om de hoek komt kijken bij het managen van projecten. Vervolgens komen we terug bij Prince 2 en dat onderzoek om daarna een conclusie te trekken.

Project Management Het managen van projecten is in de eerste plaats het gericht managen naar een vooraf gedefinieerd resultaat. Het betreft altijd een eenmalig resultaat. Er is dus geen sprake van routinematig serieproductie. Ook onderscheidt projectmanagement zich van improviserende voortbrenging. Er is sprake van een gepland en gemanaged productieproces. Net zoals een timmerman of elektricien heeft ook een projectmanager, naast zijn persoonlijke vakkennis en kwaliteiten, een “gereedschapskist” nodig voor het uitvoeren van zijn taak. De projectmanagement methode.

Projectmanagementmethoden, bestaan uit technieken (voor plannen en begroten), standaards en richtlijnen (documentatie en rapportage) en tools (planningsoftware, documentatietemplates). Echter een goede methode maakt nog geen goede projectmanager. Net zo min als iemand vaardig met hamer en spijkers een goed timmerman is! Het gebruik van een projectmanagementmethode moet de kans op projectsucces vergroten en kan een hulpmiddel zijn bij: · Duidelijkheid over de opdrachtgever. · Het opzetten en onderhouden van een goed projectplan. · Een goede definiëring van het doel en het beoogde projectresultaat. · Realistische planning van resources, activiteiten en middelen. · Vasthouden van uitgangspunten en eisen dan wel beheerste wijzigingsprocedures als die toch tijdens het project moeten veranderen. · Voldoende controle over voortgang (in tijd, geld en resultaat) waardoor tijdige bijsturing mogelijk is. · Voldoende meet- en beslispunten waardoor er overzicht is. · Kwaliteitscontrole waardoor opgeleverde producten voldoen aan de verwachtingen van gebruikers en het eindresultaat ook gebruikt wordt.

De Projectmanager. Een goede projectmanager beschikt daarnaast over vaardigheden op het gebied van ondermeer: · Samenwerking met en ondersteuning van de opdrachtgever en een stuurgroep · Kunnen omgaan met ‘politieke’ omgevingen · Stakeholdermanagement en leveranciermanagement · Leiding geven aan mensen · Systeem management en systeem ontwikkeling

Daarbij onderscheiden we vervolgens drie soorten Projectmanagers: 1. Praktische operationele en korte termijn projectresultaten vraagt een projectmanager van het type; flexibele doener 2. Een project met een middellange termijn scoop (ongeveer 1 jaar) vraagt een projectmanager met een strakke planmatige benadering van het type; organisator 3. Een project met een lange termijn scoop (meer dan 1 jaar en meestal ook omvangrijker) vraagt een meer conceptuele aanpak op hoofdlijnen en de aansturing van deelprojecten. De projectmanager is het type: denker, relatiebouwer

Prince 2 De naam Prince komt van; Projects In

Proces oriëntatie. Prince2 is een proces georiënteerde methode in tegenstelling tot bijvoorbeeld lineaire methoden als de door Twijnstra en Gudde in Nederland groot gemaakte Projectmanagement methode die bijvoorbeeld in de Bouwsector nog steeds veelvuldig wordt toegepast. Prince2 onderkent verschillende processen van “Starting up a project” (SU) tot “Closing a Project” (CP). Daarnaast kent men acht componenten van “Organisatie” tot “Risicobeheer”. Binnen Prince2 zijn ieder proces en iedere component uitgewerkt in activiteiten, tips, trucs, do’s en dont’s.

Controlled Environments. De methode is in 1989 opgesteld door het Britse Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA. Nu OCG). In 1996 is een verbeterde versie uitgebracht met de naam “Prince2”. Prince2 is geschikt voor alle typen projecten, van klein tot groot. De methode is gebaseerd op praktijkervaringen met verschillende projectmanagementmethoden in grote en complexe organisaties. Prince2 heeft duidelijke relaties met programma management en de ISO 9001 kwaliteitsnorm.

Prince2 besteedt veel aandacht aan de “business case” (de economische rechtvaardiging van het project) en mogelijke veranderingen in de projectomgeving tijdens de projectuitvoering. Deze focus (mits ook consequent gehanteerd) zorgt ervoor dat er alleen energie gestopt wordt in projecten die bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie en het zorgt er voor dat er snel bijgestuurd kan worden als de omstandigheden wijzigen.

Product oriëntatie. Prince2 is ook een productgerichte aanpak. Centraal staat de definitie van het eindresultaat en de decompositie daarvan in “Management Products” en “Business Products”. Deze sterke productfocus zorgt ervoor dat er een duidelijk beeld is van de producten die een project moet opleveren. Door duidelijke productbeschrijvingen worden risico’s m.b.t. het gewenste eindresultaat of de op te leveren producten verminderd. Prince2 is in Nederland op dit moment de meest gebruikte en meest onderwezen projectmanagementmethode. Men kan zich middels examens laten certificeren als Prince kenner en practitioner. De tool beheersen wil echter niet zeggen dat men projectmanager is (een timmerman die met hamer en zaag kan omgaan is nog geen meubelbouwer).

De methode doet het vooral goed bij de overheid- en bij semieoverheid organisaties. Organisaties waar men gewend is aan veel papiercommunicatie en waar men sterke nadruk legt op zorgvuldige voortgang en besluitvormingsprocessen. Hiermee is ook de keerzijde van Prince 2 aangeduid. Het meer bureaucratische karakter dat met name goed aansluit bij organisaties in laag 3 van het organisatie volwassenheidsmodel (Projectie, tijdschrift voor projectmanagement, oktober 2008, blz. 23)

Pino. Vanwege het bureaucratische karakter wordt vaak PINO toegepast (Prince In Name Only). Enerzijds is dat een logische reactie op de bureaucratie. Een bekende klacht van Prince projectmanagers is dat zij hun tijd voornamelijk vullen met projectadministratie en als gevolg daarvan aan projectmanagement onvoldoende toekomen. Anderzijds wordt met PINO een stevig risico genomen. Voor je het weet wordt het kind met het badwater weggespoeld. Met name de sturing op de businesscase en de productbreakdown zijn sterke elementen van Prince. Deze elementen vragen echter ook meer deskundigheid en politieke-, communicatie en stakeholder management vaardigheden en worden daarom vooral door minder ervaren projectmanagers gemakkelijk verwaarloosd. Met alle gevolgen van dien.

Princes. Vanuit een andere hoek is de kritiek dat bij Prince teveel de nadruk ligt op harde (blauwdruk denken) instrumenten en te weinig stil wordt gestaan bij zachter aspecten als waardegedrevenheid, het doel achter het resultaat en de betekenis van het resultaat voor de organisatie. Nicoline Mulder en Fokke Wijnstra hebben daar een boek aan gewijd (De kleine prinses).

Dilbert. Last but not least kunnen we Dilbert memoreren met een parodie en een knipoog. De verhaallijn gaat als volgt:

Manager: Ik heb een PID nodig om de resources te verantwoorden voor deze software wijziging.” (PID: Project Initiation Document. In Prince 2 een extra stap tussen opdrachtformulering en projectplan. )

Dilbert:” Ik kan die wijziging in tien seconden voor je maken. 1,2, ………….. Klaar.”

Manager: “Goed werk. Nu is alles wat we nodig hebben alleen die PID nog”.

Verbeterde kwaliteit en resultaten zonder strakke methode Hoogleraar Ab Dijksterhuis deed onderzoek voor ondermeer de belastingdienst naar de efficiëntie en effectiviteit van werkmethoden. Uit dat onderzoek komt naar voren dat meer ervaren professionals die zonder al te strakke en vaste procedures hun werk kunnen doen hierin effectiever en efficiënter zijn dan collega’s die methoden en procedures wel strak dienen te volgen (Boek; het slimme onbewuste. Denken met gevoel). De meer ervaren mensen zien intuïtief of iets wel of niet klopt. Dat gaat sneller en effectiever dan vaste regels en standaard procedures volgen.Als we deze bevindingen toepassen op het gebruik van Prince 2 dan zien we dat het belang van die methode voor de ervaren en gelouterde Projectmanager van minder belang wordt.

Conclusie We hebben stilgestaan bij projectmanagement in relatie met Prince 2. We zien daarbij dat deze methode een belangrijk deel maar zeker geen dominant deel uitmaakt van de kennis en kunde van de gelouterde projectmanager. Daarbij hebben we ook gezien dat de Prince 2 methode nogal wat kritiek ontmoet en dat een ervaren professional beter en efficiënter presteert op eigen kracht dan aan de leiband van een strakke methode.

Alles bij elkaar voldoende aanleiding om nuances aan te brengen bij het gewicht dat sommige organisaties toekennen aan het gebruik van de Prince 2 methode. Een minder eenzijdige

nadruk op deze methode zal voor deze organisaties waarschijnlijk louterend werken. De selectie van een goede projectmanager wordt iets moeilijker. Er moeten andere zaken worden beoordeeld dan het kunnen tonen van een Prince 2 certificaat.

Auteur:

Koos Overbeeke