Harry van der AarBaarn, 27 mei 2014

Hoe organiseer je eFacturerenHoe organiseer je eFacturerenin je gemeente ?in je gemeente ?

Waarom e-factureren?

• Meer grip op het financieel administratieve proces door geautomatiseerde controles

• Standaardisatie van processen, wat leidt tot meer transparantie in taken,

bevoegdheden en verantwoordelijkheden

• Betere waarborging van continuïteit in procesuitvoering, doordat medewerkers

beter in staat zijn elkaar te vervangen

• Eenmalige invoer van gegevens, waardoor ‘één versie van de werkelijkheid’

• Kortere doorlooptijden, waardoor de gemeente Purmerend een nog betrouwbaarder

partner wordt om zaken mee te doen

• Check visie op eFactureren: http://www.factuurportal.eu/gemeenten/

2

Aanpak bij digitaliseren

“Bezint eer gij begint”

•Goede voorbereiding is essentieel voor een succesvolle implementatie;•informeren van de ondernemingsraad•communicatie richting de organisatie•bepalen van visie en ambities op het gebied van (financieel) administratieve processen•creëren van draagvlak binnen de gehele organisatie; •samenstelling van het projectteam: een mix tussen medewerkers Planning & Control en medewerkers uit de vakafdelingen•communicatie richting leveranciers; doel, verwachting: waarom, wat en hoe?•bepalen functionele eisen en opstellen Programma van Eisen voor de IT-ondersteuning•selecteren van IT-oplossing en IT-leverancier•projectscope; heldere afbakening van het project in termen van processen en systemen

3

• Jul-2010 Start aanbesteding ‘Digitaliseren Inkoopfacturen’

• Jun-2011 Inrichten en testen 2020 vision

• Jan-2012 Start met 2020 vision

• Jun-2013 Voorbereiden integratie Gemeente Beemster

• Mei-2013 Start test Factuurportal

• Jan-2014 Gemeente Beemster geïntegreerd

• Jun-2014 Start Factuurtotaal

Doorlooptijd om over te gaan op e-factureren

4

Gemeente Purmerend

• 80.000 inwoners

• Stadhuis, Gemeente Beemster, Gemeentewerf, Brandweer & Werkplein

• 13 afdelingen

• 30.000 facturen/jaar

• 60 budgethouders

• 300 ad hoc materiedeskundigen

• Factuur binnen 24 dagen betaald (was gem. 58 dagen)

• Decade als financieel systeem

5

Wat levert het op ?

• Efficiency / kwaliteit op crediteuren administratie

• Fiatteringsproces beheersbaar maken (rechtmatigheid)

• Budgettoetsing begroting en projecten

• Betaling binnen 30 dagen

• Betaalproces automatiseren

• Raadplegen factuur op ieder moment

• Koppeling Decade (Unit 4) en andere pakketten (w.o. Cognos)

• Factuurmatching met verplichting

• Juni 2014: inkomende facturen elektronisch

6

7

“Betrek vooral al je stakeholders erbij, dan pas kan je mensen voor je winnen. Benoem alle voordelen. Als je groen licht hebt en gaat implementeren, dan ook mensen van de werkvloer erbij betrekken.”

Lessons learned

Demonstratie Factuurtotaal

8

Bij gemeente Purmerend op:

•24 september•1 oktober•8 oktober