Handleiding xdms-10-prospectiebeheer

Pagina - 1 - van 43

Hoofdstuk 10: PROSPECTIE beheer Inleiding prospect desk Elke aankoopintentie dient te resulteren in een prospectiedossier. Offertes worden opgemaakt via de Prospect Desk / Beheer.

REDEN : Via de Prospect Desk is het perfect mogelijk ten allen tijde informatie toe te voegen m.b.t. het gehele CRM-proces en de prospect op te volgen. In XDMS is het reeds mogelijk om een “losstaande” offerte te maken via de offertemodule “Voertuigen en Machines” – “Beheer configuraties / offertes”. (Zie ook hoofdstuk 4: Voertuig & Machine beheer). De bedoeling is om vanaf nu steeds vanuit de prospect desk te werken voor offertes, opvolging, verkoop, … . De prospect desk / prospectiemodule vindt U terug onder 2 hoofdmenu’s:

- “ RELATIES” : Hieronder verstaan we alle derden die gekend zijn in onze database nl. prospecten, klanten en leveranciers.

- “VOERTUIGEN en MACHINES” : Alle voertuigen gekend in onze DB, zowel verkoop (nieuwe & occasiewagens) als naverkoop (onderhoud, herstellingen)

De prospect desk is onderverdeeld in een driedelige submenu structuur nl. :

� Beheer � Opvolging openstaande acties � Opvolging prospectie dossiers

Elk van deze onderdelen komen gedetailleerd aan bod. We starten met “beheer”.

Pagina - 2 - van 43

10.1 BEHEER – OPZOEKEN prospecten

Gelijklopend met de andere modules (artikel- & bestelbeheer, derden- & voertuigbeheer, …) kan U de prospectdossiers terugvinden of creëren via de reeds vertrouwde opzoekschermen en icoontjes. Via “Derden” – Prospect Desk” – “Beheer” verschijnt onderstaand opzoekscherm.

Om uw prospect makkelijk terug te vinden, is het opzoekscherm onderverdeeld in 3 tabbladen, elk met hun respectievelijke opzoekvelden:

1. Via prospect : opzoeken kan o.a. via naam, status, follow-up code, … .

2. Via configuratie : opzoeken kan o.a. via confignr, verkoper, merk, model, …

Pagina - 3 - van 43

U kan echter ook enkel die offertes opvragen:

o waarvoor reeds opvolging is gebeurd (project)

o EN/OF gekoppeld aan een dossier

o EN/OF gekoppeld aan een stockwagen

BEMERKING : Zoals vermeld kan U configuraties op twee manieren terugvinden:

� Losstaand via “Voertuigen/Mach.” – “Offerte & configuratiebeheer”

� Gekoppeld aan een prospectiedossier via “Prospect Desk”

3. Via laatst gebruikte : de dossiers van uzelf m.a.w. gebruikersafhankelijk.

SAMENVATTEND : Na feedback op een publiciteit, event, telefonisch contact, bezoek, … kan er reeds een prospectiedossier worden aangemaakt zonder dat de prospect aanwezig is. Bv. op basis van een visitekaartje.

De persoon / firma kan reeds gekend zijn in het systeem en indien dit niet zo is, maakt U deze aan. BELANGRIJK : Indien mogelijk start U steeds vanuit het standpunt van de bestuurder aangezien het de bestuurder is (en normaliter niet de eventuele firma of leasemaatschappij ) die zal beslissen over de aankoop.

Ook naar after-sales toe (wagen komt op onderhoud of herstelling) zal het hoogst waarschijnlijk de bestuurder zijn die aan de balie staat.

Pagina - 4 - van 43

10.2 BEHEER – CREATIE prospectiedossier

Voor de creatie van het prospectiedossier, klikt U op het “Nieuw”-icoontje.

Bovenstaand scherm verschijnt en vervolgens kan U het nieuwe prospectie-dossier koppelen aan een nieuwe of reeds bestaande derde/relatie.

- Via “Gekende Derde” :

� Klik op het “nieuw”-icoontje

� Kies “Gekende Derde” en klik op het “vergrootglas”-icoontje

� Zoek de bestaande derde op

� Dubbelklik op de geselecteerde derde en vervolgens op “OK”.

� Het prospectiedossier wordt geopend en aangevuld met de reeds gekende derden-gegevens. (zie pagina 6)

Pagina - 5 - van 43

- Via “Nieuwe Derde” : in dit voorbeeld wordt de derde “Delprince Alexine” niet teruggevonden. U klikt op het “nieuw”-icoontje en vervolgens selecteert U “Nieuwe Derde”:

MERK OP: Indien prospecten met ongeveer dezelfde naam in XDMS worden teruggevonden dan zal XDMS dit ook melden. Bevestigen met “OK”.

Pagina - 6 - van 43

Een blanco derden fiche wordt geopend. U dient enkel nog de derden-fiche aan te vullen. Bent U klaar dan klikt U op “OK”. Automatisch wordt het prospectie-dossier voor U gecreëerd & geopend.

Het is uiteraard niet de bedoeling ALLE velden in te vullen. De verkoper vult naast de elementaire zaken (naam, adres, contactgegevens, ...) enkel die velden in die hem in staat stellen de prospect kwalitatief op te volgen in de tijd. Als verplicht veld dient U uiteraard de naam in te vullen en afhankelijk van parametrage is dit ook verplicht voor het volledige adres / contactgegevens.

Oplettendheid gewenst bij het aanvullen van tel- & gsmnr. Deze dienen ingevuld te worden in de daartoe voorziene velden. De tooltips (oplichtend wanneer U via de muis een veld aanduidt) zijn hierbij een extra hulp.

Dit is belangrijk wanneer U als opvolgingsactie een sms wil versturen naar de klant/prospect via de sms-module (automatische opvulling gmsnr). BTWnr: Enkel controle op Belgisch niveau of dit btw nummer wel kan bestaan. Verderop in de handleiding (zie “10.3.1.3 Alg. Gegevens – klant info”) gaat U op Europees vlak na of het BTWnr bestaat en aan welke firma dit gekoppeld is.

Pagina - 7 - van 43

10.3 BEHEER PROSP.DOSS. – INFO RELATIE

Wanneer het prospectiedossier wordt geopend zijn alle reeds ingevoerde derden gegevens zichtbaar onder “Info Relatie / Algemene gegevens”.

Het prospectiedossier omvat diverse submenu’s & respectievelijke icoontjes.

Pagina - 8 - van 43

10.3.1 INFO RELATIE – Algemene gegevens

Het algemene “PROSPECTFICHE” schermoverzicht is onderverdeeld in 3 delen :

1) de PROSPECT hoofding: samenvattende prospectinfo

2) de DOSSIER info: overzicht van het prospectiedossier

3) de KLANT info: overzicht klantgegevens en interesses

10.3.1.1 ALGEMENE GEGEVENS – PROSPECT hoofding

Pagina - 9 - van 43

Merk op dat deze gegevens niet wijzigbaar zijn. Buiten de klantgegevens vindt U hier nog een toolbar en het vlag-icoontje.

Aangezien het om een nieuw prospectiedossier gaat, is de witte vlag gehesen. Status dossier = nieuw.

Overzicht & omschrijving toolbar:

: Creatie van nieuw prospectiedossier

: Navigeren doorheen zoekresultaat van prospecten

: Privé-mail / mail versturen

: Instellen van reminder met relatie

: Selectie te mergen document. Bv. document “Overeenkomst testrit”.

: SMS versturen naar de klant

: Refresh / update van de dossiergegevens.

Pagina - 10 - van 43

STATUS van het prospectiedossier:

: NIEUW dossier [wit]

: OPEN – Creatie offerte / Opvolgingsactie ingepland [blauw]

: OPEN – Testrit ingepland [blauw]

: IN WACHT – de klant stelt aankoop uit / klant is tijdelijk onbereikbaar [geel]

: VERKOCHT - Wagen is nog niet afgeleverd [groen]

: GELEVERD – Wagen is afgeleverd aan klant [groen-wit]

: AFGESLOTEN ZONDER VERKOOP – Reden verplicht ([rood]

: AFGESLOTEN MÉT VERKOOP [finish]

10.3.1.2 ALGEMENE GEGEVENS – DOSSIER info

Deze gegevens zijn wijzigbaar. Kort overzicht + uitleg v/d belangrijkste velden:

� STARTDATUM: Automatisch ingevuld met huidige datum – wijzigbaar

� VERWACHTE DATUM: Wanneer denkt U contract af te sluiten = verkoop

� STOPDATUM: Wordt automatisch ingevuld wanneer U het dossier afsluit.


� VESTIGING: Vestiging van binnenkomst

� VERKOPER: Identificatie van de verkoper

� SOORT VERKOOP: Conquest of repurchase

o Conquest = prospect komt van ander merk

o Repurchase = prospect bezit reeds wagen eigen merk � MERK / MODEL: Interesse voor welk merk / welk model (kan geparame-

triseerd worden op niveau van merk – wordt dan automatisch opgevuld).

� CONCURRENTIE: Info betreffende eventuele concurrerende merken

� FOLLOW-UP: Cold lead of hot lead

o Hot lead = gekwalificeerd contact (autom. systeemopvulling)

o Cold lead = verwachte verkoop > 3 maanden ( “ “ )

� RESULTAAT = Resultaat bij afsluiten dossier

Verder kan U ook terugvinden wie het dossier gecreëerd heeft, welke slaagkans U inschat + wanneer de laatste dossierwijziging gebeurde en door welke user.

Overzicht & omschrijving toolbar:

: Wijzigen van dossier gegevens : Bevestigen / Annuleren

: Inplannen van opvolgingsactie : Gekwalificeerd contact

: Dossier in wacht plaatsen : Stop dossier geen verkoop

: Testrit inplannen / Uitslag testrit

: Dossier afsluiten mét verkoop : Heropen prospectiedossier


� INPLANNEN OPVOLGINGSACTIE – Autom. logging en/of opvolging

=>

Opvolgingsacties (telefoon, email, briefwisseling, opmaak offerte, …) bieden U de mogelijkheid om uw prospect strak op te volgen. U kan gebruik maken van acties puur voor logging (aangezien XDMS hier een historiek van bijhoudt) EN/OF opvolging d.m.v. reminders (pop-ups) en inplanning van acties in de gelieerde planningsmodule. Door de automatische logging in XDMS (zie later) heeft U steeds een compleet overzicht van het gehele prospectiedossier.

� GEKWALIFICEERD CONTACT <–> prospect status & follow-up code

Wanneer de prospect U te kennen geeft te beslissen binnen de 3 maanden, dan maakt dit van hem/haar een gekwalificeerd contact.

In het dossier maakt U dit kenbaar door op het “gekwalificeerd contact”-icoontje te drukken en vervolgens op “OK” / “YES”.


MERK OP: Zowel de follow-up code als de prospect status worden aangepast:

---- Het is perfect mogelijk om de registratie van een gekwalificeerd contact te annuleren door opnieuw op het “gekwalificeerd contact”-icoontje te klikken. De “hot lead” wordt een “cold lead” en ook de ook de prospect status wijzigt.

IN PRAKTIJK : De voorkeur van de prospect wijzigt tijdens het verkoopsgesprek in een model dat nog niet op de markt is maar waarvoor reeds publiciteit wordt gemaakt in de media.

� PROSPECTIEDOSSIER IN WACHT PLAATSEN

U doet dit via het “Wacht”-icoontje. U dient wel deze actie te motiveren door het aanvullen van de omschrijving en reeds uitgevoerde taken.

De status v/h prospectiedossier zal wijzigen. De gele vlag is gehesen (i.p.v. wit).


� PROSPECTIEDOSSIER UIT WACHT HALEN

Door het inplannen van een nieuwe actie haalt U het prospectiedossier uit wacht. U doet dit door op het “opvolgingsactie”-icoontje te klikken. De status v/h prospectie dossier zal opnieuw wijzigen (van “wacht” -> “open”). Blauwe vlag i.pv. gele vlag.


� PROSPECTIEDOSSIER AFSLUITEN ZONDER VERKOOP

Dit kan simpelweg door het “Stop”-icoontje aan te klikken - vervolgens bevestigt U deze actie met “YES” en tot slot geeft U de reden op van deze “lost sale”.

De dossierstatus, resultaatcode en stop datum zijn gewijzigd. Vlagje = rood.

� PROSPECTIEDOSSIER HEROPENEN NÀ AFSLUITING (via unlock)

Merk op dat de stopdatum en resultaatcode gereset zijn. Uiteraard is ook de dossierstatus gewijzigd : de blauwe vlag is gehesen (status = “open”).


10.3.1.3 ALGEMENE GEGEVENS – KLANT info Tabblad “Klantgegevens”

In dit tabblad kan U nog heel wat extra info kwijt m.b.t. onze klant/prospect. Volgende velden verdienen een extra uitleg:

� COMM. KLANTSOORT : Type klantsoort (particulier, fleet, personeel, … ).

� OORSPRONG : Via autosalon, opendeur, showroom, bestaande klant, … .

� MARKETING : Brons, zilver, goud = waardering concessiehouder/invoerder

� BESLISSER : Is onze prospect effectief de beslissingsnemer ?

� RECHTSPERSOON : Is prospect een rechts- of natuurlijke persoon ?


Bij het aanvinken van “Rechtspersoon” bent U in de mogelijkheid het BTW-nr in te geven (BE0………). Vervolgens kan U het opgegeven BTW-nr controleren (BE + EU):

MERK OP : Derden-icoontje is vervangen door een onderneming-icoontje en het tabblad “Interesses” is niet meer beschikbaar wanneer prospect = rechtspersoon.

Tabblad “Interesses/hobby’s”

Marketinggericht is het zeer interessant om interesses/hobby’s te noteren. O.b.v. deze interesses is het immers mogelijk om lijsten te trekken in XDMS zodat U deze personen kan uitnodigen wanneer soortgelijke events plaatsvinden. U klikt op het “nieuw”-icoontje om het overzicht van interesses te bekomen. Vervolgens selecteert U (via dubbelklik) de hobby(‘s) (zie X) en klikt U op “OK”.


10.3.2 INFO RELATIE – CONTACTEN-BINDINGEN

Onder Contacten / Bindingen kunnen relaties gelegd worden tussen de prospect en diens werkgever, de prospect en ..., m.a.w. tussen de prospect en andere eventuele gelinkte prospecten voor de desbetreffende concessie. Bv. familieleden en vrienden die in de invloedszone van de concessie wonen, collega’s, ...). Voor elk van deze connecties kan via de volgende tabbladen extra info worden ingevoegd:

� Gegevens klant

� Eigen voertuigen (= voertuigen eigen aan de concessie)

� Andere voertuigen (= voertuigen vreemd aan deze concessie)

� Interesses van het gelinkte contact

� Prospectiedossiers van de gelinkte contacten

� Gemaakte offertes gelinkte contacten In dit voorbeeld linken we onze derde “Delprince Alexine” met haar C.E.O. “Delporte Francis” en haar collega “Delbroecke Valérie”.


10.3.2.1 Contacten-Bindingen – GEGEVENS KLANT

10.3.2.2 Contacten-Bindingen – EIGEN VOERTUIGEN

10.3.2.3 Contacten-Bindingen – ANDERE VOERTUIGEN


10.3.2.4 Contacten-Bindingen – INTERESSES/HOBBY’SS

10.3.2.5 Contacten-Bindingen – PROSPECTIE DOSSIERS

10.3.2.6 Contacten-Bindingen - OFFERTES

� “S” : Offerte op stock occasie � “N” : Offerte op stock nieuwe wagen


10.3.3 INFO RELATIE – OFFERTES

10.3.2.1 OFFERTES – Overzicht / info

Alle offertes die reeds voor dit prospectdossier werden gecreëerd, kan U hier terugvinden. Een toolbar werd voorzien om met o.a. de volgende icoontjes :


Overzicht & omschrijving icoontjes :

: Offerte op nieuwe wagen

: Scherm opzoeken stockwagen wordt opgeroepen

: Copie van geselecteerde offerte

: Detail configuratie oproepen

: Verkoopsdossier oproepen

In het offerte overzicht vindt U per offerte de samenvattende info : de status waarin het dossier zich bevindt, welk merk/model, de offerteprijs, … .

Tot slot bent U in de mogelijkheid om al deze gegevens te exporteren via het “exporteren”-icoontje. Zo kan U bv. in MS Excel de gegevens verder BEWERKEN. 10.3.2.2 OFFERTES – Prospect


Via de prospect status heeft U onmiddellijk een perfect overzicht van de status waarin uw dossier zich bevindt. Deze tool is zeer handig voor de verkopers – aangezien de gehele opvolging v/h fabriek in 1 systeem zit. Dit d.m.v. link met Volvo-system a.d.v. DO-nummer.

De diverse stappen v/h het gehele verkoopstraject kan U op deze manier perfect doorlopen en aftoetsen / opvolgen. Een handige toolbar zal U hierin begeleiden:

Overzicht & omschrijving v/d icoontjes:

: Wijzigen van prospect status : Bevestigen / Annuleren

: Offerte ontkoppelen v/h prospectiedossier (zie “Andere Offertes”)

: Inplanning opvolgingsactie

: Testrit inplannen / Uitslag testrit

: Registratie verkoop

: Registreer / Annuleer bestelling

: Inplannen levering aan klant (geen status wijziging – wel autom. logging)

: Wagen is geleverd a/d garage (geen status wijziging – wel autom. logging)

: Wagen is geleverd a/d klant

: Controle klant 48u na levering (geen status wijziging, wel autom. logging)


Overzicht & omschrijving v/d diverse opvolgingsstatussen:

� OFFERTE : Datum offerte opmaak

� OPVOLGING : Datum/uur opvolgingsactie

� GEKWALIF. CONTACT : Datum registratie gekwalificeerd contact

� TESTRIT : Datum testrit

� VERKOCHT : Datum verkoopsovereenkomst

� FAB BESTELD : Datum bestelling

� KLANT GEPLANDE LEV. : Datum afspraak klant levering

� GELEVERD KLANT : Datum werkelijke levering

� CONTROLE 48U NA LEVERING : Datum registratie post delivery check

� AFGEWERKT : Datum werkelijke afsluiting dossier

10.3.2.3 OFFERTES – Info wagen/levering aan concessiehouder

• MERK / MODEL / CODE MODEL : Komen automatisch mee uit de configuratie

• SOORT VERKOOP : Verplicht in te vullen op moment van verkoop

• HUIDIG MERK / MODEL : Huidige wagen prospect (niet verplicht)

• LEV. BELOOFD : Datum beloofde levering aan klant (op moment v/d verkoop)

• DO NUMMER : Dealer Ordernummer – ingevuld bij registratie bestelling

• STATUS : Autom. opvulling door DO-nr (link CIS) (dagelijkse update)

• CONFIRMATIE CONSTRUCTEUR. : Productiedatum auto (via link …)

• FAB LEV. DATUM : Registratie levering aan concessie

• FAB LAATSTE LEVERINGSINFO : Laatste info m.b.t. bestelling

Alle info m.b.t. wagen en levering van wagen a/d

concessiehouder vindt U hier.


10.3.4 INFO RELATIE – ANDERE OFFERTES

Onder de rubriek “Andere Offertes” vindt U alle offertes terug van deze prospect, losstaand van het prospectiedossier. Losgekoppelde offertes v/h prospectiedossier komen hier dus ook terecht. Offertes kan U opnieuw a/h prospectiedossier koppelen, zie icoontje bovenstaande afbeelding. Wanneer de configuratie reeds gelinkt is aan een ander prospectiedossier dan zal XDMS U hierover berichten. Klik vervolgens op “YES”.


10.3.5 INFO RELATIE – STOCK

Zoals reeds eerder gezegd kan U offertes maken op stockwagens via het “Stock”-icoontje onder de knop/submenu “Offertes”. Het zoekscherm wordt opgeroepen zodat U een offerte kan aanmaken voor om het even welke wagen. Heeft U echter reeds een offerte gemaakt voor bv. een Volvo S80, dan kan U hier de huidige stockwagens opvragen van dit type merk/model. De stockwagens in deze lijst (overzicht) zijn dus afhankelijk van het model gekozen op de offerte van een nieuwe wagen.

Via het “nieuw”-icoontje kan U onmiddellijk offertes maken op deze stockwagens. Interessant wanneer prospect aandringt op een snelle levering. (Zie ook “Offertes”).

: Opvragen klantenfiche : Opvragen voertuigfiche


Tot slot: Heeft U graag een idee of er van dit type wagen/model momenteel wagens beschikbaar zijn in de nationale stock, dan kan dit via het tabblad “Nationale stock”.

10.3.6 INFO RELATIE – FINANCIERINGSVORMEN

Identificatie v/d behoeften v/d prospect.

Welk soort financiering is van toepassing:

- Advantage ?

- Klassieke financiering ?

- Operationele leasing ?

- Financiële leasing ?

- Financiële renting ?


10.3.7 INFO RELATIE – SOFT OFFERS (= “bijproducten”)

10.3.8 INFO RELATIE – OPMERKINGEN (pop-up opening dossier)

Identificatie v/d behoeften v/d prospect.

Welke bijproducten zijn van toepassing :

- Volvo Insurance ?

- Total Service Plan ?

- Volvo Advantage ?

- Andere producten / accessoires ?


10.3.9 INFO RELATIE – ACTIES (detail actie / planning)

Zoals reeds vermeld, worden alle acties in XDMS automatisch gelogd. Hier vindt U alle acties / milestones van uw prospectiedossier. (zie ook “Taken/Agenda – Acties”)

10.3.9.1 ACTIES – Tabblad “Detail actie”


Overzicht v/d belangrijkste icoontjes:

: Mail klant / Mail bestemmeling

: Reset = bestaande gegevens verwijderen en updaten (bij actiewijziging)

: Opmerkingen koppelen aan acties – alertmelding bij oproep actie

: Reminder inplannen – mogelijkheid om uw collega in cc te plaatsen

: Oproepen planning(smodule) – overzicht van alle ingeplande taken/acties

: Actie afsluiten – o.a. resultaatcode en motivering dient U op te geven

MERK OP : Een actie met resultaatcode “NOK” is een openstaande actie. Wanneer een actie ingepland staat, dan is dit ook duidelijk zichtbaar in XDMS.


10.3.9.2 ACTIES – Tabblad “Planning”

De snelste manier om een actie in te plannen, is via het “nieuw”-icoontje.

U kan dadelijk een omschrijving meegeven betreffende de uit te voeren taak; Vervolgens geeft U aan wanneer (dag/uur) en bij wie (= activasoort) deze actie dient ingepland te worden. Via het “planningsicoontje” roept U de planning op om het visuele overzicht te bekomen van alle ingeplande taken / acties. Zie onderstaand scherm.


Via het “planningsicoontje” is het ook mogelijk een actie te creëren (zonder op het “nieuw”-icoontje”) te klikken). Het voordeel is dat U in de planning dadelijk ziet of U nog wel beschikbaar bent die dag (dubbel boeken wordt vermeden).

U gaat als volgt te werk :

STAP 1: Via “Info Relatie – Acties” STAP 2: Klik op het planningsicoontje

STAP 3 : U sleept in de planning met de muis. (linkermuisknop ingedrukt houden). Door een vakje open te trekken en los te laten, wordt uw planningsopdracht automatisch geopend. U vult alle gegevens aan. U bevestigt met “OK”.

STAP 4 : Merk op dat onder het tabblad de ingeplande actie zichtbaar is, alsook in het actieoverzicht. (zie “X” in kolom “Plann?” voor deze actie).


10.4 BEHEER PROSP.DOSS. – VOERTUIGEN Onder “Voertuigen” vindt U alle wagens van de klant die gekend zijn in onze database. (verkoop, onderhoud, …) . Interessant voor de fleet-sector. 10.4.1 VOERTUIGEN – INFO WAGENPARK

Onder “Voertuigen / Info Wagenpark” kan relevante info worden toegevoegd die invloed kan hebben op de toe te passen prijspolitiek, die kan wijzen op opportuniteiten, ...

10.4.2 VOERTUIGEN – CAR POLICY

In een onderneming kunnen meerdere car policy’s van kracht zijn. In onderstaand voorbeeld bestaan er afzonderlijke car policy’s voor managers, kader & directie.

Via “Voertuigen – Car Policy” kan U car policy’s creëren en vakkundig definiëren.


10.4.3 VOERTUIGEN – ANDERE VOERTUIGEN

Hier vindt U alle huidige andere voertuigen v/d prospect terug (niet in XDMS).


10.4.4 VOERTUIGEN – EIGEN VOERTUIGEN

10.5 BEHEER PROSP.DOSS. – TAKEN & AGENDA

10.5.1 TAKEN EN AGENDA – ACTIES

Zie eerder => 7.3.9 INFO RELATIE – ACTIES (detail actie / planning)


10.5.2 TAKEN EN AGENDA – AGENDA (= planningsmodule)

10.6 BEHEER PROSP.DOSS. – UTILITIES

10.6.1 UTILITIES – FOTO’S (via Nieuw-icoontje + bestand opzoeken)


10.6.2 UTILITIES – DOCUMENTEN (werkwijze zie foto’s)


10.6.3 UTILITIES – VRIJE VELDEN ( extra velden - parametrage)


10.7 OPVOLGING OPENSTAANDE ACTIES

Via “Opvolging openstaande acties” heeft U een totaaloverzicht van alle acties die U ingepland heeft via de prospectiedossiers. Filtering vereenvoudigt uw zoekopdracht.

Wanneer U de datum van uitvoering niet heeft gerespecteerd – de actie werd niet afgesloten binnen ingeplande termijn (=nok =openstaand), dan zal deze rood oplichten.


10.8 OPVOLGING PROSPECTIE DOSSIER

Anders dan in het menu “Opvolging openstaande acties” kan U hier de dossiers gaan opvolgen en lijsten trekken van bv. alle nog niet afgewerkte dossiers met testrit maar zonder verkoop. Of alle dossiers met testrit maar zonder offerte.

Of U trekt een lijst met alle binnengekomen wagens zonder geplande levering.


10.9 OPENSTAANDE VERKOOPDOSSIERS

Dit menu zal zeker zijn dienst bewijzen voor de verkoopsadministratie. U bent in de mogelijkheid lijsten te trekken van dossiers met een leveringsdatum binnen een bepaalde periode (zonder bestelling FAB) om een tijdige levering te kunnen garanderen.

Maar U kan ook lijsten trekken van bv. geleverde wagens zonder verkoopsdossier of binnengekomen wagens waarvoor er nog geen ingepland staat.

Via de diverse icoontjes kan U de respectievelijke derden- of voertuigfiche oproepen. Idem betreffende bijhorende configuratie, prospectie- of verkoopsdossier. Tot slot kan U via het “exporten”-icoontje al deze gegevens makkelijk exporten naar bv. MS Excel om deze verder te bewerken. Succes!


Bijlage KPI – prospecties.

Via de KPI module kan u snel een rapportage maken van de prospecties. U vindt dit onder het menu ‘Management’ – KPI – Prospecties. Het volgende scherm opent zich:

In dit scherm kan u uw zoekopdracht bepalen. Het KPI jaar is verplicht op te geven. Als u de andere velden leeg laat dan krijgt u een zeer brede zoekopdracht die het hele prospectieproces in uw bedrijf zal weergeven. U kan echter ook gaan filteren per vestiging, per merk en per verkoper. Het systeem laat ook nog een groepering per modelnaam toe. De drie velden onderaan bepalen of u enkel de prospectie wenst op te volgen van de ‘nieuwe wagens’ (nog niet besteld, nog niet op stock) en/of ‘stockwagens’ (stock nieuwe wagens) en/of ‘2e hands’ (stockwagens occasie). Vervolgens kan u de resultaten in PDF formaat gaan bekijken. Deze PDF is ingedeeld naar een totaal van alle modellen, daarna per model, en later per verkoper en per model.


Hier kan u bovenaan de ratio ’s terugvinden: - Bestellingen ten opzichte van gekwalificeerde contacten - Offertes ten opzichte van gekwalificeerde contacten - Prospecties ten opzichte van gekwalificeerde contacten - Proefritten - … In de tabel vinden we de meetpunten terug: - OF: aantal offertes - QC: gekwalificeerde contacten - TR: aantal testritten - VK: aantal verkopen - RP: aantal Repurchases (Heraankopen) - LT: gemiddeld aantal dagen tussen offerte en verkoop - VD: aantal gefactureerde en geleverde wagens - PD: aantal prospectiedossiers aangemaakt in een week Succes!

Handleiding xdms-10-prospectiebeheer

Documents

Transcript of Handleiding xdms-10-prospectiebeheer