Handleiding “Toepassen uitruilregeling”

(ET-regeling)

Versie: 2.1

Versiedatum: 08-09-2017

Handleiding “ Toepassen uitruilregeling”

_______________________________________________________________________________________

2

Introductie

In UBplus is het mogelijk om de extraterritoriale kosten regeling (ET-regeling) toe te passen.

De ET-regeling wordt in UBplus aangeduid als de ‘uitruilregeling’. Deze fiscale regeling houdt in dat werknemers die in het buitenland wonen maar in Nederland werken een belastingvrije

vergoeding kunnen ontvangen voor de extra kosten die gemaakt worden doordat zij in Nederland werken, maar in een ander land woonachtig zijn. Deze extra(territoriale) kosten kunnen bestaan uit dubbele huisvestingskosten, vervoer van en naar Nederland en en andere

extra kosten voor het levensonderhoud. Met deze regeling mag een deel van het bruto loon worden uitgeruild voor een netto-vergoeding; de bovenwettelijke vakantiedagen, toeslagen

voor onregelmatigheid en overwerk en de compensatie-uren komen in aanmerking om te worden uitgeruild tegen een netto vergoeding.

In de uitruil wordt het bruto loon verlaagd, de grondslag voor het vakantiegeld, reserveringen en het pensioen valt hierdoor ook lager uit, indien wordt uitgeruild tegen 81%. Het voordeel

is echter dat de werknemer een netto-vergoeding kan worden toegekend met een ruilvoetfactor van 81% of 100%.

Deze handleiding bevat een stappenplan hoe de uitruilregeling kan worden toegepast in UBplus, deze handleiding bevat geen gedetailleerde documentatie over de voorwaarden van

de fiscale regeling en in welke gevallen en onder welke voorwaarden, een werkgever de uitruil regeling mag toepassen. De toepassing van de ET-regeling is namelijk aan een aantal voorwaarden verbonden, zoals dat er een schriftelijke overeenkomst moet zijn

overeengekomen, dat de uitruil niet meer mag bedragen dan 30% van het feitelijk loon en dat het loon niet lager mag zijn dan het wettelijk minimum loon. Tevens mag er niet meer

dan de werkelijk gemaakte extra territoriale kosten vrij worden verstrekt.

In UBplus moet de uitruilregeling eerst door de gebruiker worden ingesteld op administratieniveau, waarbij in de systeemfuncties een aantal nieuwe vergoedingen moeten worden toegevoegd. Vervolgens moet de uitruilregeling worden toegepast bij de werknemer

op individueel niveau zodat deze in de loonberekening kan worden meegenomen.

Handleiding “ Toepassen uitruilregeling”

_______________________________________________________________________________________

3

Inhoudsopgave

1 Invoeren onkosten vergoedingen_________________________________________________________________________ 4

1.1 Uitruil van het bruto loon met een opbouw van reserveringen en vakantiegeld _________________________________ 4

1.2 Uitruil van het bruto loon bestaande uit overuren, reisuren en bovenwettelijke vakantiedagen zonder opbouw

reserveringen en vakantiegeld ___________________________________________________________________________ 5

1.3 Uitruil voor de vrije verstrekking (een onbelaste onkostenvergoeding) ________________________________________ 6

1.4 Uitruil voor een netto inhouding (een onbelaste onkosten vergoeding) _______________________________________ 7

2 Onkosten vergoedingen koppelen aan de uitzending of aan de werknemer ______________________________________ 8

2.1 Uitruil van het bruto loon toepassen bij de werknemer of in de uitzending _____________________________________ 8

2.2 De vrije verstrekking of netto inhouding toepassen bij de werknemer of in de uitzending _________________________ 9

4. Invoeren/berekenen bedragen _________________________________________________________________________ 10

5. Uitruilregeling automatisch toepassen in iedere loonperiode _________________________________________________ 12

6. Onkostenvergoeding standaard meenemen in de uitruil _____________________________________________________ 13

7. De uitruilregeling in de loon-proforma berekening _________________________________________________________ 14

8. Enige opmerkingen tot slot: ____________________________________________________________________________ 15

Handleiding “ Toepassen uitruilregeling”

_______________________________________________________________________________________

4

1 Invoeren onkosten vergoedingen

In de administratie basisgegevens moeten (eenmalig) drie of vier onkosten vergoedingen worden

aangemaakt; ga hiervoor naar Bestand -> Systeemfuncties -> Onkosten vergoedingen.

1.1 Uitruil van het bruto loon met een opbouw van reserveringen en vakantiegeld

Maak hiervoor een nieuwe onkostenvergoeding met een willekeurig (maar beschikbare) code aan en

geef aan dat het om een belaste vergoeding gaat:

Stel vervolgens de koppeling en selecteer hier koppeling 06 Uitruilregeling: uitruil bruto loon 81%.

Handleiding “ Toepassen uitruilregeling”

_______________________________________________________________________________________

5

Onder het tabje “Gebruik” dienen de tweede t/m de zevende optie te worden aangevinkt.

1.2 Uitruil van het bruto loon bestaande uit overuren, reisuren en bovenwettelijke

vakantiedagen zonder opbouw reserveringen en vakantiegeld

Maak hiervoor een nieuwe onkostenvergoeding aan en kies zoals bij paragraaf 1.1 voor een belaste

vergoeding en kies vervolgens in de koppeling voor 09 Uitruilregeling: Uitruil bruto loon 100%.

Bij het tabje gebruik dient slechts de derde optie aangevinkt te worden.

Handleiding “ Toepassen uitruilregeling”

_______________________________________________________________________________________

6

1.3 Uitruil voor de vrije verstrekking (een onbelaste onkostenvergoeding)

Maak nogmaals een vergoeding aan, maar geef hierbij aan dat het om een onbelaste vergoeding gaat en selecteer in de koppeling 07 Uitruilregeling: vrije verstrekking uitruil.

Onder het tabje gebruik hoeft verder niks te worden aangevinkt.

Bij het tabje ‘Werkkostenregeling’ kan worden aangeven dat de vrije verstrekking een benoemde vrijstelling voor de WKR.

Handleiding “ Toepassen uitruilregeling”

_______________________________________________________________________________________

7

1.4 Uitruil voor een netto inhouding (een onbelaste onkosten vergoeding)

Als laatste kan nog een onkostenvergoeding voor een netto inhouding worden toegevoegd.

Maak hiervoor een onbelaste onkostenvergoeding aan en kies bij de koppelingen voor 08 Uitruilregeling netto inhouding. Onder het tabje gebruik hoeft verder niks te worden aangevinkt.

De uitruil voor een netto inhouding is optioneel en hoeft niet worden ingevoerd als er geen gebruik van zal

worden gemaakt.

Handleiding “ Toepassen uitruilregeling”

_______________________________________________________________________________________

8

2 Onkosten vergoedingen koppelen

aan de uitzending of aan de

werknemer

Nadat de onkostenvergoedingen zijn toegevoegd op administratieniveau kan de uitruilregeling worden

toegepast op individueel niveau. De drie of vier aangemaakte onkosten vergoedingen moeten worden

gekoppeld aan de werknemer, dit kan bij de werknemer vergoedingen of bij de uitzending vergoedingen.

Opgeven bij de werknemer heeft als voordeel dat dit niet voor elke uitzending apart hoeft te gebeuren

Eventueel kunnen de vergoedingen aan de sjabloon vergoedingen worden toegevoegd (menu “Bestand” >

“Sjablonen” > “Vergoedingen”) zodat ze automatisch aan elke nieuwe uitzending worden toegevoegd.

2.1 Uitruil van het bruto loon toepassen bij de werknemer of in de uitzending

Ga hiervoor naar de desbetreffende werknemer of uitzending en voeg een vergoeding toe. Kies vervolgens

voor vergoeding uitruil bruto loon 81% en vergoeding type ‘BI’ Belast opgegeven bij invoer uren. Bij bedrag

per eenheid dient het getal ‘1’ te worden ingevoerd.

Hetzelfde dient te gebeuren bij de vergoeding uitruil bruto loon 100%. Vergeet niet de startdatum van de

uitruilregeling hierbij in te voeren.

Handleiding “ Toepassen uitruilregeling”

_______________________________________________________________________________________

9

2.2 De vrije verstrekking of netto inhouding toepassen bij de werknemer of in de

uitzending

Ga hiervoor wederom naar de desbetreffende werknemer of uitzending en voeg een vergoeding toe. Kies vervolgens voor de vergoeding type ‘OI’ Onbelast opgegeven bij invoer uren. Bij bedrag per eenheid dient het getal ‘1’ te worden ingevoerd.

Hetzelfde dient te gebeuren bij de netto inhouding voor de uitruilregeling. Vergeet niet de

startdatum van de uitruilregeling hierbij in te voeren.

Handleiding “ Toepassen uitruilregeling”

_______________________________________________________________________________________

10

4. Invoeren/berekenen bedragen

Het uit te ruilen bruto loon en de onkosten vergoeding moeten vervolgens per loonperiode worden bepaald.

Dit kan bij uren klaarzetten met button “Uitruilregeling toepassen” met deze button wordt een scherm

getoond waarmee het uit te ruilen bruto loon en de vrije verstrekking uitruil automatisch kunnen worden

bepaald. Ga hiervoor naar ‘Uren -> Klaarzeten -> Uitruilregeling toepassen’.

Hierna verschijnt een nieuw scherm waarmee bruto loon kan worden uitgeruild.

De default waarde het aantal uren per week staat op 40. Op basis van het aantal uren per week wordt het

minimum loon bepaald voor de Uitruilregeling Berekening. In dit scherm kan de waarde van de uit te ruilen

Handleiding “ Toepassen uitruilregeling”

_______________________________________________________________________________________

11

extraterritoriale kosten worden ingevoerd. Dit bedrag kan elke loonperiode opnieuw worden ingevoerd,

maar kan vastgesteld worden voor meerdere loonperiodes (zie het volgende hoofdstuk).

UBplus berekent de vrije verstrekking op basis van de invoer/ verloonde uren. Hier houdt UBplus rekening

met het van toepassing zijnde minimum loon waaronder niet mag worden uitgeruild en het vastgestelde

maximim van 30% van het bruto loon dat voor uitruil in aanmerking mag komen en dat er niet meer wordt

uitgeruild dan de de werkelijke extraterritoriale kosten. Onder het tabje ‘info’ kan de uitruilregeling

berekening bekeken worden. Uiteindelijke geeft geheel onderaan de ‘Info’ de verstrekking totaal aan, het

bedrag wat als vrije verstrekking netto verloond kan worden.

Deze berekening kan ook worden bekeken bij loonberekeningen die al reeds uitgevoerd zijn. Ga hiervoor naar het archief van de loonberekeningen van de werknemer. Selecteer de

loonberekening en klik op het symbool met de hoofdletter ‘I”.

Handleiding “ Toepassen uitruilregeling”

_______________________________________________________________________________________

12

Bij de tab ‘Instellingen’ kunnen voor een aantal opties gekozen worden die van invloed zijn op de

Uitruilregeling Berekening.

Deze instellingen zijn keuzes die aan u als gebruiker overgelaten worden. Hier is het ook mogelijk om bepaalde onkostenvergoedingen op te nemen als extraterritoriale kosten i.p.v. een handmatige waarde in te voeren. Dat is ook mogelijk op administratie-niveau (i.p.v de

individuele berekening). Zie hiervoor hoofdstuk 6.

5. Uitruilregeling automatisch

toepassen in iedere loonperiode

In UBplus is het mogelijk om de waarde van de uit te ruilen extraterritoriale kosten vast te zetten. Dat kan als de extraterritoriale kosten elke loonperiode hetzelfde zijn. Ga hiervoor

naar de desbetreffende werknemer en open links onder in het scherm de map ‘Administratie’ en selecteer dan de map ‘Uitruilregeling’. In het daaropvolgende scherm kan een start- en

einddatum van de uitruilregeling worden ingevoerd. Vervolgens kan de uit te ruilen waarde van de extraterritoriale kosten worden ingevoerd en aantal uren per week waar op basis het minimum loon berekend dient te worden.

Handleiding “ Toepassen uitruilregeling”

_______________________________________________________________________________________

13

In dit menu kunnen een aantal opties aan of uit gezet worden. De eerste 4 opties zijn dezelfde opties die

geselecteerd kunnen worden onder het tabje ‘Instellingen’ bij de uitruilregeling berekening bij het

invoeren/klaarzetten van de uren.

6. Onkostenvergoeding standaard

meenemen in de uitruil

Bij Bestand -> Systeemfuncties -> Onkostenvergoedingen is het mogelijk om een onkostenvergoeding

standaard uit te laten ruilen in de uitruilregeling berekening. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat een toeslag

voor onregelmatigheid en overwerk in de uitruilregeling moet worden meegenomen. In de desbetreffende

onkostenvergoeding kan onder het tabje ‘Gebruik’ ervoor gekozen worden voor ‘vergoeding bruto loon voor

de Uitruilregeling 81%’ of ‘Vergoeding bruto loon voor de Uitruilregeling 100%’.

Handleiding “ Toepassen uitruilregeling”

_______________________________________________________________________________________

14

7. De uitruilregeling in de loon-

proforma berekening

Het is ook mogelijk om de uitruilregeling op te nemen in een Loon proforma berekening. Daarvoor moeten

wel onder het tabje ‘Vergoeding’ de onkostenvergoedingen worden ingevoerd die van toepassing zijn op de

uitruilregeling.

Daarnaast moet onder het tabje ‘Instellingen’ de optie ‘Uitruilregeling toepassen’ worden

geselecteerd. Hier kan ook worden aangegeven of de uitruilregeling berekening in het scherm getoond moet worden

Handleiding “ Toepassen uitruilregeling”

_______________________________________________________________________________________

15

8. Enige opmerkingen tot slot:

• Het ingevoerde aantal uren per week voor de berekening van het minimum loon en de waarde van

de uit te ruilen extraterritoriale kosten worden door UBplus opgeslagen per werknemer.

• De uitruilregeling berekening wordt in UBplus per loonperiode gemaakt, niet per week. Dit betekent

dat bij een maand- en 4-wekelijkse verloning UBplus alle uren van de gehele loonperiode meeneemt

in de berekening en dat de berekening ook maar één keer hoeft te worden uitgevoerd: als alle uren

ingevoerd zijn.

• Indien van een bepaalde loonperiode een herberekening wordt gemaakt zullen reeds bestaand

onkosten vergoeding regels voor uitruil bruto loon c.q. vrije verstrekking uitruil worden

meegenomen in de berekening: er worden aanvullende bedragen berekend.

• De gebruikte onkosten vergoedingen voor de uitruilregeling kunnen niet worden gefactureerd, er

worden alleen bedragen voor de verloning berekend.

• Alle over- en reisuren worden in UBplus standaard in de berekening van de uitruilregeling

meegenomen tenzij bij tab instellingen is aangegeven dat deze uren niet moeten worden

meegenomen.

• De regel voor uitruil van over- en reisuren is niet verplicht en moet alleen worden aangemaakt als

deze uren ook uitgeruild worden.