Handleiding sociale media

voor defensiemedewerkers

Sociale media veranderen het beeld van DefensieHet gebruik van sociale media biedt kansen voor Defensie en kan voor een positief beeld van Defensie zorgen. Als medewerker van Defensie kun je hierin een rol spelen. Aan het gebruik van sociale media zijn echter ook risico’s verbonden, zowel voor de gebruiker als voor de organisatie.

Deze folder biedt een handreiking voor hoe je als defensie-medewerker op een veilige, verstandige en verantwoorde wijze gebruik kunt maken van sociale media, en nuttige tips en voorbeelden in de vorm van do’s & don’ts.

Benut de kansen die sociale media bieden, maar wees je daarbij bewust van de risico’s.

Gebruik van sociale mediaJe kunt niet alleen voor privédoeleinden van sociale media gebruikmaken, maar ook als medewerker van Defensie.

TIP: Beginnen met een afbeeldingDoor je ‘post’ te beginnen met een afbeelding nodig je uit tot lezen/klikken; een afbeelding zegt meer dan duizend woorden!

Vanuit jezelf...Als je foto’s deelt van jezelf of je collega’s in uniform, of refereert aan je eenheid of organisatie (door rang, etc.), is het goed je ervan bewust te zijn dat je door de buitenwereld altijd wordt gezien als vertegenwoordiger van Defensie. Je moet jezelf er ook van bewust zijn dat de informatie die jij op sociale media deelt, van invloed kan zijn op je privé- en werkomgeving. Let er dan ook op dat alles wat je zegt of doet, in verband kan worden gebracht met je krijgsmachtdeel, eenheid, functie of afdeling.

Zorg ervoor dat je familie en vrienden zich ook bewust zijn van deze risico’s. Jij bent als defensiemedewerker niet de enige die (gevoelige) informatie kan delen.

Houd er rekening mee dat alles wat je online zegt, online blijft. Voor altijd.

TIP: Aantrekkelijk beeldmateriaalEr zijn verschillende gratis online beeldbewerkingsprogramma’s waarmee je zelf foto’s kunt opmaken (zoals Canva en Picmonkey) en webapplicaties die precies de juiste afmetingen genereren voor de socialemediakanalen, als je bijvoorbeeld snel een foto + quote wilt publiceren.

Als vertegenwoordiger van Defensie...De kracht van sociale media bestaat er onder meer uit dat je in contact kunt komen met anderen. Wanneer je sociale media als vertegenwoordiger van Defensie gebruikt, kun je een bijdrage leveren aan de beeldvorming over Defensie in de samenleving.

Als medewerker vertegenwoordig jij Defensie. Dat kun je ook via sociale media uitdragen, bijvoorbeeld door ‘status updates’ via Facebook te delen. Als je via sociale media vertelt wat je bij Defensie doet, beperk je daarbij dan wel tot hoofdlijnen en deel geen informatie die betrekking heeft op operationele of persoonlijke veiligheid.

Deelnemen aan sociale media in de rol van vertegenwoordiger betekent dus eigenlijk schrijven vanuit jezelf. Hierbij kun je een beroep doen op advies vanuit je eigen onderdeel of afdeling. Praat bijvoorbeeld eens met je direct leidinggevende, een collega van de communicatieafdeling of de beveiligingsfunctionaris. Zij kunnen je adviseren als je vragen hebt over het (veilig) gebruik van sociale media.

Foto’s maken, waar moet je aan denken?• Houd rekening met het geldende fotobeleid: http://publicatieportaal.mindef.nl/REG/C006.pdf• Vraag altijd eerst toestemming aan collega’s om een foto van hen online te plaatsen.• Denk goed na over de foto die je plaatst. Is deze geschikt voor het sociale platform dat je gebruikt? Wat zegt de foto over jou, Defensie of de locatie waar deze is genomen?

TIP: Wees specifiek met ‘hashtags’Kies ‘hashtags’ die je helpen de juiste doelgroep te bereiken. Vooral bij Instagram wordt hier veel gebruik van gemaakt. Kies bijvoorbeeld voor #Koninklijkemarine, in plaats van een algemenere verwijzing zoals #marine. Zo wordt de foto toegevoegd aan een uitgelichte ‘tag’-pagina, waar fans je foto’s beter kunnen vinden en waarderen.

Privacy & Beveiliging Het zijn niet alleen vrienden en familie die jouw ‘status updates’ lezen. Ga dus bewust om met de informatie die je op sociale media plaatst, denk na over wie je account kan bekijken en over wie je toelaat tot je socialemediakanalen, en accepteer niet zomaar vriendschapsverzoeken. Privacy- en beveiligingsinstellingen kun je aanpassen op alle grote socialemediakanalen. Plaats geen persoonlijke informatie zoals je adres, telefoonnummer, bankgegevens, etc., om te voorkomen dat jij, vrienden of familie het doelwit worden van ongewenste aandacht. Zonder de juiste privacy- en beveiligingsinstellingen kan iedereen jouw berichten lezen – van journalisten tot internetcriminelen of terroristen. Er zijn geen ‘hacking’-vaardigheden voor nodig om met de informatie die jij vrij deelt, een persoonlijk profiel op te maken. Dit kan tegen je worden gebruikt voor spionage, of om een gerichte extremistische/terroristische aanval uit te voeren. Het komt ook voor dat persoonlijke informatie via sociale netwerken wordt misbruikt.

Voor meer informatie over het aanpassen van privacy- en beveiligingsinstellingen op sociale media kun je kijken op de

volgende intranetpagina, waar je ‘smartcards’ vindt voor alle grote socialemediakanalen: http://intranet.mindef.nl/bs/organisatie/Directies/HDBV/Beveiligingsautoriteit/Beveiligingsautoriteit.aspx.

Op Facebook kun je bijvoorbeeld zelf onder meer aangeven of je tijdlijn zichtbaar is via een zoekmachine, wie mag zien wat jij leukt vindt, en door wie je kunt worden ‘getagd’. Op LinkedIn kun je instellen wie je profielgegevens, connecties, contactgegevens en loopbaangegevens kan zien. Op Instagram kun je zowel aangeven voor wie je profiel zichtbaar is als wie jouw foto’s en video’s kan bekijken. Kijk voor gedetailleerde tips voor de belangrijkste socialemediakanalen: www.mijnonlineidentiteit.nl.

Word je toch ongewenst benaderd? Maak hiervan dan, als het defensiegerelateerd is, officieel en zo gedetailleerd mogelijk melding via ‘melding voorval’, bereikbaar via de snelkoppeling op het Intranetportaal Defensie. • Bij telefonische benadering: noteer tijdstip, een eventueel telefoonnummer en de duur van het gesprek.• Bij benadering via e-mail: sla het e-mailbericht op en stuur het als bijlage mee (stuur het bericht niet door, want dan gaat veel informatie verloren). Klik niet op links en beantwoord het bericht niet.• Bij benadering via sociale media: maak een ‘screenshot’ en stuur deze mee met de melding, voordat je iets verwijdert.

Wenselijk gedragAls medewerker van Defensie handel je te allen tijde eerlijk, objectief en integer. Dit geldt offline en online, in diensttijd en daarbuiten.

Logo’s en huisstijlHet is voor defensiemedewerkers (als privépersoon) niet toegestaan op sociale media gebruik te maken van de logo’s of andere huisstijlelementen van Defensie of de krijgsmachtdelen (bijv. in profiel- en omslagfoto), omdat daarmee onterecht de

indruk wordt gewekt dat het gaat om officiële uitingen die onder de ministeriële verantwoordelijkheid vallen. (Andersom dienen de officiële kanalen van Defensie op sociale media wél herkenbaar te zijn aan het logo.)

TIP: Het inkorten van een URLEr zijn verschillende websites waarmee een lange url van een website ingekort kan worden. Dit is vooral handig als je een url voor Twitter wilt gebruiken. Handige sites voor het verkorten van een url zijn: bitly.com, tinyurl.com en iturl.nl.

Er zijn veel dingen die je kunt delen op social media. Let wel op het volgende:

• Denk voordat je doet en gebruik je gezonde verstand.• Houd je aan de uitgangspunten online communicatie

rijksambtenaren (30 juni 2010), die ook van toepassing zijn op defensiemedewerkers: www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2010/06/30/uitgangspunten-online-communicatie

-rijksambtenaren • Wees respectvol, ook naar andere culturen en religies.• Blijf beleefd en eerlijk in de dialoog.• Spreek namens jezelf, wees je ervan bewust dat je je eigen

mening naar voren brengt.• Zorg ervoor dat de feiten die je gebruikt, correct zijn.

Check altijd je bron. • Zorg dat de grens tussen feit en fictie helder is. • Wanneer je ergens niet zeker van bent, verwijs dan naar

de officiële kanalen of woordvoerders (en informeer hen vooraf).

• Geef fouten toe en verontschuldig je indien nodig.• Wees je ervan bewust wie je account kan zien. Zorg voor je

eigen online privacy en de privacy van je familie en vrienden.

• Houd er rekening mee dat de informatie die je deelt over je werk bij Defensie, kan leiden tot ongewenste aandacht vanuit binnen- en buitenland, zowel voor jezelf als voor je familie en vrienden.

• Wees terughoudend met het ‘inchecken’ op defensielocaties en met het gebruik van ‘geotags’.

• Schakel locatievoorzieningen uit, als deze functionaliteit risico’s met zich meebrengt (bijvoorbeeld tijdens uitzendingen).

• Probeer afkortingen en vakjargon te vermijden. • Kwaliteit is altijd beter dan kwantiteit. Een bijdrage van

goede kwaliteit is belangrijker dan het leveren van veel bijdragen van een matige kwaliteit.

Heb je vragen?Voor meer informatie:• http://wiki.mindef.nl/sociale_media• socialmediavragen@mindef.nl

ColofonUitgave: ministerie van Defensie, Directie CommunicatieVormgeving: Mediacentrum DefensieVersie 1, november 2015

Afstemmen met de communicatieafdeling, je leidinggevende of de beveiligingsfunctionaris voordat je dit gaat publiceren:

• Informatie uit het missiegebied.• Informatie die voor Defensie gevoelig, controversieel of

politiek is.

• Breek geen regels voor operationele veiligheid (‘operational security’ – OPSEC) of persoonlijke veiligheid (‘personal security’ – PERSEC) door gevoelige informatie weg te geven die verkregen is via werk, zoals posities, capaciteiten, tekortkomingen, oefeningen, etc.; weet wat je met wie deelt.

• Deel geen officiële informatie van Defensie waarvoor je niet bent geautoriseerd.

• Spreek nooit namens Defensie (tenzij je door Defensie gevraagd wordt dit te doen).

• Schrijf niet iets uit boosheid of een andere emotionele reactie.

• Discrimineer niet en plaats geen persoonlijke aanvallen op sociale media.

• Gebruik geen teksten, foto’s en ander materiaal van anderen, alsof het van jezelf is. Vraag vooraf om toestemming, zeker voor auteursrechtelijk beschermd materiaal, ook als je zelf op de foto staat (het auteursrecht berust bij de maker).