Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf...

22
1 Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers

Transcript of Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf...

Page 1: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

1

Handleiding

Selectionbuddy

voor werkgevers

Page 2: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

2

INHOUDSTABEL

1 Intro ................................................................................................................................................. 4

1.1 Waarom werd deze tool ontwikkeld? ..................................................................................... 4

1.2 Hoe zit Selectionbuddy in elkaar? ........................................................................................... 4

1.3 Voordelen van de tool ............................................................................................................. 5

2 Aan de slag ! .................................................................................................................................... 6

2.1 Maak een bedrijfsprofiel aan: ................................................................................................. 6

2.2 Bedrijfsprofiel vervolledigen ................................................................................................... 7

2.3 Bedrijfswaarden aanpassen .................................................................................................. 11

2.4 Vacature aanmaken ............................................................................................................... 11

2.5 Vacatureoverzicht ................................................................................................................. 19

2.6 Overzicht kandidaten ............................................................................................................ 19

2.7 Sollicitatieproces doorlopen .................................................................................................. 20

Page 3: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

3

FIGUREN

Figuur 1: Overzicht van mogelijke stappen in het sollicitatieproces via de Selectionbuddy .................. 5

Figuur 2: Inlog- en registratiescherm ...................................................................................................... 6

Figuur 3: Eerste scherm bij registratie .................................................................................................... 7

Figuur 4: Bedrijfsprofiel aanvullen .......................................................................................................... 8

Figuur 5: Vervolledigen van bedrijfsprofiel ............................................................................................. 9

Figuur 6: Toevoegen bedrijfslogo .......................................................................................................... 10

Figuur 7: Aan- of uitvinken voorkeuren omtrent ontvangen e-mails ................................................... 10

Figuur 8: Aanpassen waarden bedrijf .................................................................................................... 11

Figuur 9: Aanmaken nieuwe vacature ................................................................................................... 12

Figuur 10: In te geven gegevens bij nieuwe vacature ........................................................................... 13

Figuur 11: Verschillende stappen bij een vacature ............................................................................... 15

Figuur 12: Voorbeeld van enkele persoonlijkheidsvragen .................................................................... 17

Figuur 13: Voorbeeld competentievraag .............................................................................................. 18

Figuur 14: Mogelijkheid om de kandidaat anoniem te laten solliciteren ............................................. 18

Figuur 15: Overzicht aangemaakte vacatures voor jouw bedrijf. ......................................................... 19

Figuur 16: Overzicht van kandidaten voor een bepaalde vacature ...................................................... 20

Figuur 17: Beoordeling kandidaat van 1 tot en met 5 ........................................................................... 20

Figuur 18: Keuze tussen ‘Afwijzen’ en ‘Volgende ronde’ ...................................................................... 21

Figuur 19: Keuze tussen verzenden e-mail of telefonisch contact kandidaat ....................................... 21

Figuur 20: Notitieruimte bij kennismakingsgesprek en eerste sollicitatiegesprek ............................... 22

Figuur 21: Afronden van het selectieproces voor deze kandidaat ........................................................ 22

Page 4: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

4

1 INTRO Selectionbuddy is een tool die het selectieproces ondersteunt. Deze tool werd ontwikkeld door

HOGENT in samenwerking met werkgevers, werkzoekenden en HR experts en is gefinancierd door ESF.

Voor sollicitanten zorgt de Selectionbuddy ervoor dat stukken van de selectie op afstand kunnen

gebeuren, dat men goed op de hoogte is van de stappen in het selectieproces en dat men het

selectieproces zelf kan opvolgen.

Voor werkgevers (KMO’s) zorgt de tool voor een praktische leidraad en een duidelijk overzicht van de

kandidaten, wat objectief vergelijken vergemakkelijkt. Een werkgever kan per vacature kiezen welke

stappen hij/zij wil laten doorlopen, de gesuggereerde stappen zijn laagdrempelig, evidence-based en

wetenschappelijk gefundeerd.

1.1 WAAROM WERD DEZE TOOL ONTWIKKELD? Deze tool werd ontwikkeld om micro-ondernemingen en (kleine) KMO’s te ondersteunen in het

selectieproces. Vaak hebben bedrijfsleiders in deze ondernemingen te weinig tijd en onvoldoende

expertise om selectie op een degelijke manier uit te voeren. Bovendien laat men zich tijdens het

selectieproces vaak voornamelijk leiden door buikgevoel. Dit platform is ontwikkeld om

personeelsselectie op een effectievere, objectievere en meer wetenschappelijk onderbouwde manier

te laten verlopen. Kortom, het helpt kleine bedrijven om de personeelsselectie op een professionele

en efficiënte manier aan te pakken, zonder extra kosten (het gebruik is volledig gratis).

De Selectionbuddy zet in op het beter voorspellen van toekomstige prestaties van een kandidaat, het

verminderen van bias ten opzichte van minderheidsgroepen en het gebruiken van tools waar

kandidaten positief tegenover staan (die ze relevant achten). Daarnaast helpt het de werkgever ook

een duidelijk overzicht te behouden over de sollicitanten en verschillende lopende en reeds ingevulde

vacatures binnen het bedrijf.

1.2 HOE ZIT SELECTIONBUDDY IN ELKAAR? Op Figuur 1 ziet u welke stappen er doorlopen kunnen worden in Selectionbuddy. Deze worden in de

rest van deze handleiding in detail besproken. Dit platform is expliciet ontwikkeld om het

selectieproces te ondersteunen. De voorbereidende stappen zoals het in kaart brengen van de

behoefte, het opstellen en het verspreiden van de vacature en eventuele inspanningen rond employer

branding zijn niet opgenomen in dit platform. Bij tips en tricks vind je wel enkele handige tips hierover.

Ook de opvolging achteraf, zoals onboarding en evaluatie van het selectieproces als geheel, zijn niet

opgenomen apart, wel bij tips en tricks.

Page 5: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

5

Figuur 1: Overzicht van mogelijke stappen in het sollicitatieproces via de Selectionbuddy

1.3 VOORDELEN VAN DE TOOL Je wordt begeleid in het selectieproces via de flow van de tool.

Je kan handige tips en tricks opzoeken voor elke selectiestap.

Je krijgt een overzicht van de verschillende kandidaten en kan makkelijk vergelijken hoe ze

gescoord hebben op de verschillende stappen van het selectieproces.

Deze tool helpt je om steeds feedback te geven, wat kandidaten belangrijk vinden en een grote

impact heeft op hoe zij jouw bedrijf zien

o Na elke stap moet je kiezen of de kandidaat weerhouden wordt of niet. Bij het

volgende scherm krijg je een feedback-template die naar de kandidaat gestuurd kan

worden. Er staat wat beknopte informatie, die je verder kan aanvullen indien gewenst

vooraleer je de feedback verstuurt.

Page 6: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

6

2 AAN DE SLAG !

2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar www.selectionbuddy.eu en kies voor “Werkgever” op het startscherm.

Wanneer het de eerste keer is dat je gebruik maakt van dit platform kies je op het volgende

scherm voor “Registreer” (indien je eerder een gebruikersprofiel aanmaakte kan je gewoon

inloggen met je e-mailadres en paswoord – mocht je dit laatste vergeten zijn kan je klikken op

de link “paswoord vergeten?”) (zie Figuur 2).

Figuur 2: Inlog- en registratiescherm

Vul hierna de velden “bedrijfsnaam” en “e-mail contactpersoon” in. Belangrijk! Er kan per

bedrijf slechts 1 e-mailadres gebruikt worden. Denk hier dus goed over na, dit is ook het e-

mailadres waarop updates over nieuwe sollicitanten en dergelijke zullen toekomen. Kies bij

voorkeur een algemeen e-mailadres als jullie dit hebben of dit van de HR-contactpersoon. Je

kan dit e-mailadres later wel nog aanpassen door het e-mailadres te veranderen bij

“bedrijfsgegevens wijzigen”.

Kies hierna een paswoord en noteer dit ergens of onthoud het goed, aangezien je het later zal

nodig hebben om in te loggen (zie Figuur 3).

Je zal nu een e-mail ontvangen op het e-mailadres dat je hebt ingegeven om je profiel te

activeren. Pas hierna kan je verder gaan.

Page 7: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

7

Figuur 3: Eerste scherm bij registratie

2.2 BEDRIJFSPROFIEL VERVOLLEDIGEN

Nu je een profiel hebt aangemaakt en dit hebt geactiveerd via de e-mail die je werd

toegezonden kan je je bedrijfsprofiel aanvullen (zie Figuur 4). Mocht je deze e-mail niet meteen

ontvangen hebben, kijk dan ook eens in de map “ongewenste e-mails” en voeg het e-mailadres

[email protected] toe aan je contacten zodat je toekomstige e-mails wel ontvangt.

Eenmaal je op de link in de bevestigingsmail hebt geklikt en opnieuw hebt ingelogd kom je op

je bedrijfspagina terecht:

Page 8: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

8

Figuur 4: Bedrijfsprofiel aanvullen

We raden aan om eerst, alvorens je begint met het aanmaken van vacatures, je bedrijfsprofiel

te vervolledigen via de knop “Pas gegevens aan” (zie Figuur 5):

Page 9: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

9

Figuur 5: Vervolledigen van bedrijfsprofiel

Op dit scherm kan je alle gegevens van je bedrijf aanvullen. We raden aan dit zo volledig

mogelijk te doen, aangezien potentiële sollicitanten deze informatie te zien krijgen.

Je kan volgende onderdelen aanvullen:

Bedrijfsnaam: De officiële naam van je bedrijf

Slogan: Indien jullie een slogan hebben kan je deze hier invullen, sollicitanten krijgen deze dan

ook te zien (je kan dit ook openlaten, dan wordt deze rubriek niet getoond aan

sollicitantenzijde)

Sector: In welke sector of sectoren zijn jullie actief? (je kan dit ook openlaten, dan wordt deze

rubriek niet getoond aan sollicitantenzijde)

Kernactiviteiten: Wat zijn jullie belangrijkste activiteiten als bedrijf? Wat is jullie core

business?

Adresgegevens Van het bedrijf (hoofdzetel)

Contactpersoon: Vul hier de naam in van de persoon binnen het bedrijf die sollicitanten

kunnen contacteren indien ze bijkomende vragen hebben omtrent de vacature of het verloop

van het sollicitatieproces

Page 10: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

10

E-mail: Vul hier het e-mailadres in waarop e-mails omtrent nieuwe sollicitaties en dergelijke

mogen toekomen. Belangrijk: dit is eveneens het e-mailadres waarmee je inlogt als bedrijf. Er

kan slechts 1 e-mailadres worden gelinkt aan het bedrijfsprofiel. Als je dit hier aanpast pas je

dus ook het e-mailadres aan waarmee je dient in te loggen!

Website: Vul hier de url van je bedrijfswebsite in.

Je kan hier ook je wachtwoord aanpassen indien gewenst.

Daarnaast is het mogelijk je bedrijfslogo toe te voegen (let wel op de specificaties! Enkel .gif,

.png, .jpg of .jpeg bestanden van max 2MB zijn toegelaten; zie Figuur 6).

Figuur 6: Toevoegen bedrijfslogo

Onderaan de pagina kan je bij “voorkeuren” ook aanduiden of je al dan niet e-mails wenst te

ontvangen wanneer er een nieuwe sollicitant is of wanneer een sollicitant een stap heeft

afgerond (zie Figuur 7):

Figuur 7: Aan- of uitvinken voorkeuren omtrent ontvangen e-mails

OPGELET: Indien je dit uitvinkt zal je GEEN e-mails ontvangen wanneer er zich bijvoorbeeld

een nieuwe sollicitant heeft aangemeld, en moet je dus regelmatig zelf inloggen op het

platform om dit op te volgen! Dit houdt een risico in, wanneer je dit namelijk vergeet en een

nieuwe sollicitant te lang in het ongewisse laat geeft dit een slechte indruk en kan de sollicitant

ondertussen al elders hebben gesolliciteerd. We raden dus ook aan dit aangevinkt te laten

staan.

Klik om te bevestigen op “Pas gegevens aan”

Page 11: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

11

2.3 BEDRIJFSWAARDEN AANPASSEN

Vul hierna ook je bedrijfswaarden aan door helemaal onderaan te klikken op “Pas waarden

aan” (zie Figuur 8). Je kan elke waarden een score van 1 tot 5 sterren geven waarbij 1 ster staat

voor “niet belangrijk” en 5 sterren voor “heel belangrijk”. Bedrijfswaarden zijn gerelateerd aan

de bedrijfscultuur en bepalen welk soort gedrag verwacht wordt van mensen en wat belangrijk

is binnen jullie organisatie. Een waarde zoals “teamgericht” betekent bijvoorbeeld dat

teamwork en samenwerking belangrijk zijn in jullie bedrijf bij het uitvoeren van werk en het

nemen van beslissingen. Op die manier kan je nagaan of jij en je toekomstige werknemer op

dezelfde golflengte zitten! Het is niet de bedoeling dat je alles als heel belangrijk scoort, denk

goed na over wat het belangrijkste is bij jullie.

Opgelet: Indien je ervoor kiest geen bedrijfswaarden in te vullen kan je ook geen gebruik

maken van de stap “waardenfit” tijdens het selectieproces (in deze stap wordt nagegaan in

welke mate de waarden van de kandidaten overeenstemmen met jullie bedrijfswaarden).

Figuur 8: Aanpassen waarden bedrijf

Je bedrijfsprofiel is nu volledig! Je kan nu vacatures aanmaken op het platform en het

selectieproces via deze weg vormgeven en monitoren.

2.4 VACATURE AANMAKEN Klik hiervoor in de donkere balk linksboven op vacatures. Indien je reeds eerder een vacature

aanmaakte krijg je nu een overzicht te zien van je vacatures. Indien niet kan je klikken op

“Nieuwe vacature” rechts om deze aan te maken (zie Figuur 9).

Page 12: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

12

Figuur 9: Aanmaken nieuwe vacature

Page 13: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

13

Deel 1. Gegevens vacature

Figuur 10: In te geven gegevens bij nieuwe vacature

Functie: Vul hier de functietitel in (vb. Marketeer, verkoper, management assistant, …)

Omschrijving: In dit veld kan je de vacaturetekst schrijven (functieomschrijving/gevraagde

competenties/aanbod) of je kan deze kopiëren en plakken indien je de vacature reeds

uitschreef.

Plaats tewerkstelling: Vul hier in waar de werknemer (hoofdzakelijk) zal tewerkgesteld

worden, dit kan eventueel een ook een regio zijn indien er geen vaste werkplaats is.

Page 14: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

14

Contracttype: Geef welk contracttype je de sollicitant aanbiedt: Een contract bepaalde

duur/onbepaalde duur/op zelfstandige basis/tijdelijk of tijdelijk met optie vast.

Gewenst opleidingsniveau: Indien je voor deze vacature op zoek bent naar kandidaten met

een bepaald opleidingsniveau kan je dit hier aanduiden (vb secundair technisch of

bachelor/master).

Bij Selectievragen voor sollicitant kan je indien gewenst de kandidaten reeds bij de eerste stap

enkele specifieke vragen stellen.

Je kan ervoor kiezen de talenkennis te bevragen (typ de gewenste talen in in het open

tekstvak), ook kan je het aantal jaren werkervaring of het rijbewijs van de sollicitant bevragen

indien relevant.

Daarnaast is er ook nog de optie tot het toevoegen van enkele open vragen. De vragen die je

hier invult krijgt de sollicitant letterlijk te zien bij het indienen van de kandidatuur. Hier kan je

specifieke of jobeigen zaken bevragen (vb “Bent u bereid tot occasioneel weekendwerk?” of

“Bent u bereid tot verplaatsingen naar onze andere vestigingen?”) of algemene zaken (“Via

welk kanaal heeft u deze vacature gevonden?”)

Je kan zoveel vragen toevoegen als u zelf nodig acht.

Klik op volgende om te bevestigen en de stappen van het selectieproces te bepalen.

Page 15: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

15

Deel 2. Verschillende stappen selectieproces

Figuur 11: Verschillende stappen bij een vacature

Op deze pagina bepaal je uit welke stappen het selectieproces zal bestaan. We hebben 6 mogelijke

stappen voorzien, die je naar gelang het gezochte profiel of je eigen bedrijfsprocedure kan aan- of

uitschakelen (standaard staan alle stappen aan, je kan de schuifknop naar links verzetten om een stap

te desactiveren). Het is belangrijk hier goed over na te denken en de selectieprocedure nadien ook

Page 16: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

16

effectief volgens deze flow te laten verlopen, aangezien de kandidaat die via dit platform solliciteert

de voorziene stappen ook te zien zal krijgen.

Na elke stap zal je als werkgever de kans krijgen de kandidaat te beoordelen op deze stap (een score

tussen 1 en 5 sterretjes) en de kandidaat uit te nodigen voor een volgende ronde of af te wijzen.

Stap 1: Waardenfit: Wanneer je dit aanvinkt wordt aan de kandidaat gevraagd om dezelfde 20

waarden te scoren als degene die je als bedrijf hebt gescoord. Je krijgt dan nadien te zien hoeveel %

overeenkomst er is tussen de waarden van de kandidaat en jullie bedrijfswaarden, daarenboven kan

je ook per waarde gaan kijken waar de verschillen en overeenkomsten zitten. Dit kan eventueel later

in een gesprek met de kandidaat verder uitgediept worden

Deze gegevens krijg je meteen te zien wanneer je de kandidatuur van de sollicitant (cv, motivatie,

werkerving, …) bekijkt.

Stap 2: Eerste contact: Hieronder verstaan we een korte eerste kennismaking, telefonisch of via Skype

of een ander online platform. Tijdens dit gesprek kan je al enkele zaken verder bevragen (zoals

bijvoorbeeld talenkennis, gewenste werkregime, flexibiliteit van de kandidaat, …). Daarnaast is het ook

voor de kandidaat het eerste persoonlijke contact met jullie bedrijf en biedt het hem/haar ook de kans

zelf eventuele vragen te stellen.

Stap 3 : Persoonlijkheidsvragen. Wanneer je deze stap aanvinkt krijgen de kandidaten waar je na het

eerste contact nog mee verder wil gaan in het selectieproces een zeer korte versie van een

persoonlijkheidstest voorgeschoteld. Het gaat om slechts 10 items waarbij ze aan moeten geven in

hoeverre ze zich hierin herkennen in een werkcontext. Je krijgt nadien als werkgever te zien hoe de

sollicitant scoort op 5 grootste persoonlijkheidskenmerken.

Page 17: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

17

Figuur 12: Voorbeeld van enkele persoonlijkheidsvragen

Stap 4 : Competentievragen: Je kan ervoor kiezen enkele competenties te bevragen aan de hand van

gestandaardiseerde vragen die hiervoor werden ontwikkeld. Kies de 3 of 4 competenties die het

belangrijkste zijn voor de functie. De sollicitant krijgt per door jou gekozen competentie twee situaties

voorgelegd en vier mogelijke reacties waarbij hij moet aanduiden hoe hij het meest waarschijnlijk zou

reageren in deze situatie en hoe het minst waarschijnlijk. Hierachter zit een scoringssysteem, je krijgt

als werkgever nadien te zien hoe de kandidaat heeft gescoord op deze vragen. Aangezien het invullen

van een dergelijke test vrij intensief is raden we aan niet té veel competenties te bevragen (maximum

4 of 5) en deze test pas te gebruiken vanaf bachelor niveau.

Page 18: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

18

Figuur 13: Voorbeeld competentievraag

Stap 5: Gesprek 1: Dit betreft het standaard sollicitatiegesprek, dat meestal plaatsvindt op het bedrijf

zelf en waarbij de kandidaat voor de eerste keer persoonlijk langskomt (kijk zeker eens in de tips &

tricks voor inspiratie en voorbeeldvragen).

Stap 6: Gesprek 2: Een eventueel tweede sollicitatiegesprek, indien dit past binnen jullie

selectieprocedure. Wanneer je maar 1 gesprek hebt met de toekomstige kandidaat kan je deze stap

uiteraard uitschakelen.

Anoniem solliciteren: Onderaan deze pagina krijg je optie om de eerste stap van het selectieproces

(cv-screening en waardenfit) anoniem te laten verlopen. Standaard staat dit ook aan omdat we dit ten

zeerste aanbevelen. Vaak ben je als werkgever onbewust bevooroordeeld tegenover bepaalde

kandidaten, dit kan op basis van leeftijd, naam, geslacht,… zijn. Om te voorkomen dat je geschikte

kandidaten ten onrechte al bij de eerste ronde zou afwijzen kan je ervoor kiezen om deze gegevens

pas na een eerste selectie te weten te komen. Eens je op basis van de motivatie, werkervaring en

diploma’s iemand positief hebt beoordeeld krijg je sowieso alle gegevens te zien voor de volgende stap

(dus enkel de allereerste selectie gebeurt anoniem in dit geval)

Figuur 14: Mogelijkheid om de kandidaat anoniem te laten solliciteren

Page 19: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

19

Kies voor ‘Opslaan’ om de gekozen stappen te bevestigen en de vacature aan te maken op het

Selectionbuddy-platform (opgelet, een vacature aanmaken op Selectionbuddy houdt niet in dat deze

wordt verspreid, je staat als werkgever zelf in voor het verspreiden en bekend maken van je vacature)

2.5 VACATUREOVERZICHT Je vacature is nu aangemaakt en terug te vinden in het vacatureoverzicht (zie Figuur 15).

Kopieer de deelbare link en gebruik deze in je vacaturetekst om kandidaten te laten solliciteren.

(vb. in plaats van in de vacature te vermelden: “om te solliciteren e-mail je cv en motivatie naar…” kan

je schrijven “om te solliciteren klik op deze link”).

Je kan er op dit moment nog voor kiezen de vacature te verwijderen via (eens er sollicitanten

zijn is dit niet meer mogelijk) of te bewerken via het icoontje .

Eens er sollicitanten zijn voor een vacature wordt de vacaturetitel aanklikbaar en kom je zo in het

overzicht van de kandidaten terecht.

Figuur 15: Overzicht aangemaakte vacatures voor jouw bedrijf.

Overzicht kandidaten

Page 20: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

20

Als je op een vacature klikt, krijg je een overzicht van alle kandidaten die hiervoor solliciteerden en in

welke stap zij zitten (zie Figuur 16). Heb je gekozen voor een anonieme eerste stap dan zie je de namen

van de kandidaten hier pas verschijnen eens ze in de tweede stap zitten en staat er aanvankelijk

“anoniem”. Klik op de naam van een kandidaat om meer te weten te komen.

Figuur 16: Overzicht van kandidaten voor een bepaalde vacature

2.6 SOLLICITATIEPROCES DOORLOPEN

Nadat een kandidaat een stap heeft ingevuld of doorlopen krijg je de kans hiervoor een score te geven,

gaande van 1 ster (= zwak) tot 5 sterren (= uitstekend). Klik op het gewenste aantal sterren en klik

daarna op ‘opslaan’. De score die overeenstemt met het aantal sterren wordt dan ook weergegeven

in het overzicht van de kandidaat.

Figuur 17: Beoordeling kandidaat van 1 tot en met 5

Page 21: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

21

Hierna kan je kiezen of je al dan niet verder wil gaan met deze kandidaat in het selectieproces:

Figuur 18: Keuze tussen ‘Afwijzen’ en ‘Volgende ronde’

Wil je de kandidaat uitnodigen voor de volgende ronde (na een positieve beoordeling) klik dan

rechtsbovenaan op “Volgende ronde”. Je komt dan op een pagina terecht waar je ervoor kan kiezen

een e-mail te versturen naar de kandidaat om dit te laten weten, of zelf op te bellen. We voorzagen

reeds enkele standaard e-mailtemplates om het je makkelijk te maken. Uiteraard staat het je volledig

vrij om je eigen tekst hierin te plakken of zelf een andere e-mail te versturen naar de kandidaat.

Wanneer je de e-mail wil versturen kies je voor “Ik stuur bovenstaande mail” en klik je op bevestigen:

Figuur 19: Keuze tussen verzenden e-mail of telefonisch contact kandidaat

Kies je voor de optie “Ik bel de sollicitant op om dit te vertellen” dan wordt er geen e-mail verstuurd.

Vond je een kandidaat toch niet zo geschikt, dan kan je kiezen voor ‘Afwijzen’. Ook hier heb je weer de

keuze tussen onze standaardmail, die je naar believen kan aanpassen, een persoonlijke tekst of het

opbellen van de kandidaat.

Dit principe herhaalt zich na elke stap.

Bij het eerste kennismakingsgesprek en bij het effectieve sollicitatiegesprek hebben we een blanco

tekstveld voorzien waarin je tijdens het gesprek kort je bevindingen en/of bedenkingen kan noteren.

Dit is een handig instrument om later naar terug te grijpen als je een keuze moet maken tussen

verschillende kandidaten!

Page 22: Handleiding Selectionbuddy voor werkgevers6 2 AAN DE SLAG ! 2.1 MAAK EEN BEDRIJFSPROFIEL AAN: Surf naar en kies voor ^Werkgever _ op het startscherm. Wanneer het de eerste keer is

22

Figuur 20: Notitieruimte bij kennismakingsgesprek en eerste sollicitatiegesprek

Ben je bij de laatste stap in je proces aanbeland, dan kan je hierna kiezen voor “Afronden”

rechtsboven: dit wil zeggen dat de kandidaat alle stappen heeft doorlopen. We voorzagen geen knop

om een kandidaat aan te nemen of af te wijzen na de laatste stap, omdat we ervan uitgaan dat dit

nieuws beter persoonlijk wordt gebracht.

Figuur 21: Afronden van het selectieproces voor deze kandidaat