Handleiding Raet Online Beheer - Raet Netherlands...Raet Online kunnen werken (bijvoorbeeld op de...

Raet Online

Handleiding Raet Online Beheer

Oktober 2012

Raet Onl ine

Handleid ing Raet Onl ine Beheer

Oktober 2012

pagina 2 van totaal 85 © copyright Raet bv, Amersfoort

Raet

Plotterweg 38, 3821 BB Amersfoort

Postbus 1495, 3800 BL Amersfoort

T. 033 45 06 506 F. 033 45 06 507

www.raet.nl

Beheerhandleiding, oktober 2012

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen

in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of wijze,

hetzij elektronisch, mechanisch door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier

zonder schriftelijke toestemming van de uitgever.

Toestemming: Iedere geregistreerde Raet Online-beheerder

mag over één exemplaar van dit document beschikken.

© 2012, Raet bv

Raet Onl ine


Oktober 2012

© copyright Raet bv, Amersfoort pagina 3 van totaal 85

Inhoudsopgave

1 Inleiding .............................................................................................. 5

1.1 De beheermodule ................................................................................................. 5

1.2 Indeling beheermodule ......................................................................................... 6

2 Gebruikersbeheer .............................................................................. 8

2.1 Algemeen .............................................................................................................. 8

2.1.1 Beheerfuncties ............................................................................................... 8

2.1.2 Gebruikers en certificaten.............................................................................. 8

2.1.3 De legitimatie van gebruikers ........................................................................ 9

2.2 Individueel gebruikersbeheer .............................................................................. 10

2.2.1 Gebruikers beheren ..................................................................................... 10

2.2.1.1 Nieuwe gebruiker registreren ............................................................. 11

2.2.1.2 Gebruikersgegevens aanpassen ........................................................ 14

2.2.1.3 Naam van een gebruiker wijzigen ...................................................... 17

2.2.1.4 Gebruiker verwijderen ........................................................................ 18

2.2.2 Certificaten beheren .................................................................................... 19

2.2.2.1 Certificaat uitreiken ............................................................................. 20 2.2.2.2 Certificaatgegevens controleren ......................................................... 25

2.2.2.3 Certificaat verwijderen ........................................................................ 27

2.3 Toegangsbeheer ................................................................................................. 29

2.4 Groepsgewijs autorisaties muteren .................................................................... 31

2.4.1 Stap 1: Statusoverzicht ............................................................................... 32

2.4.2 Stap 2: Gebruikersgroep selecteren ........................................................... 33

2.4.3 Stap 3: Selectie controleren ....................................................................... 35

2.4.4 Stap 4: Autorisaties muteren ...................................................................... 36

2.4.5 Stap 5: Nieuw statusoverzicht .................................................................... 37

2.5 Groepsgewijs wachtwoorden toekennen ............................................................ 38



2.5.3 Stap 3: Wachtwoordbestand genereren ..................................................... 42

2.5.4 Stap 4: Wachtwoorden verspreiden ........................................................... 43

2.6 Groepsgewijs toegang verlengen ....................................................................... 44



2.6.3 Stap 3: Toegangverloopdatum aanpassen ................................................ 47

2.6.4 Stap 4: Resultaat mutaties ......................................................................... 48

2.7 Groepsgewijs gebruikers verwijderen ................................................................. 49


2.7.2 Stap 2: Organisatieonderdeel selecteren ................................................... 52

2.7.3 Stap 3: Resultaat selectie ........................................................................... 53

2.7.4 Stap 4: Eindcontrole ................................................................................... 54

2.7.5 Stap 5: Bevestiging van verwijdering ......................................................... 55

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.8 Dienstverband verplaatsen ................................................................................. 56


2.8.2 Stap 2: Dienstverband selecteren .............................................................. 58

2.8.3 Stap 3: Dienstverband kiezen uit selectie .................................................. 59

2.8.4 Stap 4: Nieuwe gebruiker selecteren ......................................................... 60

2.8.5 Stap 5: Nieuwe gebruiker kiezen uit selectie.............................................. 61

2.8.6 Stap 6: Eindcontrole ................................................................................... 62

2.8.7 Stap 7: Bevestiging verplaatsing ................................................................ 63

3 Gebruikersinstellingen .................................................................... 64

3.1 Medewerker- en Managerprofielen beheren ...................................................... 64

3.2 Gebruikersinstellingen beheren .......................................................................... 66

4 Rapportage ....................................................................................... 69

4.1 Overzichten aanmaken ....................................................................................... 69



4.1.3 Stap 3: Resultaat selectie ........................................................................... 74

4.1.4 Stap 4: Rapportagebestand opvragen ....................................................... 75

4.2 Gebruikersoverzicht downloaden ....................................................................... 76

4.3 Logboek groepsgewijs gebruikersbeheer ........................................................... 77

5 Raet Online XSSO ............................................................................ 79

5.1 Servicecertificaat Beheer .................................................................................... 79

5.2 Groepsgewijs netwerknamen opvoeren ............................................................. 80

6 E-mailservices ................................................................................. 81

6.1 Beheer e-mailservice aanmeldgegevens ........................................................... 81

6.2 Beheer e-mailservice Salarisdossier .................................................................. 82

7 Bijlage: Wachtwoorden verspreiden via mailmerge ..................... 83

Raet Onl ine


Oktober 2012


1 Inleiding

1.1 De beheermodule

In Raet Online worden de personeels-

en salaristoepassingen van Raet

geïntegreerd aan uw organisatie

aangeboden. Raet Online heeft tot

doel deze toepassingen altijd

en overal beschikbaar te stellen

ter ondersteuning van uw

personeelsprocessen.

Deze handleiding is bestemd voor

beheerders van Raet Online en is

opgesteld als leidraad voor het gebruik van de Raet Online beheermodule

(bureaubladpagina Beheer, tegel Raet Online Beheer). Met de functies in deze module

kunt u Raet Online op maat voor uw organisatie configureren, inrichten en beheren.

Het is aan te bevelen om slechts een beperkt aantal gebruikers voor de beheertaken

te autoriseren. Wel is het verstandig om minimaal één vervanger te kiezen voor het

gebruikersbeheer. Zo kunt u voorkomen dat beheertaken blijven liggen, als de primair

verantwoordelijke medewerker ziek of onbereikbaar is of om welke reden dan ook geen

toegang meer heeft tot Raet Online.

Het is eveneens belangrijk een contactpersoon binnen uw organisatie op te geven, die

gebruikers kan assisteren bij vragen over het gebruik van Raet Online. Via de functie

Gebruikersinstellingen beheren ( § 3.2) kunt u de gegevens invullen van de collega

tot wie de gebruikers zich bij zulke vragen kunnen wenden. Deze contactgegevens

worden dan aan alle Raet Online-gebruikers in uw organisatie kenbaar gemaakt.

Om te verifiëren op welke wijze Windows, de webbrowser en eventueel uw organisatie-

netwerk moeten zijn geconfigureerd om met de Raet Online-server te kunnen

communiceren, gebruikt u de A-matrix. In dit document zijn alle systeemeisen en

randvoorwaarden opgenomen voor het correct functioneren van Raet Online. U vindt

de A-matrix in Raet Online op de bureaubladpagina Publicaties > Raet Online >

Product Informatie Raet Online.

Mocht u vragen hebben over Raet Online, dan kunt u direct contact opnemen met

ons Service Center. Bij eventuele problemen kunt u de afhandeling van uw melding

dan via Raet Online nauwkeurig volgen. Gebruik voor al uw vragen het webformulier

Call aanmaken op Raet Online (hoofdpagina bureaublad > Service Center >

Self Service Desk) of bel 033 – 4508484.

Raet Onl ine


Oktober 2012


1.2 Indeling beheermodule

Gebruikersbeheer

§ 2.2 Individueel

gebruikersbeheer

Individuele Raet Online-gebruikers

toevoegen en verwijderen, de

gegevens van de gebruikers

aanpassen en wachtwoorden en

certificaten beheren.

§ 2.3 Toegangsbeheer Raet Online-gebruikers individueel

en collectief autoriseren voor

modules en toepassingen.

§ 2.4 Groepsgewijs

autorisaties

muteren

Aan groepen gebruikers autorisaties

toekennen en/of ontnemen voor het

gebruik van toepassingen.

§ 2.5 Groepsgewijs

wachtwoorden

toekennen

Voor elke gebruiker in een door u

te selecteren groep een wachtwoord

laten genereren en dit desgewenst

via e-mail laten versturen.

§ 2.6 Groepsgewijs

toegang verlengen

Voor groepen gebruikers de

toegangverloopdatum een jaar

verder zetten.

§ 2.7 Groepsgewijs

gebruikers

verwijderen

Van een geselecteerd organisatie-

onderdeel alle of een aantal

dienstverbanden verwijderen.

§ 2.8 Dienstverband

verplaatsen

De registratie van een dienst-

verband handmatig corrigeren door

een dienstverband te verplaatsen

naar een andere gebruiker.

Gebruikersinstellingen

§ 3.1 Medewerker- en

managerprofielen

beheren

Raet Online-standaardprofielen

instellen: bepalen welke modules en

toepassingen beschikbaar zijn voor

gebruikers met een bepaald profiel.

§ 3.2 Gebruikers-

instellingen

beheren

Gegevens en bevoegdheden

beheren die collectief gelden voor

alle Raet Online-gebruikers in uw

organisatie.

Raet Onl ine


Oktober 2012


Rapportage

§ 4.1 Overzichten

aanmaken

Overzichten samenstellen van alle

geregistreerde dienstverbanden,

gegroepeerd per gebruiker, inclusief

de toegekende autorisaties en

toegangsstatus.

§ 4.2 Gebruikers-

overzicht

downloaden

Totaaloverzicht samenstellen van

de Raet Online-gebruikers in uw

organisatie en de aan hen

toegekende autorisaties.

§ 4.3 Logboek

groepsgewijs

gebruikersbeheer

Overzicht samenstellen van de

uitgevoerde activiteiten rond

groepsgewijs gebruikersbeheer.

Raet Online XSSO

§ 5.1 Service-

certificaatbeheer

Vervangend servicecertificaat

genereren, indien het bestaande

certificaat is verlopen, geblokkeerd

of in het ongerede geraakt. Hiervoor

is toestemming nodig van de Raet

Online Service desk.

§ 5.2 Groepsgewijs

netwerknamen

opvoeren

Koppelbestand genereren waarmee

u aan Raet Online-gebruikers de

juiste netwerknamen toewijst, zodat

Raet Online de gebruikersaccounts

correct kan registreren.

E-mail services

§ 6.1 Beheer

e-mailservice

aanmeldgegevens

Toelichting aanpassen bij de

e-mailberichten, die automatisch

naar gebruikers worden verzonden

bij het groepsgewijs toekennen van

wachtwoorden.

§ 6.2 Beheer

e-mailservice

Salarisdossier

Toelichting aanpassen bij de

e-mailberichten, die automatisch

naar gebruikers worden verzonden

zodra er nieuwe salarisdocumenten

in hun dossier beschikbaar zijn.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2 Gebruikersbeheer

2.1 Algemeen

2.1.1 Beheerfuncties

Over het algemeen verloopt de registratie van

nieuwe Raet Online-gebruikers volledig

automatisch. De gebruikers worden éénmalig

ingevoerd in het Raet HR-systeem van uw

organisatie. Vervolgens worden deze

registraties vanuit het HR-systeem naar het

Raet Online-portaal geëxporteerd, inclusief

dienstverbanden, organisatorische eenheden

en roltoewijzingen. Mocht het echter nodig zijn

om Raet Online-gebruikers handmatig

toe te voegen of uit het systeem te

verwijderen, dan kunt u dat doen via

Gebruikersbeheer.

Autorisaties worden in Raet Online toegekend

volgens een standaard-rolprofiel, maar u kunt

ook handmatig inregelen wie er van welke

toepassingen gebruik mag maken. Ook kunt u

certificaten uitreiken en verlengen en de

gebruikersgegevens waar nodig aanpassen. Deze handelingen zijn uit te voeren per

individuele gebruiker (Individueel gebruikersbeheer) of collectief (groepsgewijs).

Met de menukeuze Toegangsbeheer autoriseert u gebruikers voor de diverse

onderdelen van Raet Online. De toegang tot de modules en functionaliteiten die

voor uw organisatie beschikbaar zijn, wordt vastgesteld op basis van de rol die in

het HR-systeem aan elke geregistreerde medewerker is toegewezen.

N.B.: De eerste keer dat u tijdens een sessie één van deze toepassingen opstart,

wordt u om veiligheidsredenen gevraagd nogmaals uw wachtwoord op te geven.

Gebruik daarvoor hetzelfde wachtwoord als tijdens uw aanmelding bij Raet Online.

2.1.2 Gebruikers en certificaten

In Gebruikersbeheer neemt het beheer van gebruikerscertificaten een belangrijke

plaats in ( § 2.2.2). Om uw vertrouwelijke gegevens doeltreffend te beveiligen,

wordt voor toegang tot Raet Online een legitimatiesysteem gebruikt op basis van

wachtwoorden en certificaten.

Toegang tot het portaal voor managers en medewerkers verkrijgt men met een unieke

combinatie van gebruikersnummer, e-mailadres en wachtwoord. Voor toegang tot het

portaal voor HR-professionals en Raet Online-beheerders is daarnaast nog een uniek

en persoonlijk gebruikers-certificaat nodig, omdat op dat portaal ook beheertaken en

toepassingen voor financiële transacties beschikbaar worden gesteld.

N.B.: Hoewel sommige toepassingen toegankelijk zijn voor een onbeperkt aantal

gebruikers, wordt het aantal toegestane gebruikers over het algemeen bepaald

door uw abonnement. Indien nodig kunt u licenties voor extra gebruikers bijbestellen.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.1.3 De legitimatie van gebruikers

Het gebruikersbeheer van Raet Online is gebaseerd op legitimatie door middel van

wachtwoorden en certificaten. Deze maatregel maakt deel uit van een uitgebreid

beveiligingssysteem dat uw vertrouwelijke gegevens afschermt. Andere componenten

van dit systeem zijn de beveiligde verbinding op basis van het https-protocol (Secure

Socket Layer) en het ‘versleutelen’ van informatie om uw gegevens ontoegankelijk en

onleesbaar te maken voor derden. Centraal staat echter de legitimatie van gebruikers,

die u in staat stelt voor elke gebruiker te kiezen uit twee toegangsniveaus:

Voor de toegang tot het Raet Online-portaal voor managers en medewerkers is

alleen een unieke combinatie nodig van gebruikersnummer, e-mailadres en

wachtwoord. De geldigheidsduur van het wachtwoord is instelbaar voor uw

organisatie; wordt deze termijn overschreden, dan moet het wachtwoord worden

veranderd. Ook tussentijds kunnen Raet Online-gebruikers hun eigen wachtwoord

veranderen.

Voor de toegang tot het professionele portaal moet daarnaast de identiteit van de

gebruiker ondubbelzinnig worden vastgesteld. In dat geval heeft de gebruiker naast

het wachtwoord ook een ‘digitaal paspoort’ nodig in de vorm van een strikt

persoonlijk gebruikerscertificaat, dat toegang geeft tot de Raet Online-webserver.

Dit maakt het mogelijk dat de Raet Online-server (bij Raet) en de Raet Online-client

(op de PC van de gebruiker) zich bij elkaar legitimeren.

Het gebruiksrecht van Raet Online is persoonsgebonden en in beginsel ook werkplek-

gebonden: elk certificaat is uniek en mag per gebruiker slechts éénmaal en op slechts

één PC worden geïnstalleerd. Moet een gebruiker vanaf meerdere werkplekken met

Raet Online kunnen werken (bijvoorbeeld op de vaste werkplek, maar ook thuis), dan

kunt u eventueel twee certificaten per Raet Online-gebruiker uitreiken.

Een certificaat heeft een beperkte geldigheidsduur. Zodra de gestelde termijn is

verlopen (of desgewenst eerder) moet het worden vervangen. Bovendien is het

noodzakelijk dat elke gebruiker na maximaal één jaar opnieuw wordt gevalideerd vanuit

‘Individueel gebruikersbeheer’ of via de functie ‘Groepsgewijs toegang verlengen’.

N.B.: Om een gebruikerscertificaat te kunnen installeren, zijn schrijfrechten nodig op het

Windows-register. De installatie verloopt via een standaard Microsoft Windows Wizard,

die zowel het persoonlijke certificaat als het Raet Online-basiscertificaat inleest en

wegschrijft naar het Windowsregister. Om misbruik te voorkomen adviseren wij

certificaten niet exporteerbaar te installeren.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.2 Individueel gebruikersbeheer

Met deze toepassing kunt u afzonderlijke

Raet Online-gebruikers registreren en

verwijderen, hun gegevens aanpassen en

certificaten beheren. ‘Individueel gebruikers-

beheer’ omvat aparte onderdelen voor het

beheer van gebruikers en certificaten.

In dit hoofdstuk worden deze onderdelen

in aparte paragrafen beschreven.

2.2.1 Gebruikers beheren

In het startscherm van

‘Individueel gebruikersbeheer’

vindt u links een

gebruikerslijst met alle in uw

organisatie geregistreerde Raet

Online-gebruikers. In deze lijst

kunt u in één oogopslag zien

voor welke gebruikers u actie

moet ondernemen:

Oranje gekleurd zijn de namen van gebruikers waarvoor de toegang binnen 45 dagen dreigt te verlopen, omdat hun toegangverloopdatum zal verstrijken of de geldigheidsduur van hun certificaat afloopt.

Oranje gekleurd én doorgestreept zijn de namen van gebruikers waarvoor de toegang reeds is geblokkeerd vanwege de genoemde redenen of omdat ze vijf keer een onjuist wachtwoord hebben opgegeven.

Onder Informatie over gebruikersaantallen ziet u hoeveel gebruikers uw organisatie

maximaal toegang mag verlenen tot Raet Online.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.2.1.1 Nieuwe gebruiker registreren

Op een aantal pagina’s in ‘Individueel gebruikersbeheer’ – zoals het hierboven

afgebeelde startscherm – vindt u de knop Nieuwe gebruiker, waarmee u een nieuwe

Raet Online-gebruiker kunt registreren.

Let op:

Bij de import van medewerkers vanuit uw HR-systeem in Raet Online worden zij

automatisch als nieuwe gebruikers geregistreerd. Desgewenst kunt u certificaten

uitreiken aan deze gebruikers en hen nieuwe autorisaties toekennen bij resp.

Individueel gebruikersbeheer en Toegangsbeheer.

Om een certificaat te kunnen uitreiken hoeft u geen nieuwe gebruiker te registreren.

Als een certificaat verlopen of ongeldig is, kunt u het verwijderen en een nieuw

certificaat uitreiken aan deze (bestaande) gebruiker. Standaard zijn er twee geldige

certificaten per gebruiker toegestaan. Het uitreiken van een certificaat is alleen nodig

voor HR- en payrollspecialisten en Raet Online-beheerders.

Volg voor de registratie van een nieuwe gebruiker de stappen op de volgende pagina:

1 Gebruiker toevoegen Voeg de nieuwe gebruiker toe aan de lijst van

geregistreerde gebruikers en bevestigt de registratie.

2 (Indien van toepassing)

certificaat uitreiken

Waar nodig past u de gegevens van de nieuwe

gebruiker aan; indien van toepassing reikt u een

persoonlijk certificaat uit aan de gebruiker.

3 Autorisaties instellen Leg de benodigde toegangprivileges vast en stel de

te gebruiken mappen en CEA-nummers in.

4 Handleiding verstrekken Overhandig de nieuwe gebruiker een exemplaar van

de gebruikershandleiding.

Raet Onl ine


Oktober 2012


1. Gebruiker toevoegen

Om de procedure te beginnen, klikt u in het startscherm (zie schermvoorbeeld op de

vorige pagina) of elders in ‘Individueel gebruikersbeheer’ de knop Nieuwe gebruiker

aan. U ziet dan het hierboven afgebeelde scherm, waarin u een aantal essentiële

gegevens invult (zie tabel op de volgende pagina).

Klik daarna op Toevoegen om de nieuwe gebruiker toe te voegen aan de lijst van

geregistreerde gebruikers. Er verschijnt een waarschuwing; klik op OK om de

registratie te bevestigen. De nieuwe gebruiker verschijnt dan in het menu links.

Door op Afbreken te klikken gaat u terug naar het voorgaande scherm zonder een

nieuwe gebruiker toe te voegen. Reeds ingevulde gegevens gaan dan verloren.

2. (Indien van toepassing) certificaat uitreiken

Zodra de gebruiker is geregistreerd, ontvangt u daarvan direct per e-mail een

automatische bevestiging. Hebt u gekozen voor het beveiligingsniveau Alleen

wachtwoord, dan kunt u de gegevens van de nieuwe gebruiker verder bewerken.

Hebt u echter gekozen voor het beveiligingsniveau Wachtwoord en certificaat,

dan kunt u direct een persoonlijk certificaat uitreiken aan de gebruiker.

Volg daartoe de aanwijzingen in de paragraaf Certificaat uitreiken ( § 2.2.1.1).

3. Autorisaties instellen

Na het downloaden, importeren en uitreiken van het certificaat dienen nog de

autorisaties van de nieuwe gebruiker te worden ingesteld: voor diverse delen van

Raet Online (waaronder de toegang tot de benodigde toepassingen) en voor het

gebruik van de toepassing Zenden en Ontvangen ( Handleiding Zenden en

Ontvangen, bureaubladpagina Publicaties > Raet Online > Product Informatie Raet

Online). Vervolgens moeten de gebruikte mappen (directories) en CEA-nummers

nog worden ingesteld.

4. Handleiding verstrekken

Nadat deze stappen zijn doorlopen kunt u de gebruiker een exemplaar overhandigen

van de Raet Online handleiding voor de gebruiker ( bureaubladpagina

Publicaties > Raet Online > Product Informatie Raet Online).

Raet Onl ine


Oktober 2012


Veld (* = verplicht): Toelichting:

Organisatie Klantnummer en naam van uw organisatie (hier niet te wijzigen).

Aanhef * Geslacht van de nieuwe gebruiker.

Voorletters Voorletters van de nieuwe gebruiker.

Voorvoegsels Eventuele voorvoegsels in de achternaam van de nieuwe gebruiker.

Achternaam Achternaam van de nieuwe gebruiker.

Naam * Volledige naam. Wordt automatisch gevuld, maar is aan te passen.

E-mailadres * Dit individueel zakelijk e-mailadres wordt onder andere gebruikt voor de

functionaliteit wachtwoord vergeten (mits dit adres uniek is binnen Raet

Online). Geef een geldig adres, omdat bij de keuze voor beveiligingsniveau

met certificaat het wachtwoord naar dit adres zal worden gestuurd.

Segment (optioneel) Indien deze optie voor uw organisatie van toepassing is, vult u hier het

betreffende kenmerk in: divisie of afdeling, klant van uw organisatie,

personeelsnummer enz. De gekozen indeling staat los van de organisatie-

onderdelen die uit HR-systemen zijn geïmporteerd. De groene knop achter

het veld opent een invoervenster; kies daar een kenmerk uit de lijst van

eerder opgevoerde waarden, of geef een nieuw kenmerk op in het invoerveld

onderaan. Klik daarna op Opslaan. Als de actuele lijst te lang is, kunt u vóór

u uw keuze maakt eerst selecteren op de beginletter(s).

Beveiligingsniveau Niveau waarop de gebruiker moet binnenkomen in Raet Online. Gaat het om

het portaal voor manager en medewerker, dan is Alleen wachtwoord

genoeg. In dat geval hoeft er ook geen certificaat te worden uitgereikt.

Voor uw HR- en salarisspecialisten en de Raet Online-beheerder(s) is een

hoger beveiligingsniveau van toepassing: kies in dat geval Wachtwoord en

Certificaat.

Beheer Vink hier alleen een keuze aan voor vervangende Raet Online-beheerders

die, net als uzelf, gebruikers en certificaten mogen aanmaken en/of

autorisaties mogen beheren voor toepassingen zoals Zenden en Ontvangen,

Payroll Service en Webmail.

Gebruikerstype

(optioneel)

Indien deze optie voor uw organisatie van toepassing is, kiest u het

gewenste type gebruiker uit de vaste lijst die in overleg met Raet is

vastgesteld. Hiermee kunt u bijvoorbeeld instellen dat een medewerker bij

aanmelding direct wordt doorgestuurd naar een bepaalde toepassing,

bedrijfsportaal of werknemerportaal.

Toegang

verloopdatum *

Raet Online is voor de gebruiker toegankelijk tot en met de toegang-

verloopdatum. Deze datum is om veiligheidsredenen verplicht en

ligt maximaal één jaar in de toekomst. De waarde is al voor u ingevuld.

Bij tijdelijke medewerkers voert u een eerdere datum in; gebruik het formaat

dd/mm/jjjj. N.B.: De toegangverloopdatum staat los van de geldigheidsduur

van persoonlijke certificaten.

Licentie-

voorwaarden

Door dit vakje aan te vinken geeft u aan dat u akkoord gaat met de geldende

licentievoorwaarden voor Raet Online, waarin rechten en plichten van u en

de nieuwe gebruiker zijn vastgelegd. U kunt deze voorwaarden inzien via de

gelijknamige link. Het is niet mogelijk een gebruiker te registreren zonder dit

vakje aan te vinken.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.2.1.2 Gebruikersgegevens aanpassen

Volg deze toelichting om de gegevens van een geregistreerde gebruiker te bewerken.

Wilt u de naam van een gebruiker wijzigen, raadpleeg dan § 2.2.1.3.

Klik in de gebruikerslijst eerst de naam aan van de gebruiker. Is er sprake van een groot

aantal Raet Online-gebruikers, gebruik dan de selectiefunctie linksboven in het scherm;

u selecteert dan alleen de gebruikers waarvoor geldt dat er een door u op te geven tekst

aanwezig is in gebruikersnaam, gebruikersnummer, e-mailadres of segment.

Geef daartoe in het zoekveld achter Filter de gewenste tekst op en klik op het

filtericoon rechts van het zoekveld. Als u de hele lijst gebruikers weer wilt zien,

maakt u het filter leeg en klikt u opnieuw op het filtericoon.

Tip: Wilt u alleen op gebruikersnummer zoeken, dan kunt u het proberen met de

zoektekst “IC…” of “RO…” dan wel “RP…” (met max. 6 cijfers achter deze letters).

Zodra u in de gebruikerslijst de naam van de gebruiker hebt aangeklikt, kunt u de

gegevens aanpassen (zie de veldbeschrijvingen vanaf de volgende pagina).

Aanpassingen worden pas verwerkt zodra u Opslaan aanklikt. Er verschijnt eerst een

waarschuwing; klik op OK om de nieuwe wijzigingen te bevestigen.

Indien als gevolg van de aanpassing het e-mailadres wordt gewijzigd, ontvangt

de gebruiker hierover een bericht op zowel het oude als het nieuwe e-mailadres.

Indien als gevolg van de aanpassing het wachtwoord is gewijzigd, wordt dat als

volgt aangegeven:

o als de gebruiker het beveiligingsniveau wachtwoord heeft, wordt het nieuwe

wachtwoord op het scherm getoond. U dient dan zelf te zorgen voor

verspreiding van het wachtwoord.

o als de gebruiker het beveiligingsniveau wachtwoord en certificaat heeft,

wordt het nieuwe wachtwoord per e-mail verstuurd.

Raet Onl ine


Oktober 2012


Let op: E-mailberichten met wachtwoorden worden aan de gebruikers verzonden

met als e-mailadres van de afzender ‘[email protected]’. Wij raden u aan eventuele

spamfilters hierop aan te passen.

N.B.: Dit scherm is één van de pagina’s in ‘Individueel gebruikersbeheer’ waarop u

nieuwe gebruikers kunt registreren. Raadpleeg voor de te volgen procedure de

paragraaf Gebruiker registreren ( § 2.2.1.1).

Veld (* = verplicht): Toelichting:

Organisatie Klantnummer en naam van uw organisatie (niet te wijzigen).

Gebruiker Toegewezen gebruikersnummer en volledige naam, met daarachter de

gebruikersnaam. Het gebruikersnummer is niet te wijzigen (een Raet

Online-account is strikt persoonlijk); de gebruikersnaam kan de gebruiker

zelf kiezen.

De (volledige) naam van een gebruiker met beveiligingsniveau

‘wachtwoord’ kunt u achteraf nog aanpassen (zie het veld ‘Naam’).

Let op: gaat de functie over naar een nieuwe medewerker, verwijder dan

de bestaande gebruiker en registreer een nieuwe gebruiker.

Aanhef Kan zonodig worden gecorrigeerd.

Voorletters* Voorletters van de gebruiker.

Voorvoegsels Voorvoegsels van de gebruiker.

Achternaam Achternaam van de gebruiker.

Naam Volledige naam (zoals ook afgebeeld in het veld Gebruiker). Heeft de

gebruiker het beveiligingsniveau wachtwoord, dan kunt u deze naam

aanpassen. Betreft het echter een gebruiker met beveiligingsniveau

wachtwoord en certificaat, dan is dit veld niet te benaderen.

In dat geval wordt het certificaat verwijderd en een nieuw certificaat

uitgereikt. Raadpleeg daarvoor de paragraaf Naam van een gebruiker

aanpassen, bovenaan deze pagina.

E-mailadres Geef een nieuw e-mailadres via dit veld aan Raet Online door.

Dit individueel zakelijk e-mailadres wordt onder andere gebruikt voor

de functionaliteit wachtwoord vergeten (mits dit adres uniek is binnen

Raet Online). Geef een geldig adres, omdat bij de keuze voor

beveiligingsniveau met certificaat het wachtwoord naar dit adres zal

worden gestuurd.

Segment (optioneel) Indien deze optie voor uw organisatie van toepassing is kunt u het

segment aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in uw organisatiestructuur

of aanpassing van personeelsnummers.

Raet Onl ine


Oktober 2012


Wachtwoord

vernieuwen

Als het wachtwoord is vergeten of niet langer geheim is, moet er

een nieuw wachtwoord worden gegenereerd. Daarbij wordt altijd de

wachtwoordverloopdatum ingesteld (zie toelichting bij dit veld).

U kunt niet zelf een nieuw wachtwoord voor de gebruiker kiezen.

Als wijziging niet nodig is selecteert u Nee.

Als de gebruiker een certificaat heeft, kunt u door selectie van

Ja, verstuur per e-mail direct na het opslaan een wachtwoord laten

sturen naar het (nieuwe) e-mailadres van de gebruiker.

Als de gebruiker geen certificaat heeft, kunt u door selectie van

Ja, toon op scherm direct na opslaan het wachtwoord op het scherm

laten tonen. Dit wachtwoord zendt u dan zelf naar de gebruiker. De

gebruiker kan zich met het wachtwoord aanmelden en moet daarna direct

zelf een nieuw wachtwoord kiezen.

Wachtwoord

verloopdatum

Bij inloggen op of na deze datum wordt de gebruiker verplicht een nieuw

wachtwoord te kiezen. De datum kan niet worden gewijzigd.

De wachtwoordverloopdatum wordt altijd ingesteld bij de toekenning van

en keuze voor een nieuw wachtwoord. Betreft het de toekenning van een

systeemgegenereerd wachtwoord, dan wordt de wachtwoordverloopdatum

op de dag van toekenning gezet. Dit verplicht de gebruiker direct zelf een

nieuw wachtwoord te kiezen. Zodra dit is gebeurd wordt de

wachtwoordverloopdatum automatisch naar een datum in de toekomst

gezet (afhankelijk van de waarde, ingesteld in Instellingen alle

gebruikers).

Blokkeren Aan te vinken indien u de betreffende gebruiker de toegang tot

Raet Online wilt ontzeggen.

Let op: Een overschrijding van het aantal wachtwoordpogingen is niet

te verhelpen door het vinkje in dit veld te verwijderen. Dit is alleen op te

lossen door een nieuw wachtwoord in te stellen.

N.B.: Ook een geblokkeerde gebruiker blijft meetellen bij de berekening

van het actuele aantal gebruikers.

Beheer Uitsluitend aanvinken voor uw vervangende Raet Online-beheerder(s).

Gebruikerstype

(optioneel)

Indien deze optie voor uw organisatie van toepassing is, kiest u het

gewenste type gebruiker uit de vaste lijst die in overleg met Raet is

vastgesteld. Hiermee kunt u bijvoorbeeld bewerkstelligen dat een

medewerker bij aanmelding direct wordt doorgestuurd naar een bepaalde

toepassing, bedrijfsportaal of werknemerportaal.

Toegang

verloopdatum

Raet Online is voor de gebruiker toegankelijk tot en met de toegang-

verloopdatum. Als de toegang voor gebruikers dreigt te verlopen, wordt dat

door Raet tijdig per e-mail gemeld aan de Raet Online-beheerder die als

contactpersoon van uw organisatie in Raet Online is geregistreerd.

Als een medewerker gebruik moet kunnen blijven maken van Raet Online,

bijvoorbeeld bij continuering van een (tijdelijk) contract, kunt u de toegang-

verloopdatum verder naar de toekomst zetten (tot maximaal één jaar).

Let op: Gebruik voor het blokkeren van de toegang het veld Blokkeren

(zie toelichting bij dit veld). Het is af te raden een gebruiker te blokkeren

door als toegangverloopdatum een verstreken datum op te geven, omdat

een dergelijke blokkering niet waterdicht is. De blokkering kan dan

bijvoorbeeld bij het groepsgewijs verlengen van de toegangverloopdatum

verloren gaan. Een blokkering via het veld Blokkeren wordt in dat geval

niet opgeheven.

Raet Onl ine


Oktober 2012


Toegang status Hier wordt aangegeven of de gebruiker normaal toegang heeft of dat de

toegang op de Raet Online-server is geblokkeerd. In het laatste geval

wordt de reden van de blokkade vermeld. In de statusmelding zijn verloren

certificaten op de PC van de gebruiker of het vergeten van een

wachtwoord door de gebruiker uiteraard niet verdisconteerd.

Laatste logindatum Datum waarop de gebruiker zich voor het laatst bij Raet Online heeft

aangemeld. Als hier geen datum wordt afgebeeld, is dat nog nooit

gebeurd. Als het maximum aantal gebruikers is overschreden dat uw

organisatie (volgens het abonnement) toegang kan geven tot Raet Online,

is het voor een nieuwe gebruiker onmogelijk zich aan te melden.

2.2.1.3 Naam van een gebruiker wijzigen

Soms is het nodig de naam van een Raet Online-gebruiker te wijzigen, bijvoorbeeld

als de naam van de echtgenoot wordt aangenomen. In zo’n geval is het aan te raden

de naamswijziging eerst in uw HR-systeem door te voeren. Bij het importeren van

dienstverbanden wordt de naamswijziging namelijk automatisch overgenomen uit het

HR-systeem, tenzij de oorspronkelijke gebruikersnaam al eerder in ‘Individueel

gebuikersbeheer’ werd gewijzigd.

Betreft het een geregistreerde gebruiker zonder certificaat, dan kunt u de

naamswijziging ook direct in Raet Online doorvoeren door de tekst in het veld Naam

aan te passen. Gaat het echter om een gebruiker met beveiligingsniveau ‘wachtwoord

en certificaat’, dan is dit veld niet te benaderen. In dat geval verwijdert u het certificaat

en reikt u een nieuw certificaat uit. Handel als volgt:

1. Verwijder eerst het certificaat van de gebruiker ( § 2.2.2.3).

2. Keer terug naar het startscherm van ‘Individueel gebruikersbeheer’ ( § 2.2.1)

en selecteer de gebruiker uit de gebruikerslijst.

3. Het veld Naam is nu te benaderen, zodat u de naam van de gebruiker

kunt aanpassen.

4. Laat voor de gebruiker een nieuw certificaat genereren ( § 2.2.2.1).

5. Omdat u een nieuw certificaat uitreikt, is het vervolgens wel noodzakelijk dat de

gebruiker dat certificaat installeert en zich ermee aanmeldt.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.2.1.4 Gebruiker verwijderen

Als een geregistreerde gebruiker wordt verwijderd, telt deze gebruiker niet meer mee

bij het aantal actuele gebruikers en worden ook de certificaten van de gebruiker

onbruikbaar. Voor het uitreiken van een nieuw certificaat is het niet nodig de gebruiker

te verwijderen. Let op: het verwijderen van een gebruiker is onherroepelijk en het

registreren van een nieuwe gebruiker vergt extra handelingen.

Om een geregistreerde gebruiker te verwijderen, kiest u in de lijst op het startscherm

de naam van de gebruiker en klikt u vervolgens op Verwijderen. Er verschijnt eerst een

waarschuwing; klik op OK om de verwijdering definitief door te zetten (wilt u dat niet,

dan kunt u Annuleren).

N.B.: Dit scherm is één van de pagina’s in ‘Individueel gebruikersbeheer’ waarop u

nieuwe gebruikers kunt registreren. Raadpleeg voor de te volgen procedure de

paragraaf Gebruiker registreren ( § 2.2.1.1).

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.2.2 Certificaten beheren

Om toegang te krijgen tot Raet Online-toepassingen die extra beveiligd zijn, heeft

de gebruiker een uniek, strikt persoonlijk certificaat nodig dat toegang geeft tot de

Raet Online-webserver.

Een certificaat is niet langer dan 5 jaar geldig. Na deze termijn (of desgewenst eerder)

moet het worden vervangen. Ook is het noodzakelijk dat elke gebruiker na maximaal

één jaar via toegangsbeheer opnieuw wordt gevalideerd.

Tijdens de procedure voor het uitreiken van een nieuw certificaat ontvangt de gebruiker

het bijbehorend wachtwoord en de installatie-instructies rechtstreeks per e-mail;

het certificaat zelf levert u apart bij de gebruiker af.

Let op: E-mailberichten met certificaatgegevens worden aan de gebruikers gestuurd

met als e-mailadres van de afzender ‘[email protected]’. Wij raden u aan eventuele

spamfilters hierop aan te passen.

N.B.: Bij het aanpassen van autorisaties of instellingen hoeven certificaten niet

te worden vervangen, omdat het certificaat alleen wordt gebruikt om gebruikers

te identificeren.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.2.2.1 Certificaat uitreiken

Als u voor een gebruiker een nieuw certificaat wilt laten genereren, is het belangrijk het

opslagmedium en de methode van overdracht zorgvuldig te kiezen. Het beste is het

certificaat te downloaden naar een mobiel opslagmedium (USB-stick of diskette). U kunt

het ook overbrengen naar een harde schijf of netwerkdrive en het dan afleveren via een

interne route, mits deze route ook inderdaad veilig is. Verstuur het nooit via e-mail,

tenzij u zeker weet dat de e-mail uitsluitend intern wordt verstuurd. Ook verzending via

een gedeelde netwerkdrive zou risico’s kunnen opleveren.

Let op: Uit veiligheidsoverwegingen verzoeken wij u het certificaat na installatie van het

opslagmedium te verwijderen, of het opslagmedium op een veilige plaats te bewaren.

Volg voor het uitreiken van een certificaat de volgende stappen:

1 Certificaat genereren Is er sprake van een reeds geregistreerde gebruiker,

dan genereert u eerst een nieuw certificaat.

2 Reeds verstrekte

certificaten controleren

Voor een reeds geregistreerde gebruiker controleert u

vervolgens of een nieuw certificaat wel nodig is.

3 Gegevens van certificaat

controleren

Controleer of het certificaat voor de juiste gebruiker

wordt gegenereerd en of de gegevens juist zijn die in

het certificaat zullen worden opgeslagen.

4 Opslagmedium invoeren Voer een opslagmedium in met vrije ruimte.

5 Certificaat downloaden Bewaar het certificaatbestand op de juiste locatie

(meestal het opslagmedium).

6 Certificaat uitreiken Lever het certificaat af bij de gebruiker, die het zelf

op de PC installeert.

Raet Onl ine


Oktober 2012


1. Certificaat genereren

Zodra u een nieuwe gebruiker met beveiligingsniveau Wachtwoord en certificaat

hebt toegevoegd, wordt automatisch een certificaat gegenereerd. Wilt u een

certificaat laten genereren voor een reeds geregistreerde gebruiker, dan selecteert u

in het startscherm (zie boven) de gewenste gebruiker in de lijst links en kiest u

rechtsonder voor Certificaten. Welk scherm er nu verschijnt, hangt af van de

certificaten van de gebruiker:

Indien de gebruiker al één of meer certificaten bezit, ziet u het scherm in Stap 2.

Bezit de gebruiker nog geen certificaat, dan ziet u het scherm in Stap 3.

2. Reeds verstrekte certificaten controleren

Het bovenstaande scherm verschijnt als de gebruiker al één of meer certificaten

bezit. Rechtsonder vindt u het aantal certificaten dat deze gebruiker in bezit heeft

en het volgnummer van het getoonde certificaat. Bent u er niet zeker van of een

nieuw certificaat in dit geval nodig is, dan kunt u met de navigatieknoppen door de

uitgereikte certificaten bladeren:

|< Toon het eerste (= meest recente) certificaat in de rij

< Toon het vorige certificaat

> Toon het volgende certificaat

>| Toon het laatste (= oudste) certificaat in de rij

Wilt u inderdaad een nieuw certificaat genereren, dan klikt u rechts onderaan op de

knop Nieuw certificaat, waarna u de gegevens kunt controleren die in het certificaat

zullen worden opgeslagen (zie volgende pagina). Als deze knop ontbreekt, is het

maximum aantal certificaten uitgereikt dat voor uw abonnement van toepassing is.

Raet Onl ine


Oktober 2012


3. Gegevens van certificaat controleren

In dit scherm kunt u nagaan of het certificaat voor de juiste gebruiker wordt

gegenereerd en de gegevens controleren die in het certificaat zullen worden

opgeslagen. Raadpleeg voor een beschrijving van de gegevens de paragraaf

Certificaatgegevens controleren ( § 2.2.2.2).

Als de gegevens correct zijn klikt u op Verder. Is dat niet het geval, dan kunt u

de procedure het beste afbreken door op Terug te klikken en de gegevens vanuit

het startscherm (of elders) aan te passen. Daarna kunt u het certificaat opnieuw

laten genereren.

Raet Onl ine


Oktober 2012


4. Opslagmedium invoeren

Als u het certificaat op een mobiel opslagmedium wilt opslaan (USB-stick of

diskette), voert u nu een opslagmedium in met vrije ruimte. Klik vervolgens op

Download. Het gegenereerde certificaat zal hierdoor in de volgende stappen van

de Raet Online-server naar uw PC worden overgebracht.

Let op: Na deze stap is het onverstandig om de procedure nog te annuleren, omdat

dan al in het systeem is vastgelegd dat er een certificaat wordt gegenereerd. U kunt

de procedure hier nog afbreken door Terug aan te klikken; annuleert u in een

volgend stadium, dan kunt u het certificaat niet later ophalen. U moet het dan

verwijderen (zie volgende paragraaf, Certificaat verwijderen) en een nieuw

certificaat laten genereren.

Raet Onl ine


Oktober 2012


5. Certificaat downloaden

Kies nu in het Download-venster de optie Opslaan (al dan niet gevolgd door OK)

en selecteer de gewenste locatie voor het aangegeven certificaatbestand

(gewoonlijk dus het opslagmedium). Klik op Opslaan en kies voor het Sluiten van

het Download-venster. Tenslotte kiest u in het Raet Online-venster rechtsonder

voor OK om terug te gaan naar het basisscherm van ‘Individueel gebruikersbeheer’.

Het certificaat wordt nu gedownload op het opslagmedium.

6. Certificaat uitreiken

Tenslotte levert u het certificaat af bij de gebruiker, die het dan zelf op de PC kan

installeren. In het e-mailbericht dat de gebruiker inmiddels heeft ontvangen staan

de installatie-instructies. Ook vindt men daarin het wachtwoord om het

certificaatbestand te kunnen installeren en zich de eerste keer aan te melden bij

Raet Online. Uit veiligheidsoverwegingen verzoeken wij u het certificaat na de

installatie te verwijderen van het opslagmedium, of het opslagmedium op een veilige

plaats te bewaren.

N.B.: Indien uw ICT-omgeving is ingesteld op flexibele werkplekken, maakt u

mogelijk gebruik van gebruikersprofielen. Let er in dat geval op, dat het certificaat

op het juiste gebruikersprofiel wordt geïnstalleerd. Dit betekent dat de betrokken

medewerker bij installatie van het certificaat op de PC moet zijn ingelogd. Maakt u

gebruik van ‘Roaming Profiles’ binnen Windows, dan is het noodzakelijk dat de

registeraanpassingen bij de installatie van certificaten en de IBU voortaan

beschikbaar zijn via het netwerk. Raadpleeg zonodig uw systeembeheerder.

Als het een nieuwe gebruiker betreft, dienen er na het uitreiken van het certificaat

nog enkele autorisaties te worden ingesteld om de nieuwe gebruiker met Raet

Online te laten werken. Het gaat dan om privileges voor het gebruik van de

benodigde onderdelen van Raet Online en van de toepassing Zenden en

Ontvangen voor de diverse salarismodules. Ook de gebruikte mappen en

CEA-nummers moeten nog worden ingesteld.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.2.2.2 Certificaatgegevens controleren

Het verdient aanbeveling de lijst van geregistreerde certificaten actueel te houden.

Het is mogelijk dat de in omloop zijnde persoonlijke certificaten niet allemaal voorkomen

in de lijst van certificaten die op de Raet Online-server zijn geregistreerd. Enerzijds kan

een gebruiker op diens PC over persoonlijke certificaten beschikken, die niet (meer)

erkend worden door de Raet Online-server. Anderzijds kunnen in de getoonde lijst

certificaten voorkomen, die door de gebruiker zelf van diens PC zijn verwijderd.

Om certificaten te controleren kiest u in het startscherm de betreffende gebruiker en

klikt u op Certificaten.

Rechtsonder op het scherm vindt u het aantal certificaten dat aan de betreffende

gebruiker is uitgereikt en het volgnummer van het getoonde certificaat. Met de

navigatieknoppen kunt u door de uitgereikte certificaten bladeren:

|< Toon het eerste (meest recente) certificaat in de rij



>| Toon het laatste (oudste) certificaat in de rij

In eerste instantie worden de gegevens getoond van het meest recent uitgereikte

certificaat (zie volgende pagina). Deze gegevens moeten overeenstemmen met de

corresponderende gegevens in de certificaten zelf.

Raet Onl ine


Oktober 2012


Veld: Toelichting:

Certificaat-nummer Intern Raet Online-volgnummer voor het certificaat.

Organisatie Naam waaronder uw organisatie bij Raet bekend is.

Klantnummer Debiteurnummer waaronder uw organisatie bij Raet is geregistreerd.

Gebruikersnaam Toegewezen Raet Online-gebruikersnummer.

Gebruikersnummer Toegewezen gebruikersnaam.

E-mailadres Adres waarnaar belangrijke systeemmeldingen en mededelingen van

Raet worden gestuurd. Bij aanmaak van een nieuw certificaat wordt het

actuele e-mailadres vastgelegd. Als echter alleen het e-mailadres

verandert is het niet nodig het certificaat te vervangen, omdat het

e-mailadres in een certificaat alleen wordt gebruikt ter identificatie.

Begindatum Datum waarop het certificaat is uitgereikt.

Einddatum Datum waarop de geldigheidsduur van het certificaat eindigt.

Het certificaat is geldig tot en met deze einddatum.

Afgegeven door Gebruikersnummer van de gebruiker die het certificaat heeft uitgereikt.

Voor het eerste certificaat is dat vaak een medewerker van Raet.

Overige certificaten zijn uitgereikt door uzelf of een collega-Raet Online-

beheerder.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.2.2.3 Certificaat verwijderen

Als een certificaat niet meer nodig is, of de geldigheidsduur ervan is verlopen en er is

een nieuw certificaat uitgereikt, is het wenselijk het certificaat te verwijderen van de

Raet Online-server. Gebeurt dit niet, dan blijft het certificaat meetellen voor het

maximaal aantal toegestane certificaten per gebruiker (twee). Ook als een (PC met)

Raet Online-certificaat wordt ontvreemd, is verwijderen van het certificaat de

aangewezen methode om verdere problemen te voorkomen.

Een certificaat dat van de Raet Online-server is verwijderd, wordt niet langer door

Raet Online geaccepteerd. Voor de gebruiker van het certificaat wordt de toegang tot

Raet Online dan geblokkeerd.

U verwijdert een certificaat door het eerst van de Raet Online-server te halen en

vervolgens ook het corresponderende persoonlijke certificaat van de PC te (laten)

verwijderen. Als u het namelijk alleen van de server verwijdert, wordt de indruk gewekt

dat de gebruiker zich nog steeds met dat persoonlijke certificaat op Raet Online kan

aanmelden. Is er bijvoorbeeld nóg een certificaat op de PC (bijvoorbeeld de opvolger

van een verlopen certificaat), dan zal de browser bij elke aanmeldpoging blijven vragen

met welk van de certificaten men zich wil aanmelden. Handel als volgt:

Kies eerst links in het startscherm de betreffende gebruiker en klik op Certificaten.

Raet Onl ine


Oktober 2012


Blader nu in het certificatenscherm met de navigatieknoppen door de uitgereikte

certificaten:

|< Toon het eerste (= meest recente) certificaat in de rij



>| Toon het laatste (= oudste) certificaat in de rij

Controleer de getoonde gegevens nauwkeurig. Het juiste certificaat herkent u vooral

aan de begin- en einddatum. Klik daarna op Verwijderen. Als u zeker weet dat u juist

dit certificaat wilt verwijderen bevestigt u uw keuze met OK.

Verwijder vervolgens het corresponderende persoonlijke certificaat ook van de PC

van de gebruiker. Gebruik daarvoor de browser (Internet Explorer) als volgt:

1. Kies in het menu van de browser Extra – Internet Opties – (tabblad) Inhoud –

Certificaten.

2. Selecteer het certificaat. Voor de juiste keuze kunt u kijken naar de einddatum.

3. Klik op Verwijderen en bevestig uw keuze met Ja.

4. Vervolgens klikt u op Sluiten en klikt u op OK.

Het certificaat is nu ook verwijderd uit de browser op de PC van de gebruiker.

Als u het bestand met het certificaat nog op enig opslagmedium bewaard had,

verdient het aanbeveling ook dit bestand te verwijderen.

Wilt u hierna aan dezelfde gebruiker een nieuw certificaat uitreiken, volg dan de

procedure beschreven in de paragraaf Certificaat uitreiken ( § 2.2.2.1).

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.3 Toegangsbeheer

Met de menukeuze Toegangsbeheer kunt u

gebruikers autoriseren voor de modules en

toepassingen in Raet Online die voor uw

organisatie beschikbaar zijn. De toegang tot

deze onderdelen wordt vastgesteld op basis

van de rol die in het HR-systeem aan elke

geregistreerde medewerker is toegewezen.

De autorisaties behorend bij elke rol worden

opgenomen in een specifiek

standaardprofiel, dat u kunt samenstellen

en waar nodig aanpassen in Medewerker-

en Managerprofielen beheren ( § 3.1).

Bij de automatische registratie van een

nieuwe Raet Online-gebruiker worden de

autorisaties toegekend op basis van het

standaardprofiel dat past bij de rol die de

gebruiker in het HR-systeem is toegekend.

In de rubriek Toegangsbeheer kunt u de autorisaties en interessegebieden van elke

geregistreerde gebruiker controleren en eventueel aanpassen. Het is ook mogelijk

in te stellen welke gegevens en bevoegdheden collectief moeten gelden voor alle

Raet Online-gebruikers in uw organisatie.

Raet Onl ine


Oktober 2012


Op de pagina Toegangsbeheer vindt u de lijst met gebruikersnamen die voor uw

organisatie in Raet Online bekend zijn. Klik eerst de naam van de gewenste gebruiker;

om in de lijst een specifieke gebruiker te vinden, vult u in het zoekveld een (deel van)

gebruikersnaam of -nummer in en klikt u op Zoeken.

Als de geselecteerde gebruiker geautoriseerd is voor een beschikbare toepassing of

instelling, is het vakje in de kolom Selectie aangevinkt. U verleent een autorisatie door

het betreffende vakje aan te vinken, u ontneemt een autorisatie door het uit te vinken.

Wilt u alle beschikbare autorisaties voor deze gebruiker tegelijk aanvinken, klik dan

op de knop Alles aan; met Alles uit vinkt u alle autorisaties tegelijk uit. Bevestig de ingestelde autorisaties met de knop Opslaan. Nieuw ingestelde

autorisaties zijn van kracht vanaf de volgende keer dat de betreffende gebruiker inlogt. Met Herstel zet u de autorisaties terug naar de standaardinstelling die voor de

gebruiker van toepassing is (bijv. volgens diens profiel). Let op: Dit is niet meer terug

te draaien. Klik op Terug om terug te keren naar de lijst met bekende gebruikers.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.4 Groepsgewijs autorisaties muteren

Over het algemeen verloopt de registratie

van nieuwe Raet Online-gebruikers volledig

automatisch, waarbij de gegevens vanuit uw

Raet HR-systeem worden overgenomen

en de autorisaties volgens een standaard-

rolprofiel worden toegekend. Met deze functie

kunt u handmatig aan een groep werknemers

autorisaties toekennen en/of ontnemen.

Bij groepsgewijs autoriseren selecteert u

een groep gebruikers en wijst daaraan één of

meer autorisaties toe. Vervolgens kunt u voor

de gehele groep wachtwoorden aanvragen

met Groepsgewijs wachtwoorden

toekennen

( § 2.5). Wilt u één of slechts enkele

gebruikers handmatig autoriseren, gebruik

dan de functie Toegangsbeheer ( § 2.3).

Omdat autoriseren en het toekennen van

wachtwoorden gescheiden functies zijn, kunt u

vooraf controleren of de autorisatieprocedure

het gewenste resultaat heeft gehad. U gebruikt

daarvoor de functies Logboek groepsgewijs

gebruikersbeheer ( § 4.3) en Overzichten

aanmaken ( § 4.1).

In sommige gevallen kunt u ook controles uitvoeren in de toepassingen waarvoor u

de gebruikers hebt geautoriseerd.

N.B.: Op dit moment is groepsgewijs autoriseren alleen mogelijk voor de modules

die mede toegankelijk zijn voor managers en medewerkers.

Het toekennen en/of ontnemen van autorisaties verloopt in vijf stappen, onderverdeeld

in pagina’s. U vindt de paginanummers onderaan de schermen:

1 Statusoverzicht U kunt eerst de bestaande situatie controleren:

het totaal aantal gebruikers van Raet Online in uw

organisatie.

2 Gebruikersgroep

selecteren

U maakt een selectie van gebruikers op basis van

kenmerken van de bedoelde medewerker.

3 Selectie controleren Met het selectieresultaat kunt u controleren of de

bedoelde gebruikers in de selectie voorkomen.

4 Autorisaties muteren Bent u tevreden met de selectie, dan kunt u

aangeven voor welke toepassingen u autorisatie wilt

toekennen en/of ontnemen.

5 Nieuw statusoverzicht Tenslotte ziet u het resultaat van uw mutatie.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.4.1 Stap 1: Statusoverzicht

De inleidende pagina toont een overzicht van de bestaande situatie: het aantal Raet

Online-gebruikers binnen uw organisatie en de toepassingen waarvoor u autorisaties

kunt uitdelen.

Klik op Verder om op de volgende pagina de groep gebruikers te selecteren waarvan u

de autorisaties wilt muteren.

Klik op Annuleren om de toepassing te sluiten zonder mutaties door te voeren.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.4.2 Stap 2: Gebruikersgroep selecteren

In dit scherm kunt u op vier manieren de groep medewerkers selecteren waarvan u de

autorisaties wilt muteren:

Raet Onl ine


Oktober 2012


Selecteren op organisatieonderdeel en afdeling(en):

Als u in de lijst rechtsboven kiest voor Alle organisatieonderdelen, wordt deze

selectiemogelijkheid niet gebruikt. Kiest u voor een organisatieonderdeel, dan kunt u

links in het vak de eventueel aanwezige afdeling(en) van uw keuze aanvinken.

Met de keuze selecteer alle afdelingen vinkt u alle afdelingen van het

organisatieonderdeel aan. Met deselecteer alle afdelingen vinkt u ze allemaal

tegelijk uit.

Selecteren op eerder toegekende autorisaties:

Kiest u bij een toepassing voor Nee / Niet op selecteren , dan selecteert u daarmee

alle gebruikers, met of zonder autorisatie. Met Toegekend vindt u in uw selectie alle

gebruikers die voor de betreffende toepassing zijn geautoriseerd. Met Niet

toegekend selecteert u iedereen die er nog geen autorisatie voor heeft.

Selecteren op gebruikersnaam, gebruikersnummer of e-mailadres:

Een ‘tekstfilter’, waarmee u de selectie beperkt tot gebruikers met een op te geven

reeks letters, cijfers en/of leestekens in gebruikersnaam, gebruikersnummer of e-

mailadres.

Selecteren op geregistreerde gebruikersrollen:

Gebruik deze mogelijkheid alleen als uw HR-systeem gebruikersrollen ondersteunt.

Is dat het geval, dan kunt u selecteren op dienstverbanden met de rollen beheerder,

manager en/of werknemer. U kunt op één of meer rollen tegelijk selecteren. Zet u

meer dan één vinkje, dan worden de gebruikers geselecteerd die minimaal één van

de aangevinkte rollen hebben.

U kunt de selectiemogelijkheden tegelijk gebruiken. Gebruikt u ze alle vier, dan worden

alleen de gebruikers geselecteerd die deel uitmaken van de door u gekozen afdeling,

autorisatie hebben voor de betreffende toepassing(en) (of juist niet), minimaal voor één

van de door u aangegeven gebruikersrollen zijn geregistreerd en waarvoor geldt dat de

door u opgegeven letters of tekens te vinden zijn in naam, gebruikersnummer of

e-mailadres.

Let op: U muteert op deze pagina nog geen autorisaties; dat gebeurt later in deze

toepassing.

Na uw selectie klikt u op Verder om op de volgende pagina het resultaat te zien.


Klik op Terug om terug te keren naar het statusoverzicht op de vorige pagina.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.4.3 Stap 3: Selectie controleren

In het kader Toegepaste selectiecriteria kunt u zien welke selectiecriteria u hebt

opgegeven. De overblijvende gebruikers worden in een lijst afgebeeld. In deze lijst kunt

u gebruikers alsnog uitsluiten van selectie door het keuzevak links uit te vinken.

U kunt op twee manieren controleren of de bedoelde gebruikers in de selectie

voorkomen:

door met de groene pijltjes door de lijst geselecteerde gebruikers te bladeren: met

de pijlen naar de vorige of volgende pagina, of met de dubbele pijlen direct naar

begin of eind van de lijst.

door gebruik te maken van de zoekfunctie. Vul in het zoekveld rechts van de groene

pijlen een deel in van gebruikersnaam, gebruikersnummer of e-mailadres (letters,

cijfers of leestekens) en klik op het filtericoon rechts van het zoekveld.

Let op: uw selectie blijft daarbij gelijk. Het is niet mogelijk de selectie met deze

zoekfunctie verder te verkleinen!

Bent u tevreden met uw selectie, klik dan op Verder om in de volgende stap aan te

geven welke mutaties u bij de gekozen gebruikersgroep wilt laten doorvoeren in de

autorisaties voor toepassingen. Let op: als u de zoekfunctie hebt gebruikt, kunnen de

mutaties op een (veel) grotere groep gebruikers betrekking hebben dan in de lijst wordt

getoond.

Als u de selectie nog wilt aanpassen, klik dan op Terug om terug te keren naar het

selectiescherm op de vorige pagina.


Raet Onl ine


Oktober 2012


2.4.4 Stap 4: Autorisaties muteren

Hier kunt u aangeven welke mutaties u wilt laten doorvoeren in de autorisaties van de

door u geselecteerde groep gebruikers.

Bovenaan ziet u het aantal gebruikers waarvan u de autorisaties kunt muteren.

Daaronder ziet u opnieuw een lijst van mogelijk toe te kennen autorisaties voor

toepassingen. Bij elke autorisatiemogelijkheid kunt u kiezen uit Niet aanpassen,

Toekennen en Verwijderen. Met Verwijderen ontneemt u de gekozen gebruikers de

autorisatie voor de betreffende toepassingen.

Klik op Voltooien om de gekozen autorisaties te bevestigen. Er wordt gevraagd of u

door wilt gaan; bevestig uw opdracht met OK om het resultaat van de uitgevoerde

mutaties op de volgende pagina te laten verschijnen.


Klik op Terug om terug te keren naar uw selectieresultaat op de vorige pagina.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.4.5 Stap 5: Nieuw statusoverzicht

Hier vindt u het resultaat van de uitgevoerde mutaties: de aantallen gewijzigde

gebruikers, per autorisatie. Deze mutaties zijn later ook nog terug te vinden in het

Logboek groepsgewijs gebruikersbeheer ( § 4.3).

Klik op Afsluiten om de toepassing te verlaten.

N.B.: Om een volledige, actuele lijst op te vragen van autorisaties per gebruiker kunt u

het beste de toepassing Overzichten aanmaken gebruiken ( § 4.1).

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.5 Groepsgewijs wachtwoorden toekennen

Met deze toepassing kunt u wachtwoorden

toekennen aan een groep medewerkers,

bijvoorbeeld gebruikers die uit een HR-

systeem zijn ingevoerd en waarvan u de

autorisaties reeds hebt toegekend en

gecontroleerd.

Wilt u voor één of slechts enkele gebruikers

een wachtwoord opvragen, gebruik dan de

functie Individueel gebruikersbeheer

( § 2.2).

Nadat u met ‘Groepsgewijs wachtwoorden

toekennen’ de betreffende gebruikers hebt

geselecteerd, wordt voor elke medewerker

in uw selectie een wachtwoord aangemaakt.

Deze wachtwoorden worden met de

inloggegevens van de geselecteerde

gebruikers in een ‘wachtwoordbestand’

bewaard.

U kunt de inloggegevens op twee manieren over de nieuwe gebruikers verspreiden:

door Raet Online automatisch e-mail-berichten te laten verzenden met een

hyperlink waarmee de gebruiker zich éénmalig bij Raet Online kan aanmelden.

De toelichting bij deze e-mailberichten kunt u aanpassen met Beheer e-mailservice

aanmeldgegevens (§ 6.1). N.B.: de gegevens van de Raet Online-

contactpersoon in deze berichten zijn dezelfde gegevens die worden getoond op de

Raet Online aanmeldpagina. U kunt ze aanpassen in Gebruikersinstellingen

beheren (§ 3.2).

door het wachtwoordbestand te gebruiken om de inloggegevens te verspreiden via

mail merge (§ 7). In dit geval bepaalt u zelf het transportmedium. U kunt er dan

bijvoorbeeld voor kiezen brieven te versturen of e-mailberichten over uw interne

netwerk te verzenden.

In beide gevallen is het in elk geval aan te raden het wachtwoordbestand veilig op te

slaan. Mocht later blijken dat sommige gebruikers geen gebruik hebben gemaakt van de

toegezonden inloggegevens, dan kunt u het wachtwoordbestand gebruiken om hen de

gegevens alsnog toe te sturen. Bijvoorbeeld als gebruikers het e-mailbericht per ongeluk

hebben gewist of nalieten de link binnen de daarvoor toegestane termijn te gebruiken

(u kunt deze gebruikers dan overigens ook als groep selecteren). Het kan ook nodig zijn

als er bijvoorbeeld voor gebruikers een foutief e-mailadres in Raet Online is vastgelegd.

Raet Onl ine


Oktober 2012


Noodzakelijke voorbereiding:

Om deze toepassing te gebruiken moet u geautoriseerd zijn voor downloaden via

Zenden en Ontvangen en in het bijzonder voor de rubriek Gebruikersbeheer

Ontvangen ( Handleiding Zenden en Ontvangen, bureaubladpagina Publicaties

> Raet Online > Product Informatie Raet Online).

Controleer vooraf of van elke medewerker in uw selectie de juiste geboortedatum

is ingevoerd, zowel in uw HR-systeem als in Raet Online. Bovendien moet van

iedere medewerker een (persoonlijk en zo mogelijk uniek) e-mailadres bekend zijn.

Controleer of eventuele spam-filters op uw e-mailservers berichten toelaten

afkomstig van Raet. Het e-mailbericht met hyperlink aan de gebruikers wordt

verzonden met als e-mailadres van de afzender ‘[email protected]’.

Het toekennen van wachtwoorden verloopt in vier stappen, onderverdeeld in pagina’s.

U vindt de paginanummers onderaan de schermen.

1 Statusoverzicht U kunt eerst de bestaande situatie controleren: het totaal

aantal Raet Online-gebruikers binnen uw organisatie en

het aantal gebruikers zonder wachtwoord.

2 Gebruikersgroep

selecteren



3 Wachtwoordbestand

genereren

Met het selectieresultaat kunt u controleren of de

bedoelde gebruikers in de selectie voorkomen. Bent u

tevreden met de selectie, dan kunt u een

wachtwoordbestand laten genereren.

4 Wachtwoorden

verspreiden

Tenslotte kunt u kiezen hoe u de wachtwoorden over

de nieuwe gebruikers wilt verspreiden. U kunt het

wachtwoordbestand gebruiken voor een ‘mail merge’

of de gebruikers een hyperlink sturen om eenmalig op

Raet Online in te loggen.

Raet Onl ine


Oktober 2012



De inleidende pagina toont een overzicht van de bestaande situatie: het aantal Raet

Online-gebruikers binnen uw organisatie, met daaronder het aantal gebruikers waarvoor

geen Raet Online-wachtwoord is aangemaakt.

Klik op Verder om op de volgende pagina een groep gebruikers te selecteren waarvoor

een wachtwoord moet worden aangemaakt.


Raet Onl ine


Oktober 2012



In deze stap hebt u twee mogelijkheden om de groep medewerkers te selecteren die u

een wachtwoord wilt toekennen.





Met de keuze selecteer alle afdelingen vinkt u alle afdelingen van het

organisatieonderdeel aan. Met deselecteer alle afdelingen vinkt u ze allemaal

tegelijk uit.

Selecteren op gebruikerstatus:

Hiermee kunt u uw selectie beperken tot gebruikers die nog geen wachtwoord

hebben en/of gebruikers die wel een wachtwoord hebben, maar nog nooit ingelogd

zijn geweest. Vink minimaal één van beide mogelijkheden aan. Vinkt u beide

mogelijkheden aan, dan selecteert u daarmee alle gebruikers (met of zonder

wachtwoord) die nooit ingelogd zijn geweest. N.B.: Toegekende wachtwoorden

kunt u alleen aanpassen via Individueel gebruikersbeheer ( § 2.2).

U kunt beide selectiemogelijkheden tegelijk gebruiken. In dat geval worden alleen de

gebruikers geselecteerd die deel uitmaken van de gekozen afdeling en aan wie al of

niet een wachtwoord is toegekend.

Hebt u uw selectie bepaald, klik dan op Verder om op de volgende pagina het resultaat

te zien.



Raet Onl ine


Oktober 2012


2.5.3 Stap 3: Wachtwoordbestand genereren


opgegeven. De overblijvende gebruikers worden in een lijst afgebeeld. In deze lijst kunt

u gebruikers alsnog uitsluiten van selectie door het keuzevak links uit te vinken.


voorkomen:

door met de groene pijlen door de lijst geselecteerde gebruikers te bladeren: met de

pijlen naar de vorige of volgende pagina, of met de dubbele pijlen direct naar begin

of eind van de lijst.



cijfers of leestekens) en klik op het filtericoon rechts van het zoekveld. Let op: uw

selectie blijft daarbij gelijk. Het is niet mogelijk de selectie met deze zoekfunctie

verder te verkleinen!

Bent u tevreden met uw selectie, klik dan op Voltooien. Er wordt gevraagd of u door

wilt gaan; bevestig uw opdracht met OK om een wachtwoordbestand te laten genereren

van het type ‘.txt’ met de nieuwe wachtwoorden voor de geselecteerde gebruikers.

Dit wachtwoordbestand kunt u desgewenst openen in Microsoft Excel. Let op: als u de

zoekfunctie hebt gebruikt, kunnen de mutaties op een (veel) grotere groep gebruikers

betrekking hebben dan in de lijst wordt getoond.


Klik op Terug om terug te keren naar het selectiescherm op de vorige pagina.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.5.4 Stap 4: Wachtwoorden verspreiden

Voordat u de wachtwoorden onder de nieuwe gebruikers verspreidt, is het aan te

raden eerst het wachtwoordbestand te downloaden. Mocht later blijken dat sommige

medewerkers de toegestuurde inloggegevens niet hebben ontvangen, dan kunt u

het wachtwoordbestand gebruiken om hen de gegevens alsnog toe te sturen.

Klik dus eerst op Download wachtwoordbestand. Vink in de lijst het gewenste bestand

aan en geef onderaan het scherm de directory op waarin u het wilt opslaan (gebruik een

veilige plaats: het bestand bevat beveiligingsinformatie).

Klik daarna op Download om het wachtwoordbestand naar uw computer te verzenden.

U keert terug naar de beginpagina van Stap 4.

Tenslotte kiest u de methode waarop de gebruikers hun inloggegevens zullen ontvangen:

Om de gebruikers een e-mailbericht te sturen met een hyperlink voor Raet Online

(met Toon voorbeeld e-mail ziet u een voorbeeld van zo’n e-mailbericht), klikt u op

Inloggegevens verspreiden via e-mail. U ziet dan de lijst van geselecteerde

gebruikers met een e-mailadres in Raet Online. Klik onder deze lijst op E-mails

versturen om de e-mailberichten te laten verzenden. Het kan even duren voor de

e-mail zijn verspreid (maximaal een uur); het resultaat wordt vastgelegd in het

Logboek groepsgewijs gebruikersbeheer.

Om de inloggegevens door middel van een mail merge over de gebruikers te

verspreiden, raadpleegt u de bijlage Wachtwoorden verspreiden via mail merge

( § 7).

Klik hierna op Afsluiten om de toepassing te verlaten.

N.B.: Wilt u het wachtwoordbestand op een later tijdstip opvragen, gebruik dan de

toepassing Zenden en Ontvangen, bereikbaar via de gelijknamige tegel op de

hoofdpagina van uw bureaublad.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.6 Groepsgewijs toegang verlengen

Met deze toepassing kunt u voor groepen

gebruikers de toegang tot Raet Online

verlengen. Alle Raet Online-gebruikers met

een wachtwoord kunnen zonder beperking

een jaar met Raet Online werken (tot en

met de toegangverloopdatum). Na dat jaar

wordt de toegang om veiligheidsredenen

automatisch geblokkeerd. Een maand voor

de toegangverloopdatum stuurt Raet Online

een bericht naar de beheerder, zodat de

datum tijdig kan worden aangepast en de

gebruiker weer een jaar lang toegang heeft

tot Raet Online.

U kunt de betreffende groep medewerkers

samenstellen door middel van een aantal

selectiecriteria. U kunt uw selectie

bijvoorbeeld beperken tot gebruikers

met bepaalde autorisaties, of gebruikers

in de selectie opnemen van wie de

toegangverloopdatum al is verstreken.

N.B.: Wilt u voor één of slechts enkele gebruikers de toegang verlengen, gebruik dan

de functie ‘Individueel gebruikersbeheer’ ( § 2.2).

Het verlengen van de toegangverloopdatum verloopt in vier stappen, onderverdeeld in

pagina’s. U vindt de paginanummers onderaan de schermen.

1 Statusoverzicht U kunt eerst de bestaande situatie controleren: het

aantal Raet Online-gebruikers waarvoor geldt dat de

toegangverloopdatum minder dan een maand na de

huidige systeemdatum zal worden overschreden.

2 Gebruikersgroep

selecteren



3 Toegangverloopdatum

aanpassen

Met het selectieresultaat kunt u controleren of de

bedoelde gebruikers in de selectie voorkomen.

Bent u tevreden met de selectie, dan kunt u de

toegangverloopdatum aanpassen.

4 Resultaat mutaties Tenslotte wordt getoond voor hoeveel gebruikers

deze actie is uitgevoerd.

Raet Onl ine


Oktober 2012



De inleidende pagina toont een overzicht van de bestaande situatie:

het aantal Raet Online-gebruikers binnen uw organisatie;

het aantal Raet Online-gebruikers waarvoor geldt dat de toegangverloopdatum

minder dan een maand na de huidige systeemdatum zal worden overschreden;

het aantal Raet Online-gebruikers waarvoor geldt dat de toegangverloopdatum

reeds is overschreden.

Klik op Verder om de beoogde groep medewerkers op basis van autorisatie voor

toepassingen te selecteren. Als de knop Verder niet onderaan dit scherm voorkomt,

zijn er momenteel geen gebruikers waarvoor de toegangverloopdatum moet worden

verlengd.


Raet Onl ine


Oktober 2012



In het kader Selecteren op eerder toegekende autorisaties kiest u de groep

medewerkers waarvoor de toegangverloopdatum moet worden aangepast op basis van

al of niet toegekende autorisaties.

Kiest u bij een toepassing voor Nee / Niet op selecteren, dan selecteert u daarmee


gebruikers die voor de betreffende toepassing zijn geautoriseerd. Met Niet toegekend

selecteert u iedereen die er nog geen autorisatie voor heeft.

Wilt u ook gebruikers waarvoor de toegang reeds is verlopen voorzien van een nieuwe

toegangverloopdatum, vink dan in het kader Selectie uitbreiden het hokje aan voor

‘Verlopen gebruikers meenemen’. Let op: Past u deze optie met enige reserve toe.

Als u hiervoor kiest worden namelijk ook medewerkers weer actief die u eerder

opzettelijk had geblokkeerd, bijvoorbeeld omdat ze uit dienst zijn gegaan.


te zien.



Raet Onl ine


Oktober 2012


2.6.3 Stap 3: Toegangverloopdatum aanpassen


opgegeven. De overblijvende gebruikers worden in een lijst afgebeeld. In deze lijst

kunt u gebruikers alsnog uitsluiten van selectie door het keuzevak links uit te vinken.


voorkomen:

door met de groene pijltjes door de lijst geselecteerde gebruikers te bladeren:

met de pijlen naar de vorige of volgende pagina, of met de dubbele pijlen direct

naar begin of eind van de lijst.






Bent u tevreden met uw selectie, klik dan op Voltooien. Er wordt gevraagd of u door

wilt gaan; bevestig uw opdracht met OK om voor deze gebruikers de

toegangverloopdatum een jaar vooruit te zetten. Let op: als u de zoekfunctie hebt

gebruikt, kunnen de mutaties op een (veel) grotere groep gebruikers betrekking hebben

dan in de lijst wordt getoond.



Raet Onl ine


Oktober 2012


2.6.4 Stap 4: Resultaat mutaties

Hier vindt u het resultaat van de mutaties: het aantal gebruikers waarvoor de

toegangverloopdatum een jaar vooruit is gezet.


Raet Onl ine


Oktober 2012


2.7 Groepsgewijs gebruikers verwijderen

Met deze toepassing kunt u van een

afdeling of organisatieonderdeel alle of

een aantal dienstverbanden uit de

gebruikersadministratie van Raet Online

verwijderen, inclusief de daaraan gekoppelde

autorisaties en wachtwoorden. Daarbij wordt

ook elk van de erin opgenomen gebruikers

verwijderd, tenzij deze nog bruikbare

certificaten heeft of dienstverbanden binnen

andere organisatieonderdelen. Bovendien

wordt eerst gecontroleerd of de gebruiker

geen beheerder is. Alleen als de afdeling

of het organisatie-onderdeel na de

verwijderingsactie geen enkel dienstverband

meer bevat, wordt ook het onderdeel zelf

verwijderd.

U kunt de verwijderactie ook beperken tot verlopen dienstverbanden, waarbij u

kunt aangeven hoe lang dienstverbanden verlopen moeten zijn (d.w.z. hoe lang

de einddatum moet zijn verstreken) om te worden verwijderd.

N.B.: Wilt u één of slechts enkele gebruikers uit Raet Online verwijderen, gebruik dan

de toepassing Individueel gebruikersbeheer (§ 2.2).

Let op:

Het is aan te raden uiterst voorzichtig om te gaan met ‘Groepsgewijs gebruikers

verwijderen’. Na uitvoering kunt u de resultaten namelijk niet meer ongedaan maken.

Een verwijderd organisatieonderdeel of afdeling kunt u alleen opnieuw opvoeren met

een nieuwe import vanuit het HR-systeem. Als de verwijderde dienstverbanden dan

in het importbestand voorkomen, worden zij opnieuw als nieuwe gebruikers

aangemaakt. In dat geval moet u de betreffende gebruikers wel opnieuw autoriseren

en hun wachtwoorden opnieuw aanvragen.

De geselecteerde gebruikers worden er niet van op de hoogte gesteld dat hun

accounts en/of dienstverbanden uit Raet Online worden verwijderd.

Als u een gebruiker met dienstverband verwijdert die nog steeds in uw HR-systeem

is geregistreerd, wordt deze gebruiker bij een volgende import weer aan Raet Online

toegevoegd. Wilt u een medewerker dus definitief de toegang tot Raet Online

ontnemen, dan is het raadzaam ook de registratie in het HR-systeem aan te passen.

Verwijdering van een organisatieonderdeel of afdeling uit Raet Online heeft alleen

zin als de corresponderende wijziging ook in uw HR-systeem wordt doorgevoerd.

Importeert u namelijk een dienstverband in een verwijderd organisatieonderdeel

of afdeling, dan wordt die afdeling of dat onderdeel automatisch opnieuw in

Raet Online aangemaakt.

Raet Onl ine


Oktober 2012


Het verwijderen van een organisatieonderdeel verloopt in vijf stappen, onderverdeeld in



aantal Raet Online-gebruikers binnen uw organisatie,

het aantal dienstverbanden en het aantal

organisatieonderdelen.

2 Organisatieonderdeel

selecteren

Vervolgens kiest u het te verwijderen organisatie-

onderdeel.

3 Resultaat selectie Er verschijnt een overzicht van dit organisatieonderdeel

met de lijst van gebruikers en dienstverbanden.

4 Eindcontrole De gevolgen van de voorgenomen verwijderactie

worden voor u samengevat. Hier kunt u opdracht

geven het onderdeel uit het systeem te verwijderen.

5 Bevestiging van

verwijdering

Tenslotte wordt de verwijdering van het organisatie-

onderdeel bevestigd, met een opgave van de aantallen

verwijderde gebruikers en dienstverbanden.

Raet Onl ine


Oktober 2012



De inleidende pagina toont een overzicht van de bestaande situatie: het huidige aantal

Raet Online-gebruikers binnen uw organisatie, het aantal dienstverbanden en het aantal

organisatieonderdelen.

Klik op Verder om op de volgende pagina het organisatieonderdeel te kiezen dat u

wilt verwijderen. Als de knop Verder niet onderaan deze pagina voorkomt, zijn er

momenteel geen organisatieonderdelen (meer) bekend.


Raet Onl ine


Oktober 2012


2.7.2 Stap 2: Organisatieonderdeel selecteren

Op deze pagina kiest u het organisatieonderdeel dat u wilt laten verwijderen.

Bij Dienstverbanden beperken geeft u aan hoe lang dienstverbanden verlopen

moeten zijn (d.w.z. hoe lang de einddatum moet zijn verstreken) om te worden

verwijderd.

Wilt u de dienstverbanden in uw selectie verwijderen ongeacht of ze verlopen zijn

of niet, vink het keuzevak dan uit.

Wilt u uitsluitend dienstverbanden verwijderen die zijn verlopen, vink het keuzevak

dan aan. Geef in de regel daaronder het aantal maanden op dat na het passeren

van de einddatum moet zijn verstreken om een dienstverband te verwijderen

(tussen 0 en 25). Geeft u 0 (nul) op, dan worden alle dienstverbanden verwijderd

die vóór de huidige datum zijn verlopen.

Bij Selecteren op organisatieonderdeel en afdeling(en) kiest u het organisatie-

onderdeel dat u wilt verwijderen. Hebt u ervoor gekozen alleen verlopen

dienstverbanden te verwijderen, dan kunt u met de keuze selecteer alle afdelingen

alle afdelingen van het organisatieonderdeel aanvinken. Met deselecteer alle

afdelingen vinkt u ze allemaal tegelijk uit.

Klik daarna op Verder om op de volgende pagina een overzicht te zien van de

dienstverbanden binnen dit organisatieonderdeel.



Raet Onl ine


Oktober 2012


2.7.3 Stap 3: Resultaat selectie

In het kader Overzicht geselecteerde gebruikers kunt u zien welk

organisatieonderdeel u hebt gekozen. Daaronder vindt u de complete lijst van

gebruikers en dienstverbanden in dit onderdeel. In deze lijst kunt u gebruikers

alsnog uitsluiten van selectie door het keuzevak links uit te vinken.

U kunt op twee manieren controleren of de bedoelde gebruikers in het

organisatieonderdeel voorkomen:




door gebruik te maken van de zoekfunctie. Vul in het zoekveld rechts van de

groene pijlen een deel in van gebruikersnaam, gebruikersnummer of e-mailadres

(letters, cijfers of leestekens) en klik op het filtericoon rechts van het zoekveld.



Bent u tevreden met uw selectie, klik dan op Verder voor een overzicht van de

gevolgen van de uit te voeren verwijderactie.



Raet Onl ine


Oktober 2012


2.7.4 Stap 4: Eindcontrole

Op deze pagina worden de gevolgen van de voorgenomen verwijderactie samengevat.

Als u doorgaat, verwijdert u alle gebruikers en dienstverbanden die onder het

genoemde onderdeel vallen en alle gebruikers die uitsluitend dienstverbanden hebben

binnen dit organisatieonderdeel.

Zijn er na deze actie geen gebruikers en dienstverbanden meer in de afdeling(en) over,

dan worden ook de afdeling(en) en mogelijk het organisatieonderdeel verwijderd.

Klikt u op Voltooien, dan wordt eerst gevraagd of u wilt doorgaan.

Klik op OK om de geselecteerde gebruikers uit het systeem te verwijderen.


Klik op Terug om terug te keren naar het selectieresultaat op de vorige pagina.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.7.5 Stap 5: Bevestiging van verwijdering

Hier worden de aantallen verwijderde gebruikers en dienstverbanden aangegeven

en ziet u welk organisatieonderdeel eventueel is verwijderd.


Raet Onl ine


Oktober 2012


2.8 Dienstverband verplaatsen

Met deze toepassing verplaatst u een

dienstverband dat gekoppeld is aan de

verkeerde gebruiker, handmatig naar de juiste

gebruiker. Dit kan ook een gebruiker zijn die

zelf nog geen dienstverband heeft. U kunt met

deze toepassing één dienstverband tegelijk

verplaatsen.

In de meeste gevallen zal voor elke

medewerker slechts een enkel dienstverband

van toepassing zijn, wat binnen Raet Online

leidt tot het aanmaken van een enkele

gebruiker. Als medewerkers echter meerdere

dienstverbanden hebben, is het niet de

bedoeling dat zij voor elk dienstverband

afzonderlijk als gebruiker in Raet Online

moeten inloggen. Daarom controleertRaet

Online regelmatig of dienstverbanden kunnen

worden herleid tot dezelfde medewerker.

Soms verloopt de registratie van een dienstverband echter niet correct, waardoor het

aan de verkeerde gebruiker wordt gekoppeld. Ook is het mogelijk dat voor een

medewerker meerdere dienstverbanden worden ingevoerd met verschillende namen

of geboortedata. In zulke gevallen kunt u de foutieve registratie van een dienstverband

met deze toepassing handmatig corrigeren. Heeft de gebruiker al een of meer

dienstverbanden, dan worden de bestaande inloggegevens verbonden aan het nieuw

gekoppelde dienstverband, zodat de medewerker er niet apart voor hoeft in te loggen.

N. B.: Als uw organisatie de toepassing Verzuim Manager gebruikt, moet de verplaatsing

van het betreffende dienstverband ook in deze toepassing worden doorgevoerd.

Het verplaatsen van een dienstverband verloopt in zeven stappen, onderverdeeld in



aantal Raet Online-gebruikers in uw organisatie en het

aantal dienstverbanden.

2 Dienstverband

selecteren

U maakt een selectie van dienstverbanden op basis van

kenmerken van het bedoelde dienstverband.

3 Dienstverband kiezen

uit selectie

Uit het resultaat van uw selectie kiest u het bedoelde

dienstverband.

4 Nieuwe gebruiker

selecteren



5 Nieuwe gebruiker

kiezen uit selectie

Uit het resultaat van deze selectie kiest u de nieuwe

gebruiker van het dienstverband.

6 Eindcontrole Controleer of het resultaat naar wens is, voordat u de

verplaatsing accordeert.

7 Bevestiging

verplaatsing

Tenslotte controleert u nogmaals de gegevens van het

verplaatste dienstverband en de nieuwe gebruiker.

Raet Onl ine


Oktober 2012



De inleidende pagina toont een overzicht van de bestaande situatie: het aantal

Raet Online-gebruikers binnen uw organisatie en het aantal dienstverbanden.

Klik op Verder om op de volgende pagina het betreffende dienstverband te selecteren.


Raet Onl ine


Oktober 2012


2.8.2 Stap 2: Dienstverband selecteren

Op deze en de volgende pagina kiest u het dienstverband dat u wilt verplaatsen,

door de gebruiker te selecteren waaraan het dienstverband op dit moment is gekoppeld.

De selectiemogelijkheden zijn beschikbaar op basis van de gegevens die bij Raet over

uw organisatie zijn geregistreerd.

In dit scherm vindt u de volgende mogelijkheden om de gewenste medewerkers

te selecteren:

Dienstverband selecteren op organisatieonderdeel en afdeling:

Hier kiest u het organisatieonderdeel en/of de afdeling (indien van toepassing).


selectiemogelijkheid niet gebruikt. Kiest u voor een organisatieonderdeel, dan

kunt u links in het vak de eventueel aanwezige afdeling(en) van uw keuze

aanvinken. Met de keuze alle afdelingen selecteren vinkt u alle afdelingen van

het organisatieonderdeel aan. Met alle afdelingen deselecteren vinkt u ze

allemaal tegelijk uit.

Dienstverband selecteren op gebruikersnaam, gebruikersnummer

en e-mailadres:


reeks letters, cijfers en/of leestekens in gebruikersnaam, gebruikersnummer of

e-mailadres.

U kunt de selectiemogelijkheden tegelijk gebruiken. Gebruikt u ze allemaal, dan worden

alleen de dienstverbanden geselecteerd die deel uitmaken van de door u gekozen

adminstratie en afdeling en waarbij de door u opgegeven letters of tekens voorkomen

in gebruikersnaam, gebruikersnummer of e-mailadres.



Klik op Terug om terug te keren naar het statusoverzicht op vorige pagina.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.8.3 Stap 3: Dienstverband kiezen uit selectie


opgegeven. Daaronder vindt u de lijst van dienstverbanden met hun huidige gebruikers,

die aan uw selectie voldoen. In de kolommen in deze lijst vindt u een beschrijving van

de gebruikers en de daarmee verbonden dienstverbanden.

U kunt op twee manieren controleren of de bedoelde gebruikers inderdaad in de

selectie voorkomen:





pijlen een deel in van gebruikersnaam, gebruikersnummer of e-mailadres in (letters,




Kies het bedoelde dienstverband door het rondje links van de corresponderende

gebruiker aan te klikken (de gekozen gebruiker wordt dan boven de lijst getoond).

Klik daarna op Verder om op de volgende pagina te kiezen naar welke gebruiker

het dienstverband moet worden verplaatst.


Klik op Terug om uw selectie van het dienstverband aan te passen op de vorige pagina.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.8.4 Stap 4: Nieuwe gebruiker selecteren

Op deze pagina maakt u een selectie uit de gebruikersgroep waarnaar u het

dienstverband wilt verplaatsen. De selectiemogelijkheden zijn beschikbaar op basis

van de gegevens die zijn ingevoerd uit uw HR-systeem.

In dit scherm vindt u de volgende mogelijkheden om de groep medewerkers te

selecteren waarvan u de autorisaties wilt muteren. Ook gebruikers waaraan nog geen

dienstverbanden zijn gekoppeld, worden opgenomen in het selectieresultaat.

Gebruiker selecteren op organisatieonderdeel en afdeling:

Als u in de lijst rechtsboven kiest voor Alle organisatieonderdelen, dan wordt deze

selectiemogelijkheid niet gebruikt; in dat geval worden overigens ook gebruikers

zonder dienstverbanden in de selectie opgenomen. Kiest u voor een organisatie-

onderdeel, dan kunt u links in het vak de eventueel aanwezige afdeling(en) van uw

keuze aanvinken. Met de keuze alle afdelingen selecteren vinkt u alle afdelingen

van het organisatieonderdeel aan. Met alle afdelingen deselecteren vinkt u ze

allemaal tegelijk uit.

Gebruiker selecteren op naam, id en e-mailadres:


reeks letters, cijfers en/of leestekens in gebruikersnaam, gebruikersnummer of

e-mailadres.

U kunt de selectiemogelijkheden tegelijk gebruiken. Gebruikt u ze allemaal, dan worden

alleen de dienstverbanden geselecteerd die deel uitmaken van de door u gekozen

organisatieonderdeel en afdeling en waarbij de door u opgegeven letters of tekens

voorkomen in gebruikersnaam, gebruikersnummer of e-mailadres.



Klik op Terug om terug te keren naar het resultaat van uw selectie op dienstverband.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.8.5 Stap 5: Nieuwe gebruiker kiezen uit selectie


opgegeven. De overblijvende gebruikers worden in een lijst afgebeeld. In de kolommen

in deze lijst vindt u een beschrijving van de gebruikers en de daarmee verbonden

dienstverbanden.

U kunt op twee manieren controleren of de bedoelde gebruiker inderdaad in de selectie

voorkomt:

door met de groene pijltjes door de lijst geselecteerde gebruikers te bladeren: met

de pijlen naar de vorige of volgende pagina, of met de dubbele pijlen direct naar

begin

of eind van de lijst.






Kies de nieuwe gebruiker van het dienstverband door het corresponderende rondje

links in de lijst aan te klikken (de gekozen gebruiker wordt dan boven de lijst getoond).

Klik daarna op Verder om op de volgende pagina een eindcontrole uit te voeren op het

dienstverband en de gebruiker bij wie het dienstverband moet worden geregistreerd.


Klik op Terug om uw selectie van de nieuwe gebruiker aan te passen.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.8.6 Stap 6: Eindcontrole

Controleer nu de gegevens van het te verplaatsen dienstverband en de huidige

en nieuw gekozen gebruikers. Het is raadzaam eerst na te gaan of het resultaat

naar wens is, voordat u de verplaatsing accordeert.

Klikt u op Voltooien, dan wordt eerst gevraagd of u wilt doorgaan. Klik op OK om

het dienstverband te verplaatsen van de huidige gebruiker naar de nieuw gekozen

gebruiker.


Klik op Terug om terug te keren naar het resultaat van uw selectie op gebruikers.

Raet Onl ine


Oktober 2012


2.8.7 Stap 7: Bevestiging verplaatsing

Het dienstverband is nu verplaatst naar de door u gekozen gebruiker. Op deze pagina

vindt u een overzicht van de gegevens van dienstverband en nieuwe gebruiker.


N.B.:

Wilt u het dienstverband alsnog naar een andere gebruiker verplaatsen, dan kunt u

de procedure opnieuw doorlopen. In dat geval is het raadzaam om het gebruikers-

nummer van de nieuwe gebruiker toe te passen als selectiecriterium voor het

dienstverband.

Gebruikt uw organisatie de toepassing Verzuim Manager, dan is het noodzakelijk

de verplaatsing van het dienstverband ook in deze toepassing door te voeren.

Raet Onl ine


Oktober 2012


3 Gebruikersinstellingen

3.1 Medewerker- en Managerprofielen beheren

Met deze functie kunt u voor elk van

de Raet Online-standaardprofielen de

bijbehorende autorisaties instellen. Het aldus

samengestelde profiel bepaalt welke modules

en toepassingen beschikbaar zijn voor

gebruikers met de betreffende rol.

De toegang tot modules en toepassingen

in Raet Online vindt plaats op basis van de rol

die het HR-systeem aan elke geregistreerde

medewerker toewijst. Aan elke rol koppelt

Raet Online automatisch een standaard-

profiel, waarin de autorisaties zijn vastgelegd

die voor de rol van toepassing zijn. Bij het

aanmelden in Raet Online krijgen de

gebruikers automatisch de autorisaties uit

het standaardprofiel behorend bij hun rol.

In Raet Online worden twee standaardprofielen gebruikt:

Het profiel manager (‘MSS-profiel’), bestemd voor gebruikers die verantwoordelijk

zijn voor andere medewerkers en/of voor afdelingen.

Het profiel medewerker (‘ESS-profiel’), dat wordt toegekend aan gebruikers met

één of meer actuele dienstverbanden, maar géén managerautorisatie.

Let op: Het automatisch toewijzen van profielen geldt meestal voor grote groepen

medewerkers en managers tegelijk. Hoewel daarbij meerdere controlemechanismen

worden ingezet, is het toch aan te raden regelmatig te controleren of de rollen

(en de verantwoordelijkheid voor afdelingen) correct zijn toegekend. Eventuele

onregelmatigheden worden gedocumenteerd in het Logboek groepsgewijs

gebruikersbeheer (§ 4.3).

Raet Onl ine


Oktober 2012


Kies uit de keuzelijst naast Profiel voor rol de rol waarvoor u de standaardautorisaties

wilt instellen. Daaronder ziet u de lijst van modules en toepassingen die door uw

organisatie zijn afgenomen. Vink in deze lijst de onderdelen aan waarvoor u gebruikers

met dit profiel standaard wilt autoriseren. Alle overige onderdelen vinkt u uit.

Met Alle modules aan/uit kunt u alle autorisaties in de lijst tegelijk aan- dan wel

uitzetten.

Met Opslaan legt u de ingestelde autorisaties voor dit profiel vast. Met Herstellen

zet u de vinkjes terug in de laatst opgeslagen positie. Gebruik Annuleren om de

instelpagina te verlaten zonder eventuele wijzigingen op te slaan.

N.B.:

De registratie van de rol kan alleen vanuit het HR-systeem worden aangepast.

Het HR-systeem onderscheidt geen specifieke rol voor medewerkers; elke gebruiker

met actuele dienstverbanden wordt in Raet Online beschouwd als ‘medewerker’.

Een gebruiker is geregistreerd als medewerker óf manager óf geen van beide.

Heeft een gebruiker beide rollen, dan geldt altijd het managerprofiel.

Rolwisseling van een gebruiker (van medewerker naar manager of vice versa)

is niet mogelijk, noch binnen een Raet Online-sessie noch tussen sessies.

Voor elke afzonderlijke gebruiker kunt u de autorisaties individueel bijstellen

met de functie Toegangsbeheer (§ 2.3).

Raet Onl ine


Oktober 2012


3.2 Gebruikersinstellingen beheren

Met deze functie beheert u de gegevens en

bevoegdheden die collectief gelden voor alle

Raet Online-gebruikers in uw organisatie.

Op de volgende bladzijde vindt u een

toelichting op de invoervelden. Bevestig de

instellingen met de knop Opslaan; klik op

Terug om terug te keren naar uw bureaublad.

Raet Onl ine


Oktober 2012


Veld: Toelichting:

Raet Online-beheerder Telefoonnummer E-mailadres

Contactgegevens van de Raet Online-beheerder bij wie gebruikers zich kunnen melden als zij ondersteuning nodig hebben bij het gebruik van Raet Online. Deze gegevens worden getoond op het inlogscherm, op de pagina ‘Mijn instellingen’ > menukeuze ‘Profiel’ en in e-mailberichten naar de gebruiker.

Gebruik ‘Inloggegevens vergeten’ toestaan

Gebruikers collectief toestemming geven om via de functie ‘Inloggegevens vergeten’ hun aanmeldgegevens te achterhalen en indien nodig aan te passen.

Gebruikers mogen zelf hun e-mailadres instellen

Gebruikers collectief toestemming geven om hun eigen e-mailadres in te stellen.

Gebruikers mogen favoriete hyperlinks instellen in rubriek Websites

Gebruikers collectief toestemming geven om eigen hyperlinks op hun bureaublad op te nemen.

Hyperlinks voor alle gebruikers

Hyperlinks instellen voor websites die door alle gebruikers in uw organisatie vanaf de tegel kunnen worden opgevraagd.

Terug: Instelmodus verlaten

Website aanpassen / verwijderen

Gegevens bevestigen en opslaan / Annuleren zonder gegevens te bewaren

Bewaren van gebruikersnaam op locale PC toestaan

Gebruikers collectief toestemming geven om de gebruikersnaam op hun PC te laten opslaan, teneinde het aanmelden te vereenvoudigen.

Geldigheidsduur tijdelijk wachtwoord in dagen

Geldigheidsduur van het systeemgegenereerde wachtwoord, waarmee men zich kan aanmelden als nieuwe Raet Online-gebruiker of na wijziging van het wachtwoord.

Aantal wachtwoorden bewaard

Aantal malen dat het zelfgekozen wachtwoord moet zijn gewijzigd, voordat de gebruiker een eerder gekozen wachtwoord opnieuw mag instellen.

Instellingen gebruikers met certificaat:

Geldigheidsduur wachtwoord in dagen

Geldigheidsduur van het zelfgekozen wachtwoord van Raet Online-gebruikers met certificaat.

Instellingen gebruikers zonder certificaat:

Organisatiestructuren en rollen overnemen uit HR-systeem

In het HR-systeem geregistreerde organisatiestructuur overnemen, evenals het aan gebruikers toegekend profiel: manager (‘MSS-profiel’) dan wel medewerker (‘ESS-profiel’).

Automatisch wachtwoorden toekennen aan nieuwe gebruikers uit HR-systeem

Aan elke uit het HR-systeem overgenomen nieuwe gebruiker automatisch een wachtwoord toekennen, waarmee de gebruiker zich éénmalig bij Raet Online kan aanmelden.

Automatisch e-mails versturen naar alle gebruikers

Automatisch e-mailberichten laten genereren met een hyperlink waarmee de geactiveerde gebruikers zich éénmalig bij Raet Online kunnen aanmelden.

Raet Onl ine


Oktober 2012


Geldigheidsduur wachtwoord in dagen

Geldigheidsduur van het zelfgekozen wachtwoord van Raet Online-gebruikers zonder certificaat.

Aanmeldpogingen sinds laatste succesvolle aanmelding tonen

Gebruikers zonder certificaat het aantal mislukte aanmeldpogingen tonen, dat heeft plaatsgevonden sinds de laatste succesvolle aanmelding met hun gegevens.

Gebruikers kunnen met gebruikersnaam en wachtwoord inloggen via www.raetonline.nl

Gebruikers zonder certificaat collectief toestemming geven om via de Raet-website op Raet Online in te loggen met gebruikersnaam en wachtwoord.

Url inloggen met XSSO XSSO (Extended Single Sign On) is als optie verkrijgbaar voor Raet Online. Wilt u dat de gebruikers zich vanuit uw organisatienetwerk met XSSO aanmelden, vul dan in dit veld het betreffende adres in op de server in uw netwerk.

Raet Onl ine


Oktober 2012


4 Rapportage

4.1 Overzichten aanmaken

Met deze toepassing kunt u een overzicht

laten samenstellen van de gegevens in de

gebruikers- en dienstverbandenadministratie

van Raet Online. Een deel van deze

gegevens is afkomstig uit uw HR-systeem,

een deel is het gevolg van beheeracties

uitgevoerd in Raet Online toegangsbeheer

en gebruikersbeheer.

U kunt dit overzicht op het scherm bekijken of

na afloop een rapportagebestand opvragen.

Het overzicht omvat alle geregistreerde

dienstverbanden, gegroepeerd per gebruiker,

inclusief de toegekende autorisaties en de

toegangsstatus.

Als uw organisatie gebruik maakt van

rolprofielen worden niet alleen de

autorisaties getoond die expliciet zijn

toegekend dan wel ontnomen (via

‘Toegangsbeheer’ of ‘Groepsgewijs

autorisaties muteren’), maar ook de

autorisaties die op basis van de rol zijn

toegekend.

Wilt u meer gedetailleerde gegevens zien van gebruikers en dienstverbanden,

dan kunt u de gewenste groep kiezen met behulp van diverse selectiecriteria.

Indien gewenst kunt u een deel van deze gegevens selecteren en exporteren als

rapportagebestand. Dit bestand kunt u downloaden of importeren in toepassingen

als bijvoorbeeld Microsoft Excel, zodat u er eventueel bewerkingen op kunt uitvoeren.

U kunt het bestand ook op een later tijdstip downloaden met de toepassing Zenden en

Ontvangen: bereikbaar via de gelijknamige tegel op de hoofdpagina van uw

bureaublad ( Handleiding Zenden en Ontvangen, bureaubladpagina Publicaties >

Raet Online > Product Informatie Raet Online), mits u voor deze toepassing bent

geautoriseerd.

Let op: Als er een zeer groot aantal medewerkers (meerdere duizenden) als Raet

Online-gebruiker is geregistreerd, kan het tijdrovend zijn om in ‘Overzichten aanmaken’

door de lijst heen te bladeren. Wij adviseren u om in dat geval geen selectie te maken,

maar de volledige lijst medewerkers als tekstbestand te downloaden (in Stap 4 van de

procedure). Open deze lijst dan in een spreadsheet op uw locale PC om snel en

doeltreffend te selecteren, sorteren en zoeken.

Raet Onl ine


Oktober 2012


Het aanmaken van overzichten verloopt in vier stappen, onderverdeeld in pagina’s.

U vindt de paginanummers onderaan de schermen.

1 Statusoverzicht U kunt eerst de bestaande situatie controleren.

2 Gebruikersgroep selecteren U maakt een selectie van gebruikers op basis

van kenmerken van de bedoelde medewerker.

3 Selectie controleren Met het selectieresultaat controleert u of de

juiste gebruikers in de selectie zijn overgebleven.

4 Rapportagebestand opvragen Wilt u tenslotte een rapportagebestand

ontvangen met informatie over de geselecteerde

gebruikers, dan kunt u dat opvragen en in

Microsoft Excel inlezen.

Raet Onl ine


Oktober 2012



De inleidende pagina toont een overzicht van de bestaande situatie: het huidige aantal

Raet Online-gebruikers binnen uw organisatie en het aantal gebruikers zonder

wachtwoord. Daaronder ziet u het aantal gebruikers met wachtwoord dat nog nooit

op Raet Online ingelogd is geweest. Tenslotte ziet u de aantallen gebruikers die zijn

geautoriseerd voor de toepassingen die uw organisatie bij Raet heeft afgenomen.

Hierbij worden gebruikers geteld (dus geen dienstverbanden) en wordt geen

onderscheid gemaakt tussen gebruikers met en zonder certificaat.

Klik op Verder om op de volgende pagina het dienstverband te selecteren waarover u

wilt rapporteren.

Klik op Annuleren om de toepassing te verlaten zonder mutaties door te voeren.

Raet Onl ine


Oktober 2012



In dit scherm vindt u de volgende mogelijkheden om het dienstverband te selecteren

waarover u wilt rapporteren.

Raet Onl ine


Oktober 2012






Met de keuze alle afdelingen selecteren vinkt u alle afdelingen van het

organisatieonderdeel aan. Met alle afdelingen deselecteren vinkt u ze allemaal

tegelijk uit. N.B.: Indien van toepassing kunt u ook kiezen voor de groep

medewerkers die niet in een afdeling zijn opgenomen.

Selecteren op eerder toegekende autorisaties:

Kiest u bij een toepassing voor Nee / Niet op selecteren, dan selecteert u daarmee


gebruikers die voor de betreffende toepassing zijn geautoriseerd. Met Niet

toegekend selecteert u iedereen die er nog geen autorisatie voor heeft.

Beperken tot professionele gebruikers:

Als u dit hokje aanvinkt, worden uitsluitend gebruikers geselecteerd die een

certificaat hebben. In dat geval worden verlopen certificaten meegenomen in de

selectie, maar verwijderde certificaten niet.

U kunt de selectiemogelijkheden tegelijk gebruiken. Gebruikt u ze alle drie, dan worden

alleen de gebruikers geselecteerd die voldoen aan de volgende drie voorwaarden:

ze maken deel uit van organisatieonderdeel en afdeling die u hebt gekozen, ze zijn

geautoriseerd voor de betreffende toepassingen en ze bezitten een certificaat.


te zien.

Klik op Annuleren om de toepassing te sluiten zonder overzichten aan te maken.

Klik op Terug om terug te keren naar het statusoverzicht op de eerste pagina.

Raet Onl ine


Oktober 2012


4.1.3 Stap 3: Resultaat selectie


opgegeven. De overblijvende gebruikers worden in een lijst afgebeeld.


voorkomen:




door gebruik te maken van de zoekfunctie. Vul in het zoekveld rechts van de

groene pijlen een deel in van gebruikersnaam, gebruikersnummer of e-mailadres in

(letters, cijfers of leestekens) en klik op het filtericoon rechts van het zoekveld.



Als de gezochte gebruiker in de lijst voorkomt, vindt u op de desbetreffende regel enige

informatie over die gebruiker. Hebt u daarmee gevonden wat u zocht, dan kunt u de

toepassing afsluiten met de knop Annuleren. Wilt u eerst een overzicht laten genereren

in de vorm van een rapportagebestand met informatie over de geselecteerde

gebruikers, klik dan op Voltooien.


Raet Onl ine


Oktober 2012


4.1.4 Stap 4: Rapportagebestand opvragen

Om een bestand op te vragen met informatie over de geselecteerde gebruiker klikt u

op de getoonde link (Download rapportagebestand via Zenden en Ontvangen).

Er verschijnt eerst een apart scherm; vink daarin het gewenste rapportagebestand aan

en geeft onderaan het scherm de directory op waarin u het bestand wilt laten opslaan.

Klik dan op Download om het rapportagebestand naar uw computer te laten

verzenden.

Het rapportagebestand omvat alle dienstverbanden die binnen de selectie vallen (één

regel per dienstverband), gegroepeerd per gebruiker en gesorteerd op gebruikersnaam

en dienstverbandnummer. U kunt dit bestand op verschillende manier gebruiken:

U kunt het rechtstreeks vanuit de Verkenner openen: klik met de rechtermuisknop

op het bestand en selecteer dan Openen met… – Microsoft Office Excel.

U kunt het inlezen in Microsoft Excel via het menu Data – Importeren externe

gegevens - Importeren gegevens (d.w.z. tekstbestand). Kies als veldscheider

de ‘tab’.

U kunt het op een later tijdstip downloaden met de toepassing Zenden en

Ontvangen: bereikbaar via de gelijknamige tegel op de hoofdpagina van uw

bureaublad ( Handleiding Zenden en Ontvangen, bureaubladpagina Publicaties

> Raet Online > Product Informatie Raet Online), mits u voor deze toepassing bent

geautoriseerd. Let op: de maximale bewaartijd is drie maanden.


Raet Onl ine


Oktober 2012


4.2 Gebruikersoverzicht downloaden

Met deze toepassing kunt u een

totaaloverzicht samenstellen van de Raet

Online-gebruikers in uw organisatie en de

aan deze medewerkers toegekende

autorisaties. U kunt het overzicht dan

downloaden via Zenden en Ontvangen,

waarna u het importeert in bijvoorbeeld een

spreadsheetprogramma als Microsoft Excel.

Klik op Voltooien om het gebruikersoverzicht

samen te stellen. Er verschijnt een hyperlink

waarmee u het bestand kunt downloaden

( Handleiding Zenden en Ontvangen,

bureaubladpagina Publicaties > Raet Online >

Product Informatie Raet Online).

Met Annuleren keert u terug naar het menu

Rapportages.

Raet Onl ine


Oktober 2012


4.3 Logboek groepsgewijs gebruikersbeheer

Met deze toepassing kunt u een overzicht

laten genereren van de uitgevoerde

activiteiten rond groepsgewijs

gebruikersbeheer. Het logboek stelt u onder

meer in staat, te controleren of bij de import

van nieuwe gebruikers de rollen (en de

verantwoordelijkheid voor afdelingen)

correct zijn toegekend.

Het logboek wordt samengesteld op basis

van loggegevens die worden weggeschreven

bij de import van dienstverbanden en bij elke

actie die in het kader van groepsgewijs

gebruikersbeheer wordt uitgevoerd.

Activiteiten die in het logboek worden

vastgelegd, betreffen onder andere:

aanmaak van gebruikers en actualisering van dienstverbandgegevens;

aanlevering van organisatorische eenheden, onder vermelding van het type import,

de datum, het bronsysteem, of de import geslaagd is en hoeveel organisatorische

eenheden er zijn geïmporteerd;

aanlevering van roltoewijzingen, onder vermelding van het type import, de datum,

het bronsysteem, of de import geslaagd is en hoeveel roltoewijzingen er zijn

geïmporteerd.

De melding bovenaan de tabel (zie volgende pagina) is de meest recente. Als u het

logboek consequent na elke actie raadpleegt, betreft deze melding dus de actie die u

zojuist hebt uitgevoerd. Hier wordt vaak het eindresultaat van de actie genoemd, zodat

u direct kunt zien of de actie correct is uitgevoerd. Het is aan te raden om behalve de

bovenste melding ook de fouten en waarschuwingen te bekijken, zodat u passende

maatregelen kunt treffen.

Raet Onl ine


Oktober 2012


Als er veel meldingen zijn, kunt u op verschillende manieren nadere selecties maken

van de getoonde loggegevens. U kunt ook een combinatie van selectiecriteria

toepassen.

Zo kunt u bijvoorbeeld

de gewenste Datum ingeven als dd-mm-jjjj. Klik op Enter om de selectie uit te

voeren.

een Bron selecteren uit de keuzelijst: ‘import’ of een toepassing binnen

Gebruikersbeheer.

een Aktie selecteren uit de keuzelijst: toevoegen, autoriseren, activeren,

blokkeren, deblokkeren, toegang verlengen, dienstverband verplaatsen,

dienstverband HR import, gebruikers verwijderen of rapportage.

een Type selecteren uit de keuzelijst: een fout, waarschuwing of melding.

in Melding een deel van de melding als filter ingeven, bijv. een ic-nummer

(letters, cijfers of leestekens). Klik op Enter om de selectie uit te voeren.

N.B.: U kunt alleen binnen uw klantnummer zoeken.

Met de groene pijlen onderaan het scherm kunt u door de lijst geselecteerde gebruikers

bladeren: met de pijlen naar de volgende en vorige bladzijde, of met de dubbele pijlen

direct naar het begin of eind van de lijst.

Raet Onl ine


Oktober 2012


5 Raet Online XSSO

5.1 Servicecertificaat Beheer

Met de optionele Raet-softwarecomponent

XSSO (‘Extended Single Sign-On’) kunnen

gebruikers direct en zonder extra autorisatie

vanuit uw eigen bedrijfsnetwerk gebruik

maken van Raet Online.

Is XSSO voor u geïmplementeerd, dan geldt

het servicecertificaat als sleutel tot de

Raet Online-omgeving van uw organisatie.

Als er voor uw organisatie reeds een

servicecertificaat is gegenereerd, vindt u

op deze pagina het certificaatnummer

en de afgiftedatum. In dat geval is het niet zonder meer toegestaan een nieuw

servicecertificaat te genereren; dat gebeurt in beginsel slechts éénmaal. Een nieuw

certificaat hebt u uitsluitend nodig indien het bestaande certificaat is verlopen,

geblokkeerd of in het ongerede geraakt.

Is het toch noodzakelijk een vervangend certificaat te genereren, vraag dan eerst

toestemming aan bij de Raet Online Servicedesk (tel. 033 45 08 484), op werkdagen

geopend van 08:00 tot 18:00 uur. Na het akkoord van de service desk kunt u dan

via deze toepassing een nieuw service-certificaat genereren. Het bijbehorende

certificaatnummer en het installatiewachtwoord worden u dan per e-mail

toegestuurd. Raet zendt deze gegevens naar het e-mailadres dat behoort bij de

gebruikersnaam waarmee u zich hebt aangemeld. Controleer dus van tevoren of dit

het adres is van een e-mailaccount dat u zelf uitleest. Is dat niet het geval, pas dit dan

aan in Individueel Gebruikersbeheer en meld u opnieuw bij Raet Online aan.

Let op: De implementatie van XSSO in uw organisatie vindt altijd plaats onder leiding

van een Raet Online-consultant. Daarvoor is het servicecertificaat nodig, samen met het

bijbehorende installatiewachtwoord en het certificaatnummer. Bewaar deze gegevens

dus op een veilige plaats.

Raet Onl ine


Oktober 2012


5.2 Groepsgewijs netwerknamen opvoeren

Met de optionele Raet-softwarecomponent

XSSO (‘Extended Single Sign-On’) kunnen

gebruikers direct en zonder extra autorisatie

vanuit uw eigen bedrijfsnetwerk gebruik

maken van Raet Online.

Om XSSO te laten werken, moet Raet Online

weten welk gebruikersaccount op uw

bedrijfsnetwerk 'behoort' bij welk Raet Online-

gebruikersaccount. Daartoe wordt aan iedere

gebruiker een ‘netwerknaam’ gekoppeld,

die de identiteit van deze gebruiker uw

bedrijfsnetwerk vastlegt. In een Windows-

omgeving is dit de 'Windows Identity'.

Met deze functie genereert u een overzicht van alle Raet Online-gebruikers in uw Raet

Online-omgeving aan wie nog geen netwerknaam is gekoppeld. Dit gebeurt in de vorm

van een ‘koppelbestand’, waarin u aan elke gebruiker de juiste netwerknaam toewijst

in uw bedrijfsnetwerk.

Zodra dit is gebeurd, kunt u het basiskoppelbestand in Raet Online inlezen via Zenden

en Ontvangen. Raet Online neemt de ingevoerde netwerknamen dan over. Het

resultaat vindt u terug in een verwerkingsverslag in het Logboek Gebruikersbeheer.

Let op: om het gegenereerde bestand te kunnen ophalen, hebt u rechten nodig op

Raet Online Zenden en Ontvangen en daarbinnen op het kanaal Gebruikersbeheer.

Geef eerst met deze functie de netwerknamen aan Raet Online door. Gaat het om Raet

Online-gebruikers voor wie nog niet eerder een netwerknaam is opgegeven, laat dan

voor Alleen gebruikers zonder netwerknaam het vinkje staan; wilt u de opgegeven

netwerknamen controleren en eventueel corrigeren, verwijder het vinkje dan.

Klik vervolgens op Voltooien. Er wordt nu een koppelbestand gegenereerd, dat u

met de getoonde hyperlink kunt downloaden. Let op: u kunt deze link slechts éénmaal

gebruiken.

Geef in het koppelbestand bij elke gebruiker de juiste netwerknaam op. Zend het

ingevulde bestand dan via Zenden en Ontvangen naar Raet Online. De ingevoerde

netwerknamen worden vermeld in een verwerkingsverslag in het Logboek

Gebruikersbeheer.

Klik op Annuleren om ‘Groepsgewijs netwerknamen opvoeren’ te sluiten zonder een

koppelbestand aan te maken.

Raet Onl ine


Oktober 2012


6 E-mailservices

6.1 Beheer e-mailservice aanmeldgegevens

Bij het groepsgewijs toekennen van

wachtwoorden kunt u Raet Online

automatisch e-mailberichten laten genereren

met een hyperlink, waarmee de geactiveerde

gebruikers zich voor de eerste keer bij

Raet Online kunnen aanmelden. Deze

e-mailberichten bevatten een toelichting.

Raet levert daarvoor een standaardtekst,

die u op deze pagina via Bewerk e-mailtekst

enigszins kunt aanpassen.

Nadat u de mail hebt aangepast, kunt u het adres van de aangepaste e-mail testen

met Test e-mailadres en het e-mailbericht ter controle naar uzelf of een ander

toezenden met Verstuur testmail.

N.B.: U kunt deze functie ook gebruiken als u de teksten van de notificatieberichten

voor salarisstroken niet zelf had ingesteld.

https://secure.raetonline.nl/icweb/raetonlinedienstverlening/klantgegevens/provisioningmailbeheertemplate.aspx

Raet Onl ine


Oktober 2012


6.2 Beheer e-mailservice Salarisdossier

Medewerkers geautoriseerd voor de

e-mailservice van Salarisdossier kunnen

automatisch via e-mail worden geïnformeerd

over nieuwe salarisdocumenten in hun

dossier (salarisspecificaties of jaaropgaven).

Ze kunnen daarbij zelf kiezen voor het

ontvangen van notificatieberichten of voor de

directe toezending van elk nieuw document

in PDF-vorm. Ook kunnen zij aangeven naar

welk e-mailadres de berichten moeten worden

gestuurd: het bij Raet geregistreerde zakelijke

e-mailadres of een apart op te geven privé

e-mailadres.

Bent u als Raet Online-beheerder geautoriseerd voor Salarisdossier, dan kunt u de

tekst van de genoemde e-mailberichten met deze toepassing naar wens redigeren.

In verband met de functionele verwantschap tussen de e-mailservices binnen

Raet Online is deze toepassing opgenomen in Raet Online Beheer. Inhoudelijk

maakt de toepassing echter deel uit van de module Dossier Online.

Raadpleeg daarom voor een nadere toelichting de publicaties Medewerkerdossier –

Handleiding Beheerder en Medewerkerdossier – Handleiding Gebruiker, te vinden

op de bureaubladpagina Publicaties > Algemeen > Dossier Online Personeel.

Let op: Salarisspecificaties en jaaropgaven bevatten privacygevoelige informatie.

Aan de verzending van e-mail over het Internet kunnen veiligheidsrisico’s verbonden

zijn. Of het gemak van directe toezending van salarisdocumenten opweegt tegen deze

risico’s, dient de gebruiker zelf te bepalen. Kiest men voor notificatieberichten, dan

worden er geen vertrouwelijke gegevens per e-mail verzonden: na notificatie meldt men

zich aan in Raet Online om het nieuwe salarisdocument zelf op het beveiligde portaal te

raadplegen of op te halen.

Raet Onl ine


Oktober 2012


7 Bijlage: Wachtwoorden verspreiden via mailmerge

De modules en toepassingen die uw organisatie bij Raet afneemt, zijn beschikbaar voor

Raet Online-gebruikers over een beveiligde verbinding. Authenticatie gebeurt zonder

persoonlijke certificaten; medewerkers kunnen op het portaal inloggen met hun

gebruikersnummer (of e-mailadres) en een wachtwoord.

Als u groepen medewerkers toegang wilt geven tot modules en toepassingen, kunt u de

gegevens van deze medewerkers rechtstreeks uit het HR-systeem laten importeren.

Om veiligheidsredenen worden de wachtwoorden voor deze nieuwe gebruikers dan niet

via e-mail vanuit Raet Online verstuurd, maar gereedgezet in een tekstbestand. Dit

bestand kunt u downloaden met de beheertoepassing Groepsgewijs wachtwoorden

toekennen ( § 2.5). U kunt het eventueel ook op een later tijdstip ophalen met behulp

van de toepassing Zenden en Ontvangen: bereikbaar via de gelijknamige tegel op

de hoofdpagina van uw bureaublad ( Handleiding Zenden en Ontvangen,

bureaubladpagina Publicaties > Raet Online > Product Informatie Raet Online).

U kunt verscheidene kantoorapplicaties gebruiken om de wachtwoorden in dit

tekstbestand via interne e-mailberichten automatisch over de nieuwe gebruikers te

laten verspreiden. Als u over een interne mailserver beschikt is dit een relatief veilige

methode, omdat de e-mails daarbij niet over het open internet hoeven te gaan.

Raet stelt een voorbeelddocument beschikbaar, waarmee u de interne e-mails

kunt versturen via de mailmerge-faciliteit van Microsoft Word.

Aanwijzingen voor het gebruik van mailmerge

Importeer voordat u mailmerge gaat toepassen de bedoelde groep gebruikers in

Raet Online. Gebruik daarna de toepassing Groepsgewijs wachtwoorden toekennen

( § 2.5) om een bestand met wachtwoorden te laten genereren; kies als naam voor

dit bestand bijv. ‘ww.7654321.20080102140000.txt’ en sla het op in een map op uw PC

(bijv. c:\mailmerge).

Voor een goed overzicht is het aan te raden het wachtwoordenbestand in te lezen in

Microsoft Excel; omdat het bestand tabgescheiden is, komen de gegevens dan bij het

inlezen in kolommen onder elkaar te staan. Zoek het bestand in de Verkenner op en

klik het aan met de rechtermuisknop; kies voor Openen met … Microsoft Office Excel

(het is mogelijk dat u de toepassing de eerste keer uit een lijst moet selecteren).

In Excel kunt u de gegevens overigens naar wens ordenen, bewerken en sorteren.

Desgewenst kunt u ze vanuit Excel exporteren naar andere toepassingen.

Om de wachtwoorden daadwerkelijk naar de betreffende medewerkers te versturen

kunt u het beste Microsoft Word gebruiken; Microsoft Excel hebt u dan niet nodig.

Een voorbeeld van een e-mail voor mailmerge in Word-formaat kunt u vinden in

Raet Online op de bureaubladpagina Publicaties > Raet Online > Product Informatie

Raet Online onder de naam Mailmerge-ww-verspreiden-Vx.x.doc. Download dit

document en sla het op in dezelfde map als het wachtwoordenbestand.

Raet Onl ine


Oktober 2012


Verstuur de e-mailberichten met de volgende procedure. De hier gebruikte titels van

knoppen en opties komen zoveel mogelijk overeen met Microsoft Word (Nederlands),

versie 2002, XP en 2003. In andere versies van Word kunnen de aanduidingen

enigszins verschillen.

1. Dubbelklik in de Verkenner op het document Mailmerge-ww-verspreiden-Vx.x.doc (u kunt ook Word opstarten, Openen… aanklikken en het document selecteren).

2. Word meldt dat er een SQL-opdracht wordt uitgevoerd. Uw wachtwoordenbestand heeft een andere naam dan Word verwacht; klik dus op Nee. De voorbeeldtekst voor uw e-mail wordt getoond.

3. Als het goed is werd de werkbalk Afdruk samenvoegen zichtbaar bij het openen van het mailmergedocument. Dit is een extra rij knoppen zoals in deze afbeelding:

Was dat niet het geval, dan kunt u deze werkbalk aanzetten via Extra – Brieven en verzendlijsten – Werkbalk afdruk samenvoegen weergeven.

4. In de voorbeeldtekst ziet u – in grijs – variabele gegevens, die vervangen zullen worden door de gegevens uit het wachtwoordenbestand. Ziet u geen grijze velden, verander dan de instelling: ga in het menu naar Extra – Opties… en kies op het tabblad Weergave bij Arcering veld de waarde Altijd.

5. Koppel nu uw eigen wachtwoordenbestand aan het document: klik op de knop Open gegevensbron op bovengenoemde werkbalk en selecteer het wachtwoordenbestand.

6. De grijze velden bevatten nu geen gegevens meer, maar de corresponderende veldnamen uit het bestand. Klik op de knop <<>>ABC (Toon gekoppelde gegevens) om de gegevens van de eerste medewerker in het bestand te laten zien. Om te zien welke velden er beschikbaar zijn, kunt u de knop Geadresseerden voor afdruk samenvoegen gebruiken. Hiermee krijgt u een overzicht te zien van de gebruikers uit het wachtwoordenbestand, inclusief de veldnamen van alle beschikbare gegevens.

7. Op de knoppenbalk ziet u het volgnummer 1 van de eerste werknemer in het wachtwoordenbestand. Gebruik de bladerknoppen (|<, <, > , >|) om de tekstversies voor andere medewerkers te zien.

8. Wijzig desgewenst de formuleringen in het document. Noem bijvoorbeeld de modules en toepassingen die uw organisatie bij Raet afneemt, met een toelichting over de besluitvorming hieromtrent binnen uw organisatie. Controleer of de beschreven acht stappen werken voor uw organisatienetwerk en pas de formuleringen eventueel aan. U kunt ook de opmaak veranderen, bijvoorbeeld tekst in ‘vet’ of aangepaste alinea’s.

9. U kunt de variabele gegevens het best verplaatsen of dupliceren door de velden te kopiëren en te plakken: selecteer een veld en gebruik dan het menu Bewerken – Kopiëren resp. Plakken). Alle beschikbare velden van het wachtwoordenbestand zijn in het document gebruikt. U kunt ook velden verwijderen of toevoegen.

10. Als u tevreden bent met het document, slaat u het op voor toekomstig gebruik.

Raet Onl ine


Oktober 2012


11. Klik op de knop Samenvoegen naar E-mail. Een pop-upvenster met verzendopties verschijnt. Als bij sommige of alle gebruikers de e-mailadressen ontbreken, kunt u voor die gebruikers Samenvoegen naar printer gebruiken en de afgedrukte brieven met wachtwoorden per interne post versturen.

12. Bij het Aan-veld moet Emailadres geselecteerd zijn; pas dit zonodig aan.

13. De regel Onderwerp wordt de titel van het e-mailbericht dat alle gebruikers ontvangen. Vul hier een toepasselijke tekst in.

14. Maak de gewenste keuze bij Mail formaat. Als u voor Platte tekst kiest, worden de berichten zonder enige opmaak verstuurd. Kiest u voor Bijlage, dan worden lege e-mailberichten verstuurd met een Word-document als bijlage. Kiest u voor HTML, dan worden de berichten verstuurd in de opmaak van de browser.

N.B.: Als u niet voor HTML kiest, kan Outlook uit veiligheidsoverwegingen uw toestemming vragen om de e-mails te versturen. Dat kan betekenen dat u voor elke verzonden e-mail op OK moet klikken.

15. Kies de medewerkers die een e-mail moeten krijgen; deze medewerkers zijn aangeduid met de volgnummers in het wachtwoordenbestand. U kunt kiezen uit Alle, Huidige record of Van … Tot/met … Omdat het mogelijk gaat om honderden of duizenden e-mailberichten, verdient het aanbeveling éérst een beperkt aantal berichten te verzenden om te controleren of dit goed gaat. Kies daartoe Van [nr] tot/met [nr] als uw eigen e-mailadres op regel nummer [nr] staat. U kunt ook het e-mailadres in het meegeleverde testbestand vervangen door dat van uzelf en het aldus gewijzigde testbestand gebruiken om de mailmerge uit te proberen.

16. Klik op OK. Alle e-mailberichten worden nu verstuurd via Outlook of Outlook Express.

Als de e-mails niet worden verstuurd, kan het zijn dat uw versie van Outlook geen IMAP

ondersteunt of dat de versies van Outlook en Word niet overeenstemmen. Is dat wel het

geval, dan kunt u proberen in het menu van Word Detecteren en repareren… uit te

voeren. Als dat niet helpt, probeer dan een ander e-mailformaat of probeer om slechts

een deel van de e-mailberichten tegelijk te versturen (bij stap 15 Van … tot/met …).

Vraag indien nodig ondersteuning bij uw interne ICT-afdeling.

Raet

Plotterweg 38, 3821 BB Amersfoort

Postbus 1495, 3800 BL Amersfoort

T. 033 45 06 506 F. 033 45 06 507

www.raet.nl

Handleiding Raet Online Beheer - Raet Netherlands...Raet Online kunnen werken (bijvoorbeeld op de...

Documents

Transcript of Handleiding Raet Online Beheer - Raet Netherlands...Raet Online kunnen werken (bijvoorbeeld op de...