Handleiding PM-DocMaker versie 08download.promanagement.nl/handleiding_classic/docs/... ·...

Handleiding PM-DocMakerreg versie 0804

1

Introductie 1 Efficieumlnt werken met PM-DocMakerreg 2 Stappenplan activeren van de DocMaker-balk in Office 2007 2 Stappenplan activeren van de DocMaker-balk in Office 2003 8 Beheer 10 Sjablonen maken 11

Sjablonen adres-velden 11 Sjablonen de invoegvelden lsquoBedrijfsnaamrsquo en lsquoBedrijfsnaamTavrsquo 12 Sjablonen het invoegveld lsquoReferentiersquo 12 Sjablonen de invoegvelden tbv factuurregistraties 12 Sjablonen lsquoMail Mergersquo-sjablonen 12 Sjablonen bestandsnamen van sjablonen 14

Enkelvoudige documenten 15 Opslaan in dossier van 15 Ongeregistreerde documenten 15 Opslaan in dossier 16 Opslaan in uitgaande post 16 Datumnotatie 16

Mailcode documenten 16 Mailcodes 17 Mail Merge-mailings genereren 18 Mailcode documenten genereren documenten batch 19

Factuurdocumenten 20 Sjablonen ontwerpen voor factuurdocumenten 21 Enkelvoudige documenten en factuurgegevens 22 Meervoudige factuurdocumenten 23

Batch-beheer 24 Batch-beheer factuurdocumenten registreren als factuur 26 Batch-beheer documenten e-mailen 27

MS Outlook opslagmap 27 MS Outlook sjablonen kiezen 28 MS Outlook sjablonen maken 28

Enkelvoudige documenten e-mailen 29 Overzicht van gegenereerde documenten in PM-Recordreg 29 Bestandsnamen lengte 30 Bestandsnamen syntax 30 Documenten registreren die niet met PM-DocMakerreg zijn gegenereerd 31 Documenten beveiligen 31 Documenten verzegelen 32 Voorbeeldsjablonen TestAllFieldsDOT TestAllMailMergeFieldsDOT en TestFactuurDOT 32

Introductie

PM-DocMakerreg 0804 brengt een directe koppeling met de SQL server tot stand en de inlogprocedures zijn gelijk aan PM-Recordreg PM-DocMakerreg wordt regelmatig vernieuwd en uitgebreid controleert u regelmatig de site van Pro Management om te zien of er nieuwe builds (lsquosubversiesrsquo) ter download beschikbaar zijn gesteld Ter verduidelijking versie 0804 begint met lsquobuildrsquo 01 (dus 080401) De daaropvolgende lsquobuildrsquo is dus 080402 Met de automatische installatieprocedure bent u binnen luttele minuten aan het werk met de meest recente lsquobuildrsquo van PM-DocMakerreg 0804 Let op PM-DocMakerreg 0804 is beschikbaar voor MS Officetrade vanaf versie XP


2

Efficieumlnt werken met PM-DocMakerreg

PM-DocMakerreg kan uw bedrijf een enorme besparing in tijd (en dus geld) opleveren op het gebied van correspondentie Die tijdsbesparing kan oplopen tot wel 80 mits u een juist gebruik maakt van alle opties en mogelijkheden U heeft de beschikking over niet minder dan 122 verschillende invoegvelden welke allemaal automatisch hun gegevens uit de database ophalen U kunt met eacuteeacuten druk op de knop in luttele minuten 100 documenten tegelijkertijd genereren zonder dat iemand ook maar een Word-document hoeft te openen of te bewerken In principe is het handmatig typen van gegevens en tekst daarmee verleden tijd en elk document wordt ook nog eens automatisch geregistreerd in uw database en opgeslagen in uw digitaal dossier U kunt zelf bedenken hoeveel tijd het handmatig verrichten van al deze handelingen uw bedrijf kost Er zijn echter twee sleutelbegrippen die hier van enorm belang zijn een doordachte gegevensorganisatie in PM-Recordreg en een bekwame lsquosjablonenspecialistrsquo

Een doordachte gegevensorganisatie in PM-Recordreg bereikt u door deze handleiding nauwkeurig te lezen en daarna na te denken over de manier waarop u uw dossiers inricht uw mailcodes samenstelt en de gegevens in uw relatiekaarten vult Ga hierbij altijd te werk volgens een voor u en uw medewerkers hanteerbare herkenbare en consequente systematiek Hiermee heeft u het halve werk gedaan en wordt het voor uw medewerkers eenvoudig om de juiste sjablonen te kiezen en de juiste selecties te maken

Uw medewerkers hoeven geen verstand te hebben van Word- of Outlooksjablonen Het enige dat zij moeten weten is welk sjabloon een bepaald type document of e-mail oplevert Het efficieumlnt ontwerpen van een sjabloon is echter iets voor een specialist iemand die kennis heeft van de opmaakmogelijkheden van MS Word van MailMerge en van het werken met invoegvelden Of het resultaat van een documentenbatch bevredigend is is in hoge mate afhankelijk van het invoegen van de juiste gegevensvelden in een bepaald sjabloon eacuten een juiste selectie van bepaalde typen relatiesmailcodesfacturen Slimheid en inzicht van de sjablonenspecialist zijn hierbij cruciaal Het creeumlren van zorsquon specialist is echt geen kwestie van jaren Het verdient dan ook aanbeveling om in ieder geval 1 persoon uit uw organisatie de vereiste expertise te gunnen Om die 80 tijdsbesparing te halen hoeft u misschien slechts 1 te investeren Pro Management biedt een goede korte en puur op de praktijk gerichte cursus om PM-DocMakerreg tot de spil in uw correspondentieweb te maken

Stappenplan activeren van de DocMaker-balk in Office 2007

1 U opent MS-Word

2 U klikt op de volgende icoon Deze bevindt zich linksboven in het scherm


3

3 Vervolgens kiest u voor lsquoOpties voor Wordrsquo

4 In het onderdeel lsquoVertrouwenscentrumrsquo kiest u voor lsquoInstellingen voor het vertrouwenscentrumrsquo

5 In het onderdeel lsquoInstellingen voor macrorsquosrsquo vinkt u conform de screenshot lsquoAlle macrorsquos inschakelenrsquo aan


4

6 U gaat terug naar het onderdeel lsquoOpties voor Wordrsquo en kiest voor het onderdeel lsquoGeavanceerdrsquo

7 U scrolt naar beneden naar het onderdeel lsquoAlgemeenrsquo tot u arriveert bij de knop lsquoBestandslocatiesrsquo Hiermee wordt het volgende scherm geopend


5

8 U selecteert het bestandstype lsquoOpstartenrsquo en kiest voor lsquoWijzigenrsquo Nu wordt de verkenner geopend en zoekt u naar het programma PM-DocMaker (locatie CProgram FilesPro ManagementPM-DocMaker) en vervolgt u met lsquoOKrsquo en lsquoSluitenrsquo


6

9 U gaat naar het onderdeel lsquoInvoegtoepassingenrsquo in het scherm lsquoOpties voor Wordrsquo

10 Onderaan bij het onderdeel lsquoBeherenrsquo kiest u voor lsquoWord-invoegtoepassingenrsquo

11 Hierna volgt het volgende scherm waar u kiest voor lsquoToevoegenrsquo Nu wordt de verkenner geopend en zoekt u naar het de locatie van uw DocMaker invoegtoepassing Selecteer het bestand lsquoPM-Docmaker70dotrsquo in de locatie lsquoCProgram FilesPro ManagementPM-Docmakerrsquo en kies voor lsquoOKrsquo Als het betreffende item is gemarkeerd (aangevinkt) dan is deze geladen Noot Indien u gebruik maakt van een Terminal Server omgeving dan is de invoegtoepassing op een andere locatie geiumlnstalleerd Meestal betreft dit het pad van


7

het gebruikersprofiel

12 U dient vervolgens MS-Word opnieuw op te starten

13 U kiest in de werkbalk voor lsquoInvoegtoepassingenrsquo waarna de werkbalk van DocMaker verschijnt Zie hieronder

14 Hierna kiest u in de DocMaker werkbalk voor lsquoBeheerrsquo waarna u in het volgende scherm terechtkomt


8

15 U kiest vervolgens bij het onderdeel lsquoLocatie MS Word-sjablonenrsquo voor de optie lsquoWijzigenrsquo Hierna wordt de verkenner geopend en kiest u voor de locatie waar u de standaardsjablonen opslaat Wij adviseren de sjablonen op de centrale schijf op te slaan zodat een ieder deze kan benaderen (Zie hoofdstuk Beheer) Standaard leveren wij een aantal testsjablonen mee welke op de (locatie CProgram FilesPro ManagementPM-Docmaker staan

Δ Top


1 U opent MS-Word

2 U kiest in uw werkbalk voor lsquoExtra rarr Optiesrsquo en gaat vervolgens naar het tabblad lsquoBestandslocatiesrsquo


9

3 U selecteert het bestandstype lsquoOpstartenrsquo en kiest voor lsquoWijzigenrsquo Nu wordt de verkenner geopend en zoekt u naar het programma PM-DocMaker (locatie CProgram FilesPro ManagementPM-Docmaker) en vervolgt met lsquoOKrsquo en lsquoSluitenrsquo

4 Vervolgens opent u het menu lsquoExtra rarr Sjablonen en invoegtoepassingenrsquo Klik op het tabblad lsquoSjablonenrsquo op de knop lsquoToevoegenrsquo Selecteer het bestand lsquoPM-Docmaker70dotrsquo in de locatie lsquoCProgram FilesPro ManagementPM-Docmakerrsquo en kies voor lsquoOKrsquo Als het betreffende item is gemarkeerd (aangevinkt) dan is deze geladen


10


6 Selecteer in het menu lsquoBeeld rarr Werkbalkenrsquo de werkbalk lsquoPM-DocMakerreg 0802xrsquo



Beheer

Uw lokale PM-DocMakerreg en PM-Recordreg werken nauw samen PM-DocMakerreg zal steeds controleren via welke server en database met PM-Recordreg wordt gewerkt en haar eigen instellingen daaraan aanpassen Als u de eerste keer met PM-DocMakerreg aan de slag gaat opent u dan het beheerscherm via de betreffende knop in het menubalkje (lsquoBeheerrsquo)

- Controleer of het juiste pad van uw locale versie van PM-Recordreg wordt aangegeven Zoniet selecteer dan de juiste locatie (in de regel zal dit zijn lsquoCProgram FilesPro


11

ManagementPM-Recordrsquo)

- Vergeet ook niet om te controleren of het juiste pad voor uw bedrijfssjablonen wordt getoond Zoniet selecteer dit dan alsnog

- PM-DocMakerreg zal u dagelijks bij de eerste keer opstarten vragen om uw login te bevestigen met een wachtwoord Dit is exact dezelfde aanmelding als in PM-Recordreg

- Wilt u eventueel onder een andere gebruikersnaam inloggen dan gebruikelijk klik dan op de knop lsquoLogin wijzigenrsquo in het beheerscherm

Sjablonen maken

U kunt de locatie van uw bedrijfssjablonen eenvoudig openen via het beheerscherm zodat u niet in Windows Verkenner hoeft te zoeken In deze map kunt u naar believen sjablonen (de lsquoDOTrsquo-bestanden) aanmaken bewerken enof verwijderen Tip maak een aantal zogenaamde lsquomasterrsquo-sjablonen aan voor uw verschillende brieftypen zodat u lay-out ed slechts eenmalig hoeft aan te maken Daarna kopieert u deze masters en verwerkt ze tot functionele blauwdrukken voor uw brieven en documenten Voor het invoegen van de PM-Record-velden in de sjablonen maakt u gebruik van het menu lsquoVelden toevoegenrsquo in de speciale werkbalk U kunt elk veld net zo vaak gebruiken als u wilt Wijzig echter nooit de tekst van de invoegvelden de applicatie zal ze dan niet meer herkennen en dus ook niet kunnen vullen bij het aanmaken van brieven en documenten Velden die bij het aanmaken van de brieven en documenten eventueel leeg blijven (omdat er geen waarde voorhanden is in het betreffende databaserecord) worden gevuld met het lsquo-lsquo teken Bij het ontwerpen van uw sjabloon kunt u hier rekening mee houden het geeft u meer bewegingsvrijheid dan wanneer het veld compleet leeg blijft Tip bij het genereren van documenten wordt het resultaat in hoge mate bepaald door uw selectie in het DocMaker-werkscherm Als u bijvoorbeeld een Kamer van Koophandel selecteert zal een evt opgenomen veld lsquoKlantnummerrsquo leeg blijven Om hiermee te experimenteren is een testsjabloon meegeleverd waarin alle mogelijke velden zijn opgenomen (lsquoTestAllFieldsdotrsquo) Plaats dit bestand in uw sjablonenmap en kijk zelf naar de resultaten van uw verschillende selecties Tip houdt u bij het opstellen van teksten in uw sjabloon zoveel mogelijk rekening met de mogelijkheid dat een bepaald veld leeg kan blijven (er komt dan een lsquo-lsquo te staan)

Sjablonen adres-velden

Wanneer u een relatie selecteert heeft u de keus uit 3 adrestypen post-adres factuur-adres of bezoek-adres Bij het maken of bewerken van een sjabloon zijn de velden voor deze adrestypen allemaal afzonderlijk in te voegen via het menu lsquoVelden toevoegen Alle adressen deze relatiersquo Bij het genereren van een document zal de applicatie vervolgens de waarden voor deze velden opzoeken en in het document plaatsen Voor de briefadressering van een enkelvoudig document kunt u echter beter gebruik maken van de lsquobrief-adresrsquo-velden die u vindt onder het menu lsquoVelden toevoegen Geselecteerd briefadresrsquo Voor het vullen van deze velden maakt de applicatie gebruik van de waarden die u in het venster lsquoEnkelvoudig documentrsquo van PM-DocMakerreg heeft geselecteerd (en evt


12

handmatig heeft bewerkt) of dit nu het post- factuur- of bezoekadres betreft Zo weet u altijd zeker dat de adressering ook daadwerkelijk volgens uw eigen keuze in het document gevuld wordt Noot bij mailcode- of factuurdocumenten hebben de lsquobrief-adresrsquo-velden geen zin omdat u daar niet handmatig per relatie een adres kiest en deze dus ook niet kunt bewerken

Sjablonen de invoegvelden lsquoBedrijfsnaamrsquo en lsquoBedrijfsnaamTavrsquo

U hoeft het lsquoTavrsquo-invoegveld niet apart in de briefadressering van uw sjabloon mee te nemen Immers indien dit veld leeg zou blijven (omdat er geen contactpersoon bekend is voor de geselecteerde relatie) dan zou er een lege regel in uw adressering blijven staan Indien u dit perseacute wilt voorkomen kunt u gebruik maken van het veld lsquoBedrijfsnaamTavrsquo Dit veld houdt rekening met een lege lsquoTav-waardersquo en vult dan alleen de bedrijfsnaam in Wordt er wel een lsquoTav-waardersquo gevonden dan wordt de bedrijfsnaam gevolgd door een harde return en wordt de lsquoTav-waardersquo op een volgende regel geplaatst Zo heeft u dus altijd een aaneensluitende adressering Het veld lsquoBedrijfsnaamrsquo vult altijd alleen de bedrijfsnaam van de geselecteerde relatie in (dus zonder lsquoTav-waardersquo)

Sjablonen het invoegveld lsquoReferentiersquo

Zie de paragraaf lsquoOpslaan in uitgaande postrsquo verderop in dit document

Sjablonen de invoegvelden tbv factuurregistraties

Zie de paragraaf lsquoSjablonen ontwerpen voor factuurdocumentenrsquo verderop in dit document

Sjablonen lsquoMail Mergersquo-sjablonen

lsquoMail Mergersquo-sjablonen vormen een aparte categorie Zij zijn bijzonder geschikt voor het snel fabriceren van gegevenslijsten enveloppen labels en brieven die u niet separaat in uw dossiers hoeft op te slaan (bijv een nieuwsbrief een lijst met telefoonnummers of adresetiketten) Met een lsquoMail Mergersquo-sjabloon in PM-DocMakerreg wordt door MS Word een gegevensbestand gecreeumlerd op basis van een meervoudige selectie van contactpersonen Dit ndash onzichtbare ndash bestand wordt aan het document gekoppeld en vervolgens worden de daaruit verzamelde gegevensrecords gescheiden door secties Een lsquoMail Mergersquo-document is dus niet geschikt om op te slaan in uw dossiers het is een verzameling van gegevens binnen eacuteeacuten enkel bestand Let op een lsquoMail Mergersquo-sjabloon maakt geacuteeacuten gebruik van de invoegvelden die u in het DocMaker-werkbalkje vindt De gegevens in een dergelijk sjabloon worden verzameld door speciale MailMerge-velden die gelinkt zijn aan de records in het aan het document gekoppelde gegevensbestand lsquoMail Mergersquo-documenten kunt u genereren via het knopje lsquoMailcode Documentenrsquo in de DocMaker-werkbalk

Noot het gebruik van de MailMerge-opties in MS Word vergt gespecialiseerde kennis Lees hiervoor de instructies in MS Word of volg een specialistencursus bij Pro Management


13

Tip voor het aanmaken van diverse lsquoMail Mergersquo-sjablonen creeumler de eerste keer een lsquokaalrsquo lsquoMail Mergersquo-document (u kiest geacuteeacuten sjabloon) aan de hand van een willekeurige mailcode-selectie in PM-DocMakerreg U krijgt dan een aan het databasebestand gekoppeld leeg document voor u U kunt zien of een document gekoppeld is aan gegevens als het lsquoMailMergersquo-werkbalkje in het documentvenster wordt getoond

Sla het document vervolgens op als Word-sjabloon (DOT-bestand) in uw sjablonenmap (geef het een naam die duidelijk maakt dat het een basissjabloon is ndash bijv lsquoMail Merge Brief BasisDOTrsquo) Pas de lay-out aan op basis van uw huisstijl sla het sjabloon op en sluit het af Nu kunt u op basis van dit eerste sjabloon functionele kopiesjablonen maken waarin u MailMerge-velden eacuten tekst toevoegt (de derivaten van uw basissjabloon zullen automatisch gekoppeld zijn aan hetzelfde gegevensbestand) Tip bij het updaten van de DocMaker-bundel wordt tevens een speciaal Word-sjabloon opgehaald lsquoTestAllMailMergeFieldsDOTrsquo Dit sjabloon bevat agravelle beschikbare lsquoMail Mergersquo-velden die bij het samenstellen van de contactpersoongegevens worden opgehaald Het sjabloon wordt bij het updaten iacuten uw PM-DocMaker-map geplaatst Als u het bestand wilt gebruiken verplaatst u het dan zelf even naar uw centrale sjablonenmap Vanaf dat moment kunt u het gebruiken om bij bepaalde selecties in eacuteeacuten keer te kunnen testen welke velden wel en niet worden gevuld wat hun inhoud is etc Noot In het meegeleverde testsjabloon vindt u tevens twee reeds voor u samengestelde MailMerge-regels de lsquoTavrsquo-clausule en de lsquoAanhefrsquo-clausule Dit zijn voorwaardelijke velden die ervoor zorgen dat de gegevens op de juiste manier worden samengesteld in uw uiteindelijke correspondentie

In lsquoveldrsquo-code zien deze er zo uit

U kunt deze velden zonder meer kopieumlren en in uw eigen sjablonen plakken zo hoeft u niet zelf met de veldcoderingen van MS Word te worstelen Niets houdt u echter tegen om


14

dergelijke voorwaardelijke velden zelf aan te maken en toe te passen u kunt hiermee zeer geavanceerde correspondentie fabriceren Lees verder het hoofdstukje lsquoMailcode documentenrsquo

Sjablonen bestandsnamen van sjablonen

Omdat u meerdere typen sjablonen zult genereren (mailmerge-sjablonen enkelvoudige sjablonen mailcode sjablonen en factuursjablonen) is het handig om deze te categoriseren via een duidelijk systeem van bestandsbenamingen U bent uiteraard vrij om te doen wat u wilt maar via een systeem van vooraf afgesproken zg prefixes kunt u op een eenvoudige manier in eacuteeacuten oogopslag zien met wat voor type sjabloon u te maken heeft Voorbeelden

MailMerge sjablonen houdt u rekening met de diverse typen document welke u met MailMerge kunt aanmaken (brieven lijsten enveloppen etiketten) Benoem deze met een MailMerge-prefix eacuten het betreffende type lsquomm_brf_UitnodigingReceptiedotrsquo of lsquomm_lst_TelefoonnummersContactPersonendotrsquo Enkelvoudige sjablonen lsquoenk_brf_PostInReferteBriefdotrsquo Mailcode sjablonen lsquobatch_InfoFiscaalWerkEersteKwartaaldotrsquo Factuur-sjablonen lsquofact_EersteAanmaningdotrsquo

Basis- of mastersjablonen worden niet gebruikt als functioneel sjabloon Het is handiger om deze niet in de sjablonenlijst van PM-DocMakerreg op te laten nemen Wellicht kunt u deze dus beter op een andere locatie bewaren wellicht in een submap van uw functionele sjablonen of onder uw eigen hoede in een speciale map op het netwerk


15

Enkelvoudige documenten

Enkelvoudige documenten maakt u aan via het volgende knopje lsquoDocument Makenrsquo in de DocMaker-werkbalk

Via deze optie kiest u op basis van een enkele relatie een sjabloon en een opslagdossier waarna PM-DocMakerreg de gerelateerde gegevens verzamelt een document genereert en de gegevens in de juiste invoegvelden plaatst

Opslaan in dossier van

U bepaalt zelf in welk dossier het betreffende document wordt opgeslagen Dit kan eventueel afwijken van de door u geselecteerde relatie Standaard wordt echter ndash na het kiezen van de relatie ndash hetzelfde dossier gezocht De betreffende lijst wordt ook standaard gevuld met dezelfde categorie relaties als u links in het scherm heeft gekozen U kunt daar echter van afwijken door de knop lsquoAlle relaties in lijstrsquo in te drukken op dat moment wordt de lijst gevuld met agravelle in de database voorkomende relaties en kunt u om het even welk dossier kiezen Houdt u er wel rekening mee dat de laatste optie erg intensief is qua dataverkeer (vandaar niet standaard) gebruikt u deze daarom alleen indien het ook echt nodig is

Ongeregistreerde documenten

Indien u slechts gebruik wilt maken van de relatiegegevens uit uw database maar het te genereren document niet wilt registreren zorg dan dat de betreffende vinkvakjes uit staan De applicatie maakt dan het document aan maar slaat dit niet op


16

Opslaan in dossier

Wanneer u deze optie aanvinkt dient u een opslagmap in een relatiedossier te kiezen Indien er nog geen relatiedossier bestaat kunt u er een aan laten maken via de betreffende knop (lsquoMaak dossierrsquo) Bij het genereren van het document wordt een documentnummer aangemaakt en het document wordt automatisch opgeslagen in de door u aangewezen map Tevens wordt er een registratierecord in de database aangelegd Noot het geregistreerde document kunt u later terugvinden in het dossier van de betreffende klant in PM-Recordreg (rechtsklikken op het document en u ziet de registratiegegevens) Noot de registratiegegevens kunt u tevens rechtstreeks raadplegen in het document door te klikken op het knopje lsquoToon Document Registratiersquo in de PM-DocMaker-werkbalk Een iets uitgebreidere samenvatting kunt u oproepen via het MS Wordmenu lsquoBestand Eigenschappenrsquo

Opslaan in uitgaande post

Naast het opslaan van het document in het dossier kunt u de registratie ook opnemen in de uitgaande post U kunt uw document dan altijd terugvinden in de postoverzichten in PM-Recordreg Tbv de postregistratie wordt een separaat referentienummer toegekend Het poststuknummer wordt automatisch toegevoegd aan de waarde die u evt zelf in het invulvakje lsquoReferentiersquo heeft getypt u vindt dit terug in het betreffende invoegveld in het gegenereerde document Noot ofschoon in het invoegveld lsquoReferentiersquo in het aangemaakte document het poststuknummer wordt toegevoegd aan de evt tekst die u zelf in het tekstvakje lsquoReferentiersquo heeft getypt mag u beide gegevens niet als eacuteeacuten waarde beschouwen De tekst die u zelf typt in het tekstvakje lsquoReferentiersquo wordt weggeschreven in de database in de kolom lsquoReferentiersquo het nieuwe poststuknummer wordt opgeslagen in een eigen kolom Indien u het poststuknummer wilt onthouden kunt u het terugvinden zowel in het invoegveld lsquoReferentiersquo in het document als door te klikken op het knopje lsquoToon Document Registratiersquo in de PM-DocMaker-werkbalk In PM-Recordreg kunt u het betreffende poststuk (en dus het document) snel terugvinden via het scherm lsquoUitgaande Postrsquo (u kunt daar op talloze manieren zoeken) of u klikt in het klantenscherm rechts op het betreffende poststuknummer Tevens kunt u in het klantendossier in PM-Recordreg naar bestanden zoeken met het poststuknummer als criterium Een trucje in PM-DocMakerreg als u de relatie kiest en vervolgens het lsquoPost-Uitrsquo-lijstje onderin het scherm aanvinkt ziet u daar automatisch het laatst aangemaakte poststuknummer op naam van die geselecteerde relatie

Datumnotatie

U kunt zelf kiezen welke datumnotatie u in uw documenten wenst Vink daarvoor een van de geboden opties aan in het selectiescherm Uw keuze wordt automatisch opgeslagen zodat u dit in principe maar eacuteeacuten keer hoeft op te geven De geselecteerde datumnotatie geldt vervolgens automatisch voor alle voorkomende invoegvelden in uw document die een datum bevatten

Mailcode documenten

U heeft de mogelijkheid om een groot aantal documenten tegelijk aan te maken eacuten in uw dossiers te registreren U gebruikt hiervoor de volgende knop in de DocMaker-werkbalk


17

In het daaropvolgende venster heeft u twee mogelijkheden u kunt een snelle mailing maken op basis van lsquoMail Mergersquo (lijsten labels enveloppen of andere correspondentie die u niet per relatie hoeft op te slaan) of u creeumlert ineens een aantal separate documenten die u automatisch laat opslaan en registreren in uw relatiedossiers In beide gevallen baseert u uw selectie op een mailcode waaraan een door uzelf bepaald aantal contactpersonen uit PM-Recordreg zijn gekoppeld U kunt daarbij kiezen of u agravelle contactpersonen uit de gekozen mailcode wilt gebruiken of slechts een beperkt aantal (u selecteert dan handmatig de gewenste contactpersonen uit de lijst) U kunt bovendien een voorselectie maken op basis van relatietype (klanten of overige relaties) Indien u voor klanten kiest ziet u tevens de klantnummers in de lijst vermeld

Mailcodes

Om meervoudige documenten aan te maken zijn de mailcodes uit PM-Recordreg belangrijk U bepaalt aldaar al welke contactpersonen tot een specifieke mailingcategorie behoren en het resultaat daarvan ziet u dus terug in de lijst in PM-DocMakerreg Geef een duidelijke naam aan uw mailcodes zodat u weet welke groep ze vertegenwoordigen of welk doel u met de mailcode beoogt (noem een mailcode dus niet lsquoKerstkaartrsquo of iets dergelijks maar bijv lsquoKlanten 1rsquo of lsquoFisc grp Arsquo) Aan de hand hiervan hebt u vrijwel onbeperkte mogelijkheden om ook allerlei doelgroepgerichte sjablonen te creeumlren (houdt u hier bijvoorbeeld ook rekening mee in de benaming van uw sjablonen u kunt dan snel selecties maken)


18

Een belangrijke overweging bij het toewijzen van personen aan mailcode-groepen is verder nog de samenstelling van uw dossiers bij het registreren en opslaan van meervoudige documenten dient u een overeenkomstig opslagpad te kiezen zodat PM-DocMakerreg voor elk gegenereerd document weet waar het deze moet plaatsen Zorgt u dus voor uniformiteit

Mail Merge-mailings genereren

Selecteer het vakje lsquoMail mergersquo rechtsboven in het venster

Kies uit de sjablonenlijst een van uw eigen MailMerge-sjablonen (zie het paragraafje lsquoSjablonen Mail Merge-sjablonenrsquo) of creeumler een lsquokaalrsquo document (klik de optie lsquoGeen sjabloonrsquo aan)

Kies een mailcode en vul uw contactpersonenlijst Kies onderaan de lijst of u agravelle contactpersonen uit de lijst in uw mailing wilt betrekken of dat u zelf een selectie uit de lijst wilt maken In het laatste geval kunt u middels SHIFT + klikken een aaneengesloten reeks kiezen of middels CONTROL + klikken eacuteeacuten voor eacuteeacuten de gewenste contactpersonen selecteren Bij de lsquoMail Mergersquo-optie is er geacuteeacuten beperking voor wat betreft het aantal contactpersonen dat u in de mailing mag opnemen

Klik op de knop lsquoDocument makenrsquo De applicatie maakt het gegevensbestand aan op basis van uw selecties en creeumlert een daaraan gekoppeld Word-document MS Word zal ndash als u een document op basis van een reeds eerder gekoppeld sjabloon genereert ndash om bevestiging vragen

Klik op lsquoJarsquo anders wordt uw gegevensselectie niet doorgevoerd Bij een nieuwe koppeling ziet u in het document het volgende venstertje

Accordeer ook dit anders wordt de koppeling met het gegevensbestand niet tot stand gebracht

Uw document is nu klaar voor verwerking Lees evt de MailMerge-instructies in MS Word of vraag een MailMerge specialistencursus aan bij Pro Management


19

Noot het aantal beschikbare veldgegevens in de MailMerge-optie is aanzienlijk kleiner dan bij het genereren van separate documenten omdat het hier om algemene correspondentie gaat die niet in de relatiedossiers wordt opgeslagen Controleert u zelf welke velden tot uw beschikking staan

Mailcode documenten genereren documenten batch

Via een documentenbatch kunt u snel ineens een grote hoeveelheid brieven aanmaken In tegenstelling tot de enkelvoudige documenten worden meervoudige documenten altijd geregistreerd in de database eacuten automatisch opgeslagen in de overeenkomstige relatiedossiers Indien u geen registratie wenst maak dan gebruik van de MailMerge-optie U bepaalt zelf of u zich beperkt tot de algemene documentregistratie in PM-Recordreg of dat de mailing tevens als uitgaande post dient te worden geregistreerd In het laatste geval vindt u agravelle aangemaakte documenten automatisch terug in de postschermen in PM-Recordreg Alle documenten in een mailing krijgen dezelfde bestandsnaam welke u van tevoren zelf opgeeft Indien de mailing wordt gericht aan meerdere contactpersonen binnen eacuteeacuten en hetzelfde relatiedossier dan wordt een dubbele bestandsregistratie voorkomen door toevoeging van de tijd van aanmaak (syntax uummss) aan de oorspronkelijke bestandsnaam (bijv lsquoInformatieFiscaleAanslag_123045docrsquo Bij het genereren van een documenten batch gaat u als volgt te werk

Zorg dat het vakje lsquoOpslaan in dossierrsquo is aangevinkt Indien u wenst vinkt u tevens het vakje lsquoOpslaan in uitgaande postrsquo aan

Kies uit de sjablonenlijst het gewenste sjabloon Noot zorg ervoor dat u niet per ongeluk een lsquoMail Mergersquo-sjabloon selecteert Deze bevatten geen PM-invoegvelden en zullen dus ook niet worden gevuld Noot u kunt bij mailcode documenten geacuteeacuten gebruik maken van de invoegvelden die betrekking hebben op Factuur- Post-in- en Post-uit-gegevens Deze velden worden niet gevuld Controleert u dus welke sjablonen wel of niet kunnen worden gebruikt bij het maken van een documentenbatch

Kies een mailcode en vul uw contactpersonenlijst Kies onderaan de lijst of u agravelle contactpersonen uit de lijst in uw mailing wilt betrekken of dat u zelf een selectie uit de lijst wilt maken In het laatste geval kunt u middels SHIFT + klikken een aaneengesloten reeks kiezen of middels CONTROL + klikken eacuteeacuten voor eacuteeacuten de gewenste contactpersonen selecteren Let op het genereren vullen registreren en opslaan van grote aantallen documenten via MS Word kan een zware belasting voor uw pc en netwerk zijn Om problemen te voorkomen is ervoor gekozen om per batch niet meer dan 100 documenten ineens aan te maken Indien een mailcode dus uit meer dan 100 contactpersonen bestaat dient u altijd zelf een selectie te maken De applicatie zal dit ook controleren u ziet onderaan de lijst hoeveel personen u hebt geselecteerd


20

Vul de metagegevens en de documentnaam (zonder extensie) in

Vervolgens dient u een gemeenschappelijk opslagpad te kiezen Dit betekent dat het pad dat u selecteert dient te bestaan in eacutelk relatiedossier van eacutelke contactpersoon uit uw selectie U controleert dit middels de desbetreffende knop indien niet akkoord dan zal de applicatie zelf melden voor welke contactpersonen dit geldt U kunt dan vervolgens uw selectie in de lijst aanpassen of een ander pad kiezen Wanneer u wijzigingen aanbrengt in de selectie van contactpersonen zult u opnieuw een pad moeten kiezen en laten controleren Zolang uw opslagpad niet is geaccordeerd zal de knop lsquoDocument makenrsquo niet worden vrijgegeven Tip zorg bij het samenstellen van uw mailcodes dat u relatie-contactpersonen toewijst die nagenoeg dezelfde dossiersamenstelling hebben Dit bespaart u bij het genereren van mailings veel gezoek (en dus tijd)

Indien alle gegevens zijn ingevoerd en geaccordeerd drukt u op de knop lsquoDocument makenrsquo PM-DocMakerreg zal nu separate documenten aanmaken voor alle contactpersonen uit uw selectie (u kunt de vorderingen volgen via de voortgangsbalk linksonder in het scherm) U krijgt een melding als de procedure is voltooid

Wanneer u uw documenten heeft gegenereerd worden ze als batch geregistreerd U vindt ze daarna terug onder de knop lsquoBatch Beheerrsquo alwaar u alle documenten uit de batch alsnog kunt bewerken verwijderen of afdrukken

Factuurdocumenten

Als u factureert in PM-Recordreg worden de verbonden uren- en omzetregels gegroepeerd weggeschreven naar aparte tabellen en met elkaar verbonden door het factuurnummer Na voltooiing van dat proces krijgt u een standaard factuurlay-out te zien (rapportweergave) De getoonde factuur is geen lsquovastgelegdrsquo object maar wordt elke keer als u deze oproept op basis van de tabelgegevens opnieuw samengesteld U kunt de factuur vervolgens afdrukken en verzenden Hoewel er met deze methode op zichzelf niets mis is bent u gebonden aan de in het factuurrapport opgesloten standaard lay-out De standaard lay-out kunt u niet wijzigen deze is opgemaakt op basis van een gemiddeld eisenpakket en er zijn honderden kantoren die er naar tevredenheid mee werken Vanaf begin 2006 heeft u een alternatief bent u niet tevreden met de lay-out dan kunt u gebruik maken van het bestand lsquoPM-Rapportenmdbrsquo waarin u zelf het ontwerp van de factuurrapporten mag aanpassen Deze optie heeft echter zijn beperkingen Met PM-DocMakerreg behoren alle beperkingen tot het verleden u kunt geheel naar eigen wens zeacutelf correspondentie ontwerpen en genereren op basis van de factuurregistraties in PM-Recordreg Deze nieuwe functionaliteit biedt u 4 grote voordelen

1 U bepaalt volledig uw eigen lay-out

2 U bepaalt helemaal zelf welke gegevens in de factuur worden opgenomen

3 Een factuur gegenereerd in MS Word is een vastgelegd tastbaar bewijs van facturatie en wordt als verzegeld document in uw digitaal dossier bewaard en geregistreerd


21

4 U kunt ook onbeperkt andere op dezelfde factuurgegevens gebaseerde correspondentie verzenden en vastleggen (aanmaningen)

Wellicht ten overvloede wilt u van deze functionaliteit gebruik maken dan is het wel zaak dat de betreffende factuurregistraties ook daadwerkelijk bestaan Maw u factureert op de gebruikelijke wijze in PM-Recordreg maar in plaats van de getoonde factuurrapporten daar af te drukken gaat u naar PM-DocMakerreg

Sjablonen ontwerpen voor factuurdocumenten

Net als bij alle andere correspondentie die u met PM-DocMakerreg genereert dient u eerst sjablonen te ontwerpen Voor uw factuursjablonen zijn extra velden beschikbaar welke u kunt vinden in de DocMaker-werkbalk (knop lsquoVelden toevoegenrsquo subcategorie lsquoRefereren aan factuurrsquo) Bij het downloaden van PM-DocMakerreg wordt tevens een voorbeeldsjabloon meegeleverd lsquoTestFactuurDOTrsquo De meeste van deze velden spreken voor zich een aantal worden hieronder nader verklaard

Het invoegveld lsquoTabel factuurregelsrsquo Als u dit velditem toevoegt aan uw sjabloon ziet u dat er een tabel wordt geplaatst

Standaard wordt deze geleverd met 5 kolommen en vier daarin vastgelegde velden lsquoOmschrijvingrsquo lsquoAantalUrenrsquo lsquoBTWrsquo en lsquoBedragrsquo Tijdens het genereren van het document zal de applicatie alle bij de factuur behorende factuurregels bij elkaar zoeken en onder elkaar in de tabel plaatsen Het resultaat zal er dan ongeveer zo uitzien

De omschrijvingsregels worden samengesteld op basis van het in PM-Recordreg gekozen factuurniveau van de betreffende factuur In uw sjabloon bepaalt u zelf welke kolommen u wilt gebruiken Indien u alleen de omschrijving en het bedrag wilt tonen dan verwijdert u de kolommen voor het aantal uren en de BTW Ook de opmaak van de tabel kunt u naar eigen wens aanpassen Het enige wat u niet mag doen is extra regels aan de tabel toevoegen of regels verwijderen Noot de applicatie zal overigens zelf controleren of u voor een bepaalde factuur heeft aangegeven dat de uren cq bedragen al of niet getoond dienen te worden Zoniet dan zal de betreffende kolom leeg blijven Let op de velden uit de tabel (lsquoOmschrijvingrsquo lsquoAantalUrenrsquo lsquoBTWrsquo en lsquoBedragrsquo) kunnen niet buiten de betreffende tabel om worden gebruikt Indien u ze ergens anders in het sjabloon plaatst zullen deze leeg blijven bij het aanmaken van het


22

uiteindelijke document

Het invoegveld lsquoTabel totalenrsquo Ook het invoegen van dit velditem leidt tot een tabel

Deze tabel dient alleen als hulpmiddel om uw opmaak of uitlijning exact samen te laten vallen met de tabel lsquofactuurregelsrsquo De velden in deze tabel kunt u ndash in tegenstelling tot de tabel lsquofactuurregelsrsquo ndash echter ook gewoon elders in het sjabloon plaatsen (ze zijn ook als aparte velden in te voegen via de DocMaker-werkbalk) U mag deze tabel verder onbeperkt aanpassen aan uw eigen wensen

Adresvelden tbv een factuur Tbv factuurdocumenten verdient het aanbeveling om de factuur-adresvelden te gebruiken voor de tenaamstelling Dit niet alleen omdat het factuuradres kan afwijken van het postadres maar ook omdat facturen aan derden kunnen zijn gericht (dit geeft u aan in de klantenkaart) de applicatie zal zonodig de adresgegevens van die derde partij opzoeken en in de betreffende adresvelden plaatsen Het invoegveld lsquoFactuurGeadresseerdeTavrsquo houdt bovendien rekening met de specifiek aan de factuur gekoppelde contactpersoon indien deze wordt gevonden wordt automatisch een extra regel aangemaakt (lsquoTavrsquo)

Het invoegveld lsquoOmschrijvings-regels factuurrsquo In dit veld worden alle bij een factuur behorende omschrijvingsregels bij elkaar gevoegd en ndash gescheiden door een puntkomma ndash in eacuteeacuten alinea achter elkaar geplaatst Voor een echte factuur is deze optie minder geschikt

De invoegvelden lsquoKopregelrsquo lsquoVoetregelrsquo en lsquoRegel betalingstermijnrsquo Deze velden nemen automatisch de waarden over uit de factuur U kunt natuurlijk ook gewoon per sjabloon zelf uw eigen waarden bepalen typ deze dan op de door u gewenste locaties

Enkelvoudige documenten en factuurgegevens

Ook bij enkelvoudige documenten kunt u gebruik maken van factuurgegevens Nadat u een klant hebt geselecteerd kunt u onderin het venster een factuurnummer kiezen De factuurvelden in het sjabloon zullen dan worden gevuld


23

Houdt u er wel rekening mee dat u een enkelvoudig document niet als factuur kunt registreren De factuurregistratie geschiedt namelijk in het venster lsquoBatch Beheerrsquo en een enkelvoudig document is nooit onderdeel van een batch

Meervoudige factuurdocumenten

U kiest de volgende knop in de DocMaker-werkbalk

Het venster lsquoMeervoudige factuurdocumentenrsquo is hetzelfde opgebouwd als het venster lsquoMailcode documentenrsquo Het enige verschil is dat u uw selecties niet genereert op basis van mailcodes maar op basis van factuurgegevens U kunt facturen kiezen op basis van (aanmaak)datum begingedeelte van factuurnummer (minimaal 4 cijfers) of op relatie (zoekcode of klantnummer) Het resultaat van uw selectie wordt nadat u uw keuze via de knop bevestigt in het lijstje daaronder weergegeven De kolommen tonen resp het factuurnummer factuurdatum zoekcode klantnummer en factuurbedrag Het genereren van de documenten geschiedt verder op exact dezelfde wijze als bij de lsquoMailcode documentenrsquo zie de uitleg aldaar


24

Wanneer u uw documenten heeft gegenereerd worden ze ook weer net als de mailcode documenten als batch geregistreerd U vindt ze daarna terug onder de knop lsquoBatch Beheerrsquo alwaar u alle documenten uit de batch alsnog kunt bewerken verwijderen afdrukken of als factuur kunt laten registreren

Batch-beheer

Wanneer u mailcode- of factuurdocumenten genereert wordt elk individueel document in uw dossier opgeslagen en als bestand in de database geregistreerd Tevens wordt het document ndash indien u dit heeft aangegeven ndash in de uitgaande postregistratie opgenomen Het totaal van alle documenten uit uw selectie wordt bovendien ndash lokaal ndash geregistreerd als lsquobatchrsquo De batchregistratie biedt u de mogelijkheid om zicht te houden op ieder individueel document dat in een bepaalde batch is aangemaakt Alle batches worden automatisch voor u bewaard en u kunt ze terugvinden via de knop lsquoBatch Beheerrsquo in de DocMaker-werkbalk

Als het venster zich opent vindt u uw batches rechtsboven in de lijst De naam van elke batch is samengesteld uit de gebruikersnaam waarmee u in PM-Docmakerreg werkt gevolgd door de datum en de tijd van aanmaak


25

In het venster vindt u uitleg over hoe te werken met de batches Hieronder volgen nog enkele aanvullingen DocBatches verwijderen het verwijderen van een batch heeft geen enkele invloed op uw documenten of hun registratie De docBatch dient alleen om u te helpen overzicht te houden op de door u aangemaakte documenten per batch U kunt de documenten zo rechtstreeks oproepen en bewerken verwijderen of deze afdrukken Als u tevreden bent met alle documenten uit een batch dan kunt u de batchregistratie vervolgens zonder meer verwijderen Zo houdt u alleen die batches over waarvan u zeker weet dat u er nog werk aan hebt Zorg er dus voor dat uw batchlijst niet te lang wordt Document verwijderen Indien u een document wilt verwijderen klik dan op de betreffende regel en druk op de knop Let op hiermee wordt ook het fysieke documentbestand daadwerkelijk en definitief van de opslaglocatie verwijderd Tevens worden de documenten de evt postregistratie in de database ongedaan gemaakt Het document wordt ten slotte uit de batchregistratie verwijderd Alle documenten verzenden per e-mail zie het hoofdstukje lsquoBatch-beheer documenten e-mailenrsquo Afdrukken en Printeropties u kunt alle documenten uit een batch in eacuteeacuten keer laten afdrukken Zorg er wel voor dat u de juiste printer heeft geselecteerd (u ziet de actieve printer onder de documentenlijst vermeld) Wilt u een andere printer gebruiken klik dan op de knop lsquoPrinter-optiesrsquo u krijgt hiermee toegang tot het standaard printermenu van MS Word


26

Let u wel op u kunt hier een andere printer kiezen of u gaat naar de printerspecifieke subvensters via de knoppen lsquoOptiesrsquo en lsquoEigenschappenrsquo Veel van de opties in het printermenu zelf wijzigen echter alleen de printopties van het huidige geopende document in Word en hebben geen invloed op de (ongeopende) documenten uit uw lijst U kunt zien of het algemene instellingen betreft als de lsquoAnnulerenrsquo-knop in het venster verandert in een lsquoSluitenrsquo-knop Gebruik nooit de lsquoOKrsquo-knop want dan gaat Word het huidige geopende document afdrukken U drukt op lsquoSluitenrsquo als u tevreden bent met uw wijzigingen

Batch-beheer factuurdocumenten registreren als factuur

Pas als uw factuurdocumenten zijn gegenereerd en geregistreerd kunt u ze via het venster lsquoBatch Beheerrsquo vastleggen als definitieve factuur Dit is gedaan om u de tijd en gelegenheid te geven de betreffende documenten te raadplegen en te bewerken of om eventueel terug te komen op uw beslissing U kunt factuurdocumenten herkennen aan het factuurnummer in de meest rechtse kolom in de lijst Pas als u helemaal tevreden bent kunt u de knop lsquoDocs registreren als factuurrsquo gebruiken De applicatie zal eerst controleren of de betreffende factuurnummers niet reeds eerder een factuurregistratie hebben gekregen Maw voor elke in PM-Recordreg gegenereerde factuur kunt u slechts 1 Word-document als officieumlle factuur vastleggen Mocht de applicatie reeds als factuur geregistreerde Word-documenten ontdekken dan krijgt u de volgende melding


27

Op deze manier voorkomt u dus dubbele registraties en zo blijven uw gegevens integer Als de applicatie akkoord is wordt de oorspronkelijke documentregistratie in de database aangevuld met een factuuraantekening Vervolgens wordt het document zelf verzegeld en beveiligd met een onachterhaalbaar wachtwoord Vanaf het moment van de factuurregistratie kunt u het betreffende document dus alleen nog maar raadplegen of afdrukken verdere bewerking is onmogelijk geworden Zo weet u zeker dat het factuurbestand zoals dit is vastgelegd en opgeslagen in uw dossier ook daadwerkelijk de factuur is die is verzonden ndash oacuteoacutek jaren na dato PM-Recordreg zal ten slotte herkennen of u een Word-document als officieumlle factuur hebt geregistreerd elke keer als u de factuur wilt inzien wordt automatisch het betreffende Word-bestand geopend

Batch-beheer documenten e-mailen

Via Batch-beheer kunt u alle documenten uit uw batch in eacuteeacuten keer als bijlage aan een e-mail verbinden Zo kunt u bijvoorbeeld uw geregistreerde facturen digitaal versturen Zorgt u er wel voor dat u ndash voacuteoacuterdat u uw batchdocumenten genereert ndash de juiste e-mailadressen in PM-Recordreg heeft ingevoerd In het geval van mailcode-documenten zal de applicatie het e-mailadres van de aan de mailcode verbonden contactpersoon iacuten het document registreren en bij het aanmaken van de email wordt dit in het adresveld ingevoerd In het geval van factuurdocumenten wordt het emailadres van de aan de factuur gekoppelde contactpersoon (de lsquoTavrsquo-regel in de factuur) iacuten het document opgeslagen Indien in beide gevallen geen e-mailadres wordt gevonden wordt het algemene e-mailadres van de klant gebruikt Overigens kunt u de e-mailadressen later eventueel nog wel wijzigen

MS Outlook opslagmap

E-mails worden pas daadwerkelijk verstuurd als ze in de lsquoPost Uitrsquo-map van MS Outlook terechtkomen Daarom zal PM-DocMakerreg uw gegeneerde e-mails voorzichtigheidshalve opslaan in een speciale persoonlijke map in MS Outlook die automatisch voor u wordt aangemaakt Deze map heeft de naam lsquoPM-DocMaker Wachtrijrsquo Het gebruik van deze speciale Outlook-map biedt u de vrijheid altijd achteraf zelf nog te bepalen welke e-mails u wel of niet wilt aanpassen of gebruiken (u kunt ze ook gewoon weer verwijderen als u wilt) U kunt bijvoorbeeld ook bedrijfsbreed afspreken om de door u goedgekeurde mails later handmatig in een publieke map te plaatsen zodat ze kunnen worden verzameld en gecontroleerd door eacuteeacuten centrale verantwoordelijke Kortom u mag ermee doen


28

wat u wilt zonder dat u het risico loopt dat ze onverhoopt worden verstuurd Pas als u dat zelf wenst kunt u ze verplaatsen naar de lsquoPost Uitrsquo-map

MS Outlook sjablonen kiezen

Alle documenten worden als bijlage aan een mail toegevoegd Standaard zult u voor bepaalde typen documenten dus ook bepaalde typen e-mails willen gebruiken Net als in MS Word kunt u ook in MS Outlook gebruik maken van sjablonen zodat u niet steeds dezelfde teksten hoeft te typen of dezelfde opmaakwerkzaamheden hoeft uit te voeren Outlook-sjablonen worden opgeslagen als zogenaamde lsquooftrsquo-bestanden in uw persoonlijke directory U mag echter zelf ook een centrale locatie kiezen Wanneer u mails wilt aanmaken zal PM-DocMakerreg u vragen om een sjabloon te kiezen via onderstaande keuzelijst De voorbeelden spreken voor zich

Als u een lsquokalersquo e-mail wilt gebruiken kies dan voor lsquoAnnulerenrsquo de applicatie zal dan alleen een paar kerngegevens in een onopgemaakte mail plaatsen Maakt u wel gebruik van een sjabloon dan worden inhoud en opmaak ongewijzigd overgenomen er worden geacuteeacuten kerngegevens toegevoegd Uiteraard worden wel altijd het emailadres het onderwerp en de bijlage ingevoerd Noot de sjabloonlocatie die u kiest zal door PM-DocMakerreg worden onthouden

MS Outlook sjablonen maken

Het maken van Outlook-sjablonen is eenvoudig en niet veel werk omdat het slechts gaat om wat opmaak en een stukje begeleidende (standaard)tekst Natuurlijk biedt Outlook nog veel meer mogelijkheden maar hieronder vindt u de stappen in hun eenvoudigste vorm

Open MS Outlook

Open het menu lsquoExtra optiesrsquo selecteer het tabblad lsquoE-mailindelingrsquo en zet de optie lsquoMicrosoft Office Word gebruiken voor het bewerken van e-mailberichtenrsquo uit Bevestig met lsquoToepassenrsquo en lsquoOkrsquo

Maak een nieuw e-mailbericht aan


29

Maak dit bericht naar eigen wens op en typ een standaard tekst

Kies voor lsquobestand Opslaan alsrsquo geef het bestand een naam en sla op als lsquoOutlook-sjabloonrsquo

Sluit het bericht en sla het nu niet op (u hebt het al opgeslagen als sjabloon)

Ga tenslotte weer naar lsquoExtra Optiesrsquo selecteer het tabblad lsquoE-mailindelingrsquo en zet de optie lsquoMicrosoft Office Word gebruiken voor het bewerken van e-mailberichtenrsquo weer aan (als u dat tenminste wilt) Bevestig met lsquoToepassenrsquo en lsquoOkrsquo

Enkelvoudige documenten e-mailen

Open een willekeurig document U kunt ervoor kiezen om de complete inhoud van een document als lsquobody textrsquo van de mail te gebruiken of het te versturen als bijlage U kiest hiervoor eacuteeacuten van de twee knoppen in de DocMaker-werkbalk Als u kiest voor lsquoDocument E-mailen als Attachmentrsquo zal PM-DocMakerreg u vragen om een sjabloon te selecteren (zie het vorige hoofdstuk) Indien er standaardgegevens bekend zijn (bijv het emailadres) zullen deze automatisch worden gevuld u kunt deze echter altijd naar eigen wens wijzigen Let op bij enkelvoudige documenten wordt de e-mail voor u aangemaakt en geopend Het is aan u om er verder mee te doen wat u wilt De e-mail wordt dus niet zoals bij Batchbeheer automatisch opgeslagen in de speciale Outlookmap (zie het vorige hoofdstuk) Als u dit wilt moet u het zelf doen door de e-mail niet te versturen maar te sluiten en op te slaan in de betreffende map Let op er wordt geen aparte registratie aangelegd van de email De registratiegegevens zoals aangemaakt en vastgelegd tijdens het genereren van het document blijven onveranderd gehandhaafd

Overzicht van gegenereerde documenten in PM-Recordreg

Naast de functionaliteiten in lsquoBatch-beheerrsquo kunt u ook in PM-Recordreg snel overzichten genereren van reeds eerder geregistreerde bestanden U kunt deze zoekfunctie rechtstreeks aanroepen in het hoofdscherm via het menu lsquoRelaties rarr Overzichten correspondentiersquo (u hoeft dus niet eerst naar het klantendossier te gaan) Als u in PM-DocMakerreg aan het werk bent laat u dan dit zoekvenster correspondentie in PM-Recordreg open staan Zo kunt u snel informatie krijgen over reeds verzonden documenten U kunt zoeken op metagegevens en op registratietype (lsquokalersquo registraties uitgaande postregistraties ingekomen postregistraties) U kunt tevens een gedeelte van een poststuknummer invoeren en bekijken wat dit voor resultaten geeft Gezien de grote aantallen documenten die u met PM-DocMakerreg kunt aanmaken (op basis van mailcodes en contactpersonen) kunt u met behulp van deze criteria snel een correspondentieoverzicht oproepen Kies een mailcode en de relatielijst wordt automatisch aangepast Kies een relatie en de contactpersonenlijst wordt automatisch aangepast U kunt ook zoeken naar bestanden die op een bepaalde datum zijn geiumlmporteerd (lees ook gegenereerd) De combinatie van lsquoBatch-Beheerrsquo in PM-DocMakerreg en lsquoOverzichten correspondentiersquo in PM-Recordreg geven u dus de volledige mogelijkheid om overzicht te houden over alle in- en uitgaande correspondentie


30

Bestandsnamen lengte

Met de vrijheid van samenstelling van uw eigen digitale dossier (tot 4 lagen diep) loopt u de kans dat u met Windows problemen krijgt bij het opslaan van documenten via de programmacode in PM-DocMakerreg de totale lengte van het bestandspad plus de bestandsnaam kan de Windows-norm overschreiden Windows is hier niet erg consequent in voor de diverse Windowsversies (2000 XP Vista) Office-programmarsquos (Word Excel Access) en Office-versies (XP 2003 2007) bestaan verschillende normeringen De combinatie hiervan levert een haast onprogrammeerbare situatie op (foutafhandeling) Daarom is gekozen voor een stricte voorwaarde bij het samenstellen van uw opslagpad + bestandsnaam de lengte van de string (dit is de totale combinatie van karakters die opslagpad en bestandsnaam tezamen vormen) mag niet langer zijn dan 255 karakters Voor de meeste gebruikers zal dit geen probleem zijn (gaat u grofweg uit van een maximum van 30 karakters per map of bestandsnaam) Lees ook onderstaande paragraaf lsquoBestandsnamen syntaxrsquo

Bestandsnamen syntax

Als u uw documenten wilt registreren dient u een bestandsnaam op te geven in het betreffende tekstvakje De ervaring leert dat veel gebruikers bestandsnamen niet zien als een waardeaanduiding maar onterecht als een tekst Hoewel Windows (helaas) veel toelaat bij het genereren en opslaan van bestanden dient u te begrijpen dat een verkeerde syntax in bestandsnamen veel problemen kan opleveren in programmacode en query-statements (dit zijn stukjes code die op basis van criteria gegevens uit de database ophalen) In sommige gevallen kan een verkeerde syntax zelfs leiden tot een corrupt bestand dat niet meer te openen is


31

In de automatisering is het een algemeen geldende afspraak (conventie) om bij het benoemen van bestanden de volgende criteria in acht te nemen

Gebruik alleen letters en cijfers (dus geen leestekens) Met name enkele (lsquo) en dubbele (ldquo) aanhalingstekens apostrophes (lsquo) slashes () back slashes () ampersands (amp) punten kommarsquos procenttekens () en hekjes () kunnen voor problemen zorgen

Een datum in bestandsnamen wordt algemeen aangeduid in de syntax lsquojjjjmmddrsquo (bijv 20070131)

Aparte woorden worden onderscheiden door het gebruik van hoofdletters (bijv lsquoNotulenJaarvergaderingDecemberrsquo in plaats van lsquoNotulen jaarvergadering decemberrsquo)

Indien u toch scheidingstekens wilt gebruiken typ dan geen spaties maar liggende streepjes (lsquo-lsquo) of ndash liever nog - underscores (lsquo_rsquo)

Het gebruik van punten is een probleem op zich De punt in de bestandsnaam heeft als primaire functie om Windows het bestandstype duidelijk te maken (achter de punt wordt de extensie opgeslagen bijv lsquodocrsquo voor Word-documenten lsquoxlsrsquo voor Excel-bestanden) Op basis daarvan weet uw pc welk programma zij dient te openen Indien u extra punten in de bestandsnaam gebruikt ligt het voor de hand dat dit tot conflicten kan leiden Het kan zelfs leiden tot bestandscorruptie In PM-DocMakerreg mag u de extensie lsquodocrsquo NIET intypen de applicatie zorgt hier zelf voor

Een voorbeeld van een goede bestandsnaam in PM-DocMakerreg lsquoNotulenJaarvergadering_20061231rsquo

Documenten registreren die niet met PM-DocMakerreg zijn gegenereerd

Indien u een document heeft geopend dat niet met PM-DocMakerreg is gegenereerd en u wilt dit toch registreren dan kunt u gebruik maken van de knop lsquoDocument Registrerenrsquo in de PM-DocMaker-werkbalk

Kies de gekoppelde relatie en het gewenste dossier U kunt deze optie ook gebruiken indien u uw document eerst genereert zogravender registratie om het later - bijvoorbeeld na goedkeuring van hogerhand - alsnog aan de uitgaande post toe te voegen

Documenten beveiligen

Als uw document is aangemaakt wordt het automatisch beveiligd Deze beveiliging is een lsquoformulierrsquo-functie in MS Word en betekent dat u alleen nog wijzigingen kunt aanbrengen in de aanwezige formuliervelden (u gaat van veld tot veld middels de lsquoTABrsquo-toets) De overige delen van het document zijn niet toegankelijk voor bewerking U kunt de beveiliging tijdelijk uitzetten (u wilt bijvoorbeeld wat tekst aanpassen in de oorspronkelijke lsquobodyrsquo-tekst) Gebruik hiervoor de volgende knop in de PM-werkbalk


32

Zorg er wel voor dat u de beveiliging ndash nadat u klaar bent ndash weer aanzet Zo voorkomt u dat achteraf per ongeluk nog wijzigingen worden aangebracht

Documenten verzegelen

Voor bepaalde typen documenten kunt u ervoor kiezen om deze na voltooiing volledig en definitief te beveiligen Gebruik hiervoor de volgende knop in de werkbalk

Let op deze volledige beveiliging (verzegeling) is dus niet hetzelfde als de standaard beveiligingsoptie in Word U krijgt ook eerst een waarschuwing Indien u gebruik maakt van deze optie kunt u achteraf geen enkele wijziging meer aanbrengen De inhoud van alle in het document voorkomende invoegvelden worden omgezet naar normale tekst (de velden zelf worden verwijderd) en het documentbestand wordt afgegrendeld middels een niet achterhaalbaar wachtwoord Vanaf dat moment is het document weliswaar nog op te roepen maar u kunt de inhoud alleen nog lezen (en niet bewerken) Deze verzegeling geschiedt automatisch wanneer u de documenten uit een batch als factuur registreert

Voorbeeldsjablonen TestAllFieldsDOT TestAllMailMergeFieldsDOT en TestFactuurDOT

Bij het updaten van de DocMaker-bundel worden tevens drie speciale Word-sjablonen opgehaald lsquoTestAllFieldsDOTrsquo lsquoTestAllMailMergeFieldsDOTrsquo en lsquoTestFactuurDOTrsquo Het eerste sjabloon bevat agravelle beschikbare invoegvelden van PM-DocMakerreg Het tweede bevat alle beschikbare MailMerge-velden die worden aangemaakt bij het genereren van een MailMerge-document via PM-DocMakerreg Het derde sjabloon biedt u een voorbeeld van een factuur Deze sjablonen worden bij het updaten in een submap van uw PM-DocMaker-locatie geplaatst Als u de bestanden wilt gebruiken verplaatst u ze dan zelf even naar uw centrale sjablonenmap Vanaf dat moment kunt u ze gebruiken om bij bepaalde selecties in eacuteeacuten keer te kunnen overzien welke velden wel en niet worden gevuld wat hun inhoud is etc


2

Efficieumlnt werken met PM-DocMakerreg

PM-DocMakerreg kan uw bedrijf een enorme besparing in tijd (en dus geld) opleveren op het gebied van correspondentie Die tijdsbesparing kan oplopen tot wel 80 mits u een juist gebruik maakt van alle opties en mogelijkheden U heeft de beschikking over niet minder dan 122 verschillende invoegvelden welke allemaal automatisch hun gegevens uit de database ophalen U kunt met eacuteeacuten druk op de knop in luttele minuten 100 documenten tegelijkertijd genereren zonder dat iemand ook maar een Word-document hoeft te openen of te bewerken In principe is het handmatig typen van gegevens en tekst daarmee verleden tijd en elk document wordt ook nog eens automatisch geregistreerd in uw database en opgeslagen in uw digitaal dossier U kunt zelf bedenken hoeveel tijd het handmatig verrichten van al deze handelingen uw bedrijf kost Er zijn echter twee sleutelbegrippen die hier van enorm belang zijn een doordachte gegevensorganisatie in PM-Recordreg en een bekwame lsquosjablonenspecialistrsquo

Een doordachte gegevensorganisatie in PM-Recordreg bereikt u door deze handleiding nauwkeurig te lezen en daarna na te denken over de manier waarop u uw dossiers inricht uw mailcodes samenstelt en de gegevens in uw relatiekaarten vult Ga hierbij altijd te werk volgens een voor u en uw medewerkers hanteerbare herkenbare en consequente systematiek Hiermee heeft u het halve werk gedaan en wordt het voor uw medewerkers eenvoudig om de juiste sjablonen te kiezen en de juiste selecties te maken

Uw medewerkers hoeven geen verstand te hebben van Word- of Outlooksjablonen Het enige dat zij moeten weten is welk sjabloon een bepaald type document of e-mail oplevert Het efficieumlnt ontwerpen van een sjabloon is echter iets voor een specialist iemand die kennis heeft van de opmaakmogelijkheden van MS Word van MailMerge en van het werken met invoegvelden Of het resultaat van een documentenbatch bevredigend is is in hoge mate afhankelijk van het invoegen van de juiste gegevensvelden in een bepaald sjabloon eacuten een juiste selectie van bepaalde typen relatiesmailcodesfacturen Slimheid en inzicht van de sjablonenspecialist zijn hierbij cruciaal Het creeumlren van zorsquon specialist is echt geen kwestie van jaren Het verdient dan ook aanbeveling om in ieder geval 1 persoon uit uw organisatie de vereiste expertise te gunnen Om die 80 tijdsbesparing te halen hoeft u misschien slechts 1 te investeren Pro Management biedt een goede korte en puur op de praktijk gerichte cursus om PM-DocMakerreg tot de spil in uw correspondentieweb te maken


1 U opent MS-Word

2 U klikt op de volgende icoon Deze bevindt zich linksboven in het scherm


3





4




5



6





7






8


Δ Top


1 U opent MS-Word



9




10





Beheer




11





Sjablonen maken





12












13






14







15









16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








3





4




5



6





7






8


Δ Top


1 U opent MS-Word



9




10





Beheer




11





Sjablonen maken





12












13






14







15









16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








4




5



6





7






8


Δ Top


1 U opent MS-Word



9




10





Beheer




11





Sjablonen maken





12












13






14







15









16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








5



6





7






8


Δ Top


1 U opent MS-Word



9




10





Beheer




11





Sjablonen maken





12












13






14







15









16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








6





7






8


Δ Top


1 U opent MS-Word



9




10





Beheer




11





Sjablonen maken





12












13






14







15









16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








7






8


Δ Top


1 U opent MS-Word



9




10





Beheer




11





Sjablonen maken





12












13






14







15









16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








8


Δ Top


1 U opent MS-Word



9




10





Beheer




11





Sjablonen maken





12












13






14







15









16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








9




10





Beheer




11





Sjablonen maken





12












13






14







15









16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








10





Beheer




11





Sjablonen maken





12












13






14







15









16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








11





Sjablonen maken





12












13






14







15









16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








12












13






14







15









16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








13






14







15









16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








14







15









16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








15









16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








16

Opslaan in dossier




Datumnotatie


Mailcode documenten



17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








17


Mailcodes



18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








18











19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








19








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








20





Factuurdocumenten






21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








21









22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








22










23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








23






24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








24


Batch-beheer




25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








25



26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








26





27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








27







28







Open MS Outlook




29










30






31














32








28







Open MS Outlook




29










30






31














32








29










30






31














32








30






31














32








31














32








32







Handleiding PM-DocMaker versie 08download.promanagement.nl/handleiding_classic/docs/... ·...

Documents

Transcript of Handleiding PM-DocMaker versie 08download.promanagement.nl/handleiding_classic/docs/... ·...