Handleiding GVOP Wordimport

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 3

Uitgangspunten ....................................................................................................................................... 3

1 GVOP-Template .................................................................................................................................... 4

1.1 Gebruik maken van stijlen ............................................................................................................. 4

1.1.1 Aanwezige stijlen ........................................................................................................................ 5

1.1.1.1 Compleet besluit stijlen ....................................................................................................... 5

1.1.1.2 Zakelijke mededeling stijlen ................................................................................................ 7

2 Het importeren ................................................................................................................................ 9

3 Bewerken in de editor ................................................................................................................... 10

4 Implementatie in uw organisatie .................................................................................................. 10

Wijzigingsbeheer

Versie Datum Omschrijving Auteur(s)

2.0 14-11-2014 Definitieve versie Mathijs Kleijnen

3.0 26-11-2014 Tekstuele aanpassing Jérémie Laisina

3.1 20-05-2015 Tekstuele aanpassingen:

− Nuancering aan de beschrijving van de

soorten stijlen in de template.

− Hoofdstuk en paragrafen genummerd.

− Nuancering betreft het hanteren van

opsommingen.

Jérémie Laisina

4.0 12-05-2016 Informatie betreft Verkeersbesluiten verwijderd. Jérémie Laisina

5.0 22-12-2016 Instructies toegevoegd om een lid aan te maken Jérémie Laisina

Inleiding In DRP versie 3.3 is de Wordimportfunctie van de GVOP en Verkeersbesluiten (VB) geheel opnieuw

ontworpen. De oorspronkelijke importfunctie probeerde aan de hand van een groot aantal

bedrijfsregels te bepalen welke standaard stijlen (Kop 1, Kop2 etc.) vertaald moesten worden naar de

gestructureerde XML van de GVOP. Om dit probleem te verhelpen is gekozen om al in MS Word de in

een verordening gebruikte stijlen te kiezen, zodat de importfunctie die veel makkelijker kan vertalen

naar de GVOP.

In dit document wordt de nieuwe Wordimport 2.0 in de GVOP beschreven. Wij raden u aan om dit

document goed te lezen alvorens te starten met het gebruik van dan de nieuwe importfunctie.

Uitgangspunten

Wordimport 1.0 Wordimport 2.0

Vrijwel elk Word document wordt geïmporteerd,

maar doordat de import “interpreteert” is de

import vrijwel nooit foutloos.

Door de gestructureerde template te gebruiken

kan de import foutloos documenten

interpreteren.

Het gebruik van stijlen is niet eenduidig, met

importfouten tot gevolg.

Alleen GVOP-stijlen worden door de import

gelezen, zodat content in het goede element

komt.

Als er iets fout gaat wordt er geen concrete

feedback gegeven.

De importfunctie geeft leesbare en begrijpelijke

foutmeldingen terug.

Elk .docx bestand kan worden geïmporteerd Alleen .docx bestanden met de juiste KOOP-

stijlen kunnen worden geïmporteerd.

!

Knippen & plakken

Door stijlen mee te nemen uit een ander Word document wordt het document niet meer

geaccepteerd door de importfunctie. Het is dus van belang dat u altijd plakt met “Alleen

tekst behouden”.

1 GVOP-Template

UBR|KOOP heeft templates beschikbaar gesteld waarin alleen stijlen voorkomen die door de

importfunctie vertaald kunnen worden naar specifieke elementen in het XML-schema van de GVOP.

De templates zijn opgesteld voor het opmaken van de volgende documenten:

• Compleet Besluit

• Zakelijke Mededeling

• Verkeersbesluit

U kunt de laatste versies van deze templates downloaden op de projectwebsite.

1.1 Gebruik maken van stijlen

Een stijl wordt in Microsoft Word gebruikt om aan te duiden welke structuur en opmaak een deel

van het document heeft. Anders dan bij het bewerken van het lettertype wordt de structuur

bewerkt, zodat deze voor computers eenvoudig uit te lezen is.

In afbeelding 1 ziet u de stijlbalk waarmee u stijl kunt aanbrengen op stukken tekst in uw document.

Deze balk is te vinden onder de ribbon “Start” in Office 2007. Door de pijltjes te gebruiken kunt u het

volledige stijlmenu bekijken. U selecteert een stijl door in het document op de juiste plek te gaan

staan of een stuk tekst te selecteren en vervolgens de gewenste stijl aan te klikken. Verderop in dit

document geven wij aan welke stijlen u waarvoor kunt gebruiken.

Afbeelding 1: De stijlbalk in MS Word 2007.

Naast stijlen, is er ook de mogelijkheid tot het aanbrengen van opmaak binnen een stijl. In afbeelding

2 ziet u de functionaliteit waarmee u opmaak kunt aanpassen. Wij raden u aan om alleen bold,

cursief, en onderstreept te gebruiken. De rest van de opmaakwijzigingen worden niet ondersteund.

Afbeelding 2: De lettertypebalk in MS Word 2007.

1.1.1 Aanwezige stijlen

Er worden verschillende Word templates gehanteerd. In elke template worden verschillende stijlen

toegepast. De verschillende Word templates worden gebruikt om de volgende documenten op te

maken:

− Compleet besluit template

− Zakelijke mededeling template

− Verkeersbesluit template

1.1.1.1 Compleet besluit stijlen

In afbeelding 3 kunt u zien welke stijlen er momenteel te gebruiken zijn in de Wordimport voor een

compleet besluit.

Afbeelding 3: De te kiezen stijlen bij een compleet besluit.

!

Ziet u meer stijlen?

Ziet u meer stijlen dan de bovenstaande (KOOP)stijlen? Dan mislukt uw import mogelijk!

Via de functie “stijlcontrole” kunt u bekijken of een alinea de juiste stijl heeft, en

eventuele fouten corrigeren;

1. Open het venster stijlen (CTRL + ALT + SHIFT + S)

2. Klik onderin op het middelste icoon ( ) “Stijlcontrole”.

3. Het venster stijlcontrole verschijnt. Nu kunt u stukken tekst selecteren en de

opmaak en stijl eventueel wissen en opieuw defineren.

Als er in de tekst stijlen voorkomen die niet worden herkent, dient u deze stijlen in het

Worddocument te verwijderen.

OP_Aanhef

De aanhef wordt gekenmerkt door de gestippelde lijn in de linkerkantlijn. In de uiteindelijke opmaak

van de bekendmaking (in de GVOP) is deze lijn niet meer zichtbaar.

OP_Titel

Dit is de titel van de zakelijke mededeling. Deze stijl mag maar één keer voorkomen. Tevens mogen

er geen ‘harde enters’ in voorkomen.

Afbeelding 4: Een voorbeeld met een OP_Titel en OP_Aanhef

OP_Artikel_Titel en OP_Hoofdstuk_

De kop van het artikel geeft de titel van het artikel weer

nummering erbij wordt vermeld. Voorbeeld:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Alinea

Na elke kop begint automatisch een alinea. De importfunctie voegt de tekst onder een kop a

het betreffende hoofdstuk / artikel. Daar hoeft u geen extra stijl voor aan te brengen. In een alinea

mag u opmaak aanbrengen (Bijvoorbeeld:

OP_Paragraaf_Titel

De kop van de paragraaf geeft de titel van de

nummering wordt vermeld. Voorbeeld:

Paragraaf 1.2 Parkeerverbod

OP_Ondertekening

De kop van de ondertekening geeft de naam en/of organisatie weer die het document heeft

aangetekend.

OP_Bijlage_Titel

De kop van de bijlage geeft de titel van de bijlage weer.

Op_Lid

Om een lid aan te geven.

Stap 1: Selecteer de tekst waaraan u de stijl OP_Lid wilt toepassen.

Stap 2: Klik op de stijl OP_Lid.

Stap 3: U kunt ervoor kiezen om de opsommingsfunctie te gebruiken

kunt u ervoor kiezen om de opsommingen handmatig toe te voegen. (Dit kan met 1. *spatie* 2.

*spatie*. Etc.)

Als stap 3 gelukt is ziet het er bijvoorbeeld uit zoals onderstaande lijst.

1. Amsterdam

2. Berg en Dal

3. Castricum

Dit is de titel van de zakelijke mededeling. Deze stijl mag maar één keer voorkomen. Tevens mogen

er geen ‘harde enters’ in voorkomen.

Afbeelding 4: Een voorbeeld met een OP_Titel en OP_Aanhef

Hoofdstuk_Titel

het artikel geeft de titel van het artikel weer. Het is van belang dat de hoofdstuk

nummering erbij wordt vermeld. Voorbeeld:

Na elke kop begint automatisch een alinea. De importfunctie voegt de tekst onder een kop a

het betreffende hoofdstuk / artikel. Daar hoeft u geen extra stijl voor aan te brengen. In een alinea

Bijvoorbeeld: bold, onderstreept, en/of cursief)

itel van de paragraaf weer. Het is van belang dat de paragraaf

nummering wordt vermeld. Voorbeeld:

De kop van de ondertekening geeft de naam en/of organisatie weer die het document heeft

l van de bijlage weer.

Selecteer de tekst waaraan u de stijl OP_Lid wilt toepassen.

U kunt ervoor kiezen om de opsommingsfunctie te gebruiken (Bibliotheeknummering). Ook

kunt u ervoor kiezen om de opsommingen handmatig toe te voegen. (Dit kan met 1. *spatie* 2.

Als stap 3 gelukt is ziet het er bijvoorbeeld uit zoals onderstaande lijst.

Dit is de titel van de zakelijke mededeling. Deze stijl mag maar één keer voorkomen. Tevens mogen

. Het is van belang dat de hoofdstuk

Na elke kop begint automatisch een alinea. De importfunctie voegt de tekst onder een kop altijd in

het betreffende hoofdstuk / artikel. Daar hoeft u geen extra stijl voor aan te brengen. In een alinea

. Het is van belang dat de paragraaf

De kop van de ondertekening geeft de naam en/of organisatie weer die het document heeft

(Bibliotheeknummering). Ook

kunt u ervoor kiezen om de opsommingen handmatig toe te voegen. (Dit kan met 1. *spatie* 2.

4. Den Haag

5. Enschede

6. Groningen

7. Heerlen

Stap 4: U kunt het document importeren.

Let op: Het is belangrijk om te weten dat, indien u tekst vanuit het ene document copy/paste naar de

template, u dit doet zonder enige opmaak mee te nemen. U kunt de tekst plakken met de plakoptie: *Alleen

tekst behouden*.

Als de geplakte tekst al een opmaak heeft, zal dit problemen geven bij het toepassen van de stijl OP_Lid en

bij het importeren van het document.

Op_Nota_toelichting_Titel

Om een Nota titel aan te geven.

1.1.1.2 Zakelijke mededeling stijlen

In afbeelding 3.1 kunt u zien welke stijlen er momenteel te gebruiken zijn in de Wordimport voor een

zakelijke mededeling.

Afbeelding 3.1: De te kiezen stijlen bij een zakelijke mededeling.

OP_Ondertekening

De kop van de ondertekening geeft de naam en/of organisatie weer die het document heeft

aangetekend.

OP_Titel

Dit is de titel van de zakelijke mededeling. Deze stijl mag maar één keer voorkomen. Tevens mogen

er geen ‘harde enters’ in voorkomen.

OP_Tussenkop

Dit is de titel van een tussen hoofdstuk.

Tabellen

De importfunctie ondersteunt standaard Wordtabellen. Binnen een tabel mogen opsommingen en

toegestane opmaak voorkomen. Hieronder ziet u een voorbeeld van de elementen die een tabel

mogen voorkomen.

1. Test

2. Test

3. Test

bold, onderstreept, en cursief Ook mogen cellen worden

samengevoegd.

Afbeeldingen zijn toegestaan:

Verder mogen cellen natuurlijk ook

Opsommingen

Een van de grote voordelen van de nieuwe import is dat opsommingen en

werken. De standaard opsommingen van MS Word worden herkend.

de opsomming functie van Word wordt gebruikt. In onderstaande plaat wordt de illustratie gegeven.

Let op: een opsomming in de aanhef wordt

Afbeeldingen

Het is toegestaan om afbeeldingen te gebruiken binnen

de GVOP in een stijl worden toegestaan. In een titel of een kop hoort bijvoorbeeld geen afbeelding,

dus mag het daar niet. In een (lijst)alinea of een tabel is het daarentegen wel toegestaan om

afbeeldingen te plaatsen.

Afbeeldingen zijn toegestaan:

leeg zijn.

Een van de grote voordelen van de nieuwe import is dat opsommingen en subopsommingen correct

werken. De standaard opsommingen van MS Word worden herkend. Het is hierbij noodzakelijk dat

functie van Word wordt gebruikt. In onderstaande plaat wordt de illustratie gegeven.

Let op: een opsomming in de aanhef wordt niet geaccepteerd.

Het is toegestaan om afbeeldingen te gebruiken binnen de stijlen, op voorwaarde dat het

de GVOP in een stijl worden toegestaan. In een titel of een kop hoort bijvoorbeeld geen afbeelding,

n een (lijst)alinea of een tabel is het daarentegen wel toegestaan om

subopsommingen correct

Het is hierbij noodzakelijk dat

functie van Word wordt gebruikt. In onderstaande plaat wordt de illustratie gegeven.

de stijlen, op voorwaarde dat het ook binnen

de GVOP in een stijl worden toegestaan. In een titel of een kop hoort bijvoorbeeld geen afbeelding,

n een (lijst)alinea of een tabel is het daarentegen wel toegestaan om

2 Het importeren Een gebruiker met de rol invoerder kan nieuwe publicaties aanmaken. Om een nieuwe publicatie aan

te maken is de optie om een bestaand document te importeren. Het document moet in de vorm van

een Microsoft Word bestand zijn. De bestandextensie moet een ‘docx’ zijn.

Via de optie ‘Importeren’ kan een bestand worden geïmporteerd. Na het klikken op ‘Importeren’

wordt er verzocht het document te selecteren door middel van de button ‘Bladeren’. Vink het blokje

‘Maak gebruik van de Word-import 2.0 versie (beta) aan.(Alleen als de import een Word document

bevat waarin enkel de KOOP stijlen in voorkomen). Klik vervolgens op de button ‘Importeer’. Het

document wordt nu geopend in de editor.

Afbeelding 5: Screenshots van de importfunctie in GVOP.

Om de import van het document en de publicatie vlekkeloos te laten verlopen is het belangrijk dat er

gebruik wordt gemaakt van de vaste stijlen die door KOOP vooraf zijn vastgesteld. Gebruik bij het

opmaken van titels, paragrafen, teksten enz. de optie stijlen die in de bijbehorende templates

gedefinieerd zijn.

3 Bewerken in de editor Na het aanmaken van een nieuwe publicatie wordt de editor geopend. Dit is een editor die werkt op

basis van XML. Vervolgens kan de publicatietekst worden ingevoerd.

NB: Een uitgebreide instructie over de werking van de XOPUS XML-editor kan gevonden worden op de

projectwebsite http://gvop.officiele-overheidspublicaties.nl.

Bewaar na het invoeren en bewerken van de publicatietekst door op ’opslaan’ te klikken. Sluit

vervolgens de editor af door op ‘Sluiten’ te drukken.

Afbeelding 7: Een met de Wordimport 2.0 geïmporteerd document in de XOPUS XML-editor.

4 Implementatie in uw organisatie Omdat in de nieuwe Wordimport met speciale templates wordt gewerkt raden wij aan om deze

templates breed in te zetten in uw organisatie. Dat betekent dat ook andere afdelingen dan de

juridische afdeling en communicatie moeten gaan werken met deze templates. Door zo vroeg

mogelijk in de keten met gestructureerde documenten te werken, hoeft de invoerder minder tijd te

besteden aan het opmaken van de bekendmaking.