Handleiding basic versie 2.7.1.5.

1

Inhoudsopgave:

Inleiding:

Voorbereiding Installatie Registratie

Company Code: Activeren

Activate

Implementatie Key2Publish Aanpassen config bestanden voor importeren en exporteren data:

Kennis maken met Key2Publish Schermindeling Globale werking PIM systeem

Importeren en invoeren van data Importeren van een CSV file.

Import type Import Script Import File Import File - From Import URL New Add Add New products. Update Select.

File import Wizard. New Config/Change Config

Configuration Name Input Columns delimiter Lines delimiter Import File Has Groups / Nr of levels Has Header /On line Number

2

Line number Start Data Line number End Data “Save Configuration” and “Save Configuration and Close Window

Import K2Z bestand. File / URL Select k2z file New Add Add New products. Update Select.

Importeren van data uit een webshop Import from webshop.

Bekijken & bewerken data Tonen data in boomstructuur Drag and drop View & Edit functies

New Group Move Selected Copy Selected Delete Selected Remove SubGroups

Groepen verwijderen Handmatig producten toevoegen, klonen en verwijderen

Add Product Clone Product Delete Product

Zoeken Search Exact Search

Zoek en vervang Search and Replace

Verwijderen opmaaktekens Convert HTML to Text Clean

Herstellen ongewenste aanpassingen. Backup data

Export naar CSV: File Output File Name

Instellen structuur geëxporteerde bestand.

3

PDF Export PDF Template All Products in One PDF - One PDF per Products Edit Template Drukwerk, printer of schermkwaliteit

InDesign Export

Webshop Export Webshop Settings

Uploaden afbeeldingen Upload Images Webscript

Verwijderen producten uit de webshop.

Key2Publish afsluiten. Quit Without Saving Quit

Support:

Maatwerk

4

Inleiding: De kwaliteit van productdata in webshops en catalogi is van het grootste belang voor de marketing en verkoop. Een goede informatie en presentatie van deze data is zelfs essentieel om succesvol op internet te kunnen zijn. In dat kader wordt, vooral door organisaties met een groot assortiment (vanaf 1000 artikelen) veel data uitgewisseld en bewerkt voordat het gepubliceerd wordt. Anders dan spreadsheet programma’s zoals Excel, is Key2Publish specifiek voor dit doel ontwikkeld. Key2Publish is een totaaloplossing voor het geschikt maken, uitwisselen en publiceren van productdata. Het Key2Publish “K2Z” bestandsformaat is ideaal voor het uitwisselen van data. Anders dan bijvoorbeeld bij CSV bestanden hoeven de leverancier of de ontvanger van het databestand er niet voor te zorgen dat de indeling en het formaat van het bestand aansluit aan de import eisen. K2Z bestanden zijn “plug and play”. Dus het exerceren met Excel om de juiste data set te krijgen is niet meer noodzakelijk. Dankzij de handige webexport en printexport functies, staat de gewenste data zo in de catalogus, productsheet en webshop. Zonder dat er weer een beroep gedaan moet worden op nog weer een andere applicatie. Wil de ontvanger toch een CSV bestand in een bepaalde indeling. Dan kan deze zelf bepalen hoe zijn CSV bestand er uit komt te zien. Met Key2Publish kan in principe uit elk gewenste databron data geïmporteerd worden. Over welke import dan wel export mogelijkheden u kunt beschikken hangt af van welke Key2Publish versie u gebruikt. Er zullen in de loop der tijd bij Key2Publish steeds meer import en export mogelijkheden bijkomen. Uiteraard is het handmatig invoeren en aanpassen van de data ook mogelijk. Hiervoor zijn ook een aantal zeer praktische functies beschikbaar. Is de door u gewenste mogelijkheid niet standaard aanwezig in één van de verschillende Key2Publish versies, dan kan deze door Key2Publish voor u gebouwd worden. Dit geldt ook voor het design van de print applicaties. De PDF-module en InDesign-module wordt standaard geleverd met een aantal templates. Vindt u deze niet passen bij uw bedrijf en/of huisstijl? Dan helpen wij u graag een passend template te ontwerpen. In deze handleiding wordt u uitgelegd hoe Key2Publish werkt.We hebben daarbij getracht zo helder en duidelijk mogelijk te zijn. We zijn er bewust van dat dit waarschijnlijk niet bij alle onderdelen gelukt is. Zijn er voor u nog onduidelijkheden dan vernemen we dat graag. Stuur dan een e-mail met uw vraag naar support@key2publish.com. We zullen dan zo spoedig mogelijk reageren.

5

Voorbereiding Voordat u met Key2Publish aan de slag kunt moet u Key2Publish op uw computer installeren en uzelf te registreren. In het geval u gebruik wilt maken van een webshop import of export mogelijkheid, dient u nog een Key2Publish map in de hoofdmap van uw webshop te plaatsen. Deze map, met de bijbehorende bestanden, kunt u downloaden van de Key2Publish website. Installatie Als u het Key2Publish installatie bestand hebt gedownload kunt Key2Publish installeren op uw computer. Dit gaat als volgt:

1. Dubbel klik op setup.exe in Windows. 2. Als een UAC popup verschijnt, klik dan op Ja.

6

3. Klik op Volgende om het setup programma te starten.

4. Accepteer de license agreement en klik op Volgende.

7

5. Selecteer de map waar u de Key2Publish bestanden wilt plaatsen.

6. . Selecteer de map waar de startmap moet komen, en klik op volgende.

8

7. Selecteer de checkbox als je een opstarticoon op uw desktop wilt hebben staan.

8. Alles staat ingesteld en u kunt nu de applicatie installeren via de Installatie button.

9

9. Selecteer de checkbox als u Key2Publish direct na installatie wilt opstarten.

10

Registratie Klik op registreer. Via de webbrowser komt u op de registratiepagina op de Key2Publish website.

Online registreren: Om te registreren moet u het online registratieformulier invullen.

11

Company Code: Voor de, basic versie moet u het veld Company Code leeg laten!. Vul verder alle velden in en klik op registreer.

Activeren

Als u zich hebt geregistreerd als gebruiker, ontvangt u een e-mail met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Activate U vult, eenmalig, uw Username(gebruikersnaam) en Password(Wachtwoord) in en klikt vervolgens op Activate. Deze registratie is computer specifiek. Wilt Key2Publish ook op een andere computer gebruiker dient u zich ook voor deze computer te registreren.

12

Implementatie Key2Publish Aanpassen config bestanden voor importeren en exporteren data: Na het activeren kunt u Key2Publish opstarten. Om echt te kunnen werken met Key2Publish moet er data zijn geïmporteerd of ingevoerd. U kunt Key2Publish met Key2Publish zelf bepalen welke data u importeert en hoe u deze publiceert. Import: Om handmatige invoer zoveel mogelijk te voorkomen kunt u met Key2Publish data importeren uit externe bronnen. Dit kan zijn uit een bestand, maar ook uit een database. Voor het importeren van data moet van te voren aan Key2Publish worden verteld welke velden geïmporteerd moeten worden en aan welke Key2Publish velden deze gekoppeld dienen te worden. Door gebruik te maken van een import configuratie script waarin dat staat vastgelegd, voorkomt men dat men dit steeds moet herhalen. Uiteraard werkt dit alleen als de structuur van een bestand hetzelfde is. Het komt er dus meestal op neer dat per dataleverancier éénmalig een script gemaakt dient te worden. Deze scripts kunnen op de onderstaande wijzes door u aangepast, aangemaakt en geplaatst worden. Plug and play met K2Z: Wat betreft het inlezen en van data, is het gebruik van het Key2Publish bestandsformaat K2Z het meest eenvoudige. U kunt direct met die data aan de slag en er hoeft er aan de import kant meestal niets te worden ingesteld. Aangezien Key2Publish een jong product is zullen uw al uw data leveranciers nog geen K2Z bestanden aanleveren. Copy paste: De op één na meest eenvoudige wijze is om een reeds beschikbaar script via "copy paste" in het bijbehorende configuratie bestand te plaatsen. Er een groeiend aantal van deze zijn scripts op de Key2Publish site te downloaden. Onder meer voor IceCat, EDC, Magento, OpenCart, WooCommerce en Prestashop. Wizard: Een eveneens niet ingewikkelde manier om een importscript te verkrijgen is door het zelf op te stellen via de import/wizard. Met deze importwizard kan via een begrijpelijke interface worden ingesteld welke velden waar gekoppeld kunnen worden. Aanpassen: Het in zijn geheel opstellen van een dergelijk script is niet eenvoudig, maar het aanpassen van een reeds bestaande oplossing wel. Er zijn een groeiend aantal van deze bestanden beschikbaar die u eenvoudig kunt aanpassen.

13

Voor de export: Voor de export zal het aanmaken van de scripts in het algemeen slechts eenmaal dienen te gebeuren. Scripts die men zo kan overnemen, dan wel eerst aanpassen en zo via "copy paste" in de config bestanden kan plaatsen. Vooral voor de webshop export en de bestandsexport zijn ook hier weer een groeiend aantal scripts voor handen. Deze kunnen weer overgenomen worden en eventueel naar wens aangepast worden. Voor de PDF export maakt men gebruik van een online portal beschikbaar. Met dit portal kunnen export PDF scripts worden gemaakt en beheerd. Deze scripts staan in dat geval dus ook online en kunnen aangeroepen worden door een ieder die beschikt over dezelfde bedrijfscode. De InDesign export maakt ook gebruik van scripts, deze scripts zijn dermate specialistisch dat voorlopig alleen nog door ons worden opgesteld. U kunt de config bestanden vinden in de map C:\Users\......\AppData\Roaming\Key2Publish\Config Export naar bestanden: export_tofile.xml Export naar webshops: export_webshop.xml Import uit bestanden: import_text.xml Import uit databases: import_db.xml Import uit webshops: import_webshop.xml. Verder op in de handleiding kunt u lezen hoe import en export configuraties instelt.

14

Kennis maken met Key2Publish Na het opstarten van Key2Publish krijgt u het volgende scherm te zien. We kunnen het scherm in vier schermdelen verdelen

Schermindeling

Deel 1: Boven in vindt men een menubalk alwaar u een aantal ondersteunende functies kunt oproepen. Deel 2: Gevolgd door een balk met het logo en rechts daarvan de voortgangsbalken. Deel 3: Daar onder weer een balk, waar u afhankelijk van de gekozen keuze uit het onderste deel, data kunt importeren, bewerken, bekijken of exporteren. Deel 4: Onder in het scherm kan men kiezen uit een import-, bekijk/ bewerk- en exportmogelijkheden. Deze kan men selecteren via de overeenkomstige tabbladen. Dit deel vier kan men zien als het hoofdmenu.

15

Globale werking

Veel gebruikers zullen als volgt met Key2Publish werken. Men importeert data, bewerkt deze, selecteert de gewenste producten upload deze dataset data naar de webshop of gebruikt deze dataset om er een bestand, catalogus of een productsheet mee te genereren.

PIM systeem Gebruikers die Key2Publish gebruiken als een PIM systeem(Product Information Management (PIM)-systeem), zullen bij het importeren van data, niet de reeds ingelezen data vervangen met de nieuwe data, maar deze updaten.

16

Importeren en invoeren van data Hiervoor heeft men de keuze uit het importeren van data of de handmatig invoer van data. of een combinatie van deze twee Voor het importeren van data gaat u naar het tabblad importeren.

U hebt de keuze uit verschillende import mogelijkheden voor het importeren van data uit externe databronnen. Dit kan data uit bestanden zijn, maar data ook uit databases.

Bij de basic versie heeft men de mogelijkheid tot het importeren uit CSV en text bestanden. Daarnaast kan men uit data uit de volgende opensource webshop systemen importeren: Magento, OpenCart, WooCommerce en Prestashop.

17

Importeren van een CSV file.

Voor het importeren van een CSV bestand stelt u eerst de volgende variabelen in::

Import type Met het opgeven van het type, wordt hier bedoeld welke type bestand u wilt importeren. In dit geval dus een CSV/Text/bestand.

Import Script Leveranciers zullen hun CSV bestanden meestal in dezelfde structuur aanleveren. Met een eenmalig ingesteld importscript kunnen alle bestanden van deze leverancier worden ingelezen. U selecteert een op de structuur van het CSV/Tekst bestand import ingesteld script. Deze scripts kunnen via de wizard worden aangemaakt of via key2publish.com worden gedownload.

Import File Bij ”Import File” selecteer je het betreffende CSV/Tekst bestand wat je wil importeren.

Import File - From Import URL Via “Import File” of “Import URL” stelt u in of het te importeren bestand offline of online staat.

18

Vervolgens kan worden aangegeven hoe de data geïmporteerd worden. Hiervoor kunt u kiezen uit de volgende mogelijkheden:

New Importeert producten. Daarbij eventuele al eerder geïmporteerde data verwijderd.

Add Importeert en plaatst deze onder aan de reeds bestaande dataset.

Add New products. Voegt alleen de producten die niet in de huidige data set staan toe.

Update Past de producten van de bestaande data set aan die (zelfde) producten uit het CSV bestand.

Select. Selecteert, via een vinkje de producten uit de bestaande data set die ook in het CSV bestand staan. - Als alles goed staat ingesteld kan via de “Import” knop het bestand worden geïmporteerd.

File import Wizard. Ga naar het menu boven in het scherm en selecteer “Settings”en daarna “Import”.

19

Dan het de import script wizard voor CSV/TXT bestanden geopend. Zoals eerder gemeld is dit handig om CSV bestanden met een zelfde structuur in te lezen. Met een eenmalig ingesteld importscript kunnen alle bestanden van een dataleverancier worden ingelezen.

New Config/Change Config Bij het eerste scherm kies je bij “Configuration type” het type bestand. In dit geval dus CSV/TXT. Daarnaast heb je de keuze op een nieuw script te maken(New Config), een te wijzigen(Change Config) of een te verwijderen(Delete Config). Als je gekozen hebt voor Make of Change kom je in het volgende scherm van de Wizard.

Configuration Name Bij deze optie voert u de naam van het script in. Deze naam verschijnt later ook in het dropdownmenu bij de import.

Input Hier selecteert u de naam van het bestand .welke u importeert op de import structuur te koppelen aan de structuur van Key2Publish.

Columns delimiter Hier geeft u aan welk scheidingsteken er wordt gebruikt om de kolommen te scheiden.

Lines delimiter Hier geeft u aan welk scheidingsteken er wordt gebruikt om de regels te scheiden.

Import File Deze functie leest uw bestand in, gebruikmakend van de ingestelde scheidingstekens. Als alles goed staat ingesteld gaat u via de button “next” naar het volgende scherm van de wizard. Daar verschijnen de volgende opties:

Has Groups / Nr of levels Geef hier aan of en zo ja hoeveel niveau’s groepen er zijn.

20

Has Header /On line Number Heeft de data headers, vink dat aan en geef aan op welke regel die headers staan.

Line number Start Data Geef hier aan op welke regel de data begint.

Line number End Data Geef hier aan op welke regel de data eindigt. Als deze leeg blijft toont de import alle regels. Als ook in dit scherm de gegevens goed staan ingesteld kan via de button “Next” naar de volgende pagina’s waar de groepsgegevens dienen worden ingesteld. Via een dropdownmenu in de kolom “link” kunnen de variabelen uit het bestand gekoppeld worden aan die van Key2Publish(index, name, description en picture). Er kunnen ook variabelen zijn die niet gekoppeld kunnen worden. Zo is vaak alleen een groepsnaam aanwezig. Deze kan dan zowel voor de index als voor de groepsnaam(name) gebruikt worden. Als de groepsvelden zijn gekoppeld gaat u via de next button naar het volgende scherm. Dit is afhankelijk van het aantal groepsniveau’s weer een groepsscherm zijn. Tot het productlink scherm geopend wordt. Hier moeten de Key2Publish product variabelen, index, name, description, picture en vat, op vergelijkbare wijze als bij de groepen gekoppeld worden.

21

Advanced Hebt u veel veel kolommen in de data staan. Krijgt u bovenstaande melding kunt u gebruik maken van de Advanced functie. Deze is nog in beta maar zal u toch zeer helpen. Waarschijnlijk is het wel handig achteraf wat plak en knip werk te verrichten in het import_webshop.xml bestand uit de key2publish/config map van de appdata. Add field en Delete Field Via de buttons “Add field” en “Delete Field” kunnen er veld variabelen aangemaakt worden. Daarbij kan bij de kolom “type” ingesteld worden welk soort dit veld, Data, Options, Attributes, of Manufacturer dient te zijn. Voor de basic versie moet dit echter altijd ingesteld staan op Data. Via de “next” button gaat u naar het laatste scherm.

“Save Configuration” and “Save Configuration and Close Window Bij het laatste scherm kunt u de configuratie opslaan via “Save Configuration” of opslaan en afsluiten met “Save Configuration and Close Window”. Als u terug naar het vorige scherm wilt gebruikt u de knop Previous. Wilt u de wizard afsluiten zonder iets te bewaren kan dat gewoon het kruisje rechtsboven in het scherm. Als u het nieuwe script hebt opgeslagen en daarna het het tabblad “Import” gaat en bij het import type CSV/TXT kijkt bij de importscripts, ziet u dat uw nieuwe import script is aangemaakt.

22

Import K2Z bestand. Key2Publish heeft met K2Z een eigen bestandsformaat. Met als groot voordeel een vastgelegde structuur waardoor er geen importscripts gebruikt hoeven te worden.

Om het bestand daadwerkelijk te importeren selecteert u “Importeer k2z”.

File / URL Een te importeren bestand kan zowel vanaf de eigen PC(Kies:"File") als ook vanaf een webserver/website(kies: "URL") geïmporteerd worden.

Select k2z file Bij “Select k2z file” dient u het te importeren bestand te selecteren. Vervolgens kan worden aangegeven hoe de data geïmporteerd worden. Hier voor kunt u kiezen uit de volgende mogelijkheden:

23

New Importeert producten. Hij overschrijft daarbij eventuele al eerder geïmporteerde data.

Add Importeert en plaatst deze onder aan de reeds bestaande data set.

Add New products. Voegt alleen de producten die niet in de huidige dataset staan toe.

Update Past de producten van de bestaande dataset aan die (zelfde) producten uit het CSV bestand.

Select. Selecteert, via een vinkje de producten uit de bestaande dataset die ook in het CSV bestand staan. Als alles goed staat ingesteld kan via de “Import k2z” knop het bestand worden geïmporteerd.

24

Importeren van data uit een webshop

Import from webshop. Met de functie import from webshop kan data van een webshop eenvoudig in Key2Publish worden geïmporteerd. Dit gaat als volgt. - Selecteer “Import from webshop”. - Selecteer dan het webshop type. (Magento, Opencart, Prestashop of WooCommerce.) - Bij “Settings” dient men de instellingen van de webshop op te geven.

Let daarbij wel op dat u ook in de setting het juiste Webshop type hebt gekozen. Verschijnt onderstaande melding, dan dient de Key2Publish map of nog een reader bestand

in die Key2Publish map in de webshop geplaatst te worden.

25

Bekijken & bewerken data De hoofdfunctie van het “View & Edit ” onderdeel is het bekijken, bewerken en selecteren van productdata voor dat het gepubliceerd gaat worden. Dit is de data van het k2z bestand wat op dat moment is ingeladen.

In het View & Edit scherm kunt u de ingevoerde of geïmporteerde productdata bekijken. Als u Key2Publish voor de eerste keer opent is er nog geen data te Zien. U moet dan eerst de data importeren dan wel invoeren. Er is een basic.k2z meegeleverd die u zelf helemaal, handmatig, zou kunnen uitbouwen tot een grote dataset. Vaker zal voorkomen dat u data uit bestanden of databases hebt geïmporteerd, zodat u zo min mogelijk dubbele handmatige invoer hoeft te verrichten.

De data staat aan de linkerkant gepresenteerd in een boomstructuur. Rechts ziet u één niveau lager van de links geselecteerde groep.

Tonen data in boomstructuur Door op de plus- en mintekens te klikken sluit of opent zich de onderliggende structuur. Op het laagste niveau van de groep vindt u de producten. Als u (eenmaal) op een groep in de boom klikt wordt deze geselecteerd. Via een dubbelklik op een groep in de boom verschijnt links een scherm waarin u de groepsgegevens kunt bewerken. Als u “klikt” op een groep van het laagste niveau krijgt in de datagrid de producten te zien. Deze kunt vervolgens ook weer

26

selecteren via één klik of bewerken via een dubbelklik. U kunt bewerkingen opslaan via de knop “Save & Close” als u uw aanpassingen niet wilt opslaan kiest u voor “Cancel” .

Drag and drop U kunt groepen en producten slepen en verplaatsen. De groepen kunnen alleen in de boom verplaatst worden. Terwijl de producten alleen in de datagrid verplaatst kunnen worden. Het verplaatsen doet u door een product of groep te selecteren en daarbij de muis ingeklikt te houden. Naar de plaats te gaan waar u het product of de groep wilt hebben te staan en vervolgens daar de groep of het product los te laten, door de muis niet meer ingeklikt te houden.

Hier wordt de groepen volgorde gewijzigd. De groep Samsung tussen de groep Philips en de groep Sony geplaatst. U kunt daarbij een groep verplaatsen in dezelfde groep, waarmee u de volgorde in de groep kunt wijzigen, maar ook een groep onder een andere groep plaatsen.

Hier wordt de geselecteerde groep Philips in de groep Audio Sonic geplaatst.

27

Bij de producten kan dit slepen alleen binnen de groep en kunt u zodoende alleen de volgorde aanpassen van producten binnen die groep. Het verplaatsen naar een andere groep dient te gebeuren met de “Move Selected” en “Copy Selected” functies.De laatste functie is vooral ontwikkeld voor de PDF en InDesign export en niet zo zeer voor de basic webexport.

View & Edit functies Move en Copy selected en andere edit functies kunt u oproepen door met de rechtermuisknop in het scherm van de boomstructuur te klikken.

U krijgt dan de volgende functies te zien:

New Group => Maakt u een nieuwe groep aan.

Move Selected => Verplaatst geselecteerde producten van de ene map naar de andere.

28

Copy Selected => Maakt een kopie en plaatst deze in een andere groep. Dit is handig wanneer u een product in meerdere groepen wilt hebben staan en u niet steeds bij iedere wijziging alle mappen bij langs moet om dezelfde aanpassing uit te voeren. Als een gekopieerd product in de ene groep wijzigt, verandert hij automatisch ook in die andere groep(en). Bij de basic webexport wordt alleen het originele en niet het gekopieerde product naar de webshop geüpload wordt.

Delete Selected => Verwijdert geselecteerde producten.

Remove SubGroups => Verwijdert een laag groepen. Zo kunt u alle producten in één groep plaatsen.

Groepen verwijderen U kunt een groep verwijderen door deze te selecteren en vervolgens op de DELETE button van uw toetsenbord te klikken.

29

Handmatig producten toevoegen, klonen en verwijderen Bovenin de datagrid vindt u drie buttons waarmee u de producten kunt aanmaken, klonen en verwijderen.

Add Product => Creëert een nieuw product. Door op het product te klikken verschijnt een scherm waarin u de data kunt invoeren.

Clone Product => Kloont een geselecteerd product. Daarbij worden alle gegevens van het andere product overgenomen behalve het product ID.

Delete Product => Verwijdert een geselecteerd product.

Zoeken

Search Boven in het View & Edit scherm vindt u een zoekfunctie.

Exact Search Als u het “Exact Search” vakje aanvinkt, zoekt deze in de dataset precies naar wat u hebt

ingevoerd.

30

Zoek en vervang

Search and Replace Bij het hoogste menu vindt u onder het menu “Advanced” de zoek en vervang functie “Search and Replace”.

Bij “Search for” voert u de tekst in die u wilt vervangen en bij “Replace by” geeft u aan voor welke tekst deze vervangen dient te worden. Via de “Search & Replace” button zorgt u er voor dat deze actie uitgevoerd wordt.

31

Verwijderen opmaaktekens Zeker als u data uit webshops hebt geïmporteerd kunnen deze opmaaktekens bevatten.

Als u naar het bovenste gaat menu en daar “Advanced” kiest. Vindt u daar de functies “Convert HTML to Text” en “Clean.”

Convert HTML to Text Via de functie “Convert HTML to Text” wordt alle HTML code uit de data verwijderd.

32

Clean Met de “Clean” functie kunt u opmaaktekens die niet wordt veroorzaakt door HTML tekens verwijderen uit de data. Tekens die zoals bij de onderstaand figuur witregels creëren en later voor problemen kunnen zorgen bij de export en import van een bestand.

Herstellen ongewenste aanpassingen. Als u niet te tevreden bent met uw aanpassingen aan de structuur van de data. Door “Drag and Drop” acties met groepen, het verwijderen van groepen, het verplaatsen of het verwijderen van producten, dan kunt u dat met de CTRL Z toetsen combinatie terug draaien.

Backup data Het is zeer verstandig om, zeker als u veel wijzigingen in de data gaat aan brengen, één of meerdere backup’s te maken.

Dat kan in het hoogste menu, via “File” en “Save k2z As”. Dit is ook handig als u voor een bepaalde reden de database eenmalig wilt omgooien door er een klantspecifieke publicatie mee te maken.

33

Export naar CSV: Door het selecteren van het tabblad “file” komt u in het file export gedeelte. In principe werkt dit onderdeel zeer simpel.

File Output Eerst kiest u bij de “file output” een bestandsformaat waarin de data geëxporteerd moet worden. In dit geval is dit een file output genaamd “Standaard CSV bestand”. De indeling of wel de structuur van het export bestand is van te voren vastgelegd. Bij “Instellen structuur geëxporteerde bestand” wordt uitgelegd hoe dergelijke output scripts moeten worden gemaakt.

File Name Vervolgens geef je de bestandsnaam, met extensie op. Als “File Output” en “”File Name” zijn vastgelegd, kan door op knop “Export” te drukken het bestand gegenereerd worden.

Instellen structuur geëxporteerde bestand. Hoe de structuur van het geëxporteerde bestand er uit ziet kan vastgelegd worden in een “File Output” script. Hiervoor gaat u naar de map C:\Users\uw user rnaam\AppData\Roaming\Key2Publish\Config. Daarvoor is het handig om in de adresbalk van de verkenner %appdata% te typen. U gaat dan rechtstreeks naar de “Roaming” map.

34

U opent in de “Config” map het bestand “export_tofile.xml” met een tekstfile editor zoals bijvoorbeeld Notepad++ Kladblok. (verstandig is om eerst een backup van het bestand te maken.)

.<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <configurations> <config name="Example CSV" type="csv"> <options> <delimiter has="true">|</delimiter> <!-- The delimiter that divides the data --> <quoted has="true">"</quoted> <!-- Whether a quote needs to surround the data --> <grouping has="true">2</grouping> <!-- empty is all a nr can be 2. It follows the bottom to top rule (If for example you use 2, and the groups have 3 levels then the top level group will not be included) --> </options> <groups> <column name="name" type="1" order="7" grouped="true" groupdel=" > ">name</column>

</groups> <products> <column name="internalid" type="1" order="3">Key</column> <column name="productid" type="1" order="4">Item Number</column> <column name="desc" type="1" order="5" combine="true" delimiter="-"> <field name="desc1" type="1" order="1">Des DU</field> <field name="desc2" type="1" order="2">Des DU2</field> </column> <column name="price BP" type="1" order="6">BP EUR-SBX</column> <column name="price RP" type="1" order="8">RP EUR-SBX</column> </products> </config> </configurations>

35

Door het aanpassen van deze code kan de structuur van het export file aangepast worden. Er kunnen meerdere scripts gemaakt worden die via een dropdownmenu bij “File Output” getoond worden. Het bestand “export_tofile.xml” vindt u als volgt: 1. %APPDATA% 2. Key2Publish folder 3. Config folder 4. Kopieer bestand elementen: <configurations> </configurations> tags waarbinnen alle scripts staan. <config> </config> tags waarbinnen een script staat. <options> </options> tags waarbinnen de beschikbare csv export opties staan. <delimiter>scheidingsteken tussen de verschillende datavelden <quoted>of de data wel of niet omgeven moet zijn met quotes <grouping> als die op true staat komen de verschillende groepen in een veld Geeft aan hoeveel groeps niveau’s gebruikt moeten worden <groups> begin van de groepvelden <column> Een veld <products> begin van een productveld(een regel) <field> een veld attributen: name = config attribuut voor veld of configuratie naam order = de volgorde type = "niet gebruikt, in principe bestaat voor type" has = "als de optie geldt voor deze configuratie" levels = "het aantal groepsniveau’s (de diepte)" combine = "als (=true) worden twee of meer velden samengevoegd" delimiter = "scheidingsteken gebruikt wanneer velden samen zijn gevoegd." grouped = "geeft aan dat de groepen samen in een veld moeten staan of niet." groupdel = "scheidingsteken voor de groepen indien die in een veld staan"

36

PDF Export Bij het tabblad PDF Export kunt u, met data die u bij View & Edit geselecteerd hebt, een PDF document genereren. Om dit te doen zet u de volgende stappen.

1. Selecteer data bij “View & Edit”

2. Open het tabblad “PDF Export”

37

PDF Template U selecteert een template. De template bepaald in welk design het document gegenereerd wordt.

All Products in One PDF - One PDF per Products Voorts kunt u aangeven of u per product een PDF wilt of dat alle producten in één document dienen te komen. De eerstgenoemde is voor het maken van productsheets, terwijl de laatste mogelijkheid wordt gebruikt voor het genereren van een catalogus of een data controle document.

Edit Template Via de “Edit Template” komt u bij de online portal login, waar u zelf templates kunt aanmaken en aanpassen. Deze portal is echter niet toegankelijk voor gebruikers van de basic versie. Deze gebruikers kunnen gebruik maken van de twee demo templates.

38

Drukwerk, printer of schermkwaliteit In de portal kunt instellen of u een document wilt welke geschikt is voor drukwerk, printer of beeldscherm. Als alles goed staat ingesteld kunt u wederom via de “Export button”. de PDF genereren. Als u gekozen hebt voor “All Products in One PDF” wordt de PDF automatisch geopend in een PDF reader. Bij de keuze “One PDF per Products” dient deze zelf te openen in de C:\Users\..........\Documents\Key2Publish Output Docs\PDF map.

InDesign Export Deze export is niet beschikbaar in de basic versie.

Webshop Export Bij het tablad Webexport kunt u data exporteren naar veel verschillende webshop systemen.

Dit script verwijst naar een webshop systeem. Dit zijn op dit moment Magento, Opencart en Prestashop. Deze lijst zal steeds uitgebreid worden. Zo komt er binnenkort ook een WooCommerce van WordPress bij.

39

Webshop Settings Met Key2Publish hebt u ook de mogelijkheid om data uit webshops in Key2Publish te importeren. Op dit moment zijn er standaarden beschikbaar voor Magento, Prestashop, OpenCart en WooCommerce. Voorbereiding: Stap 1: Plaats met een FTP programma de Key2Publish extensie-map in de hoofdmap van uw webshop.

Stap 2: Voer in Key2Publish bij de webshop import settings, de url van de webshop en de gebruikersnaam en het wachtwoord van de admin van de webshop in.

40

Als u onderstaande melding krijgt bij het selecteren van het webshop tabblad dan is het webexport.xml bestand niet goed ingesteld of bevondenstaande bestanden niet geplaatst of niet in orde.

Uploaden afbeeldingen

Upload Images Als u afbeeldingen wilt uploaden vinkt u “Upload Images” aan en geeft u aan in welke map deze afbeeldingen staan.

Staan de afbeeldingen met een volledig adres is de data wordt deze automatisch gekopieerd van dit adres. Dit gebeurd alleen als u de “Upload Images” aan heeft gevinkt.

Bij een online adres houdt dit dus in dat u de afbeeldingen niet eerst op uw eigen computer moet hebben staan. Als u alles goed hebt ingesteld kunt u de bij view & edit geselecteerde data als volgt exporteren.

41

Webscript U selecteert bij “Webscript” het webshopsysteem. Daarna eventueel nog de taal en de naam van de webshop. Vervolgens exporteert u via de “export” button de in de View & Edit geselecteerde data naar de webshop. De data wordt daarbij zo in de webshop geplaatst zoals deze in de View & Edit is ingesteld.

Voor bovenstaande selectie betekent dit dus dat de aangevinkte producten in de hoofdgroep Acer Z-series en de subgroep Workstations terecht komen. Zijn groepen nog niet aanwezig worden ze aangemaakt in de webshop.

42

Groepsnamen uniek bij basicversie. De basic webexport gebruikt de naam van de groep als unieke sleutel. Daardoor dient idere groepsnaam bij voorkeur uniek te zijn. Is dit niet het geval moet men dit in de backend van de webshop aanpassen. Beter is het echter om gebruik te maken van Key2Publish Proversie. De Proversie maakt gebruikt van de index. Bij deze versie is deze index uniek en kan de groepsnaam vaker voorkomen.

Verwijderen producten uit de webshop. Wilt u de producten verwijderen uit een webshop dan dient u de button “Delete records” aan te vinken.

Het kan daarbij nuttig zijn eerst de data zoals die in de webshop staat te importeren via de import “Import from Webshop” functie, zoals die in het hoofdstuk Importeren van data hoofdstuk besproken wordt.

Key2Publish afsluiten. U kunt Key2Publish afsluiten door op het afsluit icoontje rechts boven in Key2Publish te klikken.

Als u links boven in het scherm “File” kiest kunt u daarna voor twee manieren van afsluiten kiezen.

Quit Without Saving U sluit dan Key2Publish zonder uw aanpassingen te bewaren.

43

Quit Kiest u voor “Quit” of als u sluit het programma af via het afsluit icoontje rechts boven in het programma, dan krijgt een scherm met de mogelijkheid om uw aanpassingen op te slaan.

Support: Hebt u vragen over werking of installatie van Key2Publish. Kijk dan op onze website of stuur ons een mail. E info@key2publish.com I www.key2publish.com Hebt u een support contract, dan kunt u ook telefonisch contact met ons opnemen.

Maatwerk Voor maatwerkaanvragen kunt u ook telefonisch contact met ons opnemen. T +31 (0)50 720 02 25

44