Handleiding activiteiten toevoegen Meer dan 200 organisaties in Vlaanderen zetten activiteiten op voor kankerpatiënten of voor mensen uit de omgeving van kankerpatiënten. Allesoverkanker.be wil graag zoveel mogelijk van die activiteiten samenbrengen in één agenda.

U kunt uw eigen activiteiten invoeren in de agenda op onze kankerinformatiesite allesoverkanker.be. Die agenda is een heel toegankelijk overzicht van alle individuele activiteiten en groepsactiviteiten voor mensen met kanker en hun naasten. Activiteiten die in deze databank ingevoerd worden, verschijnen ook in de gedrukte versie van het patiëntenmagazine Leven van Kom op tegen Kanker.

Hoe u precies uw activiteiten invoert, leest u in deze handleiding.

Inhoud 1. Inloggen ............................................................................................... 1

2. Nieuwe activiteit aanmaken ................................................................ 2

3. Bestaande activiteit bewerken ............................................................ 5

4. Terugkerende activiteit invoeren ........................................................ 7

4.1 Activiteit herhalen op andere, losse data ......................................... 8

4.2 Activiteit herhalen op vaste momenten ............................................ 9

4.3 Terugkerende activiteit op verschillende plaatsen of met verschillende inschrijfgegevens ............................................................. 10

5. Taal- en andere tips ........................................................................... 12

1. Inloggen • Ga naar www.allesoverkanker.be/user

(of klik rechts onderaan in de blauwe balk op Login (u kunt ook rechtstreeks www.allesoverkanker.be/user intikken)

• Geef het e-mailadres in dat u voor deze site heeft gekregen (iets als: “lotgenotengroep+<getal>@allesoverkanker.be” of organisator+<getal>@allesoverkanker.be) en wachtwoord

E-mail of wachtwoord vergeten?

• Neem contact met uw Kom op tegen Kanker-regiocoördinator, die kan uw gegevens opzoeken

• Krijgt u de foutmelding ‘<e-mailadres> is op deze website niet bekend’, dan betekent dat dat u met dat e-mailadres niet geregistreerd bent in databank van www.allesoverkanker.be. Volg de instructies hieronder voor nieuwe gebruikers.

- p 1 - Handleiding activiteiten invoeren op www.allesoverkanker.be – versie 2.0 (oktober 2016)

Recentste versie van deze handleiding altijd op www.allesoverkanker.be/activiteitendatabank

Bent u een nieuwe gebruiker?

Organiseert u activiteiten voor mensen met kanker en wilt u die graag invoeren in de agenda op www.allesoverkanker.be? Dan moet u zich eerst registreren bij www.allesoverkanker.be: stuur daarvoor een e-mail met uw gegevens (naam organisatie en uw naam) naar webmaster@komoptegenkanker.be en wij zorgen ervoor dat u kunt inloggen in de activiteitendatabank.

2. Nieuwe activiteit aanmaken 1. Log in op www.allesoverkanker.be/user 2. Ga bovenaan in de zwarte werkbalk naar Inhoud toevoegen >

Activiteit. Klik op Activiteit

3. Vul alle velden in De velden staan in drie tabbladen: Titel en beschrijving | Organisator en doelpubliek |Praktische informatie.

Een * naast een invulveld betekent dat dit een verplicht in te vullen veld is

Tabblad Titel en beschrijving

• Titel activiteit (verplicht veld)

• Afbeelding Dat kan een foto van de activiteit zijn, afbeelding van affiche enz. Hier geen logo van organisator uploaden, dat logo verschijnt automatisch als u de organisator (zie verder) ingeeft.

- p 2 - Handleiding activiteiten invoeren op www.allesoverkanker.be – versie 2.0 (oktober 2016)

Recentste versie van deze handleiding altijd op www.allesoverkanker.be/activiteitendatabank

TIP: foto’s mogen niet zwaarder zijn dan 3 megabyte. Verder hoef je je niet om het formaat te bekommeren: de site zorgt ervoor dat de breedte van de foto altijd 350 pixels is. Dat vaste formaat heeft als voordeel dat de website er op computer, smartphone, tablet altijd mooi uitziet. Aan te raden is wel om geen foto’s kleiner dan 350px breed te gebruiken, die worden in hun kleine originele formaat getoond, maar dat komt niet altijd even mooi uit. Er is maar één foto per activiteit voorzien.

• Beschrijving activiteit Vertel wat de activiteit inhoudt, wat mensen er zullen leren, wie de spreker is, wat de functie van de spreker is (arts, psycholoog, verpleegkundige enz.), of er al dan niet mogelijkheid is om vragen te stellen enz. Deze informatie kan mensen overtuigen om naar de activiteit te komen. Geef hier géén praktische informatie in over datum, uur, bij wie inschrijven enz. in, dat hoort allemaal bij Praktische informatie. TIP: vermeld het als de activiteit begeleid of ondersteund wordt door (goed opgeleide) zorgvrijwilligers van Kom op tegen Kanker. Dat kan een grote meerwaarde betekenen voor patiënten.

Tabblad Organisator & doelpubliek

• Organisator Uw organisatienaam zal hier al ingevuld staan.

o Als dat niet het geval is: tik enkele letters in van de organisator, en de agenda toont u een lijst van alle organisatoren waar de getikte letters in voorkomen. Klik de juiste organisator aan.

o Meerdere organisatoren? Klik op de knop ‘Item toevoegen’

• Soort activiteit

Kies één categorie: ‘Informatie en ontmoeten’, ‘Ontspannen en ontmoeten’, ‘Leren en doen’.

- p 3 - Handleiding activiteiten invoeren op www.allesoverkanker.be – versie 2.0 (oktober 2016)

Recentste versie van deze handleiding altijd op www.allesoverkanker.be/activiteitendatabank

• Doelgroep ‘Voor mensen met (type kanker)’: duid ‘alle soorten kanker’ aan als de activiteit open staat voor alle kankerpatiënten. Als het niét voor alle kankerpatiënten is, vinkt u de soorten kanker aan waarvoor de activiteit bedoeld is. Speciale doelgroepen: duid alleen indien van toepassing, een van de speciale doelgroepen aan: allochtonen, jongeren van 17-30 jaar, kinderen.

Tabblad Praktische informatie

• Start datum/tijd

o Klik in het veld en selecteer de juiste datum en vul het uur in (verplicht).

o Uur (van – tot): vink ‘Einddatum tonen’ aan, vul dezelfde datum opnieuw in en geef het einduur in

o Vindt uw activiteit meer dan één keer plaats, lees hier meer over hoe u een Terugkerende activiteit invoert (veel sneller dan telkens opnieuw een nieuwe activiteit aan te maken en alle gegevens opnieuw te moeten invullen).

• Naam van plaats of gebouw (verplicht) + adres (verplicht) • Extra > Inschrijven: kies ‘inschrijven is wel nodig’ of ‘inschrijven is

niet nodig’ o Vul bij ‘Inschrijven is wel nodig’ in bij wie u zich moet

inschrijven. Meerdere inschrijfmogelijkheden of contactpersonen

- p 4 - Handleiding activiteiten invoeren op www.allesoverkanker.be – versie 2.0 (oktober 2016)

Recentste versie van deze handleiding altijd op www.allesoverkanker.be/activiteitendatabank

(bijv. regiocoördinator Kom op tegen Kanker + iemand van het ziekenhuis): klik op de knop ‘Item toevoegen’ (zie printscreen)

TIP: deze velden zijn niet verplicht, maar vul er minstens één in als u ‘Inschrijven is wel nodig’ hebt aangevinkt.

o ‘Inschrijven is niet nodig’: u kunt onder ‘Meer info’ eventueel nog een zin toevoegen over bij wie de mensen terechtkunnen als ze bijvoorbeeld meer informatie wensen over de activiteit.

4. Vergeet niet op te slaan! Links onderaan op het scherm, blauwe knop ‘Opslaan’

3. Bestaande activiteit bewerken U kunt op elk moment uw opgeslagen activiteiten aanpassen.

• Hebt u de activiteit open op uw beeldscherm staan (en bent u ingelogd), klik dan op Bewerken (zie screenshot).

- p 5 - Handleiding activiteiten invoeren op www.allesoverkanker.be – versie 2.0 (oktober 2016)

Recentste versie van deze handleiding altijd op www.allesoverkanker.be/activiteitendatabank

• U kunt nu alle gewenste velden aanpassen. Vergeet niet uw bewerkingen op te slaan. Klik daarvoor links onderaan op het scherm op de blauwe knop ‘Opslaan’.

• Vindt u de activiteit die u wilt bewerken niet meteen terug, klik dan bovenaan in de zwarte werkbalk op Activiteiten (de zwarte balk is enkel zichtbaar als u bent ingelogd).

• U krijgt nu het overzicht te zien van alle activiteiten die u (ooit) zelf hebt aangemaakt [regiocoördinatoren van Kom op tegen Kanker krijgen hier het overzicht van álle activiteiten te zien]

• Klik rechts naast de titel en organisator op Bewerken

TIP: om gemakkelijker te zoeken, kunt u de lijst van uw activiteiten sorteren op titel of op organisator. Eén keer klikken op het woord ‘Titel’ of ‘Organisator’ en de activiteiten worden alfabetisch (A-Z) gesorteerd, twee keer klikken en ze worden omgekeerd alfabetisch gesorteerd (Z-A).

- p 6 - Handleiding activiteiten invoeren op www.allesoverkanker.be – versie 2.0 (oktober 2016)

Recentste versie van deze handleiding altijd op www.allesoverkanker.be/activiteitendatabank

TER INFO: U ziet in dit overzicht enkel activiteiten die u zelf hebt aangemaakt [coördinatoren van Kom op tegen Kanker zien alle activiteiten]. Activiteiten die u zelf niet hebt aangemaakt, kunt u niet bewerken.

• U kunt nu alle gewenste velden aanpassen. Vergeet niet uw bewerkingen op te slaan. Klik daarvoor links onderaan op het scherm op de blauwe knop ‘Opslaan’.

Een activiteit verwijderen

• Kies helemaal onderaan Verwijderen (en bevestig dat u de hele activiteit wilt verwijderen) – zie screenshot.

TER INFO: U kunt enkel activiteiten verwijderen die uw organisatie zelf hebt

aangemaakt. Activiteiten die uw organisatie zelf niet hebt aangemaakt, kunt u niet bewerken.

4. Terugkerende activiteit invoeren Als een activiteit meer dan één keer plaatsvindt, is het veel sneller om een bestaande activiteit aan te vullen met nieuwe data, dan om een volledig nieuwe activiteit aan te maken. Dat gaat zo:

• Klik bovenaan in de zwarte werkbalk op Activiteiten

- p 7 - Handleiding activiteiten invoeren op www.allesoverkanker.be – versie 2.0 (oktober 2016)

Recentste versie van deze handleiding altijd op www.allesoverkanker.be/activiteitendatabank

• U krijgt nu het overzicht te zien van alle activiteiten die u zelf hebt aangemaakt [coördinatoren van Kom op tegen Kanker krijgen hier het overzicht van álle activiteiten te zien]

• Klik op Bewerken naast de activiteit die u wilt wijzigen / aanvullen (zie screenshot)

TIP: u kunt de lijst van uw activiteiten sorteren op Titel of op Organisator. Eén keer klikken op de kolomkop ‘Titel’ of ‘Organisator’ en de activiteiten worden alfabetisch (A-Z) gesorteerd, twee keer klikken en ze worden omgekeerd alfabetisch gesorteerd (Z-A).

4.1 Activiteit herhalen op andere, losse data • Ga naar Praktische informatie > Start datum/tijd • Vink Herhaal aan (zie screenshot, bij het cijfer 1)

• Vul bij 2 ‘Terugkeerpatroon stoppen’ > ‘Na # verschijningen’ het cijfer 1 in als uw activiteit geen regelmatig terugkeerpatroon heeft

• Vink ‘Ook herhalen op deze data’ (zie screenshot cijfer 4) aan

- p 8 - Handleiding activiteiten invoeren op www.allesoverkanker.be – versie 2.0 (oktober 2016)

Recentste versie van deze handleiding altijd op www.allesoverkanker.be/activiteitendatabank

• Geef de nieuwe datum in Om nog extra data in te voeren klikt u telkens op ‘Datum toevoegen’. TIP: U kunt hier zoveel data ingeven als u wilt TER INFO: - oude data mogen blijven staan; wat gepasseerd is, is niet meer zichtbaar op de website - denk eraan dat de titel van de activiteit, de beschrijving, gebouw, evt. zaal waar activiteit plaatsvindt en contactgegevens voor inschrijven gelijk blijven. U voegt hiermee alléén een nieuwe datum toe. Als er andere gegevens (bijv. plaats van activiteit) moeten wijzigen, gebruikt u niet dit terugkeerpatroon maar voegt u een ‘nieuwe sessie’ toe.

• Klik links onderaan op het scherm op de blauwe knop ‘Opslaan’ • U ziet uw nieuwe data nu verschijnen onderaan bij de (oude)

activiteit onder ‘Andere data en plaatsen’

4.2 Activiteit herhalen op vaste momenten

In plaats van het veld ‘Ook herhalen op deze data’ kunt u ook een vast terugkeerpatroon invoeren, bijvoorbeeld: elke maandag, tweewekelijks op vrijdag, elke maand enz.

• Gebruik daarvoor het veld ‘Herhalingen’ en voer het terugkeerpatroon in

Zie het voorbeeld hieronder: deze activiteit vindt elke derde vrijdag van de maand plaats, en dat drie keer, namelijk op 16 januari (de ingevoerde datum) en op de derde vrijdag van maart en de derde vrijdag van april.

- p 9 - Handleiding activiteiten invoeren op www.allesoverkanker.be – versie 2.0 (oktober 2016)

Recentste versie van deze handleiding altijd op www.allesoverkanker.be/activiteitendatabank

TIP: ‘Terugkeerpatroon stoppen’

o ‘na xx verschijningen’ (zie screenshot): betekent dat de activiteit na xx keer niet meer herhaald wordt in de agenda). Vul hier het aantal keren in dat de activiteit herhaald moet worden. Hou er rekening mee dat als u hier bijv. ‘100’ invult bij een maandelijkse activiteit, de activiteiten aangemaakt worden tot in het jaar 2024… Beter is om bijv. activiteiten voor een half jaar of één jaar in te geven (bijv. terugkeerpatroon stoppen na 50 verschijningen voor een wekelijkse activiteit enz.)

o Terugkeerpatroon stoppen ‘op <datum>’. Vul hier in wanneer het terugkeerpatroon precies moet stoppen.

TIP: uitzonderingen toevoegen Bijv. niet in de Kerstvakantie, niet in juli en augustus kan door het vakje ‘Niet herhalen op deze data’ aan te vinken

4.3 Terugkerende activiteit op verschillende plaatsen of met verschillende inschrijfgegevens Als u alleen een of meerdere nieuwe data wilt toevoegen, lees dan hierboven ‘Activiteit herhalen op andere, losse data’ of ‘Activiteit herhalen op vaste momenten’ (een terugkeerpatroon toevoegen.

Als u toch meer gegevens dan data wilt wijzigen, zoals plaats van activiteit of een andere contactpersoon om in te schrijven, dan doet u het volgende:

• Klik bovenaan in de zwarte werkbalk op Activiteiten

- p 10 - Handleiding activiteiten invoeren op www.allesoverkanker.be – versie 2.0 (oktober 2016)

Recentste versie van deze handleiding altijd op www.allesoverkanker.be/activiteitendatabank

• U krijgt nu het overzicht te zien van alle activiteiten die u zelf hebt aangemaakt [regiocoördinatoren krijgen hier het overzicht van álle activiteiten te zien]

• Klik op Bewerken naast de activiteit • Ga naar het tabblad Praktische informatie • Klik op Voeg een sessie toe

• U krijgt nu onder de eerste ‘sessie’ een nieuwe lege sessie met alle velden van het tabblad ‘Praktische informatie’

• Vul alle praktische gegevens opnieuw in (datum, contactpersoon voor inschrijven enz.)

• Klik links onderaan op het scherm op de blauwe knop ‘Opslaan’

TIP: Als u alleen maar een nieuwe datum wilt toevoegen en geen andere informatie hoeft te wijzigen (plaats van activiteit, inschrijfgegevens enz.) gebruikt u niet deze ‘Voeg een sessie toe’. Dan gebruikt u het aanvinkvakje ‘Ook herhalen op deze data’ of het vaste terugkeerpatroon.

- p 11 - Handleiding activiteiten invoeren op www.allesoverkanker.be – versie 2.0 (oktober 2016)

Recentste versie van deze handleiding altijd op www.allesoverkanker.be/activiteitendatabank

5. Taal- en andere tips - Allesoverkanker.be is een website over kanker. Activiteiten

die niet voor kankerpatiënten bedoeld zijn, passen niet in deze agenda

- Telefoonnummers noteren we op allesoverkanker.be met spaties tussen: 02 227 69 69

- We gebruiken op allesoverkanker.be u/uw (en niet je/jou). - We gebruiken enkele aanhalingstekens ('...'), geen dubbele,

bijvoorbeeld in de titel: Infosessie ‘Vermoeidheid’ - We schrijven U kunt, u hebt, u wilt, u zult

Liever niet: u heeft, u is. Een ook niet u kan, u zal: die laatste zijn formeel

- p 12 - Handleiding activiteiten invoeren op www.allesoverkanker.be – versie 2.0 (oktober 2016)

Recentste versie van deze handleiding altijd op www.allesoverkanker.be/activiteitendatabank