Grootschalige ICT Projectenmaar dan wel succesvol

Gerrit VreugdenhilRob KeeminkFrans van Neerbos

Inhoud

• Probleem• Opdracht aan projectteam• Succesfactoren

Probleem: ICT was te complex geworden

• ICT had een zware onvoldoende voor haar dienstverleningTrage computers, instabiliteit, thuis is het veel beter

• Ondersteuning van XP houdt op• Rekencentrum End of Life• Wijze van inrichting van de rechtenstructuur sloot niet meer

aan op de vereiste flexibiliteit vanuit het onderwijs en leidde tot allerlei complexe en dus onbeheerbare uitzonderingen

• Reorganisatie paste niet meer in deze rechtenstructuur en moest 31/12/’12 zijn doorgevoerd in de systemen

• De verschillende onderdelen van de samenwerking hadden een eigen, onvoldoende gestandaardiseerde ICT omgeving

Opdracht Siroc:

Compleet nieuwe ICT omgeving

• voor >10k werkplekken naar Windows7• met >400 applicaties (ombouwen en testen, gemiddeld 3

versies…)• Migratie naar nieuwe mailomgeving

• Het moet in één jaar en drie maanden klaar

• Zonder de complexiteit die ons tot op heden dwarszit

Grootte van het projectROCvA & ROCF: resp. 9 en 3 MBO Colleges

300 mbo-opleidingen verdeeld over 14 domeinen

Meer dan 50 locaties

Als bijkomstigheid

Laan van Spartaan

Amsterdam-Noord

Zetterij Amstelveen

Kop Zuidas

Oplevering 4 nieuwe panden

>20% van de studenten en onderwijsteams

naar een ander organisatieonderdeel

>10 verbouwingen

± 3.000 PC’s vervangen

Wat gaat er voor de lijn veranderen?

7

Lijnverantwoordelijke voor de kwaliteit van de Output Risico!

OI Jouw procesIntegratie diensten ICT A,F&B

WerkplekWin7, Off. Outl.2010Snelheid

Netwerk wordt

éénIntegratie

Je apps gaan naar nieuw RC Stabiliteit

Rob: Profess. D-ICT

Frans: SIROC

Succesfactor 1: Juiste verantwoordelijkheid

Verantwoordelijkheid voor de implementatie is belegd bij de Management Teams van de MBO Colleges

• Directies hebben getekend voor akkoord voorafgaand aan de uitrol in hun organisatie

• Er zijn trekkers benoemd uit de eigen organisatie die rechtstreeks rapporteerden aan het MT

• Migratie van bestanden, mail en testen is verantwoordelijkheid van gebruikers

• Eigen brouwsels zijn eigen verantwoordelijkheid

Succesfactor 2: Hou het eenvoudig

Oorspronkelijk ontwerp van de Identity Management Omgeving

Succesfactor 2: Hou het eenvoudig

Uiteindelijke ontwerp van de Identity Management Omgeving

Succesfactor 3: Doe het zelf

Opdr. 1

Opdr.8

Opdr.5

Opdr.7

Opdr.9

Opdr.6

Opdr.4

Opdr.3

Opdr.2

Eén groot project opgedeeld in 9 losse opdrachten

Succesfactor 3: Doe het zelf

Opdr. 1

Opdr.8

Opdr.5

Opdr.7

Opdr.9

Opdr.6

Opdr.4

Opdr.3Opdr.

2

Eén groot project opgedeeld in 9 losse opdrachten

Probl.2

Succesfactor 3: Doe het zelf

Probl.9

Probl.4

Geen de teams geen opdracht maar een probleem

Probl.6

Probl.8

Probl. 1

Probl.5

Probl.3

Probl.7

Probl.2

Succesfactor 3: Doe het zelf

Probl.9

Probl.4

Aansturing voornamelijk op gebied van samenwerking

Probl.6

Probl.8

Probl. 1

Probl.5

Probl.3

Probl.7

Zet de teams zoveel mogelijk in één ruimte en in elk geval op één locatie

Succesfactor 3: Doe het zelf, en …

Wel externe kennis en ervaring ter ondersteuning

• Alleen leveranciers die zich committeren aan het oplossen van het overall probleem

• Externe testmanagers voor kwaliteitsborging• Externe architect die zorgt dat de leverancier (Microsoft)

dezelfde pijn voelt als oplossingen niet of anders blijken te werken. Interne architecten adviseren het MT, niet in het project zelf zetten, geen beslissingsbevoegdheid

Succesfactor 4: Sturing door opdrachtgever

Geen requirements van gebruikers

en geen maatwerk

maar high level uitgangspunten laten vaststellen door de RvBen standaard oplossingen die zich elders al hebben bewezen

Geef mensen wel maximale vrijheid: open werkplek

17

Werkplekken

• Met name in het onderwijs is het van zeer groot belang dat de werkstations met de benodigde applicatie snel opstarten zodat snel met de les begonnen kan worden

• Sommige functionaliteit als het kunnen plaatsen van bestanden op je desktop kan worden geblokkeerd om snel opstarten mogelijk te maken. Het ontwerp hiervoor met de uiteindelijke consequenties moet nog worden gemaakt.

Argumentatie Consequenties

De focus bij het ontwerpen van de (onderwijs)werkplek ligt op snel opstarten ervan met de benodigde applicatie

• Assessment door Microsoft.Borging

18

Migratie Werkplekken en Printers

• Een volledige migratie van alle mailboxen is bij andere scholen niet efficiënt gebleken, veel oude mail kijkt men nooit meer in.

• De kosten voor volledige migratie worden geschat op € 75-125k.

• De gebruikers weten zelf welke data ze nodig hebben en waar deze staat. Dienst ICT niet.

• Er moet een tool aan gebruikers beschikbaar worden gesteld waarmee deze zelf zijn mail en agenda kan migreren.

• Voor het overzetten van de Homedir maakt de gebruiker zelf gebruik van een memorystick.

Argumentatie Consequenties

De verantwoordelijkheid voor migratie van eigen gegevens ligt bij de gebruikers, met ondersteuning van ICT

• Bij de stuurgroepBorging

19

Werkplekken

• Gebruikers krijgen zo maximale flexibiliteit om de werkplek te optimaliseren

• Open onderwijs werkplekken kunnen door de teams worden voorzien van de benodigde software, maar onderwijs werkplekken in openbare ruimtes kunnen beter worden dichtgezet om misbruik te voorkomen.

• Bij het Bring Your Own concept is ook sprake van een open werkplek, dus de benodigde maatregelen moet dan ook al zijn getroffen.

• Bij problemen met de werkplek zal deze opnieuw worden ingespoeld; de geïnstalleerde software verdwijnt daarbij

• Als de (onderwijs) werkplekken moeten worden ingespoeld, neemt dat tijd in beslag.

• Er zal op het netwerk extra beveiliging moeten worden gerealiseerd en detectie op misbruik

Argumentatie Consequenties

De bedrijfsvoeringswerkplek is volledig open, de onderwijsplek kan op verzoek open of dicht

• Directeur Dienst ICTBorging

Vragen?