6 klant in beeld Fotografie: Aad Hoogendoorn

Gemeente lelystad opent deuren met topdesk en umra

Mohamed Baroud van Gemeente Lelystad

klant in beeld 7Tekst: Timme Hos

Het pand van Gemeente Lelystad is intern bijna volledig vernieuwd

en ademt modern werken: van flexplekken met thin clients tot

state-of-the-art presentatieruimtes en een indrukwekkende

plantenwand. ‘We zitten als gemeente midden in een vernieuwings-

en veranderingsproces’ , benadrukt Baroud.

Alle desks in één TOPdeskBaroud is ICT-specialist binnen een twintigkoppig ICT-team. Aan

hen de uitdaging om de ontwikkelingen binnen de gemeente naar

concrete IT-oplossingen te vertalen. Net als bijvoorbeeld P&O is ICT

ondergebracht in de ondersteunende afdeling Facilitair, die zo’n

honderdtwintig mensen telt.

Een van de al genomen stappen voor een betere dienstverlening is

het samenbrengen van alle desks. ‘P&O had een eigen desk, Facilitair

had een eigen desk en ICT had een eigen desk’, blikt Baroud terug.

‘We wilden dat de interne klant op een en dezelfde manier werd

geholpen bij een vraag, klacht of melding.’ Die centrale desk werd

Meldpunt 8877, die volledig gebruikmaakt van de SelfServiceDesk van

TOPdesk. Alle gemeentemedewerkers bellen nu bijvoorbeeld naar één

telefoonnummer – 8877 – waarna ze een keuzemenu krijgen zodat

hun melding op de juiste plek terechtkomt.

UMRA: alle informatie uit één bronNaast het samenvoegen van alle desks zochten Baroud en zijn team

een manier om de verschillende ondersteunende ICT-systemen aan

elkaar te koppelen. Inzet was om de ondersteunende processen te

vereenvoudigen en te automatiseren. Dit gold met name voor het

beheer van personeelsgegevens en het IT-landschap, maar ook voor

de toegangscontrole van medewerkers en bezoekers.

Om dit te realiseren gebruikt Gemeente Lelystad nu UMRA.

Dankzij UMRA zijn TOPdesk, de Active Directory en de personeels- en

toegangssystemen van de Gemeente Lelystad aan elkaar gekoppeld. ‘Je

moet UMRA zien als iets dat dingen voor ons regelt, onder de motorkap’,

legt Baroud uit. ‘Nu putten we alle informatie uit één centrale bron.’

TOPdesk en UMRA openen deurenWat levert zo’n koppeling nou concreet op? Baroud demonstreert dit, door

met zijn personeelspasje de deur naar een van de loopbruggen te openen.

‘Je krijgt hier als medewerker een pasje’, zegt Baroud. ‘Dat wordt

geregistreerd door de facilitaire servicedesk, die kijkt wie je bent en

welke deuren je in mag. Op zo’n pasje staan personeelsgegevens.

Waarom zouden we die steeds handmatig invoeren?’

Die handmatige taak hoeft dankzij TOPdesk en UMRA niet meer. De

Active Directory wordt door UMRA automatisch uitgelezen en TOPdesk

krijgt de gebruikersgegevens aangeleverd. Als nieuwe medewerker

bij Gemeente Lelystad loop je nu naar de servicedesk van P&O, waar

alle informatie al paraat staat en je pasje alleen nog maar hoeft te

worden uitgegeven. Baroud: ‘Het is heel fijn dat je nu al ziet hoe de

verschillende desken meer gaan samenwerken en gebruikmaken van

informatie-uitwisseling.’

Beter beheer gemeentelicentiesNu UMRA draait, maken Baroud en zijn team er inmiddels een sport

van om alle informatie zo efficiënt mogelijk te hergebruiken. ‘In

Configuratiebeheer van TOPdesk registreren we alle software van

Gemeente Lelystad’, aldus Baroud. Via UMRA worden autorisaties

voor standaardsoftware automatisch uitgedeeld. Dit gebeurt op

basis van medewerkersgegevens, zoals functie, afdeling, locatie en

kostenplaats. Bovendien kunnen medewerkers via een webshop

extra software aanvragen.

Als gemeente is een van de uitdagingen een zo verantwoord

mogelijke besteding van de budgetten, dus ook die van ICT. Als het

gaat om softwarelicenties, is de besparing nu al zichtbaar. Baroud:

‘Stel dat er binnen een gemeentelijke projectgroep een dure

softwarelicentie nodig is. Dan voorzien we niet iedereen van deze

licentie, maar alleen hen die het nodig hebben. En als een licentie

slechts drie maanden nodig is in plaats van een jaar, moeten we

daarvoor zorgen en het accuraat kunnen rapporteren.’

Op naar de toekomstTOPdesk is al enkele jaren een steunpilaar van de facilitaire zaken bij

Gemeente Lelystad. Ook UMRA functioneert goed en zorgt voor de

Dankzij UMRa halen we alle infoRMatie Uit één bRon

Mohamed baroudiCt-specialist

‘Het is nog net geen Star Trek’, grapt ICT-specialist Mohamed Baroud op een van de futuristisch ogende loopbruggen. Het is duidelijk dat het pand en ook de dienstverlening van Gemeente Lelystad moderniseren. TOPdesk en UMRA ondersteunen deze ontwikkeling.

8 klant in beeld

gewenste synchronisatie van verschillende ondersteunende

systemen. Voor Barouds ICT-team absoluut geen reden om

achterover te zitten. Zij gaan door met deuren naar de toekomst

openen: een nieuwe UMRA-omgeving, de implementatie van

Office 2013 en het realiseren van een SharePoint-omgeving zijn

slechts een greep uit lopende projecten.

En om terug te komen op het mooie vernieuwde pand: ook

hiervan zullen de gemeentemedewerkers dankzij slimme ICT-

inzet binnenkort optimaal gebruikmaken. ‘We zijn nu bezig

met het opleveren van Reserveringenbeheer’, legt Baroud uit.

Hij wijst naar een van de displays achter zich. ‘Op die schermen

kun je zo meteen de beschikbaarheid van ruimtes zien. Wie

heeft wat geboekt? Het overzicht daarvan gaat naar het

restaurant. Die kan dan een planning maken wat er die dag

aan catering moet gebeuren.’

Meer weten over TOPdesk en UMRA?De koppeling tussen TOPdesk en UMRA wordt mede

mogelijk gemaakt door onze partner Tools4ever. Voor de

mogelijkheden van TOPdesk en UMRA gaat u naar onze

website www.topdesk.nl/topdesk-en-umra