Ordenen en verpakkenTips & tricks voor de vormgever

Inhoud

1) Waarom archief ordenen en verpakken?2) Hoe archief ordenen?3) In de praktijk4) Meer info

1) Waarom archief ordenen en verpakken?1) Om dingen (zelf) vlot terug te vinden2) Om documenten en objecten beter te beschermen3) Interne communicatie met medewerkers,

informatiedoorstroom 4) In functie van overzichtstentoonstelling,

publicatie, jubileum5) In functie van openstellen archief voor onderzoek6) Op termijn: eventueel ter voorbereiding van

overdracht naar publieke archiefinstelling

2) Hoe archief ordenen?ORDENING1) Denken vanuit archief als geheel2) Logische onderdelen onderscheiden, bijvoorbeeld•Administratief archief (boekhouding)•Projectdossiers (per project/opdracht/opdrachtgever)•Documentatie (bibliotheek, materiaalinformatie)•Objectverzamelingen (afgewerkte producten, maquettes, prototypes, mallen)•Digitaal archief, al dan niet op gelijkaardige manier gestructureerd

3) Planning: welke onderdelen meest urgent?4) Nadenken over verhouding digitaal - analoog archief

Archiefschema(fictief voorbeeld)

Opdrachten studietijd

Lesgeef

praktijk

Werk in

opdracht

Vrij werk

Archief

Documentaire verzamelingenBibliotheek, … Projectd

ossiers

Objecten

(maquettes,

prototypes,

producten)

Project 1

Objecten 1

Briefwisseling met

opdrachtgever

Financiële

stukken

Schetsen,

eerste ontwerp

en

Presentatie

materiaal

2) Hoe archief ordenen?HOE OPLIJSTEN?- Eenvoudig: lijst bijv. in MS Excel, MS Access, Filemaker, … waarin • inhoud gelinkt is aan nummer van stuk, van archiefdoos, rek, opslagruimte enz.• stukken onderling gelinkt zijn (bijv. projectdossier gelinkt aan prototypes, …)

- Meer gespecialiseerd: archiefbeheerssystemen • Vaak te duur/complex voor individu of kleine firma• Commercieel: bijv. Adlib, …• Open source: bijv. https://www.ica-atom.org/ (maar vraagt eigen programmeerwerk & opvolging = niet volledig gratis)

-> www.cvaa.be/nl/advies/archief-beschrijven-4-archiefbeschrijvingssystemen

3) In de praktijk: te vermijden

•Stof•Vocht•Licht•Klimaatschommelingen• Papier of karton op de grond (beter in rekken)•Nietjes, paperclips, elastiekjes, plastic mapjes

3) In de praktijk: verpakking•Papier: best in zuurvrij materiaal (mapjes, archiefdozen)•Papier: grote formaten

- Best liggend (plannenkasten of zuurvrije dozen)

- In aangepaste rollendozen (rond of vierkant)

3) In de praktijk: verpakking•Blauwdrukken: in inert materiaal•Foto’s: inert plastic (zoals polypropyleen, polyester of polyethyleen)•Maquettes: horizontaal, stofvrij (plexi stolp, aangepaste zuurvrije dozen)

3) In de praktijk: archief ordenen en verpakken•Urgenties bepalen•Stappenplan, timing•Verantwoordelijke aanduiden•Aantal vuistregels schriftelijk vastleggen

3) In de praktijk: www.cvaa.be/advies

4) Meer info

http://www.cvaa.be/nl/publicatie/handleiding-architectuurarchieven-materiele-zorg

4) Meer info

http://www.projecttracks.be/

4) Meer info• Lees zeker alles nog eens na op

http://www.cvaa.be/nl/adviezen/archiefbeheer • Archiefschema:

• http://www.cvaa.be/nl/advies/archief-beschrijven-1-archiefschema

• Archiefbeschrijvingssystemen:• http://www.cvaa.be/nl/advies/archief-beschrijven-4-archiefbeschrijvingss

ystemen

• Verpakkingsmateriaal:• http://www.cvaa.be/nl/advies/verpakkingsmateriaal

• Algemene informatie kan verder gevonden worden op: • http://www.projecttracks.be (gericht op eigen archiefbeheer van

kunstenaars)• http://www.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be/conservering (gericht op

erfgoedinstellingen)• http://www.depotwijzer.be/ (gericht op erfgoedinstellingen)

• VRAGEN!? Ga naar http://www.cvaa.be/nl/hoe-kunnen-wij-u-helpen