GEDRAGSCODE

STICHTING WWF NL

DEF VERSIE – 20 april 2019

© n

atu

repl.com

/ A

nup

Shah

/ W

WF

Deze Gedragscode is gepubliceerd in april 2019 en is een afgeleide van de WWF international gedragscode. Deze Gedragscode en de onderliggende beleidsdocumenten zijn te vinden op Yammer, een verkorte versie hiervan komt op wwf.nl

WAT IS DE GEDRAGSCODE EN IS DIE VOOR MIJ BEDOELD?

Deze Gedragscode geldt voor alle werknemers, vrijwilligers, stagiaires (“medewerkers”) van WWF-NL. Daarnaast is deze Gedragscode ook van toepassing op mensen die we inhuren om voor ons te werken (zoals bijvoorbeeld gedetacheerden, uitzendkrachten of ZZP-ers). Naleving van de Gedragscode is een voorwaarde om bij of voor WWF-NL te werken.

WAT IS HET VERBAND TUSSEN DEZE CODE EN ‘ONZE MANIER VAN HANDELEN’*?

Deze Gedragscode helpt ons als Nederlands kantoor bij het dagelijks in praktijk brengen van ‘onze manier van handelen’:

1. Denk mondiaal, onafhankelijk, multicultureel, en politiek ongebonden2. Maak gebruik van de beste wetenschappelijke gegevens en evalueer onze inzet3. Ga het gesprek aan4. Werk aan concrete natuurbeschermingsoplossingen door middel van een holistische benadering5. Werk samen met de lokale bevolking en luister naar hun behoeften6. Optimaliseer onze effectiviteit door samenwerkingen aan te gaan7. Werk op een verantwoordelijke en transparante manier

ONZE AARDE

Hou onze impact op het milieu zo klein mogelijk, hou je aan milieuwet- en regelgeving en moedig anderen aan dat ook te doen.

WIJZELF

Deze ethische normen die verder zijn uitgewerkt in deze Gedragscode zijn onze leidraad bij hoe we elkaar benaderen; de samenleving; overheden en organisaties; de media en influencers; onze zakelijke partners; onze toeleveranciers en adviseurs; en onze eigen organisatie.

*Onze manier van handelen is de nederlandse vertaling van de WWF international code of ethics

ONZE MISSIE EN KERNWAARDEN

Daarnaast zijn ook onze purpose, missie en kernwaarden integraal onderdeel van deze Gedragscode. Onze purpose zegt iets over waarom we bestaan. Onze kernwaarden geven richting aan hoe we met elkaar omgaan. Samen vormen ze het ‘DNA’ van onze organisatie. De kernwaarden zijn op hun beurt uitgewerkt in gedragingen die richtinggevend zijn voor de manier waarop we met elkaar omgaan en waarop we elkaar kunnen aanspreken.

PURPOSE‘To create one world where nature and people thrive by activating millions’

MISSIEHet is onze missie om de afbraak van het natuurlijke milieu tegen te gaan en te bouwen aan een toekomst waarin de mens in harmonie met de natuur kan leven, door het behouden van de wereldwijde biodiversiteit, ervoor te zorgen dat het gebruik van natuurlijke hulpbronnen duurzaam is en het stimuleren van afname van vervuiling en verspilling.

KERNWAARDENOpen in verbinding: • Luister actief: toon interesse, vraag door, vat samen• Toon zelfreflectie: houd jezelf een spiegel voor, sta stil bij hoe jij en de ander werkt en wat hierin

beter kan• Spreek aan en wees aanspreekbaar: geef feedback en sta open voor feedback, praat met iemand in

plaats van over iemand

Aanstekelijk enthousiast: • Motiveer en inspireer anderen: breng je eigen enthousiasme en gedrevenheid over op anderen• Wees positief: denk en handel in kansen en mogelijkheden

Gericht op impact: • Werk resultaatgericht: werk met focus aan de doelen in de WWF strategie• Wees ondernemend: zie, creëer en benut kansen• Toon eigenaarschap: toon betrokkenheid en neem verantwoordelijkheid• Maak keuzes: breng weloverwogen focus aan voor een zo groot mogelijke impact voor WWF• Werk samen: draag bij aan het gezamenlijk resultaat door goed samen te werken

Idealistisch pragmatisch: • Handel oplossingsgericht: formuleer een doel dat leidt naar de gewenste impact en handel daarnaar• Durf te dromen: spreek je droom uit en durf ernaar te handelen

BEVAT DEZE CODE ALLE REGELS DIE IK MOET KENNEN?

Deze Gedragscode bevat de algemene uiteenzetting van de integriteitsregels zoals deze binnen WWF gelden en geeft een gebruiksvriendelijk overzicht van bestaande (specifieke) integriteitsregels. Voor nadere informatie verwijzen we naar de desbetreffende bijzondere regels die gaandeweg zullen worden ge-update. Er kunnen in een later stadium ook nog meer specifieke regels worden opgesteld die op hun beurt worden toegevoegd aan deze code. Het is van belang dat je de regels kent en hiernaar handelt.

HOE ZIT HET MET DE REGELGEVING EN NORMEN IN ANDERE LANDEN?

Als plaatselijke regelgeving of het plaatselijke WWF-kantoor hogere eisen stelt dan deze Gedragscode, gaan die voor. Gastmedewerkers of reizende medewerkers moeten zich altijd houden aan de regels van de gastheer. Omdat het WWF wereldwijd opereert, kunnen culturele waarden invloed hebben op onze beleidsregels. Als dat het geval is bespreek het dan eerst met je manager.

HEBBEN LEIDINGGEVENDEN BIJZONDERE VERPLICHTINGEN?

Jazeker. Leidinggevenden moeten ervoor zorgen dat de leden van hun team zich bewust zijn van deze Gedragscode en die begrijpen. Van leidinggevenden wordt verwacht dat ze het goede voorbeeld geven, de juiste procedure te volgen bij meldingen en daar goed mee om te gaan.

WAT ALS IK IETS NIET ZEKER WEET?

Stel jezelf bij twijfel altijd eerst de volgende vragen:1. Is wat ik wil doen legaal, eerlijk, ethisch verantwoord en in overeenstemming met deze gedragscode normen en waarden van WWF?2. Wat kan het effect zijn op de reputatie en Missie van WWF en WWF-NL?3. Is dit juist? Hoe zou ik me voelen als iedereen in mijn omgeving, mijn gezin, mijn collega’s en donateurs dit zouden weten?

Als je iets waarneemt dat niet in lijn is met deze Gedragscode spreek dan de persoon die het betreft aan. Meld het aan je leidinggevende of je HR adviseur of de vertrouwenspersoon als je hierbij hulp wil. Bij het signaleren van grove schendingen maak dan gebruik van de Regeling Melding Misstanden, zie ook hoofdstuk 8.

Vragen en verzoeken om begeleiding zijn altijd welkom.Neem contact op met: Carolien Bijen, Chief People Officer (cbijen@wwf.nl)Pamela Lam, Compliance Coordinator (plam@wwf.nl)

1. IK RESPECTEER MIJN COLLEGA’S

WWF is een wereldwijd netwerk, verbonden door onze Missie. Wij staan voor professionaliteit en onderlinge steun en samenwerking. Wij respecteren onze collega’s en omarmen onze culturele verschillen. Die maken ons sterker.

1.1 RESPECT VOOR DIVERSITEIT, GELIJKE KANSEN, GENDERGELIJKHEID EN GENDEREVENWICHT

WWF NL is een equal opportunity werkgever. Elke beslissing over medewerkers wordt genomen op basis van verdiensten, kwalificaties en vaardigheden. Sollicitanten of medewerkers zullen nooit worden benadeeld op grond van ras, kleur, nationaliteitof etnische afstamming, godsdienst of politieke overtuiging, gender, burgerlijke staat, seksuele voorkeur, beperking, klasse,leeftijd of omdat zij door ziekte zijn getroffen.WWF NL streeft actief naar genderevenwicht op alle niveaus in de organisatie, en let erop dat haar beleid, programma’s en werkzaamheden zowel vrouwen als mannen ten goede komen, en bijdragen aan gendergelijkheid. Alle medewerkers, maar managers in het bijzonder, dienen respect te hebben voor diversiteit en discriminatie te voorkomen.

1.2 VERBOD OP WANGEDRAG, (SEKSUELE) INTIMIDATIE EN ONGEWENST GEDRAG

WWF is vastbesloten een werkomgeving te cultiveren waarin ongewenst gedrag geen kans krijgt en de hieronder beschreven gedragingen niet worden getolereerd.

Intimidatie: herhaaldelijk beledigende, intimiderende, vernederende, kwetsende, kwaadaardige of bedreigende opmerkingen of gedragingen ten opzichte van anderen. Hieronder valt ook pesten.

Seksuele intimidatie: intimidatie is elk fysiek, visueel, verbaal of non-verbaal gedrag of communicatie van seksuele aard die niet gewenst, niet-consensueel, meestal herhaald wordt en die (maar niet beperkt tot) kan omvatten:

• Eisen voor seksuele gunsten• Doortastende aanstootgevende of vernederende opmerkingen, grappen en toespelingen• Seksuele avances• Seksueel onwenselijk (beeld)materiaal laten zien, verzenden, e-mailen of downloaden• Opmerkingen over iemands seksuele activiteiten• Lichamelijk contact (bijvoorbeeld kussen, aanraken)• Een directe of impliciete bedreiging

Seksuele intimidatie omvat geen seksuele interactie, flirt, aantrekkingskracht of vriendschap die is uitgenodigd, wederzijds, met wederzijds goedvinden en beantwoord.

Geweld: incidenten waarbij een werknemer fysiek wordt aangevallen of bedreigd op de werkplek."Werkplek" omvat naast de fysieke werkplek op kantoor ook werk gerelateerde plekken buiten kantoor zoals vergaderingen, conferenties, veldwerk, enz.

1.3 BESCHERMING TEGEN VERGELDING

WWF NL streeft ernaar medewerkers die melding maken van een vermoeden van ongewenste en grensoverschrijdende gedragingen te beschermen tegen elke vorm van vergelding.

Een medewerker die zich schuldig maakt aan een vergeldingsactie wordt bestraft en kan zelfs worden ontslagen. Als je een melding doet en denkt dat er vergeldingsmaatregelen van welke aard dan ook tegen je zijn ondernomen, rapporteer dit dan onmiddellijk via een van de in hoofdstuk 8 genoemde kanalen.

RELEVANTE BELEIDSREGELS

• WWF Code of Ethics• WWF INT Code of Conduct - Panda.org/ethics/ [..]

2. IK RESPECTEER DE SAMENLEVING EN ALLE BEVOLKINGSGROEPEN

Het is onze Missie om aan een toekomst te bouwen waarin de mens in harmonie met de natuur leeft. We zijn overtuigd dat het welslagen van onze Missie afhankelijk is van het welzijn van de samenleving en alle bevolkingsgroepen. Wij zetten ons ervoor in dat onze werkzaamheden geen nadelige invloed hebben op de bewoners van de plekken waar we actief zijn.

2.1 WERKEN VOLGENS SOCIALE BEGINSELEN

Bij alles wat we doen, respecteren we de rechten van de mens, op onze plaatselijke kantoren, in onze campagnes, vrijwilligersactiviteiten, fondsenwerving en in ons personeelsbeleid. Dit houdt ook in het beschermen van kinderen tegen alle vormen van fysiek geweld, misbruik, verwaarlozing, mishandeling en uitbuiting, en het eerlijk behandelen en beschermen van werkers tegen uitbuiting, lijfstraffen of dwangarbeid, en het naleven van alle van toepassing zijnde arbeidsrechtelijke bepalingen.We respecteren en leveren een bijdrage aan genderdiversiteit en –evenwicht in elk stadium van ons werk. We betrekken de inheemse bevolking bij onze natuurbeschermingswerkzaamheden om zo inzicht te krijgen in de invloeden op het milieu, en deze samen met de plaatselijke bevolking aan te pakken.In ons werk helpen we armoede terug te dringen door proactief samen te werken met gemeenschappen die van natuurlijke bronnen afhankelijk zijn, en steeds een afweging te maken tussen natuurbescherming en armoedebestrijding.

2.2 OPENSTAAN VOOR BEDENKINGEN VANUIT DE BEVOLKING

Als we getuige zijn van of een klacht ontvangen over de benadeling van gemeenschappen of kwetsbare groepen of personen bij onze natuurbeschermingswerkzaamheden, dienen we hiervan onmiddellijk melding te doen bij de bevoegde plaatselijke senior-manager. Er is ook een procedure voor externe groepen om direct contact te zoeken met WWF over mogelijke schendingen van de hier genoemde beginselen. Deze procedure is uitgewerkt in ‘Social Policies and Project Complaints mechanism’ welke is te vinden op panda.org/ethics/[..].

RELEVANTE BELEIDSREGELS

• WWF Network Social Policies on Human Rights, Gender, Indigenous Peoples and Poverty Project • Complaints Resolution Process

3. IK HOU ME AAN DE WET

Iedereen moet zowel de geest als de letter van de wet naleven. Er kunnen zich situaties voordoen die niet alleen een schending zijn van onze interne (beleids)regels, maar zelfs illegaal kunnen zijn. We moeten weten welke wetten en regels van toepassing zijn op onze verantwoordelijkheden (bijv. arbeidsrecht, fiscaal recht, bepalingen inzake liefdadigheid) en die naleven.

3.1 ZEROTOLERANCE BELEID INZAKE FRAUDE, CORRUPTIE, OMKOPING, SAMENSPANNING

Fraude: opzettelijk bedrog door iemand aan wie middelen van WWF NL zijn toevertrouwd om hieruit persoonlijk voordeel te behalen of WWF te benadelen;Corruptie: misbruik van bevoegdheden voor persoonlijk gewin.

Hieronder valt:Omkoping: iets van waarde aanbieden, geven, ontvangen of vragen met het doel een ambtenaar te beïnvloeden in de uitoefening van zijn of haar openbare of wettelijke taken;Steekpenningen: betalingen om routineuze administratieve of overheidshandelingen te regelen of te versnellen;Afpersing, verduistering, ontvreemding, valse voorstelling van zaken, achterhouden van materiële feiten met het doel oneerlijk voordeel te behalen, enzovoort

Samenspanning met anderen bij een van de voorgaande handelingen om gezamenlijk voordeel te behalen.In bepaalde culturen zijn niet-zakelijke uitnodigingen, gastvrijheid of cadeaus voor zakelijke relaties gebruikelijk en legaal. Toch kan dit als omkoping worden gezien.We moeten ons ervan vergewissen dat dergelijke uitwisselingen legaal en niet-materieel zijn en niet bedoeld om zakelijke transacties te beïnvloeden. Let altijd goed op als je te maken hebt met overheidsfunctionarissen. Vergeet niet dat een overtreding door een enkele medewerker schadelijk kan zijn voor de reputatie van WWF NL (Zie ook Hoofdstuk 5.3: Aanvaarden van niet-zakelijke uitnodigingen , gastvrijheid of cadeaus; en Hoofdstuk 6: Geld en financiën).

3.2 BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS

WWF NL streeft ernaar de vertrouwelijkheid van de aan WWF NL verstrekte persoonsgegevens van medewerkers, donateurs of anderen te beschermen. Als we toegang hebben tot die gegevens, houden we ons aan de geldende gegevensbeschermingsregels. Denk eraan dat persoonsgegevens wettelijk zijn beschermd en dat overtreding van die regels juridische gevolgen kan hebben.

3.3 VOORKOMEN VAN CRIMINELE ACTIVITEITEN BIJ HET ONTVANGEN EN VERDELEN VAN FONDSEN

WWF NL respecteert door de overheid opgelegde sancties tegen criminele activiteiten zoals terrorisme. Bij het verstrekken van fondsen aan organisaties of particulieren, of bij het kiezen en betalen van leveranciers is het zaak om vooraf een due-diligence onderzoek uit te voeren. Het is niet toegestaan donaties aan te nemen waarvan je weet dat die dienen om belasting te ontduiken, geld wit te wassen, of terroristische of andere illegale activiteiten te financieren. Om die reden worden donaties van anonieme donateurs niet geaccepteerd.

RELEVANTE BELEIDSREGELS

• Fraud & Corruption Prevention • Data protection and security policy of info and personal data security policy

5.4 Voeg de daad bij het woord

4. IK NEEM GEEN OVERBODIGE RISICO’S EN BRENG ANDEREN NIET IN GEVAAR

Door de aard van onze Missie zijn we actief in afgelegen gebieden over de hele wereld. Zorg dat je altijd op de hoogte bent van de door WWF gehanteerde procedures op het gebied van gezondheid, veiligheid en beveiliging. Je bent niet alleen verantwoordelijk voor je eigen veiligheid tijdens het werk maar ook voor die van je collega’s en partners.

4.1 GEZONDHEID EN VEILIGHEID

WWF neemt alle maatregelen die nodig zijn om de gezondheid en veiligheid van de medewerkers te waarborgen en om risico’s te beheersen. Maar jij speelt zelf een grote rol bij de bescherming van je gezondheid en veiligheid. Als je op reis gaat, zorg er dan voor dat je vaccinaties nog geldig zijn. Lees altijd, de officiële gezondheids- en veiligheidswaarschuwingen als je naar een risicogebied reist. We maken nooit gebruik van een luchtvaartmaatschappij die op een zwarte lijst staat, en houden ons aan plaatselijke gezondheids-, veiligheids- en beveiligingsregels en -procedures. Als je denkt dat je gezondheid of veiligheid risico loopt, dan heb je het recht om je bezorgdheid te uiten, en als die gerechtvaardigd blijkt, mag je weigeren om opdrachten uit te voeren. Je hoeft nooit bang te zijn dat die weigering iets zegt over je functioneren of zal leiden tot repercussies.

4.2 RECHTSHANDHAVING

Als je in je werk te maken hebt met plaatselijke rechtshandhavers of vragen hebt over de aanwezigheid van wapens op kantoor of bij de uitvoering van onze projecten, neem dan contact op met een senior-manager. Als er een specifiek beleid geldt voor een streek of land, volg dat beleid dan.

RELEVANTE BELEIDSREGELS

• Reis veiligheids beleid

5. IK BEN LOYAAL AAN WWF EN HOU ONZE GOEDE NAAM IN ERE

We werken voor de meest gerenommeerde natuurbeschermingsorganisatie ter wereld. Elk van ons is ambassadeur voor WWF en alles wat we doen draagt bij aan onze reputatie en moet altijd in het belang zijn van WWF.

5.1 VERMIJDEN VAN BELANGENVERSTRENGELING

We hebben een loyaliteitsverplichting, wat betekent dat we in ons werk het belang van WWF in het oog moeten houden. Er treedt belangenverstrengeling op als een persoonlijke of familieband of zakelijke relatie, werkzaamheden, belangen of samenwerking buiten WWF invloed kunnen hebben op ons vermogen om in het belang van WWF te handelen, of die de schijn zouden kunnen wekken dat we ons daardoor laten beïnvloeden. Elke vorm van belangenverstrengeling dient te worden vermeden. Als je belangenverstrengeling vermoedt, meld dit dan onmiddellijk schriftelijk aan je manager en HR. Die zullen dan de situatie beoordelen en maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat er geen misbruik van de situatie wordt gemaakt of kan worden gemaakt.

5.2 NEVENFUNCTIES

Nevenfuncties moeten altijd aan je manager worden gemeld en moeten vooraf worden goedgekeurd door WWF-NL zoals is omschreven in de regeling Nevenfuncties.

5.3 AANVAARDEN VAN NIET-ZAKELIJKE UITNODIGINGEN, GASTVRIJHEID OFCADEAUS

In veel culturen is het aannemen van niet-zakelijke uitnodigingen, gastvrijheid of cadeaus van zakelijke relaties gebruikelijk en legaal. Toch moeten we erop letten dat dergelijke uitwisselingen niet materieel zijn en bedoeld om zakelijke transacties te beïnvloeden of iemand persoonlijk te laten profiteren, of zo gezien kunnen worden. Ga niet op niet-zakelijke uitnodigingen in en bespreek het met iemand als je erover twijfelt. Alle ontvangen cadeaus dienen aan HR [Rozalie Feenstra, HR Advisor, te worden gemeld en te worden afgegeven aan facilities). Aan het einde van ieder kalenderjaar zullen de cadeaus onder de medewerkers worden verloot. Kortingen of commissie op een aankoop door WWF dienen ten goede te komen aan WWF en niet aan de medewerkers. Contant geld mag nooit als cadeau worden gegeven of ontvangen. Zie ook Hoofdstuk 3: Zerotolerance inzake fraude, corruptie, omkoping en samenspanning.

5.4 VOEG DE DAAD BIJ HET WOORD

Met het oog op het effect op het milieu en onze kosten, reizen we alleen indien absoluut noodzakelijk, en maken we gebruik van de zuinigste en milieuvriendelijkste manier van reizen, zoals openbaar vervoer. Privéreizen in aansluiting op een reis voor WWF betalen we zelf en maken we alleen met toestemming. We compenseren de CO-2 uitstoot van onze reizen door Gold Standard credits te kopen. We proberen ons persoonlijk verbruik van elektriciteit, verwarming, papier en water zo laag mogelijk te houden.

We vertrouwen erop dat medewerkers ook privé zoveel mogelijk handelen naar onze beginselen en belang hechten aan duurzaamheid.

5.5 BESCHERM ONZE REPUTATIE

We bouwen onze relaties zorgvuldig op. We zorgen ervoor dat WWF nooit donaties aanvaardt van of contacten onderhoudt met particulieren, groepen of organisaties die schade kunnen toebrengen aan de reputatie, integriteit, onafhankelijkheid of het vermogen om de WWF-strategie of Missie te verwezenlijken. WWF heeft branches aangewezen die “uitgesloten” zijn of waar “extreme voorzichtigheid” is geboden (zoals de wapenindustrie, tabaksindustrie, fossiele brandstoffen, kernenergie, enzovoort). We zijn allemaal verplicht om te onderzoeken of er restricties gelden voordat we zaken doen met een partij.

RELEVANTE BELEIDSREGELS

• Corporate Engagement Guidelines• Regeling Nevenfuncties, bijlage II AVR• Carbon Emissions• Policy for Due Diligence and Gift Acceptance

6. IK GA VERANTWOORDELIJK OM MET HET GELD EN DE BEDRIJFSMIDDELEN VAN WWF

We streven ernaar de fondsen en bedrijfsmiddelen van WWF op een juiste en legale manier te gebruiken. Als goede financieel beheerders gaan we met respect om met het geld van onze donateurs bij het realiseren van onze Missie. We geven geen geld uit als dat niet nodig is, en we proberen altijd de beste waar voor ons geld te krijgen. We beschermen de bedrijfsmiddelen van WWF (de fysieke bedrijfsmiddelen, het WWF-merk en de gegevens).

6.1 GELD EN FINANCIËN

VOORZICHTIG MET GELD OMGAANVoordat je een toezegging doet, en als je op reis bent, vraag jezelf dan eerst af of een aankoop of transactie nodig is, redelijk geprijsd, relevant, in overeenstemming met de wet, en toegestaan is door de donateurs. Zie ook Hoofdstuk 3: Ik hou me aan de wet.

VERANTWOORDELIJK MET TIJD OMGAANTijd is een kostbaar goed, en donateurs betalen daar ook voor. Ga efficiënt met je werktijd en die van je collega’s om, en respecteer de desbetreffende regels van het plaatselijke kantoor voor werktijden, vrije dagen, enzovoort. Als je gevraagd wordt om je tijd bij te houden (bijvoorbeeld voor een bepaalde activiteit), doe dat dan volledig, juist en in overeenstemming met de eisen van de donateur.

ACQUISITIE EN DUE DILIGENCEVoor alle aankopen van goederen en diensten boven 10.000 EUR, waaronder ook het inhuren van adviseurs en opdrachtnemers, moet eerst een due-diligence onderzoek worden uitgevoerd. Dit betekent verschillende offertes vragen en bekijken, vergelijken en controleren of prijzen marktconform zijn, de kwaliteit beoordelen, aanbevelingen vragen, onderzoekenof de leveranciers inderdaad kunnen leveren en of ze bereid zijn om te voldoen aan de normen van WWF. Dan weten we zeker dat we kwaliteit en waarde krijgen voor het geld van onze donateurs. Voor aankopen boven €60.000 vragen we minimaal 3 verschillende offertes op.

WAARBORGEN DAT ONZE PARTNERS AAN ONZE NORMEN VOLDOENWe verwachten van onze uitvoerende partners en adviseurs aan wie we WWF’s geld toevertrouwen dat ze aan de normen en waarden van WWF voldoen. Als WWF iemand betaalt voor het werk dat ze namens ons doen, moeten we ons ervan verzekeren dat ze ons geld rechtmatig, redelijk en ethisch verantwoord gebruiken, en volledig aan hun verplichtingen voldoen. We moeten er ons van verzekeren dat we bevoegd zijn om een verplichting namens WWF aan te gaanWe zijn verantwoordelijk voor het controleren en respecteren van de limiet en procedures als het om onze bevoegdheid gaat bij het namens WWF tekenen van contracten en het aangaan van andere verplichtingen. Voor het tekenen van contracten boven een bepaalde waarde zijn bijvoorbeeld twee ondertekenaars nodig.

VOEREN VAN CORRECTE ADMINISTRATIEWe houden juiste, waarheidsgetrouwe, transparante, volledige en actuele informatie bij (administratie, rapporten en declaraties). We zijn wettelijk verplicht om die administratie te voeren voor accountantscontroles, procedures of als de autoriteiten die willen inzien. We moeten deze documentatie met zorg bewaren en beschermen tegen verlies, vooral tijdens gerechtelijke procedures.

6.2 FYSIEKE BEDRIJFSMIDDELEN

GA ZORGVULDIG OM MET DE BEDRIJFSMIDDELEN VAN WWFWe zorgen goed voor de bedrijfsmiddelen van WWF (faciliteiten, apparatuur, creditcards, enzovoort) en de ICT-hulpmiddelen (telefoons, elektronische apparatuur en communicatieapparatuur en opgeslagen of verzonden gegevens). Volg de gebruiksaanwijzing en zorg ervoor dat alle bedrijfsmiddelen veilig zijn. We beschermen onze bedrijfsmiddelen tegen verlies, diefstal en schade. Incidenteel gebruik voor privédoeleinden is toegestaan als het niet in strijd is met de belangen van WWF,het je niet van je werk afhoudt en je voor het eigen gebruik betaalt. Bij verlies, schade of diefstal door nalatigheid kan het zijn dat je WWF de schade moet vergoeden. Gebruik telefoon en internet met mate om de kosten zo laag mogelijk te houden.

6.3 NIET-FYSIEKE BEDRIJFSMIDDELEN

INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTENHieronder vallen handelsmerken, auteursrechten, modellen, octrooien, knowhow, domeinnamen, foto’s, websitedesigns, gelijkenissen, industriële of commerciële eigendomsrechten, logo’s, video’s, publicaties, werkwijzen, tekeningen, databanken,enzovoort. We zijn een wetenschappelijke organisatie en publiceren onderzoek en literatuur. Ons merk is een van de meest gerespecteerde in de wereld. Reden te meer om onze waardevolle bedrijfsmiddelen te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik of misbruik. Niet alleen onze eigen intellectuele eigendommen moeten we beschermen maar ook die van anderen als die aan ons zijn toevertrouwd (zoals het auteursrecht, de software, foto’s, of publicaties van onze partners). Dit is ook waaromwe alleen met legale software werken waarvoor we een licentie hebben.

VERTROUWELIJKE INFORMATIEDit is informatie die niet openbaar is. Het kan hierbij gaan om informatie over de organisatie, donateurslijsten, ontwikkelingsplannen, knowhow, onderzoeksprojecten, financiële gegevens, transacties met de overheid en autoriteiten, strategische plannen, bedrijfsgeheimen, of overige niet-openbare informatie die ons ter kennis komt tijdens ons werk. WWF NL kan ook de beschikking krijgen over vertrouwelijke informatie over onze partners (zoals een onderneming), bijvoorbeeld over hun bedrijf, producten, activiteiten, businessplannen, strategieën, klanten, productiemethodes, inkoop en logistiek. (Zie ookHoofdstuk 7.2: Geheimhouding).

AUTEURSRECHTELIJK BESCHERMDE INFORMATIEDit is informatie die ons eigendom is, maar die niet openbaar is. Hierbij kan het gaan om intellectueel eigendom (zoals handelsmerken, databanken, ontwerpen), vertrouwelijke informatie (informatie die niet openbaar is, maar het eigendom kan zijn van anderen) en persoonsgegevens (personeelsdossiers, salarisgegevens, databank van donateurs, enzovoort). We moeten de vertrouwelijke en auteursrechtelijk beschermde informatie van onszelf en van anderen goed beschermen en niet met onbevoegden delen. Deze informatie mag uitsluitend worden gedeeld met derden als daarvoor een legitieme, need toknow, basis is, en nadat we deze derden een geheimhoudingsverklaring hebben laten tekenen. Soms valt deze informatie ook onder andere regelgeving (zoals gegevensbescherming) waardoor openbaarmaking wettelijk beperkt kan zijn. De verplichting om deze informatie te beschermen geldt ook als je niet meer bij WWF werkt.Tip: Bespreek deze informatie nooit in het openbaar, bijvoorbeeld als je op een vliegveld wacht tot je gaat boarden. Bespreekdeze informatie ook niet met je familie. Het is ok om ergens niet over te willen praten als je denkt dat de ontvanger niet bevoegd is om toegang tot die informatie te krijgen.

RELEVANTE BELEIDSREGELS

• Huishoudelijk Regelement en bijbehorend bevoegdhedenoverzicht• WNF (informatie) beveiligingsbeleid V2.1 • Clean desk policy WWF INT• Inkoopbeleid WWF NL• Onkostenregeling WWF NL

7. IK BRENG WWF NIET IN DISKREDIET EN LET OP MIJN WOORDENBij alles wat we zeggen, vertegenwoordigen we WWF. Wees voorzichtig als je in het openbaar handelt, of het nu met partners is, online of met overheden en bij openbare evenementen. Spreek niet namens WWF tenzij je daartoe bevoegd bent en van tevoren voorgelicht, vooral in een crisis.

7.1 WWF-MERK

WWF is een van de meest bekende merken ter wereld. Ons merk is veel meer dan het Panda-logo – het is ons DNA. We beschermen ons merk en volgen daarvoor de in onze merkenhandleiding beschreven aanpak: Eén Netwerk, Eén Visie, Eén Stem. Met deze richtlijnen kunnen we ons visueel en verbaal consistent en coherent profileren.

7.2 GEHEIMHOUDING

In de loop van de samenwerking zullen onze publieke of particuliere partners (d.w.z. onze zakelijke partners) ons auteursrechtelijk beschermde en vertrouwelijke informatie toevertrouwen. We mogen dat vertrouwen nooit beschamen en daarom deze informatie niet openbaar maken, publiceren of anderszins delen tenzij we daartoe specifiek zijn bevoegd. (Zie ook Hoofdstuk 6.3 Vertrouwelijke informatie).

7.3 SOCIAL MEDIA EN UITSPRAKEN IN HET OPENBAAR

WWF vindt dat medewerkers recht hebben op hun persoonlijke mening en overtuigingen. Maar als je als medewerker van WWF in het openbaar of via de media communiceert, denk er dan aan dat je een extern, breed publiek hebt. Daarom: • Geef alleen je mening over je eigen vakgebied, plaats alleen respectvolle en zinvolle comments, blijf

beleefd als je het niet eens bent met anderen, en geef toe als je fout zit• Gebruik je eigen naam en zeg dat je bij WWF werkt• Gebruik WWF niet als afzender op social media (gebruikersnaam, “handle” of schermnaam)• Publiceer geen auteursrechtelijk beschermde of vertrouwelijke informatie• Maak andere organisaties, bedrijven, particulieren of WWF niet zwart • Verspreid niet bewust valse of onjuiste informatie

7.4 OMGANG MET DE MEDIA EN CRISISMANAGEMENT

Soms verschijnen er negatieve berichten in de media, of worden onze goede naam of ons merk aangevallen, en moeten we daarop reageren. Doe dit niet zelf, maar vraag de bevoegde communications of senior-manager om advies. Als je zelf mag reageren, doe dit dan door middel van de afgesproken boodschap, en communiceer helder, juist en volgens de richtlijnen. Alle medewerkers van WWF die deelnemen aan intergouvernementele fora of andere openbare evenementen dienen zich steeds onberispelijk te gedragen.

7.5 TOLERANTIE EN RESPECT BIJ INTERGOUVERNEMENTELE FORA EN OPENBARE EVENEMENTEN

Dit betekent dat je je houdt aan de gedragsregels van het forum en de daarmee verbonden activiteiten, dat je een open en constructieve dialoog voert met derden en het publiek, dat je de beginselen van nationale soevereiniteit en het primaat van regeringen erkent bij onderhandelingen, dat je de erkende symbolen van alle naties met respect behandelt, en dat je culturen en gebruiken (zoals politieke en godsdienstige overtuigingen) respecteert en tolereert. Hou je aan eventuele gedragsregels die van toepassing zijn.

RELEVANTE BELEIDSREGELS

• Merkrichtlijnen• Gedragscode social media• Gedragscode internet, email en telefoongebruik• Crisis plan

8. IK VRAAG OM ADVIES BIJ TWIJFEL EN DOE MIJN MOND OPEN ALS IK ERGENS MEE ZIT

We kunnen onregelmatigheden helpen voorkomen door ons de regels eigen maken. Bij twijfel of als je iets ziet wat niet lijkt te kloppen, vraag dan om advies. Je kunt altijd in vertrouwen spreken, want je wordt beschermd tegen vergeldingsmaatregelen als je te goeder trouw een melding doet.

8.1 INFORMATIE VERZAMELEN

Lees de beleidsregels, richtlijnen en andere arbeidsvoorwaarden die je bij aanvang en in de loop van je dienstverband hebt gekregen goed door. Als je vragen hebt, stel die dan. WWF organiseert regelmatig trainingen voor medewerkers, die je geacht wordt bij te wonen.

8.2 STEL DE JUISTE VRAGEN

Als je voor een dilemma staat en niet weet wat je moet doen, stel jezelf dan de volgende vragen:1. Is wat ik wil doen legaal? Eerlijk? Ethisch verantwoord? In overeenstemming met de normen en waarden van WWF?2. Wat kan het effect zijn op de reputatie en Missie van WWF?3. Is het juist om dit te doen? Hoe zou ik me voelen als iedereen in mijn omgeving dit zou weten?

8.3 MELDEN VAN MOGELIJKE PROBLEMEN

WWF stimuleert het melden van wangedrag of illegale activiteiten als je daarvan getuige bent of dit vermoedt. Soms is iets niet helemaal duidelijk. Daarom wordt niet verwacht dat je harde bewijzen hebt, maar wel een basis voor je vermoeden, en dat je de melding te goeder trouw doet. De eerste stappen die je kunt nemen: Spreek de desbetreffende medewerker aan op het gedrag. Ligt dat gevoelig of heeft het geen effect, bespreek het dan met je leidinggevende (proces hieronder beschreven)Als je de kwestie niet met je leidinggevende wilt bespreken of als dat geen effect resulteert, bespreek het dan met een andere leidinggevende of de vertrouwenspersoon. In overleg kun je vervolgens bepalen of en zo ja welke actie ondernomen kan worden. Deze actie kan er bijvoorbeeld uit bestaan dat je een interne melding doet conform de procedure zoals opgenomen in de Regeling Melding Misstanden.

Op basis van de ‘Wet Huis voor Klokkenluiders’ heeft WWF-NL deze Regeling Melding Misstanden. Misstanden (ernstige integriteitsschendingen met een maatschappelijk belang) en onregelmatigheden (ernstige integriteitsschendingen waar niet direct het maatschappelijk belang in het geding is). Omdat WWF-NL wordt gefinancierd met publieke gelden zal eerder sprake zijn van een schending van een maatschappelijk belang om welke reden het des te belangrijker is dat misstanden of onregelmatigheden worden gemeld.

8.4 KAN IK ANONIEM EEN MELDING DOEN? WORD IK BESCHERMD TEGEN VERGELDING?

Het is mogelijk anoniem een melding te doen. Denk er wel aan dat het onderzoek vlotter kan verlopen als je je identiteit bekendmaakt, omdat er dan contact met je kan worden opgenomen als er meer informatie nodig is in de loop van het onderzoek. WWF beschermt je tegen vergeldingsmaatregelen (zie Hoofdstuk 1) en ook in de Regeling Melding Misstanden zijn regelingen voor bescherming van de melder opgenomen.

8.5 BIJ WIE KOMT MIJN MELDING TERECHT, EN WAT WORDT ER MEE GEDAAN?

Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld door de leidinggevende of VP. In overleg met de melder wordt besproken welke stappen of actie zal worden ondernomen. Als er sprake is van een melding onder de Regeling Melding Misstanden wordt de procedure gevolgd zoals daar omschreven.

OVERZICHT ROLLENMelder• Signaleert of ondervindt een niet integer of ongewenst gedrag• Spreekt de betrokkene hierop aan, maar kan ook e.e.a. eerst bespreken met een leidinggevende of VP• Voor een oplossing meldt hij/zij de kwestie bij een leidinggevende of VP• Geniet bescherming als hij/zij te goeder trouw isLeidinggevende• Is, naast de VP, eerste aanspreekpunt voor de melder• Signaleert, voorkomt en bestrijdt niet integer en ongewenst gedrag• Neemt altijd contact op met de Chief People Officer (bij ongewenste omgangsvormen en bij overige

integriteitsschendingen)Vertrouwenspersoon (VP)• Is aanspreekpunt als je liever (nog) niet bij je of een leidinggevende aanklopt • Biedt een luisterend oor en adviseert• Bekijkt welke stappen nodig zijn • Verwijst naar de Chief People Officer of ander juiste functionaris of externe organisatieCPO• Adviseert leidinggevenden over integriteitsschendingen• Stuurt indien nodig een integriteitsonderzoek aan• Verzamelt voor de organisatie alle (vermoedens van) integriteitsschendingen• Functioneert als meldpunt voor medewerkers die niet bij hun of een leidinggevende willen of kunnen melden• Is verplicht follow up aan een melding te geven• Heeft overleg over alle zaken die in dit kader worden voorgelegd met de CEOCEO• Zorgt (via leidinggevenden) voor een integer en veilig klimaat• Is verantwoordelijk voor het naleven van integriteitsbeleid• Initieert het onderzoek naar een eventuele schending• Is verantwoordelijk voor het treffen van (disciplinaire) maatregelen

Meldingen worden alleen gedeeld voor zover strikt noodzakelijk voor het onderzoek en de te volgen procedures, bijvoorbeeld met de General Counsel, Chief People Officer, Director Finance, en externe adviseurs zoals forensisch onderzoekers of advocaten.

RELEVANTE BELEIDSREGELS

• Regeling Melding Misstanden

SANCTIES

Sancties kunnen worden opgelegd indien een medewerker niet voldoet aan de integriteitsverplichtingen die in deze Gedrags-en bijbehorende codes zijn vastgelegd. Het Bestuur is verantwoordelijk voor het opleggen van eventuele sancties die onder meer kunnen bestaan uit disciplinaire maatregelen en bij ernstige (zoals bijvoorbeeld frauduleus handelen, seksuele intimidatie) tot ontslag op staande voet kunnen leiden.