Gea Opmaak Voor Verandering Low Res 96

Studies voor het Stimuleringsfonds voor de Pers - S 26

Opmaak voor verandering

OVER DE BETEKENIS VAN REDACTIONELE AUTOMATISERING

VOOR UITGEVERS VAN TIJDSCHRIFTEN

In boekvorm uitgebracht onderzoek in opdracht van het Stimuleringsfonds voor de Pers

Michiel de Klein, Patrick Swart en André Knol


Michiel de Klein, Patrick Sw

art en André Knol

Een tijdschrift samenstellen, indelen en opmaken is altijd weer een spannend samenspel van vele handen en hoofden die elk vanuit hun eigen expertise en kunde zorg dragen voor weer een prachtige nieuwe editie. ‘Opmaak voor verandering’ gaat over de kansen en mogelijkheden die ICT biedt om het vervaardigingsproces van een tijdschrift sneller, transparanter, goedkoper en makkelijker te laten verlopen. De grote tijdschriftenuitgevers hebben redactionele automatisering inmiddels omarmt. Redactionele automatisering is echter voor alle tijdschriftenuitgevers de moeite waard om aandacht aan te geven.

‘Opmaak voor verandering; over de betekenis van redactionele automatisering voor tijdschriftenuitgevers’ biedt veel praktische informatie over het uitgeefproces, beschikbare technologie, aanbieders en cases, kosten en opbrengsten, maar biedt ook concrete tips en handvatten voor implementatie. Deze uitgave is daarmee onmisbaar voor al die uitgevers die zich opmaken voor verandering.

Michiel de Klein is senior projectleider bij GEA en gespecialiseerd in het optimaliseren van creatie- en productieprocessen in uitgeverijen, marketing organisaties en document intensieve organisaties, waar relevant door selectie en implementatie van technologie. Michiel heeft veel kennis en ervaring met sourcing vraagstukken, CMS implementaties, DAM, MRM en document management.

Patrick Swart is partner bij GEA en geeft leiding aan dochter FUSE. Hij adviseert met name over het optimaliseren van publishing en marketingcommunicatieprocessen, selecteert en implementeert MRM/MOM technologie en begeleidt complexe veranderingsprocessen bij marketing gedreven organisaties en uitgeverijen. Patrick is auteur van ‘Massa is Kassa’, publiceert regelmatig in vakbladen en is enthousiasmerend spreker op uitgeef- en marketingseminars.

André Knol is senior consultant bij GEA en verantwoordelijk voor de marktgroep uitgeverijen. André legt zich toe op strategieontwikkeling, innovatieve uitgeef- en marketingprocessen, het bouwen van business cases en begeleiding van implementatieprojecten bij uitgevers en corporate publishers. André is initiatiefnemer van Platform for Publishers, spreker op diverse fora en seminars, auteur van het boek ‘Massa is kassa’ en vele artikelen op zijn werkgebied.

GEA is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met jarenlange en brede expertise die zich uitstrekt over de gehele mediaketen, van initiatief tot productie en eindgebruik. Het bureau is gespecialiseerd in communicatie-, uitgeef-, documenten mediaproductieprocessen.

Voor meer informatie over auteurs en redactionele automatisering: www.gea.nl en www.redactionele-automatisering.nl. ‘Opmaak voor verandering’ is een uitgave van het Stimuleringsfonds voor de Pers en is gebaseerd op een landelijk onderzoek naar de mogelijkheden van redactionele automatisering voor middelgrote en kleine uitgevers van tijdschriften

GEA-Opmaak Cover.indd 1 10/28/09 3:07 PM

Opmaak voor verandering Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften

Eindrapportage redactionele automatisering in boekvorm

Stimuleringsfonds voor de PersDen Haag

november 2009

GEA-Opmaak-FM.indd 1 10/28/09 12:09 PM

uitgever: Stimuleringsfonds voor de Pers, Den Haagauteurs: Michiel de Klein, Patrick Swart en André Knoleindredactie: Aloys van Balenvormgeving en opmaak: Aram de Glas, Studio-Online.nlfotografie omslag: fotografie boek: fotolia, TTC, JCDecaux, innovationsinnewspapers.com, Andre Knol, Shutterstock druk: Drukkerij Holland, Alphen a/d Rijn

1e druk: november 2009

ISBN/EAN: 9789076176222Titel: Opmaak voor veranderingSubtitel: Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften

© 2009, in opdracht van het Stimuleringsfonds voor de Pers, www.svdp.nl

Niets van deze uitgave mag, op welke wijze dan ook, worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.


Opmaak voor veranderingOver de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften

Eindrapportage redactionele automatisering in boekvorm

Stimuleringsfonds voor de PersDen Haag

november 2009


VoorwoordHet vervaardigingsproces van een tijdschrift is met elke editie een arbeidsintensief en stressvol traject dat doorgaans minder efficiënt en voorspelbaar verloopt als de uitgever wel zou willen. Er zijn vaak veel disciplines en mensen bij betrokken en het werken met externe redacteuren en een breed scala van aanleverende partijen maakt het proces zeer complex, kostbaar en moeilijk beheersbaar. Externe redacteuren, fotografen, illustratoren, de interne redactie, eind- en hoofdredacteur, de art director, beeldredacteur, adverteerders, advertentieacquisitie, de uitgever, de studio, dtp’ers en de drukker; allemaal zijn ze betrokken bij de vervaardiging van een tijdschrift en alle bijdragen zijn essentieel om weer een editie op te leveren.

De grote tijdschriftenuitgevers zijn al enige tijd intensief bezig met het optimaliseren van hun processen door inzet van redactionele automatisering. Mede door de noodzaak om niet alleen in print te publiceren maar ook online. Vreemd genoeg volgen de middelgrote en kleinere tijdschriftenuitgevers maar zeer mondjesmaat. Dat terwijl de behaalde resultaten met de inzet van redactionele automatisering zonder meer positief zijn. De kostenbesparingen zijn substantieel en het proces wordt transparanter, beter voorspelbaar en efficiënter. Dit was aanleiding voor het Stimuleringsfonds voor de Pers om eens te onderzoeken welke redenen zijn aan te voeren voor het achterblijven van deze grote groep tijdschriftenuitgevers. Deze en andere vragen kwamen vanzelfsprekend niet uit de lucht vallen. Redactionele automatisering wordt nog weinig ingezet door uitgevers. Online is er bijzonder weinig objectieve informatie over het onderwerp te vinden. Nergens is bijvoorbeeld te vinden wat redactionele automatisering eigenlijk is en kan. Een overzicht van beschikbare systemen, tools en applicaties, zoals met ‘Opmaak voor verandering’ inzichtelijk is gemaakt, was bij de start van het onderzoek niet beschikbaar. Slechts enkele namen van leveranciers of systemen komen bij een online zoektocht bovendrijven. Dat terwijl er in Nederland alleen al meer dan 50 oplossingen geleverd en ingezet worden. Uitgevers zijn volledig afhankelijk van de informatie die leveranciers beschikbaar stellen. Dat maakt een objectieve keuze voor een best passende oplossing niet eenvoudig. Naast het zoeken naar redenen voor de gebrekkige adaptatie door middelgrote en kleine uitgevers, was het scheppen van transparantie en overzicht een belangrijke doelstelling van het onderzoek. Het Stimuleringsfonds voor de Pers gaf tevens de opdracht om met concrete aanbevelingen en handvatten te komen voor die uitgevers die behalve kennismaken ook daadwerkelijk een keuze willen maken voor redactionele automatisering. Hoe selecteer je redactionele automatisering, wat kost het, hoe verdien ik het terug, wat zijn de voor- en nadelen, hoe implementeer ik het eigenlijk? Wij willen met deze uitgave een antwoord geven op de bovenstaande vragen.

‘Opmaak voor verandering’ is geschreven voor tijdschriftenuitgevers. Wij hopen dat het een bijzonder informatief en toepasbaar boek is geworden waarin alle facetten van redactionele automatisering op zodanige wijze aan de orde komen dat de lezer er ook daadwerkelijk wat mee kan. Niet alleen de kansen en mogelijkheden worden uitgediept. Ook de onmogelijkheden en valkuilen van technologie in het redactionele proces van een tijdschrift komen aan de orde. Als onderzoekers hebben we met de titel ‘Opmaak voor verandering’ een voorschot genomen op de uitkomsten van het onderzoek.

Michiel de KleinPatrick SwartAndre Knol


Inhoud

1 Management summary 9 1.1 Wat is redactionele automatisering? 10 1.2 Wat levert redactionele automatisering op? 10 1.3 Wat kost redactionele automatisering? 12 1.4 Stappenplan voor uitgeverijen 13 1.5 Ervaringen met redactionele automatisering 13 1.6 Implementatie commitment 14 1.7 Wat biedt ‘Opmaak voor verandering’ de lezer nog meer? 14

2 Inleiding 17 2.1 Onderzoek naar de kansen en mogelijkheden van redactionele automatisering 17 2.2 Centrale vraagstelling 17 2.3 Scope van het onderzoek 18 2.4 Onderzoeksopzet en aanpak 19 2.5 Wat willen de auteurs bereiken met de onderzoeksresultaten? 21

3 Huidige situatie redactioneel proces 23 3.1 Functionele gebieden redactioneel proces 23 3.2 Online enquête: probleemgebieden huidige redactionele proces 23 3.3 Online enquête: behoefte redactionele automatisering bij uitgevers 25 3.4 Belemmerende factoren 27 3.5 Conclusies 28

4 Wat is redactionele automatisering? 31 4.1 Functionele gebieden redactioneel proces en redactionele automatisering 31 4.2 Overzicht van de oplossingen van redactionele automatisering 34 4.3 Voordelen van redactionele automatisering 39

5 Impact voor de betrokkenen 41 5.1 Wat verandert er voor de uitgever? 42 5.2 Wat verandert er voor de (eind)redactie? 43 5.3 Wat verandert er voor advertentieacquisitie? 44 5.4 Wat wordt er anders voor de studio en dtp’ers? 45 5.5 Samengevat 45

6 Overzicht van aanbieders van redactionele automatisering 47 6.1 Transparantie en overzicht creëren 47 6.2 System integrators 49 6.3 Andere aanbieders 50 6.4 Stand van zaken en ontwikkelingen van de technologie 51


6.5 Conclusies 53

7 Besparingspotentieel van redactionele automatisering 55 7.1 Besparingspotentieel redactionele automatisering 55 7.2 Conclusies 59

8 Kosten van redactionele automatisering 61 8.1 Inzicht kosten aanbiedingsmodellen redactionele automatisering 61 8.2 Use case ‘uitgeverij Fictief’ 67 8.3 Conclusies 68

9 Verantwoord kiezen voor redactionele automatisering 71 9.1 Audit tool in vijf stappen uitgelegd 71 9.2 Betrouwbaarheid resultaten audit 76 9.3 Conclusies 76

10 Redactionele automatisering in de praktijk 79 10.1 Cases en ervaringen uit eerdere implementaties 79 10.2 Implementatie 82 10.3 Implementatieregels 84 10.4 Conclusies 84

11 Samenvatting belangrijkste constateringen en conclusies 87 11.1 Huidige situatie redactioneel proces 87 11.2 Wat is redactionele automatisering? 87 11.3 Overzicht van de aanbieders van redactionele automatisering 88 11.4 Kosten en besparingspotentieel redactionele automatisering 88 11.5 Het opstellen van een businesscase voor uitgeverijen 89 11.6 Redactionele automatisering in de praktijk 89

12 Aanbevelingen 91 12.1 Beantwoording van de centrale vraagstelling 91 12.2 Aanbevelingen 93

Bijlagen 97Bijlage 1 Overzicht interviews, deelnemers RTC’s en behandelde cases 99Bijlage 2 Begrippenlijst 101Bijlage 3 Overzicht in Nederland geleverde toepassingen redactionele automatisering 107Bijlage 4 Casebeschrijvingen 111

Case 1: Quote Media (tegenwoordig Hachette Filipacchi Media) 112Case 2: Media Business Press 114Case 3: Sdu Uitgevers 115Case 4: Transport en Logistiek 116Case 5: Hollandia Publishing 117


GEA-Opmaak-Chap 01a.indd 8 10/28/09 12:07 PM

Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften 9

Hoofdstuk 1

Management summaryGrote tijdschriften- en krantenuitgevers zijn er druk mee of hebben het inmiddels operationeel; redactionele automatisering. Kosten besparen, een efficiënt proces en transparantie in de creatieketen zijn de drie belangrijkste redenen waarom grote tijdschriftenuitgevers nagenoeg allemaal bezig zijn met het optimaliseren van het redactionele proces door inzet van ICT. Met als doel meer grip te krijgen op het vervaardigingsproces van hun titel(s), substantiële kostenreductie te realiseren en de algehele efficiency te verhogen.Middelgrote en kleine uitgevers van tijdschriften blijken niet of slechts beperkt met redactionele automatisering bezig te zijn. En dat terwijl de voordelen op het eerste oog veelbelovend zijn. Ook blijkt dat de wereld van redactionele automatisering nog weinig transparant ls. Overzichten van technologie en aanbieders ontbreken en de informatie die wel beschikbaar ls, is vaak van technische aard en minder toegankelijk voor een uitgever die zich doorgaans niet met ICT bezighoudt. Daarom probeert ‘Opmaak voor verandering’ antwoord te geven op de volgende vragen: - wat is redactionele automatisering eigenlijk? - welke redactionele ICT-toepassingen, applicaties en tools zijn er? - wat zijn de te benoemen kwantitatieve en kwalitatieve voordelen? - hoe kunnen de voordelen van redactionele automatisering door middelgrote en kleine

uitgevers worden benut? - welke tijdschrifttitels lenen zich voor redactionele automatisering en welke niet? - welke investeringen zijn er gemoeid met redactionele automatisering? - hoe ziet een implementatietraject er uit?

Op dit moment zijn er tal van alternatieven om redactionele automatisering interessant en financieel haalbaar te maken voor middelgrote en kleine tijdschriftenuitgevers. ‘Opmaak voor verandering’ geeft uitgevers overzicht en inzicht in de recente ontwikkelingen op het gebied van redactionele automatisering en de toepasbaarheid op de eigen titel(s). De lezer krijgt antwoord op de vraag: ‘wat kan redactionele automatisering voor mijn titel(s) betekenen?”

Het periodiek produceren en publiceren van een tijdschrift is doorgaans een samenspel van veel betrokkenen die elk vanuit hun eigen discipline een deel van het proces invullen. De dynamiek is hoog, alsook de complexiteit: - veel in- en externe betrokken partijen waardoor de doorlooptijd lang is - er is veel onderlinge afstemming en coördinatie noodzakelijk - veel notificaties en autorisaties in het proces - een volgtijdelijk gedreven proces - met korte bewerkingstijden en piekbelasting door strakke deadlines - vaak veel correctierondes - grote verscheidenheid aan aanleverkanalen en een grote materialenstroom - noodzaak tot het najagen van ontbrekend materiaal - regelmatig fouten in aangeleverd materiaal


10 Opmaak voor verandering

- veel handmatig werk en een lage standaardisatiegraad - redactioneel proces en advertentieproces lopen parallel en kennen ieder een eigen dynamiek.

Het verwerven van grip op een complex proces is voor veel tijdschriftenuitgevers een belangrijke reden om zich te verdiepen in de kansen en mogelijkheden van redactionele automatisering. De volgende opsomming is een weergave van de belangrijkste behoeften of verbeterpunten zoals uitgevers van tijdschriften zelf aangeven: - het verwerven van meer grip op het redactionele proces en dus verminderen van stress

naarmate de publicatiedatum dichterbij komt - verbeteren van de voorspelbaarheid in het redactionele proces - inzicht in de actuele status van kopij, beeld en pagina’s - verminderen van de kans op fouten in het proces - verminderen van fouten in de technische kwaliteit van de content - meer tijd kunnen besteden aan de kwaliteit en merkconsistentie van de titel - snel, eenvoudig naar meerdere kanalen kunnen publiceren - het realiseren van kostenbesparing.

De inzet van redactionele automatisering voorziet in het merendeel van de behoeften bij uitgevers en toch is er sprake van koudwatervrees bij veel middelgrote en kleinere uitgevers. De latente behoefte aan redactionele automatisering is er. Echter geven uitgevers ook aan dat redactionele automatisering vooral een zeer technisch en complexe materie is, die moeilijk te doorgronden en te begrijpen is. ‘Opmaak voor verandering’ heeft tot doel deze ogenschijnlijke mismatch te slechten.

1.1 Wat is redactionele automatisering?Redactionele automatisering is het zo optimaal mogelijk inrichten van het redactionele proces door het toepassen van ICT op het gebied van opdrachtverstrekking, workflowmanagement, opslag en beheer van content, (semi)automatische opmaak van artikelen of pagina’s, vormgeving en crossmediaal publiceren. Het redactionele proces kan vereenvoudigd worden door het op te knippen in drie functionele gebieden. Per functioneel gebied biedt redactionele automatisering oplossingen:1. Verzamelen en creëren

Het functionele gebied ‘verzamelen’: beter ontvangen en beheren. Alle toepassingen die gericht zijn op het centraal verzamelen, schrijven, categoriseren, metadateren, wegschrijven, beheren en ontsluiten van content (kopij, fotografie, advertenties, illustraties, video, audio, etc.).

2. Vormgeven Het functionele gebied ‘vormgeven’: efficiënter opmaken en vormgeven. Alle toepassingen die het creatieproces begeleiden en de opmaak faciliteren (naar print, online, mobiel, etc.).

3. Publiceren Het functionele gebied ‘publiceren’: efficiënter publiceren. Alle tools en hulpmiddelen die het uiteindelijke publicatieproces goed ondersteunen zoals colormanagement-oplossingen, XML-conversie, PDF-conversie, etc.

1.2 Wat levert redactionele automatisering op?Er zijn twee soorten besparingen. Besparingen die duidelijk kwantificeerbaar zijn zoals ‘out-of-pocket-besparingen en indirecte of additionele besparingen. Deze laatste zijn moeilijker te



kwantificeren of zijn meer van kwalitatieve aard, zoals een verbeterde ‘stijlconsistentie’ binnen een titel.1. de inzet van redactionele automatisering levert een besparing op de opmaakkosten van

gemiddeld 50%2. efficiencyverbetering van de interne organisatie resulteert in 20% tot 30% minder

benodigde regelcapaciteit in het proces van het verzamelen, vormgeven en publiceren van een editie. Onderstaand is een strikte scheiding aangebracht in gemeten kwantitatief besparingspotentieel en indirecte ‘ additionele benefits’.

Daarnaast zijn er besparingen die worden gerealiseerd op de tijd die redacties doorgaans bezig zijn met het proces van traffic- en productiewerkzaamheden. Zodoende kan meer tijd en aandacht uitgaan naar de inhoud, zoals het vervaardigen van een artikel of werkzaamheden op het gebied van beeldredactie. Redacties zijn in de regel 20% tot 30% minder tijd kwijt aan het organiseren en regelen van de productie.

Figuur 1: redactionele automatisering gepositioneerd

publiceren

XMLHTML

verzamelen vormgeven

gecontroleerdeinvoering van

contentin

gang

scon

trol

e

uitg

angs

cont

role

geau

tom

atis

eerd

eco

nver

sie

work�owsysteem en digitale plank

centrale opslag, beheer en ontsluiting

(semi-)automatische opmaak

Figuur 2: besparingspotentieel op de out-of-pocketkosten binnen het redactionele proces

ingangscontroleadvertenties

verzamelen

ingangscontrolecontent database

auto-opmaak


templates


45%

Besparingspotentieel opout-of-pocketkosten

30%

40%

60%

70%plank-softwaretemplates

Correctierondesplank-software

editing


editing

plank-softwareoverleg

vormgeving

45%

vormgeven

pdf-conversieautomatischpositioneren

softproo�ngpdf-conversiexml-conversie

scriptingpdf-conversiexml-conversie

pdf-conversie

10%

publiceren

advertentiepagina’svolledig template

gedreven

100%gestandaardiseede

pagina’s


pagina’s

volledige vrijepagina’s

Percentage van totaalbesparingspotentieel



Op basis van specificaties van zo’n 250 tijdschrifttitels zijn de gemiddelde paginaprijzen gedefinieerd. Er is daarbij een onderverdeling gemaakt naar vier soorten pagina’s en vier organisatieniveaus. De eerste kolom betreft de gemiddelde paginaprijs in Nederland. De tweede kolom geeft de paginaprijzen wanneer de uitgever scherp heeft ingekocht. Kolom drie geeft de paginaprijzen aan bij inzet van redactionele automatisering en kolom vier geeft aan wanneer er na inzet van redactionele automatisering ook nog eens sprake is van offshoring; opmaak in lagelonenlanden. Door inzet van redactionele automatisering zal de gemiddelde prijs die een uitgever betaalt voor de vervaardiging van een pagina zo’n € 20,- zijn.

Gemlddelde prijs

Scherp in-koopbeleld

+ redactionele automatisering

+ vervolgens offshorting

100% standaard advertentie pagina

€40 €20 €6 €3

100% standaard redactiepagina

€50 €30 €12 €6

50% standaard, 50% creatieve redactiepagina

€70 €45 €27 €13,50

100% creatieve redactiepagina

€80 €65 €45 €22,50

Additionele ‘benefits’ van redactionele automatisering: - integrale kwaliteit van de uitgave neemt toe (consistentie, minder fouten, etc.) - doorlooptijdverkorting (een editie is sneller klaar) - bewerkingstijdverkorting (afzonderlijke bewerkingen duren korter) - gelijktijdig kan er zowel inhoudelijk als aan de opmaak worden gewerkt - er is minder piekbelasting doordat een editie beter gepland kan worden - volledige transparantie in het proces, de status en de openstaande acties van een titel - de randvoorwaarden creëren om ook via andere kanalen en dragers snel te kunnen publiceren - meer grip op het proces en minder ‘deadline stress’ - reductie aantal correctierondes - meer tijd voor advertentieverkoop (door de doorlooptijdverkorting) - alle content snel vindbaar en herbruikbaar (ook oude edities) - volledig plaatsonafhankelijk en op afstand kunnen werken.

Allemaal verbeteringen gericht op de interne en externe organisatie welke in de praktijk wel zichtbaar worden maar moeilijker kwantificeerbaar dan de externe paginaproductiekosten.

1.3 Wat kost redactionele automatisering?Het besparingspotentieel, zowel kwanititatief als kwalitatief, moet worden afgezet tegen de investeringen die nodig zijn om deze besparing ook te realiseren en de totale terugverdientijd.



In algemeenheid kan gesteld worden dat een basisconfiguratie van een redactioneel systeem een vanafprijs kent van zo’n € 800,- per maand, oplopend tot € 1.400,- per maand voor een basisconfiguratie met daarin een workflowsysteem, DAM-systeem en in een aantal gevallen een digitale plank. In beide gevallen is hier sprake van een SaaS-oplossing (Software as a Service). De uitgever huurt het systeem dat volledig web based beschikbaar wordt gesteld.

De inzet van een geïntegreerd redactioneel systeem als SaaS-oplossing is bedrijfseconomisch haalbaar voor titels met een volume vanaf 1.000 tot 1.400 pagina’s per jaar. De kosten voor implementatie en gebruik van het systeem worden binnen twee jaar terugverdiend uit de out-of-pocketbesparing in het redactionele proces. Dit is mede afhankelijk van de typering van de titel(s) en de organisatie van het huidige proces. Het gaat hier alleen om de out-of-pocketbesparingen en niet om de integrale efficiencyvoordelen die redactionele automatisering te bieden heeft.

Er zijn echter veel uitgeverijen die een volume van 1.000 pagina’s per jaar niet halen omdat hun titel bijvoorbeeld viermaal per jaar verschijnt en omdat er geen andere titels in portfolio zijn die van hetzelfde systeem gebruik kunnen maken. Uitgeverijen die het volume van 1.000 niet halen kunnen echter nog steeds profiteren van de mogelijkheden van redactionele automatisering. Zij kunnen losse componenten of zogenaamde ‘tools’ inzetten. Na analyse van de omvang van de uitgeefmarkt en een verzameling van circa 250 titels kan gesteld worden dat 40% van alle tijdschrifttitels zich leent voor redactionele automatisering. 60% Van de titels zal vooral met tools de processen verder kunnen optimaliseren.

1.4 Stappenplan voor uitgeverijenOm vast te kunnen stellen of investeren in redactionele automatisering een verstandige keuze is, moet(en) de betreffende titel(s) geanalyseerd en nader gespecificeerd worden. Op basis van deze analyse kan worden vastgesteld wat het besparingspotentieel is, welke investering daarmee gemoeid is en binnen hoeveel tijd de investering kan worden terugverdiend. In hoofdstuk 9 wordt het stappenplan verder uiteengezet.

Figuur 3: vijf stappen om uitgevers te helpen bij de keuze voor redactionele automatisering

stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 stap 5

analyse titelgegevens

niveau van redactionele automatisering

licentiemodel voor redactionele automatisering

inzicht kengetallen titelgegevens

resultaat bespa-ring door inzet redactionele automatisering

gedetailleerde typering van de tijdschrifttitel

meest optimale niveau van automatisering gegeven de titeltypering

best passende wijze van aanschaf- koop-licentie- SaaS-licentie

totaaloverzicht- ICT investering- implementatie- besparingen- ROI- additionele

benefits

vervolgstappen- go/no go- selectie- definitieve

keuze

1.5 Ervaringen met redactionele automatisering Diverse cases geven een uiteenlopend beeld van ervaringen die uiterst positief of ronduit negatief zijn. De onderzochte cases van implementaties van circa drie tot vijf jaar geleden



vertonen implementatieproblemen en negatieve ervaringen. De implementatieproblemen zijn voornamelijk technisch of organisatorisch van aard. De afstemming tussen de klantorganisatie, de verschillende leveranciers en/of system integrator was niet optimaal, taken en verantwoordelijkheden waren niet goed belegd, het financieel budget en planning werden overschreden en de besparing werd onvoldoende gerealiseerd.De recente cases (de afgelopen twee à drie jaar) laten daarentegen veelal positieve ervaringen zien. De uitgeeforganisatie is tevreden met de technologie en implementatie daarvan. Toepassing van redactionele automatisering heeft geresulteerd in kostenbesparing, efficiencyverbetering en andere directe en indirecte, goed en minder goed te kwantificeren voordelen, zoals het gelijktijdig kunnen werken aan een pagina of tot het laatste moment advertenties kunnen plaatsen alvorens de editie naar de drukker gaat.

1.6 Implementatie commitmentDe keuze voor redactionele automatisering impliceert een veranderproces. De werkwijze van de redactie, externe auteurs, advertentieacquisitie en de traffic- en productiebegeleiding verandert. Het is belangrijk dat de oude methodiek en workflow wordt losgelaten en een nieuwe wordt geadopteerd. Het goed initiëren en begeleiden van de verandering is dus uiterst belangrijk. Het management van de uitgeverij moet altijd onvoorwaardelijk achter de keuze voor redactionele automatisering staan en daaraan vasthouden. Succesvol implementeren van redactionele automatisering vereist:1. commitment van uitgever en redactieleden om creativiteit en processen en kosten in de

juiste verhouding te houden2. duidelijke kaderstelling en scope van mogelijkheden in het tijdschriftproductieproces3. vernieuwing/vastlegging omschrijving van taken en bevoegdheden van alle partijen in het

proces.

1.7 Wat biedt ‘Opmaak voor verandering’ de lezer nog meer?‘Opmaak voor verandering’ biedt verder:1. Een overzicht van de belangrijkste toepassingen, applicaties en tools die het redactionele

proces ondersteunen. De functionele gebieden van deze toepassingen zijn in kaart gebracht en er is een overzicht van de aanbieders.

2. Alternatieven zijn omschreven hoe een kleine uitgever toch kan profiteren van redactionele automatisering zonder dat grote investeringen noodzakelijk zijn. Het overzicht geeft transparantie in het aanbod en helpt de uitgever inzicht te verwerven in een complexe materie.

3. Om een uitgever ook een bedrijfseconomische en verantwoorde beslissing te kunnen laten nemen om al dan niet te investeren in redactionele automatisering is het bouwen van een businesscase noodzakelijk. Deze uitgave zet helder uiteen hoe de businesscase voor de uitgever onderbouwd kan worden.

4. Transparantie in het aanbod, de belangrijkste spelers en handvatten voor het selecteren, implementeren en werken met redactionele automatisering.

5. De best practices en cases hebben geresulteerd in een lijst van aanbevelingen. Dat betreft aanbevelingen over hoe een keuze te maken uit het aanbod, of deze keuze een gunstige ROI heeft en op welke wijze de implementatie het beste kan worden aangepakt.

6. Beschreven wordt hoe een implementatie het beste aangepakt kan worden met daarbij de valkuilen waar een uitgever extra op moet letten.


GEA-Opmaak-Chap 02.indd 16 10/28/09 12:02 PM


Hoofdstuk 2

InleidingGrote tijdschriften- en krantenuitgevers zijn er druk mee of hebben het inmiddels operationeel: redactionele automatisering. Kosten besparen, een efficiënt proces en transparantie in de creatieketen zijn de drie belangrijkste redenen waarom grote tijdschriftenuitgevers nagenoeg allemaal bezig zijn met het optimaliseren van het redactionele proces door inzet van ICT. Met als doel meer grip te krijgen op het vervaardigingsproces van hun titel(s), substantiële kostenreductie te realiseren en de algehele efficiency te verhogen. Het ‘crossmediaal’ uitgeven van een titel over meerdere kanalen is nog een andere belangrijke drijfveer om te investeren in redactionele automatisering. Men publiceert vaak niet alleen in de vorm van een fysiek tijdschrift, maar heeft ook een website of community te onderhouden, stuurt per e-mail nieuwsbrieven naar abonnees of distribueert artikelen en beeldmateriaal naar andere partijen die de content verrijken en publiceren. Procesmatig vergt dat veel van de organisatie.

2.1 Onderzoek naar de kansen en mogelijkheden van redactionele automatiseringIn hoeverre kunnen de voordelen van redactionele automatisering door uitgevers worden benut en in hoeverre zijn de geboden oplossingen ook geschikt voor middelgrote en kleine uitgevers van tijdschriften? Waarom worden deze oplossingen nauwelijks door deze uitgevers toegepast? Welke oplossingen zijn er zoal en wat zijn de onderlinge verschillen? Welke tijdschrifttitels lenen zich voor redactionele automatisering en welke niet? Zitten middelgrote en kleine uitgevers wel te wachten op beeldbanken, workflowtoepassingen en digitale planken? Wat is de investering en verdient een middelgrote en kleine uitgever het ook snel genoeg terug?Het aanschaffen en implementeren van redactiesystemen bracht enige tijd geleden nog aanzienlijke kosten met zich mee, die niet zomaar door een individuele titel of kleine tijdschriftenuitgever op te brengen waren, laat staan terug te verdienen. De terugverdientijd of ROI (Return on Investment) zou dan te lang zijn. Op dit moment zijn er tal van alternatieven mogelijk om redactionele automatisering ook interessant en financieel haalbaar te maken voor deze groep van tijdschriftenuitgevers.

De resultaten van het onderzoek naar de betekenis van redactionele automatisering voor middelgrote en kleine uitgevers, dat GEA en FUSE in opdracht van het Stimuleringsfonds voor de Pers heeft uitgevoerd, geeft de uitgevers inzicht in de recente ontwikkelingen op het gebied van redactionele automatisering en de toepasbaarheid op de eigen titel(s).

2.2 Centrale vraagstellingDe centrale vraagstelling aan de onderzoekers is inzicht geven in mogelijke verbeteringen in het contentcreatieproces en de haalbaarheid van redactionele automatisering voor zelfstandige uitgeverijen van tijdschriften.

Op welke wijze kunnen zelfstandige uitgeverijen gebruikmaken van de moderne technologische middelen om het contentcreatieproces efficiënt in te richten zodat kostenbesparing, kwaliteitsverhoging en andere voordelen worden gerealiseerd?



Het beantwoorden van deze vraag moet voor de doelgroep de volgende resultaten opleveren:1. creëer een overzicht van de toegepaste technologische middelen in het

contentcreatieproces en de relevantie en beschikbaarheid voor de kleine en middelgrote uitgevers: middelen en alternatieve toepassingsmogelijkheden

2. bouw een businesscase voor toepassing van deze middelen: hoe ziet het proces eruit en wat levert het op?

3. ontwikkel een keuzemodel voor de kleine uitgevers4. maak een overzicht van best practices van implementaties: lessons learned en de betekenis

voor kleine uitgevers5. geef een beknopt implementatieplan voor uitgevers voor het invoeren, organiseren en

realiseren van middelen in de organisatie: hoe optimaal profiteren van de mogelijkheden en hoe organiseren?

2.3 Scope van het onderzoekRedactionele automatisering kan zeer breed of smal geïnterpreteerd worden en dient dus in het kader van het onderzoek duidelijk afgebakend te worden.

Wat is redactionele automatisering?Redactionele automatisering is het zo optimaal mogelijk inrichten van het redactionele proces door het toepassen van ICT op het gebied van opdrachtverstrekking, workflowmanagement, opslag en beheer van content, (semi)automatische opmaak van artikelen of pagina’s, vormgeving en crossmediaal publiceren.

De term redactionele automatisering in deze uitgave betreft de technologie die ingezet kan worden bij het verzamelen, vormgeven en publiceren binnen het redactionele proces van een tijdschrift.

Uitgeverijen van tijdschriftenHet onderzoek naar de kansen en mogelijkheden van redactionele automatisering is in het bijzonder geënt op kleine en middelgrote zelfstandige uitgeverijen van tijdschriften. Voor grote tijdschriften- en krantenuitgevers zou het uitvoeren van een dergelijk onderzoek ‘mosterd na de maaltijd’ zijn. Grote tijdschriften- en krantenuitgevers zijn er namelijk reeds druk mee bezig of hebben het inmiddels operationeel. Evengoed kunnen de onderzoeksresultaten van nut zijn voor alle uitgeverijen van periodieken, variërend van publieksbladen tot vak-, wetenschappelijke en special interest tijdschriften en nieuws- en opiniërende bladen tot krantachtigen.

Omvang van de uitgeverijmarkt voor tijdschriftenIn Nederland zijn bij benadering in totaal 3.700 uitgeverijen van nieuws- en opiniërende tijdschriften en kranten,1 publiekstijdschriften, vak- en wetenschappelijke tijdschriften en special interest bladen. Hiervan zijn circa 3.300 uitgeverijen klein tot zeer klein van omvang.In Nederland zijn ruim 8.600 Nederlandse titels bekend (uitgegeven door de eerdergenoemde 3.700 uitgeverijen, maar ook door stichtingen, instituten en organisaties). Circa 7.400 tijdschrifttitels zijn aan te merken als vak-, wetenschappelijk, special interest of publieksblad. Van de circa 7.400 Nederlandse tijdschrifttitels zijn in totaal ruim 4.300 titels die minstens vier keer per jaar verschijnen en grotendeels of geheel afhankelijk zijn van een commerciële exploitatie.

1 Tussen de 600 en 800 (voornamelijk kleine) uitgeverijen, persorganen en business units (van grote uitgeverijen) zijn gericht op nieuws- en opiniërende informatieproducten. Naast de eerstgenoemde groep uitgeverijen, gericht op nieuws en opinie, zijn er naar schatting tussen de 1.000 en de 1.500 organisaties gericht op special interest nieuws en opinie.



aantal titels soort tijdschriften

totaal aantal tijdschrifttitels

‘commerciële titels’ die minstens 4x per jaar verschijnen

Publieksbladen 2.990 1.548

vak- en wetenschappelijke of special interest bladen

4.405 2.777

totaal 7.395 4.325

Buiten de scope van het onderzoekDe inkoop van content zoals beeld en kopij binnen het redactionele proces worden buiten beschouwing gelaten van het onderzoek. Redactionele automatisering heeft in beginsel geen verband met de inkoop van content zoals beeld en kopij. Redactionele kosten of uitgaven voor beeld zijn dus niet meegenomen. Wanneer in deze rapportage wordt gesproken over het besparingspotentieel van redactionele automatisering op de out-of-pocketkosten van bijvoorbeeld de opmaakwerkzaamheden is dit uitsluitend gericht op het verzamelen, vormgeven en publiceren van content en de daaraan gerelateerde traffic of productiebegeleiding. Dus de inkoopkosten van content zoals fotografie en kosten voor (externe)redacteuren vallen buiten de scope van dit onderzoek.

Aanpalende technologie, zoals advertentie-managementsystemen of financiële systemen voor de verrekening van auteurskosten, is ook geen object van onderzoek. Ook alle toepassingen of hulpmiddelen die worden ingezet ter ondersteuning van het ordermanagement binnen een drukkerij vallen buiten de scope van dit onderzoek.

2.4 Onderzoeksopzet en aanpakOm de vraagstelling op een juiste en accurate wijze te kunnen beantwoorden en praktisch toepasbare handvatten voor de uitgever op te leveren, hebben de volgende activiteiten plaatsgevonden:1. online enquête2. diepte-interviews met de in Nederland actieve system integrators3. diepte-interviews met enkele belangrijke leveranciers van applicaties, systemen en tools4. diepte-interviews met uitgevers die ervaring hebben met redactionele automatisering5. organisatie van drie rondetafelconferenties met uitgevers en uitgeefprofessionals6. desk research7. inventarisatie van tijdschriftgegevens en typeringen8. uitgebreid bezoek aan de IFRA9. ontwikkelen overzichten en modellen10. toetsen onderzoeksresultaten.

Onderstaand zijn de activiteiten nader toegelicht.

Online enquêteVia e-mail en via e-mail nieuwsbrieven zijn zo’n 4.000 personen benaderd die actief zijn als uitgever, hoofdredacteur of redacteur, met de vraag deel te nemen aan een online enquête. Tot de benaderde doelgroep behoorden de aangesloten uitgeverijen bij Missmag, een online database van alle bestaande tijdschrifttitels. De nieuwsbriefabonnees van de vakbladen IncT en Mediafacts en uitgevers uit het relatiebestand van GEA. Apart benaderd zijn de leden van Bladwijzer, een vereniging van ongeveer 35 kleinere tijdschriftenuitgevers.



Diepte-interviews met de in Nederland actieve system integratorsSystem integrators verkopen (als reseller c.q. vertegenwoordiger) licenties van toepassingen en verzorgen de technische implementatie bij uitgeverijen en realiseren koppelingen met bestaande redactionele toepassingen, zoals een beeldbank, een workflowsysteem of een digitale plank en, indien gewenst, met reguliere bedrijfsapplicaties zoals financiële systemen of bijvoorbeeld een abonnementensysteem. De system integrators die in Nederland actief zijn vertegenwoordigen een zeer groot aandeel van redactionele systemen, toepassingen en tools in Nederland. Diepte-interviews zijn gehouden met in Nederland actieve system integrators.

Diepte-interviews met enkele belangrijke leveranciers van applicaties, systemen en toolsEr zijn enkele toepassingen die een groot marktaandeel hebben. Deze partijen zijn benaderd over hun verwachtingen van de markt.

Diepte-interviews met uitgevers die ervaring hebben met redactionele automatiseringDe nodige uitgeverijen hebben inmiddels ervaring met redactionele automatisering. Met deze uitgevers is uitvoerig gesproken over hun ervaringen met redactionele automatisering. Daarbij is veel aandacht uitgegaan naar de belemmerende en bevorderende factoren bij de implementatie en welke lering getrokken kan worden uit hun ervaringen met zowel de technologie en infrastructurele aspecten, de implementatie als het dagelijks gebruik van redactionele systemen en applicaties.

Organisatie van drie rondetafelconferenties met uitgevers en uitgeefprofessionalsRondetafelconferenties (RTC) zijn georganiseerd in samenwerking met o.a. InCT (bijeenkomst van uitgeefprofessionals), in samenwerking met Bladwijzer en als resultante van de online enquête waar diverse uitgevers zich voor de RTC hadden aangemeld.

Desk researchDesk research op bestaande redactiesystemen en hun functionele dekking. Desk research op de belangrijkste marktpartijen en hun retail of channel partners.

Inventarisatie van tijdschriftgegevens en typeringenEen inventarisatie is gemaakt van specifieke titelgegevens, zoals verschijningsfrequentie, omvang, aantal en soort redactionele en advertentiepagina’s en gemiddelde paginaprijzen van voorgedefinieerde paginatyperingen. Een tijdschrift wordt o.a. getypeerd in paginasoorten, beeldintensiteit en mate van standaardisatie. In totaal zijn specificaties verzameld en geïnventariseerd van zo’n 250 tijdschrifttitels.

Uitgebreid bezoek aan de IFRAUitgebreid bezoek aan de IFRA waar gesprekken zijn gevoerd met alle belangrijke leveranciers van redactionele systemen en tools.

Ontwikkelen overzichten en modellenOp basis van de verzamelde gegevens en verworven inzichten zijn overzichten en modellen ontwikkeld: - uitwerken en rangschikken van de bestaande toepassingen in een logisch en overzichtelijk

model zodat de uitgever in een oogopslag kan zien waarvoor een toepassing ingezet kan worden, waar mogelijk aangevuld met concrete prijsinformatie en licentiemodellen of integratiemogelijkheden



- uitwerken van een integraal workflowmodel voor het vervaardigingsproces van een tijdschrifttitel (verzamelfase, vormgevingfase en publicatiefase)

- verfijnen, verbeteren, vernieuwen van eerder ontwikkelde modellen, o.a. een model om paginaprijzen per soort pagina te koppelen aan een bestaande titel en mogelijke automatiseringsgraden

- ontwikkeling van een beslismodel voor de uitgever, waarmee de uitgever zelf en op basis van de kenmerken of typering van de eigen titel het besparingspotentieel kan uitrekenen van redactionele automatisering. Daarbij wordt rekening gehouden met de automatiseringsgraad die de uitgever wenst of nodig acht. Aan de hand van dit model kan een uitgever bepalen welke besparing te realiseren is, wat de terugverdientijd is van de noodzakelijke investeringen en welke automatiseringsonderdelen voor desbetreffende titel(s) het meest relevant zijn. De uitkomst kan echter ook zijn dat de titel zich onvoldoende leent voor de implementatie van een redactioneel systeem, maar dat de inzet van enkele tools de grootste meerwaarde biedt.

Toetsen onderzoeksresultatenAlle resultaten en uitwerkingen of ontwikkelde modellen zijn verschillende malen bij verschillende gelegenheden getoetst. Tijdens een bijeenkomst voor circa tien uitgeefprofessionals georganiseerd door GEA, tijdens een bijeenkomst van InCT voor circa 50 uitgeefprofessionals en tijdens een seminar georganiseerd door Publiqare en Woodwing, waar zo’n 60 middelgrote en kleine uitgevers vertegenwoordigd waren, zijn de voorlopige onderzoeksresultaten gepresenteerd en getoetst. Uit de toetsing zijn geen afwijkingen of misinterpretaties naar voren gekomen die mogelijk de uitkomsten van het onderzoek zouden kunnen weerleggen of beïnvloeden. Wel zijn er enkele aanbevelingen en adviezen uitgekomen die meegenomen zijn in de eindrapportage. Verwezen wordt naar bijlage 1 voor een overzicht van deelnemers van interviews, rondetafelconferenties en behandelde cases.

2.5 Wat willen de auteurs bereiken met de onderzoeksresultaten?De tijdschriftenmarkt staat de laatste jaren sterk onder druk. Met name kleine en middelgrote titels hebben moeite om in financieel en organisatorisch opzicht overeind te blijven. Uitgevers zien de inkomsten uit de advertentie-, abonnementen- en losse verkoop dalen; de organisatie en de kosten van de productie zijn slecht te beheersen; de personeelskosten zijn onveranderd hoog en de klant wordt veeleisender.De actualiteit dwingt tijdschriftenuitgevers daarmee heel nadrukkelijk te kijken naar de mogelijkheden van out-of-pocketkostenbesparingen en efficiencyverbetering enerzijds en innovatie anderzijds. Redactionele automatisering kan daar een belangrijke bijdrage aan leveren.

Met de onderzoeksresultaten verwachten wij de uitgevers inzicht te geven in mogelijke verbeteringen in het redactionele proces en de haalbaarheid van redactionele automatisering zodat innovatie, kostenbesparing, efficiencyverbetering en kwaliteitsverhoging kunnen worden gerealiseerd. Hierdoor kan een bijdrage worden geleverd aan de continuïteit van de bedrijfsvoering van de uitgeeforganisatie en haar titels, media en activiteiten.



Hoofdstuk 3

Huidige situatie redactioneel procesHet redactioneel proces van een tijdschrift is complex. Er zijn veel in- en externe partijen bij betrokken, veel bestanden (van kopij en beeldmateriaal tot advertenties of videofragmenten voor de website) worden door verschillende betrokkenen, verschillende malen bewerkt en/of gecontroleerd. Hoe meer spelers betrokken bij het proces, hoe meer afstemming, communicatie en regelcapaciteit nodig is over steeds meer kanalen. Hoe meer bestanden, vormen en bestandsformaten, hoe complexer de aanlevering, controle, het beheer en de ontsluiting.Door de organisatorische en technische mogelijkheden - denk bijvoorbeeld aan outsourcing, inzet van freelancers, werken vanuit huis, relatief goedkope technologie - is het opstarten van een tijdschrift eenvoudiger geworden. Echter om een titel rendabel te exploiteren is veel meer nodig. De toegenomen complexiteit in het proces, de kanalen en het aantal betrokken partijen drijft kosten en benodigde regelcapaciteit op. Grip, overzicht en controle over het integrale creatieproces is daarmee een bedrijfskritische succesfactor geworden.

3.1 Functionele gebieden redactioneel procesOm het redactionele proces goed te kunnen overzien en de verschillende stappen en activiteiten juist te kunnen positioneren, is het redactionele proces in drie functionele gebieden opgedeeld, te weten:1. verzamelen

Dit functionele gebied heeft alles te maken met het juist ontvangen, opslaan, metadateren, beheren en ontsluiten van aangeleverde content zoals fotografie, kopij, advertenties, illustraties of andere ‘assets’.

2. vormgeven Dit functionele gebied betreft al die activiteiten die te maken hebben met het opmaken en vormgeven van de titel gericht op publicatie in print of andere drager.

3. publiceren Om uiteindelijk een drukgereed bestand aan te leveren bij de drukker of publiceerbare file voor de website moet vaak nog een aantal handelingen worden verricht zoals conversies naar PDF of XML en colormanagement-activiteiten.

Deze onderverdeling is gemaakt om inzicht te geven in het huidige proces. Met als bijkomend doel de vaak complexe en technische materie op een vereenvoudigde wijze weer te kunnen geven. In het volgende hoofdstuk worden het redactionele proces en redactionele automatisering nader toegelicht.

3.2 Online enquête: probleemgebieden huidige redactionele procesIn het huidige (traditionele) redactionele proces is een aantal probleemgebieden te definiëren die uitgevers dagelijks ervaren. Deze probleemgebieden kenmerken het redactionele proces van een tijdschrifttitel. Daarom dat grip en controle over alle lopende activiteiten zo belangrijk



is voor een uitgever. De volgende probleemgebieden spelen een grote rol bij de vervaardiging van een editie: - veel in- en externe betrokken partijen

Doordat er veel personen betrokken zijn bij het creatieproces die vaak op elkaar moeten wachten of door omstandigheden niet altijd in de juiste kwaliteit of op tijd aanleveren is de doorlooptijd vaak lang en tevens foutgevoelig.

- er is veel afstemming en coördinatie noodzakelijk Door het grote aantal betrokkenen, de diversiteit en hoeveelheid aangeleverde artikelen, foto’s, illustraties en advertenties, die bovendien via meerdere kanalen binnenkomen, is goede afstemming en coördinatie noodzakelijk.

- veel notificaties en autorisaties in het proces Door veel berichten over en weer te sturen over de status, openstaande issues of nog te geven akkoord op een beeld of stuk zijn er gedurende het creatieproces veel momenten waarop er notificaties worden verstuurd en autorisatie wordt gevraagd om verder te kunnen met de volgende stap.

- volgtijdelijk gedreven proces Het proces is tevens erg volgtijdelijk. Wanneer alle redactie binnen is, geredigeerd en doorgestuurd naar de studio, kan de opmaak pas beginnen. Mits ook de beelden tijdig zijn aangeleverd en er een keuze is gemaakt voor een indeling. Zonder technologie kan men niet gelijktijdig werken aan de opmaak van een pagina waarbij de redacteur de tekst gereed maakt en de dtp’er het beeld juist positioneert, bijsnijdt en plaatst. Door het grote aantal stappen die volgtijdelijk moeten plaatsvinden is de doorlooptijd vaak lang, terwijl de werkelijke bewerkingstijd beperkt is.

- korte bewerkingstijden en piekbelasting door strakke deadlines Er is altijd stress naarmate de deadline naderbij komt. Daardoor is er vaak sprake van een sterk wisselende werkdruk tussen twee edities in.

- veel correctierondes Een belangrijk aspect is het aantal correctierondes en het in de grip hebben hiervan. Vaak vinden uitgevers en redacteuren dat het aantal correctierondes best minder mag zijn. Door het aantal correctierondes neemt de doorlooptijd en dus ook de piekbelasting toe.

- veel aanleverkanalen en een grote materialenstroom Via e-mail, per reguliere post als fysiek document, via ftp-server, op cd of dvd worden kopij, beelden, illustraties en advertenties aangeleverd, wat resulteert in een grote materiaalstroom via meerdere kanalen. Het beheersen van deze stroom en het behouden van overzicht over al het aangeleverde materiaal is een belangrijk aspect in het redactionele proces.

- noodzaak tot het najagen van ontbrekend materiaal Door het grote aantal betrokkenen en een grote diversiteit in materialen komt het regelmatig voor dat materiaal niet tijdig is aangeleverd of nog ontbreekt. Het vergt tijd om deze materialen alsnog binnen te krijgen.

- regelmatig fouten in aangeleverd materiaal Naast het tijdig en compleet aanleveren van materialen is het geen uitzondering wanneer een beeld, illustratie of advertentie kwalitatief niet voldoet en de aanleverende partij een nieuw bestand moet sturen of de fout door de uitgever alsnog hersteld kan worden.

- ontdekken van fouten of ontbrekende content vindt vaak pas laat in het proces plaats De piekbelasting groeit naarmate de deadline nadert. Dat is mede het gevolg van het moment van controle op aangeleverd materiaal. Bij de opmaak wordt pas ontdekt dat een advertentie niet correct is, terwijl de editie over een uur bij de drukker hoort te liggen. Dan moet er toch eerst contact worden gezocht met de aanleverende partij, die dan binnen



een half uur een nieuw aangepaste file moet aanleveren om deze alsnog tijdig te kunnen verwerken. Laat ontdekken van fouten levert meerkosten en verhoogt de piekbelasting.

- veel handmatig werk en een lage standaardisatiegraad Het creëren van een tijdschrift bevat vaak nog veel handmatig werk en wordt gezien als een creatief proces waardoor standaardisatie slechts beperkt mogelijk is.

- redactieproces en advertentieproces lopen parallel en kennen ieder een eigen dynamiek Gelijktijdig is de redactie bezig met het produceren van artikelen en beeld, terwijl de advertentie acquisitie advertenties aan het verzamelen is. Beide leveren aan vormgeving/dtp voor de opmaak van de titel, maar kennen een eigen dynamiek.

De opsomming van probleemgebieden in het huidige (traditionele) redactionele proces laat zich het beste vangen in de onderstaande illustratie.

Figuur 4: enkele problemen in het huidige (traditionele) redactionele proces

3.3 Online enquête: behoefte redactionele automatisering bij uitgeversUitgevers van tijdschriften zien graag oplossingen voor de genoemde dilemma’s. Omdat redactionele automatisering voor de meeste dilemma’s een oplossing biedt, kan gesteld worden dat de latente behoefte groot is. Wanneer de meest belangrijke behoeften op een rij gezet worden, geeft dat het volgende beeld:1. kostenbesparing realiseren

Het reduceren van de kosten staat hoog op de agenda van menig tijdschriftenuitgever. De focus ligt daarbij niet direct op efficiencyverbetering in het proces, maar eerder bij het verlagen van de redactionele out-of-pocketkosten of kosten voor beeld en beeldredactie.

2. meer grip op het proces en dus minder stress naarmate de publicatiedatum dichterbij komt Een belangrijke behoefte is het reduceren van de stress rondom de deadline en het verkrijgen van meer grip op de planning en aanlevering van content. Een betere voorspelbaarheid van het verzamel-, creatie- en publicatieproces is gewenst.

publicerenverzamelen vormgeven



3. reductie van het aantal correctierondes Ondanks alle moeite die gestoken is in het minimaliseren van het aantal noodzakelijke correctierondes komt het toch te vaak voor dat er meer rondes nodig zijn dan gewenst. Dit verhoogt weer de stress voor het halen van de deadline, heeft grote invloed op de algehele doorlooptijd en betrokkenen zitten vaak op elkaar te wachten.

4. verbeteren voorspelbaarheid in het redactionele proces De transparantie in het proces en in de status van content en de editie. Omdat er via meerdere kanalen en meerdere partijen materiaal wordt aangeleverd op verschillende momenten is de behoefte aan transparantie en voorspelbaarheid groot; wat kan ik wanneer en waar verwachten?

5. integrale kwaliteitsverbetering Een hoge kwaliteit van de inhoud en vorm blijft altijd belangrijk om zich goed te kunnen onderscheiden. Daarnaast neemt het belang toe van de proceskwaliteit en het reduceren van kansen op fouten in het proces en de technische kwaliteit van het aangeleverde materiaal. Is de visual met de juiste technische specificaties aangeleverd? Uitgevers geven aan meer tijd te willen kunnen besteden aan de kwaliteit en merkconsistentie van hun titel(s) en de afzonderlijke edities.

6. snel, eenvoudig naar meerdere kanalen kunnen publiceren (print, internet, sms, e-reader, database) Belangrijke eis en behoefte bij uitgevers van tijdschrifttitels is het eenvoudig cross mediaal kunnen publiceren van hun content. Nu vergt dat vaak nog tal van handmatige omzettingen of conversies.

Behoefte redactionele automatisering bij kleine en middelgrote uitgeverijenDe latente behoefte, noodzaak en mogelijkheid is er, maar de kleine en middelgrote uitgever is nog niet of op zeer geringe schaal bezig met redactionele automatisering. Kleinere uitgevers geven minder prioriteit aan de inzet van redactionele automatisering en kennis over de technologische mogelijkheden omdat andere zaken (zoals het handhaven van de betaalde oplage en opbrengsten uit advertenties, de inzet van internet en de financiële positie van de uitgeverij) op dit moment meer aandacht vergen.Uit een door GEA en FUSE verricht onderzoek onder kleine en middelgrote tijdschriftenuitgevers is gebleken dat het gebruik van redactionele tools inmiddels redelijk ingevoerd is. Met redactionele tools worden die technische hulpmiddelen bedoeld die een individuele stap in het proces vergemakkelijken of (deels)automatiseren. Bijvoorbeeld het gebruik van Adobe Incopy als tekst-editor inzetten zodat deze direct op maat en in de juiste opmaak geschreven kan worden. Denk bijvoorbeeld ook aan de inzet van een zogenaamde ‘preflight checker’. In 20% van de gevallen worden redactionele tools ingezet zoals preflight checkers voor ingangscontrole of conversietools voor de productie van PDF’s. 75% Van de uitgevers maakt al gebruik van Adobe Indesign voor de opmaak van hun titel.Geïntegreerde redactionele systemen worden nog niet ingezet door kleine titels (op enkele uitzonderingen na). De verklaring hiervoor is dat leveranciers en system integrators zich vanwege de hogere prijsstelling van de geïntegreerde oplossingen tot voor kort nooit hebben gericht op kleine en middelgrote uitgeverijen. Dat is pas recent veranderd door de ontwikkeling van SaaS-modellen (Software-as-a-Service) en een sterk gereduceerde prijs voor de in te zetten technologie.

68% Van de respondenten geeft aan technologie in het uitgeefproces erg belangrijk en van strategische waarde te vinden. 78% van de uitgevers staat positief tegenover de invoering van



redactionele automa-tisering. De perceptie is echter nog steeds dat redactionele automatisering erg duur is en onbereikbaar voor kleinere uitgevers. Men denkt dat er veel volume nodig is om de investering te rechtvaardigen.

Omdat de aanbieders van redactionele automatiseringsoplossingen vooral een technische achtergrond hebben, wordt er overwegend technisch gecommuniceerd met de uitgevers. De kleine en middelgrote uitgevers hebben doorgaans weinig affectie met processen en technologie en spreken de taal niet die nodig is om de leveranciers volledig te doorgronden. De ‘tone-of-voice’ zal dus anders moeten worden om de kleinere uitgever ook goed te kunnen informeren over de mogelijkheden en haalbaarheid van redactionele automatisering.

Voor een groot deel van de kleine uitgevers geldt overigens dat geïntegreerde redactionele systemen geen of weinig toegevoegde waarde gaan leveren. Gewoonweg omdat de titel een lage verschijningsfrequentie heeft en met bijvoorbeeld twee tot drie medewerkers volledig wordt geproduceerd. Gebruik van tools is dan de meest plausibele oplossing om toch tot efficiencyverbeteringen te komen.

3.4 Belemmerende factorenUitgevers willen wel degelijk redactionele automatisering inzetten. Toch zijn er verschillende redenen waardoor de uitgever uiteindelijk afhaakt bij de besluitvorming zich te gaan verdiepen in redactionele automatisering: - de (technische) complexiteit van redactionele automatisering

Redactionele automatisering heeft een sterk technisch karakter en bestrijkt bovendien een breed functioneel gebied. Mede doordat leveranciers van systemen en system integrators veelal in technische bewoordingen communiceren, ervaren uitgevers redactionele automatisering als bijzonder complex en technisch. Uitgevers hebben doorgaans weinig affiniteit met technologie en procesdenken.

- de perceptie dat de investeringen enorm zijn Omdat de investeringen inderdaad aanzienlijk waren leeft het beeld dat redactionele automatisering niet haalbaar is voor de middelgrote of kleine tijdschriftenuitgever. Dit beeld wordt door nagenoeg alle uitgevers bevestigd tijdens de interviews of de online enquête. Deze perceptie is gezien de ontwikkelingen niet meer terecht. Echter is er geen verschuiving in dat beeld opgetreden.

- de waan van de dag Om je te verdiepen in de mogelijkheden en onmogelijkheden van redactionele automatisering zal een uitgever de nodige tijd moeten investeren. Ondanks de latente behoefte is de waan van de dag vaak leidend. De dagelijkse activiteiten zijn al zo intens dat er weinig tijd overblijft om te investeren in een onderwerp waarvan men op voorhand al denkt dat het te duur is voor de eigen uitgeverij. Prioriteit wordt gegeven aan advertentiewerving, het oplossen van problemen en het op tijd gereed krijgen van de volgende editie.

- gebrek aan transparantie over de mogelijkheden De vele kleine en grote mogelijkheden van redactionele automatisering zijn onvoldoende bekend bij uitgevers. Zij zijn in hun informatievoorziening vooral afhankelijk van leveranciers en system integrators die hun eigen oplossingen vertegenwoordigen. Zelf op onderzoek uitgaan kost erg veel tijd omdat informatie erg versnipperd wordt aangeboden en er geen tot weinig vergelijkingen tussen oplossingen zijn gemaakt.



- de angst dat veranderingen leiden tot een slechter product En als al deze belemmerende factoren overwonnen zijn, is er nog de angst voor de verandering die redactionele automatisering met zich meebrengt. De perceptie leeft dat redactionele automatisering vooral standaardisatie betekent en een reductie van creatieve vrijheid. Daarmee groeit de angst dat het eindproduct van mindere kwaliteit zal worden.

Veel van de belemmerende factoren van inzet van redactionele automatisering kunnen afgezwakt of volledig weggenomen worden door: - goede informatie over redactionele automatisering - een redactioneel systeem met lage instapkosten en directe besparingen - hulp bij het maken van de keuze voor redactionele automatisering - hulp bij implementatie.

Goede informatie over redactionele automatiseringWat is het, wat zijn de mogelijkheden en onmogelijkheden, wat is er beschikbaar voor welke prijs en welke ervaringen hebben anderen met de inzet en implementatie? Deze informatie is tot nu toe niet beschikbaar of slechts zeer fragmentarisch aanwezig. Met deze publicatie wordt een belangrijk deel van de informatiebehoefte ingevuld.

Een redactioneel systeem met lage instapkosten en directe besparingenSystem integrators, prepressbedrijven en studio’s, maar ook drukkerijen bieden laagdrempelige redactiesystemen aan voor een standaard maandbedrag of licentiefee, die ook voor kleinere uitgevers mogelijkheden bieden. Het betreft hier allen SaaS-oplossingen waarbij sprake is van beperkte instapkosten en implementatiekosten (je huurt als het ware de functionaliteit die veelal online wordt aangeboden). Door de korte implementatietijd en relatief lage startkosten is de terugverdientijd vaak korter. Dit aanbod is gebaseerd op volume. De aanbieders hopen met het online aanbieden van een standaard workflowoplossing voor een lage prijs, meer tijdschrifttitels te binden. Pas dan wordt exploitatie rendabel voor de aanbieder. Het succes en het voortbestaan van de huidige SaaS-oplossingen zal afhangen van de deelname van met name meerdere titels in een en dezelfde workflow.

Hulp bij het maken van de keuze voor redactionele automatisering en hulp bij de implementatieVoor het maken van de juiste keuzes zijn er door de onderzoekers enkele tools en handvatten ontwikkeld waarmee een uitgever eenvoudig en snel een analyse van de eigen titel(s) kan maken. Deze methoden worden ontsloten naar de markt. Daarnaast is er met dit onderzoek veel informatie verzameld over de beschikbare technologie, de afzonderlijke functionele gebieden, de diversiteit van aanbieders en ervaringen van gebruikers. Deze kennis en informatie hebben voor uitgevers veel toegevoegde waarde. Te meer omdat in de markt op dit moment geen overzicht en transparantie is. Deze publicatie is een hulpmiddel bij het maken van een keuze voor redactionele automatisering, geeft een overzicht van de aanbieders en mogelijkheden en geeft handvatten voor de implementatie.

3.5 ConclusiesDe tijdschriftenmarkt staat de laatste jaren sterk onder druk. Met name kleine en middelgrote titels hebben moeite om in financieel en organisatorisch opzicht overeind te blijven. Uitgevers zien de inkomsten uit de advertentie-, abonnementen- en losse verkoop dalen; de organisatie



en de kosten van de productie zijn slecht te beheersen; de personeelskosten zijn onveranderd hoog en de klant wordt veeleisender.De actualiteit dwingt tijdschriftenuitgevers daarmee heel nadrukkelijk te kijken naar de mogelijkheden van out-of-pocketkostenbesparingen en efficiencyverbetering enerzijds en innovatie anderzijds. Redactionele automatisering kan daar een belangrijke bijdrage aan leveren.

De latente behoefte, noodzaak en mogelijkheid zijn er, maar de kleine en middelgrote uitgever is nog niet of op zeer geringe schaal bezig met redactionele automatisering. Kleinere uitgevers geven minder prioriteit aan de inzet van redactionele automatisering en kennis over de technologische mogelijkheden omdat andere zaken; zoals het handhaven van de betaalde oplage en opbrengsten uit advertenties, de inzet van internet en de financiële positie van de uitgeverij, op dit moment meer aandacht vergen.

Uit een door GEA verricht onderzoek onder kleine en middelgrote tijdschriftenuitgevers is gebleken dat 68% van de respondenten aangeeft technologie in het uitgeefproces erg belangrijk en van strategische waarde te vinden. 78% Van de uitgevers staat positief tegenover de invoering van redactionele automa-tisering. De perceptie is echter nog steeds dat redactionele automatisering erg duur is en onbereikbaar voor kleinere uitgevers. Men denkt dat er veel volume nodig is om de investering te rechtvaardigen. Bovendien is de beschikbare informatie weinig toegankelijk en transparant.



Hoofdstuk 4

Wat is redactionele automatisering?Redactionele automatisering is het (optimaal) inrichten van het redactionele proces door het toepassen van ICT op het gebied van opdrachtverstrekking, workflowmanagement, opslag en beheer van content, (semi)automatische opmaak, vormgeving en crossmediaal publiceren. Redactionele automatisering is: al die toepassingen, applicaties, tools of softwarepakketten die men kan inzetten om het redactionele productieproces te ondersteunen en te vergemakkelijken.

De oplossingen die worden aangeboden zijn onder te verdelen in de volgende functionele gebieden: - ingangs- en uitgangscontrole van content zoals kopij, beeld en advertenties: voldoet de

aangeleverde en uit te leveren content aan de juiste specificaties? - gecontroleerde invoering van content zoals kopij, beeld en advertenties: het op de juiste

wijze opslaan en specificeren van content (o.a. metadateren) - centrale opslag en ontsluiting van content: in een beeldbank, Digital Asset Management

(DAM) systeem of Content Management Systeem (CMS) - workflow management voor het managen van statussen, acties, taken en

verantwoordelijkheden - een digitale plank: online altijd een actueel statusoverzicht van alle individuele pagina’s of

meerdere edities, het kunnen reserveren van kopijposities, beelden advertentieposities en het ‘drag & drop’ kunnen indelen van een titel

- (semi)automatische opmaak vanuit paginatemplates: op basis van volledig vaste of juist volledig vrije sjablonen van pagina’s deze volledig of deels automatisch opmaken door kopij en beeld te laten ‘inlopen’ en plaatsen

- (geautomatiseerde) conversie van samengestelde pagina’s of componenten (artikelen) voor publicatie in print, online of bijvoorbeeld mobiel.

Redactionele automatisering heeft betrekking op alle hierboven genoemde functionaliteiten die ingezet kunnen worden tijdens het vervaardigingsproces van een tijdschrift. Bovendien is de diversiteit van het aanbod binnen deze functionele gebieden aanzienlijk. Om deze complexiteit te vereenvoudigen is het redactionele proces opgedeeld in drie duidelijk gescheiden functionele gebieden. Die worden in de volgende paragrafen nader toegelicht.

4.1 Functionele gebieden redactioneel proces en redactionele automatiseringEr worden binnen het vervaardigingsproces van een tijdschrift drie functionele gebieden onderkend: verzamelen, vormgeven en publiceren.



Figuur 5: vereenvoudigde weergave van het redactionele proces

publiceren

XMLHTML

Beeld

Tekst

Advertenties

Plusproposities


STAP 0 WervingVanuit de sales en marketing-afdeling worden advertenties en plusproposities (zoals bijvoor-beeld inserts, meehechters of cadeauverpak-king) verkocht en ruimte gereserveerd.

verzamelen

Beeld

Tekst

Plusproposities

Advertenties

opslag

opslag

opdracht creatie

opslag opslag opslag opslag

opslag opslag opslag



Q checkbeeld

redactiebewerking

opdracht creatie Q check tekstredactie

bewerking

creatiewerving Q check bewerking

creatiewerving opdracht Q check bewerking

STAP 2 CreatieDe fotograaf, redacteur of journalist produceert de content conform de opdracht van de redactie.

STAP 3 Q CheckDe ontvangen content wordt door de redactie gecontroleerd op de eisen die in de opdracht zijn opgegeven en de algemene eisen van de uitgeverij.

STAP 5 BewerkingDe content wordt bewerkt. Foto-materiaal wordt bijvoorbeeld vrijstaand gemaakt en op de juiste kleur-stelling gebracht. Tekst wordt geredigeerd.

STAP 1 OpdrachtVanuit redactie of marketing wordt opdracht gegeven voor het produceren van content (kopij, beeldmateriaal of pluspropositie) aan een foto-graaf, redacteur of journalist.

STAP 4 RedactieDe redactie selecteert de content op bruikbaarheid in het tijdschrift en de plaatsings-mogelijkheden.

Figuur 6: redactionele proces: ‘verzamelen’



vormgeven publiceren

opslag

opslagXMLHTML

opslag

opslag

Pagina’sgereed engoedgekeurd

Eersteopmaak

Tweedeopmaak

Check indellingbrie�ng drukker

opslag

STAP 6 Eerste opmaakBeeld, kopij en advertenties worden ingedeeld en opgemaakt.

STAP 8 Check indeling en brie�ng drukkerDe de�nitieve indeling en opmaak wordt gecontroleerd en goedgekeurd.

STAP 9 Pagina’s gereed en goedgekeurdHet drukgereed bestand wordt na goedkeuring aangeboden aan de drukker.

STAP 11 ArchiverenAlle content-elementen afzonderlijk, in samenstelling of in pagina’s worden bewaard voor eventueel hergebruik.

STAP 7 Tweede opmaakRedactie controleert opmaak en geeft wijzigingen en correcties door. De correcties worden verwerkt in een tweede opmaak. Deze cyclus kan zich herhalen.

STAP 10 PublicerenTijdschrift wordt gepubliceerd en content kan (na conversie) worden aange-boden via andere kanalen, dan wel aan derden (via web, mobiel, pdf, xml).

Deze onderverdeling is gemaakt om inzicht te geven in het huidige proces, om de systemen, toepassingen en tools van redactionele automatisering goed te kunnen plaatsen en om directe besparingen en efficiencyvoordelen te kunnen indelen. Met als bijkomend doel complexe en technische materie op een vereenvoudigde wijze weer te geven.

Onderstaand worden de functionele gebieden nader beschreven en in figuur 5 meer uitgebreid weergegeven:1. Verzamelen

Het functionele gebied ‘verzamelen’: beter ontvangen en beheren. Alle toepassingen die gericht zijn op het centraal verzamelen, categoriseren, metadateren, wegschrijven, beheren en ontsluiten van content (kopij, fotografie, advertenties, illustraties, video, audio, etc.).

2. Vormgeven Het functionele gebied ‘vormgeven’: efficiënter opmaken en vormgeven. Alle toepassingen die het creatieproces begeleiden en de opmaak faciliteren (naar print, online, mobiel, etc.).



3. Publiceren Het functionele gebied ‘publiceren’: efficiënter publiceren. Alle tools en hulpmiddelen die het uiteindelijke publicatieproces goed ondersteunen zoals colormanagement-oplossingen, XML-conversie, PDF-conversie, etc.

VerzamelenIn het functionele gebied ‘verzamelen’ worden de volgende stappen onderkend: werving, opdracht, creatie, kwaliteitscontrole, beeld- of tekstredactie en bewerking. In deze fase wordt content zoals beeld, kopij, advertenties en plusproposities verzameld en na eventuele bewerkingen in de juiste vorm opgeslagen.

VormgevenDe vormgevingfase betreft het samenvoegen van de componenten uit de verzamelfase tot een pagina voor het tijdschrift. Eindresultaat zijn opgemaakte pagina’s gereed voor publicatie. Dit proces wordt uitgevoerd door een vormgever/dtp-medewerker. Kenmerkend voor de vormgevingfase is dat er interactie noodzakelijk is tussen de persoon die de pagina samenstelt (opmaakt) en de redactie om tot goedgekeurde pagina’s te komen. Ook is er vaak nog interactie tussen de samensteller van de pagina en advertentieacquisitie.In veel gevallen zijn meerdere correctierondes nodig om tot een goedgekeurde pagina te komen. Om overzicht te krijgen over alle pagina’s die samen een editie vormen wordt een zogeheten plank samengesteld. De opgemaakte pagina’s (redactioneel en advertenties) kunnen worden uitgeprint en op een rij (een ‘plank‘) aan de muur gehangen zodat een fysiek overzicht ontstaat van alle pagina’s en het bladritme van het tijdschrift.

PublicerenVanuit de opgemaakte pagina wordt, na goedkeuring, een voor publicatie geschikt bestand aangemaakt. In de meeste gevallen wordt de opgemaakte pagina omgezet in certified PDF. Dit omdat de meeste tijdschriftenprocessen sterk gericht zijn op print. Sommige uitgevers laten deze conversieslag door de drukker uitvoeren. Wanneer de content ook online, in een database of via andere digitale media gepubliceerd wordt, kunnen delen of de totale editie geconverteerd worden naar een lage resolutie PDF geschikt voor internet of delen worden geconverteerd naar XML, HTML of andere outputformaten.Onderstaand treft u een grafische weergave van het redactionele proces ‘verzamelen’.

Op de volgende pagina’s treft u een grafische weergave van het redactionele proces ‘verzamelen’, ‘vormgeven’ en ‘publiceren’.

4.2 Overzicht van de oplossingen van redactionele automatiseringDe oplossingen en het functionele gebied dat deze bestrijken op het gebied van redactionele automatisering zijn in het onderstaande figuur schematisch weergegeven.

De functionele gebieden van redactionele automatisering bestaan uit ‘install based en web based’ applicaties, tools of softwareprogramma’s. Met ‘install based’ worden die software-oplossingen bedoeld waarvoor er op de PC, de laptop of op het eigen netwerk software geïnstalleerd moet worden om het te kunnen gebruiken. Met ‘web based’ worden al die applicaties of software-oplossingen bedoeld die via het web benaderbaar en te gebruiken zijn. Met een internetverbinding kun je de technologie gebruiken. SaaS-oplossingen (Software-as-a-Service) worden bijvoorbeeld volledig web based aangeboden.De functionele elementen van



redactionele automatsiering bestaan uit off- en online applicaties, tools of softwareprogramma’s ten behoeve van: - ingangs- en uitgangscontrole van content - gecontroleerde invoering van content - centrale opslag, beheer en ontsluiting van content - workflow management - digitale plank - (semi)automatische opmaak - automatische conversie.

Redactionele automatisering is: al die toepassingen, applicaties, tools of softwarepakketten die men kan inzetten om het redactionele productieproces te ondersteunen en te vergemakkelijken. Het zijn eenvoudigweg vaak websites waar je bijvoorbeeld je beelden kunt plaatsen, waar je taken toewijst en de planning bijhoudt of een overzicht hebt van de actuele status van een titel. In steeds meer gevallen zijn de applicaties online benaderbaar.

Onderstaand worden de afzonderlijke elementen van redactionele automatisering nader toegelicht.

Ingangs- en uitgangscontrole van contentControle op de kwaliteit van aangeleverde kopij, redactioneel beeld, advertenties, illustraties. Deze applicaties, tools of softwareprogramma’s kunnen offline (install based) of online (web based) worden aangeboden.

Figuur 7: redactionele automatisering gepositioneerd

publiceren

XMLHTML



content

inga

ngsc

ontr

ole

uitg

angs

cont

role

geau

tom

atis

eerd

eco

nver

sie




XMLHTML

inga

ngsc

ontr

ole

uitg

angs

cont

role



Optimalisatie door redactionele automatiseringIn veel gevallen wordt de aangeleverde content van fotografen, adverteerders en auteurs handmatig op structuur gecontroleerd (juiste formaat, juiste documenttype, juiste resolutie, etc.). Bij advertenties blijkt in de praktijk dat deze controle vaak pas in een zeer laat stadium in het proces plaatsvindt. Wanneer er fouten worden geconstateerd, wordt dit door de drukker via de uitgever teruggecommuniceerd naar de adverteerder; veelal dagen nadat de adverteerder het bestand heeft aangeleverd. Dit geeft ruis en veel communicatie tussen alle partijen en dat kost tijd.Ingangscontrole kan via software worden uitgevoerd. De aangeleverde bestanden kunnen op basis van de door de uitgever vastgestelde criteria worden gecontroleerd. Door ingangscontrole in te voeren op het moment dat een adverteerder een bestand aanlevert kan tijdverlies, dubbel werk en ergernis worden voorkomen.

Gecontroleerde invoering van contentOnder gecontroleerd invoeren van content wordt verstaan dat door auteurs verkregen opdrachten voor het vormgeven van content, vergezeld worden van een sjabloon of template waarin kopij kan worden aangemaakt. Het kan ook een (online) tekst-editor zijn waarin kopij wordt geschreven, opgemaakt en op maat aangeleverd. Bij een gecontroleerde invoering kunnen de contentelementen worden gemetadateerd (elk contentelement wordt voorzien van de juiste kenmerken zodat deze in de juiste context ‘hangt’ en het ook eenvoudig teruggevonden en hergebruikt kan worden) alvorens het op te slaan in een beeldbank, Digital Asset Management (DAM- systeem of content management systeem (CMS).

XMLHTML


content

Optimalisatie door redactionele automatiseringHet voordeel van het beschikbaar stellen van dergelijke tools of sjablonen is dat de auteur kaders krijgt waarbinnen de kopij kan worden geschreven, of dat de fotograaf via een vooraf bepaald kanaal en volgens vooraf afgesproken specificaties en metadatering aanlevert. De tekst wordt op de juiste lengte aangeleverd en het beeld kan direct geplaatst worden. Dit reduceert de redactionele tijd om tekst en/of beeld naderhand te moeten inkorten of bewerken.

Centrale opslag, beheer en ontsluiting van contentCentrale (online) opslag, metadatering, beheer en ontsluiting van content in een beeldbank of DAM (Digital Asset Management) systeem voor fotografie, tabellen, illustraties, advertenties, templates en andere bestanden. Een veelgebruikt begrip is een beeldbank die via het web of gewoon via het netwerk benaderbaar is. Tegenwoordig spreekt men vaker over een Digital Asset Management (DAM)-systeem of Content Management Systeem (CMS). Door de bank genomen: een DAM richt zich sterker op het beheer van beelden, stijlelementen, video en geluid en een CMS richt zich sterker op kopij. Een CMS betreft veelal uitsluitend een web-CMS, voor het online publiceren van content.



Optimalisatie door redactionele automatiseringAlle contentelementen zijn voor de geautoriseerde gebruikers toegankelijk, vindbaar en herbruikbaar. De content kan worden gekoppeld aan een dossier van contentelementen die bij elkaar horen (redactioneel beeld, bij kopij, bij webtekst). Een aantal DAM-systemen zijn goed te integreren met workflowsystemen of hebben een koppeling met (semi)automatische opmaak (beeld wordt dan gekoppeld aan een paginatemplate).

Workflow ManagementVia een workflow management systeem kunnen persoonsgebonden taken en activiteiten, autorisaties en notificaties worden ingericht en wordt overzicht gehouden over de actuele status van aangeleverd materiaal, een editie, individuele pagina, een artikel of zelfs een enkel beeld. Een workflowsysteem kan volledig of deels online en offline werken.

XMLHTMLcentrale opslag, beheer en ontsluiting

CONTENTOPSLAG

XMLHTML

work�ow management systeem

Optimalisatie door redactionele automatiseringOm een werkproces te organiseren, taken en verantwoordelijkheden te beleggen en overzicht te geven in de statussen, is het gebruik van een workflowsysteem van grote toegevoegde waarde in het redactionele proces. De systemen geven inzicht in de actuele status van advertenties, redactionele content en pagina’s, signaleren bottlenecks in het creatieproces en creëren transparantie in de actuele workload. Door een toenemend aantal (extern) betrokkenen, soorten content, aanleveren publicatiekanalen wordt workflow management steeds belangrijker om grip te houden op het vervaardigingsproces van een titel en de kanalen waarlangs gepubliceerd wordt.

Digitale plankEen digitale plank is een overzicht van de status van alle pagina’s uit een editie. Dit is in feite hetzelfde als een reguliere plank, maar dan digitaal en via het web toegankelijk voor de planner van een editie. Met een digitale plank kunnen posities op pagina’s worden gereserveerd voor



advertenties of redactionele content, kan er geschoven worden met de indeling van de editie of items op een pagina en is het mogelijk aan meerdere edities tegelijk te werken of artikelen vooruit te schuiven naar een volgende editie.

Optimalisatie door redactionele automatiseringRedacties gebruikten voorheen een geprinte versie om aan de muur te hangen zodat er overzicht is. Vervolgens kan geschoven worden met de indeling. Een digitale plank is een online variant met aanvullende functionaliteit. De actuele status van de opgemaakte pagina’s kunnen ‘real time’ worden weergegeven, posities kunnen worden gereserveerd, het is mogelijk om aan meerdere edities tegelijk te werken en er kan geschoven worden met artikelen, pagina’s of naar een volgende editie. Er kan op afstand gewerkt worden en de studio kan aanpassingen direct tonen aan redactie of advertentieverkoop. Hierdoor ontstaat meer overzicht en inzicht in de actuele status en voortgang van de editie.

(Semi)automatische opmaakOpmaak van pagina’s kan een stuk efficiënter wanneer er met voorgedefinieerde templates of sjablonen wordt gewerkt waarin contentelementen (tekst of beeld) gesleept dan wel automatisch geplaatst kunnen worden. Er wordt als het ware een koppeling gelegd tussen de positie op een pagina en een beeld, advertentie of artikel. Softwaretoepassingen, zoals een online editor in combinatie met paginatemplates, maken het mogelijk om artikelen opgemaakt en op de juiste lengte te laten inlopen in de pagina.

XMLHTML

digitale plank

XMLHTML

(semi)automatische opmaak

Optimalisatie door redactionele automatisering(Semi)automatische opmaak is een technisch hulpmiddel dat wordt ingezet om de dtp te versnellen, te vergemakkelijken of zelfs volledig te automatiseren. Afhankelijk van de paginakenmerken en standaardisatiegraad van een titel kunnen pagina’s automatisch worden opgemaakt zonder tussenkomst van een dtp-medewerker. Pagina’s met een vaste positie voor kopij, maar wisselende beeldelementen kunnen deels geautomatiseerd en deels handmatig



worden opgemaakt. Automatisering van de opmaak zorgt voor doorlooptijdverkorting en kostenbesparingen. In veel gevallen zullen er nog ‘handmatige’ acties door een dtp-medewerker moeten worden uitgevoerd om een drukgereed product op te leveren.

Automatische conversieAutomatische conversie van samengestelde pagina’s of componenten voor publicatie in print, online of bijvoorbeeld mobiel (wegschrijven als PDF of XML). Wanneer de editie volledig is opgemaakt als tijdschrift, moeten de bestanden nog drukgereed gemaakt worden. Dat geldt ook voor die content die via andere kanalen of dragers verspreid zal worden. Dat kan rechtstreeks vanuit het originele bestand en het DAM vindt pas later in het proces plaats.

XMLHTML

conv

ersi

e

Optimalisatie door redactionele automatiseringIn een sterk drukwerkgericht proces worden opgemaakte pagina’s geconverteerd naar certified PDF. In veel gevallen wordt door de vormgever/dtp-medewerker vanaf de desktop een PDF-conversieprogramma gebruikt. Dit is veelal een handmatige actie. In een proces waarin de opgemaakte pagina’s worden gebruikt voor publicatie naar meerdere kanalen bestaan er softwaretoepassingen die de gewenste conversies automatisch uitvoeren. Automatische conversie is goed voor te definiëren (naar contentcomponenten in XML, PDF of HTML), levert tijdbesparing op en reduceert de kans op fouten. In één stap worden de conversies met verschillende resultaten uitgevoerd waarbij tevens de verzending van de content wordt verzorgd en de juiste kleurprofielen meegeleverd worden voor het drukproces.

4.3 Voordelen van redactionele automatiseringDe mogelijkheden en diversiteit aan toepassingen en systemen is groot. In feite kan elke uitgever, dus ook de kleine en middelgrote, substantieel voordeel behalen door de inzet van redactionele systemen, applicaties of tools die het redactieproces ondersteunen en faciliteren. Mede door redactionele automatisering is het voor een uitgever van tijdschriften mogelijk kosten te besparen en gelijktijdig te innoveren. De voordelen zijn vanzelfsprekend situationeel bepaald. Waar voor de ene uitgever het vooral gaat om het minimaliseren van de out-of-pocketkosten, is de andere uitgever meer geïnteresseerd in doorlooptijdverkorting of cross mediaal kunnen publiceren. Elke uitgever zal zijn eigen argumentatie om al dan niet voor redactionele automatisering te kiezen moeten uitwerken. Als de keuze maar bewust is.



Hoofdstuk 5

Impact voor de betrokkenenDe inzet van redactionele automatisering heeft doorgaans een aantal belangrijke consequenties voor de personen die zorgen voor het tot stand komen van het tijdschrift. Als eenmaal de keuze is gemaakt om redactionele automatisering toe te gaan passen en er tevens duidelijkheid is over welke technische hulpmiddelen wel en welke niet zullen worden ingezet, is er in een eerder stadium ook al kritisch gekeken naar de huidige processen en verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Als het goed is heeft de organisatie niet alleen een beeld van de huidige maar ook van de gewenste of geoptimaliseerde werkwijze. Er is inzicht in de te behalen kwaliteits- of efficiencyverbeteringen. Maar wat verandert er nu concreet voor de (eind)redactie, beeldredactie, de advertentieverkoopafdeling of de art director en zijn of haar studio en dtp’ers?

Elke implementatie betekent in meer of mindere mate een veranderingsproces voor de betrokkenen. Of het nu gaat om een implementatie van een integraal systeem of een onderdeel zoals een redactioneel workflowsysteem, Digital Asset management Systeem of tool voor de automatische conversie van content. Het betreft dus niet alleen grote implementaties van op maat gebouwde workflows, maar ook relatief kleine wijzigingen in de werkwijze door bijvoorbeeld over te stappen op Adobe Indesign en Incopy voor de opmaak van pagina’s. Een overstap van Microsoft Word, naar Incopy of het gebruik van een web-editor voor de opmaak en aanlevering van kopij is al een grote verandering. ‘Wat verandert er nu voor wie?’ is dus geen eenduidig te beantwoorden vraag. Het antwoord is geheel afhankelijk van de keuze van de uitgever en daaraan gerelateerde inzet van technologie.

VoorbeeldEen uitgever van een opinieblad werkt doorgaans met veel externe redacteuren. Deze redacteuren verzorgen meestal zo’n 65% van alle kopij die wekelijks wordt gepubliceerd. De eindredactie van de titel bestaat uit twee fte die alle stukken ontvangen en beoordelen alvorens tot plaatsing wordt overgegaan. Door het jaar heen wordt er in totaal werk ondergebracht bij zo’n 40 verschillende externe redacteuren, waarvan er afhankelijk van de onderwerpen zo’n tien tot vijftien per week worden ingezet. Omdat deze redacteuren door het land verspreid wonen en werken zou uniforme aanlevering van kopij via een website het mooiste zijn. Nu levert de een zijn kopij rechtstreeks aan per e-mail, de ander stuurt de kopij als attachment mee, de derde brengt het altijd even langs op een memorystick en de vijftiende levert de kopij niet schoon maar altijd opgemaakt aan, wat doorgaans tot het nodige meerwerk leidt. Er zijn teveel wegen naar Rome voor de uitgever en er wordt besloten om met Incopy te gaan werken voor de snelle opmaak van kopij en aanlevering bij de dtp-studio. Omdat de licentiekosten weliswaar laag zijn voor weinig gebruikers, maar aanzienlijk worden wanneer er met 40 verschillende redacteuren wordt gewerkt die allemaal een Incopy-installatie op hun laptop of PC moeten krijgen, is ervoor gekozen om tijdelijk alle redacteuren er nogmaals op te wijzen hoe ze eigenlijk moeten aanleveren en worden er alleen licenties gekocht voor de eindredacteuren die de geredigeerde



en definitief goedgekeurde kopij aanleveren bij de dtp’er voor de opmaak van de pagina’s. Ondanks het strenge regime en vele aandacht die eraan wordt gegeven, blijft de kwaliteit van de aanlevering te wisselend. De eindredactie heeft er veel te veel werk aan; knippen, plakken, opmaak verwijderen, opmaak toevoegen, stick erin, stick eruit, correctierondes, etc... “Moeten we toch bij allemaal Incopy installeren en een training geven over de veranderde werkzaamheden?” Daar wordt uiteindelijk niet voor gekozen. Alle externe redacteuren moeten hun kopij via een online benaderbare web-editor aanleveren. Daar horen expliciete instructies bij voor de juiste aanlevering. Wordt er niet juist aangeleverd, krijgt de redacteur zijn kopij weer terug totdat het wel goed is. Wie zich niet aan dit werkproces wil conformeren, krijgt ook geen opdrachten meer.

Het voorbeeld illustreert de mogelijke impact van een verandering ook al lijkt die verandering slechts beperkt. Met de inzet van redactionele automatisering verandert er het nodige voor alle betrokkenen in het proces. Zonder in detail te treden wordt er onderstaand een impressie gegeven van de belangrijkste veranderingen als gevolg van redactionele automatisering; wat verandert er nu voor wie?

5.1 Wat verandert er voor de uitgever?De uitgever krijgt door de inzet van redactionele automatisering vaak een volledig transparant proces. Waar hij of zij vaak belemmerd werd door de mistigheid van het ‘creatieve proces’ levert het workflowsysteem rapportages op waarin te zien is hoeveel correctierondes er zijn geweest, of de aanlevering van kopij volgens instructies heeft plaatsgevonden of er ‘op maat’ is geschreven en wie wanneer op tijd of te laat was met welke taak, verantwoordelijkheid of rol. De technologie geeft feilloos aan wanneer welke content is ingecheckt, waar deze is gepositioneerd in de aanstaande of toekomstige editie en of de juiste beelden, op het juiste moment en in de juiste resolutie zijn aangeleverd. Samengevat krijgt de uitgever met redactionele automatisering een belangrijk stuurinstrument en kan hij of zij makkelijker knelpunten benoemen en daar (verbeter)acties op loslaten. De uitgever zal dus op een andere manier gaan sturen dan hij of zij nu gewend is, waar niet alleen de uitgever zelf maar de organisatie als geheel aan zal moeten wennen.De uitgever kan de technologie ook gebruiken om het behaalde resultaat te toetsen. Bewerkingstijden worden korter, waardoor er bijvoorbeeld meer ruimte en tijd ontstaat voor het verkopen van advertentieruimte. Door de flexibelere manier van werken zal de piekbelasting afnemen wat meer rust geeft in de planning en het gehele proces. Door de toegenomen voorspelbaarheid is er een betere werklastverdeling te maken. Zowel de uitgever als hoofdredacteur zullen met de nieuwe mogelijkheden gaan werken. Eerst eenvoudig, later steeds intensiever gebruikmakend van de verworven transparantie en toegenomen flexibiliteit.Een uitgever zal, zeker de periode na implementatie van redactionele automatisering, voldoende aandacht moeten geven aan de werkwijze, processen en gewijzigde manier van aansturing van de redactie, advertentieacquisitie en de interne of externe studio. De nieuwe manier van werken moet ‘eigengemaakt’ worden.

Belangrijk ander fenomeen is dat het fysieke tijdschrift niet altijd meer leidend is ten opzichte van bijvoorbeeld online of doorplaatsing van content naar andere kanalen. Vaak wordt een spraakmakend artikel pas online geplaatst wanneer het in print inmiddels is verschenen en niet andersom. Veel tijdschriftenuitgevers redeneren nog sterk vanuit de eigen papieren editie en minder vanuit het gecreëerde artikel met de daaraan gekoppelde context en bundeling van tekst en beeld. Met redactionele automatisering en de toegenomen mogelijkheden van de technologie biedt de organisatie de mogelijkheid steeds meer te gaan denken, redeneren en



handelen vanuit de content en minder vanuit de fysieke tijdschrifttitel. Deze ontwikkeling zal een uitgever goed moeten managen en sturen. De inzet van technologie is daarmee niet alleen een middel maar ook een versneller van cross mediaal denken en publiceren. De uitgever zal de rol van verandermanager goed moeten invullen

5.2 Wat verandert er voor de (eind)redactie?Een van de belangrijkste verschillen tussen de conventionele manier van werken en het werken met redactionele automatisering is de strikte scheiding tussen de inhoud en de opmaak of vorm. Voorheen was er sprake van volgtijdelijkheid. De tekst werd aangeleverd samen met alle andere bestanden voor een artikel. Pas wanneer alles compleet was werd de content op het bureau van de vormgever gelegd die de opmaak van het artikel in een pagina verzorgde. Daarop volgen enkele volgtijdelijke correctierondes. Door de inzet van een redactioneel workflowsysteem en een (online) tekst-editor(bv. Xopus of Adobe Incopy) wordt er gelijktijdig door meerdere mensen gewerkt aan een artikel of pagina. De redactie bewerkt de tekst en de vormgever is alvast beeld aan het bewerken en plaatsen. Online kan iedereen volgen wat de status is van alle werkzaamheden. De redacteur schrijft zijn tekst direct op lengte zodat het past in de ruimte die gereserveerd is op de pagina. Hij of zij laat de eindredacteur de correcties aangeven of doorvoeren. In veel gevallen verzorgt de redacteur of de eindredacteur ook de opmaak van het artikel. Hij of zij geeft aan wat een koptekst is, wat een broodtekst of bijschrift is en het systeem bepaalt welke fontgrootte daar bijvoorbeeld bij hoort en of er cursief gebruikt moet worden. De redacteur klikt per content-element aan wat het is en het systeem doet de rest. Hiermee doet de redactie dus eigenlijk een stuk vormgeving. Weliswaar op basis van het stijlboek en voorgedefinieerde templates, maar toch. Redacties moeten hier heel erg aan wennen. “Opmaak is voor vormgevers, dat doe ik dus echt niet!” Helaas is dat niet langer het geval. De vormgever of dtp’er heeft namelijk niet meer de rechten om de kopij te bewerken. Die moet zich puur richten op het plaatsen van beeld en het verder opmaken van de pagina. Hoeveel inspanning dat kost is weer afhankelijk van de vrijheid die gegeven wordt om de opmaak naar eigen inzicht of volledig op een template te baseren.

Afhankelijk van het niveau van standaardisatie wordt een titel ingedeeld in templates of sjablonen voor het opmaken van een pagina. Dat kunnen volledig vaste templates (100% standaard) zijn voor bijvoorbeeld een pagina waar in elke editie een column en een artikel van gelijke omvang wordt geplaatst.De redactie werkt op basis van deze templates en schrijft artikelen volledig op maat. Achteraf inkorten is dan niet meer nodig.

Wat betreft het aanleveren en selecteren van beeldmateriaal geldt hetzelfde. Niet langer wordt er een memorystick afgegeven op de redactie of een cd’tje, maar moet het beeld of de beelden geüploaded worden via een website naar een Digital Asset Management (DAM)-systeem of beeldbank. Daarin worden alle beelden opgeslagen en voorzien van de juiste informatie. Deze metadatering is nodig om het beeld te koppelen aan bijvoorbeeld een editie, artikel of thema. De redactie maakt gebruik van het DAM en werkt volledig online. Er worden geen beelden meer op de eigen PC bewaard of samen met andere content-elementen in mapjes gestopt en verzonden. Alle beeld is direct toegankelijk, vindbaar en te ontsluiten. Het platform registreert welke beelden er zijn, of deze van voldoende kwaliteit zijn en welke beelden er nog niet zijn terwijl die wel al aangeleverd hadden moeten zijn. De redactie heeft een nieuw instrument om sneller en efficiënter met beeld te kunnen werken en fotografen of beeldleveranciers directer te kunnen sturen.



Andere belangrijke verandering voor een (eind)redactie is het gebruik van een digitale plank boven de traditionele plank. Voorheen werden alle pagina’s netjes uitgeprint en op volgorde opgehangen om een overzicht te krijgen van een editie en de status ervan. Zodra er pagina’s gewijzigd of gereed zijn, wordt een nieuwe pagina uitgedraaid en opgehangen. Schuiven met de indeling gebeurt fysiek. Met de introductie van een digitale plank heeft de redactie online altijd een actueel overzicht van de status van artikelen en pagina’s. Er kan geschoven worden met artikelen en pagina’s of artikelen worden ingepland voor volgende edities. Redacties kunnen dus vooruit werken en hoeven geen stapeltjes of mapjes aan te leggen van artikelen of ideeën die voor een latere editie dan de eerstvolgende gebruikt kunnen worden.Kunnen werken aan meerdere edities tegelijk is met redactionele automatisering een stuk makkelijker geworden. Redacties moeten wennen aan deze mogelijkheid en het duurt gewoonlijk enige tijd voordat men ook gebruik gaat maken van vooruit werken.Redacteuren werken plaatsonafhankelijk en hebben altijd inzicht en overzicht over hun artikel(en) en waar deze geplaatst zijn of zijn voorzien van foto’s, grafieken, of illustraties. De redactie krijgt met een redactioneel workflowsysteem volledige transparantie in het proces, de uitgezette taken en inzicht in de actuele status van elk onderdeel van een editie.

Men hoeft niet langer fysiek aanwezig te zijn op de redactie. Daarom dat er door inzet van redactionele automatisering vaak ook meer gewerkt gaat worden met bijvoorbeeld Skype, een messenger of men vergadert virtueel. De ‘content-makers’ hebben zodoende toch heel regelmatig contact met collega’s terwijl ze zich op een andere locatie bevinden. Zeker redacties die met veel externen werken, hebben grote voordelen bij de mogelijkheden van redactionele automatisering.

5.3 Wat verandert er voor advertentieacquisitie?De deadline voor het binnenhalen van advertenties levert altijd een hoop stress op voor de advertentieverkopers. Daar zal geen verandering in optreden, behalve dat er met redactionele automatisering meer tijd komt voor het verkopen van advertenties. Door het overzicht en de actuele status van een editie worden advertenties niet meer op verkeerde posities geplaatst naast een directe concurrent of verkeerde kleurstelling met de advertentie of pagina ernaast. Het risico op claims en klachten neemt zeker af. Met redactionele automatisering wordt vaak van adverteerders verlangd hun materiaal centraal aan te leveren via een centraal online aanleverpunt. Dat is in veel gevallen hetzelfde DAM-systeem dat gebruikt wordt voor de aanlevering van foto’s en bijvoorbeeld illustraties. De adverteerder specificeert zijn advertentie en advertentieacquisitie krijgt een melding binnen dat een advertentie is aangeleverd. De controle van de advertentie vindt vooraf plaats en niet langer achteraf. Dit reduceert de hoeveelheid stress wanneer vlak voor sluitingstijd blijkt dat een advertentie niet goed is aangeleverd. Ingangscontrole is een belangrijke verandering ten opzichte van de oude situatie en vindt voor een belangrijk deel automatisch plaats door de inzet van preflight checkers. Via de digitale plank ziet advertentieacquisitie altijd de actuele status van een editie en kan desgewenst de klant in de gelegenheid gesteld worden om reserveringen aan te maken in een editie. Dat laatste willen de meeste uitgevers niet, maar kan wel. Het verkoopproces wordt vergemakkelijkt wanneer een adverteerder direct kan zien waar zijn of haar advertentie geplaatst wordt of kan worden. De verkoopafdeling reserveert zelf posities in de eerstvolgende of aanstaande edities. Ook advertentieverkoop kan vooruit werken en advertenties doorplaatsen.Het management van advertentieacquisitie heeft te allen tijde dus een actueel overzicht van de geplaatste advertenties en het aantal open posities. Via de digitale plank of het workflowsysteem kan op afstand gecontroleerd worden of advertenties juist zijn en juist zijn



geplaatst. De controle is volledig web based. Dit resulteert in een andere manier van werken en aansturing van de advertentieverkoop. Zo heeft een verkoper eerder zicht op een artikel dat naast de advertentie komt te staan. Hij of zij kan dat gebruiken in het verkoopproces. Samen met de redactie wordt de definitieve indeling gemaakt.

5.4 Wat wordt er anders voor de studio en dtp’ers?Veel is al gezegd. Onderstaand worden de implicaties van redactionele automatisering voor de studio op een rijtje gezet. De technologie helpt de studio op tal van fronten. Aan de voorkant wordt beeld consistent aangeleverd en vaak vooraf gecontroleerd op de juiste specificaties. Aanlevering vindt plaats via één kanaal en materialen komen dus netjes geordend aan en worden getoetst op compleetheid. Doorgaans was de studio nog veel tijd kwijt aan het zoeken van beelden, controleren, converteren of najagen van ontbrekende dan wel foute files en fonts.Met redactionele automatisering werkt de studio met templates van pagina’s, wordt kopij op maat aangeleverd en is direct bekend welke content bij elkaar hoort voor opmaak tot een artikel of pagina. De studio hoeft geen tekst meer op te maken, want deze wordt opgemaakt en wel aangeleverd. Zodra er een element is kan deze op de juiste plek worden gezet of verloopt dat (semi)automatisch. De dtp’er voert een kleine aanpassing door en geeft de pagina weer vrij voor eindcontrole. Het aantal noodzakelijke bewerkingen neemt sterk af en pagina’s worden sneller opgemaakt en ter goedkeuring aangeboden. Het is aan de uitgever om te bepalen welke pagina’s of onderdelen helemaal voorgedefinieerd worden en welke volledig vrij zijn voor creatieve opmaak. Op onderdelen worden pagina’s volledig automatisch opgemaakt. denk bijvoorbeeld aan 1/1 advertentiepagina’s of volledig gestandaardiseerde pagina’s. In een aantal gevallen kunnen indexen van bijvoorbeeld vacatures ook automatisch gegenereerd en opgemaakt worden op basis van de meegeleverde metadata.Ook de studio maakt gebruik van de digitale plank en het workflowsysteem voor het actuele statusoverzicht van een editie.

Het is niet langer noodzakelijk om de opmaak ook in huis te hebben. Het is net zo eenvoudig de opmaak extern in te kopen en deze partij gebruik te laten maken van de redactionele automatisering. Outsourcing is dus niet langer een discussie wat betreft de noodzaak om creatie dicht op de redactie te hebben. Het loslaten van deze gedachte is echter niet zondermeer gerealiseerd. In veel gevallen blijft de behoefte om naast elkaar te zitten erg groot en kost het enige tijd voordat men eraan gewend is dat op afstand wordt opgemaakt terwijl overal inzicht is in de actuele status en kwaliteit. Door de verkorting van de bewerkingstijden dalen de prijzen voor de opmaak van pagina’s zeer substantieel en wordt outsourcing dus een steeds plausibelere oplossing voor het reduceren van de vervaardigingskosten.

5.5 SamengevatBovenstaand is getracht om enig zicht te geven op wat er verandert voor de diverse disciplines tijdens de vervaardiging van de titel(s). Deze uiteenzetting is vanzelfsprekend niet compleet en ook nog eens afhankelijk van de ingevoerde automatiseringsgraad. Wat vast staat is dat de manier van werken op een aantal cruciale punten wezenlijk anders is en dat de verworven transparantie en toegankelijkheid ervoor zorgt dat er niet alleen anders gewerkt wordt, maar ook anders gestuurd. Naarmate een redactie langer met het systeem werkt zullen ze steeds meer en creatiever gebruik gaan maken van de mogelijkheden. Daar gaat doorgaans wel een periode overheen. De ervaring is dat na een maand of negen in gebruik er vanaf dat moment steeds beter gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden. Dat betekent ook dat de acceptatietijd van alle veranderingen eenzelfde periode in beslag neemt.



Hoofdstuk 6

Overzicht van aanbieders van redactionele automatiseringHet speelveld van redactionele automatiseringsoplossingen is bijzonder groot, divers en vooralsnog weinig transparant. Circa 50 aanbieders van applicaties zijn op de Nederlandse markt actief; dat kunnen kleine desktopapplicaties zijn tot grote redactionele systemen. Redactionele systemen en applicaties worden geleverd door systeemleveranciers of, in de meeste gevallen, via een reseller (vertegenwoordiger) of zogenaamde ‘system integrator’. System integrators verkopen licenties van toepassingen en verzorgen de technische implementatie bij uitgeverijen en realiseren koppelingen met eventueel bestaande redactionele toepassingen zoals een beeldbank, een workflowsysteem of een digitale plank en, indien gewenst, met reguliere bedrijfsapplicaties zoals financiële systemen of bijvoorbeeld een abonnementensysteem. In Nederland zijn, voor zover nu bekend, zeven system integrators actief.Naast systeemleveranciers en system integrators zijn er meer partijen die redactionele automatisering aanbieden aan tijdschriftenuitgevers. Een tiental prepressbedrijven, studio’s en grafimediabedrijven gespecialiseerd in de productie van tijdschriften biedt dezelfde redactionele tools, applicaties en systemen aan, veelal als onderdeel van een pakket aan grafische diensten (full service) aan de uitgeverij als klantorganisatie.

Integratie en uitbreiding van functionaliteiten wordt steeds belangrijker. Met een ‘stand alone’-oplossing is een uitgever er vaak niet. Om optimaal te kunnen profiteren van een workflowoplossing is het vaak zinvol om tevens een beeldbank of DAM-systeem te hebben. Om deze met elkaar te integreren is dan maatwerk nodig, wat tot meerkosten zal leiden. Een volledig integrale oplossing is tot nu toe slechts op maat gebouwd voor een enkele uitgever. Een brede integrale en min of meer standaardoplossing is er nog niet.Leveranciers van workflowoplossingen zoeken daarom naar uitbreiding van hun dekking in de keten door samenwerking aan te gaan met andere softwareontwikkelaars om de verschillende technologieën geïntegreerd te kunnen aanbieden. Daarnaast zijn de grotere spelers bezig met het uitbreiden van hun eigen functionaliteiten. Een leverancier van een workflowsysteem, levert bijvoorbeeld ook een DAM-systeem. Er is een concentratie van enkele grote partijen te verwachten die marktleiderschap nastreven door kleinere partijen aan zich te binden en daarmee uitbreiding en integratie van het redactionele systeem te realiseren. De technologie zit in de fase van ‘adolescent’. De kinderziektes zijn er inmiddels wel uit, echter de markt is nog betrekkelijk onontgonnen.

6.1 Transparantie en overzicht creërenDe aanbieders zijn zeer divers en prijsinformatie is lastig te achterhalen. Ook blijkt het moeilijk te achterhalen welke functionaliteiten er nu wel of niet worden aangeboden door een toepassing.



De beschikbare informatie over de grote redactionele systemen is bij de desbetreffende leveranciers en system integrators te vinden, maar informatie vinden over kleinere toepassingen, tools of plug-ins is vaak een tijdrovende zaak, waar bovendien veel technische kennis voor nodig is. De informatie die men treft is doorgaans erg technisch van aard en weinig toegankelijk voor minder technisch-georiënteerde uitgevers en redacteuren.Door de beperkte transparantie in de markt van redactionele automatisering en veelal beperkte technische kennis onder kleinere (maar ook de grotere) uitgevers worden de leveranciers en system integrators gezien als enige kennis en expertisebron. Echter vertegenwoordigen deze partijen hun eigen toepassingen en systemen. In die zin is er geen sprake van een objectieve beoordeling welk systeem, welke toepassing of combinatie van factoren het beste passen bij de wensen, eisen en behoeften van de uitgever. Er is vooralsnog onvoldoende onafhankelijke kennis beschikbaar om uitgevers te ondersteunen bij het maken van de beste keuze. Op dit moment is ‘in het land der blinden, eenoog koning’. Er is simpelweg geen centrale plaats waar informatie over redactionele automatisering te vinden is. Voldoende aanleiding enig inzicht te bieden.Systemen, applicaties en tools op het gebied van redactionele automatisering zijn door de bank genomen te onderscheiden in redactionele toepassingen gericht op: - workflow: voor het regelen en sturen van taken, activiteiten, de planning en actuele

statussen - opslag/beheer: voor het opslaan, beheren en ontsluiten van content zoals een CMS-systeem,

beeldbank of DAM-systeem - tools: overwegend kleinere toepassingen, applicaties, plug-ins of tools die voor een beperkt

deel van de keten een oplossing bieden, zoals tekst-editors of web-editors, pre-flight checkers voor de controle op inkomende beelden, illustraties en advertenties of conversie hulpmiddelen die bestanden omzetten naar de juiste specificaties, XML of PDF.Alle ICT-oplossingen zijn onder te brengen in een van deze drie functionele gebieden. Enkele oplossingen integreren al meerdere functionaliteiten met elkaar. Deze komen dan in twee of zelfs drie functionele gebieden terug.Anderzijds zijn er drie eveneens functionele gebieden in het redactionele proces zelf. Deze zijn al uitvoerig beschreven in de hoofdstukken 3 en 4 over het redactionele proces en redactionele automatisering. Systemen, applicaties en tools zijn doorgaans gericht op een van onderstaande drie functionele gebieden van het redactionele proces.

- verzamelen - vormgeven - publiceren.

Een combinatie van de twee assen geeft de onderstaande matrix. In deze matrix wordt globaal aangegeven waar een specifiek product gepositioneerd kan worden. Deze lijst moet gezien worden als voorbeeld en is derhalve niet volledig.

Om uitgevers een compleet beeld te bieden is er in bijlage 3 een uitgebreid overzicht opgenomen van de belangrijkste systemen, toepassingen, applicaties en tools die in Nederland geleverd worden. Gegeven de snelle ontwikkelingen in de markt zal ook deze lijst niet volledig en compleet zijn, maar geeft wel een goed overzicht van de beschikbare producten en een indicatie van de functionaliteiten die deze toepassingen bieden. Informatie over de koppelbaarheid van de oplossingen met anderen is niet aangegeven in dit overzicht. Evenzeer mist gedetailleerde prijsinformatie over de afzonderlijke producten. Deze informatie blijkt



niet eenvoudig compleet te krijgen. In hoofdstuk 7 wordt er wel een indicatie gegeven van de kosten voor huur danwel aanschaf van de redactionele automatiseringsoplossingen, de gemiddelde implementatiekosten en jaarlijks terugkomende kosten voor onder andere beheer en onderhoud.

6.2 System integratorsDe meeste redactionele systemen en toepassingen worden zoals gezegd niet rechtstreeks geleverd, maar via een zogenaamde ‘reseller’ (vertegenwoordiger) of ‘system integrator’. Dat is een partij die systemen implementeert bij uitgevers en daar eventueel ook de koppelingen voor bouwt met reguliere bedrijfsapplicaties zoals financiële systemen of bijvoorbeeld een abonneesysteem. Zij maken ook koppelingen tussen een beeldbank, het workflowsysteem zelf en een digitale plank. In veel gevallen bieden zij dit tevens als standaardconfiguratie aan. Behalve kennis van de redactionele systemen die zij vertegenwoordigen hebben ze veel technische knowhow hoe deze systemen technisch te implementeren. Het begeleiden van het (sociale) veranderingsproces is doorgaans geen kerncompetentie van system integrators. In Nederland zijn voor redactionele automatisering zeven system integrators actief, te weten:1. Central Station crossmedia solutions2. Digilink3. Grafidata4. Graphit5. Next-Solutions6. Penthion7. Publiqare.

Figuur 8: enkele voorbeelden van systemen en hun positionering

vormgeven publiceren

onder andere:Vjoon K4, Digilink PUMA, Roxen, Doris 32,

Woodwing SCE, Censhare en Timone System

onder andere:Ad�ow, ADAM, Woodwing Content Station,

Elvis, Mediaware, Digilink Mediabase enandere (web)CMS en DAM systemen

onder andere:Pittstop, Add4All, Studio online, Adobe InCopy, QuarkCopyDesk,

van Gennep Planmaker, Ready4Print, Timone Tell endiverse xml-export, color management, pdf-conversie, RIP-tools en plug-ins

Wor

k�ow

Tool

sO

psla

g/be

heer

verzamelen



Zij vertegenwoordigen elk een of meer leveranciers van systemen en oplossingen. Onderstaand worden de zeven system integrators beknopt beschreven:

Central Station crossmedia solutionswww.central-station.nlOntstaan uit automatiseerder Triple-P en grafimediabedrijf de Thieme Groep in 2008. Vertegenwoordigen o.a. workflowsysteem Woodwing, ADAM digital asset management en hebben ervaring met Censhare implementaties.

Digilinkwww.digilink.nlHebben een eigen systeem ontwikkeld w.o. een digitale plank en workflowsysteem genaamd PUMA, Mediabase en Mediamover.

Grafidatawww.grafidata.nlVertegenwoordigen o.a. Fotoware (DAM-systeem), Vjoon redactionele workflow K4 en K2, Fotoware en Pectora.

Graphitwww.graphit.nlVertegenwoordigen o.a. Woodwing, Elvis (DAM-systeem), Van Gennep (o.a. digitale plank), XML conversietools (SmartMover) en ontwikkelen eigen oplossingen.

Next-Solutionswww.next-solutions.nlVertegenwoordigen o.a. Dalim, MEI, Woodwing en Van Gennep.

Penthionwww.penthion.nlPenthion heeft onlangs Ad4 All overgenomen. Vertegenwoordigen o.a. het workflowsysteem Doris32 (Anygraaf ) en opmaaktools voor advertenties.

Publiqarewww.publiqare.nlVertegenwoordigen o.a. Woodwing en Timone Tell en verzorgen integraties met advertentie-managementsystemen of realiseren PDF-workflows.

Voor meer informatie over de system integrators verwijzen wij graag door naar hun websites.

6.3 Andere aanbiedersBehalve deze zeven system integrators (peildatum januari 2009) is er een tiental andere aanbieders die redactionele automatisering aanbieden vanuit een bredere scope. Het businessmodel van deze spelers is doorgaans anders. Prepressbedrijven, studio’s en grafimediabedrijven die zich richten op tijdschriftenuitgevers bieden redactionele tools vaak aan als onderdeel van een pakket aan diensten. De redactionele systemen en applicaties worden beschikbaar gesteld aan de uitgever die daar al dan niet een vast bedrag voor betaalt of de verrekening van de kosten terugziet in de integrale paginaprijs die betaald wordt voor het



opmaken van de titel(s). Voorwaarde van deze bedrijven is wel dat ook de opmaak en de fysieke productie bij hun wordt ondergebracht. Zij bieden daarmee een full service oplossing.Zowel uitgever als producent heeft hier voordeel bij. Enkele aanbieders zijn o.a. beursbedrijf Colorscan, grafimediabedrijf Alfabase, drukkerij Senefelder Misset, de Thieme Groep grafimedia, prepressbedrijf Scanstudio, Verheul, Mediabuilders maar bijvoorbeeld ook het reclamebureau Taste en Hollandia Publishing bieden redactionele automatisering aan hun klanten. Deze aanbieders zijn genoemd tijdens de diverse interviews, case-beschrijvingen en rondetafelconferenties.

6.4 Stand van zaken en ontwikkelingen van de technologieOp dit moment is een aantal geïntegreerde oplossingen operationeel in een redactionele omgeving. Met een geïntegreerde of integrale oplossing wordt bedoeld dat er meerdere applicaties gericht op zowel de ‘verzamelfase’ als de ‘vormgevingfase’ en het ’publiceren’ geïmplementeerd en met elkaar gekoppeld zijn. Een geïntegreerde oplossing gaat dus verder dan het gebruik van een workflow management systeem in combinatie met bijvoorbeeld een DAM-systeem.Koppelingen en integratie met bedrijfsapplicaties, bestaande systemen of aanpalende technologie worden doorgaans op maat gemaakt en zijn daardoor kostbaar. Deze integrale of geïntegreerde oplossingen zijn vooralsnog op maat ontwikkeld voor een individuele uitgeverij. Er worden vooralsnog geen volledig integrale oplossingen voor het redactionele proces op de markt aangeboden. Daar is een belangrijke reden voor.Om systemen te ontwikkelen die volledige ketenintegratie kunnen bereiken, dienen (veelal concurrerende) leveranciers of system integrators met elkaar samen te werken. Dat is geen eenvoudige opgave, blijkt uit de praktijk. Ketenintegratie vraagt van alle stakeholders een proactieve inzet om de gewenste integratie te realiseren. In de praktijk is het bijvoorbeeld moeilijk aan te wijzen welke leverancier of system integrator welke taak en verantwoordelijkheid zou moeten nemen, waardoor altijd discussie ontstaat over wie, wat en wanneer zou moeten opleveren. Omdat de onderlinge afhankelijkheden vaak groot zijn, zal men regelmatig moeten wachten op een activiteit van de ander om zelf verder te kunnen.Wel zoeken systeem leveranciers elkaar proactief op om een geïntegreerde oplossing verder te ontwikkelen en hun systeem zo van meerwaarde voor de markt te voorzien. System integrators krijgen steeds meer ervaring met integratievraagstukken en werken hard aan het makkelijker maken van koppelingen. Daarnaast is elke tijdschriftenuitgever weer anders en zal er altijd

Figuur 9: koppelingen tussen systemen

publiceren

XMLHTML



content

inga

ngsc

ontr

ole

uitg

angs

cont

role

geau

tom

atis

eerd

eco

nver

sie




w eem en dig

e

ce g, beheer enKoppeling

Koppeling Koppeling Koppeling

Koppeling

KoppelingKoppeling

Koppeling

Contentopslag

g

gKoppeling Koppeling



maatwerk nodig blijven om een volledig geïntegreerde oplossing te realiseren. Een uitgever heeft net weer een ander advertentiemanagementsysteem of eigen applicatie voor het beheren van abonnees of opslaan, beheren en ontsluiten van beeldmateriaal.

Bij een niet nader te noemen grote uitgever van meerdere tijdschrifttitels die een integrale workflowoplossing wilde implementeren heeft de noodzakelijke betrokkenheid van veel verschillende leveranciers zelfs geleid tot het stopzetten van het integratie- en implementatietraject. De moeizame samenwerking zorgde voor efficiencyverlies, aanzienlijke meerkosten en de doorlooptijd werd daardoor niet gehaald.

Alle componenten voor het ideale uitgeefproces zijn voorhanden, maar vooralsnog blijken leveranciers niet in staat of hebben geen prioriteit de ketenintegratie snel verder te brengen en ook als één geheel aan te bieden aan de markt. Systemen hebben ten dele wel onderlinge afspraken gemaakt over integratie en zijn met elkaar gekoppeld. Woodwing wordt bijvoorbeeld veel gekoppeld met een andere redactionele softwareoplossing zoals de digitale plank van Van Gennep of de digitale plank van Timone systems, maar voegen zelf ook functionaliteit aan de workflowoplossing toe met bijvoorbeeld een door henzelf ontwikkeld DAM-systeem. Andere workflowoplossingen zoeken het vooral in het toevoegen van nieuwe functionele gebieden onder de eigen merknaam. De intentie is er wel degelijk, evenals de marktvraag. De verwachting is dan ook dat er de komende periode meer aandacht zal uitgaan naar het ontwikkelen en kunnen aanbieden van een laagdrempelige integrale oplossing voor tijdschriftenuitgevers.

Ontwikkelingen voor middelgrote en kleinere tijdschriftenuitgeversInmiddels zijn de meeste grote tijdschriftenuitgevers al nadrukkelijk bezig met redactionele automatisering of hebben zij hun toepassingen draaien. Daarom richten de leveranciers en system integrators nu hun pijlen op middelgrote en kleinere uitgevers. Om deze groep te bereiken zijn er echter andere businessmodellen nodig en moeten er andere prijzen komen voor de producten en diensten. Inmiddels werken veel aanbieders aan oplossingen specifiek gericht op de middelgrote en kleine uitgevers van tijdschriften. Aanbieders passen hun productpakket ook aan de wensen, eisen en behoeften van deze grote groep uitgeverijen aan.

Grotere uitgevers schaffen in veel gevallen de technologie aan en implementeren deze binnen hun netwerk. Middelgrote en kleine uitgeverijen hebben doorgaans niet de financiële middelen om een grote investering ineens te doen en alle benodigde technologie aan te schaffen. Daar zijn de leveranciers van redactionele automatisering op ingesprongen door nieuwe aanbiedingsvormen te bedenken die beter aansluiten op de mogelijkheden en behoeften van deze grote groep van middelgrote en kleine tijdschriftenuitgevers. De meeste aanbieders werken daarom aan een SaaS-oplossing. SaaS staat voor Software-as-a-Service. Hierbij wordt de software op huurbasis veelal volledig web based aangeboden, waardoor de initiële investering lager is dan voorheen en daarmee eerder financieel haalbaar wordt voor een grote groep middelgrote en kleine uitgevers en titels. Deze ontwikkelingen zijn echter nog vrij recent. De huidige SaaS-aanbiedingen betreffen een workflowoplossing met een enkele aanvullende functionaliteit. De meeste system integrators bieden vanaf het eerste kwartaal van 2009 volledige web based systemen aan voor een lease of maandelijks huurtarief. In die zin staat het volledig web based aanbieden van oplossingen nog wel in de kinderschoenen. Cases van deze variant zijn er nog niet of nauwelijks. Momenteel (Q1 2009) implementeert tijdschrift ‘De Zaak’ een SaaS-oplossing voor het redactioneel productieproces. Aanschaf inclusief koppelingen en implementatie van een workflow-oplossing met een DAM-systeem en digitale plank kent een vanafprijs van zomaar



€ 50.000,- en kan oplopen tot € 150.000,- voor een volledig integrale oplossing. Aanschaf en implementatie van een basis workflow systeem zonder extra’s zal rond de € 20.000,- kosten. De jaarlijkse onderhouds- en beheerkosten zijn hierin nog niet eens meegenomen.Daartegenover staan de verschillende SaaS-oplossingen met vanafprijzen van rond de € 800,- per maand voor een volledig uitgekleed systeem, tot rond de € 1.400,- per maand voor een basis configuratie van een workflowsysteem, DAM-systeem en digitale plank. Een volledig geïntegreerde SaaS-oplossing is er vooralsnog niet.

Open sourceEen veel gehoord begrip is ‘open source’-software. Het uitgangspunt van open source ontwikkeling is dat men gezamenlijk toegang krijgt tot en gezamenlijk wordt ontwikkeld aan de sourcecode van hetzelfde softwarepakket. Elke verbetering die iemand doorvoert wordt getest en eventueel toegevoegd aan de oplossing. Dit komt weer ten goede aan anderen die er op door kunnen ontwikkelen. De eindgebruiker van deze open source software doet hier zijn voordeel mee. De aanschaf is vaak kosteloos, maar voor het implementeren, tailor made integraties of koppelingen, het beheer of andere specifieke aanpassingen moet vanzelfsprekend wel betaald worden. Het is een goedkope oplossing die in een groot aantal gevallen bijzonder goed voldoet aan de functionele wensen en eisen van de gebruikers.Ondanks dat op het gebied van redactionele automatisering er nog geen integrale ‘open source’ workflowsystemen zijn, kan er op deelgebieden wel voordeel mee worden behaald. Er is een groot aantal open source projectmanagement tools die ingezet kunnen worden voor een eenvoudige redactionele workflow. Deze zijn vrij verkrijgbaar of worden voor een laag tarief aangeboden. Daarnaast zijn er legio open source oplossingen op het gebied van content management en digital asset management, zoals een CMS of een DAM. Tevens zijn open source web-editors beschikbaar. Zo kan een uitgever die bijvoorbeeld met veel externe redacteuren werkt, gebruikmaken van open source web-editors. De kopij wordt dan online ingevoerd en (eventueel automatisch) opgemaakt, zodat de uitgever deze kopij zo kan invoeren in de opmaak van het tijdschrift of kan doorsturen naar zijn of haar web-CMS (voorbeeld: Xopus). Sinds enige tijd is er tevens een open source dtp-programma beschikbaar genaamd Scribus.

6.5 ConclusiesDoor het ontbreken van overzicht van en transparantie in de markt voor redactionele automatisering en de vereiste specifieke technische kennis zijn uitgevers veelal sterk afhankelijk van de kennis en expertise van de leveranciers en system integrators. Echter vertegenwoordigen deze partijen hun eigen toepassingen en systemen. In die zin is er geen sprake van een objectieve beoordeling welke (combinatie) van systemen en toepassingen het beste passen bij de wensen, eisen en behoeften van de uitgeeforganisatie. Er is vooralsnog onvoldoende onafhankelijke kennis beschikbaar om uitgevers te ondersteunen bij het maken van een gefundeerde keuze.

De verandering die in gang is gezet door leveranciers om de systemen in plaats van in eigendom ook als SaaS-oplossing aan te bieden (tegen lagere initiële kosten), maakt het voor uitgevers eerder mogelijk en aantrekkelijker om te investeren in redactionele automatisering.

Open source oplossingen zijn voorhanden en toepasbaar in het redactionele proces. Echter zijn er nog geen integrale open source workflowsystemen voor het redactionele proces. Er zal dus altijd sprake zijn van een combinatie van toepassingen, afhankelijk van de kenmerken van het specifieke uitgeefproces van een uitgever en de behoefte aan oplossingen die meerwaarde opleveren dan wel efficiencyvoordelen bieden.



Hoofdstuk 7

Besparingspotentieel van redactionele automatiseringUitgevers zullen alleen in redactionele automatisering willen investeren wanneer de out-of-pocket-besparingen binnen twee jaar worden terugverdiend of wanneer er substantiële indirecte (efficiency)voordelen te behalen zijn met de inzet van ICT in het vervaardigingsproces van hun titel(s). Het besparingspotentieel moet zodanig zijn dat het voor een uitgever aantrekkelijk of zelfs noodzaak is te investeren in redactionele automatisering.Naast het besparingspotentieel staan de investeringskosten van de technologie en implementatie.In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven in het besparingspotentieel en in de kosten van redactionele automatisering. De kosten zijn te onderscheiden in de aanschafkosten, licentie- of huurrechten afhankelijk van de wijze van aanschaf (koop of SaaS), maar ook de implementatiekosten, het jaarlijkse onderhoud en beheerskosten van de technologie worden meegenomen.

7.1 Besparingspotentieel redactionele automatiseringUit de interviews, onderzochte cases en benchmarkgegevens van circa 250 titels zijn titelgegevens, kostenstructuur en besparingspotentieel inzichtelijk gemaakt. Analyse van deze gegevens geeft een betrouwbaar en volledig inzicht in het out-of-pocket besparingspotentieel en additionele voordelen van redactionele automatisering bij tijdschrifttitels.Er zijn diverse factoren die het besparingspotentieel van een afzonderlijke titel bepalen. De analyse wijst uit dat de besparing afhankelijk is van een aantal overeenkomstige factoren, zoals type pagina’s in een uitgave. Er zijn advertentiepagina’s, volledig vrije en creatieve pagina’s, naast meer gestandaardiseerde pagina’s die voor bijvoorbeeld de helft of volledig bestaan uit vaste en wederkerige elementen van elke editie. Daarnaast zijn het aantal en soort gebruikte tools in het proces van belang, het aantal interne en externe betrokkenen bij het proces en de fase in het proces waarin de tools worden toegepast. Zijn deze meer gericht op ‘verzamelen’, ‘vormgeven’, of ‘publiceren’. De besparingen kunnen bovendien in verschillende onderdelen in het proces en de organisatie worden gerealiseerd, ofwel op de out-of-pocketkosten van de opmaakwerkzaamheden, danwel op de efficiency van de interne organisatie.

Ook is aan te geven welke elementen of onderdelen van redactionele automatisering het grootste voordeel bieden voor een individuele titel. Het hoeft namelijk niet zo te zijn dat elke titel gebaat is bij een integrale oplossing, maar juist optimaal profiteert door inzet van enkele tools of slechts een workflowsysteem. In veel gevallen kan de inzet van een aantal elementen juist de grootste meerwaarde opleveren. Er dient altijd rekening gehouden te worden met de maximaal realiseerbare besparingen en additionele voordelen, gegeven de minimale investeringen die daarvoor gedaan moeten worden. Per saldo moet de meerwaarde zo groot mogelijk zijn.



Besparingen op de out-of-pocketkosten door redactionele automatiseringUit de diepte-interviews, cases en rondetafelconferenties zijn indrukwekkende cijfers naar voren gekomen. Op de kosten van het verzamelen, vormgeven en publiceren binnen het redactionele proces van een tijdschrift wordt gemiddeld circa 50% bespaard door inzet van redactionele automatisering.2 De besparing kan voornamelijk worden gerealiseerd door verbetering van het aanleverproces, centrale opslag, beheer en ontsluiting van kopij, beeld en advertenties, (semi)automatische opmaak van de pagina’s, de organisatie en gedeeltelijke automatisering van de workflow en het sneller en eenvoudiger naar meerdere kanalen kunnen publiceren (naast print ook internet, sms, e-reader, database).Deze 50% besparing is gebaseerd op de gemiddelde paginatarieven per paginasoort in Nederland, afgezet tegen paginatarieven bij de realisatie van de maximale automatiseringsgraad. Voor het verkrijgen van de gemiddelde paginatarieven in Nederland zijn gedetailleerde gegevens geanalyseerd van zo’n 250 tijdschrifttitels. De in figuur 15 gepresenteerde paginaprijzen zijn derhalve een betrouwbare en representatieve weergave van de werkelijkheid.Het gemiddelde van 50% is een weergave van de besparing die gerealiseerd kan worden door maximaal te automatiseren. Wanneer een uitgever besluit om slechts beperkt redactionele applicaties en tools in te zetten, zullen de besparingen ook lager uitvallen.Door inzet van redactionele automatisering worden lopende contracten en prijsafspraken met betrekking tot de werkzaamheden van dtp- of studiotaken meestal herzien. Dit levert in veel gevallen een inkoopvoordeel op zonder dat het proces of de werkwijze is geoptimaliseerd of geautomatiseerd. Het behalen van inkoopvoordeel door het opnieuw inkopen van dtp- of studiowerkzaamheden wanneer redactionele automatisering wordt geimplementeerd, is daarom buiten het besparingspotentieel gehouden. Het is immers niet reëel om inkoopvoordeel op het conto van de automatisering te schrijven.

2 De term redactionele automatisering in deze rapportage betreft de technologie die ingezet kan worden bij het verza-melen, creëren en publiceren binnen het redactionele proces van een tijdschrift. De inkoop van content, zoals beeld en kopij binnen het redactionele proces, wordt buiten beschouwing gelaten van het onderzoek. Redactionele automatise-ring heeft in beginsel geen verband met de inkoop van content zoals beeld en kopij. Wanneer in deze rapportage wordt gesproken over het besparingspotentieel van redactionele automatisering op de out-of-pocketkosten van bijvoorbeeld de opmaakwerkzaamheden is dit uitsluitend gericht op het verzamelen, creëren en publiceren van content en een tijdschrift en niet op de inkoopkosten van content zoals beeld en kopij.

Figuur 10: besparingspotentieel op de out-of-pocketkosten binnen het redactionele proces

ingangscontroleadvertenties

verzamelen


auto-opmaak


templates


45%

Besparingspotentieel opout-of-pocketkosten

30%

40%

60%

70%plank-softwaretemplates


editing


editing

plank-softwareoverleg

vormgeving

45%

vormgeven

pdf-conversieautomatischpositioneren

softproo�ngpdf-conversiexml-conversie

scriptingpdf-conversiexml-conversie

pdf-conversie

10%

publiceren

advertentiepagina’svolledig template

gedreven


pagina’s


pagina’s

volledige vrijepagina’s

Percentage van totaalbesparingspotentieel



Het besparingspotentieel op de out-of-pocketkosten van het verzamelen, vormgeven en publiceren binnen het redactionele proces van een tijdschrift is in het onderstaande fi guur schematisch weergegeven.

Figuur 10 geeft aan wat het maximale out-of-pocket besparingspotentieel is van een paginasoort en welk deel van deze out-of-pocket besparingen in welke fase van het vervaardigingsproces wordt gerealiseerd. Er is goed te zien dat de grootste besparingen worden gerealiseerd in de ‘verzamel-’ en ‘vormgeving’fase. Ook is goed te zien dat standaardisatie loont. Hoe gestandaardiseerder de pagina, hoe hoger het besparingspotentieel op de vervaardiging van die pagina. Voor het berekenen van een individuele besparing is het daarom van belang om het soort pagina’s van een titel goed te analyseren. Ook uiterst creatieve bladen kunnen voordeel realiseren met de inzet van redactionele automatisering.Er is bij de besparingspercentages uitgegaan van een integraal redactiesysteem. Ook is uitgegaan van de situatie dat alle dtp- en studiowerkzaamheden zijn uitbesteed en dus worden ingekocht. In de praktijk is dat lang niet altijd het geval, maar voor de vergelijking is daar wel vanuit gegaan.

Elke tijdschrifttitel is in te delen naar de hiervoor genoemde soorten pagina’s. Daarnaast hebben zaken als beeldintensiteit en het gebruik van grafi eken en tabellen nog invloed.

ANALYSE TIJDSCHRIFT OP BASIS VAN VIER PAGINATYPEN

Het meetbaar maken van het besparingspotentieel vindt plaats op basis van een aantal kenmerken van een titel. Elk tijdschrift is te typeren en te verdelen in soorten pagina’s. In het kader van dit onderzoek zijn er vier paginatypen gedefi ni-eerd (pagina A, B, C en D). Dat maakt tijdschriften beter vergelijkbaar met elkaar. De verhouding tussen de aanwezigheid van deze pagina’s heeft invloed op het besparingspotentieel van een titel. Onderstaand worden de vier paginatypen nader toegelicht.

Pagina A: een 100% gestandaardiseerde advertentiepagina Advertentiepagina’s hebben veelal een beperkt aantal vaste templates voor het positioneren van een advertentie op een paginapositie. Deze pagina’s zijn volledig gestandaardiseerd.

Pagina B: een 100% gestandaardiseerde redactionele pagina Het betreft hier het totaal aantal pagina’s die volledig vooraf gedefi nieerd zijn. Dat zijn pagina’s bestaande uit vaste rubrieken of columns of andere vaste elementen zoals het colofon of een vaste beeldpagina dan wel repeterende illustraties.

Pagina C: een 50% gestandaardiseerde redactionele pagina (50% creatieve pagina) Het betreft hier het totaal aantal pagina’s die deels uit vaste elementen of rubrie-ken bestaan, maar deels ook volledig creatief worden opgemaakt.

Pagina D: een volledig creatieve redactionele pagina (0% gestandaardiseerde pagina) Dit zijn pagina’s die door de studio of vormgever elke week weer volledig vrij worden opgemaakt. Er ligt een basisstramien (kantlijnen, kolombreedte, etc.), maar daarbinnen is de vormgever volledig vrij in het positioneren van kopij, beeld en/of advertenties.



Voor deze indeling is gekozen omdat er vaak discussie ontstaat over het niveau van creativiteit in een specifieke titel. Een uitgever vindt zijn of haar titel doorgaans creatiever dan een system integrator de titel vindt. Deze tabel geeft precies aan wat het besparingspotentieel voor een specifieke pagina is. Het totaal aantal pagina’s per soort en tevens het totale besparingspotentieel komt daarmee voor rekening van de uitgever en de eigen analyse van de titel(s).

Het huidige gemiddelde prijsniveau in een traditioneel redactioneel proces en het beoogde prijsniveau van een advertentie en redactionele pagina door inzet van redactionele automatisering is in het onderstaande figuur weergegeven. De tabel verdient echter nog een nadere toelichting. Door matig inkoopbeleid ligt de gemiddelde paginaprijs vaak substantieel hoger (zie eerste cijferkolom). Bij de analyse van de 250 titels zijn uitschieters naar boven nader onderzocht. Daaruit bleek dat er relatief duur werd ingekocht boven de marktprijs wanneer men scherp zou inkopen. Ook bedragen boven de € 100,- per pagina, waren geen uitzondering. Hoge kosten, veroorzaakt door matig inkopen, worden in de berekening van het besparingspotentieel niet meegenomen.

De eerste prijskolom geeft aan welke prijzen gemiddeld gehanteerd worden wanneer de inkoop minder scherp heeft plaatsgevonden. De tweede kolom geeft het huidige prijsniveau aan wanneer de uitgever scherp heeft ingekocht. Het schema laat vervolgens zien welke paginaprijzen mogelijk zijn wanneer redactionele automatisering geïntegreerd wordt ingezet. Offshoring naar high tech lagelonenlanden, zoals India, Bangladesh of Maleisië, valt buiten de scope van het onderzoek, maar is na inzet van redactionele automatisering mogelijk een volgende stap. Hierdoor kan de paginaprijs in de regel nogmaals worden gehalveerd. Zonder procesoptimalisatie en inzet van faciliterende technologie is offshoring overigens geen optie.

Figuur 11: prijs per pagina bij redactionele automatisering

prijs per paginahuidig gemiddeld

huidig scherp inkoopbeleid

+ redactio-nele automa-tisering

+ offshoring

advertentiepagina’s volledig template gedreven

€40,- €20,- €6,- €3,-

100% gestandaardi-seerde redactionele pagina’s

€50,- €30,- €12,- €6,-

50% gestandaardi-seerde redactionele pagina’s

€70,- €45,- €27,- €13,50

volledig vrije redac-tionele pagina’s

€80,- €65,- €45,- €22,50

De weergegeven paginaprijzen gelden wanneer er wel of geen redactionele automatisering wordt ingezet. De kosten voor de aanschaf, huur, implementatie en het onderhoud van de



ingezette redactionele automatisering is hierin niet meegenomen. De paginaprijzen zijn gebaseerd op de dtp- en opmaakkosten die een externe leverancier in rekening brengt, exclusief de kosten voor beeld en beeldredactie of de kosten voor de content en redactionele werkzaamheden. Wel zit er in deze tarieven de traffic en productiekosten die gemoeid zijn met de dtp- en opmaakwerkzaamheden.

Efficiencyverbetering van de interne organisatie door redactionele automatiseringNaast de out-of-pocketbesparingen op de ingekochte werkzaamheden, wordt er een besparing gerealiseerd op de tijd die redacties doorgaans bezig zijn met het proces van traffic- en productiewerkzaamheden. Zodoende kan meer tijd en aandacht uitgaan naar de inhoud, zoals het vervaardigen van een artikel of werkzaamheden op het gebied van beeldredactie. Redacties zijn in de regel 20% tot 30% minder tijd kwijt aan het organiseren en regelen van de productie door inzet van redactionele automatisering.

Een aantal taken en verantwoordelijkheden wordt elders belegd, anders ingeregeld en in veel gevallen ondersteund door ICT, waardoor deze bijvoorbeeld niet langer drukken op de interne redactie. Denk daarbij aan correcte aanlevering van beeld en kopij, het volledig plaatsonafhankelijk en op afstand kunnen werken en het op lengte en in de opmaak aanleveren van de kopij door een externe redacteur of columnist.

De efficiencyvoordelen of indirecte besparingen op bewerkingstijden van mensen zijn moeilijk te kwantificeren. Uit de interviews, cases en analyses kwam naar voren dat een besparing van 20% tot 30% op de traffic- en productiewerkzaamheden realistisch is. Dit is echter moeilijk hard te maken omdat mensen direct de vrijgekomen tijd aan andere activiteiten zullen besteden. ‘Traffic en productie’ is doorgaans een deelactiviteit en geen hoofdactiviteit. Hoeveel tijd is advertentieacquisitie bezig met het najagen en nabellen van advertenties, het uitzoeken van aangeleverd materiaal en het oplossen van fouten in bestanden? Hoeveel tijd is een redacteur bezig met correcties, het indelen van de titel of het bellen met redacteuren om kopij tijdig en juist aangeleverd te krijgen of beelden te ontvangen van de fotograaf? De schatting van 20% tot 30% is realistisch, maar om deze goed meetbaar te maken zou zowel redactie als advertentieacquisitie voor een periode tijd moeten schrijven. In de regel is de dagelijkse belasting van dien aard dat tijdschrijven er niet zonder meer even bijgedaan kan worden.

7.2 ConclusiesHet besparingspotentieel is aanzienlijk, uitgaande van de gemiddelde paginaprijzen zoals die in Nederland worden gehanteerd. Gemiddeld wordt er 50% op de out-of-pocketkosten voor de dtp- en studiowerkzaamheden bespaard.

Een zo volledig mogelijke inzet van redactionele automatisering zou moeten leiden tot paginaprijzen om en nabij de € 6,- voor een advertentiepagina, € 12,- voor een standaardredactiepagina tot zo’n € 45,- voor een volledig creatieve tijdschriftpagina. Daar bovenop komen nog de maandelijkse kosten voor de inzet van de technologie.

Naast de gekwantificeerde out-of-pocketbesparingen zijn er additionele besparingen op de traffic- en productiewerkzaamheden. Die moeten een reductie laten zien van zo’n 20% tot 30%.



Hoofdstuk 8

Kosten van redactionele automatiseringHet vorige hoofdstuk laat indrukwekkende besparingscijfers zien. De kosten die gemaakt moeten worden om deze besparingen te realiseren zijn echter nog niet meegenomen in de analyse. Om straks voor een uitgever of een individuele titel een businesscase te kunnen bouwen, moeten de kosten van redactionele automatisering expliciet worden gemaakt. Er zijn verschillende manieren waarop redactionele automatisering wordt aangeboden. Elke vorm kent een andere manier van verrekenen en een andere kostenstructuur. Gecombineerd met de wensen en eisen van de uitgeverij, specificaties van de titel(s) en mate van redactionele automatisering wordt de aanschaf bepaald en de uiteindelijke businesscase. Er kan vooraf niet zonder meer een kostenoverzicht worden gegeven. Daarvoor zijn er te veel keuzemogelijkheden en verrekenmodellen. Deze worden eerst uiteengezet alvorens een indicatie kan worden gegeven wanneer de besparingen opwegen tegen de kosten, gegeven de kenmerken en typering van een titel.

8.1 Inzicht kosten aanbiedingsmodellen redactionele automatiseringEr zijn meerdere manieren waarop leveranciers hun oplossingen aanbieden aan uitgevers. Elk van deze aanbiedingsmodellen wordt op een andere wijze gefinancierd. Het volledig aanschaffen en in eigen beheer inzetten van redactionele automatisering die op maat wordt ingericht en voorzien van de juiste koppelingen, kost al snel tussen de € 50.000,- en € 150.000,-, exclusief de jaarlijkse onderhoudskosten, kosten voor eventueel nieuwe licenties en noodzakelijke aanpassingen wanneer er van een onderdeel een nieuwe release verschijnt. Dit is het ene uiterste van de verschillende aanbiedingsmodellen.Ander uiterste is wanneer een titel inlogt op een volledig gestandaardiseerde workflow die online wordt aangeboden voor een bedrag vanaf € 800,- per maand voor een minimale configuratie, tot € 1.400,- per maand voor een basisconfiguratie waarin een workflowmanagementsysteem, DAM-systeem en soms ook een digitale plank opgenomen zijn. In deze SaaS-oplossing is nauwelijks of geen ruimte voor ‘tailor made’ aanpassingen of maatwerk koppelingen: de uitgever kan gebruiken wat voor deze prijs wordt aangeboden. Daar zit eventueel een studio of prepressbedrijf achter die additioneel nog een tarief voor het vervaardigen van de pagina’s vraagt. De implementatie- en jaarlijkse onderhoudskosten zijn een stuk beperkter dan bij aanschaf van een systeem in eigen beheer en worden bij een SaaS-constructie verdisconteerd in de maandfee of in de paginaprijs door bijvoorbeeld de dtp-studio.

Opties van redactionele automatiseringDe uitgever staat voor verschillende keuzes met betrekking tot de inzet van redactionele automatisering. Wat is de meest optimale automatiseringsgraad voor mijn titel(s) en welke aanbiedingsvorm of welk licentiemodel is voor mijn uitgeverij en titel(s) het meest passend.Er zijn drie aanbiedingsvormen of licentiemodellen: - koop-licentie: de softwareoplossingen worden in licentie aangeschaft - SaaS-licentie: voor het gebruik betaalt de uitgever een maandelijkse fee



- full service: de uitgever brengt alle dtp- en studiowerkzaamheden onder bij een externe leverancier en maakt gebruik van de redactionele workflow die door de leverancier wordt aangeboden. De licentiekosten worden in de paginaprijzen verwerkt of in de integrale productiekosten van de titel

De uitgever moet ook een keuze maken voor de automatiseringsgraad die het beste past bij zijn of haar specifieke wensen, eisen en behoeften. In een aantal gevallen zou dat kunnen betekenen dat er helemaal geen redactionele automatisering wordt toegepast, maar dat de uitgever ervoor kiest zijn redactionele proces eerst beter te organiseren en de inkoop nogmaals onder de loep te nemen. Afhankelijk van het te behalen voordeel kiest de uitgever voor: - niet automatiseren, slechts beter organiseren - de selectie en implementatie van een of meer tools. Deze zijn relatief goedkoop en kunnen

een verbetering van het proces teweegbrengen en aanzienlijke kostenbesparingen opleveren

- de keuze voor een standaardoplossing die in de markt wordt aangeboden en voldoet aan de meeste wensen en eisen. Maatwerk wordt zoveel als mogelijk vermeden

- een integraal systeem dat ‘op maat’ wordt ingericht en wordt geïmplementeerd met de juiste koppelingen en integratie met bestaande toepassingen.

Figuur 12: redactionele automatiseringsgraad en licentiemodel

niet automatiseren

Uitsluitend beter organiseren

aanbod automatiseringsgraad/vorm

losse tools

Op zichzelf staande inzet losse

‘tools’:

- planning &

workflowmanagement

- technische controle content

- contentopslag

- (web) editor

- conversie

- (semi) automatische opmaak

licentievorm leverancier afrekening

standaard

oplossingen

Koppeling en/of integratie

van aangeboden standaard

oplossing:

- planning &

workflowmanagement

- plank software

- contentopslag


maatwerk

integraal

systeem

Volledig op maat ontwikkelde

integrale workflow oplossing :

een combinatie van losse tools

en standaard oplossingen,

al dan niet gekoppeld aan

bedrijfsapplicaties.

leverancier system

integrator

eenmalige

investering

SaaS

licentie

leverancier

system integrator

maandelijkse

fee (huur)

full service prepress/studio

drukkerij

in paginaprijs/

per editie

1

2

3

4

5



Elk van deze keuzes bepalen het uiteindelijke kostenniveau van de gewenste redactionele automatisering. De te maken keuzes zijn in het volgende model schematisch weergegeven.

1 Niet automatiseren - uitsluitend beter organiserenDe eerste optie is om niet redactioneel te automatiseren en in het geheel geen ICT in te zetten, maar uitsluitend beter te organiseren. Dus wel kritisch kijken naar de eigen workflow en deze waar mogelijk beter en efficiënter inrichten. Ook het kritisch kijken naar kosten ‘inkoop werk door derden’ kan grote besparingen opleveren. Koop ik als uitgever nog steeds slim in of zijn er inmiddels aanbieders met een goedkoper of beter aanbod. Uit het onderzoek blijkt dat een deel van de besparingen zoals die worden gepresenteerd voor een deel ook realiseerbaar zijn door gewoonweg slimmer in te kopen en kritisch te kijken naar de eigen processen en efficiency.Ander belangrijk begrip is: ‘garbage in, is garbage out’. Hoeveel redactionele automatisering ook wordt geïmplementeerd, deze regel geldt altijd. Wanneer aan de voorkant de content niet goed of niet in de juiste kwaliteit wordt aangeleverd, komt het eindproduct aan het einde van de keten in dezelfde slechte kwaliteit eruit. De boodschap mag helder zijn: zorg dat de workflow goed is ingericht en de juiste dingen op het juiste moment worden gedaan. Door kritisch te kijken naar het eigen proces komen er altijd aspecten naar boven die beter gedaan kunnen worden. Deze ook uitvoeren of aanpassen levert doorgaans direct resultaat.

De kosten voor het verbeteren van de organisatie zijn beperkt wanneer die volledig door de uitgeverij zelf worden gerealiseerd. Het betreft vooral een investering in tijd om de inkoop kritisch tegen het licht te houden of de processen eens goed te analyseren en de verbeteringen uit te tekenen en te implementeren. Tijd is echter ook een schaars en dus kostbaar goed. Zonder directe investeringen zal ook hier een afweging in moeten worden gemaakt.

2 Inzet van losse toolsVoor kleinere tijdschriftuitgevers of een titel met een lage verschijningsfrequentie en beperkt totaal aantal pagina’s per jaar is een geïntegreerd of volledig integraal redactioneel systeem doorgaans geen rendabele investering. Althans, wanneer er voornamelijk naar de out-of-pocketbesparingen wordt gekeken. Deze titels hebben vooral baat bij de inzet van enkele handige redactionele tools. Vaak leveren deze tools grote efficiencyverbeteringen op. Bij tooling moet je bijvoorbeeld denken aan het verbeteren van de ingangscontrole van beeldmateriaal en advertenties door de inzet van zogenaamde ‘preflight checkers’ bij het verzamelen van content. Deze controleren aangeleverd materiaal op tal van specificaties en signaleren tekortkomingen alvorens de files worden opgeslagen en/of geplaatst. Je uploadt al het aangeleverd materiaal naar een website waar de files worden gecontroleerd en worden teruggegeven. Tooling is ook het laten maken van goede Indesign templates/stramienen/sjablonen voor de op te maken pagina’s ten behoeve van de vormgevingfase. Zorg ervoor dat de opmaak van een titel al in standaard templates is verwerkt voor zowel 100% voorspelbare en gestandaardiseerde pagina’s maar ook een weliswaar minder verstrekkend sjabloon voor de creatieve pagina’s die in elke editie terugkomen. Een andere tool die makkelijk en snel ingezet kan worden in de publicatiefase is bijvoorbeeld automatische PDF-conversie zodat de bestanden op de juiste wijze worden weggeschreven en de drukker hier direct mee aan de slag kan. Wanneer een uitgever met veel freelance redacteuren werkt die voornamelijk thuis werken, is het vaak een uitkomst dat er web-editing tools bestaan waar de redacteur op lengte zijn kopij aanlevert in de opmaak die vooraf door de uitgever is ingesteld. Deze ‘web based’ applicaties zijn vaak tegen



geringe kosten inzetbaar of zelfs vrij te gebruiken. Onder tools wordt ook het gebruik van Adobe Incopy gerekend. Wanneer de opmaak al met Adobe Indesign wordt uitgevoerd, is het aan te bevelen om Incopy ook in te zetten. Dat levert een aanzienlijke besparing en efficiencyvoordeel op en de licentiekosten blijven beperkt tot minder dan € 200,-.

De kosten van het inzetten van tools loopt uiteen van enkele tientjes of een vast bedrag per gecontroleerd beeld tot enkele duizenden euro’s voor een combinatie van verschillende tools en licenties. Per situatie moet beoordeeld worden of de inzet van enkele tools naar verhouding meer voordelen oplevert dan de inzet van een (standaard of integraal) redactioneel systeem. Bij uitgaven met een volume lager dan 1.000 op te maken pagina’s op jaarbasis wordt de inzet van losse softwaretools binnen twee jaar terugverdiend. De keuze van inzet van losse softwaretools blijft echter situationeel bepaald.

3 StandaardoplossingenEr wordt een combinatie van standaardoplossingen aangeschaft of gehuurd. Alle aanbieders van redactionele systemen, applicaties en tools en de system integrators die deze installeren en implementeren, bieden verschillende configuraties aan tijdschriftenuitgevers. Een minimale configuratie betreft bijvoorbeeld een workflowtoepassing zonder koppelingen of integratie met andere toepassingen. Een uitgebreide oplossing integreert bijvoorbeeld een workflowoplossing met een DAM-systeem, een digitale plank en (semi)automatische opmaak. De oplossingen die aangeboden worden halen een groot gedeelte van de functionaliteit die een tijdschriftenuitgever nodig heeft. Als geheel kan een configuratie ook ingezet worden voor meerdere uitgevers en hun titel(s) en is deze niet of nauwelijks configureerbaar naar de specifieke eigen situatie. Een standaard SaaS-oplossing is nauwelijks configureerbaar terwijl een maatwerkoplossing van enkele standaardapplicaties ingericht wordt naar de wensen en eisen van de uitgever of titel(s). Wil een uitgever koppelingen met zijn bedrijfsapplicaties of uitbreiding met meer functionaliteit, zal er aanvullend maatwerk volgen en nemen de kosten sterk toe. Dan spreken we van een volledig op maat gemaakte integrale oplossing.

De kosten van een redactioneel systeem met standaardoplossingen is geheel afhankelijk van de gewenste configuratie en kan in aanschaf uiteenlopen van € 50.000,- tot zo’n € 100.000,-. De applicaties of systemen worden aangeschaft en geïmplementeerd. In SaaS-oplosssing (huur) liggen de kosten tussen de € 800,- en € 1.400,- per maand afhankelijk van de gevraagde functionaliteiten, leverancier en system integrator. Configuratiemogelijkheden zullen veel beperkter zijn.Elk redactioneel systeem heeft voor- en nadelen en biedt een bepaalde bundel aan functionaliteiten. De SaaS-oplossing betreft nu vooral standaardconfiguraties. Functionaliteit zal in de toekomst nog worden uitgebreid. In een SaaS-oplossing wordt het systeem gehuurd. Er kan ook gekozen worden voor aanschaf in combinatie met ‘huur’ van de applicatie. De kosten voor SaaS-oplossingen lopen op dit moment nog sterk uiteen, maar de verwachting is dat dit aanbod in de loop van 2009 verder zal uitkristalliseren.

Er is een omslagpunt te berekenen voor de aanschaf of huur (SaaS) van een redactioneel systeem. Uitgaande van de gemiddelde totale implementatiekosten van de verschillende varianten en berekening van de nieuwe paginaprijs, die er met inzet van redactionele automatisering betaald zal worden, volgt daar een aantal pagina’s uit die minimaal nodig zijn



om de kosten in maximaal twee jaar terug te verdienen. Het gehanteerde rekenmodel komt in de volgende hoofdstukken nog uitgebreid aan de orde, maar gesteld kan worden dat de inzet van een redactioneel systeem als SaaS-oplossing bedrijfseconomisch haalbaar is voor titels met een volume van ongeveer 1.000 tot zo’n 1.400 pagina’s per jaar, afhankelijk van de situationele factoren. Koop van een dergelijk redactioneel systeem is bedrijfseconomisch haalbaar voor titels met een volume vanaf 1.800 tot 2.000 pagina’s per jaar. Randvoorwaarde is dat de kosten voor implementatie en gebruik van het systeem binnen twee jaar terugverdiend moeten worden uit de out-of-pocketbesparing in het redactionele proces. Het gaat hier alleen om de out-of-pocketbesparingen en niet om de integrale efficiencyvoordelen die redactionele automatisering te bieden heeft.

4 Maatwerk integraal systeemBij deze variant is er sprake van een volledig integrale workflowoplossing voorzien van onderlinge koppelingen met bedrijfsapplicaties en bijvoorbeeld een advertentie-managementsysteem of abonnementenbeheer-toepassing. Deze wordt op maat ingericht en ontwikkeld. Bij een volledig integraal redactioneel systeem komt altijd maatwerk kijken. Ook zijn eventueel tools toegevoegd aan de integrale oplossing. Het maatwerk schuilt in de koppelingen tussen bestaande applicaties en tools. Het bouwen van een compleet integraal systeem leidt daarom tot een aanzienlijke kostenstijging en is doorgaans alleen weggelegd voor de grotere tijdschriftenuitgever die meerdere titels in dezelfde workflow hangt. De investeringsbehoefte blijft afhankelijk van de gewenste configuratie en kan zomaar oplopen tot € 150.000,-. Een integrale oplossing in huurconstructie of SaaS-oplossing is er (nog) niet. Deze blijven beperkt tot een workflowtoepassing in combinatie met een DAM-systeem en soms een digitale plank.

5 Full serviceHet full service model voegt een activiteit toe aan het gebruik van de software. Dit model gaat veelal uit van een SaaS-oplossing van tools of een standaard ingericht systeem dat wordt aangeboden voor een maandbedrag van om en nabij de € 1.000,- per maand met de voorwaarde dat ook de fysieke opmaak van de pagina’s bij de aanbieder van de SaaS-oplossing wordt ondergebracht. Andere full service aanbieders verwerken de kosten voor het systeem in de paginaprijzen die dan nog steeds lager liggen dan in het traditionele proces en schommelen gemiddeld rond de € 20,- per pagina, ongeacht de paginasoort. Deze ‘full service’ wordt inmiddels aangeboden door enkele prepressbedrijven, studio’s, en enkele reclamebureaus en drukkerijen. De aangeboden redactionele automatisering is een goed middel om de eigenlijke core business van de aanbieder te voeden: opmaak en/of drukken van het tijdschrift.De aanbiedingsmodellen die gebruikmaken van SaaS-oplossingen zijn relatief nieuw en worden sinds 2008 in beperkte mate aangeboden aan de markt. SaaS heeft de bereikbaarheid van redactionele automatisering voor kleinere tijdschriftenuitgevers sterk verbeterd. Bovendien gaat het onderzoek steeds uit van een enkele uitgave die van een redactionele oplossing gebruik gaat maken. Wanneer een uitgeverij meerdere titels gelijktijdig in hetzelfde systeem past, is redactionele automatisering al snel een serieuze optie. Redactionele automatisering is met SaaS en full service constructies een stuk laagdrempeliger geworden.

De kostenweergave per vorm geeft een indicatie van de mogelijkheden, maar is nog onvoldoende specifiek om daar ook een investeringsbeslissing op te nemen. Behalve dat er meer kostencomponenten zijn waar rekening mee gehouden moet worden zijn de totale situationele factoren bepalend voor de keuze om al dan niet te investeren in redactionele



automatisering. Om die goed te specificeren is een audit tool ontwikkeld die een uitgever helpt bij het maken van de juiste keuze.

Specificatie van de kostenDe lasten van redactionele automatisering mogen niet alleen gebaseerd worden op de gevraagde ‘out-of-pocket’-investeringen voor de benodigde hard- en software. Daarmee is een uitgever er nog niet. Een uitgever moet rekening houden met meer kosten en kostenplaatsen. De investeringen in redactionele automatisering zijn als volgt opgebouwd:1. Kosten voor software: de kosten voor de applicaties en tools. Deze kunnen worden

aangeschaft, of er wordt een jaarlijkse licentie/huurprijs afgesproken.2. Kosten voor hardware: afhankelijk van de wensen en eisen van de uitgever en zijn of haar

uitgeefproces moet er tevens geïnvesteerd worden in hardware, zoals bijvoorbeeld een aparte server.

3. Kosten voor softwareontwikkeling en koppelingen: in veel gevallen zijn er enkele of meerdere modificaties nodig waar een ontwikkelaar uren voor moet maken. Als er bijvoorbeeld een koppeling gemaakt moet worden tussen een advertentie-managementsysteem en de workflowtoepassing in het redactionele proces.

4. Kosten voor het inrichten van het systeem: wanneer de keuze is gemaakt en de gewenste configuratie bekend, moeten er gebruikers aangemaakt worden, rechten toegekend, bepaald worden welke notificaties en autorisaties nodig zijn en welke statussen er zijn. Ook kan het zijn dat er content ‘gemigreerd’ moet worden naar het nieuwe systeem: beelden en advertenties plaatsen in het Digital Asset Management Systeem (DAM-systeem) of kopij invoeren in het Content Management Systeem (CMS).

5. Kosten voor het trainen van de gebruikers. Alle gebruikers moeten getraind worden in het gebruik van de toepassing(en). Tevens moet er iemand zijn die als ‘super user’ of beheerder actief wordt binnen de uitgeverij. Ook deze persoon moet voldoende kennis hebben van de configuratie, de mogelijkheden en de wijze waarop hij of zij zelf het beheer kan uitvoeren.

6. Projectmanagement en begeleiding veranderingsproces: implementeren van redactionele automatisering is een project waar een projectmanager voor nodig is om de implementatie tot een succes te brengen. Daarnaast kan de implementatie ook gezien worden als een veranderingsproces. Acceptatie van gebruikers is een specifiek aandachtspunt en kost de nodige tijd en inspanning. Een uitgever moet hier budget danwel uren voor vrijmaken.

7. Jaarlijkse kosten voor beheer, support, updates, nieuwe releases. Om het systeem in de lucht te houden zal er beheer nodig zijn en in een aantal gevallen ook enige support van de leverancier. Een jaarlijkse reservering hiervoor is voldoende, maar mag niet veronachtzaamd worden. Wanneer er een update of nieuwe release volgt van een onderdeel op het redactionele systeem, zal dat doorgaans ook kosten met zich meebrengen. Bovendien is er dan het risico dat andere onderdelen ook een aanpassing behoeven. SaaS-oplossingen worden door de aanbieder beheerd. De kosten hiervoor zitten verdisconteerd in de maandelijkse fee voor het gebruik.

8. De basisconfiguratie moet op orde zijn. Het gebruik van hard- en software zoals dat te verwachten is bij een tijdschriftenuitgeverij heeft wellicht aanpassing of aanvulling nodig. Met ‘basisconfiguratie’ wordt bijvoorbeeld de aanwezigheid van licenties Microsoft Office, Adobe Indesign bedoeld en een in gebruik zijnde server of netwerk.

Uitgeverij Fictief overweegt te investeren in redactionele automatisering. Hoe een en ander in z’n werk gaat wordt in onderstaande use case beschreven.



8.2 Use case ‘uitgeverij Fictief’Er wordt gekozen voor een workflowoplossing gecombineerd met een DAM (Digital Asset Management Systeem) en een aparte digitale plank. De functionaliteit wordt niet aangeschaft, maar gehuurd in de vorm van een SaaS-contract. Maandelijks wordt er afgerekend voor het gebruik en alle functionaliteit is online beschikbaar. De applicaties draaien op de server van de leverancier en dus zijn er geen aanvullende kosten voor beheer en/of hosting van de applicaties. Het is een all-in prijs voor de geleverde diensten. Deze leverancier rekent € 1.500,- per maand (totaal € 18.000,- per jaar). Om ook van start te kunnen gaan met het nieuw geïntegreerde redactionele systeem, moet er nog wel het een en ander gebeuren.

Om het systeem te kunnen inrichten moet bijvoorbeeld de bestaande en gewenste workflow zijn uitgetekend; hoe loopt het creatieproces, welke in- en externe partijen zijn daarbij betrokken en wie heeft welke rechten, taken en verantwoordelijkheden? Het kost een paar dagen om dat goed in kaart te brengen en over te dragen aan de leverancier. Die maakt vervolgens de gebruikers aan in het systeem, geeft aan welke rechten zij hebben en of er notificaties uit moeten bij statuswijzigingen. Wanneer relevant moet er ook content migreren naar het DAM-systeem of moeten er deelproducties van edities worden opgenomen in het redactionele systeem.

Door de inzet van een geïntegreerd redactioneel systeem kan een lagere paginaprijs betaald worden voor de opmaak en zal een reductie gerealiseerd worden in tijd dat men bezig is met het zoeken naar redactioneel beeld, advertenties en kopij. Deze activiteiten worden extern ingekocht, dus de uitgever gaat in overleg met de studio over de aansluiting van het nieuwe proces en in onderhandeling over de nieuwe paginaprijzen. Deze zullen substantieel lager moeten liggen dan zonder een geïntegreerd redactioneel systeem. Het is niet alleen de uitgever die van de voordelen geniet, maar ook de studio die de opmaak verzorgt en veel tijd bespaart.

Er moet ook expliciet gekeken worden naar de herverdeling van taken en activiteiten en of er minder handen nodig zijn om de productie te begeleiden. Wanneer gebruikers gewend zijn om met het systeem te werken (en dat kost enige tijd) zal er voor het begeleiden van de productie, heen en weer sturen van files, managen van correctierondes en beheren van kopij, advertenties en beeld zo’n 20% tot 30% minder tijd nodig zijn. Overigens zullen enkele taken ook tot meerwerk leiden bij sommige functies of rollen in het proces. De redacteur moet bijvoorbeeld haar kopij ineens op maat aanleveren voorzien van de juiste opmaak. Dat is een activiteit die voorheen elders lag binnen uitgeverij Fictief.

Het platform is gereed en gebruikers kunnen worden getraind. Er wordt een zogenaamde ‘super-user’ aangesteld die zich extra moet verdiepen in de materie en het functioneren van het platform.Aangezien het implementeren van een redactioneel systeem gezien moet worden als een veranderingsproces, is begeleiding van de gebruikers erg belangrijk en moet er voldoende aandacht worden gegeven aan de mensen die straks op een andere manier aan het werk moeten. Daarom wordt ervoor gekozen om enkele edities schaduw te draaien. Het oude en nieuwe proces lopen naast elkaar. Hiermee worden eventuele risico’s vermeden en kunnen gebruikers wennen aan de nieuwe werkwijze zonder dat de volgende editie in gevaar komt.



Veel kan de uitgever zelf doen, maar wanneer hij kiest voor volledige begeleiding van de implementatie zal dat tussen de € 8.000,- en € 15.000,- kosten, al naar gelang de behoefte aan begeleiding, complexiteit van het proces of aantal gebruikers. De leverancier van het systeem heeft namelijk enkele dagen nodig voor de inrichting van het systeem, er vinden trainingen plaats en onder begeleiding wordt er met het systeem ‘schaduw gedraaid’. Het goed neerzetten en uitwerken van de nieuwe werkwijze en processen levert ook meerdere dagen werk op. Aanvullend vraagt het ook van de medewerkers extra inzet en inspanning om de implementatie goed te laten verlopen.We komen dus uit op een investering voor het eerste jaar van € 18.000,- per jaar (€ 1.500,- per maand). Dit zijn vaste kosten en deze dienen zich elk jaar dus ruimschoots terug te verdienen. De begeleiding van de implementatie komt in totaal uit op € 12.000,-. De totale investering komt daarmee op € 30.000,- bij aanvang in het eerste jaar en geeft een jaarlijkse kostenpost van € 18.000,- in de volgende jaren.

Omdat ‘uitgeverij Fictief’ jaarlijks aan de opmaak van haar maandblad zo’n € 44.200,- out-of-pocketkosten kwijt is aan de verzameling, vormgeving en publicatie binnen het redactionele proces van de titel, zou de investering wel eens gunstig kunnen uitvallen.In de nieuwe situatie met inzet van het geïntegreerde redactionele systeem komen deze out-of-pocketkosten uit op € 19.200,- per jaar. Dat levert dus een jaarlijkse besparing op van € 25.000,- euro. Binnen twee jaar is de investering van € 48.000,- (€ 12.000,- + 2 x € 18.000,-) terugverdiend.

In dit geval leidt de inzet van redactionele automatisering naast de besparing ook nog tot een verhoging van de productiviteit. De uitgever kan nu sneller en gemakkelijker online publiceren en kan naast het maandblad twee keer per jaar een speciale bijlage uitbrengen. Hierdoor heeft de uitgever een betere aansluiting met haar doelgroep. De lezer wordt beter bediend en er kunnen meer advertenties worden verkocht. De uitgever kan tegelijkertijd besparen en innoveren. De uitgever van ‘uitgeverij Fictief’ besluit te investeren…

8.3 ConclusiesDe besparingen op de kosten van het verzamelen, vormgeven en publiceren binnen het redactionele proces van een tijdschrift door inzet van redactionele automatisering kunnen een direct financieel effect hebben. De besparingen kunnen resulteren in substantieel lagere kosten binnen het redactioneel proces.

In veel gevallen heeft de efficiencyverbetering van de interne organisatie niet direct invloed op de financiële positie van de uitgeverij. Deze besparing leidt veelal tot een verhoging van de productiviteit, kwaliteit en/of kwantiteit van het aantal redactionele pagina’s. De mogelijkheid wordt geboden om de werkdruk of de capaciteit te verlagen en meer of kwalitatief hoogwaardigere content (pagina’s, edities, titels of via meer kanalen) te produceren. In die zin kan efficiencyverbetering van de interne organisatie indirect financiële gevolgen hebben door kostenverlaging of opbrengstverhoging. Deze effecten zijn echter moeilijker te kwantificeren.

Kwantificeerbaar besparingspotentieel redactionele automatisering samengevat: - door de inzet van redactionele automatisering wordt op de kosten van het verzamelen,

vormgeven en publiceren binnen het redactionele proces van een tijdschrift gemiddeld 50% bespaard

- efficiencyverbetering van de interne organisatie resulteert in 20% tot 30% minder benodigde regelcapaciteit in het proces van het verzamelen, vormgeven en publiceren van een tijdschrift



- de inzet van een redactioneel systeem als SaaS-oplossing is bedrijfseconomisch haalbaar voor titels met een volume van 1.000 tot 1.400 pagina’s per jaar. Aanschaf van een dergelijk redactioneel systeem is bedrijfseconomisch haalbaar voor titels met een volume van 1.800 tot 2.000 pagina’s per jaar.

- de kosten voor implementatie en gebruik van het systeem moeten binnen twee jaar worden terugverdiend uit de out-of-pocketbesparing in het redactionele proces. Dit is mede afhankelijk van de typering van de titel(s) en de organisatie van het huidige proces. Het gaat hier alleen om de out-of-pocketbesparingen en niet om de integrale efficiencyvoordelen die redactionele automatisering te bieden heeft.

- de kosten voor SaaS-oplossingen lopen op dit moment nog sterk uiteen, maar de verwachting is dat dit aanbod in de loop van 2009 verder zal uitkristalliseren. SaaS-oplossingen hebben een vanafprijs van € 800,- per maand voor een beperkte configuratie

- de SaaS-oplossing betreft nu nog standaardconfiguraties. Functionaliteit zal in de toekomst nog worden uitgebreid

- bij uitgaven met een volume lager dan 1.000 pagina’s op jaarbasis wordt de inzet van losse softwaretools binnen twee jaar terugverdiend. De keuze van inzet van losse softwaretools is situationeel bepaald.



Hoofdstuk 9

Verantwoord kiezen voor redactionele automatiseringOm uitgevers te helpen bij de investeringsbeslissing en het bouwen van een businesscase van redactionele automatisering is door GEA en FUSE een audit tool ontwikkeld. De audit tool is een reken- en keuzemethodiek om te komen tot onderbouwing van de keuze voor inzet van redactionele automatisering. Aan de hand van de audit tool kan voor een automiseringsgraad en aanbiedingsvorm de besparing en financiële implicaties van de investering van de specifieke titel(s) worden weergegeven. De audit tool bevat de volgende vijf stappen, zoals onderstaand schematisch weergegeven. Deze kunnen deels in zelfstandigheid worden uitgevoerd. Een beknopte analyse wordt uitgewerkt en teruggestuurd wanneer een uitgever de specificaties van een titel online invult op www.gea.nl. Voor een gedetailleerde analyse kan een onafhankelijk adviseur worden ingeschakeld.

Figuur 13: vijf stappen om uitgevers te helpen bij de keuze voor redactionele automatisering

stap 1 stap 2 stap 3 stap 4 stap 5

analyse titelgegevens

niveau van redactionele automatisering

licentiemodel voor redactionele automatisering

inzicht kengetallen titelgegevens

resultaat bespa-ring door inzet redactionele automatisering

gedetailleerde typering van de tijdschrifttitel

meest optimale niveau van automatisering gegeven de titeltypering

best passende wijze van aanschaf- koop-licentie- SaaS-licentie- full service

totaaloverzicht- ICT-investering- implementatie- besparingen- ROI- additionele

benefits

vervolgstappen- go/no go- selectie- definitieve

keuze

9.1 Audit tool in vijf stappen uitgelegdDe audit tool is op dit moment een Excel-bestand waar gespeeld kan worden met verschillende variabelen. Er kan gevarieerd worden met kenmerken van de titel zoals het aantal advertentiepagina’s of creatieve pagina’s. Er zijn twaalf verschillende niveaus van automatisering voorgedefinieerd. Door deze te wisselen wordt het besparingspotentieel per vorm opnieuw berekend en weergegeven (mits de overige variabelen constant blijven). Ook kan er gespeeld worden met paginaprijzen en kan doorgerekend worden wat de consequenties zijn. De audit tool rekent zelf uit wat de totale implementatiekosten zijn voor



een SaaS-constructie of koop-constructie, waarmee het omslagpunt direct inzichtelijk wordt. De rapportage bestaat uit de meest ideale automatiseringsgraad, de totale kosten van de implementatie en de ROI.

Op basis van de inventarisatie van specifieke titelgegevens, zoals verschijningsfrequentie, omvang, aantal en soort redactionele en advertentiepagina’s, kostenstructuur e.d. (stap 1) wordt weergegeven wat het besparingspotentieel is van redactionele automatisering in haar meest ideale vorm. De uitgever krijgt inzicht in de mogelijkheden van redactionele automatiseringsgraden (stap 2) en de best passende aanbiedingsvorm (stap 3).

Op basis van de gewenste automatiseringsgraad van het redactionele proces en de aanbiedingsvorm wordt een indicatie gegeven van de investeringskosten, de verwachte kostenstructuur, de besparing en de ROI van het nieuw in te richten proces (stap 4). De uitgever wordt in staat gesteld meer zicht te krijgen op de investeringsvraag van redactionele automatisering (stap 5) op grond van haar specifieke titelgegevens of door gebruik te maken van uitgewerkte gestandaardiseerde titelgegevens. Er zijn 32 referentietitels ontwikkeld op basis van geanonimiseerde gegevens van circa 250 titels.

Stap 1: analyse titelgegevensOp basis van de inventarisatie van specifieke titelgegevens, zoals verschijningsfrequentie, omvang, aantal en soort redactionele en advertentiepagina’s, kostenstructuur e.d. wordt weergegeven wat het besparingspotentieel is van redactionele automatisering.

Figuur 14: analyse titelgegevens - typering tijdschrifttitels (stap 1)

Resultaten inventarisatie titelgegevens totaal

naam project totaal project uitgeverij XYZaantal titels 3

titel(s) groep titels: groot weekblad, groot maandblad en klein maandbladgemiddelde frequentie (per jaar) 23,3 per jaar

gemiddelde omvang (aantal pagina's) 89,9 pagina's

totale omvang per jaar (aantal pagina's) 6.296 pagina's

totaal aantal pagina's per jaar

gemiddelde kosten per pagina

totale kosten per jaar

advertentiepagina's(volledig template gedreven) A 2.160 20,00€ 43.200€

redactiepagina's met volledig vaste sjablonen(100% gestandaardiseerde pagina's o.b.v. templates) B 840 30,00€ 25.200€

redactiepagina's met half vrije sjablonen(50% is niet volledig vast te leggen) C 2.588 45,00€ 116.460€

redactiepagina's met vrije sjablonen0% template gedreven (creatieve pagina’s) D 708 65,00€ 46.020€

totaal aantal pagina's 6.296 36,67€ 230.880€advertenties 34,3%

Inventarisatie titelgegevens per titel

3 tcejorpleed2 tcejorpleed1 tcejorpleedtcejorp maanaantal titels 1 1 1

titel(s) groot weekblad , groot maandblad en klein maandbladfrequentie (per jaar) 48 per jaar 11 per jaar 11 per jaar

gemiddelde omvang (aantal pagina's) 100 pagina's 84 pagina's 52 pagina's

totale omvang per jaar (aantal pagina's) 4.800 pagina's 924 pagina's 572 pagina's

aantal pagina'sper editie












advertentiepagina's(volledig template gedreven)

A 34 1.632 20,00€ 32.640€ 30 330 20,00€ 6.600€ 18 198 20,00€ 3.960€

redactiepagina's met volledig vaste sjablonen(100% gestandaardiseerde pagina's o.b.v. templates)

B 12 576 30,00€ 17.280€ 18 198 30,00€ 5.940€ 6 66 30,00€ 1.980€

redactiepagina's met half vrije sjablonen(50% is niet volledig vast te leggen)

C 42 2.016 45,00€ 90.720€ 28 308 45,00€ 13.860€ 24 264 45,00€ 11.880€

redactiepagina's met vrije sjablonen0% template gedreven (creatieve pagina’s)

D 12 576 65,00€ 37.440€ 8 88 65,00€ 5.720€ 4 44 65,00€ 2.860€

totaal aantal pagina's 100 4.800 37,10€ 178.080€ 84 924 34,76€ 32.120€ 52 572 36,15€ 20.680€%6,43%7,53%0,43seitnetrevda

gemidtotale om

redactiepagina's m(100% gestandaard

redactiepagi

redactie0% temp

Audit redactionele automatisering



gemiddelde omvang (aantal pagina's) 89,9 pagina's 52 pagina's

totale omvang per jaar (aantal pagina's) 6.296 pagina's 572 pagina's







advertentiepagina's(volledig template gedreven) A 2.160 20,00€ 18 198 20,00€ 3.960€

redactiepagina's met volledig vaste sjablonen(100% gestandaardiseerde pagina's o.b.v. templates) B 840 30,00€ 6 66 30,00€ 1.980€

redactiepagina's met half vrije sjablonen(50% is niet volled ig vast te leggen) C 2.588 45,00€ 24 264 45,00€ 11.880€

redactiepagina's met vrije sjablonen0% template gedreven (creatieve pagina’s) D 708 65,00€ 4 44 65,00€ 2.860€

totaal aantal pagina's 6.296 36,67€ 52 572 36,15€ 20.680€advertenties 34,3% 34,6%

Ter illustratieDe uitgever vult van de (in dit geval drie) tijdschrifttitels de specifieke titelgegevens in, zoals: - verschijningsfrequentie (48 x per jaar) - omvang (100 pagina’s) - aantal en soort redactionele en advertentiepagina’s (A = 34 / B = 12 / C = 42 / D = 12 pagina’s) - kostenstructuur (A = € 20,- / B = € 30,- / C = € 45,- / D = € 65,- per pagina).



redactionele automatisering - concept invullen1 - planning en work�owmanagement

3 - contentopslag4 - crossmediaal publiceren5 - contentopslag en crossmediaal publiceren6 - contentopslag, crossmediaal publiceren en work�ow7 - conversie t.b.v. publicatie8 - semi-automatische opmaak9 - integraal contentopslag, crossmediaal publicatie, plannin g

2 - technische controle (invoer en uitvoer)

Figuur 15: keuze van het concept redactionele automatisering (stap 2)

Figuur 16: redactionele automatiseringsgraad en licentiemodel

niet automatiseren

Uitsluitend beter organiseren

aanbod automatiseringsgraad/vorm

losse tools

Op zichzelf staande inzet losse

‘tools’:

- planning &

workflowmanagement

- technische controle content

- contentopslag

- (web) editor

- conversie


licentievorm leverancier afrekening

standaard

oplossingen

Koppeling en/of integratie

van aangeboden standaard

oplossing:

- planning &

workflowmanagement

- plank software

- contentopslag


maatwerk

integraal

systeem

Volledig op maat ontwikkelde

integrale workflow oplossing :

een combinatie van losse tools

en standaard oplossingen,

al dan niet gekoppeld aan

bedrijfsapplicaties.

koop

licentie

leverancier system

integrator

eenmalige

investering

SaaS

licentie

leverancier

system integrator

maandelijkse

fee (huur)

full serviceprepress/studio

drukkerij

in paginaprijs/

per editie



Stap 2: keuze van de mate van redactionele automatiseringDe uitgever krijgt inzicht in de mogelijkheden van redactionele automatisering. Een twaalftal redactionele automatiseringsgraden zijn onderkend. Deze automatiseringsniveaus zijn bijvoorbeeld een minimale configuratie of stand-alone workflowtoepassing of juist een combinatie van applicaties tot een integrale oplossing en koppelingen met bedrijfsapplicaties. De automatiseringsgraden zijn te verdelen in drie groepen, te weten:1. losse tools2. standaardoplossingen3. maatwerk integraal systeem.

Ter illustratieDe uitgever maakt een keuze voor de bij de uitgever reeds aanwezige toepassingen en het gewenste niveau van redactionele automatisering.

Stap 3: specificatie van het aanbodDe uitgever kan per niveau een specificatie maken van het aanbod (koop of SaaS). De keuze van de automatiseringsgraad in combinatie met de aanbiedingsvorm (stap 2 en 3) is in het onderstaande figuur vereenvoudigd weergegeven.



Figuur 17: inzicht kengetallen businesscase (stap 4)

Stap 4: inzicht in kengetallen van de businesscaseOp basis van de huidige en gewenste situatie van de automatiseringsgraad van het redactionele proces en de gekozen vorm (koop of SaaS) wordt een indicatie gegeven van de investeringskosten, de verwachte kostenstructuur, de besparing en de ROI van het nieuw in te richten proces.

Ter illustratieDe uitgever heeft haar keuze voor inzet van redactionele automatisering gemaakt en krijgt inzicht in de kengetallen van de businesscase. De terugverdientijd (ROI) van de investering (inclusief verwachte implementatiekosten) is in dit specifieke geval (voor de drie titels samen) ruim dertien maanden.

Stap 5: potentiële besparing van de inzet van redactionele automatiseringDe uitgever wordt in staat gesteld meer zicht te krijgen op de investeringsvraag van redactionele automatisering op grond van haar specifieke titelgegevens of door gebruik te maken van de ontwikkelde gestandaardiseerde titelgegevens. Er zijn 32 referentietitels ontwikkeld op basis van geanonimiseerde gegevens van circa 250 titels. Van deze referentietitels lijkt er altijd wel een of enkele op de titel van de uitgever die snel een businesscase will maken.

9.2 Betrouwbaarheid resultaten auditDe resultaten van de audit tool geven een indicatie van de investeringskosten, de verwachte kosten-structuur, de besparing en de ROI van het nieuw in te richten proces en is gebaseerd op het gemiddeld aanbod met een gemiddelde functionaliteit, zoals het op dit moment (begin 2009) in Nederland wordt aangeboden door systeemleveranciers en system integrators. De gegevens worden op regelmatige basis getoetst en geactualiseerd door het onderzoeksteam van GEA en FUSE.

9.3 ConclusiesHet maken van een gefundeerde beoordeling aangaande de inzet van redactionele automatisering vraagt specifieke technische, organisatorische en financiële kennis van respectievelijk: het systeem en het proces, de organisatie en het implementatieproces, de kostenstructuur en het besparingspotentieel uit de audit tool.

redactionele automatisering concept invullen => 10 - integraal contentopslag, crossmediaal publicatie, planning en work�owmanag ement en semi-automatische opmaak

planning (plankindeling en

opdrachtverlening) verzamelenopslag, beheer en

ontsluiting creeren samenstellen publiceren archiveren

work�ow 1 1 1 1 1 1 1CMS 0 0 1 1 1 1 1

Tools 0 0 1 1 1 1 0

koop

overzicht uitgangspunten investering, implementatie en ROI

kosten investering stand alone

meerkosten investering per titel/BU/org.

kosten implementatie stand alone

meerkosten implementatie per titel/BU/org.

gewenste ROI maximaal (aantal mnd.)

kosten investering en implementatie 36.000€ 7.200 000.22 € € 17.600 0,42 €

businesscase investering totaal (meer dan 1 titel/BU/organisatie)

totaal aantal titels

kosten investering totaal

afschrijving termijn (aantal jaar)

afschrijving totaal per jaar

kosten implementatie totaal

verwac htebesparing per jaar excl. kosten investering en implementatie

ROI kosten investering en implementatie (aantal mnd.)

verwac hte bespar ing (kosten = negatief) in het 1e jaar incl. kosten afschrijving en implementatie

verwac hte bespar ing (kosten = negatief) in het 2e en 3e jaar incl. kosten afschrijving investering

groep titels 3 004.05 € 3 16.800€ 57.200€ 98.220€ 13,1 24.220€ 81.420€

businesscase investering 1 titel/BU/organisatie als aandeel van totaal

kosten investering per titel/BU/org.


afschrijving per titel/BU/org. per jaar

kosten implementatie per titel/BU/org.





008.61dalbkeew toorg € 3 5.600€ 19.067€ 87.423€ 4,9 62.756€ 81.823€

businesscase investering 1 titel/BU/organisatie stand alone



afschrijving per titel/BU/org. stand alone per jaar

kosten implementatie stand alone





000.63dalbkeew toorg € 3 12.000€ 22.000€ 87.423€ 8,0 53.423€ 75.423€

co

koop

overzicht uitgan

kosten investering e

businesscase investering

Audit redactionele automatisering



concept invullen => 10 - integraal contentopslag, cross m

planning (plankindeling en opdrachtverlening) verzamelen en

work�ow 1 1CMS 0,4200

Tools 0 0

op

overzicht uitgangspunten investering, implementatie en ROI


meerkosten investering per titel/BU/org.

osten investering en implementatie 36.000€ 7.200€ 57.200€ 98.220€ 13,1 24.220€

usinesscase investering totaal (meer dan 1 titel/BU/organisatie)

totaal aantal titels


verwachte besparing per jaar excl. kosten investering en implementatie


verwachte besparing (kosten = negatief) in het 1e jaar incl. kosten afschrijving en implementatie

gewenste ROI maximaal (aantal mnd.)

meerkosten implementatie per titel/BU/org.


verwachte besparing per jaar excl. kosten investering en implementatie


verwachte besparing (kosten = negatief) in het 1e jaar incl. kosten afschrijving en implementatie



Hoofdstuk 10

Redactionele automatisering in de praktijkDiverse cases geven een uiteenlopend beeld van ervaringen die zeer positief of betrekkelijk negatief zijn. De onderzochte cases van implementaties van circa drie tot vijf jaar geleden vertonen implementatie-problemen en negatieve ervaringen. De implementatieproblemen zijn voornamelijk technisch of organisatorisch van aard. De afstemming tussen de klantorganisatie, de verschillende leveranciers en/of systemintegrator was niet optimaal, taken en verantwoordelijkheden waren niet goed belegd, het financieel budget en planning werden overschreden of de besparing werd onvoldoende gerealiseerd.De recentere cases (de laatste twee à drie jaar) laten veelal positieve ervaringen zien. De uitgeeforganisatie is tevreden met de technologie en implementatie daarvan. Toepassing van redactionele automatisering heeft geresulteerd in kostenbesparing, effciencyverbetering en andere directe en indirecte, goed en minder goed te kwantificeren en meetbaar te maken voordelen.

10.1 Cases en ervaringen uit eerdere implementatiesMet name bij grotere tijdschriftenuitgevers zijn er al veel implementaties van redactionele systemen gedaan. Een aantal daarvan wordt uitvoerig beschreven in de bijlage van dit rapport. Op basis van interviews en rondetafelgesprekken is een aantal cases en ervaringen verzameld van implementaties van redactionele systemen, applicaties en tools door de diverse leveranciers en system integrators bij tijdschriftuitgevers. Om een indruk te geven van de tijdschriftenuitgevers die redactionele automatisering hebben ingezet volgt hier een overzicht van de verzamelde cases: - Hachette Filipacchi Media (voorheen Quote Media) - Media Business Press - Sdu Uitgevers - Transport & Logistiek - Hollandia Publishing - Kluwer - De Zaak - Koggeschip vakbladen - BDU - Sanoma - Reformatorisch dagblad - TTG - Goois leven - Weekbladpers - RTV-gidsen AKN.



De volgende vijf cases worden uitvoerig beschreven in bijlage 4: - Hachette Filipacchi Media (voorheen Quote Media) - Media Business Press - Sdu Uitgevers - Transport & Logistiek - Hollandia Publishing.

De volgende onderwerpen waren object van onderzoek: - wat is er aan redactionele automatisering gedaan? - wat was de reden om in redactiesystemen te investeren? - welke belemmerende en bevorderende factoren waren aanwezig? - welke resultaten zijn behaald? - wat zijn de ‘lessons learned’ - wat is het advies voor anderen.

Ervaringen uit de cases ‘technologie en leveranciers’Diverse cases geven een uiteenlopend beeld van ervaringen, van zeer positief tot zeer negatief. Veel heeft te maken met het moment van implementatie. De onderzochte cases van implementaties van circa drie tot vijf jaar geleden vertonen implementatieproblemen en negatieve ervaringen. De implementatie-problemen zijn voornamelijk technisch of organisatorisch van aard. Netwerkverbindingen en koppelingen werken niet goed, integratie met andere systeemonderdelen lopen uiterst moeizaam en wanneer een onderdeel een nieuwe release heeft, blijken er veel kosten gemaakt te moeten worden om de andere onderdelen met deze nieuwe versie te kunnen laten werken. Ook zijn er de nodige slechte ervaringen met instabiliteit en traagheid van het systeem. De afstemming tussen de klantorganisatie, de verschillende leveranciers en/of systemintegrator was niet optimaal, taken en verantwoordelijkheden waren niet goed belegd, het financieel budget en planning werden overschreden en de besparing werd onvoldoende gerealiseerd. Er zijn in het verleden verschillende projecten gestaakt of uitgesteld. De oorzaak hiervan is niet eenduidig. Geen van de partijen is overigens gestopt met de inzet van redactionele automatisering. Hun ervaringen zijn met name negatief door de complexiteit van integratieprocessen en de hoge verwachtingen van het systeem en de leveranciers en system integrators.De samenwerking tussen verschillende leveranciers is moeilijk te sturen en te beheersen. Door onvoldoende begeleiding, onvoldoende kennis bij de uitgever en een onvoldoende onafhankelijke insteek werken ‘concurrenten’ slecht samen of worden verantwoordelijkheden naar elkaar en derden verschoven. Ook moet er regelmatig op elkaar gewacht worden bij integratie van onderdelen, wat veel frustratie blijkt op te leveren. Uitgevers moeten zich realiseren dat bij ICT-gerelateerde projecten veelvoorkomende algemene aandachtsgebieden te onderkennen zijn. Wanneer die veronachtzaamd worden is het risico dat de implementatietermijn wordt overschreden en de kosten de begroting overstijgen. Uitgevers met meer ervaring in dergelijke implementaties, ervaren deze projecten veel positiever dan onervaren uitgevers.

De recente cases (de laatste twee à drie jaar) laten veelal positieve ervaringen zien. De uitgeeforganisatie is tevreden met de technologie en implementatie daarvan. Toepassing van redactionele automatisering heeft geresulteerd in kostenbesparing, effciencyverbetering en andere directe en indirecte, goed en minder goed te kwantificeren en meetbaar te maken voordelen.



Ervaringen uit de cases ‘veranderproces’De keuze voor redactionele automatisering impliceert een veranderproces. De werkwijze van de redactie, externe auteurs, advertentieacquisitie en de traffic en productiebegeleiding verandert. Het is belangrijk dat de oude methodiek en workflow wordt losgelaten en de nieuwe wordt geadopteerd. Zeker wanneer er onderweg zelfs maar een kleine tegenslag is, zien we dat men direct weer terugvalt in oude gewoonten. Reacties als “zie je nu wel”, zijn vaak gehoord. Het goed initiëren en begeleiden van de verandering is zeer belangrijk voor de acceptatie van de technologie en een bestendig gebruik. Het management van de uitgeverij moet, wanneer de keuze voor redactionele automatisering op zorgvuldige wijze is genomen, onvoorwaardelijk achter deze keuze staan en daaraan vasthouden. Zelfs wanneer de redactie veel weerstand oproept tegen de verandering. Daarnaast is het essentieel dat de organisatie leert denken in processen en rationeel kijkt naar de eigen werkzaamheden en hoe dit handiger, efficiënter of sneller kan.Om de implementatie succesvol te laten zijn, is het niet alleen noodzakelijk het implementatieproces zelf goed te begeleiden, maar zal er vooraf de nodige aandacht moeten worden gegeven aan het ‘prepareren’ van de organisatie. In eerste instantie moet goed gekeken worden naar wat men nu eigenlijk wel en niet nodig heeft. Wat zijn de wensen, eisen en behoeften ten aanzien van de toekomst en in hoeverre kan redactionele automatisering daar een bijdrage in leveren. Dit kan betekenen dat men zaken anders inricht zonder technologie, stand alone tools of een integraal redactioneel systeem wordt ingezet. Dat is mede afhankelijk van het vertrekpunt van de organisatie en het ambitieniveau.

Ervaringen uit de cases ‘standaardisatie’Procesoptimalisatie en inzet van technologie vraagt altijd om een zekere mate van standaardisatie. Het woord roept al direct veel weerstand op, maar verdient nuancering in het kader van redactionele automatisering. Dat er gestandaardiseerd moet worden staat overigens vast. Elke titel heeft vaste columns, een min of meer vaste indeling of vaste elementen, heeft een bepaald ritme en repeterende kenmerken over alle edities heen. Redacties zien een titel vaak als een creatief eindproduct, waar maximale vrijheid gewenst is in het vervaardigings- en vormgevingsproces. In de praktijk echter is het percentage werkelijk creatieve onderdelen vaak beperkter dan men denkt. Dat is natuurlijk afhankelijk van de kenmerken van de titel. Er moet echter wel met het perspectief van processen en standaardisatie naar een titel worden gekeken om te beoordelen op welke punten redactionele automatisering het meeste voordeel oplevert. In hoeverre zijn pagina’s standaard en te vatten in templates? Wanneer dat nog niet geheel duidelijk is moet eerst helder zijn hoe ver de uitgever (en redactie) wil en kan gaan om te standaardiseren. Hoeveel posities in de titel zijn vast? Denk daarbij aan rubrieken, columns, het colofon, een vaste illustratie, vaste beeldformaten. Deze vragen dienen gesteld te worden en vervolgens tot een keuze of besluit te worden gebracht. De typering van een (of meer) titel(s) is leidend voor de inrichting van het systeem. Daar moet vooraf dus goed over nagedacht worden. Datzelfde geldt voor het proces. Gaan we ingebracht beeld aan de poort controleren of laten we dat aan de studio over zodra die begint met de opmaak? Ook hier geldt dat standaardisatie van het proces uiterst belangrijk is om de voorspelbaarheid te verhogen en de integrale kwaliteit van de titel te verbeteren.

Ervaringen uit de cases ‘tips’Uit de interviews en cases komen diverse tips naar voren. De belangrijkste of meest genoemde worden hier opgesomd: - ‘garbage in, is garbage out’: veel winst zit aan de voorkant van een proces. Doe aan

ingangscontrole.



- ga voor die leverancier of adviseur die veel kennis en begeleiding biedt, wanneer u intern weinig tot geen technische kennis heeft

- elke uitgave is uniek, dus ook uw uitgave(n). Kijk daarom kritisch naar het huidige en gewenste proces.

- houd rekening met betrokken ‘stakeholders’ in het redactioneel proces - automatiseer alleen datgene wat de grootste toegevoegde waarde heeft voor uw proces.

Hanteer de 80/20 regel: ga voor 80% van de oplossing en overweeg of die laatste 20% ook nog de moeite waard is (die laatste 20% van de oplossing kost doorgaans 80% van de tijd)

- de basisconfiguratie moet aanwezig zijn. Alle technologie waar nu mee gewerkt wordt moet op orde zijn

- zorg dat er een interne ‘super user’ is die affectie heeft met redactionele automatisering of technologie.

- reken op weerstand. Weerstand is ook een goede zaak en niet slechts negatief - leer procesdenken en probeer minder emotioneel, maar rationeel te kijken naar de titel(s) - maak eenduidige afspraken, stel ze op en houd vast aan gemaakte afspraken - redactionele automatisering hoeft niet ten koste te gaan van de creativiteit. Het

optimaliseert wederkerige en gestandaardiseerde werkzaamheden en schept ruimte om creatiever te zijn binnen de kaders

- minimaliseer maatwerk, want dat kost veel geld. Ga voor ‘proven technology’, dat voorkomt implementatieproblemen en negatieve gebruikerservaringen

- realiseer je dat je nooit helemaal klaar bent en er altijd aandacht moet zijn voor technologie in het vervaardigingsproces van tijdschriften

- neem een reservering op in de begroting voor mogelijke meerkosten, bijvoorbeeld: er moeten nieuwe fonts worden aangeschaft voor het systeem

- zorg dat de afspraken met leveranciers goed zijn vastgelegd in een SLA - ga bij collega’s kijken.

10.2 ImplementatieAls de keuze is gemaakt voor een bepaalde configuratie, volgt het implementatieproces. Een stappenplan is gemaakt ten behoeve van de implementatie van redactionele automatisering en implementatieregels.Om de implementatie ook succesvol te laten zijn, is het niet alleen noodzakelijk om het implementatieproces zelf goed te begeleiden, maar zal er vooraf de nodige aandacht moeten worden gegeven aan het ‘prepareren’ van de organisatie.In eerste instantie moet goed gekeken worden naar wat men nu eigenlijk wel en niet nodig heeft. Wat zijn de wensen, eisen en behoeften ten aanzien van de toekomst en in hoeverre kan redactionele automatisering daarbij helpen. Dit kan betekenen dat men enkele zaken anders inricht zonder technologie, maar kan ook betekenen dat er een integraal redactioneel systeem wordt aangeschaft. Dat is mede afhankelijk van het vertrekpunt van de organisatie. Er is in ieder geval duidelijke ‘commitment’ nodig van de uitgever en de hoofdredacteur. Wanneer men weet wat men wil kunnen de processen goed worden neergezet en kunnen afspraken worden gemaakt over toekomstige taken, rollen en bevoegdheden.Behalve de visie en uitwerking van het gewenste proces moet vanzelfsprekend de basisconfiguratie afdoende zijn. Is er een breedbandverbinding, zijn fonts aangeschaft, wordt er al met Indesign gewerkt? Alle technologie waar nu al mee gewerkt wordt moet op orde zijn.Wat voorafgaand aan een implementatie vaak over het hoofd wordt gezien is om een beknopte businesscase uit te schrijven. Wat gaat het uiteindelijk opleveren en wat is de prijs die daarvoor betaald moet worden. Wat zijn de ‘out-of-pocket’-besparingen, hoeveel gaat het in tijd werkdruk



en/of arbeidsplaatsen schelen, wat wordt de doorlooptijd en welke standaardisatiegraad is daar dan voor nodig? Dit vergt de nodige aandacht vooraf. Pas wanneer de voorbereidingen getroffen zijn kan er een afgewogen besluit worden genomen om al dan niet te investeren in redactionele automatisering.

Stappenplan implementatie redactionele automatiseringDe onderstaande stappen zijn van belang om te doorlopen in het traject tot invoering van redactionele automatisering:1. bepaal (samen met de redactie) welke toekomstplannen er zijn met betrekking tot uw

uitgave (tijdschrift, online, mobiel, e-reader, content sharing, community-ontwikkeling)2. oriënteer zelf bij uitgevers van soortgelijke uitgaven naar de mogelijkheden en

toepassingen van redactionele automatisering3. ga met de gehele redactie langs bij een uitgever die als ‘best practice’ redactionele

automatisering heeft ingevoerd en bekijk wat de voor- en nadelen zijn van de nieuwe werkwijze en technologie

4. bespreek met de redactie en dtp/vormgeving waar tijd te besparen is, productiviteit te verhogen is of andere efficiencyvoordelen zijn te behalen

5. bepaal waar de grootste voordelen te realiseren zijn: - ingangs- en uitgangscontrole van content - gecontroleerde invoering van content - centrale opslag, het beheer en de ontsluiting van content - Workflow Management Systeem - digitale plank - (semi)automatische opmaak - automatische conversie

6. maak een keuze voor een integrale oplossing of inzet van tools, gebruik hiervoor de audit tool ‘besparingspotentieel redactionele automatisering’

7. bespreek de resultaten uit de berekening en de voorgestelde veranderingen met een expert of ervaringsdeskundige collega-uitgever

8. selecteer een partner waarmee de oplossing kan worden ingezet: - leverancier (koop en/of huur) - system integrator (koop en/of huur) - prepressbedrijf of grafimediabedrijf (huur inclusief of exclusief handmatige

werkzaamheden)9. stel mede op basis van de offertes een businesscase op (ook hiervoor is het mogelijk de

audit tool te gebruiken)10. controleer en bespreek de businesscase met een expert of ervaringsdeskundige collega-

uitgever11. bespreek de gewenste situatie met de redactie door en maak afspraken over de nieuwe

werkwijze en de bijbehorende taken en verantwoordelijkheden12. betrek alle leveranciers uit de productieketen in het traject om tot een succesvol nieuw

proces te komen (drukker, prepressbedrijf, leverancier van beeldmateriaal)13. initieer een wekelijks ‘hour of power’-bijeenkomst waarin de moeilijkheden en successen

van de nieuwe werkwijze worden besproken met de redactie, vormgeving en leveranciers14. geef (ook nog na de implementatie) voldoende aandacht aan het belang van de nieuwe

werkwijze en geef ruimte voor vernieuwing zonder dat het de gewenste resultaten schaadt15. evalueer minimaal halfjaarlijks of het proces blijft lopen conform de vooraf gestelde doelen.



10.3 ImplementatieregelsDe gevoerde gesprekken, interviews en bijeenkomsten hebben geresulteerd in veel nuttige informatie in de vorm van aanbevelingen, kritische succesfactoren en aandachtsgebieden. Behalve een heldere schets van een implementatieplan zijn er ook veel aspecten benoemd die gezien kunnen worden als regels waar men zich aan zou moeten houden of randvoorwaardelijk zijn voor succes.

Regels en randvoorwaarden veranderingstraject - eerst organiseren dan automatiseren - zorg voor een goed onderbouwd verhaal waarom redactionele automatisering

noodzakelijk is - zorg dat je dit verhaal naar alle betrokkenen duidelijk kunt uitleggen - zorg voor acceptatie in alle geledingen - je hebt een interne ambassadeur en enthousiasteling nodig - redactionele automatisering vergt een mindshift - het is een veranderingsproces, houd rekening met de impact.

Regels en randvoorwaarden businesscase - het management moet volledig achter het verandertraject staan - beschrijf de scope nauwkeurig en bewaak deze - weet wat je wilt en maak dan pas de definitieve keuze - reserveer ruimte (geld, middelen, tijd, verwachtingen) voor verrassingen en financiële

tegenvallers - elk blad heeft een ritme, elk blad is deels creatief, deels gestandaardiseerd.

Regels en randvoorwaarden redactionele automatisering - automatiseer alleen datgene dat maximaal profiteert van de toepassing - elke uitgever heeft een andere workflow, handel daar ook naar - beperk je tot 80% van de functionaliteit, de laatste 20% is veelal niet de moeite waard - doe vooraf een inventarisatie van de organisatie en workflow - automatisering is niet zaligmakend; zonder kun je ook een efficiënt proces hebben.

Wanneer een tijdschriftenuitgever besluit te investeren in redactionele automatisering, maakt de uitgever daarmee de keuze op een andere manier naar de vervaardiging van zijn of haar titel te kijken. Door de toegenomen transparantie in het proces wordt er explicieter gestuurd op taken en verantwoordelijkheden van de deelnemers aan het redactionele proces en is er helder zicht op de status van elk afzonderlijk onderdeel. Dat vindt niet iedereen altijd even leuk. Het gehele vervaardigingsproces wordt rationeler en in die zin roept dat soms weerstand op bij de betrokken medewerkers in het creatieve proces die dat niet gewend zijn.

10.4 ConclusiesUit het onderzoek kwam expliciet naar voren dat niet alleen de keuze voor redactionele automatisering weloverwogen en goed onderbouwd moet zijn, maar dat vooral de implementatie een kritische succesfactor is. Wanneer de keuze voor redactionele automatisering eenmaal gemaakt is, is een goede begeleiding van de ingebruikname essentieel. Zonder voldoende aandacht voor het proces is er veel weerstand te verwachten en zal de uiteindelijke acceptatie moeizaam verlopen.



Succesvol implementeren van redactionele automatisering vereist:1. elke implementatie vergt veel betrokkenheid, voorbereiding, zorgvuldigheid en

verwachtingen-management van alle betrokken partijen. Met name het laatste wordt nogal eens vergeten.

2. commitment van uitgever en redactieleden om creativiteit en processen en kosten in balans te houden

3. duidelijke kaderstelling en scope van mogelijkheden in het tijdschriftproductieproces4. vernieuwing/vastlegging omschrijving van taken en bevoegdheden van alle partijen in het

proces.



Hoofdstuk 11

Samenvatting belangrijkste constateringen en conclusiesIn dit hoofdstuk worden de belangrijkste constateringen en conclusies uit dit onderzoek naar de kansen en mogelijkheden van redactionele automatisering samengevat.

11.1 Huidige situatie redactioneel procesDe tijdschriftenmarkt staat de laatste jaren sterk onder druk. Met name kleine en middelgrote titels hebben moeite om in financieel en organisatorisch opzicht overeind te blijven. Uitgevers zien de inkomsten uit de advertentie-, abonnementen- en losse verkoop dalen; de organisatie en de kosten van de productie zijn slecht te beheersen; de personeelskosten zijn onveranderd hoog en de klant wordt veeleisender.De actualiteit dwingt tijdschriftenuitgevers daarmee heel nadrukkelijk te kijken naar de mogelijkheden van out-of-pocketkostenbesparingen en efficiencyverbetering enerzijds en innovatie anderzijds. Redactionele automatisering kan daar een belangrijke bijdrage aan leveren.

De latente behoefte, noodzaak en mogelijkheid is er, maar de kleine en middelgrote uitgever is nog niet of op zeer geringe schaal bezig met redactionele automatisering. Kleinere uitgevers geven minder prioriteit aan de inzet van redactionele automatisering en kennis over de technologische mogelijkheden omdat andere zaken (zoals het handhaven van de betaalde oplage en opbrengsten uit advertenties, de inzet van internet en de financiële positie van de uitgeverij) op dit moment meer aandacht vergen.

Uit een door GEA verricht onderzoek onder kleine en middelgrote tijdschriftenuitgevers is gebleken dat 68% van de respondenten aangeeft technologie in het uitgeefproces erg belangrijk en van strategische waarde te vinden. 78% Van de uitgevers staat positief tegenover de invoering van redactionele automa-tisering. De perceptie is echter nog steeds dat redactionele automatisering erg duur is en onbereikbaar voor kleinere uitgevers. Men denkt dat er veel volume nodig is om de investering te rechtvaardigen.

11.2 Wat is redactionele automatisering?Redactionele automatisering is het (optimaal) inrichten van het redactionele proces door het toepassen van ICT op het gebied van opdrachtverstrekking, workflowmanagement, opslag en beheer van content, (semi)automatische opmaak, vormgeving en crossmediaal publiceren.



Mede door redactionele automatisering is het voor een uitgever van tijdschriften mogelijk kosten te besparen en gelijktijdig te innoveren.

11.3 Overzicht van de aanbieders van redactionele automatiseringDoor het ontbreken van overzicht van en transparantie in de markt voor redactionele automatisering en de vereiste specifieke technische kennis zijn uitgevers veelal sterk afhankelijk van de kennis en expertise van de leveranciers en system integrators. Echter vertegenwoordigen deze partijen hun eigen toepassingen en systemen. In die zin is er geen sprake van een objectieve beoordeling welke (combinatie) van systemen en toepassingen het beste passen bij de wensen, eisen en behoeften van de uitgeeforganisatie. Er is vooralsnog onvoldoende onafhankelijke kennis beschikbaar om uitgevers te ondersteunen bij het maken van een gefundeerde keuze.

De verandering die in gang is gezet door leveranciers om de systemen in plaats van in eigendom ook als SaaS-oplossing aan te bieden (tegen lagere initiële kosten), maakt het voor uitgevers eerder mogelijk en aantrekkelijker om te investeren in redactionele automatisering.

Open source oplossingen zijn voorhanden en toepasbaar in het redactionele proces. Echter er zijn nog geen integrale open source workflowsystemen voor het redactionele proces. Er zal dus altijd sprake zijn van een combinatie van toepassingen afhankelijk van de kenmerken van het specifieke uitgeefproces van een uitgever en de behoefte aan oplossingen die meerwaarde opleveren dan wel efficiencyvoordelen bieden.

11.4 Kosten en besparingspotentieel redactionele automatiseringDe besparingen op de kosten van het verzamelen, vormgeven en publiceren binnen het redactionele proces van een tijdschrift door inzet van redactionele automatisering kan een direct financieel effect hebben. De besparingen kunnen resulteren in substantieel lagere kosten binnen het redactionele proces.

In veel gevallen heeft de efficiencyverbetering van de interne organisatie niet direct invloed op de financiële positie van de uitgeverij. Deze besparing leidt veelal tot een verhoging van de productiviteit, kwaliteit en/of kwantiteit van het aantal redactionele pagina’s. De mogelijkheid wordt geboden om de werkdruk of de capaciteit te verlagen en meer of kwalitatief hoogwaardigere content (pagina’s, edities, titels of via meer kanalen) te produceren. In die zin kan efficiencyverbetering van de interne organisatie indirect financiële gevolgen hebben door kostenverlaging of opbrengstverhoging. Deze effecten zijn echter moeilijker te kwantificeren.

Kwantificeerbaar besparingspotentieel redactionele automatisering samengevat:1. door de inzet van redactionele automatisering wordt op de kosten van het verzamelen,

vormgeven en publiceren binnen het redactionele proces van een tijdschrift gemiddeld circa 50% bespaard

2. efficiencyverbetering van de interne organisatie resulteert in 20% tot 30% minder benodigde regelcapaciteit in het proces van het verzamelen, vormgeven en publiceren van een tijdschrift

3. de inzet van een geïntegreerd redactioneel systeem als SaaS-oplossing is bedrijfseconomisch haalbaar voor titels met een volume van 1.000 tot 1.400 pagina’s per jaar. Koop van een dergelijk geïntegreerd redactioneel systeem is bedrijfseconomisch haalbaar voor titels met een volume vanaf 1.800 tot 2.000 pagina’s per jaar. De kosten voor implementatie en gebruik



van het systeem worden binnen twee jaar terugverdiend uit de out-of-pocketbesparing in het redactionele proces. Dit is mede afhankelijk van de typering van de titel(s) en de organisatie van het huidige proces. Het gaat hier alleen om de out-of-pocket-besparingen en niet om de integrale efficiencyvoordelen die redactionele automatisering te bieden heeft. - de kosten voor SaaS-oplossingen lopen op dit moment nog sterk uiteen, maar de

verwachting is dat dit aanbod in de loop van 2009 verder zal uitkristalliseren - de SaaS-oplossing betreft nu nog standaardconfiguraties. Functionaliteit zal in de

toekomst nog worden uitgebreid4. bij uitgaven met een volume lager dan 1.000 pagina’s op jaarbasis wordt de inzet van losse

softwaretools binnen twee jaar terugverdiend. De keuze van inzet van losse softwaretools is situationeel bepaald.

11.5 Het opstellen van een businesscase voor uitgeverijenHet maken van een gefundeerde beoordeling aangaande de inzet van redactionele automatisering vraagt specifieke technische, organisatorische en financiële kennis van respectievelijk het systeem en het proces, de organisatie en het implementatieproces, de kostenstructuur en het besparingspotentieel uit de businesscase. De resultaten uit de businesscase zijn afhankelijk van de specifieke titelgegevens zoals verschijningsfrequentie, omvang, aantal en soort redactionele en advertentiepagina’s, bestaande kostenstructuur. Uitgevers kunnen aan de hand van een aantal hulpmiddelen adequaat invulling geven aan de businesscase en de investeringsbeoordeling van redactionele automatisering.

11.6 Redactionele automatisering in de praktijkUit het onderzoek kwam expliciet naar voren dat niet alleen de keuze voor redactionele automatisering weloverwogen en goed onderbouwd moet zijn, maar dat vooral de implementatie een kritische succesfactor is. Wanneer de keuze voor redactionele automatisering eenmaal gemaakt is, is een goede begeleiding van de ingebruikname essentieel. Zonder voldoende aandacht voor het proces is er veel weerstand te verwachten en zal de uiteindelijke acceptatie moeizaam verlopen.

Succesvol implementeren van redactionele automatisering vereist:1. elke implementatie vergt veel betrokkenheid, voorbereiding, zorgvuldigheid en

verwachtingen-management van alle betrokken partijen. Met name het laatste wordt nogal eens vergeten.

2. commitment van uitgever en redactieleden om creativiteit en processen en kosten in balans te houden

3. duidelijke kaderstelling en scope van mogelijkheden in het tijdschriftproductieproces4. vernieuwing/vastlegging omschrijving van taken en bevoegdheden van alle partijen in het

proces.



Hoofdstuk 12

AanbevelingenIn hoeverre kunnen de voordelen van redactionele automatisering door uitgevers worden benut en in hoeverre zijn de geboden oplossingen ook geschikt voor middelgrote en kleine uitgevers? Waarom worden deze oplossingen nauwelijks door deze uitgevers toegepast? Welke oplossingen zijn er zoal en wat zijn de onderlinge verschillen? Welke tijdschrifttitels lenen zich voor redactionele automatisering en welke niet? Zitten middelgrote en kleine uitgevers wel te wachten op beeldbanken, workflowtoepassingen en digitale planken? Wat kost de investering en verdient een middelgrote en kleine uitgever het ook snel genoeg terug? Het aanschaffen en implementeren van redactiesystemen bracht enige tijd geleden nog aanzienlijke kosten met zich mee, wat niet zomaar door een individuele titel of kleine tijdschriftenuitgever was op te brengen, laat staan terug te verdienen. De terugverdientijd of ROI (Return on Investment) zou dan te lang zijn. Op dit moment zijn er tal van alternatieven mogelijk om redactionele automatisering ook interessant en financieel haalbaar te maken voor deze groep van tijdschriftenuitgevers.

12.1 Beantwoording van de centrale vraagstellingDe centrale vraagstelling aan de onderzoekers is inzicht geven in mogelijke verbeteringen in het contentcreatieproces en de haalbaarheid van redactionele automatisering voor zelfstandige uitgeverijen van tijdschriften. Op welke wijze kunnen zelfstandige uitgeverijen gebruikmaken van de moderne technologische middelen om het contentcreatieproces efficiënt in te richten zodat kostenbesparing, kwaliteitsverhoging en andere voordelen worden gerealiseerd?

Het beantwoorden van deze vraag moet voor de doelgroep de volgende resultaten opleveren:1. creëer een overzicht van de toegepaste technologische middelen in het

contentcreatieproces en de relevantie en beschikbaarheid voor de kleine en middelgrote uitgevers: middelen en alternatieve toepassingsmogelijkheden

2. bouw een businesscase voor toepassing van deze middelen: hoe ziet het proces eruit en wat levert het op?

3. ontwikkel een keuzemodel voor de kleine uitgevers: wat wel en wat niet?4. maak een overzicht van best practices van implementaties: lessons learned en betekenis

voor kleine uitgevers5. geef een beknopt implementatieplan voor kleine uitgevers voor het invoeren, organiseren

en realiseren van middelen in de organisatie: hoe optimaal profiteren van de mogelijkheden en hoe organiseren?

Met de onderzoeksresultaten wordt verwacht de uitgevers inzicht te geven in mogelijke verbeteringen in het redactionele proces en de haalbaarheid van inzet van redactionele automatisering zodat innovatie, kostenbesparing, efficiencyverbetering en kwaliteitsverhoging kunnen worden gerealiseerd. Hierdoor kan een bijdrage worden geleverd in de continuïteit van de bedrijfsvoering van de uitgeeforganisatie en haar titels, media en activiteiten.



Deelvraag 1 Creëer een overzicht van de toegepaste technologische middelen in het contentcreatiepro-ces en de relevantie en beschikbaarheid voor de kleine uitgevers: benoem de middelen en alternatieve toepassingsmogelijkheden.Het onderzoek heeft een overzicht opgeleverd van de belangrijkste toepassingen, applicaties en tools die het redactionele proces ondersteunen. De functionele gebieden van deze toepassingen zijn in kaart gebracht en er is een overzicht van de aanbieders. Ook zijn er alternatieven omschreven hoe een kleine uitgever toch kan profiteren van redactionele automatisering zonder dat grote investeringen noodzakelijk zijn. Het is noodzakelijk dat dit overzicht gepubliceerd wordt en ook kenbaar gemaakt wordt aan tijdschriftenuitgevers. Het geeft transparantie in het aanbod en helpt de uitgever inzicht te verwerven in een complexe materie. De aanbeveling is om deze informatie online te publiceren zodat de kennis breed en kosteloos toegankelijk is.

Deelvraag 2 Bouw een businesscase voor toepassing van deze middelen: hoe ziet het proces eruit en wat levert het op?

Om een uitgever ook een bedrijfseconomische en verantwoorde beslissing te kunnen laten nemen om al dan niet te investeren in redactionele automatisering is het bouwen van een businesscase noodzakelijk. De rapportage heeft helder uiteengezet hoe een businesscase gebouwd moet worden. Er is daarvoor een toepassing ontwikkeld die de beslissing niet alleen ondersteunt maar ook zal versnellen. Een uitgever vult enkele kenmerken van zijn of haar titel(s) in een overzicht van het besparingspotentieel; de benodigde investeringen en terugverdientijd wordt gegeven. Deze toepassing is getest en blijkt goed te ondersteunen. De aanbeveling is deze tool beschikbaar te stellen aan uitgevers. Daarvoor zal de methodiek vertaald moeten worden naar een online invulmodel, waar vervolgens een rapportage uit komt. Echter is deze rapportage onvoldoende onderbouwd om daar de beslissing volledig op te baseren. Een expert zal na een beperkte analyse van de gegevens een verdere onderbouwing moeten aandragen en bespreken met de uitgever. Het model kan zeker goed gebruikt worden om een eerste inventarisatie te doen van het besparingspotentieel en de te verwachten kosten.

Deelvraag 3 Ontwikkel een keuzemodel voor de kleine uitgevers: wat wel en wat niet?

Het model om een businesscase mee te bouwen, kan tevens dienen als een keuzemodel. De ontwikkelde audit tool en methodiek maakt namelijk een onderscheid in de automatiseringsgraad en welke efficiencyvoordelen dat dan vervolgens zal opleveren. Daarmee kan de uitgever ‘spelen’ en zodoende beoordelen welke configuratie voor zijn of haar titel(s) het meest interessant is. Aanbeveling is het ontwikkelde rekenmodel door te ontwikkelen tot een online hulpmiddel dat een uitgever zelf kan inzetten voor een eerste analyse en het maken van keuzes.

Behalve een concreet keuzemodel is het van belang dat kennis en expertise over redactionele automatisering ontsloten en gedeeld wordt. Dat is nu nog niet het geval. De transparantie is laag en objectieve informatie is niet of lastig toegankelijk. Veel informatie is afkomstig van leveranciers zelf. Het kost veel tijd om deze informatie te achterhalen en te ordenen.



Aanbeveling is om een centrale plek in te richten waar men onafhankelijk en objectief informatie kan vinden over redactionele automatisering. Er zou een website moeten worden ingericht waar men cases kan vinden, gebruikerservaringen kan lezen, overzichten krijgt van partijen en toepassingen en waar men kan beoordelen of redactionele automatisering van toegevoegde waarde is voor de eigen titel(s).

Deelvraag 4 Maak een overzicht van best practices van implementaties: lessons learned en betekenis voor kleine uitgevers.

Deze overzichten zijn gemaakt en beschikbaar in deze rapportage. De best practices en cases hebben geresulteerd in een lijst van aanbevelingen. Dat betreft aanbevelingen over hoe een keuze te maken uit het aanbod, of deze keuze een gunstige ROI heeft en op welke wijze de implementatie het beste kan worden aangepakt. Aanbeveling is om deze ervaringen en adviezen te delen met uitgevers. Dat kan in de vorm van de eerder vermelde centrale website met alle informatie over redactionele automatisering, dat kan met een rapportage richting alle uitgevers of door het organiseren van een seminar of meerdere bijeenkomsten voor geïnteresseerde tijdschriftenuitgevers.

Deelvraag 5 Geef een beknopt implementatieplan voor kleine uitgevers voor het invoeren, organiseren en realiseren van middelen in de organisatie: hoe optimaal profiteren van de mogelijkheden en hoe organiseren?Ook hiervoor geldt dat de rapportage beschrijft hoe een implementatie het beste aangepakt kan worden en welke expertise daarvoor nodig is. Ook is aangegeven wat de valkuilen zijn waar een uitgever extra op moet letten. Aanbeveling is om ook deze informatie centraal en gratis beschikbaar te stellen aan uitgevers. Een andere aanbeveling is een adviseur te koppelen aan de website waar bezoekers aanvullende vragen kunnen stellen over redactionele automatisering. Met deze online adviseur zou, over een proefperiode, geëxperimenteerd kunnen worden. De gegeven adviezen zijn dan in eerste instantie gratis. Bij succes zal beoordeeld moeten worden hoe hier verdere continuïteit aan te kunnen verbinden.

12.2 Aanbevelingen

Aanbevelingen voor het Stimuleringsfonds voor de PersUit de enquête en gesprekken kwam naar voren dat redactionele automatisering door uitgevers wordt beschouwd als technisch en ingewikkeld. De onderzoekers hebben zelf ervaren dat de aanbieders van redactionele automatisering vooral technisch en in termen van processen spreken en dat schrikt de uitgever af. Naar de mening van de onderzoekers moet de communicatie dan ook laagdrempelig, eenduidig en overzichtelijk zijn.

De volgende aanbeveling wordt gedaan: - creëer een website om alle informatie rondom redactionele automatisering te publiceren.

Content wordt geleverd door leveranciers, gebruikers en adviseurs - publiceer de resultaten uit dit onderzoek in een tijdschrift ‘Redactionele automatisering’ en

zorg dat de content laagdrempelig en in artikelvorm wordt weergegeven



- ontwikkel het overzicht met toonaangevende systemen, toepassingen, applicaties en tools, die in Nederland geleverd worden, verder tot een dynamische lijst die online gepubliceerd wordt. Vul het aan met (indicatief ) prijsinformatie van de toepassing(en), koppelbaarheid met andere systemen en toepassingen en dergelijke praktische en actuele informatie

- organiseer bijeenkomsten met uitgevers waar de resultaten worden gepresenteerd en de analyse van de eigen uitgave (audit c.q. quick scan)

- publiceer artikelen met resultaten van het onderzoek in de vakliteratuur: InCT, Mediafacts, Vakblad.

Aanbevelingen voor de uitgeverRedactionele automatisering is een andere manier van werken en vereist een bewuste keuze. Er moet daarom een goed en onderbouwd plan opgesteld zijn waar de organisatie zich goed in kan vinden. Behalve alle (efficiency)voordelen moeten ook de implicaties helder zijn.

Gebruik de informatie uit deze rapportage om dit plan vorm te geven: - audit tool als reken- en keuzemodel voor inzet en besparingspotentieel redactionele

automatisering - implementatieplan als leidraad om te komen tot een keuze voor redactionele automatisering - maak gebruik van een netwerk van experts om begeleid te worden bij de keuze, selectie en

implementatie.

Aanbevelingen voor de leveranciersDe huidige ontwikkelingen op het gebied van SaaS (Software as a Service) en het online aanbieden van een redactioneel workflowsysteem juichen wij toe. De bereikbaarheid van redactionele automatisering verbetert hierdoor enorm. Om het segment van de kleine en middelgrote uitgeverijen te kunnen bereiken met redactionele automatisering bevelen wij het aanbieden van een ‘plug & play’-SaaS-oplossing aan.Op termijn moeten systemen en onderdelen of tools kunnen worden gekozen als zijnde uit een menukaart. Er is een web-based portal of platform waar een integrale workflowoplossing wordt aangeboden en waar de koppelingen zijn gelegd of mogelijk zijn. De uitgever kiest uit het menu van welke elementen hij of zij gebruik wenst te maken. Er zijn uitgevers die reeds een DAM-systeem gebruiken; zij hebben een dergelijke functionaliteit daarom niet meer nodig, maar kiezen andere toepassingen zoals een workflowmanagementoplossing. Het huidige aanbod kan hier nog niet in voorzien. Aanbeveling is dat leveranciers de handen ineen slaan om een platform te ontwikkelen waarin dit wordt aangeboden. Dit kan worden gerealiseerd onder begeleiding van een onafhankelijke partij die in staat is de belangen van alle stakeholders te managen.


GEA-Opmaak-Bijlagen.indd 96 10/28/09 12:04 PM


BijlagenBijlage 1: Overzicht interviews, deelnemers RTC’s en behandelde casesBijlage 2: BegrippenlijstBijlage 3: Overzicht in Nederland geleverde toepassingen redactionele automatiseringBijlage 4: Casebeschrijvingen - Quote Media (tegenwoordig Hachette Filipacchi Media) - Media Business Press - Sdu Uitgevers - Transport & Logistiek - Hollandia Publishing.



Bijlage 1

Overzicht interviews, deelnemers RTC’s en behandelde casesOverzicht interviews, deelnemers RTC’s en behandelde casesIn deze bijlage wordt een overzicht gegeven van deelnemers van interviews, rondetafelconferenties en behandelde cases. Onderstaand zijn de activiteiten nader toegelicht.

Diepte-interviews met de in Nederland actieve system integratorsSystem integrators verkopen (als reseller c.q. vertegenwoordiger) licenties van toepassingen en verzorgen de technische implementatie bij uitgeverijen en realiseren koppelingen met bestaande redactionele toepassingen zoals een beeldbank, een workflowsysteem of een digitale plank en, indien gewenst, met reguliere bedrijfsapplicaties zoals financiële systemen of bijvoorbeeld een abonnementen-systeem. De system integrators die in Nederland actief zijn vertegenwoordigen een zeer groot aandeel van redactionele systemen, toepassingen en tools in Nederland. Diepte-interviews zijn gehouden met de volgende vertegenwoordigers van de in Nederland actieve system integrators: - de heer J. Pastoors, algemeen directeur Nextsolutions - de heer M. Meeuwsen, senior accountmanager Grafidata - de heer E. Couwenhoven, chief commercial officer Graphit - de heer W. de Vries, directeur eigenaar Digilink - de heer A. Noppen, directeur Thieme ICT Services - de heer R. Leusink, commercial manager Central Station - de heer J. P. Tjepkema, directeur eigenaar Penthion media technologies - de heer J. Goemans, directeur eigenaar Publiqare - de heer A. van den Berg, media consultant Publiqare.

Diepte-interviews met enkele belangrijke leveranciers van applicaties, systemen en toolsEr zijn enkele toepassingen die een groot marktaandeel hebben. Deze partijen zijn benaderd over hun verwachtingen van de markt en businessmodellen voor kleinere uitgevers.De volgende vertegenwoordigers van enkele leveranciers zijn geïnterviewd: - de heer T. de Munnik, directeur Ready4Print (leverancier) - mevrouw G. Oppewal, Chief Commercial Officer VanGennep (leverancier) - de heer E. Visser, algemeen directeur Pressofoon (leverancier) - de heer H. van Houten, directeur Scriptworx (leverancier) - de heer P. Veenema, directeur eigenaar Studio online (prepressbedrijf/studio en leverancier) - de heer B. Davidson, directeur Colorscan (prepressbedrijf/studio) - de heer H. Jansen, directeur Nefli (prepressbedrijf/studio) - de heer E. Barentsen, Cliënt Services Director NerocVGM (prepressbedrijf/studio) - de heer P. Keukelaar, directeur Taste reclamebureau (reclamebureau/studio).



Organisatie van drie rondetafelconferenties met uitgevers en uitgeefprofessionalsEen rondetafelconferentie (RTC) is georganiseerd in samenwerking met InCT. Circa 50 uitgeef-professionals waren hierbij aanwezig. In vier groepen van tien tot vijftien deelnemers is gediscussieërd over redactionele automatisering, de belemmerende en bevorderende factoren bij een implementatie.

In samenwerking met Bladwijzer is een tweetal rondetafelconferenties (RTC) georganiseerd, waar de volgende deelnemers bij aanwezig waren: - de heer G. O. Prins, directeur uitgeverij Tjalie Robinson - de heer S. van Eck, uitgever hoofdredacteur Mix Media - de heer P. van Lier, directeur Global Village Media - mevrouw M. Koomen, marketing en communicatie Van Soelen Media - mevrouw E. Schipper, traffic medewerker Van Soelen Media - de heer F. Ootes, traffic medewerker Van Soelen Media - de heer H. Bemboom, directeur Sellvia - de heer E. van der Westerhoven, directeur Bladwijzer - de heer I. Bottse, directeur/uitgever Obsession magazine - de heer Y. Janson, sales manager Abonnementenland - de heer G. Sanders, directeur Abonnementenland - de heer E. Ravestijn, directeur Foliodynamica en uitgever van Vakblad.

Diepte-interviews en behandeling van casesInterviews met diverse uitgeverijen, uitgevers en leveranciers van systemen zijn gehouden specifiek gericht op het verzamelen en bespreken van cases.De volgende uitgevers zijn gesproken: - de heer D. van Reenen, interim-manager Sdu Uitgevers - de heer E. Nunnink, uitgever Hollandia Publishing - de heer P. Veenema, toenmalig hoofd productie en ICT Quote Media (Hachette Filipacchi

Media) - de heer A. Westzaan, hoofd ICT/klantenservice/productie Media Business Press - de heer R. Ohm, manager Communicatie Transport en Logistiek - de heer E. van Westerhoven, directeur Bladwijzer - de heer E. Ravestijn, directeur Foliodynamica en uitgever van Vakblad.



Bijlage 2

BegrippenlijstApplicatieEen applicatie (letterlijk: toepassing) of informatiesysteem is een computerprogramma dat is bedoeld om door de gebruiker direct te worden gebruikt. Dit in tegenstelling tot een server-taak of andere taken die door een besturingssysteem in de achtergrond worden uitgevoerd. Voorbeelden van een applicatie zijn: tekstverwerker (zoals Microsoft Word) of e-mail programma (zoals Outlook).

Application Service Provider (ASP)Een Application Service Provider (ASP) is een onderneming, die via internet de mogelijkheid om bedrijfssoftware te gebruiken aanbiedt, bijvoorbeeld een ERP-pakket. De kenmerken van de diensten van een ASP zijn:1. De klant hoeft de software en de daarvoor benodigde hardware niet aan te schaffen, maar

betaalt slechts voor het gebruik ervan.2. De software en hardware wordt niet bij de klant geïnstalleerd, maar bij de ASP. De klant heeft

toegang tot de software via internet.3. De ASP verzorgt het applicatiebeheer, zoals het maken van back-ups, het onderhoud en

de installatie van nieuwe versies en updates, de gebruikersadministratie, beveiliging tegen ongeautoriseerde toegang, en dergelijke. Een nieuwe ontwikkeling op het gebied van ASP dienstverlening is Software as a Service (SaaS)."

AutorisatiesEr zijn verschillende autorisaties beschikbaar. De meest bekende zijn het Lees-recht en het Schrijf-recht. Afhankelijk van het object zijn er meer rechten denkbaar, zo is het Uitvoer-recht beschikbaar voor applicaties.

ColormanagementAlle drukwerk producerende apparaten zoals printers, plotters, offset persen of rotatie drukwerk maken gebruik van kleurprofielen. Elke pers of printer gaat op een wat andere manier om met kleuren en de kleurintensiteit zoals in een bestand is vastgelegd. Dat betekent dat een tijdschrift op de ene wijze geproduceerd en anders uit kan zien qua kleur en kleurintensiteit dan een tijdschrift dat is geproduceerd op een andere machine. Kleurechtheid is zeker voor adverteerders heel belangrijk. Heinekengroen moet overal en altijd Heinekengroen zijn. Dus is het belangrijk om de juiste kleurprofielen mee te geven met een bestand in de wetenschap welke machine voor de fysieke productie wordt gebruikt. Colormanagement gaat over de manier waarop er omgegaan wordt met kleur in een tijdschrift en de onderliggende bestanden. Omdat er veel verschillende aanleverende partijen zijn met elk andere instellingen voor kleur is colormanagement erg belangrijk om toch een consistent product op te leveren dat voldoet aan de verwachtingen van zowel de adverteerder, de uitgever als de klant.

Contentmanagementsysteem (CMS)Een content-beheersysteem of contentmanagementsysteem is een softwaretoepassing, meestal een web-applicatie, die het mogelijk maakt dat mensen eenvoudig, zonder veel technische kennis, documenten en gegevens op internet kunnen publiceren (contentmanagement).



Als afkorting wordt ook wel CMS gebruikt, naar het Engelse Content Management System (inhoudsbeheerssysteem). Een functionaliteit van een CMS is dat gegevens zonder lay-out (als platte tekst) kunnen worden ingevoerd, terwijl de gegevens worden gepresenteerd aan bezoekers met een lay-out door toepassing van sjablonen. Een CMS is vooral van belang voor websites waarvan de inhoud regelmatig aanpassing behoeft, en de inhoud in een vaste lay-out wordt gepresenteerd aan bezoekers. De meeste grote bedrijven gebruiken voor hun website tegenwoordig een CMS. Een bekende variatie op het CMS is bijvoorbeeld de weblog. Naast bovenstaande betekenis van content management (ook wel web content management) wordt de term ook gebruikt voor de bredere variant, Enterprise Content Management (ECM). Enterprise content management (ECM) betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming. Ongestructureerde informatie is alle informatie die niet direct als veld in een database benaderbaar is. Hierbij kan het gaan om allerlei soorten documenten (bijvoorbeeld Office documenten van het type Word (.doc), Excel (.xls), etc, maar ook PDF, XML, e-mailberichten, afbeeldingen, video’s en geluidsfragmenten). Het betreft hier dus niet alleen webcontent zoals bij de meeste CMS.

ConversieConversie betekent omzetting. Conversie kan verwijzen naar het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere.

Digital Asset Management (DAM)Digital Asset Management (DAM) is een term die met name in de print-publishingindustrie wordt gebruikt voor het opslaan, beheren en distribueren van digitale bestanden. In de omroepwereld wordt hiervoor de term Media Asset Management gebruikt, maar in principe worden hiermee dezelfde processen ondersteund. De toepassing is veelal via het web benaderbaar en vergelijkbaar met een beeldbank. Echter kan er een grote diversiteit aan files en formats in worden opgeslagen, ontsloten en beheerd. Een DAM bevat niet alleen foto’s, maar kan ook advertenties, video’s, geluidsfragmenten en documenten bevatten die gestructureerd en gemetadateerd worden opgeslagen. DAM-systemen kunnen gekoppeld worden met bijvoorbeeld een redactioneel workflowsysteem zodat beelden automatisch worden toegevoegd bij corresponderende teksten op een pagina.

Digitale Plank“Een tijdschriftenredactie gebruikt een zogenaamde ‘plank’ om bij te houden welke artikelen en advertenties waar in de komende uitgave zullen staan. In veel gevallen is dat een printeruitdraai van de pagina’s die naast elkaar worden opgehangen om overzicht te creëren van de actuele status. Vroeger was de ‘plank’ nog een echte houten plank en werd aan de muur gehangen. Hierop werd de indeling van het blad getekend of geplaatst.Tegenwoordig loopt de opmaak van tijdschriften steeds meer via een digitaal vervaardigingsproces. Met een digitale plank kan bijvoorbeeld een redacteur de indeling van een tijdschrift of magazine plannen vanaf de computer en direct publiceren in een webbrowser. Door gebruik te maken van internet is de plank direct en overal toegankelijk voor de geautoriseerde gebruikers.”

Early adapterEen early adapter (letterlijk een vroege aannemer) is iemand die een bepaald product of een bepaalde technologie begint te gebruiken voordat de grote massa dat doet.



Full serviceIn het kader van redactionele automatisering staat Full service voor het aanbieden van een totaal pakket waarin software, handmatige en coördinerende werkzaamheden en producten worden aangeboden.

InsertsLosse gedrukte advertentiematerialen zoals kaarten die in een tijdschrift worden toegevoegd.

Install-basedSoftware die geïnstalleerd moet worden op je desktop-pc, laptop of op het netwerk. De software of applicatie is niet web based; niet benaderbaar en te gebruiken via een webbrowser.

Offshoring1. In het buitenland geplaatst (van bestellingen) of daar geleverd anders dan uit de eigen

productie.2. Buitengaats (werkend, geëxploiteerd enz., vooral met betrekking tot olie-, gas- en

ertswinning) productie. In de context van redactionele automatisering wordt met offshoring bedoeld het in lagelonenlanden laten uitvoeren van werkzaamheden die onderdeel zijn van het vervaardigingsproces van een tijdschrift. Veel uitgevers laten minder complexe beeldbewerkingsactiviteiten uitvoeren in bijvoorbeeld India, Maleisië maar ook in landen als Slowakije of Polen. Het betreft dan bijvoorbeeld het vrijstaand maken van beeld of conversies.

Out-of-pocketAlle uitgaven die direct zijn en in mindering worden gebracht van het resultaat. Alles wat je inkoopt als organisatie resulteert in out-of-pocketkosten. Alhoewel personeel een out-of-pocketkostenpost is, is de hoeveelheid tijd die men bijvoorbeeld besteedt aan de productiebegeleiding van een tijdschrift niet inzichtelijk of direct en wordt als zodanig niet als out-of-pocket kostengezien. Wat je in huis laat uitvoeren resulteert ook altijd in kosten al zijn die niet altijd direct aanwijsbaar. De rekening van de externe dtp’er is dat wel.

PlatformEen centraal te benaderen verzameling van applicaties.

Plug and playDe term Plug and play wordt gebruikt bij computers, om aan te geven dat het installeren van randapparatuur of hardware eenvoudig gaat. Een Nederlandse vertaling zou kunnen zijn: “inpluggen en werken”. Het wordt mogelijk gemaakt doordat elk apparaat een code heeft waaraan het besturingssysteem kan zien dat er iets nieuws is bijgekomen en of de bijbehorende software (stuurprogramma) al is geïnstalleerd. Als de bijbehorende software niet is geïnstalleerd dan wordt daar alsnog om gevraagd.

Plug-inEen plug-in is een aanvulling op een computerprogramma. Plug-ins worden over het algemeen gemaakt om een programma uit te breiden of meer mogelijkheden te geven. Een plug-in heeft de host-applicatie nodig om te kunnen werken en kan niet stand alone draaien. Soms worden er wel speciale stand alone versies van op de markt gebracht. Plug-in (of plugin) is het Engelse woord voor iets wat erbij gestoken wordt, en is een algemene term. Een plug-in kan bestaan uit



een zelfstandig programma, een script of elke andere vorm. Vaak zijn de plug-ins opgeslagen in de map die ook ‘plugin’ of ‘plugins’ heet.

PluspropositiesAlle extra’s (advertentiematerialen) die aan een tijdschrift worden toegevoegd. Dat kan zijn gedrukt materiaal al dan niet gehecht aan het tijdschrift (zowel erin als erbuiten) of gadgets zoals proefzakjes van schoonheidsproducten, kleine sieraden etc.

Preflight checkerDe term is afkomstig uit de vliegtuigindustrie waar piloten een standaardprocedure aan de hand van een checklist uitvoeren alvorens ze mogen vertrekken. Preflight checkers voor printuitingen zijn op hetzelfde principe gebaseerd. Een preflight checker controleert alle content-elementen van een uitgave op een aantal vaste punten alvorens deze content-elementen geplaatst mogen worden. Met content-elementen bedoelen we kopij, fotografie, illustraties, advertenties, maar dat kunnen ook video of geluidsfragmenten zijn. De gebruikte en bijgeleverde fonts worden bijvoorbeeld gecontroleerd, de resolutie van het beeld en het format waarin ze zijn opgeslagen, etc.

Redactionele automatiseringRedactionele automatisering is het zo optimaal mogelijk inrichten van het redactionele proces door het toepassen van ICT op het gebied van opdrachtverstrekking, workflowmanagement, opslag en beheer van content, (semi)automatische opmaak van artikelen of pagina’s, vormgeving en crossmediaal publiceren.“Autorisatie in de informatica is het proces waarin een subject (een persoon of een proces) rechten krijgt op het benaderen van een object (een bestand, een systeem). De autorisatie wordt toegekend door de objecteigenaar. Het leidende principe daarbij is need-to-know: je mag alleen zien wat je voor je functie nodig hebt. Er bestaat een direct verband met Administratieve Organisatie.

ResellerEen bedrijf dat software- of hardwarecomponenten verkoopt.

Return On Investment (ROI)De Engelse term Return On Investment (ROI) geeft de verhouding tussen het rendement en de investering aan. Indien de investering een verlies oplevert dan is de R.O.I. een negatief getal. Een alternatieve omschrijving is Rate of Return. De R.O.I. van een geheel bedrijf kan men berekenen door de nettowinst te delen door de boekwaarde van de totale activa. De R.O.I. van een deelproject kan men berekenen door de specifieke opbrengst voor een project te delen door de specifieke investering.

RIPRIP staat voor Raster Image Processor. Een RIP tool zorgt ervoor dat een digitaal bestand wordt omgezet naar een voor grafische productie geschikt rasterbestand. Rippen van grafische bestanden is nodig om bestand te creëren dat de machine die platen voor de drukpers ‘schrijft’ de content reproduceerbaar maakt.



Software as a Service (SaaS)“Software as a Service (SaaS) is een dienst waarbij een softwareapplicatie via het internet wordt aangeboden in plaats van software die wordt geïnstalleerd op een pc of een server. SaaS is een nieuwe vorm van Application Service Provider (ASP) diensten. De kenmerken van de diensten van een SaaS en ASP zijn:1. De klant hoeft de software en de daarvoor benodigde hardware niet aan te schaffen, maar

betaalt slechts voor het gebruik ervan.2. De software en hardware wordt niet bij de klant geïnstalleerd, maar bij de ASP. De klant heeft

toegang tot de software via Internet.3. De ASP verzorgt het applicatiebeheer, zoals het maken van back-ups, het onderhoud en

de installatie van nieuwe versies en updates, de gebruikersadministratie, beveiliging tegen ongeautoriseerde toegang, en dergelijke. SaaS en ASP zijn niet helemaal hetzelfde. Kenmerk van SaaS is, dat de gebruiker gebruikmaakt van geheel op het web gebaseerde techniek. De applicatie wordt benaderd via een webbrowser. Bij SaaS is het voordeel voor de leverancier dat hij vanaf één centrale plek en met één handeling updates (verbeteringen) en zelfs upgrades (nieuwe versies) kan doorvoeren. Omdat ASP vaak uit applicaties bestaat, waarbij iedere gebruiker een eigen licentie heeft, is updaten en upgraden bij ASP niet altijd van één locatie te realiseren.

Wanneer er sprake is van licenties, die voor elke gebruiker apart moeten worden geüpdated, spreken we dus niet van SaaS, maar van ASP.

StramienEen stramien staat voor een paginastructuur waarin voorgedefinieerde kantlijnen en posities voor tekst en beeld tot uiting komt.

System integratorEen system integrator implementeert en koppelt softwareoplossingen die zij zelf niet hebben ontwikkeld. Ze integreren nieuwe toepassingen, applicaties of systemen met bestaande technologie van een bedrijf. Voor het leggen en maken van de koppelingen schrijven ze vaak wel software.

Template of sjabloonEen template of sjabloon is een grafische vorm die voor herhaaldelijk gebruik is bedoeld. Computerprogramma’s voor tekstverwerking kennen sjablonen als standaardopmaak van verschillende soorten documenten, bijvoorbeeld voor brieven en voor afdrukken op enveloppen of stickervellen. Op het world wide web wordt onder meer bij contentmanagementsystemen gesproken van sjablonen om tekst in een vooraf aangemaakte vormgeving te presenteren.

Web basedApplicatie die online via een webbrowser benaderbaar is en dus ook alleen online gebruikt kan worden.Een web based toepassing is een ASP-dienst of SaaS-oplossing.

Web editorEen tekstverwerkingapplicatie die online benaderd kan worden.



WorkflowmanagementWorkflowmanagement is de beheersing van werkstromen, toewijzing en afhandeling van taken, toewijzen en afhandelen van autorisaties en inzicht in actuele statussen en informatiestromen, vaak met geautomatiseerde middelen. Workflowmanagement zorgt ervoor dat de juiste informatie en acties, volgens de processen en processtappen van het bedrijf, op inzichtelijke en efficiënte wijze van de ene processtap naar de andere processtap komt. De term wordt voornamelijk gebruikt in ICT-contexten.

XMLExtensible Markup Language (XML) is een standaard van het World Wide Web Consortium voor de syntaxis van formele markuptalen waarmee men gestructureerde gegevens kan weergeven in de vorm van platte tekst. Deze representatie is zowel machineleesbaar als leesbaar voor de mens. Het XML-formaat wordt gebruikt om gegevens op te slaan (zoals in het OpenDocument-formaat) en om gegevens over het internet te versturen (zoals in AJAX). XML is een vereenvoudigde vorm van Standard Generalized Markup Language (SGML), een complexe standaard om de structuur van documenten vast te leggen. XML-talen gebruiken zogenaamde elementen en attributen om gegevens te structureren.



Bijlage 3

Overzicht in Nederland geleverde toepassingen redactionele automatisering



FUNCTIONALITEIT

Verzamelen

Inga

ngsc

ontr

ole

tool

of a

pplic

atie

(ins

tall

base

d)

Inga

ngsc

ontr

ole

tool

of a

pplic

atie

ass

ets

(web

bas

ed)

Beel

dcon

vers

ie e

n/of

bew

erki

ng e

n/of

co

rrec

tie to

ol o

f app

licat

ie (i

nsta

ll ba

sed)

Beel

dcon

vers

ie e

n/of

bew

erki

ng e

n/of

co

rrec

tie to

ol o

f app

licat

ie (w

eb b

ased

)

CMS

syst

eem

on-

en

offlin

e pu

blic

atie

(C

onte

nt M

anag

emen

t Sys

teem

)

Web

CM

S sy

stee

m (u

itslu

itend

pub

licer

en

op h

et w

eb)

DA

M s

yste

em (D

igita

l Ass

et M

anag

emen

t Sy

stee

m)

Adve

rten

tie M

anag

emen

t Sys

teem

(ops

lag,

be

heer

en

onts

luiti

ng a

dver

tent

iem

ater

iale

n

CRM

sys

teem

en/

of a

bonn

emen

ten

man

agem

ent

maa

kt g

ebru

ik v

an o

nlin

e aa

nlev

erpo

rtal

maa

kt g

ebru

ik v

an F

TP s

erve

r

Dig

ital R

ight

s M

anag

emen

t

DE APPLICATIE, TOOL OF TOEPASSING5Fifteen - adDepot x5Fifteen - Maxim advertising xAdfactory x xAdobe ConnectNowAdobe IncopyAdobe IndesignAdobe Indesign ServerAtex x x xAxaio Made to Print (DTL) xCCI Magazine MAO workflow x x xCenshare x x xClassWizard (DTL) xComyan xDalim Softw areDataplan Journal View erDataplan JournalBrow serDataplan JournalDesignerDataplan JournalProducerDataplan PublicationServerDIG DuitslandDigital Collections Duitsland xDoris32 (Anygraaf Oy) x x x x xDTI Digital Technology International xDutchsoftw are.com Elvis xElpical Claro x xEnfocus Gradual Sw itch scripting and metadata toolsEnfocus PitStop Extreme xEvolver Group xFotow are xFrevel & Fey adw are x xFunkinform Dialog x xIntegration x xMediaspan x xmediaspan admanagerpro/adpow ermediaspan Iquemediaspan jazboxmediaspan new seditpromediaspan productionmanagerproMediaToolbox (Penthion)MEI (Manager Editor Inc.) ALS5 xOpix xPenthion / Doris32 product family x x x x xPubliatis x xPuzzleflow x x x x xQPS7 (Quark Express Workflow System)Quark ExpressRoxen x x x x x xSaxotech mediaw are xSmartFocusSpecleStudio-Online x x x xTell Timone System xVan GennepVerheul Izine-publishVjoon K4 (oude Softcare): w eb editor, file manager, overset, rivisionWave2 x xWoodw ing Content Station xWoodw ing Smart Connection Enterprise (SCE)



FUNCTIONALITEIT

Creëren Publiceren

DTP

/opm

aak

(ser

ver b

ased

)

DTP

/opm

aak

(Web

bas

ed):

voor

beel

d:

scrib

us

Eenv

oudi

ge d

igita

le p

lank

(alle

en o

verz

icht

va

n pa

gina

's en

sta

tus)

Com

plet

e D

igita

le P

lank

(inc

lusi

ef in

delin

g,

rese

rver

ing

en v

erpl

aats

inge

n)

wor

kflow

sys

teem

voo

r adv

erte

ntie

m

anag

emen

t

wor

kflow

sys

teem

voo

r opm

aak

reda

ctio

nele

pa

gina

's (re

dact

iesy

stee

m)

bekn

opte

man

agem

ent i

nfor

mat

ie, s

tatis

tiek

en ra

ppor

tage

s

uitv

oerig

e m

anag

emen

t inf

orm

atie

, st

atis

tiek

en ra

ppor

tage

bekn

opte

sta

tusr

appo

rtag

e, a

utor

isat

ies,

notifi

catie

s en

toew

ijzin

g va

n ta

ken,

ve

rant

woo

rdel

ijkhe

den

uitv

oerig

e st

atus

hrae

pdpe

onrt

age,

au

toris

atie

s, no

tifica

ties

en to

ewijz

ing

van

take

n, v

eran

twoo

rdel

ijkhe

den

wor

kflow

sys

teem

voo

r con

vers

ie, c

olor

m

anag

emen

t en

verz

endi

ng (i

nsta

ll ba

sed)

wor

kflow

sys

teem

voo

r con

vers

ie, c

olor

m

anag

emen

t en

verz

endi

ng (w

eb b

ased

)

Auto

mat

isch

om

zett

en n

aar

prin

tspe

cific

atie

s

PDF

wor

kflow

XML

outp

ut/e

xpor

t

XSL-

FO o

utpu

t

HTM

L ou

tput

XLS

outp

ut

soft

proo

fing

tool

Out

put n

aar m

obile

dev

ices

: tel

efoo

n,

e-re

ader

, etc

…

Out

put d

irect

naa

r web

CM

S

xx x

xx

xx

x x x

x xx x

x x

xx

x x x x x x x x x x xx x x x x

x x

x x x x x x x x x x x x x xx x

xx

xx x

x x

x xx

x x x

x x x x x x x x x x x x x xx xx x x x x x x xx x

x x x x x x x x x x xx

xx

x xx x x

xx x x x

x x x xx x



Bijlage 4

CasebeschrijvingenCase 1: Hachette Filipacchi Media (voorheen Quote Media)Case 2: Media Business PressCase 3: Sdu UitgeversCase 4: Transport & LogistiekCase 5: Hollandia Publishing



Case 1: Quote Media (tegenwoordig Hachette Filipacchi Media)Hachette Filipacchi Media is uitgever van diverse off- en online uitgaven. De uitgever is actief op de consumentenmarkt en op de zakelijke markt. Hachette is uitgever van onder andere Elle, Quote en Red.Quote Media is in juli 2006 overgenomen door het Franse uitgeefconcern, Hachette Filipacchi. Ten tijde van de selectie en implementatie van redactionele automatisering in 2005, heette het bedrijf nog Quote Media.

Interview met: de heer P. Veenema, toenmalig hoofd productie en ICT Quote Media (Hachette Filipacchi Media).

Wat heeft Quote Media (tegenwoordig Hachette Filipacchi Media) geïmplementeerd? - digitale plank en workflowsysteem (PlanSystem, Van Gennep) - digital Asset Management (MediaBank, Next-Solutions) - advertentiemanagement (Add4all) - semiautomatische opmaak (InCopy, Indesign, Graphit) - automatische conversie (Ready4Print).

Andere kenmerken: - invoering redactionele automatisering voor alle uitgaven - start met invoering pilot bij nieuwe uitgave ‘In magazine’ - early adaptor door invoering redactionele automatisering in 2005 - projectcoördinatie en keuze voor leveranciers in eigen beheer van Quote Media

(tegenwoordig Hachette Filipacchi Media) - geen system integrator betrokken.

Belemmerende factoren - benodigde integrale oplossing was niet op de markt. Slechts componenten waren beschikbaar - het ontwikkelen van koppelingen tussen systemen heeft veel tijd en geld gekost.

Bevorderende factoren - door de pilot van het redactiesysteem in een ‘Greenfield’ omgeving te zetten was de

acceptatie voor de nieuwe werkwijze hoog - een klein projectteam (met de CFO van Hachette als voorzitter) heeft gezorgd voor snelle

implementatie.

Resultaten - grotendeels integrale redactionele automatisering operationeel (voor zover zijn er

geen cases bekend die eenzelfde automatiseringsgraad en integratieniveau hebben gehaald)

- binnen vier maanden van businesscase, naar selectie, tot ontwikkeling en implementatie - uitrol naar alle andere bladen inmiddels gerealiseerd - doorlooptijdverkorting met enkele dagen - sterke reductie van fouten, substantiële vermindering overleg en behoefte aan regelcapaciteit en - duidelijke verantwoordelijkheden - out-of-pocketkostenbesparingen.



Lessons learned en advies aan andere uitgevers - een werkende demo is van groot belang voor overtuigen van redacties - startbijeenkomst met alle leveranciers waarin het idee voor redactionele automatisering

en samenwerking bewust is besproken voorkwam problemen in het implementatietraject aangezien veel koppelingen gecreëerd moesten worden. Hiervoor moesten concurrerende leveranciers elkaar in de eigen keuken laten kijken (openstellen source code)

- inzet projectgroep is van belang; projectgroep moet minimaal bestaan uit enthousiast redactielid, IT en productie

- stuurgroep vanuit directie. Directie dient het belang uit te dragen - een integrale oplossing is mogelijk maar kostte veel geld, overtuigingskracht en

projectmanagement.



Case 2: Media Business PressMedia Business Press is uitgever van onder andere Media Facts, Sales Management en Boekblad. En organiseert jaarlijks het Nationaal Uitgeefcongres en diverse workshops op het gebied van uitgeven.

Interview met: de heer A. Westzaan, hoofd ICT/klantenservice/productie Media Business Press.

Op dit moment is een redactioneel systeem actief voor negen tijdschrifttitels.

Wat heeft Media Business Press geïmplementeerd? - workflowoplossing Censhare en Easy2publish - ingangscontrole advertenties - tekst invoer via Adobe InCopy - opmaak gekoppeld aan Adobe Indesign - Xeno (Socho) voor advertentiemanagement - er is geen aparte digitale plank geïmplementeerd.

Belemmerende factoren - aanbieden van het Censhare platform via SaaS aan derden resulteerde in een licentieconflict

met de aanbieder van de software - voortdurende upgrading van componenten zorgt voor oplopende kosten en aanpassingen

in het systeem - wijzigingen aan het systeem en noodzakelijke upgrading resulteerde in onverwachte

additionele kosten.

Bevorderende factoren - inzet van het systeem voor meerdere titels gaf sterke businesscase - door gebruikmaking van een uniforme workflow is het toevoegen van nieuwe titels eenvoudiger.

Resultaten - halvering van de gemiddelde paginaprijs - besparing redactietijd 20 to 30%, ergo met dezelfde mensen meer doen - beter inzicht in het proces en de kostenplaatsen.

Lessons learned en advies aan andere uitgevers - investering is hoog - de uitgever zou nu voor een ander model kiezen (SaaS) - het doorontwikkelen van producten en opzetten van nieuwe titels wordt eenvoudiger - neem de tijd voor de implementatie, doe het stap voor stap - vooral met redacties of redacteuren op afstand is de tijd- (en geld)besparing groot.



Case 3: Sdu UitgeversSdu Uitgevers is een multimediale uitgever van vakinformatie, zoals kranten, tijdschriften, boeken, seminars en online informatiebronnen. De uitgaven worden dagelijks gebruikt door professionals die werkzaam zijn in de bouwsector, bij de overheid, in de juridische wereld of bij andere onderdelen van het bedrijfsleven. De dienstverlening aan de klanten bestaat uit meer dan 3.000 verschillende publicaties per jaar en onder andere e-government aan gemeenten en aan de Rijksoverheid.Sdu Uitgevers is in drie businessunits verdeeld, te weten: Openbaar bestuur, Juridisch & Fiscaal en Business information.

Interview met: de heer D. Reenen, interim-manager Sdu Uitgevers.

Wat heeft Sdu Uitgevers geïmplementeerd? - Sdu Uitgevers implementeert op dit moment (2008) een redactioneel workflowsysteem voor

circa tien tijdschrifttitels - als systeem hebben zij gekozen voor Woodwing, inclusief de web-editor van Woodwing - er wordt geen aparte digitale plank geïmplementeerd, maar gebruikgemaakt van de

geboden functionaliteit binnen Woodwing - de implementerende partij is Publiqare (system integrator).

Belangrijkste redenen om te investeren in redactionele automatisering - kostenbesparing realiseren belangrijker dan doorlooptijdverkorting - content op juiste wijze opslaan en metadateren voor maximaal hergebruik en ‘cross media

publishing’ faciliteren - redactie: van spin in het web, naar luchtverkeersleider.

Belemmerende factoren - weerstand tegen verandering komt voornamelijk van redacties, want daar vindt de grootste

wijziging plaats - ‘zie je wel’-effect: risico op terugval bij tegenslag - voor het overzicht houden mensen vast aan het uitprinten van pagina’s, terwijl deze online

beschikbaar en toegankelijk zijn. Dat geeft een soort schijnzekerheid en kost onnodig veel tijd. Alle leveranciers werden noodzakelijkerwijs voor het blok gesteld: werken met Woodwing en Indesign.

Bevorderende factoren - acteer vanuit je uitgeefvisie - specificeer heel duidelijk wat je wilt en bereken vooraf de besparingen - standaardiseer zoveel mogelijk in templates. Deze moeten zeer goed gedefinieerd worden

(o.a. voor exporteren van content) - de implementerende partij moet goed advies kunnen geven.

Resultaten - alle leveranciers werden noodzakelijkerwijs voor het blok gesteld: werken met Woodwing en

InDesign - bureauredacteur wordt regisseur - externen worden directiever aangestuurd



- workflowsystemen dwingen je te denken en handelen in statussen, taken en rollen - relaties worden zakelijker als gevolg van strakkere werkafspraken met hardere

deadlines.

Lessons learned en advies aan andere uitgevers - zorg dat je eerst de huidige processen goed kent, met alle uitzonderingen en stuur die mee

met de offerteaanvraag - stel duidelijke doelen voor de organisatie, samen met de redactie - stel je bij het project en de leveranciersselectie de vraag of Woodwing en de leverancier echt

kunnen wat jij nodig hebt - organiseer een regulier gebruikersoverleg met alle betrokkenen - eerst zelf alles in de vingers hebben, dan externe redacties erbij - houd rekening met meerkosten voor bijvoorbeeld fonts - check vooraf of de standaardconfiguratie op orde is (schermen, bandbreedte, standaard

software/browsers, etc…)? - zorg voor goede SLA’s en contracten met leveranciers - wijs intern iemand aan voor het beheer en onderhoud (zodra de eerste titel ‘over’ is, zit je

voor die titel in de beheerfase).

Case 4: Transport en LogistiekDe organisatie Transport en Logistiek (T&L) is een branchevereniging voor de Transportsector. Inmiddels geeft de organisatie drie tijdschrifttitels uit: Transport en Logistiek, Routiers en Verhuizen.

Interview met: de heer R. Ohm, manager communicatie Transport en Logistiek.

Wat heeft Transport en Logistiek geïmplementeerd? - investering in K2 - tekst invoer via Adobe InCopy - opmaak gekoppeld aan Indesign - geen automatisering op het advertentieproces. Het aantal advertenties is dusdanig laag dat

gekozen is voor handmatige plaatsing - geen inzet van een digitale plank.

Belangrijkste reden om te investeren in redactionele automatisering - kostenbesparing realiseren om rendabiliteit te verbeteren.

Belemmerende factoren - weerstand vanuit de redactie.

Bevorderende factoren - focus van leidinggevende op proces - focus op een goede balans tussen kwaliteit en kosten - ondernemerslef om het anders te willen doen



- contacten met andere uitgeverijen die reeds bezig waren met redactionele automatisering - hulp van system integrator bij de aanschaf van het systeem, de implementatie.

Resultaten - halvering van de paginaprijs in de eerste fase (opmaak bij derden) - paginaprijs wederom gehalveerd, in de tweede fase (vormgeving in dienst genomen).

Lessons learned en advies aan andere uitgevers - de focus van de organisatie moet liggen op procesverbetering om de genoemde

besparingen te kunnen realiseren - het is van groot belang om vast te houden aan het realiseren van besparingen. - vormgevers willen graag aanpassingen blijven doen aan de reeds vormgegeven pagina,

hetgeen extra kosten met zich meebrengt. Dit moet voorkomen worden door continu te hameren op de afspraken in het proces

- de gerealiseerde besparing is een optelsom van gebruik technologie, anders nadenken over format en vormgeving van de uitgave en medewerking van de redactie

- redactionele automatisering hoeft niet ten koste te gaan van de kwaliteit - Transport en Logistiek merkt dat redactionele automatisering op dit moment voor veel

collega’s nauwelijks een onderwerp op de agenda is.

Case 5: Hollandia PublishingHollandia Publishing is onderdeel van de Hollandia Media Group. Hollandia Publishing is facilitair uitgever van onder andere sponsored media, vakbladen, websites en jaarboeken.

Interview met: de heer E. Nunnink, uitgever Hollandia Publishing.

Wat heeft Hollandia Publishing geïmplementeerd? - Woodwing en Mediaplanner (digitale plank) van Triple-P (nu CentralStation) - geen inzet van een DAM-systeem, wel een koppeling met een advertentiemanagementsyst

eem - interesse voor een web-editor - implementatie gestart in 2004/2005 en waren daarmee ‘early adaptor’ - hebben vier verschillende workflows ingericht voor vier verschillende titels.

Belangrijkste reden om te investeren in redactionele automatisering - procesoptimalisatie, doorlooptijdverkorting en kosten besparen - mogelijkheid om redactioneel proces aan klanten aan te bieden.

Belemmerende factoren - early adapter: dat is geen voordeel - systemen waren zelf nog in ontwikkeling - erg veel maatwerk nodig gehad - zelf alles aan elkaar koppelen en knopen - samenwerking tussen (onvolwassen) pakketten gaat vaak fout



- een verandering of nieuwe versie van het een, werkt door in het ander - betrokkenheid meerdere leveranciers.

Bevorderende factoren - goede begeleiding van leverancier(s) - streven naar maximale standaardisatie - minimaliseer maatwerk in koppelingen en integratie van systemen - niet onderschatten hoeveel (interne) kennis en begeleiding er nodig is.

Resultaten - de ervaringen tot nu toe laten geen tijdwinst zien - de kosten zijn vooralsnog niet terugverdiend door de grote hoeveelheid maatwerk en

zelfgemaakte koppelingen - door vroege start (early adapter) loopt het redactionele systeem nog steeds niet zoals het

zou moeten functioneren - door issues met het systeem en samenwerkende ‘plug-ins’, ligt het systeem en dus de

redactie regelmatig stil - zeer positieve ervaringen met de digitale plank - grote interesse in web-editor functionaliteit.

Lessons learned en advies aan andere uitgevers - zorg voor autoriteit voor verandering. Het is een veranderingsproces dat soms geforceerd

moet worden - standaardiseer de workflow zoveel mogelijk over verschillende titels heen - haal mensen binnen (of selecteer ze) die het systeem kunnen en willen inregelen en het leuk

vinden het beheer te verzorgen. Je hebt een interne ambassadeur nodig met kennis van zaken

- beperkt de diversiteit aan gebruikte systemen en minimaliseer het noodzakelijk aantal koppelingen (elke nieuwe release van het een, werkt door in de andere toepassing)

- je kunt ook efficiënt werken zonder workflowsysteem - begeleiding vanuit de leverancier is vaak beperkt, zorg voor een alternatief - ga voor ‘proven’ releases en koppelingen. Ga pas over op een nieuwe release wanneer een en

ander uitgekristalliseerd is.


Het Stimuleringsfonds voor de Pers heeft tot doel het handhaven en stimuleren van de pluriformiteit van de pers, voor zover die van belang is voor de informatie en opinievorming. Om dat doel te bereiken kan het fonds subsidie - in de vorm van kredieten, kredietfaciliteiten of uitkeringen - verlenen aan onderzoeksprojecten in het belang van de persbedrijfstak of aan projecten van uitgevers die de rentabiliteit van hun krant, tijdschrift of internetuitgave willen verbeteren. Het fonds werd in 1974 als stichting Bedrijfsfonds voor de Pers opgericht en functioneert sedert 1988 op basis van de Mediawet als een zelfstandig bestuursorgaan. Per 1 juli 2007 is de naam van het fonds veranderd in het Stimuleringsfonds voor de Pers om daarmee tot uitdrukking te brengen dat het fonds naast de van oudsher bestaande taak om tijdelijk financiële steun te bieden aan noodlijdende persorganen, ook een stimulerende rol moeten kunnen vervullen bij de modernisering en vernieuwing van het perslandschap.In de Mediawet, het Mediabesluit en de Tijdelijke subsidieregeling minderhedenbladen en journalistieke internetinformatieproducten is vastgelegd ten behoeve waarvan subsidie verleend kan worden:

- ten behoeve van afzonderlijke persorganen in de vorm van kredieten, kredietfaciliteiten of uitkeringen

- ten behoeve van informatieproducten voor de totstandkoming en verspreiding via het internet

- ten behoeve van persorganen die gericht zijn op culturele en etnische minderheden- aan gezamenlijke projecten van persorganen- aan organisatieonderzoek, gericht op structurele verbetering van de exploitatie van een

persorgaan- aan onderzoek voor de bedrijfstak als geheel.

Het Stimuleringsfonds voor de Pers is verder belast met het verrichten dan wel doen verrichten van onderzoek met betrekking tot het functioneren van de pers.


GEA is een onafhankelijk organisatieadviesbureau en marktleider op het gebied van communicatielogistieke vraagstukken. Een hele mond vol, maar GEA houdt zich al sinds 1944 bezig met het (her)ontwerpen, implementeren en realiseren van efficiënte mediaprocessen en gestroomlijnde organisatie van mediaproductie. GEA noemt dat communicatielogistiek.

Communicatielogistiek is de keten van processen en activiteiten die efficiënte overbrenging van een boodschap mogelijk maken. Van creatie tot en met opslag en beheer van content tot channel management en cross mediaal publiceren via print, online, mobiel of ander kanaal dan wel drager.

Communicatielogistiek impliceert het efficiënt inrichten van uitgeef-, marketing- en document(productie)processen. Om efficiencyverbetering te realiseren is behalve inzicht in en overzicht over de keten, ook de vaardigheid nodig om innovatiekansen te herkennen, op de juiste waarde te schatten, maar bovenal succesvol te implementeren.

GEA management consultants, inhoudelijk projectmanagers en interim managers werken voor uitgeverijen, document intensieve organisaties en marketing gedreven organisaties. Daarnaast levert GEA adviesdiensten aan mediaproductiebedrijven die actief zijn in de informatie-, documenten marketingketens.

GEA adviseert bedrijven over:1. uitgeef- en publicatiemanagement2. documentmanagement en documentlogistieke

vraagstukken3. marketingprocesoptimalisatie, MRM en MOM4. efficiënte mediaproductieprocessen en sourcing

vraagstukken

GEA ontwerpt uitgeef-, marketing- en documentprocessen.

GEA specificeert, selecteert en implementeert1. Content en Asset Management Systemen2. Document Management oplossingen 3. Marketing Resource Management toepassingen4. Redactionele automatisering5. Publishing platforms.

Voor meer informatie over onze visie, de mensen, de markt en een greep uit onze cases, verwijzen wij graag naar onze website www.gea.nl. Daar vindt u tevens een overzicht van recente opdrachtgevers.

MANAGEMENTCONSULTANCY

INHOUDELIJKPROJECTMANAGEMENT

DOCUMENT MANAGEMENTDOCUMENT LOGISTIEK

UITGEEF-enPUBLICATIEPROCESSEN

MARKETING en COMMUNICATEPROCESSEN

BEDENKEN UITWERKEN IMPLEMENTEREN REALISEREN

ORGANISATIE vanCREATIE, PRODUCTIE,BEHEER EN DISTRIBUTIEVAN CONTENT

ITERIMMANAGEMENT


Studies voor het Stimuleringsfonds voor de Pers - S 26


OVER DE BETEKENIS VAN REDACTIONELE AUTOMATISERING

VOOR UITGEVERS VAN TIJDSCHRIFTEN

In boekvorm uitgebracht onderzoek in opdracht van het Stimuleringsfonds voor de Pers

Michiel de Klein, Patrick Swart en André Knol


Michiel de Klein, Patrick Sw

art en André Knol

Een tijdschrift samenstellen, indelen en opmaken is altijd weer een spannend samenspel van vele handen en hoofden die elk vanuit hun eigen expertise en kunde zorg dragen voor weer een prachtige nieuwe editie. ‘Opmaak voor verandering’ gaat over de kansen en mogelijkheden die ICT biedt om het vervaardigingsproces van een tijdschrift sneller, transparanter, goedkoper en makkelijker te laten verlopen. De grote tijdschriftenuitgevers hebben redactionele automatisering inmiddels omarmt. Redactionele automatisering is echter voor alle tijdschriftenuitgevers de moeite waard om aandacht aan te geven.

‘Opmaak voor verandering; over de betekenis van redactionele automatisering voor tijdschriftenuitgevers’ biedt veel praktische informatie over het uitgeefproces, beschikbare technologie, aanbieders en cases, kosten en opbrengsten, maar biedt ook concrete tips en handvatten voor implementatie. Deze uitgave is daarmee onmisbaar voor al die uitgevers die zich opmaken voor verandering.

Michiel de Klein is senior projectleider bij GEA en gespecialiseerd in het optimaliseren van creatie- en productieprocessen in uitgeverijen, marketing organisaties en document intensieve organisaties, waar relevant door selectie en implementatie van technologie. Michiel heeft veel kennis en ervaring met sourcing vraagstukken, CMS implementaties, DAM, MRM en document management.

Patrick Swart is partner bij GEA en geeft leiding aan dochter FUSE. Hij adviseert met name over het optimaliseren van publishing en marketingcommunicatieprocessen, selecteert en implementeert MRM/MOM technologie en begeleidt complexe veranderingsprocessen bij marketing gedreven organisaties en uitgeverijen. Patrick is auteur van ‘Massa is Kassa’, publiceert regelmatig in vakbladen en is enthousiasmerend spreker op uitgeef- en marketingseminars.

André Knol is senior consultant bij GEA en verantwoordelijk voor de marktgroep uitgeverijen. André legt zich toe op strategieontwikkeling, innovatieve uitgeef- en marketingprocessen, het bouwen van business cases en begeleiding van implementatieprojecten bij uitgevers en corporate publishers. André is initiatiefnemer van Platform for Publishers, spreker op diverse fora en seminars, auteur van het boek ‘Massa is kassa’ en vele artikelen op zijn werkgebied.

GEA is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met jarenlange en brede expertise die zich uitstrekt over de gehele mediaketen, van initiatief tot productie en eindgebruik. Het bureau is gespecialiseerd in communicatie-, uitgeef-, documenten mediaproductieprocessen.

Voor meer informatie over auteurs en redactionele automatisering: www.gea.nl en www.redactionele-automatisering.nl. ‘Opmaak voor verandering’ is een uitgave van het Stimuleringsfonds voor de Pers en is gebaseerd op een landelijk onderzoek naar de mogelijkheden van redactionele automatisering voor middelgrote en kleine uitgevers van tijdschriften

GEA-Opmaak Cover.indd 1 10/28/09 3:07 PM

Gea Opmaak Voor Verandering Low Res 96

Technology

Transcript of Gea Opmaak Voor Verandering Low Res 96