Forum™ 500Forum™ 5000

Automatische TelefonisteForum 500(0) Auto Attendant

Gebruiksaanwijzing

Welkom bij ProximusHartelijk dank dat uw keuze op een product van Proximus is gevallen. Ons product staat voor de hoogste kwaliteitseisen, gepaard aan een hoogwaardig design.

Forum 500(0) Auto AttendantDeze gebruiksaanwijzing begeleidt u tijdens het gebruik van uw Auto Attendant en beantwoordt alle belangrijke vragen. Mocht u nog meer ondersteuning of informatie wensen, dan verzoeken we u om u in eerste instantie tot degene te wenden die voor uw systeem verantwoordelijk is, of tot uw leverancier.

Internet: www.proximus.be/pabx

Forum™ 5000 en Forum™ 500Deze bedieningshandleiding geldt voor de productserie Forum™ 5000 en Forum™ 500.

● Tot de productserie Forum™ 500 behoren de communicatiesystemen Forum™ 523/524, Forum™ 525/526 en Forum™ 550/560.

● Tot de productserie Forum™ 5000 behoren de communicatiesystemen Forum™ 5500, Forum™ 5004, Forum™ 5008 en Forum™ 5012.

Als een functie binnen de systemen een andere eigenschap heeft, wordt u daarop gewezen in de tekst van deze gebruiksaanwijzing.

Wij wensen u veel plezier met uw Forum 500(0) Auto Attendant.

Inhoudsopgave

Auto Attendant. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3Programmaoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Inhoud van de levering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Opstellen van een keuzemenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Audiobestanden opnemen, laden en bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Tips voor de planning van een keuzemenuprofiel. . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Keuzemenuprofiel opslaan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

KDA Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Programmaoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Installatie en start van het programma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10Stappen van de installatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10KDA Manager starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11KDA Manager deïnstalleren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

Bijlage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12Milieu-informatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Technische gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Menusjabloon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Technische support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

1

2

Programmaoverzicht Auto Attendant

Auto Attendant

ProgrammaoverzichtMet de Forum 500(0)™ Auto Attendant (hieronder: Auto Attendant) maakt u informatiesystemen (keuzemenuprofielen, voice-mailsystemen) waarin oproepen geheel of gedeeltelijk automatisch worden verwerkt. Een oproeper navigeert met de toetsen van zijn telefoon door (spraak-) menu’s die u geheel individueel vormgeeft.

Bijzondere telefonische diensten voor bioscoopprogramma, weerberichten, tips voor de beurs, openingstijden, speciale aanbiedingen of competenties in een gemeenschappelijk kantoor zijn slechts enkele toepassingsgebieden voor het programma.

U kunt meerdere van elkaar onafhankelijke systemen (keuzemenu’s) met eigen oproepnummers instellen. Voor elk systeem kunt u bovendien verschil-lende reacties in combinatie met tijdsvarianten van de Forum 500 / Forum 5000 (dag/nacht, etc.) definiëren. U kunt geselecteerde menu’s en geselecteerde acties in een keuzemenu met een geheime code (PIN) bevei-ligen en zodoende enkel voor een bepaalde groep gebruikers toegankelijk maken. Op die manier kunnen bv. gesprekken naar een mobiele telefoon alleen voor bijzondere klanten worden omgeleid of bepaalde klanten bereiken direct een persoon of dienst zonder langs de receptie te hoeven gaan.

Gesproken teksten of muziek kunnen a) ofwel met een systeemtelefoon of b) via een PC in het systeem worden opgenomen. Voor de variant b) is een conversieprogramma nodig. Dit behoort tot de levering (de KDA Manager).

Het programmapakket Auto Attendant is in de software van de Forum 500 / Forum 5000 geïntegreerd. Daarom kunnen keuzemenu’s eenvoudig via de Webbrowser van de configuratiesoftware worden ingesteld (en samen met de gehele configuratie van de Forum 500 / Forum 5000 worden beheerd en opgeslagen).

Meldingen en muziek worden in audiobestanden beheerd en opgeslagen op het geheugenmedium van het communicatiesysteem. Daar worden ook de berichten opgeslagen die oproepers achterlaten in een spraakbox die verbonden is met het spraakportaal. Het geheugenmedium is afhankelijk van het type van uw communicatiesysteem:

3

Auto Attendant Programmaoverzicht

Opmerking: voor het gebruik van spraakboxen in een spraakportaal hebt u het afzonderlijk verkrijgbare programmapakket “Forum Voicemail” nodig.

De programma’s – Forum Voicemail en Auto Attendant – kunnen gelijktijdig worden gebruikt. De beschikbare spraakkanalen worden door beide programma’s gelijkwaardig gebruikt.

Voor de programmapakket Auto Attendant is een licentie (“Forum 500(0) Auto Attendant lic. 10”) nodig waarmee het programma voor gebruik wordt vrijgeschakeld.

De programmapakket Auto Attendant kan maximaal 10 systemen beheren. U een extra licentie aanschaffen. Met die extra licentie wordt de capaciteit van de Auto Attendant uitgebreid tot 20 systemen.

● Op de communicatiesystemen Forum 523/524, Forum 525/526 en Forum 550/560 kunt u in de (20) Attendant-systemen maximaal 50 menu’s en in totaal 500 acties configureren.

● Op de communicatiesystemen Forum 5004/5008/5012 en Forum 5500 kunt u in de (20) Attendant-systemen maximaal 100 menu’s en in totaal 1000 acties configureren.

Opmerking: met een firmware-versie voor de Forum 500 / Forum 5000 krijgt u een demo-licentie voor Auto Attendant die 60 dagen geldig is. Neem contact op met uw Proximus Agent als u een permanente licentie wilt kopen.

Systeem Geheugenmedium

Forum 523/524 Geïnstalleerde geheugenkaart

Forum 525/526 Geïnstalleerde geheugenkaart

Forum 550/560 Geïnstalleerde geheugenkaart

Forum 5004/5008/5012 Intern bestandssysteem

Forum 5500 Harddisk

4

Inhoud van de levering Auto Attendant

Inhoud van de leveringTot de levering behoren:

● de licentie voor de programmapakket “Forum 500(0) Auto Attendant lic. 10”

● het conversieprogramma KDA Manager waarmee audiobestanden in de door de Forum 500 / Forum 5000 ondersteunde audioformaten gecon-verteerd kunnen worden (staat op de product-CD van de Forum 500 / Forum 5000)

● de gebruikaanwijzing “Forum 500(0) Auto Attendant” (staat als PDF-bestand op de product-CD van de Forum 500 / Forum 5000)

Opstellen van een keuzemenuU maakt een keuzemenuprofiel aan op de Webconsole van de Forum 500 / Forum 5000 in de Configurator, menu Toepassingen: Auto Attendant.

Het programma Auto Attendant beheert een keuzemenuprofiel in een systeem. Elk systeem bestaat uit minimaal een menu. In het menu wederom is vastgelegd welke informatie een oproeper met welke druk op de toets op zijn telefoon (= actie) krijgt of naar welke medewerkers, voice boxes en ook andere doorschakelsystemen hij kan worden doorverbonden (= reactie van het keuzemenu).

Teksten, ook muziek en klanken die u in het keuzemenuprofiel wilt gebruiken, slaat u in audiobestanden op. Deze audiobestanden wijst u aan de menu’s in een keuzemenuprofiel toe.

Bij levering zijn in de Auto Attendant geen systemen, menu’s en audiobe-standen aanwezig. Tijdens de eerste configuratie gaat u daarom het best als volgt te werk:

1. Laad in het menu Audio de audiobestanden die u nodig heeft, of neem deze op (zie ook Audiobestanden opnemen, laden en bewerken vanaf pagina 6). Daarvoor kunt u ook het programma KDA Manager gebruiken.

2. Voor de gebruikersbegeleiding in het keuzemenuprofiel stelt u in het menu Menu de benodigde menu’s in. In de bijlage vindt u een sjabloon waarmee u de afzonderlijke menu’s (en de daarin gedefinieerde acties en reacties) kan plannen en documenteren (zie Menusjabloon vanaf pagina 15). In het

5

Auto Attendant Audiobestanden opnemen, laden en bewerken

hoofdstuk Tips voor de planning van een keuzemenuprofiel vanaf pagina 7 vindt u enkele aanwijzingen waarop u bij de gebruikersgeleiding moet letten.

3. Stel in het menu Systemen (minimaal) een systeem (keuzemenuprofiel) in en wijs dit aan de menu’s toe.

Opmerking: neem de informatie in de Online help over het menu Auto Attendant in acht. Daar worden alle configuratie-instel-lingen uitvoerig uitgelegd.

Audiobestanden opnemen, laden en bewerkenAudiobestanden die u in een keuzemenuprofiel wilt gebruiken, kunt u op verschillende manieren opnemen, laden en bewerken:

● In de Configurator van de Forum 500 / Forum 5000 in het menu Toepassingen: Auto Attendant: Audio. Daar kunt u bv. via een aange-sloten systeemtelefoon afzonderlijke audiobestanden opnemen en opslaan (zie hiervoor ook Gebruikte audiobestanden opslaan vanaf pagina 8). Meer informatie over deze handelwijze vindt u in de Online help van de Forum 500 / Forum 5000.

● Met het programma KDA Manager. Met deze programma maakt u audio-bestanden in een geschikt bestandsformaat en kunt u deze daarna in de Forum 500 / Forum 5000 laden (zie hiervoor ook KDA Manager vanaf pagina 9).

Opmerking: als u externe audiobestanden in een keuzemenuprofiel gebruikt, neem dan de bepalingen van het licentierecht van de producent in acht! Eventueel moet u voor deze audiobestanden auteurs-rechten betalen!

6

Tips voor de planning van een keuzemenuprofiel Auto Attendant

Tips voor de planning van een keuzemenuprofielEen oproeper kent uw keuzemenuprofiel niet; hij moet door de menu’s navi-geren en aan de hand van uw gebruikersbegeleiding proberen, zijn oproepbe-stemming (een informatie, een gesprekspartner) te bereiken. De volgende tips kunnen een suggestie voor u zijn om gebruikersvriendelijke keuzemenupro-fielen vorm te geven waarin de oproeper zijn weg vindt.

Maak het kort en begrijpelijk. Maak (korte) zinnen die de oproeper meteen begrijpt en kan onthouden.

Kort ook – waar dit mogelijk is – uit meerdere lettergrepen bestaande woorden af, dus niet “verkoopafdeling” maar “verkoop”.

Vermijd vreemde woorden en vakbegrippen die uw oproepers eventueel niet zullen begrijpen.

Structureer de menu’s eenvoudig en helder.Gebruik maar weinig menuniveaus (aanbeveling: niet meer dan drie). De oproeper probeert de “weg” door de menu’s te onthouden en in gedachte een menukaart te tekenen. Teveel niveaus bemoeilijken de oriëntatie voor hem.

Maak geen “nesten” in de menu’s van een keuzemenuprofiel. Bouw in plaats daarvan de menuniveaus op elkaar volgend op.

Help de oproeper bij de oriëntatie.Biedt de oproeper de mogelijk, een gesproken tekst nogmaals te beluisteren (actie: “Menutekst herhalen”) voordat hij een menu verder beweegt.

Biedt de oproeper de optie, weer naar het beginpunt of een menu terug te gaan (acties: “Sprong in menu” en “Vorige menu”).

Bouw bevestigingen in op de plaatsen van uw keuzemenuprofiel waar de oproeper zich eventueel afvraagt of zijn laatste ingave juist was (bijvoorbeeld: “Uw bestelling werd opgenomen”).

7

Auto Attendant Keuzemenuprofiel opslaan

Keuzemenuprofiel opslaanConfiguratie van een keuzemenuprofiel opslaanDe configuratie van een keuzemenuprofiel (het systeem inclusief zijn menu’s, acties en reacties) wordt binnen de gehele configuratie van de Forum 500 / Forum 5000 opgeslagen. Nadat u een keuzemenuprofiel heeft ingesteld of gewijzigd, dient u de actuele configuratie in het menu SYS Configuratie: Gegevensback-up op te slaan.

Gebruikte audiobestanden opslaanDe audiobestanden die u in een spraakportaal gebruikt, worden opgeslagen op het geheugenmedium van het communicatiesysteem (zie ook Technische gegevens vanaf pagina 13).

U kunt deze audiobestanden in het menu Toepassingen: Auto Attendant: Audio opslaan op een externe gegevensdrager: als afzonderlijke bestanden of als archief. Een archief bevat alle audiobestanden die in de spraakportalen gebruikt worden. De op die manier opgeslagen audiobestanden kunt u indien nodig weer in het communicatiesysteem importeren (via het menu Toepas-singen: Auto Attendant: Audio).

Bij een communicatiesysteem Forum 5004/5008/5012 en Forum 5500 kunt u bovendien in het menu SYS Configuratie: Gegevensback-up alle in het communicatiesysteem opgeslagen audiobestanden (Attendant-audiobe-standen, spraakboxberichten, bestanden voor Music-on-Hold, enz.) opnemen in de gegevensback-up van de systeemconfiguratie.

Meer informatie over de gegevens-backup vindt u in de Online help van de Forum 500 / Forum 5000.

8

Programmaoverzicht KDA Manager

KDA Manager

ProgrammaoverzichtDe KDA Manager is een programma waarmee u audiobestanden maakt en converteert. Deze audiobestanden kunt u (afzonderlijk of ook meerdere in een archief) in het communicatiesysteem Forum 500 / Forum 5000 laden en dan in een spraakportaal gebruiken dat u met de toepassing Auto Attendant heeft aangemaakt.

● U kunt in de KDA Manager audiobestanden in de door de Forum 500 / Forum 5000 ondersteunde bestandsformaten converteren (zie de volgende tabel “Bestandsformaten”).

● Voor zover een microfoon op uw PC is aangesloten, kunt u audiobestanden in de KDA Manager opnemen en meteen in een geschikt bestandsformaat opslaan.

De ondersteunde bestandsformaten en het vereiste geheugen van een audio-bestand zijn afhankelijk van het type van uw communicatiesysteem:

Bestandsformaten

Uitgangsformaten voor conversie

– CCITT Wave, A-law, 8 kHz, mono – PCM Wave, 16 bit, 8 kHz, mono

Doelformaten van de conversie

Afzonderlijk bestand Bestandsarchief

Forum 523/524, Forum 550/560

*.726 (gecodeerd conform ITU G.726 32K ADPCM)

*.kda (bevat meerdere *.726-bestanden)

Forum 525/526, Forum 5004/5008/5012, Forum 5500

*.711 (gecodeerd conform ITU G.711 a-law PCM)

*.kdp (bevat meerdere *.711-bestanden)

9

KDA Manager Installatie en start van het programma

De gedetailleerde handleiding hoe u audiobestanden maakt en converteert, vindt u in de Online help van de KDA Manager.

Installatie en start van het programmaHet programmapakket KDA Manager wordt ter beschikking gesteld door de Proximus servicetechnicus en op de PC’s van de klant geïnstalleerd. Als klant (gebruiker van de Forum 500 / Forum 5000) kunt u zich met vragen over dit programmapakket tot de Proximus Servicedienst wenden.

Stappen van de installatieDe volgende instructies zijn gericht tot de Proximus servicetechnicus.

Het programmapakket KDA Manager vindt u in meerdere talen op de product-CD van de Forum 500 / Forum 5000 in de directory…\Forum.

1. Roep het bestand setup.exe op.

De installatie-assistent wordt gestart.

2. Voor alle andere installatiestappen volgt u de instructies van deze instal-latie-assistent.

Systeem Bestandsformaat (archiefformaat)

Benodigd geheugen bij 10 seconden lengte

Forum 523/524 *.726 (*.kda) 40 KByte

Forum 525/526 *.711 (*.kdp) 80 KByte

Forum 550/560 *.726 (*.kda) 40 KByte

Forum 5004/5008/5012

*.711 (*.kdp) 80 KByte

Forum 5500 *.711 (*.kdp) 80 KByte

10

Installatie en start van het programma KDA Manager

KDA Manager startenNa de installatie vindt u een nieuw menu-item in het Windows-Startmenu onder Programma's > KDA Manager.

1. Open het programma KDA Manager.

2. Als u de KDA Manager de eerste keer gebruikt, stelt u zich aan de hand van de Online help van het programma op de hoogte over de verdere handel-wijze. U opent de Online help door gelijktijdig op de toetsen [CTRL] en [F1] te drukken.

KDA Manager deïnstallerenDe volgende instructies zijn gericht tot de Proximus servicetechnicus.

Voor u een nieuwe versie van de KDA Manager installeert, moet u eerst de oude versie deïnstalleren.

De installatie-assistent wordt gestart.

1. Voor alle andere stappen volgt u de instructies van deze assistent.

11

Bijlage Milieu-informatie

Bijlage

Milieu-informatie ● Voor het produceren van de apparatuur die u hebt aangekocht, werden

natuurlijke hulpbronnen aangeboord en benut. Deze apparatuur kan stoffen bevatten die gevaarlijk zijn voor de gezondheid en het milieu.

● Om te verhinderen dat deze stoffen in ons milieu terechtkomen en om tevens verspilling van de natuurlijke hulpbronnen tegen te gaan, verzoeken wij u de geschikte inleverings- en inzamelingssystemen te benutten. Die systemen zullen de meeste materialen waaruit uw opge-bruikte apparatuur bestaat op afdoende wijze hergebruiken of recycleren.

● Het symbool met de doorkruiste vuilnisbak verzoekt u dergelijke systemen te gebruiken.

● Als u meer informatie wenst over de inzamelings-, hergebruiks- en recycleringssystemen, gelieve contact op te nemen met uw gemeente-lijke of regionale dienst voor afvalverwerking.

● U kunt ons ook altijd contacteren als u meer informatie wenst over de invloed van onze producten op het milieu.

12

Technische gegevens Bijlage

Technische gegevens Systemen ● 10

● 20 (als er twee licenties voor het programmapakket is aange-schaft)

Menu’s ● Forum 523/524: 50● Forum 525/526: 50● Forum 550/560: 50● Forum 5004/5008/5012: 100● Forum 5500: 100

Acties ● Forum 523/524: 500● Forum 525/526: 500● Forum 550/560: 500● Forum 5004/5008/5012:

1000● Forum 5500: 1000

Audiobestanden ● Forum 523/524: 300● Forum 525/526: 300● Forum 550/560: 300● Forum 5004/5008/5012: 500● Forum 5500: 500

Bestandsformaten voor audiobe-standen

● Forum 523/524: *.726 en *.kda

● Forum 525/526:*.711 en *.kdp

● Forum 550/560:*.726 en *.kda

● Forum 5004/5008/5012:*.711 en *.kdp

● Forum 5500:*.711 en *.kdp

13

Bijlage Technische gegevens

Opnametijd 4 minuten per 1 Mbyte vrije opslagruimte: ● Forum 523/524● Forum 550/5602 minuten per 1 Mbyte vrije opslagruimte: ● Forum 525/526● Forum 5004/5008/5012● Forum 5500

Aantal spraakkanalen(gelijktijdig te gebruiken)

● Forum 523/524: 8● Forum 525/526: 6● Forum 550/560: 4● Forum 5004/5008/5012: 20● Forum 5500: 20

Bewaarlocatie voor audiobestanden Geïnstalleerde geheugenkaart van de communicatiesysteem: ● Forum 523/524● Forum 525/526● Forum 550/560intern geheugen van het communicatiesysteem ● Forum 5004/5008/5012Harde schijf:● Forum 5500

14

Menusjabloon Bijlage

MenusjabloonHet volgende sjabloon kunt u gebruiken om de afzonderlijke menu’s na uw keuzemenuprofiel te plannen en te documenteren.

Menu (Naam):

Actie Reactie

Toetsen 0…9, * en #; Fout, Timeout, Bezet, Geen antwoord

Audiobestand afspelen(welk?)

PIN (max. 4-cijferig) (welke?)

Audiobestand beluis-teren

Annuleren (verbinding beëindigen)

Inkiezing

Verbinden met de centrale

Doorverbinden naar nummer:

(oproepnummer?)

Doorverbinden met spraakbox:

(oproepnummer?)

Doorverbinden met spraakbox van de opgeroepene

Vorige menu

Sprong in menu:

(Menunaam?)

Menutekst herhalen

15

Bijlage Menusjabloon

Menutekst terug-spoelen (5 sec.)

Menutekst verder-spoelen (5 sec.)

Menu (Naam):

Actie Reactie

Toetsen 0…9, * en #; Fout, Timeout, Bezet, Geen antwoord

Audiobestand afspelen(welk?)

PIN (max. 4-cijferig) (welke?)

16

Technische support

17

Technische supportU bereikt onze support onder de volgende telefoonnummers:

Voor configuratiewijzigingen van uw communicatiesysteem Forum™ 500 of Forum™ 5000

Bij reparaties

particulieren en KMO's grote bedrijven

Nederlands: 0800 22 500 0800 22 200

Frans: 0800 33 500 0800 33 200

Duits: 0800 44 500 0800 44 200

Engels: 0800 55 500 0800 55 200

particulieren en KMO's grote bedrijven

Nederlands: 0800 22 500 0800 14 888

Frans: 0800 33 500 0800 14 888

Duits: 0800 44 500 0800 14 888

Engels: 0800 55 500 0800 14 888

Wijzingen voorbehoudenStand 11.2016

Voor meer informatie:

● Bezoekt u in het Internet www.proximus.be/pabx

● Wendt u zich tot uw Proximus-verkooppunt