FLANDERS DC ZOEKT EEN FULL TIME MAMA/PAPA*

* Office Assistent als je per se een officiële titel wil

WAT MOET JE DOEN?

A L D I E C O W O R K E R S , B E Z O E K E R S E N C O L L E G A’ S K U N N E N E E N B O E LT J E

M A K E N . L E T T E R L I J K E N F I G U U R L I J K . J E B E N T D E BA AS I N H E T

H U I S H O U D E N . M A A R O O K D E L I J M !

✓ Je zorgt ervoor dat alles netjes en

opgeruimd blijft. Enkele keren per dag alles terug goed zetten. Je zet daar collega’s voor aan het werk, weet het lief te vragen aan coworkers maar bent vooral niet te beroerd om het zelf te doen.!

✓ Je beheert “de kas” !✓ Je beheert alle aankopen en onderhoud voor

het kantoor: van de stookolie, de poetsploeg tot de stylo’s. Die planten laat jij niet doodgaan. En de vuilbak staat tijdig buiten. !

✓ Je komt met nieuwe ideeën (en voert ze uit) voor gebruiksgemak en gezelligheid van het kantoor.!

✓ Je houdt iedereen gelukkig. Je maakt dat we mekaars verjaardag niet vergeten, dat de bevallen coworker een kaartje krijgt en dat we af en toe eens als team dingen samen doen.

F L A N D E R S D C H E E F T E E N

COWO R K I N G P L A ATS ( BA R D ’O F F I C E ) , E E N C R E AT I V I T Y L A B E N

V E R GA D E R Z A L E N I N D E V E R H U U R. J I J B E N T D E GAST H E E R / V R O U W

!✓ Bon, het is een beetje Bond zonder Naam

maar: jij bent de glimlach die onze coworkers en bezoekers elke dag opnieuw ontvangt. Je zorgt dat mensen zich op hun gemak voelen bij ons. Zowel aan het onthaal, de telefoon of via de info-mailbox. !

✓ Je bent ook hun “mama/papa”. Of ze nu een koffie willen, een kopietje of willen weten wie hen bij Flanders DC kan helpen bij het Business Model Canvas: jij weet raad bij elke vraag.!

✓ Je slaat een praatje met de coworkers en verbindt ze met elkaar of met jouw collega’s. Wij noemen dat “matchmaken” !

✓ Je beheert de inschrijvingen van coworkers en de verhuur van vergaderzalen en creativity lab. En je zorgt dat alles tijdig klaar staat, zowel voor interne als externe meetings. Dit kan ook ’s avonds zijn!

A L D I E FA C T U R E N … P F F F. J E O N D E R S T E U N T D E O F F I C E M A N A G E R

I N H E T B O E K H O U D P R O C E S .

✓ Je bereidt de facturatie voor Bar d’Office en

van de verhuur van creativity Lab en vergaderzalen voor.!

✓ Je scant alle binnenkomende facturen !✓ Je helpt bij opvolging van leveranciers en

klanten

E N V O O R A L J E B E N T O N Z E A D M I N I S T R AT I E V E D U I Z E N D P O O T

✓ Je helpt de collega’s met het boeken van

reizen en hotels, administratief afwerken van dossiers, beheren van delen van de website, logistieke ondersteuning van events zowel op als buiten het kantoor, verdelen van de binnenkomende post en versturen van de uitgaande, nemen van kopies, het archief te beheren, bestellen van broodjes…!

✓ Je bereidt met de directeur de raad van bestuur voor.

WIE WE ZOEKEN…• EEN MAMA - PAPA

Nee, niet per se letterlijk! Maar je moet voor het team hier naast je zorgen alsof het je kinderen zijn. Je ben iemand die hen helpt bij alle kleine en grote dingen zonder dat ze het moeten vragen. Bij problemen (cateraar daagt niet op, het regent binnen, de projector werkt niet meer…) sla je niet tilt. Nee, JIJ lost het allemaal wel zelfstandig op zodat wij op onze twee oren kunnen slapen. Een plantrekker, dus. !

• EEN GOEI - NE GOEIEWij hebben één “waarde” bij Flanders DC: “wij zijn de goei”. We proberen altijd constructief te zijn en iedereen maximaal te helpen. Jij moet dan ook echt die attitude hebben dat geen énkele vraag te veel is. !

• JE ZEGT NIET “WAT ZE TOCH ALLEMAAL UITVINDEN” ALS JE EEN COMPUTER ZIETJe moet echt wel met een PC kunnen werken (het zijn eigenlijk Macs bij ons, maar dat is hetzelfde). Met Outlook de boekingen van vergaderzalen en de vragen van info@flandersdc.be opvolgen en beheren; in Excel de facturatiegegevens of inschrijvingen van events bijhouden en kunnen bewerken; informatie opzoeken op het internet; info op onze website zetten; documenten van projectmanagers aanvullen in Word; een mail merge doen voor massa mailings. Allemaal dagelijkse kost en geen moeite voor jou.

!• HET IS GEEN 9 TO 5!!!

Er moet een zekere flexibiliteit zijn om ook ’s avonds paraat te kunnen staan voor events die bij Flanders DC doorgaan of voor eigen events buitens huis. Maak je niet ongerust, het gaat maximaal over enkele malen per maand. En wij zijn ook flexibel.

!• JE KAN MENSEN ONTVANGEN EN TE WOORD STAAN IN NEDERLANDS EN

ENGELS Je geeft een goede eerste indruk. Jij bent namelijk ons gezicht. En aan de telefoon horen ze aan je stem dat je vriendelijk en zelfverzekerd bent. Flanders DC werkt in een internationale context: kennis van het Engels, zowel mondeling als geschreven, is dan ook nodig.

!• NAUGEZET

Die schrijffout haal je er zo uit. En met cijfertjes ben je héél secuur.

GEÏNTERESSEERD?

Ben je overtuigd dat jij onze mama of papa kan worden en ben je klaar om in

het coolste kantoor van Leuven te werken?

Stuur voor 15 november 2014 jouw CV en een korte motivatie naar:

pascal.cools@flandersdc.be