Financiele FunctiesAchtergrondinformatie

Afdeling en functies

Hoe is de financiële afdeling opgebouwd?Om wat voor functies gaat het?Let op de grootte van de organisatieBij kleinere organisaties vaak bredere functies

Financiële Afdeling

Crediteuren = inkoopDebiteuren = verkoopProjectadministratie, bijzondere vormSalarisadministratie (meestal HRM)Grootboek, alles komt samenAansturing door een Hoofd Financiële Administratie, evt. met Teamleiders

Crediteurenbeheer

Verwerking en controle van de volledige crediteurenadministratieCoderen en boeken van inkomende facturenControleren op prijzen en goederenontvangstOplossen van afwijkingen met de afdeling inkoopFacturen klaarzetten voor betalingContact met leveranciers omtrent betaling, beheer van het leveranciersbestandVerzorgen van de rapportages omtrent het crediteurenverloopAfhandelen van aanmaningen in overleg met leveranciers en incassobureausBoeken en coderen van kas, bank en giroVerrichten van controles op de crediteurenafdelingVerwerken van de inkoopfacturenVerzorgen van de betalingenNieuwe trend: scannen van facturen

Debiteurenbeheer

Facturatie, opmaak van verkoopfacturenVerwerking en controle van de volledige debiteurenadministratieVerzorgen van het debiteurenbeheerDebiteuren schriftelijk en mondeling aanmanenDebiteuren aanmelden voor gerechtelijk incassoVerzorgen van periodiek rapportages (o.a. verloop van de debiteurenportefeuille)Onderhouden contacten met de kredietverzekeraars en incassobureaus (o.a. toetsing polisvoorwaarden, limietaanvragen, beoordeling debiteuren, etc.)Opstellen van rapportages (DSO)Creditcontrol: liquiditeitsoverzichten, beheer cash flow, afdekken valuta- en renterisico’s

Grootboekbeheer

Verzorgen van de grootboekadministratieVerzorgen van de grootboekafsluitingVerzorgen van diverse interne controlesAansluitingen subadministraties, ook de loonjournaalpostenAssisteren bij de periodieke afsluitingenVerzorgen van financiële rapportages (balans, verlies- en winstrekening)Opstellen van balansspecificatiesBeheren van de vaste activaTussenrekeningenbeheerOpstellen van fiscale aangiften (BTW, VPB)Verbeteren van administratieve processenTijdig, betrouwbaar en juist opleveren van grootboek aan Planning & Control

Projectadministratie

Verzorgen van de projectadministratieAlle facturen (materialen, uren, andere kosten) op een project boekenCoderen van facturen (naar project en kostensoort)Inboeken facturen (naar project en kostensoort)Doorbelasten kosten van overige zaken naar projectDoorbelasten uren naar projectBegrotingVolgen van het project in de tijdOverzicht (onderdeel van de financiële rapportages) aanmaken met daarin vermelding van totale kosten per project, totale kosten per periode etc.Overzicht bijhouden met betrekking tot afgesloten contracten en gefactureerde werkzaamhedenOnderhouden contact met projectmanagers

Afd. Planning & Control

Leiding door de ControllerEén of meerdere Assistent ControllersSoms noemen we hen medewerker planning & control

Soms nog een Financieel Directeur (vooral strategie)

Planning & Control

Aan de slag met het kloppend grootboek = maandafsluitingenMaandelijkse vergelijking met de begroting, verklaring van de afwijkingenOpstellen van jaarrekeningenConsolidatie van financiële gegevens van holding en werkmaatschappijenCoördinatie van de budgetcyclusOpstellen van de begrotingCost accounting, het maken van diverse calculatiesVerzorgen van diverse financiële analyses en rapportages (kostensoorten, omzet)Beschrijven en onderhouden van Administratieve Organisatie en de Interne ControleInrichten van de Administratieve Organisatie en de Interne ControleOpstellen en verbeteren van Management Informatie SysteemBetrokken geweest bij de implementatie van een nieuw financieel pakketOntwikkelen van kostprijsmodellenFiscale aangiftenCash flow analysesInvesteringsanalysesBijzondere projecten: implementaties nieuwe software, aanpassingen administratieve organisatie, aankoop van een bedrijf, boekenonderzoeken.

Financial Accounting / Management Accounting

Financieel: is gericht op de balans en verlies- en winstrekening (vermogen, cash flow, liquiditeit)Management Accounting of Business Control: is analyse van de business (marges, kostprijs, kritische succesfactoren, financiële stuurgetallen)

Diverse organisatievormen

1 locatie, of meerdere vestigingen / kantoren, soms regio indelingRapporteren aan het buitenland, deadlinesShared Service Center: centralisatie, en de (Business) Controllers decentraal

De Assistent Accountant (RA / AA)

Verschil controle (= RA)- en samenstelpraktijk (= AA)AA kan een hele administratie aan, inclusief het volledige jaarwerk en de fiscale aangiftenGaat wel om de statutaire jaarrekeningVoordeel: !!! MULTI-INZETBAAR !!!

Administratieve organisatie / Interne Controle

Wat wil het management gerapporteerd hebben?Hoe moet de AO hierop aangepast worden?IC: kwestie van 4-ogen-principe toepassenCompleet handboek met beschrijving van alle processen

ERP systemen

Steeds meer geïntegreerde softwaresystemen in plaats van stand alone financiële pakkettenVergt een andere werkwijze van de financialVoorbeelden ERP: SAP, Oracle, JD Edwards, NavisionVoorbeelden andere pakketten: Accountview, Exact

Salarisadministratie: een vak apart!

Verwerking en controle van de salarisadministratieControle en wijziging van voorschotnota bedrijfsvereniging en nota's pensioenfondsAan- en afmelding ziekenfonds, bedrijfsvereniging en pensioenfondsAangifte loonbelastingJaarwerk ten behoeve van de belastingdienst, bedrijfsvereniging en pensioenfondsContacten onderhouden met bedrijfsvereniging en medewerkersZiek- en herstelmeldingenControle van de ingevoerde personeels- en salarismutatiesBetrokken geweest bij de implementatie van een nieuw salarispakketAansluiting maken tussen de salarisadministratie en de financiële administratieVerwerken van (onkosten)declaraties personeelFiscale regelingenKennis CAOOok vaak: pensioenen, ziektekosten, verlofregistratieVerschil SA in huis / uitbesteed !