Finance

Een inleiding tot workflow­automatisering

Hoe u de efficiëntie op de financiële afdeling kunt maximaliseren met geautomatiseerde documentworkflows

02 Ricoh – Een inleiding tot workflowautomatisering – Finance

In alle sectoren zijn bedrijven op zoek naar manieren waarop ze efficiënter kunnen werken en kosten kunnen besparen met digitale technologieën en automatisering. Voor de slaagkans van dergelijke initiatieven moet het bedrijf echter alle gegevens en informatie binnen de organisatie kunnen aanwenden. Het maakt daarbij niet uit of deze gegevens afkomstig zijn uit rapporten, ordernummers, facturen of servicetickets; zonder digitaliserings- en automatiseringsproces hebben bedrijven hier simpelweg geen toegang toe.

Gezien de aard van de documenten die de financiële afdeling verwerkt, komt deze onder steeds grotere druk te staan om het topmanagement en het bedrijf in bredere zin van datagestuurde inzichten te voorzien. Zo kunnen er slimmere keuzes worden gemaakt en neemt de efficiëntie toe. Dit levert financiële professionals een enorm strategisch voordeel op. Als zij gegevens over betalingen, klanten, leveranciers en de onderneming inzichtelijker kunnen maken, worden zij onmisbaar voor de langetermijnstrategie van hun bedrijf. Op veel financiële afdelingen zijn de verouderde processen voor document- en gegevensbeheer echter niet berekend op deze nieuwe strategische vereisten.

Veel bedrijven zijn nog steeds afhankelijk van papier voor het verwerken van cruciale financiële documenten zoals facturen, hypotheek- en leningaanvragen of contracten. Bij alle bedrijven zal bekend zijn dat een dergelijke benadering kan leiden tot gemiste betalingen, onvolledige gegevenssets en onjuiste analyses. Veel organisaties zijn echter huiverig om over te gaan op een technische oplossing voor het automatiseren - en verbeteren - van deze manuele back-endprocessen. Deze angst is onterecht. Uit onderzoek in opdracht van Ricoh Europe bleek dat 59% van de medewerkers in 2017 van mening was dat betere technologie hun werkdag het positiefst zou beïnvloeden.

Deze werknemers zijn enthousiast over het vooruitzicht van meer snelheid en flexibiliteit met nieuwe technologieën: meer directe toegang tot gegevens (44%), minder repetitieve handelingen (41%) en automatisering van administratieve taken (36%). De productiviteit lijdt onder de langzame verwerking van manuele processen. Ook worden betalingstermijnen overschreden en gaan er bestanden verloren. Maar dat is niet het enige: met het oog op de AVG (Algemene verordening

gegevensbescherming) vormen manuele processen een enorm risico voor de cyberveiligheid. Dit geldt in het bijzonder voor financiële afdelingen, die zeer gevoelige en waardevolle gegevens verwerken. Het verkeerd omgaan met gegevens kan onder deze nieuwe verordening leiden tot boetes tot € 20 miljoen of 4% van de mondiale jaaromzet van een bedrijf.

Als de digitale processen voor documentbeheer op de financiële afdeling gestroomlijnd zijn, is het voor een bedrijf gemakkelijker aan wet- en regelgeving te voldoen en zich open te stellen voor audits. Ook hoeft het personeel minder administratieve taken uit te voeren. Zo kunnen medewerkers van de financiële afdeling zich weer richten op zaken die echt van waarde zijn voor het bedrijf: het analyseren en aanwenden van financiële gegevens.

Een gestroomlijnder beheer van documenten is voor alle bedrijven cruciaal. Dit geldt met name voor kleine bedrijven die willen profiteren van het voordeel dat ze hebben ten opzichte van hun grotere rivalen: agility en flexibiliteit. Consumenten verwachten in toenemende mate razendsnelle en gepersonaliseerde communicatie van elk bedrijf waarmee ze zakendoen. Dankzij workflowtools ontvangen klanten automatisch de juiste financiële informatie, waardoor hun merkentrouw groeit en ze vaker bij een bedrijf zullen terugkomen.

€ 20 mln.Het verkeerd omgaan met gegevens kan leiden tot boetes tot € 20 miljoen of 4% van de mondiale jaaromzet van een bedrijf

03 Ricoh – Een inleiding tot workflowautomatisering – Finance

Deze tools moeten op effectieve wijze in de bredere bedrijfstechnologieën worden geïntegreerd. Alleen dan kunnen services voor geautomatiseerde workflows zorgen voor verandering. Gezien het strategische belang van de financiële afdeling en de hoeveelheid gegevens die erin omgaat, is deze afdeling het perfecte startpunt voor automatisering. Hier volgen enkele strategische voordelen en resultaten die het gevolg zijn van geautomatiseerde workflows en digitale opslag.

59%van de medewerkers is van mening dat betere technologie hun werkdag het positiefst zou beïnvloeden.

04 Ricoh – Een inleiding tot workflowautomatisering – Finance

Strategische voordelen van geautomatiseerde documentworkflows

Inefficiënties en menselijke fouten terugdringen

Workflows met manuele verwerking leiden onvermijdelijk tot inefficiënties en fouten. Facturen worden vaak naar de verkeerde persoon gestuurd, goedkeurings- en betalingstermijnen worden overschreden, PO-nummers gaan verloren of er gaat onderweg informatie verloren. Met geautomatiseerde workflows verdwijnt de kans op dergelijke fouten in financiële processen of worden deze tot een minimum teruggebracht. Bovendien verloopt de routering van documenten sneller en kunnen medewerkers documenten aftekenen wanneer deze op de plaats van bestemming aankomen. Met Ricoh Invoicing Services wordt de financiële backoffice gedigitaliseerd én geoptimaliseerd. Eén digitaal overzicht maakt het een stuk eenvoudiger vragen te beantwoorden en documenten goed te keuren. Hierdoor is ook de kans op fouten minimaal.

Processen optimaliseren voor betere klantenservice

Veel bedrijven hebben direct klantcontact. Dagelijks verwerken ze bestellingen, verlenen ze ondersteuning bij facturen en handelen ze restituties af. Door deze processen te automatiseren, kan een bedrijf veel sneller én persoonlijker op de klant reageren. Door voorkeuren met betrekking tot financiële communicatie automatisch te registreren en te verwerken, kunnen bedrijven hun klanten voorzien van facturen en updates in de juiste vorm, met de juiste frequentie. Dit levert tevreden klanten op. Ricoh Click and Post is een gebruiksvriendelijke oplossing voor correspondentie- en mailingbeheer, waarmee u het voorkeurskanaal van de klant gebruikt voor het verspreiden van communicaties. U heeft volledig zicht op het proces en geeft uw klanten een consistente merkbeleving.

Processen optimaliseren voor tevreden werknemers

Versnelde digitalisering leidt niet alleen tot kostenbesparingen en meer productiviteit; het speelt ook een belangrijke rol bij het aantrekken en behouden van toptalent en vakkundig personeel. 62% van de Europese medewerkers is het eens met de stelling dat de beste bedrijven veel investeren in nieuwe technologie. Om optimaal te kunnen presteren, verwacht de moderne medewerker via een breed scala aan apparaten en toepassingen toegang tot informatie te krijgen, en dat sneller dan ooit tevoren. De meeste werkgevers zijn het hiermee eens: 70% vindt dat hun organisatie alleen goed kan functioneren met productiviteitsbevorderende technologie op de werkplek. 64% denkt dat technologie voor documentbeheer de meest positieve invloed zal hebben op de bedrijfsprocessen. Het automatiseren van onkostenbeheer is een uitstekend startpunt. Dit zorgt namelijk voor consistentie en snelheid in het declaratieproces, dat door medewerkers als zeer frustrerend en tijdrovend wordt ervaren. Ricoh's oplossing voor onkostenbeheer verlaagt het risico op fraude, rangschikt gedetailleerde gegevens over onkosten automatisch en beperkt de tijd die medewerkers nodig hebben voor interne processen tot een minimum.

Toegang tot informatie verbeteren en de backoffice vereenvoudigen

Een bedrijf kan regelmatig terugkerende activiteiten stroomlijnen en een vast aantal stappen configureren binnen elk automatisch proces. Dit zorgt voor consistentie, uitvoering en efficiëntie. Deze voordelen worden groter wanneer het backofficeoutput van meerdere afdelingen en bedrijfsfuncties betreft. Simpel gezegd: als medewerkers overal in het bedrijf sneller toegang krijgen tot nauwkeurigere

05 Ricoh – Een inleiding tot workflowautomatisering – Finance

of gedetailleerdere informatie, dan schiet de productiviteit omhoog. De Ricoh-service Digitale branchekantoren is een voorbeeld van een end-to-endoplossing die speciaal voor retailbanking is ontwikkeld. Met deze oplossing wordt het aantal onjuist gearchiveerde of verloren documenten teruggedrongen, wat leidt tot snellere interne communicatie en een kortere responstijd bij klantcontact.

Bedrijfscontinuïteit

In een 24-uurseconomie is bedrijfscontinuïteit van doorslaggevend belang voor langdurig succes. Met digitale workflows is het eenvoudig kopieën en back-ups vast te leggen en op te roepen. Met dit proces bespaart u niet alleen opslagkosten, maar verkleint u ook het risico op permanent gegevensverlies bij ernstige incidenten of calamiteiten. Met digitale opslag voor gegevensback-ups en door meerdere gebruikers toegang te geven tot de gegevens, kunnen bedrijven de beschikbaarheid van informatie voor iedereen in de organisatie verbeteren.

Naleving van wet- en regelgeving

Wie meer gegevens heeft, heeft een grotere verantwoordingsplicht. Geautomatiseerde workflows maken het voor bedrijven gemakkelijker aan te tonen dat ze aan alle wet- en regelgeving voldoen. Onder regelgeving op het gebied van gegevensprivacy en -bescherming zijn controleerbare, transparante systemen van groot belang. Dit geldt nog meer voor sectoren waarin gevoelige persoonsgegevens omgaan. Onder verordeningen als de AVG worden bedrijven te allen tijde verantwoordelijk gehouden voor de informatie in hun beheer. Voor een duidelijke audittrail is het van doorslaggevend belang dat alle relevante gegevens zijn vastgelegd, zoals de tijd en datum waarop een bestand voor het laatst is geopend, gedeeld of afgedrukt, en door wie. Voor bedrijven met manuele of verouderde systemen is dit simpelweg niet uitvoerbaar. Met een geautomatiseerd workflowsysteem wordt het veel eenvoudiger voor interne medewerkers en externe controleurs om het gegevensbeleid van een bedrijf te controleren en beoordelen.

Ongestructureerde gegevens tot een minimum beperken

Een modern bedrijf kan niet zonder de mogelijkheid om papieren en manueel ingevoerde informatie automatisch om te zetten in digitale gegevens. Binnen organisaties hoopt zich onvermijdelijk een enorme hoeveelheid ongestructureerde gegevens op, afkomstig van de normale bedrijfsactiviteiten. Met manuele ingave wordt slechts een fractie van al deze gegevens geregistreerd. Als bedrijven hun gegevens ongestructureerd laten, kunnen er boetes dreigen. Bovendien lopen organisaties een essentiële bron van inkomsten mis door deze gegevens ongebruikt te laten. Gegevens zijn namelijk van onschatbare waarde voor een moderne onderneming en kunnen nuttig zijn voor elk aspect van de bedrijfsactiviteiten. Als bedrijven investeren in geautomatiseerde workflowprocessen, kunnen ze hun productiviteit een boost geven. Wanneer ongestructureerde gegevens worden omgezet in waardevolle bedrijfsinformatie kunnen er bovendien overal in het bedrijf betere beslissingen worden genomen. De beheerde service Scanning and Archiving van Ricoh heeft als doel medewerkers te ontlasten door taken voor document- en informatiebeheer over te nemen. De service is aanpasbaar, gebruiksvriendelijk én mobiel. De samenwerking wordt enorm verbeterd en de productiviteit schiet omhoog.

06 Ricoh – Een inleiding tot workflowautomatisering – Finance

Analyse van big data

Wanneer u de basis legt voor workflowautomatiseringstools, kunt u ontzettend veel te weten komen over de gegevens in uw beheer. Zoals gezegd kunnen ongestructureerde gegevens van enorme waarde zijn als ze op een effectieve manier worden verzameld, geanalyseerd en ingezet. Dit geldt zeker voor alle databanken binnen de financiële afdeling. Door de verzamel- en verwerkingsprocessen te digitaliseren en automatiseren, veranderen deze databanken in intelligente datahubs die door het hele bedrijf heen kunnen worden gebruikt. Als businessunits op de juiste manier toegang krijgen tot deze gegevens, kunnen zij weloverwogen voorspellingen over pieken en dalen in de financiële activiteiten doen, intelligente processen en protocollen ontwerpen en op diverse andere manieren zorgen voor een voorsprong op de concurrent. Als er eenmaal een transparant workflowautomatiseringssysteem ligt, wordt het stukken eenvoudiger om inefficiënte elementen te herkennen in workflows met bottlenecks. De oplossing Accounts Payable van Ricoh beheert en archiveert automatisch facturen

van leveranciers. En als de facturen tijdig worden betaald, zal dit de zakelijke relaties ten goede komen. Daarnaast levert de oplossing actieve kostenbesparingen op, omdat kosten wegens te laat betalen worden voorkomen, en beschikt de afdeling hiermee over gegevens die nodig zijn om van kortingen voor tijdige betalingen te kunnen profiteren.

MVO en het milieu

Met services voor geautomatiseerd documentbeheer kunnen bedrijven verantwoorder omspringen met energieverbruik, hulpbronnen en menselijk welzijn, geheel in lijn met hun zakelijke doelen op het gebied van duurzaamheid. Door te digitaliseren laten organisaties zien dat ze milieubewust bezig zijn. Uit een modern bedrijf komen onvoorstelbare aantallen documenten voort. Wanneer al deze documenten worden afgedrukt, zijn hiervoor enorme hoeveelheden energie voor nodig. Door workflows te digitaliseren en automatiseren, worden de gevolgen voor het milieu beperkt. Dit draagt direct bij aan duurzaamheidsdoelen van de organisatie.

Klantcase:

IEMA, het Institute of Environmental Management & Assessment, is een professionele organisatie die zich inzet voor het milieu en duurzaamheid. Het is de grootste beroepsorganisatie ter wereld in zijn soort en speelde een hoofdrol bij de ontwikkeling van industrienormen voor milieubeheersystemen. Met behulp van Workplace Services-oplossingen van Ricoh heeft IEMA een programma geïntroduceerd om het bedrijf te transformeren. Ricoh schreef een gedetailleerd rapport over de werkmethoden binnen de organisatie en deed een aantal aanbevelingen voor transformatie en efficiëntie. Neil Fray, Finance & Performance Director bij IEMA, merkte op dat de organisatie al over veel van deze kwesties had nadacht, maar dat het "de coherente aanpak van Ricoh [was] die al deze initiatieven bij elkaar bracht". Sinds er bij IEMA een robuuster platform voor business intelligence is geïmplementeerd, heeft het bedrijf meer grip op de financiën. Lidmaatschappen worden nu efficiënter beheerd. Zo kon er bijvoorbeeld een tekort aan contributiegelden van meer dan € 78.000 worden vastgesteld en aangepakt.

07 Ricoh – Een inleiding tot workflowautomatisering – Finance

Workflowautomatisering: waar begint u?Workflowautomatisering betekent dat we uw informatiestromen gaan stroomlijnen. Daarmee doelen we op de registratie, het beheer, de transformatie en het gebruik van deze informatie. Als eerste stap gaan we bekijken hoe de informatiestromen binnen het bedrijf lopen. Vervolgens helpt Ricoh bij het herontwerp, de implementatie en het beheer van een set verbeterde bedrijfsprocessen die geheel zijn afgestemd op de specifieke behoeften van de organisatie.

Nieuwe toepassingen en technologieën zijn alleen effectief als ze goed worden geïntegreerd in uw huidige werkomgeving. Ricoh zorgt voor een naadloze aansluiting tussen zakelijke toepassingen, innovatieve technologieën en de processen waar het om draait. Het uiteindelijke doel: lagere kosten, minder tijdverspilling, inperking van risico's, betere klantenservice en meer klanttevredenheid.

Document-invoer

Document-verwerking

Document-uitvoer

Informatie en documenten

Snelheid

Nauwkeurigheid

Multifunctionele apparaten

Fouten en vertragingen

Workflow-systemen een boost geven

Repetitieve handelingen automatiseren

Scannen, classificeren, identificeren, extraheren en valideren

Geen menselijke interactie

Documenten routeren

Toegankelijkheid van informatie

Afdelingen profiteren

www.ricoh.be/nl

De feiten en cijfers die in deze brochure vermeld staan, hebben betrekking op specifieke businesscases. De resultaten kunnen

verschillen afhankelijk van individuele omstandigheden. Alle namen van bedrijven, merken, producten en services zijn eigendom

van en geregistreerde handelsmerken van hun respectieve eigenaars. Copyright © 2018 Ricoh Europe PLC. Alle rechten

voorbehouden. Deze brochure, de inhoud en/of lay-out ervan mogen niet worden gewijzigd en/of aangepast, gedeeltelijk of

volledig worden gekopieerd en/of in andere werken worden opgenomen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming

van Ricoh Europe PLC.

Met de services voor workflowautomatisering van Ricoh kunt u de volledige manier van werken binnen uw financiële afdeling verbeteren, evenals de onderlinge samenwerking en het delen van informatie met de rest van het bedrijf. Van uw kerninfrastructuur tot de tools die uw personeel gebruikt en hoe u communiceert: met de services van Ricoh hebben uw medewerkers en klanten altijd toegang tot de juiste informatie, op het juiste moment, in de juiste vorm, waar ze ook zijn. Ontdek de voordelen van workflowoplossingen voor uw financiële afdeling, zet informatie effectief in en laat deze - met het oog op de toekomst - een strategische rol spelen binnen uw bedrijf.

Voor meer informatie over de digitaliseringsmogelijkheden neemt u contact met ons op via:

ricoh.be/nl +32 (0)2 5582211

facebook.com/RicohBelgium

twitter.com/RicohBelgium