Redactionele automatisering bij tijdschriftenuitgevers:speelveld en optimalisatiekansen

12 november 2009VIP middag Nationale Uitgeefdagen

Michiel de Kleinsenior projectmanager GEA

223 september 2009

Agenda

- Even voorstellen...- Wat wij hoorden in de markt over redactionele

automatisering…- Wat is redactionele automatisering?- Leveranciers en oplossingen- Wat kost een pagina?- Voor wie is redactionele-automatisering interessant?- Hoe kunt u ermee aan de slag?

323 september 2009

GEA even voorstellen...

423 september 2009

Opmaak voor verandering

- onderzoek in opdracht van het Stimuleringsfonds voor de Pers naar de kansen van redactiesystemen en redactionele automatiseringvoor tijdschriftenuitgevers

- aanleiding: diverse cases laten indrukwekkende resultaten zien. Veel gebruikers zijn enthousiast.

- voordeel: 30-70% besparen op opmaak titel, minimaal 20% op traffic en productie tijd

- besparen en gelijktijdig innoveren

- publicatie ‘Opmaak voor verandering’ beschikbaar in boekvorm

Wat wij hoorden in de markt over redactionele automatisering…

623 september 2009

Perceptie…

- Veel te kostbaar- Leuk workflow... ...en met elkaar in een kamer!- Bij ons loopt alles al uitermate efficiënt- Onze titel leent zich er niet voor- Geen idee wat redactionele-automatisering is- Wij werken met veel vrijwilligers dus besparen we niks- De opmaak hebben wij al uitbesteed- Veel te complex en te technisch- We hebben te weinig volume- Klinkt als protocollen/stramienen die alle creativiteit er uit

halen- Geen duidelijk en eenvoudig overzicht van mogelijkheden- We hebben wel wat anders te doen dan naar onze processen

te kijken

Wat is redactionele automatisering?

823 september 2009

Redactionele automatisering heeft betrekking op:- ingangs- en uitgangscontrole van content- gecontroleerde invoering van content- centrale opslag, beheer en ontsluiting van content- workflow management (statussen, acties, taken,

verantwoordelijkheden)- digitale plank (overzicht indeling tijdschrift)- (semi-automatische) opmaak- geautomatiseerde conversie van samengestelde pagina of

componenten voor publicatie in print, online of bijvoorbeeld mobiel

Wat is redactionele automatisering?

923 september 2009

XMLHTML

verzamelen vormgeven publiceren

Beeld

Tekst

Advertenties

Plus-proposities

Redactioneel proces: integraal

1023 september 2009

opslag opslag opslag

Beeld

Tekst

opslag opslag opslag opslag

opslag opslag opslag opslag

Opdracht CreatieQ

CheckBeeld

RedactieBewerking

Opdracht CreatieQ

CheckTekst

RedactieBewerking

Werving CreatieQ

CheckBewerkingAdvertenties

opslag opslag opslag

OpdrachtWervingPlus-proposities

CreatieQ

CheckBewerking

opslag

Redactie

Redactioneel proces: verzamelen

1123 september 2009

opslag

opslag

opslag

Check indeling

Briefing drukker

Eerste opmaak

Tweede opmaak

Pagina’s gereeden goedgekeurd

Redactioneel proces: vormgeven

1223 september 2009

opslag

opslag

XMLHTML

Redactioneel proces: publiceren

1323 september 2009

XMLHTML

verzamelen vormgeven publiceren

Redactioneel proces: integraal

1423 september 2009

XMLHTML

verzamelen vormgeven publiceren

De tekst is veel te lang!!

Zijn alle pagina’s nu klaar? De beelden zijn

nog in RGB!

Had jij dat al gecheckt?

Is die advertentie al binnen?

%$ # !!!!

De advertentie loopt niet af!

Waar zijn de foto’s?

Redactioneel proces: probleemgebieden

1523 september 2009

- veel in- en externe betrokken partijen

- er is veel afstemming en coördinatie noodzakelijk

- veel notificaties en autorisaties in het proces

- volgtijdelijk gedreven proces

- piekbelasting door strakke deadlines

- veel correctierondes

- veel aanleverkanalen en een grote materialenstroom

- noodzaak tot het najagen van ontbrekend materiaal

- regelmatig fouten in aangeleverd materiaal

Redactioneel proces: probleemgebieden (2)

1623 september 2009

- veel handmatig werk en een lage standaardisatiegraad

- redactieproces en advertentieproces lopen parallel en kennen ieder een andere dynamiek

- crossmediale processen lopen veelal parallel

- ontdekken van fouten of ontbrekende content vindt vaak pas laat in het proces plaats (piekbelasting)

Redactioneel proces: probleemgebieden (3)

1723 september 2009

Bottlenecks tijdschriftenuitgevers

1. Tijdig aanleveren advertenties2. Kwaliteit aangeleverde bestanden3. Piekbelasting per editie4. Tijdig aanleveren van kopij en redactioneel beeld5. Aantal correctierondes6. Afstemming en coordinatie7. Wachten op elkaar 8. Inzicht in status van de titel9. Inzicht in kosten van het product10.Doornemen van proeven om fouten te voorkomen

1823 september 2009

Wat is redactionele automatisering?Positionering in redactioneel proces

verzamelen vormgeven publiceren

XMLHTML

ing

an

gsc

on

tro

le

uitg

an

gsc

on

tro

le

gecontroleerdeinvoering van

content

ge

au

tom

atis

ee

rde

co

nve

rsie

centrale opslag, beheer en ontsluiting

(semi-)automatische opmaak

workflowsysteem en digitale plank

1923 september 2009

Tools

Opsl

ag/

beheer

Work

flo

w

verzamelen vormgeven publiceren

beter ontvangen en beherenefficiënter opmaken en

vormgevenefficiënter publiceren

Naast de indeling in verzamelen, vormgeven en publiceren kan per functioneel gebied een onderverdeling worden

gemaakt in:

. workflow - systemen die inzicht geven in de actuele status van een of meer edities, signaleren bottlenecks in het creatieproces en creëren transparantie in taken en activiteiten

. opslag en beheer – applicaties die zorgen voor centrale opslag, metadatering, beheer en ontsluiting van content

. tools - softwarecomponenten die toegepast worden voor een specifiek onderdeel in het proces

Leveranciers en oplossingen: voorbeelden

2023 september 2009

Tools

Opsl

ag/

beheer

Work

flo

w

onder andere:Vjoon K4, Digilink PUMA, Roxen, Doris 32,

Woodwing SCE, Censhare en Timone System

onder andere:Adflow, ADAM, Woodwing Content Station, Elvis, Mediaware, Digilink Mediabase en

andere (web)CMS en DAM systemen

onder andere:Pittstop, Add4All, Studio online, Adobe InCopy, QuarkCopyDesk,

van Gennep Planmaker, Ready4Print, Timone Tell endiverse xml-export, color management, pdf-conversie, RIP-tools en plug-

ins

verzamelen vormgeven publiceren

beter ontvangen en beherenefficiënter opmaken en

vormgevenefficiënter publiceren

Leveranciers en oplossingen: voorbeelden

2123 september 2009

Redactionele automatisering wordt veelal aangeboden door:

- leveranciers- system integrators- prepressbedrijven of drukkerijen

Leveranciers en system integrators bieden de systemen te koop aan of in SaaS-constructies.Prepressbedrijven of drukkerijen bieden de systemen in SaaS constructies aan, al dan niet in combinatie met additionele werkzaamheden zoals opmaak of drukwerk. De financieringsmodellen verschillen daarin ook sterk. Er wordt gewerkt met een maandelijkse fee, een prijs per pagina, prijs per editie of combinaties hiervan.

Marktsituatie

2223 september 2009

- 7 system integrators bieden diensten aan om onderdelen of het totale proces van redactie- en advertentieproces te automatiseren

- Circa 50 systemen en tools zijn beschikbaar op de Nederlandse markt voor automatisering (NL/DTL/Scandinavie/UK)

- Aanbieders software acteren nagenoeg exclusief via system integrators of richten zich op prepress en grafimedia

- Ruim 20 prepressbedrijven bieden actief tools op het gebied van redactionele automatisering aan voor uitgevers, waarvan zo’n vijf een integrale oplossing aan uitgevers bieden

- Tijdschriften drukkerijen bieden (vaak kosteloos) workflowtools aan als onderdeel van totaal pakket van tijdschriften productie

- Allemaal werken aan SaaS oplossingen en verbeterde toegankelijkheid voor kleine uitgevers

Marktsituatie

Vraag aan u: Wat kost een pagina?(out-of-pocketkosten redactioneel proces,te weten: verzamelen, vormgeven en publiceren van tekst, beeld, advertenties en plusproposities)

2423 september 2009

Gemiddelde prijs

Scherp inkoopbeleid

+ redactionele automatisering

+ vervolgens offshoring

100% standaard advertentiepagina € 40 € 20 € 6 € 3

100% standaard redactiepagina € 50 € 30 € 12 € 6

50% standaard, 50% creatieve redactiepagina € 70 € 45 € 27 € 13,50

100% creatieve redactiepagina € 80 € 65 € 45 € 22,50

Kosten van redactionele automatisering Indicatief prijsmodel opmaakkosten per paginasoort

2523 september 2009

verzamelen vormgeven publiceren

advertentiepagina’s volledig template gedreven

ingangscontrole

content database

plank softwareOverleg

vormgevingpdf conversie

ingangscontrole

content databasetemplates

correctierondes

plank softwareediting

scriptingpdf conversiexml conversie

ingangscontrole

content database

automatische opmaak

correctierondes

plank softwareediting

softproofingpdf conversiexml conversie

ingangscontrole

advertentie db

plank softwaretemplates

pdf conversieautomatisch positioneren

100% gestandaardiseer

de pagina’s

50% gestandaardiseer

de pagina’s

volledige vrije pagina’s

70%

60%

40%

30%

Besparingspotentieel op out of pocket kosten

45% 45% 10%

Voor wie is redactionele-automatisering interessant?

Inderdaad, niet voor àlle tijdschriftenuitgevers

Opties x besparingspotentieel

2723 september 2009

Aantal titels

'commerciele titels' die minstens 4x per jaar verschijnen fr

eque

ntie

vak

- en

wet

ensc

happ

elijk

/

spec

ial i

ntre

st b

lad

pub

lieks

blad

TO

TA

AL

verschijningsfrequentie 4 t/m 9 (kwartaal- en tweemaandelijkse uitgaven) 6 1.675 958 2.633

verschijningsfrequentie 10 t/m 12 (maandbladen) 12 753 372 1.126

verschijningsfrequentie 13 t/m 48 (tussen maand- en weekbladen) 28 289 100 388

verschijningsfrequentie 49 t/m 53 (weekbladen) 48 46 114 160

verschijningsfrequentie boven 54 (vanaf week- en dagbladen) 14 4 18

TOTAAL 2.777 1.548 4.325

2823 september 2009

Uitgaande van 1 zelfstandige titel!

60% van de titels- Te klein voor complete workflow oplossing- Moeten het zoeken in ‘tooling’- Beter doen, wat ze nu al doen

40% van de titels- Zeer geschikt voor redactionele automatisering- Zowel ‘tooling, workflow, als integrale benadering

Meerdere titels samen en gelijktijdig ‘redactioneel automatiseren’ laat een nog veel gunstiger beeld zien. Schaalgrootte is dus van belang (volume pagina’s).

Voor wie is redactionele automatisering interessant?

2923 september 2009

Conclusie

- haalbaarheid ook voor kleinere uitgave of uitgeverij veel groter dan gedacht

- grens voor redactioneel systeem ligt ongeveer bij een verschijningsfrequentie 10 x per jaar en een omvang van rond de 80 pagina’s

- besparingspotentieel is zeer substantieel (out-of-pocket, opmaak)

- indirecte besparingspotentieel is echter slecht meetbaar (efficiency en reductie bewerkingstijden)

- inzet redactionele automatisering helpt mee aan realiseren crossmediale ambitie

- aanbieders houden rekening met de wensen, eisen en behoeften van kleine en middelgrote tijdschriftenuitgevers

- cases geven aan dat het veranderingsproces niet veronachtzaamd mag worden.

Dank voor uw aandacht

Voor meer informatie en eventuele vragen:André Knol Michiel de Klein Patrick Swart06-53484753 06-51477789 06-52071825a.knol@gea.nl m.deklein@gea.nl p.swart@gea.nl

www.gea.nl