Femma maakt plannen boekje kleur.pub

Femma maakt plannen - 1

maakt plannen!


Inhoud

Inleiding 3

1. Voorbereiden van de planning 4

1.1. Waar & wanneer 4

1.2. Evalua�e vorig jaar 4

1.3. Wie? 4

1.4. Werkgroep 5

1.5. Uitnodiging 5

1.6. Hoe? 5

2. Het planningsmoment 7

2.1. Onthaal & Kennismaking 7

2.2. Brainstorm 8

2.3. Voorstellen Femma-aanbod 8

2.4. Kiezen 8

2.5. Jaarkalender opstellen 10

3. De planning uitvoeren 11

3.1. Jaarprogramma op de weegschaal 11

3.2. Taakverdeling 12

3.3. Promo�e voeren 13

4. Tijdens het jaar 15


Inleiding

Elk jaar opnieuw plannen Femmagroepen een jaar vol ac�viteiten voor vrouwen,

leden en niet-leden. Elk jaar gaan duizenden ac�viteiten door in heel Vlaanderen en

Brussel. Duizenden ac�viteiten voor nog veel meer vrouwen. Jullie, Femmavrijwil-

ligers, doen het elk jaar weer. In deze brochure geven we een aantal �ps om het

komende jaar nog boeiender, aantrekkelijker, democra�scher en gevarieerder te

maken. Dit kan je doen door je planning eens op een andere manier aan te pakken,

bijvoorbeeld door alle ‘vastgeroeste’ ac�viteiten overboord te gooien en te vertrek-

ken van het wi6e blad.

Het is ook aan te raden om leden uit te nodigen om mee te denken. Nieuwe vrou-

wen brengen immers nieuwe ideeën mee. Ze hebben een eigen, misschien nog on-

bekend netwerk, waaronder mogelijke begeleiders van een ac�viteit, uitbaters van

gezellige cafeetjes, te bezoeken bedrijven, … Die leden (of niet-leden) die mee plan-

den, zijn dan meteen de beste ambassadeurs voor de ac�viteiten die zij aanbrach-

ten. Dat betekent meer promo�e en het aanspreken van een nieuw netwerk! Als

die leden (of niet-leden) dan ook nog eens een verantwoordelijkheid opnemen in

het organiseren van die ac�viteiten, dan betekent dit een heuse ontlas�ng van het

team.

In de brochure overlopen we stap voor stap hoe een planning tot stand kan komen.

Per stap vind je basisinforma�e en extra �ps of varia�es. Pik eruit wat jullie als

groep interessant en haalbaar vinden. Bij vragen kunnen jullie zoals steeds terecht

bij je groepsbegeleider. Ook zij heeA heel wat �ps en voorbeelden in haar rugzak.

Plan ze!

Femma


Voorbereiden van de planning

Een goede planning vraagt een goede voorbereiding. Steek de koppen bij elkaar en

denk na over volgende punten:

• Waar & wanneer

Maak van je planning een leuk moment en organiseer het moment anders en elders

dan gewoonlijk. Zoek een leuke loca�e en prik een moment op de kalender waarop

je veel mensen kan uitnodigen.

Bijvoorbeeld: Begin een zaterdagvoormiddag met een ontbijt op een mooie en in-

spirerende loca�e. Een boeiende voormiddag plannen kan je dan gezellig afsluiten

met een aperi�ef!

• Evalua�e van vorig jaar

Het voorbije jaar hebben jullie ac�viteiten georganiseerd en wellicht ook geëvalu-

eerd. Neem die evalua�es bij de hand en bekijk hoe je hier volgend jaar rekening

mee kan houden.

• Wie?

Probeer eens te plannen met meer dan jullie team. Een buitenstaander brengt vaak

verfrissende ideeën. Nodig daarom alle leden uit of spreek eens niet-leden aan.

Maak �jdens de ac�viteiten zoveel mogelijk mensen warm om mee te komen plan-

nen. Spreek zeker de mensen aan die �jdens ac�viteiten enthousiast zijn en spon-

taan een handje toesteken.

Varianten

∗ Als je het niet goed ziet zi6en om leden uit te nodigen op je planning, kan je hen

wel vragen om mee te werken aan een beperkt aantal ac�viteiten, zoals een

spe6erende uitbreekac�viteit.

∗ Je kan er ook voor kiezen om een beperkt aantal leden uit te nodigen. Zorg dan

wel dat je dit duidelijk communiceert naar alle leden zodat er geen nega�eve

gevoelens ontstaan.

Tip

Stel een lijstje op met aandachtspunten dat je naast je legt �jdens het plannen

van je programma.


∗ Indien je wel de mening van de leden wil kennen, maar het niet ziet zi6en om

hen uit te nodigen op je planningsmoment, kan je hen vooraf bevragen (op een

ac�viteit of via mail). Verwerk de antwoorden van die bevraging en neem ze mee

naar je planningsmoment.

• Werkgroep

Vorm een klein werkgroepje om het planningsmoment voor te bereiden. Dit werkt

vaak efficiënter dan een volledig team. Zorg wel dat het volledige team op de hoog-

te is van het verloop van het planningsmoment.

• Uitnodiging

Zorg voor een aantrekkelijke en prikkelende uitnodiging. Vraag mensen om hun top

5 van favoriete ac�viteiten mee te brengen of een droomac�viteit te bedenken.

Vraag hen ook om het Femmamagazine van oktober zeker te lezen en mee te bren-

gen. Hang aan je uitnodiging een bonnetje voor een hapje, drankje of een a6en�e

en hun aanwezigheid is verzekerd.

Maak de datum voor de planning �jdig bekend en zet hem vanaf dan op elke

nieuwsbrief of uitnodiging.

• Hoe?

Zoek een leuke manier om met alle aanwezigen tot een gevarieerde planning te

komen. Op de volgende pagina’s vind je wat ideeën. Je groepsbegeleider heeA er

nog veel meer! Zorg misschien voor een leuke ac�viteit voor of na de planning, zoals

een wandeling of een cocktailworkshop. Een leuke beloning voor de inzet van de

aanwezigen!

Tips

∗ Laat de werkgroep hun voorstel voor het planningsmoment uitleggen op een

teamvergadering. Doe dit ruim op voorhand zodat je nog kan bijsturen. Een

goede taakverdeling zorgt ervoor dat iedereen op het moment zelf weet wat

ze moet doen en dat er niet teveel werk op dezelfde schouders rust.

∗ Vergeet niet om een verslaggever aan te duiden op het planningsmoment. Zo

gaat er geen enkel crea�ef idee verloren.


∗ Maak een draaiboek voor het planningsmoment. Wat moet er zeker in: een

�ming per onderwerp, hoe het zal worden aangepakt, wie dit zal doen en

welk materiaal ervoor nodig is. Bijvoorbeeld:

Onderwerp Timing Hoe Wie Materiaal

Kennisma-

king

10 min voorstellingsrondje Jenny E�ke#en,

s�%

Brainstorm

30 min Wedstrijdje om het

meest ac�viteiten be-

denken in groepjes

Hilde Papier, bal-

pennen

… … … … …


Het planningsmoment

Als de voorbereiding helemaal af is, kan er niets foutlopen en kan je met een gerust

hart aan de planning zelf beginnen.

Belangrijk!

∗ Straal enthousiasme uit!

∗ Probeer met iedereen een praatje te maken en niet alleen met de vaste kliek.

∗ Houd je oren en ogen open voor kleine en grote sugges�es. Ook tussendoor

hoor je waardevolle opmerkingen en ideeën.

• Onthaal & Kennismaking

Zorg voor een leuk onthaal. Wat je doet is uiteraard aGankelijk van wie je uitnodigt.

Mensen persoonlijk aanspreken wordt enorm geapprecieerd. Voorzie hier eventu-

eel een verantwoordelijke voor.

Omdat niet iedereen op hetzelfde moment binnenkomt, kan je iets voorzien om de

�jd te doden. Laat de aanwezigen de ac�viteiten van vorig jaar evalueren aan de

hand van flappen aan de muur of een enquête op tafel. Of laat hen al eens dromen

over de volgende uitstap of over iets wat ze echt heel graag eens willen leren of

doen.

Als je mensen hebt uitgenodigd die elkaar niet zo goed kennen, kan je hen een

naamkaartje opkleven of een kennismakingsronde doen.

Verwelkom iedereen en leg hen het verloop van de dag of avond uit. Leg zeker dui-

delijk uit wat de doelstelling is en wat van hen verwacht wordt. Kunnen de deelne-

mers echt het programma van volgend jaar mee bepalen of kunnen ze enkel een

aantal ideeën geven?

Tip

Richt de loca�e gezellig in. Maak een soort overzichtstentoonstelling met foto’s,

anekdotes en/of cijfers van vorig jaar: Wat waren topac�viteiten? Hoeveel

vrouwen hebben we in het totaal bereikt? Wanneer hebben we het hardst gela-

chen? Wat was het meest memorabele moment?


• Brainstorm

Als jullie groep nog ac�viteiten organiseert bui-

ten het Femma-aanbod, dan is het een leuk idee

om eens te brainstormen over welke ac�viteiten

dit wel zouden kunnen zijn dit jaar. Brainstor-

men komt eigenlijk neer op ideeën spuien. Elk

idee is goed. Hoe meer hoe liever. Door het ene

idee kom je weer op een ander. Beoordeel de

ideeën niet. Geen “ja, maar” dus.

Brainstormen kan op verschillende manieren. Laat je inspireren door foto’s uit �jd-

schriAen en kranten, doe een wedstrijdje ‘om het meest ac�vitei�deeën’ in ver-

schillende groepjes, maak per rubriek een ideeënbus, … Je groepsbegeleider heeA

hiervan zeker nog een aantal voorbeelden.

• Voorstellen Femma-aanbod

De Prak�sche School heeA uiteraard ook dit jaar een nieuw aanbod uitgewerkt.

Samen met de ac�viteiten van vorige jaren vormt dit een inspira�ebron om jullie

programma op te stellen. Je vindt het aanbod in het magazine van oktober en op de

Webwijzer. Stel dit aanbod voor aan alle aanwezigen. Hoe uitgebreid je dit doet, is

aGankelijk van wie je hebt uitgenodigd. Laat het aanbod, bijvoorbeeld per rubriek,

eventueel door verschillende personen voorstellen.

Variant

Op de webwinkel vind je een powerpointpresenta�e van het aanbod van de Prak�-

sche School. Dit kan je gebruiken om het aanbod aan je groep voor te stellen.

• Kiezen

Je hebt nu waarschijnlijk heel veel goede ideeën verzameld, misschien zelfs iets

Tip

De deelnemer waarvan haar ac�viteit(idee) in het programma wordt opgeno-

men, mag gra�s aan deze ac�viteit deelnemen!

Tip

Breng een aantal Femmamagazines van oktober mee ter inzage.


teveel. Nu moet je kiezen wat er ook daadwerkelijk in het programma komt. Je kiest

uit de ideeën van de brainstorm, het Femma-aanbod en de vaste ac�viteiten van

jullie groep. Pas op dat je in je enthousiasme niet teveel plant. Het moet haalbaar

zijn voor jullie team om alles te organiseren.

Belangrijk!

∗ Laat ook de deelnemers van je planningsmoment mee kiezen wat op het pro-

gramma komt. Dit zorgt voor een grotere gedragenheid van het programma. Zij

kunnen dan ook een inbreng doen over het meest geschikte moment om deze

ac�viteit te organiseren en misschien komen ze wel helpen om alles op poten te

ze6en.

∗ Denk ook al over hoe je kan samenwerken met andere groepen. Misschien lijkt

een ac�viteit teveel werk of te duur. Waarom niet de kosten en/of het werk

verdelen?

∗ Geef duidelijk mee aan de aanwezigen dat jullie zeker bereid zijn om de gekozen

ac�viteiten te programmeren, maar dat jullie dan graag op extra helpende han-

den willen rekenen.

∗ Noteer zeker de namen en de gegevens van de aanwezigen die aangeven dat ze

graag een handje willen toesteken.

Mogelijkheden

∗ Schrijf alle mogelijke ac�viteiten op flappen en maak 3 kolommen: wil ik zeker

meedoen, heb ik misschien interesse voor, wil ik mee helpen organiseren. Laat

de aanwezigen nu s�ckertjes kleven of kruisjes ze6en.

∗ Overloop alle ac�viteiten en laat mensen hun hand opsteken als ze deze ac�vi-

Criteria voor een goed keuzemoment

Alles moet duidelijk zichtbaar zijn voor alle aanwezigen (pas op met flappen

en affiches die niemand kan lezen).

De keuzes die hier gemaakt worden, moeten ook echt terugkeren in het

programma. Geen vals gevoel van inspraak.

Iedereen kan zijn/haar zegje doen.

Het planningsmoment mag niet te lang of te langdradig zijn.

Ac�viteiten die het meest gekozen worden, komen het eerst op het jaar-

programma te staan.

Durf de ‘vaste’ ac�viteiten in vraag stellen.


teit in het jaarprogramma willen.

∗ Laat iedereen haar top 5 van voorgestelde ac�viteiten opstellen. Met al deze

topac�viteiten stel je een boeiend jaarprogramma samen.

∗ Verdeel de aanwezigen in groepjes volgens interesse. De spor�eve dames kie-

zen de spor�eve ac�viteiten, de crea�evelingen maken een keuze uit de crea-

�eve voorstellen, enz.

∗ Je groepsbegeleider heeA zeker nog heel wat mogelijkheden om samen de ac�-

viteiten voor het komende jaar te kiezen

• Jaarkalender opstellen

Een groot deel van het werk zit erop. Jullie heb-

ben beslist wat jullie volgend jaar zullen doen

en misschien van een aantal ac�viteiten ook al

wanneer. Dan rest er jullie nu alleen nog de

kalender volledig in te vullen.

Je kan er hier voor kiezen om dit enkel met het

team of met een kleiner groepje te beslissen.

Houd dan wel rekening met wat de deelnemers

aan het planningsmoment hebben gezegd.

Bekijk met het hele team hoeveel ac�viteiten jullie per jaar aan kunnen, maande-

lijks of liever tweewekelijks?

Tips

∗ Duid je ac�viteiten aan op een grote blanco jaarkalender waarop de school-

vakan�es en feestdagen al aangeduid staan.

∗ Schoolvakan�es zijn minder geschikt om ac�viteiten te plannen. Ook de

weken vooraf aan de vakan�es zijn minder interessant wegens de examens

en het oudercontact.

∗ Houd rekening met de (vaste) ac�viteiten in de gemeente.

∗ Probeer te variëren met �jds�ppen en dagen.

∗ Eens je jaarprogramma op punt staat, kan je dit doorsturen naar de aanwe-

zigen op het planningsmoment zodat zij kunnen zien wat met hun ideeën is

gebeurd.

∗ Houd rekening met de beschikbaarheid van de lokalen.


∗ De ac�viteiten die het meest werden gekozen, krijgen eerst een plaats op de

kalender.

∗ Neem contact op met andere groepen voor de ac�viteiten waarbij jullie willen

samenwerken.

∗ Bekijk per ac�viteit wat het ideale moment is om dit te organiseren (vb. een

winteravond of eerder een avond in de zomer).

De planning uitvoeren

Zo, je jaarprogramma ligt er! Nu kan je beginnen uitvoeren

door de taken te verdelen, promo�e te voeren en de ac�vi-

teiten voor te bereiden. Maar eerst doe je best de test of je

jaarprogramma wel evenwich�g is.

• Jaarprogramma op de weegschaal

Is je jaarprogramma in evenwicht? Kijk het even na in het lijstje.

Hebben we een goed en evenwich�g programma? OK?

Wisselen ac�viteiten met veel en weinig werk elkaar af?

Is er minstens 1 ac�viteit waarmee onze groep uitbreekt?

Is er minstens 1 ac�viteit waarbij de leden verwend worden?

Zijn er minstens 2 ac�viteiten waarbij de vrijwilligers verwend worden?

Is er opening en openheid om eventueel later nog extra ac�viteiten in te

plannen?

Wisselen dure en goedkope ac�viteiten elkaar af?

Zijn er ac�viteiten waarop we veel niet-leden verwachten?

Is de verhouding tussen ac�viteiten uit de verschillende rubrieken (sport,

crea, culinair, …) evenwich�g?

Zijn er ac�viteiten voor alle leeAijdsgroepen?

Zijn er minstens 2 ac�viteiten waarbij samengewerkt wordt met een ande-

re Femmagroep of een andere organisa�e?

Gaan de ac�viteiten op verschillende dagen in de week door?

Is ons programma financieel haalbaar?


• Taakverdeling

Het is handig om op voorhand ruwweg al een taakverdeling op te maken per ac�vi-

teit. Zo heb je ook een beter idee of je voldoende vrijwilligers hebt om deze ac�vi-

teiten te organiseren.

∗ Duid per ac�viteit één of twee verantwoordelijke(n) aan. Maak duidelijk dat

deze personen er niet alleen voor staan, maar door het team zullen geholpen

worden.

∗ Het team moet niet per se alle ac�viteiten organiseren. Maar jullie moeten wel

op de hoogte zijn van de voorbereidingen en het verloop van de ac�viteiten. Je

kan hiervoor een contactpersoon uit het team aanduiden die de ac�viteit wat

opvolgt. Zorg ervoor dat de verantwoordelijken voor de ac�viteiten goed weten

bij wie ze terecht kunnen.

∗ Je kan er ook voor kiezen om een aantal taken te bundelen. Zo kan bijvoorbeeld

één persoon telkens de loca�e vastleggen voor alle ac�viteiten.

Tip

Een ac�viteitenverantwoordelijke kan ook (beperkt) toegang krijgen tot de

webwijzer door haar de func�e ‘vrijwilliger’ te geven. Op die manier kan zij

een lesgever aanvragen, een uitnodiging toevoegen, enzovoort.

Tips

∗ Maak al een grove begro�ng op om een idee te hebben van de kostprijs en

dus de haalbaarheid van de verschillende ac�viteiten. De echte begro�ng

zal worden opgemaakt door de verantwoordelijken van de ac�viteit.

∗ Bekijk meteen per ac�viteit hoe je deze zal promoten en wie dit zal doen.

Noteer de ideeën die hierover gegeven worden. Hoe de promo�e precies

zal verlopen, wordt beslist door de werkgroep of verantwoordelijken van de

ac�viteit.


∗ Maak een handige werkkalender

op waarin alle prak�sche afspra-

ken staan. Bijvoorbeeld:

Aandachtspunten

∗ Wees tevreden met alle hulp die je krijgt, want dit ontlast het team. Zet nieuwe

vrijwilligers niet meteen onder druk om mee te organiseren en eventueel in het

team te stappen. Zorg dat het zo plezant is dat ze vanzelf bij het team willen

horen.

∗ Sommige mensen zien het niet zi6en om een ac�viteit te organiseren, maar zijn

wel bereid om op het moment zelf een handje toe te steken. Apprecieer elke

helpende hand en noteer dit in het overzicht.

∗ Zorg dat iedereen duidelijk weet wat van haar verwacht wordt. Spreek goed af

met de ac�viteitenverantwoordelijken en/of de helpende handen.

∗ Vergeet niet om de ac�viteitenverantwoordelijken op de hoogte te houden van

het vastleggen van een loca�e en eventueel een lesgever.

∗ Durf los te laten! Een andere aanpak mag wel eens. Geloof er in dat andere

mensen ook de organisa�e op zich kunnen nemen.

∗ Spreek met de ac�viteitenverantwoordelijke af wanneer zij de ac�viteit op de

teamvergadering brengt.

• Promo�e voeren

Uiteraard wil je zoveel mogelijk deelnemers op jullie ac�viteiten. Zorg dat jullie pro-

gramma wijd verspreid wordt. Je organiseert de ac�viteiten immers voor alle vrou-

Januari

Datum Ac�viteit X

Verantwoordelijke

Zaal

Lesgever

Uitnodiging klaar tegen

Helpende handen

begro�ng

Promo�e (wie waar)

Datum Ac�viteit Y

… …


wen in de gemeente. Zorg er dan ook voor dat ze allen op de hoogte zijn (en niet

enkel de leden).

Plan ook in je werkkalender hoe je promo�e zal voeren voor elke ac�viteit. Dit kan

je nu al grofweg doen. De uiteindelijke promo�e wordt een taak van de personen

die de ac�viteit zullen voorbereiden. Probeer telkens te antwoorden op de vragen:

∗ Wie wil je bereiken?

∗ Hoe bereik je hen? Via welk kanaal: gemeenteblad, facebook, flyer,

email, website, …?

∗ Wie neemt dit op zich?

Tips

∗ Maak een mooie jaarkalender op en verspreid die onder de leden. Je

kan daarvoor gebruik maken van het sjabloon op de webwijzer.

∗ Geef de vrouwen die hebben meegewerkt aan de planning een aantal

exemplaren van de kalender mee. Aangezien zij het programma mee

bepaald hebben, zijn zij de beste ambassadrices.

∗ Geef jullie ac�viteiten in in de UIT-databank, in de ac�viteitenkalender

van de gemeente en/of andere lokale promo�ekanalen.

∗ Organiseer een leuk startmoment waarop je je programma bekend

maakt. Nodig hier alle vrouwen uit de gemeente op uit.

∗ Bewaar al�jd een extra jaarprogramma in je handtas. Je weet nooit wie

je allemaal tegenkomt …


Tijdens het jaar

Een gevarieerd en evenwich�g programma staat garant voor een boeiend Femma-

jaar. Tijdens het werkjaar kom je soms nog leuke ac�viteiten op het spoor. Soms

moet je kort op de bal spelen. En dat kan! Je kan het hele jaar door ac�viteiten toe-

voegen aan je programma.

Op de webwijzer vind je in de rubriek crea en culinair een groot aantal fiches met

doe-het-zelf-ideeën voor ac�viteiten die je zonder lesgever kan organiseren. Hier-

mee kan je heel gemakkelijk zelf een ac�viteit begeleiden.

En als je er echt niet genoeg van krijgt, kan je voor inspira�e ook al�jd terecht op

www.pinterest.com/femmavzw.

Voorzie de openheid om �jdens het jaar in te spelen op populaire ac�viteiten!

We wensen jullie een ac�ef, plezant, hartverwarmend en vreugdevol Femmajaar

toe!

Bij vragen kan je zoals steeds rekenen op je groepsbegeleidster. Aarzel niet haar te

contacteren.

Tip

Houd je ogen en oren al�jd open. Als je merkt dat je leden zin hebben in

meer, probeer hier dan op in te spelen. Probeer die enthousiaste leden mee

te betrekken zodat je niet alleen instaat voor de organisa�e.


3 f

ase

s:

Vo

orb

ere

ide

n –

Id

ee

ën

zo

ek

en

en

vin

de

n –

All

es

op

pu

nt

ze(

en

Fe

mm

a m

aa

kt

pla

nn

en

!

Sta

pp

en

pla

n v

oo

r e

en

cre

a�

ev

e p

lan

av

on

d!

Femma maakt plannen boekje kleur.pub

Documents

Transcript of Femma maakt plannen boekje kleur.pub