WERKINSTRUCTIE

Titel: Facturen genereren en afdrukken Auteur: P.Gutker

Organisatie/Gebied: SLM - FICA Datum 13-07-2011

Facturen Genereren en Afdrukken

Pagina 1 van 5

WERKINSTRUCTIE

Titel: Facturen genereren en afdrukken Auteur: P.Gutker

Organisatie/Gebied: SLM - FICA Datum 13-07-2011

Inhoudsopgave1. Inleiding en leeswijzer....................................................................................................................22. Factuur genereren..........................................................................................................................23. Facturen afdrukken........................................................................................................................4

1. Inleiding en leeswijzerDit document beschrijft de handelingen voor het aanmaken van facturen. Het proces voorafgaand aan het aanmaken van een factuur (bijv. product boeken) wordt hier niet besproken.

In deze werkinstructie worden de transacties beschreven die gebruikt worden voor de facturering van het contractonderwijs. Het gaat om de volgende transacties:Transactiecode Transactieonderdelen OmschrijvingFMCAM2 - Facturen genererenFPCOPARA Facturen afdrukken

2. Factuur genererenTijdens deze transactie worden de facturen gecreëerd in het SAP systeem voor de producten welke in een eerder stadium aan de student zijn gekoppeld.

De volgende transactie wordt toegepast:

Concernsysteem: SAP R/3Transactie:Menupad:

FMCAM2

Datum ID:Geef hier de datum van vandaag op

ID:Geef hier een kenmerk op (bijv. initialen)

Zakenpartner: Het studentnummer

Bedrijfsnummer: Het bedrijfsnummer van de faculteit.

Selecteer in het tabblad “Verslagen” de optie “Extra verslag” en sla de gegevens op mbv.

button “Opslaan” .

Selecteer vervolgens de button Pagina 2 van 5

WERKINSTRUCTIE

Titel: Facturen genereren en afdrukken Auteur: P.Gutker

Organisatie/Gebied: SLM - FICA Datum 13-07-2011

om de facturen te genereren.

Het volgende scherm verschijnt:

Selecteer hier de optie OK.

Via het menu “Omgeving” > “Correspondentie” kan gekeken worden of de uitvoer goed is gegaan.

Het volgende scherm verschijnt:

Geef hier de Datum-ID en de ID van de factuur

run op en selecteer de button “Uitvoeren”.

Het volgende scherm wordt getoond:

Dubbelklik op de regel die afgedrukt moet worden. Indien dit een reeks is maak dan gebruik van transactie FPCOPARA. (zie ook hoofdstuk 3 van dit document)

Noteer in dit geval de studentnummers (kolom ontvanger) of exporteer deze studentnummers naar Excel.

Het volgende scherm wordt getoond:

Selecteer hier onder de button de optie

om de factuur daadwerkelijk af te drukken.

Pagina 3 van 5

WERKINSTRUCTIE

Titel: Facturen genereren en afdrukken Auteur: P.Gutker

Organisatie/Gebied: SLM - FICA Datum 13-07-2011

Via het menu “Systeem” > “Services” > “Uitvoerbesturing” en vervolgens de button

“Uitvoeren” kan de factuur via de uitvoerbesturing bekeken worden, zoals hieronder weergegeven.

Selecteer hier de gewenste regel en met de

button “Inhoud weergeven” wordt de factuur getoond op het scherm.

3. Facturen afdrukken

Tijdens deze transactie worden de facturen afgedrukt welke in een eerder stadium zijn aangemaakt. Deze transactie kan facturen afdrukken van meerdere factuur-runs dus let er op dat je altijd de juiste run selecteert!

De volgende transactie wordt toegepast:

Concernsysteem: SAP R/3Transactie:Menupad:

FPCOPARA

Datum ID:Geef hier de datum van vandaag op

ID:Geef hier een kenmerk op (bijv. initialen)

Tip: Neem hier dezelfde gegevens over als bij de transactie “Facturen genereren”

Zakenpartner: De studentnummers

Bedrijfsnummer: Het bedrijfsnummer van de faculteit.

Selecteer vervolgens hethet tabblad “Corresp.inperkingen”.

Pagina 4 van 5

WERKINSTRUCTIE

Titel: Facturen genereren en afdrukken Auteur: P.Gutker

Organisatie/Gebied: SLM - FICA Datum 13-07-2011

Datum IDVul hier de datum ID in van de run waarvoor de facturen moeten worden afgedrukt

IDVul hier de ID in van de run waarvoor de facturen moeten worden afgedrukt

Selecteer vervolgens het tabblad “Verslagen”.

Selecteer de optie “Extra verslag” en sla de

gegevens op bv. button “Opslaan” .

Selecteer vervolgens de button

om de facturen te genereren.

Via het menu “Systeem” > “Services” > “Uitvoerbesturing” en vervolgens de button

“Uitvoeren” kan de factuur via de uitvoerbesturing bekeken worden, zoals hieronder weergegeven.

Selecteer hier alle regels en met de button “Afdrukken zonder wijziging” worden de facturen direct naar de printer gestuurd.

Pagina 5 van 5