Evaluatie dicky woodstock 2012 KCEV
44
Evaluatie Dicky Woodstock 2012 Vergunningverlening, toezicht en handhaving
-
Upload
socialmediadna -
Category
Education
-
view
235 -
download
1
Transcript of Evaluatie dicky woodstock 2012 KCEV
Evaluatie Dicky Woodstock 2012 Vergunningverlening, toezicht en handhaving
1
28 januari 2013
drs. S.D. Schaap J.T.M. van den Heuvel Kenniscentrum Evenementenveiligheid Houtplein 7 2012 DD Haarlem Telefoon: 023 53 14 123 E-mail: [email protected] Internet: www.kcev.nl
In opdracht van de gemeente Steenwijkerland.
Het Kenniscentrum Evenementenveiligheid (KCEV)
Het KCEV levert als onafhankelijk kenniscentrum een bijdrage aan de veiligheid en gezondheids-
bescherming bij evenementen. Het KCEV ondersteunt (lokale) overheden, hulpverleningsdiensten en
andere professionals met informatie en advies.
2
INHOUDSOPGAVE
1. SAMENVATTING........................................................................................................................................... 3
2. TOELICHTING OPDRACHT KCEV ............................................................................................................ 5
3. VERGUNNINGVERLENING ......................................................................................................................... 9
4. TOEZICHT EN HANDHAVING ...................................................................................................................20
5. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN ........................................................................................................25
BIJLAGE 1 ONDERZOEKSKADER ...........................................................................................................30
BIJLAGE 2 GERAADPLEEGDE DOCUMENTEN ....................................................................................42
3
1. Samenvatting
Op 4 augustus 2012 werd het festival Dicky Woodstock in Steenwijkerwold getroffen door een
onverwacht heftig noodweer. Als gevolg hiervan stortte de hoofdtent van het evenement in,
waardoor dertien gewonden vielen.
De gemeente Steenwijkerland heeft het Kenniscentrum Evenementenveiligheid (KCEV) de opdracht
gegeven om een evaluatie uit te voeren van de vergunningverlening, toezicht en handhaving bij dit
evenement. Doel van de evaluatie is om sterke en zwakke punten in het proces te herkennen, met
het oog op mogelijke verbeteringen. Het KCEV voerde hiervoor interviews, een documentanalyse en
een discussiebijeenkomst met de belangrijkste stakeholders uit.
De vergunningverlening voor Dicky Woodstock is grotendeels volgens relevante wet- en regelgeving
en het vigerende beleid uitgevoerd. De gemeente heeft een beperkt ingevulde vergunningaanvraag
aangevuld met haar eigen kennis van het evenement. Het proces van vergunningverlening is verder
op routine verlopen.
Medewerkers van de politie en de brandweer hebben de praktische voorbereiding met de
organisator uitgevoerd. Deze activiteiten hebben vrijwel los van het vergunningverleningstraject
plaatsgevonden. Er vond geen plenair evenementenoverleg plaats ten behoeve van
vergunningverlening of voorbereiding van het evenement.
Bij het toezicht en de handhaving op Dicky Woodstock werden niet alle gemeentelijke beleidsregels
gevolgd. Toezicht en handhaving vond jaarlijks op dezelfde wijze plaats. Tijdens de schouw is
gecontroleerd op verschillende aspecten.
Er vond geen toezicht plaats op de constructieve veiligheid van tijdelijke bouwwerken op het
evenement. Hiertoe waren geen vergunningvoorschriften of enig ander landelijk normenkader
voorhanden. Betrokken toezichthouders hadden het niet als taak en beschikten niet over de nodige
kennis op dit gebied.
De gemeente, de organisator en de betrokken hulpverleningsdiensten hebben zich ingespannen om
een veilig evenement neer te zetten. In de praktische voorbereidingen waren adviserende diensten
nauw betrokken en werd er intensief samengewerkt met de organisator.
4
Er zijn geen aanwijzingen die er op duiden dat het incident tijdens Dicky Woodstock 2012 heeft
plaatsgevonden vanwege tekortkomingen in vergunningverlening, toezicht en handhaving. Het
instorten van de grote feesttent door de onverwachte storm was een noodlottig incident.
Meer regie vanuit de gemeente op het proces en meer samenwerking tussen de betrokken diensten
hadden kunnen bijdragen aan een beter beeld van risico’s en benodigde maatregelen. Dicky
Woodstock 2012 onderschrijft dat geen enkel evenement gelijk is aan het voorgaande.
Een bijzonder aandachtspunt dat voortkomt uit deze evaluatie betreft het waarborgen van
veiligheidseisen aan tijdelijke constructies zoals tenten. Het ontbreekt op dit punt aan voorschriften
of vaktechnische kennis binnen de gemeente.
5
2. Toelichting opdracht KCEV
2.1 Inleiding
Dicky Woodstock is een jaarlijks terugkerend muziekfestival voor alle leeftijden, dat plaatsvindt in
het eerste weekend van augustus. Van 2 tot en met 4 augustus 2012 vond de vierentwintigste editie
van het evenement plaats.
Kerngegevens van het evenement
Dicky Woodstock vindt plaats op een afgebakend, afgehekt terrein (weiland in omgeving
Steenwijkerwold).
De activiteiten op het evenement bestaan onder meer uit muziekoptredens, kermisattracties en
uiteenlopende sporten en spellen.
Er wordt entree geheven.
Het evenement trekt jaarlijks ongeveer 15.000 bezoeken1
- Dag 1 (donderdag) trekt ongeveer 2.500 bezoekers
- Dag 2 (vrijdag) trekt ongeveer 1.000 (middag) en 3.500 bezoekers (avond)
- Dag 3 (zaterdag) trekt 2.000 (middag) en 4.500 bezoekers (avond)
Enkele kilometers verwijderd van het festivalterrein ligt een campingterrein, waar ongeveer 500
bezoekers logeren gedurende het festival. De camping is geen onderdeel van de activiteiten
waarvoor een evenementenvergunning wordt afgegeven.
Op 4 augustus 2012, de derde dag van het festival, werd het festivalterrein rond 20.50 uur getroffen
door een plaatselijk overtrekkende storm met een valwind. De hoofdtent, waarin zich op dat
moment ongeveer 150 mensen bevonden, stortte in. Er vielen dertien gewonden.2
Naar aanleiding van dit incident is door het College van Burgemeester en Wethouders van de
gemeente Steenwijkerland besloten een onderzoek in te laten stellen naar de wijze waarop de
vergunning aan de stichting Dicky Woodstock tot stand is gekomen. Zij heeft het Kenniscentrum
Evenementenveiligheid (KCEV) de opdracht gegeven om dit onderzoek uit te voeren.
1 Er is hier gekozen voor de term ‘bezoeken’, om aan te geven dat het niet gaat om 15.000 unieke bezoekers. Veel van de bezoekers komen meerdere keren op het festival. 2 Bron: nu.nl.
6
Doelstelling van het onderzoek is het evalueren van het gemeentelijk proces van
vergunningverlening, toezicht en handhaving en daaruit de sterke punten en de verbeterpunten te
destilleren ten behoeve van het verbeteren voor het proces en het evenementenbeleid van de
gemeente.
2.2 Opdrachtformulering
Probleemstelling
De gemeente Steenwijkerland heeft in haar opdrachtformulering d.d. 13-09-2012 een beschrijving
gegeven van de probleemstelling die in de evaluatie behandeld dient te worden. Deze luidt als volgt.
1. Op welke wijze heeft de gemeente de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving ten
behoeve van het Dicky Woodstock festival opgepakt en uitgevoerd, afgezet tegen de vigerende
wet- en regelgeving en het gemeentelijk evenementenbeleid op het moment van het verstrekken
van de vergunning?
2. Welke conclusies kunnen worden getrokken ten aanzien van de sterke punten en
verbeterpunten en welke aanbevelingen worden gedaan?
Deelvragen
De gemeente heeft tevens een serie deelvragen benoemd, die uit de probleemstelling voortkomen.
Deze deelvragen dienen in de evaluatie te worden beantwoord. Het betreft de volgende.
I. Is het proces van vergunningverlening verlopen volgens de geldende wet- en regelgeving en
het gemeentelijk evenementenbeleid? Peilmoment is het moment van het verstrekken van
de evenementenvergunning voor het festival Dicky Woodstock.
II. Is het toezicht en de handhaving uitgevoerd volgens het gemeentelijk toezicht- en
handhavingsbeleid; opgedeeld in de volgende subvragen:
a. Is toezicht en handhaving ten aanzien van dit evenement gepland?
b. Is toezicht en handhaving ten aanzien van dit evenement uitgevoerd conform de
planning?
c. Is er een verslag van het eventueel uitgevoerde toezicht en/of handhaving?
d. Is er een vervolg gegeven aan eventueel geconstateerde tekortkomingen?
7
III. Zijn er sinds de invoering van de modelverordening A.P.V. 2007 3 evaluaties gehouden inzake
toezicht en handhaving rond het festival Dicky Woodstock? Zo ja, wat is daarmee gedaan?
IV. Wat zijn opvallende punten van de bovengenoemde deelvragen?
2.3 Aanpak
Het KCEV maakte voor de beantwoording van de probleemstelling en de deelvragen gebruik van de
kennis en inzichten die binnen de organisatie aanwezig zijn. Het KCEV beschikt over de combinatie
van beleidsmatige, organisatorische, procesmatige en operationele kennis over evenementen. Het
KCEV is daarom bij uitstek in staat om een grondige en omvattende evaluatie op te leveren.
De gemeente Steenwijkerland heeft in haar toelichting op het onderzoeksvoorstel de kaders voor de
gewenste aanpak geschetst. Zij heeft aangegeven dat het gaat om een operational audit, gericht op
controle van de naleving van richtlijnen en procedures, en op de mate van effectieve werking van het
uitgevoerde proces.
Op basis van deze operational audit formuleert het KCEV aanbevelingen ten behoeve van het
verbeteren van het proces, de organisatie en de inhoud van vergunningverlening, toezicht en
handhaving bij evenementen in Steenwijkerland.
Onderzoekskader
Het KCEV heeft een onderzoekskader (bijlage 1) opgesteld, waarin relevante wet- en regelgeving,
alsmede het gemeentelijke evenementenbeleid en toezicht- en handhavingsbeleid zijn opgenomen.4
Het onderzoekskader geldt als leidraad voor de beantwoording van deel 1 van de probleemstelling
en de deelvragen I, II en III.
Deel 2 van de probleemstelling en deelvraag IV sluiten aan op de overige vragen, maar geven ook
ruimte voor een bredere analyse van sterke punten en verbeterpunten. Deelvraag IV biedt tevens
ruimte om andere opvallende zaken en verbeterpunten te benoemen en hierover advies te geven.
Analyse
De vergunningverlening, toezicht en handhaving bij evenementen bestaat uit een groot aantal
aspecten. Er kan vanuit verschillende invalshoeken naar worden gekeken. Om de relevante aspecten
3 Modelverordening opgesteld door de VNG. 4 Het KCEV heeft zich gebaseerd op het gemeentelijk beleid ten tijde van het evenement.
8
te kunnen clusteren en recht te doen aan mogelijke perspectieven, analyseert het KCEV zowel de
vergunningverlening als toezicht en handhaving op drie hoofdthema’s: organisatie, proces en inhoud.
Het resultaat is een beschrijving, gevolgd door een analyse van de gang van zaken rond Dicky
Woodstock 2012. Hieruit volgen conclusies en aanbevelingen, gericht aan de gemeente.
2.4 Leeswijzer
Hoofdstuk 3 gaat in op de vergunningverlening voor Dicky Woodstock 2012. Na een
feitenreconstructie volgt een analyse van de observaties. Hoofdstuk 4 bevat een feitenreconstructie
en een analyse van toezicht en handhaving rond Dicky Woodstock 2012. In hoofdstuk 5 volgen de
conclusies en aanbevelingen.
9
3. Vergunningverlening
3.1 Feitenreconstructie
Vergunningaanvraag
De organisator van Dicky Woodstock dient op 2 mei 2012 bij de gemeente Steenwijkerland een
vergunningaanvraag voor in voor het evenement Dicky Woodstock. Conform de APV en het
gemeentelijke beleid is het evenement vergunningplichtig.5 De aanvraag komt dertien weken voor
het evenement binnen.
Organisator
De organisator van Dicky Woodstock is tevens uitbater van café De Karre in Tuk (hierna: de
organisator). Hij organiseert in 2012 de vierentwintigste editie van het evenement. Het evenement is
gestart in zijn café. Omdat de ruimte in het café niet meer voldeed, is het evenement verplaatst naar
een weiland in de omgeving. Na deze verplaatsing ontving het festival de naam ‘Dicky Woodstock’.
Het evenement heeft sindsdien een groei meegemaakt, en draait met vele vrijwilligers.
Vijf jaar geleden is het evenement verplaatst naar de huidige locatie in Steenwijkerwold (locatie Hoek
– Thijlingerhof – Hesselingendijk). De organisator maakt voor het evenement gebruik van enkele
onderaannemers, waaronder in ieder geval een installateur en een beveiligingsbedrijf.
De organisator wordt door medewerkers van de gemeente en de adviserende diensten gezien als
betrouwbaar en professioneel, waardoor de integriteit en deskundigheid niet in twijfel wordt
genomen. De organisator wordt jaarlijks door een medewerker van de lokale politie herinnerd aan
het feit dat het weer tijd is om een vergunning aan te vragen.
Behandelend ambtenaar
De vergunningaanvraag wordt binnen de gemeente in behandeling genomen door een medewerker
op het gebied van Vergunningen, Toezicht en Handhaving (hierna: behandelend ambtenaar). Hij is op
dat moment nieuw op het dossier evenementen. Hij kan voor hulp en advies terecht bij collega’s die
al langer betrokken zijn bij evenementenvergunningen en evenementenbeleid.
5 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen, 24 februari 2009, artikel 4. De gemeente hanteert hiertoe een lokaal vastgestelde categorisering; er is op dit punt ten tijde van het evenement nog geen regionaal beleid.
10
Behandeling
De organisator dient zijn aanvraag in op het gemeentelijke aanvraagformulier voor
evenementenvergunningen. Het formulier wordt niet compleet ingevuld. Informatie over EHBO,
sanitaire voorzieningen, beveiliging, afval en bak- en braadwagens ontbreekt, of is onvolledig. Op het
aanvraagformulier wordt aangegeven dat de tekening van het terrein later zal volgen. Het
aanvraagformulier schrijft voor dat onder meer het concept-beveiligingsplan bij de aanvraag moet
worden ingediend. Dit en andere verplichte documenten wordt niet bijgevoegd.
De organisator geeft op het aanvraagformulier onder het kopje ‘bouwwerken’ aan dat hij tenten zal
plaatsen. Hij geeft voor drie tenten op wat de afmetingen zullen zijn, en bij wie deze tenten zullen
worden gehuurd. Het aanvraagformulier geeft aan dat de aanvrager middels een kwaliteitsverklaring
dient aan te tonen dat de tent aan de brandvoortplantingsklasse conform NEN 6065 of 3883 voldoet.
Deze verklaring hoeft niet te worden meegezonden als de tent wordt verhuurd bij het zelfde bedrijf
als voor de vorige editie.
De behandelend ambtenaar vraagt de organisator niet om ontbrekende informatie aan te leveren; hij
neemt de vergunningaanvraag zoals die is ingediend in behandeling. Hij stuurt de aanvrager hiervan
geen bevestiging. Tijdens de behandeling krijgt de behandelend ambtenaar op ontbrekende punten
de nodige informatie van zijn collega’s. De vergunningaanvraag wordt met de aanvragen van eerdere
edities vergeleken, met de verwachting dat de opzet van het evenement gelijk is aan vorig jaar. De
behandelend ambtenaar wordt hier later in het voorbereidingsproces in bevestigd door persoonlijk
contact met de organisator.
Categorie C
Dicky Woodstock wordt door de gemeente behandeld conform een categorie ‘C’ evenement.6 Omdat
het evenement jaarlijks nagenoeg gelijk is, vindt er geen expliciete categorisering meer plaats.
Kenmerken van categorie C zijn onder meer: zeer luidruchtig, eindtijdstip na 23.00u, vaak
meerdaags, grote publieke belangstelling.7
Het gemeentelijk evenementenbeleid koppelt de categorisering aan een serie normen en
voorschriften. Voor categorie C geldt onder andere: het eindtijdstip is 24.00u (uitzonderingen
6 Het betreft de eigen categorisering van de gemeente Steenwijkerland, opgenomen in het evenementenbeleid (2009). 7 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen, 24 februari 2009, artikel 5.
11
mogelijk), de ontheffing Drank- en Horecawet eindigt 30 minuten na eindigen muziek, inzet van
beveiliging is verplicht wanneer dat op basis van het programma nodig blijkt en/ of wanneer de
evenementenwerkgroep dat adviseert.
Adviestraject
De behandelend ambtenaar vraagt voor Dicky Woodstock advies aan bij drie diensten: de politie, de
brandweer en de gemeentelijke dienst Openbare Werken. Dit zijn de diensten aan wie jaarlijks om
advies wordt gevraagd. Een advies van de GHOR wordt niet gevraagd. Voorschriften op medisch
gebied worden overgenomen van de vergunning van 2011.
De gemeente Steenwijkerland kent een evenementenwerkgroep, waarin vertegenwoordigers van de
gemeente en de adviserende diensten zitting hebben. De werkgroep heeft onder meer als taak om
adviezen te bespreken over vergunningaanvragen.8 De werkgroep komt medio 2012 al een tijdje niet
meer bij elkaar. De reden hiervoor wordt door betrokkenen verschillend geïnterpreteerd. De
behandelend ambtenaar roept de evenementenwerkgroep in ieder geval niet meer bij elkaar voor
Dicky Woodstock.
Op 16 juli 2012 informeert de behandelend ambtenaar de adviserende diensten over de
vergunningaanvraag en vraagt hij hen om advies. Dit is ruim tien weken nadat de
vergunningaanvraag is binnengekomen, en iets meer dan twee weken voor het evenement.
Politieadvies
De politie geeft per e-mail advies op 26 juli 2012. Dit is zeven dagen nadat de vergunning reeds is
verleend. Het advies, gericht aan de behandelend ambtenaar, bevat de volgende strekking. De
vergunning kan net als voorgaande jaren verleend worden. De organisatie staat goed in de steigers
en er is nauw contact met de wijkagent. Beveiliging is in handen van GL-security. Wanneer er gebruik
wordt gemaakt van verkeersregelaars, dan dienen deze gecertificeerd te zijn.
Brandweeradvies
De brandweer geeft de gemeente op 16 juli 2012 advies op basis van de tekening van het
festivalterrein. De adviseur ontvangt de tekening rechtstreeks van de installateur die hem voor de
organisator opstelt (gedateerd 25 juni 2012). Het programma van het festival is als festivalposter op
8 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen, 24 februari 2009, artikel 3 en 6.
12
de tekening afgedrukt. Op de tekening is geprint welke blusmiddelen er aanwezig zullen zijn, welke
hekwerken er worden ingezet, dat er rijplaten beschikbaar zijn en dat er isolatieschuim rond de
tentharingen is. Tenslotte staat er informatie opgenomen over parkeerverboden en
eenrichtingsverkeer. De tekening toont ook diverse objecten op het terrein, die niet in de
vergunningaanvraag waren vermeld. Onder meer een kindermolen, een klimwand, een
‘hanengevecht’, een ‘Prinsepaard’, een ‘Combislide’ en diverse andere objecten.
De brandweeradviseur geeft zijn advies in de vorm van een stempelafdruk op de tekening. Hij
baseert zijn advies op de tekening, het brandvoortplantingscertificaat van de tent, en op de kennis
die hij zelf bezit over het evenement. Zijn advies heeft betrekking op brandveiligheid.
Advies Openbare Werken
De controleur Openbare Werken wordt telefonisch om advies gevraagd. Hij ontvangt de aanvraag en
de tekening niet. Het advies heeft betrekking op de gevolgen voor de openbare ruimte. Wanneer de
behandelend ambtenaar in het gesprek aangeeft dat het evenement gelijk is aan voorgaande jaren,
geeft de controleur aan akkoord te zijn.
Bilaterale contacten
Naast de formele adviezen, vinden er ook bilaterale contacten plaats tijdens de praktische
voorbereidingen. Vooral de politie en de brandweer hebben bilaterale contacten met de organisator,
waarin zij informatie vragen, meedenken en advies geven.
De wijkagent van Steenwijk-Noord spreekt jaarlijks uitvoerig de plannen met de organisator door. Ze
bespreken onder meer de inzet van beveiligingspersoneel.9 Ze bespreken ook het politiedraaiboek
voor Dicky Woodstock en stemmen dit mondeling af op de inzet die de organisator zelf doet.
De adviseur van de brandweer heeft ook bilateraal contact met de organisator en met de installateur
die als onderaannemer betrokken is. Wanneer de brandweeradviseur meer informatie nodig heeft
om tot advies te komen, neemt hij contact met hen op. Ze spreken diverse malen met elkaar over de
tekening. De installateur verwerkt de nodige aanpassingen naar aanleiding van de attentiepunten die
hij van de brandweer ontvangt.
9 Het beveiligingsplan wordt volgens de politie door Bureau Bijzondere Wetten gecontroleerd op certificeringen en namen van beveiligers. Er is echter geen dergelijk document aangetroffen in de dossierstukken van de gemeente.
13
Andere hoofdtent
De wijkagent en de brandweeradviseur krijgen in bilaterale contacten van de organisator te horen
dat er voor 2012 een andere hoofdtent wordt gehuurd dan de jaren ervoor. Het betreft een
zogenoemde ‘pagode’- of ‘circustent’. Deze tent is gekozen met het oog op kostenbesparing. Voor
beide adviseurs is deze informatie geen aanleiding om hun advies te herzien.
Vergunning
De vergunning voor Dicky Woodstock 2012 wordt verleend op 19 juli 2012. De vergunning sluit, op
de eindtijden na, aan op de informatie over het evenement in de vergunningaanvraag.
Op de vergunning staan activiteiten opgesomd die onderdeel zijn van het evenement. Hierbij staan
onder andere drie podia, welke niet in de aanvraag vermeld waren. Hetzelfde geldt voor
kermisattracties en diverse attributen. Met de evenementenvergunning wordt ook een ontheffing
Drank- en Horecawet verstrekt. De vergunning bevat verder een serie voorschriften.
Bijlagen bij de vergunning zijn: Brandveiligheidsvereisten (feest)tenten, voorschriften inzake het
plaatsen van een podium en voorschriften met betrekking tot kermissen. Er wordt ook een besluit
tijdelijke maatregelen d.d. 19 juli 2012 toegevoegd.
De vergunning wordt uit naam van de burgemeester verleend door de teamleider Vergunningen,
Toezicht en Handhaving. Hij is voor deze taak gemandateerd. De teamleider ontvangt de vergunning
van de behandelend ambtenaar. Hij ondertekent deze zonder inhoudelijke check.
14
3.2 Analyse
3.2.1 Organisatie
Spilfunctie medewerker op het gebied van VTH10
De medewerker op het gebied van Vergunningen, Toezicht en Handhaving die was belast met de
behandeling van de vergunningaanvraag vervulde een spilfunctie in de vergunningverlening. Hij
diende de aanvraag op kwaliteit/ontvankelijkheid te beoordelen, te categoriseren, te bepalen of en
bij wie er advies wordt aangevraagd. Vervolgens was het aan hem om op basis van de aanvraag en de
adviezen een vergunning op te stellen.
De behandelend ambtenaar was in deze regierol behoorlijk op zichzelf aangewezen. Dicky
Woodstock is één van de weinige ‘grote’ evenementen in de gemeente. De betrokken medewerker
was nieuw op het dossier. Hij kon met vragen terecht bij zijn collega’s, die vaak op basis van kennis
van het beleid en ervaring met het evenement kunnen helpen. Er werd niet met de behandelend
ambtenaar meegekeken en zijn werk werd niet gecontroleerd. Formeel was dit geregeld door de
uiteindelijke ondertekening van de vergunning door de teamleider VTH. In de praktijk voerde de
teamleider VTH geen inhoudelijk check op de vergunning uit en controleerde hij ook het gevolgde
proces niet.
Bestuurlijke betrokkenheid niet gangbaar
Bestuurlijke betrokkenheid bij evenementenvergunningen vindt in Steenwijkerland slechts plaats in
bijzondere gevallen. Dilemma’s en vraagstukken kunnen in een portefeuillehoudersoverleg met de
wethouder Vergunningen worden besproken. De burgemeester kan via de medewerker op het
gebied van Openbare Orde en Veiligheid (OOV) of de politie worden geraadpleegd wanneer er een
bijzondere veiligheidskwestie speelt. Voor Dicky Woodstock 2012 was betrokkenheid van de
wethouder of de burgemeester volgens betrokkenen vooraf niet aan de orde.
Gevolgen lokale advisering
De adviezen die voor Dicky Woodstock werden ingewonnen, werden allemaal op lokaal niveau
gegeven.11 Omdat de lokale adviseurs veel kennis hebben van het evenement, kunnen zij door de
10 Het betreft een functieomschrijving zoals gebruikt door de gemeente Steenwijkerland. 11 Ten tijde van het evenement waren er in de regio IJsselland, waar Steenwijkerland onder valt, nog geen eenduidige afspraken of beleidsregels vastgelegd over advisering vanuit de veiligheidsregio.
15
bank genomen goed bepalen welke veiligheidsmaatregelen er nodig zijn. Dit is waardevol, zolang
evenement ieder jaar op een gelijksoortige manier verloopt.
In de advisering valt verder het volgende op:
Op sommige thema’s, waaronder medische aspecten en crisismanagement, werd geen advies
ingewonnen. Ook is niet goed te herleiden waar nu precies wel naar is gekeken.12
De adviezen van lokale adviseurs zijn niet gecontroleerd of aangevuld door (regionale) adviseurs
met aanvullende expertise op het gebied van evenementen.
De adviezen werden niet in gezamenlijkheid opgesteld.
De adviezen waren behoorlijk persoonsgebonden. Ervaringen van de lokale adviseurs uit het
verleden vormden het denkkader voor adviezen over de nieuwe editie. Adviseurs waren niet
geschoold om breder te kijken dan vanuit die ervaringen. Er waren binnen of tussen adviserende
diensten geen werkafspraken gemaakt over het raadplegen van andere adviseurs.
Daarnaast werd er vrij ‘verkokerd’ advies gegeven. Thema’s die buiten het directe vakgebied van de
geraadpleegde adviseurs vielen, werden niet in de advisering meegenomen. De impact van adviezen
vanuit één dienst op de andere(n) kon alleen door de adviseur zelf worden gesignaleerd. Andere
adviseurs zagen zijn advies namelijk niet.
3.2.2 Proces
Routinematige behandeling
De vergunningaanvraag voor Dicky Woodstock 2012 werd tijdig ingediend.13 Er was daarmee in
principe genoeg tijd om deze zorgvuldig te behandelen. Ook de adviserende diensten hielden zich
aan hun adviestermijn van tien dagen.
De keuze voor de behandelaanpak, waaronder de keuze aan wie er advies wordt gevraagd, staat los
van de categorisering. Het gemeentelijke evenementenbeleid gaat niet in op de behandelaanpak per
categorie evenement.
12 Bestudeerde documenten en gesprekken met respondenten leveren geen duidelijk beeld op van risicofactoren of incidenttypen die zijn meegenomen in de advisering aan de gemeente. 13 Het beleid stelt dat voor categorie C evenementen (zie ‘Categorisering’) een vergunning acht weken van tevoren moet worden aangevraagd.
16
De gemeente voerde procesmatig niet alles volgens de regels uit. De gevoerde gesprekken leveren
het beeld op dat Dicky Woodstock, gezien de onveranderde opzet van het evenement, voor de
gemeente geen aanleiding gaf voor bijzondere aandacht of alertheid op het te volgen proces.
Bij de behandeling van de vergunningaanvraag valt het volgende op.
Er vond geen ontvankelijkheidstoets op de vergunningaanvraag plaats, terwijl het beperkt
ingevulde aanvraagformulier daar aanleiding voor gaf. Deze gang van zaken staat op gespannen
voet met de wettelijke richtlijnen en het gemeentelijke evenementenbeleid. Het lijkt erop dat dit
niet gebeurde omdat de bekendheid met het evenement bij de betrokken diensten zo groot is.
De intake en de bepaling van de behandelaanpak vonden routinematig plaats. De behandelend
ambtenaar ging af op de routine die zijn collega’s met het evenement hadden opgedaan. Er werd
geen aanleiding gezien om nog fysiek bij elkaar te komen voor dit evenement in de
evenementenwerkgroep.
De adviesaanvragen werden laat gedaan. Het is niet geheel duidelijk geworden waarom er negen
weken zitten tussen ontvangst van de vergunningaanvraag en het aanvragen van de adviezen.
Desgevraagd wordt aangegeven dat er veel werkdruk lag bij de betrokken medewerker en er
daarom prioriteiten zijn gesteld.
De vergunning werd afgegeven voor het politieadvies was ontvangen. Hierdoor had er een
situatie kunnen ontstaan, waarin de politie op basis van de verstrekte informatie een advies had
gegeven dat niet overeenkwam met de verleende vergunning.
Uit gesprekken kwam naar voren dat er binnen de gemeente een werkprocesbeschrijving zou
bestaan voor vergunningverlening. Uiteindelijk is gebleken dat deze procesbeschrijving nog niet af is
gemaakt en daarmee ook niet gehanteerd wordt.
Formele procedure en praktische voorbereidingen
De indruk is dat de formele behandeling van de vergunning vrij plichtmatig is opgepakt. Dit blijkt uit
de bovenstaande opsomming. Het blijkt ook uit de inhoud van gegeven adviezen. De gemeente ging
uit van de correctheid van de adviezen en vervulde geen inhoudelijke regie bij het bepalen van de
benodigde voorschriften en beperkingen. Ze werkte met beperkte informatie, zowel van de
organisator als van de adviserende diensten.
De praktische voorbereidingen vonden plaats met alle goede bedoelingen om van Dicky Woodstock
een veilig evenement te maken. De organisator, zijn onderaannemers, de politie en de brandweer
17
waren hier actief bij betrokken. De betrokkenen hebben te kennen gegeven veiligheid hoog in het
vaandel te hebben staan. De actieve rol die met name de wijkagent jaarlijks richting de organisator
oppakt om te zorgen voor een veilig evenement onderschrijft dit beeld.
De gemeente was niet betrokken bij de praktische voorbereidingen. Team VTH van de gemeente was
tijdens het eerste jaar op deze nieuwe locatie wel actief betrokken door de wijkagent, maar dit werd
in de jaren daarna achterwege gelaten.
De indruk ontstaat dat organisator en de adviserende diensten niet altijd het belang inzagen van een
goede terugkoppeling naar de vergunningprocedure en naar de gemeente als regievoerder op het
proces. Onderling was afgesproken dat alle adviezen en afspraken tussen de organisator en
hulpdiensten (via mail) zouden worden vastgelegd. In de praktijk werd dit beperkt gedaan.
De gemeente had tijdens de voorbereidingen geen proactieve houding. Het lijkt erop dat de
behandelend ambtenaar in het proces van vergunningverlening vooral een
informatiedoorgeeffunctie had. Hij beoordeelde de aanvraag en de gegeven adviezen niet op inhoud.
Hij faciliteerde geen gezamenlijk overleg waarin het evenement inhoudelijk werd behandeld. In de
praktische voorbereiding van het evenement speelde hij vrijwel geen rol. Hij ging ook niet actief na
welke bilaterale adviezen er aan de organisator werden gegeven en hoe de praktische
voorbereidingen van het evenement verliepen.
3.2.3 Inhoud
Informatie aangevuld met praktijkkennis
Er ontbrak bij aanvraag belangrijke informatie om een goede vergunning te kunnen opstellen.
Allereerst doordat het aanvraagformulier niet volledig werd ingevuld en onder meer een concept-
beveiligingsplan ontbrak. Het huidige aanvraagformulier vraagt ook niet naar alle relevante
informatie. Zo wordt wel gevraagd hoeveel bezoekers het evenement trekt en hoeveel dagen het
duurt, maar niet wat de piekdrukte per dag is. Het lijkt daardoor alsof er 15.000 bezoekers tijdens het
gehele evenement aanwezig zullen zijn. Op grond van praktijkkennis konden de betrokken diensten
dit zelf rechtzetten.
Bij de vergunningverlening werd inhoudelijk nadrukkelijk geleund op de ervaringen van eerdere
edities. Dit blijkt onder meer uit de manier waarop informatie werd ingewonnen: toen bleek dat lang
18
niet alle nodige informatie in de vergunningaanvraag was vermeld, vulden de gemeente en de
adviserende diensten hun beeld van het evenement aan op basis van ervaringen. Voor wat betreft de
opzet van het evenement is dit voorstelbaar. Het evenement was jaarlijks grotendeels gelijk.
Inhoud formele adviezen ontbreekt
De inhoud en onderbouwing van de verstrekte adviezen voor Dicky Woodstock 2012 was zeer
beperkt of ontbrak. Geen van de adviserende diensten gaf een onderbouwing van zijn advies in de
vorm van een risicoanalyse. Alleen de politie gaf in haar advies enkele inhoudelijk aandachtspunten
aan. Door het ontbreken van meer inhoud in de adviezen, kan niet goed worden nagegaan op basis
van welke redenering adviezen tot stand zijn gekomen. Ook blijkt niet of er belangrijke elementen
aan de adviezen ontbraken.
De gemeente neemt adviezen van de betrokken diensten in de regel één op één over in de
evenementenvergunning. De medewerkers op het gebied van Vergunningen, Toezicht en
Handhaving hebben vertrouwen in de beoordelingen van de hulpdiensten.
Uit de gevoerde gesprekken komt naar voren op welke aspecten er wel en niet is geadviseerd. Wat
hieruit ten eerste opvalt is dat geen van de betrokken diensten advies gaf over incident- of
crisismanagement op het evenement. Zij hebben in hun advies ook niet gevraagd om een
veiligheidsplan, een beveiligingsplan of een ontruimingsplan. Wanneer dit nodig mocht zijn, zal de
brandweer naar eigen zeggen zelf tot ontruiming van het terrein overgaan.
In de praktische voorbereiding is er wel inhoudelijk meegedacht en geadviseerd. Zo gaf de politie bij
de organisator aan hoeveel beveiligers ze nodig achtte en welke taken deze beveiligers dienden uit te
voeren. De brandweer zocht contact met de installateur om te bepalen of veranderingen in de
indeling van het terrein aanleiding gaven tot een specifiek advies. De inhoud van deze adviezen is
echter niet voldoende te reconstrueren.
Extra informatie in vergunning
De gemeente ontving gedurende het proces van vergunningverlening meer informatie over het
evenement. Dit blijkt uit het feit dat in de vergunning diverse zaken zijn opgenomen die niet in de
aanvraag stonden. Achteraf is niet te reconstrueren wie de informatie heeft aangeleverd en hoe deze
is meegenomen in de advisering.
19
Voorschriften vergunning
De vergunning bevat een aantal zeer algemeen gestelde voorschriften. Onder andere dat er ten
behoeve van “toezicht” voldoende en herkenbaar “personeel” moeten worden ingezet. Uit
gesprekken blijkt dat de nadere invulling van dit voorschrift in overleg tussen de organisator en de
politie plaatsvond. Het voorschrift is als zodanig weinig handhaafbaar voor de gemeente.
Beoordeling gewijzigde tent
Dat er op Dicky Woodstock 2012 werd gewerkt met een andere tent dan voorheen was bekend bij de
politie en de brandweer. De tent kwam uit Duitsland en beschikte over een Duitstalig certificaat. De
kwaliteit zou hiermee voldoende gewaarborgd zijn. De brandweeradviseur heeft de
plattegrondtekening van de tent en het brandvoortplantingscertificaat gezien en beoordeeld. Hij
concludeerde dat het certificaat gelijkwaardig was aan de Nederlandse NEN-normen.
De wijziging van tent, in combinatie met een buitenlands certificaat, had aanleiding kunnen zijn voor
het opvragen van nadere informatie aan de organisator over de constructieve veiligheid van de tent.
Geen van de adviseurs zag het als zijn taak om hierover een advies te geven. Respondenten hebben
aangegeven aan dat Bouw- en Woningtoezicht van de gemeente aan een constructeur in dienst
heeft, die kan worden geraadpleegd wanneer hier aanleiding voor is. Een dergelijke adviesaanvraag
zou afkomstig moeten zijn van de behandelend ambtenaar. Deze was echter zelf niet op de hoogte
gesteld van de verandering van tent en kon de aangeleverde gegevens inhoudelijk niet beoordelen.
20
4. Toezicht en handhaving
4.1 Feitenreconstructie
Voorbereidingen
Toezicht en handhaving op Dicky Woodstock vindt jaarlijks op een gelijke wijze plaats. De
gemeentelijke toezichthouders ontvangen twee à drie weken voor het evenement van de
behandelend ambtenaar een mail met daarin de stand van zaken omtrent Dicky Woodstock, de
goedgekeurde plattegrondtekening en de verleende vergunning. De brandweer en de politie
beschikken vanwege hun betrokkenheid bij de vergunningverlening al eerder over deze informatie.
Kort voor het evenement heeft de wijkagent nog een overleg met de organisator. Doel van dit
overleg is om de laatste zaken af te stemmen.
Schouw
Op de donderdag, kort voor de start van het evenement, vindt er een schouw plaats. Doel van de
schouw is om te inspecteren of het terrein is ingericht conform de tekening, en of aan alle
vergunningvoorwaarden wordt voldaan. Aan de schouw doen normaal gesproken de politie, de
brandweer en de gemeentelijke toezichthouders voor APV en brandveiligheid mee. Tijdens de
schouw voor Dicky Woodstock 2012 is de toezichthouder APV er niet bij.
De politie kijkt tijdens de schouw naar eigen zeggen met een ‘politiebril’ naar het evenement, met de
focus op openbare orde en veiligheid. De politie hanteert hiervoor geen expliciet toetsingskader.
De brandweer kijkt tijdens de schouw onder meer naar het verwachte aantal mensen per vierkante
meter in verhouding tot de beschikbare oppervlakte, het aantal nooduitgangen en de grootte van
deze uitgangen.
De toezichthouder brandveiligheid kijkt tijdens de schouw specifiek naar de bak- en braadwagens en
gaswagens. Hij hanteert hiervoor een checklist die hij heeft ontworpen met zijn eigen kennis, uit
eigen initiatief.
Naast controle op bovengenoemde, kijkt de toezichthouder brandveiligheid ook naar podia en
feesttenten. Hij hanteert hiervoor twee andere door hem opgestelde checklists.
21
Naar aanleiding van de uitkomst van de checklists spreekt de toezichthouder de organisator aan, en
schrijft hij een verslag met attentiepunten voor de organisator. Het hanteren van deze werkwijze
geschiedt op eigen initiatief van de toezichthouder, en komt niet voort uit een protocol.
De brandweer ondersteunt de toezichthouder brandveiligheid van de gemeente met het uitvoeren
van zijn controle door regelmatig contact te hebben en vragen van hem te beantwoorden. Ook geeft
de brandweer aan de toezichthouder aan op welke zaken hij moet letten.
Geen vaste schouw constructies
Tijdens schouw wordt er geen professioneel toezicht uitgevoerd op constructies, zoals tenten en
podia. Dit valt buiten de taak en kennis van alle betrokken toezichthouders. Een enkele
toezichthouder geeft aan dat hij contact op zou nemen met de constructeur van Bouw- en
Woningtoezicht van gemeente Steenwijkerland, wanneer hij (mogelijke) veiligheidsrisico’s
constateert in de constructie van tenten en podia. Voor Dicky Woodstock 2012 heeft hij deze
toezichthouder geen veiligheidsrisico’s geconstateerd.
Toezicht tijdens evenement
Tijdens Dicky Woodstock is er geen doorlopend gemeentelijk toezicht.
De politie is preventief aanwezig bij evenementen waar een vergunning voor is afgegeven.
Steekproefsgewijs controleert Bureau Bijzondere Wetten van de politie de beveiligingspassen van
beveiligers. De politie is niet aanwezig op het evenemententerrein. De politie houdt rondom het
evenemententerrein toezicht, bij de hoofdingang en bij de artiesteningang. De politie staat daarbij in
contact met de beveiligers die op het terrein staan. Dit toezicht heeft betrekking op de openbare
orde en veiligheid in de omgeving.
Een particuliere verkeersregelaar beheert tijdens het evenement de toegang tot de
calamiteitenroute (deze wordt in normale omstandigheden als taxiroute gebruikt). Hij staat in direct
contact met de politie en kan de route indien nodig direct vrijmaken. Wanneer er iets verandert met
de calamiteitenroute, wordt dit teruggekoppeld aan de gemeente. Er vindt verder geen toezicht
plaats op het vrij (kunnen) maken van deze route.
Op het evenemententerrein zelf houdt de beveiliging samen met vrijwilligers van de organisatie
toezicht op de veiligheid. De vrijwilligers hebben primair een signalerende en informerende rol
richting organisator en beveiliging.
22
4.2 Analyse
4.2.1 Organisatie
Toezicht en handhaving op evenementen is primair een gemeentelijke verantwoordelijkheid. De Awb
stelt dat de gemeente dient toe te zien op naleving van voorwaarden die hij opneemt in een
vergunning. De gemeente kan zich bij toezicht laten ondersteunen door diensten met een bepaalde
kennis en expertise, zoals de politie en de brandweer.
In Steenwijkerland voert de gemeente het grootste deel van het toezicht op evenementen zelf uit.
Dit komt mede doordat de brandweer nog onderdeel is van de gemeente. Verder neemt ook de
politie een deel van het toezicht op zich. Deze betrokkenheid van partijen maakt duidelijk dat er op
een aantal vakgebieden geen toezicht wordt gehouden (zie par. 4.2.3).
4.2.2 Proces
Toezicht gestuurd door vergunningverlening
Toezicht en handhaving zijn per definitie afhankelijk van de kwaliteit van de vergunningverlening. Zo
moet toezicht tijdig kunnen plaatsvinden, moet het zich kunnen baseren op handhaafbare normen,
en moet alle relevante informatie over het evenement zijn meegenomen in de vergunning.
Toezichthouders in Steenwijkerland hebben aangegeven dat zij op het evenement soms zaken
constateren die vooraf helder hadden kunnen zijn, als de behandelend ambtenaar in de fase van
vergunningverlening beter had doorgevraagd.
Volgens sommige respondenten heeft de behandelend ambtenaar de taak om te bepalen of er
ergens specifiek toezicht op moet worden gehouden. Een voorbeeld hiervan is toezicht op het
gebruik van een feesttent. Gezien zijn positie in het proces en het feit dat hij een deel van de
informatie over het evenement niet krijgt, kan dit momenteel nagenoeg niet van deze medewerker
worden verwacht.
Integraal toezicht
Toezicht en handhaving zijn nog niet integraal uitgevoerd. Hoewel toezichthouders met elkaar een
schouw te hielden, waren de samenwerking en de terugkoppeling van resultaten nog beperkt
georganiseerd. Of er werd samengewerkt en informatie werd gedeeld, was afhankelijk van de
bereidwilligheid van toezichthouders zelf. Over het algemeen lijkt dit geen problemen te hebben
23
opgeleverd. Het is echter niet vast komen te staan wat er gebeurt wanneer een toezichthouder een
mogelijk risico signaleert dat niet op zijn eigen terrein ligt.
Omdat het toezicht zich concentreerde op de schouw, was er gedurende het evenement geen
toezicht op het gebruik van het terrein en de gevolgen die dat had voor de veiligheid.
Evaluatie
Conform het gemeentelijke evenementenbeleid vinden er evaluaties plaats van evenementen. Het is
niet vast komen te staan of dit standaard gebeurt, of het voor Dicky Woodstock gebeurde, en wie
daarbij aanwezig zijn. Met name de hulpdiensten lijken het evenement intern te evalueren. Er zijn
geen lessen of aandachtspunten uit de voorgaande editie van Dicky Woodstock toegevoegd aan het
gemeentelijke dossier van Dicky Woodstock 2012.
4.2.3 Inhoud
Focusgebieden toezicht
Het toezicht dat werd uitgevoerd door de gemeente, in samenwerking met de politie en de
brandweer, richtte zich primair op brandveiligheid en openbare orde. De brandweer kon zich daarbij
baseren op een uitwerking van brandveiligheidseisen zoals opgenomen (als bijlage) in de
evenementenvergunning.
Op een aantal vergunningvoorschriften werd voor of tijdens Dicky Woodstock 2012 geen toezicht
gehouden. Het gaat in ieder geval om:
inzet van gecertificeerde beveiliging;
inzet van gediplomeerde EHBO’ers;
aanwezigheid van voldoende sanitaire voorzieningen;
vrije doorgang hulpverleningsdiensten;
glasverbod, gebruik van plastic bekers;
veiligheid van constructies (tenten, podia);
veiligheid attracties en attributen op het terrein;
vrij blijven van toegangen, uitgangen en nooduitgangen op het terrein (incl. tenten);
gebruik van bak- en braadwagens.
24
Ook op de aanwezigheid van een BHV-organisatie werd geen toezicht gehouden. De aanwezigheid
van een BHV-organisatie is een eis uit de Arbowet die niet als voorwaarde is opgenomen in de
evenementenvergunning. Betrokken toezichthouders beschouwen het niet als hun taak om op dit
wettelijke voorschrift toezicht te houden. Het gevolg hiervan kan zijn dat er op evenementen in
Steenwijkerland geen BHV’ers aanwezig zijn, zonder dat dit wordt opgemerkt door de overheid.
Toezicht constructie feesttenten niet geregeld
Het ontbreekt in de gemeente Steenwijkerland nog aan stelselmatig toezicht op de veiligheid van de
constructies van feesttenten en andere tijdelijke bouwwerken op evenementen. Als er toezicht op
wordt gehouden, dan komt dit voort uit de risico’s die een andere toezichthouder signaleert, in feite
als ‘leek’ op dit gebied. De vergunning stelt geen eisen aan de veiligheid van constructies, zoals
bijvoorbeeld de eis tot welke windkracht een tent bestand moet zijn. Tijdens de vergunningverlening
is hier ook geen adviseur voor betrokken. Aangezien toezicht en handhaving in de eerste plaats het
sluitstuk zijn van de vergunning, is het ook niet verwonderlijk dat er uiteindelijk geen toezicht op
plaatsvond.
De indruk is dat de gemeente Steenwijkerland niet uniek is op dit gebied. De kennis van de veiligheid
van constructies is een specialistisch expertisegebied. Om op dit gebied toezicht te kunnen houden,
is er in de fase van vergunningverlening eerst een duidelijk beeld nodig van risico’s en
aandachtspunten rond constructies. Vervolgens zijn er concrete adviezen nodig, zodat er
handhaafbare voorwaarden kunnen worden gesteld. Dit maakt het uiteindelijk mogelijk om er
toezicht en handhaving op uit te oefenen.
In het geval van Dicky Woodstock was een extra complicerende factor dat het een andere, Duitse
tent betrof. De indruk is echter dat dit niet heeft bijgedragen aan het afwezig zijn van advies of
toezicht op het gebied van constructies.
25
5. Conclusies en aanbevelingen
5.1 Conclusies
1. De gemeente, de organisator en de betrokken hulpverleningsdiensten hebben zich
ingespannen om een veilig evenement neer te zetten. Er zijn geen aanwijzingen die er op
duiden dat het incident tijdens Dicky Woodstock 2012 heeft plaatsgevonden vanwege
tekortkomingen in vergunningverlening, toezicht en handhaving. Het instorten van de grote
feesttent door een onverwachte storm was een noodlottig incident.
2. Het proces van vergunningverlening is grotendeels volgens de geldende wet- en regelgeving
verlopen. Enkele regels die worden gesteld aan vergunningverlening in de Algemene wet
bestuursrecht zijn niet of beperkt nageleefd.
a. De gemeente heeft geen ontvankelijkheidstoets uitgevoerd bij de intake van de
vergunningaanvraag. De beperkt ingevulde aanvraag had aanleiding kunnen geven om de
aanvraag (nog) niet in behandeling te nemen en meer informatie op te vragen.
b. De gemeente heeft de organisator niet schriftelijk bevestigd dat de aanvraag in
behandeling werd genomen.
c. De feitelijke behandeltermijn was 11 weken, langer dan in de APV is vermeld en langer
dan de Awb voorschrijft. Hierover is, voor zover bekend, geen kennisgeving aan de
aanvrager verstrekt. Er lijkt geen sprake te zijn geweest van opschorting van de beslissing
in verband met het ontbreken van informatie.
d. In de vergunning is de motivering niet bij ieder voorschrift terug te vinden.
3. De vergunningverlening is grotendeels volgens het vigerende beleid uitgevoerd. Er is op
enkele punten van het beleid afgeweken.
a. De vergunningaanvraag is bij de intake niet met de organisator doorgesproken en op
mogelijke problemen bekeken.
b. Dit categorie C-evenement is niet in de gemeentelijke evenementenwerkgroep/ het
evenementenoverleg besproken.
c. De aspecten waarover de gemeente advies heeft ontvangen en waarop de vergunning is
gebaseerd, dekken niet alle relevante veiligheidsfactoren van het evenement.
26
4. Op het evenement heeft toezicht en handhaving plaatsgevonden. Daarbij zijn niet alle regels
zoals gesteld in het gemeentelijke toezicht- en handhavingsbeleid gevolgd.
a. Toezicht en handhaving was in zekere zin gepland, aangezien het jaarlijks op dezelfde
manier plaatsvindt. Het voornaamste gehanteerde instrument hiervoor was de schouw
op de dag voorafgaand aan het evenement. Er was echter geen sprake van een
vooropgesteld plan voor toezicht en handhaving van de vergunningvoorwaarden.
b. Bij de uitvoering van toezicht en handhaving ontbrak dit jaar de toezichthouder op het
gebied van APV-vergunningen.
c. Er is geen volledige verslaglegging van het uitgevoerde toezicht.
d. Het is niet op alle gebieden vast komen te staan of er in het toezicht tekortkomingen zijn
geconstateerd en of daar een vervolg aan is gegeven.
5. Er lijken sinds de invoering van de APV 2007 geen georganiseerde evaluaties te hebben
plaatsgevonden van toezicht en handhaving rond het festival Dicky Woodstock. Hier is
althans niets van op schrift terug te vinden. Respondenten geven aan dat
hulpverleningsdiensten het evenement wel jaarlijks evalueren.
6. De vergunningverlening en de praktische voorbereiding hebben in twee vrijwel gescheiden
trajecten naast elkaar plaatsgevonden. Er werd hierbij onderling beperkt informatie
uitgewisseld. De gemeente heeft in het proces niet de regie gevoerd.
a. De gemeente heeft de vergunningverlening als formeel proces afgehandeld. Dit verliep
grotendeels schriftelijk. De grote bekendheid met – en vertrouwen in – het evenement
heeft bijgedragen aan het ontbreken van een ontvankelijkheidstoets, het laat aanvragen
van adviezen en de beperkte onderbouwing van verstrekte adviezen.
b. Adviseurs van brandweer en politie maakten in dezelfde periode bilateraal praktische
afspraken met de organisator en zijn onderaannemers. De samenwerking tussen deze
partijen verloopt al jaren plezierig en effectief. De afspraken die zij met elkaar maakten
vormden deels een nadere invulling van verstrekte adviezen.
7. Meer regie op het proces en meer samenwerking tussen de betrokken diensten hadden
kunnen bijdragen aan een beter beeld van risico’s en benodigde maatregelen. Dicky
Woodstock 2012 onderschrijft dat geen enkel evenement gelijk is aan het voorgaande.
27
a. De gemeente had beter regie kunnen voeren op het proces wanneer ze er door
informatie van de betrokken adviseurs meer toe in de gelegenheid was gesteld.
Anderzijds had de gemeente meer actief kunnen nagaan welke afspraken er buiten haar
zicht met de organisator werden gemaakt.
b. Wanneer het evenement in de evenementenwerkgroep was behandeld, had de
informatiepositie van de gemeente, de politie, de brandweer en de organisator meer
gelijkwaardig aan elkaar kunnen zijn.
c. Wanneer bijzonderheden en afwijkingen ten opzichte van vorig jaar in de
vergunningaanvraag waren benoemd, dan wel later in het proces actief met elkaar waren
gedeeld, had de gemeente de vergunningverlening, toezicht en handhaving erop kunnen
afstemmen.
d. Geen van de adviserende diensten heeft gevraagd om een veiligheidsplan van de
organisator. Het veiligheidsplan had inzicht kunnen geven in veiligheidsmaatregelen die
de organisator zelf neemt. Het had ook inzicht kunnen geven in de samenwerking tussen
de organisator en de betrokken diensten, tijdens normale omstandigheden en tijdens
een crisis.
8. Uit dit onderzoek naar vergunningverlening, toezicht en handhaving kunnen geen conclusies
worden getrokken over de veiligheid van de tent die door de storm is ingestort. Het blijft de
vraag welke constructieve veiligheidseisen de gemeente had moeten stellen aan tijdelijke
bouwwerken en hoe zij daarop had moeten handhaven.
a. In de vergunning zijn geen voorschriften opgenomen over de constructieve veiligheid van
tijdelijke bouwwerken. Er waren voor het evenement geen gegevens in het bezit van de
gemeente waaruit blijkt aan welke constructieve veiligheidsnormen de tent zou voldoen.
b. Toezicht en handhaving op Dicky Woodstock richtte zich niet op de constructieve
veiligheid van tenten. Ingezette toezichthouders hadden dit niet als taak en waren er niet
voor opgeleid. Er waren op dit punt ook geen vergunningvoorwaarden om te handhaven.
c. Er bestaan vrijwel geen landelijke voorschriften voor de constructieve veiligheid van
feesttenten.14 Dit maakt het voor een gemeente moeilijk om hierover voorschriften in de
vergunning op te nemen.
d. Het vaktechnisch beoordelen van de constructieve veiligheid van tenten vindt op papier
plaats tijdens de vergunningverlening en in de praktijk tijdens toezicht en handhaving.
14 In de nieuwste NEN-norm (8020) wordt slechts verwezen naar opbouw volgens het tentboek.
28
Het is als taak niet duidelijk belegd bij een bepaalde adviserende dienst en vergt een
specialisme dat schaars is.
5.2 Aanbevelingen
1. Maak een werkprocesbeschrijving voor evenementenveiligheid waarin rollen en taken,
informatieproducten, planning en resultaten duidelijk zijn beschreven. Verwerk in de
beschrijving alle vereisten uit wet- en regelgeving. Spreek met de adviserende diensten af om
samen volgens deze procesbeschrijving te gaan werken.
2. Versterk de eigen gemeentelijke organisatie. Vergroot kennis en het bewustzijn van
evenementenveiligheid van alle betrokken medewerkers. Zorg dat er een inhoudelijke check
op het werk plaatsvindt. Organiseer ondersteuning voor vergunningverleners in het proces,
bijvoorbeeld vanuit team OOV.
3. Behandel de C-evenementen altijd met de organisator en de adviserende diensten in een
multidisciplinair overleg. Dit biedt een plek om informatie te delen, samen een risicoanalyse
te maken en om maatregelen en adviezen op elkaar af te stemmen.
4. Maak opnieuw afspraken met de betrokken diensten over het vastleggen en onderbouwen
van alle afspraken, adviezen en vergunningvoorwaarden. Herzie het aanvraagformulier voor
evenementenvergunningen om nog beter de juiste informatie te vragen die nodig is voor
advisering en het stellen van vergunningvoorwaarden.
5. Neem maatregelen om teveel routinisering in de aanpak van evenementen te voorkomen.
Licht bijvoorbeeld ieder jaar een nieuw thema uit om inhoudelijk dieper met elkaar op in te
gaan. Houd ook eens een table top oefening15 voor het evenement.
6. Ontwikkel een planmatige aanpak voor toezicht en handhaving op evenementen. Bepaal op
welke deelgebieden het betrekking heeft en leg met de betrokken diensten vast wie waarop
toeziet. Stel met elkaar ook bepaalde prioriteiten voor toezicht en handhaving.
15 Een table top oefening is een theoretische vorm van oefenen waarbij alle betrokken partijen gezamenlijk de plannen voor het evenement doornemen. Er is daarbij vaak met name aandacht voor de respons op crises.
29
7. Maak een rapportage van toezicht en handhaving op ieder C-evenement. Bespreek deze
rapportage, tezamen met eventuele andere verslagen over het evenement, in een
evaluatiebijeenkomst van de evenementenwerkgroep kort na het evenement.
8. Span u in om het omgaan met de constructieve veiligheid van tenten en andere tijdelijke
bouwwerken op evenementen op de agenda te krijgen van de veiligheidsregio en andere
relevante gremia. Het incident tijdens Dicky Woodstock had wellicht niet voorkomen kunnen
worden, maar bij voorkeur wordt in de toekomst bewust besloten aan welke constructieve
veiligheidsvoorwaarden tenten op publieksevenementen moeten voldoen.
30
Bijlage 1 Onderzoekskader
Algemene wet bestuursrecht
- Een besluit (tot het verstrekken van een vergunning) dient te berusten op een deugdelijke
motivering.16
- Tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, wordt de aanvraag tot het geven van een
beschikking schriftelijk ingediend bij het bestuursorgaan dat bevoegd is op de aanvraag te
beslissen.17
- De aanvraag wordt ondertekend en bevat ten minste:18
o de naam en het adres van de aanvrager;
o de dagtekening;
o een aanduiding van de beschikking die wordt gevraagd;
- De aanvrager verschaft voorts de gegevens en bescheiden die voor de beslissing op de aanvraag
nodig zijn en waarover hij redelijkerwijs de beschikking kan krijgen.19
- Het bestuursorgaan bevestigt de ontvangst van een elektronisch ingediende aanvraag.20
- Het bestuursorgaan kan besluiten de aanvraag niet te behandelen21, indien:
o de aanvrager niet heeft voldaan aan enig wettelijk voorschrift voor het in behandeling
nemen van de aanvraag, of
o de aanvraag geheel of gedeeltelijk is geweigerd op grond van artikel 2:15, of
o de verstrekte gegevens en bescheiden onvoldoende zijn voor de beoordeling van de
aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking,
mits de aanvrager de gelegenheid heeft gehad de aanvraag binnen een door het bestuursorgaan
gestelde termijn aan te vullen.
- Indien de aanvraag of een van de daarbij behorende gegevens of bescheiden omvangrijk of
ingewikkeld is en een samenvatting voor de beoordeling van de aanvraag of voor de
voorbereiding van de beschikking noodzakelijk is, kan het bestuursorgaan besluiten de aanvraag
niet te behandelen, mits de aanvrager de gelegenheid heeft gehad binnen een door het
bestuursorgaan gestelde termijn de aanvraag met een samenvatting aan te vullen. 22
16 Algemene Wet Bestuursrecht. Artikel 3:46 17 Algemene Wet Bestuursrecht. Artikel 4:1 18 Algemene Wet Bestuursrecht. Artikel 4.2.1 19 Algemene Wet Bestuursrecht. Artikel 4.2.2 20 Algemene Wet Bestuursrecht. Artikel 4.3a 21 Algemene Wet Bestuursrecht. Artikel 4:5.1 22 Algemene Wet Bestuursrecht. Artikel 4.5.3
31
- Een beschikking dient te worden gegeven binnen de bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn of,
bij het ontbreken van zulk een termijn, binnen een redelijke termijn na ontvangst van de
aanvraag. 23
- De termijn voor het geven van een beschikking wordt opgeschort met ingang van de dag waarop
het bestuursorgaan krachtens artikel 4:5 de aanvrager uitnodigt de aanvraag aan te vullen, tot de
dag waarop de aanvraag is aangevuld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.24
- De Algemene wet bestuursrecht bevat regels over de wijze waarop toezicht op de naleving van
besluiten plaatsvindt, en de wijze waarop herstelsancties worden opgelegd. 25
- De beschikking tot oplegging van een bestuurlijke sanctie vermeldt26
o de overtreding alsmede het overtreden voorschrift;
o zo nodig een aanduiding van de plaats waar en het tijdstip waarop de overtreding is
geconstateerd.
- Onder toezichthouder wordt verstaan: een persoon, bij of krachtens wettelijk voorschrift belast
met het houden van toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk
voorschrift.27
- Gemeentelijke toezichthouders worden op evenementen ingezet conform de wettelijke
vereisten. 28
Gemeentewet
- De burgemeester is belast met de handhaving van de openbare orde. 29
- De burgemeester is bevoegd overtredingen van wettelijke voorschriften die betrekking hebben
op de openbare orde, te beletten of te beëindigen. Hij bedient zich daarbij van de onder zijn
gezag staande politie. 30
- De burgemeester is bevoegd bij verstoring van de openbare orde of bij ernstige vrees voor het
ontstaan daarvan, de bevelen te geven die noodzakelijk te achten zijn voor de handhaving van de
openbare orde. 31
23 Algemene Wet Bestuursrecht. Artikel 4:13.1 24 Algemene Wet Bestuursrecht. Artikel 4:15 25 Algemene Wet Bestuursrecht. Hoofdstuk 5 26 Algemene Wet Bestuursrecht. Artikel 5:9 27 Algemene Wet Bestuursrecht. Artikel 5:11 28 Algemene Wet Bestuursrecht. Artikel 5:12 29 Gemeentewet. Artikel 172.1 30 Gemeentewet. Artikel 172.2 31 Gemeentewet. Artikel 172.3
32
- De burgemeester is belast met het toezicht op de openbare samenkomsten en vermakelijkheden
alsmede op de voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven. 32
- De burgemeester is bevoegd bij de uitoefening van het toezicht, bedoeld in het eerste lid, de
bevelen te geven die met het oog op de bescherming van veiligheid en gezondheid nodig zijn. 33
Wet Veiligheidsregio’s
- Tot de brandweerzorg behoort34:
o het voorkomen, beperken en bestrijden van brand, het beperken van brandgevaar, het
voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en al hetgeen daarmee verband houdt;
o het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan
bij brand.
- De gemeenteraad stelt in een brandbeveiligingsverordening regels over de in het eerste lid,
onder a, bedoelde taak.35
- Bij Algemene Maatregel van Bestuur worden regels gesteld over het brandveilig gebruik van voor
mensen toegankelijke ruimten, niet zijnde bouwwerken, en worden regels gesteld over de
basishulpverlening in die ruimten.36
Brandbeveiligingsverordening gemeente Steenwijkerland 2003
- Niet van toepassing op bouwwerken als bedoeld in de Woningwet en bouwverordening.37
- Het toezicht op de naleving van de bepalingen van deze verordening wordt opgedragen aan de
ambtenaren van de brandweer en daartoe door burgemeester en wethouders aangewezen
ambtenaren .38
- Het is verboden zonder of in afwijking van een vergunning van burgemeester en wethouders een
inrichting in gebruik te hebben of te houden, waarin meer dan vijftig personen tegelijk aanwezig
zullen zijn.39
32 Gemeentewet. Artikel 174.1 33 Gemeentewet. Artikel 174.2 34 Wet Veiligheidsregio’s. Artikel 3.1 35 Wet Veiligheidsregio’s. Artikel 3.2 36 Wet Veiligheidsregio’s. Artikel 3.3 37 Brandbeveiligingsverordening Steenwijkerland 2003. Artikel 1:2 38 Brandbeveiligingsverordening Steenwijkerland 2003. Artikel 3:1 39 Brandbeveiligingsverordening Steenwijkerland 2003. Artikel 2.1.1
33
- Burgemeester en wethouders kunnen aan de vergunning voorschriften verbinden in het belang
van het voorkomen, beperken en bestrijden van brand, het beperken van brandgevaar en het
voorkomen en beperken van ongevallen bij brand.40
- Indien het belang waarvoor de vergunning is verleend dit vereist op grond van een verandering
van de inzichten en/of verandering van de omstandigheden gelegen buiten de inrichting,
opgetreden na het verlenen van de vergunning, kunnen burgemeester en wethouders aan de
vergunning nieuwe voorschriften verbinden en gestelde voorschriften wijzigen of intrekken.41
- Een vergunning moet worden geweigerd indien de in de aanvraag vermelde wijze van gebruik
van de inrichting in relatie tot de beoogde gebruiksfunctie niet geacht kan worden een
brandveilig gebruik te zijn en door het stellen van voorschriften geen voldoende brandveilig
gebruik kan worden bereikt.42
- Het is verboden een inrichting te gebruiken, indien de wijze van gebruik van de inrichting in
relatie tot de beoogde gebruiksfunctie niet geacht kan worden een brandveilig gebruik te zijn.43
- Het is verboden een inrichting te gebruiken in strijd met de gebruikseisen zoals die per
onderwerp vermeld staan in de van overeenkomstige toepassing zijnde bijlage 3 bij de
bouwverordening.44
- De vluchtrouteaanduiding, die bij of krachtens enig wettelijk voorschrift is vereist, dient altijd
goed zichtbaar te zijn.45
Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Steenwijkerland 2009
- Het bevoegd gezag of het bevoegde bestuursorgaan beslist op een aanvraag voor een vergunning
of ontheffing binnen acht weken na de datum van ontvangst van de aanvraag.46
- Indien een aanvraag voor een vergunning of ontheffing wordt ingediend minder dan drie weken
vóór het tijdstip waarop de aanvrager de vergunning of ontheffing nodig heeft, kan het
bestuursorgaan besluiten de aanvraag niet te behandelen.47
40 Brandbeveiligingsverordening Steenwijkerland 2003. Artikel 2.1.1.1 41 Brandbeveiligingsverordening Steenwijkerland 2003. Artikel 2.1.1.3 42 Brandbeveiligingsverordening Steenwijkerland 2003. Artikel 2.1.2 43 Brandbeveiligingsverordening Steenwijkerland 2003. Artikel 2.2.1 44 Brandbeveiligingsverordening Steenwijkerland 2003. Artikel 2.2.1 45 Bouwverordening Steenwijkerland. Bijlage 3: Gebruikseisen voor Bouwwerken 46 Algemene Plaatselijke Verordening 2009. Artikel: 1.2 47 Algemene Plaatselijke Verordening 2009. Artikel: 1.3
34
- Aan een vergunning of ontheffing kunnen voorschriften en beperkingen worden verbonden.
Deze voorschriften en beperkingen strekken slechts tot bescherming van het belang of de
belangen in verband waarmee de vergunning of ontheffing is vereist.48
- Degene aan wie een vergunning of ontheffing is verleend, is verplicht de daaraan verbonden
voorschriften en beperkingen na te komen.49
- De vergunning of ontheffing kan worden ingetrokken of gewijzigd:50
o indien ter verkrijging daarvan onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt;
o indien op grond van een verandering van de omstandigheden of inzichten opgetreden na
het verlenen van de ontheffing of vergunning, intrekking of wijziging noodzakelijk is
vanwege het belang of de belangen ter bescherming waarvan de vergunning of
ontheffing is vereist;
o indien de aan de vergunning of ontheffing verbonden voorschriften en beperkingen niet
zijn of worden nagekomen;
o indien van de vergunning of ontheffing geen gebruik wordt gemaakt binnen een daarin
gestelde termijn dan wel, bij het ontbreken van een gestelde termijn, binnen een
redelijke termijn;
o indien de houder dit verzoekt.
- De vergunning of ontheffing kan door het bevoegde gezag of het bevoegde bestuursorgaan
worden geweigerd in het belang van51:
o De openbare orde;
o De openbare veiligheid;
o De volksgezondheid;
o De bescherming van het milieu.
- Lex Silencio Positivo is niet van toepassing op artikel 2:25 (vergunning evenement).52
- Het is verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren.53
- Geen vergunning is vereist voor een klein evenement indien:54
o Het evenement voor 23:00 uur of 0:00 uur op een dag waarop een vrije dag volgt, is
afgelopen;
48 Algemene Plaatselijke Verordening 2009. Artikel: 1.4.1 49 Algemene Plaatselijke Verordening 2009. Artikel: 1.4.2 50 Algemene Plaatselijke Verordening 2009. Artikel: 1.6 51 Algemene Plaatselijke Verordening 2009. Artikel: 1:8 52 Algemene Plaatselijke Verordening 2009. Artikel: 1:10 53 Algemene Plaatselijke Verordening 2009. Artikel 2.25 54 Algemene Plaatselijke Verordening 2009. Artikel 2.25
35
o Alleen achtergrondmuziek ten gehore wordt gebracht;
o Het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of
anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;
o Slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10m2 per
object;
o De direct omwonenden worden geïnformeerd over het plaatsvinden van het kleine
evenement;
o De organisator binnen 21 dagen voorafgaand aan het evenement daarvan een melding
heeft gedaan aan de burgemeester.
- De burgemeester kan binnen 14 dagen na ontvangst van de melding besluiten het organiseren
van een evenement als bedoeld in het tweede lid te verbieden, indien daardoor de openbare
orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt.55
- Het verbod van het eerste lid geldt niet voor een wedstrijd op of aan de weg, voor zover in het
geregeld onderwerp wordt voorzien door artikel 10 juncto 148, van de wegenverkeersweg 1994.
- Het is verboden bij een evenement de orde te verstoren.56
- Beveiliging: de vergunninghouder is primair verantwoordelijk voor de orde en veiligheid van de
bezoekers op het evenemententerrein. Hij moet daarom zorgen dat er voldoende toezicht is. De
burgemeester kan bepalen dat het beveiligingsbedrijf in samenspraak met de politie een
beveiligingsplan opstelt. 57
Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen, gemeente
Steenwijkerland (2009)
- De beleidsregel betreft alleen de Categorie B en C evenementen.
- De vergunning voor een evenement moet tijdig worden aangevraagd. Van een tijdige indiening is
in ieder geval geen sprake als de aanvraag niet tenminste vier weken voor de aanvang van het
evenement wordt ingediend.58
- Evenementen die vallen onder categorie C en nieuwe evenementen moeten in ieder geval
minimaal acht weken voor de aanvang van het evenement zijn ingediend. Afhankelijk van de te
55 Algemene Plaatselijke Verordening 2009. Artikel 2.25 56 Algemene Plaatselijke Verordening 2009. Artikel: 2:26 57 Toelichting Algemene Plaatselijke Verordening 2009. Artikel 2:25 58 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009. Artikel 1.1
36
volgen voorbereidings- en besluitvormingsprocedure kan een langere aanvraagtermijn
noodzakelijk zijn.59
- Te laat ingediende aanvragen kunnen buiten behandeling worden gelaten.60
- Een vergunning moet worden aangevraagd op een daarvoor beschikbaar gesteld
aanvraagformulier.61
- Aanvragen voor evenementen worden met de organisatoren doorgesproken en mogelijke
problemen worden bekeken. Zonodig wordt de aanvraag voor advies voorgelegd aan de
evenementenwerkgroep. 62
- Aanvragen voor evenementen, die nieuw of grootschalig zijn of anderszins een grote impact
hebben op de omgeving, worden gepubliceerd in de Steenwijkerland Expres om
belanghebbenden vooraf te informeren en de mogelijkheid te bieden hun zienswijze te geven.63
- Tijdens de beoordeling van een aanvraag wordt met overlast- en veiligheidsaspecten zoveel
mogelijk rekening gehouden door het verbinden van voorschriften aan de vergunning. Daarnaast
kunnen aanvullende normen en voorschriften worden opgenomen.64
- Overlast- en veiligheidsaspecten zijn niet altijd te voorzien. Soms worden tijdens of na afloop van
een evenement klachten ontvangen. Indien hier ten tijde van het evenement geen adequaat
antwoord op is, dan zal hierover met de organisatoren na afloop worden gesproken. Bij een
volgende vergunningaanvraag zullen deze aspecten nadrukkelijk bij de beoordeling worden
betrokken.65
- Wanneer verschillende organisatoren op eenzelfde dag evenementen plannen, die elkaar en/of
hulpverleningsdiensten kunnen hinderen of beperken, kunnen de evenementen niet
tegelijkertijd plaatsvinden. 66
- Voor de beoordeling welk evenement voorrang geniet zijn achtereenvolgens bepalend:67
o risico’s en (gegarandeerde) paraatheid van hulpverleningsdiensten bij calamiteiten;
o mate van onderling overleg tussen de organisatoren;
o de opgebouwde rechten, doordat een evenement al jaren plaatsvindt;
o de positieve dan wel negatieve ervaringen in voorgaande jaren;
59 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009. Artikel 1.2 60 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009. Artikel 1.3 61 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009. Artikel 1.4 62 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009. Artikel 3.1 63 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009, Artikel 3.2 64 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009. Artikel 3.3 65 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009, artikel 3.4 66 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009. Artikel 3.5 67 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009. Artikel 3
37
o het tijdstip waarop de aanvragen zijn ontvangen.
- De Categorie C en de nieuwe evenementen worden besproken in het evenementenoverleg.
Wanneer daartoe de noodzaak bestaat worden ook de Categorie B evenementen hier
besproken.68
- Voor vergunningen is een relatief standaard pakket normen en voorschriften beschikbaar. Toch
worden voor veel evenementen specifieke normen en voorschriften opgenomen. 69
- Op grond van artikel 2:25 tweede lid van de Apv geldt voor de in artikel 2:24 van de Apv
omschreven kleine evenementen een meldingsplicht. Deze evenementen zijn Categorie A
evenementen. Alle andere evenementen zijn Categorie B of Categorie C evenementen.70
- Voor Categorie C evenementen gelden de volgende kenmerken:71
o zeer luidruchtige evenementen met mechanisch versterkte muziek;
o geluidsproductie tot (ver) buiten plaats evenement hoorbaar;
o eindtijdstip na 23.00 uur;
o in beperkte mate gedragen door de bevolking;
o vaak meerdaagse evenementen;
o grote publieke belangstelling.
- Voor Categorie B en Categorie C evenementen gelden de volgende normen en voorschriften:72
o Eindtijdstip muziek:
24.00 uur;
01:00 uur op dagen waarop een vrije dag volgt;
Bij wijze van uitzondering kunnen voor traditionele evenementen andere (latere)
eindtijdstippen worden opgelegd.
o Eindtijdstip ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet:
30 minuten na het einde van de muziek.
o Geluidsnorm:
75 dB(A) op gevel omliggende woningen;
een hogere geluidsbelasting dan 75 dB(A) tot maximaal 85 dB(A) is alleen
toegestaan in situaties waarbij sprake is van maatschappelijk draagvlak en van
een bestaand, vaak jarenlang bekend evenement (Midweekfeesten op de Markt
en Oosterpoort, Dicky Woodstockfestival, Beachparty in Blokzijl). 68 Toelichting op de Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen. Artikel 3 69 Toelichting op de Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen. Artikel 3 70 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009. Artikel 4 71 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009. Artikel 5 72 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009. Artikel 6
38
o Nadere eisen voor:
opstelling attracties;
podia en tenten;
geluidsboxen.
o Plastic glaswerk verplicht.
o Beveiliging verplicht wanneer dat op basis van het programma nodig blijkt en / of
wanneer de evenementenwerkgroep dat adviseert.
- Op basis van het programma van evenementen zijn deze ingedeeld in een categorie. Deze
indeling is niet statisch. Blijkt een evenement in de praktijk meer overlast te veroorzaken dan
aanvankelijk werd verondersteld, dan kan het voor een volgend jaar worden ingedeeld bij een
zwaardere categorie.73
- Steenwijkerwold heeft een geschikt bevonden terrein voor grootschalige evenementen. 74
- Belast met toezicht op naleving van deze Beleidsregel zijn de daartoe aangewezen ambtenaren.75
- De grens van hinderbelasting voor de omgeving is in de binnenstad van Steenwijk en in
Giethoorn met het huidige aantal evenementen in de periode juli en augustus bereikt. Dit houdt
in dat er geen nieuwe evenementen mogen plaatsvinden in deze kernen in de genoemde
periode.76
- Bij het bepalen van de eindtijdstippen is een relatie gelegd met de criteria:77
o slaapverstoring (periode na 23.00 uur);
o of er een vrije dag volgt op het evenement;
o draagvlak onder de bevolking/omwonenden.
- Er is voor gekozen om van zondag tot en met donderdag een maximumeindtijd van 24.00 uur te
hanteren met de mogelijkheid op dagen, waarop een vrije dag volgt, het eindtijdstip te verlengen
naar 01.00 uur. Tot een vrije dag wordt gerekend een dag, die in het weekend valt of die valt in
een vakantieperiode waarin een groot deel van de beroepsbevolking vrij heeft (bijvoorbeeld de
noordelijke bouwvak).78
73 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009, artikel 7 74 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009. Artikel 8 75 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009. Artikel 11 76 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009, artikel 9 77 Toelichting op de Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen. Artikel 6 78 Toelichting op de Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen. Artikel 6
39
- Bij evenementen die een grote promotionele waarde voor Steenwijkerland of een groot
draagvlak vanuit de bevolking hebben, kan het eindtijdstip van 01.00 uur ook op doordeweekse
dagen overwogen worden.79
- Voor bestaande, reeds jarenlang bekende evenementen met een groot maatschappelijk
draagvlak (zoals de Midweekfeesten in de binnenstad van Steenwijk of in het profiel van de
gemeente passende activiteiten) is een geluidsnorm van 85 dB(A) daarom acceptabel.80
- De ambtenaren die belast zijn met het toezicht zijn de toezichthouders van de afdeling VTH en
agenten van politie. Beide hebben een toezichthoudende rol waar het evenementen en naleving
van evenementenvergunningen betreft. Rapportages van toezichthouders worden gebruikt bij
evaluatie van evenementen en zo nodig bij de beoordeling van nieuwe aanvragen.81
- De houder van de vergunning is verplicht de redelijkerwijs mogelijke maatregelen te nemen
teneinde te voorkomen dat de gemeente Steenwijkerland dan wel derden schade lijden ten
gevolge van het gebruik maken van een evenementenvergunning. De houder dan wel degenen
die van de vergunning gebruik maken, worden door het verlenen ervan op geen enkele wijze
ontheven van hun wettelijke aansprakelijkheid of van de naleving van wettelijke voorschriften.82
- Schade aan gemeente-eigendommen die is ontstaan als gevolg van het gebruik maken van de
vergunning zal door de gemeente voor rekening van de houder worden hersteld.83
- De Categorie C en de nieuwe evenementen worden besproken in het evenementenoverleg.
Wanneer daartoe de noodzaak bestaat worden ook de Categorie B evenementen hier besproken.
Zo nodig worden de organisatoren uitgenodigd om bij het overleg aanwezig te zijn en eventuele
vragen te beantwoorden of nadere toelichting op de plannen te geven. Wanneer dat
noodzakelijk wordt geacht wordt een aanvraag gepubliceerd.84
- De ambtenaren die belast zijn met het toezicht zijn de toezichthouders van de afdeling VTH en
agenten van politie. Beide hebben een toezichthoudende rol waar het evenementen en naleving
van evenementenvergunningen betreft85.
- Rapportages van toezichthouders worden gebruikt bij evaluatie van evenementen en zo nodig bij
de beoordeling van nieuwe aanvragen.86
79 Toelichting op de Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen. Artikel 6 80 Toelichting op de Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen. Artikel 6 81 Toelichting op de Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen. Artikel 11 82 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009, artikel 10.1 83 Gemeente Steenwijkerland, Beleidsregels vergunningplichtige evenementen 25-02-2009, artikel 10.2 84 Gemeente Steenwijkerland, Toelichting op Beleidsregel 2009. 85 Toelichting beleidsregels artikel 11 86 Gemeente Steenwijkerland, Toelichting op Beleidsregel 2009
40
Afdelingsprogramma VTH taken
- In 2012 zullen een aantal werkzaamheden en taken helemaal niet meer worden uitgevoerd,
zoals:87
o Toezicht bij kleine en middelgrote evenementen met een laag risicoprofiel
o Toetsing constructieve veiligheid bij met vergunningvrije bouwwerken vergelijkbare
objecten
- Voor 2012 wordt één integraal programma opgesteld voor zowel de gehele vergunningverlening
als de handhaving. Uitgangspunt is dat de werkzaamheden moeten worden verricht binnen de
huidige capaciteit. Prioriteiten moeten worden gesteld en bepaalde taken niet meer dan wel op
een lager niveau worden uitgevoerd.88
- Er wordt uitgegaan van een drie stappenmodel: Toezicht, vroegtijdige interventie en handhaving.
Beoogd om in de intensiteit van toezicht variatie aan te brengen, waarbij sprake is van de
volgende driedeling in intensiteit: 89
o Geregeld toezicht (hoge prioriteit)
o Steekproefsgewijs toezicht (gemiddelde prioriteit)
o Toezicht via “piep-systeem” (lage prioriteit)
- Als primair handhavingsinstrument, wordt behoudens bijzondere omstandigheden en wettelijke
beperkingen, gekozen voor het opleggen van een last onder dwangsom.90
- Begin 2012 wordt het evenementenbeleid geactualiseerd waarbij de reeds bestaande
categorieverdeling zal worden toegepast (A,B en C).91
- Bij de prioritering van het toezicht wordt rekening gehouden met deze categorie indeling.92
- Bij de planning voor 2012 van de taken op het gebied van vergunningverlening APV wordt
rekening gehouden met 200 aanvragen voor evenementenvergunningen.93
- Voor evenementen geldt als uitgangspunt dat bij grootschalige evenementen (van meer dan
20.000 bezoekers) altijd toezicht wordt gehouden.94
- Bij middelgrote evenementen (van 2000 tot 20.000 bezoekers) wordt alleen toezicht gehouden
als er sprake is van een risicovol evenement. Er is sprake van een risicovol evenement als er
87 Afdelingsprogramma VTH-taken I&O. Samenvatting 88 Afdelingsprogramma VTH-taken I&O. Artikel 2.2 89 Afdelingsprogramma VTH-taken I&O. Artikel 2.3 90 Afdelingsprogramma VTH-taken I&O. Artikel 2.3 91 Afdelingsprogramma VTH-taken I&O. Artikel 3.1.2 92 Afdelingsprogramma VTH-taken I&O. Artikel 3.1.2 93 Afdelingsprogramma VTH-taken I&O. Artikel 3.1.3 94 Afdelingsprogramma VTH-taken I&O. Artikel 3.2.2.
41
sprake is van een krappe indeling van het evenemententerrein, als er veel bak- en
braadinrichtingen aanwezig zijn of als er sprake is van een klachtengeschiedenis.95
- Doel van het toezicht is dat de veiligheid bij evenementen toeneemt door te handhaven op het
vrijhouden van de doorgangen voor hulpverleningsdiensten, het vrijhouden van nooduitgangen,
de toegepaste constructies en het bereikbaar houden van brandkranen. 96
- Binnen de gemeente wordt naast de vergunningseisen gehandhaafd op de inrichtingseisen.97
- Binnen het onderdeel APV zijn controleurs openbare ruimte ingezet. Deze COR’s houden zich
bezig met het gedrag van de burger in de openbare ruimte van Steenwijkerland, met als doel
Steenwijkerland veiliger en leefbaarder te maken. 98
95Afdelingsprogramma VTH-taken I&O. Artikel 3.2.2. 96 Afdelingsprogramma VTH-taken I&O. Artikel 3.2.2. 97 Afdelingsprogramma VTH-taken I&O. Artikel 3.2.2. 98 Afdelingsprogramma VTH-taken I&O. Artikel 3.2.3.
42
Bijlage 2 Geraadpleegde documenten
- Wet- en regelgeving
o Algemene Wet Bestuursrecht (als geldend augustus 2012)
o Gemeentewet (als geldend augustus 2012)
o NEN 8020-41 (nl) (Brand)veiligheid van tenten, september 2012
o Wet Veiligheidsregio’s (als geldend augustus 2012)
- Gemeente Steenwijkerland
o Afdelingsprogramma VTH-Taken Gemeente Steenwijkerland, 18-1-2012
o Algemene Plaatselijke Verordening Gemeente Steenwijkerland, 2009
o Beleidsregel behandeling aanvragen vergunningplichtige evenementen, Gemeente
Steenwijkerland, d.d. 25-02-2009
o Bouwverordening Gemeente Steenwijkerland, 2008
o Nadere regels evenementen Gemeente Steenwijkerland d.d. 10-7-2012
o Toelichting APV Gemeente Steenwijkerland, 2009
- Documenten vergunningverlening
o Aanvraagformulier vergunning voor evenementen d.d. 2-5-2012
o Besluiten tijdelijke verkeersmaatregelen d.d. 19-7-2012
o Bijlage vergunning – brandveiligheidseisen feesttenten d.d. 19-7-2012
o Checklist evaluatie draaiboek bouwbeheer (datum onbekend)
o Checklist vergunningverlening evenement d.d. 15-5-2012
o Ontheffing recreatief nachtverblijf buiten kampeerterreinen d.d. 3-3-2012
o Plattegrond locatie evenement d.d. 2-5-2012
o Tekening totaaloverzicht ontworpen d.d. 25-6-2012
o Evenementenvergunning Dicky Woodstock 2012, d.d. 19-7-2012
o Verslag controle brandveilig gebruik d.d. 9-8-2012
- Correspondentie en verslaglegging Dicky Woodstock 2012
o E-mail correspondentie intern, periode mei – augustus 2012
o Evaluatiepunten toezichthouder brandveiligheid, d.d. 9-6-2012
o Grip 2 procedure: verslag van de inzet van adviseur crisisbeheersing (ACB- er) en als officier
van dienst bevolkingszorg (OVD-BZ) d.d. 5-8-2012
o Hot Debriefing en bijlage Hot Debriefing: Evaluatie Actiecentrum Voorlichting n.a.v.
gebeurtenissen d.d. 8-8-2012
43
o Kamervragen en beantwoording hiervan (datum onbekend)
o Nafase verslagen d.d. 7-8-2012, 8-8-2012, 13-8-2012
o Omschrijving gebeurtenissen incident op tijdlijn (datum onbekend)
o Verslag over gesprek met organisator DW over de tent d.d. 5-8-2012
- Mediaberichtgeving
o Krantenknipsels over het incident (diverse data)
o Binnenlands Bestuur: ‘Gemeente onderzoekt instorten tent niet’, d.d. 6-8-2012
o Binnenlands Bestuur: ‘Tentverhuurders trokken al eerder aan de bel’, d.d. 8-8-2012
