Erbeterdezaak.nl Processen managen Een inleiding © de vries business consultancy, 2008.
-
Upload
frank-bogaert -
Category
Documents
-
view
214 -
download
0
Transcript of Erbeterdezaak.nl Processen managen Een inleiding © de vries business consultancy, 2008.
erbeterdezaak.nl
Processen managen
Een inleiding
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Proces cultuur• De klant komt eerst
Zorg dat je altijd waarde toevoegt• Moedig eigen initiatief aan
Geef medewerkers ruimte• Moedig teamwerk aan
Beloon team prestaties• Werk samen met je leveranciers
Intensifeer relaties met suppliers• Open communicatie
geen afdelings geheimen
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Functie en Proces
De functionele routeDe functionele route
Gericht op kennisopbouw
De proces routeDe proces route
Bedient klanten
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Ik ben verkoper
Ik werk bij de administratie
Ik regel hetmagazijn
Ik werk bij inkoop
Maar soms zijn we ook geneigd alleen onze afdeling te beschermen
Onze afdelingen…
We voelen ons thuis in onze afdeling
Wij weten het zelf
het besteDat is hun probleem
Als ze ons niks vragen
zeggen we niks
Waarom laten ze
ons niet met rust?
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Focus op Processen
• Om winstgevendheid te maximaliseren• Om de stem van de klant te laten horen• Om mensen achter een doel te krijgen• Om te kunnen anticiperen in een veranderende wereld• Om heilige huisjes te kunnen slopen
Waarde creeeren voor klanten en aandeelhouders
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Een voorbeeld van Proces Structuur
Customerand
consumerneeds
Stakeholdersatisfaction:
Consumers CustomersOur people
Shareholders Warehousing &Distribution
HR processes
IT processes
Quality processes
Finance &control
processes
Business CreationBusiness Creationprocessprocess
Marketing and salesMarketing and sales executionexecution
OrderOrderto cashto cash
Strategy deployment
Strategy development Process
Pro
cure
to p
ay Productionprocess
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Elk proces heeft een eigenaar:Eigenaar
gedocumenteerd
in kaart gebracht
gemeten
beheerst
ge-audit
verbeterd
ManagingProcesses
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Verantwoordelijkheden eigenaar
• Keurt de werkwijze/het proces goed• Vertaalt doelen naar acties binnen het proces:
Wat moet er veranderen?• Verantwoordelijk voor het halen van de doelen• Houdt elk detail van het proces in de gaten om
mogelijke problemen snel te kunnen identificeren.
• Verantwoordelijk voor training in hoe het proces moet worden uitgevoerd
Eigenaar
erbeterdezaak.nl
Proces Documentatie
• Leg doel en scope vast• Voor elke actie die waarde toevoegd:
– Hoe, wanneer, waar, wie– Gereedschap en hulpmiddelen– Materialen– etc
• Referenties naar gedetaileerde werk instructies (indien aanwezig) en andere documenten
gedocumenteerd
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
In kaart gebrachtIn kaart gebracht
Bestellen van producten
Goederen ontvangst in magazijn
Ontvangen klanten orders
Producten aanwezig/
Voorbeeld:
Order picking en verzenden
Rekening sturen en Geld ontvangen
Leverancier betalen Einde
Speciale bestelling
nee
ja
Elk vierkantje is een sub-proces
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Meten aan Processen
• Wat de klant voelt van het proces moet worden gemeten
• Interne Effectiviteit en Efficiency moeten ook worden gemeten
• De presentaties van de leverancier worden ook gemeten.
Input
Kosten:MateriaalArbeidKapitaal
Bewerking
Cycle TimeW.I.P.Voorraad
Output
Defecten,OpbrengstLeverBetrouwbaarheid
gemeten
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Performance Indicatoren• Effectiviteit – in welke mate voldoen we aan de wensen?
– Op tijd – Zonder fouten– Goede service
• Efficiency – hoe zuinig gaan we om met onze middelen?– Cyclus tijd– Rendement– Uitval/afval
• Flexibiliteit – Hoe reageren we op veranderingen?– Voorlooptijd/levertermijn– Omstel tijden– Hoe flexibel zijn medewerkers inzetbaar op basis van kennis en tijd?
Time
Per
form
ance
gemeten
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Processen verbeteren: Management cyclus
• Plan: – Maak een plan voor verbetering
• Do: – Implementeer het 6 stappen plan
• Check: – Evalueer het effect
• Act: – Stel de plannen bij om dichter bij
het doel te komen
Plan Do
Act Check
verbeterd
© de vries business consultancy, 2008
erbeterdezaak.nl
Processen verbeteren
© de vries business consultancy, 2008
6 stappen aanpak1. Definiëren van het project2. Inzoomen in het proces en kwantificeren3. Begrijpen van de echte oorzaken4. Ontwerpen van de oplossingen5. Implementeren van de oplossingen6. Borgen van de geïmplementeerde oplossingen
ImplementerenDefiniëren Inzoomen Begrijpen Ontwerpen Borgen
verbeterd
erbeterdezaak.nl
Proces beheersing is de basis voor verbeteringHoe: • Iedereen (team) weet wat er gebeuren moet• Iedereen is toegerust voor zijn/haar taak• Proces prestaties worden continu te meten• Iedereen kent die meetresultaten• Feiten gaan voor meningen en gevoelens• Snelle correctieve acties in geval van overschrijden regelgrenzen• Team voelt zich eigenaar van het proces
© de vries business consultancy, 2008
beheerst
Proces beheersing
erbeterdezaak.nl
Audits op het proces
• Een intersubjectieve beoordeling van de werkwijze
• Een spiegel die je krijgt voorgehouden• Een meting tegen een afgesproken meetlat
Denk aan ISO of INK of …• Door collega’s , het management of “vreemde
ogen”
© de vries business consultancy, 2008
ge-audit
Audit report