Eindplan

Paris, Mon Ami!

Lydia Groenenberg 11-07-2011

Janneke Schouten Groep 2

Bas van Hoorn Minor Event

2

Inleiding

In dit verslag zal alles te lezen zijn over Paris, Mon Ami. De 24-uurs reis naar Parijs, die door Lydia

Groenenberg, Bas van Hoorn en Janneke Schouten is georganiseerd. Deze dag is georganiseerd als

opdracht voor de Minor event van Fontys in Tilburg. We hebben erg veel plezier beleeft aan dit

evenement en zullen met dit verslag alle informatie over het organiseren en de dag zelf door geven.

3

Inhoudsopgave

1. Projectgroep .................................................................................................................................... 5

Contact ............................................................................................................................................ 5

Introductie ....................................................................................................................................... 5

Rollenverdeling ................................................................................................................................ 5

Samenwerking ................................................................................................................................. 5

2. Aanleiding ........................................................................................................................................ 6

Probleemstelling .............................................................................................................................. 6

Vraagstelling .................................................................................................................................... 6

3. Doelen ............................................................................................................................................. 6

4. Betrokkenen .................................................................................................................................... 7

Doelgroepen .................................................................................................................................... 7

Leveranciers ..................................................................................................................................... 7

Concurrenten................................................................................................................................... 7

5. Fasen................................................................................................................................................ 8

6. Budget en tijdsplanning ................................................................................................................... 9

7. Omgevingsanalyse ......................................................................................................................... 10

8. Problemen ..................................................................................................................................... 12

Bereiken doelstelling/resultaat ..................................................................................................... 12

Tijd ................................................................................................................................................. 12

Middelen/Geld .............................................................................................................................. 13

Faciliteiten ..................................................................................................................................... 13

Kwaliteit ......................................................................................................................................... 14

Informatie ...................................................................................................................................... 14

Organisatie .................................................................................................................................... 14

Samenwerking binnen projectgroep/met betrokkenen ............................................................... 15

9. Rendement en resultaat ................................................................................................................ 16

10. Conclusies en aanbevelingen .................................................................................................... 16

11. Terugblik .................................................................................................................................... 17

4

12. Bijlagen ...................................................................................................................................... 18

Brief ............................................................................................................................................... 18

Inschrijfformulier ........................................................................................................................... 19

Swot ............................................................................................................................................... 20

Beoordelingsformulier ................................................................................................................... 22

13. Aanvullende opmerkingen ........................................................................................................ 23

5

1. Projectgroep

Contact Informatie

Janneke Schouten janneke.schouten@student.fontys.nl 0652257987 Lydia Groenenberg lydiagroenenberg@live.nl 0623913565 Bas van Hoorn bas.vanhoorn@student.hu.nl 0642521630

Introductie

De medewerkers van ons bedrijf zijn:

Bas (25) uit Delft. Hij studeert MER (Management Economie en Recht) in Utrecht. Hij is

flexibel, betrokken en verantwoordelijk.

Lydia (22) uit Wijk en Aalburg. Ze studeert Bedrijfskunde en is sociaal, een doorzetter en

zelfstandig.

Janneke (19) uit Roosendaal. Ze studeert 3e jaar communicatie in Tilburg. Ze kan goed

samenwerken, is flexibel en betrokken.

Rollenverdeling

Janneke: Notulist (noteert de besproken zaken tijdens meetings, plant en stuurt de

notulen door en voert de creatieve kant van projecten uit) maakt lay-out in word

documenten en de presentaties.

Lydia: Voorzitter (motiveert en presenteert en is het aanspreekpunt)

Bas: Zakelijk contact (presenteert, financiën)

Samenwerking

Voor een goede samenwerking in de groep hebben we een paar regels en richtlijnen voor

een goede samenwerking opgesteld.

- De groep communiceert voornamelijk via de schoolemail adressen en hotmail.

- Iedereen zorgt dat hij/zij op tijd aanwezig is, lukt dit niet dan laat je het weten

aan de voorzitter.

- Er wordt altijd geantwoord op e-mails, zodat iedereen weet dat het gelezen is.

- Iedereen zorgt dat hij/zij zich aan de deadlines van opdrachten houdt en zijn

afspraken nakomt.

- Tijdens de vergaderingen zal er geen gebruik worden gemaakt van mobile

telefoons.

- Worden de regels niet nagekomen, dan zal hier in de groep worden besproken en

eventueel een passende maatregel worden verzonnen.

6

2. Aanleiding

Tijdens deze Minor Event wordt er door iedere projectgroep een evenement georganiseerd en

uitgevoerd. Op de eerste dag van de minor werden de projectgroepen gevormd. Voor een aantal

geïnteresseerden was er de opdracht om FEID (Fontys Eindhoven Introductie Dag) te organiseren.

Bas, Lydia, Liseth en Janneke waren hier wel voor in. Uiteindelijk is dit project helaas niet doorgegaan

omdat op vrijdag een belangrijke dag voor deze organisatie was maar er op deze dag ook altijd

gewoon les was. Als groep is er de beslissing genomen van het project af te stappen en zelf iets te

organiseren. Omdat iedereen in de groep ook geïnteresseerd was in het buitenland, werd er besloten

een business weekend naar Madrid te organiseren. Na het vertrek van Liseth uit de groep (omdat zij

toch liever de minor Spaans wilde doen) is ook van dit project afgestapt. Er waren al een heleboel

stappen gezet in dit project, maar het bleek toch te lastig om kandidaten voor het weekend te

vinden. Uiteindelijk is er besloten een 24-uurs reis naar Parijs te organiseren voor medestudenten.

Probleemstelling

De probleemstelling is eigenlijk gewoon de opdracht. Dus organiseer een evenement. In ons geval:

Hoe organiseer je een succesvolle 24-uurs reis naar Parijs voor een groep studenten.

Vraagstelling

Bij deze probleemstelling kwamen een aantal vragen kijken, zoals: Hoe krijg je genoeg deelnemers? Wat is het beste programma voor de dag? Welke prijs en datum stel je vast? Welke autoleverancier gebruik je?

3. Doelen

Het hoofddoel voor ons was om op 30 juni een succesvolle 24-uurs reis naar Parijs te organiseren

voor ongeveer 15 studenten.

7

4. Betrokkenen

Doelgroepen

De doelgroep waar we ons op hebben gericht zijn studenten tussen de 18 en 25 jaar.

We hebben ons op deze doelgroep gericht omdat we zelf ook tot deze groep behoren. Op deze

mannier was het makkelijker om aan deelnemers te komen. Ook was het door onze eigen contacten

te gebruiken, makkelijk om erachter te komen wat deze groep zal verwachten van een dagje Parijs.

Leveranciers

Voor het evenement is er een leverancier voor een busje nodig geweest. Er is gebruik gemaakt van

Köhler busverhuur in Delft. Hier is voor gekozen omdat dit een goed en goedkoop verhuurbedrijf is

en omdat de locatie gunstig was aangezien Bas in Delft woont.

Concurrenten

Voor ons evenement hebben we niet te maken gehad met directe concurrenten. Natuurlijk zijn er

andere aanbieders van een dagreis naar Parijs, maar geen die zo geregeld waren in deze tijd van het

jaar voor deze prijs.

8

5. Fasen

Om ervoor te zorgen dat het project in goede banen verliep, is er in fasen gewerkt. Deze fasen zijn:

1. Initiatie fase

2. Voorbereidingsfase

3. Uitwerkingsfase

4. Uitvoeringsfase

5. Afwikkelfase

Tijdens de initiatie fase voor het evenement van Parijs, is er dus eerst vastgelegd dat we naar Parijs

zouden gaan voor een dag met een aantal medestudenten. Er is daarna een enquête gehouden om

vast te stellen wat de activiteiten zouden worden,hoe duur de dag ongeveer mocht zijn en wanneer

deze dag zou plaatsvinden.

In de Voorbereidingsfase is er onderzoek gedaan naar een mogelijke invulling van de dag in Parijs.

Ook is er gekeken naar het vervoer en een opzet voor een brief voor de mogelijke deelnemers

gemaakt.

In de uitwerkingsfase zijn er keuzes gemaakt voor de activiteiten van de dag. Het vervoer is geregeld

door busjes te huren, het budget is vastgelegd en de brieven met uitnodiging zijn gemaakt en

verstuurd. Verder is er gewerkt aan algemene voorwaarden voor het evenement, is er een

programma boekje met informatie voor de deelnemers gemaakt en is er een proefdag geweest

waarin heel de projectgroep een dag naar Parijs is gereden om het programma al een keer door te

nemen.

De uitvoeringsfase vond dus plaats op 30 juni. Rond kwart voor 9 zijn de auto’s vanaf Tilburg richting

Parijs gereden. In Parijs is het programma uitgevoerd en rond half 9 de volgende ochtend kwam heel

de groep weer aan in Tilburg.

De Afwikkelfase bestond uit naspreken van de dag, foto’s doorsturen en bekijken en het bedanken

van de deelnemers.

9

6. Budget en tijdsplanning

Hieronder ziet u een overzicht wat de verschillende kosten in de balans precies inhouden.

Inkomsten deelnemers: Deze post zijn de inkomsten die wij gehaald hebben uit het bedrag dat de

deelnemers moesten betalen om deel te kunnen nemen aan het event.

Tol: Tijdens de reis naar Parijs hebben wij gebruik gemaakt van een aantal tolwegen. Hiervoor moest

dus ook betaald worden.

Benzine: Naast de kosten van de benzine die wij moesten betalen bij de huur van het busje hebben

we zelf ook nog moeten tanken tijdens de reis naar Parijs.

Huur busje Autorent Köhler: Dit is het busverhuur bedrijf waar wij gebruik van hebben gemaakt om

een busje te huren om de reis te kunnen maken naar Parijs.

Batobus: Dit is een rondvaart boot die over de Seine vaart en op verschillende punten langs de Seine

stopt in de buurt van toeristische trekpleisters. Hiervoor kan een dagkaart worden gekocht en

waarvan de gehele dag gebruik kan worden gemaakt. Je kan dus op de boot stappen, er weer af

stappen bij bijvoorbeeld het Louvre. Vervolgens kan dan het Louvre worden bezocht en kan hierna

weer met hetzelfde kaartje gebruik worden gemaakt om naar bijvoorbeeld de Eiffeltoren te reizen.

Een kaartje voor een student is 7 euro.

Verzekering: Voor de deelnemers en de organisatie van het event moest een reisverzekering worden

afgesloten voor het geval er moeilijkheden ontstonden tijdens het event.

Tekort door mislopen inkomsten deelnemers: Doordat er twee deelnemers aan het event op de dag

zelf niet zijn komen opdagen en ook nog niet betaald hadden hebben wij een tekort op ons budget.

Vandaar deze kostenpost op onze balans. Tevens is dit de rede dat we een tekort hebben op de

balans en er een post eigen bijdragen in het leven moest worden geroepen

Eigen bijdragen: Aangezien we op dit moment nog bezig zijn met het terugkrijgen van een bedrag van

deelnemers die geen deel hebben genomen aan ons event is de kans groot dat wij zelf moeten

bijdragen aan ons event. Ook hebben we zelf wat uitgaven gehad aan de dag dat we met zijn drieën

het programma door gingen nemen in Parijs.

10

7. Omgevingsanalyse

Omgevingsanalyse in termen van kans en bedreigingen en gebaseerd op:

Maatschappelijke invloedsfactoren (macro en meso, dus bv landelijk en lokaal of lokaal en

buurt)

De kansen en bedreigingen op het gebied van maatschappelijke invloedsfactoren zullen voornamelijk

gebaseerd zijn op het gebied van acceptatie van de manier waarop wij het event uitvoeren. Een

trend die tegenwoordig veel voorkomt bij bedrijven en andere organisaties is de manier waarop zij

worden gezien door het grote publiek. Bedrijven waarvan het bekend is dat zij bijvoorbeeld gebruik

maken van kinderarbeid of proeven doen op dieren worden tegenwoordig gezien als maatschappelijk

onverantwoord en veel consumenten kiezen er daarvoor geen producten meer te kopen van deze

bedrijven.

De maatschappelijke invloedsfactoren hebben op ons event geen grote invloed. Wij voeren geen

acties uit die maatschappelijk onverantwoord zijn, maar we voeren ook geen acties uit die de

maatschappij veel helpen.

Een kans voor ons event zou bijvoorbeeld wel kunnen zijn om een zelfde soort opzet te maken met

een reis naar Parijs, maar dan bijvoorbeeld voor mensen uit een bejaardentehuis die nog maar

weinig anders mee maken dan het leven in het bejaardentehuis.

Een bedreiging door maatschappelijke invloedsfactoren zou kunnen zijn dat mensen vinden dat we

de reis naar Parijs zouden moet doen doormiddel van de trein omdat deze minder milieuvervuilend is

dan de dieselbussen die we op dit moment gebruiken.

Economische invloedsfactoren

De economische invloedsfactoren bij ons event hebben vooral betrekking op het budget van de

deelnemers en welke activiteiten we hiervoor kunnen uitvoeren. Op dit moment leven we in een

economie die moet herstellen van een economische crisis. Dit betekend dat veel mensen beter op

hun geld letten dan voor de economische crisis van 2008 waardoor er minder snel geld word

uitgegeven voor een reis naar Parijs. Dat is een serieuze bedreiging waar wij last van hebben tijdens

ons event. Een kans die ons event heeft op economisch gebied is dat wij het event organiseren

zonder winstkenmerk voor de organisatie. Dit betekend dat we de kosten kunnen drukken waardoor

wij een kans hebben op het gebied van de economische invloedsfactoren tegenover onze eventuele

concurrenten reisorganisaties.

11

Politieke invloedsfactoren

De politieke invloedsfactoren op ons event zullen vrij klein zijn. We zijn maar een kleine organisatie

met een vrij duidelijke doel voor ogen. Dit betekend dat we niet te maken met zeer ingewikkelde

regelgeving. Een kans hierbij is dat we een reis organiseren naar Parijs. Aangezien Frankrijk

onderdeel is van de Europese Unie zullen we weinig problemen hebben met het land te bezoeken.

Dit is een kans op het gebied van politieke invloedsfactoren in vergelijking met bijvoorbeeld een reis

organiseren naar een land waarbij het moeilijker is het land te bezoeken zonder veel oponthoud te

hebben bij de douane. Dit kan voorkomen bij landen in bijvoorbeeld Afrika of Azië. Wij zijn van

mening dat we geen grote politieke invloedsfactoren zullen hebben op een bedreigende manier. De

enige politieke invloed die wij verder hebben is namelijk de regelgeving op het gebied van de reis

zelf. Dit zijn bijvoorbeeld de hoge accijns kosten op benzine waar wij in Nederland hinder van

ondervinden. Deze hoge benzinekosten moeten wij namelijk doorberekenen in de kostprijs van de

deelnemers aan ons event.

Technologische invloedsfactoren

De factor technologische invloedsfactoren speelt tijdens ons event een kleine rol. Wij maken gebruik

van busjes voor het vervoer naar Parijs, dit kan worden gezien als een technologisch invloed. Verder

maken wij geen gebruik van speciale technieken waardoor wij denken dat er geen kansen of

bedreigingen op dit gebied zijn.

12

8. Problemen

Bereiken doelstelling/resultaat

Tijdens het proberen te bereiken van onze doelstellingen voor ons event hebben er verscheidene

problemen zich voorgedaan. Het eerste probleem lag bij de keuze van het event. Onze eerste event

keuze was het organiseren van FEID. Onze doelstelling hierbij was het op gelijk niveau kunnen

meebeslissen over de organisatie van FEID en alles wat hiermee te maken heeft. Het probleem waar

wij hierbij tegen aan liepen was dat er op elke vrijdagochtend een belangrijke vergadering

plaatsvond. Aangezien wij op vrijdagochtend regelmatig lessen moesten volgen op de Fontys in

Tilburg konden wij niet aanwezig zijn bij de vrijdagochtend vergaderingen. De organisatie van FEID

heeft hierop besloten dat wij niet konden aansluiten bij de organisatie en een subonderdeel van FIED

mochten organiseren, namelijk een speurtocht voordat FEID zelf zou beginnen. Hiermee waren wij

als groep niet tevreden en vonden dat onze doelstelling van een leuk event organiseren hierbij niet

gehaald werd.

De volgende optie voor het organiseren van een event was het organiseren van een business trip

naar Madrid voor business clubs. De doelstelling bij dit event was het vinden van een groep business

mensen die bereid waren mee te gaan naar Madrid en een door ons opgesteld programma te volgen.

Het probleem dat wij hierbij hadden was dat het voor ons onmogelijk bleek om een groep

ondernemers mee te krijgen naar Madrid. Wij hebben contact opgenomen met een groot aantal

business clubs en hebben rondgevraagd in onze familie en kennissen kring. Het resultaat hierbij was

dat wij helaas geen business mensen konden vinden die bereid waren met ons mee te gaan op de

business trip. Dit kwam omdat de meeste business clubs rond die tijd al volgeboekt waren, of dat ze

zelf een groep mensen hadden die dit soort trips regelde.

De uiteindelijke keuze voor ons event is gevallen op het organiseren van een vierentwintig-uurs trip

naar Parijs voor studenten, vrienden en familie. Ook hierbij was de doelstellingen om een zo groot

mogelijk aantal mensen mee te krijgen naar Parijs. Weer waren er genoeg enthousiaste mensen,

maar was er het probleem dat het vrij lastig was om mensen te vinden die tijd hadden en het

vereiste budget om mee te kunnen naar Parijs. Uiteindelijk hebben we een aantal mensen kunnen

vinden die de tijd en het budget hadden om mee te kunnen met ons event.

Tijd

Bij het organiseren van het event naar Madrid en vervolgens het organiseren van een event naar

Parijs bleek dat tijd een belangrijke factor speelde in het organiseren van ons event. Bij het event

naar Madrid moest het ruim van te voren bekend zijn welke deelnemers mee konden naar Madrid

omdat, hoe dichter bij het weekend van het event, hoe groter de kans was dat de business mensen al

plannen hadden voor het gekozen weekend. Ook bij het uiteindelijk georganiseerde event, de

vierentwintig-uurs trip naar Parijs, was tijd ook een belangrijke factor. Ook hierbij speelde mee dat

de deelnemers ruim van te voren wisten op welke datum het event viel en moesten we ook weten

welke deelnemers we hadden om het event optimaal te kunnen organiseren.

13

We hebben de datum van het event uiteindelijk eenmaal moeten verzetten omdat we op dat

moment nog onvoldoende deelnemers hadden. Helaas bleek dat door het verzetten van de datum

van het event een aantal deelnemers die hadden verwacht mee te kunnen dit nu niet meer konden

wegen andere verplichtingen. Uiteindelijk hebben we door het verzetten van ons event wel genoeg

tijd gehad om een aantal deelnemers mee te kunnen krijgen en hebben we voldoende tijd gehad om

met de projectgroep een eerdere trip naar Parijs te doen om de uiteindelijke trip in te kunnen delen

en om het benodigde vervoer te reserveren.

Middelen/Geld

Voor het kunnen organiseren van het event naar Parijs moest er voldoende geld beschikbaar zijn om

het vervoer te kunnen bekostigen en de activiteiten in Parijs te kunnen betalen. Bij veel van de

mensen die we hadden gevraagd om mee te gaan bleek het voor hun niet mogelijk om de vereiste

kosten van 99 euro te kunnen betalen. Deze prijs was volgens onze berekeningen wel minimaal

benodigd om het event te kunnen bekostigen.

Nadat we een aantal deelnemers voor ons event hadden gevonden en alles om de trip hadden

georganiseerd bleek dat er op de dag zelf twee deelnemers niet mee zouden gaan. Doordat deze

deelnemers niet mee gingen op de trip kwamen we financieel in de problemen. Ons budget was

namelijk met €198,- euro afgenomen. De oplossing hiervoor wordt nog overlegd.

Een ander probleem tijdens ons event lag bij de middelen. In dit geval was dat een chauffeur. Het

oorspronkelijke plan van ons event was om met twee busjes naar Parijs te gaan en hierbij twee

vrijwilligers mee te nemen die ’s nachts terug konden rijden vanuit Parijs naar Nederland. Uiteindelijk

bleek dat een paar dagen voor de start van het event een van de chauffeurs was verhinderd. Helaas

konden we niet tijdelijk een nieuwe chauffeur vinden, waardoor we moesten besluiten om de

terugreis voor onze eigen rekening te nemen. Dit deden we door afwisselend terug naar Nederland

te rijden. Uiteindelijk bleek dit eigenlijk goed uit te komen. Door het niet mee gaan van twee

deelnemers en het missen van één chauffeur konden we volstaan met het gebruik van een busje.

Faciliteiten

Voor het uitvoeren van ons event hadden we niet veel faciliteiten nodig. Wat als faciliteiten zou

kunnen worden gezien was het vervoer naar en van Parijs, dus het gehuurde busje en de boot voor

de boottocht waar wij gebruik van maakte. Er zijn bij deze faciliteiten geen echte problemen

ontstaan. De boottocht vertrok om het kwartier en het was mogelijk om op elke nieuwe boot op of af

te stappen.

Tijdens het huren van het busje zijn ook geen problemen ontstaan. De enige vraag was of wij het

busje al konden krijgen op de avond voor het event, op deze manier konden wij op de dag zelf al

vroeg vertrekken. Gelukkig bleek het mogelijk om het busje al op de avond ervoor op te halen zonder

extra kosten.

14

Kwaliteit

We hadden als projectteam voordat het event begon geen vaste doelstellingen opgesteld. De

doelstelling van het gehele event was om met een groep studenten, vrienden en familie een

vierentwintig-uurs reis naar Parijs te organiseren. Behalve dat er twee deelnemers onverwachts niet

hebben deelgenomen aan het event is het goed gelukt om een succesvol event te organiseren. We

hadden vooraf aan het event een planning opgesteld met de verschillende plaatsen van Parijs die we

wilden bezoeken. Het is gelukt om onder andere de Jardin des Plantes, de Notre-Dame, het Louvre,

de Effeiltoren, de Champs-Élysées en de Arc de triomphe te bezichtigen. Ook hebben we met de

gehele groep kunnen dineren op de Champs-Élysées in een authentiek Frans restaurant. Dus als we

bekijken wat we bereikt hebben tijdens het event van de planning is dit vrij veel.

Het enige waarvoor we hebben gekozen om niet te bezichtigen tijdens het event wat we wel in de

oorspronkelijke planning hadden opgenomen was het bezoeken van La Marais en het ’s nachts uit

gaan. De reden dat we La Marais niet hebben bezocht is dat het wat ver uit de route lag. We hebben

tijdens het event namelijk veel gebruik gemaakt van de Batobus (de tourboot over de Seine) en zijn

dus tijdens de reis in Parijs de meeste tijd in de buurt van de Seine gebleven. De reden dat we ’s

nachts niet meer uit zijn geweest is dat het programma wel wat uit is gelopen en dat bijna alle

deelnemers aan het event tegen middernacht vrij moe waren en hierdoor hebben we ervoor

gekozen om te beginnen aan de terugreis naar Nederland.

Informatie

Net als aan de kwaliteit hebben we vanuit de projectgroep bij informatie geen doelstellingen

opgesteld. Op dit gebied zien we het onderdeel informatie als de informatieverstrekking aan de

deelnemers van ons event. Wij hebben getracht zo veel mogelijk informatie omtrent het event te

delen met de deelnemers. We hebben een flyer gemaakt, hier een inschrijvingsformulier bij gezet,

duidelijke algemene voorwaarden opgesteld, contact onderhouden met de deelnemers tijdens het

voortraject, informatie en herinnering e-mails gestuurd en tijdens het event zelf een duidelijk

programmaboekje uitgegeven. Wij zijn van mening dat dit vrij vloeiend verlopen is en zijn hierbij niet

tegen problemen aangelopen.

Organisatie

We zijn met de minor begonnen als projectgroep met vier projectgroepsleden. Deze vier leden zijn

oorspronkelijk bij elkaar gekomen met de wens mee te kunnen werken met de huidige FEID

organisatie en zich hierbij aan te sluiten om mede organisatoren te worden van FEID. Uiteindelijk

bleek het niet mogelijk te zijn mede organisatoren te worden van FEID op de manier die wij als

projectgroep zouden willen. Hierdoor werd besloten om een ander type event te organiseren, er

werd op dat moment gekozen voor het organiseren van een business trip naar Madrid.

Tijdens het organiseren van dit event moest er een rolverdeling binnen de projectgroep worden

opgesteld. De belangrijkste persoon van de projectgroep is de projectgroepleider, dit werd bij onze

projectgroep Liseth. Na enige tijd als projectgroep leidster te hebben gefunctioneerd kwam Liseth

15

met de mededeling dat zij zich niet thuis voelde op de minor en het moeilijk vond met de

projectgroep te werken, zij hield eigenlijk meer van individueel werken. Hierdoor besloot zij dat ze

een andere minor wilde volgen waarin zij individueel kon werken. Nu deed zich dus de situatie voor

dat de projectgroep een groepslid minder had en tevens de projectgroep leidster kwijt was. Na

uitvoerig overleg met het restant van de projectgroep is besloten Lydia als nieuwe leidster naar

voren te schuiven. Sindsdien is er een hechte projectgroep ontstaan met een sterke leiderster.

Hierdoor is het organisatie probleem uit de projectgroep opgelost. Het vertrek van Liseth heeft ook

naar voren gebracht dat de groep sinds dien beter dingen uit praat en er dus altijd een goede

communicatie en samenwerking in de groep is geweest.

Samenwerking binnen projectgroep/met betrokkenen

De samenwerking binnen de projectgroep was een proces dat dat duidelijk op gang moest worden

gezet, waar aan gesleuteld moest worden en waar uiteindelijk een zeer goed resultaat bij naar voren

is gekomen. De vorming van een team kan worden ingedeeld in vier fase:

Vormfase, dit is de beginfase waarin moet gekeken worden wie de leider is.

Stormfase, hierin word het groepsbelang voorop gesteld

Normfase, richten en sturen van het team

Prestatiefase, hierin word het team ondersteund, ontwikkeld en gecoacht

Onderdelen van deze fase waren tijdens het gehele proces goed te herkennen. In het begin moest er

namelijk een leider voor de groep worden gekozen. Daarna was het belangrijk dat iedereen zich

volledig richt op het belang van het hele team en het uiteindelijk resultaat. Aan de start van de minor

had het team een leidster in de vorm van Liseth, maar nadat zij besloot de minor te verlaten moest

er een nieuwe leider gevonden worden, zodat de eerste fase dus overnieuw begon. Hieruit kozen we

Lydia als de nieuwe groepsleidster.

Op het moment dat Liseth de projectgroep verliet is er binnen de groep over een groot aantal zaken

gesproken. Belangrijke punten waren hierbij het samenwerken, het nakomen van afspraken en

voornamelijk het enthousiasme van de groep. Eenzelfde soort gesprek heeft er enige tijd later ook

plaatsgevonden. Na dit laatste gesprek is de samenwerking binnen de groep geoptimaliseerd en

hebben er geen verdere problemen meer voorgedaan.

Aan het einde van het project was de prestatiefase ook duidelijk te zien. De drie overgebleven

groepsleden waren alle drie zeer actief binnen de groep en probeerde een zo goed mogelijk

teamresultaat neer te zetten. Op deze manier was het team op zijn beste doen en was het

prestatiefase dus goed te zien.

16

9. Rendement en resultaat

Het project heeft van A tot en met Z een zak met ervaring opgeleverd. Binnen de projectgroep was er

ervaring met evenementen en alle aspecten die erbij komen kijken, maar ‘ echte’ ervaring was er nog

niet. Mede door de onverwachte wendingen en dieptepunten is er zoveel geleerd. Hoe ga je hiermee

om, hou je hoofd boven water of verzuip je. Liever in een school situaties met deze situaties leren

dan in de realiteit van het bedrijfsleven.

De band die de projectleden onderling hebben gekregen zal ook in de toekomst voortgezet worden.

De deelnemers hebben ook nog contact met elkaar. Zij hebben elkaar op een andere of nieuwe

manier beter leren kennen.

Vanuit een afzijdige hoek bekeken heeft het project 2 keer 1 dag in Parijs opgeleverd voor de

projectleden. Deze zijn met groot genoegen in ontvangst genomen door de groepsleden.

Het is een mooi project met veel leerpunten met betrekking tot het evenement.

10. Conclusies en aanbevelingen

Conclusies en aanbevelingen en concreet hoe die aanbevelingen geëffectueerd kunnen worden.

Als conclusie mag geconcludeerd worden dat het een leerzaam, druk maar vooral leuk project is

geweest. Alle groepsleden hebben ervan geleerd en genoten. Er kunnen een aantal opsommingen

gemaakt worden. Bijvoorbeeld:

Aantal deelnemers: 9

Aantal uiteindelijke deelnemers: 6

Aantal keer in Parijs geweest: 2

Aantal sightseeing plekken bezocht: 6 plus

Elk project heeft zijn hoogte- en dieptepunten. Het is de kunst om deze ervaringen mee te nemen

naar komende ervaringen, en deze punten te verbeteren of te vermijden.

Onze aanbeveling voor iedereen is ga de prachtige stad Parijs zien! En heb vertrouwen in studenten,

dat zij goede en vermakelijke reizen kunnen organiseren.

Zorg er verder voor dat als je een goed plan hebt gemaakt, hier niet te snel van af wijkt.

17

11. Terugblik

Wat moet er anders gedaan worden wanneer hetzelfde project morgen weer zou starten?

Als het project morgen weer zou starten zouden de meeste dingen weer op dezelfde manier plaats

vinden. De projectgroep is vanaf het begin duidelijk naar buiten en naar elkaar geweest. Hierdoor

was er een open houding. Vooral het vertrek van Liseth heeft bijgedragen aan het vormen van de

groep. Dit gaf de groep een spurt op weg. Een onderdeel wat vlotter kon was de communicatie.

Hoewel de communicatie veelvuldig aanwezig was, kon het nog een fractie sneller. Hier ook doelend

op naar buiten toe. Het korte tijdsbestek maakte het wat lastig om ruim van te voren mensen

proberen te strikken. Dit was tegelijkertijd ook de valstrik voor het evenement. De volgende keer

moet er sneller naar buiten gecommuniceerd worden. Op de dag van de uitvoering had er strakker

gehandeld moeten worden. Meer en beter naar elkaar luisteren, zodat de deelnemers zo min

mogelijk hinder ondervinden van mogelijke veranderingen in het dagschema en tegenslagen.

De opgegeven deelnemers en vrijwilligers moeten vaker en eerder herhaaldelijk contact worden. Al

is het maar als check up.

18

12. Bijlagen

Brief

19

Inschrijfformulier

20

Swot Onderdeel van Bas Lydia: Strength Zelfverzekerd Weet duidelijk wat ze wil bereiken Weakness Laat haar enthousiasme beïnvloeden door andere om haar heen Kan haar mening soms wat doordrukken Opportunities Zeer geschikt voor het aannemen van een leidersrol Door haar overtuigingskracht kan ze punten winnen tijdens discussies Threats Moet oppassen dat ze niet over andere mensen heen loopt Kan motivatie verliezen door gedrag van haar omgeving Janneke: Strength Heeft een goede focus op zaken Is goed in planningen Weakness Is snel bang dat zaken niet zullen lukken Heeft moeite met het tonen van enthousiasme Opportunities Zal een zeer goede organisator zijn Zal zeer professioneel overkomen tijdens haar werk na haar opleiding doordat ze mensen laat focussen op de zaken die gedaan moeten worden Threats Mensen zouden kunnen denken dat ze minder plezier heeft in dingen Zal door haar angst bepaalde werkzaamheden niet kunnen afronden omdat ze twijfelt of het op die manier goed is Onderdeel van Janneke Bas: Strength Professionele werkhouding. Zet zich graag in voor de groep en doet niet moeilijk. Weakness Komt niet altijd afspraken na. Communicatie, zegt niet wat hij denkt en laat niet altijd iets van zich horen.

21

Opportunities Slim, en zet hij zich echt ergens voor in dan kan je ook erg goede resultaten verwachten. Als hij wat meer uit zijn schulp kruipt, kan hij nog veel meer doen. Threats Moet opletten dat hij niet over zich heen laat lopen en zegt wat hij vind. Moet ook meer enthousiasme uitstralen Lydia: Strength Enthousiast, en heeft een goede energie en duidelijke mening. Zorgt dat haar werk altijd af is. Weakness Erg druk met allerlei andere dingen. Laat zich meeslepen met onze minder enthousiaste energie. Opportunities Juist de rest oppeppen en meenemen in haar energie. Goede projectleider en werkt netjes en professioneel. Threats Zelf minder enthousiast over komen door de mensen om haar heen Te veel werk op zich nemen Onderdeel van Lydia Janneke: Strength Sterk in organisatie/ planning. Stipt en concreet/secuur. Weakness Minder enthousiaste/ neutrale uitstraling. Loopt snel terug in enthousiasme, slaat om in onzekerheid en terugdeinzen. Opportunities Organisatietalent in planning en leider-/voorzitterschap. Creativiteit, in spé met bijvoorbeeld lay-outs. Threats Omslag in zekerheid, houding. Kan verkeerd gelezen/ begrepen worden, uitstraling match niet altijd met gevoel en daad. Bas: Strength Verstand van zaken. Werkt goed mee, groepsspeler. Weakness Non actief/ minder enthousiaste uitstraling. ‘Lui’, kan dingen/afspraken te lang laten liggen en dan niet of te laat maken.

22

Opportunities Kennisbron, die moet je gebruiken ten goede en niet wegstoppen. Zakelijke leider/aspecten, neutrale blik op dingen. Threats Non actieve, achterover -, niet enthousiaste houding. Is niet altijd zo, maar wekt wel de indruk. Zich niet uitspreken, moet voor zichzelf waken.

Beoordelingsformulier

f. Beoordeling door medegroepsleden in termen van 1 t/m 10 en argumentatie. Naam beoordelend projectgroeplid: Bas Cijfer: 8 Argumentatie voor beoordeling: Na het kijken naar de SWOT analyse die eerder al over ieder groepslid is gemaakt, zijn we tot de volgende conclusie gekomen. (hieronder zijn nog een aantal punten te zien) - Non actief/ minder enthousiaste uitstraling. - ‘Lui’, kan dingen/afspraken te lang laten liggen en dan niet of te laat maken. - Verstand van zaken.

- Werkt goed mee, groepsspeler. Naam beoordelend projectgroeplid: Lydia Cijfer: 8 Argumentatie voor beoordeling: Na het kijken naar de SWOT analyse die eerder al over ieder groepslid is gemaakt, zijn we tot de volgende conclusie gekomen. (hieronder zijn nog een aantal punten te zien) - Laat haar enthousiasme beïnvloeden door andere om haar heen. - Kan haar mening soms wat doordrukken. - Zelfverzekerd - Weet duidelijk wat ze wil bereiken. Naam beoordelend projectgroeplid: Janneke Cijfer: 8 Argumentatie voor beoordeling: Na het kijken naar de SWOT analyse die eerder al over ieder groepslid is gemaakt, zijn we tot de volgende conclusie gekomen. (hieronder zijn nog een aantal punten te zien) - Is snel bang dat zaken niet zullen lukken. - Heeft moeite met het tonen van enthousiasme. - Heeft een goede focus op zaken. - Is goed in planningen.

23

We hebben ervoor gekozen om ieder hetzelfde cijfer te geven, omdat ieder ook zo zijn sterke en zwakke punten heeft, maar het bij ons in de groep niet is opgevallen dat iemand veel minder of veel meer werk heeft geleverd dan de anderen. Verder is alles waar een keer over gesproken moest worden ook altijd goed uitgesproken in de groep.

13. Aanvullende opmerkingen

Als afsluiting willen we graag Bram bedanken voor zijn goede advies en coaching bij het organiseren

van ons evenement. We hebber er met plezier aan gewerkt en hopen dat dit ook te zien is. We

hebben tijdens deze minor en het organiseren van dit evenement veel geleerd en al met al is het een

erg leuk half jaar geweest.