Een structurele verbetering doorvoeren, maar wel snel graag!

Onze visie op effectief verbeteren

“Het zit in ons, het altijd willen verbeteren.”

Of het nu gaat om het rondje hardlopen dat je toch iedere keer 1 minuut sneller wilt afronden of om het structureel verlagen van de kosten van je organisatie.  De uitdaging zit in het realiseren van de verbetering van je prestatie; beter, sneller, goedkoper en leuker. Maar waarom moeten hier nu veelal projecten voor worden gestart? Waarom lukt het niet altijd om het zelf te doen en moeten er ook meerdere personen bij betrokken worden?

In deze presentatie deel ik onze visie op het structureel doorvoeren van een verbetering en bijhorende randvoorwaarden.

Verbeteren is ook doen

Image credit: U.S. Air Force photo/Airman 1st Class Grace Lee

Onze ervaring is dat veel projecten of andere verbeterinitiatieven verzanden in mooie presentaties en plannen en de werkelijke verbetering uitblijft.

In onze optiek heeft dat veelal met een aantal elementen te maken. Naast de bekende klassiekers als het hebben van een concrete aanleiding en doel zit de uitdaging bij verbetertrajecten om de inbedding van de verbetering in de organisatie.

Hiernaast is een algemene aanpak voor een verbetertraject weergegeven. Uitgangspunt hierbij is enerzijds dat er grofweg 3 fases worden uitgevoerd:

definiëren toepassen leren/verbeteren.

De invulling van deze drie fases dienen gevoed te worden vanuit: processen, structuur en gedrag.

De constatering is dat de derde fase, het daadwerkelijk leren en verbeteren veelal onvoldoende wordt doorgevoerd terwijl juist deze fase het succes van de verbetering zichtbaar zou moeten worden.

Verbeteren is veranderen

Image credit: Flickr.com – Ianus Keller

Het daadwerkelijk doorvoeren, de implementatie, van de verbetering is uiteindelijk het gewenste resultaat van ieder project.

In onze visie, zie e-book “implementeren met O&i op onze site, dient in ieder project aandacht te worden besteed aan “inhoudelijk georienteerd implementeren” en “relationeel gericht veranderen”.

Het tweede aspect wordt veelal onderbelicht. Projecten worden met regelmaat vanuit de inhoud geïnitieerd en door het management aangestuurd of zelfs uitgevoerd.

De operatie, de medewerkers, worden te laat of niet aangesloten. Gevolg hiervan is dat de verbetering niet herkend en gedragen wordt, waardoor het daadwerkelijk beoogd resultaat niet gerealiseerd wordt. Het relationeel veranderen waarbij de medewerker en direct betrokkenen centraal staan, is dus een belangrijke succesfactor voor daadwerkelijke verbetering..

Verbeteren is techniek

Image credit: Wikicommons - Lance Cpl. James B. Hoke

Hoe zorg je er nu voor dat de medewerker en betrokkenen in de verandering worden meegenomen? Naast het erkennen dat veranderen zowel een inhoudelijke als relationele kant heeft, gaat het om het veranderen van gedrag.

In onze visie komt veranderen van gedrag voort uit het verbinden van de inrichting / structuur, de “bovenstroom”, van het project met het gewenste leiderschap en operationeel management, de “onderstroom”.

In de figuur rechts is de relatie tussen inrichting / structuur en uitvoeren / gedrag weergegeven. Het goed inrichten van deze boven- en onderstroom is geen sinecure. Het vergt een vermogen om van een redelijke afstand naar het verbeterinitiatief te kijken teneinde de juiste invulling van de onderstroom vorm te geven.

Deze invulling van de onderstroom en benodigde techniek is onder andere afhankelijk van zaken als: cultuur, leiderschap, de voorgenomen verbetering en veranderaanpak. De benodigde aandacht voor de onderstroom verklaart ook mede dat het daadwerkelijk doorvoeren van verbeteringen veelal een relatief lange doorlooptijd kent.

Tenslotte

Image credit: Flickr.com – Ianus Keller

“Het initiëren, organiseren en doorvoeren van verbeteringen lijkt

in eerste instantie eenvoudig.”

Echter om ook daadwerkelijk de verbetering door te voeren is het onderscheid in “inhoudelijk implementeren” en “relationeel veranderen” enerzijds en de inrichting van de “bovenstroom” en “onderstroom” anderzijds essentieel.

Graag delen wij onze visie, aanpak en ervaringen met het daadwerkelijk realiseren van verbetering. Download daarvoor ons e-book “implementeren met O&i”.

Download Ebook

Bezoekadres

Stationsstraat 79F

3811 MH Amersfoort

Postadres

Postbus 321

7500 AH Enschede

Telefoon

030 289 56 65

E-mail

info@oi.nl

Frank Wiersma, managing consultantLinkedin: http://linkd.in/1BUXgH8