DRAAIBOEK SO - VDAB · WS4 = LinkedIn. 3 Draaiboek SO versie 2 Voorwoord Als arbeidsmartkregisseur...

DRAAIBOEK SO

Sollicitatie Ondersteuning

Tweede publicatie

02/03/2020

2 Draaiboek SO versie 2

Overzicht percelen

Partner Provincie Type Financieringsnr.

Obelisk NV Antwerpen WS1 A00D276

WS2 A00D277

WS3 A00D278

WS4 A00D279

Limburg WS1 L00D276

WS2 L00D277

WS3 L00D278

WS4 L00D279

Oost-Vlaanderen WS1 O00D276

WS2 O00D277

WS3 O00D278

WS4 O00D279

Vlaams-Brabant WS1 V00D276

WS2 V00D277

WS3 V00D278

WS4 V00D279

West-Vlaanderen WS1 W00D276

WS2 W00D277

WS3 W00D278

WS4 W00D279

SBS Skill Builders

Antwerpen Begeleiding A00D280

Brussel Begeleiding B00D280

Limburg Begeleiding L00D280

Oost-Vlaanderen Begeleiding O00D280

Vlaams-Brabant Begeleiding V00D280

West-Vlaanderen Begeleiding W00D280

WS1 = Booster

WS2 = Solliciteren kan je leren

WS3 = Videoboodschap

WS4 = LinkedIn


Voorwoord

Als arbeidsmartkregisseur wil VDAB voor niet werkende werkzoekenden de ruimte scheppen om hun loopbaan maximaal te ontwikkelen. VDAB streeft ernaar om de samenwerking met partners te versterken met als doel tot een nog meer arbeidsmarktgericht, wendbaar en toekomstgericht opleidings-en begeleidingsaanbod te komen. In de opdracht ‘Sollicitatie Ondersteuning’ doet VDAB beroep op de uitbesteding van drie deelopdrachten: de uitvoering van vier workshops, het in groep of individueel begeleiden naar werk en het ontwikkelen van één of meer nieuwe workshops binnen het thema sollicitatie. VDAB zal alle opdrachtnemers die actief zijn binnen deze uitbesteding zo goed mogelijk

ondersteunen en begeleiden in de toegewezen opdracht. Hiervoor werd een draaiboek

uitgewerkt dat een eerste hulp vormt bij technische en inhoudelijke problemen. Aanpassingen

melden we steeds via e-mail. De bepalingen opgenomen in het bestek en de door uw organisatie

ingediende offerte blijven gedurende de volledige looptijd van deze tender van kracht.

Heeft u nog vragen waarop u het antwoord niet terugvindt in dit draaiboek of dienen er

regionale afspraken bijgestuurd te worden, dan kan u uiteraard altijd terecht bij uw VDAB

projectopvolger.


Inhoudstafel DEEL I UITVOERING VAN DE OPDRACHT ................................................................................................................................... 6

1. Situering en doelstelling .................................................................................................................................................... 6

2. Uitvoering van de opdracht en registraties ......................................................................................................... 6

2.1. Deelopdracht 1 .............................................................................................................................................................. 6

2.2. Deelopdracht 2 ............................................................................................................................................................ 11

2.3. Deelopdracht 3 ........................................................................................................................................................... 14

3. Gebrek aan medewerking of afwezigheid klant ............................................................................................... 14

4. Opzeg en vroegtijdige beëindiging ........................................................................................................................... 15

5. Gebruik van MLP .................................................................................................................................................................. 15

5.1. Onderliggende bewijsstukken ........................................................................................................................... 15

5.2. Verbintenissen ivm registraties in MLP ....................................................................................................... 16

5.3. Inzagerechten .............................................................................................................................................................. 16

6. Personeelsinzet...................................................................................................................................................................... 16

6.1. Voorwaarden ............................................................................................................................................................... 16

6.2. Goedkeuring ................................................................................................................................................................. 16

7. Privacy .........................................................................................................................................................................................17

7.1. Inleiding ...........................................................................................................................................................................17

7.2. Wat verstaan we onder privacy? .....................................................................................................................17

7.3. Verzamelen en noteren van persoonsgegevens ..................................................................................... 18

7.4. Meedelen van gegevens aan derden............................................................................................................. 20

8. Agressie ...................................................................................................................................................................................... 21

9. Klachtenprocedure voor de werkzoekende ........................................................................................................ 22

9.1. Principes ........................................................................................................................................................................ 22

9.2. Rapportering over ontvangen klachten .................................................................................................... 22

DEEL II OPVOLGING VAN DE OPDRACHT ................................................................................................................................ 23

10. Publicitaire verplichtingen en archivering .................................................................................................... 23

11. Rapportering ......................................................................................................................................................................... 23

11.1. Kwalitatieve monitoring ...................................................................................................................................... 23

11.2. Controle ter plaatse ................................................................................................................................................ 24

12. Betalingen ................................................................................................................................................................................ 24

12.1. Berekening van de vergoedingen ................................................................................................................... 24

12.2. Facturatie en betaalopdracht .......................................................................................................................... 24

BIJLAGEN ................................................................................................................................................................................................... 26


Bijlage 1: aanwezigheidslijst deelopdracht 1 ................................................................................................................. 26

Bijlage 2: aanwezigheidslijst deelopdracht 2 (goedgekeurd door VDAB) ................................................... 26

Bijlage 3: prestatiestaat deelopdracht 2 (goedgekeurd door VDAB) ............................................................. 26


DEEL I UITVOERING VAN DE OPDRACHT

1. Situering en doelstelling

VDAB wil met de opdracht Sollicitatie Ondersteuning niet werkende werkzoekenden (NWWZ) informeren, mobiliseren en motiveren om te solliciteren. Hierbij wordt gekozen voor een laagdrempelige en face to face ondersteuning. Er wordt gewerkt met drie deelopdrachten:

Deelopdracht 1 (WS): Het uitvoeren van vier standaard workshops rond sollicitatie:

o Boost je zoektocht naar werk o Solliciteren kan je leren o Solliciteren met een videoboodschap o Scoren met LinkedIn

Deelopdracht 2 (SB): Het in groep of individueel begeleiden bij het solliciteren naar werk

Deelopdracht 3 (ONT): Het ontwikkelen van één of meer nieuwe workshops rond het thema ‘sollicitatie en 21e eeuwse vaardigheden’

2. Uitvoering van de opdracht en registraties

De opdrachtnemer staat in voor het ondersteunen, mobiliseren en motiveren van de deelnemers

om te solliciteren. Hieronder wordt de uitvoering van de opdracht per deelopdracht toegelicht.

2.1. Deelopdracht 1

2.1.1. Toeleiding

VDAB staat in voor de rekrutering en selectie van de deelnemers. Elke workshop start met

minimaal 8 deelnemers en maximaal 12 deelnemers. Enkel niet-werkende werkzoekenden kunnen

deelnemen aan de workshops, d.w.z. dat zij bij de doorverwijzing moeten zijn ingeschreven als

werkzoekende met één van de volgende categorieën: 00, 02, 03, 05, 14, 32 of 89.

Deelnemers kunnen zich spontaan inschrijven of inschrijven na doorverwijzing door een VDAB-

bemiddelaar of partner. VDAB zorgt ervoor dat VDAB-bemiddelaars en partners die

werkzoekenden kunnen doorverwijzen beschikken over de nodige informatie met betrekking tot

deze opdracht.

VDAB zorgt ervoor dat ten laatste op de dag waarop de workshop doorgaat inzagerecht

verleend wordt via de aanmaak van een doorverwijslijn, om de nodige registraties te kunnen

doen in Mijn Loopbaan voor Partners (MLP).

De opdrachtnemer dient te registreren in ‘stappen naar werk’. VDAB maakt met de

opdrachtnemer afspraken betreffende de praktische organisatie van de toeleiding. Laattijdige

instap (instappen in de workshop na de opstartdatum) is niet mogelijk.


2.1.2. Doelgroep

De algemene instapvoorwaarden voor de workshops zijn:

Goede kennis van het Nederlands

Niet-werkende werkzoekenden (NWWZ)

Inzetbaar op de arbeidsmarkt

De specifieke voorwaarden per workshop zijn:

Boost je zoektocht naar werk: NWWZ met een universitair of hogeschooldiploma van alle

leeftijden die hun jobopportuniteiten willen verruimen en hun zelfinzichten verder willen

exploreren.

Solliciteren kan je leren: NWWZ die een duidelijk jobdoelwit hebben en gemotiveerd op

zoek zijn naar werk.

Solliciteren met een videoboodschap: NWWZ die op een originele manier willen reageren

op een vacature en hun presentatievaardigheden met een videoboodschap in de verf te

zetten. Deze deelnemers zijn digitaal vaardig en beschikken over een smartphone.

Scoren met LinkedIn: NWWZ die nog geen (goed) LinkedIn profiel hebben en

basisinformatie nodig hebben. Zij zijn digitaal vaardig.

2.1.3. Duurtijd, inhoud en doelen

BOOST JE ZOEKTOCHT NAAR WERK

Duurtijd: 3 dagen in maximaal 1 maand

Inhoud: Bij sollicitaties is het belangrijk in het oog te springen. De deelnemer wordt drie dagen uitgedaagd tot zelfreflectie. Door samen met de anderen oefeningen te maken, komt men tot persoonlijke inzichten. De deelnemer leert ontdekken wat hij belangrijk vindt in een job. Ook leert hij hoe hij zijn netwerk kan uitbouwen en vergroten.

De coach zorgt voor de nodige ondersteuning bij volgende 3 items:

Welke talenten heb ik? De coach begeleidt de deelnemers in het verwerven van inzichten door hen aan het denken te zetten. De coach begeleidt de deelnemers in het ontdekken van hun talenten, competenties en vaardigheden. Hoe kunnen ze die inzetten in hun zoektocht naar werk en hoe kunnen ze die tot hun recht laten komen in hun toekomstige job?

Wat vind ik belangrijk in een job? De deelnemer krijgt zicht op nieuwe opportuniteiten en komt te weten welke bedrijfscultuur bij hem passen.

Hoe introduceer ik mezelf? De deelnemer leert hoe hij professionele contacten legt en onderhoudt.

Doelen:

Deelnemers ontdekken hun talenten en weten hoe aan te tonen dat zij erover beschikken;

Deelnemers weten hoe ze verder talenten kunnen ontdekken; Deelnemers weten hoe ze deze talenten, competenties en vaardigheden kunnen vertalen

in een cv, brief en gesprek.


Subdoelen: Eigen talenten ontdekken: de deelnemer kan een talent benoemen of meekrijgen over

zichzelf; Inzicht krijgen in (het belang van) een eerste indruk; Vanuit talenten durven dromen.

SOLLICITEREN KAN JE LEREN!

Duurtijd: 3 halve dagen in maximaal 1 maand Inhoud: In deze workshop wordt dieper ingegaan op het sollicitatieproces, met heel wat tips en tricks om succesvol te solliciteren.


Ik als sollicitant. Wie ben ik, wat wil ik en wat heb ik te bieden? De deelnemer krijgt inzicht in het sollicitatieproces door stil te staan bij zichzelf. Zelfkennis is de basis voor een goed cv, een goede brief en een goed sollicitatiegesprek.

Hoe overtuig ik de werkgever? Hoe overtuigt men de werkgever middels cv en sollicitatiebrief, waaruit blijkt dat men een geschikte kandidaat is voor is vacature?

Het sollicitatiegesprek onder de loep. Hoe maakt men een goede indruk tijdens het sollicitatiegesprek? Wat vertelt men en hoe pakt men dit het best aan? Hoe gaat men om met ‘moeilijke’ vragen?

Doelen:

Deelnemers krijgen inzicht in de (samenhang van de) verschillende fases van het sollicitatieproces en kunnen inschatten binnen welke fase zij zich bevinden;

Deelnemers kunnen hun vaktechnische en persoonlijke competenties benoemen en krijgen inzicht in hun drempels en valkuilen;

Deelnemers kunnen een vacature analyse doen om te bepalen of zij de geschikte kandidaat zijn;

Deelnemers weten dat er verschillende soorten cv’s zijn; Deelnemers weten hoe men een goede motivatietekst moet schrijven; Deelnemers weten welke vragen ze op het sollicitatiegesprek kunnen verwachten; Deelnemers stellen hun informatie tijdens het gesprek gericht af op de functie waarvoor

ze solliciteren.

Subdoelen: Deelnemers kunnen de STARR methodiek toepassen; Deelnemers leren naar een cv kijken door de ogen van een recruiter; Deelnemers zijn zich bewust van de impact van de non-verbale communicatie op de

indruk bij de werkgever; Deelnemers erkennen het belang van een goede voorbereiding op het sollicitatiegesprek; Deelnemers kunnen beter omgaan met hun ‘moeilijke’ vragen.

SOLLICITEREN MET EEN VIDEOBOODSCHAP

Duurtijd: 1 halve dag Inhoud: in deze workshop worden tips en tricks gegeven om een filmpje te maken waarin de deelnemer zichzelf voorstel als sollicitant.



Wat zijn de voordelen van een videosollicitatie? Hoe leert men een goed scenario opstellen voor een videosollicitatie? Hoe een

persoonlijke pitch schrijven? Experimenteren met de eigen smartphone, de videoboodschap maken en delen.

Doelen:

Deelnemers kennen de voordelen van solliciteren met een videoboodschap; Deelnemers weten aan welke criteria een goede videoboodschap beantwoordt; Deelnemers kunnen een persoonlijke pitch (scenario) schrijven; Deelnemers kunnen hun smartphone/tablet gebruiken om een videoboodschap te

maken; Deelnemers hebben na de workshop inzicht in de tools om een videoboodschap te

maken en te delen; Deelnemers hebben op het einde van de workshop een eigen videosollicitatie opgesteld.

SCOREN MET LINKEDIN

Duurtijd: 1 dag Inhoud: in deze workshop wordt aangeleerd wat LinkedIn is, hoe men een profiel aanmaakt en hoe men kan netwerken.

De coach zorgt voor de nodige ondersteuning bij volgende items:

het opstellen van een professioneel LinkedIn-profiel; solliciteren via je LinkedIn-profiel; het volgen van LinkedIn bedrijfspagina’s; het deelnemen aan leerrijke groepen; netwerk opbouwen en actief onderhouden; instellingen beheren zodat je je privacy kan bewaken; berichten te liken, delen of er commentaar op te geven.

Doelen:

Deelnemers kunnen aan de hand van een stappenplan een professioneel LinkedIn-profiel aanmaken of hun bestaande profiel updaten;

Deelnemers weten hoe ze vacatures kunnen zoeken/bewaren; Deelnemers kunnen solliciteren via hun LinkedIn-profiel; Deelnemers weten hoe ze een netwerk kunnen opbouwen, om in contact te komen met

werkgevers om zodoende hun kansen op de arbeidsmarkt te verhogen; Deelnemers leren hoe ze hun privacy kunnen bewaken; Deelnemers leren om berichten te liken, delen of er commentaar op te geven; Deelnemers leren hoe ze zelf berichten kunnen plaatsen.

Subdoelen:

Inzicht krijgen in het nut van netwerken; Eigen netwerk in kaart brengen en bewust worden van de mogelijkheden.

2.1.4. Output

Bij de start van de workshop werkt de opdrachtnemer de doorverwijslijn in MLP af conform de

handleiding "Doorverwijzing afwerken". Hij werkt zowel de doorverwijslijnen van de aanwezige

als de afwezige deelnemers af.

https://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml#wzwn


Daarna registreert de opdrachtnemer de begeleidingslijn solliciteren en AMC (BGLAMC) met

bijhorend financieringsnummer in MLP en zet deze lijn op ‘bezig’. Hij noteert de titel van de

workshop in het samenvattingsveld.

Bij het einde van de workshop (binnen een maand na creatie van de begeleidingslijn) wijzigt de

opdrachtnemer de begeleidingslijn naar de status ‘uitgevoerd’. Hij noteert in het

samenvattingsveld een korte samenvatting van de workshop met eventuele werkpunten voor de

deelnemer.

Registratie in MLP

1. Afwerking doorverwijslijn

2. Registratie begeleidingslijn BGLAMC op toestand ‘bezig’ (titel noteren)

3. Afwerken begeleidingslijn BGLAMC (binnen maand na creatie) met toestand ‘uitgevoerd’

(samenvatting en ev. werkpunten noteren)

Fysieke map

De opdrachtnemer houdt een fysieke map bij met algemene documenten m.b.t. de workshop en

de deelnemers, met minstens de aanwezigheidslijsten en afwezigheidsbewijzen.

Voorbeeld: Workshop 1 BGLAMC-lijn met - Financieringsnummer X00Dxxx.

In de samenvatting Titel Workshop : ‘Boost je zoektocht naar werk’ en korte samenvatting van het verloop van de workshop en eventuele werkpunten voor de deelnemer. De betaling gebeurt zodra de MLP-lijn op ‘uitgevoerd’ staat op het einde van een workshop of op ‘stopgezet met geldige reden’.

Er moet aangetoond worden dat de deelnemers de workshop effectief hebben bijgewoond.

Hiervoor dienen tijdens de workshop aanwezigheidslijsten en afwezigheidsattesten bijgehouden

te worden. De opdrachtnemer gebruikt hiervoor de aanwezigheidslijsten van VDAB zoals

bepaald in het bestek (zie bijlage 1).

De deelnemers ondertekenen per dagdeel de aanwezigheidslijst en de begeleider tekent voor akkoord. De opdrachtnemer bewaart deze aanwezigheidslijsten in functie van een kwaliteitsopvolging. De opdrachtnemer bewaart tevens alle bewijsstukken van afwezigheden (vb. doktersbriefjes).

2.1.5. Bestelling

In het kader van deelopdracht 1 kan de partner vier types van workshops organiseren. VDAB garandeert een minimum aantal bestellingen per perceel per jaar. WS-LIM: 10/jaar WS-OVL: 20/jaar WS-VBR.: 20/jaar WS-WVL: 10/jaar WS-A’pen: 20/jaar Een bestelling omvat het geven van minimum 2 van de 4 standaard workshops. De workshops worden verspreid over 10 maanden, in juli en augustus worden geen workshops gegeven.


2.1.6. Locatie

De opdrachtnemer voorziet de locatie. De locatie moet centraal gelegen zijn, vlot bereikbaar met

openbaar vervoer of eventueel met alternatieve vervoersmogelijkheden door de opdrachtnemer

te voorzien en te bekostigen. De verplaatsingstijd van woonplaats tot opleidingsplaats moet

redelijk zijn en de locaties moeten vrij toegankelijk zijn, zonder fysische of culturele drempels

voor de beoogde deelnemers. Het leslokaal moet voorzien zijn van degelijke basisinfrastructuur,

voldoende computers voor de deelnemers en het nodige cursusmateriaal.

Aan de hand van de locatiefiche geeft de opdrachtnemer aan waar de opdracht precies zal

uitgevoerd worden. Hij bewijst dat de huisvesting en infrastructuur gepast zijn voor de

uitvoering van de opdracht. De exacte locatie in de provincie wordt bepaald per bestelling.

2.2. Deelopdracht 2

2.2.1. Toeleiding

VDAB staat in voor de rekrutering en selectie van de deelnemers. De deelnemers worden steeds

doorverwezen vanuit persoonlijke of formele dienstverlening bij VDAB of een erkende partner.

Enkel niet-werkende werkzoekenden kunnen deelnemen aan de sollicitatiebegeleiding, d.w.z. dat

zij bij de doorverwijzing moeten zijn ingeschreven als werkzoekende met één van de volgende

categorieën: 00, 02, 03, 05, 14, 32 of 89.

VDAB zorgt ervoor dat VDAB-bemiddelaars en partners die werkzoekenden kunnen

doorverwijzen beschikken over de nodige informatie met betrekking tot deze opdracht.

VDAB zorgt ervoor dat ten laatste bij aanvang van de begeleiding inzagerecht verleend wordt

door de aanmaak van een doorverwijslijn, om de nodige registraties te kunnen doen in MLP;

VDAB maakt met de opdrachtnemer afspraken betreffende de praktische organisatie van de

toeleiding.

2.2.2. Doelgroep

De begeleiding is bedoeld voor niet werkende werkzoekenden

Die inzetbaar zijn op de arbeidsmarkt

Met voldoende kennis Nederlands om het jobdoelwit te kunnen uitvoeren

2.2.3. Duurtijd, inhoud en doelen

Duurtijd: Een individuele begeleiding duurt per keer maximaal 1 uur. Een begeleiding per groep duurt per keer maximaal 4 uren. Het maximaal aantal begeleidingsuren per deelnemer (individueel of in groep) is 9 uur. Inhoud: in deze deelopdracht biedt de sollicitatiecoach ondersteuning bij het zoeken naar een job aan:

● cursisten die in de laatste fase van een opleiding zitten of net een opleiding afgerond hebben


of ● andere werkzoekenden die minimale ondersteuning nodig hebben

Deze ondersteuning kan gebeuren in groep of individueel. De begeleiding gebeurt op maat en zodoende dient een breed pallet aan sollicitatie thema's beschikbaar te zijn om in te zetten. De sollicitatiecoach is bij voorkeur steeds dezelfde persoon per (groep van) deelnemer(s). Werkwijze: De opdrachtnemer kiest, in overleg met de VDAB de meest aangewezen vorm van ondersteuning (training, workshop of individuele coaching) en dit o.b.v. de concrete vraag. De ondersteuning wordt eveneens op maat van de deelnemer(s) gegeven, rekening houdend met kenmerken zoals opleidingsniveau, jobdoelwit, achtergrond en kennis, ... Afhankelijk van de concrete ondersteuningsvraag wordt er op één of meerdere van onderstaande doelstellingen gefocust. Doelstellingen: Globaal: vergroten van de competenties m.b.t. het solliciteren en het zoeken naar werk, alsook deze kunnen integreren in de zoektocht naar werk. Specifiek: de deelnemers aan de coaching (individueel of in groep):

kunnen de door hen bruikbare kanalen (zelfstandig) inzetten om werk te zoeken en te solliciteren;

kunnen de verwachtingen van een werkgever en de sollicitatieprocedure inschatten en de sollicitatie-aanpak daarop afstemmen;

kunnen hun eigen jobdoel(en) analyseren. Vanuit deze analyse schatten ze de eigen capaciteiten (competenties) en troeven op een realistische manier in en koppelen deze aan de verwachtingen van de werkgever;

zijn in staat om hun motivatie, vaardigheden, competenties, talenten en kennis if.v. hun jobdoelwit / sollicitaties realistisch in te schatten en te verwoorden;

beschikken over een duidelijk en volledig cv. Waar mogelijk zijn de deelnemers in staat om een eigen cv samen te stellen / waar nodig wordt dit cv opgemaakt met ondersteuning van de coach;

kunnen zich doeltreffend voorstellen en een zinvol sollicitatiegesprek voeren op maat van hun jobdoelwit;

worden opgevolgd, geadviseerd en geëvalueerd door de coach over de mogelijke sollicitatie-acties.

zijn zich bewust van de 21e-eeuwse vaardigheden, degene die ze zelf al ontwikkeld hebben en die waar nog aan gewerkt kan/moet worden i.f.v. hun job. Samen met de coach wordt een realistisch stappenplan uitgewerkt om de nodige vaardigheden bij te schaven in functie van het jobdoelwit.

2.2.4. Output

Bij de start van de sollicitatiebegeleiding werkt de opdrachtnemer de doorverwijslijn in MLP af

conform de handleiding "Doorverwijzing afwerken".

Daarna registreert de opdrachtnemer de begeleidingslijn jobmatching (JOBMAT) in MLP en zet deze lijn op ‘bezig’. Het IKP (bedrijfsidentificatienummer) in deze lijn is deze van de opdrachtnemer.

https://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml#wzwn


In deze lijn registreert hij elke begeleiding die plaatsvindt met de deelnemer. Het maximaal aantal gesprekken/begeleidingsuren per deelnemer (individueel of in groep) is 9 uren. Alle begeleidingsgesprekken dienen afgerond te zijn binnen 3 maanden na opstart van de begeleiding. Bij het einde van de sollicitatiebegeleiding (binnen drie maanden na creatie van de

begeleidingslijn) wijzigt de opdrachtnemer de begeleidingslijn naar de status ‘uitgevoerd’.

Binnen een week na uitvoering van de begeleiding laadt de opdrachtnemer in MLP een verslag

op per deelnemer met het verloop van de begeleiding. Het verslag bevat minstens volgende

elementen:

Intake en bepalen van de begeleidingsaanpak (in overleg met klant)

Stappenplan/actieplan

Welke stappen werden uiteindelijk ondernomen/succesvol/bijgestuurd

Eindconclusie: verworven competenties + eventuele werkpunten

Daarnaast laadt de opdrachtnemer een geüpdate versie van het CV van de deelnemer op in MLP.

Registratie in MLP

1. Afwerking doorverwijslijn

2. Registratie begeleidingslijn JOBMAT op toestand ‘bezig’

3. Afwerken begeleidingslijn JOBMAT (binnen 3 maanden na creatie) met toestand ‘uitgevoerd’

Op te laden in MLP

1. Verslag

2. Geüpdate versie van het CV

Fysieke map

De opdrachtnemer houdt een fysieke map bij met algemene documenten m.b.t. de begeleiding

van de deelnemers, met minstens de aanwezigheidslijsten en afwezigheidsbewijzen.

Voorbeeld:

JOBMAT-lijn met Financieringsnummer X00Dxxx.

In de samenvatting weergave van elke begeleiding die heeft plaatsgevonden met de

deelnemer. De betaling gebeurt zodra de MLP-lijn op ‘uitgevoerd’ staat op het einde van

de begeleiding of op ‘stopgezet met geldige reden’.

Er moet aangetoond worden dat de deelnemers de begeleiding effectief hebben bijgewoond en

dat de begeleider effectief aan de deelnemers begeleiding heeft verstrekt. Hiervoor dienen tijdens

de workshop aanwezigheidslijsten en afwezigheidsattesten bijgehouden te worden. De

opdrachtnemer gebruikt hiervoor het sjabloon dat ze zelf opgesteld hebben en werd

goedgekeurd door VDAB (bijlage 2). Dit vermeldt: naam lesgever, naam/namen deelnemer(s),

datum, aantal uren deelgenomen per deelnemer en per halve dag. De deelnemers ondertekenen

per duurtijd de aanwezigheidslijst en de begeleider tekent voor akkoord.

2.2.5. Bestelling

VDAB garandeert voor deelopdracht 2 een minimum aantal bestellingen per perceel per jaar.


SB-LIM: 200 dagdelen/jaar SB-OVL: 200 dagdelen/jaar SB-VBR: 240 dagdelen/jaar SB-WVL: 320 dagdelen/jaar SB-A’pen: 400 dagdelen/jaar SB-BRX: 200 dagdelen/jaar Een bestelling omvat het geven van sollicitatiebegeleiding voor minimaal een halve dag (dagdeel) De bestellingen worden verspreid over 40 weken.

2.2.6. Locatie

De opdrachtnemer verzorgt de dienstverlening in een VDAB locatie (al dan niet een VDAB competentiecentrum). VDAB zorgt voor de nodige lokalen en infrastructuur. De opdrachtnemer voorziet in zijn eigen computer. De opdrachtnemer houdt bij de uitvoering van de opdracht rekening met de openingsuren en reglementering van de VDAB-locatie en volgt de geldende regels van veiligheid en welzijn. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe zijn verplichtingen inzake het welzijn van zijn

werknemers bij de uitvoering van de opdracht in de VDAB-locaties na te leven en ook door zijn

(eventuele) onderaannemers te doen naleven. Indien de opdrachtnemer zijn verplichtingen niet

naleeft, kan de VDAB de nodige maatregelen treffen op kosten van de opdrachtnemer. Een

opdrachtnemer die een beroep doet op een onderaannemer voor het uitvoeren van de opdracht

op locatie van VDAB, verbindt zich ertoe om in de overeenkomst met deze onderaannemer de

bepalingen op te nemen zoals vermeld in het bestek.

2.3. Deelopdracht 3

Afhanelijk van de noden en behoeften van de werkzoekenden, de financiële ruimte van VDAB en de evolutie van het aanbod op de arbeidsmarkt, kan in de loop van de opdracht aan de opdrachtnemer gevraagd worden om één of meer extra workshops te ontwikkelen rond en bepaald sollicitatiethema. VDAB geeft voor deelopdracht 3 geen garanties. Dit is afhankelijk van de noden en de behoeften van de werkzoekenden en de financiële ruimte van VDAB en de evolutie van het aanbod op de arbeidsmarkt. Deze opdracht betreft 1 perceel, nl ONT-VL (Ontwikkelen Workshop)

3. Gebrek aan medewerking of afwezigheid klant

De opdrachtnemer zorgt doorheen de volledige opdracht voor terugkoppeling naar de

bemiddelaar wanneer de klant niet (meer) meewerkt. De opdrachtnemer bewaart tevens alle

bewijsstukken van afwezigheden (bv. doktersbriefjes).


4. Opzeg en vroegtijdige beëindiging

Een deelnemer kan vrijgesteld worden van het volgen van een workshop of begeleiding bij het

vinden van een job.

De opdrachtnemer kan, na overleg met de bemiddelaar van VDAB, de opleiding/begeleiding van

de deelnemer beëindigen zonder opzegging:

1. als de deelnemer valse stukken heeft voorgelegd bij zijn toelating tot de begeleiding of

als hij ernstig tekortschiet in zijn verplichtingen betreffende de goede orde of tucht

tijdens de opleiding, in zijn contractuele verplichtingen of in de uitvoering van de

opdrachten die hem in het kader van de opleiding zijn opgelegd;

2. als de schorsing wegens ziekte of ongeval een dusdanige duur heeft bereikt dat de re-

integratie van de deelnemer in de begeleiding niet zonder moeilijkheden kan verlopen;

3. als de deelnemer niet geschikt is om met goed gevolg de begeleiding te volgen.

Indien de begeleiding door de deelnemer wordt stopgezet om ongeldige redenen, meldt de opdrachtnemer dit aan de VDAB-bemiddelaar.

5. Gebruik van MLP

Mijn Loopbaan voor Partners (MLP) is een webtoepassing die:

een verzamelplaats is van alle informatie over de loopbaan van een deelnemer.

de opdrachtnemers toelaat dossiers te raadplegen en aan te vullen met eigen acties.

die VDAB en het Vlaamse beleid in staat stelt om een permanente monitoring uit te

voeren van de activiteiten van de deelnemers op de arbeidsmarkt.

5.1. Onderliggende bewijsstukken

De in MLP ingevoerde gegevens moeten steeds aantoonbaar zijn (zowel voor opdrachtnemer als

voor diens onder- en co-aannemers) door onderliggende registraties. In concreto betekent dit

dat voor de acties moet aangetoond worden dat de deelnemers de acties effectief hebben

bijgewoond en dat de lesgevers/begeleiders effectief aan de in MLP geregistreerde deelnemers of

cursisten begeleiding en/of opleiding hebben verstrekt.

Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer (en diens onderaannemers) om een

afdoend registratiesysteem uit te werken en te implementeren om de geleverde prestaties, de

begeleidings- en opleidingsacties en/of het begeleidings- en bemiddelingsproces op een

adequate wijze te registreren en te kunnen verantwoorden. De bewijslast hieromtrent ligt bij de

opdrachtnemer.

De bewijsstukken worden verzameld in een klantendossier. Het klantendossier is een individueel

dossier per deelnemer dat bewijst dat de begeleiding en acties effectief werden uitgevoerd

conform de afgesloten overeenkomst. Het staat de opdrachtnemer vrij om, naast de verplichte

registraties in MLP en de opgelegde bewijsstukken in het bestek, het klantendossier op papier of

deels digitaal samen te stellen. De opdrachtnemer zorgt er voor dat de deelnemer zijn integrale


dossier steeds kan raadplegen en dat ook aan VDAB op eenvoudig verzoek toegang wordt

verleend tot alle gegevens in het klantendossier.

5.2. Verbintenissen ivm registraties in MLP

De opdrachtnemer voegt de gegevens in verband met de bemiddeling toe aan het klantendossier

m.b.v. Mijn Loopbaan voor Partners (MLP). De dienstverlener is verantwoordelijk voor de

juistheid van de gegevens. De opdrachtnemer is er bovendien verantwoordelijk voor dat ook de

onderaannemers correct in MLP registreren.

Voor het gebruik van MLP verbinden de opdrachtnemer en de onderaannemers zich ertoe het MLP-contract met de VDAB te ondertekenen en strikt na te leven. De procedure en de nodige documenten zijn terug te vinden op https://partners.vdab.be/cvs/cvs_systoegang.shtml Handleidingen in verband met registraties in MLP zijn beschikbaar op: http://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml

5.3. Inzagerechten

De deelnemer moet steeds zijn akkoord geven vooraleer VDAB aan een derde inzage in zijn

dossier zal verlenen. VDAB verleent hiervoor, voor de start van de begeleiding, inzagerecht in

MLP aan de opdrachtnemer via een doorverwijslijn.

6. Personeelsinzet

6.1. Voorwaarden

Bij de inzet van personeel voor de opdracht moet steeds het cv goedgekeurd worden door de

centrale projectleider van VDAB.

De medewerkers die instaan voor de uitvoering van deze opdracht moeten voldoen aan volgende minimumvereisten:

minstens 2 jaar voltijds didactische ervaring en coachende vaardigheden of

minstens een diploma op bachelor niveau of

minstens over een diploma beschikken dat toegang geeft tot een functie op B-niveau in de Vlaamse administratie (https://overheid.vlaanderen.be/definitie-niveau).

6.2. Goedkeuring

De opdrachtnemer bezorgt vóór de effectieve opstart van de opdracht de cv’s (curricula vitae)

aan de projectopvolger van VDAB om aan te tonen dat de medewerker(s) voldoet(n) aan

bovenvermelde minimumvereisten. Prestaties geleverd door een medewerker die niet voldoet,

zijn niet vergoedbaar.

https://partners.vdab.be/cvs/cvs_systoegang.shtml

http://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml

https://overheid.vlaanderen.be/definitie-niveau


De vervanging van één van de opgegeven medewerkers in de loop van de opdracht kan enkel

gebeuren mits voorafgaandelijk akkoord van VDAB. Indien het nieuw personeelslid ook dient te

registreren in MLP moet een gebruikersverklaring worden meegestuurd. Het originele document

moet verstuurd worden naar Partner Support.

Bekijk hiervoor volgende link: https://partners.vdab.be/cvs/cvs_systoegang.shtml

7. Privacy

7.1. Inleiding

Als je persoonsgegevens verwerkt moet je voldoen aan de voorwaarden in de Algemene

Verordening Gegevensbescherming van 25 mei 20181. Concreet geldt dit voor de verwerking van

persoonsgegevens in elektronische systemen zoals Mijn Loopbaan, maar ook voor verwerking

van persoonsgegevens in de vorm van elektronische bestanden (bijvoorbeeld Word of Excel) en

voor papieren dossiers.

7.2. Wat verstaan we onder privacy?

Als we het hebben over privacy spreken we over twee dingen:

De bescherming van de privacy

Bescherming van de privacy gaat over het recht op eerbiediging en bescherming van het

privéleven. Alle mensenrechtenverdragen waarborgen dit recht. Om het privéleven van klanten te

beschermen, begint alles met respect voor de klant en eerbied voor zijn persoonlijke levenssfeer.

De verwerking van persoonsgegevens

Verwerking van persoonsgegevens omvat:

het verzamelen van de gegevens;

het noteren van die gegevens, zowel in een elektronisch dossier van de klant (bv. MLP)

als in het papieren klantendossier

het doorgeven van die gegevens aan anderen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een persoon kan herkend worden. Dit kan

bijvoorbeeld gaan om het individueel klantnummer, e-mailadres, naam, adresgegevens, …

Er is ook een speciale categorie van persoonsgegevens, die noemen we gevoelige gegevens.

1 De Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

https://partners.vdab.be/cvs/cvs_systoegang.shtml


Wat zijn gevoelige persoonsgegevens?

We onderscheiden drie vormen van gevoelige gegevens:

afkomst, opvattingen, godsdienst of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap,

seksuele beleving;

gezondheidsgegevens;

gerechtelijke gegevens.

De Privacywet regelt de registratie en het gebruik van die gevoelige persoonsgegevens heel

strikt. Zo is het in beginsel verboden deze gegevens te bevragen, te verzamelen of te registreren.

Gevoelige gegevens mogen, met uitzondering van gerechtelijke gegevens, wel verwerkt worden

wanneer de klant hiervoor schriftelijke toestemming geeft. Bij zijn inschrijving als werkzoekende

geeft de klant aan VDAB zijn toestemming om zijn gegevens te verwerken. Wanneer een klant

akkoord is met doorverwijzing naar één van onze partners geldt de toestemming ook voor de

partner.

Vuistregels: bescherming van de klant

Om de klant te beschermen, bepaalt de wetgever dat persoonsgegevens slechts mogen verwerkt

worden wanneer aan de drie volgende voorwaarden is voldaan:

je hebt die gegevens nodig om een kwaliteitsvolle arbeidsbemiddeling, begeleiding of

opleiding aan te bieden

EN

de klant heeft zijn toestemming gegeven dat je gegevens noteert

EN

de klant weet wat je noteert (maar hoeft niet noodzakelijk akkoord te zijn met wat je

noteert)

7.3. Verzamelen en noteren van persoonsgegevens

Noodzakelijk voor bemiddeling, begeleiding en / of opleiding

Het is evident dat je de klant enkel bevraagt over de onderwerpen die je nodig hebt voor het

uitvoeren van je opdracht.

We kunnen geen lijst geven van wat je wel en niet mag vragen, omdat zo’n lijst nooit volledig

kan zijn. Wat je nodig hebt is afhankelijk van de klant zelf en van de beroepen waarin hij wil

werken of opleiding wil krijgen.

We kunnen je wel volgende tips geven:

Stel jezelf steeds de volgende drie vragen:

o Waarom zou ik dit noteren?

o Wat is het doel van de informatie?

o Heeft deze informatie een meerwaarde voor de dienstverlening?


Leg de klant duidelijk uit waarom je bepaalde informatie nodig hebt. Gebruik geen vage

termen (“om je beter te helpen”) maar wees concreet.

Toestemming van de klant

De klant geeft aan de dienstverlener i.f.v. de begeleiding en bemiddeling zijn akkoord voor de

verwerking van zijn persoonsgegevens in Mijn Loopbaan voor Partners d.m.v. het afsprakenblad

dat hij ondertekent op het moment van de toeleiding.

Klant weet wat je noteert

Een belangrijke voorwaarde om persoonsgegevens te mogen noteren is dat de klant weet wat je

noteert. Dit betekent niet noodzakelijk dat hij moet akkoord zijn met wat je noteert. Probeer

gezamenlijk tot een gepaste formulering te komen. Lukt dat niet of gaat de klant niet akkoord,

schrijf dan je eigen visie op en noteer ook dat de klant hiermee niet akkoord gaat.

De enige uitzondering hierop is agressief gedrag van een klant. Het gaat hier om een

uitzonderlijke situatie die dan ook een uitzonderlijke regel verantwoordt. Het is toegelaten dit te

noteren in het dossier op voorwaarde dat er expliciet bij wordt vermeld dat de werkzoekende

niet op de hoogte is van het feit dat dit genoteerd wordt.

Noteer steeds in neutrale bewoordingen, geef geen waardeoordeel. Je mag enkel observaties

noteren die je in je werk zelf hebt waargenomen of gegevens die uit het gesprek met de klant

naar voor komen. Je noteert dus niet wat je weet “van horen zeggen”.

Gezondheidsgegevens

Gezondheidsgegevens mogen, met toestemming van de klant en mits het volgen van de

vuistregels, verwerkt worden volgens de Privacywet. Het Handvest van de Werkzoekende beperkt

deze mogelijkheid door te bepalen dat deze informatie enkel mag ingewonnen worden in de

mate dat dit noodzakelijk is om te bepalen of een klant in staat is een bepaalde functie uit te

oefenen of te voldoen aan de eisen van gezondheid en veiligheid. Dit heeft als gevolg dat er geen

ziektebeelden of diagnoses, of informatie die direct of indirect terug te brengen is tot een

diagnose, mogen verwerkt worden. Concreet betekent dit dat je i.f.v. het doel, nl.

arbeidsbemiddeling, de vertaalslag maakt naar de impact op het de jobaspiratie. Dit kan voor

iedere klant verschillend zijn.

Voorbeelden:

Rugproblemen: “betrokkene kan belastend werk aan maar een volledige dag constant

gewichten heffen is een probleem”.

ASS (autisme spectrumstoornis): “betrokkene heeft nood aan een werkomgeving met

weinig prikkels, dus geen openlandschapsbureau, en afgebakende communicatiekanalen.

Hij heeft oog voor detail, is loyaal en werkt zeer nauwkeurig”.

Gerechtelijke gegevens

Gerechtelijke gegevens mag je nooit noteren (ook niet als de klant zelf aangeeft dat deze

informatie in zijn dossier mag komen). Dit houdt onder andere in: geschillen voor de rechtbank,

misdrijven waarvan de persoon wordt verdacht, misdrijven waarvoor de persoon is veroordeeld,


straffen die tegen hem zijn uitgesproken, voorlopige hechtenis, het al dan niet beschikken over

een blanco uittreksel uit het centraal strafregister (=bewijs van goed gedrag en zeden),

internering,...

Je mag ook nooit gegevens noteren die indirect verwijzen naar gerechtelijke informatie.

Voorbeelden:

Naast het adres van de burger tussen haakjes (gevangenis) schrijven.

“Klant heeft tijdelijk geen rijbewijs”

Bewijs van goed gedrag en zeden

De correcte benaming voor wat we het bewijs van goed gedrag en zeden noemen, is uittreksel

uit het centraal strafregister. Je mag aan de klant geen uittreksel uit het centraal strafregister

vragen en je mag hierover geen informatie verwerken. Indien een jobaspiratie een uittreksel uit

het centraal strafregister vereist dan kan je de klant hierover informeren. Het nodig hebben van

het bewijs kan besproken worden met de werkzoekende om de toelatingskansen tot de job in te

schatten. Het opvragen van het bewijs zelf dient te gebeuren door de werkgever.

Inzagerecht

De klant heeft steeds het recht zijn dossier in te kijken. Hij heeft ook recht op een afschrift als

hij er om vraagt. Het belangrijkste is dat je de klant goed informeert over wat je noteert. Zorg

ervoor dat je de burger gerust stelt en maak hem duidelijk dat hij altijd mag meekijken in zijn

dossier. Let er wel dan op dat je persoonsgegevens van anderen, die eventueel in het dossier

genoteerd staan, moet verbergen.

Uitzondering: De persoonlijke nota’s van de psychologen en de dokters zijn wettelijk beschermd

en vallen onder het beroepsgeheim. De klant heeft niet het recht die in te kijken.

7.4. Meedelen van gegevens aan derden

Garantie op vertrouwelijkheid

Alle informatie die de klant meedeelt moet op vertrouwelijke wijze behandeld worden.

Meedelen van gegevens aan derden

Principe: je mag persoonsgegevens nooit meedelen aan anderen.

Uitzondering: je mag wel persoonsgegevens meedelen aan anderen als:

dit is opgelegd door een wettelijke bepaling;

OF

als de burger hiervoor zijn (schriftelijke) toestemming heeft gegeven.

Aan wie mag je informatie meedelen?

Je mag persoonsgegevens meedelen aan:


je collega’s, maar enkel in functie van de dienstverlening;

de instellingen en partners waarmee de VDAB een overeenkomst heeft. Deze partners

mogen de gegevens enkel gebruiken voor hun opdracht met betrekking tot de

arbeidsbemiddeling, begeleiding en/of opleiding,

tenzij de burger hiertegen bezwaar heeft aangetekend;

personen of instellingen die over een wettelijke basis beschikken, voorbeelden:

o de RVA;

o arbeidsauditeurs;

o voorlopige bewindvoerders;

o het kinderbijslagfonds;

o de officiële inspectiediensten, bijvoorbeeld de sociale inspectie werk en sociale

economie;

o de dienst voor alimentatievorderingen (DAVO);

personen die over een bevel van de rechtbank beschikken, voorbeelden:

o een officier van gerechtelijke politie met een gemotiveerd bevelschrift van een

onderzoeksrechter;

o een schuldbemiddelaar;

o opmerking: enkel op vertoon van het bevelschrift (mag ook per mail of fax) en

enkel gegevens van de burger die vernoemd wordt.

personen met een schriftelijk mandaat van de klant, met de vermelding om welke

gegevens het exact gaat.

! OCMW's hebben toegang tot de MLP dossiers van de werkzoekenden binnen hun zorggebied,

die bij hen in begeleiding zijn. Op die manier hebben zij toegang tot alle informatie die zij nodig

hebben om deze begeleiding uit te voeren. Indien er bijkomende informatie nodig zou zijn, moet

de klant hiervoor zijn toestemming geven.

Hoe mag je informatie meedelen?

In principe delen we via de telefoon geen informatie mee. We doen dit ofwel schriftelijk of

mondeling ter plaatse.

Zorg ervoor dat je zeker bent over de identiteit van de vrager. Personen die over een wettelijke

machtiging beschikken, moeten die voorleggen. Dat hoeft niet noodzakelijk ter plaatse maar mag

ook per mail, brief of fax.

8. Agressie

Indien een klant agressief reageert of ontoelaatbaar gedrag vertoont, zijn er een aantal stappen

die je kan ondernemen:

➢ Klacht indienen bij de politie (er kan geen klacht worden ingediend door de organisatie,

maar enkel door een individu).

➢ Aanvraag bemiddelingsgesprek voor grensoverschrijdend gedrag, agressie of een

moeilijke samenwerking. Op basis hiervan kan VDAB een sanctie nemen. Belangrijk

hierbij is wel om alles goed te motiveren en concreet te omschrijven waarom de klant


niet meewerkt en hoe het dan wel verloopt. Bij een verhoor kan dit immers uitmonden

in een woord tegen woord situatie.

9. Klachtenprocedure voor de werkzoekende

9.1. Principes

Bij de start van de begeleiding licht de opdrachtnemer de deelnemer in over de bestaande

klachtenprocedures. Daarbij maakt hij melding van:

de interne klachtenprocedure van de opdrachtnemer

de klachtenprocedure bij de VDAB (zie punt 3.7 en bijlage 1 van de VDAB-

contractvoorwaarden bij uitbestedingen van diensten aan personen)

de procedure bij klachten over geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag

de opdrachtnemer moet kunnen aantonen dat de klachtenprocedures aan de deelnemer

werden toegelicht

De deelnemer is vrij om te kiezen of hij van de interne klachtenprocedure gebruik maakt dan wel

of hij een externe procedure verkiest.

Klachtenbehandeling bij VDAB gebeurt door Regie Samenwerking. De verzoeker krijgt binnen de

7 werkdagen een ontvangstmelding. De klachtenbehandelaar hoort de betrokken partijen en

doet binnen de 20 werkdagen een voorstel tot oplossing en brengt de verzoeker hiervan op de

hoogte. VDAB richt een formeel schrijven aan de verzoeker waarin de acties en het voorstel

opgenomen zijn.

9.2. Rapportering over ontvangen klachten

Om een zicht te houden op het verloop van de opdracht bij de opdrachtnemers wordt aan de

opdrachtnemers gevraagd om een aantal gegevens rond interne klachten bij te houden. De VDAB

vraagt deze gegevens periodiek op.

Volgende gegevens worden door de opdrachtnemer bijgehouden

Datum ontvangst klacht

Individueel klantennummer uit MLP (IKL)

Naam begeleider

Gegrondheid

Korte omschrijving

Oplossingsstatus

In het kader van het klachtenbeheer kan de VDAB de wijze en frequentie van rapportering

aanpassen.

https://partners.vdab.be/gedeeldedocumenten.shtml

https://partners.vdab.be/gedeeldedocumenten.shtml


DEEL II OPVOLGING VAN DE OPDRACHT

10. Publicitaire verplichtingen en archivering

De richtlijnen van ESF inzake externe communicatie (de publiciteit, brieven, e-mails, website, cursusmateriaal, de eventuele certificaten, … ) zijn niet van toepassing op deze uitbesteding. Alle documenten met betrekking tot deze opdracht (ook buiten deze in de G-schijf) moeten bewaard en toegankelijk en overzichtelijk gearchiveerd worden tot en met 31 december 2029.

11. Rapportering

De monitoring van de projecten geschiedt onder meer op basis van de MLP-gegevens. De MLP-invoer geeft aan de opdrachtgever enerzijds voldoende informatie betreffende de werkzoekende zelf en anderzijds een zicht op het verloop van de workshops of sollicitatiebegeleiding. VDAB stelt op regelmatige basis deze monitoringsgegevens ter beschikking van de opdrachtnemer. Er is m.b.t. deze gegevens geen eigen noch ander registratiesysteem vereist of nodig. De MLP registratie laat VDAB toe eenduidig te rapporteren over het aantal werkzoekenden dat gevat wordt door deze uitbesteding en over de bereikte resultaten.

11.1. Kwalitatieve monitoring

11.1.1. Werkwijze

De projectopvolger zal op geregelde tijdstippen de dienstverleners bezoeken om samen met hen een aantal items te bespreken die van belang zijn bij de uitvoering van de opdracht. De kwalitatieve monitoring is complementair aan de gegevens verkregen op basis van de MLP registratie. Ze heeft tot doel de dienstverlener te coachen mbt de uitvoering van het project obv het bestek en de offerte. Deze bezoeken worden steeds op voorhand en tijdig aangekondigd met een opgave van de items die zullen besproken worden.

11.1.2. Inhoud

De kwalitatieve monitoring is tweeledig. Het is de bedoeling om een coachend gesprek te voeren

met de partner, waarbij de mogelijkheid wordt geboden om zelf dossiers aan te brengen die

interessant zijn voor de bespreking met de projectopvolger (en eventueel de inhoudelijk expert).

Daarnaast bestaat de kwalitatieve monitoring uit een steekproef waarbij ook een 10-tal dossiers

zullen worden opgevraagd en bekeken. De dossiers worden doorgenomen op zowel

administratieve verplichtingen als op de inhoudelijke uitvoering van het project conform bestek

en offerte.

11.1.3. Rapportering

De bevindingen van de monitoring worden teruggekoppeld naar de opdrachtnemer en

verder besproken.


11.2. Controle ter plaatse

11.2.1. Werkwijze

Jaarlijks kan een controle ter plaatse georganiseerd worden door de kwaliteitsexperten van de centrale regie. Het bezoek wordt minimaal 2 weken op voorhand aangekondigd per aangetekende brief, en per mail. De brief geeft een opsomming van alle documenten, dossiers en registraties die op de dag(en) van het bezoek beschikbaar moeten zijn. Daarnaast zal ook de gevolggeving verbonden aan de controle opgenomen worden in de brief. Elke controle gebeurt door minimum twee experten. Er wordt op toegezien dat geen controles

uitgevoerd werden bij percelen/dienstverleners die een kwaliteitsexpert zelf in beheer heeft. Dit

waarborgt de neutraliteit. De experten zijn door de VDAB gemandateerd om ter plaatse bij de

dienstverlener de controles uit te voeren volgens het voorwerp van de controle.

11.2.2. Onderwerp van de controle

Op basis van de bepalingen in het bestek 2018_30071.

11.2.3. Gevolggeving

Van elke controle wordt een rapport van de vaststellingen opgemaakt. De vaststellingen worden gemotiveerd. Per onderwerp wordt kwantitatief en kwalitatief beschreven wat vastgesteld werd.

11.2.4. Mogelijke sancties

Inbreuken worden bestraft door inhouding van (een deel van) de financiering bij middel van terugvorderingen. Dit gebeurt zowel op de inspannings- als op de resultaatsvergoeding.

12. Betalingen

12.1. Berekening van de vergoedingen

Elke berekening van de verschuldigde bedragen (voor deelopdrachten 1 en 2) geschiedt op basis van de registraties in ‘Mijn Loopbaan voor partners - MLP’ en/of prestatiestaten en/of aanwezigheidslijsten. Bijgevolg kan de opdrachtnemer geen vergoeding eisen voor de acties waarbij de vereiste registraties in MLP en/of vereiste ondersteunende documenten ontbreken of foutief zijn.

12.2. Facturatie en betaalopdracht

12.2.1. Deelopdracht 1 (workshops)

Voor de verschuldigde bedragen bezorgt VDAB maandelijks een gedetailleerde schuldbevestigingsstaat (SBS) aan de opdrachtnemer. Deze staat bevat een gedetailleerd overzicht van registraties en metingen per perceel, met vermelding van alle verschuldigde bedragen voor de periode waarop de schuldbevestiging van toepassing is. Binnen de 14 dagen na ontvangst van de schuldbevestigingsstaat verwacht de VDAB de factuur van de opdrachtnemer. Door de factuur op te maken verklaart de opdrachtnemer zich akkoord


met de schuldbevestigingsstaat. De factuur dient te refereren naar het inkooporder en de betreffende schuldbevestigingsstaat. Alle facturen moeten verstuurd worden via het platform Mercurius. De inschrijver wordt attent gemaakt op punt 2.6 “Facturatie en betalingen” van de VDAB-contractvoorwaarden bij uitbestedingen van diensten aan personen, terug te vinden op de VDAB-partnerwebsite: http://partners.vdab.be/gedeeldedocumenten.shtml. Indien de opdrachtnemer de schuldbevestigingsstaat niet aanvaardt, dient hij zijn bemerkingen binnen de 14 kalenderdagen na ontvangst van de schuldbevestigingsstaat over te maken aan de VDAB. Zo nodig wordt een aangepaste schuldbevestigingsstaat opgemaakt.

12.2.2. Deelopdracht 2 (sollicitatiebegeleiding)

Voor de verschuldigde bedragen bezorgt de opdrachtnemer maandelijks een prestatiestaat aan de VDAB-projectopvolger (bijlage 3). Deze wordt overgemaakt via de toepassing FilR (G-schijf) waarvoor de login en de handleiding aan de opdrachtnemer wordt bezorgd. De prestatiestaat bevat:

Naam van de lesgever Overzicht aantal uren en dagdelen (= 4 u) begeleiding voor de betreffende maand

volgens het sjabloon van de aanwezigheidslijsten Eenheidsprijs conform inkooporder; Door de deelnemers en lesgever(s) gehandtekende aanwezigheidslijsten voor de

betreffende maand (zie punt 3.5.3); Inkooporder- en financieringsnummer; Referentie ‘2018 / 30071_Sollicitatie ondersteuning – nummer perceel. >.

De projectopvolger maakt aan de hand van de ingevulde prestatiestaat een schuldbevestigingsstaat (SBS) op.

http://partners.vdab.be/gedeeldedocumenten.shtml


BIJLAGEN

Bijlage 1: aanwezigheidslijst deelopdracht 1

Bijlage 2: aanwezigheidslijst deelopdracht 2 (goedgekeurd door VDAB)

Bijlage 3: prestatiestaat deelopdracht 2 (goedgekeurd door VDAB)

2018_30071_Sollicitatie ondersteuning

Opdrachtnemer:

Naam workshop:

Naam lesgever:

Locatie:

Bijlage 1: aanwezigheidslijst deelopdracht 1

nr Naam Voornaam (Klantnummer) DAG DEEL

Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag

.. - .. -2019 .. - .. -2019 .. - .. -2019 .. - .. -2019 .. - .. -2019 .. - .. -2019 .. - .. -2019

.. : .. - .. : .. .. : .. - .. : .. .. : .. - .. : .. .. : .. - .. : .. .. : .. - .. : .. .. : .. - .. : .. .. : .. - .. : ..

.. : .. - .. : .. .. : .. - .. : .. .. : .. - .. : .. .. : .. - .. : .. .. : .. - .. : .. .. : .. - .. : .. .. : .. - .. : ..

handtekening handtekening handtekening handtekening handtekening handtekening handtekening

1 {Naam Voornaam}

({Klantnummer})

VM

NM

2 {Naam Voornaam}

({Klantnummer})

VM

NM

3 {Naam Voornaam}

({Klantnummer})

VM

NM

4 {Naam Voornaam}

({Klantnummer})

VM

NM

5 {Naam Voornaam}

({Klantnummer})

VM

NM

Lesgever:

…………………………………………………………… Bevestigt dat de handtekeningen van de deelnemers de aanwezigheden correct weergeven.

VM

NM

Datum: Handtekening

AANWEZIGHEIDSLIJST SOLLICITATIEONDERSTEUNING

Bijlage 2: aanwezigheidslijst deelopdracht 2 (goedgekeurd door VDAB)

Naam + IKL …………………………… ………………..

Coach: …………………………………………….

Verklaart aanwezig te zijn geweest op de begeleiding:

Datum& duurtijd Handtekening klant Handtekening coach Thema

Prestatiestaat van lesgever:SBS Skill BuilderS Referentie 2018 / 30071_Sollicitatie Ondersteuning_Nummer Perceel Totaal aantal dagdelen deze maand: 4:00:00

1/01/2020Dag dagdeel Startuur Einduur aantal uur Locatie Activiteit

1 VM 8:00:00 12:00:00 4:00:001 NM2 VM2 NM3 VM3 NM4 VM4 NM5 VM5 NM6 VM6 NM7 VM7 NM8 VM8 NM9 VM9 NM

10 VM10 NM11 VM11 NM12 VM12 NM13 VM13 NM14 VM14 NM15 VM15 NM16 VM16 NM17 VM17 NM18 VM18 NM19 VM19 NM20 VM20 NM21 VM21 NM22 VM22 NM23 VM23 NM24 VM24 NM25 VM25 NM26 VM26 NM27 VM27 NM28 VM28 NM29 VM29 NM30 VM30 NM31 VM31 NM

Bijlage 3: prestatiestaat deelopdracht 2 (goedgekeurd door VDAB)

Handtekening Coach

DRAAIBOEK SO - VDAB · WS4 = LinkedIn. 3 Draaiboek SO versie 2 Voorwoord Als arbeidsmartkregisseur...

Documents

Transcript of DRAAIBOEK SO - VDAB · WS4 = LinkedIn. 3 Draaiboek SO versie 2 Voorwoord Als arbeidsmartkregisseur...