Domeinarchitectuur

Zorg

Opdrachtgever: Marcel Schneijder, afdeling Zorg

Versie: 1.0

Datum: 22 juni 2017

Auteur: Dirk Temme   

Versiebeheer

Datum Naam Versie Auteurs Beschrijft ...

Mei 2008 Doelarchitectuur

Wmo Zorgketen

1.0 Yvette de

Adelhart Toorop

Johan van

Kampen

Wmo voorzieningen (Ex Wvg en HBH)

De samenhang tussen organisatie en

informatievoorziening tot 2012

Januari

2011

Doelarchitectuur

Wmo Zorgketen

0.6 Hidde

Andriessen

Yvette de

Adelhart Toorop

Uitvoering individuele stedelijke Wmo

voorzieningen (Ex Wvg en Hbh)

De samenhang tussen organisatie en

informatievoorziening 2010-2014

8 December

2015

Domeinarchitectuur

Zorg

0.1 Dirk Temme Eerste aanzet ihkv de transformatie na de

decentralisatie en transitie van 01-01-2015

en de nieuwe Wet Wmo2015

25 Januari

2016

Domeinarchitectuur

Zorg

0.2 Dirk Temme Na reviews van en bespreking met IV’ers

8 Maart

2016

Domeinarchitectuur

Zorg

0.8 Dirk Temme Na besprekingen met IV’ers en

producteigenaren

14 Juni

2016

Domeinarchitectuur

Zorg

0.9 Dirk Temme Na review MT Zorg

28 April

2017

Domeinarchitectuur

Zorg

0.95 Dirk Temme Na een Procesanalyse traject rondom

MO/BW

22 Juni

2017

Domeinarchitectuur

Zorg (dit document)

1.0 Dirk Temme Taken en verantwoordelijkheden, producten

en diensten, organisatie, processen en

informatievoorziening in het Zorg-domein.

Beschrijving en schets van de huidige

situatie, en van de beoogde doelsituatie van

2020. Vastgesteld in het MT Zorg op 19 juni

2017.

De opbouw en structuur van dit document is gebaseerd op sjabloon_domeinarchitectuur_v0_1_1.doc .

1

Managementsamenvatting 

Deze domeinarchitectuur schetst een globaal ontwerp voor de inrichting van de business en de

informatievoorziening in het zorgdomein in Amsterdam per ongeveer het jaar 2020. Het globaal ontwerp is

gemaakt op basis van de huidige uitgangssituatie, ook beschreven en verbeeld in dit document,

geïnventariseerde knelpunten en doelstellingen, lopende ontwikkelingen, en de geldende richtlijnen en

principes. Er wordt in dit document ook een voorstel gedaan voor een aantal projecten die nodig zijn om

de beoogde doelsituatie te bereiken.

Dit document is een grondige actualisering van eerdere versies van de ‘Doelarchitectuur Wmo Zorgketen’

uit 2008 en 2011. Aanleiding voor het maken van een nieuwe versie was de nieuwe Wmo wetgeving van

2015, de daarmee gepaard gaande decentralisatie van taken en verantwoordelijkheden vanuit de AWBZ

naar gemeenten, en nieuw lokaal beleid en een nieuwe werkwijze in de zorgketen.

De bedoeling van deze domeinarchitectuur is dat deze overzicht en inzicht biedt in de samenhang, de

structuur van het zorgdomein en haar informatievoorziening, in de huidige situatie van 2017, maar vooral

ook een visie op de samenhang van organisatie, processen en informatievoorziening in de doelsituatie van

ongeveer 2020. Daarmee biedt de domeinarchitectuur een fundament en een richtpunt voor jaarplannen,

doorontwikkeling, koersbepalingen en projecten. Daarnaast kan ze goed gebruikt worden om impact van

wijzigingen en veranderplannen in te schatten.

De voorgestelde structuur in de doelsituatie is ontworpen om qua organisatie, proces en

informatievoorziening zo goed mogelijk bij te dragen aan de doelstellingen van afdeling Zorg:

● Amsterdammers functioneren zo zelfstandig mogelijk en doen volwaardig mee

● Amsterdammers zetten zich in voor elkaar en de omgeving

● Kwetsbare Amsterdammers krijgen passende ondersteuning en opvang

● De kosten van ondersteuning en opvang worden goed beheerst

● Vertrouwen en verantwoording zijn in balans .

Met het vaststellen van deze domeinarchitectuur kiest het management voor

● meer uniformiteit in het proces van Toegang tot Leveren, met behoud van de verschillende loketten

en kanalen, en ongeacht de voor een cliënt benodigde Wmo-voorziening(en);

● een backoffice die alle formele afhandeling verzorgt rondom alle Wmo producten;

● digitale inzage voor burgers in de informatie over hun eigen Wmo-voorzieningen;

● een structuur die het mogelijk maakt adequate dashboards en rapportages te leveren aan

beleidsadviseurs, management en andere belanghebbenden;

● beschikbaarheid van contactgegevens van (Wmo-)regievoerders voor andere bij de cliënt

betrokken (Wmo-)professionals;

● het uitvoeren van projecten om bovenstaande te realiseren.

Belangrijke principes voor het bepalen van het beoogde informatievoorziening-landschap in de doelsituatie

zijn geweest

● dat iedere partij in principe van zijn eigen systeem gebruik maakt;

● dat de gemeente niet voor de systemen van ketenpartners zorgt;

● dat voor iedere informatie-uitwisseling met een structureel karakter een technisch koppelvlak

(berichtenverkeer) ingericht wordt.

2

De geschetste structuur voor het zorgdomein met de bijbehorende samenhangende informatievoorziening

zorgt voor een gestroomlijnde dienstverlening van de gemeente aan cliënten, aanbieders en ketenpartijen.

De structuur en de ideeën erachter kunnen ook benut worden in aanpalende domeinen als Jeugd,

Publieke Gezondheidzorg, Werk, Participatie en Inkomen, oftewel in het hele sociale domein.

3

Inhoud 

Managementsamenvatting

Inhoud

1 Inleiding

1.1 Over domeinarchitecturen

1.2 Over deze domeinarchitectuur

1.2.1 Domeinomschrijving

1.2.2 Opdrachtgever

1.2.3 Afbakening

1.3 Leeswijzer

1.3.1 Legenda

1.4 Bronnen

2 Huidige situatie (2017)

2.1 Overzicht in rollen en verantwoordelijkheden

2.2 Producten en diensten

2.2.1 Diensten van aanbieders aan burgers

2.2.2 Cliëntondersteuning

2.2.3 Producten en diensten van de gemeente

2.2.4 Diensten van anderen

2.3 Bedrijfsarchitectuur

2.3.1 Backoffice

2.3.2 Beleidsontwikkeling en Realisatie

2.3.3 Wmo taken van Maatschappelijke en Geestelijke Gezondheidszorg

2.3.4 Veilig Thuis

2.3.5 Participatie

2.4 Informatiesysteemarchitectuur

2.4.1 Wmo-Ned

2.4.2 Wmo Portaal

2.4.3 Subjectmagazijn

2.4.4 Zakenmagazijn

2.4.5 Dossiermagazijn

2.4.6 RIS Wijkzorg

2.4.7 RAAK

2.4.8 Trajectus

2.4.9 KIM

2.4.10 IntensiveCare

2.4.11 Miss Maatwerk

2.5 Knelpunten

2.5.1 Ongewenste stapeling van zorg

4

2.5.2 Onvoldoende zicht en grip voor burgers en professionals

2.5.3 Onvoldoende zicht en grip voor beleidsadviseurs en management

2.5.4 Productverkokering

2.5.5 Afhandeling bezwaren bij negatieve beschikkingen

2.5.6 Dubbele registratie

2.5.7 Primaire systeem ondersteunt de taken onvoldoende

2.5.8 Verdere operationele knelpunten

3 Architectuurkader

3.1 Ontwikkelingen

3.1.1 Wet & regelgeving

3.1.2 Externe ontwikkelingen

3.1.3 Interne ontwikkelingen

3.2 Doelstellingen van afdeling Zorg

3.2.1 Amsterdammers functioneren zo zelfstandig mogelijk en doen volwaardig mee

3.2.2 Amsterdammers zetten zich in voor elkaar en de omgeving

3.2.3 Kwetsbare Amsterdammers krijgen passende ondersteuning en opvang

3.2.4 De kosten van ondersteuning en opvang worden goed beheerst

3.2.5 Vertrouwen en verantwoording zijn in balans

3.3 Bedrijfsprincipes

3.3.1 Eén Amsterdam

3.3.2 Gebiedsgericht Werken

3.3.3 1 Gezin 1 Plan 1 Regisseur

3.3.4 Privacy by design

3.3.5 Alle formele afhandeling door de Backoffice

3.3.6 Digitalisering

3.4 Stadsbrede IV-kaders

Richtlijn 1 Informatievoorziening is van de business

Richtlijn 2 Informatievoorziening wordt in stedelijke samenhang en kaders vormgegeven

Richtlijn 3 Informatiediensten worden hergebruikt en gedeeld

Richtlijn 4 Gegevens worden hergebruikt en gedeeld

Richtlijn 5 Informatiediensten moeten veilig en betrouwbaar zijn

Richtlijn 6 De kosten van de informatievoorziening worden altijd afgezet tegen nut en noodzaak

Richtlijn 7 Informatie wordt vastgelegd en verwerkt op basis van Europese, landelijke en open

standaarden

Richtlijn 8 De rve ICT is binnen de gemeente verantwoordelijk voor de regie op de

ICT-infrastructuur

Richtlijn 9 Informatiediensten worden door Amsterdam geregisseerd, maar door de markt

uitgevoerd

Richtlijn 10 Informatievoorziening realiseren we middels bewezen oplossingen

3.5 Overige IV-principes

3.5.1 Het IV-landschap is een afspiegeling van de verdeling in taken en verantwoordelijkheden

3.5.2 De gemeente zorgt niet voor de IV van externe ketenpartners

5

3.5.3 ‘Application Programming Interfaces’ (API’s)

3.5.4 Geen bestandskoppelingen maar berichtenkoppelingen

3.5.5 Alle formulieren gedigitaliseerd

4 Doelarchitectuur

4.1 Bedrijfsarchitectuur

4.1.1 Toegang

4.1.2 Indicatie-advies

4.1.3 Regievoering

4.1.4 Overdracht

4.1.5 Backoffice

4.1.6 Levering

4.1.7 Inkoop en subsidies

4.1.8 Verantwoording / meetbaarheid effecten

4.1.9 Dagbesteding

4.1.10 Maatschappelijke Opvang / Beschermd Wonen

4.2 Informatiesysteemarchitectuur

4.2.1 Koppelvlakken tbv inzage voor de cliënt

4.2.2 Koppelvlakken tbv de Regievoering-index

4.2.3 Koppelvlakken tbv de Productcatalogus

4.2.4 Koppelvlakken tbv de management- en verantwoordingsinformatie

4.2.5 Koppelvlakken tbv toeleiding tot Dagbesteding

5 Benodigde projecten

5.1 Inrichten gemeentelijk burgerportaal

5.2 Beleidsterrein-overstijgende regiecheck

5.3 Beleidsterrein-overstijgende productencatalogus

5.4 Dashboard en rapportages

5.5 Leveranciersportaal

5.6 Uniformering proces Verblijfzorg

5.7 Optimaliseren functioneren Wijkzorg

5.8 Beveiligde ongestructureerde communicatie

 

   

6

1    Inleiding De domeinarchitectuur beschrijft de structuur en samenhang in het zorgdomein met betrekking tot de

taken en verantwoordelijkheden, producten en diensten, organisatie, processen en informatievoorziening.

Daarnaast worden de keuzes en uitgangspunten voor de komende jaren benoemd, en op basis daarvan

wordt een globaal ontwerp gemaakt van de gewenste inrichting per ongeveer het jaar 2020.

De domeinarchitectuur geeft daarmee de kaders weer voor de toekomstige ontwikkeling van organisatie

en informatievoorziening van het zorgdomein van Amsterdam. De domeinarchitectuur is sturend en

kaderstellend voor informatiemanagement en projecten maar moet ook gaandeweg door voortschrijdend

inzicht vanuit bijvoorbeeld lopende projecten weer aangescherpt worden.

1.1    Over domeinarchitecturen 

Binnen de gemeente Amsterdam draagt de domeinarchitectuur bij aan het managen van de verandering

van de informatievoorziening (IV) van een specifiek domein door inzicht te bieden in:

● De afbakening van het domein, relaties met andere domeinen en externe partijen;

● De samenhang van het takenpakket binnen het domein en van de informatievoorzieningen die dat

takenpakket ondersteunen;

● De huidige situatie met eventuele knelpunten;

● De gewenste doelsituatie van het domein op basis van in/ externe ontwikkelingen en speerpunten;

● Mogelijke migratiescenario’s waarlangs de doelsituatie bereikt kan worden.

Daarmee is de domeinarchitectuur allereerst ondersteunend aan informatieplanning. Als nog geen of

volledige en/ of actuele domeinarchitectuur beschikbaar is, komt deze tot stand of wordt bijgewerkt tijdens

een informatieplanning traject.

Vervolgens geeft de domeinarchitectuur het kader voor projecten die binnen dit domein uitgevoerd

worden. De bij een project op te stellen projectstartarchitectuur is een detaillering en concretisering van de

domeinarchitectuur.

Een domeinarchitectuur draagt daarmee bij aan het afbakenen van het domein, het maken van IV-keuzen

en het sturen van veranderingen binnen het domein. Een domeinarchitectuur is niet een lijvig,

gedetailleerd document, maar een handzaam document, dat op hoofdlijnen inzicht biedt in het specifieke

domein en ondersteunt bij de vraagstelling hoe de verandering te faseren.

1.2    Over deze domeinarchitectuur 

Deze paragraaf bevat een korte omschrijving van dit domein, de opdrachtgever, en de scope voor deze

versie van de domeinarchitectuur.

1.2.1    Domeinomschrijving 

Deze domeinarchitectuur gaat over het zorgdomein. Het zorgdomein omvat alle gemeentelijke taken en

verantwoordelijkheden rondom het bieden van ondersteuning en voorzieningen aan Amsterdammers die

dat nodig hebben en verminderd in staat zijn dat zelf te regelen. Het zorgdomein gaat over burgers in

kwetsbare posities.

7

Het zorgdomein heeft raakvlakken met de domeinen

● Jeugd, het jeugddomein richt zich op de speciale doelgroep van Amsterdammers tot 23 jaar;

● Werk, Inkomen en Participatie, in verband met de eventuele overlap in doelgroep;

● Publieke Gezondheidzorg, in verband met de eventuele overlap in doelgroep;

● Wonen, in verband met de eventuele overlap in doelgroep;

● Dienstverlening, in verband met alle contacten met burgers;

● Financiën, in verband met de bekostiging van het stelsel en betaling van facturen van aanbieders

en leveranciers;

● Basisinformatie, in verband met de informatie uit basisregistraties als de Basisregistratie Personen

(BRP) en het Handelsregister.

Belangrijke ketenpartners in het zorgdomein zijn de zorgaanbieders, de leveranciers van voorzieningen,

de maatschappelijke instellingen en ondernemingen voor opvang, het indicatieorgaan, de Sociale

Verzekeringsbank (SVB) en het Centraal Administratiekantoor (CAK).

1.2.2    Opdrachtgever 

Opdrachtgever voor het maken van deze domeinarchitectuur is Marcel Schneijder, afdelingshoofd van

afdeling Zorg. Gedelegeerd opdrachtgever is Jochem Markestijn, projectleider IV op de afdeling Zorg.

1.2.3    Afbakening 

Deze versie van de Domeinarchitectuur Zorg beperkt zich tot de gemeentelijke taken in het zorgdomein

die voortvloeien uit de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) 2015 . Deze versie van de

Domeinarchitectuur Zorg gaat dus niet over Jeugdhulp, Burgerschap en Diversiteit, Inburgering,

Gehandicaptensport, Sociale firma’s, Schuldhulpverlening, Gezondheidzorg, Veiligheid. Eventueel kunnen

in een volgende versie van deze domeinarchitectuur een of meer van die onderwerpen meegenomen

worden.

Het Veilig Thuis meldpunt, ingericht in samenwerking met de GGD Amsterdam, is onderdeel van de Wmo

wetgeving. In enkele plaatjes in dit document is Veilig Thuis wel opgenomen, maar in de tekst wordt dit

onderdeel niet verder uitgewerkt.

1.3    Leeswijzer 

Het document start met een overzicht van de huidige architectuur, qua business en informatievoorziening,

zoals deze in de afgelopen jaren gegroeid is. De huidige ontwikkelingen, intern en extern, worden

benoemd, en de doelstellingen die gelden voor het zorgdomein. Vervolgens wordt de doelarchitectuur

2020 beschreven, zowel de business-aspecten ervan als de informatievoorziening die dat mede mogelijk

moet gaan maken. In het laatste hoofdstuk wordt een migratiescenario besproken en de verschillende

projecten waarmee de beoogde doelarchitectuur bereikt zal moeten worden.

Het document maakt waar mogelijk gebruik van de gebruikelijke architectuur-standaarden (Togaf,

Archimate) en hanteert de reguliere gemeentelijke afkortingen. Waar nieuwe begrippen worden

geïntroduceerd zullen deze direct worden omschreven.

Deze domeinarchitectuur bestaat uit dit document, met daarbij een uitgebreide Archimate repository met

alle te onderscheiden componenten, modellen, inclusief beschrijvingen, bronvermeldingen en

8

verwijzingen. Veel van de modellen zijn als plaatjes in dit document terecht gekomen. Het is sterk aan te

bevelen om tenminste deze repository actief te laten beheren, met enige regelmaat, bijvoorbeeld jaarlijks,

te laten actualiseren, en te benutten bij bijvoorbeeld functioneel beheer en bij projecten.

1.3.1    Legenda 

Voor de modellen wordt gebruik gemaakt van Archimate. Bij dit document hoort ook een archimate

repository waarin de getoonde modellen terug te vinden zijn. In de repository staan ook alle onderkende

onderdelen en componenten, met beschrijvingen en verwijzingen, en hun onderlinge relaties. De

symbolen die in de modellen gebruikt worden zijn de volgende:

Definitie van de in deze domeinarchitectuur gebruikte Archimate concepten volgens de Archimate 2.1

specificatie :

Business Actor An organizational entity that is capable of performing behavior

Business Role The responsibility for performing specific behavior, to which an actor can

be assigned

Business

Collaboration

An aggregate of two or more business roles that work together to perform

collective behavior

Business Process A behavior element that groups behavior based on an ordering of

activities. It is intended to produce a defined set of products or business

services

Business Function A behavior element that groups behavior based on a chosen set of criteria

(typically required business resources and/or competences)

Business Interaction A behavior element that describes the behavior of a business collaboration

Business Event Something that happens (internally or externally) and influences behavior

Business Service A service that fulfills a business need for a customer (internal or external to

9

the organization)

Business Object A passive element that has relevance from a business perspective

Product A coherent collection of services, accompanied by a contract/set of

agreements, which is offered as a whole to (internal or external) customers

Application

Component

A modular, deployable, and replaceable part of a software system that

encapsulates its behavior and data and exposes these through a set of

interfaces

Application Interface A point of access where an application service is made available to a user

or another application component

Application Function A behavior element that groups automated behavior that can be performed

by an application component

Application Service A service that exposes automated behavior

Data Object A passive element suitable for automated processing

1.4    Bronnen 

In eerste instantie heeft er een groot aantal interviews plaatsgevonden met beleidsadviseurs over

strategische visie en vervolgens met product- en proceseigenaren. Ook zijn er enkele sessies geweest

met aanbieders.

Daarnaast zijn de volgende bronnen geraadpleegd:

● Wet maatschappelijke ondersteuning 2015

● Wmo-verordening 2015

● Nadere regels maatschappelijke ondersteuning Amsterdam 2016

● Ontwikkelagenda Wmo 2015 – 2017

● Alle Amsterdammers doen mee (intern), Meerjarenbeleidsplan Sociaal Domein 2015 – 2018

● Koersbesluit Amsterdamse Zorg: Noodzaak Voorop

● Afwegingskader Wijkzorg

● De website https://www.amsterdam.nl/zorg-welzijn/

● Handreiking Cliënt-ondersteuning in het gemeentelijk sociaal domein vanaf 2015 voor gemeenten

● Doelarchitectuur Wmo Zorgketen 2010-2014 (intern)

● Processchetsen (intern)

● Handboek beschermd wonen van Gemeente Amsterdam

● Handreiking "Landelijke toegang maatschappelijke opvang" van de VNG

10

2   Huidige situatie (2017) Dit hoofdstuk bevat modellen en beschrijvingen van de huidige inrichting en structuur in het domein.

2.1    Overzicht in rollen en verantwoordelijkheden 

Het zorgdomein draait om het bieden van ondersteuning bij lichamelijke en/of sociale problematiek of

beperkingen. De aard van de ondersteuning is divers en het aantal aanbieders is talrijk. De gemeente is

verantwoordelijk voor de inrichting en organisatie, waaronder de financiering, van het stelsel. Het

daadwerkelijk leveren van ondersteuning en voorzieningen wordt uitgevoerd door de aanbieders.

Daarnaast hebben partijen als de SVB, het CAK en de indicatiesteller (per april 2016

Indicatieadviesbureau Amsterdam (IAA)) een belangrijke verantwoordelijkheid.

Deze plaat schetst de belangrijkste verantwoordelijkheden in het zorgdomein, en de

verantwoordelijkheidsverdeling over de verschillende betrokken partijen. Met ingang van de

gedecentraliseerde Wmo per 2015 is meer dan voorheen ook aan cliënten zelf een eigen

verantwoordelijkheid toebedeeld, namelijk die van de eigen zelfredzaamheid en participatie, geholpen

door de mogelijkheden van ondersteuning van de eigen omgeving van de cliënt.

Cliënten 

Volgens de wetstekst Wmo2015 : “cliënt: persoon die gebruik maakt van een algemene voorziening of aan

wie een maatwerkvoorziening of persoonsgebonden budget is verstrekt of door of namens wie een

melding is gedaan als bedoeld in ...” (bedoeld wordt een melding van “een behoefte aan maatschappelijke

ondersteuning”).

Volgens de Amsterdamse Wmo-verordening 2015 : "cliënt: onder cliënt wordt in voorkomende gevallen ook

verstaan degene die namens de cliënt als gemachtigde of wettelijk vertegenwoordiger bevoegdelijk

optreedt;"

In het zorgdomein staat de Amsterdamse burger centraal, en dan met name de burgers voor wie er een

noodzaak tot ondersteuning is. En voor deze burgers niet alleen het individu, maar ook het gezin of het

huishouden waar hij deel van uit maakt. In de praktijk wordt een burger die ondersteuning geniet of

aangevraagd heeft aangesproken als 'cliënt'.

Volgens de 'Evaluatie Wmo 2015': "Op 31 december 2015 hebben ca. 56.000 Amsterdammers in totaal de

beschikking over 105.555 voorzieningen; Zorg In Natura (ZIN): 99.500 en Persoonsgebonden budget

(Pgb): 6.055."

11

Aanbieders 

De verschillende vormen van ondersteuning aan burgers in het zorgdomein worden voor een groot deel

verleend door professionals van welzijn-, zorg- of hulpinstellingen. Een andere groep van aanbieders zijn

de leveranciers die fysieke voorzieningen zoals woningaanpassingen, vervoer of hulpmiddelen leveren.

Volgens de wetstekst Wmo2015 : "aanbieder : natuurlijke persoon of rechtspersoon die jegens het college

gehouden is een algemene voorziening of een maatwerkvoorziening te leveren;"

Toegang 

Met 'Toegang' wordt de verantwoordelijkheid bedoeld om in te schatten of en in hoeverre

- cliënten nog zelf de situatie de baas kunnen, eventueel met hulp van hun naaste omgeving

- er een voorziening of een vorm van professionele ondersteuning nodig is ter bevordering van de

zelfredzaamheid en de participatie.

Volgens https://vng.nl/files/vng/publicaties/2012/20120423_handreiking_toegang_wmo.pdf : "Met “toegang”

bedoelen we het proces vanaf het moment waarop de burger zich meldt (of wordt gemeld) met een

ondersteuningsvraag, tot het bieden van passende ondersteuning."

Bij de toegang behoort de aanmelding, de vraagverheldering, eventueel een onderzoek door de

indicatiesteller, en het opstellen van het eerste ondersteuningsplan. Als het ondersteuningsplan is

opgesteld en er gaat een fase van levering in dan moet daartoe opdracht verstrekt worden aan een

leverancier, ofwel overdracht plaatsvinden aan een van de aanbieders in het wijkzorgnetwerk.

In de wet is het moment van de melding van belang, dan begint de doorlooptijd (maximaal zes weken) van

het onderzoek te lopen.

In de huidige opzet in Amsterdam kennen we de volgende toegangskanalen:

● Voor voorzieningen als Hulp bij het huishouden, vervoersvoorzieningen, woningaanpassingen,

meerkostenvergoedingen vervult de Wmo Helpdesk, in combinatie met onderzoek en advisering

door het indicatieorgaan, de toegangfunctie.

● De toegangfunctie voor ambulante ondersteuning en dagbesteding wordt ingevuld door een aantal

instellingen voor Maatschappelijke Dienstverlening, door Stichting MEE-AZ, en door

zorgaanbieders in het wijkzorgnetwerk.

● Voor de voorzieningen Opvang en Beschermd Wonen wordt de toegangfunctie uitgevoerd door de

Centrale Toegang MO/BW

● Voor de voorziening Arbeidsmatige Dagbesteding bekleden naast wijkzorgaanbieders ook Team

Activering van RVE Participatie, trajecthouders van de MO/BW keten, en de Geïntegreerde

Voorzieningen de toegangfunctie.

Regievoering 

Een speciale vorm van ondersteuning is de verzameling taken met regievoering-aspecten zoals

afstemming, coördinatie en planvorming. Deze taken zijn toebedeeld aan rollen met namen als

‘trajecthouder’ bij maatschappelijke opvang en beschermd wonen, ‘klanthouder’ in de wijkzorg,

‘klantmanager’ bij werk en participatie, en soms ook ‘aanspreekpunt’ of ‘coördinator’, afhankelijk van de

aard en de zwaarte van de regievoering. De regievoering kan zowel bij een professional van een

aanbieder uitgevoerd worden als ook in sommige gevallen door een functionaris van de gemeente.

12

Regievoering is de samenvattende term voor het zorgdragen dat alle ondersteuning aan een burger of een

gezin in samenhang wordt aangeboden en op elkaar is afgestemd. In de Wmo 2015 wordt aan deze taak

meer dan voorheen belang gehecht. De rol van regievoerder rondom de zorg voor een burger of een gezin

wordt formeler en belangrijker en wordt een aparte rol ten opzichte van die van zorg- of hulpverlener.

Regievoering wordt echter niet gezien als een van de afzonderlijke Wmo-voorzieningen en er kan dus in

de huidige situatie ook niet over gefactureerd worden.

2.2    Producten en diensten 

Vanuit de verschillende verantwoordelijkheden leveren partijen producten en diensten aan elkaar of aan

de burgers. Deze paragraaf beschrijft die producten en diensten. Hierbij wordt ook een (goede) website of

webapplicatie beschouwd als een product met samenhangende dienstverlening.

2.2.1 Diensten van aanbieders aan burgers 

De verantwoordelijkheid voor het leveren van de Wmo voorzieningen ligt bij aanbieders en leveranciers.

De voorzieningen die onder de Wmo vallen zijn verdeeld in Algemene voorzieningen en

Maatwerkvoorzieningen. De categorieën Algemene voorzieningen en Maatwerkvoorzieningen bevatten,

maar zijn niet beperkt tot, de ‘traditionele’ producten Hulp bij Huishouden (HbH), Vervoersvoorzieningen,

waaronder Aanvullend Openbaar Vervoer (AOV), Woningaanpassingen, Hulpmiddelen (rolstoelen,

scootmobielen, …). Vanuit de AWBZ zijn producten als Ambulante Ondersteuning (AO) en Dagbesteding

(DB) overgekomen. Verder zijn er nog Arbeidsmatige Dagbesteding (ADB), Kortdurend verblijf (ter

ontlasting van de mantelzorger) en Verblijfzorg in het kader van Maatschappelijke Opvang en Beschermd

Wonen (MO/BW).

Het document Nadere regels maatschappelijke ondersteuning Amsterdam 2016 hanteert de volgende

indeling:

13

Veel van deze producten worden in de wetstekst niet meer bij deze namen genoemd met als doel de

zorgsector te stimuleren tot innovatie in het aanbod, zodat voor iedere cliënt zorg op maat mogelijk wordt,

zonder de beperkingen van de traditionele Wmo voorzieningen-hokjes.

2.2.2 Cliëntondersteuning 

Uitzondering daarop is de voorziening Cliëntondersteuning. Volgens de wetstekst Wmo2015 :

"cliëntondersteuning: onafhankelijke ondersteuning met informatie, advies en algemene ondersteuning die

bijdraagt aan het versterken van de zelfredzaamheid en participatie en het verkrijgen van een zo integraal

mogelijke dienstverlening op het gebied van maatschappelijke ondersteuning, preventieve zorg, zorg,

jeugdhulp, onderwijs, welzijn, wonen, werk en inkomen". De gemeente dient ervoor zorg te dragen dat

voor de ingezetenen cliëntondersteuning beschikbaar is.

Cliëntondersteuning wijkt af van andere Wmo voorzieningen:

● De cliëntondersteuning is onafhankelijk en de gemeente draagt ervoor zorg dat bij de

cliëntondersteuning het belang van betrokkene uitgangspunt is

● Cliëntondersteuning is kosteloos voor de burger

14

● De gemeente wijst de cliënt en zijn mantelzorger voorafgaand aan het onderzoek op de

mogelijkheid gebruik te maken van cliëntondersteuning

Cliëntondersteuning is een algemene voorziening. In Amsterdam wordt cliëntondersteuning geleverd door

een aantal instellingen voor Maatschappelijke Dienstverlening, door stichting MEE Amstel en Zaan, en

door Cliëntenbelang Amsterdam.

Volgens de 'Evaluatie Wmo 2015': "In totaal hebben in 2015 20.403 cliënten gebruik gemaakt van deze

voorziening."

2.2.3 Producten en diensten van de gemeente 

Alle bovengenoemde producten zijn dus niet producten van de gemeente, maar van aanbieders aan

burgers. Deze paragraaf beschrijft de producten en diensten van de gemeente aan burgers, en de

dienstverlening tussen gemeente en aanbieders.

De dienstverlening van de gemeente aan aanbieders bestaat eruit dat de gemeente de ondersteuning

(onder voorwaarden) financiert. Om voor financiering in aanmerking te komen moet een aanbieder door de

gemeente gecontracteerd zijn. Daarnaast wordt een aantal aanbieders gesubsidieerd.

Subsidiëring 

Gemeente Amsterdam biedt in het kader van Zorg subsidies voor (onder andere)

● activiteiten die zich richten op mantelzorgondersteuning

15

● initiatieven voor kwetsbare burgers om zo zelfstandig mogelijk te functioneren

● een aantal (grotere) organisaties die een belangrijke bijdrage leveren aan de stad op het gebied

van cultuur, sport, welzijn of zorg: organisatiespecifieke subsidie .

Contractering 

Inkoop van verschillende Wmo voorzieningen, voorzover niet reeds gedekt door subsidiëring, gebeurt per

aanbesteding, zie

https://www.amsterdam.nl/gemeente/organisatie/sociaal/onderwijs-jeugd-zorg/wegwijs-in-de-wmo/inkoop/ .

De gemeente sluit raamovereenkomsten met een start- en einddatum met leveranciers. Een leverancier

schrijft in voor bijvoorbeeld (bij Ambulante ondersteuning en Dagbesteding) een aantal cliënten per jaar,

en dient dat gegarandeerd te kunnen leveren. Het aantal wordt bij gunning vastgelegd in de

raamovereenkomst. De gemeente garandeert echter geen afname. De uiteindelijke afname hangt af van

de keuze van de cliënten en toewijzing door de gemeente.

Facturen-afhandeling 

De gecontracteerde leverancier kan de geleverde zorg of voorziening in rekening brengen bij de

gemeente. De gemeente vergoedt aan de leverancier de rechtmatig geleverde voorziening aan de cliënt.

De leverancier kan factureren voor cliënten indien in de betreffende zorgperiode aantoonbaar de

voorziening geleverd is, en met een geldig indicatiebesluit, beschikking, ondersteuningsplan en/of

opdracht.

Informatieverstrekking 

Burgers kunnen voor informatie terecht bij de Sociaal Loketten, via telefoonnummer 14020 en via de Wmo

Helpdesk (0800-0643), en bij de websites amsterdam.nl en socialekaart.amsterdam.nl . Bij de loketten kan

ook persoonlijke informatie over de status van de eigen voorzieningen en aanvragen verkregen worden.

Aanvraagafhandeling van een (maatwerk)voorziening 

Bij de Wmo Helpdesk kan telefonisch een aanvraag gedaan worden voor:

Een vervoerspas voor Aanvullend Openbaar Vervoer

Een vervangende pas als de vervoerspas kwijt raakt of niet werkt

Aangepaste woning

Verhuiskostenvergoeding

Mobiliteitsvoorziening

Vervoerskostenvergoeding

Hulp bij het huishouden

Toegang tot Dagbesteding en Ambulante ondersteuning verloopt via de partijen in het wijkzorgnetwerk.

Het moment van de aanvraag is bij maatwerkvoorzieningen de start van de termijn ( maximaal 2 weken

volgens de wet) om, op basis van de uitkomst van het voorafgaande onderzoek, tot een besluit /

beschikking te komen.

Aanvraagafhandeling voor Pgb 

Voor maatwerkvoorzieningen kan bij de gemeente een persoonsgebonden budget aangevraagd worden.

Aan de hand van een door de aanvrager op te stellen Pgb-plan vindt een gesprek plaats om te bepalen

wat er precies nodig is en of de aanvrager de zorg via een Pgb zelf kan inkopen. De gemeente informeert

de Sociale Verzekeringsbank (SVB) over de toekenning van een persoonsgebonden budget, en ook het

CAK indien er een eigen bijdrage aan verbonden is. De SVB beheert het toegekende persoonsgebonden

16

budget. De burger krijgt geen geld op zijn bankrekening. De SVB betaalt de rekeningen. Voor

vervoermiddelen, rolstoelen, woonruimteaanpassingen en hulpmiddelen beheert de gemeente zelf het

Pgb. Betaling aan de cliënt gebeurt na het aanleveren van bewijsstukken.

Klachtafhandeling 

Burgers kunnen een klacht indienen “over uw Hulp bij het huishouden, Aanvullend Openbaar Vervoer, de

MO-zaak, aannemers, hulpmiddelenleveranciers of de afdeling Zorg van de gemeente Amsterdam”. Maar

natuurlijk ook over de andere Wmo-voorzieningen.

Dossier-inzage 

Een Amsterdammer kan zijn Wmo-dossier inzien .

Bezwaarafhandeling 

Een Amsterdammer die het niet eens is met het besluit over zijn aanvraag kan een bezwaarschrift

indienen .

Overige diensten 

● Bij de Wmo Helpdesk, of schriftelijk per post, kan een registratie als contactpersoon aangevraagd

worden.

● Afhandeling overlijdensbericht : Het overlijdensbericht wordt binnen een week na het overlijden aan

de backoffice doorgegeven. Deze afdeling zet de Wmo-voorzieningen vervolgens stop en maakt

eventueel een eindbeschikking.

● Een aanvraag intrekken : “Voor het intrekken van uw aanvraag voor een Wmo-voorziening, zoals

een traplift, scootmobiel, rolstoel of een vervoerspas belt u de Wmo Helpdesk: 0800 0643 (gratis,

bereikbaar op werkdagen van 08.00 tot 18.00 uur). De medewerkers van de helpdesk zorgen

ervoor dat uw aanvraag wordt stopgezet.”

● Afhandeling verhuisbericht

17

2.2.4 Diensten van anderen 

Deze paragraaf beschrijft de diensten van andere instanties, enkele gericht op burgers, en een aantal

gericht op de gemeente.

Website regelhulp.nl 

Volgens https://www.amsterdam.nl/veelgevraagd : “Regelhulp is een website van de Rijksoverheid.

Sommige Amsterdamse voorzieningen kunnen via regelhulp.nl online aangevraagd worden.” Er is echter

(vooralsnog?) geen specifieke Amsterdamse informatie of aanvraagmogelijkheid te vinden op regelhulp.nl.

Website jekuntmeer.nl 

Volgens https://www.jekuntmeer.nl/ : “Jekuntmeer.nl is een soort marktplaats voor dagactiviteiten, scholing

en werk. Vraag en aanbod komen hier bij elkaar. Doel is dat alle mensen (weer) mee kunnen doen aan het

maatschappelijk verkeer. Ook mensen voor wie dat minder vanzelfsprekend of gemakkelijk is. Op

Jekuntmeer.nl is het actuele aanbod aan activiteiten in zorg en welzijn te vinden. De website is actief in

Amsterdam, Utrecht, regio Zuid-Holland Noord en Regio Amstel en Zaan.”

Jekuntmeer.nl is een product van Stichting De Omslag .

Beheren Pgb 

Het beheren van het persoonsgebonden budget is in de Wmo wettelijk belegd bij de SVB.

18

De huidige praktijk is dat de Pgb’s voor diensten (Hulp bij het huishouden, ambulante ondersteuning,

dagbesteding, kortdurend verblijf, beschermd wonen) via de SVB uitgevoerd worden. Pgb’s voor het

aanschaffen van hulpmiddelen of woningaanpassingen worden vooralsnog door de gemeente aan de

cliënt zelf uitbetaald na indienen van een factuur, omdat de SVB zulke Pgb’s nog niet kan beheren. Voor

diensten stuurt de gemeente dagelijks nieuwe toekenningsberichten naar de SVB, die de budgetgegevens

verwerkt en opslaat. De budgethouder (cliënt) sluit een zorgovereenkomst af met de zorgverlener en dient

die in bij de SVB. De SVB controleert de overeenkomst arbeidsrechtelijk en de gemeente zorginhoudelijk.

Als de overeenkomst is goedgekeurd kan de budgethouder facturen van de zorgverlener declareren bij de

SVB, die de vergoeding rechtstreeks aan de zorgverlener betaalt.

Medewerkers van de gemeente kunnen inloggen in het SVB portaal en zien hoeveel er wordt uitgegeven

vanuit welk budget aan welke zorgverlener (maar niet voor welke soort zorg).

Bepalen en innen eigen bijdrage 

Het bepalen en innen van de eigen bijdrage is een dienst van het Centraal Administratie Kantoor (CAK)

aan iedere gemeente. Deze taak is in de Wmo (net als in de WLZ en de Jeugdwet) belegd bij het CAK.

Het CAK heeft daarvoor de speciale bevoegdheid inkomens- en vermogensgegevens van burgers te

mogen inzien. Criteria voor het bepalen van de eigen bijdrage worden jaarlijks door iedere gemeente

bepaald.

De huidige praktijk is dat elke vier weken een aantal uit Wmo-Ned geëxporteerde csv-bestanden in de

CAK-portal geüpload wordt. Dat gebeurt per vier weken omdat het CAK met een vierweekse periode

werkt; het CAK onderzoekt samen met VWS, de VNG en ZN of en wanneer men kan overstappen naar

maandelijkse aanlevering.

Het CAK betaalt de geïnde eigen bijdragen aan gemeente Amsterdam.

Voor een gedeelte van de voorzieningen (HbH / AO / DB / KV / DB) moet de aanbieder in de huidige opzet

de gegevens zelf aanleveren bij het CAK.

Indicatie-advies 

Het leveren van een onafhankelijk indicatie-advies is een dienst van een indicatiestellend orgaan (nu

Indicatieadviesbureau Amsterdam (IAA)) aan de gemeente.

Voor maatwerkvoorzieningen (AOV, Hbh, hulpmiddelen, woningaanpassingen etc.) die door burgers bij de

Wmo Helpdesk of bij de Sociaal loketten worden aangevraagd wordt de aanvraag geregistreerd in Wmo

Portaal. Van daaruit wordt een indicatieverzoek naar het indicatieorgaan gestuurd. In eenvoudige situaties

kan de Wmo Helpdesk zelf een indicatieadvies opstellen in Wmo Portaal, dat dan direct naar Wmo-Ned

gestuurd wordt om de beschikking af te geven.

Voor aanvragen van maatwerkvoorzieningen ambulante ondersteuning en dagbesteding vanuit het

wijkzorgnetwerk moet in de huidige opzet het indicatieorgaan inloggen in RIS en vanuit daar per

indicatieverzoek een document downloaden en overtikken in het eigen systeem.

Na het onderzoek van het indicatieorgaan gaat er een bericht met het indicatie-advies naar Wmo-Ned.

19

Verzending brieven en passen 

Verzending van brieven en passen is een dienst van het verzendbedrijf (momenteel Van der Most) aan de

gemeente.

De huidige praktijk is dat het grootste deel van de brieven en passen door het verzendbedrijf verstuurd

worden, alleen bij kleine aantallen doet de backoffice het soms zelf. Reguliere aanlevering van brieven en

passen gebeurt dagelijks vanuit Wmo-Ned via een scherm waar het verzendbedrijf de nieuwe brieven en

passen kan downloaden. Incidentele bulkverzendingen worden ook wel via samenvoegen in Word en

Excel samengesteld en via een beveiligde FTP-verbinding naar het verzendbedrijf gestuurd, waarna het

verzendbedrijf ze verstuurt en IV ze in het digitaal archief plaatst.

Waarstaatjegemeente.nl 

Volgens http://www.waarstaatjegemeente.nl/content/over : “Op deze website, ontwikkeld voor

gemeentelijke bestuurders en professionals, vindt u het dashboard dat is onderverdeeld in de 15 thema’s

over gemeentelijke onderwerpen. De gegevens komen uit verschillende bronnen en onderzoeken, zoals

burger- en ondernemerspeilingen, CBS en andere centrale databronnen. U kunt de gegevens uit het

dashboard gebruiken om te zien waar uw gemeente staat. U kunt de gegevens vergelijken met andere

gemeenten en, indien u dat wenst, gebruiken om meer inzicht te krijgen, voor informatie voor

besluitvorming, agenda vorming, verantwoording of onderzoek.

De informatie is openbaar toegankelijk en daardoor ook bereikbaar voor andere geïnteresseerden als

inwoners, onderzoekers en de media.”

Deze website en het dashboard is een goed voorbeeld (qua vorm, qua inhoud minder) van waar bij

beleidsmakers en management van afdeling Zorg behoefte aan is. Natuurlijk toegespitst op de

Amsterdamse situatie met meer informatie ook over zorgconsumptie in de wijken, de prestaties van de

leveranciers, en grafieken die voor belangrijke indicatoren de trend moeten weergeven. Tot nu toe is in die

behoefte onvoldoende voorzien.

2.3    Bedrijfsarchitectuur 

De huidige (2017) interne verantwoordelijkheidsverdeling van de gemeentelijke taken, voorzover belegd bij

cluster Sociaal, is als volgt:

20

Afdeling Zorg bestaat uit twee teams Beleidsontwikkeling & Realisatie en twee teams Backoffice. Bij de

GGD liggen Wmo taken bij afdeling MGGZ en bij Veilig Thuis, en bij Rve Participatie hebben de

klantmanagers van team Activering met Wmo-voorzieningen te maken.

2.3.1 Backoffice 

De Backoffice zorgt voor

● de afhandeling van aanvragen, declaraties, facturen, mutaties (waaronder verhuizingen en

overlijdens)

● aanvragen beoordelen en erover besluiten

● afhandeling van informatievragen (die binnenkomen via het Sociaal Loket, de Wmo Helpdesk,

Team Klachten)

● het operationeel aansturen van leveranciers en zorgaanbieders naar aanleiding van aanvragen

voor voorzieningen, klachten, …

● het informeren en triggeren van de SVB in verband met een toegekend persoonlijk budget dmv

registratie in het SVB portaal.

● het informeren en triggeren van het CAK voor het bepalen en innen van een eigen bijdrage,

middels een bestandskoppeling.

● Het verzorgen van de formele afhandeling rondom tijdelijk huisverboden: maken van een

beschikking en het informeren van de betrokkene. Op basis van inzage in het Khonraad systeem.

● Het schrijven van ambtsberichten en bijwonen van hoorzittingen naar aanleiding van

bezwaarzaken.

21

2.3.2 Beleidsontwikkeling en Realisatie 

De teams Beleidsontwikkeling en Realisatie zijn verantwoordelijk voor regelgeving, beleidsvorming,

organisatie van de inkoop, implementatie middels projecten, verantwoording richting college en

gemeenteraad, en accountmanagement richting leveranciers en zorgaanbieders. Beleidsvorming met

betrekking tot maatschappelijke ondersteuning behelst de inrichting, organisatie, bekostiging en sturing

van de keten, vaak ook samengevat als ‘ketenregie’. Ook de monitoring van de trends rondom

zorgconsumptie en welbevinden bij de Amsterdammers en in de wijken, het bepalen en meten van de

indicatoren daarvoor, en de verantwoording over de gang van zaken behoort tot de taken van de teams

Beleidsontwikkeling.

2.3.3 Wmo taken van Maatschappelijke en Geestelijke Gezondheidszorg 

De ‘veldregie’ rondom maatschappelijke opvang en beschermd wonen (MO/BW) wordt gedaan door de

afdeling Maatschappelijke en Geestelijke Gezondheidszorg (MGGZ) van de GGD. Voor de toegang tot

MO/BW hebben zij een loket ingericht genaamd Centrale Toegang MO/BW. MGGZ beheert een centrale

wachtlijst en heeft de regie op de toewijzing. Er is sprake van clusters van verblijfzorg-voorzieningen die

ieder specifieke zorg bieden voor specifieke doelgroepen.

2.3.4 Veilig Thuis 

Veilig Thuis is het loket voor advies en meldingen over huiselijk geweld en kindermishandeling. De

inrichting van zo’n loket is een gemeentelijke taak vanuit zowel de Wmo als de Jeugdwet. Per 1 januari

2015 was Veilig Thuis operationeel, onder aansturing van een commissie Veilig Thuis onder de

Gemeenschappelijke Regeling GGD Amsterdam-Amstelland. De directeur GGD is opdrachtnemer namens

de zes gemeenten in de regio Amsterdam-Amstelland. De bemensing van het loket en de telefoon komt

van de GGD en van de ketenpartners, medewerkers zijn dan gedetacheerd bij Veilig Thuis.

2.3.5 Participatie 

RVE Participatie is verantwoordelijk voor de ‘Activering’ van Amsterdammers die een uitkering

aangevraagd hebben en van wie de afstand tot de arbeidsmarkt is ingeschat op Trede I of II. De

Wmo-voorziening Arbeidsmatige Dagbesteding is een van de aangeboden mogelijkheden in het

continuüm van dagbesteding tot werk voor deze groep. De klantmanagers van Team Activering hebben

dus voor Trede I en II cliënten een toegangsfunctie, maar ook een regievoerende functie.

2.4    Informatiesysteemarchitectuur 

Het huidige (2017) informatiesysteemlandschap voor ondersteuning van alle taken rondom de Wmo ziet er

als volgt uit (klik op de plaat voor een duidelijke versie):

22

De volgende paragrafen beschrijven kort de voor afdeling Zorg belangrijkste systemen.

2.4.1 Wmo-Ned 

Volgens leverancier Zorgned http://www.zorgned.nl/wmoned/ : "Wmo-Ned is de complete applicatie voor

de ondersteuning van de uitvoering van de Wmo. Alle activiteiten van de aanmelding tot aan de uitbetaling

kunnen worden geregistreerd in het pakket. Hierdoor zijn de burger, zijn vraag en oplossingen volledig in

beeld."

● Wmo-Ned is primair bedoeld ter ondersteuning van de taken van de Backoffice.

● Het fiatteren in Wmo-Ned van betaalopdrachten wordt gedaan door accounthouders en deels ook

door de Backoffice.

● Wmo-Ned levert rapportages voor management en beleidsadviseurs, en voor controles op

rechtmatigheid.

● Bij Wmo-Ned zit een leveranciersportaal met de volgende functionaliteit

○ Aanbieders kunnen facturen uploaden in Wmo-Ned.

○ Aanbieders kunnen opdrachten voor het leveren van een voorziening ophalen uit

Wmo-Ned. Sommige aanbieders doen dat door de gegevens van het scherm over te

nemen, andere door iWmo-berichten te downloaden, weer andere hebben

berichtenkoppelingen.

○ Aanbieders kunnen in Wmo-Ned melden dat ze gestart of gestopt zijn met de levering van

een voorziening.

○ Aanbieders kunnen ook zien wie er allemaal bij ze in zorg is

● Voor cliënten die bellen naar de Wmo Helpdesk of die bij het Sociaal Loket komen kan de

medewerker in Wmo-Ned informatie over de Wmo voorzieningen van de cliënt inzien.

● Wmo-Ned heeft een koppeling naar het Gemeentelijke Gegevensknooppunt voor uitwisseling van

iWmo berichten met zorgaanbieders.

● Wmo-Ned heeft een berichtenkoppeling met het Wmo Portaal voor indicatieadviezen voor AOV en

HbH.

● RIS Wijkzorg heeft een bestandskoppeling met Wmo-Ned voor toekenningen van algemene

voorzieningen t.b.v. de factuurcontrole.

● Wmo-Ned heeft een bestandskoppeling met RAAK tbv factuurcontrole arbeidsmatige

dagbesteding.

23

● RIS OKT heeft een bestandskoppeling met Wmo-Ned tbv opstellen/afhandelen van

Jeugd-beschikkingen.

● Wmo-Ned heeft een bestandskoppeling met (het systeem van) het CAK om opdracht te geven voor

het bepalen en innen van een eigen bijdrage. Dit is een bestandskoppeling: Wmo-Ned genereert

bestanden die een medewerker handmatig uploadt in de portal van het CAK.

● Wmo-Ned heeft een bestandskoppeling met (het systeem van) de SVB ter kennisgeving van een

Pgb beschikking. Dit is nu nog een bestandskoppeling, maar zal in 2016 mogelijk vervangen

worden door de koppeling via het GGK.

● Wmo-Ned heeft een koppeling met (het systeem van) de Indicatiesteller (nu MO-zaak) voor het

ontvangen van indicatie-adviezen.

● Wmo-Ned heeft een download-functionaliteit tbv het Verzendbedrijf (nu Van der Most) voor

opdrachten om brieven en vervoerspassen naar cliënten te sturen.

● Wmo-Ned maakt gebruik van een Subjectmagazijn voor persoonsgegevens. Het Subjectmagazijn

wordt gevoed door de BRP.

● Wmo-Ned heeft een koppeling met het Zakenmagazijn voor opslag van zaakgegevens.

● Wmo-Ned is het authentieke Verstrekkingenmagazijn voor Wmo- en Jeugd-voorzieningen op basis

van toegekende rechten/beschikkingen.

● Wmo-Ned heeft een koppeling met ZyLab voor het archiveren van documenten.

● Wmo-Ned heeft een berichtenkoppeling met CORV voor het ontvangen van zorgmeldingen vanuit

de Justitieketen (Politie, OM, Raad van Kinderbescherming, Reclassering).

2.4.2 Wmo Portaal 

Wmo Portaal is een callcenter-systeem, op maat gemaakt voor de gemeente Amsterdam, en momenteel

in onderhoud bij leverancier Hydrogenic onder regie van de gemeente.

● Wmo Portaal is primair bedoeld ter ondersteuning van de Wmo Helpdesk.

● Ook enkele aanbieders van de Hulp bij Huishouden (HbH) voorziening kunnen in Wmo Portaal

aanvragen voor HbH registreren.

● Wmo Portaal heeft een koppeling met het indicatieorgaan voor het aanleveren van aanvragen voor

Wmo voorzieningen

● Wmo Portaal heeft een koppeling met Wmo-Ned voor het aanleveren van indicatieadviezen voor

AOV en Hbh

2.4.3 Subjectmagazijn 

Het Subjectmagazijn is een component met persoonsinformatie van alle Wmo en Jeugd cliënten.

● De systemen Wmo-Ned en Wmo Portaal hebben een koppeling met het Subjectmagazijn om

persoonsinformatie op te halen en om niet-authentieke persoonsgegevens op te slaan.

● Het subjectmagazijn wordt gevoed door het Makelaarsuite systeem van Rve Basisinformatie

● Het subjectmagazijn bevat niet-authentieke ketengegevens zoals contactpersonen, mailadressen,

telefoonnummers, wettelijke vertegenwoordigers, etc. (dus persoonsgegevens die niet in de GBA /

BRP gegevensset zitten).

● Voor de authentieke ketengegevens wordt er een real-time koppeling met de Makelaarsuite van

Rve Basisinformatie gerealiseerd.

● Het subjectmagazijn krijgt een nieuwe naam namelijk ‘ketenmagazijn’.

2.4.4 Zakenmagazijn 

Het Zakenmagazijn is een component met zaakinformatie over alle ‘zaken’ (met name afhandeling van

aanvragen voor Wmo-voorzieningen) rondom de Wmo-voorzieningen

24

● De systemen Wmo-Ned en Wmo Portaal hebben een koppeling met het Zakenmagazijn om

zaakinformatie te bewaren, te raadplegen en/of te updaten

2.4.5 Dossiermagazijn 

Zylab is leverancier van het digitaal archief van afdeling Zorg voor alle Wmo documenten,

Jeugdbeschikkingen (via Wmo-Ned), in- en uitgaande post, enzovoort. Ook Wmo Portaal doet vastlegging

in het digitaal archief.

2.4.6 RIS Wijkzorg 

Volgens leverancier Inforing https://inforing.nl/nl/diensten/ris/ : "RIS is een door Inforing ontwikkelde

software oplossing voor de registratie van persoonsdossiers die op maat wordt gemaakt, ook wel client

volg systeem genaamd. RIS wordt gebruikt door grote en kleinere gemeenten, welzijnsorganisaties en

bedrijven."

Volgens het Factsheet RIS Wijkzorg : "Registratie Informatie Systeem (RIS) / Wijkzorg (WZ) is een digitaal

systeem waar de dossiers van cliënten uit Wijkzorg beheerd en geregistreerd worden. RIS/WZ

ondersteunt het proces van aanmelding tot afsluiten van het dossier. RIS/WZ is ook van belang voor de

facturering van de algemene voorzieningen. In het systeem wordt namelijk ook geregistreerd welke

ondersteuningsplannen er zijn, die vormen een basis voor facturering door zorgaanbieders. Bij de

facturering door de zorgaanbieders wordt getoetst of dit in overeenstemming is met de geregistreerde

gegevens in RIS/WZ."

RIS Wijkzorg wordt dus gebruikt door zorgaanbieders. Zij hebben in RIS Wijkzorg een cliëntdossier en

delen dat met de andere bij de cliënt betrokken professionals. De Backoffice heeft toegang tot RIS

Wijkzorg om aan te geven welke beslissing er is genomen naar aanleiding van een aanvraag voor een

maatwerkvoorziening.

Het Indicatieorgaan maakt ook gebruik van RIS, om indicatieverzoeken vanuit de wijkzorg op te halen.

2.4.7 RAAK 

Volgens de systeembeschrijving van RAAK op het WPI Intranet : "RAAK staat officieel voor Re-integratie

Activering Afspraken Klantmanagement, maar het is … het klantvolgsysteem dat ontstaan is door de

samenvoeging van BVS en M2000.

In RAAK kan alles worden vastgelegd met betrekking tot werkprofielanalyse, trajecten, aanmeldingen en

deelnamens. Tevens wordt in RAAK de trede-indeling van de klant bepaald, er wordt een trajectadvies

gegeven en er vindt op een systematische wijze een match plaats tussen klant(profiel) enerzijds en

beroepsprofiel, vacatures, re-integratietrajecten en flankerende voorzieningen anderzijds. Andersom is het

mogelijk een match te maken tussen vacatures en de beschikbare kandidaten. Bovendien zitten de

werkdossiers vanuit M2000 er ook in. En uiteraard worden de instrumenten zelf ook onderhouden in

RAAK.

De controle en doorontwikkeling van RAAK ligt bij Wigo4it. Binnen het overleg tussen de vier grote

gemeenten wordt de prioriteit van de wijzigingsverzoeken bepaald."

● RAAK is primair bedoeld ter ondersteuning van de klantmanagers en reïntegratieconsulenten bij

RVE Werk en bij RVE Participatie.

25

● RAAK bevat onder andere een scherm Trajectplanner met een onderdeel ‘Tredekiezer’. Volgens

De Tredekiezer in het kort (intern): “Met de Tredekiezer wordt de re-integratietrede van de klant

bepaald. Elke actieve klant moet een actuele trede-indeling hebben. Vul daarom zoveel mogelijk

klantgegevens in de Trajectplanner in en laat vervolgens de trede door het systeem bepalen.”

Cliënten in Trede 1 en 2 komen in aanmerking voor Arbeidsmatige dagbesteding (in RAAK

‘Activeringsplekken’ genoemd die gereserveerd kunnen worden).

● Volgens de Werkinstructie Socrates ad-hoc koppeling van 23-11-2015 (intern): “Vanaf heden kan

vanuit RAAK de zogenaamde ‘Socrates ad-hoc koppeling’ worden aangeroepen. Met deze

koppeling kan je vanuit RAAK voor een specifiek BSN de koppeling richting Socrates aanroepen

zodat de gegevens direct in RAAK worden bijgewerkt.” Het betreft persoonsgegevens en

uitkeringsgegevens.

● RAAK heeft een berichtenkoppeling met het Sectorloket van het Inlichtingenbureau (met

daarachter het Suwinet) voor informatie over cliënten van het UWV Werkbedrijf (werkervaring,

beroep)

● In RAAK is informatie over cliënten beschikbaar van DUO (opleidingen en diploma’s) dankzij een

bestandskoppeling met DUO.

● Vanuit RAAK worden wekelijks de toekenningen van Arbeidsmatige dagbesteding geëxporteerd

naar een bestand dat vervolgens in Wmo-Ned geïmporteerd wordt ten behoeve van de controle

van facturen van aanbieders van Arbeidsmatige dagbesteding.

● Een andere naam voor RAAK is RMW bij de andere G3.

2.4.8 Trajectus 

Trajectus is een GGD maatwerk-webapplicatie met trajectplannen en klantvolgfunctionaliteit voor (onder

andere) de doelgroepen Maatschappelijke Opvang / Beschermd Wonen. Ook met wachtlijst en reservering

functionaliteit. Gebouwd door GGD / IT4Care. Gebruikers zijn medewerkers van de Centrale Toegang

MO/BW, maar ook medewerkers van aanbieders van verblijfzorg.

2.4.9 KIM 

KIM van leverancier Kodision is het zaaksysteem van RVE Dienstverlening. Wordt gebruikt door het

Callcenter Amsterdam, door de Stadsloketten en de sociale loketten.

KIM wordt gebruikt door de Wmo Helpdesk om terugbelafspraken naar aanleiding van vragen of

meldingen van burgers in vast te leggen. De teams Backoffice kijken in KIM om die terugbelafspraken uit

te voeren.

2.4.10 IntensiveCare 

IntensiveCare is het systeem voor werkverdeling (en bijbehorende rapportages) van de Backoffice,

gebouwd in MS Access, met instelbare actielijsten, regels voor prioritering, en op basis daarvan werklijsten

voor de medewerkers.

2.4.11 Miss Maatwerk 

Miss Maatwerk is een systeem ter ondersteuning van de Wmo-Accent doelgroep (waaronder

minderjarigen, ALS- en MLS-patiënten, mensen met een zintuiglijke beperking), gemaakt in MS Access,

geleverd door de gemeente aan Reade.

2.5    Knelpunten 

In de huidige opzet (2017) worden de volgende knelpunten ervaren.

26

2.5.1 Ongewenste stapeling van zorg 

Stapeling van zorg gaat over cliënten met meervoudige problematiek voor wie meerdere zorgtrajecten

tegelijkertijd lopen. Hulpverleners die onvoldoende van elkaar weten wie er allemaal met een cliënt bezig

is. Er is onvoldoende coördinatie tussen de verschillende hulpverleners en onvoldoende afstemming

tussen de verschillende zorgtrajecten.

2.5.2 Onvoldoende zicht en grip voor burgers en professionals 

Er is een groot aantal instanties, hulpverleners en voorzieningen. Voor burgers en professionals is

onvoldoende zichtbaar welke voorzieningen er zijn, wat de mogelijkheden in de wijk zijn, waar de

gemeente in welke mate aan bijdraagt, wat de eigen bijdrage is, enzovoort.

2.5.3 Onvoldoende zicht en grip voor beleidsadviseurs en management 

Beleidsmakers en verantwoordelijken hebben onvoldoende zicht en grip op klantstromen, kosten, en

cliënten met stapeling van zorg.

Voor beleidsmakers van afdeling Zorg is er ook onvoldoende zicht en grip op de uitvoering van opvang,

beschermd wonen en arbeidsmatige dagbesteding, taken die belegd zijn bij de GGD en en RVE

Participatie.

2.5.4 Productverkokering 

Er is teveel verkokering per produktgroep. Er zijn historisch gegroeide verschillen in de uitvoering, de

inkoop en de bekostigingmethodiek (variërend van op basis van uren inzet per week, of het aantal

trajecten per jaar, of het resultaat van de ondersteuning, of een vast bedrag per periode). Daardoor is het

allemaal slecht vergelijkbaar met betrekking tot kosten, resultaten, inspanningen en effecten, en het heeft

geleid tot ingewikkelde uitvoering en administratie.

2.5.5 Afhandeling bezwaren bij negatieve beschikkingen 

Het afhandelen van bezwaren ten gevolge van negatieve beschikkingen bij aanvragen voor

maatschappelijke opvang of beschermd wonen is niet goed mogelijk omdat relevante informatie

ontoegankelijk is en/of de kans op succes te klein is.

2.5.6 Dubbele registratie 

Hulpverleners werkzaam bij de grotere zorgaanbieders moeten registratie van hun werkzaamheden

behalve in het systeem van hun eigen werkgever ook in het gemeentelijke RIS Wijkzorg doen. Behalve tot

veel extra werk en frustratie leidt dit ook tot fouten. Het komt zelfs voor dat de informatie in het ene

systeem ingevoerd wordt, er vervolgens een schermprint afgedrukt wordt, waarmee dan een

administratieve kracht in het andere systeem de informatie gaat opvoeren.

Eenzelfde systematiek geldt rondom MO/BW en Arbeidsmatige dagbesteding: de gemeente verwacht van

de aanbieders dat zij registreren in de gemeentelijke systemen Trajectus en iedereenwerktmee.nl

(webapplicatie bij RAAK), naast de registratie die deze aanbieders ook in hun eigen systemen doen.

Aanbieders die een breed scala aan voorzieningen leveren moeten dus van de gemeente tot in 4

gemeentelijke systemen registreren (RIS Wijkzorg, Trajectus, iedereenwerktmee.nl en Wmo-Ned), naast

de registratie in hun eigen systeem.

2.5.7 Primaire systeem ondersteunt de taken onvoldoende 

Voorbeelden:

27

medewerkers van de Backoffice die behalve in Wmo-Ned ook in RIS Wijkzorg moeten kunnen (opvoeren

van beschikkingen), in KIM (ophalen van terugbelafspraken), in het landelijke Gemeentelijk Gegevens

Knooppunt (GGK, opdrachten aan en facturen van aanbieders) en in Zylab (documentenarchief). Behalve

complexiteit en dubbel werk zorgt dit ook voor een grote beheerlast, vooral overmatig gebruikersbeheer.

Daarnaast gebruikersgroepen (bijvoorbeeld van Reade) die ook aangehaakt zijn maar dan alleen deels:

wel op Wmo-Ned maar niet op de bijbehorende documenten in Zylab.

2.5.8 Verdere operationele knelpunten 

In interviews en besprekingen worden bijvoorbeeld genoemd:

● De verplichting voor aanbieders om lijsten te moeten produceren voor het CAK voor het berekenen

van de eigen bijdrage

● De verplichting voor aanbieders om maandelijks (mutatie)overzichten te moeten produceren voor

de gemeente

● Bij aanbieders veel uitval, veel handmatig administratief (reparatie)werk, daardoor veel fouten en

correspondentie via email en telefoon

● Correspondentie met vertrouwelijke informatie via onbeveiligde email

● Privacy-issues mbt autorisaties (kloppen niet, vaak te ruim, in de perceptie van de aanbieders).

● Beheer van autorisaties en accounts, complex en slecht ondersteund

● Beschikkingen die niet zichtbaar zijn voor aanbieders (om rechtmatigheid te kunnen checken).

Kennelijk is de informatie bij de toewijzingsopdracht niet voldoende voor sommige aanbieders.

 

   

28

3    Architectuurkader Dit hoofdstuk beschrijft de ontwikkelingen die van invloed zijn op de doelarchitectuur, de doelstellingen

waarvoor de doelarchitectuur een invulling moet bieden, alsmede de principes en richtlijnen die gelden bij

het ontwerpen van de doelarchitectuur en bij de projecten die nodig zijn om op weg naar de doelsituatie te

gaan.

3.1    Ontwikkelingen 

Deze paragraaf bespreekt een aantal externe en interne ontwikkelingen die van invloed zijn op de

inrichting en de structuur van het domein.

3.1.1    Wet & regelgeving 

Op 1 januari 2015 traden zowel de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) 2015 als de

Participatiewet in werking. De gedachte achter deze wetswijzigingen was de omvorming van Nederland

als verzorgingsstaat naar een ‘participatiesamenleving’.

De nieuwe Wmo is een belangrijk onderdeel van de hervorming van de langdurige zorg. De nieuwe Wmo

maakt het mogelijk dat meer mensen met ondersteuning en zorg thuis kunnen blijven wonen. In de nieuwe

Wmo zijn gemeenten verantwoordelijk voor ondersteuning van burgers.

Gemeente Amsterdam heeft zich in eerste instantie, in 2015, met name gericht op het borgen van de

continuïteit, zowel van de dienstverlening aan de inwoners, als ook van het voortbestaan van de

aanbieders. Vanaf 2016 wordt gewerkt aan verdere hervormingen van het sociaal domein.

3.1.2    Externe ontwikkelingen 

Bezuinigingen 

De bezuinigingen zullen leiden tot afnemende beschikbaarheid van gemeentelijk gefinancierde

professionele zorg- en ondersteuning in de stad. De gemeente wil samen met de partners in de stad

ervaring opdoen met het stimuleren van alternatieven, zoals de cliënt aanzetten tot meer eigen inzet,

additionele begeleiding van de cliënt door vrijwilligers of vanuit leerwerkinitiatieven of collectieve

voorzieningen.

Van aanspraak naar noodzaak 

In de nieuwe Wmo wordt een omslag gemaakt van “van aanspraak naar noodzaak”. De zorgsector krijgt

de opdracht om samen met de cliënt te komen tot een grotere mate van zelfredzaamheid. Een

Wmo-voorziening kan aangevraagd worden wanneer die noodzakelijk geacht wordt voor het bevorderen

van de zelfredzaamheid.

Wijkgerichte aanpak 

De opdracht aan het wijkzorgnetwerk is te zorgen voor afgestemde zorg op het niveau van de wijk. Dit

moet leiden tot betere ondersteuning tegen lagere kosten. Er wordt gestreefd naar verdere integratie en

afstemming van aanvragen, indicatiestelling en toewijzingen op het totale zorgaanbod in de wijk.

Ondersteuning vanuit planvorming en verbeterdoelen 

De wetstekst Wmo2015 spreekt van de mogelijkheid van een ‘persoonlijk plan’ dat de omstandigheden

(behoeften, mogelijkheden van eigen kracht, gebruikelijke hulp, mantelzorg ondersteuning of

29

voorzieningen) beschrijft en aangeeft welke maatschappelijke ondersteuning naar de mening van de cliënt

het meest is aangewezen.

De gemeentelijke Wmo verordening noemt daarnaast een ‘ondersteuningsplan’: “de weergave van de

adviezen, verwijzingen en afspraken die in samenspraak met de cliënt en zijn mantelzorger zijn gemaakt

naar aanleiding van zijn melding, alsmede de beoogde resultaten en de evaluatie daarvan.”

Ruimte voor de professional, ‘loslaten’ door de gemeente 

Volgens de Ontwikkelagenda: “We gaan bij de zoektocht naar alternatieve vormen van ondersteuning en

zorg meer gebruik maken van de inzichten van professionals in de wijk, van ervaringsdeskundigen onder

de Amsterdammers met een beperking en van mantelzorgers.”

Volgens het Koersbesluit: “Amsterdam kiest voor een sterke 0e lijn en voor een omslag in de 1e lijn. Van

een AWBZ die zorgaanbieders stimuleert tot leveren van productie naar een herijkte Wmo die meer

gebaseerd is op Eigen Kracht. Dit betekent dan ook dat je de professionals in de wijkzorgteams het

vertrouwen en de ruimte geeft om te bepalen voor welke mensen onder-

steuning of zorg nog wel nodig is.”

Verschuivingen in de samenwerking 

De hele transformatie ten gevolge van de nieuwe wetgeving gaat nog wel enkele jaren duren. De precieze

uiteindelijke inrichting en organisatiestructuur is nog niet uitgekristalliseerd. Dus voorlopig voortborduren

op de huidige verantwoordelijkheidsverdeling. Maar de organisatie van het geheel moet flexibel en

wendbaar zijn en de Informatievoorziening moet daar tegen bestand zijn.

Digitaal 2017 

Volgens http://www.digitaleoverheid.nl/ : “Bedrijven en burgers kunnen uiterlijk in 2017 zaken die ze met de

overheid doen digitaal afhandelen.”

Generieke digitale infrastructuur van de overheid (GDI) 

Volgens http://www.digitaleoverheid.nl/gdi (waar ook de componenten vermeld staan die tot de GDI

gerekend worden): “De generieke digitale infrastructuur van de overheid (GDI) bestaat uit standaarden,

producten en voorzieningen die gezamenlijk gebruikt worden door (alle) meerdere overheden, vele

publieke organisaties en in een aantal gevallen ook door private partijen.

● De GDI is een onmisbaar deel van de (digitale) basisvoorzieningen waarmee organisaties hun

primaire processen inrichten.

● De GDI is, naar zijn aard, niet organisatie-, sector- of domeinspecifiek.

De GDI bestaat uit herbruikbare digitale basisvoorzieningen, standaarden en producten die het overheden,

publieke organisaties en private partijen mogelijk maken om hun primaire processen doelmatig in te

richten en te blijven ontwikkelen. De GDI is een dynamisch geheel welke de komende jaren gewijzigd kan

worden door de ontwikkeling van nieuwe generieke voorzieningen en standaarden of door het uit productie

nemen van al opgenomen voorzieningen.”

Apps en webapplicaties 

Net als elders zijn er ook in het zorgdomein initiatieven om middels een app aan burgers inzicht te bieden

in de eigen gezondheidssituatie. Een aantal aanbieders van Wmo-voorzieningen overweegt of is aan het

experimenteren met een eigen portaal of app voor de eigen cliënten. Het is van belang om dergelijke

30

portalen en apps waar mogelijk te laten samenwerken met de gemeentelijke informatievoorziening. Denk

daarbij aan doorverwijzingen en aan real-time informatie-uitwisseling.

3.1.3    Interne ontwikkelingen 

Eigen verantwoordelijkheden, eigen informatievoorziening, heldere koppelvlakken 

Transformatie vanuit een gesloten, afgeschermde gemeentelijke organisatie naar een veel opener,

koppelbare architectuur. Door het inrichten van heldere koppelvlakken op de grenzen van de

gemeentelijke verantwoordelijkheden ontstaan er duidelijke aanknopingspunten voor ketenpartners om

hun werkzaamheden aan te verbinden. Dit stelt gemeente en instellingen in staat om ieder hun eigen

verantwoordelijkheden zo goed mogelijk uit te voeren, te innoveren, de mogelijkheden uit te breiden en te

benutten, en in samenwerking te profiteren van ieders professionaliteit.

Veranderingen in bekostiging en financiering  

De inkoop zal veel meer op basis van contractering en facturering ingericht worden dan nu het geval is.

Ook wordt gedacht aan andere manieren van bekostiging zoals bijvoorbeeld op basis van de

samenstelling van de populatie van de verschillende wijken.

Tevredenheid met huidige systemen 

De ondersteuning van de taken van de Backoffice met Wmo-Ned functioneert naar tevredenheid. Er is bij

afdeling Zorg een duidelijk uitgesproken wens om met Wmo-Ned door te gaan. Dus geen tijd en geld

verspillen aan nieuwe inrichting of applicatie zonder dat dit zinvol is met het oog op de doelstellingen, dus

niet om andere reden dan intrinsiek Wmo.

3.2    Doelstellingen van afdeling Zorg 

Deze paragraaf bevat de voor de komende jaren richtinggevende doelstellingen, zoveel mogelijk ontleend

aan gezaghebbende relevante stukken, maar deels ook gedestilleerd uit de verschillende interviews en

overleggen.

 

De notitie ‘Van cijfers naar inzicht’ is opgesteld in mei 2016, in opdracht van gemeente Amsterdam, OJZ,

afdeling Zorg (Marco Luirink), door Nico Bot en Caro Beerhorst. De notitie bevat onder andere een

“Ordening van doelen, indicatoren en rapportages”. De in de notitie voorgestelde doelen zijn vastgesteld in

het managementteam van afdeling Zorg en zijn te beschouwen als de afdelingsdoelstellingen.

3.2.1 Amsterdammers functioneren zo zelfstandig mogelijk en doen volwaardig mee 

Volgens de notitie ‘Van cijfers naar inzicht’: “dit gaat over de eigen kracht en welbevinden. Het dekt de

volgende doelen uit het meerjarenbeleidsplan: Alle Amsterdammers kunnen volwaardig meedoen; Meer

mensen functioneren zo zelfstandig mogelijk; en Minder eenzame mensen.”

En volgens Nadere regels maatschappelijke ondersteuning Amsterdam 2016 : “Amsterdammers krijgen

meer dan voorheen de regie over hun eigen leven ... De eigen kracht en het gebruik van talenten en

mogelijkheden om zelf oplossingen te vinden voor problemen is het uitgangspunt en wordt door de

gemeente gefaciliteerd en gestimuleerd, bijvoorbeeld door de inzet van basisvoorzieningen in de wijk en

het versterken van mantelzorg. Amsterdammers zijn zelf verantwoordelijk voor de manier waarop zij hun

leven inrichten en deelnemen aan het maatschappelijk leven.”

Ondersteunend aan deze afdelingsdoelstelling geldt de volgende afgeleide doelstelling:

31

Inzage voor de cliënt 

Inzage voor de cliënt zelf. Duidelijk en helder, het moet natuurlijk geen misverstanden veroorzaken. Cliënt

krijgt inzage in zijn eigen ‘Lopende Zaken en Voorzieningen’ met betrekking tot Wmo-voorzieningen, via

het ‘mijn.amsterdam.nl’ portaal, na inloggen met DigiD. In dit overzicht kan de informatie getoond worden

waarover de gemeente beschikt, alsmede, voor meer detailinformatie, per ‘zaak’ een link naar het

cliëntportaal van de desbetreffende zorgaanbieder / leverancier. Status van aanvragen en leveringen moet

te allen tijde duidelijk en inzichtelijk zijn voor de burger.

3.2.2 Amsterdammers zetten zich in voor elkaar en de omgeving 

Volgens de notitie ‘Van cijfers naar inzicht’: “dit gaat over de actieve samenleving en welbevinden. Het

dekt de volgende doelen uit het meerjarenbeleidsplan: Amsterdammers ondersteunen elkaar en zetten

zich actief in voor hun omgeving; Meer mensen voelen zich verbonden met Amsterdam; Meer mensen en

bedrijven zetten zich in voor stad of buurt; en Meer mensen helpen elkaar.”

En volgens Nadere regels maatschappelijke ondersteuning Amsterdam 2016 : “Amsterdammers ... dragen

ook bij aan het leven van anderen, omdat de gemeente ervan overtuigd is dat de samenleving daar sterker

van wordt. Samen met zijn omgeving vormt de Amsterdammer de dragende samenleving die het

uitgangspunt vormt bij het zoeken naar een oplossing van een ondersteuningsvraag… De gemeente

verwacht dat ... inwoners van Amsterdam elkaar, naar vermogen, bijstaan.”

3.2.3 Kwetsbare Amsterdammers krijgen passende ondersteuning en opvang 

Volgens de notitie ‘Van cijfers naar inzicht’: “dit gaat over de kwaliteit van de zorgverlening en de

cliëntervaringen. Het dekt de volgende doelen uit het meerjarenbeleidsplan: Alle Amsterdammers kunnen

volwaardig meedoen; Meer mensen functioneren zo zelfstandig mogelijk; en Minder geweld in

afhankelijkheidsrelaties.”

Ondersteunend aan deze afdelingsdoelstelling gelden enkele afgeleide doelstellingen:

Optimale dienstverlening richting de burger 

● Hoge klanttevredenheid over de dienstverlening van aanbieders en gemeente

● Minimaal aantal klachten en bezwaar- en beroepprocedures.

● Monitoring van de kwaliteit van de dienstverlening door de keten heen.

● Constante zorg voor de dienstverlening, ook na de levering.

● Voor de burger transparante besluitvorming bij de toekenning / afwijzing van de voorzieningen.

● Proportionaliteit van het proces van afhandeling, geen zware procedures bij eenvoudige aanvragen

● Goed vindbaar en bereikbaar; de burger moet zich voor informatie en aanvraag kunnen wenden tot

elk beschikbaar loket.

● Hele gezin in beeld, en integraal beeld over de verschillende zorggebieden

● Naast telefoon en fysiek loket ook een goed lopend digitaal loket

● Maatwerk leveren

Efficiënte organisatie (minimale apparaatskosten) 

● Beheersing van de open einderegeling.

● Inzicht in de geldstromen.

● Uitbesteding van werkzaamheden met gespecialiseerd karakter aan gespecialiseerde

professionals.

● Handmatig en/of hoog-administratief werk en routinematig bulkwerk uitfaseren en informatiseren.

32

● Automatische afhandeling, tenzij… Op basis van moderne goede informatie-uitwisseling /

interoperabiliteit met ketenpartners.

● Flexibiliteit met betrekking tot veranderend beleid qua organisatie, instrumenten, ketenpartners,

processen en producten.

● Goede werkverdeling

● Bundelen van gelijksoortige werkzaamheden

Geen dubbel werk 

● Geen dubbele intakes: cliënten die door een professional doorverwezen worden naar een

bepaalde Wmo-voorziening worden niet lastiggevallen met opnieuw een intake-proces. Het oordeel

van de verwijzende professional wordt zoveel mogelijk gerespecteerd. Iedere cliënt hoeft maar één

keer door een Intake proces.

● Geen dubbele regievoering: als een hulpverlener een regievoerende rol op zich neemt omdat de

cliënt het niet zelf kan, dan is die hulpverlener de regievoerende hulpverlener, en niet iemand

anders. Totdat de regie overgedragen wordt, weer naar de cliënt zelf, of naar een andere

hulpverlener. Door middel van een ‘regiecheck’ kunnen bevoegde medewerkers contactgegevens

van de regievoerende professional achterhalen. Nuancering hierbij is dat niet alle huidige

regievoerders gelijk zijn. Veelal zijn regievoerders op bepaalde doelgroepen of soorten

voorzieningen gespecialiseerd en moeten ze onderling samenwerken.

● Geen dubbele planvorming. Het maken van een plan (ondersteuningsplan, trajectplan, loopbaan-

of participatieplan, …) is een taak van de regievoerende hulpverlener. In het plan staan de

afspraken met de cliënt. Zolang het plan geldig is moet er niet nog weer een ander plan gemaakt

worden.

Toegankelijk voor alle doelgroepen 

Het aanvragen van Wmo voorzieningen moet eenvoudig mogelijk zijn voor alle professionals met een

regievoerende of een toegang-functie. Zowel vanuit Wijkzorg, Jeugdgezondheidszorg, Jeugdhulp, Samen

DOEN, Centrale Toegang MO/BW, Team Intake van Rve Participatie, Team Intake van Rve

Inkomensvoorziening. Het is niet altijd een wijkzorg-instelling die een cliënt als eerste in behandeling heeft.

Het toekennen van een Wmo-voorziening door de initiële hulpverlener moet dan toch mogelijk zijn,

laagdrempelig en zonder overbodige overdracht naar het wijkzorgnetwerk.

Zorgvuldige overdracht 

Cliënten hebben er geen 'last' van

● als ze 18 worden

● als hun ondersteuning onder een andere wet valt (bijvoorbeeld ZVW ipv Wmo)

● als de ondersteuning overgedragen wordt door een hulpverlener aan een andere hulpverlener

● bij opschalen en afschalen, ook over domeinen heen, bijvoorbeeld van een klanthouder in het

wijkzorgnetwerk naar een regievoerend generalist van Samen DOEN.

De manier waarop een cliënt wordt overgedragen kan verschillen en strekt zich qua intensiteit uit van een

verwijzing die aan de cliënt wordt meegegeven tot en met persoonlijke begeleiding van de cliënt naar de

hulpverlener of de instantie aan wie de cliënt wordt overgedragen. De professional die overdraagt moet

met de cliënt de vorm van overdracht bepalen. De intensiteit van de overdracht is afhankelijk van de mate

van zelfredzaamheid van de cliënt.

33

Zorgvuldige overdracht is bijvoorbeeld ook van belang om uitstroom uit de MO/BW voorzieningen te

bevorderen. Volgens het Koersbesluit Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen : “Dit betekent dat

de hulpverlening op verschillende momenten in het traject goed georganiseerd moet zijn en er zorgvuldig

moet worden overgedragen van de Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen naar de wijkteams.”

3.2.4 De kosten van ondersteuning en opvang worden goed beheerst 

Volgens de notitie ‘Van cijfers naar inzicht’: “dit gaat over de kostenbeheersing, maar raakt ook de actieve

samenleving. Dit dekt het in de begroting genoemde doel De kosten van gemeentelijke zorg beheersen

door onder andere de eigen kracht van cliënten aan te spreken.”

Ondersteunend aan deze afdelingsdoelstelling geldt de volgende afgeleide doelstelling:

Sturing op kwaliteit en kosten 

Zie bijvoorbeeld § 4.4 “Uitvoeren, sturen op prestaties en monitoren” in het Meerjarenbeleidsplan Alle

Amsterdammers doen mee (intern). Inzichtelijk en meetbaar maken van de prestaties van de

zorgaanbieders in de wijken. Indicatoren daarvoor zullen de komende jaren benoemd en/of ontwikkeld

gaan worden. In de verschillende dashboards zullen de scores en trends op die indicatoren zichtbaar

gemaakt moeten worden. Voor goede sturing op kwaliteit en kosten is er grote behoefte aan meer zicht en

grip op

● Geleverde Wmo voorzieningen, zowel kwalitatief als kwantitatief

● De kosten, per voorziening, per doelgroep, per gebied, per aanbieder

● De mate waarin cliënten meerdere Wmo voorzieningen hebben

● Aantallen klachten en bezwaarzaken, doorlooptijden van de afhandeling

● Zelfredzaamheid scores

● Ondersteuningsplannen

● Doorstroming van cliënten tussen Wmo, WLZ en ZVW

● De effecten van het beleid in de wijken

● Inzet van voorliggende / informele voorzieningen.

● Cliëntwaardering

3.2.5 Vertrouwen en verantwoording zijn in balans 

Volgens de notitie ‘Van cijfers naar inzicht’: “dit gaat over de beheersing van de administratieve lasten. Het

dekt het door de gemeenteraad aangedragen doel Beheersing van de administratieve lasten.”

Ondersteunend aan deze afdelingsdoelstelling geldt de volgende afgeleide doelstelling:

Inzage voor aanbieders en leveranciers 

Een zorgaanbieder of leverancier heeft inzage bij de gemeente over de werkzaamheden die hij voor de

gemeente verricht (heeft), en de status bij de gemeente ervan, qua toewijzing, beschikking, betaling, en

dergelijke, via het ‘leveranciers.amsterdam.nl’ portaal, na inloggen met eHerkenning.

3.3    Bedrijfsprincipes 

In het algemeen volgt het sociaal domein alle principes die gemeentebreed zijn vastgesteld, zoals die in

de Stadsbrede IV-kaders . Aanvullend gelden er uitgangspunten die zich specifiek op het sociaal domein

richten.

34

3.3.1 Eén Amsterdam 

‘Eén Amsterdam’ is de hoofdgedachte achter programma’s als 1Stad 1 Dienstverlening , ICT Centraal, 1

Stad 1 Opgave, de gedachte blijkt uit het online glossy 1Amsterdam , maar is ook van toepassing op het

zorgdomein. Cliënten met Wmo voorzieningen, en leveranciers en aanbieders ervan, hebben met de

gemeente te maken en zij moeten dus bij de gemeente terecht kunnen. Via de verschillende kanalen en

op dezelfde manier voor zaken rondom Wmo voorzieningen als voor andere zaken. Waar mogelijk dus

aansluiten bij de stedelijke gestandaardiseerde dienstverlening, zodat de gemeentelijke dienstverlening in

het zorgdomein in het perspectief van de burger een passend onderdeel is van het gehele

samenhangende gemeentelijke dienstenpalet.

Daarnaast verandert de interne gemeentelijke organisatie, en met name alle bedrijfsvoering taken komen

onder verantwoordelijkheid van de daarin gespecialiseerde Rve’s. Afdeling Zorg dient die ontwikkeling te

respecteren en ervan te profiteren.

3.3.2 Gebiedsgericht Werken 

Volgens https://www.amsterdam.nl/gemeente/volg-beleid/gebiedsgericht/artikelen/gebiedsgericht/ :

“Gebiedsgericht werken is een manier van werken waarmee we samenwerken om de stad te verbeteren.

In deze samenleving is het niet meer altijd vanzelfsprekend dat de overheid het initiatief neemt bij het

oplossen van maatschappelijke vraagstukken. Bewoners, ondernemers en (maatschappelijke)

organisaties kunnen en willen vaak zelf veel doen. Daar wil de gemeente Amsterdam op inspelen, om

samen te doen wat de stad nodig heeft.

Bewoners, ondernemers en (maatschappelijke) organisaties vragen de overheid soms om hen niet voor

de voeten te lopen met allerlei regels. Of zij vragen om een plek waar zij hun initiatieven uit kunnen

voeren. Ook heeft de gemeente niet altijd voldoende geld om alles zelf te doen. Al deze ontwikkelingen

vragen om een nieuwe manier van werken: het gebiedsgericht werken.

De gemeente Amsterdam gaat op zoek naar meer samenwerking. Om kennis uit te wisselen en samen

met partners in de stad te bepalen wat er nodig is per gebied. De gemeente kan dan beter maatwerk

afleveren, want iedere buurt heeft zijn eigen karakter en verdient een eigen aanpak.”

Bij de taken rondom de Wmo wordt het gebiedsgericht werken vooral toegepast bij alle professionals die

een verantwoordelijkheid Toegang en/of Regievoering hebben.

3.3.3 1 Gezin 1 Plan 1 Regisseur 

Een belangrijk uitgangspunt in het sociaal domein, door VNG en KING in de voorbereiding van de

decentralisaties van 2015 overgenomen (zie het VISD eindrapport ) uit het Regeerakkoord van oktober

2012, is het principe “1 gezin, 1 plan, 1 regisseur”. Volgens het regeerakkoord moet dat principe een einde

maken “aan de praktijk waarbij vele hulpverleners langs elkaar heen werken bij de ondersteuning van één

gezin.” Ook in Amsterdam geldt dit principe, in ieder geval binnen de verschillende beleidsterreinen

(wijkzorg , MO/BW, aanpak multiprobleemgezinnen , Top600 , Samen DOEN ) maar niet

beleidsveld-overstijgend. De processtap ‘Uitvoeren (beleidsveld-overstijgende) regiecheck’ in de

verschillende processen, ondersteund door de Regievoering-index, moet contactgegevens opleveren van

de regievoerende hulpverlener, en daarmee stapeling van zorg en langs elkaar heen werkende

hulpverleners voorkomen.

35

3.3.4 Privacy by design 

Het zorgdomein gaat over burgers in een kwetsbare positie. De informatie die samenhangt met

ondersteuning die noodzakelijk is voor een cliënt heeft een sterk vertrouwelijk karakter. Burgers moeten

erop kunnen vertrouwen dat informatie gedeeld met een professional tussen hem en de professional blijft.

Ook bij de inrichting van het informatievoorziening-landschap is dit een basisprincipe. Het IV-principe dat

partijen van hun eigen systeem gebruik maken draagt aan dit basisprincipe bij.

Informatie over de cliënt bij een zorgaanbieder blijft bij de zorgaanbieder. Naar de gemeente gaat slechts

de informatie die voor de gemeente noodzakelijk is om

● benodigde zorg te kunnen toewijzen

● te kunnen beschikken over aanvragen

● bij declaraties de verrichte werkzaamheden te kunnen controleren

● facturen te kunnen betalen

● de indicatie-steller, het CAK en de SVB te kunnen informeren

● andere zorgaanbieders in staat te stellen een ‘regiecheck’ uit te voeren

● de burger in de stadsloketten of per telefoon te woord te kunnen staan over zijn bij de gemeente

lopende Wmo-zaken, en de status ervan

● de burger via het ‘mijn.amsterdam.nl’ portaal na inloggen met DigiD inzage te kunnen geven in zijn

bij de gemeente lopende Wmo-zaken, en de status ervan

3.3.5 Alle formele afhandeling door de Backoffice 

De teams Backoffice van afdeling Zorg inzetten voor de formele afhandeling van alle aanvragen voor alle

Wmo voorzieningen. De Backoffice heeft als kerntaak het snel en efficiënt afhandelen van grote aantallen

aanvragen, mutaties en facturen. Alle benodigde routinematige werkzaamheden (waaronder het opstellen

en verzenden van beschikkingen, en het informeren van de SVB en het CAK) worden procesmatig en

waar mogelijk geautomatiseerd uitgevoerd. Deze werkwijze kan breder benut worden dan alleen voor de

traditionele Wmo-voorzieningen.

3.3.6 Digitalisering 

Registratieve handelingen door een professional beperken tot wat noodzakelijk is, en zorgen dat die

registratie gedaan kan worden in het eigen systeem van de instelling waar de professional werkt. Door

middel van adequaat berichtenverkeer wordt real-time actuele informatie opgehaald of komt de geleverde

informatie op de juiste plek en wordt het bijbehorende proces van afhandeling ervan getriggerd.

Uploadfunctionaliteit voor documenten is slechts halve digitalisering. Welke informatie in die te uploaden

documenten is relevant? Zorg dan dat precies die informatie uitgewisseld wordt op de cruciale momenten.

Zodoende verder optimaliseren van de informatiestromen.

3.4    Stadsbrede IV-kaders 

De Stadsbrede IV-Kaders vormen de basis voor de doorontwikkeling van de Amsterdamse

informatiehuishouding. Ze bestaan uit 10 richtlijnen waarvoor geldt ‘comply or explain’.

Richtlijn 1 Informatievoorziening is van de business 

Het applicatielandschap staat ten dienste van de verschillende verantwoordelijkheden binnen afdeling

Zorg, en moet daar ook een afspiegeling van zijn.

36

Richtlijn 2 Informatievoorziening wordt in stedelijke samenhang en kaders vormgegeven 

Voor afdeling Zorg is een goede samenwerking en informatieuitwisseling noodzakelijk met de GGD en

RVE Participatie die een deel van de Wmo-verantwoordelijkheden van afdeling Zorg voor hun rekening

nemen, en met de Stadsloketten en het Callcenter die veel klantcontact hebben.

Richtlijn 3 Informatiediensten worden hergebruikt en gedeeld 

Waar burgers moeten inloggen in een gemeentelijk portaal zorgen we voor een DigiD-koppeling en voor

inloggen door medewerkers van leveranciers en zorgaanbieders in een gemeentelijk portaal voor een

koppeling met eHerkenning.

We sluiten aan op het landelijke Gemeentelijk Gegevensknooppunt voor informatie-uitwisseling met

zorgaanbieders.

Intern kan gedacht worden aan het breder inzetten van de informatiediensten rondom de Backoffice en

Wmo-Ned, bijvoorbeeld voor het afhandelen van aanvragen voor alle verschillende Wmo-voorzieningen,

ook voor Maatschappelijke Opvang, Beschermd Wonen, Arbeidsmatige Dagbesteding, net als van

aanvragen uit het Jeugdhulp-domein, en het breder benutten van de routinematige informatie-uitwisseling

van de Backoffice met partijen als de SVB, het CAK en de indicatiesteller.

Richtlijn 4 Gegevens worden hergebruikt en gedeeld 

Voor persoonsgegevens sluiten we aan op de Basisregistratie Personen en voor bedrijfsgegevens op het

Handelsregister.

Richtlijn 5 Informatiediensten moeten veilig en betrouwbaar zijn 

Iedere project zal voor iedere nieuwe (versie van een) component of applicatie een BIV-analyse uitvoeren,

op basis waarvan de bijbehorende beveiligingsmaatregelen genomen zullen worden.

Met betrekking tot bescherming van de privacy is deze richtlijn de IV-pendant van de bovengenoemde

grondslag Privacy by Design .

Richtlijn 6 De kosten van de informatievoorziening worden altijd afgezet tegen nut en noodzaak 

Ieder project in het kader van de doorontwikkeling naar de in deze domeinarchitectuur geschetste

doelsituatie conformeert zich aan de stedelijke project-portfolio management werkwijze, en zal in het kader

daarvan ook een business-case opstellen.

Richtlijn 7 Informatie wordt vastgelegd en verwerkt op basis van Europese, landelijke en open 

standaarden 

Voor het zorgdomein is het bij de inrichting en doorontwikkeling van het informatielandschap, bij de

informatieuitwisseling tussen gemeente en zorgaanbieders, van belang om de landelijke iWmo standaard

te benutten, en ook bij te dragen aan de doorontwikkeling ervan.

Richtlijn 8 De rve ICT is binnen de gemeente verantwoordelijk voor de regie op de ICT-infrastructuur 

Bij alle projecten in het zorgdomein met een informatievoorziening-component betrekken we rve ICT tijdig

erbij. We benutten hun expertise en voorzieningen waar mogelijk.

Richtlijn 9 Informatiediensten worden door Amsterdam geregisseerd, maar door de markt uitgevoerd 

Hieruit spreekt de intentie dat we als gemeentelijke organisatie niet zelf software in elkaar gaan sleutelen

maar dat we dat aan de markt overlaten. Zie de Softwarecatalogus (ingericht en beheerd door KING) voor

een overzicht van de gemeentelijke software-markt.

37

Richtlijn 10 Informatievoorziening realiseren we middels bewezen oplossingen 

Amsterdam hoeft niet perse voorop te lopen met vernieuwende toepassingen.

3.5    Overige IV-principes 

Voor het vormgeven en de inrichting van het informatievoorziening landschap, en dus ook voor projecten

die voor het realiseren van deze doelarchitectuur noodzakelijk zijn, gelden de volgende uitgangspunten:

3.5.1 Het IV-landschap is een afspiegeling van de verdeling in taken en 

verantwoordelijkheden 

Korter uitgedrukt: Ieder z’n eigen systeem. Iedere afdeling die verantwoordelijk is voor een bepaald

taakgebied maakt zijn eigen afwegingen over de invulling en ontwikkeling van die verantwoordelijkheden.

Zij moeten zelf bepalen met welke functionaliteit zij het beste geholpen zijn en welk systeem hun

werkzaamheden het beste ondersteunt. Het gebruiken van een systeem van een andere afdeling met een

andere verantwoordelijkheid kan de eigen afwegingen in de weg staan als dat systeem primair bedoeld is

voor die andere afdeling. Hetzelfde geldt voor ketenpartners die in opdracht van gemeente Amsterdam

werken, maar meestal ook voor andere gemeenten, en vaak ook niet alleen voor Wmo-cliënten maar

bijvoorbeeld daarnaast nog voor Wlz- en/of Zvw-cliënten. In die gevallen zal een gemeentelijk systeem

hooguit een deel van de werkzaamheden van de ketenpartner dekken.

Dit principe is extra belangrijk in het zorgdomein met al z’n vertrouwelijke informatie. Door iedere partij van

zijn eigen systeem gebruik te laten maken hoeft dat systeem alleen informatie over de cliënten van die

partij te bevatten, en alleen informatie die voor de uitvoering van de taken van die partij van belang is. Zie

ook Privacy by design .

3.5.2 De gemeente zorgt niet voor de IV van externe ketenpartners 

Bij het uitbesteden van verantwoordelijkheden aan ketenpartners kan de gemeente eisen stellen aan de

noodzakelijke informatie-uitwisseling tussen ketenpartner en gemeente. De gemeente kan zelfs sturen op

de informatie-uitwisseling tussen de ketenpartner en zijn cliënten, of eventueel tussen de ketenpartner en

andere ketenpartners. Verder zou de gemeente aan de ketenpartner zelf moeten overlaten welk systeem

of welke systemen de ketenpartner gaat gebruiken. Waar nuttig en/of noodzakelijk biedt de gemeente wél

een technisch koppelvlak waarop de externe ketenpartner met zijn IV kan aansluiten. Gebruik daarbij waar

mogelijk de landelijke standaarden. Draag als gemeente ook bij aan doorontwikkeling van de standaarden.

Ketenpartners zonder eigen IV dienen gebruik te maken van online webapplicaties van

softwareleveranciers die aangesloten zijn of aan kunnen sluiten op de gemeentelijke koppelvlakken.

3.5.3 ‘Application Programming Interfaces’ (API’s) 

Het overzicht van lopende zaken dat in het ‘mijn.amsterdam.nl’ portaal getoond wordt moet ook via een

API toegankelijk zijn zodat bijvoorbeeld apps en webapplicaties voor persoonlijke gezondheidsdossiers die

informatie kunnen benutten.

Dit principe zal tzt ook gaan gelden bij aanbieders en leveranciers. De gemeente zal van te contracteren

aanbieders in eerste instantie verlangen dat de aanbieder middels een cliëntenportaal inzage biedt aan

zijn Amsterdamse cliënten, en dat er vanuit het ‘mijn.amsterdam.nl’ naar doorverwezen kan worden.

Vervolgens zullen aanbieders tot de conclusie komen dat dezelfde informatie ook in een API beschikbaar

komt, zodat gezondheidsapps of een eigen app van de aanbieder ook die informatie kunnen benutten.

38

Bij wijze van voorbeeld kan een gemeentelijke app 020zorgt (in navolging op 020werkt) gemaakt worden,

bedoeld voor gebruik door Amsterdammers met Wmo voorzieningen, om communicatie van gemeente

naar burger en om respons van burger naar de gemeente mogelijk te maken.

Behalve een portaal / API gericht op burgers (en hun apps), kan de gemeente ook van aanbieders gaan

verlangen dat zij monitoringinformatie beschikbaar stellen middels een gestandaardiseerde API, zodat de

gemeente (en andere geïnteresseerden, het betreft dan namelijk geen vertrouwelijke persoonsinformatie)

die informatie real-time bij alle zorgaanbieders kan ophalen en in een dashboard de geaggregeerde

overzichten kan tonen, ter ondersteuning van beleidsmakers en management.

Tenslotte moeten ook de cruciale centrale gemeentelijke componenten zoals de regievoering-index, de

productcatalogus en de wachtlijst voor schaarse voorzieningen een API hebben zodat de systemen van

aanbieders met een toegang-, levering-, of regievoering-aanbieders erop kunnen aansluiten en ervan

kunnen profiteren.

Daarbij moeten we niet API’s gaan inrichten alleen omdat het hip is om een API te hebben.

Aandachtspunten zijn:

● Iedere API moet een doel dienen

● De aanbieder van de API moet er zelf belang bij hebben

● Er moet zicht zijn op gebruik van de API

● De API moet goed opgebouwd zijn

● Ook van API’s moet het beheer geborgd zijn.

3.5.4 Geen bestandskoppelingen maar berichtenkoppelingen 

Als er informatie uitgewisseld moet worden tussen twee partijen dan wordt snel naar het middel van een

bestandkoppeling gegrepen. De Amsterdamse beheerders zijn er bekend mee en het is een relatief

eenvoudige oplossing. Toch is een bestandskoppeling onwenselijk:

● Het is altijd (deels) handwerk: het exporteren van de data naar een bestand bij de leverende partij,

het plaatsen van het bestand, en het ophalen en importeren en verwerken bij de ontvangende

partij;

● Het is te veel: er zit meestal veel data in zo’n bestand. Veel data ook die helemaal niet gebruik

wordt. Vertrouwelijke data bovendien;

● Het is dubbelop: dezelfde data in het systeem van de leverancier en in dat van de ontvanger;

● Het is niet veilig: het ftp protocol dat meestal gebruikt wordt is niet goed te beveiligen;

● Het kost teveel beheerinspanning: het benodigde handwerk moet door beheerders gedaan worden,

en voor de beveiliging van de exports, de bestandslocatie en de imports is gebruikersbeheer en

autorisaties nodig;

● Het is niet real-time: de informatie-overdracht moet wachten op het (meestal regulier per week of

per maand geplande) moment van overdracht.

Alle huidige en binnenkort geplande bestandkoppelingen zoals beschreven in § 2.4

Informatiesysteemarchitectuur zijn technische oplossingen om bepaalde kennisgevingen over te brengen.

De aangewezen oplossing is echter gebruik te maken van signaal- / kennisgevingsberichten: real-time,

precies op maat, gespecificeerd, automatisch, goed beveiligd, rechtstreeks.

39

3.5.5 Alle formulieren gedigitaliseerd 

Niet gedigitaliseerd in de zin dat je ze als pdf kunt downloaden, maar echt gedigitaliseerd dus als

e-formulier, inloggen met DigiD, geen overbodige vragen, met vóórinvulling waar mogelijk, to the point, en

met als resultaat een elektronisch bericht waarmee het bijbehorende proces in gang wordt gezet.

40

4    Doelarchitectuur In dit hoofdstuk wordt een bedrijfs- en informatiearchitectuur beschreven en geschetst die zo goed

mogelijk voldoet aan het in het vorige hoofdstuk beschreven architectuurkader. Dit hoofdstuk is daarmee

de beoogde doelarchitectuur voor de inrichting van de gemeentelijke verantwoordelijkheden in het

zorgdomein rondom de Wmo per ongeveer het jaar 2020.

4.1    Bedrijfsarchitectuur 

Deze paragraaf biedt een schets van de te verwachten inrichting en verantwoordelijkheidsverdeling met

betrekking tot de gemeentelijke Wmo taken.

4.1.1 Toegang 

Met Toegang wordt de verantwoordelijkheid bedoeld om bij de eerste contacten met een cliënt te

beoordelen of noodzakelijk is dat de cliënt toegang krijgt tot door de gemeente gefinancierde Wmo

voorzieningen.

De toegangfunctie zal voor verschillende doelgroepen belegd zijn bij verschillende partijen:

● Instellingen voor maatschappelijke dienstverlening in de wijken

● Beperkt aantal grote zorgaanbieders

● Stichting MEE-AZ

● Reade, voor de Wmo Accent doelgroep

● Ouder- en Kind adviseurs voor jeugdigen en hun ouders / verzorgers

● Instroomfunctionarissen bij Centrale Toegang MO/BW, voor Amsterdammers met een GGZ

indicatie, en voor daklozen

● Klantmanagers bij Team Activering van RVE Participatie

● Callcenter Amsterdam / Wmo Helpdesk

● Stadsloketten / Sociaal Loketten / spreekuurlocaties

Het is niet uit te sluiten dat er loketten of kanalen bijkomen (of afvallen). De doelarchitectuur moet dus

daartegen bestand zijn en een structuur bieden die extra kanalen of loketten mogelijk maakt. In de

doelarchitectuur wordt dat met name bewerkstelligd door de informatie-uitwisseling, tussen

toegangsloketten en backoffice, te uniformeren.

Belangrijke aspecten bij het verlenen van toegang:

● is de beoogde Wmo-voorziening noodzakelijk

● wat kan de cliënt zelf, wat kan zijn omgeving doen, wat is er mogelijk in de wijk

● wie is de verwijzer, in hoeverre heeft de verwijzer voorgaande overweging al gemaakt

● regiecheck, contact opnemen met de huidige regievoerder, als die er is

● vraagverheldering, zelfredzaamheid, participatie

● inzicht in reeds verstrekte voorzieningen

● het uitvoeren van een Wlz registertoets (omdat de Wlz ‘voorliggend’ is op de Wmo)

● diagnose en prognose

● goed zicht op de beschikbare Wmo-voorzieningen, om voor de cliënt een goede keuze te kunnen

maken.

41

De informatie-uitwisseling rondom toegang tot Wmo maatwerkvoorzieningen moet in de streefsituatie

meer dan nu uniform gaan verlopen, ongeacht het loket of kanaal waar de cliënt binnenkomt, en ongeacht

het product dat voor de cliënt noodzakelijk geacht wordt.

In de doelsituatie verloopt de informatie-uitwisseling als volgt:

Toekenningen van Wmo-voorzieningen zullen, vanaf alle verschillende toegangskanalen en -loketten,

altijd via de backoffice gaan lopen, zodat de backoffice alle formele afhandeling (waaronder het opstellen

van een beschikking en het verschaffen van de opdracht) rondom de toekenning kan verzorgen. Daarmee

wordt de backoffice meer de spin in het web van de Wmo-uitvoering dan in de huidige opzet het geval is.

4.1.2 Indicatie-advies 

Voor een deel van de toekenningen zal de gemeente gespecialiseerd en/of onafhankelijk advies willen

inwinnen. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van de indicatiesteller. Het verrichten van het onderzoek en

het opstellen van een indicatie-advies is een dienst van de indicatiesteller aan de gemeente. Het

aanvragen van een indicatie-advies is door de gemeente belegd bij de professionals met een toegangs- of

regievoerende taak. De toegangsloketten moeten weten welke aanvragen rechtstreeks naar de backoffice

en welke middels een Verzoek om onderzoek naar de indicatiesteller gaan voor een specialistisch

Indicatieadvies. De indicatiesteller moet inzage verschaffen in de status en doorlooptijden van uitstaande

aanvragen, omdat de cliënt bij de gemeente daarnaar kan vragen, bijvoorbeeld via het

‘mijn.amsterdam.nl’-portaal.

4.1.3 Regievoering 

Met Regievoering wordt de verantwoordelijkheid bedoeld om voor een cliënt te acteren als degene die de

benodigde zorg op elkaar afstemt, het overzicht heeft, de vinger aan de pols houdt, en aanspreekpunt /

contactpersoon kan zijn voor bij de cliënt betrokken hulpverleners.

De Regievoering functie zal belegd zijn bij

● Klanthouders in de wijkteams

● Trajecthouders voor cliënten van Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen

● Klantmanagers voor cliënten die een uitkering aangevraagd hebben en van wie de afstand tot de

arbeidsmarkt op Trede I of Trede II ingeschat is.

● Regievoerende generalisten van Samen DOEN buurtteams

● Klanthouders bij Reade, voor de Wmo Accent doelgroep

42

Net als bij de loketten en kanalen voor Toegang kunnen er ook bij de regievoerders varianten bijkomen of

afvallen. Het gaat er vooral om dat een regievoerder vindbaar en bereikbaar is.

Belangrijke aspecten bij regievoering:

● 1 gezin 1 plan 1 regisseur

● Respecteren van de regievoering (bij nieuwe cliënten eerst een regiecheck uitvoeren, contact

opnemen met de regievoerder, en diegene in zijn regierol laten)

● Planvorming middels ondersteuningsplan / trajectplan / gezinsplan

● Regievoerder moet voor andere professionals vindbaar zijn middels een regiecheck, en bereikbaar

● Bij het accepteren van een Verzoek om Regievoering daarvan melding maken (liefst via een nog te

ontwerpen bericht) bij de beleidsveld-overstijgende regievoering-index

● De regievoering-index faciliteert zodoende de ‘regiecheck’ processtap

● Regiecheck kan uitgevoerd worden door alle professionals die een toegang- of regievoering functie

hebben.

● Regievoering-index geeft op basis van het BSN + geboortedatum van een cliënt de

contactgegevens van de regievoerende professional.

● De regie moet overgedragen kunnen worden

De informatiestromen rondom regievoering moeten in de streefsituatie als volgt gaan verlopen:

● Iedere professional met een toegangfunctie moet in staat zijn om de contactgegevens van de

huidige regievoerende professional van een cliënt op te vragen. Of als blijkt dat nog niemand

regievoering doet voor een cliënt en de professional acht dat wel noodzakelijk, dan moet hij de

contactgegevens van een beschikbare regievoerder kunnen opvragen om aan die professional de

cliënt te kunnen overdragen.

● Een regievoerder moet een cliënt kunnen overdragen aan een andere regievoerder.

● Het ondersteuningsplan bevat onder andere de afspraken tussen de cliënt en de professional.

● Iedere regievoerder moet voor zijn cliënt middels een Toewijzing-aanvraag een Wmo-voorziening

kunnen aanvragen.

43

4.1.4 Overdracht 

Een professional die een vorm van regievoering doet voor een cliënt moet de cliënt kunnen overdragen.

Overdracht kan nodig zijn in bijvoorbeeld de volgende situaties:

● Opschaling: er is een intensievere vorm van regievoering noodzakelijk

● Afschaling: de cliënt is meer zelfredzaam geworden en er is geen of een lichtere vorm van

regievoering nodig.

● Verschuiving: er blijkt meer overheersende problematiek te zijn op een ander gebied dan dat waar

de expertise van de huidige regievoerder ligt.

● Bereiken van een leeftijdsgrens: de cliënt wordt bijvoorbeeld 18 jaar, of bereikt de pensionleeftijd.

● Bij capaciteit-kwesties.

Het overdragen van een cliënt zal ongeveer via de volgende stappen verlopen

● Afstemming met de cliënt over de overdracht

● Zoeken (of laten zoeken) van een professional aan wie overgedragen kan worden

● Acceptatie van de overdracht door de cliënt en de nieuwe professional

● Overdracht van bijbehorende informatie, waaronder het ondersteuningsplan.

Overdracht van cliënten moet óók mogelijk zijn over beleidsvelden heen. Overdracht van cliënten moet

óók soepel verlopen als de regievoerders in verschillende systemen werken. Bij gebruik van een centrale

regievoeringsindex moet de overdracht leiden tot een aanpassing in de regievoeringsindex. De

regievoeringsindex kan ook een rol spelen bij het zoeken en vinden van een beschikbare professional om

aan over te dragen.

4.1.5 Backoffice 

De Backoffice zal verantwoordelijk zijn voor de afhandeling van alle Toewijzing-aanvragen en Declaraties,

voor alle Wmo voorzieningen, ook voor Opvang, Beschermd Wonen en Arbeidsmatige Dagbesteding.

Alle Toewijzing-aanvragen, alle kennisgevingen van start of afronding van een traject of levering, en alle

factuurberichten komen bij de Backoffice langs. Daardoor is de Backoffice optimaal en real-time in staat de

verschillende dashboards te voeden voor de monitoring-behoeften van beleidsmakers en management.

De Backoffice is daarmee ook een van de belangrijke bronnen voor informatie over lopende zaken en de

status ervan wanneer een burger inlogt op het mijn.amsterdam.nl portaal, belt met de Wmo Helpdesk, of

langs komt op een Sociaal Loket. Het betreft voornamelijk wat algemenere informatie over de

voorzieningen die een cliënt heeft. Detail-informatie die de gemeente niet persé nodig heeft blijft bij de

(zorg-)aanbieder.

4.1.6 Levering 

De levering van Wmo voorzieningen wordt uitgevoerd door een groot aantal aanbieders. Amsterdammers

kunnen op eigen initiatief, of naar aanleiding vanuit het wijkzorgnetwerk, erheen en er gebruik van maken,

voorzover het de algemene en/of informele voorzieningen betreft. Voor de maatwerkvoorzieningen

44

verloopt de toegang via een van de door de gemeente aangewezen loketten of kanalen. In dat geval

verzorgt de gemeente (de backoffice) de plaatsing of de opdracht aan de aanbieder / leverancier.

Toch is het ook voor een maatwerkvoorziening denkbaar dat een cliënt op eigen initiatief naar een

aanbieder / leverancier gaat. In dat geval zou de aanbieder / leverancier (net als een

toegang-professional) een regiecheck moeten kunnen uitvoeren en een Verzoek om Toewijzing naar de

gemeente moeten kunnen sturen. In de huidige opzet is deze route in Amsterdam slechts voor enkele

voorzieningen mogelijk.

Voor maatwerkvoorzieningen kan pas op een gemeentelijke bijdrage gerekend worden wanneer de

aanbieder / leverancier een formele toewijzing / opdracht van de gemeente heeft ontvangen.

Alle aanbieders dienen kennisgevingen naar de gemeente te sturen wanneer er een nieuw traject of

levering start, en wanneer de levering of het traject afgerond is. Door al deze kennisgevingen kan de

backoffice inzage verschaffen, veel beter dan in de huidige opzet, aan burgers over hun lopende

Wmo-voorzieningen, en aan bestuurders, management en beleidsmakers over de operationele uitvoering.

De informatiestromen rondom levering moeten in de streefsituatie dus als volgt gaan verlopen:

4.1.7 Inkoop en subsidies 

De verantwoordelijkheid voor Inkoop en subsidiëring van Wmo voorzieningen ligt inhoudelijk bij afdeling

Zorg, en procesmatig bij RVE Subsidies en Inkoop Sociaal. Iedere toekomstige aanbesteding, het

bijbehorende bestek, en de uiteindelijke contracten moeten een informatievoorziening paragraaf bevatten,

waarin beschreven wordt hoe de informatievoorziening van partijen aan wie gegund wordt moet aansluiten

op de gemeentelijke informatievoorziening.

In een dergelijke IV-paragraaf zal van te contracteren aanbieders onder andere verlangd worden dat zij

● zich, ten behoeve van adequate informatie-uitwisseling met de gemeente, conformeren aan de

iWmo berichtenstandaard

● technisch aangesloten zijn op het Vecozo knooppunt ten behoeve van de informatie-uitwisseling

met de gemeente

● hun clienten online inzage verschaffen in hun eigen dossier

● een link naar dat dossier (of tenminste naar de detailinformatie van de Wmo-voorzieningen van de

cliënt) aan de gemeente verstrekken zodat de cliënt vanuit het mijn.amsterdam.nl portaal naar dat

dossier kan doorklikken

45

● In een volgend stadium behalve inzage ook extra functionaliteit bieden waarmee de cliënt

bijvoorbeeld ook opmerkingen kan plaatsen of verslag kan doen.

4.1.8 Verantwoording / meetbaarheid effecten 

Ten behoeve van goede monitoring, beleidsvorming, verantwoording en ketenregie moeten dashboards

ontwikkeld worden, onder andere voor het weergeven van de consumptie van Wmo voorzieningen en de

trends daarin, en van de verschillen per wijk, per doelgroep, … Naast dat soort operationele

uitvoeringsinformatie zal er behoefte zijn aan klantwaarderingcijfers en indicaties van de kwaliteit en

effectiviteit van de verschillende voorzieningen en de mate waarin de bij beleidsvorming en inkoop

beoogde resultaten bereikt worden.

Voor de operationele uitvoeringsinformatie is de backoffice de belangrijkste bron omdat daar de

verschillende operationele informatiestromen, vanuit alle toegangskanalen en -loketten, en vanuit alle

verschillende aanbieders en leveranciers, samen komen. Doordat de backoffice als bron benut kan

worden is er geen (in ieder geval veel minder dan in de huidige opzet) noodzaak om de aanbieders te

belasten met het regulier leveren van allerlei overzichten.

Hoe het dashboard (of de verschillende dashboards ten behoeve van de verschillende belanghebbenden)

er precies uit zal zien hangt af van de indicatoren die door de belanghebbenden het belangrijkst wordt

geacht.

Enqueteurs kunnen een rol spelen bij het verkrijgen van klanttevredenheidscijfers. Ook het aantal klachten

en de aard ervan is uiteraard een belangrijke indicatie.

Voor indicaties over de kwaliteit van de voorzieningen zijn, naast de aantallen en de aard van klachten en

bezwaar- en beroepszaken, bijvoorbeeld inspecties of gericht onderzoek nodig. Die laatste

verantwoordelijkheden zijn voor de Wmo-voorzieningen deels belegd bij de GGD die inspecties uitvoert en

onderzoek doet op basis van ingevulde zelfredzaamheidsmatrices .

46

4.1.9 Dagbesteding 

Voor cliënten die in aanmerking komen voor (Arbeidsmatige) Dagbesteding moet de procedure vanaf het

toegangsloket tot de beoogde instelling voor dagbesteding volgens dezelfde structuur gaan verlopen als

voor de andere Wmo voorzieningen. Cliënten kunnen (nu al) vanaf een drietal toegangsloketten voor

dagbesteding aangemeld worden, vanuit het wijkzorgnetwerk door een klanthouder, vanuit de Centrale

Toegang MO/BW door een trajecthouder en door klantmanagers bij Team Activering van RVE Participatie.

Door de toekenningen via de backoffice te laten lopen kunnen de kandidaten gebundeld en op uniforme

wijze bij de aanbieders aangemeld worden.

4.1.10 Maatschappelijke Opvang / Beschermd Wonen 

Voor cliënten die in aanmerking komen voor Maatschappelijk Opvang of Beschermd Wonen moet de

procedure vanaf het desbetreffende toegangsloket tot de beoogde instelling voor verblijfzorg volgens

dezelfde structuur gaan verlopen als voor de andere Wmo voorzieningen. Speciaal aandachtspunt daarbij

is wel dat het ‘schaarse’ plekken betreft waarvoor een wachtlijst en bijbehorende signalering van

vrijkomende plekken noodzakelijk is.

Beoogde invulling van deze domeinarchitectuur met betrekking tot de gemeentelijke ketenregie rondom

verblijfzorg:

● De ketenregie rondom Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen blijft bij de

beleidsadviseurs van afdeling Zorg

● Het Loket voor de Centrale Toegang, en de veldregie (oa de matching van cliënten op de

wachtlijst met een vrijgekomen plek), blijft bij de GGD, afdeling MGGZ

47

● Alle formele en administratieve routinehandelingen worden verplaatst van de Centrale Toegang

naar de Backoffice

● De Centrale Toegang blijft gebruik maken van een eigen registratiesysteem (Trajectus dus

vooralsnog)

● Er komen berichtenkoppelingen tussen Trajectus en Wmo-Ned

● Er komen berichtenkoppelingen tussen Trajectus + Wmo-Ned en de systemen van aanbieders

Invulling van domeinarchitectuur mbt regie op de toewijzing

● De Centrale Toegang beslist over het recht van een cliënt op plaatsing in een

verblijfzorg-voorziening

● De Backoffice maakt de formele beschikking

● Aanbieders melden hun vrijgekomen plekken bij de gemeente

● De veldregisseurs zorgen voor matching van cliënten op de wachtlijst met een vrijgekomen plek

● De Trajecthouder van de Centrale Toegang draagt de cliënt over aan een trajecthouder van de

aanbieder

● De Backoffice regelt alle formaliteiten rondom plaatsing

Invulling van domeinarchitectuur mbt Goed zicht op instroom, uitstroom, en bezetting:

● De Backoffice regelt alle formaliteiten rondom de plaatsing van een cliënt bij een van de

aanbieders

● De Backoffice krijgt van de aanbieders signalen van start en stop van levering van verblijfzorg voor

een cliënt, en ontvangt de bijbehorende declaraties

● De Backoffice kent het aantal cliënten voor wie het recht op plaatsing toegekend is

● De Backoffice kent de gecontracteerde aantallen plekken bij de verschillende aanbieders

● De Backoffice verzorgt de dashboards en rapportages over instroom, uitstroom en bezetting

Invulling van de domeinarchitectuur mbt Goed zicht op de beschikkingen en de bijbehorende

beslisgronden:

● De Centrale Toegang beslist over ‘recht op plaatsing’

● De Backoffice (Wmo-Ned) genereert daarvoor een beschikking

● De relevante informatie uit de beschikking (en/of de beschikking zelf) gaat mee in de ‘Opdracht tot

plaatsing’ naar de aanbieder

● De beschikking kan getoond worden als een burger inlogt op mijn.amsterdam.nl

● De beschikking kan door de Backoffice ingezien worden bij klacht, bezwaar of informatievraag

4.2    Informatiesysteemarchitectuur 

Het informatievoorzieningen-landschap wordt zodanig ingericht dat het een optimale afspiegeling wordt

van de bij de verschillende partijen (gemeente, afdelingen, aanbieders, leveranciers, ketenpartners)

belegde verantwoordelijkheden en taakgebieden. De informatie-uitwisseling tussen de verschillende

verantwoordelijkheden / taakgebieden wordt expliciet gemaakt. Voor elke routinematige

informatie-uitwisseling wordt ook een bijbehorende technisch koppelvlak gespecificeerd. Iedere partij

maakt gebruik van zijn eigen informatievoorziening, en conformeert zich aan, implementeert en gebruikt

de bijbehorende technische koppelvlakken.

48

Vergelijk deze schets van de mogelijke doelsituatie met de huidige situatie zoals verbeeld in paragraaf 2.4

Informatiesysteemarchitectuur .

4.2.1 Koppelvlakken tbv inzage voor de cliënt 

Inzage voor de cliënt in zijn lopende zaken, rechten en leveringen, etc, met betrekking tot zijn Wmo

voorzieningen wordt geboden via het ‘mijn.amsterdam.nl’ portaal. Het portaal heeft daarvoor een

koppelvlak nodig met het backoffice-systeem, om het lijstje met lopende zaken op te halen, met de status

ervan, alsmede de bijbehorende beschikking, en eventueel het indicatie-advies.

Ook het ondersteuningsplan kan aan de burger getoond worden als er een gestandaardiseerd koppelvlak

ingericht wordt om bij de regievoerende aanbieder het ondersteuningsplan op te vragen.

49

In de technische communicatie met de aanbieder is authenticatie van de cliënt nog wel een belangrijk

aandachtspunt. In het gemeentelijke portaal zal door de Amsterdammer ingelogd kunnen worden met

DigiD. Bij voorkeur moet in de portalen van de aanbieders ook inloggen met DigiD (of de opvolger)

mogelijk worden en bij voorkeur zijn de portalen van zowel gemeente als aanbieders opgenomen in de

DigiD federatie zodat ‘éénmalig inloggen’ en drempelvrije verwijzingen mogelijk zijn.

4.2.2 Koppelvlakken tbv de Regievoering-index 

De Regievoering-index is een component die de processtap ‘Regiecheck’ ondersteunt. Op basis van een

BSN en geboortdatum moet de (geautomatiseerde) regiecheck de contactgegevens van de regievoerende

professional opleveren, zodat naar die persoon verwezen kan worden of er nader overleg kan worden

gevoerd. De regievoering-index draagt bij aan het voorkomen van stapeling van zorg en langs elkaar heen

werkende hulpverleners.

De regievoering-index kan een onder-water component zijn die gevoed wordt middels een

applicatieservice ‘Kennisgeving regievoering’ vanuit de primaire systemen van de instellingen / teams die

voor hun cliënten een regievoerende functie uitoefenen. De regievoering-index moet ook kennisgevingen

ontvangen bij overdracht of beëindiging van regievoering. De regievoering-index kan bevraagd worden

door de primaire systemen van professionals die een regiecheck moeten uitvoeren. De systemen van de

aanbieders moeten daarvoor de functionaliteiten ‘Knop acceptatie regierol’ en ‘Knop tbv Regiecheck’

implementeren.

50

4.2.3 Koppelvlakken tbv de Productcatalogus 

De productcatalogus dient aan professionals inzicht bieden in het beschikbare voorzieningenpalet. Per

voorziening bevat de catalogus nadere informatie waaronder de instellingen / leveranciers die de

gemeente ervoor gecontracteerd heeft, en de criteria voor aanvraag, bekostiging en eigen bijdrage.

Aanbieders en leveranciers dienen zelf de catalogus actueel houden middels ‘Bijwerken

productpagina’-functionaliteit in de eigen systemen. Via een ‘Productinfo’ applicatieservice / ‘Application

Programming Interface’ (API) beschikt de catalogus te allen tijde over de actuele bijgewerkte informatie.

De productcatalogus moet ‘onder water’ middels een ‘Productinfo + gemeentelijke aanvulling’ API /

applicatieservice bevraagd kunnen worden door de primaire systemen van professionals die middels

‘Zoekfunctionaliteit’ een passende voorziening of vorm van zorg of ondersteuning zoeken voor hun

cliënten.

51

4.2.4 Koppelvlakken tbv de management- en verantwoordingsinformatie 

Voor het tonen en samenstellen van dashboards en rapportages is gespecialiseerde functionaliteit nodig.

Systemen in de categorieën Business Intelligence, Business Analytics of Business Activity Monitoring

kunnen in die functionaliteit voorzien. Een dergelijk systeem moet gebruik gaan maken van een koppelvlak

met het Backoffice systeem om operationele uitvoeringsdata op te halen. Het backoffice systeem beschikt

over deze data omdat er via de iWMO koppelvlakken berichtenverkeer ingeregeld is met de systemen van

de aanbieders.

Bovenstaand plaatje schetst een technische invulling om operationele uitvoeringsinformatie via een

rapportage-systeem inzichtelijk te maken. Voor andere indicatoren op het gebied van bijvoorbeeld

klantwaardering of kwaliteit van de voorzieningen moet het rapportage-systeem aansluiten op en gebruik

maken van andere bronnen. Welke bronnen dat precies zullen zijn zal afhangen van welke indicatoren het

meest van belang geacht worden. Er kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een koppelvlak ten behoeve

van monitoring-informatie met een enqueteur en/of met de indicatiesteller.

4.2.5 Koppelvlakken tbv toeleiding tot Dagbesteding 

Cliënten die toegang krijgen tot de voorziening (Arbeidsmatige) Dagbesteding kunnen van drie

verschillende toegangskanalen komen, vanuit klantmanagers in het wijkzorgnetwerk, van trajecthouders

bij de Centrale Toegang MO/BW, en van klantmanagers bij Team Activering (RVE Participatie). Ieder

kanaal en iedere aanbieder gebruikt in principe zijn eigen systeem. Door de toekenningen via de

backoffice te laten lopen kunnen de kandidaten gebundeld en op uniforme wijze bij de aanbieders

aangemeld worden.

52

Bovenstaand plaatje schetst een technische invulling van de bedoelde gang van zaken, gebruik makend

van de iWMO berichtenstandaard.

 

   

53

5    Benodigde projecten Dit hoofdstuk bevat een opsomming van de projecten die noodzakelijk zijn om de beoogde doelsituatie te

bereiken.

5.1    Inrichten gemeentelijk burgerportaal 

Beschikbaar stellen van het ‘mijn.amsterdam.nl’ portaal waarop burgers kunnen inloggen met hun DigiD.

Zorgen dat de burger na inloggen zijn ‘Lopende Zaken en Voorzieningen’ te zien krijgt, tenminste de zaken

die met de Wmo te maken hebben, bijbehorende beschikkingen en indicatie-adviezen, en het

ondersteuningsplan. Zorgen dat deze informatie gevoed wordt vanuit het Back-office systeem. Zorgen dat

er voor de burger doorlink-mogelijkheden zijn naar de desbetreffende dossiers bij de zorgaanbieders. Het

gemeentelijk burgerportaal is een invulling van de doelstelling Inzage voor de cliënt .

Waarom? De burger heeft het recht te kunnen zien wat de gemeente van hem weet. De gemeente heeft

de plicht die informatie te tonen en ook inzage te geven in de status van procedures bij de gemeente die

de burger betreffen.

Wat levert het op? De burger kan online beschikken over persoonlijke informatie van de gemeente met

betrekking tot zijn Wmo-voorzieningen. De burger beschikt daarmee ook over een voordehandliggende

verzamelplek vanaf waar hij kan doorklikken naar meer detailinformatie bij de verschillende

(zorg)aanbieders en leveranciers waarmee hij te maken heeft. Door deze online informatieverstrekking

zullen er minder telefoontjes naar de Wmo Helpdesk en bezoekjes aan het Sociaal Loket nodig zijn.

Wat zijn de consequenties? Het burgerportaal moet gevoed worden. Voor het Lopende Zaken overzicht is

informatie nodig waar de Backoffice over beschikt. Qua techniek dient er op het Backoffice-systeem een

applicatieservice ‘Opvragen Lopende Zaken en Voorzieningen’ ingericht te worden.

Voor het tonen van het ondersteuningsplan is een koppeling/doorlinkmogelijkheid noodzakelijk met de

cliëntenportalen van de zorgaanbieders, ofwel een applicatieservice op de systemen van de

zorgaanbieders die bevraagd kan worden door het gemeentelijke portaalsysteem.

5.2    Beleidsterrein-overstijgende regiecheck 

Zie ook Regievoering en Koppelvlakken tbv de Regievoeringindex . Dit project draagt bij aan de

doelstelling Geen dubbel werk en aan het principe 1 Gezin 1 Plan 1 Regisseur . Samenwerking zoeken

met enkele ketenpartners die het nut zien van een bredere regiecheck. Uitwerken wat precies de

regievoerende taken zijn, waar die belegd worden, wat de bijbehorende bevoegdheden zijn, hoe de

regievoering in de procesgang opgenomen wordt en wat de bijbehorende informatieuitwisseling is. In

samenwerking met KING ontwerpen van de benodigde berichten. Zorgen dat deze berichten opgenomen

worden in een volgende versie van de iWMO standaard. Zorgen dat de softwareleveranciers van de

zorgaanbieders deze koppelvlakken en de bijbehorende functionaliteit gaan implementeren. Inrichten van

de centrale component die bijhoudt wie de regievoerende professional is van de cliënten voor wie een

vorm van regievoering noodzakelijk wordt geacht.

Waarom? De regiecheck is een noodzakelijke processtap bij ieder loket en ieder team waar een cliënt kan

aankloppen. Als er al een professional een vorm van regievoering uitvoert voor zo’n cliënt dan moet die

professional direct gevonden kunnen worden. Deze processtap moet daarom zo goed mogelijk

54

gefaciliteerd worden door de informatievoorziening. Het eigen systeem van de professional moet daarvoor

functionaliteit bevatten en daartoe gevoed worden door een gestandaardiseerd koppelvlak met de centrale

regievoering component.

Wat levert het op? Er hoeft veel minder rondgebeld te worden, het vinden van de regievoerende

professional is minder van toeval afhankelijk, de regievoerende professional wordt snel gevonden en is

beter in staat zijn regievoerende taak te vervullen. Een bredere en geautomatiseerde regiecheck draagt

bij aan het verhelpen van bestaande productverkokering.

Wat zijn de consequenties? Er is een partij (niet noodzakelijk de gemeente) nodig die het eigenaarschap

van en de verantwoordelijkheid over de centrale component op zich gaat nemen. Deze methodiek maakt

ook een dergelijke regiecheck in aanpalende domeinen als Jeugdhulp en Samen DOEN mogelijk.

5.3    Beleidsterrein-overstijgende productencatalogus 

Zie ook Toegang en Koppelvlakken tbv de Productcatalogus . Samenwerking zoeken met enkele

ketenpartners die het nut zien van een vernieuwde bredere productcatalogus. In samenwerking met KING

ontwerpen van de benodigde berichten. Zorgen dat deze berichten opgenomen worden in een volgende

versie van de iWMO standaard. Zorgen dat de softwareleveranciers van de zorgaanbieders deze

koppelvlakken en de bijbehorende functionaliteit gaan implementeren. Inrichten van de centrale

productcatalogus component. Eerdere voorbeelden van een dergelijke productalogus zijn de

socialekaart.amsterdam.nl en de Zorgmarktplaats die voorzien was bij het Digitaal Platform programma.

Waarom? Cliënten en professionals zijn gebaat bij het snel vinden van de voor de cliënt juiste voorziening.

Het palet aan beschikbare voorzieningen is nogal dynamisch en aan verandering onderhevig.

Professionals met een toegang- of regievoerende taak hebben behoefte aan een actueel overzicht. Zij

moeten in hun eigen systeem altijd dat actuele overzicht kunnen zien om een goede keuze te kunnen

maken. De productencatalogus kan een verdere verfijning bevatten van de productcategorieën en

producten in de landelijk te gebruiken Standaardproductcodelijst Wmo .

Wat levert het op? Veel meer duidelijkheid over welke voorzieningen er zijn, voor wie ze bedoeld zijn, wat

de voorziening inhoudt, en wat de bijbehorende gemeentelijke regels bijvoorbeeld over de eigen bijdrage

zijn. Door een slimme opzet moet voorkomen worden dat op meerdere plekken in meerdere systemen de

voorzieningenlijstjes bijgehouden moeten worden. Iedere aanbieder houdt in zijn eigen systeem zijn eigen

productpagina’s bij, de centrale component maakt gebruik van die info van de aanbieders om daarmee de

lijstjes in de systemen van de zoekende professionals te voeden.

Wat zijn de consequenties? Er is een partij (niet noodzakelijk de gemeente) nodig die het eigenaarschap

van en de verantwoordelijkheid over de centrale component op zich gaat nemen. Deze methodiek en de

beoogde voorziening is ook bruikbaar in een aanpalend domein als Jeugdhulp.

5.4    Dashboard en rapportages 

Zie ook Verantwoording / meetbaarheid effecten en Koppelvlakken tbv de management- en

verantwoordingsinformatie . Dit project draagt bij aan de doelstellingen Sturing op kwaliteit en kosten en

Overzicht, inzicht en grip voor beleidsadviseurs en management . Voor de managementinformatie die in de

huidige Excel rapportages vanuit Wmo-Ned geboden wordt een koppelvlak ontwerpen en de bijbehorende

berichtenservice in Wmo-Ned implementeren, zodat die informatie bruikbaar wordt in een apart

55

rapportagesysteem. In het voorkeurs-rapportagesysteem een dashboard beschikbaar stellen die de

huidige Excel rapportages gaat vervangen. Verdere behoeftes mbt management- en monitoringinformatie

inventariseren. Op basis van de inventarisatie de operationele uitvoeringsdata vanuit het backoffice

systeem (via de daarvoor ontworpen koppelvlakken) verder benutten. Ook koppelvlakken ontwerpen en

implementeren met het klachtensysteem en het systeem van team Bezwaar en Beroep. Vanuit het

rapportagesysteem aansluiten op die koppelvlakken om ook management- en monitoringinformatie vanuit

team Klachten en team Bezwaar en Beroep te benutten. Onderzoek uitvoeren naar de indicatoren van de

kwaliteit van de Wmo voorzieningen, bepalen welke informatie daar zicht op geeft, waar de bron van dat

soort informatie ligt, en hoe die informatie ook in de dashboards van het rapportagesysteem getoond kan

worden.

Waarom? Beleidsadviseurs en management zijn voor hun taken afhankelijk van goede

monitoringinformatie. De huidige rapportages voldoen niet en moeten van teveel verschillende kanten

komen.

Wat levert het op? Toegankelijke en op de behoeften van de verschillende belanghebbenden toegesneden

dashboards. Lastenverlichting voor de aanbieders doordat in de doelsituatie alle operationele informatie

voor de dashboards bij de backoffice vandaan komt. Bestandsuitwisseling en regulier opleveren van

overzichten door de aanbieders is niet meer nodig.

Wat zijn de consequenties? Er is adequate rapportage tooling nodig. Niet perse nodig is een duur en

complex business intelligence systeem, maar een dergelijk systeem kan wel in deze functionaliteit

voorzien.

5.5    Leveranciersportaal 

Dit project is de invulling van de doelstelling Inzage voor aanbieders en leveranciers . Beschikbaar stellen

van een gemeentelijk portaal speciaal gericht op bedrijven en instellingen, voor ons domein met name

(zorg)aanbieders en leveranciers van Wmo voorzieningen. De instellingen moeten kunnen inloggen met

eHerkenning. Na inloggen krijgt de instelling bijvoorbeeld een overzicht van de aan hem door de

gemeente verstrekte toewijzingen te zien, de bij de gemeente van hem binnengekomen facturen, de status

van de afhandeling ervan, de mate van uitputting van het voor de instelling geldende budget, zijn

budgetplafond, de cliënten die hij volgens de gemeente in behandeling heeft, dat soort dingen. Zorgen dat

deze informatie gevoed wordt vanuit het Back-office systeem.

Waarom? Net als burgers hebben ook (zorg)aanbieders en leveranciers recht op optimale duidelijkheid

over de informatie die de gemeente van hen heeft.

Wat levert het op? Een duidelijke basis voor een goede relatie tussen gemeente en aanbieder.

Wat zijn de consequenties? Het leveranciersportaal moet gevoed worden met informatie waar de

Backoffice over beschikt. Qua techniek dient er op het Backoffice-systeem een applicatieservice

‘Opvragen Leveranciersinfo’ ingericht te worden.

Deze methodiek is niet voorbehouden aan Wmo-leveranciers. Alle andere leveranciers van de gemeente

kunnen baat hebben bij een dergelijk leveranciersportaal.

56

5.6    Uniformering proces Verblijfzorg 

Er zijn verschillende vormen van verblijfzorg die onder de Wmo vallen, waaronder Maatschappelijke

Opvang en Beschermd Wonen. Er zijn verschillende loketten voor verschillende doelgroepen. Aanbieders

van verblijfzorg leveren vaak ook andere Wmo voorzieningen zoals dagbesteding en Ambulante

Ondersteuning. Een aanzienlijk deel van de doelgroep komt naast de verblijfzorg ook in aanmerking voor

die andere voorzieningen. In het proces vanaf Toegang tot Leveren van dit soort voorzieningen zijn

verbeteringen mogelijk. Onder andere kan gedacht worden aan het overdragen van alle routinematige

afhandelingstaken van de instroomfunctionarissen bij de Centrale Toegang naar de teams Backoffice van

afdeling Zorg. Zie ook Alle formele afhandeling door de Backoffice en paragraaf 4.1.10 Maatschappelijke

Opvang / Beschermd Wonen .

Waarom? Alle routinematige afhandeling rondom het toekennen (of afwijzen) van aanvragen voor opvang

of beschermd wonen worden uitgevoerd door de afdeling die daarin gespecialiseerd is en daarvoor een

uniforme werkwijze heeft. Dit betekent een verlichting voor de instroomfunctionarissen die zich meer op

hun eigen specialistische werkzaamheden kunnen richten. Voor de aanbieders ontstaat meer samenhang

bij de opdrachten en plaatsingen vanuit de gemeente en de verschillende loketten.

Wat levert het op? Professionals bij de verschillende loketten doen waarvoor ze opgeleid en aangenomen

zijn. De Backoffice wordt breder benut. De Backoffice kan zowel het Amsterdamse burgerportaal als het

rapportagesysteem voorzien van operationele informatie rondom opvang en beschermd wonen.

Aanbieders van verblijfzorg ontvangen toewijzingen / plaatsingen voor MO/BW op dezelfde manier als

voor andere Wmo voorzieningen. Uitbannen van dubbele registratie en andere administratieve overlast.

Meer uniformiteit mbt de informatie-uitwisseling in het proces.

Wat zijn de consequenties? Instroomfunctionarissen en trajecthouders laten de formele afhandeling aan

de Backoffice over. De daarvoor benodigde informatie-uitwisseling met de backoffice moet goed

uitgewerkt worden. Bijbehorende technische koppelvlakken moeten gespecificeerd worden en

geïmplementeerd in het systeem van de Centrale Toegang en het systeem van de backoffice.

Burgers die inloggen op ‘mijn.amsterdam.nl’ kunnen ook status van en info over hun eigen aanvraagtraject

voor opvang of beschermd wonen inzien, indien van toepassing.

In de dashboards en rapportages kunnen ook aantallen, wachttijden en doorlooptijden getoond worden

met betrekking tot opvang en beschermd wonen.

5.7    Optimaliseren functioneren Wijkzorg 

Stroomlijnen van het proces van toeleiding vanuit het wijkzorgnetwerk tot en met levering van een

Wmo-voorziening door een aanbieder. Klantmanagers van team Activering van Rve Participatie gaan deel

uitmaken van het wijkzorgnetwerk in de zin dat toegang voor hun cliënten tot Wmo voorzieningen net zo

gaat verlopen als voor andere cliënten van het wijkzorgnetwerk.

De eigen systemen van de organisaties die betrokken zijn bij de wijkzorg ondersteunen het gebruikte

instrumentarium. De professionals in het Wijkzorgnetwerk leggen de benodigde informatie vast in het eigen

cliëntvolgsysteem van de eigen instelling. Overdrachten, aanvragen en toewijzingen in het proces worden

zoveel mogelijk ondersteund met geautomatiseerd berichtenverkeer.

57

Waarom? Het wijkzorgnetwerk speelt een cruciale rol bij toeleiding naar en levering van

Wmo-voorzieningen. Activering, arbeidsmatig of anderszins, is een belangrijk resultaatgebied voor cliënten

van het wijkzorgnetwerk. Wijkzorgprofessionals moeten de ruimte hebben om hun werk te doen en

daarvoor over de goede informatie beschikken op het juiste moment. Zij mogen daarbij niet belemmerd

worden door overmatige en/of overbodige registratie-eisen.

Wat levert het op? Voor wijkzorgprofessionals en klantmanagers geen overmatige of zelfs dubbele

registratie meer. Een goede real-time informatiepositie zowel voor de professional als voor de

gemeentelijke backoffice, en via de backoffice ook voor de burger zelf (oa via het ‘mijn.amsterdam.nl’

portaal) en voor beleidsmakers en verantwoordelijken (middels dashboards en rapportages). Ook met het

oog op privacy ontstaat hiermee een veel betere inrichting. Iedere instelling beschikt alleen over informatie

over de eigen cliënten, en de bij een instelling beschikbare informatieset per cliënt is veel beter

toegesneden op de taak van de instelling.

Wat zijn de consequenties? Wijkzorgprofessionals en klantmanagers van de teams Activering doen alleen

registratie in het eigen systeem van de eigen instelling. Optimaal gebruik maken van

informatie-uitwisseling middels de iWMO berichtenstandaard waar dat kan. Waar we nog meer nodig

hebben moeten we initieel zelf het koppelvlak bedenken maar wel landelijk / het Zorginstituut daarvan in

kennis stellen en werken aan opname bij / toevoeging aan een volgende versie van de iWMO standaard.

Gebruik van RIS Wijkzorg is voor de instellingen uiteindelijk niet meer nodig. Goede vindbaarheid van de

regievoerende professional van een cliënt is noodzakelijk.

5.8    Beveiligde ongestructureerde communicatie 

Er is voor professionals in het wijkzorgnetwerk een beveiligd e-mail-kanaal nodig om ongestructureerde

informatie te kunnen uitwisselen, met elkaar, met ketenpartners, met de indicatiesteller en eventueel met

de gemeente. Het gaat dan om gegevens en ongestructureerde informatie die niet in standaardberichten

passen, zoals een verzoek om toelichting over een cliënt. Op de vraag ‘Kan op een veilige manier

ongestructureerde persoonsgerelateerde informatie uitgewisseld worden per e-mail?’ zegt de VNG:

“Vanuit beveiligingsoogpunt is het e-mailen van ongestructureerde persoonsgerelateerde informatie af te

raden, iedereen kan in principe de inhoud van de mail lezen als geen beveiligingsmaatregelen worden

getroffen.”

Waarom? Hiermee willen we voorkomen dat privacygevoelige informatie van cliënten op onbeveiligde

wijze uitgewisseld wordt via de gewone e-mail.

Wat levert het op? Een beveiligde e-mail-infrastructuur via welke professionals ongestructureerde

informatie kunnen uitwisselen. Ofwel het verder benutten van een reeds bestaande infrastructuur zoals

Zorgmail .

Wat zijn de consequenties? Deze kwestie speelt niet alleen in Amsterdam maar ook bij andere

gemeenten, en niet alleen binnen gemeenten maar ook bij ketenpartijen in de zorgsector. Dus de

afbakening van het project is van belang.

58