Doe jij wat ik beloof? Wat software voor je doet om het werk gedaan te krijgen, en wat je altijd nog...
-
Upload
gerda-coppens -
Category
Documents
-
view
214 -
download
0
Transcript of Doe jij wat ik beloof? Wat software voor je doet om het werk gedaan te krijgen, en wat je altijd nog...
Doe jij wat ik beloof?
Wat software voor je doet om het werk gedaan te krijgen,
en wat je altijd nog zelf moet doen
CUE2012 2
TOT in 2011
25 applicaties
‘onder handen’
4 festivals
Honderden collega’s20
tournees
150 artikelen op de site
CUE2012 3
TOT’s tools
Word
Word-Press
Excel
Ever-note
Access
Outlook
Uurwerk
Visio
Google Docs
Picasa
CUE2012 4
Een aantal termen
Web based
Client-server applicatie
SAAS
ASP.Net
API
Open source
Database
Interface
Filemaker Pro
In the cloud
CUE2012 5
Een theater
Boeking Evenementen-planning
Personeels-planning
Uitvoering
CUE2012 6
300 voorstellingen per jaar
250 technische lijsten
9.000 uur techniek
160 PRI&E’s
50 weeklijsten 10
premières
80 intake-
gesprekken
500 bestellingen
CUE2012 7
Een gezelschap
TourneePremièreBoeking Project-managementConcept
CUE2012 8
5 producties per jaar
100 bestellingen
10.000 uur techniek
5 premières
5 montages
300 theaters
5 PRI&E’s5
technische lijsten
CUE2012 9
Evenementenplanning
Zaal- reservering
Activiteiten- planning
Financiële gegevensDocumenten
Logistiek, afspraken
Contact- gegevens
Wat stop je erin?
CUE2012 10
Evenementenplanning
Draaiboeken
Dagoverzichten
Weeklijsten
Maand- programma's
Gegevens voor de website
Management-rapporten
Borderellen
Wat haal je eruit?
CUE2012 11
Evenementenplanning
Kaartverkoop
Personeels-planning
Project-management
Wat kan er (meestal) niet?
CUE2012 12
Voorbeelden
CUE2012 13
Wat levert het op?
Iedereen dezelfde
informatie
Actuele informatie online
Draaiboeken altijd dezelfde
opbouw
Gegevens op een
vaste plaats
Alles maar één keer invoeren
CUE2012 14
Wat moet je altijd nog zelf doen?
Werkwijze evalueren
Details afstemmen
Last minute wijzigingen doorgeven
Procedures afspreken
Resultaten bespreken
CUE2012 15
Personeelsplanning
Personeels-in-formatie
Contracttijd
Beschikbaarheid
Verzuim
Personeel toewijzen aan boekingen
Inroosteren overige activiteiten
Uren per persoon
Wat heb je minimaal nodig?
CUE2012 16
Personeelsplanning
CAO-controles
Hele bedrijf in hetzelfde systeem
Uren per productie
Urenregistratie
Overwerk- en verlofsaldi
Prognoses
Management-in-formatie
Wat is de volgende stap?
CUE2012 17
Voorbeelden
CUE2012 18
Wat levert het op?
Alle beschik-
baarheid op één plek
Structuur in doorgeven wijzigingen
Grip op verzuim en overuren
Planners kunnen sneller
roosteren
Vaste opbouw rooster
Actuele informatie online
CUE2012 19
Wat moet je altijd nog zelf doen?
Balans tussen wensen
medewerkers, management, producties en
wettelijke eisen
Last minute wijzigingen doorgeven
Deadlines vastleggen
Procedures afspreken
Goede teams
samen-stellen
CUE2012 20
Werkproces theater
CUE2012 21
Evenementenplanning
CUE2012 22
Personeelsplanning
CUE2012 23
Wat kost nou zoiets?
Web based
Client-server applicatie
SAAS
API
CUE2012 24
Wat kost nou zoiets?
Voorbeeld van webbased applicatie: € 750 per maand all-in
Voorbeeld van client-server applicatie: € 1500 per licentie, plus jaarlijks 25% van dat bedrag
Voorbeeld van SAAS: € 250 per maand (exclusief licenties)
Licentie:• Ingelogde gebruiker (bewerken of alleen lezen)• Bepaalde hoeveelheid opslagruimte en/of dataverkeer• Bepaalde hoeveelheid ruimtes, evenementen en/of medewerkers• Extra kosten voor gebruik API
CUE2012 25
Wat kost nou zoiets?
Behalve het programma heb je ook rapporten nodig: offerte, factuur, weeklijst, rooster … reken op € 800 tot € 1.000 per rapport
Los van de aanschaf lopen de kosten voor consultancy enorm op: uurprijzen vaak € 100 tot € 150
Een pakketkeuze en vooral een implementatie is niet is wat je er even bij doet – reserveer er veel tijd voor
Bedenk wat je zelf doet:• Laat de leverancier alles doen wat onder het contract valt• Laat je trainen in alles wat je (op termijn) zelf wilt kunnen doen• Besteed alles wat je boven de pet gaat, of buitensporig veel tijd kost, uit
CUE2012 26
Ik heb geen tijd!
Wat krijg ik ervoor
terug?
Ik hoef alles maar één keer
in te vullen
Ik kan bijsturen op basis van historische gegevens
Als ik alles netjes bijhoud heb ik
direct antwoord op managementvragen
Van wat ik nu investeer heb ik over 10 jaar nog plezier
Ik kan informatie delen met anderen
CUE2012 27
Ik heb geen geld!
Kan het ook voor minder?
Hou je Office versie (en je kennis) up to
date
Maak een centrale
mapstructuur op de server
Google Docs is gratis
Deel agenda’s met Outlook,
ook voor ruimtes Misschien heeft je
kaartverkoopsysteem ook een
planningsfunctie?
Profiteer van het CMS van je
website