Alles wat je overcorporate carsharing

moet weten

03Wat is corporate carsharing?04Hoe werkt het?05Marktvooruitzichten

06Wat zijn de voordelen vancarsharing voor bedrijven?06Mobiliteit van het personeel07Een verbeterde bedrijfsreputatie08Overheidsrichtlijnen enbelastingvoordelen08Kostenbesparingen

09Wat zijn de voordelen vancarsharing voor werknemers?09Toegang tot auto’s versus privébezit10Zakelijke versus privéritten

11Waarom Fleet Complete Carsharing?11Overzicht van de oplossing13Hoe werkt reserveren met sleutelloze toegang?14Is het gebruik van autosleutelsnog altijd mogelijk?

15Klantverhaal15Telia Eesti

19Functies van Fleet Complete Carsharing

20Voordelen van Fleet Complete CarsharingIn

ho

ud

sop

gave

Wat iscorporatecarsharing?

Corporate carsharing is een zakelijke vervoersstrategie waarbij medewer-kers bedrijfsauto’s eenvoudig kunnen delen.

Corporate carsharing maakt deel uit van Mobility as a Service (MaaS), omdat het gebruikers in staat stelt om hun mobiliteitsoplossing (in dit geval een bedrijfswagen) te plannen en reserveren.

03

Hoe werkt het?

Voor corporate carsharing wordt normaliter gebruikgemaakt van één van de volgende drie methoden:

• VastHierbij is sprake van vaste afhaalpunten of stations. Eenwerknemer kan een voertuig bij station A afhalen en inle-veren bij station B.

• FlexibelHierbij wordt gebruikgemaakt van flexibele (wisselende)parkeerlocaties binnen een dekkingsgebied. Een werknemerkan het voertuig afhalen op elke gewenste parkeerlocatie eninleveren op elke beschikbare flexibele locatie.

• BasisstationHierbij is sprake van een vaste garage of parkeerplaats. Dewerknemer dient het voertuig aan het einde van de reserve-ringsperiode bij hetzelfde basisstation te retourneren.

Om een gereserveerde bedrijfsauto te kunnen openen en gebrui-ken ontvangt de werknemer de autosleutels van de werkgever of maakt hij gebruik van een functie voor sleutelloze toegang.

In dat laatste geval kan een werknemer een app of digitale sleutelhanger gebruiken om het voertuig te ontgrendelen en het vervolgens bedienen met de autosleutels, die altijd in het voertuig achterblijven.

04

Gedeelde mobiliteit en corporate carsharing hebben de afgelopen tien jaar snel aan populariteit gewonnen.Marktonderzoek van Frost & Sullivan onderstreept dit met de volgende cijfers:

• Een verwachte wereldwijde groei tot 36,37 miljoen gebruikers en 427.129 voertuigen in 2025.

• Een verwachte wereldwijde omzetgroei van 9,23 miljard dollar in 2025.

De markt voor carsharing is momenteel het grootst in Europa. Duitsland gaat aan kop met het grootste marktaandeel.

Vooruitstrevende landen plukken al de voordelen van carsharing en andere landen volgen hun voorbeeld. Dit resul-teert in de verdere groei van deze reeds opkomende branche.

Volgens Yahoo Finance geldt dit met name voor de Noord-Amerikaanse markt. Die zal naar verwachting tegen het einde van 2024 een omvang van ruim 4,8 miljard dollar bereiken.

Marktvooruitzichten

05

Corporate carsharing biedt bedrijven tal van voordelen. Hun werknemers profiteren ervan, en het komt de bedrijfsreputatie, het milieu en het bedrijfsresultaat ten goede.

Mobiliteit vanhet personeel

Bedrijven kunnen met corporate carsharing hun werknemers een handige en betrouwbare vervoersoplossing aanbieden. Dat geldt met name voor medewerkers die niet over een auto van de zaak beschikken, maar toch mobiel moeten zijn. Werknemers kunnen hiermee tijd en kosten besparen. Met die gedachte in het achterhoofd kan corporate carsharing enorm bevorderlijk zijn voor de efficiënte.

Een kant-en-klare mobiliteitsoplossing die is afgestemd op de specifieke sector waarin je actief bent zorgt ervoor dat je werknemers snel en georganiseerd hun werkbestemming kunnen bereiken.

Waarom moetenbedrijven corporatecarsharing inzetten?

06

Een verbeterde bedrijfsreputatie

Het reduceren van de CO2-uitstoot is niet alleen bevorderlijk voor het milieu, maar komt ook je bedrijfsimago ten goede. Door op een duurzame manier met bedrijfswagens om te gaan verbeter je de bedrijfsreputatie en de manier waarop consumenten naar je onderneming kijken. Een positief imago kan enorm helpen met het aantrekken van talent en nieuwe klanten. Deze twee factoren helpen met het besparen op marketingkosten en het verbeteren van je bedrijfsresultaat.

Voertuigen dragen bij aan de wereldwijde CO2-uitstoot.Daarom wordt er een steeds grotere nadruk op duurzame mobiliteit gelegd. Van bedrijvenwordt verwacht dat zij daar hun steentje aan bijdragen. Met een slimme rotatie en inzet van voertuigen kunnen zij hun brandstofverbruik verlagen en CO2-voetafdruk verkleinen.

Promoot carpoolen

Als werknemers naar dezelfde bestemming reizen, biedt corporate carsharing een simpele manier om één auto te reserveren die hen allemaal tegelijk van vervoer voorziet. Op die manier hoeft niet elke werknemer een eigen auto te gebruiken.

Bied een alternatief voor het bezit van auto’s

Veel werknemers gaan de kosten van het bezit van een auto liever uit de weg. Ze zoeken naar alternatieve manieren om buiten het werk mo-biel te zijn. Dit kan gaan om openbaar vervoer, lopen, fietsen of het gebruik van carsharing-diensten. Dit alles resulteert in minder brands-tofverbruik dan het voortdurend gebruik van een eigen auto.

Het delen van voertuigen reduceert de noodzaak van het bezit van een privéauto. Het zorgt voor minder drukke straten en snelwegen. Dankzij deze verkeersreductie kunnen forenzen en andere weggebrui-kers efficiënter hun bestemming bereiken. En dat draagt weer bij aan het terugdringen van de CO2-uitstoot.

Draag bij aan verkeersreductie

07

Een milieuvriendelijke aanpak en duurzame mobiliteit stralen niet alleen positief op je organisatie af, maar bieden ook voordelen in de vorm van overheidssteun.

Nu het terugdringen van de CO2-uitstoot een hogere priori-teit vormt in de wereldwijde strijd tegen klimaatverandering voeren overheden het toezicht op bedrijven op en bieden zij hen stimulansen voor het reduceren van hun uitstoot. Carsharing kan helpen om te voldoen aan de eisen van diver-se overheidsinitiatieven die bedrijven financiële stimulansen bieden voor hun duurzaamheidsinspanningen, bijvoorbeeld in de vorm van belastingvoordeel.

Kostenbesparingen

Corporate carsharing kan enorm helpen met het reduceren van de kosten van het bezit en beheer van een wagenpark.

Omdat carsharing bijdraagt aan een maximale rotatie van bedrijfswagens kunnen bedrijven het met minder voertuigen stellen. Daarmee besparen ze geld op de aanschaf van nieuwe bedrijfswagens en allerhande bijkomende zaken, zoals brandstof en parkeergeld.

Een andere belangrijke kostenpost om rekening mee te houden is het voertuigonderhoud.

Het onderhouden van een wagenpark is een kostbare aangelegenheid. Voertuigen waarin niet dagelijks wordt gereden leveren nog steeds onkosten op. Dat geld kan beter voor andere zaken worden aangewend.

Een ander kostenbesparend voordeel van corporate carsharing is dat je bedrijfsnaam en logo regelmatig op de weg te zien zijn. Bedrijfswagens fungeren namelijk als mobiel uithangbord. Ze vergroten de merkbekendheid van je onderneming, zodat je minder geld hoeft uit te geven aan kostbare marketingcampagnes.

Overheidsrichtlijnenen belastingvoordelen

08

Wat zijn de voordelenvoor werknemers?

Als je in een grote stad woont en werkt kan het bezit van een auto kostbaar zijn, en soms zelfs belachelijk duur.

De regelmaat waarmee auto’s van de zaak voor privéritten worden gebruikt rechtvaardigt vaak niet de maandelijkse kosten voor het bezit van een auto van de zaak (leasekosten, verzeke-ringspremies, brandstofkosten, parkeergeld en onderhoudskosten).

Corporate carsharing biedt werknemers in druk-bevolkte stedelijke gebieden een ideale optie om de lacunes in hun dagelijkse mobiliteit op te vullen. Werkgevers profiteren op hun beurt van een optimale rotatie van bedrijfswagens en de mogelijkheid om de gebruikskosten met hun personeel te delen.

Toegang tot auto’sversus privébezit

09

Elke keer dat werknemers bedrijfswagens voor privédoeleinden benutten kunnen ze dat in het systeem aanmerken als privégebruik. De werkgever kan de daaruit voortvloeiende kosten aan het einde van de maand op hun salaris in mindering brengen.

In sommige landen kan een bedrijf dat het privégebruik van bedrijfswagens door werknemers toestaat in aanmerking komen voor lagere belastingtarieven. Daarvoor moeten zij wel de juiste documentatie bijhouden. Op die manier profiteren werknemers van mobiliteitsopties die beter op hun behoeften aansluiten, en tegen een veel aantrekkelijker prijs!

Zakelijke versus privéritten

Hoe gaat dat precies in zijn werk?

Als werknemers een auto van de zaak kunnen gebruiken voor zakelijke ritten, zijn ze veel minder tijd kwijt aan administratieve processen zoals het terugvorderen van onkosten. En het maakt de onderneming er een stuk flexibeler op. Zeker als je van je werknemers eist dat ze regelmatig voor hun werk reizen.

Maar bedrijven kunnen er ook voor kiezen om werknemers hun voertuigen te laten gebruiken voor privéritten en de kosten daarvan delen.

10

Een duidelijk overzicht van beschikbare en gereserveerde voertuigen

Een eenvoudig proces voor het reserveren van auto’s door werknemers

Wagenparkoptimalisatie voor het reduceren van de kosten en CO2-uitstoot

Het openen van portieren met een app of RFID-kaart

Automatische rapportage voor beslissingen op basis van har-de data

Integratie met jeERP-systeem

Waarom Fleet CompleteCarsharing?

Overzicht van de oplossing

Fleet Complete Carsharing combineert een reserveringssysteem voor je pool van bedrijfswagens met een tracker die met de motor is verbonden, een app voor je werk-nemers en rapportagemogelijkheden. En dat allemaal in één oplossing!

Het gebruik van Fleet Complete Carsharing bespaart je waardevolle tijd, vergroot het overzicht op de capaciteit van je wagenpark en helpt je werknemers om sneller de weg op te gaan, zodat ze je onderneming vooruit kun-nen helpen.

Je profiteert van:

11

Als je organisatie al beschikt over een carsharing-systeem, maar nog altijd gebruikmaakt van Outlook of Excel-sheets voor het beheer van reserveringen van bedrijfswagens, kan een overstap naar Fleet Complete Carsharing je de volgende voordelen bieden:

• Stap af van een tijdrovend handmatig proces

• Profiteer van een helder overzicht van het gebruik van bedrijfswagens en de capaciteitvan het wagenpark

• Verwerf inzicht in auto’s die onderbezet blijven, maar wel bijdragen aan onderhoudskosten

12

Hoe werkt reserveren met sleutelloze toegang?

13

Dit is de veiligste en handigste vorm van corporate carsharing. Als werknemers een auto reserveren via het platform van Fleet Complete wordt hun bestuurders-ID naar de tracker in de auto verzonden.

Om het voertuig te openen moeten bestuurders hun ID-kaart laten scannen door de RFID-lezer die zich op de voorruit bevindt. Dat ID moet overeenkomen met de ID die op dat moment in het reserveringssysteem aanwezig is. Dit zorgt ervoor dat alleen bevoegde werknemers de auto kunnen ontgrendelen. De contactsleutel wordt in het handschoenenkastje achtergelaten.

Als je organisatie de voorkeur geeft aan het gebruik van autosleutels voor carsharing, zijn er twee aanvullende opties beschikbaar.

Is het gebruik van sleutels

nog altijd mogelijk?

Deze vorm van carsharing maakt gebruik van een reserveringssysteem in de vorm van een digitale agenda. Hierin worden voertuigen gereserveerd op basis van de benodigde omvang en het benodigde type. Hetreserveringssysteem van Fleet Complete wijst de bestuurders-ID van de werknemer toe aan het geselecteerde voertuig, maar er zijn nog altijd autosleutels nodig om toegang tot de bedrijfswagen te krijgen.

In het voertuig kan optioneel gebruik worden gemaakt van een RFID-lezer voor extra beveiliging.

Reservering in combinatiemet sleutels

Dit is de simpelste vorm van carsharing met het laagsteniveau van beveiliging. Er is geen sprake van een geavanceerd reserveringssysteem.

Werknemers maken gebruik van autosleutels om toegang tot het voertuig te krijgen en moeten hun bestuurderspas scannen met een speciale kaartlezer binnen het voertuig om de auto te kunnen starten.

Alleen autosleutels

14

Telia Eesti is de grootste aanbieder van telecom- en IT-diensten van Estland. Het bedrijf heeft als doel om technologie in te zetten om de levens van mensen (inclusief zijn 1.600 werknemers) makkelijker te maken.

Het wagenpark van Telia Eesti bestaat uit circa 150 voertuigen die door heel het land zijn verspreid. Tien daarvan worden voor carpooling gebruikt.

“We noemen ze ‘poolauto’s’”, zegt Mari-Liis Vihul, hoofd Administratie bij Telia. “Iedereen kan een bedrijfswagen reserveren vanuit kantoor en die voor persoonlijke doeleinden gebruiken. Dit stelt ons in staat om af te stappen van auto’s die niet regelmatig worden gebruikt.”

Klantverhaal

Telia Eesti

15

Hier volgen een paar snelle statistieken voor het gebruik van carsharing bij Eesti in de periode van januari 2021 tot en met mei 2021:

• Voor reservatie beschikbare auto’s: 10• Reserveringen: 968• Aantal ritten: 4.032• Aantal gereserveerde uren: 12.934• Totaal aantal gereden kilometers: 110.043

“Werknemers kunnen alleen auto’s in de cate-gorie N1 (lichte voertuigen) gebruiken. Zolang ze maar hun logboek van zakelijke en privéritten invullen ondersteunt het belastingsysteem van Estland deze regeling. Dat geldt dus wel echt alleen voor N1-voertuigen.”

16

Hoe ziet het proces eruit?

Mari-Liis: “Momenteel synchroniseren we Active Directory-infor-matie met het platform van Fleet Complete, zodat werknemers zich kunnen aanmelden met hun Telia-account.”

Werknemers downloaden de Fleet Complete Carsharing-app en gebruiken die als volgt: reserveer een auto – open het portier met de app – merk de rit aan als zakelijk of privé in het digitale logboek en dat is het.

“Werknemers die bedrijfswagens hebben gebruikt ontvangen wekelijks een verzoek om hun ritten van de afgelopen week door te nemen en aan te geven of er sprake was van zakelijk of privégebruik.”

Aan het einde van de maand wordt data vanuit het systeem van Fleet Complete naar de salarisadministratie van Telia verzonden. “De kosten voor privéritten worden ingehouden op het salaris van werknemers. De kosten van het gebruik van bedrijfswagens worden voorgelegd aan managers, zodat ze kunnen controleren of de cijfers kloppen.”

Book a car Open car

doors with

the app

Drive Annotate business or personal use in

the automated logbook

17

Waarom is corporatecarsharing goed voor bedrijven?

• Carsharing zorgt voor een efficiëntere inzet vanbedrijfswagens en reduceert daarmee de kosten

• Autostickers met het bedrijfslogo dienen alsmerkreclame terwijl werknemers op weg zijn

• De poolauto’s van Telia zijn elektrische auto’s,zodat werknemers de kans krijgen om elektrischrijden uit te proberen

“Het is goed voor de werknemers, omdat dit hen de kans biedt om nieuwe type auto’s eens goed uit te proberen. Elektrische auto’s zijn hier namelijk net nieuw op de markt, en veel mensen hebben ze nog niet eerder uitgeprobeerd. Het stelt hen ook in staat om aan de oplaadsystemen te wennen”, zegt Mari-Liis. “Een ander pluspunt: als je in het centrum van de stad woont, heb je geen eigen auto meer nodig, omdat je er altijd eentje vanuit kantoor kunt reserveren.”

“Het is dus enorm goed voor onze onderneming, voor onze werknemers en voor het milieu.”

18

Regelmatig onderhoud waarborgt een optimale werking van voertuigen en beperkt de kosten tot een minimum. De herinneringsmodule houdtde onderhoudsplanning bij en waarschuwt je voor achterstallig onderhoud.

Functies vanFleet Complete Carsharing

Het scannen van een ID-kaart kan worden gebruikt als methode om de auto te ontgrendelen. Bedrijven die het reserveringssysteem niet willen gebruiken, kunnen dit ook als simpele standalone oplossing inzetten om bij te houden wie in welke auto’s rijdt.

Stel Key Performance Indicators (KPI’s) in voor belangrijke aspecten, zoals het gemiddelde brandstofverbruik of het aantal gereden kilometers. Overzichtelijke grafieken en statistieken geven aan welke zaken je aandacht vragen.

Sleutelloze toegang voor carsharing is mogelijk met behulp van de app of een digitale sleutelhanger en gerelateerde hardware die in de auto is geïnstalleerd.

19

Ontvang onderhoudsherinneringen

Sleutelloze toegang (optioneel)

Bewaak de prestaties

Bestuurders-ID (optioneel)

De sleutelloze toegang op basis van een RFID-kaart of app zorgt ervoor dat alleen bevoegde personen toegang tot voertuigen kunnen krijgen.

Voordelen van Fleet Complete Carsharing

Bedrijfswagens worden automatisch onder werknemers verdeeld op basis van het doel van de rit, de beschikbaarheid en zakelijke prioriteit van ritten. Dit voorkomt dat werknemers de voorkeur geven aan een specifieke auto, zodat het hele wagenpark op evenwichtige wijze wordt gebruikt.

Fleetmanagers krijgen een duidelijk overzicht te zien van wie er in welk voertuig reed en hoe lang. Ze kunnen aan de hand van een systeem voor GPS-tracking ook zien waar de bedrijfswagen zich precies bevond.

Deze gebruiksanalyse draagt bij aan datagestuurde optimalisatie van de omvang van het wagenpark.

En in de praktijk blijkt dat het gebruik van een carsharing-systeem helpt om voertuigen scho-ner en in een goede staat te houden, zodat ze minder onderhoudsbeurten nodig hebben.

Als meerdere werknemers op dezelfde tijd op dezelfde bestemming moeten zijn, zal het systeem de reserveringen voor één auto samenvoegen.

Verder maakt het rapportagesysteem het mogelijk om de gemaakte kosten onder verschillende afdelingen te verdelen op basis van de reserveringen van werknemers. Zo krijg je een goed overzicht van de wagenparkkosten.

20

Bij Fleet Complete begrijpen we dat elk bedrijf weer anders is. Daarom ontwikkelt ons wereldwijde Professional Services-team applicaties op maat en integraties die optimaal in de behoeften van je onderneming voorzien.

Heb je specifieke vragen of weet je niet precies of carsharing de juiste oplossing voor je is? Neem contact met ons op. Wij geven je graag vrijblijvend advies en laten je in een korte demo de mogelijkheden zien.

Ga voor meer informatie naar fleetcomplete.nl

Nog vragen?

Laat het ons weten!

2021 Fleet Complete. All rights reserved.