Documentcode: DIRbb Versie: 1 Datum: 15 Augustus 2016 O7...

1 JAARVERSLAG 2015/15082016/BB/VERSIE 1

Documentcode: DIRbb –

O7

Versie: 1 Datum: 15 Augustus 2016

Opgesteld door: Hoofd bedrijfsbureau

Goedgekeurd door: Directeur

VAN ORDENING NAAR GROEI

JAARVERSLAG 2015


Inhoudsopgave

Inleiding 3

Onderwijs 5

HRM 23

Finance 28

Kwaliteitszorg 35

ICT 45

PR 51

Bijlagen Onderwijs 64

Bijlage HRM 74

Bijlage Finance 77

Bijlage PR/Marketing: 79


Inleiding

Het strategisch plan 2014 – 2018 van het EFS College COVAB en de plannen voor het

jaar 2015 zijn de basis geweest voor het opmaken van het jaarverslag 2015.

2015 is het tweede jaar waarin medewerkers van het EFS College COVAB gewerkt heb-

ben met afdelingsdoelstellingen en jaarplannen. De aanzet welke in 2014 is gegeven

heeft in 2015 geresulteerd dat het resultaatgericht werken in de organisatie verder ge-

stalte heeft gehad. Het uitgangspunt voor 2015 was “ van ordening naar groei”. Terug-

kijkend kunnen we stellen dat bijkans 25% van de doelstellingen behaald, 37 % in proces

en 38 % niet behaald zijn. Dit resultaat is bereikt in 2,5 effectieve kwartalen over 2015.

Ook in 2015 was het een uitdaging om de jaarplannen uit te voeren. Invulling geven aan

kernplekken binnen het organogram verloopt moeizamer dan gedacht. De volledige ca-

paciteitsversterking is daarom in 2015 uitgebleven. Daarnaast is er vanaf het derde kwar-

taal ernstig op de rem getrapt voor wat betreft de uitgaven en daarmee het realiseren

van de doelstellingen. Dit in verband het veranderde subsidie beleid. Concreet is toen

aangegeven dat het EFS College COVAB geen subsidie over het 4e kwartaal 2015 zou

ontvangen. Subsidie over het tweede kwartaal was nog niet volledig gestort en de derde

kwartaal al helemaal niet.

Een aandachtspunt binnen de organisatie blijft de bewegingssnelheid. De tijd tussen

besluitvorming en implementatie is nog onacceptabel traag. De organisatie heeft ge-

werkt aan de snelheid door middel van trainingen, invoeren interne communicatiestruc-

tuur en de bewustwording te vergroten. Tevens is er een beleid ontwikkelt dat compe-

tentie gericht werken bevorderd.

Desalniettemin hebben de medewerkers zich zo goed mogelijk ingezet om te komen tot

realisatie van de doelstellingen. Het jaar 2015 heeft zich gekenmerkt in het voorbereiden

van het certificeringstraject en daaraan verbonden beleid, processen en audits. Met de

inzet van alle medewerkers binnen de organisatie is het toch gelukt een groot aantal

zaken te realiseren in 2 kwartalen en een behoorlijk deel voor te bereiden ter realisatie

begin 2016.


Met dit verslag willen wij voldoen aan de verantwoordingsverplichting jegens de toezicht-

houders (Bestuur), de eigenaar (Ministerie van Volksgezondheid) en de maatschappij

(de belastingbetalers).

Wij danken het personeel en alle actoren voor de geleverde bijdrage.

Mw. A. Wallerlei – Kumbangsila MBA ,RN

Directeur EFS College COVAB


Onderwijs

Strategische doel-

stelling

Afdelings

doelstelling

Periode Status

Toelichting

Organisatie ontwerp Uiterlijk eind juni is de afdeling

Continuing Education opgezet en

operationeel.

3e kwartaal In proces

De functiebeschrijvingen en de afdelingsbe-

schrijving zijn gefinaliseerd. De werving & se-

lectie van personeel gaat van start in maart

2016. De afdeling is per 30 juni 2016 operatio-

neel (zie jaarplan 2016 cluster Onderwijs).

Uiterlijk eind oktober is in kaart

gebracht welke sturingsdata no-

dig is voor een optimale perfor-

mance van de onderwijsorgani-

satie en zijn er mechanismen in

place gebracht ter generering

van deze data.


Er is getracht bij de Studentenadministratie

een exercitie te plegen t.a.v. de identificatie

van sturingsdata. De output hiervan is mini-

maal geweest.

Dit doel zal in 2016 weer opgepakt worden

Per eind maart is de communica-

tiestructuur ontworpen door BDO

geïmplementeerd op cluster- en

afdelingsniveau.

2e kwartaal Gerealiseerd

De communicatiestructuur ontworpen door

BDO is op afdelings- en clusterniveau geïm-

plementeerd. Als bewijs worden de besluiten-

en actielijsten gedocumenteerd.


Uiterlijk eind april zijn er goedge-

keurde afdelingsbeschrijvingen

met prestatie indicatoren van alle

onder de cluster Onderwijs val-

lende afdelingen goedgekeurd

alsook de taken, bevoegdheden

en verantwoordelijkheden van

medewerkers.


De afdelingsbeschrijvingen van afdeling on-

derwijs zijn reeds goedgekeurd. De afdeling

heeft vanuit haar eigen visie op onderwijs bin-

nen de organisatie een concept afdelingsbe-

schrijving aan de afdeling HRM c.q. BDO ver-

strekt in het jaar 2014. De prestatie indicatoren

moeten nog geïdentificeerd en gevalideerd

worden (zie jaarplan 2016 cluster Onderwijs).

Uiterlijk eind mei is op basis van

de afdelingsbeschrijvingen een

formatieplanning opgemaakt voor

alle onder de cluster Onderwijs

vallende afdelingen.


Per februari 2016 wordt er door een consultant

een Quick Scan uitgevoerd binnen cluster On-

derwijs met als doel reorganisatie van cluster

Onderwijs. Hieruit zal ook de formatieplanning

voortvloeien.

Uiterlijk eind juni wordt gebruik

gemaakt van LMI data gegene-

reerd door afdeling R&D bij het

opzetten van opleidingen

2e kwartaal In proces De medewerker Onderzoek & Planning is in de

maand

december 2015 in dienst genomen. Er zal pas

in 2016 invulling gegeven kunnen

worden aan deze afdelingsdoelstelling, gezien

de databehoefte nog vastgesteld moet wor-

den.

Uiterlijk eind juni zijn alle functies

binnen cluster Onderwijs met hun

prestatie indicatoren beschreven,

goedgekeurd en geïmplemen-

teerd.


De functieomschrijvingen zijn goedgekeurd.

De prestatie indicatoren moeten nog geïdentifi-

ceerd worden.


Uiterlijk eind juli zijn de afdelings-

processen van cluster Onderwijs

beschreven, re-designed, geïm-

plementeerd en op effectiviteit

getoetst.


Afdelingsprocessen zijn al beschreven, re-de-

signed en geïmplementeerd. In het 1e kwartaal

2016 zal er in samenwerking met de afdeling

Kwaliteitszorg gewerkt worden aan de toetsing

van de processen op diens effectiviteit.


Strategische doelstel-

ling

Afdelingsdoelstelling Periode Status

Toelichting

Personeel

Uiterlijk eind oktober is het bij- en

nascholingsprogramma van cluster

Onderwijs voor 75 % afgerond.

4e

kwartaal

In proces

Er is in het beleidsjaar 2015 30% van het scho-

lingsplan gerealiseerd. De volgende trainingen

zijn verzorgd aan het personeel van cluster On-

derwijs:

o Effective motivational leadership

o Brandpreventie

o Mini conferentie slaan en lijfstraffen: kinder-

mishandeling?

o Notuleren

o Klantvriendelijkheid

o ISO 9001: 2008 KMS

o Leadership For Change

o Workshop verpleegproces

o Opleiding Praktijkbegeleiding

o Diverse trainingen in Competentiegericht

Onderwijs

Uit de samenwerking met

Selkirk College Canada zijn de volgende trainin-

gen verzorgd aan o.a. het onderwijspersoneel:

o Workshop Delirium (Delier)

o Competentiegericht Onderwijs (CGO)

o Competentiegericht beoordelen

o Didactische werkvormen binnen CGO

o Workshop Plannen van zorg voor oude-

ren

o Workshop Dementie


o Training Curriculumontwikkeling binnen

CGO

Uiterlijk eind juni zijn de nodige

functionaliteiten en aantallen op ba-

sis van de opgemaakte formatie-

planning aangetrokken.

3e kwartaal Niet

gerealiseerd

Vooruitlopend op de formatie planning is per no-

vember 2015 een manager post basis- en HBO

– opleidingen aangetrokken, die belast is met de

dagelijkse aansturing van de post basis- en

HBO – opleidingen, de Studentenadministratie

en Curriculumontwikkeling.

Daarnaast is er ook een coördinator hbo-oplei-

dingen aangetrokken.

Na uitvoering van de Q-Scan in 2016 zullen de

rest van de openstaande formatieplekken wor-

den ingevuld.

Eind mei is er op basis van de ge-

plande opleidingen en de gemaakte

exercitie vastgelegd wat de skills -

mix moet zijn.

2e kwartaal Niet gereali-

seerd

Als uitkomst van het ISO traject is er een PVA

voor parttime docenten opgemaakt. Een onder-

deel van deze PVA is dat er vastgesteld zal wor-

den aan welke vereisten vakdocenten moeten

voldoen. N.a.v. zal er een GAP- analyse plaats-

vinden in 2016. De uitkomsten van de GAP-ana-

lyse zullen zich vertalen in een DPO-traject.


Strategische doelstelling Afdelingsdoelstelling Periode Status

Toelichting

Onderwijsprogramma’s en -

diensten

Uiterlijk eind

oktober is de intake van de

Post Basis en HBO opleidin-

gen met 50 % verhoogd.


Post basisopleidingen

De post basisopleidingen Oncologie - Ver-

pleegkunde en Praktijkbegeleiding zijn in de

maand oktober 2015 van start gegaan. De

curricula van deze opleidingen zijn compe-

tentiegericht beschreven..

Wegens minimale inschrijvingen vanuit de

zorginstellingen, zijn de geplande opleidin-

gen HIV/AIDS Verpleegkunde en Schoolver-

pleegkunde niet van start gegaan.

Post basisopleidingen Praktijkbegeleiding: 22 Oncologie Verpleegkunde: 17 Gezien wij in 2014 geen Post basisopleidin-gen hebben opgestart, kan aangegeven worden dat het aantal inschrijvingen is ver-hoogd met 100% t.o.v. 2014. Als wij uitgaan van het aantal inschrijvingen in 2013: (IC/CCU 24 en Oncologie 18) kan aangegeven worden dat er een daling is van 7% van 2013 naar 2015. Deze daling is mede ontstaan doordat er weinig inschrijvingen waren voor HIV/ AIDS Verpleegkunde en Schoolverpleegkunde.

Hbo- opleidingen Wij hebben geen groepen opgestart in 2015, omdat deze niet in de planning waren opge-nomen. Wij starten groepen op naar be-hoefte.


Uiterlijk maart is duidelijk

welke differentiaties zullen

worden aangeboden bij de

vernieuwde basisopleidingen

die in 2015 zullen worden ge-

ïmplementeerd.


Na consultatiesessies met diverse stakehol-

ders, is besloten dat de volgende differentia-

ties aangeboden zullen worden:

- Primary Health Care

- Psychiatrie

- Klinische zorg

Uiterlijk eind augustus is het

curriculum van de verpleeg-

kunde en ziekenverzorgende

opleiding gereviseerd, zijn de

instellingen geïnformeerd en

de docenten en praktijkbege-

leiders getraind.

3e kwartaal In proces Er is een curriculumcommissie geïnstalleerd,

bestaande uit interne en externe (vak)des-

kundigen. De bestaande curricula werden

geëvalueerd en werd er een plan van aan-

pak opgemaakt ter revisie van de curricula.

Dit plan is ter goedkeuring aan de onderwijs-

commissie gepresenteerd.

Het curriculum van het eerste leerjaar van de vernieuwde basisopleidingen Ziekenverzor-ging en Verpleegkunde was niet conform planning af in augustus. Dit heeft tot ver-schuiving van de start datum van de oplei-ding naar 2016 geleidt. In december 2015 was het curriculum van het eerste leerjaar al ontwikkeld en is er een aanvang gemaakt met het ontwikkelen van


de praktijkopdrachten samen met de prak-tijkbegeleiders uit de verschillende instellin-gen.

Uiterlijk eind oktober is het

nieuw curriculum van de ver-

pleegkunde en ziekenverzor-

gende opleiding geïmplemen-

teerd.


Vanwege het feit dat het curriculum niet af-

gerond was is de start van de opleidingen

verschoven naar maart 2016.

Uiterlijk eind november is de

inrichting en dienstverlening

van de Bibliotheek geëvalu-

eerd en in lijn gebracht met de

meer bij de tijdse inrichting ho-

rend bij modern onderwijs


seerd

De inrichting van de bibliotheek moet nog in

lijn gebracht worden met een meer bij de

tijdse inrichting. Er moet nog een duidelijke

visie gevormd worden ten aanzien van de

dienstverlening.

Uiterlijk eind november is de

bibliotheek geactualiseerd met

recente literatuur ten behoeve

van studenten en docenten.


.

Op de afdeling wordt de dienstverlening fre-

quenter besproken en gericht op effectieve

en klantvriendelijke dienstverlening aan stu-

denten en docenten.

Het actualiseren van de collectie komt op

gang vanwege het aanschaffen van

literatuur ten behoeve van de verschillende

opleidingen.

De collectie zal verder worden geactuali-

seerd in verband met de nieuwe (basis)op-

leidingen die in maart 2016 van start zullen


gaan: Verpleegkunde, Ziekenverzorging, Ge-

riatrie Verpleegkunde en HBO – Verpleeg-

kunde.

Uiterlijk eind oktober is de

dienstverlening bij afdeling

studentenadministratie geëva-

lueerd en efficiënter ingericht.


De processen van studentenadministratie

zijn reeds beschreven en geïmplementeerd.

De huidige dienstverlening moet nog geëva-

lueerd worden en in navolging daarop zal

worden nagegaan welke managementdata

de afdeling moet leveren. Op basis hiervan

zal de afdeling gericht aangestuurd worden

op de gewenste output (zie jaarplan 2016).

Uiterlijk eind juli is er een exa-

men

reglement ontwikkeld en een

examencommissie geïnstal-

leerd ten behoeve van alle op-

leidingen binnen het EFS Col-

lege COVAB.


seerd

Het reglement voor de examencommissie

moet nog ontwikkeld worden. Als dit regle-

ment ontwikkeld is zal de werving en installa-

tie van de commissieleden plaatsvinden.

Uiterlijk eind juni zijn alle regle-

menten van de opleidingen

binnen het EFS College

COVAB geëvalueerd en her-

zien alsook het docentenregle-

ment.

3e kwartaal Gerealiseerd De diverse opleidingsreglementen van de

verschillende opleidingen zijn gereviseerd en

door IVV goedgekeurd. Deze reglementen

werden vergeleken en gecorrigeerd met als

doel te komen tot een eenduidig begrippen-

kader en artikelen. De gereviseerde regle-

menten zijn:

- Oncologie Verpleegkunde

- Schoolverpleegkunde

- Verpleegassistent


- Hiv/Aids Verpleegkunde

- Praktijkbegeleiding

- Verpleegkunde

- Ziekenverzorging

- HBO – Health Management

- HBO –Leraar Verpleegkunde

Het docentenreglement is ook reeds ontwik-

keld en geïmplementeerd.

Uiterlijk eind juni is het plan

van aanpak voor het verder in-

tegreren van het decanaat in

het onderwijs volledig toege-

past en is de dienstverlening

aan de intern wonenden opti-

maal georganiseerd.

3e kwartaal Gerealiseerd Het plan van aanpak momenteel geïmple-

menteerd.

Ter bewaking van het professioneel hande-

len van de

decaan is het decanenreglement ontwikkeld.

Een der zichtbare uitkomsten van het Deca-

naat is het oprichten van de Studentenraad.

Uiterlijk april is er een plan op-

gemaakt voor het opzetten

van een

digitaal en

papieren archief.

2e kwartaal In proces De archiefruimte is gerenoveerd, voorzien

van rekken en per 13 maart 2015 opgele-

verd. In het kader van ISO certificering wordt

het archief beleid geschreven.

Uiterlijk eind april zijn alle stu-

denten voorzien van een stu-

dentennummer dat tevens als

tentamennummer zal dienen.

2e kwartaal In proces In samenwerking met een deskundige van

het MINOWC zijn de eerste stappen ge-

maakt voor het opzetten van een student-

volgsysteem. In dit traject zijn tevens een

aantal andere voorwaarden op gang gezet


ter implementatie van het studentvolgsys-

teem. Het volledig systeem zal in 2016 geïm-

plementeerd worden.

Uiterlijk oktober beschikt het

EFS College COVAB over een

professioneel opgezette en di-

gitaal en papieren archief.


seerd

In het kader van ISO-certificering is het ar-

chief beleid geschreven en wordt de imple-

mentatie ter hand genomen. Het oud archief

zal in de vakantie van 2016 conform de richt-

lijnen van ons archiefbeleid worden inge-

richt.

Strategische partnerschappen

Uiterlijk maart is in kaart ge-

bracht vanuit de doelstellingen

van de organisatie met welke

instellingen er samengewerkt

kan worden op het gebied van

onderwijs.

2e kwartaal In proces Momenteel zijn er samenwerkingsrelaties

met:

o Selkirk College Canada: opzetten

geriatrie Verpleegkunde

o UTSN: project Palliatieve zorg

o Noordhof uitgevers: E – Learning

project


ICT

Uiterlijk oktober verloopt de com-

municatie tussen de afdeling On-

derwijs en de overige disciplines

via de interne en externe mail effi-

ciënter en effectiever, waarbij alle

fulltime en parttime docenten in

het systeem zijn opgenomen.

4e

kwartaal

Gerealiseerd De communicatie via de interne en de externe

mail verloopt efficiënter tussen afdeling Onder-

wijs en overige disciplines. 80% van de part-

time docenten zowel in Nickerie als Paramaribo

zijn in het systeem opgenomen. Het streven is

erop gericht dat alle docenten over een e-mail-

adres beschikken. Ook intern wordt er efficiën-

ter gebruik gemaakt van de mail. Echter zullen

medewerkers zich meer moeten verdiepen in

de mogelijkheden van het huidig systeem (Of-

fice 365).

Uiterlijk eind april is in samenwer-

king met afdeling ICT een plan

van aanpak opgemaakt voor het

beter integreren van ICT binnen

de bedrijfsvoering in cluster On-

derwijs.

2e

kwartaal

In proces

Er is nog geen plan van aanpak gemaakt voor

het beter integreren van ITC in de bedrijfsvoe-

ring. Er zal een duidelijk visie ontwikkeld moe-

ten worden betreffende het gebruik van ICT in

het onderwijs. Onderwijspersoneel heeft vanuit

het E - Learning project twee trainingen ge-

volgd en zijn verder ook als pilotgebruikers ge-

ïdentificeerd voor het programma. Docenten

hebben voor vier (4) weken geparticipeerd aan

een online platform voor leren.

Kwaliteit Uiterlijk eind augustus is er een

kwaliteitsmanagement systeem

waarmee de kwaliteit van oplei-

dingen gewaarborgd kan worden.

3e

kwartaal

In proces

Voor het doorvoeren van een kwaliteitsmanage-

mentsysteem voor de organisatie is besloten de

ISO 9001:2008 norm te hanteren. Uit dit kwali-

teitsmanagementsysteem zal het kwaliteitsbe-

leid voortvloeien met als zichtbaar

document een kwaliteitshandboek.

Het ISO 9001: 2008 – certificeringstraject


Een consultant is aangetrokken om het EFS

College COVAB te begeleiden in het certifice-

ringstraject. Het begeleidingstraject bestaat

voornamelijk uit trainingen die verzorgd worden

aan afgevaardigden van alle afdelingen, alsook

de coördinator van dependance Nickerie met

uitzondering van de keuken. De ISO 9001: 2008

trainingen zijn gestart op 19 mei 2015 en geëin-

digd op 08 december 2015. Diverse onderwijs-

personeel heeft meegedaan aan de trainingen,

waarvan 70% het examen met succes heeft af-

gerond. De pre –audit is door de KIWA uitge-

voerd op 01 december 2015 o.a. binnen cluster

onderwijs. De major tekortkomingen hadden be-

trekking op beheer van documentatie en regi-

straties. Er is een verbeterplan opgemaakt en

geïmplementeerd met goed gevolg.

Caricom Nursing Standards

Ter standaardisatie van de basis- en de post

basisopleidingen is er in de maand

augustus 2015 een nulmeting in het kader van

de Caricom Nursing Standards uitgevoerd door

Door’s Consultancy. Het verbeterplan is opge-

maakt en wordt geïmplementeerd

Accreditatie hbo- opleidingen

De afdeling Onderwijs en de afdeling Kwaliteits-

zorg zijn reeds gestart met het schrijven van


hetzelf evaluatierapport van de HBO – Health

Management. Het ligt in de bedoeling dat de

TNO – aanvraag van deze opleiding geschiedt

in juni 2016. In het verlengde hiervan zal ook de

TNO – aanvraag plaatsvinden van de HBO –

Leraar Verpleegkunde.

Uiterlijk eind maart is het curricu-

lum van de hogere opleidingen

conform de NOVA richtlijnen bij-

gesteld.

2e kwartaal In proces De opleidingscoördinator HBO – opleidingen

participeert aan de diverse NOVA – bijeenkom-

sten. De opgedane kennis wordt gebruikt ter

aanpassing van het curriculum conform de

NOVA-standaarden. Voor de juiste monitoring,

zullen deze activiteiten per 2016 overgeheveld

worden naar de afdeling Curriculumontwikke-

ling.

Marketing Uiterlijk eind juni is er een stu-

dentenraad reglement ontwikkeld

en een studentenraad opgezet

en actief binnen COVAB.

3e kwartaal Gerealiseerd Het reglement van de Studentenraad is ontwik-

keld en de leden zijn op 12 mei 2015 geïnstal-

leerd.


Fysieke infrastructuur

Uiterlijk eind juni beschikt

COVAB Nickerie over een volledig in-

gericht praktijkruimte en ICT lokaal.


Het EFS College COVAB heeft vijfentwintig

(25) laptops aangeschaft voor dependance

Nickerie, zodat de studenten op school de

ICT-lessen kunnen volgen. In het derde

kwartaal 2015 is de school verhuisd naar

het terrein van het LMSZN aan de Anna-

straat te Nieuw Nickerie.

Het EFS College COVAB heeft Prefab con-

tainers aangeschaft en op de beschikbare

locatie 2 leslokalen, een praktijk en kan-

toorruimte opgezet. Deze lokalen zijn per

oktober 2015 volledig ingericht en in ge-

bruik genomen.

EFS College COVAB Paramaribo

De lokalen op de 1e etage en de

begane grond zijn gerenoveerd,

gekoeld en voorzien van lamellen;

De lokalen geschilderd;

De archiefruimte is gerenoveerd en

voorzien van rekken;

Op de eerste etage is de ruimte van

de voormalige Studentenadmi-

nistratie gerenoveerd. Deze ruimte

is ingericht als een tweede praktijk-

ruimte;

Ter bevordering van de informatie-

stroom naar de studenten zijn aan


het begin van elke gang prikborden

geplaatst;

• De lokaalbezetting wordt bijgehou-

den door Studentenadministratie en

in de hal duidelijk aangegeven;

• De curriculum kamer is ingericht.

Uiterlijk eind oktober is er een gevali-

deerde projectplan voor de bouw van

een eigen school op Nickerie en is er

een aanvang gemaakt met de werving

van fondsen.


Het LMSZN heeft het EFS-

college COVAB een stuk terrein aangebo-

den voor de bouw van een eigen school. Er

moet nog een projectplan worden opge-

maakt, de bouwtekening worden bekeken

en eventueel aangepast. Het schrijven van

het projectplan is aangehouden om financi-

ële redenen.


Uiterlijk eind juli zijn de praktijkkamer

en het anatomie lokaal dusdanig inge-

richt dat alle vaardigheden beoefend

kunnen worden en zijn de openingstij-

den voor deze ruimten verruimd.


Voor de praktijkkamer en het anatomielo-

kaal is een inventarisatie gemaakt. Vervol-

gens is er een overzicht gemaakt van de

benodigde oefenmaterialen. Offertes zijn

opgevraagd en de materialen aangekocht.

De praktijkruimte en het anatomielokaal zijn

na levering van de materialen heringericht.

Om het aantal studenten te kunnen accom-

moderen, is er een derde praktijkruimte op

de eerste etage ingericht en zijn de ope-

ningstijden verruimd.

Financiën Uiterlijk eind maart is er op basis van

de grootste kostenposten van cluster

Onderwijs een besparingsplan uitge-

zet en geïmplementeerd.


Kopieën worden nauwkeurig geregistreerd

in een rekwisitieboek.

Onderwijspersoneel kan niet meer vrijblij-

vend kopiëren als voorheen. Verder worden

documenten zoveel mogelijk digitaal ver-

stuurd en/ of gelezen. Het verstrekken van

printpapier wordt geregistreerd. Voor het

beheren van het printgedrag van het onder-

wijspersoneel zijn er in het 4e kwartaal te-

vens kopieerstrookjes ontwikkeld, waarbij

voor het kopiëren goedkeuring gegeven

moet worden van de opleidingscoördinator

of de onderwijsmanager.


Uiterlijk eind mei is er een goed sys-

teem ontwikkeld hoe de extra kosten

voor parttime docenten uren omlaag

gebracht kunnen worden.


Er is reeds een proces ontwikkeld voor het

uitbetalen van docenten per module per

studiepunt.

De registratie en controle van uren ge-

schiedt consequent. Overschrijdingen kun-

nen alleen nadat er vooraf toestemming is

gevraagd aan de Onderwijsmanager. Alle

parttime docenten krijgen een contract

waarbij de uren over een bepaalde periode

duidelijk zijn vastgelegd.

Hiermee wordt beoogd dat de kosten voor

parttime docenten beheerst zullen worden.


HRM

Strategische doelstel-ling

afdelingsdoelstelling periode Status Toelichting

Organisatie ontwerp Uiterlijk eind april zijn er goedgekeurde afdelingsbe-schrijving met prestatie indi-catoren van alle afdelingen binnen COVAB.

2e kwartaal

In proces De afdelingsbeschrijvingen zijn reeds af. De prestatie indicatoren zullen worden ge-ïdentificeerd in 2016 nadat de prestatie in-dicatoren van alle functies zijn geïdentifi-ceerd.

Uiterlijk eind juni zijn alle functies binnen COVAB be-schreven met hun prestatie indicatoren en worden deze gebruikt bij de evaluatie en beoordelingsgesprekken.

2e kwartaal

In proces Alle functies binnen COVAB zijn reeds be-schreven. De prestatie indicatoren worden geïdentificeerd. Dit traject wordt overgehe-veld naar 2016 vanwege andere werk-zaamheden die van belang waren voor de certificering.

Uiterlijk eind augustus is op basis van de afdelingsbe-schrijvingen een formatie-planning opgemaakt voor afdelingen binnen COVAB

3e kwartaal

In proces De voorbereiding is reeds gedaan en de uitvoering is aangehouden vanwege finan-ciële redenen.

Uiterlijk eind november zijn alle formulieren gebruikt bij functionerings- en beoorde-lingsgesprekken geëvalu-eerd op basis van geldende afdelings -/functiebeschrij-vingen

4e kwartaal

De nieuwe formulieren die nodig zijn voor het nieuw beoordelingssysteem zijn reeds ontwikkeld. In 2016 is geen aanvang ge-maakt met het implementeren van het nieuw beoordelingssysteem. Vanwege het ISO certificeringstraject moesten an-


dere deadlines worden gehaald en afde-lingen konden niet meewerken aan het voltooien van bijvoorbeeld de functiebe-schrijvingen die voorzien moesten worden van prestatie indicatoren. Het proces is nog gaande en zal in het eerste kwartaal van 2016 worden afgerond.

Uiterlijk eind mei is uitgezet wat de rol van afdeling HRM is binnen het proces van implementatie en het verankeren van de nieuwe missie, visie, kernwaarden, leiderschap en manage-mentstijl en een geactuali-seerd bedrijfsmodel.

2e kwartaal

Niet gereali-seerd

Deze exercitie zal in 2016 worden verricht. Vanwege het BDO en ISO traject was het niet haalbaar dit tegelijk in te zetten.

Uiterlijk eind juni is in kaart gebracht hoe de beschik-bare personele data beter gebruikt kan worden voor optimale performance van de organisatie en zijn er me-chanismen in place ge-bracht om dat te kunnen doen.

2e kwartaal

Niet gereali-seerd

Uiterlijk eind juli is er een Quick scan uitgevoerd ter vaststelling van de stappen welke gezet moet worden

3e kwartaal

In proces Alle voorbereidingen zijn gemaakt. Van-wege financiële redenen is dit aangehou-den.


voor transformatie van de afdeling naar een HRM af-deling

Uiterlijk eind mei zijn de wij-zigingen in de structuur bin-nen de cluster HRM door-gevoerd en zijn de nodige functionaliteiten aangetrok-ken.

2e kwartaal

Gerealiseerd Met de komst van de medewerker training en opleiding is deze wijziging doorge-voerd binnen de afdeling HRM

Uiterlijk eind mei is de door BDO uitgezette communi-catiestructuur geïmplemen-teerd op cluster en afde-lings niveau .

2e kwartaal

Gerealiseerd

De communicatiestructuur is ontwikkeld en reeds geïmplementeerd binnen de or-ganisatie op cluster en afdelingsniveau

Personeel Verbeteren van primaire en secundaire voorzieningen

3e kwartaal

In proces Het nieuw salarisstructuur zal de primaire voorzieningen verbeteren. Het voorstel ligt bij het bestuur en het wachten is op goed-keuring voor de volledige implementatie daarvan. Secundaire voorwaarden zijn al marktcon-form

Eind juli is het bij- en na-scholingsprogramma van alle afdelingen binnen de cluster HRM voor tenminste 50% uitgevoerd en zijn de

3e kwartaal

Gedeeltelijk gerealiseerd

Gedeeltelijk gerealiseerd. Niet alle gepro-jecteerde trainingen zijn verzorgd. De trainingen die conform het scholings-plan zijn verzorgd: - EML training - Basisprotocol - Brandpreventie


resultaten van de individu-ele werknemer en alle afde-lingen. ???

- Notuleren - Klantgericht telefoneren - HBO office manager - Klantvriendelijkheid - ISO training - Scriptiebegeleiding - Basis hygiëne op de werkvloer - Studieloopbaanbegeleiding - Toetsen en klassenmanagement - Administratieve training afd. financiële

adm - Computervaardigheden voor TD en in-

terieur - Workshop verpleegproces


Onderwijspro-grammas en dien-sten

Uiterlijk eind juli is er een nieuw salarisstructuur voor de organisatie uitgezet geïm-plementeerd.

2e kwartaal

In proces Het nieuw salarisstructuur is reeds door BDO ontwikkeld en ligt er een voorstel bij het bestuur voor goedkeuring van de implementatie daarvan

Uiterlijk eind mei is er op ba-sis van de planning van op-leidingen in kaart gebracht hoeveel verpleegkundige do-centen nodig zijn

3e kwartaal

In proces Alle voorbereidingen zijn getroffen: de Quick scan vangt aan in februari 2016

Uiterlijk eind april is de be-trokkenheid van de afdeling HRM bij het aantrekken en managen van dossiers en betaling van parttime docen-ten beschreven en heringe-richt.

2e kwartaal gerealiseerd De werving van parttime docenten en de administratie van documenten die betrekking hebben op parttime docen-ten worden nu volledig gedaan door de afdeling HRM.

ICT Eind november is er in kaart gebracht wat er nodig is om het personeelsbestand volle-dig te digitaliseren in 2015.

4e kwartaal Gerealiseerd Een scanner is reeds voor de HRM af-deling aangeschaft waarmee het per-soneelsbestand kan worden gedigitali-seerd.


Financiën Uiterlijk eind juli zijn er maat-regelen in place ter beheer-sing van personele kosten.


Invoering van middagdiensten is voor-bereidt om de overuren kosten te mini-maliseren. Verder zijn er functionaris-sen voor de middagdienst aangetrok-ken. Met het aantrekken van middag-personeel in 2014 en 2015 zijn kosten voor salarissen voor middagpersoneel verminderd. Zie tabel Jaar Salaris besparing

2013 58,986 2014 50,810 8,176.- 2015 26,845.88 23,965.-


Financiën

Strategische doelstel-ling

afdelingsdoelstelling Periode Status opmerking

Organisatie ontwerp Uiterlijk eind juni is in kaart gebracht welke financiële sturingsdata nodig is voor een optimale performance van de organisatie en zijn er mecha-nismen in place gebracht ter gene-reren van deze data.

2e kwartaal In proces Financiële sturingsdata voor de ver-schillende afdelingen is eind 2015 in een exercitie in kaart gebracht. Afdeling finance moet de slag nog ma-ken om de benodigde dat te produce-ren.

Uiterlijk eind mei zijn de wijzigingen in de topstructuur binnen Financiële cluster doorgevoerd en is de schei-ding tussen de financiële diensten en facilitaire diensten een feit

2e kwartaal

Niet gerealiseerd Wijzigingen in de topstructuur van de cluster financiën heeft nog niet plaats-gevonden. De facilitair manager zal in 2016 worden aangetrokken.

Uiterlijk eind mei is de door BDO uit-gezette communicatie structuur ge-ïmplementeerd op cluster en afde-lingsniveau

2e kwartaal

Gedeeltelijk gereali-seerd

Op afdelingsniveau wordt reeds ge-werkt met de nieuwe communicatie-structuur. Op clusterniveau wordt het echter niet toegepast.

Uiterlijk eind augustus zijn er goed-gekeurde afdelingsbeschrijvingen met prestatie indicatoren van alle onder de financiële cluster vallende afdelingen en zijn de TBV's van me-dewerkers op basis daarvan be-schreven

3e kwartaal


Het proces van opstellen van de pres-tatie indicatoren is in afrondende fase. De afdeling beschrijvingen zijn reeds goedgekeurd, maar de prestatie indi-catoren moeten nog ingebracht wor-den.

Uiterlijk eind mei is op basis van de afdelingsbeschrijvingen een forma-tieplanning opgemaakt voor alle on-der de financiële cluster vallende af-delingen

2e kwartaal

On hold Voor het maken van een formatie plan-ning zijn 2 offerten opgevraagd. De uit-voering is vanwege financiële redenen aangehouden.


Uiterlijk eind juni is de inkoopfunctie binnen de organisatie efficiënter en professioneler georganiseerd

2e kwartaal Niet gerealiseerd Nog geen inkoper aangetrokken. De in-kopen geschieden momenteel via het magazijn en de chauffeur. Het inkoop beleid en de daarbij horende proces-sen moet eerst beschreven worden al-vorens een inkoper kan worden aange-trokken.

Uiterlijk eind juni is de dienstverle-ning van de kantine in lijn gebracht met de openingstijden van de mid-dagopleiding

2e kwartaal Gerealiseerd De dienstverlening van de kantine is reeds in lijn gebracht met de openings-tijden van de middagopleiding. De kan-tine is open van 7.00 am tot en met 8.00 pm.

Uiterlijk eind augustus zijn alle afde-lingsprocessen beschreven, re-de-signed en geïmplementeerd en op effectiviteit getoetst.

3e kwartaal Gerealiseerd De afdelingsprocessen van de financiële afdeling zijn in samenwerking met de CLAD en KWZ reeds beschreven

Personeel

Eind november is het bij - en na-scholingsprogramma van alle afde-lingen binnen de financiële cluster voor tenminste 40 % uitgevoerd en zijn de resultaten van de bij- en na-scholingen gemeten op het niveau van de individuele werknemer en af-deling.

4e kwartaal


Van de 8 opgegeven scholingspro-gramma’s zijn 2 reeds verzorgd (25%). De nascholingsprogramma’s zijn ge-deeltelijk uitgevoerd, maar deze zijn nog niet op resultaten gemeten. Van-wege financiële beperkingen is de uit-voering van het scholingsplan aange-houden.


Onderwijspro-gramma’s en -diensten

Uiterlijk eind April is er overleg ge-weest met het Ministerie van Volks-gezondheid betreffende de verho-ging van de college gelden .

2e kwartaal

Niet gerealiseerd De college gelden van de basis oplei-dingen zijn in 2015 nog niet aangepast

Uiterlijk eind april zijn er i.s.w. met afdeling onderwijs procedurele af-spraken geïmplementeerd betref-fende de planning van opleidingen.

2e kwartaal Gedeeltelijk gereali-seerd

Voor 2015 -2016 is er een opleidings-planning opgemaakt. Met de financiële afdeling is afgesproken wanneer zij de kosten berekeningen opstarten, zodat de promotie van de opleidingen goed kan lopen.

Strategische partner-schappen

Uiterlijk eind augustus zijn er oriën-tatie bezoeken geweest in tenminste twee instellingskeukens binnen de gezondheidzorg

3e kwartaal

Gerealiseerd De keuken van het Diakonessenhuis is bezocht en er is informatie ingewonnen over de keuken organisatie en het certi-ficeringstraject

ICT

Uiterlijk eind november is de com-municatie via de interne mail verbe-tert op frequentie, inhoud , reactie-tijd

4e kwartaal


De frequentie van het gebruik van in-terne mail is verbeterd, maar de disci-pline in reageren is nog niet optimaal

Uiterlijk eind november wordt er vol-ledig gebruik gemaakt van de opge-zette interne website voor procesbe-heer

4e kwartaal


In het kader van het ISO traject wordt het KMS al gebouwd en ingericht. Deze zal begin 2016 volledig operatio-neel zijn.

D

Uiterlijk eind juni is de afdeling In-terne controle opgezet en functio-neel met duidelijke TBV's.

2e kwartaal Gerealiseerd De afdelings - en functiebeschrijving zijn al opgesteld en goedgekeurd. Be-gin 2016 zal er een functionaris wor-den aangetrokken.


Marketing Uiterlijk eind november zijn er me-chanismen in place gebracht ter ver-betering van de relatie met de in-terne en externe klanten

4e kwartaal Niet gerealiseerd

Uiterlijk eind november zijn de be-staande parkeerplekken geordend en extra parkeerplekken gecreëerd

4e kwartaal Gerealiseerd Er zijn ongeveer 30 parkeervlakken bij-gebouwd en de oude zijn beter geor-dend


Uiterlijke eind juli is er een project-plan opgemaakt voor de bouw van een skills lab en zijn mogelijke do-noren in kaart gebracht.

3e kwartaal

In proces Een consultant is aangetrokken om het programma van eisen te beschrijven. Deze heeft haar deel al opgeleverd. Dhr. Mungra heeft de opdracht om de bouwtekening en de kostenraming op te maken.

Uiterlijk eind maart is er een aan-vraag ingediend bij het Ministerie van Volksgezondheid voor de vol-gende uitbreidingsinvesteringen: vervanging Electra kabels/ 1e ver-dieping & begane grond/Dakcon-structie hoofdgebouw

1e kwartaal

Gerealiseerd Electra kabels/ 1e verdieping & begane grond/Dakconstructie hoofdgebouw is gerealiseerd uit eigen middelen.

Uiterlijk eind mei is er een plan van aanpak gemaakt van herstel werk-zaamheden welke door de TD kun-nen worden uitgevoerd aan gebou-wen, terreinen en installaties met daarbij horende kosten calculatie

2e kwartaal Gerealiseerd De volgende werkzaamheden zijn uit-gevoerd: de afvoerputten en rijbaan verzakkingen zijn aangepakt, rijweg aanduidingen zijn geplaatst. Scheiding aangebracht in opslagruimte en fiet-senhok, stoelen en tafels zijn hersteld. Kantine is verfraaid (geschilderd)

Uiterlijk eind april is er een overzicht gemaakt van alle rest werkzaamhe-den uit eerdere verbouwingspro-jecten en is er een plan van aanpak

2e kwartaal Gerealiseerd De kastdeuren (16 stuks) van het inter-naat op de 5e etage zijn geplaatst, shutters in de keuken zijn gedeeltelijk


uitgezet ter uitvoering van deze werkzaamheden (inclusief begro-ting)

vervangen, lekkende kranen zijn ver-vangen en diverse lekkages aan was-bakken en toiletten zijn opgeheven.

Financiën Uiterlijk eind juli zijn er maatregelen in place ter beheersing van perso-nele, administratieve en inkoopkos-ten

3e kwartaal

Niet gerealiseerd Nog geen maatregelen getroffen voor beheersing van de kosten.

Uiterlijk eind november Is de ver-diencapaciteit van de keuken met minimaal 25 % verhoogd

4e kwartaal

Gerealiseerd De exercitie daarna geeft aan dat de opbrengt is toegenomen maar dat de netto winst nog net niet positief is. Er zullen meerdere exercities volgen in 2016.

Uiterlijk eind mei zijn de kasont-vangsten en uitgaven volledig geau-tomatiseerd

2e kwartaal Gerealiseerd Het financieel programma Cash -flow is aangeschaft waardoor de koppeling met exact gemaakt is en alle kasboe-kingen nu automatisch worden ver-werkt in de boekhouding. Boekingen hoeven niet meer achteraf te geschie-den.

Uiterlijk eind mei is het digitale kassa systeem voor de keuken en fi-nanciële Afdeling operationeel

2e kwartaal Gerealiseerd Het programma E-POS is aangeschaft en geïmplementeerd waardoor de lange rijen bij de kantine tot het verle-den behoren, bonnen worden uitge-print en niet meer uitgeschreven, te-vens wordt de dagopbrengst automa-tisch verwerkt. De verwerking in de boekhouding geschiedt nu efficiënter en tijdig.


Uiterlijk eind oktober is de jaarreke-ning 2011 en 2012 gecontroleerd door CLAD.

4e kwartaal Gerealiseerd De jaarrekeningen 2011, 2012 en 2013 zijn gecontroleerd en goed gekeurd door de CLAD.

Uiterlijk eind juni is er een systeem voor efficiënt beheer van de maga-zijn voorraden/inkoop administratie

2e kwartaal Niet gerealiseerd De module E voorraad en E inkoop zijn nog niet aangeschaft omdat wij het re-sultaat van de CASH FLOW module eerst wilden evalueren in de boekhou-ding. De evaluatie is intussen gepleegd de module blijkt wel nodig te zijn.(zal bekeken worden in 2016)

Uiterlijk eind december zijn alle uit-staande gelden voor verleende diensten over 2014/2015 geïnd.

4e kwartaal Gedeeltelijk gereali-seerd

Voor 2014/2015 is gedeclareerd SRD 834.226 en ontvangen tot decem-ber 2015 SRD 665.305. Er staat dus nog open SRD 168.921


Kwaliteitszorg

Strategisch gebied Afdelingsdoelstelling Periode (kwartaal)

Status Opmerking

Organisatie ontwerp Uiterlijk eind juni is de door BDO uitgezette communicatiestructuur geïmplementeerd op afdelingsni-veau.

2e kwartaal Gerealiseerd Er vindt op weekbasis afdelingsover-

leg plaats en tweewekelijks werkover-leg met de directeur

Uiterlijk eind juni zijn alle processen van afdeling Onderwijs beschreven, re - designed en geïmplementeerd

2e kwartaal Niet gereali-seerd?

Instructiesessie procesgebruik voor volledig personeel Onderwijs wordt voorbereid en is gehouden worden in overleg met de afdeling Kwaliteits-zorg.

Uiterlijk eind december zijn alle af-delingsprocessen beschreven, re-designed en geïmplementeerd.


De afdelingsprocessen zijn beschre-ven, en re-designed.

Afdeling Aantal be-schreven goedge-keurde pro-cessen

Nog te be-schrijven

1.Onderwijs 21 11

2.Bib 11 0

3.Stud.adm 21 0

4.Decanaat 6 0

5.Facilitair 6 0

6.BB 0 7

7.PR 0 7

8.ICT 3 2


9.Projman 4 0

10.KWZ 10 0

11.Dir.se 4 1

12.HRM 4 3

13.Dir 0 1

14.Interne controle

0

15.Klachten-commissie

2 0

16.Finance 21 0

17.Internaat 1 0

18.Tech-nischedienst

2 0

19.Bewaking 3 0

Uiterlijk eind december is er een kwaliteitshandboek samengesteld voor de hele organisatie

4e kwartaal Gerealiseerd Het finale kwaliteitshandboek is reeds afgeleverd. Na de pre - audit van de-cember 2015, zijn enkele verbeter-punten geconstateerd in het KHB. Het overgrote deel is aangepast. Voor de initiële audit in 2016 zal het hand-boek gefinaliseerd zijn.

Uiterlijk eind oktober is er met afde-ling HRM voor alle afdelingen pres-tatie indicatoren (PI) uitgezet en ge-ïmplementeerd

4e kwartaal

Gerealiseerd De coördinator Kwaliteitszorg heeft de afdeling HRM voorzien van de no-dige input voor het definitief vaststel-len van de Pi’s van de afdeling Kwali-teitszorg. De Pi’s zijn vastgesteld.


Uiterlijk eind augustus zijn er goed-gekeurde afdelingsbeschrijvingen met prestatie indicatoren voor de afdeling Kwaliteitszorg. Op basis daarvan zijn de taken, bevoegdhe-den en verantwoordelijkheden van de medewerkers beschreven.

3e kwartaal Gerealiseerd De afdelingsbeschrijvingen met pres-tatie indicatoren zijn digitaal aangele-verd door HRM. De functie omschrij-vingen van de coördinator Kwaliteits-zorg, medewerker Kwaliteitszorg en medewerker Onderzoek & Planning zijn ook reeds voorzien van de Pi’s.

Uiterlijk eind oktober is er een infor-matiebijeenkomst gehouden voor personeelsleden van afdeling On-derwijs t.a.v. implementatie proces-sen

4e kwartaal Niet gereali-seerd.

Oorzaken van het niet realiseren: - Werkdruk afdelingen

Niet alle processen waren goedge-keurd

Uiterlijk eind oktober is er een infor-matiebijeenkomst gehouden voor alle personeelsleden t.a.v. imple-mentatie processen

4e kwartaal Niet gereali-seerd.

Oorzaken van het niet realiseren: - Werkdruk afdelingen

Niet alle processen waren goedge-keurd

Personeel

Uiterlijk eind juni is er op basis van de formatieplanning eventueel per-soneel aangetrokken.


Er is nog geen formatieplanning ge-maakt van de afdeling. Dit wordt meegenomen in de Q-scan welke be-gin 2016 wordt uitgevoerd. Mutatie medewerker Kwaliteitszorg naar Projectmanagement per april 2015.


Indiensttreding Kwaliteitsmedewerker per juni 2015 Mutatie Kwaliteitscoördinator in de functie van Manager Post basis- en HBO - opleidingen per november 2015. Benoeming medewerker KWZ tot wnd. kwaliteitscoördinator Indiensttreding medewerker Planning & Onderzoek per december 2015.

Uiterlijk eind november is het bij- en nascholingsprogramma voor ten-minste 40 % uitgevoerd en zijn de resultaten van de bij- en nascholin-gen gemeten op het niveau van de individuele werknemer en afdeling.


Afgeronde trainingen conform het scholingsplan 2015:

- My Time - Effective Motivational Lea-

dership Overig gevolgde trainingen:

- Brandpreventie - Klantvriendelijkheid - Interne Kwaliteitszorg - Gezondheidsrecht - Curriculumontwikkeling - Kwaliteitsmanagement ISO

9001: 2008


Onderwijspro-gramma’s en - diensten

Uiterlijk eind november is er zowel voor de Basis-, Postbasis- en HBO opleidingen een student tevreden-heidsonderzoek verricht en zijn er op basis van de uitkomsten verbe-terplannen ontwikkeld en geïmple-menteerd door afdeling Onderwijs.

3e kwartaal Deels gereali-seerd

Het studenttevredenheidson-derzoek is afgenomen onder de studenten van de basisopleidin-gen Paramaribo en depen-dance Nickerie. Van de Post basis- en de HBO – opleidingen worden de onderzoekingen in 2016 uitgevoerd.

Uiterlijk eind november is er zowel voor de Basis-, Postbasis- en HBO opleidingen een docent-, praktijkbe-geleiders- en werkbegeleiders te-vredenheidsonderzoek verricht en zijn er op basis van de uitkomsten verbeterplannen ontwikkeld en ge-ïmplementeerd door afdeling On-derwijs.

3e kwartaal Niet gerealiseerd. Oorzaken voor het niet realise-ren van dit doel:

- Prioriteit aan ISO 9001 certificeringstraject

- Meetinstrument nog niet ontwikkeld

De medewerker O&P is pas in december 2015 in dienst getre-den.

Uiterlijk eind november is er zowel voor de, Postbasis- als HBO oplei-dingen een vakkenevaluatie uitge-voerd en zijn er op basis van de uit-komsten verbeterplannen ontwik-keld en geïmplementeerd door af-deling Onderwijs.

4e kwartaal In proces Verpleegassistent: vragenlijsten reeds afgestaan aan de coördi-nator Praktijkbegeleiding: Vragenlijsten reeds afgestaan aan en ontvangen van de coör-dinator HBO – opleidingen: Vindt structureel plaats voor de accreditatie – aanvraag bij de NOVA.


Uiterlijk eind juni zijn voor geselec-teerde vakken binnen de basisoplei-dingen vakkenevaluaties verricht

2e kwartaal On hold De probleem vakken zijn reeds geïdentificeerd. Meetinstrumen-ten zijn deels ontwikkeld. Dit doel zal geen voortgang meer hebben, omdat er van start zal worden gegaan met vakkenevaluaties volgens CGO- onderwijs in maart 2016.

Uiterlijk eind november is er een verbeterde integratie van het kwali-teitsdenken binnen de afdeling On-derwijs.

4e kwartaal In proces Het kwaliteitsdenken is een pro-ces. Vanwege de procesbe-schrijvingen en de verschillende activiteiten die voortvloeien uit het ISO-certificeringstraject, tracht men steeds meer con-form de richtlijnen te werken. Doordat medewerkers nog niet voldoende bekend zijn met het ISO-kwaliteitsdenken, doet de afdeling Kwaliteitszorg er alles aan zich als coach op te stellen gedurende dit traject.

Uiterlijk eind mei is er een docen-tenreglement ontwikkeld voor zowel deeltijdse als voltijdse docenten

2e kwartaal Gerealiseerd Het docentenreglement is ont-wikkeld en de implementatie heeft plaats gevonden in okto-ber 2015. Zowel deeltijdse als


voltijdse docenten zijn voorzien van een reglement .

Uiterlijk eind april is er een gedrags-code ontwikkeld voor zowel deel-tijdse als voltijdse docenten.

2e kwartaal Gerealiseerd De gedragscode is verweven in het docentenreglement.

Uiterlijk eind augustus is er op basis van de vakkenevaluaties binnen de basisopleidingen een adviesrapport uitgebracht t.a.v. de duur van de basisopleidingen

3e kwartaal Gerealiseerd Gezien er op macro – niveau al besluiten zijn genomen t.a.v. de duur van de basisopleidingen, kan dit doel verwaarloosd wor-den.


Uiterlijk eind april is er in kaart ge-bracht met welke onderwijsinstellin-gen samenwerkingen aangegaan zouden kunnen worden.

2e kwartaal Niet gerealiseerd Participatie coördinator Kwali-teitszorg in Nationaal platform ‘Interne Kwaliteitszorg’. Uitwisselgesprekken met de ADEKUS en het IOL hebben geen voortgang gehad.


ICT Uiterlijk eind november wordt er volledig gebruik gemaakt van de opgezette interne website voor procesbeheer.

4e kwartaal In proces Het digitale KMS wordt al ge-bouwd, maar is nog niet operati-oneel. Deze staat gepland voor februari 2016.

Binnen 3 maanden na in gebruik name van het ELO-systeem is er een meting verricht ter vaststel-ling van de effectiviteit van het ELO- systeem.

4e kwartaal In proces Het oude ELO - systeem is stop-gezet, gezien haar beperkingen. Er wordt momenteel gewerkt met het programma Office 365, welke talloze mogelijkheden biedt voor vooral onderwijsin-stellingen. De effectiviteit van dit programma zal in 2016 geëvalu-eerd worden.

Kwaliteit Uiterlijk eind september is het kwaliteitsmanagement systeem doorgevoerd.

3e kwartaal Groot deel gere-aliseerd

De ISO – trainingen zijn afge-rond in december 2015. Onder-tussen heeft de afdeling Kwali-teitszorg i.s.m. de consultant het fysieke KMS ontwikkeld en ge-implementeerd: kwaliteitshand-boek, HRM-handboek, onder-houdsplan, calamiteitenplan, processen, proceskaart, formu-lierenhandboek, etc. De KIWA heeft in december de pre – audit uitgevoerd, waarbij is gebleken dat de organisatie voor 75% ready is voor de certificering. Op basis van de bevindingen zijn er


op afdelingsniveau verbeter-plannen opgemaakt en geïmple-menteerd. De digitale KMS wordt in januari 2016 geïmplementeerd

Uiterlijk eind augustus is er een kwaliteitsbeleid voor COVAB als onderwijsorganisatie geschre-ven.

3e kwartaal In proces Het EFS College COVAB heeft als onderdeel van het ISO 9001 certificeringstraject haar eigen kwaliteitsbeleid ontwikkeld. Deze zal in januari 2016 zichtbaar zijn op diverse plekken binnen de organisatie

Uiterlijk eind mei is er een exa-mencommissie geïnstalleerd voor zowel de basis, Post Basis- als de HBO - opleidingen

2e kwartaal In proces Een deel van randvoorwaarden zijn reeds in orde. Het gaat hier-bij om de diverse opleidingsre-glementen. IVV, vervult nu de rol van examencommissie. Dit doel zal in 2016 gefinaliseerd wor-den.

Uiterlijk eind mei is er op basis van de accreditatiekaders van de NOVA een algehele evaluatie verricht van de HBO – opleidin-gen

2e kwartaal ? De evaluatie van de HBO – op-leidingen geschiedt structureel na afronding van elke module. Een aanvang is gemaakt met het schrijven van het zelfevalua-tierapport. In verband met het ISO-traject is het uitbrengen van het rapport naar begin 2016 ver-schoven.


Uiterlijk eind november zijn er klassenaudits uitgevoerd binnen alle opleidingen en is er een ver-beterplan opgemaakt ter imple-mentatie in 2016.

4e kwartaal niet gerealiseerd Gezien de omvang van dit tra-ject en het gebrek aan vol-doende expertise, is dit doel niet gerealiseerd.

Uiterlijk eind november is er op basis van de accreditatie kaders van het NOVA een 0 – meting uitgevoerd en is er een verbeter-plan opgemaakt ter implementa-tie in 2016.

4e kwartaal De 0-meting zal tijdens het op-maken van het zelfevaluatie rap-port worden meegenomen.

Marketing Uiterlijk eind juni is er op basis van de CRM van de organisatie een eigen CRM visie ontwikkeld voor de afdeling Kwaliteitszorg.

2e kwartaal Niet gereali-seerd

Er is geen CRM-plan op organi-satieniveau, waardoor er geen CRM plan voor de afdeling Kwaliteitszorg ontwikkeld is. Dit doel wordt in 2016 volledig overgenomen door de afdeling Public Relations.

Uiterlijk eind november zijn er zichtbare acties ondernomen m.b.t. de implementatie van het goedgekeurd CRM – plan.


Er is geen CRM-plan op organi-satieniveau, waardoor er geen CRM plan voor de afdeling Kwaliteitszorg ontwikkeld is. Dit doel wordt in 2016 volledig overgenomen door de afdeling Public Relations.


ICT

Afdelingsdoelstelling periode status opmerking

Organisatie ontwerp Uiterlijk eind juni is de dienstverlening vanuit de nieuwe missie en visie georganiseerd.

2e kwartaal

In proces

De afdeling is bezig haar dienstver-lening te verbeteren en te reorgani-seren. De afdeling is nu ook toegan-kelijk voor de middag opleiding. De ICT heeft een concept ICT visie en strategie ontwikkeld die aansluit op de visie en missie van de organi-satie.

Uiterlijk eind mei is de door BDO uitgezette communicatie structuur geïmplementeerd op afdelingsniveau

2e kwartaal

Gerealiseerd Er wordt wekelijks een werk bespre-king gehouden op de ICT-afdeling en om de twee weken op de DP af-deling, een vergader schema wordt hier ook gemaakt. Maar er wordt wel eraan gewerkt dat er structureel ge-communiceerd wordt. Werkbespre-kingen worden 1 keer per maand gehouden

Uiterlijk eind juli zijn er goedgekeurde afde-lingsbeschrijvingen met prestatie indicatoren en zijn de taken, bevoegdheden en verant-woordelijkheden van medewerkers op basis daarvan beschreven

3e kwartaal

In proces Afdelingsbeschrijvingen zijn goed gekeurd. PI’s moeten nog worden ingebracht


Uiterlijk eind augustus is op basis van de af-delingsbeschrijvingen een formatieplanning opgemaakt voor de afdeling ICT.

3e kwartaal

On hold Deze doelstelling is on hold van-wege financiële redenen

Personeel

Uiterlijk eind mei zijn alle afdelingsprocessen beschreven, re-designed en geïmplemen-teerd en op effectiviteit getoetst.

3e kwartaal

Gerealiseerd De processen van de afdeling zijn al beschreven en goedgekeurd door de directeur.

Uiterlijk eind juni is er op basis van de forma-tieplanning eventueel personeel aangetrokken

3e kwartaal

Gerealiseerd Helpdesk medewerker aangetrok-ken na vertrek van ICT-medewerker. Medewerker voor de middag oplei-ding aangetrokken

Eind november is het bij- en nascholingspro-gramma van de afdeling ICT voor tenminste 40 % uitgevoerd en zijn de resultaten van de bij- en nascholingen gemeten op het niveau van de individuele werknemer en afdeling.

4e kwartaal

Gedeeltelijk ge-realiseerd

Er zijn tot nu toe maar slechts 20 % van de bij- en na scholingsplan v/d afdeling uitgevoerd. In proces

Onderwijsprogramma’s en -diensten

Uiterlijk eind oktober is in kaart gebracht wat de randvoorwaarden zijn voor het implemen-teren van e-learning binnen de opleidingen van COVAB.

4e kwartaal

In proces 20 werkplekken met oude compu-ters (win XP) zijn vervangen met nieuwe computers (win7). Het netwerk infrastructuur is nog niet aangepast naar de gestelde rand-voorwaarden vanwege financiële be-perkingen

Uiterlijk eind juli is in kaart gebracht welke maatregelen getroffen moeten worden ter ver-betering van ICT integratie in de onderwijsor-ganisatie

4e kwartaal

Niet gereali-seerd

Dit doel is niet behaald. Er moet input sessies met afdeling Onderwijs plaats vinden. Dit is ge-pland voor uiterlijk eind juli 2016



Uiterlijk eind augustus is er een uitwisseling geweest met Selkirk college (Canada) en Ka-rel de Grote Hoge School (België).

4e kwartaal

Niet gereali-seerd

ICT

Uiterlijk eind juli is een plan van aanpak opge-steld voor implementatie van WIFI depen-dance COVAB Nickerie.

4e kwartaal

Gerealiseerd Per april is draadloos internet be-schikbaar op COVAB Nickerie en de internet bandbreedte is verhoogd van 4mb p/s naar 6mb p/s. De internet bandbreedte is ver-hoogd van 4mb p/s naar 6 mb p/s. ICT heeft 2 wifi apparaten geplaatst waardoor draadloos internetten op het terrein nu mogelijk is.

Uiterlijk eind mei is er een plan van aanpak voor het implementeren van moodle.

3e kwartaal

In proces De ICT afdeling heeft de technische randvoorwaarden in kaart gebracht waar de organisatie aan moet vol-doen om een elektronische leer om-geving platform in dit geval MOODLE te implementeren en goed te laten functioneren In het kader voor het implementeren van een elektronische leeromgeving binnen de organisatie is er een com-missie in het leven geroepen waarin ICT ook participeert. In samenwer-king met Noordhof is er een elektro-nische leeromgeving gebouwd en geïmplementeerd.


Uiterlijk eind september is er een plan van aanpak opgesteld voor het tot stand brengen van een systeem voor interne informatie uit-wisseling

3e kwartaal In proces Door de aanschaf van office 365 in september, heeft de ICT de moge-lijkheid om via dit systeem een intra-net te bouwen. De opbouw van de site is in kaart gebracht en de in-richting zal uiterlijk eind augustus 2016 klaar zijn.

Uiterlijk eind november is het netwerkstructuur en netwerkbekabeling verbeterd.

4e kwartaal On hold Om dit doel te realiseren is het eer-ste helft van dit jaar een uitgebreid verslag met bijbehorende offertes opgestuurd. Het project is goed ge-keurd door het bestuur, maar om fi-nanciële redenen aangehouden. De afdeling zal aan geven welk on-derdeel van het project prioriteit heeft en hoe de uitvoering van dit project in fasen gedaan kunnen wor-den.

Uiterlijk eind februari is er een plan aanpak opgemaakt voor het implementeren van een efficiënte print/kopie beleid.


Door de implementatie van dit be-leid heeft de DP in 2015 aan kopie’s en prints bespaard. In 2014 was de totale output van de DP 1,355,785. En in 2015 is het 662,293. De afdeling heeft t.ov. 2014 in totaal 693492 ( 51%) min-der gekopieerd/geprint. Dit doel is behaald.


Uiterlijk eind september is er een plan van aanpak opgesteld voor een betere en effici-ënte email hosting

4e kwartaal Gerealiseerd Met de aanschaf van office 365 is de mail hosting naar Microsoft.

Marketing Uiterlijk eind november is er een CRM plan uitgezet en geïmplanteerd


Organisatie breed is er nog geen CRM beleid


Alle leslokalen zijn uiterlijk eind februari voor-zien van permanente beamers en projector schermen

1e kwartaal

Gerealiseerd 17 leslokalen hebben een perma-nent beamer. Zo ook de vergader-zaal op de eerste etage.

Uiterlijk eind mei is er een plan van aanpak opgemaakt voor het inrichten van een compu-terlokaal of computerruimte voor Nickerie CO-VAB.

2e kwartaal

Gerealiseerd De inrichting van een computerlo-kaal is niet door gegaan. Er zijn 25 laptop aangeschaft voor COVAB Nickerie deze worden gebruikt voor de ICT-lessen. Dit is kosten efficiën-ter dan een hele aparte lokaal gaan inrichten. Er is ook een netwerk printer ge-plaats..

ICT ruimte is uiterlijk eind oktober gereno-veerd.

4e kwartaal Gerealiseerd ICT-ruimte is al gerenoveerd. De af-deling zal een plan van aanpak op-maken voor het inrichten van deze ruimte.

Financiën Uiterlijk eind juli zijn er maatregelen ter be-heersing van de grootste uitgaven posten op de afdeling uitgezet en geïmplementeerd.

3e kwartaal

In proces De ICT-afdeling heeft in beeld kun-nen brengen welke de grootste uit-gaven posten zijn. (Print-kopie, tele-foonkosten, papier en cartridge) Er wordt gewerkt aan het uitzetten en implementeren van maatregelen (beleid)om de kosten te reduceren.


Uiterlijk augustus heeft de ICT een inventari-satie gemaakt van de diensten welke het commercieel kan bieden

4e kwartaal

Niet gereali-seerd

Er is nog geen inventarisatie ge-maakt

Uiterlijk eind mei is er een plan van aanpak opgesteld voor het kopen van kantoorspullen bij de afdeling Desktop Publishing mogelijk tegen marktconforme prijzen.

3e kwartaal

Niet gereali-seerd

Er is nog geen plan van aanpak op-gesteld


PR

Strategische doelstelling Afdelingsdoelstelling Periode/kwar-taal

Status Opmerking

Organisatie ontwerp Uiterlijk eind mei is er een plan van aanpak opgemaakt en geïmple-menteerd ter promotie van de mis-sie, visie en kernwaarden (zowel in-tern/als extern)

2e kwartaal Gerealiseerd Doel behaald: De promotie van de nieuwe missie, visie en kernwaar-den is gestart. Er zijn 3 banners ontworpen waarop de missie, visie en kernwaarden te zien zijn. Deze banners zijn in de lobby, de kantine en in het auditorium ge-plaatst. Bij het ontwerpen van de banners is er rekening ge-houden met de kleuren van onze huisstijl. Middels het onthullen van één van de banners in de lobby vond de launch op 7 april 2015 plaats.

Uiterlijk midden februari is er een plan van aanpak opgemaakt ter communicatie en implementatie van de herziene organogram.

1e kwartaal Gerealiseerd Doel behaald : In samenwerking met het BDO Accountancy bureau is er gewerkt aan de communicatiestructuur die is door-gevoerd. Het handboek waarin alles betreffende de communicatiestructuur is vervat, hebben de afdelin-gen ontvangen. Het organogram dat deel uitmaakt van deze communicatiestructuur is na een kleine cor-rectie goedgekeurd door de directeur en naar de af-delingen gestuurd ter vervanging van de oude (incor-recte). Vermeldenswaard is dat er volgens planning – orga-nogram - in de maand juli een Bedrijfsbureau in wer-king is getreden.

Uiterlijk eind maart is er een plan van aanpak opgemaakt ter commu-nicatie en implementatie van de communicatie structuur



De afdeling PR/Marketing ressorteert voortaan niet meer rechtstreeks onder de directeur maar onder het bedrijfsbureau.

Uiterlijk eind april is er een goedge-keurde afdelingsbeschrijving met prestatie indicatoren van de afde-ling PR en zijn de taken, bevoegd-heden en verantwoordelijkheden van medewerkers op basis daarvan beschreven.

1e kwartaal Gerealiseerd In onderlinge samenwerking met de afdeling HRM is het concept afdelingsbeschrijving samen met de pres-tatie indicatoren opgemaakt en ter goedkeuring opge-stuurd naar de afdeling. Na aanvullingen zijn de docu-menten teruggestuurd naar de HRM. De finale versie van de afdelingsbeschrijvingen en de PI ‘s inclusief de theoretische onderbouwing zijn na bovenstaande on-derlinge communicatie opgemaakt en in december geaccordeerd door het hoofd PR en het hoofd be-drijfsbureau.

Uiterlijk eind mei is op basis van de afdelingsbeschrijving een formatie-planning opgemaakt v/d afdeling PR


De afdelingsbeschrijving is reeds gefinaliseerd. De for-matieplanning is nog niet opgemaakt.

Uiterlijk eind augustus zijn alle afde-lingsprocessen beschreven, re-de-signed en geïmplemeteerd en op ef-fectiviteit getoetst.

2e kwartaal On-going

Dit afdelingsdoel ligt in het verlengde van de reeds be-schreven afdelingsprocessen. Het proces is nog niet gefinaliseerd. Het is on- going

Personeel

Uiterlijk eind augustus is er op basis van goedgekeurde formatieplekken eventueel personeel aangetrokken


Dit afdelingsdoel ligt in het verlengde van het beschrij-ven en herinrichten van de afdeling. De formatieplanning is nog niet opgemaakt.


Eind mei is het bij- en nascholings-programma voor tenminste 40% uit-gevoerd en zijn de resultaten van de bij- en nascholingen gemeten op het niveau van de individuele werk-nemer en afdeling.

2e kwartaal 25 % afge-rond / on-going

In het jaar 2015 zijn ook Pr-medewerkers in de gele-genheid gesteld om trainingen te volgen; Een training Protocol is na deelname aan een examen succesvol afgerond door het afdelingshoofd en een Pr-assistent. Brandbluspreventie en een training Klantvriendelijk-heid behoorden ook tot de reeks van bijscholing - en upgradingstrainingen die dit jaar gevolgd zijn door alle Pr-medewerkers. Het afdelingshoofd heeft deelgenomen aan de training Effective Motivational Leadership welke met succes is afgerond. Voorts heeft het afdelingshoofd op eigen titel een cur-sus Marketing Praktijk en Bedrijfscommunicatie (IMKB/LSSO) gevolgd, welke in de maand februari 2015 succesvol is afgerond. Het afdelingshoofd heeft ook deelgenomen aan de ISO-certificeringstraining welke tot en met december 2015 heeft geduurd. Deze training is niet met succes afgerond. In het scholingsplan, dat deel uitmaakt van het jaarplan, waren de opleidingen Fotografie, Grafi-sche vormgeving, training website onderhoud, zakelijk - en creatief schrijven en Engels conversatie ook op-genomen voor de afdeling PR. Deze zijn vanwege o.a. bedrijfseconomische reden niet uitgevoerd. Vanaf oktober 2015 volgt het afdelingshoofd op eigen titel de training Marketing Management op hbo-niveau bij ABC opleidingen en trainingen. Uitgaande van het scholingsplan zijn van de 8 geplande trainingen, 2 uit-gevoerd .


Uiterlijk eind juli is er i.s.w. met de afdeling HRM een voorstel uitge-werkt v.d. familyday met duidelijke rolverdeling

2e kwartaal Gereali-seerd

Familyday Voor wat de organisatiebinding betreft is het jaarlijks terugkerend evenement, de familyday uitgevoerd. De afdeling PR heeft daarbij de ondersteuning geboden aan de afdeling HRM, die de trekker was van deze ac-tiviteit.

Uiterlijk eind oktober is er i.s.w. met afdeling HRM een voorstel inge-diend voor de kerstviering en jaaraf-sluiting

4e kwartaal Gerealiseerd Kerstviering/jaarafsluiting Met betrekking tot de kerstviering/jaarafsluiting had de afdeling PR als doelstelling om een voorstel aan te dragen op welke wijze dat gehouden kon worden. Na een klein schriftelijk onderzoek onder het personeel (zij kregen de gelegenheid om voorstellen aan te dragen) werd een algemeen voorstel gedaan. De kerstvie-ring/jaarafsluiting vond plaats op 22 december in de kantine van het EFS College COVAB.

Onderwijsprogramma’s en -diensten

Uiterlijk eind mei is er i.s.w. met af-deling Onderwijs uitgezet op welke wijze afdeling PR kan ondersteunen in het traject van onderwijsverande-ringen en is er een plan van aanpak met duidelijke verantwoordelijkhe-den uitgezet.


In het kader van de vernieuwingen en aanpassingen van onderwijsprogramma’s was er een aankondiging gedaan voor een uitgebreid overleg met de onderwijs-managers. Belangrijk hierbij was dat de afdeling PR in haast alle facetten van de onderwijsvernieuwingen een m.n. communicatieve rol in de ruimste zin des woord zal moeten vervullen. Dit in structurele samenspraak en overleg met afdeling onderwijs en overige stakehol-ders en partners. Het overleg heeft niet plaatsgevon-den. De afdeling PR heeft in het afgelopen jaar bij diverse activiteiten van de afdeling onderwijs een trekkersrol vervuld oftewel ondersteuning geboden;


Dag van de verpleging Er werd een soortgelijk programma als ‘krutu’ georga-niseerd waarbij de Pro en contra groep studenten tegenover elkaar stonden en hun mening/onderbou-wing in de vorm van een discussie/debat hebben laten horen. Op geleide van het centraal thema van de Dag van de verpleging (ICN) , werden stellingen geponeerd welke voor elke “krutu”/debat ronde kort ingeleid werden door 4 docenten. Installatie studentenraad Op 12 mei werd de studentenraad door de directeur geïnstalleerd. Lied van de verpleging op CD Het lied van de verpleging is op cd uitgebracht. Het lied werd ingezongen door studenten en gediplomeer-den, met als leadzangeres mw. Helianthe Redan. Op 11 mei werd de cd overhandigd aan de Minister van VGZ, de IVV, De ABVS en de VVS. Op 12 mei tijdens de viering van de Dag van de Verpleging werd die ge-launched. Onderwijs congres: Vernieuwingen binnen het verpleegkundig onderwijs Als follow - up werd op 16 mei een congres georgani-seerd. Het “veld” werd breedvoerig geïnformeerd wat de stand van zaken is/de resultaten van het ingezet tra-ject.


Digitale vastlegging; Onder andere werden digitaal vastgelegd: Trainingen, dag v/d Verpleging, opname lied van de verpleging, overhandiging cd lied van de verpleging, launch lied van de verpleging, verkiezing studentenraad, telling studentenraad, installatie studenteraad. Bezoek stu-denten uit Aruba. Diploma-uitreikingen. Beroepen beurs te Saramacca Op 27 maart 2015 nam het EFS College COVAB-deel aan de beroepenbeurs welke deel uitmaakte van de motivatie dag voor de examenkandidaten van verschil-lende GLO en VOJ-scholen in Saramacca. De bijdrage van de PR-afdeling bij deze activiteit was voorberei-ding (afstemming met de hoofdorganisatie) en digitale vastlegging. Show map t.b.v. de geslaagden zijn er nieuwe show mappen be-drukt. Promotie campagne te Nickerie Voor de opleidingen Verpleeg Assistent en Health Ma-nagement werd er een intensieve promotiecampagne op touw gezet te Nickerie. Deze campagne heeft ge-resulteerd in het wekken van heel grote belangstelling vanwege m.n. de inschrijvingsprocedure waarbij de kandidaten zich ook op eigen titel rechtstreeks bij het EFS College COVAB mogen inschrijven. Het aantal aanmeldingen was buiten verwachting veel meer dan wat het target was. Ook voor andere opleidingspro-gramma’s melden kandidaten vanwege deze cam-pagne zich aan.


Projecten Ook bij diverse projecten heeft de afdeling PR een rol van betekenis gehad: 1. Project Opleiding Geriatrie Verpleegkunde 2. Project Versterken van de Palliatieve zorg in Suriname (Congres Palliatieve zorg in Suriname) De doorlooptijd van de bovengenoemde projecten is nog niet verstreken.

Uiterlijk eind maart is er i.s.w. met af-deling Onderwijs een planning ge-maakt ter integratie van internatio-nale gezondheidszorg thema"s in onderwijsprogramma.

1e kwartaal On-going Ter realisatie van dit doel is er een matrix met voor de gezondheidszorg, internationale gedenkdagen opge-maakt en afgegeven aan de afdeling onderwijs met als doel voorstellen aan te dragen welke gedenkdagen passen binnen de onderwijsprogramma's. Om het uit-eindelijk gepland doel te bereiken is er een activiteiten-kalender opgemaakt en door gecommuniceerd naar de studentendecaan en de studentenraad. Deze 2 ac-toren zullen zich daarover buigen en voorstellen aan-dragen hoe of welke activiteiten gekoppeld kunnen worden aan elke internationaal gezondheidszorg ge-denkdag afzonderlijk. Vooralsnog tracht de afdeling PR door middels zelf ontworpen flyers op A3 formaat aandacht te schenken aan bovengenoemde gedenk-dagen. De flyers worden op het digitale mededelingen bord in de lobby, geplaatst. De onderwerpen worden kort belicht in de interne digitale nieuwsbrief.



Uiterlijk eind juli wordt er meer ge-bruik gemaakt van bestaande mo-gelijkheden tot samenwerking en is er in kaart gebracht met welke PR afdelingen binnen gezondheidsin-stellingen en het Ministerie van Volksgezondheid er samenwerkin-gen aangegaan kunnen worden en op welk vlak.


Via de PR-afdelingen van diverse zorginstellingen ont-vangen de instellingen een exemplaar van ons nieuws-brief. Afhankelijk van onze behoefte wordt er contact gemaakt met desbetreffende afdeling. Ook met de af-deling voorlichting van het Ministerie van Volksge-zondheid wordt er waar nodig contact gemaakt. For-meel zijn deze instellingen niet in kaart gebracht.

ICT Uiterlijk eind augustus zijn er richtlij-nen voor efficiënte, tijdige en juiste gebruik van interne- en externe mail uitgezet en geïmplementeerd ter bevordering van de communicatie en minder gebruik van papier.

2e kwartaal Gerealiseerd Het is wellis-waar een on-going pro-ces.

In verband met de herinrichting van onze website is een plan van aanpak opgemaakt. Dit plan is goedgekeurd door de directeur en doorge-stuurd naar de commissie e-learning. Interne en externe communicatie Als pilot vond de introductie van het EFS College CO-VAB interne nieuwsbrief plaats in de maand juli 2015. In eerste instantie werd de nieuwsbrief wekelijks uitge-bracht. Na evaluatie werd besloten deze twee weke-lijks uit te brengen. Deze nieuwsbrief komt voorname-lijk tot stand met input van de diverse afdelingen (be-drijfsactiviteiten). Zij leveren n.l. de artikelen aan welke publicabel gemaakt worden door de afdeling PR. In to-taal werden er in het jaar 2015, 11 edities uitgebracht. De eerste interne en externe nieuwsbrief voor dit jaar is uitgebracht en gedistribueerd naar de afdelingen, zorginstellingen en overige relaties. Ook de leden van het Stichtingsbestuur ontvingen elk een exemplaar. Voorts zijn er enkele exemplaren in de lobby en in de


bibliotheek geplaatst t.b. v. de studenten en belang-stellenden. De nieuwsbrief is ook op de website van het EFS College COVAB te bezichtigen. M.b.t. het on-derdeel Nieuwsbrief is er een aanpassing gepleegd in het plan van aanpak. Een voornoemde aanpassing is het bewerkstelligen van een samenwerking tussen het EFS College COVAB/PR en een freelancer. De samen-werking is tot stand gekomen en heeft geresulteerd in het treffen van voorbereidingen voor het uitbrengen van een algemene nieuwsbrief ter afsluiting van het jaar 2015. FB-account naar FB-pagina Na evaluatie over het effectief en efficiënt inzetten/ge-bruik van de FB account van het EFS College COVAB werd geconcludeerd dat deze voor het sneller, beter en doelgericht communiceren met de doelgroep om-gezet moest worden van een FB account naar een FB pagina. Het effect daarvan werd duidelijk zichtbaar. Gemid-deld worden er dagelijks 6 tot 10 vragen via dit forum gesteld en beantwoordt. Het contact met de doel-groep is merkbaar efficiënter. Website De aanmeldingen voor de diverse opleidingen kan vanaf het jaar 2015 ook via de website. Daarvoor is er een inschrijfformulier ontwikkeld.


Uiterlijk eind mei heeft afdeling PR toegang tot het ELO-systeem en maakt het gebruik hiervan om met studenten te communiceren.

2e kwartaal In samenwerking met de afdeling ICT is er gewerkt aan het e - learning project. Eén medewerker van de afdeling PR is toegevoegd aan de commissie. Op 27 november 2015 vond in het Auditorium van het EFS College COVAB de launch plaats van de digitale leer- en werkomgeving voor de verpleging en verzorging in Suriname. In samenwer-king met Noordhoff Uitgeverij heeft het Ministerie van Volksgezondheid deze digitale leer- en werkomgeving mogelijk gemaakt. Dit digitaal leersysteem biedt de mogelijkheid aan de doelgroep om ongeacht de plaats en het tijdstip (de afwisselende diensten), bij- en nascholingsactiviteiten te plannen en uit te voeren. Het beschikbaar stellen van bij- en nascholingen op deze wijze zal bijdragen aan het professionaliseren van de totale verpleegsector. Middels het indrukken van de daarvoor bestemde toets op het toetsenbord door de Minister van Onderwijs Wetenschap en Cul-tuur dhr. Drs. Robert Peneux, werd de digitale-leer en werkomgeving officieel gelauncht. Het webadres van onze digitale leeromgeving COVAB Campus is: covab.infolearn.nl De mogelijkheid om via dit systeem met studenten te communiceren moet nog met advies van ICT uitgezet worden.

Uiterlijk eind november is er i.s.w. met afdeling ICT een interne website opgezet, welke toegankelijk is voor alle afdelingen.


Er is weliswaar sprake van een interne website, maar de officiële bekendmaking en implementatie heeft niet plaatsgevonden.


Kwaliteit Uiterlijk eind augustus heeft afdeling PR haar kwaliteitshandboek opge-maakt en geïmplementeerd.

3e kwartaal On-going Als onderdeel van het kwaliteitshandboek zijn proces-sen van de afdeling PR onder begeleiding van de af-deling Kwaliteitszorg (KWZ) beschreven. De procesbeschrijvingen die gefinaliseerd zijn, zijn: • Het digitaal vastleggen van activiteiten • Het rondleiden van gasten • Het plaatsen van teksten op het digitaal mede delingenbord. Het kwaliteitshandboek is nog in proces.

Marketing Uiterlijk eind november is er een CRM systeem ontwikkeld die de PR instaat, stelt om de relatie met de in-terne en externe stakeholders op-gang te brengen en te onderhouden


Uiterlijk eind juli is er een intern/ex-tern communicatiebeleid ontwikkeld en geïmplementeerd


Uiterlijk 3e week van februari is een modern herkenbaar huisstijl geïm-plementeerd.

1e Gerealiseerd De implementatie van de huisstijl- uit het strategisch gebied Marketing- heeft plaatsgevonden. De huisstijl informatie, voorschriften en regels zijn vervat in een huisstijlhandboek. Dit is goedgekeurd door de direc-teur. Elke afdeling heeft een handboek ontvangen. In dit handboek zijn alle huisstijlelementen opgenomen waaraan het personeel zich moet houden. Hieronder


vallen de kleuren, het lettertype, het logo, het brieven-hoofd en de stempel. Voor bepaalde afdelingen zijn er nieuwe stempels en het bijbehorend inkt besteld zodat hierin ook uniformiteit is. Het is de bedoeling dat een ieder ook het lettertype (Swiss721 Lt Bt) dat vastge-steld is als onze vaste lettertype hanteert, als ook het logo en de stempels. Voorts dient voortaan het stan-daard brievenhoofd dat behoort tot onze huisstijl ge-bruikt te worden. De huisstijl is samen met de commu-nicatie structuur aan het personeel gepresenteerd. Middels het onthullen van de banners, die eerder ge-noemd zijn, is tevens de huisstijl gelauncht. De visite kaartjes zijn aangehouden, omdat er momenteel on-derhandeld wordt met een extern bureau i.v.m. een herpositionering/branding plan voor de organisatie. Dit onderdeel wordt o.a ook meegenomen in die on-derhandeling. Met de implementatie van de huisstijl is er ook een huisstijlbewakingssysteem in werking ge-treden. De huisstijl zal bewaakt worden door de afde-ling PR. Enkele afbeeldingen van de huisstijlelementen zijn als bijlage aan dit document toegevoegd.

In verband met de branding/herpositionering van de organisatie wordt er een afweging gepleegd omrent de te hanteren strategie.

Financiën Eind maart is er op afdelingsniveau een kostenbeheerssysteem ont-wikkeld waarbij belangrijke uitgaven overzichtelijk en beheersbaar geor-dend en op jaarbasis vastgelegd zijn.

1e kwartaal On-going Voor het jaar 2015 was er ook gepland om een kos-tenbeheerssysteem te ontwikkelen. Dit doel is formeel nog niet gerealiseerd. Op afdelingsniveau zijn er wel kostenbeheertechnieken/afspraken waarbij belang-rijke uitgaven overzichtelijk en beheersbaar geordend moeten worden.


Voor elke activiteit wordt er vooraf een begroting op-gemaakt en ter goedkeuring aangeboden aan de di-rectie. De uitvoering wordt zoveel mogelijk conform de goedgekeurde begroting (binnen het budget) gedaan.


Bijlagen Onderwijs

De onderstaande tabellen geven een overzicht van het aantal studenten

van de basis, post-basis en hbo-opleidingen ingeschreven en-of afgerond

in het jaar 2015.

Figuur 1 Overzicht beschikbare plaatsen en daadwerkelijk ingeschreven studenten

Basisopleidingen 2015

Figuur 2 Overzicht beschikbare plaatsen en daadwerkelijk ingeschreven studenten Post-Basis-

opleidingen 2015

Ochtend

MBOV

MiddagMBOV

Ochtend ZV

MiddagZV

Nickerie ZV

Nickerie

MBOVTotaal

Beschikbare plekken 50 25 50 25 25 25 200

Ingeschreven 0 0 0 0 24 23 47

50

25

50

25 25 25

200

0 0 0 0

24 23

47

0

50

100

150

200

250

OncologieVerpleegkunde

Praktijkbegeleiding Totaal

Behoeftepeiling 17 29 46

Ingeschreven 25 22 47

17

29

46

2522

47

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Aan

tal


Figuur 3. Overzicht aantal studenten MBOV opleiding per januari 2015

Figuur 4. Overzicht aantal studenten Ziekenverzorgende opleiding per januari 2015

1ste jaars 2e jaars 3e jaars 4e jaars

Verpleegkunde

Verpleegkunde

Verpleegkunde

Verpleegkunde

Totaal

Ochtend 44 62 44 121 271

Middag 34 65 0 0 99

Nickerie ochtend 26 0 0 18 44

Nickerie Middag 25 0 0 18 43

Totaal 129 127 44 157 414

44 62 44121

271

34 650 0

9926 0 0 18 4425 0 0 18 43

129 12744

157

414

050

100150200250300350400450

Aa

nta

l

Leerjaar

1ste jaars 2e jaars 3e jaars

Ziekenverzorgende

Ziekenverzorgende

Ziekenverzorgende

Totaal

Ochtend 50 43 83 176

Middag 43 27 0 70

Nickerie ochtend 24 17 0 41

Nickerie Middag 26 0 0 26

Totaal 143 87 83 313

50 43

83

176

4327

0

70

24 170

41260 0

26

143

87 83

313

0

50

100

150

200

250

300

350

Aa

nta

l

Leerjaar


Figuur 5. Overzicht aantal studenten MBOV-opleiding per december 2015

1e jaarsMBOV

2e jaarsMBOV

3e jaarsMBOV

4e jaarsMBOV

Totaal

Ochtend 0 39 58 97 194

Middag 0 32 31 0 63

Nickerie 23 22 0 20 65

Totaal 23 93 89 117 322

0

3958

97

194

032 31

0

63

23 220

20

65

23

93 89117

322

0

50

100

150

200

250

300

350

Aa

nta

l Gro

ep

en

Leerjaar


Figuur 6. Overzicht aantal studenten Ziekenverzorgende opleiding per december 2015

Figuur .7 Overzicht onderbrekingsdagen Verpleegkunde opleiding januari – december 2015

1e jaars ZV 2e jaars ZV 3e jaars ZV Totaal

Ochtend 0 41 79 120

Middag 41 27 21 89

Nickerie 21 24 16 61

Totaal 62 92 116 270

0

41

79

120

4127 21

89

21 24 16

616292

116

270

0

50

100

150

200

250

300

Aa

nta

l Gro

ep

en

Leerjaar

MBOV 1ejrs

MBOV 2ejrs

MBOV 3ejrs

MBOV 4ejrs

Verzuimstaat december 2015 2 52 74 99

2

52

74

99

0

20

40

60

80

100

120

Aan

tal

Verzuimstaat jan-dec. '15 ochtendgroepen Verpleegkunde


Figuur 8. Overzicht onderbrekingsdagen Ziekenverzorgende opleiding januari - december 2015

Figuur 9. Overzicht onderbrekingsdagen Middagopleiding 2015

ZV 1e jrs ZV 2e jrs ZV 3e jrs

Verzuim 13 51 50

13

51 50

0

10

20

30

40

50

60

Aan

tal

Groep

Verzuim ZV ochtend jan-dec. ' 15

VA juni'15 MBOV 2e jrs MBOV 3e jrs ZV 2e jrs ZV 3e jrs

Dagen 0 14 13 18 13

0

1413

18

13

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20


Figuur 10. Overzicht aantal groepen per leerjaar MBOV/ZV opleiding Nickerie per oktober 2015

Figuur 11. Overzicht van het aantal geslaagden over het jaar 2015

1e jaarsMBOV

2e jaarsMBOV

3e JaarsMBOV

4e JaarsMBOV

1e JaarsZV

2ejJaars

ZV

3e JaarsZV

Totaal

Ochtend 1 1 0 1 1 0 1 5

Middag 0 0 0 0 0 1 0 1

Totaal 1 1 0 1 1 1 1 6

1 10

2 11

1

5

0 0 0 0 01

011 1

01 1 1 1

6

01234567

Aa

nta

l Gro

ep

en

Leerjaar

Overzicht aantal groepen Nickerie

Opleiding

Ziekenverzorgende 80

Verpleegkunde 109

CCU/IC 17

Dep. Nickerie 21

Ziekenverzorgende

Verpleegkunde

CCU/IC Dep. Nickerie

0

20

40

60

80

100

120

Overzicht geslaagde studenten 2015


Figuur 12. Overzicht CCU/ic-opleiding per december 2015

Figuur 13. Overzicht van het aantal studenten op de hbo-opleiding december 2015

Resultaat

Aantal studenten 19

Geslaagd 17

Afgewezen 1

Paper verdedigen 1

19 17

1 1

02468

101214161820

aa

nta

l stu

den

ten

Resultaat

Health Management groep 1 20

Healt Management groep 2 18

Leraren verpleegkunde 16

2018

16

0

5

10

15

20

25

aa

nta

l stu

den

ten


Ontwikkelingen binnen het decanaat in de periode januari 2015 – december 2015

Tabel 1: Aantal studenten in de periode januari – december 2015 Maand Man Vrouw Totaal

Januari 01 05 06

Februari 00 06 06

Maart 01 02 03

april 01 04 05

mei 01 06 07

Juni 02 08 10

Juli 02 06 08

Aug 01 02 03

Sept 0 0 0

Okt 0 02 02

Nov 0 02 02

Dec 02 15 17

Totaal 11 58 69

Uit bovenstaand tabel is af te lezen dat de meerderheid van de studenten vrouwen zijn (84%).


Probleemgebied Jan Fb Mr

Apr Mei Jun Juli Aug s Okt Nov Dec Tot

Persoonlijk conflict 1 0 0 0 2 1 0 0 1 0 7 12

Interpersoonlijk conflict 3 5 1 3 3 4 1 1 0 1 3 25

Hulpbronnen 2 0 2 2 1 1 3 4 0 1 2 18

Moeilijkheden oplei-

ding/eigen instelling/stu-

die.

1 1 1 0 0 0 0 2 5

Conflict met student/do-

cent.

3 3 0 1 0 2 9

Moeilijkheden rolvervul-

ling

0 0 0 0 1 1

Psychisch 0 0 0 0 0 0

Totaal 6 6 3 5 7 10 6 5 2 2 17 69

Tabel 2 geeft een weergave van de probleemgebieden van de 69 studenten.


Figuur 14: Probleemgebieden

Studenten hebben verschillende probleemgebieden. Echter, interpersoonlijk conflict en hulpbronnen zijn de meeste probleemgebieden welke zijn geconstateerd bij de studen-ten.

Tabel 3: leeftijden van de studenten.

Uit bovenstaande tabel is af te lezen dat de meeste studenten in de leeftijdsklasse van 20-30 jaar zitten.

4 4 2 7 8 3 0 0 2 5 3

38

29

1 1 3 3 0 0 1 2 2

25

0 4 2 3 2 0 0 0 2 3 2

18

0 1 0 0 1 1 1 0 0 0 0 50 0 1 0 0 2 0 0 2 0 19

0 0 0 3 2 1 0 0 0 1 0 10 0 1 3 0 0 0 0 1 0 1 06 6 3 5 7 10 6 5 2 217

69

0

20

40

60

80

Persoonlijk conflict Interpersoonlijk conflict

Hulpbronnen Moeilijkheden met de studie

Conflict student/docent Rolvervulling

Psychisch Totaal

Pubertijd ( 12 -19 JAAR)

Jongvolwassen (20

- 30 jaar)

Volwassen (31- 65 jaar)

Ouderdom (66jaar -

Totaal

ontwikkelingsfase2 3 62 4 0 69

Column1

3

62

40

69

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Ontwikkelingsfase van de studenten

ontwikkelingsfase2 Column1


Bijlage HRM

Nieuw personeel 2015 (Instroom)

In dienst

Afdeling Datum Functie

1. Mw. Thakoer P.

Kwal.zorg 02 juni 2015 medew.kwal.zorg

2. Dhr. Lieveld W.

Bedrijf ber. 02 juli 2015 Hoofd bedr.bereau

3. Dhr. Dipopawiro G. Plantsoen on-derh.

02 juli 2015 Tuinman

4. Dhr. Apai C.

Secretariaat 27 juli 2015 Bode

5. Mw. Burgrust E.

Onderwijs 17 aug.2015 Docent

6. Mw. Algoe Y.

Onderwijs 01 nov.2015 medew.stud.adm.

7. Mw. Pierpont S. Kwal.zorg 01 dec.'15 medew. Onderz.en plann.

Personeel uit dienst 2015 (Uitstroom)

Uit dienst

Afdeling Datum Functie

1. Sakimin, Neil

Directo-raat

20-Apr-15 Project medewerker

2. Karamat, Irfaan

ICT 14-Sep-15 ICT medewerker

3. Rensch, Therese

Onderwijs 14-Sep-15 Docent

4. Djojowiardjo, Ma-rijette

Onderwijs 1-Nov-15 Adm. Medew.

5. Boldewijn, Meriam

Onderwijs 18-Dec-15 Man. Ass.


Jubilarissen

Naam Datum Dienstjaren

1. Mw. Anthoni L.

15 maart 2000 15

2. Dhr. Djowikromo J

11 april 2000 15

3. Mw. Welzijn I.

03 juli 1990 25

4. Mw. Codrington-Kemper M.

01 aug.1995 20

5. Mw. Toekaja- Nijverman M.

01 aug.2005 10

6. Dhr. Poernwasie R.

01 nov.2000 15

7. Mw. Molijn G.

01 nov.2000 15

8. Mw. Uiterloo F. 01 dec.2000 15


Overzicht ziekteverlofdagen

afdeling aantal perso-neelsleden

aantal dagen gemiddeld aantal dagen

Studentenadministratie 5 59 11.8

Finance 6 80 13.3

HRM 3 12 4.0

Directoraat 9 55 6.1

ICT 6 46 7.7

Onderwijs 26 227 8.7

Technische Dienst 6 43 7.2

Keuken en Kantine 10 322 32.2

Interieur verzorging 8 153 19.1

Bewaking 10 24 2.4

Mentoraat 1 0 0.0

Decanaat 1 24 24.0

PR 3 31 10.3

Kwaliteitszorg 3 6 2.0

Figuur 15 : verhoudingen parttime en fulltime docenten 2015

76%

24%

Parttime VS Full time docenten

Parttime 70 docenten

Full time 22 docenten


Bijlage Finance

Overzicht Internaat bezetting 2015 Kamers ter

beschikking Bezetting Verhuisd Geplaatst Wachtlijsten

Januari 50 47

Februari 50 44 3

Maart 50 43 1

April 50 42 1

Mei 48 43 1

Juni 48 42 1 2

Juli 48 40 2

Augustus 48 38 1

September 48 4 33

Oktober 48 31 27

November 48 35 4

December 48 36 1

Beschikbare kamers

De vierde etage beschikt over 32 ka-mers. 14 heren (2 ger. voor Nickerie), 18 dames en 2 kamers voor de mentrix. Er zijn dus 28 beschikbare kamers. De vijfde etage beschikt over 32 kamers, waarvan 8 gereser-veerd zijn voor Nickerie. Op de vijfde etage zijn er dus 24 beschikbare ka-mers. Beschikbare kamers op de vierde en vijfde zijn bij elkaar 52. Sinds mei zijn er vier kamers buiten gebruik gesteld vanwege lekkage.


Overzicht vergelijking Realisatie & Begroting 2015

( Bedragen in SRD)

1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal Totaal

Kwartaal begroting 2015

3,420,019 3,915,494 4,725,757 3,392,074 15,453,344

Kwartaal realisatie 2015

2,123,170 2,300,138 3,272,794 2,101,366 9,797,468

Subsidie aanvraag 2015

26,739,061

Subsidie goedgekeurd 2015

9,000,000

Subsidie ontvangen 2015

4,500,000

Project: 2015 Renovatie en verbouwing

Nr. Projecten Bedragen

1 Renovatie begane grond 414,267.33

2 Renovatie 1e etage 160,829.40

3 Electra 48,921.25

4 Vervanging Hoofdzekeringkast 93,475.84

5 COVAB EBS keuring klaar maken 153,449.60

6 Parkeerstrook 32,743.00

7 Marizo/ Dak COVAB 246,078.41

8 Reyke/ schilderwerk COVAB ge-

bouw

167,223.75

9 Nickerie Leslokalen 414,989.62

1,731,978.20


Bijlage PR/Marketing:

Klantvriendelijkheidstraining

Training Hygiëne voor keukenpersoneel

Studenten van het EPI college uit Aruba op excursie in Suriname

Op de foto ontvangst/ Rondleiding studenten uit Aruba


Bezoek COVAB-team aan Selkirk

Wassen en schilderen van buitengevel

Documentcode: DIRbb Versie: 1 Datum: 15 Augustus 2016 O7...

Documents

Transcript of Documentcode: DIRbb Versie: 1 Datum: 15 Augustus 2016 O7...