Communicatie verhuizing De Tender Zwolle

datum 13 november 2012

Verantwoordelijkheden communicatieAlgemeen binnen Dimence / algehele verhuisbewegingen Burg. Roelenweg – Evert HaverkampAlgemeen De Tender / verhuizing De Tender naar Burg. Roelenweg – Marit Stegeman

Doelgroepen Ketenpartners (onder wie verwijzers) De Tender Medewerkers De Tender Zwolle Medewerkers Dimence Burg. Roelenweg Medewerkers Oldenkotte algemeen Medewerkers Dimence algemeen Patiënten De Tender Zwolle Patiënten Dimence Burg. Roelenweg “de maatschappij”

Activiteiten verhuizing De TenderVoorlichtingsbijeenkomsten medewerkers Dimence & De Tender

Introductie De Tender en haar doelgroep aan de Burg. Roelenweg. “Directe buren”, de OR’en en cliëntenraden ontvangen een persoonlijke uitnodiging. Overige geïnteresseerde collega’s van Dimence kunnen het lezen via een intranetbericht onder de regiopagina.

De bijeenkomst wordt twee keer georganiseerd, duurt een uur en wordt de eerste keer op camera opgenomen. De film wordt via het intranet van Dimence beschikbaar gesteld zodat mensen die er niet bij aanwezig kunnen zijn, wel het stuk terug kunnen kijken.

Een behandelaar van Dimence aan de Hanzelaan in Almelo vertelt over de ervaringen daar.

Wat? Wie? Wanneer?Organisatie ruimte, koffie, thee, benodigdheden voor presentatie

Dimence / De Tender

E-mail - Uitnodigen directe buren Dimence / De Tender

Zo snel mogelijk

Intranetbericht & nieuwsbrief regio - Uitnodigen medewerkers Dimence

Dimence Zo snel mogelijk

E-mail - Uitnodigen OR’en Dimence / De Tender

Zo snel mogelijk

E-mail - Uitnodigen cliëntenraad Dimence Zo snel mogelijkFilm intranet Dimence Dimence Zo snel mogelijk na de eerste bijeenkomst

Informatiebijeenkomst medewerkers recepties

Voor de medewerkers van de verschillende recepties van de Burg. Roelenweg wordt een aparte bijeenkomst gepland (of aangeschoven bij een werkoverleg). Zij zijn vaak het eerste aanspreekpunt en eventuele vragen moeten zij goed kunnen beantwoorden. Daarnaast dient de bijeenkomst om helder te krijgen aan welke informatie nog behoefte is om prettig te kunnen werken.

De bijeenkomst duurt een uur en De Tender vertelt wat over zichzelf en de doelgroep.

Wat? Wie? Wanneer?Organisatie ruimte, koffie, thee, benodigdheden voor presentatie

Dimence

Uitnodigen medewerkers Dimence/ De Tender

Zo snel mogelijk

Bijeenkomst medewerkers De Tender

De medewerkers van De Tender Zwolle worden het visitekaartje van De Tender in Zwolle. Wanneer bekend is waar zij worden gehuisvest in het gebouw (en de medewerkers van Dimence ook hiervan op de hoogte zijn) krijgen zij een rondleiding.

Omdat het nog maar kort geleden is dat het team overgenomen is van GGZ Drenthe, is het belangrijk dat het team ook echt “De Tender-gevoel” krijgt. Dit kan door een gezamenlijke activiteit te organiseren met daarin een ludieke “inTenderingscursus” zodat het team van De Tender Zwolle zich ook echt als uithangbord van De Tender wil en gaat gedragen.

Wat? Wie? Wanneer?Informeren medewerkers Burg. Roelenweg Dimence

Dimence

Organisatie rondleiding DimenceOrganisatie team-activiteit De Tender

Informeren verwijzers/ketenpartners De Tender

Er zit een overlap in de verwijzers/ketenpartners van Dimence en De Tender. Aangezien een sterke profilering van De Tender in Zwolle belangrijk is, wordt er een aparte brief verstuurd met informatie over de adreswijziging en verwijsmogelijkheden. Hierin wordt kort de samenwerking met Dimence aangestipt.

Mogelijk dat op termijn een aparte bijeenkomst voor deze doelgroep georganiseerd wordt.

Informeren patiënten De Tender

Patiënten van De Tender worden met een brief op de hoogte gebracht van de locatiewijziging. Patiënten kunnen eventuele vragen aan hun behandelaar stellen.

Wanneer patiënten van De Tender en Dimence gezamenlijke groepstrainingen volgen, worden beide groepen geïnformeerd, waarbij er onder andere aandacht wordt besteed aan elkaars privacy.

Communicatie verhuizing De Tender Zwolle - 13-11-2012Pagina 2 van 3

Informeren patiënten Dimence

De cliëntenraden van Dimence worden uitgenodigd om bij de informatiebijeenkomst aanwezig te zijn. De patiënten worden verder niet actief geïnformeerd, maar moeten met eventuele vragen wel terecht kunnen bij de recepties en behandelaren, vandaar het belang van goede voorlichting aan deze laatste twee groepen.

Wanneer patiënten van De Tender en Dimence gezamenlijke groepstrainingen volgen, worden beide groepen geïnformeerd, waarbij er onder andere aandacht wordt besteed aan elkaars privacy.

Informeren medewerkers Dimence

Medewerkers van Dimence krijgen niet alleen met de verhuizing van De Tender te maken: zij krijgen te maken met verschillende verhuisbewegingen aan de Burg. Roelenweg. De verhuizing van De Tender is daar onderdeel van. De communicatie rondom deze bewegingen wordt binnen Dimence opgepakt.

Informeren medewerkers Oldenkotte

Na afloop van de eerste informatiebijeenkomst wordt een kort verslag hiervan op het intranet geplaatst met een foto en de nieuwe adresinformatie.

Externe communicatie

In het kader van duidelijker profileren kan, wanneer De Tender in Zwolle echt gesetteld is, kan de pers benaderd worden.

Huisstijl

Wat? Wie? Wanneer?Nieuwe e-mailhandtekening Marit & I&A Zodra de gegevens bekend zijn in

gang zetten Wanneer de verhuizing gerealiseerd

is, beschikbaar stellenVisitekaartjes Secretariaat De

Tender & de AAK (in afstemming met Marit)

Zodra de gegevens bekend zijn laten maken.

Outlook-sjablonen Marit & I&A Zodra de gegevens bekend zijn in gang zetten

Wanneer de verhuizing gerealiseerd is, beschikbaar stellen

Signing Dirk, Marit & Dimence Kan het naambord van De Tender mee, of moet er iets nieuws ontwikkeld worden? Aan welke eisen moet het voldoen?

Communicatie verhuizing De Tender Zwolle - 13-11-2012Pagina 3 van 3