INHOUDSOPGAVE PROCEDURES EN · Web viewControle of de procedure overeenkomt met de praktijk....
4
Interne audit VBS Documentnummer: PRO.H.02 Versie: 4 Datum: September 2016 Pagina 1 van 4 Doel Verifiëren of op het gebied van het PBZO en VBS de uitvoering van activiteiten overeenkomt met de op schrift gestelde procedures en instructies, en vaststellen of het veiligheidsbeheersysteem functioneert. Toepassingsgebied Alle activiteiten op het gebied van PBZO en Veiligheidsbeheersysteem (VBS). Specifieke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden VGWM medewerker Het opstellen van een auditplanning en een auditrapport; Uitvoeren en eventueel begeleiden van de audits; Opstellen en bespreken van de corrigerende maatregelen; Archiveren van audit-verslagen. Leidinggevende Uitvoeren en begeleiden van audits op zijn/haar afdeling; Jaarlijks reviewen van de procedures die van toepassing zijn op de betreffende afdeling. Werkwijze De VGWM medewerker zorgt ervoor, dat er minstens eenmaal per jaar een interne audit uitgevoerd wordt op het VBS systeem. Deze audit maakt onderdeel uit van de auditplanning. De VGWM medewerker geeft opdracht tot het houden van de interne audits, verstrekt een kopie van het auditrapport aan de auditoren en de personen die verantwoordelijk zijn voor de te beoordelen gebieden. De audits worden door de auditoren minstens twee weken van tevoren aangekondigd aan de personen die verantwoordelijk zijn voor de te beoordelen gebieden. In die twee weken bereiden de auditor en de geauditeerde zich goed voor. De voorbereidingen van de auditor bestaan uit: Het doornemen van de relevante procedures, instructies en functie beschrijvingen van het te beoordelen gebied; Nagaan welke registraties met betrekking tot veiligheid daarin genoemd worden, en waar die bewaard worden; Nagaan van de actiepunten van het laatste management review voor het te beoordelen gebied;
Transcript of INHOUDSOPGAVE PROCEDURES EN · Web viewControle of de procedure overeenkomt met de praktijk....
Interne audit VBS
Documentnummer: PRO.H.02 Versie: 4 Datum: September 2016 Pagina 1 van 2
DoelVerifiëren of op het gebied van het PBZO en VBS de uitvoering van activiteiten overeenkomt met de op schrift gestelde procedures en instructies, en vaststellen of het veiligheidsbeheersysteem functioneert.
ToepassingsgebiedAlle activiteiten op het gebied van PBZO en Veiligheidsbeheersysteem (VBS).
Specifieke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkhedenVGWM medewerkerHet opstellen van een auditplanning en een auditrapport;Uitvoeren en eventueel begeleiden van de audits;Opstellen en bespreken van de corrigerende maatregelen;Archiveren van audit-verslagen.
LeidinggevendeUitvoeren en begeleiden van audits op zijn/haar afdeling;Jaarlijks reviewen van de procedures die van toepassing zijn op de betreffende afdeling.
WerkwijzeDe VGWM medewerker zorgt ervoor, dat er minstens eenmaal per jaar een interne audit uitgevoerd wordt op het VBS systeem. Deze audit maakt onderdeel uit van de auditplanning.
De VGWM medewerker geeft opdracht tot het houden van de interne audits, verstrekt een kopie van het auditrapport aan de auditoren en de personen die verantwoordelijk zijn voor de te beoordelen gebieden.
De audits worden door de auditoren minstens twee weken van tevoren aangekondigd aan de personen die verantwoordelijk zijn voor de te beoordelen gebieden. In die twee weken bereiden de auditor en de geauditeerde zich goed voor.
De voorbereidingen van de auditor bestaan uit: Het doornemen van de relevante procedures, instructies en functie beschrijvingen van
het te beoordelen gebied; Nagaan welke registraties met betrekking tot veiligheid daarin genoemd worden, en
waar die bewaard worden; Nagaan van de actiepunten van het laatste management review voor het te beoordelen
gebied; Nagaan van de gang van zaken betreffende corrigerende acties voortvloeiende uit de
laatste interne en externe audits; Het zo nodig verbeteren en aanvullen van de vragenlijst van de audit.
Interne audit VBS
Documentnummer: PRO.H.02 Versie: 4 Datum: September 2016 Pagina 2 van 2
De voorbereidingen van de geauditeerde bestaan uit: Verifiëren of hij alle documenten in bezit heeft, en of die actueel zijn; Het doornemen van de relevante procedures, instructies en functiebeschrijvingen voor
zijn functie gebied; Controle of de procedure overeenkomt met de praktijk.
De audits worden bij voorkeur op de werkplek gehouden.De auditor en de geauditeerde zorgen ervoor, dat er overeenstemming is over de geconstateerde feiten. Zij paraferen de geconstateerde afwijkingen voor akkoord op de auditrapportage.
Indien mogelijk geeft de geauditeerde de corrigerende maatregelen bij geconstateerde afwijkingen meteen aan. Zijn er onopgeloste zaken of meningsverschillen dan worden deze voorgelegd aan de directie.
De auditor geeft de ingevulde vragenlijst en de eventueel ingevulde afwijkingen rapportage direct na afloop aan de VGWM medewerker.
De procedures worden jaarlijks gereviewd door de verantwoordelijke.De VGWM medewerker verzorgt kopieën voor de geauditeerden en de directie. De originelen worden door de VGWM medewerker gedurende vijf jaar bewaard in de map ‘ Interne VBS audits’
De VGWM medewerker gaat met afdelingsverantwoordelijken na, welke corrigerende maatregelen nodig zijn vanwege tekortkomingen, en zorgt voor een tijdige uitvoering van corrigerende maatregelen.
Tevens beoordeelt hij de doeltreffendheid van het VBS systeem. Zo nodig treft de hij, na overleg met het Management team, aanvullende maatregelen voor het verberen van de doeltreffendheid van het Veiligheidsbeheersysteem.De leidinggevenden voeren de corrigerende maatregelen uit.
De VGWM medewerker verzorgt de voortgangsbewaking van de uitvoering van de corrigerende maatregelen, en rapporten, die hij daarna weer opbergt in de map ‘ Interne VBS audits’
Jaarlijks verzorgt de VGWM medewerker een evaluatie, met een overzicht van de hoofdpunten van de gehouden interne en externe audits.Bij het overzicht wordt een bijlage gevoegd waaruit blijkt van welke procedures de naleving is onderzocht bij welke functionarissen.
Referenties PRO.H.01 Management review
