DIRECCIÓN SUPERIOR DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Director: Lic. Jorge Mario Rivas ... ·...

DIRECCIÓN SUPERIOR DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

Director: Lic. Jorge Mario Rivas Castellanos Responsable de actualización de información: Licda. Ana Cristina García Mayén

Fecha de emisión: 31/12/2018 (Artículo 10, numeral 1, Ley de Acceso a la Información Pública)

8va. Avenida 13-35 Zona 1, Ciudad de Guatemala PBX: 2413-8888

FUNCIONES DEPENDENCIAS

Acuerdo Gubernativo No. 635-2007 “Reglamento Orgánico del Ministerio de Gobernación”.

Acuerdo Gubernativo No.77-2012 “Reformas al Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Gobernación, Acuerdo

Gubernativo 635-2007”.





Acuerdo Ministerial No. 2244-2007 “Reglamento Interno que establece la Estructura Orgánica de las Direcciones del Ministerio

de Gobernación”.

Acuerdo Ministerial No. 49-2010 “Acuérdese reformar el artículo 37 del Acuerdo Ministerial No. 2244-2007”.

Acuerdo Ministerial No. 286-2010 “Acuérdese reformar el artículo 31 del Acuerdo Ministerial No. 2244-2007”.

Acuerdo Ministerial No. 420-2012 “Acuérdese aprobar las reformas al Acuerdo Ministerial No. 2244-2007”.

Acuerdo Ministerial No. 452-2013 “Acuérdese reformar el Acuerdo Ministerial No. 2244-2007, lo correspondiente a la Dirección

de Planificación”.



Acuerdo Ministerial No. 627-2014 “Acuérdese aprobar las reformas al Acuerdo Ministerial No.420-2012, que reformó el Acuerdo

Ministerial No. 2244-2007”.

Despacho Ministerial Despacho Ministerial

Primer Despacho Viceministerial

Segundo Despacho Viceministerial

Tercer Despacho Viceministerial

Cuarto Despacho Viceministerial

Quinto Despacho Viceministerial

Asesorías Específicas

ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS

Unidad de Administración Financiera

Coordinación de Contabilidad

Coordinación de Presupuesto

Coordinación de Tesorería

Dirección de Recursos Humanos

Coordinación de Aplicación de Personal

Coordinación de Reclutamiento y Selección

Coordinación de Asuntos Administrativos de Personal

Coordinación de Sueldos y Salarios

Coordinación de Capacitación

Coordinación de Desarrollo Laboral

Coordinación de Salud Integral





Dirección de Informática

Coordinación de Integración de Sistemas

Coordinación de Redes y Telecomunicaciones

Coordinación de Hardware y Software

Dirección de Servicios Administrativos y Financieros

Subdirección Financiera

Coordinación de Contabilidad

Coordinación de Presupuesto

Coordinación de Tesorería

Subdirección Administrativa

Coordinación de Compras

Coordinación de Almacén e Inventarios

Departamento de Almacén

Departamento de Inventarios

Coordinación de Servicios Generales

Coordinación de Transportes

Coordinación de Registro y Trámite

Departamento de Receptoría e Información

Departamento de Archivo General

Coordinación Supervisora de Procesos de Contrataciones

ORGANOS DE APOYO TECNICO Dirección de Asuntos Jurídicos

Coordinación Laboral

Coordinación Administrativa Sustantiva

Coordinación Administrativa Procedimental

Coordinación Procesal Jurisdiccional

Coordinación de Recuperación y Devolución de Vehículos Robados

Escribanía de Cámara y de Gobierno

Dirección de Planificación

Coordinación de Estudios

Departamento de Planificación Estratégica

Departamento de Investigación Estratégica





Coordinación de Formulación y Seguimiento del Plan Operativo Anual

Departamento de Formulación y Monitoreo del Plan Operativo

Departamento de Evaluación y Análisis del Plan Operativo

Coordinación de Organización y Métodos

Departamento de Desarrollo Institucional

Departamento de Procesos y Procedimientos

Departamento de Sistemas de Gestión

Coordinación de Proyectos de Infraestructura

Departamento de Diseño de Proyectos

Departamento de Supervisión de Infraestructura

Departamento de Costos y Presupuesto

Coordinación de Factibilidad de Proyectos

Departamento de Diagnóstico Situacional de Proyectos

Departamento de Formulación, Evaluación y Seguimiento de Proyectos

Coordinación de Cooperación

Departamento de Cooperación Internacional

Departamento de Cooperación Nacional e Interinstitucional

Coordinación de Gestión Ambiental

Departamento de Capacitación Ambiental

Departamento de Seguimiento Ambiental y Gestión de Riesgo

ORGANOS DE CONTROL INTERNO Unidad de Auditoría Interna

Coordinación de Auditorías Financieras

Coordinación de Auditorías Administrativas y Operacionales

Coordinación de Auditorías Especiales

Unidad de Asuntos Internos Coordinación de Operaciones

Coordinación de Apoyo Logístico

Coordinación de Seguridad Interna

Coordinación de Pruebas de Confiabilidad





FUNCIONES Y ORGANIGRAMAS Despacho Ministerial El Despacho Ministerial estará a cargo de un Ministro nombrado por el Presidente de la República, a quien le corresponde cumplir y desarrollar las funciones que le establecen la Constitución Política de la República de Guatemala, la Ley del Organismo Ejecutivo y demás leyes de la República; contará con los Viceministerios que sean necesarios para el eficaz despacho de sus funciones y con las Asesorías Específicas que serán las encargadas de asesorarlo en los diversos temas de interés que competen al Ministerio, sin que esto, a dichas asesorías, les otorgue jerarquía alguna respecto de las demás dependencias del Ministerio. Para el debido cumplimiento de sus funciones, el Despacho Ministerial, se considera como el rector de las políticas públicas correspondientes a las funciones sustantivas de la Dirección Superior. Despacho Viceministerial El Despacho Viceministerial se integra por los Viceministros de Gobernación quienes dependen jerárquicamente del Ministro en el despacho y dirección de los asuntos del ramo. En caso de ausencia del Ministro, lo sustituirá el Viceministro que corresponda, conforme lo establecido en la Ley del Organismo Ejecutivo. Primer Despacho Viceministerial

Cumplir y hacer cumplir las políticas y planes definidos por el Despacho Ministerial en las áreas de seguridad de las personas, sus familias y sus bienes, la garantía de sus derechos, la ejecución de las órdenes y resoluciones judiciales y el régimen migratorio.

Velar porque los empleados y funcionarios que conforman las fuerzas de seguridad pública bajo el mando del Ministerio, cumplan en el ejercicio de sus cargos protegiendo y garantizando los derechos humanos y el mantenimiento del orden público.

Proponer al Despacho Ministerial los anteproyectos para la reglamentación de los servicios privados de seguridad, tendientes a la efectiva vigilancia y control de quienes se dedican a la prestación de tales servicios.

Proponer al Despacho Ministerial los planes estratégicos para combatir el terrorismo, el lavado de dinero, el crimen organizado, la migración ilegal, la delincuencia común y cualquier otro flagelo que atente contra la seguridad ciudadana y el orden interno.





Supervisar la ejecución de los correspondientes planes estratégicos de seguridad ciudadana, a cargo de las Direcciones Generales indicadas en el artículo 3 numeral 1 literal B de este reglamento.

Apoyar y cumplir las asignaciones que le encomiende el Despacho Ministerial sobre la adecuada conducción de los cuerpos de seguridad del Estado a cargo del Ministerio.

Ejercer supervisión sobre las funciones y actividades desarrolladas por la Dirección General del Sistema Penitenciario.

Implementar la modernización de las medidas y mecanismos de seguridad en los diferentes centros carcelarios de la República.

Suscribir las providencias de trámite que competen a su despacho, para su traslado a otras instituciones públicas, que no sean órganos o dependencias del Ministerio, o para notificar a los peticionarios.

Cualquier otra que le asigne el Ministro o por disposición de la ley. Segundo Despacho Viceministerial

Velar porque se desarrollen las tareas que sean necesarias para garantizar el control, supervisión, vigilancia y liquidación de las inversiones, contrataciones y ejecución presupuestaria del Ministerio y sus dependencias, para la correcta administración de los fondos públicos.

Proponer los mecanismos necesarios para garantizar la compilación ordenada de leyes y reglamentos de la República.

Ejercer la vigilancia y supervisión de los montes de piedad, rifas y loterías, con las excepciones contempladas en leyes específicas.

Vigilar y supervisar el debido cumplimiento de las funciones administrativas que desarrollan las dependencias del Ministerio, así como velar porque los funcionarios y empleados de las mismas, cumplan con el desempeño de sus cargos, tareas y servicios asignados, con lo que establecen las leyes, los manuales y normas de procedimientos, leyes presupuestarias, normas de contabilidad del Estado y cualquier otra regulación de la materia.

Supervisar el debido cumplimiento de las instrucciones emanadas del Despacho Ministerial, relativas a la administración en general y, en especial, lo concerniente con las publicaciones oficiales y los registros públicos sometidos a su jurisdicción.





Elaborar la memoria anual de labores, con base a los informes que le rindan las dependencias del Ministerio.

Suscribir las providencias de trámite que competen a su Despacho, para su traslado a otras instituciones públicas, que no sean órganos o dependencias del Ministerio, o para notificar a los peticionarios.

Cualquier otra que le asigne al Ministerio o por disposición de la ley. Tercer Despacho Viceministerial

Diseñar, formular, ejecutar, coordinar y monitorear las políticas, planes, programas y proyectos de prevención de la violencia y del delito que incidan en la seguridad ciudadana.

Analizar estudios y propuestas para el abordaje de la conflictividad desde el nivel interinstitucional e intersectorial para la promoción de la paz.

Promover la organización comunitaria a través de la participación ciudadana, con criterios de inclusión social, enfoque de género y pertinencia cultural para la prevención de la violencia y el delito.

Formular las estrategias para la medición de fenómeno criminal y de violencia en el país, mediante los sistemas de alertas tempranas y estudios de victimización.

Ser el enlace entre los sectores de seguridad y justicia, así también con las organizaciones u organismos nacionales e internacionales, en materia de prevención de la violencia y el delito.

Armonizar los criterios tecnológicos e informáticos, en coordinación con el Cuarto Viceministerio, como herramienta para la prevención de la violencia y el delito.

Gestionar en coordinación con las Unidades del Ministerio de Gobernación, la cooperación internacional en materia de prevención de la violencia y el delito.

Suscribir las providencias de trámite que competen a su Despacho, para su traslado a otras instituciones públicas, que no sean órganos o dependencias del Ministerio, o para notificar a los peticionarios.

Cualquier otra que le asigne el Ministro o por disposición de la ley.





Cuarto Despacho Viceministerial

Diseñar y supervisar el funcionamiento del eje de tecnologías de la información y la comunicación para el Ministerio de Gobernación, así como su interrelación con las Dependencias que lo conforman y otras instituciones del sector público con que se relacione.

Proponer estrategias, políticas, planes, programas y proyectos orientados a la integración de los sistemas y productos de las diferentes áreas de tecnologías de la información y la comunicación del Ministerio de Gobernación y sus Dependencias.

Diseñar e implementar los mecanismos y sistemas para fortalecer los servicios tecnológicos de la información y la comunicación del Ministerio de Gobernación y sus Dependencias.

Promover el uso de las tecnologías de la información y la comunicación entre los ciudadanos, las empresas, el gobierno y demás instancias naciones como soporte del desarrollo de la seguridad y transparencia, apoyando también, las gestiones en materia de gobierno electrónico.

Gestionar en coordinación con las Unidades del Ministerio de Gobernación, la cooperación internacional en apoyo al desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación del Ministerio de Gobernación y sus Dependencias.

Establecer un plan marco de actualización tecnológica a corto, mediano y largo plazo aplicable al Ministerio de Gobernación y sus Dependencias.

Establecer los procesos de integración tecnológica con otras entidades públicas que apoyen el tema de seguridad pública, ciudadana y comunitaria.

Generar, monitorear y evaluar los procesos tecnológicos de participación ciudadana en la temática relacionada con la seguridad pública, ciudadana y comunitaria.

Cualquier otra que le asigne el Ministro o por disposición de la ley. Quinto Despacho Viceministerial

Coordinar a las fuerzas de seguridad con el objeto de prevenir y erradicar actividades relacionadas con la producción, fabricación, uso, tenencia, tráfico y comercialización de sustancias, estupefacientes, psicotrópicos y drogas.

Cumplir y hacer cumplir las políticas y planes definidos por el Despacho Ministerial en las áreas de combate al narcotráfico.





Implementar planes y operativos dirigidos a ejecutar las ordenes y resoluciones judiciales, derivadas de la persecución penal de delitos relacionados con el narcotráfico.

Proponer al despacho ministerial, planes estratégicos y acciones para prevenir y erradicar las actividades relacionadas con la producción, fabricación, uso, tenencia, tráfico y comercialización de sustancias estupefacientes, psicotrópicas y drogas.

Supervisar la ejecución de los planes estratégicos pertinentes.

Coordinar con el Ministerio Público y todas aquellas instituciones nacionales e internacionales, dedicadas por disposición legal al combate del narcotráfico, las acciones necesarias para la erradicación de dicha actividad delincuencial.

Cualquier otra que le sea asignada por el Despacho Superior, en el ramo de su competencia.

ORGANOS ADMINISTRATIVOS Unidad de Administración Financiera

Cumplir y hacer cumplir las políticas, leyes, normas y procedimientos financiero-contables que rigen el movimiento presupuestario, de contabilidad y tesorería.

Administrar y emitir lineamientos para la correcta utilización de los recursos económicos asignados al Ministerio.

Servir de enlace entre las unidades ejecutoras del Ministerio y el Ministerio de Finanzas Públicas para la ejecución y el registro del presupuesto de ingresos y egresos del Ministerio.

Asesorar e informar en materia financiera a la Dirección Superior.

Instruir y apoyar a las unidades ejecutoras, para la elaboración del anteproyecto de presupuesto de ingresos y egresos del Ministerio.

Dar lineamientos de administración financiera y apoyar mediante asesoría personalizada a las unidades ejecutoras, con relación a la utilización del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- Web, Sistema de Gestión -SIGES-, brindar asesoría con relación al registro de inventario de cada dependencia.





Emitir dictamen financiero con relación a los compromisos adquiridos por las diferentes unidades ejecutoras y su disponibilidad.

Elaborar modificaciones, ampliaciones y programación de la cuota financiera mensual, cuatrimestral y anual.

Aprobar los Comprobantes Únicos de Registro, emitidos por las dependencias del Ministerio y su respectiva solicitud de pago ante el Ministerio de Finanzas Públicas.

Gestionar ante el Ministerio de Finanzas Públicas, el Fondo Rotativo Institucional y el Fondo Rotativo Privativo, distribuirlos a cada una de las unidades ejecutoras, conforme a lo solicitado (Fondo Rotativo Interno y Fondo Rotativo Privativo).

Administrar la base de datos y los enlaces ante el Ministerio de Finanzas Públicas.

Realizar evaluaciones mensuales y emitir informes e indicadores de gestión con relación a la ejecución presupuestaria e ingresos propios, realizada por cada dependencia del Ministerio, que sirva de información al Despacho Ministerial, en la toma de decisiones. Estructura Organizacional Para el cumplimiento de sus funciones, la Unidad de Administración Financiera, se organiza de la siguiente forma:

Dirección Coordinación de Contabilidad Coordinación de Presupuesto Coordinación de Tesorería





Organigrama Unidad de Administración Financiera

Coordinación

de Presupuesto

Unidad de Administración

Financiera

Coordinación

de Tesorería

Coordinación

de Contabilidad

MINISTERIO DE GOBERNACION

UNIDAD DE ADMINISTRACION FINANCIERA

Despacho

Ministerial

Organigrama

ACUERDO MINISTERIAL No. 2244-2007

REGLAMENTO INTERNO



Funciones Dirección

1. Coordinar dirigir y evaluar las áreas de presupuesto, contabilidad integrada, tesorería e informática.

2. Asesorar en materia financiera al Ministro y Viceministros del ramo.

3. Cumplir y verificar el cumplimiento de las políticas, leyes, normas y procedimientos

financiero contable, que rigen el movimiento presupuestario, contable, tesorería y del sistema computarizado de administración financiero, en cuanto a la formulación, ejecución, registro, evaluación y liquidación del presupuesto de ingresos y egresos del Ministerio.

4. Planificar y participar en la elaboración del presupuesto de la Unidad de Administración Financiera -UDAF-.

5. Participar en el proceso de reclutamiento y selección del personal de UDAF.

6. Planificar procesos de capacitación para el recurso humano que conforman la UDAF, con el fin de eficientizar las actividades de la misma.





7. Programar y coordinar reuniones con las Unidades Ejecutoras y los Coordinadores de área de UDAF, con el fin de informar y verificar la ejecución del gasto mensual, así como resolver los problemas de cada una de las unidades Ejecutoras.

8. Programar y coordinar reuniones mensuales con todo el personal de UDAF, Viceministro Administrativo y otras autoridades de las unidades Ejecutoras de este Ministerio, con el fin de conocer, evaluar y mejorar las actividades de esta Unidad, así como incentivar al personal para trabajar en equipo.

9. Apoyar a las coordinaciones de presupuesto, contabilidad, tesorería e informática, en las actividades diarias y cuando se presenten problemas.

10. Evaluar la ejecución del gasto de este Ministerio y las unidades ejecutoras que la contornan, así como solicitar los recursos financieros cuando sea necesario ante el Ministerio de Finanzas Públicas.

11. Representar al Ministerio de Gobernación en los procesos de gestión financiera ante otras Instituciones Gubernamentales y no Gubernamentales.

12. Prepara informes gerenciales en materia financiera para el Congreso de la República de Guatemala, cuando sean requeridos.

13. Elaborar informes y otras actividades solicitadas por el Jefe inmediato superior, para la toma de decisiones.

14. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.

Funciones Coordinación de Contabilidad

1. Dirigir, coordinar y evaluar las actividades del personal del área de Contabilidad.

2. Asesorar en materia de contabilidad y leyes afines, al Director de UDAF, Autoridades

Superiores de este Ministerio y las Unidades Ejecutoras que lo conforman.

3. Coordinar con la Dirección Técnica del Presupuesto, Contabilidad del Estado, Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas, los procedimientos, controles y normas dictadas por los mismos, en la ejecución del gasto de este Ministerio.

4. Coadyuvar en la apertura y cierre presupuestario con las Unidades Ejecutoras que conforman este Ministerio.





5. Elaborar informes gerenciales que relejen el grado de ejecución presupuestaria, para presentarlo a las Autoridades Superiores de este Ministerio que servirán en la toma de decisiones.

6. Coordinar y dirigir el proceso de recepción, revisión y análisis de las órdenes de compra de compromiso y devengado, así como los fondos rotativos internos y privativos, presentados por las Unidades Ejecutoras de este Ministerio.

7. Trasladar para su autorización y firma los Comprobantes Únicos de Registro -CUR- al Director de UDAF y Viceministro Administrativo.

8. Apoyar en la elaboración y solicitud de reprogramaciones financieras cada mes.

9. Resolver problemas de las Unidades Ejecutoras en la ejecución presupuestaria, conjuntamente con Dirección Técnica del Presupuesto, Dirección de Contabilidad del Estado, Tesorería Nacional, Sistema de Contabilidad Integrado del Ministerio de Finanzas Públicas, de conformidad con las Leyes, normas y procedimientos que los rigen.

10. Instruir para que se lleve control del ingreso y egreso de los expedientes de regularización y pago de los Unidades Ejecutoras de este Ministerio, para su trámite en el Área de Contabilidad de la UDAF.

11. Aprobar los Comprobantes Únicos de Registro -CUR-, de compromiso, descompromisos y devengado, este último se traslada a el Área de Tesorería para solicitud de pago.

12. Verificar los CUR de devolución de sueldos y salarios, contra boletas de depósito y enviarlas a Contabilidad del Estado para su aprobación.

13. Llevar control de cuota durante la ejecución del gasto por financiamiento y grupo de gasto.

14. Convocar, coordinar y participar en las reuniones que le sean delegadas relacionadas a la naturaleza del puesto.

15. Instruir para que se lleve el control y registro de firmas de los cuentadantes y personal responsable del gasto de las Unidades Ejecutoras de este Ministerio.

16. Revisar, dar visto bueno y trasladar a la subdirección de UDAF para su aprobación los rechazos efectuados a las Unidades Ejecutoras.

17. Coordinar e instruir el traslado de los expedientes al archivo de UDAF, para su resguardo.

18. Participar en la normativa de la apertura y cierre de ejecución anual de presupuesto.






Funciones Coordinación de Presupuesto

1. Dirigir, coordinar y evaluar las actividades del personal del área de Presupuesto.

2. Asesorar en materia de presupuesto al Director de UDAF, Autoridades Superiores de este

Ministerio y las Unidades Ejecutoras que lo conforman.

3. Coordinar con la Dirección Técnica del Presupuesto, Contabilidad del Estado, Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas, los procedimientos, controles y normas dictadas por los mismos, en la ejecución del presupuesto.

4. Programar, coordinar y dirigir la elaboración del anteproyecto de presupuesto del próximo ejercicio fiscal, de conformidad con las normas, Leyes que lo rigen y procedimientos dictados por la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas.

5. Participar en la elaboración del POA de este Ministerio, verificar y evaluar el de las Unidades Ejecutoras.

6. Normar, efectuar y dictaminar las modificaciones o transferencias, ampliaciones y disminuciones presupuestarias, requeridas por las Unidades Ejecutoras y las Autoridades Superiores de este Ministerio.

7. Elaborar dictámenes en materia de asignación ejecución y saldos presupuestarios, cuando sean solicitados por las unidades ejecutoras o las autoridades de este Ministerio.

8. Instruir al personal a su cargo para que se gestionen las asignaciones presupuestarias para el pago de sueldos, salarios y horarios del personal de este Ministerio, ante la Dirección Técnica del Presupuesto.

9. Programar, dirigir y coordinar la apertura y cierre presupuestario, con las Unidades Ejecutoras que conforman este Ministerio.

10. Elaborar informes gerenciales del anteproyecto de presupuesto de cada año, para presentarlo a las Autoridades Superiores de este Ministerio.

11. Presentar el anteproyecto de presupuesto a la Dirección Técnica del Presupuesto, en las fechas indicadas por esta dependencia y las leyes que lo rigen.





12. Convocar, coordinar y participar en las reuniones que le sean delegadas relacionadas a la naturaleza del puesto.

13. Participar en actividades especiales que se le asignen dentro del Programa de reestructuración administrativa de este Ministerio.

14. Otras inherentes al cargo, que le asigne el jefe inmediato superior.

Funciones Coordinación de Tesorería

1. Dirigir, coordinar y evaluar las actividades del personal del área de Tesorería.

2. Asesorar en materia de tesorería al Director de UDAF, Autoridades Superiores de este

Ministerio y las Unidades Ejecutoras que lo conforman.

3. Coordinar con la Dirección Técnica del Presupuesto, Contabilidad del Estado, Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas, los procedimientos, controles y normas dictadas por los mismos, en la ejecución del gasto de este Ministerio, movimientos de Fondo Rotativo Institucional, Fondo Rotativo Privativo y Cuotas de Caja.

4. Programar conjuntamente con el Director de UDAF la distribución de los fondos rotativos, para las distintas Unidades Ejecutoras de este Ministerio en enero de cada año.

5. Efectuar el registro en SICOIN WEB, control y reintegro de los fondos rotativos Internos y privativos, asignados a cada Unidad Ejecutora de este Ministerio.

6. Programar e instruir al personal del área de Tesorería para efectuar los reintegros de fondos rotativos internos a cada una de las Unidades Ejecutoras de este Ministerio.

7. Coordinar, evaluar, controlar y verificar la liquidación de los Fondos Privativos y proporcionar una nueva constitución del mismo.

8. En noviembre de cada año, normar, instruir y controlar la liquidación de los fondos rotativos internos y privativos de cada Unidad Ejecutora de este Ministerio.

9. Programar, planificar, coordinar, consolidar, la programación financiera del Ministerio y sus Unidades Ejecutoras, en diciembre de cada año, y en forma cuatrimestral y presentarla a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas.

10. Realizar la reprogramación de cuota de caja mensualmente con el remanente que exista que da un total de cuota para ejecutar en el mes.





11. Realizar la reprogramación de cuota de caja cuatrimestral ante la Dirección Técnica del Presupuesto.

12. Distribuir mensualmente la cuota de caja a cada una de las Unidades Ejecutoras.

13. Instruir para la elaboración y resguardo de la caja fiscal del Fondo Rotativo Institucional y privativo de este Ministerio, así como presentarla a la Contraloría General de Cuentas.

14. Llevar el control de cuota durante la ejecución del gasto por financiamiento y grupo de gasto.

15. Instruir el personal del área de tesorería para llevar el control, movimiento y registro de cheques, en el libro de bancos en forma computarizada, así como realizar las conciliaciones bancarias cada mes, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.

16. Instruir para que se lleve el registro y control del libro mayor, ingresos y egresos en forma computarizada.

17. Elaborar informes gerenciales financieros, del movimiento de los fondos y cuotas de caja asignadas a este Ministerio, para presentarlo a las Autoridades Superiores de este Ministerio.

18. Participar en actividades especiales que se le asignen dentro del programa de restructuración administrativa del Ministerio.






Dirección de Recursos Humanos

Formular, planificar, coordinar y supervisar las actividades profesionales, técnicas y administrativas orientadas a la correcta administración del recurso humano de las diferentes dependencias y unidades que conforman el Ministerio.

Desarrollar, supervisar y evaluar actividades de capacitación e implementar programas de desarrollo humano dirigido al personal del Ministerio y sus dependencias, que propicien un ambiente favorable y personal motivado.

Gestionar el acreditamiento oportuno de sueldos y prestaciones laborales al personal contratado del Ministerio, aplicando la legislación vigente a sueldos y prestaciones laborales.

Velar por el fiel cumplimiento de los procesos funcionales, aplicando estrategias que permitan una ejecución óptima y de calidad en beneficio del personal de las dependencias que conforman el Ministerio.

Garantizar el adecuado reclutamiento, selección, programas de inducción, entrenamiento, capacitación, desarrollo integral y evaluación del personal, de manera que las contrataciones que se desarrollen en las diferentes dependencias del Ministerio, se realicen en un ambiente de credibilidad, confianza, respeto y apoyo.

Elaborar los nombramientos del personal que correspondan. Estructura Organizacional

Para el cumplimiento de sus funciones, la Dirección de Recursos Humanos, se organiza de la siguiente forma:

Dirección

Coordinación de Aplicación de Personal

Coordinación de Reclutamiento y Selección

Coordinación de Asuntos Administrativos de Personal

Coordinación de Sueldos y Salarios

Coordinación de Capacitación

Coordinación de Desarrollo Laboral

Coordinación de Salud Integral





Organigrama Dirección de Recursos Humanos

Coordinación de

Reclutamiento y Selección

Dirección de Recursos

Humanos

Coordinación de

Aplicación de PersonalCoordinación

de Capacitación

MINISTERIO DE GOBERNACIÓN

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Coordinación de

Sueldos y Salarios

Coordinación de

Asuntos Administrativos

de Personal

Despacho

Ministerial

Organigrama

Acuerdo Ministerial No. 2244-2007



REGLAMENTO INTERNO



Coordinación de Salud

Integral

Coordinación de Desarrollo

Laboral


1. Aprobar el programa anual de integración de personal del Ministerio de Gobernación;

2. Coordinar la elaboración de estudios y proyectos relacionados o necesarios a la

administración de recursos humanos;

3. Asesorar en materia de administración de recurso humano a autoridades ministeriales, directivas y ejecutivas de los órganos que dependen de la Dirección Superior;

4. Proponer y aplicar políticas, normas, procesos y otros mecanismos tendientes a mejorar las acciones en materia de administración de personal en todas las dependencias del Ministerio de Gobernación;

5. Implementar políticas, normas, estrategias y procedimientos que contribuyan a la tecnificación y al desarrollo integral del recurso humano que labora en el Ministerio de Gobernación;

6. Revisar, analizar y autorizar documentos que egresan de la Dirección de Recursos Humanos para diversos trámites relacionados con la administración de recursos humanos;

7. Asesorar y velar porque se cumplan los lineamientos legales en la aplicación de acciones de administración del recurso humano del Ministerio de Gobernación;





8. Supervisar y apoyar a la Unidad de Sueldos y Salarios en las actividades asignadas para la actualización permanente de la nómina de sueldos de los renglones 011, 022 y 029 del Ministerio de Gobernación;

9. Orientar al personal a su cargo, en la atención a usuarios de los servicios y trámites de Recursos Humanos y atiende personalmente a usuarios cuando el caso amerite;

10. Presidir y coordinar las reuniones mensuales con los Jefes de Recursos Humanos de las instituciones que dependen de la Dirección Superior;

11. Elaborar informes de casos especiales o del trabajo realizado, según sea requerido por las Autoridades Superiores;

12. Apoyar en entrevistas para el proceso de reclutamiento y selección de personal;


Funciones Coordinación de Aplicación de Personal

1. Planificar, organizar, dirigir, coordinar controlar, supervisar y evaluar las actividades técnicas

y administrativas que se realizan en la unidad a su cargo.

2. Elaborar el plan anual de integración de personal para la Planta Central.

3. Dirigir y coordinar la elaboración y evaluar el plan anual de integración de personal de las Dependencias del Ministerio de Gobernación.

4. Coordinar y participar en la gestión de clasificación y reclasificación de puestos y salarios.

5. Coordinar y gestionar la creación de plazas de personal de la Planta Central ante la Oficina Nacional de Servicio Civil.

6. Diseñar, revisar y aprobar documentos técnicos y formatos auxiliares que se requieran para la aplicación de personal.

7. Asesorar en los asuntos relacionados a la aplicación de personal.

8. Supervisar el cumplimiento de las normas y procedimientos relacionados con la administración de recursos humanos en la función de aplicación de personal.

9. Participar en la elaboración del plan operativo anual y presupuesto correspondiente a la dirección.





10. Elaborar el informe mensual y anual de las actividades realizadas, y participar en el proceso

de elaboración de memoria anual de la Dirección.

11. Participar en reuniones técnicas con miembros de la dirección y de otras unidades administrativas de la institución, para informar, informarse y desanclar programas y proyectos relacionados con la administración de personal.

12. Capacitar en el tema de su competencia a personal de las coordinaciones de recursos humanos o personal de las instituciones del Ministerio.

13. Asistir por delegación del Director, a reuniones que se relacionen con la aplicación de personal.


Funciones Coordinación de Reclutamiento y Selección

1. Supervisar el desempeño de los analistas a su cargo.

2. Coordinar y apoyar en el análisis de la curricula de las personas que aplican a las plazas

vacantes en el Despacho Ministerial del Ministerio de Gobernación y sus Dependencias, según se requiera.

3. Coordinar y realizar las entrevistas de selección de personal a los candidatos.

4. Programar y coordinar entrevistas entre los candidatos seleccionados y jefes que han solicitado su integración previa a finalizar el proceso.

5. Elaborar informes de entrevista e investigar referencias personales y laborales de los aplicantes y evaluar el proceso.

6. Revisar los informes y documentos elaborados por el personal a su cargo.

7. Elaborar oficios de propuesta o información al Viceministro Administrativo para su aprobación o instrucción, previo a la contratación de la persona seleccionada.

8. Coordinar la notificación a los jefes de cada dependencia sobre la(s) persona(s) que serán contratadas y elaborar la carta de nombramiento.





9. Coordinar la recopilación de la papelería necesaria previo a remitir, a donde corresponda, el expediente de la persona seleccionada.

10. Diseñar e implementar mejoras en el proceso de selección de personal para el Despacho Ministerial del Ministerio de Gobernación y en apoyo a otras dependencias, según instrucciones del Subdirector o el Director de Recursos Humanos.

11. Participar en el diseño e implementación del proyecto de administración de recursos humanos del Ministerio de Gobernación.

12. Elaborar informes especiales a solicitud de su jefe inmediato superior.


Funciones Coordinación de Asuntos Administrativos de Personal

1. Coordinar con las jefaturas de recursos humanos de las instituciones ministeriales, el

cumplimiento de normas y procedimientos que regulan las acciones de personal de la administración de recursos humanos en la Administración Pública.

2. Supervisar el adecuado cumplimiento de las disposiciones legales relacionadas con acciones y movimientos de personal que son competencia de la institución.

3. Supervisar que el sistema de registro de acciones de personal, este actualizado con el fin de proporcionar en forma inmediata y confiable la información que requieran los usuarios.

4. Elaborar el programa anual de movimientos de personal de los órganos de la Dirección Superior y dirigir su elaboración en las dependencias.

5. Asesorar al Director de Recursos Humanos en materia de acciones de personal.

6. Coordinar y supervisar la actualización de la base de datos del personal en cuanto a las plazas existentes, suspendidas y vacantes de los diferentes renglones presupuestarios de la Dirección Superior y sus dependencias.

7. Gestionar ante la Oficina Nacional de Servicio Civil, la formalización de las acciones de movimiento de personal realizadas por el Ministerio.

8. Resolver asuntos técnicos y formatos auxiliares que se requieran para la gestión de personal.





9. Aprobar documentos técnicos y formatos auxiliares que se requieran para la gestión de personal.

10. Desarrollar actividades conjuntas con personal técnico y profesional, que le sean ordenadas por el Director de Recursos Humanos o que sean producto de las necesidades de coordinación de procesos de trabajo.

11. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas y participa en la elaboración de la memoria anual de la Dirección de Recursos Humanos.

12. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior. Funciones Coordinación de Sueldos y Salarios 1. Dar seguimiento a la búsqueda de notas de crédito originarias por sueldos reintegrados al

Fondo Común en el Ministerio de Finanzas Públicas.

2. Revisar los procedimientos para los cálculos aritméticos realizados por cada uno de los analistas del departamento.

3. Verificar la exactitud de los datos consignados por el analista de descuentos judiciales.

4. Establecer comunicación vía telefónica, con El Crédito Hipotecario Nacional y el Banco de Desarrollo Rural, S.A. para la integración del monto de las notas de crédito por reintegros al fondo común.

5. Supervisar transferencias de fondos a Banrural en concepto de descuentos judiciales.

6. Programar mensualmente las actividades a desarrollarse en el Departamento.

7. Realizar informe de las actividades que se realizan cada mes en el Departamento.

8. Orientar y asistir a los analistas autorizadores de sueldos en el ingreso de Cuadros de Movimiento de Personal en el sistema de nómina.

9. Asistir a reuniones a diferentes dependencias del Ministerio de Gobernación.






Funciones Coordinación de Capacitación

1. Planear, coordinar y evaluar los programas de capacitación del Ministerio, con base a las

necesidades de las unidades administrativas, así como en las prioridades y objetivos institucionales.

2. Planear, dirigir y supervisar la detección de necesidades de capacitación de las distintas unidades administrativas.

3. Coordinar los apoyos interinstitucionales que se requieran para la planeación, preparación, ejecución y evaluación de los cursos de capacitación.

4. Realizar la inducción al personal de primer ingreso de la Dirección Superior.

5. Coordinar las actividades logísticas para la ejecución de cursos y eventos de capacitación; proporcionando material de apoyo, diplomas y/o reconocimientos.

6. Dar seguimiento y verificar el cumplimiento del programa de capacitación institucional.

7. Asistir a reuniones que realiza el Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-, específicamente al Sistema Nacional de Formación y Capacitación u otras para las cuales sea designado.

8. Otras que le asigne el jefe inmediato superior.

Funciones Coordinación de Desarrollo Laboral

1. Planear, diseñar, dirigir y evaluar programas de desarrollo y clima organizacional

encaminados a mejorar las condiciones laborales del personal de la Dirección Superior.

2. Efectuar estudios para la implementación de programas de sucesión y carrera administrativa en la Dirección Superior.

3. Apoyar a las unidades de recursos humanos de las dependencias del Ministerio de Gobernación en los procesos de implementación de programas de desarrollo y clima organizacional.

4. Desarrollar estudios de clima y cultura organizacional con la finalidad de mejorar las condiciones y la productividad del Ministerio.





5. Planificar, diseñar, ejecutar y supervisar los procesos de evaluación del desempeño laboral de los trabajadores del Ministerio.

6. Otras que le asigne el jefe inmediato superior.

Funciones Coordinación de Salud Integral

1. Diseñar e implementar planes, programas y proyectos médicos orientados a mejorar la

calidad de vida de las personas que prestan sus servicios a la Dirección Superior.

2. Planificar y coordinar los servicios de salud en las diferentes dependencias del Ministerio de Gobernación.

3. Coordinar y desarrollar programas y proyectos orientados a mejorar el servicio de salud para las personas que prestan sus servicios al Ministerio de Gobernación promoviendo su bienestar físico, mental y social.

4. Evaluar e identificar las necesidades de salud de las personas que prestan sus servicios al Ministerio de Gobernación que permitan desarrollar estrategias integrales de prevención.

5. Brindar atención médica a las personas que prestan sus servicios a la Dirección Superior, atendiendo las emergencias que se presenten.

6. Otras que le asigne el jefe inmediato superior. Dirección de Informática

Velar por que el Ministerio cuente con sistemas de información y bases de datos que le permitan un desempeño eficaz de sus funciones.

Asegurar la disponibilidad continua y oportuna de toda la información necesaria para el adecuado funcionamiento del Ministerio, sus órganos y dependencias.

Asegurar la integración de los sistemas de información del Ministerio con otros sistemas nacionales o internacionales.

Garantizar la seguridad e integridad de la información contenida en las bases de datos electrónicas.

Promover y apoyar la optimización de procesos operativos, mediante la implementación de soluciones tecnológicas.





Brindar el apoyo técnico, en el área de su competencia, a todo el personal del Ministerio, sus órganos y dependencias.

Promover o impartir cursos de inducción y actualización, en el área de su competencia, al personal del Ministerio.

Promover la realización de auditorías internas en los programas, equipos y procesos de tecnología e informática, a través de la Dirección de Auditoría Interna.

Estructura Organizacional

Para el cumplimiento de sus funciones, la Dirección de Informática, se organiza de la siguiente forma:

Dirección

Coordinación de Integración de Sistemas

Coordinación de Redes y Telecomunicaciones

Coordinación de Hardware y Software

Organigrama Dirección de Informática

Coordinación de

Integración de Sistemas

Dirección de

Informática

Coordinación

de Redes y

Telecomunicaciones


DIRECCION DE INFORMATICA

Coordinación de

Hardware y Software

Despacho

Ministerial

Organigrama


REGLAMENTO INTERNO








1. Proponer y promover la modernización y automatización de procedimientos orientados a la atención y servicio de la ciudadanía en general.

2. Validar y autorizar manuales que sean necesarios para capacitación de usuarios y técnicos en el uso de herramientas informáticas del Ministerio, así como los relativos a la organización y funcionamiento de su sección.

3. Proponer y ejecutar la automatización de procesos y procedimientos del Ministerio y sus Direcciones, considerando primariamente la aplicación de productos existentes en el mercado.

4. Asesorar a las distintas unidades administrativas, operativas y logísticas, en la identificación, ubicación y evaluación de recursos tecnológicos para usos específicos.

5. Aprobar y proponer a las autoridades del Ministerio de Gobernación y Direcciones Generales, los planes, proyectos y presupuestos de adquisición, actualización y renovación de insumos, equipos, recursos y servicios tecnológicos para la administración de información y de comunicaciones tangibles e intangibles.

6. Aprobar y garantizar el cumplimiento de políticas y medidas de seguridad física y lógica necesarias, para el adecuado funcionamiento de los recursos tecnológicos tangibles e intangibles.

7. Definir y actualizar los estándares a utilizar para el desarrollo de aplicaciones informáticas internas.

8. Monitorear y aprobar, los proyectos de presupuestos de requerimientos, insumos o servicios tecnológicos informáticos y de insumos de las Direcciones Generales.

9. Proponer a Recursos Humanos del Ministerio o en su caso de la Dirección General el Reglamento para el uso adecuado de recursos tecnológicos y buena práctica de políticas de seguridad.

10. Definir y actualizar las políticas de resguardo y restauración de información almacenada en medios magnéticos.

11. Aprobar e institucionalizar, los manuales que sean necesarios para capacitación de usuarios y técnicos en el uso de herramientas informáticas del Ministerio, así como los relativos a la organización y funcionamiento de su sección.





12. Aprobar los programas de capacitación y adiestramiento a técnicos y usuarios de los recursos informáticos de comunicaciones y de procesos de automatización ante entidades de la Administración de Justicia y de otras instituciones de Gobierno.

13. Coordinar con la Unidad de Planificación del Ministerio de Gobernación, en la propuesta de proyectos específicos a su función para su presupuestación.


Funciones Coordinación de Integración de Sistemas

1. Elaborar y monitorear el cumplimiento de los planes de trabajo relacionados con el

desarrollo e integración de sistemas de información.

2. Dar soporte a los usuarios de los sistemas de información existentes en el Ministerio.

3. Elaborar, revisar y actualizar constantemente de los documentos de procedimientos y estándares para el diseño, desarrollo y mantenimiento de bases de datos y aplicaciones de software propios del Ministerio.

4. Elaborar, revisar y actualizar el inventario de aplicaciones de software y bases de datos existentes en las diferentes dependencias del Ministerio.

5. Asegurar la disponibilidad de los sistemas de información del Ministerio y la correcta interacción con los sistemas de las dependencias.

6. Evaluar y proponer mejoras de las aplicaciones de software existentes.

7. Coordinar los planes de capacitación en temas de tecnología de información dirigidos a usuarios finales, desarrolladores, entre otros.

8. Determinar y gestionar en coordinación con la Dirección, la adquisición de HW/SW y servicios necesarios para cumplir con las actividades de integración de sistemas, desde su inicio, hasta su puesta en producción y posterior mantenimiento.






Funciones Coordinación de Redes y Telecomunicaciones

1. Elaborar metas y proponer planes para el administrador y técnicos de redes y

telecomunicaciones, a corto, mediano y largo plazo.

2. Coordinar las actividades del personal a su cargo.

3. Supervisar la implementación y desarrollo de los proyectos de redes y telecomunicaciones.

4. Supervisar las funciones de mantenimiento y actualización de la infraestructura de redes y telecomunicaciones.

5. Realizar las actividades necesarias para garantizar la seguridad lógica y física, perimetral e interna de las redes de la institución.

6. Definir políticas de seguridad, interconexión, utilización, adquisición y gestión del hardware,

software, e infraestructura necesarios para soportar la demanda de transporte de voz, datos y video; de forma eficiente, segura y confiable, de manera coordinadora con la coordinación de integración de sistemas, y de Hardware y Software.


Funciones Coordinación de Hardware y Software

1. Asesorar e inducir a usuarios sobre el uso de equipo, materiales y software, conforme

instructivos.

2. Supervisar y/o proveer mantenimiento preventivo al equipo de computación con base a especificaciones del fabricante.

3. Proveer mantenimiento correctivo a equipo de cómputo y periféricos de usuario final.

4. Resolver problemas de bases de datos o enlaces con los servidores.

5. Realzar instalaciones de programas, antivirus, entre otros.

6. Establecer los mecanismos de protección y conservación de la información contenida en los equipos de computación.

7. Instalar/configurar equipo de cómputo y periféricos.





8. Instalar teléfonos a la red correspondiente.


Dirección de Servicios Administrativos y Financieros

Coordinar, ejecutar y registrar todas las acciones que corresponden a los procesos de formulación, programación, ejecución y liquidación del presupuesto asignado a la Dirección Superior.

Emitir informes financiero-contables, al Despacho Ministerial, a la Unidad de Administración Financiera, a la Unidad de Auditoría Interna, a la Contraloría General de Cuentas y otras dependencias que lo soliciten.

Velar por el adecuado registro en el Sistema de Gestión -SIGES- de los compromisos de pagos, de devengado y registro contables de la dependencia, conforme a las disposiciones del Ministerio de Finanzas Públicas y de la Unidad de Administración Financiera.

Administrar el sistema de adquisiciones y compras de la Dirección Superior.

Administrar y facilitar la logística documental interna que ingrese o egrese del Despacho Ministerial.

Atender las solicitudes presentadas por los habitantes de la República y tramitarlas conforme al procedimiento administrativo que corresponda.

Recibir, registrar, clasificar, atender y dar seguimiento y egreso de expedientes que requieren acciones de despacho, formulando providencias de trámite, resoluciones, oficios y otros documentos pertinentes que agilicen los asuntos ministeriales velando porque se dé el trámite correcto y cuidado que estén debidamente ordenados y revisados, así como que tengan los antecedentes e informes que sean necesarios.

Elaborar Acuerdos y resoluciones ministeriales, y actas administrativas, conforme los lineamientos emitidos por el Despacho Ministerial, cumpliendo con todo el procedimiento legal que a cada caso corresponda.

Autenticar y certificar administrativamente documentos oficiales y otros que por ley lo requieran.

Refrendar las providencias de trámite que se emitan.

Administrar el Archivo General del Ministerio.






Para el cumplimiento de sus funciones, la Dirección de Servicios Administrativos y Financieros, se organiza de la siguiente forma:

Dirección Subdirección Financiera

Coordinación de Contabilidad Coordinación de Presupuesto Coordinación de Tesorería

Subdirección Administrativa

Coordinación de Compras Coordinación de Almacén e Inventarios

Departamento de Almacén Departamento de Inventarios

Coordinación de Servicios Generales Coordinación de Transportes Coordinación de Registro y Trámite

Departamento de Receptoría e Información Departamento de Archivo General

Coordinación Supervisora de Procesos de Contrataciones





Organigrama Dirección de Servicios Administrativos y Financieros

Subdirección

Financiera

Dirección de Servicios

Administrativos y Financieros

Coordinación

de Contabilidad

Coordinación

de Presupuesto

Subdirección

Administrativa


DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

Coordinación

de Tesorería

Coordinación

de Registro y Trámite

Departamento de

Receptoría e Información

Departamento

de Archivo General

Coordinación

de Compras

Coordinación

de Almacén e Inventarios

Coordinación

de Servicios Generales

Despacho

Ministerial

Organigrama

Enero 2014




REGLAMENTO INTERNO



Coordinación de

Transportes

Departamento de

Inventarios

Departamento de Almacén

Coordinación Supervisora

de Procesos de

Contrataciones


1. Administrar el presupuesto de las distintas, Direcciones, Departamentos y Unidades que

conforman la Dirección Superior del Ministerio de Gobernación. 2. Monitorear, supervisar y evaluar los procesos de adquisiciones y compras propias de la

Dirección Superior y de los órganos que la comprenden. 3. Coordinar y supervisar la adecuada realización de los gastos necesarios y de su unificación

al final de cada período para presentarlo a las autoridades correspondientes. 4. Coordinar, planificar y programar las actividades de los subsistemas del Presupuesto,

Contabilidad y Tesorería de la Dirección Superior del Ministerio. 5. Coordinar y supervisar la programación y ejecución de presupuestaria mensual y trimestral

para el cierre correspondiente.





6. Coordinar y dar seguimiento al proceso de pago de prestaciones, según dictámenes de la Oficina Nacional de Servicio Civil, Ministerio de Finanzas, Juzgados y otros.

7. Coordinar y supervisar la elaboración de informes a las entidades fiscalizadoras (UDAI,

Contraloría General de Cuentas). 8. Coordinar y dirigir los servicios de recepción de documentación y gestión tramites de los

servicios que se ofrecen a la ciudadanía. 9. Dirigir, supervisar y evaluar el sistema de Archivo General. 10. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.

Funciones Subdirección Financiera

1. Coordinar los procesos de formulación, programación, ejecución y liquidación del

presupuesto de egresos asignados para las actividades centrales del Ministerio de Gobernación.

2. Coordinar para que se efectúen los pagos por servicios personales, servicios no personales, de materiales y suministros y equipos.

3. Coordinar que se efectúen los pagos de prestaciones laborales y sentencias judiciales.

4. Coordinar los procedimientos de pago en lo que respecta a ordenes de compromiso y devengado, cheques de fondo rotativo o caja chica.

5. Coordinar, supervisar el registro y pago de los dictámenes y expedientes emanados de la oficina nacional del servicio civil referente a prestaciones laborales.

6. Coordinar, supervisar el registro y pago de los expedientes emanados de los tribunales competentes referente a salarios dejados de percibir.

7. Supervisar las actividades que se realzan en las unidades de presupuesto, contabilidad y tesorería de la Dirección de Servicios Administrativos y Financieros del Ministerio de Gobernación.






Funciones Coordinación de Contabilidad

1. Coordinar y supervisar las revisiones de la documentación de ingresos y egresos de los

recursos financieros.

2. Supervisión de las operaciones de ingresos y egresos en las cajas fiscales así como el desglose de saldos y envío a donde corresponde.

3. Organizar de conformidad a su renglón presupuestario, actividad y fuente de financiamiento

los documentos pagados por medio de fondo rotativo o acreditamiento a cuenta por medio del sistema SIGES y SICOIN WEB.

4. Coordinar el ingreso de órdenes de pago a la unidad de administración financiera UDAF.

5. Coordinar y supervisar la verificación del estado en que se encuentra las órdenes de compra y fondo rotativo en el sistema SICOIN y SIGES WEB.

6. Supervisar y ejecutar los descompromisos de fondos financieros que no se devengaran. 7. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.

Funciones Coordinación de Presupuesto

1. Coordinar y supervisar la elaboración y ejecución de los CUR de compromisos y devengado

en el sistema SIGES.

2. Coordinar y supervisar la recepción y clasificación de las facturas para ser operadas en las tarjetas presupuestarias conforme al renglón y fuente de financiamiento que corresponda.

3. Supervisar y revisar la documentación de soporte de pagos para la correcta afectación de renglones y de documentos de registro.

4. Plantear las transferencias necesarias ante la Unidad de Administración Financiera -UDAF- para su aprobación respectiva.

5. Coordinar y supervisar que se realicen las operaciones de créditos y débitos en las tarjetas presupuestarias para el control de saldos presupuestarios.

6. Coordinar que se realicen las liquidaciones de orden de compra.





7. Analizar el comportamiento de gastos para efectuar oportunamente la operación de transferencias presupuestarias y financieras.

8. Realizar análisis de los gastos mensuales para solicitar en programaciones trimestrales para cajas mensuales.

9. Coordinar las programaciones y reprogramaciones trimestrales para cajas mensuales. 10. Supervisar y revisar informes sobre la ejecución presupuestaria para su presentación a

donde corresponda.

11. Coordinar la elaboración del anteproyecto de presupuesto para cada año fiscal. 12. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.

Funciones Coordinación de Tesorería

1. Coordinar y supervisar la recepción de facturas, autorizadas por las autoridades respectivas

para el trámite de pago por medio de cheque del fondo rotativo. 2. Coordinar la ejecución y elaboración cheques con sus respectivos vouchers.

3. Efectuar los registros diarios por los ingresos y egresos del fondo rotativo en el libro auxiliar

y libro de hojas movibles autorizado por la contraloría de cuentas.

4. Coordinar y supervisar los informes de cheques emitidos en forma semanal y mensual del fondo rotativo.

5. Coordinar y supervisar el control, cálculos y manejo de planillas para pago de viáticos del

personal de seguridad asignados a funcionario y ex funcionarios del Ministerio de Gobernación.

6. Atención personalizada a proveedores, referente a pagos por medio de cheque de fondo rotativo.






Funciones Subdirección Administrativa 1. Coordinar todo lo que se refiere a la recepción, trámite, archivo, autenticación, y manejo

adecuado de la correspondencia oficial y asuntos legales que ingresan a la Dirección Superior del Ministerio.

2. Ser enlace entre los Despachos Ministeriales y Viceministeriales con las demás

dependencias del Ministerio en los servicios de trámite ciudadano. 3. Refrendar la firma del Ministro y de los Viceministros cuando funjan como encargados del

Despacho. 4. Realizar la propuesta de resolución de los trámites administrativos planteados a la Dirección

Superior del Ministerio de Gobernación y de los proyectos de acuerdos que den fin a los trámites administrativos.

5. Coordinar, ejecutar y organizar el plan de compras anual y supervisión de los procesos de

compra directos de la Dirección Superior del Ministerio de Gobernación. 6. Coordinar y supervisar las acciones de la Coordinación de Almacén e Inventario de la

Dirección Superior del Ministerio de Gobernación, de conformidad con lo que para el efecto señalan los preceptos legales.

7. Coordinar, supervisar y ejecutar los procesos y procedimientos de higiene, limpieza,

mantenimiento y equipamiento de la Coordinación de Servicios Generales del Palacio de Gobernación.


Funciones Coordinación de Compras

1. Cotizar suministros de productos, equipos y servicios para realizar compras por medio de

compra directa para las oficinas del Palacio de Gobernación.

2. Realizar análisis comparativo de precios para la compra de productos o equipos por medio de compra directa.

3. Verificar el proceso de compra de productos, verificando la calidad de los mismos en beneficio de este Ministerio y el pago a los proveedores finalizado el proceso de entregar.





4. Llevar el control de servicios contratados para el funcionamiento de las diferentes oficinas de la Dirección Superior.

5. Colaborar en la elaboración del plan de compras anual.

6. Dar seguimiento a las solicitudes para el servicio y mantenimiento de los diferentes equipos, así como la verificación que el servicio sea prestado eficazmente.

7. Elaboración de estadísticas anuales de compras y pagos por servicios.

8. Elaboración de pedidos y remesas para adquisición de suministro de almacén.

9. Realizar cotizaciones de compras directas a través del sistema Guatecompras.

10. Gestionar el pago a los proveedores por las compras efectuadas del fondo rotativo o caja chica.


Funciones Coordinación de Almacén e Inventarios

1. Administrar y coordinar el almacén e inventario de las oficinas ubicadas en el Palacio del

Ministerio de Gobernación.

2. Autorizar requisiciones de almacén y certificadora de inventarios.

3. Coordinar y supervisar la suscripción de actas por altas de inventarios fungibles y de activos muebles.

4. Coordinar y supervisar los procedimientos para medir la rotación de inventarios y revisar la actualización de tarjetas de responsabilidad.

5. Coordinar y verificar la solicitud de pedidos y remesas para surtir el almacén, así como para distribuir los insumos necesarios a lo interno de la Dirección Superior.

6. Supervisar los inventarios físicos y determinar muestras a ser inventariadas. 7. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.





Funciones Departamento de Almacén

1. Administrar y coordinar la prestación de insumos que sean necesarios para el correcto

funcionamiento de la Dirección superior del Ministerio de Gobernación.

2. Coordinar y verificar la solicitud de pedidos y remesas para surtir el almacén, así como para distribuir los insumos necesarios a lo interno de la Dirección Superior del Ministerio de Gobernación.


Funciones Departamento de Inventarios 1. Administrar y coordinar el Inventario de los bienes propiedad o asignados a la Dirección

Superior del Ministerio de Gobernación.

2. Coordinar y supervisar la suscripción de actas por altas de inventarios fungibles y de activos muebles.

3. Coordinar y verificar los procedimientos para medir la rotación de inventarios y revisar la actualización de tarjetas de responsabilidad.

4. Supervisar los inventarios físicos y determinar muestras a ser inventariadas.

5. Coordinar y supervisar el registro de bienes en el Sistema de Contabilidad Integrada –

SICOIN WEB-.


Funciones Coordinación de Servicios Generales

1. Proponer normas de uso, preservación y observación del Palacio de Gobernación.

2. Supervisar y delegar todos los procedimientos relacionados con higiene, limpieza,

desinfección y ornato del Palacio de Gobernación. 3. Verificar que los pisos, paredes, ventanas y servicios sanitarios del edificio en general estén

en adecuadas condiciones de limpieza y funcionamiento.





4. Monitorear el cumplimiento de normas de adecuados hábitos higiénicos del personal que ocupa las instalaciones.

5. Supervisar la utilización adecuada de los utensilios, herramientas, equipos y enseres de trabajo.

6. Controlar el abastecimiento de la provisión de jabón, toallas, lavamanos, basureros, etc.

7. Controlar las infestaciones, maleza, drenajes, manejo y disposición de desechos. 8. Realizar inspecciones y muestreos periódicos según programa de higiene.

9. Realizar informes sobre supervisión de trabajos de restauración y mantenimiento del edificio. 10. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.

Funciones Coordinación de Transportes

1. Realizar las acciones necesarias para salvaguardar el parque vehicular. 2. Vigilar que las direcciones, funcionarios o ex funcionarios que tengan vehículos asignados,

cumplan con el programa de servicios y mantenimiento. 3. Emitir dictamen técnico, respecto de la adquisición y desincorporación de vehículos, que

integran el parque vehicular de la Dirección Superior del Ministerio de Gobernación. 4. Llevar un expediente por cada uno de los vehículos, que contendría como mínimo fotocopia

de la factura y/o documento que ampare su legal posesión o propiedad; de la tarjeta de circulación, de la póliza del seguro vigente; comprobante del pago del impuesto de circulación de vehículos de cada ejercicio fiscal.

5. Elaborar una bitácora de las reparaciones y servicios que se presten a cada uno de los

vehículos, señalando la naturaleza y el costo de la misma. 6. Llevar el control de asignación vehicular, por medio de acta en la que se identifique

plenamente a la persona responsable del vehículo asignado. 7. Coordinar los servicios de los pilotos para el cumplimiento de comisiones oficiales. 8. Otras inherentes que sean asignadas por su superior jerárquico.





Funciones Coordinación de Registro y Trámite

1. Coordinar y supervisar el control, clasificación y archivo de los documentos oficiales y

expedientes administrativos del Ministerio.

2. Supervisar el buen funcionamiento del Archivo General.

3. Coordinar y dirigir la elaboración de la autenticación de documentos oficiales antecedentes policíacos, partidas de nacimiento, de defunción, certificaciones de matrimonio, movimientos migratorios y su firma correspondiente.

4. Gestionar ante el Despacho Ministerial y otras Direcciones los servicios de trámite.

5. Coordinar y controlar las asignaciones de notarios en representación del Ministerio de Gobernación en las promociones autorizadas por la Gobernación Departamental de Guatemala.


Funciones Departamento de Receptoría e Información

1. Coordinar la distribución de la documentación que ingresa al Despacho Ministerial del


2. Coordinar la clasificación y asignación de registro de los expedientes administrativos del Despacho Ministerial.

3. Verificar la correcta notificación de las resoluciones definitivas y de trámites de los expedientes administrativos de la Dirección Superior.

4. Coordinar las actividades de recepción de llamadas y mensajes que ingresan a la Planta Telefónica.

5. Coordinar los servicios de atención a la ciudadanía de ventanillas.

6. Supervisar y Monitorear la clasificación, registro y traslado de los expedientes administrativos.






Funciones Departamento de Archivo General

1. Coordinar la clasificación de la documentación de los Expedientes Administrativos con

trámite finalizado, de los cuales procede su Archivo.

2. Verificar el correcto mantenimiento de los expedientes cargados al Archivo, velando por su conservación y seguridad.

3. Coordinar la base de datos de los expedientes que se encuentren en el archivo general del Ministerio de Gobernación.

4. Monitorear la recepción de expedientes y la entrega de certificaciones.

5. Custodiar los libros de Archivo que contienen los Acuerdos Ministeriales y Gubernativos relacionados con el Ministerio de Gobernación.


Funciones Coordinación Supervisora de Procesos de Contrataciones

1. Asesorar al personal de la Dirección Superior y de las distintas dependencias del Ministerio

de Gobernación, en la conformación de expedientes relacionados, con observancia del procedimiento a seguir y normativa a seguir, en el desarrollo de procesos de licitación, cotización o los casos de excepción contemplados por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

2. Revisar en sus diferentes fases los expedientes de eventos de licitación, cotización o casos de excepción que se desarrollen en la Dirección Superior y en las distintas dependencias del Ministerio de Gobernación, efectuando las observaciones y recomendaciones correspondientes.

3. Elaborar proyectos de resoluciones administrativas concernientes a las distintas fases de los

procesos de licitación, cotización o casos de excepción que estén en trámite en la Dirección Superior del Ministerio de Gobernación y en sus dependencias.

4. Resolver consultas y capacitar personal del Ministerio de Gobernación y de sus

dependencias, en relación a los procesos de licitación, cotización o casos de excepción.

5. Otras que le sean asignadas por la autoridad inmediata superior.





ORGANOS DE APOYO TECNICO Dirección de Asuntos Jurídicos

Asesorar a la Dirección Superior en la elaboración de proyectos de reglamentos, acuerdos, órdenes, convenios y otros instrumentos de carácter legal.

Revisar y elaborar proyectos de iniciativa de ley relacionados con la materia de su ramo.

Emitir los dictámenes u opiniones jurídico legales que le sean solicitadas por los Despachos Ministerial y Viceministerial, así como por otras dependencias o instituciones públicas.

En su carácter de órgano asesor en el área legal, le corresponde evacuar las audiencias que con ocasión de la interposición de medios de impugnación administrativa promuevan los interesados.

Emitir dictámenes dentro de la sustanciación de los expedientes que se tramitan en el Ministerio, en atención al derecho de petición de los habitantes de la República.

Orientar a los peticionarios en los diferentes asuntos que tramitan ante el Ministerio.

Ejercer la dirección y procuración profesional en los procesos judiciales y del Ministerio Público, en que figure como interesado el Ministerio.

Ejercer supervisión sobre la Unidad de Búsqueda y Recuperación de Vehículos Robados, Hurtados, Apropiados o Retenidos lícita o indebidamente, de conformidad con los convenios suscritos por Guatemala.


Para el cumplimiento de sus funciones, la Dirección de Asuntos Jurídicos, se organiza de la siguiente forma:

Dirección


Coordinación Administrativa Sustantiva

Coordinación Administrativa Procedimental

Coordinación Procesal Jurisdiccional

Coordinación de Recuperación y Devolución de Vehículos Robados





Organigrama Dirección de Asuntos Jurídicos


Dirección de

Asuntos Jurídicos

Coordinación

Administrativa

Procedimental

Coordinación

Administrativa Sustantiva


DIRECCION DE ASUNTOS JURÍDICOS

Coordinación

Procesal Jurisdiccional

Coordinación

de Recuperación y

Devolución de Vehículos

Robados

Organigrama


REGLAMENTO INTERNO



Despacho

Ministerial


1. Gestionar procesos jurídicos o judiciales ante las instituciones respectivas como la Corte de

Constitucionalidad, Corte Suprema de Justicia Salas de la Corte de Apelaciones y Tribunales ordinarios.

2. Dirigir y participar en los procesos relacionados a la propuesta de iniciativas o reforma de

Leyes competencia y aplicación de las funciones del Ministerio de Gobernación. 3. Dirigir y normar el funcionamiento de los procesos jurídicos de las Dependencias del

Ministerio de Gobernación. 4. Proponer proyectos de leyes, reglamentos, dictámenes definitivos y otras disposiciones de

tipo legal que le fueran solicitadas por las Autoridades Superiores. 5. Brindar orientación legal y técnica al Ministro y Viceministros en el ejercicio de sus

funciones.





6. Revisar y estudiar todos los expedientes que son trasladados con Dictamen previo o definitivo a la Asesoría Jurídica para su enmienda modificación o aprobación.

7. Emitir dictámenes y evacuar consultas de carácter legal conforme a las leyes vigentes. 8. Dirigir el trabajo del personal a su cargo (Asesores, Auxiliares, Procuradores y personal de

apoyo). 9. Brindar asesoría e información personalizada a funcionarios y servidores públicos de las

diferentes Dependencias del Ministerio para resolver dudas que tengan sobre el trámite de sus asuntos.

10. Asistir a foros, seminarios, talleres o grupos de trabajo nacionales e internacionales en

representación del Ministerio de Gobernación. 11. Elaborar informes, reportes y dictámenes solicitados por la autoridad superior. 12. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.

Funciones Coordinación Laboral

1. Emitir dictámenes y evacuar consultas de carácter legal conforme a las leyes vigentes y

aspectos doctrinarios.

2. Elaborar proyectos de leyes, reglamentos, dictámenes definitivos y otras disposiciones de tipo legal que le fueran solicitadas.

3. Analizar, evaluar y opinar sobre expedientes que las Dependencias del Ministerio de Gobernación remiten a la Dirección de Asesoría Jurídica.

4. Resolver todo tipo de consultas sobres aspectos legales.

5. Evacuar audiencias en el ámbito judicial.

6. Asistir en representación de la Dirección de Asesoría Jurídica del Ministerio de Gobernación a mesas de diálogo y talleres o seminarios relacionados con el área jurídica.






Funciones Coordinación Administrativa Sustantiva

1. Elaborar y revisar iniciativas de ley, con dictamen y exposición de motivos.

2. Elaborar o revisar proyectos de acuerdo gubernativo, con dictamen y exposición de motivos.

3. Elaborar y revisar proyectos de acuerdos ministeriales.

4. Emitir dictamen u opinión sobre expedientes de transferencia de competencia de

administración de tránsito a los municipios, creación de municipios.

5. Atender y asesorar a gobernadores departamentales y funcionarios relacionados a sus funciones sobre temas competentes al Ministerio de Gobernación.

6. Atender a personas particulares o representantes de organizaciones ciudadanas sobre el trámite de sus expedientes.


Funciones Coordinación Administrativa Procedimental

1. Emitir dictámenes y evacuar consultas de carácter legal conforme a las leyes vigentes y

aspectos doctrinarios.

2. Elaborar proyectos de leyes, reglamentos, dictámenes definitivos y otras disposiciones de tipo legal que le fueran solicitadas.

3. Analizar, evaluar y opinar sobre los expedientes que las Dependencias del Ministerio de Gobernación remite a la Dirección de Asesoría Jurídica.

4. Resolver todo tipo de consultas sobres aspectos legales.

5. Evacuar audiencias ante la interposición de recursos administrativos derivadas de la Ley de lo Contencioso.

6. Asistir en representación de la Dirección de Asesoría Jurídica del Ministerio de Gobernación a mesas de diálogo y talleres o seminarios relacionados con el área jurídica.






Funciones Coordinación Procesal Jurisdiccional

1. Evaluar y emitir dictamen de expedientes de primer ingreso para la creación de entidades de

seguridad privada.

2. Monitorear el proceso de expedientes en trámite para la resolución ministerial de

autorización de funcionamiento de las entidades de seguridad privada.

3. Atender y dictaminar sobre las solicitudes de procesos de evaluación, modificaciones y

actualizaciones de expedientes de las entidades de seguridad privada.


1 al 3 *Debido a la aprobación del Decreto No. 52-2010 “Ley que regula los servicios de seguridad

privada”, publicado el 22 de diciembre de 2010, todo lo relacionado con los numerales 1 al 3 lo realiza la

Dirección General de Servicios de Seguridad Privada.

Funciones Coordinación de Recuperación y Devolución de Vehículos Robados

1. Tramitar la devolución de los vehículos extranjeros consignados en territorio guatemalteco

ante el Ministerio Público y/o Juzgados Penales de la República.

2. Certificar la documentación por medio de la cual se acredita la propiedad de los vehículos guatemaltecos consignados en territorio extranjero a efecto de evitar los pases de ley.

3. Evacuar consultas de Autoridades Centrales de México, Centro América y Estados Unidos.

4. Ubicar los vehículos con reporte de robo en México, Centro América y Estados Unidos.

5. Entregar y devolver vehículos a propietarios extranjeros, suscribieron acta administrativo entre ambas partes.

6. Solicitar información a dependencias y/o instituciones para la ubicación de propietarios y vehículos.






Escribanía de Cámara y de Gobierno

Autorizar los instrumentos públicos que documenten los actos o contratos que sean ordenados a través de Acuerdo Ministerial o Acuerdo Gubernativo.

Prestar asesoría al Estado, sus entidades autónomas y descentralizadas en todos los actos y contratos sometidos a su consideración, sobre los negocios jurídicos a celebrar.

Analizar, revisar y aprobar todos los documentos que conforman los expedientes que ingresan a la dependencia.

Organigrama Escribanía de Cámara y de Gobierno

Escribanía de Cámara

y de Gobierno


ESCRIBANIA DE CAMARA Y DE GOBIERNO

Despacho

Ministerial

Organigrama


REGLAMENTO INTERNO



Funciones Escribanía de Cámara y de Gobierno

1. Autorizar las escrituras en que el Estado o sus instituciones adquieran derechos de cualquier

naturaleza sobre bienes inmuebles, ya sea como compradores, arrendatarios, usuarios, usufructuarios, etcétera de bienes inmuebles.

2. Autorizar los contratos de adjudicación de lotes a personas de escasos recursos en terrenos

nacionales en que interviene el Estado.





3. Autorizar los contratos de expropiación de terrenos para derecho de vía de todas las

carreteras de la República en que interviene el Estado. 4. Autorizar los mandatos generales, judiciales y especiales con representación que el Estado

o cualquiera de sus entidades otorgue. 5. Autorizar los contratos de fideicomisos públicos, modificaciones u otros relacionados con los

mismos. 6. Asesorar al Estado y sus entidades autónomas, semi-autónomas, centralizadas y

descentralizadas en todos los actos y contratos sometidos a su consideración sobre cualquier contrato que se pretenda celebrar.

7. Verificar que las partes contratantes sean efectivamente las titulares de derecho de acuerdo

a lo establecido en la legislación guatemalteca y califica la representación legal en los casos que se ejercite.

8. Elaborar y dar forma legal a los actos y contratos en que interviene el Estado, sus

instituciones y entidades, redactando los instrumentos correspondientes y revistiéndolos de certeza y seguridad jurídica.

9. Prever toda circunstancia que pueda acontecer en el futuro como consecuencia de la

celebración de aquellos actos y contratos autorizados por el Escribano de Cámara y de Gobierno.

10. Dirigir y coordinar los servicios de trámites y resolución de expedientes de medidas,

remedidas, denuncias de excesos, apeos, deslindes, divisiones, avivamiento de linderos y amojonamientos de inmuebles.







Administrar, coordinar, dirigir, supervisar, monitorear y evaluar el sistema de planificación estratégica y operativa del Ministerio.

Consolidar, analizar y dar seguimiento a la ejecución de los planes estratégicos y operativos de cada dependencia administrativa del Ministerio, así como coordinar y dar seguimiento al sistema de recolección, procesamiento y producción de información estadística para la toma de decisiones.

Dirigir y coordinar la elaboración de los planes operativos anuales y proyectos del Ministerio, así como su evaluación y seguimiento.

Coordinar con los respectivos entes administrativos, las normas internas para la programación de los recursos humanos, materiales y financieros del Ministerio.

Participar en el proceso de formulación, ejecución, seguimiento y evaluación del presupuesto del Ministerio.

Diseñar y desarrollar programas de capacitación y entrenamiento de los procesos de planificación estratégica y operativa anual, así como la coordinación para la modernización y tecnificación institucional.

Coordinar, evaluar, dictaminar, supervisar y dar seguimiento a los proyectos de infraestructura que se programe ejecutar con las distintas dependencias del Ministerio.

Diseñar y dirigir el sistema de organización y métodos del Ministerio.

Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar los procedimientos y acciones relacionados con cooperación técnica, material y financiera dirigidos al Ministerio, tanto nacional como internacional, dictaminando si es procedente o improcedente su aceptación y aprobación, debiendo sustentar debidamente las razones de la postura asumida.

Administrar y coordinar lo relacionado con la gestión ambiental del Ministerio, a fin de asegurar la inserción de los temas ambientales en el que hacer ministerial, de conformidad con lo establecido en el marco normativo legal relacionado.

Coordinar la elaboración de la memoria de labores anual del Ministerio.





Estructura Organizacional Para el cumplimiento de sus funciones, la Dirección de Planificación, se organiza de la siguiente forma:

Dirección

Coordinación de Estudios

Departamento de Planificación Estratégica

Departamento de Investigación Estratégica

Coordinación de Formulación y Seguimiento del Plan Operativo Anual

Departamento de Formulación y Monitoreo del Plan Operativo

Departamento de Evaluación y Análisis del Plan Operativo


Departamento de Desarrollo Institucional

Departamento de Procesos y Procedimientos

Departamento de Sistemas de Gestión

Coordinación de Proyectos de Infraestructura

Departamento de Diseño de Proyectos

Departamento de Supervisión de Infraestructura

Departamento de Costos y Presupuesto

Coordinación de Factibilidad de Proyectos

Departamento de Diagnóstico Situacional de Proyectos

Departamento de Formulación, Evaluación y Seguimiento de Proyectos

Coordinación de Cooperación

Departamento de Cooperación Internacional

Departamento de Cooperación Nacional e Interinstitucional

Coordinación de Gestión Ambiental

Departamento de Capacitación Ambiental

Departamento de Seguimiento Ambiental y Gestión de Riesgo





Organigrama Dirección de Planificación

Dirección de

Planificación

Coordinación de

Organización y Métodos

Coordinación

de Estudios


DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

Coordinación de

Proyectos

de Infraestructura

Coordinación de

Factibilidad de Proyectos

Coordinación de

Cooperación

Despacho

Ministerial

Organigrama





Departamento de

Planificación Estratégica

Departamento de

Investigación Estratégica

Coordinación de

Formulación y Seguimiento

del Plan Operativo Anual

Departamento de

Formulación y Monitoreo

del Plan Operativo

Departamento de

Evaluación y Análisis del

Plan Operativo

Departamento de Procesos

y Procedimientos

Departamento de Sistemas

de Gestión

Departamento de

Desarrollo Institucional

Departamento de

Supervisión de

Infraestructura

Departamento de Costos y

Presupuesto

Departamento de Diseño

de Proyectos

Departamento de

Diagnóstico Situacional de

Proyectos

Departamento de

Formulación, Evaluación y

Seguimiento de Proyectos

Coordinación de Gestión

Ambiental

Departamento de

Cooperación Internacional

Departamento de

Cooperación Nacional e

Interinstitucional

Departamento de

Capacitación Ambiental

Departamento de

Seguimiento Ambiental y

Gestión de Riesgo






1. Administrar, coordinar, dirigir, supervisar, monitorear y evaluar el sistema de planificación

estratégica y operativa del Ministerio.

2. Consolidar, analizar y dar seguimiento a la ejecución de los planes estratégicos y operativos de cada dependencia administrativa del Ministerio, así como coordinar y dar seguimiento al sistema de recolección, procesamiento y producción de información estadística para la toma de decisiones.

3. Dirigir y coordinar la elaboración de los planes operativos anuales y proyectos del Ministerio, así como su evaluación y seguimiento.

4. Coordinar con los respectivos entes administrativos, las normas internas para la programación de los recursos humanos, materiales y financieros del Ministerio.

5. Participar en el proceso de formulación, ejecución, seguimiento y evaluación del presupuesto del Ministerio.

6. Diseñar y desarrollar programas de capacitación y entrenamiento de los procesos de planificación estratégica y operativa anual, así como la coordinación para la modernización y tecnificación institucional.

7. Coordinar, evaluar, dictaminar, supervisar y dar seguimiento a los proyectos de infraestructura que se programen ejecutar con las distintas dependencias del Ministerio.

8. Diseñar y dirigir el sistema de organización y métodos del Ministerio.

9. Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar los procedimientos y acciones relacionados con cooperación técnica, material y financiera dirigidos al Ministerio, tanto nacional como internacional, dictaminando si es procedente o improcedente su aceptación y aprobación, debiendo sustentar debidamente las razones de la postura asumida.

10. Administrar y coordinar lo relacionado con la gestión ambiental del Ministerio, a fin de asegurar la inserción de los temas ambientales en el quehacer ministerial, de conformidad con lo establecido en el marco normativo legal relacionado.

11. Coordinar la elaboración de la memoria de labores anual del Ministerio.

12. Otras que le asigne el Despacho Superior y que se enmarquen dentro de su competencia.





Funciones Coordinación de Estudios

1. Coordinar el diseño y planificación de políticas institucionales en apoyo al Ministerio y sus dependencias.

2. Formular la metodología para la elaboración y actualización permanente del plan estratégico ministerial, sus planes, programas y proyectos.

3. Desarrollar diagnósticos, sistemas y modelos de investigaciones interactivas relacionadas

con planes, programas y proyectos que se ejecutan en todas las dependencias del Ministerio, que incidan en la seguridad y gobernabilidad del país.

4. Diseñar y ejecutar un sistema de investigación interactiva, orientado a la identificación de

temas relacionados con las competencias del Ministerio y formular acciones de previsión y prevención.

5. Desarrollar estudios específicos focalizando problemas puntuales que contribuyan a la generación del conocimiento para la toma de decisiones que fortalezcan y den sustento a los planes estratégicos.

6. Asesorar en la elaboración y ejecución de planes, programas y proyectos para velar por la

estandarización de los modelos en todas las dependencias del Ministerio de Gobernación. 7. Desarrollar planes de capacitación sobre metodologías y técnicas de diagnóstico e

investigación, planificación, monitoreo y evaluación. 8. Formar parte del staff de instructores del programa de capacitación de la Dirección de

Planificación. 9. Proporcionar apoyo y asistencia técnica para la elaboración de planes estratégicos y

planificaciones específicas a las dependencias del Ministerio de Gobernación. 10. Desarrollar análisis de ejecución física y financiera de corto plazo, con el fin de asegurar el

cumplimiento de los planes, programas y proyectos. 11. Mantener un sistema de evaluación y monitoreo de indicadores en la ejecución de los

planes, programas y proyectos. 12. Mantener un sistema de registro estadístico de variables que inciden en los temas de

seguridad y gobernabilidad. 13. Otras inherentes delegadas por el jefe inmediato y/o superior.





Funciones Departamento de Planificación Estratégica 1. Asesorar a las dependencias del Ministerio en la fase de planificación estratégica y

elaboración de diagnósticos.

2. Asesorar a las dependencias del Ministerio para que a través de eventos participativos identifiquen su situación actual y futura, tomando como base sus objetivos y metas.

3. Asesorar a las dependencias del Ministerio en la elaboración de planes estratégicos como un

instrumento efectivo para el cumplimiento de metas y objetivos.

4. Estandarizar los formatos para la elaboración de los diferentes planes estratégicos de las dependencias del Ministerio.

5. Diseñar modelos de planificación estratégica y desarrollar planes de capacitación en todas

las dependencias del Ministerio para el uso apropiado y adecuado de los mismos.

6. Desarrollar acciones de monitoreo y evaluación en las dependencias del Ministerio, tomando como base los indicadores y metas de los planes estratégicos.

7. Otras inherentes delegadas por el jefe inmediato y/o superior.

Funciones Departamento de Investigación Estratégica

1. Diseñar estudios de diagnóstico y de campo, según la necesidad y complejidad del problema y variables a estudiar.

2. Diseñar la metodología estadística que permita la realización de estudios y encuestas por muestreo tanto probabilístico como no probabilístico.

3. Recopilar datos provenientes de registros administrativos de las dependencias del

Ministerio.

4. Evaluar la calidad, oportunidad, y confiabilidad de los datos provenientes de las distintas dependencias del Ministerio.

5. Emitir opiniones y recomendaciones para mejorar la calidad y puntualidad de los datos

provenientes de los registros administrativos.

6. Asesorar a las autoridades ministeriales en el uso de la información estadística para la toma de decisiones.





7. Diseñar los indicadores que permitan evaluar cuantitativamente los avances en el cumplimiento de los planes, programas, proyectos y metas establecidas.

8. Proporcionar datos estadísticos y realizar los estudios necesarios para apoyar la

planificación estratégica del Ministerio.

9. Asesorar y capacitar al personal de las dependencias del Ministerio en el uso de metodologías y técnicas estadísticas que les permitan realizar de mejor forma sus actividades.


Funciones Coordinación de Formulación y Seguimiento del Plan Operativo Anual

1. Coordinar y apoyar la elaboración e integración de los planes operativos, programas y proyectos establecidos de las dependencias del Ministerio.

2. Dar seguimiento y evaluar los sistemas de registro de las metas y presentación de informes pertinentes a los entes rectores del sector público.

3. Participar y apoyar, los procesos de formulación, ejecución y evaluación del presupuesto

institucional.

4. Dirigir, coordinar y participar en la elaboración de los planes operativos anuales de la Dirección Superior del Ministerio y sus dependencias.

5. Asesorar y recomendar sobre la orientación y ejecución de planes operativos, programas y

proyectos.

6. Formar parte del staff de instructores del programa de capacitación de la Dirección de Planificación.

7. Elaborar informes a la autoridad superior o dependencias del Ministerio.

8. Otras inherentes al puesto delegadas por el jefe inmediato superior.

Funciones Departamento de Formulación y Monitoreo del Plan Operativo 1. Diseñar y formular el plan operativo anual en coordinación con las dependencias del

Ministerio.





2. Definir las metodologías de evaluación y seguimiento de los indicadores y metas.

3. Emitir informes para las autoridades superiores sobre el grado de cumplimiento de las metas.

4. Monitorear la ejecución del plan operativo anual de las dependencias del Ministerio.

5. Diseñar la metodología y elaborar la memoria de labores anual del Ministerio. 6. Dirigir, coordinar y participar en la elaboración de los planes operativos anuales de la

Dirección Superior del Ministerio y sus dependencias.

7. Asesorar y recomendar sobre la orientación y ejecución de planes operativos, programas y proyectos.

8. Formar parte del staff de instructores del programa de capacitación de la Dirección de Planificación.



Funciones Departamento de Evaluación y Análisis del Plan Operativo

1. Realizar análisis de la ejecución del plan operativo anual y emitir recomendaciones para el cumplimiento de los objetivos y metas programados.

2. Dictaminar en las modificaciones presupuestarias sobre la vinculación plan- presupuesto, solicitadas por las dependencias del Ministerio.

3. Dar seguimiento al proceso de acciones, productos y resultados del plan operativo anual.

4. Capacitar para la formulación y ejecución del plan operativo anual al personal de las

dependencias del Ministerio.

5. Participar y apoyar los procesos de formulación, ejecución y evaluación del presupuesto institucional.

6. Formar parte del staff de instructores del programa de capacitación de la Dirección de

Planificación.







Funciones Coordinación de Organización y Métodos

1. Dirigir la elaboración de manuales administrativos y diseño organizativo del Ministerio y sus dependencias.

2. Proponer ajustes a la estructura y funcionamiento del Ministerio y sus dependencias, de conformidad a las necesidades y políticas ministeriales.

3. Proponer los instrumentos legales para la institucionalización orgánica y funcional de

estructuras organizativas y aplicación de manuales administrativos.

4. Estudiar y proponer procesos y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados, con fundamento en estudios y análisis integrales y permanentes.

5. Administrar el sistema de gestión del Ministerio.

6. Participar en el proceso de elaboración y actualización del sistema de planificación.


Funciones Departamento de Desarrollo Institucional

1. Coordinar la elaboración de manuales administrativos del Ministerio y sus dependencias.

2. Estudiar y analizar permanentemente la estructura organizacional y funcional del Ministerio y sus dependencias.

3. Elaborar propuestas legales para la institucionalización orgánica y funcional de las

estructuras organizativas.

4. Mantener actualizada la base jurídica organizacional del Ministerio y sus dependencias.

5. Coordinar, elaborar y actualizar los organigramas del Ministerio y sus dependencias.





6. Elaborar informes y dictaminar sobre expedientes relacionados y delegados al departamento.

7. Asesorar al Ministerio y sus dependencias en la adaptación de la estructura organizacional a

las necesidades institucionales.

8. Socializar los manuales administrativos elaborados y capacitar sobre la correcta utilización e interpretación de los mismos.


Funciones Departamento de Procesos y Procedimientos 1. Dirigir y coordinar la elaboración, estandarización y actualización de los procesos y

procedimientos del Ministerio y sus dependencias.

2. Estudiar y proponer la disposición de espacios físicos bajo estándares de ergonomía. 3. Elaborar informes y dictaminar sobre expedientes relacionados y delegados al

departamento.

4. Diseñar y diagramar procesos y procedimientos del Ministerio y sus dependencias.

5. Otras inherentes delegadas por el jefe inmediato y/o superior. Funciones Departamento de Sistemas de Gestión 1. Administrar el sistema de gestión del Ministerio y sus dependencias.

2. Gestionar y apoyar la acreditación y certificación en sistemas de gestión del Ministerio y sus

dependencias.

3. Presidir y dirigir cualquier actividad relacionada al sistema de gestión.

4. Coordinar, normar y supervisar el cumplimiento de los criterios, requisitos, normas, reglamentos, procesos, procedimientos y lineamientos necesarios para la acreditación y/o certificación del Ministerio de y sus dependencias.

5. Realizar recomendaciones y desarrollar criterios para los procesos y procedimientos que permitan optimizar el desempeño institucional.





6. Diseñar, analizar, actualizar e institucionalizar formatos que permitan la eficiencia y optimización de procesos.

7. Dirigir y coordinar la postulación en concursos y eventos de sistemas de gestión.

8. Elaborar informes y dictaminar sobre expedientes relacionados y delegados al departamento.

9. Otras inherentes delegadas por el jefe inmediato y/o superior. Funciones Coordinación de Proyectos de Infraestructura 1. Coordinar, participar e integrar la realización de estudios técnicos de ingeniería de proyectos

de infraestructura del Ministerio y sus dependencias.

2. Supervisar la ejecución y evaluación técnica de las obras de construcción del Ministerio y sus dependencias.

3. Supervisar y elaborar planos y presupuestos de los diferentes proyectos del Ministerio y sus

dependencias.

4. Determinar los requerimientos y necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo a edificios e instalaciones del Ministerio y sus dependencias.

5. Realizar el cálculo, diseño, especificaciones técnicas de construcción, presupuesto y

programación de mantenimiento y construcciones del Ministerio y sus dependencias.

6. Gestionar la aprobación de planos y especificaciones técnicas de construcción de edificios e instalaciones del Ministerio y sus dependencias.

7. Asesorar en la aplicación de nuevos diseños, técnicas o materiales para la construcción de

edificios e instalaciones del Ministerio y sus dependencias, de conformidad a sus necesidades.

8. Elaborar estudios y dictámenes de ingeniería relacionados con la construcción y

mantenimiento de instalaciones del Ministerio y sus dependencias.






Funciones Departamento de Diseño de Proyectos

1. Diseñar y revisar el concepto espacial arquitectónico de toda la infraestructura que pueda y deba utilizar el Ministerio y sus dependencias.

2. Diseñar, revisar y dictaminar sobre la estructura en las edificaciones que deba y pueda utilizar el Ministerio y sus dependencias.

3. Diseñar toda infraestructura, remozamientos y ampliaciones que sean necesarios para el

buen funcionamiento del Ministerio y sus dependencias.

4. Diseñar las instalaciones de la infraestructura del Ministerio y sus dependencias, como tubería para agua potable, aguas negras, electricidad y otras necesarias


Funciones Departamento de Supervisión de Infraestructura

1. Dar seguimiento a los procesos de ejecuciones físicas, de acuerdo a la planificación prevista, para llevar registro del avance de los mismos.

2. Proporcionar a la Coordinación de Factibilidad de Proyectos los datos e información de avance físico, para su seguimiento ante el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP- de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN-.

3. Dictaminar sobre los cambios realizados en la ejecución de los procesos de planificación

desarrollados por la Dirección de Planificación. 4. Emitir opinión cuando se le requiera de los proyectos ejecutados por las dependencias y

unidades ejecutoras del Ministerio.


Funciones Departamento de Costos y Presupuestos 1. Calcular y estimar los costos de los proyectos planificados por la Dirección de Planificación,

integrando para cada caso costos unitarios y resumen de presupuesto.

2. Dictaminar sobre los costos estimados de los proyectos elaborados por las dependencias del Ministerio.






Funciones Coordinación Factibilidad de Proyectos 1. Sistematizar metodológicamente la formulación y evaluación de los proyectos para

documentar técnicamente programas y proyectos, gestionando su autorización presupuestaria ante el SNIP/SEGEPLAN, de conformidad con los objetivos institucionales y otras entidades relacionadas.

2. Coordinar, asesorar y apoyar la elaboración de proyectos para la obtención de recursos para su ejecución.

3. Mantener actualizada la cartera de proyectos del Ministerio y velar que cumplan con los

criterios y normas exigidas por el SNIP/SEGEPLAN para viabilizar la ejecución de los proyectos.

4. Coordinar y dar seguimiento a las comisiones técnicas para la formulación y evaluación de

proyectos del Ministerio y sus dependencias.

5. Dar seguimiento a las distintas fases de pre-inversión y ejecución del SNIP /SEGEPLAN de los proyectos con estatus de aprobado, pendiente o rechazo.

6. Proporcionar asistencia técnica en el área de formulación y gestión de proyectos al

Ministerio y sus dependencias.

7. Realizar diagnósticos de los programas y proyectos que sirvan de base para la viabilidad en la realización de las etapas, de perfil, pre-factibilidad y factibilidad, así como alinearlos con las estrategias del Ministerio y sus dependencias.

8. Otras inherentes delegadas por el jefe inmediato y/o superior. Funciones Departamento Diagnostico Situacional de Proyectos 1. Evaluar las condiciones y las necesidades del Ministerio y sus dependencias para

determinar la problemática y definir estrategias de solución.

2. Sistematizar metodológicamente la información y condiciones situacionales para dar paso a la elaboración de los perfiles de proyectos.






Funciones Departamento de Formulación, Evaluación y Seguimiento de Proyectos 1. Elaboración del perfil del proyecto, de acuerdo a las políticas y estrategias del Ministerio y

sus dependencias.

2. Evaluar las condiciones y apoyarse en las Coordinaciones de Infraestructura y de Gestión Ambiental para desarrollar las fases de pre-factibilidad y factibilidad de los proyectos.

3. Dar seguimiento a los proyectos en ejecución dentro del SNIP/SEGEPLAN en sus avances

físico y financiero.

4. Otras inherentes delegadas por el jefe inmediato y/o superior. Funciones Coordinación de Cooperación 1. Proponer la política estratégica de cooperación nacional e internacional del Ministerio y sus

dependencias.

2. Emitir lineamientos, normas y procedimientos a seguir en materia de gestión, negociación, ejecución, seguimiento, monitoreo y evaluación de los proyectos financiados con recursos provenientes de la cooperación nacional e internacional.

3. Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de gestión, ejecución, seguimiento físico y

financiero de los proyectos financiados con recursos provenientes de la cooperación reembolsable y no reembolsable.

4. Coordinar la asistencia técnica, financiera, en especie o de cualquier otra modalidad, para la

ejecución de proyectos a cargo del Ministerio y sus dependencias.

5. Coordinar la elaboración, revisión y validación de convenios, así como los dictámenes técnicos relacionados con la gestión y negociación de la cooperación reembolsable y no reembolsable.

6. Identificar, proponer y gestionar fuentes de financiamiento provenientes de la cooperación

nacional e internacional para la ejecución de proyectos. 7. Coordinar y gestionar ante el Ministerio de Finanzas Públicas y la Secretaría de Planificación

y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN- la legalización y registro de la cooperación reembolsable y no reembolsable obtenida.





8. Coordinar con la Dirección de Asesoría Jurídica y la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, la elaboración de opiniones, dictámenes y documentos legales relacionados con las operaciones de gestión de financiamiento externo.

9. Coordinar y facilitar los procesos de capacitación en materia de cooperación reembolsable y

no reembolsable, dirigidos a los funcionarios de las diferentes unidades ejecutoras y dependencias del Ministerio.

10. Sistematizar una base de datos de gestión, ejecución y liquidación de proyectos.

11. Formular el plan estratégico del Ministerio y sus dependencias, con relación a la cooperación

nacional, internacional e interinstitucional. 12. Otras inherentes delegadas por el jefe inmediato y/o superior.

Funciones Departamento de Cooperación Internacional

1. Gestionar ante el Ministerio de Finanzas Públicas y la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia, la legalización y registro de las donaciones percibidas por el Ministerio y sus dependencias.

2. Elaborar dictámenes técnicos relacionados con la gestión y negociación de convenios de cooperación reembolsable y no reembolsable.

3. Analizar y validar la documentación de proyectos que se envía al Ministerio de Finanzas

Públicas, la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia, para la legalización y registro de la cooperación reembolsable y no reembolsable.

4. Realizar toda actividad de gestión, ejecución, seguimiento físico y financiero de los

proyectos financiados con recursos provenientes de los organismos de cooperación internacionales.

5. Coordinar y presidir toda reunión interna y multisectorial que tenga como propósito acceder

a la cooperación internacional encaminada al financiamiento de los programas, planes y proyectos del Ministerio y sus dependencias.

6. Sistematizar y alimentar periódicamente la base de datos del estado de la gestión, ejecución

y liquidación de proyectos atendidos con recursos de la cooperación internacional.






Funciones Departamento de Cooperación Nacional e Interinstitucional

1. Coordinar, analizar, dictaminar y dirigir la suscripción de convenios de cooperación nacional e interinstitucional a suscribirse por el Ministerio.

2. Realizar actividades de gestión, ejecución, seguimiento físico y financiero de los proyectos atendidos con recursos provenientes de convenios de cooperación nacional e interinstitucional suscritos por el Ministerio.

3. Elaborar un plan y cronograma de seguimiento y evaluación financiera de los proyectos

derivados de la cooperación nacional e interinstitucional.

4. Sistematizar y alimentar periódicamente una base de datos del estado de la gestión, ejecución y liquidación de proyectos de cooperación nacional e interinstitucional.

5. Monitorear y evaluar permanentemente los proyectos derivados de la cooperación nacional

e interinstitucional que se encuentren en las fases de gestión, ejecución y liquidación.


Funciones Coordinación de Gestión Ambiental

1. Asesorar el proceso de evaluación, control y seguimiento ambiental del Ministerio y sus dependencias.

2. Contribuir al fortalecimiento de las relaciones ministeriales con otras instancias públicas y servir de enlace ministerial ante el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales, en lo referente al control y conservación de los recursos naturales y la vida silvestre nacionales.

3. Proponer políticas, regulaciones, normas y recomendaciones ambientales que puedan

derivar de la competencia del Ministerio y sus dependencias.

4. Coordinar la elaboración de estudios de índole ambiental que sean de utilidad para el desarrollo de políticas, planes, programas y proyectos relacionados con temas de seguridad y gobernabilidad a cargo del Ministerio.

5. Asesorar a las autoridades ministeriales en aspectos relacionados con la protección del

medio ambiente en los ámbitos propios de sus competencias.

6. Coordinar los procesos para institucionalizar la gestión de riesgo y su incorporación en los planes, programas e iniciativas impulsadas por la Dirección de Planificación.






Funciones Departamento de Formación Ambiental 1. Generar e implementar cursos de capacitación ambiental dirigidos al personal del Ministerio

y sus dependencias.

2. Otras funciones inherentes delegadas por el jefe inmediato superior.

Funciones Departamento de Seguimiento Ambiental y Gestión de Riesgo

1. Formular la política ambiental del Ministerio y darle seguimiento.

2. Dar seguimiento de los procesos de gestión de los instrumentos de evaluación ambiental ante el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.

3. Incorporar en la planificación institucional la identificación, análisis, evaluación y gestión de

riesgo orientada a incrementar la resiliencia ambiental y reducir la vulnerabilidad para el personal e instalaciones del Ministerio.

4. Velar que la gestión de riesgo dentro de las competencias del Ministerio, sea una prioridad

con una sólida base institucional para su aplicación con la coordinación de los entes responsables.

5. Complementar y apoyar las acciones y medidas de respuesta a los desastres de diversa

índole que enfrente la Nación o el Ministerio, con las de otras instancias, con el fin de mitigar los daños y perjuicios a través de medidas y acciones eficientes y eficaces de gestión de riesgo.

6. Diseñar, implementar y coordinar la estrategia institucional de gestión de riesgo del

Ministerio.






ÓRGANOS DE CONTROL INTERNO Unidad de Auditoría Interna

Efectuar auditorias financieras, administrativas, operacionales, de sistemas informáticos, de

construcción de obras físicas, de conformidad con los planes anuales de trabajo, con estricto apego a las normas generales de control interno, normas de auditoría gubernamental, leyes, acuerdos y normas que rijan la organización y actividad de cada dependencia del Ministerio.

Fiscalizar la ejecución del gasto, por medio de auditorías preventivas, oportunas y eficientes

verificando los controles internos, con el objetivo de fortalecerlos y mejorarlos, así como recomendar su implementación cuando sea necesario.

Ejercer fiscalización de los procesos de contrataciones del Ministerio. Verificar controles internos de los bienes materiales y físicos de que se disponga en el

Ministerio, así como las personas responsables del uso de los mismos, para que sean utilizados adecuadamente.

Poner en conocimiento del Despacho Ministerial, de todos los resultados de las auditorias

practicadas y los hallazgos detectados, para que se inicien las acciones correspondientes. Cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la Contraloría General de

Cuentas para la realización de las auditorias interna.

Estructura Organizacional Para el cumplimiento de sus funciones, la Unidad de Auditoría Interna, se organiza de la siguiente forma:

Dirección Coordinación de Auditorias Financieras Coordinación de Auditorias Administrativas y Operacionales Coordinación de Auditorias Especiales





Organigrama Unidad de Auditoría Interna

Unidad

de Auditoría Interna

Coordinación de Auditorías

Administrativas y

Operacionales

Coordinación de

Auditorías Financieras


UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Coordinación de

Auditorías Especiales

Despacho

Ministerial

Organigrama


REGLAMENTO INTERNO




1. Elaborar la planificación anual de trabajo, estipulando tiempo y prioridades, previendo la

ejecución de auditorías especiales ordenadas por el Despacho Ministerial. 2. Dirigir, coordinar y supervisar la ejecución de auditorías financieras, administrativas,

operacionales y de otros tipos, en el Ministerio y sus dependencias. 3. Comunicar a la dependencia auditada, los resultados de las Auditorías practicadas y de su

evaluación, los que incluirán recomendaciones para mejorar la gestión. 4. Elaborar informes de los hallazgos encontrados y trasladarlo para conocimiento de las

autoridades superiores del Ministerio y de la Contraloría General de Cuentas. 5. Evaluar periódicamente los sistemas de control interno, proponiendo alternativas de

actualización y mejoras de conformidad con las necesidades y avances tecnológicos. 6. Velar para que se dé cumplimiento a los procedimientos de control administrativo y

financiero del Ministerio y sus dependencias.





7. Promover la observancia de la legislación, normas y políticas a las que esté sujeto el Ministerio, así como en el cumplimiento de sus objetivos, metas y presupuesto aprobado.

8. Planificar y coordinar el trabajo de apoyo a las diferentes dependencias del Ministerio, en

cuanto a auditorías especiales u otros requerimientos ser refiera. 9. Otras inherentes al puesto, que le asigne el jefe inmediato superior.

Funciones Coordinación de Auditorías Financieras

1. Planificar y coordinar la realización de auditorías financieras en todas las dependencias del


2. Coordinar la realización de cortes de Cajas Generales y Cajas Chicas, registros de ingresos y egresos de fondos.

3. Dar seguimiento y control a la ejecución y cumplimiento del Programa de Trabajo de Auditoría, proporcionando asesoría inmediata en el trabajo de campo al personal a su cargo.

4. Supervisar y asegurar que el personal cumpla debidamente sus obligaciones a través de la planificación y ejecución del trabajo de auditoría, conforme a las normas y procedimientos aplicables.

5. Verificar la elaboración de papeles de trabajo y supervisar la preparación de informes de auditoría.

6. Velar porque los auditores internos observen normas, principios éticos y procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas y aquellas que rigen la profesión de auditoría.


Funciones Coordinación de Auditorías Administrativas y Operacionales

1. Verificar y orientar que los procesos de compras y contratación de bienes y servicios, llenen

los requisitos legales de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado.

2. Supervisar la evaluación de los procesos de resguardo y despacho de activos fijos y la actualización de tarjetas de responsabilidad;





3. Supervisar y asegurar que el personal, cumpla debidamente sus obligaciones a través de la planificación y ejecución del trabajo de auditoría, conforme a las normas y procedimientos aplicables.

4. Supervisar que los auditores internos observen normas, principios éticos y procedimientos emitidos por la Contraloría General de Cuentas y aquellas que rigen la profesión de auditoría.


Funciones Coordinación de Auditorías Especiales

1. Programar auditorías de inventarios de materiales, bienes muebles e inmuebles,

computarizado, vehículos y otros, cuando sea requerido.

2. Coordinar auditorías especiales ordenadas por el Despacho Ministerial, mediante instrucciones a la Unidad de Auditoría Interna.

3. Supervisar y asegurar que el personal, cumple debidamente sus obligaciones a través de la planificación y, ejecución del trabajo de auditoría, conforme a las normas y procedimientos aplicables.

4. Verificar selectivamente los papeles de trabajo de los auditores internos para que la auditoría se provea del respaldo y soporte necesario.

5. Revisar y corregir informes de las auditorías especiales llevadas a cabo.

6. Velar porque los auditores internos observen las Normas de Auditoría Gubernamental y las disposiciones que para el efecto emita el Ministerio de Gobernación.






Unidad de Asuntos Internos

Prevenir, enfrentar y contrarrestar amenazas internas que afecten la transparencia y desenvolvimiento legal de la administración del Ministerio de Gobernación.

Investigar, de oficio o por denuncia, las conductas impropias del personal, sean estas delictivas o de grave indisciplina, informando al Despacho Ministerial. Ante la posible comisión de delito, deberá informar de inmediato al Ministerio Público.

Coordinar con las demás Unidades de Asuntos Internos de las Direcciones Generales que conforman el Ministerio, las que deberán informar a ésta el inicio de investigaciones.

Recomendar las disposiciones legales o reglamentarias que consoliden los controles y fortalezcan las estructuras administrativas del Ministerio de Gobernación.

Cuando así lo disponga el Despacho Ministerial, verificar la idoneidad e información del personal que ingresa al Ministerio, sus Direcciones Generales y dependencias.

Verificar periódicamente la probidad y confiabilidad del personal del Ministerio, sus Direcciones Generales y dependencias.


Para el cumplimiento de sus funciones, la Unidad de Asuntos Internos, se organiza de la siguiente forma:

Dirección Coordinación de Operaciones Coordinación de Apoyo Logístico Coordinación de Seguridad Interna Coordinación de Pruebas de Confiabilidad





Organigrama Unidad de Asuntos Internos

Unidad de

Asuntos Internos

Coordinación de Apoyo

Logístico

Coordinación de

Operaciones

Coordinación de

Seguridad Interna

Despacho

Ministerial


UNIDAD DE ASUNTOS INTERNOS

Organigrama






Coordinación de

Pruebas de Confiabilidad


1. Dirigir todas las actividades del personal de la Unidad de Asuntos Internos.

2. Presentar al Despacho Ministerial los informes respectivos.

3. Dirigir y supervisar las investigaciones administrativas que desarrolla la Unidad.

4. Requerir a todas las Direcciones Generales y demás dependencias del Ministerio la información que estime necesaria y que sea de utilidad en las investigaciones administrativas que la Unidad tenga en curso.

5. Elaborar y recomendar al Despacho Ministerial las disposiciones legales o reglamentarias que consoliden los controles y fortalezcan las estructuras administrativas del Ministerio de Gobernación.

6. Disponer el inicio de la investigación administrativa correspondiente al tener conocimiento de oficio o por denuncia de conductas impropias del personal, sean estas delictivas o de grave indisciplina.





7. Planificar, coordinar y supervisar la seguridad personal y protección de los funcionarios de la Dirección Superior del Ministerio de Gobernación o los que ordene el Despacho Ministerial.

8. Brindar y supervisar la seguridad física de las instalaciones de la sede central del Ministerio de Gobernación conforme las normas legales y los respectivos protocolos de procesos y procedimientos.

9. Determinar los mecanismos legales y necesarios para la verificación de la idoneidad e información del personal del Ministerio de Gobernación, sus Direcciones Generales y demás dependencias que lo integran o cuando así lo requiera el Despacho Ministerial.

10. Otras que se le asignen en el cumplimiento de sus obligaciones.

Funciones Coordinación de Operaciones

1. Planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades del personal de la Coordinación.

2. Elaborar y mantener actualizados los protocolos de procesos y procedimientos de la Coordinación.

3. Coordinar funciones investigativas con el Ministerio Público y otras dependencias.

4. Coordinar y llevar el registro de las investigaciones administrativas que inicien las Unidades de Asuntos Internos de las Direcciones Generales y demás dependencias que integran el Ministerio de Gobernación.

5. Elaborar y mantener actualizado el registro estadístico sobre casos de corrupción, hechos delictivos y de grave indisciplina, cometidos por personal del Ministerio de Gobernación, sus Direcciones Generales y demás dependencias que lo integran.

6. Recopilar, analizar y procesar la información que provenga de diferentes fuentes para el cumplimiento de sus funciones.

7. Presentar periódicamente al Director de la Unidad los informes respectivos.

8. Coordinar operativos tácticos en el ejercicio de sus funciones.






Funciones Coordinación de Apoyo Logístico



3. Gestionar los recursos necesarios para el cumplimiento de las funciones de la Unidad.

4. Crear y mantener actualizado el archivo de la Unidad.

5. Elaborar y mantener actualizado el control y registro del personal de la Unidad de Asuntos Internos, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

6. Coordinar con la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Gobernación, la gestión de cursos de capacitación y especialización del personal de la Unidad.


8. Otras que se le asignen en el cumplimiento de sus funciones.

Funciones Coordinación de Seguridad Interna



3. Coordinar, dirigir, ejecutar y supervisar todas las acciones y estrategias para la seguridad personal y protección de los funcionarios de la Dirección Superior del Ministerio de Gobernación o los que ordene el Despacho Ministerial, así como para la seguridad física de las instalaciones de la sede central del Ministerio de Gobernación.

4. Analizar, evaluar y recomendar las medidas de seguridad para prevenir, enfrentar y contrarrestar cualquier riesgo o amenaza contra el personal que labora en las instalaciones de la sede central del Ministerio de Gobernación.

5. Coordinar con otras instituciones y órganos de seguridad nacional el apoyo para el

cumplimiento de sus funciones.





6. Llevar el registro y control de las Comitivas de Seguridad Personal y protección de los funcionarios de la Dirección Superior del Ministerio de Gobernación o los que ordene el Despacho Ministerial.

7. Coordinar y supervisar las medidas de seguridad implementadas para el resguardo de las

instalaciones de la sede central del Ministerio de Gobernación.


9. Coordinar y solicitar a la autoridad competente de la Dirección General de la Policía Nacional Civil, el personal necesario para el cumplimiento de sus funciones.

10. Coordinar y supervisar el control del armamento y equipo del personal a su cargo.


Funciones Coordinación de Pruebas de Confiabilidad



3. Planificar, coordinar, ejecutar y supervisar las pruebas de confiablidad que sean necesarias para la verificación de la idoneidad del personal que ingresen o laboren en el Ministerio de Gobernación, sus Direcciones Generales y demás dependencias que lo integran.

4. Coordinar el apoyo logístico para el desarrollo de las pruebas de probidad y confiabilidad.

5. Elaborar, actualizar y velar por el cumplimiento de los protocolos para la realización de pruebas de probidad y confiabilidad.


7. Archivar y resguardar las pruebas de probidad y confiabilidad realizadas en la Coordinación.


DIRECCIÓN SUPERIOR DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Director: Lic. Jorge Mario Rivas ... ·...

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